Giáo trình quản trị tiệc

hêm những vấn đề nảy sinh khi khách hàng yêu cầu những món ăn không có trong thực đơn tiệc và cách giải quyết những vấn đề này như thế nào. Yêu cầu tìm ra những loại món ăn không thể thực hiện cho dịch vụ tiệc. Trang 40 CHƢƠNG 2. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH TIỆC Sau khi học xong chương này, học viên có khả năng:  Giải thích được mục đích của việc lập kế hoạch.  Trình bày được nội dung kế hoạch tổ chức tiệc.  Nhận biết các yêu cầu và nguyên tắc về nhận tiệc, đàm phán ký hợp đồng phục vụ tiệc với khách hàng, về vai trò của việc lập dự toán ngân sách tiệc, những vấn đề liên quan đến lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc.  Phân biệt được các loại hình phục vụ và lựa chọn dạng bàn thích hợp.  Trình bày được các nguyên tắc lựa chọn thức ăn, đồ uống cho thực đơn tiệc.  Lập được kế hoạch phục vụ tiệc.  Hình thành được tư duy và thói quen làm việc với thái độ có tinh thần trách nhiệm của người quan lý đối với hoạt động kinh doanh tiệc. 2.1. Mục đích lập kế hoạch tổ chức tiệc Hoạch định là quá trình xác định những mục tiêu và những biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Tất cả những người làm quản lý đều phải hoạch định. Một bản kế hoạch cho chúng ta biết được: - Kết quả đạt được trong tương lai thông qua mục tiêu đặt ra trong kế hoạch đó. - Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị. - Phối hợp mọi nguồn lực của doanh nghiệp hữu hiệu hơn. - Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp. - Nắm vững những nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các vị trí quản lý khác. - Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi môi trường kinh doanh. - Biết rõ làm việc gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Lám như thế nào? Trang 41 - Là yếu tố quan trọng để đảm bảo bữa tiệc thành công. - Giúp nhà tổ chức khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của bữa tiệc. - Thấy trước được những công việc phát sinh mâu thuẫn. - Nhà tổ chức tiệc có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch. - Giúp nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án thực hiện. - Xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án. - Giúp Nhà tổ chức quán triệt được mục đích, nhiệm vụ, nội dung và những hoạt động, biện pháp cụ thể, và tổ chức thực hiện chúng. Như vậy, việc lập kế hoạch có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với tất cả các nhà quản trị, cho dù họ ở vị trí nào trong tổ chức doanh nghiệp. Người ở vị trí cao thì lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch chiến lược, người ở vị trí thấp thì lập kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch cụ thể, kế hoạch tác nghiệp. 2.2. Nội dung kế hoạch tổ chức tiệc Để bữa tiệc được tổ chức thành công mỹ mãn, cần có bản kế hoạch tổng thể và các kế hoạch chi tiết. Kế hoạch tổ chức cần bảo đảm đầy đủ chi tiết những nội dung sau đây: - Kế hoạch ngân sách - Kế hoạch chương trinh nghi lễ - Kế hoạch cơ sở vật chất, thiết bị - Kế hoạch nhân sự - Kế hoạch thời gian - Kế hoạch nguyên vật liệu - Kế hoạch mua sắm - Kế hoạch tập hợp các nguồn lực - Kế hoạch trang trí - Kế hoạch đón tiếp - Kế hoạch phục vụ 2.3. Nhận đặt tiệc Trang 42 2.3.1. Nguồn đặt tiệc Khách sạn, nhà hàng nhận tổ chức phục vụ tiệc từ các nguồn thông tin khách nhau. Một số nguồn khách có thể là: - Khách hàng liên hệ trực tiếp hoặc khách sạn, nhà hàng liên hệ với khách hàng để nắm bắt nhu cầu tổ chức.. - Thông tin từ Ban giám đốc qua các mối quan hệ với đối tác, với các cơ quan, đơn vị và cá nhân. - Thông tin từ bộ phận lễ tân tiếp nhận khách hàng đặt tiệc. - Thông tin qua mail hoặc website. Khi có nguồn khách đặt tiệc, thư ký bộ phận tiệc ghi nhận thông tin của khách vào phiếu thông tin khách hàng theo mẫu đã in sẵn của khách sạn nhà hàng. Trường hợp khách hàng không cung cấp đủ thông tin thì thư ký liên hệ với khách hàng để nhận được đầy đủ thông tin và cập nhật vào phiếu thông tin. Khi tiếp nhận thông tin, thư ký phải xem xét các thông tin và so sánh năng lực phục vụ của khách sạn, nhà hàng với yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp năng lực của khách sạn, nhà hàng không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì tùy theo khả năng mà thư ký trả lời và giải thích cho khách một cách thuyết phục. Trong trường hợp không đáp ứng nhu cầu khách hàng do hết chỗ, thiếu diện tích, thiếu nhân viên, giá thấp, v.v thì thư ký báo cáo Ban giám đốc xin ý kiến chỉ đạo và truyền đạt thông tin phản hồi cho khách hàng biết. Nếu khách không đồng ý phương án do Ban giám đốc chỉ đạo thì thư ký nên giới thiệu cho khách một địa điểm khác tương tự và hẹn sẽ được phục vụ quý khách vào những dịp gần nhất. 2.3.2. Những thông tin cần thiết khi nhận đặt tiệc - Họ tên chủ tiệc - Địa chỉ, điện thoại - Ly do tổ chức (loại tiệc) - Ngày giờ tổ chức, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Trang 43 - Tổng số khách, đối tượng, thành phần khách - Trẻ em - Số suất đặt ăn - Giá suất ăn - Giá đố uống - Thực đơn ăn - Thực đơn uống - Loại hình phục vụ - Tổng số tiền dự kiến - Loại bàn, dạng bàn - Hình thức trang trí - Số suất ăn dự phòng - Các yêu cầu về trang trí, âm thanh, ánh sáng - Chương trình nghi lễ - Dịch vụ kèm theo: Phòng nghỉ, giữ xe, tham quan, giải trí - Hình thức thanh toán - Người thanh toán - Số tiền đặt cọc - Ngày điều chỉnh cuối cùng 2.3.3. Sổ đặt tiệc Sổ đặt tiệc là tài liệu quan trọng đối với các nhà quản trị với mục đích: - Ghi chép thôn tin về khách hàng đặt tiệc. - Theo dõi lượng khách và thời gian khách đặt tiệc trong ngày, tuần, tháng. - Làm cơ sở cho việc bố trí và sắp xếp các nguồn lực cần thiết cho từng bữa tiệc. Sổ đặt tiệc được thiết kế đơn giản và do thư ký bộ phận tiệc quản lý. Sổ đặt tiệc chứa đựng những thông tin sau: - Ngày tháng và giờ tổ chức tiệc do khách đặt. - Họ tên khách hàng đặt tiệc. Trang 44 - Số lượng khách, số lượng bàn khách dự kiến. - Những yêu cầu liên quan đến bữa tiệc. - Sổ đặt tiệc có thể thiết kế theo dạng các cột ghi các thông tin căn bản nhất trước khi ký hợp đồng hoặc mở từng trang sổ lớn, mỗi ô là 1 buổi trong ngày. SỔ THEO DÕI ĐẶT TIỆC Tháng 10 năm 2011 TT Tên khách hàng Ngày tổ chức tiệc Giờ tổ chức tiệc Số lƣợng khách Ghi chú 1 Nguyễn Văn Tuấn 12/3 17h00 300 Tầng trệt 0908123... 