Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần formach

: Quản lý công tác an ninh quân sự, phòng cháy chữa cháy, quan hệ với địa phương, các đoàn thể, các tổ chức xã hội, phụ trách đời sống sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên, ra các quyết định khen thưởng, kỷ luật... Trực tiếp quản lý các phòng ban: + Phòng Hành chính hay Văn phòng Công ty: Chịu trách nhiệm giải quyết toán bộ công tác văn phòng, y tế, lưu trữ và các công tác phục vụ khác. - Phó Giám đốc kỹ thuật: Quản lý theo dõi và ra các quyết định về các vấn đề kỹ thuật, quản lý thiết bị. Trực tiếp quản lý các phòng ban: + Phòng Kỹ thuật - Công nghệ: có nhiệm vụ tư vấn và triển khai các phương án kỹ thuật phục vụ sản xuất. - Phó Giám đốc sản xuất: Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và thay Giám đốc điều hành Công ty khi Giám đốc đi vắng. Trực tiếp quản lý các phòng ban. + Phòng Điều độ sản xuất: Có nhiệm vụ điều phối sản xuất, chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất của Công ty. + Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng các sản phẩm của Công ty trước khi nhập kho để giao cho khách hàng. + Các phân xưởng. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động của Công ty (Sơ đồ 6) Một số chỉ tiêu kết quả hoạt động kinh doanh của công ty báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cổ phần formach Chỉ tiêu Mã số Năm 2006 Đvt: Triệu đồng Năm 2007 1 2 3 4 Tổng doanh thu 1 20,612 38,792 Trong đó: DT hàng xuất khẩu 2 Các khoản giảm trừ (05+06+07) 3 Giảm giá hàng bán 5 Hàng bán trả lại 6 Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XK phải nộp 7 1.Doanh thu thuần (01-03) 10 20,612 38,792 2.Giá vốn hàng bán 11 16,476 32,195 3.Lợi nhuận gộp (10-11) 20 4,136 6,597 4.Chi phí bán hàng 21 83 1,415 5.Chi phí quản lý doanh nghiệp 22 1,605 2,285 6.Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD (20-(21+22)) 30 2,448 2,897 7. Thu nhập hoạt động tài chính 31 284 144 8. Chi phí hoạt động tài chính 32 2,227 1,306 9. Lợi nhuận hoạt động tài chính (31-32) 40 (1,943) (1,162) 10. Các khoản thu nhập bất thường 41 12 11. Chi phí bất thường 42 0,270 9 12.Lợi nhuận bất thờng (41-42) 50 (0,270) 3 13. Tổng lợi nhuận trớc thuế (30+40+50) 60 504 1,738 14. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 70 161 486 15. Lợi nhuận sau thuế (60-70) 80 343 1,252 Qua báo cáo tài chính ta thấy tổng doanh thu của công ty năm 2007 tăng 88.2% so với năm 2006. Lợi nhuận sau thuế tăng 265%. Trong 2 năm 2006 – 2007 các chỉ tiêu kinh tế của công ty đều tăng, để có được kết quả này là nhờ có sự phấn đấu lỗ lực của toàn thể CBCNV công ty. Với kết quả đó càng làm tăng uy tín và năng lực của công ty trên thị trường trong và ngoài nước. 6. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty cổ phần Formach 6.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy. Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo (sơ đồ 7) 6.2. Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại công ty. Công ty có qui mô sản xuất lớn, các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, kết hợp với đội ngũ kế toán có trình độ tương đối cao và năng động. Do đó Công ty thực hiện áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Năm tài chính: từ 1/1 đến 31/12. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép tính toán là đồng Việt Nam. Phương pháp tính thuế GTGT: là phương pháp khấu trừ. Kỳ báo cáo kế toán theo tháng. Hệ thống báo cáo tài chính kế toán bao gồm: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. + Thuyết minh báo cáo tài chính. + Báo cáo luân chuyển tiền tệ. 6.3. Một số đặc điểm về phần hành kế toán. 6.3.1. Kế toán nguyên vật liệu. - Tài khoản (TK) sử dụng: TK 152 và các tài khoản liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ, thẻ kho, sổ cái TK 152 6.3.2. Kế toán tài sản cố định. - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 211 và 6 TK cấp II. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái tài khoản 211. 6.3.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 334, TK 338 và các tài khoản liên quan khác 111, 112... - Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái tài khoản 334, 338. 6.3.4. Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành. - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 621, 623 và các tài khoản liên quan. - Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái TK 621 và sổ chi tiết tài khoản 621. 6.3.5. Kế toán thuế. - Tài khoản kế toán sử dụng: TK 133, 333... II. Hạch toán NVL trong doanh nghiệp . 1. Kế toán chi tiết NVL 1.1 Chứng từ kế toán sử dụng Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo QĐ 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán NVL bao gồm : - Phiếu Nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu 08-VT) - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH ) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03 – BH ) - Hóa đơn GTGT Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như : phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 - VT ) , biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 – VT ), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( mẫu 07 – VT ) ...Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định, đúng nội dung và phương pháp lập. 1.2. Sổ kế toán chi tiết NVL Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết doanh nghiệp đã lựa chọn mà kế toán sử dụng các loại sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho (Mẫu số 06-VT) - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL - Sổ đối chiếu luân chuyển. - Sổ số dư. - V v... Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở theo các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng lũy kế tổng hợp nhập – xuất – tồn kho NVL phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.3. Thủ tục chứng từ nhập xuất NVL - Thủ tục chứng từ cần thiết trong doanh nghiệp thu mua và nhập kho NVL. Nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL các doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc đó là: Hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) và phiếu nhập kho. Hóa đơn bán hàng (hóa đơn kiêm phiếu xuất kho) do người bán hàng ghi rõ họ, tên, số lượng, loại hàng, đơn giá, số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán. Nếu hàng chịu thuế GTGT thì hóa đơn này bao gồm cả thuế GTGT, trường hợp doanh nghiệp mua NVL tự do thì doanh nghiệp phải lập phiếu mua hàng thay cho hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập nghi rõ số lượng theo hóa đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực nhập vào sổ. Như vậy, phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành. Trong trường hợp nhập kho với số lượng lớn, các loại nguyên liệu có tính lý hóa phức tạp, các loại vật tư quý hiếm hoặc trong quá trình nhập kho phát hiện có sự khác biệt về số lượng, chất lượng giữa hóa đơn và thực nhập thì doanh nghiệp lập bảng kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm vật tư trước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. - Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho NVL. Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì khi xuất kho NVL phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất và cùng với người ký nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm. Số lượng NVL thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. 1.4. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL 1.4.1. Phương pháp ghi thẻ song song (sơ đồ 1) Tại kho NVL: Việc ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày được thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho.Theo định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất tồn kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán : Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết NVL và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo từng nhóm từng loại NVL. Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và phòng còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phạm vi áp dụng : Được áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít chủng loại NVL, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên và trình độ của cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.4.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển (sơ đồ 2) Tại kho NVL: Việc ghi chép của thủ kho cũng giống như cách ghi chép trong phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán : Kế toán không sử dụng sổ (thẻ) chi tiết để ghi hàng ngày mà sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để ghi hàng tháng vào cuối mỗi tháng. Sổ đối chiếu luân chuyển được mở cho cả năm, trên sổ hàng tháng kế toán phản ánh tình hình nhập xuất NVL, mỗi NVL được ghi một dòng trên sổ vào cuối tháng. Kế toán có thể sử dụng Bảng kê nhập xuất NVL, cuối tháng tổng hợp số liệu và ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển. Ưu điểm: Khối lượng ghi chép được giảm bớt, dễ làm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng . Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc đối chiếu, kiểm tra cũng được tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng kiểm tra. Phạm vi áp dụng: Được áp dụng đối với các doanh nghiệp ít nghiệp vụ nhập xuất, kế toán phải kiêm nhiều nhiệm vụ. 1.4.3. Phương pháp sổ số dư (sơ đồ 3) Tại kho NVL: Thủ kho dùng để ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập – xuất. Từ các bảng kê nhập, xuất kế toán lập bảng lũy kế nhập, xuất rồi từ các bảng lũy kế (nhập, xuất) lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn kho theo từng nhóm, từng loại NVL theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền sổ số dư. Việc kiểm tra đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn ( cột số tiền ) và số liệu kế toán tổng hợp. Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc được tiến hành đều đặn trong tháng. Nhược điểm: Do chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của loại NVL về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn . Phạm vi áp dụng : Được áp dụng trong các doanh nghiệp có nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, nhiều chủng loại NVL và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán và trình độ nghiệp vụ của kế toán vững vàng. 2. Kế toán tổng hợp NVL: NVL là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp.Theo quyết định QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 thì trong một doanh nghiệp chỉ áp dụng một trong hai phương pháp kế toán do chế độ qui định : - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. - Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 2.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập xuất tồn kho các vật liệu trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập xuất. Việc xác định giá trị NVL xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra giá trị NVL tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Phương pháp này được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và các doanh nghiệp thương mại kinh doanh mặt hàng lớn. - Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán biến động tổng hợp NVL trong kho tại các danh điểm trong doanh nghiệp là tài khoản 152”nguyên vật liệu” Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 bao gồm : +TK 1521: Nguyên vật liệu chính +TK 1522: Nguyên vật liệu phụ +TK 1523: Nhiên liệu +TK 1524: Phụ tùng thay thế +TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản +TK 1528: Các nguyên vật liệu khác Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 331,333,133,111,112,621,141,...và tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà còn mở thêm các tài khoản cấp 2,3 khác. - Sơ đồ hạch toán : (Được thể hiện bằng sơ đồ 4) 2.