a. Quản lí tiệc (Banquet Manager)
+ Trách nhiệm:
Thiết kế sơ đồ tiệc
Lập bảng phân công nhân sự
Giám sát mọi việc: chuẩn bị và phục vụ
- Cung cấp thông tin đầy đủ cho nhân viên
- Giao quyền cho nhân viên
- Biết khả năng nhân viên hỗ trợ nhân viên
- Giao thời hạn hoàn tất
- Theo dõi công việc của nhân viên
Kiểm tra dụng cụ, thiết bị trước tiệc
Kiểm tra thực đơn, trình tự phục vụ
Đảm bảo an toàn, vệ sinh
+ Phẩm chất:
Có kỹ năng điều hành tốt
Có thể chất tốt để làm việc nhiều giờ
Ngoại hình dễ nhìn, thanh lịch, thân thiện, bình tĩnh trước áp lực
b. Tổ trưởng tiệc (Banquet Captain)
+ Trách nhiệm:
Phụ trách tiệc nhỏ hoặc 1 khu vực trong tiệc lớn
Kiểm tra số khách và bếp ăn cùng bếp trưởng
Giám sát, nhắc nhở nhân viên
Đáp ứng nhu cầu đặc biệt của khách
+ Phẩm chất:
Có khả năng giám sát và hướng dẫn phục vụ tốt
Có thể chất tốt ,làm việc trong nhiều giờ
Ngoại hình dễ nhìn, thanh lịch
60 trang |
Chia sẻ: huongthu9 | Lượt xem: 736 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Giáo trình Tổ chức sự kiện - Ngô Thị Hồng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Kiểu xe ________
Lao động ________
Khác ________
Tổng $ _______
Tiện ích / Xử lý chất thải Quản
lý
Nước hookup ________
Restrooms / Portopotties
________
Thùng rác / Dumpsters /
________
Receptacles ________
Sử dụng dịch vụ ________
Thiết lập Crew ________
Cleanup Crew ________
Vật ________
Misc. ________
Tổng $ _______
Khuyến mãi / Quảng cáo
Báo chí ________
Tạp chí ________
Radio ________
Tivi ________
Hiển thị dấu hiệu ________
Đường dấu hiệu ________
Dấu hiệu Directional ________
Biểu Ngữ ________
In hình ảnh ________
Khuyến mại Mục ________
Radio / TV / Mã số sản xuất
________
Tổng $ _______
Bảo mật
Cơ sở ________
Riêng tư ________
Tổng $ _______
Bảo hiểm
Bảo hiểm trách nhiệm pháp lý
Gen ________
Rider ________
-Giao thông vận tải trên trang
web
Truck / Văn thuê ________
Giỏ hàng / tay Xe Tải ________
Xe đặc biệt ________
Khác ________
Lao động ________
Tổng $ _______
Du lịch / Phịng
Du lịch VIP ________
Limousine / xe cho thuê
________
Khách sạn ________
Nhân viên Du lịch ________
Limousine / xe cho thuê
________
Khách sạn ________
Tổng $ _______
Nhân sự
Quản lý tổ chức sự kiện
________
Hiển thị / Nhân viên tổ chức sự
kiện ________
Các nhân viên ________
Ngoài ________
Máy chủ / Hostesses ________
Đăng ký ________
Tư vấn ________
Quan hệ cộng đồng ________
Khác ________
Tổng $ _______
Xem xét khẩn cấp
Y khoa ________
Xe cứu thương ________
Mưa Kế hoạch Chi phí
________
Canopies / tents / Coverings
________
Tổng $ _______
Misc. Chi phí
Kế toán ________
Luật sư ________
Văn phòng phẩm ________
Trang thiết bị văn phòng
________
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 32
________
Máy nghe video / Ghi
______________________
Máy chụp ảnh ________
Máy chiếu Overhead
______________________
Máy chiếu / ________ giỏ
hàng
Động & Phim ________
Màn hình ________
Lecterns / Podiums ________
Micro ________
Reel-to-reel Tape Ghi
______________________
Máy nghe đĩa ________
Hệ thống âm thanh ________
Bộ Talkies ________
Trỏ / Đánh dấu pens
_____________________
Flip Charts ________
Blackboards ________
Máy tính Interfaces
____________________
Nhân viên kỹ thuật ________
Lao động ________
Tổng $ _______
Thiết bị điện
Chiếu sáng chung ________
Đặc biệt chiếu sáng ________
Generator ________
Mở rộng dây ________
Mã số sản xuất ________
Khác Rentals ________
Lao động ________
Tổng $ _______
Trang trí
Sự kiện Thất ________
Giai đoạn Thất ________
Giai đoạn Backdrop ________
Centerpieces / Bảng Thất
________
Hoa / Cây ________
Ngọn nến ________
Balloons ________
Chuyên ngành linen ________
Chủ tịch Covers ________
Dấu hiệu ________
Props ________
Giấy Vật ________
Chuyên ________
Tổng $ _______
Thiết kế & In ấn
Thiết kế ________
Kinh doanh các loại thẻ
________
Brochures ________
Truyền thông Kit ________
Đăng ký gói ________
Poster ________
Flyers ________
Lời mời ________
Vé ________
Letterhead / envelopes
________
Chuyên Mục ________
Nhân đôi / photocopy
________
Logo ________
Chương trình ________
Tổng $ _______
Misc. In ấn / Specialities
Menus ________
Các bản đồ ________
Tài trợ Dấu hiệu ________
Đặc biệt khu vực ________
Khu vực VIP ________
Tên Tags / holders ________
Nơi Thẻ ________
Giải thưởng, Recognitions
________
Engraving ________
Giấy chứng nhận ________
Giải thưởng ________
Khung ________
Cảm ơn Quý vị Thẻ ________
Khác ________
Tổng $ _______
Giao thông vận tải / xe
Limousine / xe cho thuê
________
Phòng Diện tích ________
Đưa đón ________
Mileage Boài Hoaøn ________
Lao động / Nhân ________
Tổng $ _______
Điện thoại ________
Bán Vé phí ________
Kho ________
Mileage ________
Đậu xe ________
Cung cấp bổ sung ________
Sự kiện Photographer ________
Sự kiện Videographer ________
Kiểm tra coat
Tình nguyện viên
(Hoạt động Appreciation / Quà
tặng )________
Vé có ________
Địa phương, tiểu bang, liên
bang thuế _______
Misc. Gratuities ________
Lao động chuyên ________
Khác ________
Tổng $ _______
Postage / Vận chuyển / Kho
Bưu ________
Số lượng lớn thư / Giấy phép
________
Thư Nhà ________
Freight ________
Dịch vụ phân phối ________
Drayage ________
Tổng $ _______
Tổng số chi phí $
____________
Thu nhập
Sự kiện thu nhập $__________
Booth Vũ trụ Bán hàng
$________
Bán vé / Admission $________
Nhà tài trợ / Underwriters
$________
Quyên góp $________
Hàng hóa $________
Raffle $________
Đấu giá $________
Bar $________
Chương trình quảng cáo
$________
Khác $________
Tổng số lợi tức $
______________
Lợi nhuận hoặc tổ chức sự kiện
mất $ _________
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 33
Misc. Chi phí ________
Lao động ________
Tổng $ _______
Ngoài ra, có thể tham khảo thêm các kinh nghiệm thực tế trong việc lập Dự
toán ngân sách tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số kinh nghiệm về Dự toán
ngân sách ở Việt Nam.
