Giáo trình xây dựng và quản lý dự án (sử dụng cho hệ cao học)

00.000 10.000 200.000 25.400.000 1.800.000 600.000 650.000 600.000 Tổng 3.650. 000 4.5.2 Tập huấn trồng tre măng Bát Độ Hỗ trợ kinh phí cho dân (50 người x 3 ngày) Thuê hội trường, khánh tiết Tài liệu Ngày Ngày Bộ Ngày 150 3 55 3 10.000 200.000 10.000 200.000 1.500.000 600.000 550.000 600.000 Tổng 3.250.000 4.5.3 Tập huấn chăn nuôi bò Hỗ trợ kinh phí cho dân (200 người x 3 ngày) Thuê hội trường, khánh tiết Tài liệu Thuê giáo viên Ngày Ngày Bộ Ngày 3 3 205 3 10.000 200.000 10.000 200.000 6.000.000 600.000 2.050.000 600.000 Tổng 9. 250. 000 65 4.5.4 Tập huấn trồng cỏ Hỗ trợ kinh phí cho dân (200 người x 3 ngày) Thuê hội trường. khánh tiết Tài liệu Thuê giáo viên Ngày Ngày Bộ Ngày 600 3 205 3 10.000 200.000 10.000 200.000 6.000.000 600.000 2.050.000 600.000 Tổng 9.250.000 4.6 Tổ chức thực hiện dự án Ban quản lý Cán bộ thực hiện Giám sát 25.000 000 30.000.000 15.000.000 Tổng 70.000. 000 5 Đánh giá tổng kết Đánh giá Tổng kết = 5.000.000 5.000.000 Tổng 10.000. 000 6 7 8 Chi văn phòng phẩm Chi khác Dự phòng 10.000.000 10.000.000 50.000.000 Tổng cộng 1.239.500.000 66 Chương V QUẢN LÝ VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN 1. TỔ CHỨC THỰC HIỆN DỰÁN Tổ chức thực hiện dự án là một quá trình sắp xếp, điều hành và phối hợp thực hiện các công việc một cách khoa học, bao gồm sự chuẩn bị về tài liệu, nhân lực, vật lực và tài chính nhằm thực hiện các công việc một cách hoàn mỹ nhất, hiệu quả nhất, biến các ý tưởng của dự án thành kết quả hiện thực. 1.1. Chọn người quản lý dự án Chọn người quản lý dự án là chọn người tham gia vào khâu tổ chức điều hành, giám sát việc thực hiện dự án. Các bước chọn như sau: * Xác định tiêu chuẩn người quản lý dự án Người quản lý dự án phải .là người có tầm nhìn bao quát, có hiểu biết về chuyên môn của dự án mà họ tham gia; phải có khả năng tổng hợp phân tích các vấn đề then chốt của dự án và tập hợp được mọi người tham gia thực hiện các vấn đề then chết đó. Muốn vậy người quản lý dự án phải hội tụ những tiêu chuẩn sau: - Người có uy tín và ảnh hưởng tết nhất tới cộng đồng, có khả năng xây dựng các nhóm cộng tác cùng làm việc và chia sẻ trách nhiệm. - Người có kinh nghiệm và uy tín trong quản lý, trong chỉ đạo kỹ thuật, trong quản lý tài chính. Người có đức tính cởi mở, thẳng thắn, trung thực và công bằng. - Người có trách nhiệm cao trong công việc của dự án. Là người biết khuyến khích sự tham gia của các đối tác và giải quyết tốt các mâu thuẫn hoặc xung đột giữa các thành viên của dự án. Là người dám chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của dự án. Các tiêu chuẩn chung trên được cụ thể hoá đối với từng chức danh của ban quản lý dự án như sau: Bảng 5.1 . Tiêu chuẩn quản lý dự án STT Trưởng, phó ban Thủ quỹ, kế toán Thành viên 1 Người có kinh nghiệm về quản lý và chỉ đạo kỹ thuật Người có kinh nghiệm và hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ kể toán Người hiểu biết sâu về chuyên môn kỹ thuật mà dự án sẽ áp dụng 2 Người có đức tính cởi mở thẳng thắn. công bằng và trung thực Người có đức tính trung thực Người có đức tính cởi mở, thẳng thắng và trung thực 67 3 Người có khả năng xây dựng các nhóm cộng tác viên và giải quyết tốt các mâu thuẫn, phối hợp với cá nhân, các nhóm hoạt động có hiệu quả Người có khả năng tổ chức điều hành trong phạm vi nhiệm vụ chuyên môn Người có khả năng lãnh đạo các nhóm hoàn thành nhiệm vụ có khả năng tổ chức phối hợp các cá nhân, các nhóm 4 Người có khả năng và dám chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động và kết quả của Người có khả nâng. dám chịu trách nhiệm về phần việc được phân công Người có khả năng dám chịu trách nhiệm về phần việc được phân công * Xác định số lượng thành viên ban quản lý dự án . Xác định số lượng thành viên của ban quản lý dự án cho phù hợp với việc tổ chức thực hiện dự án phải căn cứ vào mục tiêu, nội dung, quy mô và địa bàn thực hiện dự án để ấn định số lượng thành viên. Số lượng này phụ thuộc vào quy mô, phạm vi và nôi dung hoạt động của từng dự án cụ thể. Thông thường đối với một dự án phát triển, ban quản lý dự án thường được ấn định từ 3 đến 7 người. Trong đó có trưởng, phó ban quản lý kế toán và các thành viên phụ trách các mảng công việc. 1.2. Chọn cán bộ tham gia dự án Ban điều hành dự án (lãnh đạo dự án) cần phải tuyển chọn các kỹ thuật viên của dự án và các nông dân tham gia vào tổ chức thực hiện các công việc của dự án và hướng dẫn kỹ thuật cho các nông dân khác. Tiêu chuẩn chọn kỹ thuật viên của dự án là: Có trách nhiệm cao trong công việc đồng thời phải chủ động linh hoạt trong phần việc mình phụ trách. Có tinh thần dân chủ trong công việc, lắng nghe ý kiến nông dân, tôn trọng nông dân và hoà mình trong nông dân. Lôi cuốn được nông dân trong các công việc của dự án. Một số dự án do kỹ thuật viên thiếu trách nhiệm trong bước khởi đầu thực hiện kỹ thuật, không tập huấn đến nơi đến chốn, họ không hướng dẫn cụ thể cho nông dân, không kiểm tra đôn đốc nông dân dẫn đến dự án thất bại không thế cứu vãn được. Tiêu chuẩn để chọn nông dân tham gia quản lý và tổ chức thực hiện dự án là: Có lòng nhiệt tình và say sưa với công việc. Là người quan tâm đến dân làng và gắn bó với dân làng. Phải là người mà chính họ áp dụng các kỹ thuật của dự án. Nếu là các nông dân sản xuất giỏi, các trưởng thôn, dội trưởng sản xuất thì càng tốt. Các trưởng thôn và đội trưởng triệu tập hội họp dễ dàng, dễ vận động nông dân áp dụng kỹ thuật, tuy nhiên do bận các công việc khác họ cũng hay "đánh trống bỏ dùi". 