2 Lê Thị Thắm 12/3 17h00 500 Lầu 1 090345... SỔ THEO DÕI ĐẶT TIỆC Tháng 5 năm 2012 Ngày 01.5 Nguyễn Tuấn Tú Trưa 11h00 300 khách Nhà hàng Hoa Hồng Đặt cọc 2.000.000 đ ĐT: 0913.271.465 Hẹn 06.5 làm hợp đồng Ngày 01.5 Trần Công Lý Chiều 17h00 500 khách Nhà hàng Hoa Hồng Đặt cọc 2.000.000 đ ĐT: 0903.566.577 Hẹn 06.5 làm hợp đồng Ngày 02.5 Nguyễn Tuấn Tú Ngày 02.5 Lê văn Tám Trang 45 Trưa 11h00 100 khách Nhà hàng Hoa Sứ Đặt cọc 1.000.000 đ ĐT: 0908.187555 Hẹn 07.5 làm hợp đồng Chiều 17h00 400 khách Nhà hàng Hoa Hồng Đặt cọc 2.000.000 đ ĐT: 123.345.655 Hẹn 06.5 làm hợp đồng 2.4. Đàm phán và ký hợp đồng tổ chức tiệc Công việc đàm phán thực chất là công tác tư vấn và thỏa thuận, thống nhất với khách hàng về những thông tin liên quan đến tổ chức tiệc. Công việc này do thư ký bộ phận Tiệc thực hiện với những nội dung sau: - Thương thảo với khách hàng về yêu cầu và cách thức tổ chức. - Tư vấn cho khách hàng về thực đơn, số bàn ăn cần đặt, giá cả - Soạn thảo hợp đồng. Sau khi đã thống nhất với khách hàng, thư ký ghi các thông tin vào hợp đồng mẫu in sẵn. - Trình trưởng phòng Kinh doanh xem xét tính hợp lý, hợp pháp, đầy đủ của hợp đồng. - Trưởng phòng kinh doanh ký nháy và trình Ban Giám đốc ký. - Hợp đồng được lập thành 03 bản, 01 bản gửi cho khách hàng, thư ký giữ 01 bản để theo dõi và 01 bản chuyển cho phòng kế toán. - Hướng dẫn khách hàng đặt cọc tiền lần thứ nhất. - Hẹn khách từ 5 đến 7 ngày trước khi tiệc diễn ra đến điều chỉnh số bàn cần đặt và đặt cọc lần hai (nếu cần thiết theo quy định nội bộ của khách sạn hoặc nhà hàng. Trường hợp khách hàng không chịu đặt cọc theo quy định của khách sạn, nhà hàng, thư ký báo cáo với Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến của Giám đốc mà khách vẫn không chịu đặt cọc thì hợp đồng được hủy bỏ. Trang 46 2.5. Dự toán ngân sách bữa tiệc Đây là khâu quan trọng tiếp theo, hãy xác định ngân sách của chủ tiệc là bao nhiêu. Làm việc với chủ tiệc để xác định rõ họ chỉ đặt phần đồ ăn, đồ uống hay bao gồm trọn gói các dịch vụ khác trong suốt bữa tiệc. Khi dự toán ngân sách nên tránh việc thiếu hụt đồ ăn, thức uống gây ấn tượng không tốt cho khách mời, cũng không nên để đồ dư thừa lãng phí, thâm hụt ngân sách. Việc xác định trước số lượng khách mời để chuẩn bị một lượng vừa đủ không có gì là quá khó khăn, chúng ta cần dự trù trước khoàn dự phòng cho những khoản có thể phát sinh. Chi phí hoạch toán phải bao gồm khoản cố định và khoản phát sinh ngoại trừ tiền thực phẩm và chi phí phục vụ. Dự trù ngân sách trong tổ chức tiệc hay bất kỳ một sự kiện nào là nhân tố mang tính quyết định. Khách hàng thường không bao giờ cung cấp cho nhà tổ chức một ngân sách chính xác. Họ thường dựa vào giá cả do khách sạn, nhà hàng đưa ra để dự tính số tiền họ có thể chi trả. Vì vậy, cần xác định những gì họ đang quan tâm nhất, những gì họ muốn tập trung vào, từ đó đưa ra một kế hoạch ngân sách phù hợp với khả năng chi trả của khách. Khoản chi phí lớn nhất thông thường trong một kế hoạch về ngân sách là chi phí ăn uống, khấu hao cơ sở vật chất và chi phí cho giải trí (ca múa nhạc, biểu diễn nghệ thuật,...) cũng là một khoản chi phí đáng kể. 2.6. Lựa chọn địa điểm tổ chức tiệc Nếu trong một sự kện, khách hàng chịu trách nhiệm về địa điểm thì chúng ta chỉ phải lo khâu tổ chức phục vụ tiệc mà thôi. Tuy nhiên, phần lớn khách hàng sẽ đặt tiệc ở những khách sạn, nhà hàng có khả năng tổ chức tiệc bao gồm cả địa điểm. Sẽ vô cùng thuận lợi nếu doanh nghiệp chúng ta là một khách sạn hay một trung tâm hội nghị nổi tiếng, vì khâu tổ chức và phục vụ tiệc ở đây đã được chuyên nghiệp hóa. Những khách sạn, nhà hàng chuyên nghiệp còn có thể tư vấn cho khách hàng về đồ ăn, thức uống và đặt tiệc như thế nào để tiết kiệm ngân sách,...Nhưng nếu chúng ta tổ chức ở một địa điểm khác theo yêu cầu của khách hàng (như tiệc khánh thành tại nhà máy, tiệc tất niên cho những công Trang 47 nhân chẳng hạn, hoặc tiệc ngoài trời trong khuôn viên công ty của khách hàng) thì có rất nhiều điều để chúng ta phải lưu ý khi lựa chọn địa điểm. Những điều cần tham khảo khi lựa chọn địa điểm là: - Loại hình tiệc: Việc cần làm đầu tiên là tìm hiểu mục đích mà bữa tiệc đó cần đạt được để dễ dàng xác định loại hình tiệc, đó là bữa ăn chính hay là tiệc cooktail, tiệc nhẹ giữa giờ hội nghị (breakfast) nhẹ nhàng, ăn theo thực đơn (set menu) hay buffetTiệc phải trang trọng hay cần tạo sự gần gũi, thân thiện, điều này còn có ích cho việc chọn thực đơn và bố trí bàn tiệc. Ví dụ một buổi tiệc cần sự giao lưu, găp gỡ thân mật thì nên kê dãy bàn dài, tổ chức tiệc đứng, để khách tự do lựa chọn món ăn và gặp gỡ nhau. Trong một bữa tiệc có nhiều thành phần tham dự thì nên chia thành khu riêng, sắp xếp chỗ ngồi trước cho khách VIP. Những yêu cầu này đều liên quan đến diện tích, kiến trúc của phòng tiệc. Hoặc một bữa tiệc ngoài trời thì các điều kiện địa hình, thời tiết là hết sức quan trọng. - Loại hình phục vụ: Loại hình phục vụ liên quan đến cách thức phục vụ từng món ăn, đồ uống. Các loại món ăn trong thực đơn tiệc sẽ quyết định cách thức phục vụ và điều quan trọng là địa điểm tổ chức tiệc phải có khả năng để thực hiện loại hình phục vụ đối với từng món ăn hay đồ uống. Chẳng hạn một bữa tiệc có nhiều món ăn phục vụ theo loại hình kiều Nga hay kiểu Pháp thì đòi hỏi phòng tiệc phải có diện tích rộng hơn thông thường. Diện tích của phòng tiệc phải cho phép di chuyển xe đẩy dễ dàng, hay đảm bảo lối đi lại và chỗ đứng để nhân viên thực hiện các thao tác phục vụ. - Số lƣợng khách dự tiệc: Số lượng khách dự tiệc phản ảnh mức độ, quy mô lớn, nhỏ của bữa tiệc. Số lượng khách dự tiệc chủ yếu liên quan đến việc lựa chọn điểm có đủ chỗ ngồi, lối đi lại và các nhu cầu về trang trí phòng tiệc. Trang 48 2.7. Kế hoạch thiết bị, dụng cụ Để chuẩn bị cho bữa tiệc tổ chức thành công, việc chuẩn bị và tập hợp thiết bị phải được tính toán hợp lý. Kế hoạch thiết bị, dụng cụ bao gồm: - Bảng dự trù thiết bị, dụng cụ: Chủng loại, số lượng, quy cách. - Nguồn cung cấp thiết bị, dụng cụ. - Người chịu trách nhiệm chuẩn bị. - Thời gian tạp hợp thiết bị, dụng cụ. - Địa điểm tập hợp. THIẾT BỊ DỤNG CỤ PHỤC VỤ TIỆC Chủ tiệc: Ngày giờ tổ chức: TT Tên thiết bị, dụng cụ ĐVT Số lƣợng Quy cách 1 Bàn ăn cái 50 Bàn tròn 2 Ghế cái 500 Có tựa lưng 3 Khăn trải bàn cái 50 Màu trắng 4 Bọc ghế cái 500 Màu vàng 5 Dàn nhạc Bộ 01 6 Dĩa ăn món khai vị cái 600 7 Dĩa ăn món cái 600 8 Dĩa ăn mòn tráng miệng cái 600 9 Dao nĩa chính bộ 600 10 Dao nĩa khai vị bộ 600 v.v....... Trang 49 Khi thiết bị, dụng cụ đã được tập hợp cần làm vệ sinh sạch sẽ và kiểm tra tình trạng hoạt động của chúng có tốt không, sắp xếp gọn gàng đúng nơi quy định. 2.8. Trang trí phòng tiệc 2.8.1. Các yếu tố ảnh hƣởng đến trang trí Trang trí phòng tiệc là công việc phản ảnh năng lực và nghệ thuật kinh doanh nhằm quảng bá thương hiệu của khách sạn và nhà hàng, làm nổi bật tính thẩm mỹ của phòng tiệc. Khi trang trí cần dựa vào các yếu tố: - Không gian trong phòng tiệc: có đủ cho tất cả các dịch vụ hỗ trợ, vui chơi giải trí và những trang thiết bị khác không? - Chủ đề của bữa tiệc. - Yêu cầu của bữa tiệc. - Loại hình tiệc: Buổi tiệc có yêu cầu ghế ngồi, bàn ăn không? - Có sự kiện nào cần được xem xét ngay trước và sau buổi tiệc không? - Phòng tiệc có thuận tiện cho khách và nhân viên phục vụ không? - Kích thước của bàn, ghế, và những dụng cụ dự tính sẽ sử dụng cho buổi tiệc như thế nào? - Thiết kế phòng tiệc cho phép trang trí như thế nào? 2.8.2. Vật dụng trang trí phòng tiệc Tùy theo chủ đề của bữa tiệc và điều kiện của từng khách sạn, nhà hàng mà lựa chọn vật dụng trang trí phù hợp. Một số vật dụng trang trí thường sử dụng là: - Cây xanh, hoa, quả - Lẵng hoa chúc mừng - Chai rượu bọc giấy hoa hoặc ruy băng - Bóng bay - Đèn cầy - Đèn điện trang trí (màu vàng) Trang 50 - Băng rôn - Khăn trải bàn màu trắng, ruy băng màu đỏ, vàng - Khăn ăn gấp hình - Đĩa, dao, nĩa, ly các loại - Nên sử dụng các đồ bếp Việt đậm nét bản sắc văn hóa Dân tộc. - Trưng bày các gia vị tự nhiên - Khăn quây bàn - Biển, biểu hướng dẫn - Bàn tiếp tân - Sơ đồ chỗ ngồi phòng tiệc - Thẻ tên khách VIP - V.v. Lưu ý: - Trang trí, bày biện đúng cách đem lại bầu không khí vui tươi, trang trọng. - Trang trí đẹp, hấp dẫn tạo cho bữa tiệc thêm ngon miệng. - Tạo không khí ấm áp, thân thiện. - Kết hợp các gam màu của dụng cụ ăn uống tạo sự lãng mạn, ấm cúng. 2.8.3. Cách trang trí phòng tiệc Một bữa được trang trí bày biện đúng cách sẽ đem lại bầu không khí vui tươi, trang trọng, và hấp dẫn. Các vật dụng dùng cho việc trang trí phải được lựa chọn một cách sáng tạo, có thể sử dụng những thiết bị và dụng cụ hàng ngày của phòng tiệc và những vật dụng có trong môi trường thiên nhiên như cây cảnh để trang trí. Tất cả các vật dụng trang trí cần sắp xếp, bài trí, kết hợp một cách linh hoạt để bữa tiệc thêm vui nhộn. Việc dành thời gian bài trí bàn ăn sẽ góp phần làm cho bữa ăn thêm ngon miệng, tạo không khí ấm áp, thân thiện giữa mọi người. Ly, chén, bát, đĩa được đặt đúng vị trí sẽ đem lại cảm giác thật thoải mái, tự nhiên cho người sử dụng. Trang 51 Kết hợp những gam màu lạ mắt của ly, đĩa hay đơn giản là của những chiếc khăn ăn, khăn trải trải bàn... cũng đủ để làm nên một bàn tiệc ấn tượng, sang trọng. Những giỏ hoa cùng những cây nến lung linh, tỏa ánh sáng huyền ảo tạo nên một không gian lãng mạn và đầm ấm. Và những món ăn, thứ không thể thiếu trên bàn tiệc thì việc bày biện sạch sẽ, đẹp mắt bằng cách trang trí đơn giản cũng góp phần tạo nên thành công của bữa tiệc. Theo phong cách châu Âu, khăn ăn cũng là thứ vật dụng không thể thiếu trên bàn tiệc. Việc chọn khăn có gam màu tươi sáng, phù hợp với không gian, không khí buổi tiệc sẽ làm cho bàn ăn thêm sinh động và trang trọng. Có những bữa tiệc sang trọng người ta dùng hai khăn ăn, một khăn ăn bằng vải màu trắng và một khăn ăn bằng giấy màu hồng lót vào nhau khi xếp hình của khăn càng làm cho màu sắc của bàn ăn thêm hấp dẫn. Một kiểu khăn mới rất tiện dụng mà hiện nay nhiều nhà hàng sử dụng đó là khăn làm bằng chất liệu giấy, được nhập từ châu Âu. Công dụng của loại khăn này bao gồm cả khăn ăn và khăn trải bàn với nhiều kiểu dáng như hình chữ nhật, hình vuông. Tùy theo kiểu trang trí từng bàn tiệc cũng như cách gấp, tạo kiểu như hình chiếc lá, cánh quạt... mà kiểu dáng, độ dài của khăn sẽ có sự thay đổi. Màu sắc, hoa văn cũng rất đa dạng, được sử dụng tùy theo sở thích của khách mời hoặc loại tiệc mà khách hàng chọn lựa. Vào những buổi tiệc nhẹ, khăn trải bàn, khăn ăn sẽ có màu nhạt như trắng, kem, hoa văn trang trí nhẹ nhàng, dễ thương. Còn tại những buổi đại lễ, những màu sắc sang trọng, nhiều khi có thể phối với những gam màu mà chủ nhân yêu thích hay muốn tạo điểm nhấn, gây cảm giác ấn tượng cũng được chú trọng. Theo ý kiến của nhiều người việc dùng những kiểu khăn này sẽ làm trang trọng thêm bàn tiệc, thể hiện lòng mến khách của chủ nhân buổi tiệc. Trang 52 2.9. Lựa chọn loại hình phục vụ tiệc Loại hình phục vụ là cách thức, phương pháp phục vụ các món ăn trong thực đơn. Một bữa tiệc thường có nhiều món ăn. Mỗi món ăn được phục vụ bằng những loại hình khác nhau sẽ tạo nên tính hấp dẫn của nghệ thuật phục vụ, đặc biệt đối với tiệc ngồi. Những loại hình phục vụ này gồm: Phục vụ theo dĩa (kiểu Mỹ), phục vụ kiểu gia đình (kiều Anh), phục vụ gắp chia thứ ăn tại bàn (kiểu Nga), phục vụ bằng xe đẩy (kiểu Pháp), phục vụ tự chọn (kiểu Buffet). Mỗi loại hình có những ưu điểm, nét đẹp riêng. Các món ăn phục vụ bằng những loại hình khác nhau sẽ không nhàm chán, đơn điệu mà thực khách được thưởng thức nhiều nghệ thuật thuật phục vụ hấp dẫn. Khi lựa chọn loại hình phục vụ cần căn cứ vào loại hình tiệc và phương pháp chế biến món ăn. Tùy theo từng loại tiệc, có thể lựa chọn: - Loại hình phục vụ đồ uống khai vị tiếp đón khách: Phục vụ tại sảnh đón tiếp. Nhân viên bê những khay đồ uống phục vụ khách trước khi nhập tiệc. Đây là điểm đón khách tập trung tập trung trước giờ nhập tiệc. Phục vụ đố uống lúc này sẽ tăng thêm sự hưng phấn cho khách Trang 53 trước khi nhập tiệc. Khách có thể đi lại, giao lưu với ly đồ uống trên tay sẽ giảm đi áp lực của sự chờ đợi. - Loại hình phục vụ cho từng