Hạch toán xuất khẩu hàng hóa tại Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Tổng hợp I Việt Nam

hàng quốc tế. Ngoài ra công ty cũng chọn địa điểm thanh toán tại hai ngân hàng ANZ và ngân hàng Nông nghiệp Hà Nội chi nhánh Hoàng Mai. v Về công cụ thanh toán: Công ty sử dụng hối phiếu trả tiền ngay, tức là khi người mua nhìn thấy hối phiếu này thì phải trả tiền ngay cho người bán, trong quá trình thanh toán hàng xuất khẩu, Công ty thường đàm phán và thuyết phục bạn hàng sử dụng hối phiếu này vì nó giúp cho Công ty thu hồi vốn nhanh, rất có lợi cho người xuất khẩu. 2.2.3.2. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ tại Công ty Hiện nay công ty đang thực hiện đa dạng các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, chủ yếu là ba phương thức kinh doanh là: nhận ủy thác nhập khẩu, nhận ủy thác xuất khẩu và xuất khẩu tự doanh. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ ngày càng nhiều, vì thế công ty phải xây dựng quy trình và nguyên tắc hạch toán ngoại tệ một cách linh hoạt và hiệu quả. Để quản lý ngoại tệ và hạch toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh kế toán công ty phải tuân thu nguyên tắc hạch toán ngoại tệ như sau: Để quản lý ngoại tệ, kế toán mở sổ chi tiết theo dõi vốn bằng tiền, các khoản phải thu, phải trả bằng nguyên tệ nhằm cung cấp thông tin đầy đủ, đây là cơ sở để điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ cho kịp thời, chính xác. Tài khoản sử dụng để hạch toán ngoại tệ theo đơn vị nguyên tệ là tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”. Tài khoản này được mở chi tiết theo loại nguyên tệ và nơi quản lý ngoại tệ (tại quỹ hay tại ngân hàng). Tài khoản 007 là tài khoản ghi đơn có kết cấu như sau: Bên Nợ: Ngoại tệ thu vào Bên Có: Ngoại tệ chi ra Số Dư bên Nợ: Ngoại tệ hiện còn của công ty - Khi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ có sự chênh lệch tỷ giá, kế toán ngoại tệ ghi nhận kịp thời khoản chênh lệch đó vào doanh thu tài chính hoặc chi phí tài chính. Cuối kỳ hạch toán trước khi xác định thu nhập thực tế và tính chính xác của các khoản phải thu và phải trả của công ty, kế toán thực hiện công tác điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ. Để ghi nhận và sử lý chênh lệch tỷ giá, kế toán sử dụng tài khoản 413 “Chênh lệch tỷ giá hối đoái”. - Trong quá trình hạch toán, khi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ thì kế toán Công ty quy đổi thành tiền Việt Nam đổng theo các nguyên tắc sau: ª Đối với ngoại tệ mua bằng VNĐ thì tỷ giá hối đoái nhập quỹ là tỷ giá mua thực tế. ª Đối với doanh thu, chi phí, tài sản hình thành có nguồn gốc ngoại tệ, công ty sử dụng tỷ giá bình quân liên ngân hàng của ngày phát sinh nghiệp vụ để quy đổi thành tiền Việt Nam đồng. ª Đối với ngoại tệ thu được do bán hàng hoặc thu các khoản nợ thì tỷ giá hối đoái nhập vào là tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng công bố tại thời điểm thu tiền. ª Khi trả nợ hoặc thu nợ gốc là ngoại tệ thì tỷ giá hối đoán là tỷ giá ngoại tệ đã dùng để ghi nhận nợ (nếu thời điểm ghi nhận nợ và thời điểm thanh toán trong cùng một năm) hoặc tỷ giá thực tế cuối năm trước (nếu ở hai năm khác nhau). ª Khi ghi nhận các khoản vay, phải thu, phải trả bằng ngoại tệ thì tỷ giá hối đoái là tỷ giá bình quân liên ngân hàng công bố tại thời điểm ghi nhận nợ. ª Đối với ngoại tệ tại tại quỹ hoặc gửi ngân hàng khi xuất ra thì tỷ giá hối đoái được xác định trên cơ sở tỷ giá thực tế của ngoại tệ nhập vào theo phương thức nhập trước mà công ty đã áp dụng. 2.2.4. Hạch toán xuất khẩu hàng hóa tại công ty CP XNK Tổng hợp I Khi mới thành lập công ty chỉ được nhà nước cấp cho một số vốn ít ỏi là 139.000 VNĐ để thực hiện hoạt động chủ yếu xuất khẩu ủy thác. Nhưng với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã ngày càng phát triển có uy tín trên thị trường xuất nhập khẩu. Đó là do công ty làm tốt công tác xuất khẩu, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường về cả số lượng, chất lượng và sự đa dạng hóa các mặt hàng phù hợp từng khối thị trường. Hoạt động xuất khẩu của công ty phát triển giúp công ty phát triển vững mạnh, tăng doanh thu về ngoại tệ cho nhà nước, đóng góp vào ngân sách nhà nước giúp kinh tế đất nước ngày càng phát triển. Công ty CP XNK Tổng hợp I thực hiện hoạt động xuất khẩu chủ yếu thông qua hai hình thức là: xuất khẩu tự doanh và xuất khẩu ủy thác. Công ty luôn tìm sự cân đối cho hai hình thức sao cho công ty luôn được lợi nhuận và hoàn thành mục tiêu kinh doanh. Thực tế cho thấy, dù xuất theo phương thức nào thì một hợp đồng xuất khẩu để thực hiện được phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu của công ty và phòng kế toán. Trong đó, phòng xuất nhập khẩu đảm nhận các nghiệp mang tính chất ngoại thương như tìm kiếm nguồn hàng đồng thời hoàn tất chứng từ xuất khẩu. Căn cứ vào bộ chứng từ xuất khẩu, kế toán sẽ tiến hành hoàn tất các thủ tục và lập bộ chứng từ thanh toán. 2.2.4.1. Hạch toán xuất khẩu trực tiếp tại Công ty v Thủ tục chứng từ sử dụng v Nghiệp vụ thu mua hàng hóa để xuất khẩu Hiện nay, công ty đang chủ yếu thực hiện việc thu mua hàng theo phương thức thu mua trực tiếp nghĩa là: công ty cử cán bộ nghiệp vụ của mình trực tiếp xuống các địa phương, đơn vị tổ chức kinh tế có nguồn hàng xuất khẩu để ký kết hợp đồng mua hàng. Ngoài ra, công ty còn thực hiện viêc mua hàng theo phương thức đặt hàng, phương thức gia công hàng xuất khẩu. Nhưng phương thức này có thời gian dài, tốc độ chu chuyển vốn chậm ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh Thông thường sau khi ký kết hợp đồng với khách ngoại, công ty sẽ lên phương án kinh doanh về giá cả và tiến hành ký kết hợp đồng nội để thu mua hàng xuất khẩu. Đối với nghiệp vụ thu mua hàng hóa chứng từ ban đầu bao gồm: Hợp đồng nội thu mua hàng hóa Phiếu chi Phiếu nhập kho Đơn xin tạm ứng Hóa đơn giá trị gia tăng - … v Nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu hàng hóa trực tiếp Chứng từ kế toán sử dụng bán hàng xuất khẩu bao gồm là: hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) , vận đơn đường(Bill of lading), bảng kê đóng gói (Packing list), giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Cetificate of Origin), giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa (Certificate of Quantity, Quality), tờ khai hàng hóa xuất khẩu hải