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập – xuất vật liệu trên các tài khoản tồn kho tương ứng. Trong kỳ tình hình nhập, xuất kho NVL được theo dõi ở một tài khoản riêng TK 611 ”mua hàng”, còn TK 152 chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê. Còn giá trị hàng xuất kho cũng không căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng rồi ghi sổ mà lại căn cứ vào kết quả kiểm kê và giá trị vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ, được xác định theo công thức: Trị giá NVL xuất kho = Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ - Trị giá NVL tồn kho cuối kỳ - Phương pháp này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. - Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán biến động tổng hợp NVL là TK 611 “mua hàng “. + TK 6111: Mua nguyên vật liệu + TK 6112: Mua hàng hóa Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111,112,621,.... và tùy từng doanh nghiệp có thể mở thêm tài khoản cấp 2,3 khác Sơ đồ hạch toán (Được thể hiện bằng sơ đồ 5). 3. Sổ kế toán tổng hợp NVL theo các hình thức kế toán. Hiện nay các doanh nghiệp có thể áp dụng bốn hình thức kế toán là: Sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký chứng từ và hình thức nhật ký chung. Trong khuôn khổ luận văn và để phù hợp với phần thực trạng em xin trình bày hình thức kế toán Nhật ký chứng từ. Ghi chép hàng ngày Ghi chép cuối tháng Chứng từ gốc và các bảng ghi sổ Đối chiếu Thẻ và sổ kế toán chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Phần II Thực trạng tổ chức công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần Formach 1. Đặc điểm chung về NVL sử dụng ở Công ty: Sản phẩm sản xuất của Công ty hiện nay có khoảng 50 loại sản phẩm khác nhau: Cầu trục, bán cầu trục, Cổng trục, máy chế biến gỗ ... Vì thế lượng NVL mà Công ty sử dụng cũng rất lớn khoảng 200 loại NVL: Thép tấm, thép hình, đồng, ô xy, que hàn... Chỉ tính riêng các loại NVL chủ yếu đã chiếm khoảng 40,6% tổng số vốn lưu động của Công ty. Đặc biệt, trong quá trình sản xuất sản phẩm của Công ty, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất và giá trị vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm. Hầu hết các NVL đều được Công ty thu mua từ các doanh nghiệp trong nước. Nhưng để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tạo sức mạnh cạnh tranh trên thị trường Công ty đã nhập khẩu một số NVL đặc chủng để cấu thành nên sản phẩm của Công ty mà thị trường trong nước chưa sản xuất được. 2. Phân loại và đánh giá NVL ở Công ty 2.1. Phân loại NVL: Công ty có khoảng 200 loại NVL mỗi loại có một vai trò và vị trí khác nhau. Để đảm bảo cho công tác quản lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả, Công ty phân loại NVL thành các loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Thép tấm, thép hình, đồng, tôn... trong đó chiếm tỷ trọng cao là thép L, I, U đây là đối tượng lao động chủ yếu, là vật liệu chính để hình thành nên sản phẩm. - Nguyên vật liệu phụ: Sơn keo, mỡ bôi trơn, hoá chất... là những đối tượng không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhưng nó góp phần làm cho sản phẩm của Công ty bền và đẹp hơn. - Nhiên liệu: Các loại xăng, dầu, than đá, đất đèn... cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất. - Phụ tùng thay thế: Vòng bi, vòng đệm, các loại gioăng... nhằm thay thế và sửa chữa các thiết bị. 2.2. Đánh giá NVL: Trị giá NVL của Công ty được xác định theo giá thực tế nhằm đánh giá chính xác về chi phí NVL trong quá trình sản xuất. 2.2.1. Đối với NVL nhập kho: - Đối với vật liệu nhập kho trong nước: Vật liệu mua ngoài nhập kho được đánh giá theo công thức: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá ghi trên hóa đơn (chưa có thuế GTGT) + Chi phí thu mua - Chiết khấu giảm giá Ví dụ : Theo hóa đơn GTGT số 054671 ngày 17/5/2007. Công ty đã mua của Công ty kinh doanh kim khí và thiết bị Hà Nội 2.500 kg thép hình U40x40x40, đơn giá chưa có thuế GTGT là 5193 đ/kg. Công ty thiết bị Hà Nội giao tận kho nên đơn giá này bao gồm cả cước phí vận chuyển. Giá thực tế NVL nhập kho = 2.500 x 5.193 = 12.982.500 Đối với vật liệu nhập kho từ nguồn nhập khẩu : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua Tùy đặc điểm từng lần vận chuyển, từng thỏa thuận mua hàng mà công ty linh động trong việc xác định chi phí vận chuyển. Trường hợp bên bán vận chuyển NVL và tính luôn chi phí vận chuyển vào giá ghi trên hóa đơn thì: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho = Giá ghi trên hóa đơn Trường hợp công ty phải tự vận chuyển thì: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá hóa đơn + chi phí vận chuyển bốc dỡ Đối với vật liệu nhập kho thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế nguyên vật liệu được tính : Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế của NVL thuê ngoài gia công + Chi phí vận chuyển Đối với vật liệu tự gia công: thì kế toán vật tư tiến hành đánh giá theo giá thực tế bao gồm chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung dựa trên bảng tổng hợp quyết toán vật tư gia công. Ví dụ : Theo bảng giá gia công cầu trục 20 tấn ngày 12/05/2007 của công ty: Trị giá nguyên vật liệu xuất gia công: 9.500.000 đồng Chi phí nhân công: 4.000.000 đồng Chi phí sản xuất chung: 2.500.000 đồng Trị giá nguyên vật liệu gia công nhập kho là: 9.500.000 + 4.000.000 + 2.500.000 = 16.000.000 đồng 2.2.2. Đối với NVL xuất kho: Để tính giá NVL xuất kho Công ty đã sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền. Công thức tính: Đơn giá thực tế bình quân = Giá trị thực tế VL tồn đầu kỳ + Giá trị thực tế VL nhập trong kỳ Số lượng VL tồn đầu kỳ + Số lượng VL nhập trong kỳ Căn cứ vào Đơn giá bình quân tính được ở cuối kỳ và số lượng NVL xuất kho trong kỳ, kế toán xác định được giá thực tế NVL xuất trong kỳ: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng VL xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Ví dụ: Tính giá xuất kho của Thép I 350 x 143 x 13. Số lượng tồn đầu tháng 5/2007 của NVL chính : Thép I 350 x 143 x 13, số lượng: 17.385 kg ; Số tiền : 88.472.265 đồng Trong tháng 5/2007 : Nhập số lượng : 2.000kg ; Số tiền : 10.080.000 đồng Cũng trong tháng 5/2007 : xuất nguyên vật liệu số lượng 11.175kg Cuối tháng 5/2007 Công ty không nhập thêm NVL và cũng chưa xuất NVL cho sản xuất. Vậy : Đơn giá thực tế bình quân = 88.472.265 + 10.080.000 = 5.083,94 đ 17.385 + 2.000 Trị giá thực tế NVL xuất kho = 5.083,94 x 11.175 = 56.813.029,5 đ 3. Công tác kế toán chi tiết NVL tại Công ty. ở công ty hiện nay đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song được tiến hành giữa kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho... và các sổ sách chủ yếu: thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu, sổ tổng hợp nhập xuất tồn NVL...  Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL tại Công ty cổ phần Formach Thủ kho Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ KT chi tiết NVL Bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Ghi chú: Đối chiếu, kiểm tra ở kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để ghi thẻ kho của mỗi vật tư. Cuối tháng thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu tình hình nhập xuất tồn kho NVL. Tại phòng kế toán: Hàng ngày kế toán căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để ghi vào thẻ hạch toán chi tiết của vật tư đó. Cuối tháng kế toán cộng tổng nhập tổng xuất tính tổng cho mỗi thứ vật tư trên sổ thẻ hạch toán chi tiết. Sau đó mang số liệu mỗi tháng đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn cho tất cả các phiếu vật tư từ thẻ kho và thẻ hạch toán chi tiết. Sau đó mang số liệu của bảng này đối chiếu với kế toán tổng hợp. 4. Thủ tục nhập, xuất kho NVL: 4.1. Thủ tục nhập kho Công ty quy định tất cả các NVL mua về phải được kiểm nghiệm chất lượng, số lượng trước khi nhập kho. Khi NVL về đến Công ty, nhân viên thu mua đem hóa đơn nộp phòng kế hoạch vật tư. Ban kiểm nghiệm vật tư (phòng kế hoạch vật tư, phòng KCS, thủ kho) sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, nhãn hiệu qui cách của NVL có đúng với hợp đồng mua bán đã ký kết và hóa đơn hay không. Sau đó ban kiểm nghiệm lập Phiếu nhập kho, và tiến hành nhập kho. Phiếu nhập kho (xem sơ đồ 2) của Công ty được lập thành 2 liên : - Một liên thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào thẻ kho, sau dó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật tư để tiến hành hạch toán. - Một liên nhân viên thu mua dùng để thanh toán cùng hóa đơn mua NVL với kế toán thanh toán. Tùy theo phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152.1 : 12.982.500 Nợ TK 133 : 649.125 Có TK 331 : 13.631.625 4.2. Thủ tục xuất kho Công ty chủ yếu nhập NVL dùng cho sản xuất. Nhưng trong một vài trường hợp cụ thể, Công ty cũng có xuất bán NVL nhưng nghiệp vụ kinh tế này không phải là nhiều, rất hiếm khi có phát sinh. Công ty đã sử dụng chứng từ xuất NVL là phiếu xuất kho.Tùy vào từng mục đích của việc xuất kho NVL mà kế toán ghi theo mẫu quy định. Phiếu xuất kho (xem biểu đồ 3) của Công ty được lập thành 3 liên: - 01 liên lưu lại phòng kế toán - 01 liên giao cho khách hàng - 01 liên giao cho thủ kho để xuất hàng. 5. Tổ chức kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở công ty Song song với việc hạch toán chi tiết hàng ngày thì kế toán tổng hợp vật liệu là công việc không thể thiếu trong công tác kế toán NVL. Hiện nay Công ty cổ phần Formach đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên nhằm cung cấp thông tin về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu một cách chính xác kịp thời cho quản lý. Các tài khoản sử dụng: 152, 111, 112, 331, 621, 623, 141... 5.1. Hạch toán tổng hợp nhập NVL Kế toán tổng hợp nhập NVL là công việc không thể thiếu của tất cả các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần Formach nói riêng. Bởi vì NVL thường nhập từ bên ngoài, cần phải kiểm tra chất lượng, số lượng, giá cả và quản lý NVL một cách cụ thể, chặt chẽ nhằm góp phần bảo vệ tài sản của Công ty giảm bớt sự thất thoát của NVL. Các nghiệp vụ thu mua, nhập NVL được ghi chép vào các tài khoản kế toán tổng hợp theo từng trường hợp sau: Nhập NVL từ nguồn bên ngoài như mua của các công ty trong nước, mua của công ty kinh doanh kim khí và thiết bị Hà Nội, mua trên thị trường tự do... Khi mua căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho. Phản ánh một số giá mua NVL nhập kho mà công ty thanh toán với đơn vị bán để lập bảng kê, chứng từ ghi sổ, đăng ký vào chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái tài khoản 152 và 331 theo định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133(1331) Có TK 331(Trường hợp nếu chưa thanh toán với người bán) Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thanh toán vào hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho... để kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 111 Ví dụ: Theo hóa đơn GTGT (biểu đồ 1) của Công ty ô tô dịch vụ khí áp lực ngày 25/5/2007, Công ty nhập kho Sơn màu 100 kg đơn giá 18.750đ/kg thành tiền 1.875.000đ. Kèm theo hóa đơn GTGT của Công ty ô tô dịch vụ khí áp lực, với thuế suất GTGT là 10% thì số tiền mà công ty phải trả là 2.062.500đ. Kế toán sẽ tiến hành nhập vào máy theo định khoản sau: Nợ TK 1521 1.875.000 Nợ TK 1331 187.500 Có TK 331 2.062.500 Đây là trường hợp hàng và hóa đơn cùng về, còn trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về, khi có trường hợp này kế toán Công ty chỉ lưu lại hóa đơn mà không tiến hành ghi sổ. Do vậy Công ty không sử dụng tài khoản 151 “Hàng mua đang đi trên đường”. Trong trường hợp tạm ứng tiền mua NVL, kế toán căn cứ vào đơn xin tạm ứng, phiếu chi tiền để ghi vào chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái theo định khoản: Nợ TK 141 Có TK 111,112 Vật liệu sau khi kiểm nhận đủ các điều kiện, thủ kho tiến hành nhập kho, kế toán nhập vào máy các số liệu theo định khoản sau: Nợ TK 152 Nợ TK 1331 Có TK 141 + Nếu thiếu tạm ứng kế toán thực hiện: Nợ TK 141 Có TK 111,112 + Nếu thừa tạm ứng kế toán thực hiện: Nợ TK 111,112 Có TK 141 Ví dụ: Theo giấy đề nghị tạm ứng cho anh Long ngày 15/5/2007. Tổng số tiền ghi trên hóa đơn là 5.500.000đ Kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 141 5.500.000 Có TK 111 5.500.000 Biểu 4: Giấy đề nghị tạm ứng Biểu 5: Phiếu chi Khi nhập kho kế toán nhập giá vật liệu vào máy: Nợ TK 152 5.000.000 Nợ TK 133 500.000 Có TK 141 5.500.000 Biểu đồ 6: Giấy thanh toán tiền tạm ứng Trường hợp nhập phế liệu từ phế liệu thu hồi Khi có phế liệu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán ghi sổ cái tài khoản 152: Nợ TK 152 Có TK 154 Trường hợp xuất cho các tổ sản xuất nhưng các tổ sản xuất không sử dụng hết phải nhập lại kho. Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Có TK 621,627 5.2. Hạch toán tổng hợp xuất NVL Công ty chủ yếu xuất kho NVL dùng cho sản xuất, chỉ trong một số trường hợp nào đó Công ty mới xuất kho bán ra ngoài. Do đó rất ít khi có các nghiệp vụ xuất kho để bán ra ngoài. Vì thế khi xuất NVL kế toán viết phiếu xuất kho, thủ kho chuyển phiếu về phòng kế toán để lập bảng kê xuất NVL, lập chứng từ ghi vào sổ cái tài khoản 152 và các tài khoản liên quan: - Xuất dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 - Một số được tiêu thụ ra ngoài thị trường kế toán ghi: Nợ TK 632 Có TK 152 Ví dụ: Theo phiếu xuất kho Que hàn việt đức ngày 21/6/2007 cho phân xưởng Gò hàn thi công.Tổng giá trị ghi trên phiếu là 550.000đ. Kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 550.000 Có TK 152 550.000 Trường hợp xuất kho vật liệu dùng cho quản lý doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 642 Có TK 152 Ví dụ: Ngày 6/6/2007 xuất 2 Tấn gỗ để sản xuất bàn ghế dùng trong văn phòng trị giá 2.000.000đ, kế toán định khoản: Nợ TK 642 2.000.000 Có TK 152 2.000.000 Trường hợp xuất kho vật liệu dùng cho sản xuất chung, kế toán ghi: Nợ TK 627 Có TK 152 6. Hạch toán thừa, thiếu NVL sau kiểm kê Tại công ty việc kiểm kê sự hao hụt, mất, thừa NVL được thực hiện vào cuối năm. 6.1. Hạch toán tăng NVL sau khi kiểm kê * Trường hợp phát hiện số vật liệu thừa là của doanh nghiệp, nhưng: - Nếu còn chờ giải quyết, kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 3381:Tài sản thừa chờ giải quyết . Khi có quyết định xử lý, tùy vào việc quyết định ghi giảm chi phí hay tính vào thu nhập bất thường kế toán ghi: Nợ TK 3381 Có TK 621,627,641,642,711... - Nếu quyết định xử lý ngay thì không cần phản ánh qua TK 3381 mà ghi thẳng như sau: Nợ TK 152 Có TK liên quan (TK 621,627,641,...) * Trường hợp vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê xác định không phải của doanh nghiệp thì giá trị vật liệu thừa được phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: TK 002 ( vật tư, hàng hóa nhận giữ hộ hoặc gia công). 6.2. Hạch toán giảm NVL sau kiểm kê Trong trường hợp vật liệu mất mát thiếu hụt trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phải xác định được nguyên nhân và trách nhiệm vật chất đối với những người chịu trách nhiệm bảo quản, sử dụng rồi tùy theo nguyên nhân cụ thể và quyết định xử lý, kế toán ghi theo từng trường hợp như sau: *Trường hợp đã rõ nguyên nhân: - Nếu thiếu hụt trong định mức thì tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 Nếu thiếu hụt ngoài định mức, do người chịu trách nhiệm vật chất gây nên thì hạch toán: Nợ TK 111,334,1388,632... Có TK 152 *Trường hợp chưa rõ nguyên nhân, kế toán ghi: Nợ TK 1381 :Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152 Khi có quyết định xử lý, tùy từng trường hợp ghi: Nợ TK 111,334 :Số phải bồi thường Nợ TK 1388 : Phải thu khác Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý Ví dụ: Cuối năm 2007 công ty thực hiện việc kiểm kê NVL và phát hiện thừa một số NVL như sau: Thừa: 20 Que hàn Việt Đức trị giá : 125.000đ 10 chai ôxy hàn trị giá : 143.000đ Tôn CT3 dày 12 trị giá : 152.000đ Tổng trị giá số vật liệu trên = 125.000 + 143.000 + 152.000 = 420.000đ Sau khi kiểm tra lại số liệu thì số vật liệu trên được xác định là của doanh nghiệp và được hạch toán: Nợ TK 152 :420.000 Có TK 3381 :420.000 Khi có quyết định từ giám đốc công ty ghi giảm chi phí NVL trực tiếp kế toán ghi: Nợ Tk 3381 :420.000 Có TK 621 :420.000 Biểu số 1 Hóa đơn giá trị gia tăng Liên 2 : Giao khách hàng Ngày tháng năm Mẫu số 01 GTKT-3LL GR/2004B 00500067 Đơn vị bán hàng: Công ty ô tô dịch vụ khí áp lực Địa chỉ : Cầu Diễn Số tài khoản:................................................................................................. Điện thoại:...................................... Họ tên người mua : Nguyễn Viết Bảy Tên đơn vị : Công ty cổ phần formach Địa chỉ : Văn Điển - Thanh Trì - HN 0 0 1 0 2 8 0 9 0 1 9 Số tài khoản:................................................................................................. Hình thức thanh toán :....TM...MS: Số TT Tên nhãn hiệu hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=2x1 1 Sơn màu kg 100 18.750 1.875.000 Cộng tiền hàng : 1.875.000 Thuế suất thuế GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 187.500 Tổng cộng tiền thanh toán : 2.062.500 Số tiền bằng chữ : Hai triệu không trăm sáu mươi hai nghìn năm trăm đồng. Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trưởng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) Biểu số 2: Đơn vị:........... ........................ Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 5 năm 2007 Số: 11/12 Mẫu số 01-VT QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 của BTC Nợ:.......... Có:........... Họ tên người giao hàng : Anh Long – phòng vật tư Theo HĐGT số 78251 ngày 15 tháng 5 năm 2007 của Công ty KD Kim khí và thiết bị Hà Nội Nhập tại kho A Số TT Tên nhãn hiệu qui cách vật tư hàng hóa Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo C.từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Thép hình U40x40x4 Kg 2.500 5.193 12.982.500 Cộng tiền hàng:....................................................................12.982.500 Tiền thuế suất GTGT: 5% tiền thuế GTGT...............................649.125 Tổng cộng tiền thanh toán:...................................................13.631.625 Số tiền bằng chữ : Mười ba triệu sáu trăm ba mươi mốt ngàn sáu trăm hai năm đồng. Nhập , ngày 17 tháng 5 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 3 Đơn vị:........... Địa chỉ:.......... Phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 5 năm 2007 Nợ:.......... Có:........... Mẫu số 02-VT QĐ số:1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 của BTC Họ tên người giao hàng : Chị Bình Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất Xuất tại kho: B Số TT Tên nhãn hiệu qui cách vật tư hàng hóa Mã số Đ/v tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép I 350x143x13 Kg 11.175 11.175 5.083,94 56.813.029,5 Cộng 56.813.029,5 Xuất, ngày 20 tháng 5 năm 2007 Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu số 4 Đơn vị: Công ty cổ phần Formach Địa chỉ: Văn Điển – Thanh Trì - Hà Nội Mẫu số: 03-TT Giấy đề nghị tạm ứng Ngày 15/5/2007 Số:. Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần Formach Tên tôi là: Nguyễn Văn Long Địa chỉ: Tổ gò hàn 1 Đề nghị cho tạm ứng số tiền: 5.500.000đ (Viết bằng chữ) Năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn. Lý do tạm ứng: Mua vật tư Thời hạn thanh toán: Hoàn trả sau khi nhập kho vật tư Người đề nghị (ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (ký, họ tên) Ví dụ: Theo hóa đơn kiêm phiếu xuất kho 01007055437 ngày 15/5/2007 bán ôxy hàn cho Công ty. Số tiền tạm ứng cho anh Long mua là 5.500.000đ. Tổng số tiền ghi trên hóa đơn là 5.500.000đ Kế toán nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 141 5.500.000 Có TK 111 5.500.000 Biểu đồ 4: Giấy đề nghị tạm ứng Biểu đồ 5: Phiếu chi Khi nhập kho kế toán nhập giá vật liệu vào máy: Nợ TK 152 5.000.000 Nợ TK 133 500.000 Có TK 141 5.500.000 Biểu 6: Giấy thanh toán tiền tạm ứng Biểu số 5 Quyển số: Số.. Nợ TK 141: Có TK 111: phiếu chi Ngày 15/5/2007 Họ tên nguời nhận tiền: Nguyễn Văn Long Địa chỉ: Tổ gò hàn 1 Lý do chi: Mua vật tư Số tiền: 5.500.000đ (Năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn). Kèm theo một chứng từ gốc. Đã nhận đủ số tiền: 5.500.000đ (Năm triệu năm trăm nghìn đồng chẵn). Người lập phiếu Người nhận tiền Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biểu số 6 Bảng thanh toán tạm ứng Ngày 15/5/2007 Họ tên nguời nhận tiền: Nguyễn Văn Long Địa chỉ: Tổ gò hàn 1 Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 1. Số tiền tạm ứng kỳ trước chưa hết 0 2. Số tiền tạm ứng kỳ này 5.500.000 II. Phiếu chi số ngày 15/5/2007 5.500.000 III. Chênh lệch số tiền tạm ứng không hết 0 Kèm theo hóa đơn chứng từ mua vật tư. Người thanh toán Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Biêu ngang Sơ đồ 1: Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu xuất Phiếu nhập Sổ chi tiết Thẻ kho Bảng kê tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 2: sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê nhập Bảng kê xuất chứng từ xuất chứng từ nhập Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển  Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng kê nhập Bảng kê xuất Bảng lũy kế nhập Bảng lũy kế xuất Sổ số dư Bảng kê tổng hợp N – X - T Sơ đồ 3: Ghi chú:(*) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. (**) Cơ sở kinh danh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. TK 331, 141, 112, 111 CK thanh TK 111,112,331 vụ SX, bán hàng và XDCB Xuất NVL dùng cho QL, phục TK 627, 641, 642 Xuất dùng trực tiếp Mua NVL *) TK 133 NVL mua ngoài nhập kho *) NVL mua ngoài nhập kho (**) Giảm giá hàng mua, hàng trả TK 621 NVL thiếu phát hiện TK 138 (1) NVL thừa phát hiện trị NVL nhập khẩu Toán Cho chế tạo sản phẩm TK 152”NVL” TK 152”NVL” TK 111,112, 331, 141, 151 TK 515 Sơ đồ 4: Kế toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên Chênh lệch giảm khi Chênh lệch tăng NVL TK 412 TK 412 trong kiểm kê Nhận vốn góp LD bằng NVL TK 411 NVL xuất trả nợ TK 3388 trong kiểm kê TK 338 (3381) Xuất bán và biếu tặng liên doanh bằng NVL Nhập lại vốn góp TK 632 TK 222,128 NVL mang đi góp vốn LD tự chế, phế liệu thu hồi nhập kho NVL thuê ngoài gia công, NVL TK 128,222 Xuất NVL thuê ngoài gia công Thuế nhập khẩu tính vào giá TK 154 TK 333 lại, CK TM được hưởng NVL nhập kho Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Đánh giá lại NVL TK 152.153 Sơ đồ 5: Kế toán tổng hợp theo phương pháp kiểm kê định kỳ TK 151, 152 TK 611 ”Mua hàng” TK 151, 152 tồn kho đầu kỳ tồn kho cuối kỳ TK 111, 112, 331 CK TM được hưởng CK thanh TK 1381 Kiểm kê thiếu hụt, mất mát TK 621 trực tiếp sản xuất sản phẩm Xuất dùng Xuất bán NVL, biếu tặng TK 412 Chênh lệch đánh giá giảm TK 111, 112, 141, 311, 331 Mua NVL (**) Dùng tiền mua NVL nhập kho (*) TK 133 TK 3333 Thuế nhập khẩu phải nộp TK 411 Nhận góp vốn cổ phần Chênh lệch đánh giá tăng TK 338(1) NVL thừa phát hiện Khi kiểm kê TK 632 Kết chuyển giá trị NVL Ghi chú:(*) Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. (**) Cơ sở kinh danh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. TK 412 TK 627, 641, 642 Xuất dùng toán TK 515 Giảm giá hàng mua, hàng trả lại Kết chuyển giá trị NVL Sơ đồ ngang sơ đồ 7: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán Vật tư - BHXH Kế toán giá thành Thủ quỹ Phần III Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần FORMACH I. Nhận xét chung về kế toán NVL ở Công ty cổ phần Formach Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước như hiện nay, đòi hỏi phải có sự đổi mới về chế độ quản lý, tạo ra một bước tiến mới trong sự phát triển nền kinh tế quốc dân. Mỗi doanh nghiệp là một tế bào của toàn bộ nền kinh tế, do đó các doanh nghiệp phải có những chế độ quản lý đúng đắn, phải tự hạch toán làm sao để có thể không những trang trải đầy đủ những chi phí đã bỏ ra, đóng góp cho ngân sách Nhà nước mà còn phải tối đa hoá lợi nhuận để doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển, tái sản xuất mở rộng. Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ các chi phí bỏ ra ngay từ những khâu đầu của công tác sản xuất kinh doanh, và công tác quản lý thiết thực nhất đó là sự quản lý chặt chẽ đầu vào và đầu ra của NVL trong doanh nghiệp. Trong công tác hạch toán kinh tế của Công ty, hạch toán kế toán về NVL đã được Ban lãnh đạo quan tâm đúng mức, đảm bảo an toàn, cung cấp đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất cũng như giá cả hợp lý của NVL. Công ty hiện nay đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ, phương pháp kế toán hàng tồn kho được áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên với hệ thống tài khoản hiện hành. Hệ thống tài khoản sử dụng trong kế toán NVL kết hợp với phương pháp ghi thẻ song song là tương đối hợp lý. Công ty cũng đã áp dụng thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế . Cùng nhịp bước với sự phát triển về khoa học kỹ thuật của đất nước, Công ty đã đưa hệ thống máy vi tính vào quản lý trong công tác kế toán. Hiện nay đội ngũ cán bộ kế toán đã sử dụng rất thành thạo chương trình quản lý này. Nhìn chung, công tác kế toán đã đảm bảo được tính thống nhất về phạm vi cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu và số liệu kế toán giữa các bộ phận có liên quan. Trong công tác hạch toán kế toán NVL, Công ty đã tổ chức chặt chẽ từ khâu mua, công việc này do phòng kinh doanh đảm nhiệm với đội ngũ cán bộ có trình độ và năng động đã đáp ứng được nhu cầu NVL trong sản xuất của Công ty cả về số lượng, chất lượng cũng như giá cả. Trong khâu bảo quản, công ty đã đầu tư một hệ thống kho tàng hiện đại, tiện lợi đảm bảo cho NVL không bị thất thoát, hư hỏng. Khâu xuất NVL của Công ty được thực hiện đơn giản, dễ dàng nhưng lại rất chặt chẽ. Trị giá NVL xuất kho được áp dụng theo phương pháp thực tế bình quân, việc áp dụng phương pháp này hợp lý và chính xác, phù hợp với tình hình biến động về giá cả NVL trên thị trường hiện nay. Bên cạnh những mặt mạnh mà Công ty đã đạt được, trong công tác kế toán NVL vẫn còn tồn tại một vài hạn chế cần phải hoàn thiện: - Công ty chưa xây dựng hệ thống sổ danh điểm NVL Công ty chuyên sản xuất hàng công nghiệp nặng vì vậy NVL sử dụng trong sản xuất kinh doanh của công ty đa dạng về chủng loại...có khoảng trên 200 loại NVL. Đây là một khó khăn trong công tác quản lý chi tiết từng loại NVL. Để giúp cho công tác hạch toán kế toán được thực hiện tốt hơn Công ty nên xây dựng thêm hệ thống sổ danh điểm NVL. - Công ty chưa lập dự phòng giảm giá NVL Trong nền kinh tế hiện nay giá cả thị trường luôn biến động không ngừng và hao hụt, mất mát hàng hóa là không tránh khỏi .Vì vậy theo dõi hàng hóa tránh để xảy ra hao hụt, mất mát là việc làm cần thiết. Hiện nay, công ty chưa thực hiện việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên khi hàng tồn kho bị giảm giá có thể công ty sẽ gặp khó khăn về vốn . - Công ty chưa áp dụng tin học toàn diện trong công tác kế toán Tuy hiện nay công ty đã trang bị máy tính cho nhân viên kế toán nhưng thực tế công dụng của tin học ở công ty vẫn chưa thực sự phát huy hết tác dụng của nó. - Công ty chưa có những quy định chặt chẽ để nhân viên có ý thức trong công việc. - Công ty chưa bố trí đủ nhân viên kế toán có trình độ đại học. II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL ở Công ty cổ phần Formach. 1. Công ty nên xây dựng hệ thống sổ danh điểm nguyên vật liệu Đặc điểm của Công ty là sử dụng rất nhiều chủng loại nguyên vật liệu (hơn 200 loại nguyên vật liệu). Để quản lý tốt nguyên vật liệu, Công ty nên xây dựng hệ thống sổ danh điểm nguyên vật liệu. Mỗi chủng loại nguyên vật liệu của Công ty lại có rất nhiều loại với các đặc tính và công dụng khác nhau. Ví dụ cũng là chủng loại về thép nhưng lại có thép tấm và thép hình; thép hình lại có I 360 x 143 x 13; L50 x 50 x 5; L63 x 63 x 6; U 40 x 40 x 4... Chính vì vậy mà Công ty nên xây dựng hệ thống sổ danh điểm nguyên vật liệu, giúp cho công tác quản lý trên máy vi tính và công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp được hệ thống và chính xác hơn, như thế kế toán cũng dễ dàng kiểm tra, đối chiếu cũng như hạch toán chính xác chi tiết tình hình Nhập - Xuất - Tồn của từng loại nguyên vật liệu. Sổ danh điểm nguyên vật liệu được chia làm 6 mục với các TK cấp II như sau : Tk 1521 - Nguyên vật liệu chính TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ TK 1523 - Nhiên liệu TK 1524 - Phụ tùng thay thế TK 1525 - Vật liệu XD cơ bản TK 1526 - Phụ tùng mua ngoài. Sổ danh điểm nguyên vật liệu còn được chia làm 8 cột: STT; Loại; Nhóm; Tiểu nhóm; Danh điểm; Tên nhãn hiệu quy cách vật liệu; Đơn vị tính; Ghi chú. Ta có thể lập bảng như mẫu biểu sau. Sổ danh điểm nguyên vật liệu Số TT Loại Nhóm Tiểu nhóm Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Đ/v tính Ghi chú 01 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 TH Thép hình 1521THL Thép L 1521TL 636 Thép L63X63X6 Kg 1521TL 505 Thép L 50x50x5 Kg ... ... 1521 TT Thép tấm 1521 TTT3 Tôn CT3 1521 TTT 6 Tôn CT3 dày 6 Kg 1521 TTT 8 Tôn CT3 dày 8 Kg ... ... ... 02 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522H Hoá chất 1522 H01 Hoá chất KmnO3 Kg ..... ..... 1522 D Đất đèn Kg 1522 H Que hàn Kg ...... ....... ....... 03 1523 Nhiên liệu 1523 D Dầu 1523D01 Dầu Diezen Lít ........ ....... 1523X Xăng 1523 X83 Xăng A83 Lít ...... ........ ......... 04 1524 Phụ tùng thay thế 1524B Bi 1254B20 Bi 203 Vòng 1524B620 Bi 6203 Vòng ..... ...... ........ 05 1525 Vật liệu XDCB 1525X Xi măng Tấn ........ ....... 