Hệ thống quản lý tác nghiệp nhà máy đường

HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÁC NGHIỆP NHÀ MÁY ĐƯỜNG MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHUNG ………………………………………………………………… 3 PHẦN I:TỔ CHỨC TÁC NGHIỆP CHUNG CỦA NHÀ MÁY ĐƯỜNG …………..4 1.1 Quy trình nghiệp vụ ………………………………… ………………………….5 1.1.1 Tổ chức quản lý vùng nguyên liệu ………………………………… ………..6 1.1.2 Đăng ký hợp đồng ………………………………… …………………………..7 1.1.3 Đăng ký vận chuyển ………………………………… ………………………..8 1.1.4 Tổ chức thu mua ………………………………… ……………………………9 1.1.5 Tổ chức thanh toán ………………….……………… ……………………….10 1.1.6 Tổ chức sản xuất …………………….…………… ………………………….11 1.1.7 Tổ chức tiêu thụ ……………………….………… …………………………...12 1.1.8 Hoạch toán tài chính kế toán ………….……………………… …………….14 1.2 Tổ chức chung các bộ phận nghiệp vụ .………………………………… ...15 1.2.1 Bộ phận nguyên liệu …………………….…………… ………………………16 1.2.2 Bộ phận cân mía nhập ………………….……………… ……………………18 1.2.3 Bộ phận lấy mẫu phân tích …………….…………………… ……………….19 1.2.4 Bộ phận kiểm soát chất lượng ………………………………… ……………20 1.2.5 Bộ phận quản lý điều hành vận chuyển …………………………………... .21 1.2.6 Bộ phận kế toán ………………………………… ……………………………22 1.2.7 Bộ phận kinh doanh ………………………………… ………………………..23 1.2.8 Bộ phận nhân sự ………………………………… …………………………..24 1.2.9 Lưu đồ nghiệp vụ ……………………….………… ………………………….25 1.3 Các yêu cầu chung ………………………………… …………………………26 PHẦN II:GIẢI PHÁP TỔNG THỂ ………………………………… ………………..27 2.1 Yêu cầu về giải pháp chung cho hệ thống ………………………………...28 2.2 Hệ thống cơ sở hạ tầng ………………………………… ……………………29 2.2.1 Bộ phận quản lý hệ thống thông tin ………………………………… ……..30 2.2.2 Hệ thống mạng nội bộ ………………………………… …………………….31 2.2.3 Hệ thống máy phục vụ tác nghiệp tại các bộ phận ……………………….32 2.3 Hệ phần mềm tác nghiệp ………………………………… ………………….33 2.3.1 Tổ chức chung …………………………….…… …………………………….34 2.3.2 Phần mềm quản lý nguyên liệu …………..……………………… …………35 2.3.3 Phần mềm quản lý đoàn vận chuyển ………………………………… ……36 2.3.4 Phần mềm phân tích mẫu mía nhập ………………………………… …….37 2.3.5 Phần mềm quản lý mía nhập ………………………………… …………….38 2.3.6 Phần mềm quản lý chất lượng ………………………………… …………..39 2.3.7 Phần mềm thanh toán ………………………………… ……………………40 2.3.8 Phần mềm kế toán ………………………………… ………………………..41 2.3.9 Phần mềm quản lý nhân sự ………………………………… ……………..42 2.4 Đánh giá chung về giải pháp ………………………………… …………….43 PHẦN III: PHỤ LỤC ………………………………… ……………………………..44 PHẦN I TỔ CHỨC TÁC NGHIỆP CHUNG CỦA NHÀ MÁY ĐƯỜNG 2.1. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ 1 Tæ chøc, qu¶n lý vïng nguyªn liÖu 2 §¨ng ký hîp ®ång 3 §¨ng ký vËn chuyÓn 4 Tæ chøc thu mua 5 Tæ chøc thanh to¸n 6 Tæ chøc s¶n xuÊt 7 Tæ chøc tiªu thô 8 Ho¹ch to¸n tµi chÝnh kÕ to¸n H-01: Qui tr×nh nghiÖp vô chung 4.1.1 Tổ chức, quản lý vùng nguyên liệu Công ty thực hiện hỗ trợ người trồng mía về giống, kỹ thuật trồng mía, nguồn vốn. Ngoài ra công ty có thể đầu tư trước cho người trồng mía về phân bón,.. khi có sự cam kết của người trồng mía về cung cấp mía cho công ty. Tổ chức phân vùng, quản lý các vùng nguyên liệu. Xây dựng kế hoạch thu mua, tính sản lượng kế hoạch cho vụ. Xác định đơn giá vận chuyển đối với mỗi vùng. 4.1.2 Đăng ký hợp đồng Khi kết thúc một vụ mía, công ty tổ chức thông báo kế hoạch về cách thức ký kết hợp đồng cho vụ mới đến toàn bộ các hộ nông dân trồng mía. Tổ chức ký kết hợp đồng