Kinh nghiệm trong dự trù kinh phí cho tổ chức sự kiện
Kinh nghiệm trong dự trù kinh phí cho tổ chức sự kiện
Trong tổ chức event, dự trù kinh phí là một trong những phần tương đối khó gặm nếu
bạn chưa có kinh nghiệm nhiều về tổ chức events, nếu để sơ sót thiếu mất khoản gì quan
trọng bạn có thể sẽ ko đủ ngân sách cho nó, đồng thời bộc lộ sự thiếu chu đáo của bạn. Cho
nên nhân tiện theo kinh nghiệm cũng xin nêu ra 1 số hạng mục chính yếu mà bạn cần xem xét
khi lến 1 dự trù kinh phí (cũng như lên báo giá cho khách hàng nếu bạn tổ chức event cho
khách hàng). Tất nhiên tùy từng event thì có xê xích khác nhau, vì event rất đa dạng về hình
thức và nội dung.
1. Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm)/
2. Đồ ăn thức uống
3. Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào)
4. Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc nhẽo)
5. Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ..)
6. Set up (sân khấu, bàn ghế nếu thứ này ko có trong phí thuê địa điểm)
7. Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card)
8. Photo, camera
9. Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục)
10. Game, quà tặng
11. Đi lại, vận chuyển
12. Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp
khách nếu có)
13. Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
14. Linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác..)
15. Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh
1.3.2 Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện
Nhà tổ chức sự kiện có vai trò rất quan trọng trong quá trình tiến hành sự kiện
do đó họ xứng đáng được hưởng phần giá trị mà họ đã đóng góp cho thành công
của sự kiện. Vì vậy, khi lập dự toán nên ghi rõ các khoản mục liên quan đến nhà
tổ chức sự kiện như:
+ Chi phí cho nhân công tham gia quản lý, điều hành sự kiện.
+ Chi phí cho việc sáng tạo các ý tưởng, lập chương trình kế hoạch cho sự
kiện.
+ Lợi nhuận
Tuy nhiên, trong thực tế các công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam thường
không tính toán như trên, hoặc không đề cập đến phần lợi nhuận. Đây là điều
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 34
không logic (xét theo phương diện kinh doanh) vì mục tiêu của mọi doanh
nghiệp chính là lợi nhuận. Đặc biệt, một số doanh nghiệp khi lập Dự toán ngân
sáchtổ chức sự kiện còn giảm phần giá trị mà mình sẽ nhận được (nhằm gây ấn
tượng tốt với nhà đầu tư sự kiện), thay vào đó họ lại tăng giá các khoản chi phí,
các dịch vụ trực tiếp trong sự kiện (để mức giá dịch vụ cao hơn nhiều so với
mức giá mà nhà tổ chức sự kiện ký kết với các nhà cung ứng khác). Việc tính
toán như vậy là thiếu trung thực, gây tổn hại cho khách hàng (vì nếu với dịch vụ
có giá cao khách hàng cũng phải được hưởng với chất lượng tương xứng). Tuy
nhiên do nhiều lý do, việc lập dự toán như trên mặc dù khá phổ biến nhưng vẫn
được chấp nhận ở Việt Nam. Theo xu hướng phát triển chung, các nhà tổ chức
sự kiện cần thay đổi quan điểm, hãy làm thật tốt và thẳng thắn đòi hỏi những gì
mà mình đáng được hưởng.
1.3.3 Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước
Đây cũng là một khoản cần phải được tính đến trong dự toán và phải làm rõ
trong hợp đồng của nhà tổ chức sự kiện với nhà đầu tư sự kiện. Vì nếu nhà tổ
chức sự kiện không tính đến các khoản này có thể họ sẽ không thu được khoản
lợi nhuận nào, hoặc thu được rất ít từ sự kiện vì phải bỏ tiền ra trang trải các
khoản chi phí nói trên.
1.3.4 Các chi phí dự phòng và chi phí liên quan đến việc thay đổi chương
trình
Các chi phí dự phòng là các khoản chi phí liên quan đến công tác dự phòng
trong tổ chức sự kiện (như dự phòng tăng thêm số khách mời, hoặc dự phòng số
khách mời đến với sự kiện lớn hơn số dự kiến; Dự phòng các tình huống phát
sinh khác trong tổ chức sự kiện) các khoản chi phí này cũng cần phải xem xét
trong khi lập dự toán để đảm bảo thành công cho sự kiện.
1.4 Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện
Tùy theo hợp đồng và thỏa thuận về việc cung cấp dịch vụ cũng như vai trò
của nhà tổ chức sự kiện trong quá trình thực hiện sự kiện, có các hình thức lập
Dự toán ngân sách (tính giá kế hoạch) cho sự kiện khác nhau. Có 4 hình thức
lập Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện cơ bản sau:
1. 4.1 Giá trọn gói
Trường hợp này áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ
chức sự kiện thực hiện mọi công việc, dịch vụ phát sinh trong sự kiện nhằm đạt
được các mục đích, ý tưởng mà họ đề ra. Như vậy, nhà tổ chức sự kiện sẽ xây
dựng chương trình, xác định giá các dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ được
nhận, xác định các chi phí dự phòng, mức lợi nhuận, thuế từ đó đưa ra giá
trọn gói cho toàn bộ sự kiện với nhà đầu tư sự kiện.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 35
Giá dự
toán sự
kiện
=
Tổng
chi phí
trực
tiếp cho
sự kiện
+
Giá trị
nhà tổ
chức sự
kiện
nhận
được
+
Các
khoản
thuế, lệ
phí có
liên
quan
+
Các chi
phí dự
phòng,
phát
sinh
(nếu có)
1.4.2 Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Trường hợp này áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ
chức sự kiện đóng góp ý tưởng, lập chương trình, kế hoạch và điều hành giám
sát quá trình tổ chức sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện xây dựng chương trình, xác
định giá các dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ (nhà tổ chức sự kiện) được
nhận từ đó lập dự toán cho cả chương trình. Hình thức này nhà đầu tư sự kiện
sẽ cùng giám sát các dịch vụ, và là người chi trả cho tất cả các dịch vụ, hàng
hóa phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. Giống như khi xây một ngôi nhà-
nhà tổ chức sự kiện (với vai trò tương đương với người thiết kế và thi công ngôi
nhà) sẽ được hưởng tiền thiết kế, và những phần thi công mà mình tham gia,
còn lại phần chi phí nguyên vật liệu cũng như các dịch vụ phát sinh khác do chủ
nhà trực tiếp chi trả.
Trong trường hợp này khi lập dự toán ngoài việc lập Dự toán ngân sách
chung cho toàn bộ sự kiện (tương tự như trên), nhà tổ chức sự kiện còn phải lập
một bản Dự toán ngân sách mà nhà đầu tư sự kiện phải trả cho nhà tổ chức sự
kiện (với quy trình và cách tính toán cũng hoàn toàn tương tự).
1.4.3 Giá đấu thầu
Nhà đầu tư sự kiện, đưa ra khung giá giới hạn (thường chỉ có giá trần – mức
giá tối đa cho sự kiện) từ đó yêu cầu nhà tổ chức sự kiện lập nên chương trình
với mức giá định trước. Cách làm này gần như mang tính đấu thầu trong xây
lắp, ví dụ trong thực tế có những nhà đầu tư sự kiện đưa ra mức giá trần và mục
đích, các nội dung cơ bản của sự kiện rồi yêu cầu các nhà tổ chức xây dựng
chương trình, đưa ra mức giá dự toán để họ chọn lựa. Mặc dù hình thức này đáp
ứng được việc tiết kiệm, quản lý chi phí nhưng thực sự hiệu quả thường có
những hạn chế nhất định.
Trong trường hợp này, việc lập dự toán thường được thực hiện theo các bước
sau:
+ Bước 1: Từ mức giá trần mà chủ đầu tư sự kiện đưa ra, xác định chi phí
trực tiếp cho tổ chức sự kiện (bằng mức giá trần trừ đi các khoản chi phí dự kiến
về: Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện; Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà
nước; Các khoản chi phí dự phòng liên quan đến sự thay đổi chương trình).
