Giáo trình Tổ chức sự kiện - Ngô Thị Hồng

Kiểu xe ________ Lao động ________ Khác ________ Tổng $ _______ Tiện ích / Xử lý chất thải Quản lý Nước hookup ________ Restrooms / Portopotties ________ Thùng rác / Dumpsters / ________ Receptacles ________ Sử dụng dịch vụ ________ Thiết lập Crew ________ Cleanup Crew ________ Vật ________ Misc. ________ Tổng $ _______ Khuyến mãi / Quảng cáo Báo chí ________ Tạp chí ________ Radio ________ Tivi ________ Hiển thị dấu hiệu ________ Đường dấu hiệu ________ Dấu hiệu Directional ________ Biểu Ngữ ________ In hình ảnh ________ Khuyến mại Mục ________ Radio / TV / Mã số sản xuất ________ Tổng $ _______ Bảo mật Cơ sở ________ Riêng tư ________ Tổng $ _______ Bảo hiểm Bảo hiểm trách nhiệm pháp lý Gen ________ Rider ________ -Giao thông vận tải trên trang web Truck / Văn thuê ________ Giỏ hàng / tay Xe Tải ________ Xe đặc biệt ________ Khác ________ Lao động ________ Tổng $ _______ Du lịch / Phịng Du lịch VIP ________ Limousine / xe cho thuê ________ Khách sạn ________ Nhân viên Du lịch ________ Limousine / xe cho thuê ________ Khách sạn ________ Tổng $ _______ Nhân sự Quản lý tổ chức sự kiện ________ Hiển thị / Nhân viên tổ chức sự kiện ________ Các nhân viên ________ Ngoài ________ Máy chủ / Hostesses ________ Đăng ký ________ Tư vấn ________ Quan hệ cộng đồng ________ Khác ________ Tổng $ _______ Xem xét khẩn cấp Y khoa ________ Xe cứu thương ________ Mưa Kế hoạch Chi phí ________ Canopies / tents / Coverings ________ Tổng $ _______ Misc. Chi phí Kế toán ________ Luật sư ________ Văn phòng phẩm ________ Trang thiết bị văn phòng ________ Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 32 ________ Máy nghe video / Ghi ______________________ Máy chụp ảnh ________ Máy chiếu Overhead ______________________ Máy chiếu / ________ giỏ hàng Động & Phim ________ Màn hình ________ Lecterns / Podiums ________ Micro ________ Reel-to-reel Tape Ghi ______________________ Máy nghe đĩa ________ Hệ thống âm thanh ________ Bộ Talkies ________ Trỏ / Đánh dấu pens _____________________ Flip Charts ________ Blackboards ________ Máy tính Interfaces ____________________ Nhân viên kỹ thuật ________ Lao động ________ Tổng $ _______ Thiết bị điện Chiếu sáng chung ________ Đặc biệt chiếu sáng ________ Generator ________ Mở rộng dây ________ Mã số sản xuất ________ Khác Rentals ________ Lao động ________ Tổng $ _______ Trang trí Sự kiện Thất ________ Giai đoạn Thất ________ Giai đoạn Backdrop ________ Centerpieces / Bảng Thất ________ Hoa / Cây ________ Ngọn nến ________ Balloons ________ Chuyên ngành linen ________ Chủ tịch Covers ________ Dấu hiệu ________ Props ________ Giấy Vật ________ Chuyên ________ Tổng $ _______ Thiết kế & In ấn Thiết kế ________ Kinh doanh các loại thẻ ________ Brochures ________ Truyền thông Kit ________ Đăng ký gói ________ Poster ________ Flyers ________ Lời mời ________ Vé ________ Letterhead / envelopes ________ Chuyên Mục ________ Nhân đôi / photocopy ________ Logo ________ Chương trình ________ Tổng $ _______ Misc. In ấn / Specialities Menus ________ Các bản đồ ________ Tài trợ Dấu hiệu ________ Đặc biệt khu vực ________ Khu vực VIP ________ Tên Tags / holders ________ Nơi Thẻ ________ Giải thưởng, Recognitions ________ Engraving ________ Giấy chứng nhận ________ Giải thưởng ________ Khung ________ Cảm ơn Quý vị Thẻ ________ Khác ________ Tổng $ _______ Giao thông vận tải / xe Limousine / xe cho thuê ________ Phòng Diện tích ________ Đưa đón ________ Mileage Boài Hoaøn ________ Lao động / Nhân ________ Tổng $ _______ Điện thoại ________ Bán Vé phí ________ Kho ________ Mileage ________ Đậu xe ________ Cung cấp bổ sung ________ Sự kiện Photographer ________ Sự kiện Videographer ________ Kiểm tra coat Tình nguyện viên (Hoạt động Appreciation / Quà tặng )________ Vé có ________ Địa phương, tiểu bang, liên bang thuế _______ Misc. Gratuities ________ Lao động chuyên ________ Khác ________ Tổng $ _______ Postage / Vận chuyển / Kho Bưu ________ Số lượng lớn thư / Giấy phép ________ Thư Nhà ________ Freight ________ Dịch vụ phân phối ________ Drayage ________ Tổng $ _______ Tổng số chi phí $ ____________ Thu nhập Sự kiện thu nhập $__________ Booth Vũ trụ Bán hàng $________ Bán vé / Admission $________ Nhà tài trợ / Underwriters $________ Quyên góp $________ Hàng hóa $________ Raffle $________ Đấu giá $________ Bar $________ Chương trình quảng cáo $________ Khác $________ Tổng số lợi tức $ ______________ Lợi nhuận hoặc tổ chức sự kiện mất $ _________ Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 33 Misc. Chi phí ________ Lao động ________ Tổng $ _______ Ngoài ra, có thể tham khảo thêm các kinh nghiệm thực tế trong việc lập Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số kinh nghiệm về Dự toán ngân sách ở Việt Nam. Kinh nghiệm trong dự trù kinh phí cho tổ chức sự kiện Kinh nghiệm trong dự trù kinh phí cho tổ chức sự kiện Trong tổ chức event, dự trù kinh phí là một trong những phần tương đối khó gặm nếu bạn chưa có kinh nghiệm nhiều về tổ chức events, nếu để sơ sót thiếu mất khoản gì quan trọng bạn có thể sẽ ko đủ ngân sách cho nó, đồng thời bộc lộ sự thiếu chu đáo của bạn. Cho nên nhân tiện theo kinh nghiệm cũng xin nêu ra 1 số hạng mục chính yếu mà bạn cần xem xét khi lến 1 dự trù kinh phí (cũng như lên báo giá cho khách hàng nếu bạn tổ chức event cho khách hàng). Tất nhiên tùy từng event thì có xê xích khác nhau, vì event rất đa dạng về hình thức và nội dung. 1. Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm)/ 2. Đồ ăn thức uống 3. Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào) 4. Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc nhẽo) 5. Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ..) 6. Set up (sân khấu, bàn ghế nếu thứ này ko có trong phí thuê địa điểm) 7. Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card) 8. Photo, camera 9. Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục) 10. Game, quà tặng 11. Đi lại, vận chuyển 12. Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp khách nếu có) 13. Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có) 14. Linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác..) 15. Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh 1.3.2 Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện Nhà tổ chức sự kiện có vai trò rất quan trọng trong quá trình tiến hành sự kiện do đó họ xứng đáng được hưởng phần giá trị mà họ đã đóng góp cho thành công của sự kiện. Vì vậy, khi lập dự toán nên ghi rõ các khoản mục liên quan đến nhà tổ chức sự kiện như: + Chi phí cho nhân công tham gia quản lý, điều hành sự kiện. + Chi phí cho việc sáng tạo các ý tưởng, lập chương trình kế hoạch cho sự kiện. + Lợi nhuận Tuy nhiên, trong thực tế các công ty tổ chức sự kiện ở Việt Nam thường không tính toán như trên, hoặc không đề cập đến phần lợi nhuận. Đây là điều Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 34 không logic (xét theo phương diện kinh doanh) vì mục tiêu của mọi doanh nghiệp chính là lợi nhuận. Đặc biệt, một số doanh nghiệp khi lập Dự toán ngân sáchtổ chức sự kiện còn giảm phần giá trị mà mình sẽ nhận được (nhằm gây ấn tượng tốt với nhà đầu tư sự kiện), thay vào đó họ lại tăng giá các khoản chi phí, các dịch vụ trực tiếp trong sự kiện (để mức giá dịch vụ cao hơn nhiều so với mức giá mà nhà tổ chức sự kiện ký kết với các nhà cung ứng khác). Việc tính toán như vậy là thiếu trung thực, gây tổn hại cho khách hàng (vì nếu với dịch vụ có giá cao khách hàng cũng phải được hưởng với chất lượng tương xứng). Tuy nhiên do nhiều lý do, việc lập dự toán như trên mặc dù khá phổ biến nhưng vẫn được chấp nhận ở Việt Nam. Theo xu hướng phát triển chung, các nhà tổ chức sự kiện cần thay đổi quan điểm, hãy làm thật tốt và thẳng thắn đòi hỏi những gì mà mình đáng được hưởng. 1.3.3 Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước Đây cũng là một khoản cần phải được tính đến trong dự toán và phải làm rõ trong hợp đồng của nhà tổ chức sự kiện với nhà đầu tư sự kiện. Vì nếu nhà tổ chức sự kiện không tính đến các khoản này có thể họ sẽ không thu được khoản lợi nhuận nào, hoặc thu được rất ít từ sự kiện vì phải bỏ tiền ra trang trải các khoản chi phí nói trên. 1.3.4 Các chi phí dự phòng và chi phí liên quan đến việc thay đổi chương trình Các chi phí dự phòng là các khoản chi phí liên quan đến công tác dự phòng trong tổ chức sự kiện (như dự phòng tăng thêm số khách mời, hoặc dự phòng số khách mời đến với sự kiện lớn hơn số dự kiến; Dự phòng các tình huống phát sinh khác trong tổ chức sự kiện) các khoản chi phí này cũng cần phải xem xét trong khi lập dự toán để đảm bảo thành công cho sự kiện. 1.4 Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện Tùy theo hợp đồng và thỏa thuận về việc cung cấp dịch vụ cũng như vai trò của nhà tổ chức sự kiện trong quá trình thực hiện sự kiện, có các hình thức lập Dự toán ngân sách (tính giá kế hoạch) cho sự kiện khác nhau. Có 4 hình thức lập Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện cơ bản sau: 1. 4.1 Giá trọn gói Trường hợp này áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ chức sự kiện thực hiện mọi công việc, dịch vụ phát sinh trong sự kiện nhằm đạt được các mục đích, ý tưởng mà họ đề ra. Như vậy, nhà tổ chức sự kiện sẽ xây dựng chương trình, xác định giá các dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ được nhận, xác định các chi phí dự phòng, mức lợi nhuận, thuế từ đó đưa ra giá trọn gói cho toàn bộ sự kiện với nhà đầu tư sự kiện. Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 35 Giá dự toán sự kiện = Tổng chi phí trực tiếp cho sự kiện + Giá trị nhà tổ chức sự kiện nhận được + Các khoản thuế, lệ phí có liên quan + Các chi phí dự phòng, phát sinh (nếu có) 1.4.2 Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức sự kiện Trường hợp này áp dụng cho hình thức nhà đầu tư tổ chức sự kiện thuê nhà tổ chức sự kiện đóng góp ý tưởng, lập chương trình, kế hoạch và điều hành giám sát quá trình tổ chức sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện xây dựng chương trình, xác định giá các dịch vụ có liên quan, giá trị mà họ (nhà tổ chức sự kiện) được nhận từ đó lập dự toán cho cả chương trình. Hình thức này nhà đầu tư sự kiện sẽ cùng giám sát các dịch vụ, và là người chi trả cho tất cả các dịch vụ, hàng hóa phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. Giống như khi xây một ngôi nhà- nhà tổ chức sự kiện (với vai trò tương đương với người thiết kế và thi công ngôi nhà) sẽ được hưởng tiền thiết kế, và những phần thi công mà mình tham gia, còn lại phần chi phí nguyên vật liệu cũng như các dịch vụ phát sinh khác do chủ nhà trực tiếp chi trả. Trong trường hợp này khi lập dự toán ngoài việc lập Dự toán ngân sách chung cho toàn bộ sự kiện (tương tự như trên), nhà tổ chức sự kiện còn phải lập một bản Dự toán ngân sách mà nhà đầu tư sự kiện phải trả cho nhà tổ chức sự kiện (với quy trình và cách tính toán cũng hoàn toàn tương tự). 1.4.3 Giá đấu thầu Nhà đầu tư sự kiện, đưa ra khung giá giới hạn (thường chỉ có giá trần – mức giá tối đa cho sự kiện) từ đó yêu cầu nhà tổ chức sự kiện lập nên chương trình với mức giá định trước. Cách làm này gần như mang tính đấu thầu trong xây lắp, ví dụ trong thực tế có những nhà đầu tư sự kiện đưa ra mức giá trần và mục đích, các nội dung cơ bản của sự kiện rồi yêu cầu các nhà tổ chức xây dựng chương trình, đưa ra mức giá dự toán để họ chọn lựa. Mặc dù hình thức này đáp ứng được việc tiết kiệm, quản lý chi phí nhưng thực sự hiệu quả thường có những hạn chế nhất định. Trong trường hợp này, việc lập dự toán thường được thực hiện theo các bước sau: + Bước 1: Từ mức giá trần mà chủ đầu tư sự kiện đưa ra, xác định chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện (bằng mức giá trần trừ đi các khoản chi phí dự kiến về: Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện; Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước; Các khoản chi phí dự phòng liên quan đến sự thay đổi chương trình). Trong thực tế khi chủ đầu tư đưa ra mức giá trần thấp, các công