Giáo trình Tổ chức sự kiện - Chương 3: Lựa chọn thời điểm và quản lý thời gian - Ngô Thị Hồng

Chương 3: Lựa chọn thời điểm và quản lý thời gian Mục tiêu học tập • Quyết định lựa chọn thời điểm cụ thể để tổ chức sự kiện • Phác thảo hành trình công việc • Quản lý thời gian hiệu quả trong tổ chức sự kiện Lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện Những yếu tố ảnh hưởng đến việc lựa chọn • Lựa chọn thời gian trong năm • Lựa chọn thời gian trong tuần • Lựa chọn thời gian trong ngày Lựa chọn thời điểm • Căn cứ chu kỳ thời tiết • Căn cứ khả năng có mặt của khách mời • Căn cứ tính mùa vụ của sản phẩm • Tính toán đến khả năng trùng lắp với các sự kiện khác • Ngoài ra còn căn cứ vào loại sự kiện thành phần tham gia, tiềm lực của nhà cung cấp, 4 Lựa chọn thời gian trong năm • Mùa khô trong năm: mùa thu ở miền bắc, mùa khô ở miền nam thích hợp với nhiều sự kiện đặc biệt các sự kiện ngoài trời • Mùa lễ hội: sẽ làm giảm khả năng phục vụ của các dịch vụ đồng thời giảm khả năng thu hút khách tới sự kiện • Mùa tiêu dùng: thường được lưu ý đối với các sự kiện giới thiệu sản phẩm, hội chợ, triển lãm • Các dịp lễ tết đặc biệt: thích hợp với các sự kiện đặc biệt cho công chúng, các sự kiện khuyến khích, • Đợt bùng phát dịch bệnh: không nên tổ chức sự kiện tại thời điểm có dịch bệnh 5 Lựa chọn thời gian trong tuần  Lựa chọn ngày trong tuần phụ thuộc vào loại sự kiện và khách tham dự  Ngày thường giữa tuần: thích hợp với các cuộc họp, sự kiện đoàn thể, hội thảo hội nghị, chương trình động viên khuyến khích, ...những sự kiện cần sự yên tĩnh ít sôi động hơn hoặc những sự kiện mà khách mời không đi cùng người thân  Ngày cuối tuần: thích hợp với các sự kiện đặc biệt, sự kiện gây quỹ, sự kiện đoàn thể hoặc các sự kiện khách mời có thể đi cùng người thân  Ngày thứ 2 đầu tuần: thường ít được lựa chọn để tổ chức sự kiện 6 Lựa chọn thời gian trong ngày • Thời gia trong ngày thường tác động tới trạng thái tâm lý và phong cách của khách tham dự và ảnh hưởng tới bầu không khí của sự kiện • Lựa chọn thời điểm trong ngày phải quan tâm tới số lượng, vị trí và khoảng cách của khách từ nơi nghỉ đến nơi diễn ra sự kiện để tạo điều kiện thuận lợi cho khách tới tham gia sự kiện • Một số vấn đề lựa chọn thời gian trong ngày: • Sự kiện được tổ chức vào ban ngày hay buổi tối? • Sự kiện khai mạc, bế mạc lúc mấy giờ? • Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự? • Khách mời có thời gian thay đổi trang phục hay không? • Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc và chuẩn bị mọi thứ trước khi khách đến không? • Tính đến các yếu tố ngoại cảnh khác: tình trạng thời tiết, tình trạng giao thông, thói quen sinh hoạt, 7 Quản lý thời gian • Vòng đời của sự kiện • Thiết lập bảng nội dung công việc • Theo dõi và làm chủ các mấu chốt của vòng đời sự kiện • Đảm bảo đúng tiến độ Quản lý thời gian hiệu quả Ngày bắt đầu và kết thúc 1. Thức ăn và đồ uống 2. Loại hình sự kiện 3. Lựa chọn địa điểm 4. Đi lại 5. Hợp đồng 6. Giải trí 1/1 15/1 1/2 15/2 1/3 15/3 1/4 15/4