Trong thực tế khi chủ đầu tư đưa ra mức giá trần thấp, các công ty cũng phải
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 36
tiến hành điều chỉnh giảm các khoản chi phí dự kiến nói trên nhằm tăng chi phí
trực tiếp cho tổ chức sự kiện.
+ Bước 2: Lập danh mục dự kiến các hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức
sự kiện. Trong danh mục này cần có các nội dung (tiêu đề của các cột khi lập
bảng) như: Số thứ tự (hoặc ký hiệu/ mã hóa chi phí), các hạng mục chi phí, đơn
vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, mô tả về hàng hóa/ sản phẩm, mô tả về
chất lượng hoặc nhà cung cấp, mức độ quan trọng cho sự kiện (có thể chia ra
các mức độ như: không thể thiếu, có thể thiếu, không thực sự cần thiết), ghi
chú
+ Bước 3: Tính tổng chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện theo danh mục ở
bước 2. Nếu tổng chi phí trực tiếp thấp hơn kinh phí trực tiếp cho tổ chức sự
kiện (đã tính toán ở bước 1) thì điều chỉnh tăng các khoản kinh phí có liên quan
hoặc bổ sung thêm các nội dung trong chương trình sự kiện (trường hợp này ít
xảy ra). Trường hợp phổ biến, tổng chi phí tính toán ở bước 2 cao hơn so với
kinh phí trực tiếp tính toán ở bước 1, cần phải tiến hành điều chỉnh giảm các
hạng mục chi phí trực tiếp trong sự kiện theo các hướng sau:
* Loại trừ các danh mục hàng hóa, dịch vụ không thực sự cần thiết. Tuy
nhiên nếu trong danh mục đã loại trừ chỉ còn lại những hạng mục chi phí thực
sự cần thiết nhưng kinh phí vẫn không đáp ứng được nhà tổ chức sự kiện cần
phải thảo luận với chủ đầu tư sự kiện. Vì nếu tiến hành sự kiện sẽ không đạt
được mục tiêu mong muốn, thậm chí gây ra những ảnh hưởng rất tiêu cực.
* Giảm số lượng dịch vụ, hàng hóa thậm chí giảm chất lượng dịch vụ, hàng
hóa có trong chương trình (cần xem xét kỹ những tác động tiêu cực, nếu cần
thiết cần thảo luận với chủ đầu tư sự kiện).
* Kết hợp cả hai hướng nói trên.
Ngoài cách điều chỉnh giảm các hạng mục chi phí, còn có thể tiến hành điều
chỉnh tăng theo hướng ngược lại.
* Xác định danh mục hàng hóa, dịch vụ không thể thiếu cho sự kiện. Nếu
kinh phí không cho phép cần phải thảo luận với chủ đầu tư sự kiện. Trường hợp
kinh phí dự toán vẫn còn dư tiến hành tiếp bước sau.
* Bổ sung về hạng mục, số lượng, tăng chất lượng của các hạng mục hàng
hóa, dịch vụ (cần lưu ý đến mức độ quan trọng của các loại hàng hóa, dịch vụ
này).
1.4.4 Giá hỗn hợp
Là hình thức phối hợp giữa các loại hình thức nói trên, nhà đầu tư sự kiện sẽ
xác định giá trọn gói cho một số công việc, dịch vụ trong sự kiện cho nhà tổ
chức sự kiện (như lập chương trình, biểu diễn nghệ thuật, chuẩn bị tài liệu, trang
thiết bị), và họ sẽ trực tiếp chi trả những hàng hóa dịch vụ khác (ví dụ họ sẽ
chi trả cho chi phí ăn uống, lưu trú của khách mời vì thường đây là khoản chi
phí có nhiều biến động theo số lượng khách mời thực tế). Ngoài ra một số
dịch vụ, hàng hóa không quan trọng khác có thể thực hiện dưới hình thức đấu
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 37
thầu có thể do chủ đầu tư sự kiện, hoặc nhà tổ chức sự kiện được ủy quyền lựa
chọn (như dịch vụ vận chuyển, vệ sinh, an ninh).
Ngoài ra giá hỗn hợp, còn mang ý nghĩa gần như giá trọn gói, tuy nhiên nhà
đầu tư sự kiện sẽ xem xét điều chỉnh giá của một số loại dịch vụ nhất định.
II. Chuẩn bị cơ sở vật chất
2.1 Địa điểm
Địa điểm tổ chức sự kiện (venue) là nơi được lựa chọn để tiến hành các hoạt
động trong sự kiện. Đi liền với khái niệm tổ chức sự kiện là không gian tổ chức
sự kiện, nó là tập hợp các điều kiện cụ thể về vị trí, cảnh quan, bầu không khí,
kiến trúc tạo nên một không gian nơi sẽ diễn ra sự kiện.
2.1.1 Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện
Do các hình thức tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú nên địa điểm tổ chức
các sự kiện tương ứng cũng rất đa dạng phong phú. Người ta thường dựa vào các
tiêu chí phổ biến sau để phân loại địa điểm và không gian tổ chức sự kiện:
- Căn cứ vào không gian tổ chức sự kiện
- Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm tổ chức sự kiện
2.1.2 Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện
Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện, người ta có thể chia thành các loại
sau:
- Không gian ngoài trời: nhà hát lộ thiên, sân vận động, vườn cây, quảng
trường, bãi đất rộng, khuôn viên của các trường học, cơ quan, bãi biển, khu vực
biểu diễn công cộng
+ Ưu điểm:
* Tổ chức sự kiện ở không gian ngoài trời ít bị giới hạn, bó hẹp trong một
phạm vi không gian cụ thể.
* Thuận tiện cho việc tăng, giảm quy mô của sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện có
thể thay đổi không gian cho phù hợp với diễn biến thực tế của sự kiện, trong khi
đó điều này sẽ rất khó nếu tổ chức sự kiện trong hội trường.
* Không gian ngoài trời có thể là một trong những điều kiện thích hợp cho
việc đưa ra các ý tưởng sáng tạo độc đáo do không bị giới hạn bởi không gian
hẹp, ít bị rơi vào trùng lặp về không gian cũng như ý tưởng.
+ Nhược điểm:
* Chỉ phù hợp với một số loại hình sự kiện nhất định
* Chịu ảnh hưởng rất lớn của yếu tố thời tiết. Đây là nhược điểm mà các nhà
tổ chức sự kiện cần phải quan tâm. Ví dụ: vào những tháng thường có mưa to
chẳng hạn, cần phải xem xét các dự báo về thời tiết và có kế hoạch chuẩn bị dự
phòng khi thời tiết bất lợi xảy ra
* Các điều kiện hỗ trợ thường khó khăn hơn so với tổ chức trong các hội
trường (ví dụ nguồn điện, lối đi lại, khu vực vệ sinh, nhân viên phục vụ, vấn đề
an ninh)
* Giới hạn về thời gian chuẩn bị và các thủ tục xin phép.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 38
- Không gian trong các phòng tổ chức sự kiện: Đó là nơi tổ chức sự kiện
trong các không gian giới hạn khác nhau, có thể là trong các phòng chuyên
dụng về hội nghị, hội thảo; nhà hát; viện bảo tàng, khu hội chợ, triển lãm, các
gian hàng, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa, lớp học
+ Ưu điểm:
* Có khuôn khổ rõ ràng, do đó ít có những biến động lớn về kế hoạch cũng
như công tác triển khai sự kiện.