ty cũng phải Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 36 tiến hành điều chỉnh giảm các khoản chi phí dự kiến nói trên nhằm tăng chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện. + Bước 2: Lập danh mục dự kiến các hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện. Trong danh mục này cần có các nội dung (tiêu đề của các cột khi lập bảng) như: Số thứ tự (hoặc ký hiệu/ mã hóa chi phí), các hạng mục chi phí, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, mô tả về hàng hóa/ sản phẩm, mô tả về chất lượng hoặc nhà cung cấp, mức độ quan trọng cho sự kiện (có thể chia ra các mức độ như: không thể thiếu, có thể thiếu, không thực sự cần thiết), ghi chú + Bước 3: Tính tổng chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện theo danh mục ở bước 2. Nếu tổng chi phí trực tiếp thấp hơn kinh phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện (đã tính toán ở bước 1) thì điều chỉnh tăng các khoản kinh phí có liên quan hoặc bổ sung thêm các nội dung trong chương trình sự kiện (trường hợp này ít xảy ra). Trường hợp phổ biến, tổng chi phí tính toán ở bước 2 cao hơn so với kinh phí trực tiếp tính toán ở bước 1, cần phải tiến hành điều chỉnh giảm các hạng mục chi phí trực tiếp trong sự kiện theo các hướng sau: * Loại trừ các danh mục hàng hóa, dịch vụ không thực sự cần thiết. Tuy nhiên nếu trong danh mục đã loại trừ chỉ còn lại những hạng mục chi phí thực sự cần thiết nhưng kinh phí vẫn không đáp ứng được nhà tổ chức sự kiện cần phải thảo luận với chủ đầu tư sự kiện. Vì nếu tiến hành sự kiện sẽ không đạt được mục tiêu mong muốn, thậm chí gây ra những ảnh hưởng rất tiêu cực. * Giảm số lượng dịch vụ, hàng hóa thậm chí giảm chất lượng dịch vụ, hàng hóa có trong chương trình (cần xem xét kỹ những tác động tiêu cực, nếu cần thiết cần thảo luận với chủ đầu tư sự kiện). * Kết hợp cả hai hướng nói trên. Ngoài cách điều chỉnh giảm các hạng mục chi phí, còn có thể tiến hành điều chỉnh tăng theo hướng ngược lại. * Xác định danh mục hàng hóa, dịch vụ không thể thiếu cho sự kiện. Nếu kinh phí không cho phép cần phải thảo luận với chủ đầu tư sự kiện. Trường hợp kinh phí dự toán vẫn còn dư tiến hành tiếp bước sau. * Bổ sung về hạng mục, số lượng, tăng chất lượng của các hạng mục hàng hóa, dịch vụ (cần lưu ý đến mức độ quan trọng của các loại hàng hóa, dịch vụ này). 1.4.4 Giá hỗn hợp Là hình thức phối hợp giữa các loại hình thức nói trên, nhà đầu tư sự kiện sẽ xác định giá trọn gói cho một số công việc, dịch vụ trong sự kiện cho nhà tổ chức sự kiện (như lập chương trình, biểu diễn nghệ thuật, chuẩn bị tài liệu, trang thiết bị), và họ sẽ trực tiếp chi trả những hàng hóa dịch vụ khác (ví dụ họ sẽ chi trả cho chi phí ăn uống, lưu trú của khách mời vì thường đây là khoản chi phí có nhiều biến động theo số lượng khách mời thực tế). Ngoài ra một số dịch vụ, hàng hóa không quan trọng khác có thể thực hiện dưới hình thức đấu Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 37 thầu có thể do chủ đầu tư sự kiện, hoặc nhà tổ chức sự kiện được ủy quyền lựa chọn (như dịch vụ vận chuyển, vệ sinh, an ninh). Ngoài ra giá hỗn hợp, còn mang ý nghĩa gần như giá trọn gói, tuy nhiên nhà đầu tư sự kiện sẽ xem xét điều chỉnh giá của một số loại dịch vụ nhất định. II. Chuẩn bị cơ sở vật chất 2.1 Địa điểm Địa điểm tổ chức sự kiện (venue) là nơi được lựa chọn để tiến hành các hoạt động trong sự kiện. Đi liền với khái niệm tổ chức sự kiện là không gian tổ chức sự kiện, nó là tập hợp các điều kiện cụ thể về vị trí, cảnh quan, bầu không khí, kiến trúc tạo nên một không gian nơi sẽ diễn ra sự kiện. 2.1.1 Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện Do các hình thức tổ chức sự kiện rất đa dạng phong phú nên địa điểm tổ chức các sự kiện tương ứng cũng rất đa dạng phong phú. Người ta thường dựa vào các tiêu chí phổ biến sau để phân loại địa điểm và không gian tổ chức sự kiện: - Căn cứ vào không gian tổ chức sự kiện - Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm tổ chức sự kiện 2.1.2 Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện Căn cứ theo không gian tổ chức sự kiện, người ta có thể chia thành các loại sau: - Không gian ngoài trời: nhà hát lộ thiên, sân vận động, vườn cây, quảng trường, bãi đất rộng, khuôn viên của các trường học, cơ quan, bãi biển, khu vực biểu diễn công cộng + Ưu điểm: * Tổ chức sự kiện ở không gian ngoài trời ít bị giới hạn, bó hẹp trong một phạm vi không gian cụ thể. * Thuận tiện cho việc tăng, giảm quy mô của sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện có thể thay đổi không gian cho phù hợp với diễn biến thực tế của sự kiện, trong khi đó điều này sẽ rất khó nếu tổ chức sự kiện trong hội trường. * Không gian ngoài trời có thể là một trong những điều kiện thích hợp cho việc đưa ra các ý tưởng sáng tạo độc đáo do không bị giới hạn bởi không gian hẹp, ít bị rơi vào trùng lặp về không gian cũng như ý tưởng. + Nhược điểm: * Chỉ phù hợp với một số loại hình sự kiện nhất định * Chịu ảnh hưởng rất lớn của yếu tố thời tiết. Đây là nhược điểm mà các nhà tổ chức sự kiện cần phải quan tâm. Ví dụ: vào những tháng thường có mưa to chẳng hạn, cần phải xem xét các dự báo về thời tiết và có kế hoạch chuẩn bị dự phòng khi thời tiết bất lợi xảy ra * Các điều kiện hỗ trợ thường khó khăn hơn so với tổ chức trong các hội trường (ví dụ nguồn điện, lối đi lại, khu vực vệ sinh, nhân viên phục vụ, vấn đề an ninh) * Giới hạn về thời gian chuẩn bị và các thủ tục xin phép. Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 38 - Không gian trong các phòng tổ chức sự kiện: Đó là nơi tổ chức sự kiện trong các không gian giới hạn khác nhau, có thể là trong các phòng chuyên dụng về hội nghị, hội thảo; nhà hát; viện bảo tàng, khu hội chợ, triển lãm, các gian hàng, khách sạn, nhà hàng, nhà văn hóa, lớp học + Ưu điểm: * Có khuôn khổ rõ ràng, do đó ít có những biến động lớn về kế hoạch cũng như công tác triển khai sự kiện. * Lợi dụng được cơ sở vật chất kỹ thuật sẵn có cũng như các dịch vụ mà cơ sở cung ứng không gian có thể cung cấp cho ban tổ chức sự kiện (ví dụ như: hệ thống âm thanh, ánh sáng, nguồn điện, nhân viên phục vụ) * Đảm bảo hơn trong các vấn đề về an ninh, an toàn, vệ sinh so với không gian ngoài trời. + Nhược điểm: * Bị bó hẹp về quy mô nhất định, do đó khi tính toán số khách mời nhà tổ chức sự kiện cần phải căn cứ vào địa điểm hoặc ngược lại (nếu đã chốt danh sách khách mời) nhà tổ chức sự kiện phải tìm địa điểm phù hợp. * Dễ lặp lại, dễ rơi vào khuôn mẫu trong cách bài trí, tổ chức. - Không gian hỗn hợp: Đó là sự kiện được diễn ra vừa ở ngoài trời, vừa ở trong nhà. Ví dụ: Ngày hội Trung thu 2008 tổ chức ở Bảo tàng dân tộc học, các hoạt động vừa diễn ra bên trong khu nhà chính của bảo tàng, vừa diễn ra trong khuôn viên bảo tàng. Không gian hỗn hợp thường kết hợp được các ưu điểm của cả hai loại nói trên. Tuy nhiên việc lựa chọn không gian hỗn hợp tương đối khó khăn (ít có cơ sở có thể thỏa mãn được, đặc biệt ở các thành phố lớn). Tuy nhiên đối với các sự kiện có quy mô lớn, có nhiều nội dung đây là loại địa điểm được lựa chọn phổ biến. 2.1.3 Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm tổ chức sự kiện Theo tiêu chí này có thể chia thành: - Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: là những nơi được xây dựng với mục đích kinh doanh dịch vụ trong đó có dịch vụ tổ chức sự kiện như: các khách sạn, nhà hàng lớn, trung tâm hội nghị, hội thảo Đối với các địa điểm này thường có cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như trang thiết bị tương đối đồng bộ, có nhiều dịch vụ có thể cung ứng, hỗ trợ cho nhà tổ chức sự kiện. Đa số địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có các phòng tổ chức sự kiện chuyên dụng. - Địa điểm tổ chức sự kiện bị động: là những nơi được xây dựng không nhằm mục đích tổ chức sự kiện nhưng được lựa chọn để tổ chức một sự kiện nào đó, như: sân vận động, vườn cây, quảng trường, đường phố, bãi đất rộng, khuôn viên của các trường học, bãi biển, khu vực biểu diễn công cộng Đối với địa điểm này nhà tổ chức sự kiện cần phải chuẩn bị rất nhiều các yếu tố như: nguồn điện, khu vực vệ sinh, các vấn đề về an ninh, an toàn, lối đi lại Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 39 2.1.4 Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện Bao gồm: - Khu vực đón tiếp: Cổng chào, bàn tiếp tân, sảnh đón tiếp - Khu vực để xe của khách mời - Các lối đi lại: Lối đi chính, lối đi cho khách VIP, lối đi đến các dịch vụ bổ trợ - Khu vực kỹ thuật - Khu vực triển khai sự kiện: Ví dụ trong các hội nghị hội thảo đó chính là bục diễn thuyết, sân khấu, màn trình chiếu. - Khu vực cung cấp các dịch vụ khác: Như khu vực ăn uống coffee break, khu vực giải lao, vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, tham quan, giải trí - Lối thoát hiểm và khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp. 2.1.5 Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Khi chúng ta quyết định về thông điệp cho một sự kiện nào đó, chúng ta cần xác định địa điểm tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến quảng đại công chúng. Khi chúng ta đã chọn được địa điểm ưng ý, hãy xem xét những vấn đề sau: - Địa điểm cần phải phù hợp với chủ đề của sự kiện (Một cuộc hội thảo khoa học chẳng hạn cần phải tổ chức ở những địa điểm chuyên nghiệp, trang trọng; trong khi đó một cuộc triển lãm nghề thủ công lại không nên tổ chức ở một trung tâm hội nghị) - Địa điểm cần phải phù hợp với quy mô của sự kiện (Ví dụ cần trả lời các câu hỏi như: địa điểm đó chứa được tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với số lượng khách mời dự tính hay không? Không nên quá chật, cũng ko quá dư thừa khoảng không) - Có vị trị thích hợp (lưu ý các vấn đề về khoảng cách, đường giao thông, điểm đỗ xe) - Có mỹ thuật và cảnh quan phù hợp, không chịu ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực (ví dụ ở một vùng có không khí ô nhiễm, tiếng ồn lớn sẽ không phù hợp với đa số các loại hình sự kiện) - Có các lối vào, lối ra, kho khu vực nghỉ của khán giả, thiết bị, diễn viên, khách VIP, nhân viên và người khuyết tật phù hợp. - Đảm bảo các yêu cầu về dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh và các dịch vụ khác. - Lưu ý các vấn đề về nguồn điện, nước. Hệ thống thông gió, điều hòa nhiệt độ; hệ thống âm thanh, ánh sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy. - Những dịch vụ cũng như sự hỗ từ doanh nghiệp quản lý địa điểm tổ chức sự kiện - Các yêu cầu về thông tin liên lạc (điện thoại, fax, internet, thậm chí các chi tiết nhỏ như wifi, các giắc cắm nguồn cho máy tính) Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 40 - Khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp (khu vực sơ cứu, khu vực an toàn cho khách VIP), lối thoát hiểm - Cuối cùng là vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí dự trù hay không? Một số kinh nghiệm trong lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ở Việt Nam - bên cạnh những việc cơ bản (như trên chẳng hạn- tác giả), tôi thấy có những điều mà nhà tổ chức cũng rất cần xem xét và đặt nặng khi tham gia khảo sát địa điểm. Đó chính là các vấn đề nhỏ nhặt nhất như vệ sinh, toilette, giữ xe, đổ rác, thu gom rác... ở đâu, như thế nào, khi nào... Có một số event tôi thấy không thành công vì bỏ qua những yếu tố đó - Về không gian: tuỳ chương trình mà tính không gian cho phù hợp, không gian cho 200 người ngồi hội nghị kiểu lớp học khác với không gian ăn tiệc, và càng khác xa không gian cho tiệc có khiêu vũ. Sau khi trừ đi các khoảng trống set up sân khấu, bàn ghế, bạn chia không gian ra trung bình số mét vuông/người sẽ tiện tính toán hơn. - Thời gian của người tham dự tại địa điểm đó có phù hợp với sự kiện không. Có trường hợp tổ chức activation tại trường đại học mà không xem xét thời gian sinh viên đang giai đoạn ôn thi nên nghỉ ở nhà nên dẫn đến phá sản chương trình vì ít khách tham dự. - Chú ý cấu trúc của không gian để set up âm thanh ánh sáng cho phù hợp, có thể nhờ supplier âm thanh hay chuyên gia âm thanh tư vấn, tránh việc âm thanh bị vang hay công