68 Tuỳ theo số hộ của mỗi thôn bản có thể chọn từ 1 - 3 nông dân tham gia vào công việc tổ chức điều hành và khuyến cáo kỹ thuật của dự án. 1.3. Chọn hộ nông dân tham gia dự án Khi chọn hộ nông dân tham gia dự án cần xem xét một số điều kiện sau đây: Có yêu thích kỹ thuật mới không? Có lao động và có tích cực lao động hay không? Có địa bàn để áp dụng kỹ thuật đó hay không? Trong trường hợp dự án chỉ cung cáp kỹ thuật thì cần biết rõ nông dân có kinh phí để đầu lư cho kỹ thuật đó hay không? Chọn hộ gia đình tham gia dự án yêu cầu phải xuống lừng gia đình để phỏng vấn và xem đất đai của họ một cách cụ thể. Nếu chọn đại khái sẽ gặp phải như sau: Chọn gia đình làm SALT nhưng họ không có đất dốc; chọn gia đình trồng ngô nhưng họ chỉ có ruộng nước 2 vụ . . . Nên ưu tiên các gia đình có địa điểm ứng dụng kỹ thuật mới ở gần đường đi lại. gần chợ, trường học, những nơi mà nhiều người ngẫu nhiên có thể quan sát được. 1 4. Tập huấn cho người tham gia dự án Mỗi một loại cự án có mục tiêu, mục đích và nội dung khác nhau nên quá trình tổ chức thực hiện dự án cũng khác nhau. Nhưng nhìn chung, muốn dự án được thực hiện tốt đạt được những kết quả như mong muốn thì phải có bước chuẩn bị tốt, nghĩa là phải tập huấn cho những người tham gia dự án trước khi giao cho họ thực hiện công việc. Thông thường, cơ quan quản lý dự án cấp trên tổ chức tập huấn cho cơ quan quản lý dự án cấp dưới và các đối tác tham gia quản lý dự án. Có hai loại tập huấn: - Tập huấn nghiệp vụ quản lý cho người tham gia ban quản lý dự án. - Tập huấn kỹ thuật cho người tham gia thực hiện dự án và người tham gia giám sát thực hiện dự án. 1.4.1. Tập huấn nghiệp vụ cho ban quản lý dự án Nội dung tập huấn * Tập huấn về nghiệp vụ quản lý hành chính của dự án. Tập huấn nghiệp vụ quản lý hành chính của dự án là truyền đạt các nguyên tắc, các phương pháp làm việc cho những người tham gia vào công tác điều hành dự án để họ vận dụng các nguyên tắc, các phương pháp và các công cụ quản lý trong quá trình diều hành dự án. * Tập huấn về xây dựng các quy chế hoạt động Để dự án hoạt động có hiệu quả cao thì sự điều hành các hoạt động của dự án phải theo một nguyên tắc thống nhất, được xây dựng trên cơ sở nội dung các hoạt động và được đa số các hộ tham gia dự án tán thành và được tiến hành trình tự theo các bước sau: 69 Bước 1 : Xây dựng dự thảo quy chế hoạt động của dự án. - Căn cứ để xây dựng quy chế là dựa vào các quyết định, các ký kết thoả thuận giữa các bên. - Xác định các nguyên tắc hoạt động chung của dự án (hạch toán hay hạch toán báo sổ? Cơ quan điều hành cấp trên của dự án là cơ quan nào? phạm vi của dự án dấn đâu? Ví dụ: Tiểu dự án thuỷ lợi ở xã Đồng Liên hoạt động theo cơ chế cùng tham gia điều hành. Thành phần ban điều hành gồm cả ba đối tác (CPR Thái Nguyên, cộng đồng dân cư hưởng lợi, UBND xã Đồng Liên và đại diện lãnh đạo tỉnh Thái Nguyên). Giám sát hoạt động dự án gồm có cán bộ của tỉnh Thái Nguyên, cán bộ xã Đồng Liên và đại diện của những người dân trong hai xóm hưởng lợi từ dự án. Phạm vi hoạt động của dự án là xã Đồng Liên. - Các quy định cụ thể là: Quy định về quản lý tài chính như quy trình luân chuyển chứng từ, các chỉ tiêu và chế độ báo cáo... Quy định về chế độ báo cáo tiến độ, nội dung báo cáo. Quy định về chế độ hội họp. Quy định về chế độ kiểm tra giám sát, đánh giá. Điều khoản cuối cùng: Thời gian thực hiện quy chế hoạt động. Bước 2: Thông qua quy chế hoạt động. Khi xây dựng xong dự thảo quy chế hoạt động thì ban quản lý dự án mời các hộ tham gia dự án họp để đóng góp ý kiến bổ sung hoàn thiện cho bản dự thảo. Khi bản dự thảo đã được chỉnh sửa hoàn chỉnh rồi thì công bố công khai, nếu có thể thì phô tô thành nhiều bản phát tận tay các hộ để cùng nhau thực hiện cho tết * Tập huấn về quản lý lài chính Tài chính và quản lý tài chính là một vấn đề then chốt trong việc thực hiện thành công một dự án. Muốn dự án hoạt động được lâu dài có hiệu quả thì phải tập huấn quản lý lài chính cho các thành viên ban quản lý dự án. - Xác định nguồn hình thành vốn của dự án: Vốn của các dự án thường được hình thành từ những nguồn sau: Nguồn do các tổ chức nước ngoài tài trợ (là dụ án đầu tư của tổ chức quốc tê). Nguồn vốn của Nhà nước Nguồn vốn do nhân dân đóng góp Nguồn vốn tín dụng. - Phân cấp hệ thống quản lý vốn dự án: Thông thường thì kinh phí một dự án được thực hiện quản lý theo hệ thống sau: Quản lý vốn theo mục tiêu dự án Quản lý theo quy định của Nhà nước 70 Quản lý theo thoả thuận của tổ chức tài trợ. Cơ quan quản lý cấp trên quản lý và kiểm soát vốn toàn dự án, chịu trách nhiệm về lập kế hoạch, thực' hiện kiểm tra, giám sát và duy trì vốn của dự án theo các hình thức quản lý: Duyệt kế hoạch hoạt động và kế hoạch tài chính của cấp dưới . Chuyển vốn cho ban quản lý dự án cấp dưới theo kế hoạch. Kiểm tra, giám sát thường xuyên việc sử dụng vốn của dự án cơ sở. Thông thường người ta kiểm tra sử dụng vốn theo các nội dung sau: Kiểm tra thực chi theo mức dụ toán được duyệt. Kiểm tra chi theo hạng mục công việc, theo trình tự kế hoạch của dự án. Kiểm tra mở sổ sách theo dõi chi phí thường xuyên. Kiểm tra khoá sổ lập báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý. Kiểm tra quyết toán chi kinh phí thường kỳ theo quy định thoả thuận của dự án. Ban quản lý' dự án cấp dưới lập kế hoạch tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm dựa trên kế hoạch hoạt động của dự án thông qua thảo luận cùng với các bên tham gia. Sau khi xây dựng xong kế hoạch thì trình ban quản lý cấp trên phê duyệt. Tiếp theo là triển khai kế hoạch thực hiện vốn đã được phê duyệt. Sau đó triển khai kế hoạch thực hiện vốn đã được phê duyệt; theo dõi, kiểm tra việc sử dụng vốn của dự án trong dân có đúng mục đích hay không (gồm cả phần vốn quay vòng, vốn xây dựng cơ bản, vốn tín dụng và vốn do nhân dân đóng góp); huy động nhân dân đóng góp và ký kết hợp đồng sử dụng vốn với các nhóm đối tác. * Tập huấn về xây dựng kế hoạch chi tiết Kế hoạch dự án được xây dựng phải đảm bảo đạt được hiệu quả và bền vững, phải xem xét đầy đủ tính thích nghi với môi trường của địa phương. Kế hoạch chi tiết của một dự án phải trả lời được các câu hỏi: Có bao nhiêu việc cần phải làm? những việc đó là việc gì? tại sao cần làm? làm ở đâu? làm khi nào? ai làm/ kinh phí bao nhiêu, lấy ở đâu? ai là người chịu trách nhiệm với mỗi công việc? ai là người chịu trách nhiệm chung toàn bộ dự án? Các bước xây dựng kế hoạch chi tiết: Bước l: Căn cứ vào kế hoạch dự án đã được phê duyệt hoặc thoả thuận, liệt kê các công việc đó ra các mục nhỏ để thực hiện. Bước 2: Tổ chức thảo luận với cộng đồng về các biện pháp thực hiện kế hoạch, cách thức tổ chức, xác định những người tham gia đối với từng công việc, người chịu trách nhiệm và thời gian, địa điểm thực hiện kế