* Lợi dụng được cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có cũng như các dịch vụ mà cơ sở
cung ứng không gian có thể cung cấp cho ban tổ chức sự kiện (ví dụ như: hệ
thống âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, nhân viên phục vụ)
* Đảm bảo hơn trong các vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh so với không gian
ngoài trời.
+ Nhược điểm:
* Bị bó hẹp về quy mô nhất định, do đó khi tính toán số khách mời nhà tổ chức
sự kiện cần phải căn cứ vào địa điểm hoặc ngược lại (nếu đã chốt danh sách
khách mời) nhà tổ chức sự kiện phải tìm địa điểm phù hợp.
* Dễ lặp lại, dễ rơi vào khuôn mẫu trong cách bài trí, tổ chức.
- Không gian hỗn hợp: Đó là sự kiện được diễn ra vừa ở ngoài trời, vừa ở
trong nhà. Ví dụ: Ngày hội Trung thu 2008 tổ chức ở Bảo tàng dân tộc học, các
hoạt động vừa diễn ra bên trong khu nhà chính của bảo tàng, vừa diễn ra trong
khuôn viên bảo tàng.
Không gian hỗn hợp thường kết hợp được các ưu điểm của cả hai loại nói
trên. Tuy nhiên việc lựa chọn không gian hỗn hợp tương đối khó khăn (ít có cơ
sở có thể thỏa mãn được, đặc biệt ở các thành phố lớn). Tuy nhiên đối với các
sự kiện có quy mô lớn, có nhiều nội dung đây là loại địa điểm được lựa chọn
phổ biến.
2.1.3 Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm tổ chức sự kiện
Theo tiêu chí này có thể chia thành:
- Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: là những nơi được xây dựng với
mục đích kinh doanh dịch vụ trong đó có dịch vụ tổ chức sự kiện như: các
khách sạn, nhà hàng lớn, trung tâm hội nghị, hội thảo Đối với các địa điểm
này thường có cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như trang thiết bị tương đối đồng
bộ, có nhiều dịch vụ có thể cung ứng, hỗ trợ cho nhà tổ chức sự kiện. Đa số
địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có các phòng tổ chức sự kiện chuyên
dụng.
- Địa điểm tổ chức sự kiện bị động: là những nơi được xây dựng không
nhằm mục đích tổ chức sự kiện nhưng được lựa chọn để tổ chức một sự kiện
nào đó, như: sân vận động, vườn cây, quảng trường, đường phố, bãi đất rộng,
khuôn viên của các trường học, bãi biển, khu vực biểu diễn công cộng Đối
với địa điểm này nhà tổ chức sự kiện cần phải chuẩn bị rất nhiều các yếu tố
như: nguồn điện, khu vực vệ sinh, các vấn đề về an ninh, an toàn, lối đi lại
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 39
2.1.4 Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Bao gồm:
- Khu vực đón tiếp: Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp
- Khu vực để xe của khách mời
- Các lối đi lại: Lối đi chính, lối đi cho khách VIP, lối đi đến các dịch vụ bổ
trợ
- Khu vực kỹ thuật
- Khu vực triển khai sự kiện: Ví dụ trong các hội nghị hội thảo đó chính là
bục diễn thuyết, sân khấu, màn trình chiếu.
- Khu vực cung cấp các dịch vụ khác: Như khu vực ăn uống coffee break,
khu vực giải lao, vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, tham quan, giải trí
- Lối thoát hiểm và khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp.
2.1.5 Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Khi chúng ta quyết định về thông điệp cho một sự kiện nào đó, chúng ta
cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp
đó đến quảng đại công chúng. Khi chúng ta đã chọn được địa điểm ưng ý,
hãy xem xét những vấn đề sau:
- Địa điểm cần phải phù hợp với chủ đề của sự kiện (Một cuộc hội thảo
khoa học chẳng hạn cần phải tổ chức ở những địa điểm chuyên nghiệp, trang
trọng; trong khi đó một cuộc triển lãm nghề thủ công lại không nên tổ chức ở
một trung tâm hội nghị)
- Địa điểm cần phải phù hợp với quy mô của sự kiện (Ví dụ cần trả lời các
câu hỏi như: địa điểm đó chứa được tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với
số lượng khách mời dự tính hay không? Không nên quá chật, cũng ko quá dư
thừa khoảng không)
- Có vị trị thích hợp (lưu ý các vấn đề về khoảng cách, đường giao thông,
điểm đỗ xe)
- Có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, không chịu ảnh hưởng ngoại lai tiêu
cực (ví dụ ở một vùng có không khí ô nhiễm, tiếng ồn lớn sẽ không phù hợp
với đa số các loại hình sự kiện)
- Có các lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ của khán giả, thiết bị, diễn viên,
khách VIP, nhân viên và người khuyết tật phù hợp.
- Đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ
khác.
- Lưu ý các vấn đề về nguồn điện, nước. Hệ thống thông gió, điều hòa
nhiệt độ; hệ thống âm thanh, ánh sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy.
- Những dịch vụ cũng như sự hỗ từ doanh nghiệp quản lý địa điểm tổ chức
sự kiện
- Các yêu cầu về thông tin liên lạc (điện thoại, fax, internet, thậm chí các
chi tiết nhỏ như wifi, các giắc cắm nguồn cho máy tính)
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 40
- Khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp (khu vực sơ cứu, khu vực an
toàn cho khách VIP), lối thoát hiểm
- Cuối cùng là vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí dự trù hay không?
Một số kinh nghiệm trong lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ở Việt Nam
- bên cạnh những việc cơ bản (như trên chẳng hạn- tác giả), tôi thấy có những điều
mà nhà tổ chức cũng rất cần xem xét và đặt nặng khi tham gia khảo sát địa điểm. Đó chính là
các vấn đề nhỏ nhặt nhất như vệ sinh, toilette, giữ xe, đổ rác, thu gom rác... ở đâu, như thế
nào, khi nào... Có một số event tôi thấy không thành công vì bỏ qua những yếu tố đó
- Về không gian: tuỳ chương trình mà tính không gian cho phù hợp, không gian cho
200 người ngồi hội nghị kiểu lớp học khác với không gian ăn tiệc, và càng khác xa không
gian cho tiệc có khiêu vũ. Sau khi trừ đi các khoảng trống set up sân khấu, bàn ghế, bạn chia
không gian ra trung bình số mét vuông/người sẽ tiện tính toán hơn.
- Thời gian của người tham dự tại địa điểm đó có phù hợp với sự kiện không. Có
trường hợp tổ chức activation tại trường đại học mà không xem xét thời gian sinh viên đang
giai đoạn ôn thi nên nghỉ ở nhà nên dẫn đến phá sản chương trình vì ít khách tham dự.
- Chú ý cấu trúc của không gian để set up âm thanh ánh sáng cho phù hợp, có thể nhờ
supplier âm thanh hay chuyên gia âm thanh tư vấn, tránh việc âm thanh bị vang hay công
suất màn chiếu không đủ.
- Deal với người quản lý địa điểm: Khi nào mở máy lạnh, khi nào dọn tiệc, quá giờ
tính tiền làm sao, đem rượu và đồ ăn bên ngoài vào có tính thêm tiền phục vụ không, thủ tục
check in và check out cho hàng hoá đem vào và đem ra thế nào nếu không rõ ràng từ đầu sau
này chính bạn sẽ "ôm show" đó
(Theo www.f-event.com.vn)
2.1.6 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Chuẩn bị tổ chức sự kiện thường được tiến hành theo các bước cơ bản sau:
- Mô tả các yêu cầu cơ bản về địa điểm tổ chức sự kiện: Công việc này
được tiến hành dựa trên ngân sách dự toán, chủ đề, chương trình và kế hoạch
tổ chức sự kiện.