món ăn trong thực đơn. Thông thường các món khai vị được phục vụ theo dĩa cá nhân, nhưng cách thức phục vụ các món khai vị có thể khác nhau dựa vào ý tưởng của trưởng bộ phận tiệc tiệc hay ca trưởng. Các món chính sẽ được phục vụ theo từng loại hình xen kẽ. Món chủ đạo của thực đơn được phục vụ theo kiểu Nga hoặc kiểu Pháp sẽ tính tế, sang trọng đối với những bữa tiệc sang trọng. - Loại hình phục vụ món ăn phải phù hợp với phương pháp chế biến món ăn đó. Trước khi ấn định loại hình phục vụ món ăn, cần căn cứ vào cách thức chế biến món ăn. Mỗi món ăn chế biến khác nhau sẽ cho phép áp dụng loại hình phục vụ thích hợp. Chẳng hạn, món ăn để nguyên con nguyên khối thường do nhân viên cắt chia và gắp cho khách tại bàn ăn bằng xe đẩy để khách được thưởng thức cách chế biến, trang trí món ăn và nghệ thuật phục vụ của nhân viên. 2.10. Lựa chọn dạng bàn tiệc Dạng bàn ăn là cách thức sắp xếp bàn ăn theo hình nào trong phòng tiệc. Bàn ăn được sắp xếp phù hợp với dạng bàn, phù hợp với kiến trúc của phòng tiệc sẽ tạo nên sự hấp dẫn của phòng tiệc và thuận tiện cho quá trình phục vụ. Khi sắp xếp bàn ăn cần cân nhắc và dựa vào những yếu tố sau: - Loại hình tiệc: Tiệc ngồi, tiệc đứng, tiệc Buffet,v.v - Tính chất của bữa tiệc: Sang trọng, bình dân, sự kiện của bữa tiệc - Loại bàn sử dụng: Bàn dài, bàn vuông, hay bàn tròn. - Kiến trúc của phòng tiệc: Cột nhà, cửa ra vào, cửa nối với khu vực cung cấp thức ăn, đồ uống, điểm trọng tâm của phòng ăn. - Loại hình phục vụ cho từng món ăn trong thực đơn. Nếu có những món ăn phục vụ theo kiểu Nga, kiều Pháp thì bàn ăn được sắp xếp rộng rãi hơn để lối đi lại phục vụ đảm bảo an toàn và dễ thao tác. - Số lượng và thành phần thực khách. Trang 54 - Cách thức bố trí chỗ ngồi. - Mục đích, ý tưởng trang trí phòng tiệc, bàn tiệc. Một số dạng bàn có thể áp dụng cho tiệc bao gồm:  Bàn chữ I, bàn dài: Bàn chữ I hay còn gọi là bàn hình chữ nhật. Là loại bàn dài được ghép từng những bàn chữ nhật, bàn vuông. Được xếp dài để khách ngồi hai bên. Các bàn chữ nhật dài tạo cho khách tham dự có cảm giác thân mật, gần gũi. Đôi khi dạng bàn này tạo sự va chạm có phần bất tiện cho các vị khách, tuy nhiên bạn có thể khắc phục nhược điểm này bằng cách tạo khoảng cách rộng hơn giữa các ghế ngồi. Loại bàn này không nên xếp quá dài, đặc biệt đối với những bữa tiệc phải xếp nhiều bàn dài thì bàn của chủ tiệc không nên xếp quá 6 người mỗi bên. Nếu quá dài sẽ khó cho khách trong bàn chú tâm vào những chủ đề nói chuyện mà chủ tiệc và khách VIP quan tâm. Trang 55 26 4 10 1412 8 113 9 3 5 7 11  Bàn vuông: Bàn vuông thể hiện một phong cách hiện đại, thường có 1 hoặc 2 vị khách cho mỗi bên bàn tùy theo kích thước bàn 1,2 hay 1,4 mét mỗi cạnh. Ngoài ưu điểm tạo nhiều không gian hơn giữa các vị khách, kiểu bàn này còn thể hiện cái nhìn thanh lịch và trang trọng nhờ sự cân bằng số khách ở các bên. Việc trang trí cho bàn vuông cũng khá dễ dàng. Bàn vuông thích hợp nhất là bàn có kích thước 1,2m x 1,2 m được xếp từng bàn độc lập cho bốn hoặc tám khách. Dạng bàn này chỉ sử dụng cho những bữa tiệc nhỏ. Trang 56  Bàn tròn: Bàn tròn thường sử dụng trong tiệc ngồi Việt Nam có nhiều khách như tiệc cưới, tiệc hội nghị khách hàng. Bàn tròn thường bố trí chỗ ngồi cho 8 - 10 khách. Nên sử dụng loại bàn lớn có đường kính 1,2 m để đảm bào diện tích để thức ăn, trang trí và dễ phục vụ. Trong khoảng không gian hạn chế, bàn tròn luôn tận dụng được ưu điểm tiết kiệm diện tích. Trong các bữa tiệc, kiểu bàn tròn thường rất được yêu thích vì nó tạo không khí quây quần thân mật. Trang 57 5 4 7 1 3 6 2 8 Cũng có thể đặt các bàn vuông và bàn tròn xen kẽ nhau tạo cảm giác đặc biệt ấn tượng cho buổi tiệc. Nếu bàn vuông tạo không khí thoải mái cho những vị khách đã quen biết nhau thì bàn tròn lại giúp cuộc trò chuyện giữa các vị khách không biết nhau nhanh chóng trở nên gần gũi. Như vậy, bữa tiệc sẽ trở nên thân mật hơn.  Bàn bầu dục: Bàn hình bầu dục không phổ biến, chỉ sử dụng cho những bữa tiệc nhỏ dưới 30 khách. Những bữa tiệc lớn phải sử dụng nhiều bàn bầu dục sẽ khó sắp xếp trong phòng tiệc. Trang 58  Bàn chữ T: Là một trong những dạng bàn không phổ biến, vì nó chỉ thích hợp đối với những bữa tiệc có số lượng khách không nhiều.  Bàn chữ U: Bàn chữ U thích hợp với những bữa tiệc có ít khách, sang trọng và có những món ăn phục vụ bằng xe đẩy. Trang 59  Bàn chữ E: Là một dạng bàn mở rộng của chữ U cho những bữa tiệc có đông khách hơn. Tuy nhiên người ta không xếp nhiều bàn chữ E hay chữa U cho một bữa tiệc có số đông thực khách. Trang 60  Bàn chữ L Là dạng bàn sử dụng bàn chữ nhật xếp theo hình chữ L.  Bàn ngôi sao Là dạng bàn kết hợp bàn dài và bàn tròn. Khách VIP được bố trí chỗ ngồi ở bàn tròn. Dạng bàn này chiếm nhiều diện tích do khoảng trống giữa các bàn không sử dụng hết. Những bàn dài xếp quanh bàn tròn không nên có nhiều chỗ ngồi. Vì vậy nó không thích hợp đối với những bữa tiệc lớn. Trang 61  Bàn xƣơng cá Là dạng bàn được xếp từng những bàn dài. Dạng bàn này ít phổ biến.  Bàn rẽ quạt: Là dạng bàn dài xếp so le theo hình quạt. Loại bàn này cũng không được sử dụng phổ biến. Tuy nhiên trong nhữg trường hợp thiết kế không gian của phòng tiệc cho phép có thể xếp bàn theo hình này tạo cảm giác mới mẻ và long 5 4 7 1 3 6 2 8 Trang 62 trọng. Bàn trên cùng là bàn danh dự dành cho những vị khách quan trọng. dạng bàn này cần nhiều diện tích nhưng lãng phí không gian, không nên xếp quá nhiều dãy bàn. 2.11. Bố trí chỗ ngồi cho khách dự tiệc Việc bố trí, sắp xếp chỗ ngồi cho khách dự tiệc phụ thuộc vào từng loại bàn và đối tượng khách. Thường thì chỉ bố trí chỗ ngồi cho khách VIP và chủ tiệc đãi khách. Cách thức bố trí cho từng loại bàn như sau:  Dạng bàn dài (chữ I): - Chủ tiệc ngồi chính giữa, hướng cửa ra vào. - Khách chính ngồi đối diện. Trang 63 - Hai bên chủ tiệc và khách chính xếp theo thứ tự xen kẽ phía khách và phía chủ. - Không nên xếp bàn quá dài, những bữa tiệc quan trọng, hai bên khách chính và chủ tiệc không nên quá 6 người. - Không bố trí ngồi đúng chân bàn. - Đảm bảo khoảng cách giữa các ghế và bàn. - Nếu chủ chính và khách chính có phu nhân hoặc phu quân: cách xếp như sau: bên phải ông chủ chính là bà khách chính, bên trái là bà khách số 1, bên phải bà chủ chính là ông khách chính, bên trái là ông khách số 1, tiếp theo xếp các vợ chồng ngồi chéo nhau bên phải rồi bên trái cho đến hết. - Những bữa tiệc gồm các cặp vợ chồng: Hai ông bà chủ tiệc ngồi hai đầu bàn, kế bên là bà và ông khách chính.  