suất màn chiếu không đủ. - Deal với người quản lý địa điểm: Khi nào mở máy lạnh, khi nào dọn tiệc, quá giờ tính tiền làm sao, đem rượu và đồ ăn bên ngoài vào có tính thêm tiền phục vụ không, thủ tục check in và check out cho hàng hoá đem vào và đem ra thế nào nếu không rõ ràng từ đầu sau này chính bạn sẽ "ôm show" đó (Theo www.f-event.com.vn) 2.1.6 Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Chuẩn bị tổ chức sự kiện thường được tiến hành theo các bước cơ bản sau: - Mô tả các yêu cầu cơ bản về địa điểm tổ chức sự kiện: Công việc này được tiến hành dựa trên ngân sách dự toán, chủ đề, chương trình và kế hoạch tổ chức sự kiện. - Lập danh sách các nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện. Đối với các doanh nghiệp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có một danh sách các nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện từ trước, ngoài ra với các sự kiện mới được diễn ra cần bổ sung thêm vào danh sách có trước. Trong danh sách này, ngoài các thông tin về nhà cung ứng (tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ) cần có các thông tin về địa điểm như: bản đồ địa điểm; các mô tả về địa điểm; các bức ảnh hoặc băng video quay về địa điểm. Một trong cách phổ biến hiện nay là có thể sử dụng các công cụ tìm kiếm trên web, tuy nhiên cách thức này cũng có những ưu điểm và hạn chế nhất định - Liên hệ với các nhà cung ứng địa điểm và tiến hành đàm phán về các yếu tố có liên quan. Sau khi đã có danh sách rút gọn các nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện cần trực tiếp liên hệ với các nhà cung ứng địa điểm. Các nội dung cần tiến hành đàm phán như: Làm rõ các yêu cầu, các thông tin có liên quan đến địa điểm. Cần phải chú ý đến tất cả các thông tin, kể cả những thông tin nhỏ nhất. Nên có một danh sách kiểm tra (check list) các thông tin Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 41 khi tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện. Song song với việc tìm hiểu, khảo sát về địa điểm cần chú ý đến các thông tin khác bổ sung khi tổ chức sự kiện (như liệu có thể sửa chữa không gian, tận dụng lối đi), ngoài ra cần tiến hành xem xét về giá cả, các dịch vụ hỗ trợ của nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện. - Lựa chọn địa điểm hợp lý nhất (trong trường hợp có nhiều địa điểm thích hợp) và tiến hành thương thảo, ký kết hợp đồng với nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện. 2.1.7 Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện Quy trình chuẩn bị địa điểm tổ chức sự kiện thường có những bước cơ bản: - Lập kế hoạch và tiến độ chi tiết cho công tác chuẩn bị địa điểm (nếu cần thiết) - Chuẩn bị các khu vực chính của sự kiện: như sân khấu/ khu vực trình diễn; phòng họp chính; khu vực diễn ra các nội dung cơ bản của sự kiện - Chuẩn bị các khu vực bổ trợ - Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị địa điểm. 2.2 Trang thiết bị Ví dụ 01: Danh sách kiểm tra các vật dụng cho sự kiện DANH SÁCH KIỂM TRA CÁC VẬT DỤNG CHO SỰ KIỆN Dùng bản checklist này để đảm bảo là bạn đã dự trù cho tất cả các vật dụng cần thiết tại event.Bạn có thể thêm, bớt tuỳ nhu cầu các vật dụng đó. SẢN XUẤT, THU THẬP HOẶC IN ẤN CÁC VẬT DỤNG SAU VÀ ƯỚC LƯỢNG SỐ LƯỢNG CẦN THIẾT CHO MỖI THỨ: VẬT DỤNG DÙNG CHO VIỆC HỌC HÀNH NGHIÊN CỨU: BẢNG GIÁ TÀI LIỆU HỌC TẬP TÀI LIỆU CHO BUỔI HỌC SAU BẢNG ĐĂNG KÝ THAM GIA VÀO TỔ CHỨC CỦA BẠN: GIẢ DỤ BẠN MUỐN GIỮ LIÊN LẠC VỚI NGƯỜI THAM GIA VỀ SAU NÀY (BẰNG NEWSLETTER HAY EMAIL THONG BÁO) THÌ HÃY IN MỘT ÍT CARD HAY GIẤY ĐIỀN THONG TIN ĐỂ GIỮ LẠI THONG TIN LIÊN LẠC CỦA HỌ. BẢNG ĐĂNG KÝ THAM GIA THÊM MỘT BUỔI NỮA HOÁ ĐƠN, BIÊN NHẬN VIỆC BÁN SÁCH, TÀI LIỆU BROCHURE, FLYERS GIỚI THIỆU VÊ TỔ CHỨC GIẤY CHỨNG NHẬN ĐÃ THAM GIA KHOÁ HỌC PHIẾU ORDER ĐỒ ĂN THỨC UỐNG BẢNG TÊN CỦA BAN TỔ CHỨC VÀ CÓ THỂ CHUẨN BỊ THÊM CÁC THỨ SAU: TRANG BỊ LẠI NĂNG LƯỢNG (TRÀ,CÀ PHÊ,LY, ĐỒ NẤU NƯỚC, KHĂN GIẤY V..VV.) VIẾT BI BANNER CHÀO MỪNG BẢNG CHỈ DẪN BẢNG GHI THÔNG TIN LIÊN HỆ BẢNG PHÂN BIỆT KHU VỰC ĐĂNG KÝ,CHƯA ĐĂNG KÝ THÙNG QUYÊN GÓP HOA TƯƠI CHO BÀN, SÂN KHẤU NHỮNG VẬT DỤNG CHO DIỄN GIẢ -KHĂN LAU, BẢNG LẬT TÀI LIỆU, VIẾT LÔNG, NƯỚC DANH SÁCH NGƯỜI THAM DỰ CẬP NHẬT NHẤT BÀN ĐĂNG KÝ, BÀN THÔNG TIN,BÀN ĐỂ TÀI LIỆU Với bảng tổng hợp các công tác chuẩn bị cùng với tiến độ thực hiện cho giai đoạn chuẩn bị sự kiện, người quản lý điều hành sự kiện (event manager) có thể dễ dàng kiểm soát được các nội dung công việc trong giai đoạn rất quan trọng này. Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 42 Ví dụ 02: Danh sách trang thiết bị - dụng cụ cho các loại hình tiệc Loại hình tiệc: Tên Khách Hàng: Ngày giờ: Địa Chỉ: Địa điểm: Điện Thoại: Khách/ số bàn: Email: STT Tên dụng cụ Đơn vị Số lượng Ghi chú Đồ sành sứ - thủy tinh 1 Dĩa 25cm Cái 2 Dĩa 20cm Cái 3 Dĩa 16cm Cái 4 Chén chấm 7cm Cái 5 Hủ tăm Cái 6 Hi ball Cái 7 Red / white wine glass Cái 8 Rock glass 30cl Cái 9 Đũa muỗng + gác đũa muỗng Bộ 10 Chén súp 10cm Cái 11 Chén cơm 11cm Cái 12 Tách café Cái 13 Dĩa lót tách Cái 14 Bình đựng nước Cái 15 Dĩa vuông /chữ nhật/tròn lớn Cái 16 Gạt tàn Cái 17 Water goblet Cái 18 Soup cup Cái Đồ dùng kim loại 1 Muỗng súp Cái 2 Tea spoon Cái 3 Bục kê Cái 4 Dao muỗng nĩa món chính Bộ 5 Dao muỗng nĩa tráng miệng / salad Bộ 6 Vá súp lớn Cái 7 Muỗng phục vụ lớn Cái 8 Kim gút( kết rèm) Hộp 9 Dao bơ Cái 10 Kẹp gắp thức ăn Cái 11 Xô đá Cái 12 Chân để xô đá Cái Đồ Vải Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 43 Người lập phiếu Trưởng bộ phận Ẩm Thực . . III. Chuẩn bị nhân sự 1 Khăn trải bàn tròn Ø150cm Cái 2 Khăn trải bàn 180cm x220cm Cái 3 Khăn ăn 50cm x 50cm Cái 4 Khăn lau 40cm x 60cm Cái 5 Rèm bàn may sẵn Cái 6 Áo ghế + nơ Bộ 7 Vải phi bóng các màu Cuộn 8 Khăn phủ bàn tròn Cái 9 Áo ghi lê Cái Đồ Gổ 1 Bàn tròn Ø 150cm Cái 2 Bàn IBM 45cm x 180cm Cái 3 Ban Oblong 76cm x 120/180cm Cái 4 Bàn Cocktail Ø 90cm x 120cm Cái 5 Bàn bán nguyệt Cái 6 Bàn Chữ C Cái 7 Bàn vuông 100cm x 100cm Cái 8 Ghế banquet Cái Các vật dụng khác 1 Khay tròn Cái 2 Khay chữ nhật Cái 3 Khui bia Cái 4 Khui rượu