- Lập danh sách các nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với các
doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có một danh sách các nhà
cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện từ trước, ngoài ra với các sự kiện mới
được diễn ra cần bổ sung thêm vào danh sách có trước. Trong danh sách này,
ngoài các thông tin về nhà cung ứng (tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ) cần
có các thông tin về địa điểm như: bản đồ địa điểm; các mô tả về địa điểm; các
bức ảnh hoặc băng video quay về địa điểm. Một trong cách phổ biến hiện nay
là có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm trên web, tuy nhiên cách thức này
cũng có những ưu điểm và hạn chế nhất định
- Liên hệ với các nhà cung ứng địa điểm và tiến hành đàm phán về các yếu
tố có liên quan. Sau khi đã có danh sách rút gọn các nhà cung ứng địa điểm tổ
chức sự kiện cần trực tiếp liên hệ với các nhà cung ứng địa điểm. Các nội
dung cần tiến hành đàm phán như: Làm rõ các yêu cầu, các thông tin có liên
quan đến địa điểm. Cần phải chú ý đến tất cả các thông tin, kể cả những
thông tin nhỏ nhất. Nên có một danh sách kiểm tra (check list) các thông tin
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 41
khi tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện. Song song với việc tìm hiểu,
khảo sát về địa điểm cần chú ý đến các thông tin khác bổ sung khi tổ chức sự
kiện (như liệu có thể sửa chữa không gian, tận dụng lối đi), ngoài ra cần
tiến hành xem xét về giá cả, các dịch vụ hỗ trợ của nhà cung ứng địa điểm tổ
chức sự kiện.
- Lựa chọn địa điểm hợp lý nhất (trong trường hợp có nhiều địa điểm thích
hợp) và tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng với nhà cung ứng địa điểm tổ
chức sự kiện.
2.1.7 Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện
Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện thường có những bước cơ bản:
- Lập kế hoạch và tiến độ chi tiết cho công tác chuẩn bị địa điểm (nếu cần thiết)
- Chuẩn bị các khu vực chính của sự kiện: như sân khấu/ khu vực trình
diễn; phòng họp chính; khu vực diễn ra các nội dung cơ bản của sự kiện
- Chuẩn bị các khu vực bổ trợ
- Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị địa điểm.
2.2 Trang thiết bị
Ví dụ 01: Danh sách kiểm tra các vật dụng cho sự kiện
DANH SÁCH KIỂM TRA CÁC VẬT DỤNG CHO SỰ KIỆN
Dùng bản checklist này để đảm bảo là bạn đã dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event.Bạn có thể thêm, bớt tuỳ
nhu cầu các vật dụng đó.
SẢN XUẤT, THU THẬP HOẶC IN ẤN CÁC VẬT DỤNG SAU VÀ ƯỚC LƯỢNG SỐ LƯỢNG CẦN THIẾT CHO MỖI
THỨ:
VẬT DỤNG DÙNG CHO VIỆC HỌC HÀNH NGHIÊN CỨU:
BẢNG GIÁ
TÀI LIỆU HỌC TẬP
TÀI LIỆU CHO BUỔI HỌC SAU
BẢNG ĐĂNG KÝ THAM GIA VÀO TỔ CHỨC CỦA BẠN: GIẢ DỤ BẠN MUỐN GIỮ LIÊN LẠC VỚI NGƯỜI
THAM GIA VỀ SAU NÀY (BẰNG NEWSLETTER HAY EMAIL THONG BÁO) THÌ HÃY IN MỘT ÍT CARD HAY
GIẤY ĐIỀN THONG TIN ĐỂ GIỮ LẠI THONG TIN LIÊN LẠC CỦA HỌ.
BẢNG ĐĂNG KÝ THAM GIA THÊM MỘT BUỔI NỮA
HOÁ ĐƠN, BIÊN NHẬN VIỆC BÁN SÁCH, TÀI LIỆU
BROCHURE, FLYERS GIỚI THIỆU VÊ TỔ CHỨC
GIẤY CHỨNG NHẬN ĐÃ THAM GIA KHOÁ HỌC
PHIẾU ORDER ĐỒ ĂN THỨC UỐNG
BẢNG TÊN CỦA BAN TỔ CHỨC
VÀ CÓ THỂ CHUẨN BỊ THÊM CÁC THỨ SAU:
TRANG BỊ LẠI NĂNG LƯỢNG (TRÀ,CÀ PHÊ,LY, ĐỒ NẤU NƯỚC, KHĂN GIẤY V..VV.)
VIẾT BI
BANNER CHÀO MỪNG
BẢNG CHỈ DẪN
BẢNG GHI THÔNG TIN LIÊN HỆ
BẢNG PHÂN BIỆT KHU VỰC ĐĂNG KÝ,CHƯA ĐĂNG KÝ
THÙNG QUYÊN GÓP
HOA TƯƠI CHO BÀN, SÂN KHẤU
NHỮNG VẬT DỤNG CHO DIỄN GIẢ -KHĂN LAU, BẢNG LẬT TÀI LIỆU, VIẾT LÔNG, NƯỚC
DANH SÁCH NGƯỜI THAM DỰ CẬP NHẬT NHẤT
BÀN ĐĂNG KÝ, BÀN THÔNG TIN,BÀN ĐỂ TÀI LIỆU
Với bảng tổng hợp các công tác chuẩn bị cùng với tiến độ thực hiện cho giai
đoạn chuẩn bị sự kiện, người quản lý điều hành sự kiện (event manager) có thể
dễ dàng kiểm soát được các nội dung công việc trong giai đoạn rất quan trọng
này.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 42
Ví dụ 02: Danh sách trang thiết bị - dụng cụ cho các loại hình tiệc
Loại hình tiệc: Tên Khách Hàng:
Ngày giờ: Địa Chỉ:
Địa điểm: Điện Thoại:
Khách/ số bàn: Email:
STT Tên dụng cụ Đơn vị Số lượng Ghi chú
Đồ sành sứ - thủy tinh
1 Dĩa 25cm Cái
2 Dĩa 20cm Cái
3 Dĩa 16cm Cái
4 Chén chấm 7cm Cái
5 Hủ tăm Cái
6 Hi ball Cái
7 Red / white wine glass Cái
8 Rock glass 30cl Cái
9 Đũa muỗng + gác đũa muỗng Bộ
10 Chén súp 10cm Cái
11 Chén cơm 11cm Cái
12 Tách café Cái
13 Dĩa lót tách Cái
14 Bình đựng nước Cái
15 Dĩa vuông /chữ nhật/tròn lớn Cái
16 Gạt tàn Cái
17 Water goblet Cái
18 Soup cup Cái
Đồ dùng kim loại
1 Muỗng súp Cái
2 Tea spoon Cái
3 Bục kê Cái
4 Dao muỗng nĩa món chính Bộ
5 Dao muỗng nĩa tráng miệng / salad Bộ
6 Vá súp lớn Cái
7 Muỗng phục vụ lớn Cái
8 Kim gút( kết rèm) Hộp
9 Dao bơ Cái
10 Kẹp gắp thức ăn Cái
11 Xô đá Cái
12 Chân để xô đá Cái
Đồ Vải
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 43
Người lập phiếu Trưởng bộ phận Ẩm Thực
. .