Dạng bàn tròn: - Chủ chính và khách chính ngồi đối diện. - Bên phải ông chủ chính là phu nhân hoặc phu quân khách chính. - Bên phải khách chính là phu nhân hoặc phu quân của chủ chính. - Trong trường hợp không có phu quân hoặc phu nhân dự thì hai vị trí này thuộc về người số 1 phía chủ và phía khách. Các vị trí tiếp theo, xếp chủ và khách theo thứ tự bên phải rồi bên trái, xen kẽ. - Chủ chính và khách chính ngồi bên nhau (chủ chính ngồi bên trái, khách chính ngồi bên phải) bên trái là chủ chính và phu nhân hoặc phu quân khách chính, bên phải khách chính là phu nhân hoặc phu quân của chủ chính, tiếp theo xếp phía chủ và phía khách theo thứ tự lễ tân, bên phải và bên trái, xen kẽ nhau cho đến hết.  Bàn danh dự hình chữ nhật : Trang 64 Bàn danh dự đặt phía trên cùng, tất cả khách ngồi quay mặt xuống phía dưới, chủ chính và khách chính ngồi giữa, tiếp theo xếp theo kiểu bàn chữ nhật nói trên.  Bàn danh dự hình tròn: Xếp chủ tiệc và khách chính ngồi bên nhau phía trước các bàn tròn khác, ngồi về phía các bàn tròn bên dưới. Xếp xen kẽ chủ và khách.  Dạng bàn hình bầu dục : Tùy theo hình dáng chiếc bàn mà sắp xếp theo kiểu bàn tròn hoặc bàn chữ nhật.  Dạng bàn chữ T: - Xếp chủ tiệc và khách chính ngồi giữa bàn để ngang, nhìn xuống phía dưới bàn để dọc. - Khách chính ngồi bên phải chủ tiệc. - Bên trái chủ tiệc là khách số 1. - Bên phải khách chính là chủ số 1. - Xếp tiếp theo bên phải, bên trái theo thứ tự lễ tân. - Bàn ngang coi như bàn danh dự, phía bên trong bàn ngang để trống hoặc xếp cho phiên dịch. - Xếp xem kẽ chủ và khách hai bên bàn đứng theo thứ tự lễ tân tính từ bàn ngang trở xuống.  Dạng bàn chữ U: - Xếp chủ tiệc và khách chính ngồi giữa bàn ngang nhìn xuống phía hai bàn dọc. - Cách xếp tiếp theo như đối với bàn chữ T. - Phía trong bàn ngang để trống hoặc xếp chỗ cho phiên dịch. Trang 65 Trên đây là cách thức bố trí chỗ ngồi chi khách VIP và chủ tiệc đối với từng dạng bàn. Tuy nhiên, trong thực tế còn phụ thuộc vào phong tục, tập quán của từng dân tộc, từng địa phương để có cách bố trí phù hợp. 2.12. Xây dựng thực đơn tiệc 2.12.1. Nguyên tắc lựa chọn món ăn cho thực đơn Thực đơn quyết định chất lượng của bữa ăn. Số lượng và chất lượng món ăn không những quan trọng đối với sự thưởng thức của khách dự tiệc mà còn phản ảnh năng lực kinh doanh của khách sạn, nhà hàng. Khi lựa chọn món ăn cho thực đơn của một bữa tiệc, chúng ta cần chú ý: - Nếu thực đơn có nhiều món, thì định lượng của từng món cần giảm bớt nhằm tránh cho khách bộ thức thức ăn và tránh dư thừa không sử dụng hết. - Do một bữa tiệc thường được phục vụ ít nhất từ 5 món. Vì vậy các món phải đa dạng về thực phẩm, màu sắc, hương vị và kiểu dáng - Các món ăn trong một thực đơn không nên cùng một loại thực phẩm có cùng cách chế biến tương tự. - Các món ăn trong thực đơn phải đảm bảo cân bằng dinh dưỡng. Từ nhiều loại thực phẩm, nguyên liệu khác nhau với cách chế bến đa dạng thực khách được cung cấp đầy đủ chất dinh dưỡng tăng thêm chất lượng của bữa ăn. - Kết hợp món ăn địa phương và quốc tế. Ngoài những món ăn mang tính đặc thù của địa phương, của dân tộc, có thể lựa chọn những món ăn phổ biến, hấp dẫn của các quốc gia du nhập vào Việt Nam để vừa làm phong phú thêm thực đơn, vừa tăng tính hấp dẫn của loại hình phục vụ. - Các món ăn phải có sự tương thích về nguyên liệu. Những thức ăn kèm thực phẩm chính phải phù hợp, ví dụ các món chiên ăn kèm khoai tây chiên, các món ninh hầm có nước sốt ăn kèm bánh mì, bún. Những nguyên liệu cắt ra từ món này có thể sử dụng để chế biến món ăn khác. Trang 66 Chẳng hạn đầu thừa của món quay, nướng có thể sử dụng để làm các món súp, salat. - Nên chọn các món mới lạ, có điểm nhấn, thu hút sự chú ý của thực khách. - Đặc sản vùng miền, món ăn theo mùa. - Tránh các món ăn quá nhiều nước, có xương, dai. - Số lượng, chất lượng món ăn phù hợp với tính chất và giá tiền bữa tiệc. - Các món ăn cơ cấu hợp lý về số lượng món khai vị, món chính, món tráng miệng, sự sắp xếp về trình tự phục vụ các món ăn. - Đảm bảo dinh dưỡng và hiệu quả kinh tế. Thực đơn đảm bảo cung cấp đầy đủ về lượng calorin nhưng phải mang lại lợi nhuận cho nhà tổ chức. - Lựa chọn thức ăn phù hợp theo mùa cũng rất quan trọng. Ví dụ mùa hè thì phục vụ các món ăn mát mẻ, mùa đông phục vụ các món cay nóng. - Nên giới thiệu các thực đơn có sẵn. Khách sạn nên lập sẵn nhiều thực đơn tiệc với những món ăn và giá bán khác nhau, thuận tiện cho việc lựa chọn của khách. Trường hợp khách đổi món ăn từ thực đơn này sang thực đơn khác thì khách sạn, nhà hàng phải căn cứ vào đặc tính và giá trị của món ăn để tính lại giá của thực đơn cho phù hợp. - Bất kỳ sự thay đổi nào trên thực đơn đều phải được thảo luận với bếp trưởng để đảm bảo thực đơn khi thay đổi có thể thực hiện được từ khâu chế biến, phục vụ và chi phí thực phẩm. - Nếu các tiện nghi đều có sẵn và có thể không cần thay đổi gì nữa, thì thư ký và trưởng bộ phận tiệc có thể thương lượng với khách để thiết lập giá tiệc và những chi phí khác có lợi cho hai bên. - Trong trường hợp khách hàng đề xuất món ăn không có trng thực đơn của khách sạn, nhà hàng thì thảo luận với đầu bếp để tổ chức nấu thử, ăn thử trước khi quyết định. Trang 67 2.12.2. Chuẩn bị thực đơn cho bữa tiệc Thực đơn của nhà hàng, khách sạn, đặc biệt là thực đơn của những bữa tiệc lớn là công cụ tiếp thị rất hiệu quả. Nó cũng là nhân tố quyết định năng lực kinh doanh, hiệu quả quản lý của nội bộ. Do đó việc lên kế hoạch xây dựng thực đơn là công việc quan trọng trong quá trình phục vụ bữa tiệc. Trước khi bắt đầu một kế hoạch xây dựng thực đơn, các nhà quản trị tiệc cần nắm vững những yêu cầu quan trọng mà thực đơn cần được đáp ứng như sau: - Thực đơn phải thỏa mãn mong muốn của khách hàng chứ không phải của đầu bếp, của giám đốc tiệc hay của người quản lý. - Bản thân thực đơn phải đạt