hoạch. Bước 3: Thảo luận về phân bổ, sử dụng các nguồn vốn của dự án, xác định mức chi phí cần thiết cho từng công việc cụ thể. Bước 4: Thảo luận xác định thời gian để hoàn thành công việc, trong đó phải ghi 71 rõ thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc công việc. Nếu xác định thời gian thực hiện kế hoạch đối với dự án xây dựng cơ bản thì phải lưu ý tránh lúc thời vụ của người tham gia dự án và tránh thời tiết không thuận lợi. Bước 5: Thảo luận để chọn người tham gia phụ trách tổ chức thực hiện kế hoạch. Thường thường nếu các thành viên dự án phụ trách phần việc nào thì người ấy chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện kế hoạch phần đó. Người chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện kế hoạch là người thuộc ban quản lý dự án hoặc là người do ban quản lý cử để tổ chức thực hiện từng phần việc cụ thể trong kế hoạch. Ví dụ bản kế hoạch chi tiết về các hoạt động xây dựng trạm bơm xã Đồng Liên thuộc dự án "Nghiên cứu giảm nghèo tại các địa phương Việt Nam" như sau: Bảng 5.2. Kê hoạch chi tiết xây dựng trạm bơm xã Đồng Liên Kinh phí (VNĐ)TT Công việc Đơn vị tính KL Đơn giá Tồng số Từ dự án Đóng góp của dân Địa điểm thực hiện Thời gian thực hiện Người chịu trách nhiệm chính 1 Đào đắp kênh m3 252 11.010 2.777.823 2.777.823 Xóm Đá Gân 1/10-15/11/ 2001 ông Mười UBND xã 2 Xây kênh ông Sơn C.Ty XD thuỷ lợi tỉnh - Gạch xây vữa m3 32.6 228.250 7.440.950 7.440.950 xóm Đá Gân 5/12 25/12j 2001 - Bê tông giằng móng m3 0 08 396.512 31.721 31.721 - - - Trát vữa xi măng M100 m2 158 5.897 931.725 931.726 - - - 3 Mua máy bơm cái 1 18860000 18.860.000 18.860.000 xóm Đá Gân 1-10/12/ 2001 ông Sơn 1.4.2. Tập huấn kỹ thuật cho nông dân * Chọn học viên Cần biết ai là người chủ chốt trong gia đình sẽ thực hiện kỹ thuật của dự án để mời người đó tham dự tập huấn. Ví dụ: Kỹ thuật mới sẽ áp dung là trồng cây ăn quả, cây lâm nghiệp thì phần lớn nam giới và thanh niên thực hiện kỹ thuật đó. Kỹ thuật mới là trồng ngô, lúa, đỗ, lạc giống mới và bón phân hoá học cho các cây trồng này thì phần lớn là phụ nữ thực hiện các kỹ thuật này. Một dự án nọ mở 5 lớp tập huấn cho 1 50 học viên, trong đó chỉ có 35 người là nữ. Đến khi đánh giá dự án thì chỉ có 46 nam giới trực tiếp thực hiện kỹ thuật, 18 người hướng dẫn cho vợ con làm, 69 người khác không làm cũng không hướng dẫn cho mọi người trong gia đình. Nhìn chung cần phải quan lâm một cách thích dáng lới tỷ lệ phụ nữ tham gia tập 72 huấn kỹ thuật. * Đặc điểm của học viên - nông dân. - Làm việc suốt ngày, ít khi ngồi hội họp và học tập kéo dài. - Khó nhớ các bài học lý thuyết nhưng nếu được xem việc làm cụ thể, họ bắt chước rất nhanh. - Khi ngồi nghe giảng kéo dài, họ sẽ buồn ngủ. nói chuyện hoặc làm việc riêng (đan, vá… ) - Khó nhớ các lừ ngữ khoa học, các tên nước ngoài. * Phương pháp tổ chức lớp học và giảng dạy cho nông dân Với các đặc điểm trên của nông dân, việc tổ chức lớp học và giảng dạy cho nông dân phải chú ý một số vấn đề sau: Một khoá học không nên quá dài, thường từ 1 - 3 ngày là phù hợp. Lớp học không nên quá đông, thường từ 15 - 30 người là phù hợp. Tập huấn vào đầu mùa vụ để nông dân áp dụng ngay sau khi học xong. Ví dụ: tập huấn trồng ngô CVI khi mùa vụ trồng ngô bắt đầu. Phải thay đổi nội dung giảng dạy thường xuyên. Ví dụ: sáng nghe lý thuyết, chiều thực hành. Hoặc vừa học lý thuyết vừa xen kẽ xem bằng vi deo thực hành. Bài giảng phải ngắn gọn nhưng đủ ý quan trọng. Lời nói phải giản dị, gần gũi với những từ thường dùng của địa phương. Những chỗ quan trọng cần nhắc đi nhắc lại nhiều lần. Sử dụng phương pháp đối thoại trong khi giảng dạy. Nên thay việc đọc bài giảng bằng các cuộc thảo luận. tranh luận, phân tích theo nhóm, hỏi đáp và trao đổi kinh nghiệm giữa các nhóm. Việc thảo luận nhóm sau khi thực hành, tham quan là hết sức cần thiết. Trong khi giảng tăng cường khen ngợi, hết sức hạn chế phê bình. Tăng cường dùng hình vẽ, phim slide, vi deo, các mẫu vật... Tăng cường thực hành (thực hành nhiều hơn lý thuyết) vì rằng một người có thể nhớ 10% những gì anh ta nghe, 50% những gì anh ta đã thấy và 90% những gì anh ta đã nghe, thấy và làm. Trong khoá học nên tổ chức cho học viên đi thăm quan các mô hình trình diễn của các nông dân khác. Học viên - nông dân sẽ có suy nghĩ các nông dân khác làm được, mình cũng làm được Chuyến thăm quan này cũng có thể trở thành phần thưởng cho những người nông dân có mô hình trình diễn. Cần giành quyền cho chủ nhà giới thiệu những cây trồng, vật nuôi mà họ đã gây dựng thành công, giãi bày những kinh nghiệm, những thành công và thất bại của họ. Như vậy sẽ có hiệu quả hơn nhiều so với cán bộ thuyết trình. Sau chuyến thăm quan cấp chia học viên thành các nhóm thảo luận về những gì học viên đã học hỏi được và cảm tưởng của họ. Sau đó đại diện các nhóm lên trình bày, làm như vậy sẽ bổ sung được kiến thức cho nhau giữa các nhóm và làm cho lớp học sôi nổi hơn. 73 Cán bộ kỹ thuật khó có thể tập huấn cho tất cả nông dân ở vùng dự án. Tốt nhất là tập huấn cho đại diện các thôn, bản (thường là trưởng bản, đội trưởng sản xuất, những người sản xuất giỏi yêu thích kỹ thuật mới, nhiệt tình với công tác xã hội), đào tạo họ trở thành giáo viên để họ tập huấn lại cho nông dân trong thôn bản của họ. Các lớp học thôn bản chủ yếu là thực hành, giáo viên vừa làm, vừa giảng giải cho bà con trong thôn bản. Thời gian một khoá học ở thôn bản chỉ bằng 1/2 đến 1/3 thời gian khoá học do cán bộ kỹ thuật giảng. Địa điểm học là vườn, đồi, bãi, ruộng của một nông dân nào đó trong bản. ưu điểm của "giáo viên thôn bản" là họ nói dễ hiểu và có thể dùng tiếng dân tộc giảng giải cho bà con. Cán bộ kỹ thuật dự án phải kết hợp chặt chẽ với trưởng bản hoặc đội trưởng sản xuất để tổ chức lớp học thôn bản và theo dõi suất quá trình diễn ra lớp học này. Muốn vậy phải chỉ rõ mỗi cán bộ kỹ thuật phụ trách mấy bản và họ phải tổ chức tập huấn theo kiểu cuốn chiếu. Nếu không làm được như trên sẽ không bao giờ có lớp học thôn bản. 1 5. Khởi đầu của một kỹ thuật và xây dựng mô hình mẫu Bước đầu áp dụng một kỹ thuật nào đó cho nông dân trong vùng dự án là bước quyết định cho sự thắng lợi hay thất bại sau này của kỹ thuật đó. Vì thế cán bộ kỹ thuật dự án phải chuẩn bị chu đáo cả về người hướng dẫn kỹ thuật và vật tư kỹ thuật và dự đoán các tình huống xẩy ra để có phương án giải quyết kịp thời. Cần huy động tất cả các cán bộ kỹ thuật, các trưởng thôn, đội trưởng sản xuất, các "giáo viên thôn bản" vừa giám sát kỹ thuật vừa hướng dẫn tất cả nông dân tham gia dự án làm đúng kỹ thuật. Một số dự án do thiếu kiểm tra, giám sát và hướng dẫn nông dân trong bước ban đầu áp dụng kỹ thuật của dự án nên đã xảy ra các hiện tượng sau: Phát cây ăn quả nhưng nông dân để sau 1 -2 tuấn mới trồng, cây bị chết héo, một số trồng nhưng đào hố bé không bón phân, không tưới nước, một số khác trồng vào gần bờ tre, gần gốc các cây to. . . Các hộ nông dân đều nhận hạt giống cây họ đậu để làm SALT, nhưng một số không trồng, còn số khác thì trồng làm hàng rào vườn hoặc trồng trên đất dốc nhưng không theo đường đồng mức. Mặc dù kỹ thuật trong giống ngô mới đã được giảng giải nh~mg đại bộ phận nông dân vẫn trồng theo mật độ cũ là khóm cách khóm im và mỗi khóm có 5-6 cây ngô... Những sai sót trên khó có thể khắc phục được ngay mà phải chờ tới mùa vụ khác. Bước khởi đầu của một kỹ thuật cũng nên chú ý chọn hộ làm mô hình mẫu cho kỹ thuật đó. Hộ được chọn làm mô hình mẫu cần theo các tiêu chuẩn sau: Vị trí làm mô hình mẫu để quan sát, thăm quan. Thực sự say mê với kỹ thuật được áp dụng. Có điều kiện (nhân lực, kinh phố để thực hiện tết mô hình. Các hộ làm mô hình mẫu nên làm quy mô 1 lớn gấp 2 - 3 lần các hộ khác. 74 1.6. Khuyến cáo mở rộng mô hình và áp dụng các kỹ thuật khác cho nông dân Nếu dự án tiến hành vài năm thì sau mỗi năm cần lập kế hoạch khuyến cáo mở rộng các kỹ thuật đã áp dụng đạt kết quả tốt cho năm tới. Kế hoạch này có thể điều chỉnh lại . kế hoạch đặt ra từ ban đầu nay thấy không phù hợp. Ví dụ: theo kế hoạch ban đầu của ' dự án là năm 1995 áp dụng trồng giống ngô CVI cho 100 gia đình và giống lúa bao thai cấp 1 cho 50 gia đình, sang năm 1996 sẽ phố triển cho 200 gia đình trồng giống ngô CV1 và 80 gia đình trồng lúa bao thai cấp I. Nhưng cuối năm 1995 thấy rằng vì khó khăn trong canh tác và bảo quản ngô nên có rất ít gia đình quan tâm đến giống ngô mới, nhưng nhiều gia đình quan tâm đến giống lúa mới. Như vậy ta phải điều chỉnh lại kế hoạch trồng ngô và lúa năm 1996. Việc mở rộng áp dụng kỹ thuật cũng cần tiến hành tuần tự các bước như xác định quy mô, chọn hộ nông dân mới, tập huấn kỹ thuật, dự trù vật tư, kinh phí (của nông dân là chính), hướng dẫn kỹ thuật, kiểm tra... Ngoài việc mở rộng các kỹ thuật đã áp dụng trước đây, mỗi năm tiếp theo cần khuyến cáo nông dân áp dụng thêm một vài kỹ thuật mới, Việc phổ triển tăng thêm các kỹ thuật mới nên tiến hành theo kiểu hình chóp ngược sau đây: D G N L V M B G N L V M N L V Năm thứ ba Năm thứ hai Năm thứ nhất N: Ngô L: Lúa V: Vải M: Mận G: Gà D: Dê B: Bò Việc tăng thêm kỹ thuật nào trong từng năm cần được dự kiến khi lập kế hoạch ban đầu của dự án, tuy nhiên sau mỗi năm cần khẳng định lại hoặc điều chỉnh lại. Việc thực hiện các kỹ thuật mới cũng phải tiến hành theo các bước như xác định quy mô áp dụng (khối lượng công việc), dự trù vật tư, kinh phí, chọn hộ nông dân, tập huấn kỹ thuật, hướng dẫn kỹ thuật, kiểm tra, đôn đốc... 2. KIỀM TRA, GIÁM SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 2.1. Kiểm tra dự án Kiểm tra dự án là hoạt động xem xét và nhìn nhận lại các công việc của dự án đã được thực hiện. Các công việc đó có được thực hiện đúng tiến độ không? Có đúng như thiết kế ban đầu đã được phê duyệt hay không? Thông qua kiểm tra, ban quản lý dự án kịp thời điều chỉnh những sai lệch nhằm đảm bảo cho dự án được triển khai đúng như đã định. Công việc kiểm tra cần tiến hành nhẹ nhàng nhưng có hiệu quả, không làm căng thẳng gây tác động xấu tới người bị kiểm tra, làm cho người bị kiểm tra cảm thấy sợ 75 hãi. Nên thực hiện một cách linh hoạt. Tốt nhất nên lựa chọn phương pháp kiểm tra mềm dẻo, biến kiểm tra thành tự kiểm tra. Nên thực hiện một cách tinh tế, lựa chọn người kiểm tra từ cộng đồng để kiểm tra người thực hiện trong cộng đồng sẽ đảm bảo được kiểm tra thường xuyên, sát thực và giảm bớt được sự căng thẳng do tâm lý bị kiểm tra. Trong suốt quá trình thực hiện dự án cần kiểm tra một cách thường xuyên. Kiểm tra thường xuyên sẽ phát hiện kịp thời các sai sót kỹ thuật để uốn nắm ngay. Kiểm tra thường xuyên sẽ thu thập được ý kiến của nông dân về những khó khăn trong quá trình họ áp dụng kỹ thuật để giúp đỡ họ kịp thời hoặc cải tiến công việc cho các lần sau. Kiểm tra còn nhằm thăm dò tư tưởng của nông dân về kỹ thuật họ đang áp dụng (tác dụng tết hay xấu? Năm tới họ còn áp dụng hay không? Có nhiều gia đình quan tâm đến kỹ thuật đó không và năm tới liệu có mở rộng được quy mô của kỹ thuật đó không?) Sau môi lần kiểm tra, cần kiểm điểm lại ngay trong ban quản lý dự án, các cán bộ kỹ thuật dự án và các nông dân tham gia dự án về các vấn đề sau: Khâu trì trệ chính nằm ở đâu? Những phần công việc của ai làm chưa tốt? Kế hoạch công việc đã hợp lý chưa và có cần thay đổi không? Nhân sự đã hợp lý chưa? có cần thay đổi không? Mối quan hệ của các thành viên quản lý dự án cổ vấn đề gì không? Kinh phí của dự án có được sử dụng hiệu quả tối đa hay không? Kiểm tra kết hợp với đánh giá sơ bộ khi kết thúc một mùa vụ trồng trọt (lúa, ngô, khoai...) hoặc một chu kỳ của vật nuôi (chu kỳ đẻ trứng, chu kỳ tiết sữa, kết thúc giai đoạn nuôi lợn thịt...) . Tuy đánh giá sơ bộ nhưng có thể biết được sự thành công hay thất bại của kỹ thuật và triển vọng của việc áp dụng kỹ thuật đó sau này. Phải đưa ra được các biện pháp khắc phục những tồn tại. Nghĩa là khi phát hiện ra những điểm chưa hợp lý, người kiểm tra phải đưa ra được các giải pháp khắc phục đảm bảo cho công việc được thực hiện bình thường. Khi đi kiểm tra, đánh giá sơ bộ nên quay phim, chụp ảnh để ghi lại các hình ảnh nhằm sử dụng vào việc khuyến cáo hoặc tập huấn kỹ thuật cho riêng dân sau thời kỳ dự án và các hội nghị nghiệm thu, tổng kết. Yêu cầu của công tác kiểm tra Phải phản ánh đúng tính chất và sự thật của các hoạt động. Phải phản ánh được những điểm mạnh, yếu về cách thức tổ chức hoạt động, điều