III. Chuẩn bị nhân sự
1 Khăn trải bàn tròn Ø150cm Cái
2 Khăn trải bàn 180cm x220cm Cái
3 Khăn ăn 50cm x 50cm Cái
4 Khăn lau 40cm x 60cm Cái
5 Rèm bàn may sẵn Cái
6 Áo ghế + nơ Bộ
7 Vải phi bóng các màu Cuộn
8 Khăn phủ bàn tròn Cái
9 Áo ghi lê Cái
Đồ Gổ
1 Bàn tròn Ø 150cm Cái
2 Bàn IBM 45cm x 180cm Cái
3 Ban Oblong 76cm x 120/180cm Cái
4 Bàn Cocktail Ø 90cm x 120cm Cái
5 Bàn bán nguyệt Cái
6 Bàn Chữ C Cái
7 Bàn vuông 100cm x 100cm Cái
8 Ghế banquet Cái
Các vật dụng khác
1 Khay tròn Cái
2 Khay chữ nhật Cái
3 Khui bia Cái
4 Khui rượu Cái
5 Chân để khay Cái
6 Mặt kính xoay + vòng xoay Bộ
7 Xe đẩy Cái
8 Thùng đá Cái
9
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 44
Nhân lực cho dịch vụ tổ chức sự kiện rất đa dạng về ngành nghề ngoài ban tổ
chức sự kiện còn có các nhà quản lý bộ phận, nhân viên tổ chức sự kiện, nhân
viên từ các nhà cung ứng dịch vụ
Việc chuẩn bị nhân lực trong sự kiện cần được tiến hành theo các bước cơ
bản:
- Xác định mô hình tổ chức lao động
- Lập kế hoạch về nhân lực cho sự kiện
- Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực (như bố trí, tuyển dụng, ký kết hợp
đồng)
- Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân công công việc, hướng dẫn thực
hiện theo bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập)
- Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị
3.1 Xác định mô hình tổ chức lao động
Trong quá trình lập kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện, sơ đồ cơ cấu tổ
chức (organisational structure) của ban tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng rất lớn đến
các công việc nói trên. Việc xác định một sơ đồ cơ cấu tổ chức rõ ràng sẽ tạo
điều kiện thuận lợi cho các nhà tổ chức sự kiện. Cùng với mỗi mô hình cơ cấu
tổ chức lao động sẽ có những chức danh tương ứng trong công việc.
Từ sự khác biệt về quy mô, loại hình sự kiện, các sơ đồ cơ cấu tổ chức trong
công tác tổ chức sự kiện có thể khác nhau, dưới đây là một số sơ đồ cơ cấu tổ
chức mang tính phổ biến nhất cần được xem xét.
3.1.1. Mô hình tổ chức lao động đơn giản
Mô hình đơn giản (simple structure) là mô hình mà người đứng đầu là nhà
quản lý sự kiện, trực tiếp chỉ đạo các nhân viên nghiệp vụ tổ chức sự kiện. (xem
sơ đồ sau)
Sơ đồ 01. Mô hình tổ chức lao động đơn giản
Nhà quản lý sự kiện
(Event manager)
An Bình Cường Dũng Ngọc
Đây là mô hình tổ chức phổ biến nhất trong tổ chức các sự kiện nhỏ, nó linh
hoạt, dễ thay đổi và thích ứng với hoàn cảnh thay đổi, các trách nhiệm thường
được phân định rõ ràng - người quản lý là trách nhiệm cho tất cả các hoạt động
liên quan đến sự kiện này. Tính linh hoạt của cấu trúc này ở chỗ nhân viên có
thể kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực, công việc khác nhau. Mặt khác do nhà quản lý
sự kiện trực tiếp chỉ đạo nhân viên nên việc trao đổi thông giữa nhân viên và
nhà quản lý thường nhanh chóng, chính xác.
Tuy nhiên, ngoài một số ưu điểm nói trên mô hình này cũng có những hạn chế
nhất định như:
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 45
- Do một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực khác nhau, nên tính chuyên
môn hóa trong công việc sẽ bị hạn chế, mặt khác để có được nhân viên đủ khả
năng tham gia thực hiện nhiều công việc, nhiều lĩnh vực là điều không đơn giản.
- Thứ hai, mô hình này không phù hợp với các sự kiện có quy mô tương đối lớn,
khối lượng công việc nhiều.
- Thứ ba, đòi hỏi người quản lý sự kiện phải có hiểu biết rất rộng (và tương đối
sâu) về tất cả các lĩnh vực trong tổ chức sự kiện. Mặt khác nếu người quản lý sự
kiện có những hạn chế về chuyên môn hoặc phong cách lãnh đạo thì rủi ro cho
sự thất bại của công tác tổ chức là rất lớn vì tất cả các quyết định sẽ tập trung ở
một người.
3.1.2. Mô hình tổ chức lao động theo chức năng
Mô hình tổ chức lao động theo chức năng (Functional structures- xem sơ đồ
sau) đứng đầu là nhà quản lý sự kiện tổng thể (General manager), trực tiếp chỉ
đạo các cán bộ quản lý cấp dưới (theo chức năng) như: Quản lý thương mại
(Commercial manager), Quản lý truyền thông và hành chính (Media
administration manager), Quản lý các dịch vụ trong sự kiện (Tournament
administration manager), Quản lý bán hàng trong sự kiện (Sales manager), Đạo
diễn nội dung chương trình (Tournament director).
- Cán bộ Quản lý thương mại phụ trách các nhân viên: quan hệ với tài trợ
(Sponsorship coodinator); quan hệ về giấy phép (Licensing coodinator)
- Cán bộ Quản lý các dịch vụ trong sự kiện phụ trách các nhân viên: Lễ tân
(Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration
assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với các nhà cung ứng
(Tournament coodinator)
- Cán bộ quản lý bán hàng trong sự kiện phụ trách các nhân viên bán hàng
(Corporate sales executive)
- Đạo diễn nội dung chương trình phụ trách các nhân viên: quan hệ công chúng
(Publicity manager); phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin
coordinator); phụ trách các mảng chức năng khác (Function coordinator)
Mô hình tổ chức lao động theo chức năng khuyến khích phát triển chuyên môn
của đội ngũ lao động, ngoài ra tránh sự chồng chéo các trách nhiệm trong công
việc. Mô hình nói trên (tham khảo từ cơ cấu tổ chức lao động trong tổ chức giải
quần vợt Úc mở rộng) chỉ là một ví dụ tham khảo, có thể bổ sung thêm các nội
dung theo chức năng cho mô hình này. Hạn chế cơ bản của mô hình này, là nếu
thiếu hiểu biết về các nhiệm vụ và các bộ phận chức năng nếu chỉ tập chung
đảm bảo lợi ích của bộ phận mình có thể xung đột với các bộ phận chức năng
khác.
Trong các doanh nghiệp tổ chức sự kiện lớn khi vận dụng mô hình này thường
tiến hành việc luân chuyển đội ngũ nhân viên qua các khu vực chức năng khác
nhau nhằm tăng sự hiểu biết cho nhân viên, tăng sự gắn kết và phối hợp trong
công việc.
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 46
Sơ đồ 02: Mô hình tổ chức lao động theo chức năng
Nhà quản lý sự
kiện
(General
manager)
Đạo diễn nội dung
chương trình
Quản lý thương
mại
Quản lý
truyền
thông và
hành chính
Quản lý các dịch
vụ trong sự kiện
Quản lý bán
hàng trong sự
kiện
Quản lý
quan hệ
công chúng
trợ lý
nội
dung
sự kiện
Lễ tân
quan hệ
với tài
trợ
quan
hệ về
giấy
phép
phụ
trách
địa
điểm
phụ
trách
các nhà
cung
ứng
Phụ
trách
bán
hàng 1
Phụ
trách
bán
hàng 2
Phụ trách
marketing
hoặc kinh
doanh du
lịch
Phụ
trách
các
lính
vực
chức
năng
khác
Nv. tổ chức
trình diễn 1
Nv. tổ chức
trình diễn 2
nhân viên
marketing
Nv.