mục tiêu tiếp thị. Mặc dù một phần của tiếp thị là xác định điều khách muốn là gì, thì phần khác cũng quan trọng không kém, đó là cung cấp những gì khách muốn vào đúng lúc và đúng nơi thích hợp với mức giá mà khách sẵn lòng chi trả. Thực đơn phải đạt được mục đích là làm cho khách quay trở lại khi họ có nhu cầu đặt tiệc. - Chi phí cho thực đơn phải được tính toán một cách hiệu quả. Chi phí của những món ăn trong thực đơn mà chúng ta lựa chọn phải nằm trong ước tính chi phí tiêu chuẩn thức ăn cho phép phù hợp với cấp hạng của khách sạn, nhà hàng. - Thực đơn phải đòi hỏi sự chính xác về nguyên vật liệu sử dụng. - Loại hình tiệc, số lượng, thành phần khách . - Thiết bị và dụng cụ chế biến, dụng cụ phục vụ. - Số lượng nhân viên phục vụ. - Chi phí và thành phần thực phẩm. - Khả năng duy trì mức độ chất lượng. - Sự quan tâm của khách hàng về vấn đề sức khỏe. - Không gian phục vụ. - Thời gian chuẩn bị và chế biến. - Số lượng món ăn. - Lượng thức ăn cần có, tránh dư thừa, lãng phí. Trang 68 - Giá suất ăn. Một khi đã xem xét những yêu cầu trên, có nghĩa là chúng ta đã sẵn sàng lựa chọn các món ăn cho thực đơn và nên nhớ luôn tập trung vào nhu cầu của khách. Tuy nhiên cũng cần lưu ý rằng có những món ăn khách hàng muốn có nhưng chúng ta không thể đáp ứng vì một vài nguyên nhân như một số nguyên liệu chế biến không có trên thị trường do tính chất mùa vụ, hoặc giá bán quá cao, khó thực hiện hay khó giữa được chất lượng cao của món ăn, không đủ người thực hiện hoặc trang thiết bị không phù hợp. Đối với thực đơn tiệc Buffet cần lưu ý thêm những điều quan trọng như: - Chi phí cho tổng khẩu phần. - Số lượng khẩu phần thức ăn. - Số lượng thức ăn khả thi. - Số lần thêm thức ăn. - Sự duy trì chất lượng món ăn. - Dụng cụ phục vụ. - Dụng cụ ngăn chặn thức ăn bị nhiểm khuẩn hay giữ nhiệt. - Số lượng nhân viên phục vụ. - Khả năng sử dụng thức ăn còn thừa. 2.13. Lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc 2.13.1. Nguyên tắc lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc Việc lựa chọn đồ uống cho bữa tiệc không phải là vấn đề quá khó khăn. Thường thì chủ tiệc sẽ quyết định sử dụng những loại thức uống nào. Song các nhà quản lý tiệc cũng phải nắm vững một số nguyên tắc để tư vấn cho khách hàng. Chẳng hạn: - Dựa vào chủ đề, nội dung, tính chất bữa tiệc, số lượng khách, thực đơn và ngân sách để xác định loại đồ uống. - Tiệc đẳng cấp phù hợp với rượu Gin, Scotch và Vodka, rượu vang hoặc Sâm-panh, phù hợp khách hàng là doanh nhân, người trung lưu trở lên. - Tiệc có tính thân mật người ta thường sử dụng bia. Trang 69 - Tuổi trung niên thích uống rượu mạnh, phụ nữ và người trẻ tuổi thường thích rượu vang nhẹ, sâm-panh hay bia và các loại nước giải khát. - Ngoài ra còn phụ thuộc vào thói quen của từng vùng, miền. 2.13.2. Sự phù hợp của đồ uống với thức ăn Sự phù hợp giữa đồ uống với thức ăn là vấn đề quan trọng mà không phải khách hàng nào cũng nắm được. Đó là một khoa học đảm bảo sự hấp thụ của cơ thể con người và làm tăng chất lượng món ăn. Một loại đồ uống không phù hợp với món ăn sẽ làm giảm chất lượng món ăn mà thực khách có cảm nhận là do chất lượng chế biến. Chính vì vậy, cần lưu ý lựa chọn đồ uống thích hợp với từng món ăn. Nên dùng các loại rượu vang đỏ để che đi mùi tanh khá nặng của các món thịt màu sẫm như bê, cừu, bò. Các món có sốt nặng hoặc các món nặng mùi, nước sốt đặc hay thịt, cần một loại rượu mạnh đủ sức át mùi trong món ăn. Không phải tất cả khách hàng đều có hiểu biết về nghệ thuật chọn đồ uống cho bữa tiệc. Tuy nhiên điều này còn phụ thuộc vào ngân sách dành cho bữa tiệc. Vì vật các nhà tổ chức tiệc cần tư vấn cho khách hàng về việc lựa chọn đồ uống phù hợp trên cơ sở các nguyên tắc sử dụng và phục vụ thức uống. 2.13.3. Xác định số lƣợng đồ uống bữa tiệc Cần sử dụng bao nhiêu cho từng loại đồ uống là vấn đề hết sức quan trọng. Nó liên quan đến ngân sách dành cho bữa tiệc và ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng bữa tiệc. Để xác định sử dụng bao nhiêu loại đồ uống và mỗi loại bao nhiêu, các nhà quản trị tiệc cần tính toán một số chỉ số và lưu ý tới những vấn đề cơ bản sau đây: - Tỷ trọng ngân sách dành cho đồ uống trong tổng ngân sách của bữa ăn. Trang 70 Bài tập 1: Chủ tiệc dự tính chi cho một suất ăn trong một bữa tiệc có 300 khách là 20 USD/khách. Trong đó ngân sách dành cho đồ uống là 30%. Như vậy, ngân sách dành cho đồ uống sẽ là: 20 USD/khách x 30% x 300 khách = 1.800 USD - Ước tính số lượng khách tham dự có thể sử dụng thức uống có cồn, không cồn. - Lượng thức uống trung bình mỗi khách sử dụng trong một giờ dự tiệc. - Thời gian tiệc được ấn định khoảng bao nhiêu giờ. - Có bao nhiêu loại đồ uống sử dụng cho suốt bữa tiệc. - Mỗi khách dùng 1-2 ly cho một món ăn. Nếu bữa tiệc sử dụng ít loại đồ uống thì mỗi khách có thể sử dụng nhiều hơn. - Tiệc nhẹ buổi chiều dùng ít rượu hơn tiệc chính buổi tối. - Tập quán của đối tượng khách các vùng miền. - Số lượng đồ uống dự phòng. 2.14. Kế hoạch nhân sự cho bữa tiệc Những người quản lý và điều hành tiệc là những người trực tiếp mang lại thành công cho dịch vụ tiệc, họ biết rằng thị trường của họ cơ bản là những hội nghị của các nhóm đoàn thể, công ty kinh doanh, những nhóm hoạt động xã hội và cá nhân khách hàng. Các nhà quản lý tiệc phải nhận biết được khách hàng muốn gì và tổ chức cung cấp tiệc như thế nào, và làm thế nào để thương lượng một hợp đồng thoả mãn giữa cả hai phía: khách hàng và đơn vị phục vụ. Dĩ nhiên cách thức tiếp thị hiệu quả nhất là danh tiếng vững chắc của đơn vị dịch vụ đối với công việc phục vụ tiệc hoàn hảo. Trong nhiều bộ phận tiệc, giám đốc ẩm thực là người giám sát những giám đốc hoặc trưởng bộ phận tiệc và những người này lại giám sát người quản lý kinh doanh tiệc và quản lý điều hành tiệc. Một nhu cầu hiển nhiên cho việc giao tiếp và phối hợp chặt chẽ giữa trưởng điều hành tiệc và bộ phận kinh doanh Trang 71 và tiếp thị, bộ phận này kinh doanh những buổi tiệc có liên quan đến những dịch vụ khác trong khách sạn. Trách nhiệm bài trí phòng tiệc theo yêu cầu của khách và phục vụ ăn uống trong buổi tiệc nói chung thuộc về quản lý tiệc và những trợ lý của