hành, phối hợp trong dự án. 76 Phải báo cáo lất cả những hoạt động đã diễn ra, kể cả những hoạt động không theo đúng như kế hoạch, nghĩa là nếu có những sai lệch thì phải được báo cáo rõ ràng. 2.1.2. Các hình thức kiểm tra dự án Căn cứ vào các tính liên tục về thời gian kiểm tra, người ta chia ra thành hai hình thức kiểm tra là: - Kiểm tra theo kế hoạch (còn gọi là kiểm tra định kỳ). - Kiểm tra đột xuất Căn cứ vào cách thức kiểm tra người ta chia thành hai hình thức kiểm tra là: - Kiểm tra gián tiếp - Kiểm tra trực tiếp Kiểm tra theo kế hoạch là kiểm tra theo lịch đã được sắp xếp trước, mỗi dự án đều 1 có kế hoạch tiến độ từng hoạt động của nổ. Căn cứ vào từng hoạt động của dự án đã được xây dựng người ta có thể xây dựng được kế hoạch kiểm tra đối với từng công việc. Kiểm tra đội xuất là kiểm tra không theo kế hoạch định trước và không theo một quy luật nào, có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào nếu thấy cần thiết. Kiểm tra gián tiếp là thực hiện việc kiểm tra dự án thông qua các báo cáo bằng giấy tờ văn bản hoặc báo cáo miệng, điện thoại của cấp dưới, không trực tiếp đến tận nơi dự . án dang làm, không chứng kiến tận mắt những hoạt động đang diễn ra của dự án. Kiểm tra trực tiếp là kiểm tra tại nơi dự án dang tiến hành để xem xét thực tế diễn ra như thế nào. Ví dụ: Để theo dõi tiến độ xây dựng trạm bơm, người kiểm tra đã đến tận chân công trình xây dựng để xem xét cụ thể lừng công việc đang diễn ra ở đó. 2.1.2. Nội dung của công tác kiểm tra dự án Muốn công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao, có căn cứ để đưa ra những kết luận xác đáng, trước hết phải xây dựng cho được các tiêu chuẩn kiểm tra làm cơ sở' cho việc kiểm tra, đánh giá thực hiện dự án, đưa ra những kết luận đánh giá tốt hay xấu. Các tiêu chuẩn kiểm tra chính là nội dung và là công cụ phục vụ cho công tác kiểm tra. Mỗi dự án có nội dung khác nhau nên nội dung các chỉ tiêu kiểm tra cũng khác nhau. Tuỳ theo dự án mà xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra thích hợp cho mỗi dự án cụ thể. Muốn công tác kiểm tra đạt kết quả tết thì phải thực hiện được mấy bước sau: Bước l: Xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra. Xây dựng các chỉ tiêu kiểm tra là đưa ra các tiêu chuẩn và lấy các tiêu chuẩn đó làm 1 thước đo chuẩn mực để áp dụng cho việc kiểm tra. Các liêu chuẩn này phải nói lên được kết quả thực hiện dự án tốt hay xấu. Ví dụ: Để kiểm tra tình hình chi tiêu của dự án, người ta xây dựng các chỉ liêu kiểm tra sau: - Số lượng tiền cấp cho từng công việc (cho cho từng khoản mục có đủ không). 77 - Thời gian cấp tiền (đúng tiến độ hay không). Căn cứ vào bản kế hoạch công việc chi tiết đã được ghi trong dự án, chúng ta đối chiếu với thời gian thực tế xem có lệch nhau hay không. - Sử dụng tiền có đúng mục đích hay không? (tiền mua thiết bị có được đùng để mua thiết bị hay không, nhãn hiệu, chủng loại, công suất và hãng sản xuất thiết bị có đúng như đã ghi trong dự án không, nếu có sự sai khác thì phải có thuyết minh lý do thay đổi và phải có phê duyệt điều chỉnh mua thiết bị...). Ví dụ: Theo thiết kế trạm bơm ở xã Đồng Liên thì phải dùng gạch loại một để xây. Nhưng qua kiểm tra đã phát hiện người thực hiện mua gạch đã mua gạch loại hai và quyết toán gạch loại một để hưởng chênh lệch. Nếu không có sự kiểm tra đúng lúc thì việc làm trên sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp tới độ bền của công trình, ảnh hưởng xấu đến hiệu quả dự án. Bước 2: Lập kế hoạch kiểm tra cụ thể cho từng công việc, từng giai đoạn và cho suốt cả thời kỳ của dự án. Như chúng ta đã biết, khi xây dựng một dự án phải xây dựng được kế hoạch thời gian thực hiện các công việc của dự án, căn cứ và kế hoạch công việc đó người kiểm tra phải xây dựng được kế hoạch kiểm tra cho từng công việc và phải lập được kế hoạch kiểm tra chung cho cả chu kỳ dự án. Kết hợp kế hoạch kiểm tra với chỉ tiêu kiểm tra đối với từng công việc để chọn người tham gia công tác kiểm tra cho phù hợp. Yêu cầu đối với lập kê hoạch kiểm tra là: - Phải phù hợp với kế hoạch công việc - Phải xây dựng được nhóm kiểm tra Thông thường, để đảm bảo tính khách quan thì những người tham gia nhóm kiểm tra phải đủ thành phần các bên tham gia (gồm cả người đại diện cho người hưởng lợi dự án, đại diện cho người thực hiện dự án và đại diện cho người quản lý dự án). Thể hiện tốt nhất trong phương pháp đồng tham gia là làm sao cho người thực hiện công việc tự kiểm tra chất lượng họ làm. Yêu cầu đối với người tham gia công tác kiểm tra: - Phải là người có hiểu biết về lĩnh vực mà họ tham gia vào kiểm tra. - Phải nhiệt tình với công việc - Phải là người mạnh dạn chống những biểu hiện sai trái, dám nói thẳng, nói thật. - Phải có phương pháp giải quyết mềm dẻo, cương quyết, kịp thời để chống những biểu hiện làm sai hoặc thiếu trách nhiệm đối với công việc, góp phấn hạn chế thiệt hại cho dự án. Bước 3: Tiến hành kiểm tra theo kế hoạch. - Kiểm tra tiến độ thực hiện dự án là xem xét các công việc của dự án có được 78 thực hiện đúng thời gian như đã ghi trong bản kế hoạch của dự án hay không.Ví dụ: Để kiểm tra tiến độ thực hiện dự án xây dựng hệ thống thuỷ lợi ở xã Đồng Liên, người có trách nhiệm đã dựa trên bảng kế hoạch tiến độ công việc để kiểm tra, cụ thể là đối chiếu xem tiến độ thực hiện khảo sát thiết kế có đúng vào đấu tháng 7/2000 không, cuối tháng 8/2000 đã có hồ sơ khảo sát thiết kế hoàn chỉnh chùn, tháng 9/2000 người dân đã bắt đầu đào mương chưa... Việc xem xét lại từng mốc thời gian đặt ra đối với mỗi công việc, so sánh đối chiếu với mốc thời gian thực tế đã làm của từng công việc đó gọi là kiểm tra thực hiện tiến độ công việc. Kiểm tra chi tiêu tài chính Kiểm tra chi tiêu tài chính của dự án là xem xét tiền của dự án được sử dụng như thế nào (có đúng mục đích, có đủ số lượng hay không, việc cung cấp tiền có đúng tiến độ kế hoạch hay không). Ví dụ: Kiểm tra việc thực hiện chi tiêu tài chính trong dự án xoá đói giảm nghèo thì cần kiểm tra xem các hộ được vay có đúng là các hộ nghèo có tên trong danh sách được duyệt không, các hộ có được vay đúng số tiền vay như đã thông báo ban đầu không? Thời gian cấp tiền cho các