quan, thư tín dụng (L/C). Chứng từ kế toán thanh toán với khách hàng sử dụng bao gồm: hợp đồng ngoại, hóa đơn giá trị gia tăng, giấy báo Có. Một bản hợp đồng hay đơn đặt hàng về thương mại quốc tế thường bao gồm các điều khoản sau: - Điều khoản về tên hàng - Điều khoản về giá cả - Điều khoản về giao hàng - Điều khoản về phương thức thanh toán - Điều khoản về chế tài xử phạt và giải quyết tranh chấp Hợp đồng xuất khẩu của công ty CP XNK Tổng hợp I với HAMBURG COFFEE COMPANY, HACOFCO, MBH về việc mua 210 tấn Cà phê R1( bản dịch tiếng việt). Bên mua: Hamburg Coffee Company, Hacofco, mbh Zippelhaus 5, 20457 Hamburg. Germany Bên bán: Công ty CP XNK Tổng hợp I VN (GENERALEXIM) 46 Ngô Quyền, Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: 84 4 9347696 Fax: 64 4 8259894 Xác nhận hợp đồng mua bán: Số lượng: 3.500 bao với 60kg/bao Chất lượng: Cà phê Việt Nam Robusta loại 1, tối thiểu 90% hạt sàng trên 16 Độ ẩm: 12,5% tối đa, hạt đen vỡ: 2% toios đa, tạp chất: 0,5% tối đa. Giao hàng: Nửa đầu tháng 12/2007 Đích đến: Thông báo sau Điều khoản: Giao hàng qua lan can tàu (FOB) tại cảng đi, hãng tầu do người mua chỉ định Giá cả: Theo giá trị thị trường London tháng 11/2008 trừ lùi 120 USD/MT cho 42 lô hàng, chốt giá theo lựa chọn của người Bán Thanh toán: Bằng tiền mặt khi xuất trình chứng từ bản fax. Người bán phải gửi ngay chứng từ gốc sau khi nhận được tiền. Trọng lượng: Trọng lượng tịnh khi giao, 1% chênh lệch hao hụt cho phép Điều luật: 1- Chốt giá: Được thông báo qua điện thoại, tuân theo điều khoản A.A về ngày chốt giá. 2- Thanh toán: Nếu khi xuất trình chứng từ mà giá chưa được chốt thì người Mua phải trả 75% trị giá hợp đồng trên cơ sở giá đóng cửa của ngày B/L. Nếu giá trị trên thị trường giảm dưới mức trên thì người Mua có quyền thu lại số dư. 3- Hợp đồng này tuân theo các điều kiện và điều khoản của Hiệp hội cà phê Xanh của thành phố New York có hiệu lực ngày 10/11/2006. 4- Mẫu phải được Cô Lan Hương duyệt trước khi giao hàng. 5- Phí THC do người Mua chịu. Đại diện bên mua Đại diện bên bán Hamburg Coffee Commpany, Hacofco, mbh Công ty CP XNK Tổng hợp I VN Môi giới: Lan Hương PTE Môi giới; American Coffee Corp., Anthony Caputo Cà phê là mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty, tuy nhiên do giá cà phê biến động nhiều, nên giá giao dịch cà phê trên thị trường phụ thuộc vào giá trên thị trường London tại thời điểm nhất định. Bản hợp đồng này chưa Fix lại giá nên công ty ký hợp đồng nội mua cà phê với doanh nghiệp tư nhân Phát Đạt- một doanh nghiệp trong nước ngày 30/10/2007 cũng chỉ tạm tính trên cơ sở giá đóng cửa giao dịch cà phê London tháng 11/2007 ngày 30/10/2007 là 1.810 USD/tấn, với tỷ giá ngân hàng mua vào chuyển khoản ngày 30/10/2007 là 16.044Đ/USD. Ngày 15/11/2007, công ty Fix giá với khách hàng ngoại Hamburg, theo đó giá Fix lại là giá tháng 11/2007 tại thị trường London 1.789/tấn. Căn cứ vào bản Fix giá ngày 15/11/2007 của khách ngoại thì công ty và doanh nghiệp tư nhân Phát Đạt có phụ kiện điều chỉnh giá hợp đồng, giá xuất khẩu cà phê lúc này 1.789 USD/tấn, với tỷ giá ngày làm phụ kiện 15.983Đ/USD, Sau khi hoàn thành việc thu mua hàng hóa với người bán nội, bước tiếp theo phòng nghiệp vụ làm tờ khai hải quan và một số giấy tờ khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa, bảng kê đóng gói. Một chứng từ rất quan trọng khác là khi chuyển hàng lên tầu (hoặc đến cảng của người mua) là vận đơn có chữ ký của thuyền trưởng. Nếu xuất khẩu theo giá CIF còn có thêm “Hóa đơn bảo hiểm GTGT”. Sau khi có bộ chứng từ xuất khẩu, phòng nghiệp vụ lập lệnh viết hóa đơn trình giám đốc duyệt, để từ đó viết hóa đơn thương mại ngoại. Ngoài việc lập hóa đơn thương mại cho khách ngoại, công ty phải lập hóa đơn GTGT làm 3 liên, để làm chứng từ kê khai thuế GTGT đầu ra với cơ quan thuế. v Phương pháp hạch toán xuất khẩu trực tiếp v Quy trình hạch toán xuất khẩu trực tiếp * Kế toán quá trình thu mua hàng hóa để xuất khẩu - Tại công ty CP XNK Tổng hợp I thường mua hàng để đem xuất khẩu thẳng ra cảng. Nhưng cũng có trường hợp công ty mua về nhập kho rồi xuất khẩu. Hàng để xuất khẩu ủy thác công ty vẫn viết phiếu nhập kho và xuất kho theo dõi trên tài khoản 1561. - Về thanh toán tiền hàng, công ty thường ứng trước cho nhà cung cấp 60% - 70% giá trị lô hàng, số còn lại công ty sẽ thanh toán khi nhận đủ số hàng. TK 156, 157 (1) TK 331 TK 111, 112 (4) TK 133 (2) TK 1562 (3) Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán mua hàng xuất khẩu trực tiếp Giải thích: Giá trị lô hàng nhập kho hoặc chuyển thẳng đi xuất khẩu Thuế GTGT được khấu trừ Chi phí thu mua hàng hóa Thanh toán số tiền hàng * Kế toán quy trình xuất khẩu hàng hóa trực tiếp TK 632 TK 1331 TK 151, 1561 (1) TK 3333 (4) TK 641 TK 111,112,131 (2) TK 511 (3) TK 112,131 TK 911 (7) TK 515 (5) TK 635 (6) Sơ đồ 12: Sơ đồ hạch toán bán hàng xuất khẩu trực tiếp Xuất hàng hóa từ kho hoặc xuất thẳng trực tiếp, xác định giá vốn hàng bán. Các chi phí liên quan đến xuất khẩu hàng hóa Phản ánh doanh thu bán hàng xuất khẩu. Nộp các loại thuế xuất khẩu cho hàng xuất khẩu Lãi chênh lệch tỷ giá Lỗ chênh lệch tỷ giá Kết chuyển doanh thu hàng xuất khẩu xác định kết quả kinh doanh Xuất khẩu hàng hóa công ty có thể lựa chọn một trong hai phương thức xuất khẩu theo giá FOB hoặc giá CIF, nhưng phần lớn là xuất khẩu theo giá FOB. Vì tại Việt Nam hoạt động vận chuyển bằng tầu biển chưa phát triển nên chứa đựng nhiều rủi ro. v Sổ sách kế toán Ngày 30/10/2007, Công ty ký kết hợp đồng nội với doanh nghiệp tư nhân Phát Đạt mua 210 tấn cà phê loại R1-S16TPXK. Đến ngày 22/11/2007, hai công ty lập phụ lục điều chỉnh giá đơn giá mua là 1.772,00 USD/tấn. Công ty sẽ tạm ứng trước 60% giá hợp đồng (không bao gồm thuế GTGT) vào ngày 13/11/2007, số tiền còn lại công ty sẽ thanh toán sau khi bên Phát Đạt giao xong hợp đồng. Riêng thuế VAT được thanh toán trong vòng 30 ngày kể từ ngày xuất hóa đơn. Chi phí vận chuyển từ kho bên Phát Đạt đến cảng thành phố Hồ Chí Minh do bên Phát Đạt chịu. Tỷ giá ngày tạm ứng: 16.037 Đ/USD Tỷ giá ngày ngày làm phụ kiện: 15.983 Đ/USD Thuế GTGT: 5% - Ngày 13/12/2007, công ty tạm ứng trước 60% giá trị hợp đồng (3.900.000.000VNĐ) cho bên Phát Đạt, kế toán lập giấy đề nghị chuyển tiền được Giám đốc duyệt gửi ngân hàng. Sau khi nhận được giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán nhập dữ liệu vào phần hành kế toán tiền mặt/ Giấy báo Nợ (Chi) của ngân hàng. Mã khách hàng: D50022 – DNTN Phát Đạt Địa chỉ : Xuân Định, Xuân Lộc, Đồng Nai Người nhận tiền: Lý do chi tiền: cà phê R1-S16TPXK TK Có: 1121- VCB Ngày ht : 13/11/2007 Ngày lập pc : 13/11/2007 Quyển sổ : UNC0405 Số pc : BN126 TGGS : 1,00 VNĐ TK Nợ Tên TK Diễn giải Mã khách Tên khách Địa chỉ TT VNĐ 331- D50022 Phải trả người bán Mua cà phê R1-S16TPXK D50022 DNTN Phát Đạt Xuân Đỉnh, XuânLộc, Đồng Nai 3.900.000.000 MÀN HÌNH CẬP NHẬT GIẤY BÁO NỢ(CHI) NGÂN HÀNG Biểu 5: Màn hình cập nhật giấy báo Nợ (Chi) ngân hàng - Sau khi kế toán cập nhật giấy báo Nợ, máy tính tự động chuyển số liệu vào sổ cái tài khoản 331 và sổ chi tiết Thanh toán với người bán- Doanh nghiệp tư nhân Phát Đạt. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 Phátsinh trong kỳ 13/11 GBN 145 Trả trước tiền hàng 1121 3.900.000.000 Số dư cuối kỳ Biểu 6 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331 – Thanh toán với nhà cung cấp Từ ngày: 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Khách hàng: DOANH NGHIỆP PHÁT ĐẠT Ngày 15/01/2008, bên Phát Đạt chuyển hàng tới kho tại cảng thành phố Hồ Chí Minh. Công ty kiểm nhận lô hàng cà phê thấy đủ tiêu chuẩn như đã nêu trong hợp đồng, cà phê được nhập kho tại cảng. Đồng thời Công ty xuất hóa đơn GTGT cho bên Phát Đạt - Tại Công ty dù hàng hóa không nhập kho của Công ty, kế toán vẫn viết giấy nhập kho cho hàng hóa theo dõi trên tài khoản 1561- “Hàng hóa không qua kho”. MÀN HÌNH CẬP NHẬT CHỨNG TỪ PHIẾU NHẬP KHO Màn hình cập nhật chứng từ Phiếu Nhập kho Mã khách: D50022 – DN Phát Đạt Địa chỉ: Xã Xuân Định, Xuân Lộc, Đồng Nai. Diễn giải: Cà phê R1-S16 TPXK Phát Đạt Vụ việc: Mã kho: KH0002 – Hàng không qua kho Ngày ht : 12/12/2007 Ngày lập pn : 12/12/2007 Quyển sổ : PN0406 Số pn : 004523 Tỷ giá VNĐ : 1,00 Mã hàng Tên hàng Đvt Tồn kho Số lượng Giá VNĐ Tiền VNĐ TK Nợ TK Có CP00012 Cà phê Tấn 210 28.105.219 5.902.095.990 1561 331 Số lượng: 210 Tổng tiền: 5.902.095.990 Biểu 7: Màn hình cập nhật chứng từ phiếu nhập kho Sau đó máy tính sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ chi tiết hàng hóa tài khoản 1561-Giá mua hàng Biểu 8 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1561- Giá mua của hàng hóa Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Mã khách Tên khách Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ PS trong kỳ 9/10 PN004487 D50034 Cty TNHH Hoàng Long Tiêu XK theo khoản 25.986,5 USD 331 413.185.350 28/10 PX001498 D50126 Cty Armajaro Tiêu XK theo khoản 25.986,5 USD 632 413.185.350 2/11 PN004488 Cty kiến trúc xây dựng Đá nền, đá tường khoản 2.967 USD 331 47.501.670 20/11 PX001450 Benry Contruction Co. Đá nền, đá tường khoản 2.967 USD 632 47.501.670 … … … … … … … … 12/12 PN004523 D50022 DN Phát Đạt Cà phê R1-S16TPXK 331 5.902.095.990 Tổng PS trong kỳ Số dư cuối kỳ - Sau khi kiểm nhận hàng công ty sẽ xuất hóa đơn GTGT và thanh toán nốt 30% tiền hàng còn lại cho bên Phát Đạt Biểu 9 HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho nhà cung cấp Ngày 12 tháng 12 năm 2007 Mẫu số: 01 GTKT-3LL UX/2007N 0028141 Đơn vị bán hàng: DNTN PHÁT ĐẠT Địa chỉ: Xuân Đỉnh, Xuân Lộc, Đồng Nai Số tài khoản: Điện thoại: 061 721020 MST: 3600257725-1 Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: CÔNG TY CP XNK TỔNG HỢP I VIỆT NAM Địa chỉ: 46 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm. Hà Nội Số tài khoản: 001 100 001 3092 tại Ngân hàng VIETCOMBANK Việt Nam Hình thức thanh toán: CK MST: 010010749-0 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 01 Cà phê R1-S16TPXK kg 210.000 28.105,219 5.902.095.990 HĐKT số 311/TH1- Phát Đạt ngày 30/10/2007. Phụ kiện điều chỉnh giá HĐ số 311/TH1-Phát Đạt ngày 22/11/2007 Cộng tiền hàng 5.902.095.990 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 295.104.800 Tổng cộng tiền thanh toán 6.197.200.790 Số tiền viết bằng chữ: Sáu tỷ, một trăm chin mươi bẩy triệu, hai trăm ngàn bẩy trăm chin mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 10 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331 – Thanh toán với nhà cung cấp Từ ngày: 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Khách hàng: DOANH NGHIỆP PHÁT ĐẠT Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 13/11 HĐ 311/TH1 Trả trước tiền hàng 1121 3.900.000.000 12/12 HĐ 311/TH1 Cà phê R1-S16TPXK 1561 5.902.095.990 Thuế GTGT khấu trừ 133 295.104.800 12/12 HĐ 311/TH1 Trả tiền mua hàng 1121 2.297.200.790 Tổng PS trong kỳ 6.197.200.790 6.197.200.790 Số dư cuối kỳ 0 Ngày … tháng … năm Kế toán trưởng Người ký sổ Chứng từ ghi sổ Số: 012 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiến Ghi chú Nợ Có Mua hàng cà phê R1 331 112 3.900.000.000 Cộng 3.900.000.000 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Biểu 11 SỔ CÁI Tài khoản 331: Thanh toán với người bán Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 1/12/2007 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 31/12 012 Ứng tiền cà phê R1 112 3.900.000.000 31/12 015 Nhập kho cà phê R1 1561 5.902.095.990 31/12 016 Thuế GTGT khấu trừ 133 295.104.800 31/12 019 Trả tiền cà phê R1 112 2.297.200.790 Tổng PS trong kỳ 6.197.200.790 6.197.200.790 Số dư cuối kỳ Ngày 29/10/2007 Công ty ký hợp đồng ngoại số P003152 với Hamburg Coffee Company (hợp đồng được trình bày ở phần 2.3.1.1.2. Nghiệp vụ xuất khẩu trực tiếp. Ngày 12/12/2007, Công ty kiểm nhận hàng do người bán- doanh nghiệp Phát Đạt giao tại cảng thành phố Hồ Chí Minh, tiến hành thực hiện các thủ tục hải quan, hun trùng, kiểm dịch, giám định, giao nhận. - Sau khi công ty hoàn thành các thủ tục cần thiết, hàng được xếp hàng lên tầu. Thuyền trưởng sẽ ký xác nhận cho lô hàng, đây là chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ thanh toán. - Ngày 15/12/2007, phòng nghiệp vụ 5 viết Lệnh viết hóa đơn trình giám đốc duyệt, sau khi được duyệt kế toán viết hóa đơn bán hàng. Kế toán hạch toán doanh thu bán hàng. - Bộ chứng từ thanh toán hoàn tất được gửi cho ngân hàng EXIMBANK Hà Nội. Ngân hàng lập bộ hồ sơ Nhờ thu chuyển tới ngân hàng phục vụ khách hàng ngoại. - Ngày 29/12/2007, Công ty nhận được Giấy báo Có của ngân hàng EXIMBANK. Kế toán hạch toán công nợ phải thu hoàn tất hợp đồng xuất khẩu tự doanh. Biểu 12 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1561- Giá mua của hàng hóa (Hàng qua kho) Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Mã khách Tên khách Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 9/10 PN004487 D50034 Cty TNHH Hoàng Long Tiêu XK theo khoản 25.986,5 USD 331 413.185.350 28/10 PX001498 D50126 Cty Armajaro Tiêu XK theo khoản 25.986,5 USD 632 413.185.350 2/11 PN004488 Cty kiến trúc xây dựng Đá nền, đá tường khoản 2.967 USD 331 47.501.670 20/11 PX001450 Benry Contruction Co. Đá nền, đá tường khoản 2.967 USD 632 47.501.670 … … … … … … … … 12/12 PN004523 D50022 DN Phát Đạt Cà phê R1-S16TPXK 331 5.902.095.990 15/12 PX001563 D50135 Hamburg Coffee Com. Cà phê R1-S16TPXK 632 5.902.095.990 Tổng PS trong kỳ 6362783010 6362783010 Số dư cuối kỳ 0 0 Biểu 13 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 632- Giá vốn hàng bán Chứng từ Mã khách Tên khách Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 Phát sinh trong kỳ 28/10 PX001498 D50126 Cty Armajaro Tiêu XK theo khoản 25.986,5 USD 632 413.185.350 20/11 PX001450 Benry Contruction Co. Đá nền, đá tường khoản 2.967 USD 632 47.501.670 … …. … …. …. … … …. 15/12 PX001563 D50135 Hamburg Coffee Com. Cà phê R1- S16TPXK 1561 5.902.095.990 31/12 PKT Phân bổ CP thu mua trong kỳ 1562 468.986.870 31/12 PKT Kết chuyển 632=>911 911 102.356.548.224 Tổng PS trong kỳ 102.356.548.224 102.356.548.224 Số dư cuối kỳ 0 0 Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Biểu 14 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 – Thanh toán với nhà cung cấp Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NT(USD) Số phát sinh (VNĐ) Ngày Số Nợ Có Nợ Có Sô dư đầu kỳ 0 0 Phát sinh trong kỳ 15/12 PX001563 Xuất cà phê R1-S16TPXK 511 375.690 6.049.736.070 28/12 GBC370 Thu nợ tiền hàng cà phê R1 -S16TPXK 1122 375.690 6.049.736.070 Tổng PS trong kỳ 375.690 375.690 6.049.736.070 6.049.736.070 Số dư cuối kỳ 0 0 Từ ngày: 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Khách hàng: HAMBURG COFFEE COMPANY Chứng từ ghi sổ Số: 021 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiến Ghi chú Nợ Có Nhập kho cà phê R1 1561 131 6.049.736.070 Cộng 6.049.736.070 Kèm theo 01 chứng từ gốc Người lập Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán trưởng Biểu 15 SỔ CÁI Tài khoản 131 – Phải trả khách hàng Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 Phát sinh trong kỳ 31/12 021 Nhập kho cà phê R1 1561 6.049.736.070 31/12 023 Trả tiền mua cà phê R1 112 6.049.736.070 Tổng phát sinh trong kỳ 6.049.736.070 6.049.736.070 Số dư cuối kỳ 0 2.2.4.2. Hạch toán xuất khẩu ủy thác tại Công ty CP XNK Tổng hợp I v Thủ tục chứng từ sử dụng Trong kế toán xuất khẩu ủy thác ngoài các chứng từ sử dụng như xuất khẩu tự doanh, kế toán còn sử dụng một số chứng từ theo hợp đồng ủy thác. Bao gồm: Hợp đồng ủy thác, Hóa đơn GTGT hoa hồng ủy thác Trình tự của quá trình xuất khẩu ủy thác khác với xuất khẩu tự doanh, Công ty sẽ tìm khách hàng ngoại sau khi đã ký kết hợp đồng xuất khẩu ủy thác với bên giao ủy thác. Nếu công ty xuất khẩu hàng theo giá CIF phải mua bảo hiểm cho hàng và thuê tầu vận chuyển hàng tới cảng của người nhập khẩu. Trong trường hợp này, hàng được coi là tiêu thụ khi hàng đến cảng của người nhập khẩu và thuyền trưởng ký vào vận đơn. Khi khách hàng ngoại thanh toán tiền hàng, căn cứ vào các chứng từ phát sinh các loại chi phí trong quá trình xuất khẩu hộ bên giao ủy thác, phòng nghiệp vụ sẽ lập bảng phân tích ngoại tệ, xác định số tiền phải thu, phải trả bên giao ủy thác và tiến hành thanh lý hợp đồng ủy thác. * Phương pháp hạch toán xuất khẩu ủy thác Tại công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam, kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu khách hàng chi tiết đơn vị ủy thác để hạch toán các khoản phải thu: hoa hồng ủy thác, các chi phí liên quan đến quá trình ủy thác.Công ty không mở thêm tài khoản 1388- Đơn vị ủy thác XK để hạch toán riêng các chi phí phát sinh trong quá trình xuất khẩu ủy thác. TK 111, 112 TK 331- Đơn vị ủy thác XK (2a) TK 3388-Đơn vị ủy thác (3) TK 511 TK 3331 (6) TK 111,112 (5) (6) TK 131-KH nước ngoài (2c) TK 003-Hàng hóa nhận bán hộ (1) (2b) (4) (7) Sơ đồ 13: Quy trình hạch toán xuất khẩu ủy thác TK 131- Đơn vị ủy thác (8) Ghi chú: (1)Nhận hàng ủy thác (ghi đơn TK ngoại bảng) (2a) Tiền bán hàng xuất khẩu ủy thác phải thu hộ (2b) Xuất kho số hàng nhận xuất khẩu (ghi đơn TK ngoại bảng) (3) Thuế phải nộp hộ bên giao ủy thác xuất khẩu. (4) Chi hộ đơn vị ủy thác xuất khẩu phải thu (5) Nộ hộ thuế cho đơn vị ủy thác xuất khẩu (6) Tiền hoa hồng ủy thác xuất khẩu (7) Các khoản chi hộ đơn vị ủy thác (8) Bù trừ các khoản chi phí chi hộ và hoa hồng ủy thác xuất khẩu (9) Thanh toán tiền hàng còn lại cho đơn vị ủy thác v Sổ sách kế toán Ngày 24/08/2007 công ty may Hải Dương ký hợp đồng nội số 05/TH1 với công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam về việc giao ủy thác cho công ty xuất khẩu hàng GCMM với tổng trị giá 16.875 USD, đơn giá 15 USD Công ty được hưởng hoa hồng ủy thác 0.7% tổng giá trị lô hàng (bao gồm cả thuế). Toàn bộ chi phí cước vận chuyển, phí dịch vụ ngân hàng, phí bốc dỡ lên phương tiện vận chuyển và bảo hiểm đường biển do bên giao ủy thác- công ty may Hải Dương chịu và thanh toán bù trừ với số tiền hàng xuất khẩu. Căn cứ vào hợp đồng xuất khẩu ủy thác nói trên, ngày 29/08/2007 công ty đã ký hợp đồng ngoại số 15/TH1 với ARK Co, LTD Hong Kong để xuất khẩu lô hàng theo giá CIF HongKong Port. Ngày 30/08/2007, Công ty làm thủ tục và thanh toán phí làm L/C cho công ty may Hải Dương. Đến ngày 10/09/2007, công ty nhận được nhận được giấy báo Có của ngân hàng thông báo về thanh toán lô hàng xuất khẩu ủy thác. Ngày 11/09/2007, đơn vị giao ủy thác giao đủ hàng vào kho cho công ty tại Sân bay Nội Bài với tổng số 1125 chiếc GCMM. Công ty XNK Tổng hợp I hoàn thành các thủ tục xuất nhập khẩu và bốc xếp hàng lên tầu chuyển đi xuất khẩu. Ngày 26/09/2007, tầu cập cảng Hong Kong nhà nhập khẩu nghiệm thu hàng và ký vào biên bản giao nhận hàng. Khi đó hàng được coi thuộc quyển sở hữu của người mua và công ty XNK Tổng hợp I hoàn thành quá trình xuất khẩu ủy thác. Ngày 28/09/2007, công ty chuyển tiền cho công ty May Hải Dương sau khi bù trừ các khoản chi phí và tiền hoa hồng xuất khẩu ủy thác Tỷ giá ngoại tệ ngày 10/09/2007 là: 16.031 VNĐ/USD Tỷ giá ngoại tệ ngày 28/09/2007 là: 16.030 VNĐ/USD Biểu 14 