Cái 5 Chân để khay Cái 6 Mặt kính xoay + vòng xoay Bộ 7 Xe đẩy Cái 8 Thùng đá Cái 9 Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 44 Nhân lực cho dịch vụ tổ chức sự kiện rất đa dạng về ngành nghề ngoài ban tổ chức sự kiện còn có các nhà quản lý bộ phận, nhân viên tổ chức sự kiện, nhân viên từ các nhà cung ứng dịch vụ Việc chuẩn bị nhân lực trong sự kiện cần được tiến hành theo các bước cơ bản: - Xác định mô hình tổ chức lao động - Lập kế hoạch về nhân lực cho sự kiện - Tiến hành chuẩn bị số lượng nhân lực (như bố trí, tuyển dụng, ký kết hợp đồng) - Tiến hành bố trí đào tạo nhân lực (phân công công việc, hướng dẫn thực hiện theo bảng mô tả công việc, đào tạo, diễn tập) - Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị 3.1 Xác định mô hình tổ chức lao động Trong quá trình lập kế hoạch và triển khai tổ chức sự kiện, sơ đồ cơ cấu tổ chức (organisational structure) của ban tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng rất lớn đến các công việc nói trên. Việc xác định một sơ đồ cơ cấu tổ chức rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà tổ chức sự kiện. Cùng với mỗi mô hình cơ cấu tổ chức lao động sẽ có những chức danh tương ứng trong công việc. Từ sự khác biệt về quy mô, loại hình sự kiện, các sơ đồ cơ cấu tổ chức trong công tác tổ chức sự kiện có thể khác nhau, dưới đây là một số sơ đồ cơ cấu tổ chức mang tính phổ biến nhất cần được xem xét. 3.1.1. Mô hình tổ chức lao động đơn giản Mô hình đơn giản (simple structure) là mô hình mà người đứng đầu là nhà quản lý sự kiện, trực tiếp chỉ đạo các nhân viên nghiệp vụ tổ chức sự kiện. (xem sơ đồ sau) Sơ đồ 01. Mô hình tổ chức lao động đơn giản Nhà quản lý sự kiện (Event manager) An Bình Cường Dũng Ngọc Đây là mô hình tổ chức phổ biến nhất trong tổ chức các sự kiện nhỏ, nó linh hoạt, dễ thay đổi và thích ứng với hoàn cảnh thay đổi, các trách nhiệm thường được phân định rõ ràng - người quản lý là trách nhiệm cho tất cả các hoạt động liên quan đến sự kiện này. Tính linh hoạt của cấu trúc này ở chỗ nhân viên có thể kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực, công việc khác nhau. Mặt khác do nhà quản lý sự kiện trực tiếp chỉ đạo nhân viên nên việc trao đổi thông giữa nhân viên và nhà quản lý thường nhanh chóng, chính xác. Tuy nhiên, ngoài một số ưu điểm nói trên mô hình này cũng có những hạn chế nhất định như: Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 45 - Do một nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều lĩnh vực khác nhau, nên tính chuyên môn hóa trong công việc sẽ bị hạn chế, mặt khác để có được nhân viên đủ khả năng tham gia thực hiện nhiều công việc, nhiều lĩnh vực là điều không đơn giản. - Thứ hai, mô hình này không phù hợp với các sự kiện có quy mô tương đối lớn, khối lượng công việc nhiều. - Thứ ba, đòi hỏi người quản lý sự kiện phải có hiểu biết rất rộng (và tương đối sâu) về tất cả các lĩnh vực trong tổ chức sự kiện. Mặt khác nếu người quản lý sự kiện có những hạn chế về chuyên môn hoặc phong cách lãnh đạo thì rủi ro cho sự thất bại của công tác tổ chức là rất lớn vì tất cả các quyết định sẽ tập trung ở một người. 3.1.2. Mô hình tổ chức lao động theo chức năng Mô hình tổ chức lao động theo chức năng (Functional structures- xem sơ đồ sau) đứng đầu là nhà quản lý sự kiện tổng thể (General manager), trực tiếp chỉ đạo các cán bộ quản lý cấp dưới (theo chức năng) như: Quản lý thương mại (Commercial manager), Quản lý truyền thông và hành chính (Media administration manager), Quản lý các dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration manager), Quản lý bán hàng trong sự kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chương trình (Tournament director). - Cán bộ Quản lý thương mại phụ trách các nhân viên: quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); quan hệ về giấy phép (Licensing coodinator) - Cán bộ Quản lý các dịch vụ trong sự kiện phụ trách các nhân viên: Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với các nhà cung ứng (Tournament coodinator) - Cán bộ quản lý bán hàng trong sự kiện phụ trách các nhân viên bán hàng (Corporate sales executive) - Đạo diễn nội dung chương trình phụ trách các nhân viên: quan hệ công chúng (Publicity manager); phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); phụ trách các mảng chức năng khác (Function coordinator) Mô hình tổ chức lao động theo chức năng khuyến khích phát triển chuyên môn của đội ngũ lao động, ngoài ra tránh sự chồng chéo các trách nhiệm trong công việc. Mô hình nói trên (tham khảo từ cơ cấu tổ chức lao động trong tổ chức giải quần vợt Úc mở rộng) chỉ là một ví dụ tham khảo, có thể bổ sung thêm các nội dung theo chức năng cho mô hình này. Hạn chế cơ bản của mô hình này, là nếu thiếu hiểu biết về các nhiệm vụ và các bộ phận chức năng nếu chỉ tập chung đảm bảo lợi ích của bộ phận mình có thể xung đột với các bộ phận chức năng khác. Trong các doanh nghiệp tổ chức sự kiện lớn khi vận dụng mô hình này thường tiến hành việc luân chuyển đội ngũ nhân viên qua các khu vực chức năng khác nhau nhằm tăng sự hiểu biết cho nhân viên, tăng sự gắn kết và phối hợp trong công việc. Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 46 Sơ đồ 02: Mô hình tổ chức lao động theo chức năng Nhà quản lý sự kiện (General manager) Đạo diễn nội dung chương trình Quản lý thương mại Quản lý truyền thông và hành chính Quản lý các dịch vụ trong sự kiện Quản lý bán hàng trong sự kiện Quản lý quan hệ công chúng trợ lý nội dung sự kiện Lễ tân quan hệ với tài trợ quan hệ về giấy phép phụ trách địa điểm phụ trách các nhà cung ứng Phụ trách bán hàng 1 Phụ trách bán hàng 2 Phụ trách marketing hoặc kinh doanh du lịch Phụ trách các lính vực chức năng khác Nv. tổ chức trình diễn 1 Nv. tổ chức trình diễn 2 nhân viên marketing Nv. 3.1.3. Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận (Program-based matrix strucctures) là mô hình tổ chức lao động hỗn hợp, có sự kết hợp của các bộ phận chức năng để tiến hành tổ chức hoạt động theo từng nội dung công việc. Dưới đây là một ví dụ về mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận. Sơ đồ 03: Ví dụ về mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận Nhà quản lý sự kiện Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 47 Các hệ thống hỗ trợ Các địa điểm Khu vực đón tiếp Khu vực hội thảo Khu vực vui chơi giải trí Khu vực ăn uống Hệ thống an ninh Hệ thống vận chuyển Hệ thống thông tin liên lạc 3.1.4. Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng (Multi-organisational or network structures) là mô hình được áp dụng đối với các sự kiện có số lượng nhân viên tham gia không lớn (ít hơn 20 người), nhưng nội dung công việc lại tương đối nhiều. Mô hình này gần giống mô hình đơn giản nhưng có nhiều cấp hơn. Thực tế trong mô hình này, các mảng công việc được giao cho người phụ trách còn việc tiến hành được ký kết với các nhà cung ứng. Ví dụ: sau khi ký kết với một công ty đảm bảo an ninh, nhân viên phụ trách an ninh chỉ có trách nhiệm giám sát và phối hợp với lãnh đạo của nhóm nhân viên này. Sơ đồ 04: Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng Nhà quản lý sự kiện (Event manager) Phụ trách địa điểm (Venue management) Phụ trách về các nhà cung ứng dịch vụ (Catering company) Phụ trách tài chính (Accounting consunltant) Phụ trách Marketing (Marketing consutancy) Nhà cung cấp dịch vụ trung gian Nhà cung ứng Các nhân viên Các nhân viên Các nhân viên Các nhân viên Mô hình này có ưu điểm là tiết kiệm được nguồn nhân lực của nhà tổ chức sự kiện, như không cần duy trì một đội ngũ nhân viên thường xuyên lớn mà chỉ cần hợp tác mang tính sự vụ với các nhà cung ứng. Một ưu điểm khác là tận dụng được tính chuyên nghiệp của các nhà cung ứng dịch vụ trên cơ sở các hợp đồng chi tiết về cung ứng dịch vụ. Ngoài ra ngân sách tổ chức sự kiện cũng được dự toán chính xác (trên cơ sở các hợp đồng đã được ký kết với các nhà cung ứng trung gian). Một số hạn chế của mô hình này là chất lượng của các dịch vụ phụ thuộc rất lớn và các nhà cung ứng dịch vụ trung gian. Ngoài ra nếu nhân viên phụ trách Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 48 các mảng này nếu thiếu những hiểu biết nhất định về lĩnh vực mà mình phụ trách, cũng như thiếu kinh nghiệm trong việc kiểm soát, phối hợp cũng có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng nói chung của cả chương trình. 3.2 Các chức danh trong tổ chức sự kiện Như trên đã trình bày, tùy theo quy mô và loại hình sự kiện cũng như mô hình tổ chức lao động của sự kiện có thể có nhiều chức danh khác nhau. Khái quát công việc có thể chia thành các nhóm chức danh cơ bản sau: - Nhà quản lý sự kiện - Các cán bộ quản lý trung gian - Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện - Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một cách chi tiết hơn các chức danh nói trên. 3.2.1. Nhà quản trị sự kiện Nhà quản lý sự kiện (General manager/ Event manager): là người quản lý cao nhất, đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, (và cả nhà đầu tư sự kiện trong một sự kiện cụ thể) có trách nhiệm lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát mọi hoạt động của quá trình tổ chức sự kiện. Nhà quản lý sự kiện thường là người thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Trong đa số trường hợp nhà quản trị sự kiện chính là trưởng ban tổ chức sự kiện. Tuy nhiên ở Việt Nam, trong một số trường hợp nhà đầu tư sự kiện chỉ định trưởng ban tổ chức sự kiện với tư cách là người giám sát chung, mang tính danh nghĩa khi triển khai sự kiện. Trong trường hợp này các công việc chính trong tổ chức sự kiện vẫn thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị sự kiện Sau khi đã ký kết hợp đồng với nhà đầu tư sự kiện, doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần giao nhiệm vụ tiến hành sự kiện cho một nhà quản lý sự kiện thích hợp. Mặc dù vẫn được sự tư vấn, hỗ trợ từ doanh nghiệp tổ chức sự kiện, nhưng việc giao nhiệm vụ cho một nhà quản lý cụ thể là việc làm cần thiết để tiến hành thành công các công việc trong tổ chức sự kiện. Nhà quản lý sự kiện sẽ là người trực tiếp chịu trách nhiệm và tham gia lập kế hoạch, điều hành, giám sát mọi hoạt động trong quy trình tổ chức sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu mà chủ đầu tư sự kiện cũng như nhà tổ chức sự kiện đã đặt ra. Nhà quản lý sự kiện chính là đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện thực hiện các mục tiêu của sự kiện, vì vậy họ không chỉ có lên kế hoạch và thực hiện mà còn tham gia xây dựng ý tưởng, chương trình, tổ chức truyền thông, quan hệ với các đối tác Họ phải có những hiểu biết và nghiệp vụ cơ bản trong việc xây dựng chương trình, thiết kế sản xuất, âm thanh ánh sáng, viết kịch bản, hậu cần, lên chi phí, thương thảo và dĩ nhiên là quan hệ khách hàng nữa, nói chung là phải hiểu biết trên nhiều phương diện. Nhà quản lý sự kiện phải tham dự vào tất cả các bước trong quy trình tổ chức sự kiện như: giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với chủ đầu tư sự kiện; lập kế hoạch tổ chức sự kiện; lựa chọn địa điểm; chuẩn bị tổ chức sự kiện; lập dự Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 49 toán ngân sách ban đầu; với khách hàng, thăm dò địa điểm, làm rõ brief của khách hàng, dự trù ngân sách ban đầu, tính toán dòng lợi nhuận, giấy tờ, lịch trình, tổng quan thiết kế địa điểm, lắp đặt kỹ thuật.... Với trách nhiệm như vậy đòi hỏi nhà quản lý sự kiện phải có rất nhiều những tố chất cũng như yêu cầu cần thiết. 