với những chủ hợp đồng mới, những chủ hợp đồng mở rộng diện tích trồng mía... 4.1.3 Đăng ký vận chuyển Đăng ký vận chuyển mía đối với các chủ phương tiện vận chuyển, đăng ký vùng vận chuyển cho từng chủ phương tiện. 4.1.4 Tổ chức thu mua Tổ chức, điều hành thu mua mía theo kế hoạch, đảm bảo về số lượng, tiến độ cũng như là chất lượng của mía. Xác định được số lượng và chất lượng của từng chuyến nhập mía vào cho công ty đối với mỗi chủ hợp đồng, trên cơ sở đó để thanh toán cho chủ hợp đồng. 4.1.5 Tổ chức thanh toán Công ty tổ chức thanh toán cho các chủ hợp đồng theo số lượng và chất lượng của mía đã cung cấp. Ngoài ra công ty có thể thực hiện chính sách trợ giá cho các vùng, loại mía, chất lượng,.. cho người trồng mía bằng các chính sách thanh toán khác nhau. Tổ chức thanh toán trực tiếp cho nông dân trồng mía, thanh toán tại văn phòng công ty hoặc tại địa bàn mà nông dân trồng mía sinh sống, nhằm đảm bảo cho nông dân trực tiếp được nhận tiền tận tay Đưa ra các báo cáo vừa chi tiết, vừa tổng hợp nhằm đáp ứng các yêu cầu quản lý của đơn vị, vừa đáp ứng các yêu cầu của nông dân trồng mía muốn kiểm tra về trọng lượng mía qua cân, CCS, điểm mía, đơn giá thanh toán, trợ giá, trợ cước... 4.1.6 Tổ chức sản xuất Từ các nguyên liệu thu mua được công ty tổ chức sản xuất, bằng các nghiệp vụ kiểm soát chất lượng (KCS) công ty điều chỉnh các thông số kỹ thuật sao cho chất lượng sản phẩm đầu ra phù hợp nhất. 4.1.7 Tổ chức tiêu thụ Công ty tổ chức bán các sản phẩm đầu ra của quá trình sản xuất. Sản phẩm chính là các loại đường, ngoài ra còn có các sản phẩm phụ được điều chế từ sản phẩm phụ của quá trình sản xuất như mật rỉ, cồn,... 4.1.8 Hoạch toán tài chính kế toán Tổ chức ghi chép, hoạch toán tài chính kế toán theo quy định của nhà nước, thực hiện nghĩa vụ tài chính với nhà nước. Trước và sau vụ đều có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như tạm ứng công nợ, tạm ứng phân bón, thuốc sâu... để phục vụ nông dân trồng mía, chăm sóc, đốn chặt, thu hoạch..... Kế toán đều phải lập chứng từ kinh tế phát sinh để đáp ứng nhu cầu và theo dõi, quản lý một cách chi tiết và chặt chẽ 2.2. TỔ CHỨC CHUNG CÁC BỘ PHẬN NGHIỆP VỤ 3.2.1 Bộ phận nguyên liệu Đây là bộ phận chịu trách nhiệm tổ chức quản lý vùng nguyên liệu, làm hợp đồng với các chủ thu mua, tiến hành thu mua mía và thanh toán cho các chủ hợp. 3.2.2 Bộ phận cân mía nhập Bộ phận này thực hiện cân mía nhập cho từng phương tiện nhập, xác đinh trọng lượng thực tế của mỗi chuyến. Ghi chép các thông tin liên quan đến từng chuyến như thành phần tạp chất, tên phương tiện nhập, chủ hợp đồng nhập,.. Ghi phiếu nhập cho chủ phương tiện nhập. 3.2.3 Bộ phận lấy mẫu phân tích Bộ phận này thực hiện phân tích lẫy mẫu của chuyến mía nhập, tạo cơ sở cho việc thanh toán và kiểm soát chất lượng mía đầu vào của công ty. 3.2.4 Bộ phận kiểm soát chất lượng Bộ phận này chịu trách nhiệm phân tích các thông số kỹ thuật đầu vào cũng như ra của các quá trình sản xuất. Kịp thời điều chỉnh cho phù hợp sao cho sản phẩm đầu ra của các quá trình đạt được chất lượng và hiệu quả tốt nhất. 3.2.5 Bộ phận quản lý điều hành vận chuyển Bộ phận này chịu trách nhiệm đăng ký vận chuyển cho các chủ phương tiện, quản lý phân vùng cho các phương tiện, điều hành vận chuyển trên cơ sở kế hoạch của bộ phận nguyên liệu