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 – Thanh toán với khách hàng Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NT(USD) Số phát sinh (VNĐ) Ngày Số Nợ Có Nợ Có Sô dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 30/08 GBN221 Nộp tiền phí ngân hàng L/C hộ Cty May Hải Dương 1122 33,75 541.012 30/08 GBC265 Nhận tiền thanh toán L/C số 1005-hàng GCMM(khoản 16.875 USD) 1122 16.875 270.523.125 11/09 GBN231 Thanh toán phí vận tải hàng GCMM hộ Cty May Hải Dương 1122 121,55 1.948.568 11/09 GBN235 Thanh toán phí bảo hiểm hàng hộ Cty May Hải Dương 1122 2.505 40.142.625 28/09 HĐ HHUT hàng GCMM 5112 118,12 1.893.662 28/09 HĐ HHUT hàng GCMM 3331 11,81 189.366 28/09 PKT K/C bù trừ chi phí XKUT GCMM theo HĐƯT/TH1 331 14.084,77 44.715.233 Tổng PS trong kỳ 16.875 270.523.125 Số dư cuổi kỳ 0 0 Khách hàng : CÔNG TY MAY HẢI DƯƠNG Biểu 15 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 331 – Thanh toán với nhà cung cấp Từ ngày: 01/07/2007 đến ngày 30/09/2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NT(USD) Số phát sinh (VNĐ) Ngày Số Nợ Có Nợ Có Sô dư đầu kỳ 0 0 Phát sinh trong kỳ 28/09 GBN266 Chuyển TGNH trả nợ hàng GCMM (khoản 16.875 USD) 1122 16.875 270.523.125 28/09 PKT K/C bừ trừ chi phí XKƯT GCMM theo HĐUT05/TH1 131 14.084,77 225.778.863 28/09 GBN271 Thanh toán tiền hàng ủy thác 1121 2.790,23 44.727.387 30/09 PKT K/C chênh lệch tỷ giá 635 16.875 Tổng PS 16.875 16.875 270.523.125 270.523.125 Số dư cuối kỳ Khách hàng: CÔNG TY MAY HẢI DƯƠNG Biểu 16 SỔ CHI TIẾT CÔNG NỢ Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh NT(USD) Số phát sinh (VNĐ) Ngày Số Nợ Có Nợ Có Sô dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 10/09 GBC 264 Nhận tiền hàng HĐƯT khoản 16.875 USD 1122 16.875 270.523.125 26/09 HĐ 678 Thanh toán tiền hàng HĐƯT khoản 16.875 USD 331 16.875 270.523.125 Tổng PS trong kỳ 16.875 270.523.125 270.523.125 Số dư cuổi kỳ 0 0 Khách hàng: ARK Co, LTD Hong Kong Biểu 17 BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THEO DÕI CÔNG NỢ Tài khoản: 131 – Phải thu khách hàng Từ ngày: 01/10/2007 đến ngày 31/12/2007 Mã khách Tên khách Số dư đầu kỳ (VNĐ) Số phát sinh trong kỳ (VNĐ) Số dư cuối kỳ (VNĐ) Nợ Có Nợ Có Nợ Có D50158 MinaTrading 9.421.752.544 12.187.684.852 10.305.458.654 7.539.526.346 D50133 Taloca 73.586.940 498.703.000 425.116.060 D50129 Elpis LTD D50155 ARK Co, LTD HongKong 0 270.523.125 270.523.125 0 D50022 Công ty May Hải Dương 0 270.523.125 270.523.125 0 Tổng PS 9.495.339.484 25.913.821.954 21.151.963.558 425.116.060 7.539.526.346 Biểu 18 MÀN HÌNH CẬP NHẬT SỐ LIỆU PHIẾU HẠCH TOÁN DOANH THU Mã khách: D50022 Cty May Hải Dương Số hóa đơn: 209 Đại chỉ: Việt Nam MST Seri: LQ/2007B Diễn giải: HHUT hàng GCMM Ngày hóa đơn: 28/09/2007 Vụ việc: Tỷ giá: 1.00 Bộ phận kinh doanh: BP005 Tài khoản: 331 Mã kho: Mã phí: Xuất theo giá vốn đích danh cho VT Mã hàng Tên hàng ĐV tính Số lượng Giá bán USD Thành tiền USD Thành tiền VNĐ TK đối ứng 118.125 1.893.662 131 Mã thuế : 05 (5,00%) TK thuế: Tiền hàng: 1.893.662 đ Sửa tiền thuế: 331/33311 Tiền thuế: 94.683 đ Nhập tiền CK: TKCK Tiền CK: 0 Tổng thanh toán: 1.988.345 đ Biểu 19 Chứng từ Mã khách Tên khách Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh (VNĐ) Ngày Số Nợ Có Sô dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ 06/07 HĐ 275 D50035 MinaTrading Xuất khẩu hàng may gia công (HĐ GTGT00235) Hoàng Long 131 34.658.472 12/07 HĐ 277 D50123 Taloca Xuất khẩu cà phê R1 khoản 71.557,0 USD 131 1.236.952.665 21/08 HĐ 282 D50165 Elpis LTD Xuất khẩu tiêu đen khoản 33.196,0USD 131 1.528.455.984 28/09 HĐ 290 D50024 Cty May Hải Dương HHUT hàng GCMM 131 1.893.662 30/09 PKT K/C thuế xuất khẩu giảm doanh thu 3333 42.698.125 30/09 PKT K/C 511=>911: 5112=>911 911 75.115.341.331 Tổng PS 75.158.039.456 75.158.039.456 Số dư cuối kỳ 0 0 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 5112 – Doanh thu bán hàng xuất khẩu Từ ngày: 01/07/2007 đến ngày 30/09/2007. CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY CP XNK TỔNG HỢP I VIỆT NAM 3.1. Nhận xét đánh giá chung về công tác kế toán Công ty mới cổ phần hóa từ năm 2005 nhưng do có một quá trình phát triển lâu dài công ty đã khẳng định vị trí của mình trên thị trường và ngày càng phát triển mạnh mẽ. Đặc biệt khi Việt Nam đã ra nhập tổ chức WTO, đây vừa là cơ hội lớn đồng thời vừa là thách thức đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu của Việt Nam nói chung và công ty nói riêng. Trong môi trường cạnh tranh gay gắt và sự biến động không lường trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Công ty đã không ngừng đổi mới phương thức kinh doanh của mình để phù hợp với tình hình và tạo lợi thế kinh doanh cho doanh nghiệp. Trong công tác tổ chức hoạt động của công ty thì việc tổ chức hợp lý công tác hạch toán xuất khẩu hàng hóa là vô cùng cần thiết. Sự giảm thiểu rủi ro phụ thuộc rất lớn vào trình độ quản lý và chính sách ngoại thương của nước đó mà kế toán đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế. Vì thế để hoạt động hiệu quả thì công tác hoàn thiện hoạt động kế toán phải được đạt lên hàng đầu. Để có những biện pháp hoàn thiện kế toán xuất khẩu của công ty, trước hết ta tìm hiểu và đánh giá một cách chính xác công tác tổ chức kế toán nói chung và công tác kế toán xuất khẩu hàng hóa nói riêng. Qua đây ta có thể thấy được những ưu điểm để phát huy và hạn chế để có biện pháp khắc phục nhằm nâng cao công tác kế toán tại công ty. 3.1.1. Ưu điểm v Mô hình tổ chức bộ máy kế toán : Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình phân tán. Mô hình này là rất phù hợp với đặc điểm của công ty là địa bàn hoạt động rộng, các chi nhánh, bộ phận kinh doanh nằm rải rác trên cả ba miền Bắc, Trung, Nam. Tại tổng công ty hạch toán tổng hợp, còn các bộ phận và chi nhánh trực thuộc được giao quyền quản lý, có bộ phận kế toán riêng để hạch toán kết quả kinh doanh của mình đến kết quả cuối cùng rồi gửi báo cáo lên phòng kế toán trung tâm. Việc hạch toán tại từng cơ sở giúp quản lý tốt, sát sao công tác kế toán tại cơ sở. đồng thời giảm thiểu công việc cho kế toán tại tổng công ty mà vẫn có thông tin chi tiết tại cơ sở một cách nhanh chóng. v Về phân công công tác kế toán và lao động kế toán: Phòng kế toán của công ty có 11 kế toán, tất cả đều có trình độ cao về chuyên môn và tinh thần trách nhiệm với công việc, luôn nỗ lực để