06 1526 Phụ tùng mua ngoài 2. Công ty nên lập dự phòng giảm giá NVL Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải tiến hành riêng cho từng loại nguyên vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của công ty . Theo chế độ kế toán hiện hành việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau: Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán 3. Công ty nên áp dụng tin học toàn diện trong công tác kế toán Cùng với xu thế tiến bộ và sự phát triển của khoa học công nghệ, việc áp dụng tin học trong công tác kế toán là rất phù hợp và cần thiết. Mặc dù công ty đã bố trí sắp xếp công việc phù hợp với các nhân viên kế toán trong bộ máy và có trang bị máy vi tính cho nhân viên kế toán, nhưng nó vẫn chưa phát huy được hết vai trò của mình. Để thực hiện tốt việc này, công ty cần tổ chức các nội dung sau: Tổ chức mua sắm trang bị phần cứng, phần mềm kế toán sao cho phù hợp với khả năng, đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp. Tổ chức đào tạo hiểu sâu về công tác kế toán hơn nữa và sử dụng thành thạo máy vi tính. Xây dựng lại hệ thống mã máy các tài khoản cấp 1, cấp 2... quy định nội dung của từng mã. 4. Công ty nên lập những quy định chặt chẽ để nhân viên có ý thức trong công việc. Do tiền thân là một doanh nghiệp nhà nước nên nhân viên trong phòng kế toán nói riêng và nhân viên trong công ty nói chung rất thoải mái mà không bị gò bó trong công việc chính vì vậy mà mặc dù công việc thì rất nhiều nhưng cán bộ công nhân viên thường xuyên đi muộn về sớm mà không bị kiểm soát chặt chẽ nên công việc hầu như bị dồn đến cuối năm mới làm.Ví dụ như ở trong phòng kế toán các phiếu xuất kho hầu như bị dồn thành nhiều tập và chỉ đến cuối tháng hoặc cuối quý thì nhân viên kế toán mới bắt tay vào nhập số liệu vào máy tính vì thế nên số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán thường không khớp nhau, để khắc phục được tình trạng này thì các cán bộ quản lý cần kiểm soát chặt chẽ hơn công việc của nhân viên trong công ty và có một chế độ lương hợp lý cho nhân viên ví dụ như làm việc đạt hiệu quả thì sẽ có thưởng còn làm việc không tốt sẽ bị phạt nếu làm được những việc trên thì chắc chắn công việc trong công ty sẽ tiến triển tốt và đạt hiệu quả cao hơn. 5. Công ty nên bố trí thêm nhân viên kế toán có trình độ đại học. Hiện nay công ty có 4 nhân viên kế toán mà hầu hết là trình độ trung cấp khối lượng công việc lại rất lớn nên một cán bộ kế toán phải kiêm nhiều nhiệm vụ, chính sách lương thưởng không hợp lý, trình độ của các cán bộ kế toán còn nhiều hạn chế nên công việc thường xuyên bị trì trệ, để khắc phục tình trạng này công ty cần tuyển thêm một số cán bộ có trình độ để chia sẻ công việc, và phân chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng người, có mức lương thưởng phạt rõ ràng nếu làm được như vậy mỗi nguời sẽ có ý thức hơn với công việc của mình. Kết Luận Qua 4 tháng thực tập tại Công ty Cổ phần FORMACH, nắm bắt được tầm quan trọng của kế toán NL, VL đối với việc quản lý NL, VL và quản lý của Công ty, em đã mạnh dạn nghiên cứu tìm hiểu về NL, VL để thấy được những mặt mạnh, những mặt yếu cần khắc phục và phát huy nhằm góp một phần để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán NL, VL tại Công ty Cổ phần FORMACH. Trong thời gian thực tập tại Công ty, được làm quen thực tế dưới sự giúp đỡ tận tình của các anh chị phòng kế toán em đã học hỏi được một phần nào về công tác hạch toán NL, VL cũng như phong cách làm việc của mọi người. Với một thời gian tuy dài nhưng vẫn còn hạn chế, em không tránh khỏi những thiếu sót trong chuyên đề thực tập này. Vì vậy em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến, sự chỉ bảo tận tình của cô giáo, các cô chú, anh chị phòng kế toán để em có thể hiểu biết thêm nữa trước công việc mà em sắp làm. Em xin chân thành cảm ơn các anh chị phòng kế toán, các cô chú phòng tổ chức lao động, kế hoạch đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này, đặc biệt thầy giáo hướng dẫn cô giáo Trần Thị Phượng tận tình giúp đỡ, chỉ bảo để em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghệp tại Công ty Cổ phần FORMACH. Hà Nội, ngày 08 tháng 9 năm 2008 Sinh viên Biểu đồ 12 Công ty cổ phần Formach Báo cáo chi tiết TK 152 Đến ngày 31/3/2006 Từ ngày 01/01/2006 Dư đầu kỳ: 202.546.164 (đ) Ngày Số CT Họ tên Địa chỉ Nội dung Đối tượng nợ PS nợ VNĐ PS có VNĐ TK đối ứng 01/01/2006 01/01/2006 15/3/2006 ....... 31/3/2006 4 6 52 ... 126 Bình Lan PX PX Nhập kho thép HH Nhập kho thép SS Xuất kho que hàn 4 ly ......... Xuất kho dầu Thép A Thép B Que hàn Dầu 87.350.149 20.288.989 2.412.000 1.090.970 331 331 154 .... 6278 Tổng: 423.657.222 280.724.256 Dư cuối kỳ:354.479.136 (đ) Ngày ... tháng ... năm .... Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sơ đồ 6: Bộ máy quản lý công ty cổ phần Formach Tổng giám đốc Phòng tổ chức cán bộ Phòng TC - KT Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc hành chính Phó giám đốc kỹ thuật Phòng xuất nhập khẩu Phòng kế hoạch vật tư Phòng kinh tế thị trường Phòng KCS Phòng điều độ sản xuất Phòng hành chính, văn phòng công ty Phòng kỹ thuật công nghệ Các phân xưởng Đỗ Thùy Linh Công ty Cổ phần FORMACH ---------------------- Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------------------ Hà Nội, ngày 08 tháng 9 năm 2008 Nhận xét của Công ty Cổ phần FORMACH ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... Đại học kinh tế quốc dân hà nội -------------------- Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------------------ Hà Nội, ngày 08 tháng 9 năm 2008 Nhận xét của giáo viên hướng dẫn thực tập ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... ......... Danh mục Tài liệu tham khảo Giáo trình Lập,đọc,phân tích báo cáo tài chính và dự đoán nhu cầu tài chính doanh nghiệp. PTS. Đoàn Xuân Tiên PTS. Vũ Công Ty ThS. Nguyễn Viết Lợi 2.Giáo trình nguyên lý kế toán TS. TRần quý Liên TS. Trần Văn Nhuận TS. Phạm Thành Long 3.Giáo trình kế toán tài chính trong các doanh nghiệp TS. Đặng thị loan 4.Tài liệu phòng kế toán , Tổ chức lao động , kế hoạch Công ty cổ phần Formach 5. Trang web. www.google.com