hộ có đúng như kế hoạch không và các hộ có sử dụng tiền vay đúng mục đích không? Hiệu quả vốn vay như thế nào? Kiểm tra quá trình phối hợp giữa các khâu công việc của dự án. Một dự án dù lớn hay nhỏ bao giờ cũng có rất nhiều khâu trong công việc khác nhau, cần phải có kế hoạch phối hợp chặt chẽ giữa công việc trước với công việc sau, giữa công việc này với công việc khác, đảm bảo sự nhịp nhàng cho toàn bộ hoạt động của dự án. Có khi chỉ một khâu công việc nào đó bị chậm trễ hay không thực hiện được thì có thể dẫn tới hậu quả hỏng toàn bộ dự án. Cách kiểm tra tốt nhất là phải xây dựng được biểu đồ tiến độ công việc (biểu đổ Giam), khi cần đến giai đoạn thực hiện công việc nào đó thì chúng ta phải kiểm tra công việc trước đó đã hoàn thành đến mức độ nào để chuẩn bị triển khai các công việc tiếp theo cho phù hợp với thực tế. Từ thực tế kiểm tra, chúng ta đối chiếu với biểu đồ thời gian để đánh giá tiến độ công việc đúng, nhanh hay chậm so với kế hoạch đã đề ra. j Tóm lại là: 1 Phải xây dựng được một kế hoạch kiểm tra cho từng công việc. 1 - Tiến hành kiểm tra theo kế hoạch đối với mỗi công việc đã được ghi trong kế 1 hoạch tiến độ công vệc của dự án. 2.2. Giám sát hoạt động của dự án Giám sát hoạt động dự án là sự theo dõi sát sao, liên tục của người giám sát trong suốt thời gian các hoạt động của dự án diễn ra. Thực chất của giám sát là quá trình kiểm tra liên tục các hoạt động. Trong quá trình giám sát phải chú ý tới ba thông số sau đây 1 để giám sát: - Quy trình kỹ thuật thực hiện các công việc và chất lượng công việc được thực hiện. - Thời gian hoàn thành của mỗi hoạt động so với kế hoạch. 79 - Chi phí thực tế so với kế hoạch. Mục tiêu số một và là bản chất thực của giám sát là theo dõi việc thực hiện các quy trình kỹ thuật, đảm bảo chất lượng sản phẩm của từng công đoạn và đảm bảo cho sản phẩm cuối cùng phải đạt như ý muốn. Để đảm bảo tính khách quan và sự chính xác của việc giám sát, phải chọn người tham gia ban giám sát theo những tiêu chuẩn nhất định. Chọn người tham gia vào ban giám số dự án Mỗi dự án có đặc thù riêng, tuỳ theo từng dự án hoặc từng hoạt động cụ thể mà định ra những tiêu chuẩn chọn người tham gia giám sát cụ thể cho phù hợp, người ta thường dựa vào bốn tiêu chuẩn chính sau đây: * Chọn người hiểu biết sâu về kỹ thuật thuộc lĩnh vực dự án đang làm Thông thường người ta chọn những người đã được đào tạo ở các trường về lĩnh vực kỹ thuật mà dự án sẽ thực hiện, đối với các dự án lớn, nhất thiết phải có người giám sát đủ tư cách pháp nhân (người có bằng cấp đúng chuyên ngành kỹ thuật, người thuộc cơ quan giám sát của Chính phủ). Ban lãnh đạo dự án nhất thiết phải ký kết hợp đồng giám sát chất lượng thi công với họ và phải có quyết định của chính quyền địa phương về việc thành lập ban giám sát. * Chọn người đại diện cho những người được hưởng lợi từ dự án : Họp nhóm những người được hưởng lợi từ dự án, thảo luận với họ về nội dung công việc của dự án, giải thích cho họ nắm rõ yêu cầu kỹ thuật công việc, định mức kinh phí thực hiện cho từng công việc và yêu cầu kết quả cuối cùng cần đạt được, thảo luận với họ về tiêu chuẩn chọn người giám sát để họ bàn bạc và tự chọn ra người đại diện của họ tham gia. * Chọn người không bị lệ thuộc về kinh tế. chính trị tới dự án Để chọn được người tham gia giám sát đạt được tiêu chuẩn này thì tốt nhất phải là chọn người không nằm trong ban điều hành dự án và không phải là thành viên của dự án, hoặc là người không làm việc thường xuyên cho dự án. (Thông thường các tổ chức tài trợ hoặc nhà đầu tư thuê các giám sát viên từ một tổ chức khác để giám sát chất lượng công trình và người này không có liên quan hoặc phụ thuộc gì về kinh tế hay chính trị vào ban điều hành dự án. Công trả cho giám sát viên được lấy từ nguồn kinh phí khác ngoài dự án). s * Chọn người nhiệt tình với công việc, có thời gian để tham gia vào công tác kiểm tra, dám mạnh dạn đấu tranh với những sai trái. Muốn chọn được người theo tiêu chuẩn này thì trước hết người được chọn phải là người không giữ nhiều chức vụ quan trọng trong chính quyền, không đảm nhận quá nhiều công việc và tốt nhất là người đã từng hoặc đang làm những công việc gần gũi với công việc của dự án sẽ làm, có nhiều hiểu biết về các vấn đề dự án đang làm nhiều hơn 1 những người khác. Công việc của họ đúng với chức năng của họ để họ có thể 80 dành...? 2.3. Đánh giá dự án Đánh giá dự án là nhìn nhận và phân tích lại toàn bộ quá trình triển khai thực hiện dự án, các kết quả thực hiện cũng như hiệu quả thực tế đạt được của dự án trong mối quan hệ với nhiều yếu tố, so sánh với mục tiêu đặt ra ban đầu. Việc đánh giá đó thể do đơn Vị thực hiện dự án tự tổ chức đánh giá gọi là đánh giá trong, còn việc đánh giá do tổ chức cấp trên hay cơ quan tài trợ thuê một đơn vị khác hoặc những người ngoài dự án đánh giá dự án gọi là đánh giá ngoài hay đánh giá độc lập. Đánh giá ngoài thường được thực hiện đối với những dự án lớn, kéo dài nhiều năm. 2.3.1. Các loại đánh giá dự án - Đánh giá định kỳ: Là đánh giá từng giai đoạn thực hiện dự án, có thể là đánh giá toàn bộ các công việc trong một giai đoạn của dự án nhưng cũng có thể là đánh giá từng công việc ở từng giai đoạn nhất định (đánh giá theo từng mảng việc). Đánh giá định kỳ chỉ áp dụng với những dự án có chu kỳ dài. Tuỳ theo mỗi loại dự án cụ thể người ta định ra khoảng thời gian đánh giá định kỳ, có thể là ba tháng, sáu tháng hoặc một năm một lần. Mục đích của đánh giá định kỳ là nhằm phát hiện ra những điểm mạnh, yếu, những khó khăn, thuận lợi mà chúng ta đang gặp phải trong một thời kỳ nhất định, nó đòi hỏi cần phải có những nhìn nhận và điều chỉnh cho những giai đoạn tiếp theo nhờ đó dự án được hoàn thành tết hơn. - Đánh giá cuối kỳ: Là đánh giá cuối cùng khi kết thúc dự án, đây là cuộc đánh giá toàn diện tất cả các hoạt động của dự án và kết quả của nó. Mục đích của đánh giá cuối kỳ là nhằm nhìn nhận lại toàn bộ quá trình thực hiện dự án, những thế mạnh, điểm yếu, những thành công và chưa thành công, nguyên nhân của từng vấn đề, đưa ra những bài học cần phải rút kinh nghiệm và điều chỉnh cho những dự án khác. 2.3.2. Nội dung đánh giá dự án . Mỗi dự án