3.1.3. Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận
Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận (Program-based matrix strucctures) là
mô hình tổ chức lao động hỗn hợp, có sự kết hợp của các bộ phận chức năng để
tiến hành tổ chức hoạt động theo từng nội dung công việc. Dưới đây là một ví
dụ về mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận.
Sơ đồ 03: Ví dụ về mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận
Nhà quản lý sự kiện
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 47
Các hệ thống hỗ trợ Các địa điểm
Khu vực
đón tiếp
Khu vực
hội thảo
Khu vực vui
chơi giải trí
Khu vực
ăn uống
Hệ thống an ninh
Hệ thống vận chuyển
Hệ thống thông tin liên
lạc
3.1.4. Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng
Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng (Multi-organisational
or network structures) là mô hình được áp dụng đối với các sự kiện có số lượng
nhân viên tham gia không lớn (ít hơn 20 người), nhưng nội dung công việc lại
tương đối nhiều. Mô hình này gần giống mô hình đơn giản nhưng có nhiều cấp
hơn.
Thực tế trong mô hình này, các mảng công việc được giao cho người phụ trách
còn việc tiến hành được ký kết với các nhà cung ứng. Ví dụ: sau khi ký kết với
một công ty đảm bảo an ninh, nhân viên phụ trách an ninh chỉ có trách nhiệm
giám sát và phối hợp với lãnh đạo của nhóm nhân viên này.
Sơ đồ 04: Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng
Nhà quản lý sự kiện
(Event manager)
Phụ trách địa
điểm
(Venue
management)
Phụ trách
về các nhà
cung ứng
dịch vụ
(Catering
company)
Phụ trách tài
chính
(Accounting
consunltant)
Phụ trách
Marketing
(Marketing
consutancy)
Nhà cung cấp
dịch vụ trung
gian
Nhà cung
ứng
Các nhân
viên
Các nhân
viên
Các nhân
viên
Các nhân viên
Mô hình này có ưu điểm là tiết kiệm được nguồn nhân lực của nhà tổ chức sự
kiện, như không cần duy trì một đội ngũ nhân viên thường xuyên lớn mà chỉ cần
hợp tác mang tính sự vụ với các nhà cung ứng. Một ưu điểm khác là tận dụng
được tính chuyên nghiệp của các nhà cung ứng dịch vụ trên cơ sở các hợp đồng
chi tiết về cung ứng dịch vụ. Ngoài ra ngân sách tổ chức sự kiện cũng được dự
toán chính xác (trên cơ sở các hợp đồng đã được ký kết với các nhà cung ứng
trung gian).
Một số hạn chế của mô hình này là chất lượng của các dịch vụ phụ thuộc rất
lớn và các nhà cung ứng dịch vụ trung gian. Ngoài ra nếu nhân viên phụ trách
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 48
các mảng này nếu thiếu những hiểu biết nhất định về lĩnh vực mà mình phụ
trách, cũng như thiếu kinh nghiệm trong việc kiểm soát, phối hợp cũng có thể
làm ảnh hưởng đến chất lượng nói chung của cả chương trình.
3.2 Các chức danh trong tổ chức sự kiện
Như trên đã trình bày, tùy theo quy mô và loại hình sự kiện cũng như mô hình
tổ chức lao động của sự kiện có thể có nhiều chức danh khác nhau. Khái quát
công việc có thể chia thành các nhóm chức danh cơ bản sau:
- Nhà quản lý sự kiện
- Các cán bộ quản lý trung gian
- Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện
- Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện
Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một cách chi tiết hơn các chức danh nói trên.
3.2.1. Nhà quản trị sự kiện
Nhà quản lý sự kiện (General manager/ Event manager): là người quản lý cao
nhất, đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, (và cả nhà đầu tư sự kiện trong
một sự kiện cụ thể) có trách nhiệm lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát mọi hoạt
động của quá trình tổ chức sự kiện. Nhà quản lý sự kiện thường là người thuộc
biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện.
Trong đa số trường hợp nhà quản trị sự kiện chính là trưởng ban tổ chức sự
kiện. Tuy nhiên ở Việt Nam, trong một số trường hợp nhà đầu tư sự kiện chỉ
định trưởng ban tổ chức sự kiện với tư cách là người giám sát chung, mang tính
danh nghĩa khi triển khai sự kiện. Trong trường hợp này các công việc chính
trong tổ chức sự kiện vẫn thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị sự kiện
Sau khi đã ký kết hợp đồng với nhà đầu tư sự kiện, doanh nghiệp tổ chức sự
kiện cần giao nhiệm vụ tiến hành sự kiện cho một nhà quản lý sự kiện thích
hợp. Mặc dù vẫn được sự tư vấn, hỗ trợ từ doanh nghiệp tổ chức sự kiện, nhưng
việc giao nhiệm vụ cho một nhà quản lý cụ thể là việc làm cần thiết để tiến hành
thành công các công việc trong tổ chức sự kiện.
Nhà quản lý sự kiện sẽ là người trực tiếp chịu trách nhiệm và tham gia lập kế
hoạch, điều hành, giám sát mọi hoạt động trong quy trình tổ chức sự kiện nhằm
đạt được các mục tiêu mà chủ đầu tư sự kiện cũng như nhà tổ chức sự kiện đã
đặt ra. Nhà quản lý sự kiện chính là đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện
thực hiện các mục tiêu của sự kiện, vì vậy họ không chỉ có lên kế hoạch và thực
hiện mà còn tham gia xây dựng ý tưởng, chương trình, tổ chức truyền thông,
quan hệ với các đối tác Họ phải có những hiểu biết và nghiệp vụ cơ bản trong
việc xây dựng chương trình, thiết kế sản xuất, âm thanh ánh sáng, viết kịch bản,
hậu cần, lên chi phí, thương thảo và dĩ nhiên là quan hệ khách hàng nữa, nói
chung là phải hiểu biết trên nhiều phương diện.
Nhà quản lý sự kiện phải tham dự vào tất cả các bước trong quy trình tổ chức
sự kiện như: giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với chủ đầu tư sự kiện; lập
kế hoạch tổ chức sự kiện; lựa chọn địa điểm; chuẩn bị tổ chức sự kiện; lập dự
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 49
toán ngân sách ban đầu; với khách hàng, thăm dò địa điểm, làm rõ brief của
khách hàng, dự trù ngân sách ban đầu, tính toán dòng lợi nhuận, giấy tờ, lịch
trình, tổng quan thiết kế địa điểm, lắp đặt kỹ thuật.... Với trách nhiệm như vậy
đòi hỏi nhà quản lý sự kiện phải có rất nhiều những tố chất cũng như yêu cầu
cần thiết.
3.2.2. Các cán bộ quản lý trung gian
Các cán bộ quản lý trung gian là các cán bộ phụ trách một mảng công việc/
một chức năng/ một khâu/ một bộ phận trong quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu
sự lãnh đạo của Nhà quản lý sự kiện. Ví dụ: Cán bộ lập kế hoạch tổ chức sự
kiện (Event planer); Cán bộ quản lý thương mại (Commercial manager), cán bộ
quản lý truyền thông và hành chính (Media administration manager), cán bộ
quản lý các dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration manager), cán bộ
quản lý bán hàng trong sự kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chương
trình (Tournament director) Các cán bộ quản lý trung gian đa số là người
thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện, tuy nhiên họ cũng có thể là
người do doanh nghiệp tổ chức sự kiện thuê tham gia làm việc theo kiểu sự vụ
cho một sự kiện nào đó.