và thanh toán cước vận chuyển cho các chủ phương tiện. 3.2.6 Bộ phận kế toán Đây là bộ phận chủ chốt trong công tác quản lý tài chính kế toán của đơn vị, chịu trách nhiệm lập dự toán thu chi, kế hoạch thanh toán để đảm bảo yêu cầu quản lý. Đáp ứng nhanh các yêu cầu về tạm ứng hoặc thanh toán cho nông dân trồng mía để tạo lòng tin cho nông dân. Lập và cung cấp các báo cáo nhanh để đáp ứng cho yêu cầu quản trị của cán bộ chủ chốt, cũng như các yêu cầu của các cơ quan nhà nước, cung cấp cho nông dân trồng mía... 3.2.7 Bộ phận kinh doanh Bộ phận này chịu trách nhiệm tổ chức lập kế hoạch bán sản phẩm, phân vùng thị trường, quản lý chi tiết các đại lý bán sản phẩm cho Công ty. Vì sản phẩn chính của đợn vị là các loại đường nên việc đi tìm đối tác tiêu thụ cũng như tìm thị trường xuất khẩu là công việc rất quan trọng. Tìm hiểu và nắm bắt kịp nhu cầu của thị trường về chủng loại đường, mẫu mã sản phẩm, phương thức tiếp cận của thị trường. 3.2.8 Bộ phận nhân sự Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi về nhân sự của đơn vị, tổ chức theo dõi đầy đủ hồ sơ cán bộ công nhân viên của đơn vị, tổ chức làm và thực hiện theo dõi đầy đủ các chế độ về BHXH, BHYT, KPCĐ cho cán bộ công nhân viên của đơn vị. Tổ chức theo dõi chấm công và có chế độ thưởng phạt công minh đối với cán bộ trong đơn vị, cấp phát lương và các chế độ trợ cấp khác cho cán bộ CNV Lập và đưa ra các báo cáo về tình hình cán bộ CNV, tình hình tăng giảm lương, các chế độ thưởng phạt, chế độ trợ cấp khác cho cán bộ CNV... 3.2.9 Lưu đồ nghiệp vụ Kh¸ch hµng cung cÊp Kh¸ch hµng tiªu thu Ban l·nh ®¹o S¶n xuÊt LÊy mÉu mÝa Kinh doanh Nguyªn LiÖu VËn t¶i KCS C©n mÝa KÕ to¸n H-02: L•u ®å nghiÖp vô Bộ phận nguyên liệu hàng năm tổ chức lập kế hoạch cho nguồn nguyên liệu của công ty. Hỗ trợ người dân trong việc chọn giống, vốn và kỹ thuật trồng sau khi họ cam kết cung cấp mía cho công ty. Trước mỗi vụ, bộ phận nguyên liệu tiến hành ký hợp đồng với những người thu mua mía. Bộ phận vận tải sẽ ký hợp đồng đối với các chủ phương tiện, cũng như quy định vùng vận chuyển đối với mỗi phương tiện. Vào vụ các chủ mía cung cấp mía cho các chủ thu mua mía, quá trình thu hoạch theo sự điều hành của phòng nguyên liệu. Mía sẽ được các phương tiện vận chuyển đến công ty. Việc điều hành vận chuyển sẽ do bộ phận vận tải điều hành, ngoài ra có thể do chủ mía tự vận chuyển. Trước tiên, mía sẽ được chuyển đến khu phân tích chất lượng của mía (CCS), bộ phận này thuộc trách nhiệm quản lý của phòng kiểm soát chất lượng. Kết quả mẫu phân tích này sẽ được lưu giữ có hai mục đích là kiểm soát chất lượng mía nhập vào và cơ sở để thanh toán cho chủ mía. Sau khi phân tích mẫu mía xong, mía sẽ được chuyển đến bàn cân. Tại đây mía sẽ được cân, đồng thời các thông tin về chuyến mía sẽ được lưu trữ. Các thông tin này bao gồm thông tin về chủ mía, chủ hộ trồng mía, chủ phương tiện, địa điểm trồng mía, loại mía,.. Các thông tin này sẽ là cơ sở cho việc kiểm soát chất lượng mía đầu vào của công ty, các thông tin để thống kê, kiểm soát vùng mía, loại mía và sẽ làm cơ sở cho việc thanh toán cho chủ mía và chủ phương tiện vận chuyển mía. Đồng thời với quá trình cân mía, bộ phận kiểm soát chất lượng sẽ đánh giá tạp chất của mía nhập để trừ đi. Quá trình cân xong, chủ mía và chủ phương tiện sẽ được cấp