hoàn thành công việc của mình được giao đồng thời phối hợp với nhau giải quyết công việc chung của phòng kế toán. Để hoạt động có hiệu quả chính là có sự phân công lao động hợp lý, mỗi kế toán đều được phân công trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng giúp công tác kế toán hoạt động được trơn tru, tránh sự trùng lặp gây ra tâm lý ỷ lại, lãng phí nguồn nhân lực… v Về trang thiết bị kỹ thuật : Nguồn nhân lực có trình độ cao là một yếu tố đem lại lợi thế cho công tác kế toán, tuy nhiên để con người phát huy hết năng lực cần tạo ra môi trường làm vịêc có cơ sở vật chất tốt. Nhận thức được điều đó, công ty đã trang bị các trang thiết bị tương đối đầy đủ, phòng làm việc có bàn ghế, tủ đựng, điện thoại , máy fax, máy in, máy vi tính nối mạng nội bộ trong phòng kế toán,… nó hỗ trợ rất nhiều cho công việc kế toán luôn đòi hỏi sự chính xác cao và kịp thời trong vịêc cung cấp thông tin. Công ty đã áp dụng tiến bộ khoa học vào công tác kế toán như: sử dụng thẻ từ để chấm công bằng máy – giúp cho kế toán tiền lương tính được chính xác và công bằng trong việc theo dõi ngày lao động của cán bộ công nhân viên. Nếu như trước đây việc trao đổi thông tin trong nội bộ công ty phải thủ công mang giấy tờ từ phòng này sang phòng khác, thì nay do áp dụng vi tính hóa việc trao đổi thông tin chỉ còn rất đơn giản qua mạng nội bộ của công ty. Khối lượng công việc kế toán cũng được giảm nhẹ khi sử dụng hệ thống máy vi tính và phần mềm kế toán. v Về việc vận dụng chế độ kế toán chung của Nhà nước: Mỗi đơn vị kinh tế đều phải hoạt động trong khuôn khổ của pháp luật Nhà nước có như vậy quyền lợi của doanh nghiệp mới được đảm bảo. Vì thế việc cập nhật các văn bản mới ban hành, các tài liệu hướng dẫn luôn được công ty thực hiện. Mỗi khi có sự thay đổi trong chế độ kế toán của Nhà nước công ty có sự xem xét điều chỉnh hay nâng cấp phần mếm kế toán của mình cho phù hợp. Hiện nay, Công ty đang áp dụng chế độ kế toán mới nhất được ban hành là Quyết định 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. v Đối với các phần hành kế toán: Công ty tổ chức đầy đủ các phần hành kế toán, quy trình hạch toán trong các phần hành là hợp lý và khoa học, đặc biệt quy định về chứng từ và luân chuyển chứng từ rất chặt chẽ và đầy đủ. Việc hạch toán chi tiết và tổng hợp được hạch toán theo đúng quy trình hình thức ghi sổ đã lựa chọn, việc sử dụng các khoản mục, các tài khoản một cách hợp lý giúp cung cấp cho ban lãnh đạo các thông tin kế toán một cách chính xác. Sổ sách và báo cáo của công ty được thiết lập tương đối đầy đủ, nội dung và kết cấu rõ ràng và quy trình lưu trữ theo quy định của chế độ. Tại công ty kỳ kế toán theo Quý nên tạo thuận lợi cho việc cập nhật thông tin, cho công tác kiểm tra và khi cần thiết có biện pháp điều chỉnh kịp thời khi phát hiện ra các vấn đề chưa hợp lý. Các quy định của nhà nước về kế toán được công ty vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo như: hệ thống tài khoản chi tiết cấp 3, cấp 4 được công ty chi tiết sao cho phù hợp với đặc điểm của công ty, các tiêu thức trong sổ sách được thiết kế sao cho tiện theo dõi sự biến động của đối tượng. 3.1.2. Nhược điểm v Về trang thiết bị kỹ thuật: Hiện nay, mặc dù đã trang bị máy tính để sử dụng trao đổi thông tin nhanh, thuận tiện hơn nhưng mạng máy tính mới được nối ở trong phòng kế toán mà chưa nối mạng toàn công ty. Vì thế để việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban được nhanh chóng, không phải mất thời gian đi lại trao đổi và chuyển tài liệu…công ty nên cho nối mạng toàn công ty. v Về các phần hành kế toán: Trong kế toán hàng hoá vật tư, công ty không lập bút toán dự phòng giảm gía hàng tồn kho, điều này không có lợi cho công ty vì bút toán này nhằm giảm sự tác động đối với hàng dự trữ trong kho khi có sự giảm giá trị của hàng tồn kho so với giá cả trên thị trường. Dù công ty có kho bãi và trang thiết bị để bảo quản tốt nhưng cũng không thể tránh được sự hỏng hóc, giảm chất lượng hàng đặc biệt đối với hàng nông sản. Ngoài ra, chi phí mua hàng được phân bổ theo chỉ tiêu giá trị hàng hoá cuối kỳ ( Quý) chưa phản ánh đúng giá vốn hàng hoá. Trong phần hành tiền mặt, các nghiệp vụ thu chi tiền mặt luôn yêu cầu phiếu thu chi phải có chữ ký. Điều này đảm bảo tính chặt chẽ tránh việc sử dụng tiền của công ty không ty không đúng mục đích. Tuy nhiên, nhiều khi cũng ảnh hưởng tới tính kịp thời của nghiệp vụ. 3.2. Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán xuất khẩu hàng hóa tại công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam. 3.2.1. Ưu điểm v Về chứng từ xuất khẩu: Bộ chứng từ xuất khẩu và bộ chứng từ thanh toán có liên quan đến yếu tố ngoại thương nên được kiểm tra kỹ càng đảm bảo đầy đủ các giấy tờ và tuân thủ các quy định pháp lý cần thiết. Các chứng này do cả phòng nghiệp vụ xuất khẩu và phòng kế toán quản lý và lưu trữ, đảm bảo tính đối chiếu và an toàn cho chứng từ. v Về sổ sách và tài khoản kế toán - Sổ chi tiết theo dõi công nợ phải trả và công nợ phải thu theo dõi theo cả ngoại tệ và VNĐ. Điều này giúp cung cấp thông tin để quản lý tốt công tác thu hồi nợ và thanh toán nợ về cả ngoại tệ và VNĐ. - Hệ thống tài khoản của công ty được chi tiết cấp 3 và 4 rất phù hợp với đặc điểm riêng có của công ty. Như tài khoản doanh thu được chi tiết theo từng hình thức kinh doanh đã giúp cho việc phân tích đánh giá tình hình kinh doanh một cách chi tiết. v Về việc áp dụng phương thức thanh toán quốc tế: Với từng loại mặt hàng, từng đối tượng và thị trường tiêu thụ các phương thức thanh toán được sử dụng một cách linh hoạt đã giúp đem lại cho công ty nhiều thuận lợi cho công ty trong việc xuất khẩu và thanh toán. Đối với khách hàng truyền thống công ty thường áp dụng phương thức thanh toán chuyển tiền (chủ yếu là chuyển tiền bằng điện Telegraphic Transfer), nhờ thu (chủ yếu tiền thu đổi chứng từ Documents Payment), với khách hàng mới thì phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit) được sử dụng. Tùy vào từng mặt hàng, từng bạn hàng, từng thị trường công ty sử dụng phương thức thanh toán linh hoạt. v Về kế toán hàng tồn kho: Tại công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng hóa xuất kho theo giá thực tế đích danh cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác nhất về số lượng hàng hóa tồn kho cũng như giá vốn hàng xuất kho, vì