họ. Giám đốc phụ trách kinh doanh tiệc hay trưởng bộ phận tiệc phân công công việc để các bộ phận chủ động làm việc như: Bộ phận Bếp chuẩn bị nguyên liệu và chế biến các món ăn, bộ phận Bar chuẩn bị pha chế thức uống, bộ phận phục vụ trực tiếp chuẩn bị lau rửa, vận chuyển dụng cụ, đón tiếp khách và phục vụ khách ăn uống. Nhóm nhân viên phục vụ phụ trách đồ vải cung cấp khăn trải bàn, khăn ăn, vải bọc ghế, nhóm kỹ thuật trang trí phòng tiệc, v.v.... Khi lập kế hoạch về nhân sự cần chú trọng đến những yếu tố sau: - Khối lượng công việc cần hoàn thành. - Lượng khách dự tiệc: Lượng khách dự tiệc liên quan đến số lượng nhân viên phục vụ tiệc. Do đó đòi hỏi phải lên kế hoạch số lượng nhân viên phục vụ. - Loại hình tiệc; Loại hình tiệc ngồi hay tiệc đứng hay các loại tiệc khác quyết định đến số lượng nhân viên và các công việc cần làm. - Loại hình phục vụ món ăn: Món ăn được phục vụ như thế nào liên quan đến số lượng và kỹ năng, kỹ xảo phục vụ. Vì vậy, nhân viên phục vụ phải được huấn luyện trước về cách thức phục vụ món ăn. - Phong cách, nghệ thuật phục vụ: Phong cách và nghệ thuật phục vụ là cách thức sắp xếp đội hình nhân viên, cách thức phục vụ từng loại đồ uống, món ăn. Vì vậy cần phải có kế hoạch phân công công việc phù hợp với kỹ năng chuyên môn của nhân viên. - Chi phí nhân công: Kế hoạch nhân sự còn phụ thuộc vào ngân sách dự trù cho nhân công và tiền lương bình quân của mỗi người phục vụ một bữa tiệc. Nếu nhân viên quá đông so với sự cần thiết thì sẽ ảnh hưởng đến thu nhập cá nhân và nếu quá ít thì sẽ ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ. Trang 72 - Tiêu chuẩn phục vụ: Mỗi món ăn và thức uống phải được quy định về tiêu chuẩn phục vụ. Đây là quy trình, quy chuẩn để tất cả các nhân viên phục vụ với chất lượng đồng đều. - Năng lực phục vụ của nhân viên: Năng lực phục vụ của nhân viên ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả phục vụ. cần xác định một nhân viên phục vụ bao nhiêu bàn, bao nhiêu khách. 2.15. Kế hoạch phục vụ tiệc 2.15.1. Đón tiếp khách dự tiệc Quy trình phục vụ một bữa tiệc bao giờ cũng bắt đầu từ khâu đón tiếp khách dự tiệc. Các loại hình tiệc khác nhau có những nghi thức đón tiếp khác nhau. Trong bản kế hoạch, khâu phục vụ tiệc phải thể hiện rõ: - Giờ đón khách - Giờ nhập tiệc - Giờ diễn ra Nghi lễ (nếu có) - Giờ phát biểu, diễn văn (nếu có) - Giờ phục vụ thức uống các loại - Giờ phục vụ món ăn các loại - Loại hình phục vụ đồ uống, thức ăn - Bố trí khu vực phục vụ cố định cho nhân viên - Nhân viên có mặt tại vị trí đón tiếp ít nhất 5 phút trước giờ mời khách - Hình thức đón tiếp - Số lượng nhân viên đón tiếp - Số lượng nhân viên phục vụ đồ uống đón tiếp - Trang phục nhân viên - Vị trí, diện tích đón tiếp - Hướng dẫn khách về chỗ ngồi theo sơ đồ bàn tiệc - Vài nhân viên ở lại đón khách đến muộn Trang 73 2.15.2. Phục vụ bữa tiệc Kế hoạch phục vụ rất quan trọng cho nhân viên. Thông qua kế hoạch này, nhân viên phục vụ hiểu rõ công việc họ làm, khu nào, khách nào, bàn tiệc nào, phục vụ những món gì và trình tự phục vụ ra sao. Các nhà quản lý tiệc lập kế hoạch phục vụ cho từng loại tiệc, từng bữa tiệc do tính chất của nó khách nhau về số lượng khách và thực đơn cũng như cách thức phục vụ. 2.15.2.1. Phục vụ thức uống trong bữa tiệc Phân công nhân viên chuyên phục vụ đồ uống cho suốt bữa tiệc hoặc trong giai đoạn đầu khi bữa tiệc diễn ra sẽ thuận lợi hơn là việc để nhân viên vừa phục vụ thức ăn vừa phục vụ đồ uống. Với đồ uống, tiệc rượu cần có người rót rượu cho khách. Nếu có khu quầy bar riêng thì phải có quản lý, phân chia tốt để không tập trung quá đông tại cùng một thời điểm. Phục vụ đồ uống trong bữa tiệc cần chú ý: - Chuẩn bị các loại đồ uống đúng nhiệt độ thích hợp. - Chuẩn bị sẵn dụng cụ phục vụ: đồ khui, khăn phục vụ, xô đá với giá kê. - Bố trí nhân viên: Số lượng, hình thức tiếp cận bàn khách, vị trí bắt đầu phục vụ, giờ phục vụ, hình thức di chuyển - Cách thức, quy chuẩn phục vụ từng loại thức uống. - Chú ý lượng rượu rót vào ly đúng quy chuẩn. - Phục vụ đúng nguyên tắc, quy trình, kỹ thuật. - Không để chai đồ uống trên bàn ăn, nên để ở bàn phục vụ. - Bố trí hai nhân viên phục vụ đứng hai bên chủ và khách chính và rót cùng lúc, đi theo hướng đi tới, không giáp mặt nhau. 2.15.2.2. Phục vụ món ăn trong bữa tiệc Phục vụ thức ăn là khâu hết sức quan trọng. Trong khâu này, các nhà quản trị tiệc cần thực hiện các công việc quan trọng như: Trang 74 - Đánh số bàn, có sơ đồ bàn tiệc để nhân viên tiện theo dõi. - Nhân viên phải thuộc thực đơn ăn và uống của bữa tiệc. - Nhân viên phải hiểu rõ công việc phải làm, bàn nào, khách nào, khi nào - Không tập trung nhân viên vào một chỗ, mà phải bố trí đồng đều các khu vực bàn tiệc. - Sắp xếp đội hình phục vụ cho từng món ăn. - Xác định số lượng khách, số lượng món ăn một nhân viên phục vụ. - Lựa chọn loại hình phục vụ cho từng món ăn. - Lưu ý nhân viên phục vụ đúng quy trình kỹ thuật. - Nhân viên phải thường xuyên có mặt trong khu vực làm việc. - Nên mặc trang phục Việt (Đều bếp, nhân viên đón tiếp, nhân viên phục vụ, quản lý mặc trang phục khác nhau). - Không phục vụ thức ăn hay đồ uống trong khi có bài phát biểu tránh sự lộn xộn mất sự tập trung, thiếu tôn trọng đối với người phát biểu. - Huấn luyện, tập dợt nhân viên đối với những món ăn hay đồ uống đòi hỏi kỹ năng, kỹ xảo cao. - Cần chú trọng áp dụng những nghệ thuật phục vụ đặc sắc đối với những món ăn đặc biệt. - Nhân viên phải quan sát, chú ý các cử chỉ, ánh mắt và các dấu hiệu khác để nhận biết các nhu cầu của khách. - Nhân viên phải luôn niềm nở, nhiệt tình và chu đáo trong việc phục vụ khách. Lời nói, cử chỉ lễ phép, lịch sự theo phong cách Việt. - Phải thường xuyên liên hệ, báo với chủ tiệc hay người đại diện về tình hình thức ăn, thức uống hay các nhu cầu phát sinh trong bữa tiệc. 2.15.3. Chào tạm biệt khách khi kết thúc tiệc Phần cuối của bũa tiệc là tiễn khách rời phòng tiệc. Tùy theo từng loại tiệc mà khách tham dự có thể rời phòng tiệc theo từng thời điểm khác nhau. Trong khâu này người quản lý và nhân viên cần chú ý: Trang 75 - Quan sát khách rời bữa tiệc để trực tiếp chào tạm biệt và cảm ơn khách. - Bố trí nhân viên tiễn khách ở khu vực cửa ra vào. - Lựa chọn hình thức tiễn khách long trọng và thân thiện. - Ghi nhận ý kiến khen ngợi hay đóng góp của khách để rút kinh nghiệm. - Tặng quà lưu niệm (nếu có). 