có đặc thù riêng, các dự án hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau thì nội dung và cách thức tổ chức của nó cũng khác nhau. Trong thực tế có nhiều nguyên nhân làm cho một dự án thành công hay không thành . công hoặc hạn chế hiệu quả của một dự án, chính vì vậy khi đánh giá phải xem xét hết các nguyên nhân, phân tích kỹ mức độ tác động tết, xấu của mỗi nguyên nhân. 1 Thông thường người ta chia các nguyên nhân làm 2 nhóm: Nhóm 1 : Nguyên nhãn khách quan từ hoàn cảnh bên ngoài đưa lại như do những đơn vị hoặc cá nhân làm đối tác thực hiện chưa nghiêm túc các hợp đồng, hoặc đo điều kiện mưa bão, lụt hoặc hạn hán làm cho dự án không triển khai được hoặc triển khai chậm. Nhóm 2: Nguyên nhân chủ quan do chính những người quản lý và thực hiện, nhóm nguyên nhân này chúng ta có thể điều chỉnh và chủ động khắc phục. 81 Việc đánh giá thực hiện dự án phải phân định được các yếu tố khách quan và chủ quan, từ đó chỉ ra cho người thực hiện biết được chỗ nào họ có thể chủ động khắc phục tránh được những rủi ro không đáng có. Việc đánh giá chi tiết đối với mỗi dự án phụ thuộc vào từng nội dung hoạt động của mỗi dự án, nhưng về cơ bản việc đánh giá mỗi dự án đều phải đưa ra được các nội dung chủ yếu sau. 2.3.2.1 . Đánh giá tiên độ thực hiện dự án Đánh giá tiến độ thực hiện dự án là việc xem xét thời gian thực hiện triển khai thực hiện các nội dung của dự án có đúng thời gian đã dự định hay không, nhanh chậm thế nào, phân tích nguyên nhân gì đã giúp cho chúng ta hoàn thành công việc nhanh hơn so với dự kiến. Nếu hoàn thành công việc chậm hơn so với dụ kiến thì tại sao? Các bên tham gia dự án có thực hiện đúng cam kết của mình để mỗi công việc được hoàn thành đúng thời gian đã ghi trong dự án hay không? Đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho lần sau. 2.3.2.2. Đánh giá tình hình chi tiêu tài chính quản Đánh giá tình hình chi tiêu tài chính là xem xét lại việc sử dụng kinh phí chi tiêu tiền của dự án có đúng theo các nguyên tắc đã được quy định cho dự án không? Có đảm bảo đúng các khoản mục đã được ghi trong dự án và có phù hợp với định chế của Chính phủ không? Từ đó rút kinh nghiệm cho các dự án khác. 2.3.2.3. Đánh giá về việc tổ chức phối hợp thực hiện giữa các bên tham gia của dự án và kết quả thực hiện triển khai dự án. Đánh giá về việc tổ chức, phối hợp thực hiện giữa các thành phần tham gia dự án là việc phân tích xem công tác tổ chức, cách phối hợp các thành phần tham gia trong dự án như thế nào, đã hợp lý hay chưa? Những nguyên nhân làm hạn chế thành công là những nguyên nhân nào, có phải do cách thức tổ chức, phối hợp giữa các thành phần với nhau chùn hợp lý hay không. Xin lấy ví dụ về một dự án trồng cây vải: Trước khi cung cấp cấy giống cho các hộ nông dân trong, dự án đã mời các chuyên gia đến tập huấn cho nông dân về kỹ thuật trồng trọt như chọn dết trồng, kích thước hố đào, kỹ thuật trồng và bón phân. Sau một tháng kể từ ngày cấp cây giống, cán bộ dự án đi kiểm tra và thấy một số hộ để cây chết khô ở nhà, một số hộ khác có trồng vải nhưng lại không biết chọn khu vực trồng cho hợp lý. Phân tích nguyên nhân thì thấy sai lầm do công tác tổ chức. Cán bộ dự án đã không thuê chuyên gia kỹ thuật để giám sát các hộ, hướng dẫn kỹ thuật cụ thể cho từng hộ tại vườn của họ, nên các hộ đã không biết phải trồng vải như thế nào, ở đâu và trồng khi nào. Bài học rút ra từ dự án trên là muốn nâng cao hiệu quả của dự án thì phải kết hợp chặt chẽ giữa hướng dẫn kỹ thuật trên lớp với hướng dẫn tại chỗ, và cả hai khâu này người hướng dẫn phải là một, họ phải có quá trình làm việc liên tục từ đầu tới cuối với công việc đó, họ sẽ biết phải giúp đỡ người nông dân như thế nào để nâng cao hiệu 82 quả của dự án. Ngoài ra còn cần đánh giá sự phối hợp giữa các dự án trên cùng một địa bàn. Đánh giá xem các dự án đã phối hợp với nhau những hoạt động gì? và hiệu quả của sự phối hợp đó. Ví dụ khi thực hiện tiểu dự án thuỷ lợi tại xã Đồng Liên, Trung tâm nghiên cứu giảm nghèo Thái Nguyên đã phối hợp với dự án "cứng hoá kênh mương nội đồng" của tỉnh Thái Nguyên và nguồn lực của địa phương. Trung tâm cung cấp kinh phí xây trạm, kênh nổi, dự án của tỉnh cung cấp kinh phí xây dựng mương chìm, còn nhân dân thì đào đắp kênh mương. Hiệu quả kinh tế - xã hội của dự án đã tăng lên nhiều lần nhờ sự phối hợp đó. 2.3.2.4. Đánh giá kỹ thuật của dự án Là xem xét lại những kỹ thuật mà dự án đã đưa ra có phải là những vấn đề mới không, tính mới mẻ của nó được thể hiện như thế nào. Quá trình thực hiện các khâu kỹ thuật của từng công việc có đảm bảo theo đúng quy trình kỹ thuật đã đặt ra không, nếu không thì nguyên nhân dẫn tới sai lầm từ đâu. Ví dụ: Chương trình phát triển cây vải ở xã Q.K, huyện ĐH năm 1998 đã gặp rủi ro. Mặc dù số vải do cán bộ dự án cấp đã được chọn rất kỹ nhưng sau khi trồng thì số vải ấy đã chết khoảng 90%, gây mất lòng tin ở người dân. Tìm hiểu nguyên nhân, cán bộ dự án được biết đó là do người dân trồng vải không đúng thời điểm. Người dân đã đem trồng những cành vải ngay sau cơn mưa, khi nắng lên, đất nóng làm cho cây vải chết hàng loạt Những giáo viên đến đây chỉ hướng dẫn kỹ thuật đào hố, bón phân, đặt cành nhưng họ lại quên không nhắc người dân trồng cành vải vào lúc thời tiết như thế nào. 2.3.2.5. Đánh giá hiệu quả kinh tê'xãllội của dự án Đánh giá hiệu quả kinh tế xã hội của dự án là việc nhìn nhận lại xem dự án đem lại lợi ích về mặt kinh tế, xã hội như thế nào cho cộng đồng dân cư cũng như toàn xã hội. Trên thực tế có những dự án sau khi kết thúc chúng ta có thể đánh giá được ngay hiệu quả kinh tế, xã hội của nó nhưng cũng có những dự án thì sau khi kết thúc đòi hỏi cần phải có một thời gian nữa mới có thể đánh giá được hiệu quả kinh tế, xã hội mà nó mang lại. So sánh hiệu quả kinh tế. Là phân tích đối chiếu hiệu quả kinh tế (mức tăng thu nhập, mức tăng lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận vốn) thu được sau khi có dự án so với khi chưa có dự án. So sánh hiệu quả xã hội: Là phân tích đối chiếu mức độ ảnh hưởng về mặt xã hội như sự tăng nhận thức của người dân, ý thức cộng đồng, khả năng tiếp cận các kỹ thuật mới v.v... so sánh hiệu quả sau khi