cho một phiếu chứng nhận về cung cấp mía. Cân xong mía sẽ được chuyển vào bãi, đợi để cho vào ép. Bộ phận nguyên liệu tập hợp các thông tin từ bộ phận kiểm soát chất lượng và tiến hành tiến hành tính trợ giá, thanh toán cho chủ mía. Bộ phận vận tải tập hợp các thông tin từ bộ phận nguyên liệu và bộ phận kiểm soát chất lượng, tiến hành tính cước, tính trợ giá và thanh toán cước cho chủ phương tiện vận chuyển mía. Một số công ty sẽ không thanh toán cước vận chuyên cho chủ phương tiện mà việc thanh toán này sẽ do chủ mía tự vận chuyển và tự thanh toán. Mía sau khi vào bải sẽ được cho vào ép, đây là khâu đầu tiên của một quy trình. Sau khi đưa vào ép nước mía sẽ tiếp tục được qua các giai đoạn tiếp theo của giây truyền sản xuất. Cuối cùng sản phẩm đường làm ra sẽ được phân loại, kiểm tra chất lượng lần cuối và chuyển vào kho. Trong quá trình sản xuất, bộ phận KCS sẽ lấy các thông số kỹ thuật và các mẫu để phân tích. Các thông tin này sẽ được phân tích, lập báo cáo để bộ phận kỹ thuật và bộ phận quản lý theo dõi và điều hành sản xuất cho hiệu quả của sản xuất tốt nhất. Bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành tổ chức tiêu thụ các sản phẩm của nhà máy. Các sản phẩm này bao gồm sản phẩm chính là các loại đường và các sản phẩm phụ của quá trình sản xuất. Bộ phận kế toán sẽ thu thập các hoá đơn chứng từ của bộ các bộ phận cũng như dựa vào kế hoạch của công ty. Tiến hành ghi chép thông tin, hoạch toán tài khoản, phân bổ và lập các báo cáo tài chính theo chế độ và các báo cáo quản trị cho bộ phận quản lý. Hàng ngày cũng như các kỳ, các bộ phận lập các báo cáo để cung cấp cho các bộ phận có liên quan và cung cấp cho ban lãnh đạo. PHẦN III GIẢI PHÁP TỔNG THỂ 1.1 YÊU CẦU VỀ GIẢI PHÁP CHUNG CHO HỆ THỐNG THÔNG TIN 3.1.1 Nguyên tắc xây dựng hệ thống Hệ thống được thiết kế và xây dựng dựa trên những nguyên tắc chung để phù hợp với thực tế cũng như mang lại hiệu quả tốt nhất trong khả năng có thể. Cụ thể các nguyên tắc đó là:  Tổ chức HTTT có bộ phận quản lý chung đặt tại công ty.  Tận dụng tối đa cơ sở vật chất và các dữ liệu hiện có và đang sử dụng tại công ty.  Ðảm bảo liên kết thông tin hai chiều cần thiết đã hoặc sẽ có trong hệ thống: - Giữa các phân hệ chính trong hệ thống: Sản xuất, Kinh doanh, Tài chính - Kế toán, Nhân sự, Hành chính... - Giữa các ứng dụng nghiệp vụ và hệ thống quản lý phục vụ kinh doanh. - Sử dụng tiếng Việt thống nhất theo chuẩn quốc gia (TCVN3).  Ðảm bảo tính độc lập giữa HTTT điều hành với Hệ thống các ứng dụng: - Môi trường và giao diện sử dụng Hệ thống thông tin điều hành là thống nhất. - Các hệ ứng dụng có thể chọn môi trường và công cụ phát triển khác nhau. - Hệ thống phải cho phép cập nhật số liệu bằng tay khi các ứng dụng tương ứng chưa được triển khai trong hệ thống.  Ðảm bảo tính mở: - Cho phép thay đổi thêm bớt các đầu mối. - Cho phép từng bước phát triển các ứng dụng trong hệ thống theo nhu cầu và điều kiện sử dụng thực tế.  Ðảm bảo an toàn thông tin: - Bảo mật và an toàn dữ liệu cao trong quá trình khai thác, sử dụng và truyền tin trong toàn hệ thống: đưa ra các giải pháp cụ thể để thực hiện bảo mật (security) và an toàn thông tin (backup, restore, repair...). - Tổ chức và đào tạo người sử dụng đúng chức năng quyền hạn. 3.1.2 Yêu cầu tính năng hệ thống  Tương thích và hỗ trợ các ứng dụng hiện đang sử dụng tại công ty.  