hầu hết các mặt hàng xuất khẩu của công ty đều mua từ đơn vị sản xuất rồi xuất khẩu theo lô hàng. Việc xác định giá vốn hàng bán như trên phản ánh chính xác nhất kết quả kinh doanh của từng mặt hàng. Bên cạnh đó còn giúp công ty nắm bắt được nhu cầu tiêu thụ của từng mặt hàng trên thị trường, đánh giá của người tiêu dùng về chất lượng, mẫu mã bao bì…, đây là cơ sở để công ty tìm ra những thuận lợi cũng như khó khăn trong việc kinh doanh và có giải pháp nâng cao mức sinh lời. v Về hạch toán ngoại tệ: Hiện nay công ty đang sử dụng tỷ giá liên ngân hàng để hạch toán ngoại tệ, việc hạch toán này giúp cho xác định kế toán xác định chính xác được sự biến động của tỷ giá hối đoái và lãi, lỗ tài chính ảnh hưởng đến doanh thu như thế nào. 3.2.2. Nhược điểm v Về hệ thống sổ sách và tài khoản: - Tại công ty áp dụng hình thức sổ là Chứng từ ghi sổ nhưng lại chưa sử dụng đầy đủ như chế độ quy định như chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Điều này gây khó khăn trong công tác kiểm tra đối chiếu sổ sách. - Bảng tổng hợp theo dõi chi tiết công nợ phải trả và công nợ phải thu khách trong nước và khách nước ngoài của Công ty chưa được phản ánh ngoại tệ mà mới chi phản ánh số tiền VNĐ. - Các tài khoản ngoại bảng như 007- Ngoại tệ các loại, 003- Hàng hóa nhận giữ hộ, bán hộ chỉ được kế toán hạch toán vào cuối mỗi quý mà không hạch toán ngay khi mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Do đó sẽ khó có thể có thông tin kịp thời và theo dõi tình hình biến động về ngoại tệ và hàng nhận ủy thác. Tài khoản 331 và 131 chưa được chi tiết thành tài khoản cấp II: 331(131)- trong nước và 331(131)- ngoài nước. Việc chi tiết như thế sẽ giúp công ty quản lý tốt hơn các khoản công nợ, sự biến động các khoản công nợ là do yếu tố trong nước hay ngoài nước. - Mặt hàng kinh doanh của công ty rất đa dạng về chủng loại nhưng kế toán vẫn có thể xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, quan trọng là các mặt hàng đã gắn với uy tín của công ty. Việc theo dõi được kết quả của từng mặt hàng, từng lô hàng xuất khẩu sẽ là căn cứ để nhà quản lý có những biện pháp chiến lược của mình xem xét nên mở rộng hay thu hẹp việc kinh doanh một mặt hàng. Vì thế công ty nên chi tiết tài khoản doanh thu theo mặt hàng xuất khẩu, đặc biệt là các mặt hàng xuất khẩu truyền thống. v Về hạch toán giá vốn hàng bán: - Tuy công ty áp dụng xuất kho theo giá đích danh, nhưng chi phí thu mua được tập hợp và phân bổ cho tất cả các hàng hóa bán ra trong kỳ vào thời điểm cuối kỳ (quý). Việc phân bổ chung như vậy không phân bổ riêng cho từng mặt hàng, lô hàng cụ thể làm công ty không thể xác định chính xác giá vốn của từng lô hàng xuất khẩu khi có nhu cầu cung cấp thông tin cho nhà quản lý. - Khi xuất hàng hóa đi xuất khẩu trực tiếp, công ty hạch toán ngay vào tài khoản 632. Như vậy, không phù hợp với nội dung kinh tế vì hàng hóa xuất khẩu không bao giờ trùng với thời điểm được coi là tiêu thụ, đặc biệt khi xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF. Điều này ảnh hưởng đến chỉ tiêu hàng tồn kho và phân bổ chi phí giá mua hàng trong kỳ. v Về hạch toán xuất khẩu: - Đối với các nghiệp vụ xuất khẩu ủy thác, số tiền nộp hộ đơn vị ủy thác công ty hạch toán vào tài khoản 131. Nội dung tài khoản 131- Phải thu khách hàng là phản ánh các khoản phải thu về hoạt động kinh doanh. Hạch toán như trên không thể hiện rõ tính chất của các khoản chi hộ và các khoản phải thu đơn vị ủy thác. 3.3. Những ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán xuất khẩu tại công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam 3.3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Với bất kỳ doanh nghiệp nào công tác kế toán giữ vai trò rất quan trọng. Bộ máy kế toán có hoạt động hiệu quả là công cụ hưu hiệu cho nhà quản trị quản lý tốt tình hình nguồn vốn và tài sản của công ty. Hoạt động tài chính là hoạt động chủ yếu trong đơn vị kinh tế, công tác kế toán của đơn vị có tốt sẽ bảo đảm cho hoạt đông này được lành mạnh, đáng tin cậy. Công việc kinh doanh chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố cả bên trong và bên ngoài vì thế công ty phải không ngừng hoàn thiện và nâng cao công tác kế toán để công ty có thể phát triển bền vững. Tại công ty CP XNK Tổng hợp I, hoạt động xuất khẩu đóng vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của công ty. Chính vì tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu không chỉ với riêng công ty mà còn ảnh hưởng đến nền kinh tế đất nước, công ty cần hoàn thiện công tác kế toán xuất khẩu sẽ góp phần quản lý tốt vốn của công ty, tăng cường khả năng tài chính và tạo thế chủ động trong kinh doanh. 3.3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán xuất khẩu tại công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam v Về hạch toán tỷ giá ngoại tệ: - Việc tính các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái trong mỗi lần thanh toán không được thực hiện ngay mà đến lần thanh toán cuối cùng kế toán mới có bút toán kết chuyển luôn tổng chênh lệch trong cả quá trình thanh toán. Nói như vậy công ty đã không thực hiện nhất quán tỷ giá thực tế trong hạch toán ngoại tệ, điều này sẽ phản ánh không sát thực các khoản phải thu, phải trả và doanh thu. - Công ty sử dụng tỷ giá thực tế liên ngân hàng để hạch toán ngoại tệ làm cho công việc xác định và tính tống chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong từng nghiệp vụ trở nên rất phức tạp. Đặc biệt công ty là công ty hoạt động trong lĩnh vưc xuất nhập khẩu, các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ phát sinh rất nhiều. Do đó để đơn giản trong hạch toán công ty nên sử dụng tỷ giá cố định đầu kỳ làm tỷ giá hạch toán. - Công ty nên hạch toán tài khoản ngoại bảng 007 ngay sau khi phát sinh của từng nghiệp vụ, không để cuối kỳ kế toán (quý) mới phản ánh, để tạo thuận lợi cho việc theo dõi sự biến động của ngoại tệ trong công ty. v Về tài khoản, sổ sách sử dụng trong xuất khẩu: - Công ty nên chi tiết tài khoản 5112- Doanh thu bán hàng xuất khẩu chi tiết cấp 3 theo các mặt hàng xuất khẩu để có thể xác định được kết quả kinh doanh của từng mặt hàng, đây là căn cứ quan trọng trong việc xây dựng các kế hoạch kinh doanh. - Dù sổ chi tiết đã phản ánh ngoại tệ, nhưng để tạo thuân lợi cho công tác tổng hợp và thông tin. Bảng tổng hợp thanh toán với