có dự án với trước khi có dự án. 2.3.2.6. Đánh giá mức độ ảnh hưởng môi trường sinh thái. Hiện nay vấn đề môi trường là một vấn đề bức xúc của toàn cầu vì vậy các nhà 83 hoạch định chính sách cũng như các nhà thực thi chính sách đều quan tâm tới vấn đề môi trường. Để đánh giá mức độ ảnh hưởng tới môi trường của một dự án như thế nào chúng ta phải đặt ra câu hỏi: Dự án có gây ô nhiễm cho môi trường đất, nước và không khí hay không? Có giúp cho môi trường nước, không khí trong sạch hơn không? Có ảnh hưởng xấu tới hệ sinh thái động, thực vật hay không? Thường để đánh giá mức độ ảnh hưởng môi trường tốt hay xấu, người ta sử dụng một số chỉ tiêu sau: Mức độ giảm xói mòn đất Mức độ tăng tỷ lệ phủ xanh đất trống, đồi núi trọc. Mức độ ô nhiễm nguồn nước, mức độ làm trong sạch nguồn nước. Mức độ tăng số lượng động thực vật, mức độ tăng số loài động thực vật. Chẳng hạn, một dự án về trồng rừng thì rõ ràng tạo ra một hệ thực vật phủ xanh đất, chống xói mòn, làm cho sạch bầu không khí. Nhưng nếu là một dự án xây dựng một nhà máy sản xuất giấy thì rõ ràng quá trình sản xuất phải sử dụng tới hoá chất và đương nhiên nó sẽ làm ô nhiễm môi trường nước, không khí. 2.3.2.7. Đánh giá khả năng triển khai mở rộng Là quá trình phân tích, xem kết quả của dự án có thể áp dụng rộng rãi cho các vùng khác hay không, nếu áp dụng được thì cần có điều kiện gì? Ví dụ đặt ra câu hỏi: Mô hình xây dựng trạm bơm nước nhỏ bằng sử dụng máy bơm đầu là mô hình có thể áp dụng rộng rãi cho các vùng địa hình đồi núi, đồng ruộng nằm rải rác hay không? Khi thảo luận, người dân đánh giá như sau: Cần vốn đầu tư ít, phù hợp với vùng có mức thu nhập thấp. Máy dễ mua, dễ sử dụng, dễ sửa chữa thay thế phụ tùng. Dễ vận chuyển để tưới di động, phù hợp cho vùng chưa có lưới điện. Vì vậy có thể áp dụng cho các vùng miền núi rộng rãi được. 3. TỔNG KẾT DỰ ÁN Cần phải nói rõ thời hạn kết thúc dự án từ khi bắt đầu dự án và kết thúc dự án đúng thời hạn. Làm như vậy không tạo ra sự trông chờ của nông dân vào sự giúp đỡ của dự án một cách vô thời hạn. Nó tạo ra tinh thần làm việc khẩn trương của cán bộ dự án, còn người dân địa phương thấy rõ ràng mình chỉ có thể tranh thủ dự án trong thời gian này, cần phải tích cực học hỏi để khi kết thúc dự án họ có thể tự áp dụng các kỹ thuật mới được. Tổng kết dự án nên tiến hành ở từng thôn bản và tổng kết chung cho cả vùng dự án. Không nên tổ chức phô trương hoặc quá tốn kém. Việc tổng kết này nhằm thu hồi các ý kiến của nông dân về dự án, đồng thời trao đổi kinh nghiệm giữa các nhóm nông dân và tuyên truyền mở rộng áp dụng các kỹ thuật đã thực hiện. 84 Thông thường khi một dự án kết thúc người ta tổ chức hội nghị tổng kết để cùng nhau nhìn nhận lại quá trình thực hiện dự án, đánh giá về những thành công và chưa thành công, phân tích các nguyên nhân thất bại, lấy đó làm các bài học để tránh vấp phải những sai lầm cho các dự án sau. Tổ chức một hội nghị tổng kết bao gồm các phần việc sau: * Xác định những người tham gia hội nghị: Thành phần tham gia hội nghị gồm các tổ chức tài trợ, cơ quan quản lý cấp trên, đại diện chính quyền địa phương (tỉnh, huyện, xã, thôn), đại diện các đơn vị, các cá nhân tham gia thực hiện dự án, đại diện nhân dân vùng hưởng lợi từ dự án. Đối với một số dự án có thể mời thêm đại diện các tổ chức phi Chính phủ (NGO) hoặc các quan sát viên, cơ quan thông tấn, truyền hình v.v... * Thành lập ban tổ chức hội nghị tổng kết Để tổ chức một hội nghị nói chung, hội nghị tổng kết dự án nói riêng được chu đáo thì phải thành lập ban tổ chức hội nghị tuỳ theo quy mô, nội dung của từng hội nghị mà xác định số lượng người tham gia ban tổ chức hội nghị nhiều hay ít. Đối với hội nghị tổng kết một dự án, thường thành lập ban tổ chức từ ba đến năm người. * Công tác chuẩn bị hội nghị: Công tác chuẩn bị có ảnh hưởng lớn tới sự thành công của hội nghị. Công tác chuẩn bị bao gồm những công việc sau: - Viết báo cáo và nhân bản báo cáo - Xác định thời gian hội thảo phù hợp - In ấn giấy mời, gửi giấy mời và thu nhận thông tin phản hồi từ người được mời. - Chuẩn bị phù hiệu, cặp, tài liệu... - Chuẩn bị hội trường và trang âm - Mời phiên dịch (nếu có đại diện người nước ngoài tham dự) - Chuẩn bị kế hoạch đón đưa (đối với các đại biểu ở xa và nước ngoài). - Chuẩn bị nhà nghỉ cho đại biểu - Lập kế hoạch tài chính cho hội nghị - Xây dựng chương trình chi tiết của hội nghị... * Các nội dung chính của hội nghị: - Trình bày các báo cáo đánh giá. - Rút ra những kết luận cuối cùng về tất cả những nội dung đã đánh giá - Rút kinh nghiệm về xây dựng giải pháp duy trì bền vững. - Đề ra các giải pháp hỗ trợ cho thực thi các giải pháp duy trì bền vững. * Trình tự của một hội nghị tổng kết 1 Đón tiếp đại biểu 85 2. Giới thiệu đại biểu và những người tham gia hội nghị 3. Giới thiệu chương trình làm việc của hội nghị gồm: - Đọc báo cáo đánh giá tổng kết - Hội nghị tiến hành thảo luận báo cáo, phân tích thành công và chưa thành công, nguyên nhân của những thành công và những thất bại. - Các đại biểu tham gia đóng góp ý kiến. - Rút kinh nghiệm và bàn các giải pháp tiếp theo (nếu có) 4. Hội nghị bế mạc: Chủ trì hội nghị kết luận lại kết quả hội nghị, có lời cảm ơn đại biểu và tuyên bố kết thúc hội nghị. TÀI LIỆU THAM KHẢO CHÍNH 1 "Báo cáo kết quả đánh giá nhanh nông thôn có sự tham gia tại xã Ngọc Phái, huyện Chợ Đồn, tỉnh Thái Nguyên". Dự án nâng cao năng lực cộng đồng, 1994. 2. "Báo cáo kết quả đánh giá nhanh nông thôn có sự tham gia tại xã A Ngơ, huyện A Lưới, tỉnh Thừa thiên Huế'. Dự án nâng cao năng lực cộng đồng, 1994. 3. "Báo cáo kết quả xây đựng dự án có sự tham gia của người dân tại xã Đồng Liên, huyện Phú Bình, tỉnh Thái Nguyên". Dự án Nghiên cứu giảm nghèo Đại học Thái Nguyên, 1999 và 2000. 4. Bunch R. Hai bắp ngô (tài liệu dịch), NXB Nông nghiệp, Hà Nội. 1992. 5. CIDSE. Đánh giá nhanh nông thôn có sự tham gia của người dân phục vụ cho phát triển nông nghiệp và nông thôn, Quyển 1 và Quyển 2, NXB Nông nghiệp, Hà Nội, 1992. 6. Từ Quang Hiển, Xây dựng và quản lý dự án nông, lâm nghiệp (in nội bộ), 1995. 7. Từ Quang Hiển và CS, Xây dựng và quản lý dự án có sự cùng tham gia, NXB Khoa học xã hội, Hà Nội, 2003.