Trong thực tế các cán bộ quản lý trung gian cũng được gọi chung là nhà quản
lý sự kiện hay event manager; để tiện nghiên cứu trong tài liệu này chúng tôi
gọi người lãnh đạo cao nhất của một sự kiện là nhà quản lý sự kiện còn các nhà
quản lý cấp dưới được gọi là cán bộ quản lý trung gian.
3.2.3. Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện
Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện, là những người trực tiếp tham gia thực
hiện hoặc quản lý các nội dung công việc trong quá trình tổ chức sự kiện và
chịu sự lãnh đạo của cán bộ quản lý trung gian tương ứng, thuộc nhóm này tùy
theo loại hình và quy mô sự kiện có thể có rất nhiều các chức danh khác nhau.
Ví dụ với một sự kiện lớn (Giải quần vợt Úc mở rộng) có thuộc nhóm này có
thể có các chức danh như: nhân viên quan hệ với tài trợ (Sponsorship
coodinator); nhân viên quan hệ về giấy phép (Licensing coodinator); Lễ tân
(Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration
assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với các nhà cung ứng
(Tournament coodinator); nhân viên bán hàng (Corporate sales executive); nhân
viên quan hệ công chúng (Publicity manager); nhân viên phụ trách marketing/
du lịch (Tourism/marketin coordinator); nhân viên phụ trách các mảng chức
năng khác (Function coordinator) Tương tự như các cán bộ quản lý trung
gian, nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện cũng có thể là người thuộc biên chế
của doanh nghiệp hoặc do doanh nghiệp tổ chức sự kiện thuê tham gia làm việc
theo tính chất sự vụ.
3.2.4. Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện
Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện là những người tham gia
vào việc cung ứng các dịch vụ có trong một sự kiện như các dịch vụ kỹ thuật, an
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 50
ninh, trình diễn, ăn uống đa số các nhân viên ở nhóm này đến từ các nhà cung
ứng trung gian dịch vụ tổ chức sự kiện (tuy nhiên cũng có thể thuộc biên chế
của doanh nghiệp tổ chức sự kiện đối với các công việc thường xuyên, ví dụ:
dẫn chương trình, thiết kế, trang trí)
Các chức danh thuộc nhóm này rất đa dạng, nó liên quan đến rất nhiều lĩnh
vực khác nhau như:
- Các công việc liên quan đến trang trí, trình diễn: Người dẫn chương trình
(MC); nhân viên PG; nhân viên thiết kế, nhân viên trang trí; nhân viên kỹ thuật
âm thanh, ánh sáng; diễn viên
- Các công việc liên quan đến công tác tiếp tân: nhân viên bảo vệ, an ninh; nhân
viên lễ tân; nhân viên hướng dẫn
- Các công việc liên quan đến dịch vụ lưu trú, ăn uống, tham quan vui chơi giải
trí: là các chức danh trong từng dịch vụ cụ thể này (ví dụ trong dịch vụ lưu trú là
nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ buồng)
Tham khảo: Các nhóm nhân sự trong bộ phận Tiệc: Thông thường có 4 nhóm:
Nhóm bán hàng (Selling staff)
Nhóm thực hiện (Executing staff)
Nhóm dịch vụ bên ngoài (Outside contractors)
Nhóm hỗ trợ (Supporting staff)
Vai trò và trách nhiệm các bộ phận:
1. NHÓM BÁN HÀNG (SELLING STAFF )
a. Giám đốc tiệc (Catering Manager/Banquet Sale Director)
Báo cáo cho giám đốc ẩm thực
Giám sát việc bán hàng
Kiểm soát, dự báo doanh thu
Cùng bếp trưởng soạn thực đơn
Lập kế hoạch quảng cáo
Đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động
b. Nhân Viên nhận Tiệc (Banquet Sales)
Báo cáo cho Giám đốc tiệc (Catering Director/Banquet Sale Director)
Nghiêm túc chấp hành chính sách về hành chánh và thông tin (Đơn giá,
Hình thức đặt cọc, Dài x rộng sảnh tiệc.)
Luôn hỗ trợ khách hàng suốt thời gian diễn ra tiệc
Kỹ năng bán hành, giao tiếp tốt, kiến thức chuyên môn cao
Khả năng dự đoán tình hình cạnh tranh
Quan hệ tốt với khách hàng, đồng nghiệp
c. Thư Ký Tiệc (Banquet Office Staff)
Thực hiện công việc hành chính, văn thư văn phòng
Giao tiếp tốt qua điện thoại
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 51
Trí nhớ tốt và khả năng tổ chức công việc
2. NHÓM THỰC HIỆN (EXECUTING STAFF )
a. Quản lí tiệc (Banquet Manager)
+ Trách nhiệm:
Thiết kế sơ đồ tiệc
Lập bảng phân công nhân sự
Giám sát mọi việc: chuẩn bị và phục vụ
- Cung cấp thông tin đầy đủ cho nhân viên
- Giao quyền cho nhân viên
- Biết khả năng nhân viên hỗ trợ nhân viên
- Giao thời hạn hoàn tất
- Theo dõi công việc của nhân viên
Kiểm tra dụng cụ, thiết bị trước tiệc
Kiểm tra thực đơn, trình tự phục vụ
Đảm bảo an toàn, vệ sinh
+ Phẩm chất:
Có kỹ năng điều hành tốt
Có thể chất tốt để làm việc nhiều giờ
Ngoại hình dễ nhìn, thanh lịch, thân thiện, bình tĩnh trước áp lực
b. Tổ trưởng tiệc (Banquet Captain)
+ Trách nhiệm:
Phụ trách tiệc nhỏ hoặc 1 khu vực trong tiệc lớn
Kiểm tra số khách và bếp ăn cùng bếp trưởng
Giám sát, nhắc nhở nhân viên
Đáp ứng nhu cầu đặc biệt của khách
+ Phẩm chất:
Có khả năng giám sát và hướng dẫn phục vụ tốt
Có thể chất tốt ,làm việc trong nhiều giờ
Ngoại hình dễ nhìn, thanh lịch
c. Nhân Viên Phục Vụ Tiệc (Banquet Waiter)
Sắp xếp phòng họp, tiệc theo sơ đồ
Phục vụ ăn uống theo thực đơn
Thu dọn sau tiệc
d. Bếp Trưởng Tiệc (Banquet Chef)
Báo cáo Bếp trưởng chính
Trách nhiệm về thức ăn
Sức khỏe tốt, kỹ năng nấu bếp giỏi
Có tính sáng tạo
Kỹ năng quản lí, tổ chức tốt
Giáo trình Tổ chức sự kiện
Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 52
e. Nv Bếp Nóng /Nguội (Banquet Cook/Pantry Worker)
Chuẩn bị thức ăn
Khéo tay trang trí, tỉa củ
Sức khỏe tốt, chịu áp lực cao
Sẵn sàng làm việc nhiều giờ
Kỹ năng làm việc nhóm
g. Nv Vệ Sinh (Banquet Steward)
Vệ sinh, bảo quản dụng cụ, trang thiết bị, cơ sở vật chất
3. NHÓM DỊCH VỤ BÊN NGOÀI (OUTSIDE CONTRACTORS)
Chuyên gia chụp ảnh
Công ty cho thuê thiết bị nghe nhìn
Chuyên viên trang trí hoa
Ban nhạc
Nhóm nhạc, ca sỹ, nhóm múa, nhóm hài – danh hài
Đội ngũ nhân viên khánh tiết (nhóm múa)
Nhân viên bảo vệ
..
4. NHÓM HỖ TRỢ (SUPPORTING STAFF)
Nhân viên kỹ thuật điện, mộc; nhân viên thu ngân; nhân viên vệ sinh;
nhân viên bếp; nhân viên trang trí......
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- giao_trinh_to_chuc_su_kien_ngo_thi_hong.pdf