2.15.4. Thanh toán Việc thanh toán chi phí của bữa tiệc thường do kế toán thực hiện với chủ tiệc hay đại diện của chủ tiệc. Trong khâu này cần chú trọng các vấn đề như: - Rà soát lại các chi phí theo dự toán. Phải kiểm tra thật kỹ lưỡng từng chi tiết về món ăn, thức uống mà khách sử dụng và báo với chủ tiệc hay người đại diện trước khi ra hoá đơn thanh toán. - Kiểm tra chính xác các chi phí phát sinh. - Kiểm tra số lượng khách, số bàn (nếu cần). - Hỏi khách về các thủ tục thanh toán liên quan như xuất hoá đơn đỏ, nội dung hoá đơn - Lập hóa đơn tổng hợp. - Viết hóa đơn thanh toán. - Thanh toán theo hợp đồng. - Xin ý kiến về buổi tiệc, tiễn khách, cám ơn và hẹn gặp lại khách hàng của mình. Về căn bản, việc thanh toán do khách sạn, nhà hàng quy định và được thỏa thuận trước với khách hàng thông qua hợp đồng tiệc. Có khi khách sẽ được yêu cầu trả trước một phần hoặc cũng có lúc là trả hết 100% chi phí dự tính cho buổi tiệc ít nhất là hai tuần trước ngày diễn ra bữa tiệc, số tiền còn lại (nếu có) sẽ thanh toán trong vòng 10 ngày sau khi tiệc đã được tổ chức. Khi buổi tiệc diễn ra, người đại diện tổ chức tiệc phải đếm chính xác số lượng khách hay số lượng bàn được phục vụ để xác nhận số tiền thanh toán nếu việc thanh toán dựa trên số khách hay số lượng bàn được phục vụ. Trang 76 2.16. Quản lý và điều hành diễn biến bữa tiệc 2.16.1. Tổ chức thực hiện và giám sát công việc Quản lý và điều hành nhân viên trong suốt quá trình chuẩn bị và diễn ra bữa tiệc góp phần quyết định đến thành công và chất lượng của bữa tiệc. Mục đích của quản lý và điều hành là làm cho từng nhân viên biết được họ phải làm gì? Làm như thế nào? Kết quả phải đạt ở mức độ nào? Để quản lý và điều hành nhân viên thực hiện tốt quy trình phục vụ tiệc, các nhà quản trị phải: - Thiết lập những mục tiêu cụ thể đối với từng công việc. Trước hết nhân viên phải được bố trí công việc phù hợp, cụ thể. - Người quản lý phải đưa ra những chỉ dẫn, động viên để thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc có hiệu quả. - Mỗi tổ, nhóm hay cá nhân phải được giao trách nhiệm rõ ràng khi thực hiện các nhiệm vụ. Các nhà quản trị phải có phương pháp quản lý hợp lý đối với mỗi cá nhân trong mỗi nhiệm vụ khác nhau. - Bộ phận quản lý tiệc phải ghi nhớ những thông tin liên quan của bữa tiệc, lập bảng kiểm tra dựa trên kế hoạch tổ chức tiệc. - Tổ chức họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin cho nhân viên. - Tổ chức việc thực hiện theo các yêu cầu, chỉ thị của Tổng quản lý. - Trước khi bữa tiệc diễn ra phải kiểm ra việc chuẩn bị thức ăn và đồ uống. - Kiểm tra số lượng khách thực tế = Tổng số khách theo hợp đồng – Số ghế trống hiện tại. - Xác định thời gian phục vụ các loại thức uống và thức ăn. - Giám sát quy trình phục vụ theo kế hoạch. - Theo dõi, chỉ đạo diễn biến đúng kế hoạch. - Lưu ý số khách đến muộn. - Giải quyết các sự việc phát sinh liên quan một cách kịp thời. - Phối hợp với các bộ phận khác thực hiện công việc. Trang 77 2.16.2. Giải quyết những vấn đề phát sinh Trong bữa tiệc ít khi tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài kế hoạch. Điều này gây rắc rối cho nhân viên phục vụ, cho người quản lý tiệc và thậm chí cho cả khách hàng. Một số vấn đề thường phát sinh là: - Số lượng khách tăng hơn dự kiến. - Khách đến muộn hoặc không đến - Thiếu thức ăn, đồ uống. - Khách ăn kiêng - Thời gian kéo dài. - Khách không hài lòng với chất lượng phục vụ. - Và các vấn đề khác. Khi có vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, bộ phận quản lý tiệc phải nắm chính xác thông tin từ nhân viên, từ khách hàng để có hình thức xử lý phù hợp. Có những vấn đề cần trao đổi, xin ý kiến chủ tiệc. Như khách đến muộn hay có khách ăn kiêng chẳng hạn. 2.17. Kiểm tra và đánh giá hậu tiệc Trong quá trình diễn ra bữa tiệc, những người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành sẽ ghi chép lại những công việc có thiếu sót làm cơ sở cho việc kiểm tra, đánh giá sau khi bữa tiệc kết thúc. Công tác kiểm tra, đánh giá là một hoạt động cần thiết được thực hiện một vài ngày sau khi bữa tiệc kết thúc nhằm đúc rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Công tác kiểm tra và đánh giá bao gồm: - Nhận định những công việc đã thực hiện tốt hoặc chưa đúng yêu cầu. - So sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đặt ra. - Tìm ra những sai lệch so với mục tiêu. - Phân tích những nguyên nhân dẫn đến những sai lệch đó. - Đưa ra các giải pháp khắc phục. - Nên kiểm tra đánh giá từng hạng mục công việc của từng bộ phận. Trang 78 - Những sai sót sẽ được sửa chữa thông qua các buổi huấn luyện nội bộ. - Đối chiếu tình hình hoạt động với mục tiêu đề ra và đánh giá kết quả. Việc đánh giá được tổ chức với sự tham dự của các tổ trưởng, nhóm trưởng đến các cấp quan lý cao hơn trong nội bộ. Tuy nhiên, nếu có điều kiện có thể mời nhân viên phục vụ cùng tham gia để rút kinh nghiệm cho những buổi tiệc tiếp theo. 2.18. Câu hỏi và bài tập 1. Tại sao phải lập kế hoạch tổ chức tiệc? 2. Kế hoạch tổ chức tiệc phải phản ảnh được những nội dung gì? 3. Khi nhận đặt tiệc, thư ký tiệc cần chú trọng và dựa trên những nguyên tắc nào để đảm bảo ký được hợp đồng tổ chức tiệc? 4. Nêu đặc điểm của những loại hình tiệc phổ biến? 5. Những dạn bàn nào thường được sử dụng trong các bữa tiệc ở Việt Nam? 6. Trình bày các nuyên tắc lựa chọn món ăn cho thực đơn? 7. Làm thế nào để xác định được số lượng đố uống của một bữa tệc? 8. Thực đơn tiệc cần được xây dựng đảm bảo những yếu tố gì? 9. Trong các loại tiệc thì loại tiệc nào khó khăn nhất khi lập thực đơn? Tại sao? 10. Vấn đề nhân sự cho kế hoạch phục vụ tiệc cần thỏa mãn những yêu cầu nào trong công việc? 11. Khi phục vụ thức ăn và thức uống một bữa tiệc cần chú trọng những nguyên tắc cơ bản nào? 12. Hãy đề xuất các loại và số lượng thức uống cho bữa tiệc Âu kết hợp Á sau: Số lượng khách: 300 người; giá 20 USD/người; Trong đó ngân sách dành cho đồ uống là 30%.