3.2.2. Các cán bộ quản lý trung gian Các cán bộ quản lý trung gian là các cán bộ phụ trách một mảng công việc/ một chức năng/ một khâu/ một bộ phận trong quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự lãnh đạo của Nhà quản lý sự kiện. Ví dụ: Cán bộ lập kế hoạch tổ chức sự kiện (Event planer); Cán bộ quản lý thương mại (Commercial manager), cán bộ quản lý truyền thông và hành chính (Media administration manager), cán bộ quản lý các dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration manager), cán bộ quản lý bán hàng trong sự kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chương trình (Tournament director) Các cán bộ quản lý trung gian đa số là người thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện, tuy nhiên họ cũng có thể là người do doanh nghiệp tổ chức sự kiện thuê tham gia làm việc theo kiểu sự vụ cho một sự kiện nào đó. Trong thực tế các cán bộ quản lý trung gian cũng được gọi chung là nhà quản lý sự kiện hay event manager; để tiện nghiên cứu trong tài liệu này chúng tôi gọi người lãnh đạo cao nhất của một sự kiện là nhà quản lý sự kiện còn các nhà quản lý cấp dưới được gọi là cán bộ quản lý trung gian. 3.2.3. Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện, là những người trực tiếp tham gia thực hiện hoặc quản lý các nội dung công việc trong quá trình tổ chức sự kiện và chịu sự lãnh đạo của cán bộ quản lý trung gian tương ứng, thuộc nhóm này tùy theo loại hình và quy mô sự kiện có thể có rất nhiều các chức danh khác nhau. Ví dụ với một sự kiện lớn (Giải quần vợt Úc mở rộng) có thuộc nhóm này có thể có các chức danh như: nhân viên quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); nhân viên quan hệ về giấy phép (Licensing coodinator); Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với các nhà cung ứng (Tournament coodinator); nhân viên bán hàng (Corporate sales executive); nhân viên quan hệ công chúng (Publicity manager); nhân viên phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); nhân viên phụ trách các mảng chức năng khác (Function coordinator) Tương tự như các cán bộ quản lý trung gian, nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện cũng có thể là người thuộc biên chế của doanh nghiệp hoặc do doanh nghiệp tổ chức sự kiện thuê tham gia làm việc theo tính chất sự vụ. 3.2.4. Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện là những người tham gia vào việc cung ứng các dịch vụ có trong một sự kiện như các dịch vụ kỹ thuật, an Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 50 ninh, trình diễn, ăn uống đa số các nhân viên ở nhóm này đến từ các nhà cung ứng trung gian dịch vụ tổ chức sự kiện (tuy nhiên cũng có thể thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện đối với các công việc thường xuyên, ví dụ: dẫn chương trình, thiết kế, trang trí) Các chức danh thuộc nhóm này rất đa dạng, nó liên quan đến rất nhiều lĩnh vực khác nhau như: - Các công việc liên quan đến trang trí, trình diễn: Người dẫn chương trình (MC); nhân viên PG; nhân viên thiết kế, nhân viên trang trí; nhân viên kỹ thuật âm thanh, ánh sáng; diễn viên - Các công việc liên quan đến công tác tiếp tân: nhân viên bảo vệ, an ninh; nhân viên lễ tân; nhân viên hướng dẫn - Các công việc liên quan đến dịch vụ lưu trú, ăn uống, tham quan vui chơi giải trí: là các chức danh trong từng dịch vụ cụ thể này (ví dụ trong dịch vụ lưu trú là nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ buồng) Tham khảo: Các nhóm nhân sự trong bộ phận Tiệc: Thông thường có 4 nhóm:  Nhóm bán hàng (Selling staff)  Nhóm thực hiện (Executing staff)  Nhóm dịch vụ bên ngoài (Outside contractors)  Nhóm hỗ trợ (Supporting staff) Vai trò và trách nhiệm các bộ phận: 1. NHÓM BÁN HÀNG (SELLING STAFF ) a. Giám đốc tiệc (Catering Manager/Banquet Sale Director)  Báo cáo cho giám đốc ẩm thực  Giám sát việc bán hàng  Kiểm soát, dự báo doanh thu  Cùng bếp trưởng soạn thực đơn  Lập kế hoạch quảng cáo  Đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động b. Nhân Viên nhận Tiệc (Banquet Sales)  Báo cáo cho Giám đốc tiệc (Catering Director/Banquet Sale Director)  Nghiêm túc chấp hành chính sách về hành chánh và thông tin (Đơn giá, Hình thức đặt cọc, Dài x rộng sảnh tiệc.)  Luôn hỗ trợ khách hàng suốt thời gian diễn ra tiệc  Kỹ năng bán hành, giao tiếp tốt, kiến thức chuyên môn cao  Khả năng dự đoán tình hình cạnh tranh  Quan hệ tốt với khách hàng, đồng nghiệp c. Thư Ký Tiệc (Banquet Office Staff)  Thực hiện công việc hành chính, văn thư văn phòng  Giao tiếp tốt qua điện thoại Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 51  Trí nhớ tốt và khả năng tổ chức công việc 2. NHÓM THỰC HIỆN (EXECUTING STAFF ) a. Quản lí tiệc (Banquet Manager) + Trách nhiệm:  Thiết kế sơ đồ tiệc  Lập bảng phân công nhân sự  Giám sát mọi việc: chuẩn bị và phục vụ - Cung cấp thông tin đầy đủ cho nhân viên - Giao quyền cho nhân viên - Biết khả năng nhân viên  hỗ trợ nhân viên - Giao thời hạn hoàn tất - Theo dõi công việc của nhân viên  Kiểm tra dụng cụ, thiết bị trước tiệc  Kiểm tra thực đơn, trình tự phục vụ  Đảm bảo an toàn, vệ sinh + Phẩm chất:  Có kỹ năng điều hành tốt  Có thể chất tốt để làm việc nhiều giờ  Ngoại hình dễ nhìn, thanh lịch, thân thiện, bình tĩnh trước áp lực b. Tổ trưởng tiệc (Banquet Captain) + Trách nhiệm:  Phụ trách tiệc nhỏ hoặc 1 khu vực trong tiệc lớn  Kiểm tra số khách và bếp ăn cùng bếp trưởng  Giám sát, nhắc nhở nhân viên  Đáp ứng nhu cầu đặc biệt của khách + Phẩm chất:  Có khả năng giám sát và hướng dẫn phục vụ tốt  Có thể chất tốt ,làm việc trong nhiều giờ  Ngoại hình dễ nhìn, thanh lịch c. Nhân Viên Phục Vụ Tiệc (Banquet Waiter)  Sắp xếp phòng họp, tiệc theo sơ đồ  Phục vụ ăn uống theo thực đơn  Thu dọn sau tiệc d. Bếp Trưởng Tiệc (Banquet Chef)  Báo cáo Bếp trưởng chính  Trách nhiệm về thức ăn  Sức khỏe tốt, kỹ năng nấu bếp giỏi  Có tính sáng tạo  Kỹ năng quản lí, tổ chức tốt Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 52 e. Nv Bếp Nóng /Nguội (Banquet Cook/Pantry Worker)  Chuẩn bị thức ăn  Khéo tay trang trí, tỉa củ  Sức khỏe tốt, chịu áp lực cao  Sẵn sàng làm việc nhiều giờ  Kỹ năng làm việc nhóm g. Nv Vệ Sinh (Banquet Steward)  Vệ sinh, bảo quản dụng cụ, trang thiết bị, cơ sở vật chất 3. NHÓM DỊCH VỤ BÊN NGOÀI (OUTSIDE CONTRACTORS)  Chuyên gia chụp ảnh  Công ty cho thuê thiết bị nghe nhìn  Chuyên viên trang trí hoa  Ban nhạc  Nhóm nhạc, ca sỹ, nhóm múa, nhóm hài – danh hài  Đội ngũ nhân viên khánh tiết (nhóm múa)  Nhân viên bảo vệ  .. 4. NHÓM HỖ TRỢ (SUPPORTING STAFF) Nhân viên kỹ thuật điện, mộc; nhân viên thu ngân; nhân viên vệ sinh; nhân viên bếp; nhân viên trang trí......