khách hàng và người bán nên thêm cột giá trị theo ngoại tệ v Về hạch toán thanh toán: - Hiện nay kế toán của công ty hạch toán các khoản chi hộ, nộp hộ vào tài khoản 131 mà không hạch toán vào tài khoản 1388. Việc hạch toán như vậy không phản ánh chính xác qua hệ chi trả hộ giữa công ty và bên giao ủy thác, sẽ gây nhầm lẫn nội dung kinh tế của các nghiệp vụ. Vì thế công ty nên sử dụng tài khoản 1388 để ghi nhận các khoản chi hộ, còn tài khoản 131 chỉ ghi nhận doanh thu hoa hồng ủy thác. v Về hình thức sổ kế toán: - Hiện tại công ty sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ - là hình thức ghi sổ đơn giản cho hạch toán. Nhưng khi hạch toán kế toán lại không lập Chứng từ chi sổ và sổ đăng ký chứng từ. Nên chăng công ty nên chuyển sang hình thức Nhật ký chung để thuận tiện trong việc hạch toán. v Về hạch toán hàng hóa và giá vốn hàng bán. - Trong hạch toán hàng hóa, kế toán của công ty không sử dụng bút toán sự phòng giảm giá. Để phản ánh chính xác giá trị hàng hóa và thể hiện tính thận trọng trong kế toán, công ty nên sử dụng bút toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho. - Khi hạch toán giá vốn hàng bán trong trường hợp bán hàng theo giá CIF, công ty nên thể hiện tính thận trọng chỉ ghi nhận bút toán ghi nhận giá vốn khi hàng hóa đã được chuyển giao quyến sở hữu cho khách ngoại. KẾT LUẬN Trong xu hướng toàn cầu hóa hiện nay, mỗi doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng cạnh tranh không chỉ với các doanh nghiệp trong nước mà còn với cả các doanh nghiệp nước ngoài. Do đó công tác xuất khẩu ngày càng giữ vai trò quan trọng, các doanh nghiệp xuất khẩu luôn tìm các giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức xuất khẩu. Một công cụ kinh tế hữu hiệu nhất mà các nhà quản lý sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động xuất khẩu là hạch toán kế toán. Tại công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam luôn quan tâm đến công tác kế toán xuất khẩu, tổ chức vận hành bộ máy kế toán của công ty ngày càng hoàn thiện tạo điều kiện để nâng cao chất lượng hoạt động xuất khẩu nói riêng và hoạt động kinh doanh của công ty nói chung. Em hi vọng chuyên đề này sẽ là tài liệu tham khảo, mong được giúp công ty ngày càng phát triển và tạo được chỗ đứng trên thị trường trong và ngoài nước. Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn, phạm vi nghiên cứu đề tài của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong được sự chỉ bảo, đóng góp của thầy cô giáo và các bạn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo- PGS.TS Nguyễn Năng Phúc, thầy đã rất chỉ bảo và hướng dẫn em rất tận tình, bên cạnh đó em cũng rất cảm ơn các cô chú, anh chị trong phòng kế toán và toàn thể cán bộ công nhân viên các phòng ban đặc biệt là phòng Tổ chức hành chính đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập của mình. Hà nội, ngày 14 tháng 04 năm 2008 Sinh viên Nguyễn Ngọc HuyềnDANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT XK : Xuất khẩu XNK : Xuất nhập khẩu TK : Tài khoản TSCĐ : Tài sản cố định CP : Cổ phần DN : Doanh nghiệp GTGT : Giá trị gia tăng DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU Biểu 1: Kết quả hoạt động kinh doanh một số năm 41 Biểu 2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2006 42 Biểu 3: Một số chỉ tiêu tài chính một số năm 43 Biểu 4: Bảng tổng hợp kim ngạch xuất khẩu của công ty 48 Biểu 5: Màn hình cập nhật giấy báo Nợ (Chi) ngân hàng 66 Biểu 6: Sổ chi tiết công nợ -Tài khoản: 331 – Thanh toán với nhà cung cấp 67 Biểu 7: Màn hình cập nhật chứng từ phiếu nhập kho 68 Biểu 8: Sổ chi tiết tài khoản 1561- Giá mua của hàng hóa 69 Biểu 9: Hóa đơn giá trị gia tăng 70 Biểu 10: Sổ chi tiết công nợ - Tài khoản: 331 – Thanh toán với nhà cung cấp 71 Biểu 11: Sổ chi tiết tài khoản 1561- Giá mua của hàng hóa 73 Biểu 12: Sổ chi tiết tài khoản 632- Giá vốn hàng bán 74 Biểu 13: Sổ chi tiết công nợ- Tài khoản 131 – Thanh toán với nhà cung cấp 75 Biểu 14: Sổ chi tiết công nợ - Tài khoản: 131 – Thanh toán với khách hàng 79 Biểu 15: Sổ chi tiết công nợ - Tài khoản: 331 – Thanh toán với nhà cung cấp 80 Biểu 16: Sổ chi tiết công nợ - Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng 81 Biểu 17: Sổ chi tiết công nợ - Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng 82 Biểu 18: Màn hình cập nhật chứng Phiếu hạch toán doanh thu 83 Biểu 19: Sổ chi tiết tài khoản 5112- Doanh thu bán hàng xuất khẩu 84 Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán xuất khẩu hàng hóa trực tiếp 22 Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán xuất khẩu hàng hóa ủy thác tại đơn vị nhận ủy thác 24 Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán xuất khẩu hàng hóa ủy thác tại đơn vị giao ủy thác 25 Sơ đồ 4: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký-Sổ cái 27 Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung 29 Sơ đồ 6: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 31 Sơ đồ 7: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ 33 Sơ đồ 8: Mô hình bộ máy kế toán tại công ty 44 Sơ đồ 9: Quy trình ghi sổ kế toán máy tại công ty 46 Sơ đồ 10: Sơ đồ quy trình xuất khẩu hàng hóa tại công ty 52 Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán mua hàng xuất khẩu trực tiếp 63 Sơ đồ 12: Sơ đồ hạch toán bán hàng xuất khẩu trực tiếp 64 Sơ đồ 13: Sơ đồ quy trình hạch toán xuất khẩu ủy thác 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính – NXB Tài chính – PGS.TS Nguyễn Văn Công. Thanh toán quốc tế - NXB Thống kê – PGS.TS Lê Văn Tề Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Thông tư 13/2006/TT – BTC hướng dẫn chế độ cà sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ khó đòi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công ty xây lắp tại doanh nghiệp. Tạp chí kế toán, kiểm toán và tài chính doanh nghiệp Quyết định thành lập, điều lệ hoạt động, các tài liệu kế toán tại công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam. 7. Hướng dẫn thực hành kinh doanh xuất nhập khẩu – NXB Thống kê – TS. Dương Hữu Hạnh MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Đề tài: “Hạch toán xuất khẩu hàng hóa tại công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam” NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN Đề tài: “Hạch toán xuất khẩu hàng hóa tại công ty CP XNK Tổng hợp I Việt Nam”