Ðảm bảo thống nhất sử dụng tiếng Việt chuẩn quốc gia (TCVN3) cho tất cả các ứng dụng trong toàn công ty.  Giao diện cho người sử dụng: - Hệ điều hành Windows 95, 98, NT; - Tốc độ truy nhập nhanh; - Sử dụng đơn giản.  Ðảm bảo an toàn thông tin (bảo mật và an toàn dữ liệu) cao trong quá trình khai thác, sử dụng trong toàn bộ hệ thống với các giải pháp cụ thể để thực hiện việc bảo mật thông tin (security) và an toàn dữ liệu (backup, restore, repair,...) trong toàn bộ hệ thống. 3.1.3 Những tiêu chí cần xem xét  Hiệu năng Hệ thống phải có tốc độ làm việc cao, sử lý các công việc kịp thời cho người sử dụng.  Khả năng quản trị Các ứng dụng phải bao hàm những chức năng và cơ chế cho phép người quản trị kiểm soát và đảm bảo sự ổn định cũng như an toàn của hệ thống.  Tính bảo mật Hệ thống phải có tính bảo mật cao chống lại được các hiện tượng lấy cắp hay thay đổi thông tin.  An toàn dữ liệu An toàn liệu là một yêu cầu quan trọng đối với một hệ thống, nó phải đảm bảo dữ liệu phải được bảo vệ tránh mất mát, hư hỏng dữ liệu.  Tính mềm dẻo và khả năng mở rộng Phải xem xét đế vấn đề có thể nâng cấp và mở rộng của hệ thống trong tương lai: - Mở rộng các ứng dụng và một phần cấu trúc của các ứng dụng đó. - Số lượng máy và số lượng người sử dụng tăng lên. - Mở rộng mạng liên kết với các đơn vị thành viên.  Giá thành Vấn đề giá thành là một vấn đề phải được coi trọng khi xây dựng hệ thống. Giá thành của một hệ thống được tính trên nhiều phương diện: - Giá thành ban đầu bao gồm chi phí cho việc cài đặt, chi phí đầu tư thiết bị, phần mềm v.v - Chi phí định kỳ: Chi phí duy trì hệ thống thông tin. - Chi phí bảo dưỡng: Chi phí cho các dịch vụ, cho việc sắp xếp lại, chi phí cho việc sửa chữa...  Bảo vệ đầu tư Ðảm bảo khi nâng cấp và mở rộng mạng vẫn dùng được những thiết bị đã và đang có như máy tính, hệ thống cable mạng, chương trình điều khiển mạng, chương trình ứng dụng. 1.2 HỆ THỐNG CƠ SỞ HẠ TẦNG 1.2.1 Bộ phận quản lý hệ thống thông tin Yêu cầu đặt ra đối với công ty là phải có bộ phận quản lý hệ thống thông tin hay còn gọi là bộ phận tin học. Bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm chính cho sự vận hành thông suốt của hệ thống thông tin của công ty, cũng như việc bảo trì, đào tạo hướng dẫn vận hành hệ thống cho các bộ phận sau này. Bộ phận này phải thực hiện các nhiệm vụ sau:  Quản lý, duy trì hệ thống mạng nội bộ của công ty  Khắc phục các sự cố của hệ thống thông tin.  Phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin của công ty.  Đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ công nhân viên. Yêu cầu đặt ra với các cán bộ ở bộ phận này là phải có một kiến thức nhất định về công nghệ thông tin, bao gồm kiến thức về phần cứng, phần mềm và hệ thống mạng. Số lượng tối thiểu cán bộ ở bộ phận này là 2 người. 1.2.2 Hệ thống mạng nội bộ Để thực hiện được triển khai hệ thống quản lý tác nghiệp của công ty. Yêu cầu công đặt ra với công ty là phải có hệ thống mạng nội bộ, nối toàn bộ các bộ phận nghiệp vụ có liên quan đến nhau của công ty. Mạng nội bộ này sẽ là cơ sở để các bộ phận trao đổi thông tin với nhau, bỏ qua được các khâu chuyển thông tin bằng giấy tờ. Mạng được thiết kế và hoạt động trên nguyên tắc Client/Server và hỗ trợ tốc độ 10/100 Mbps. 1.2.3 Hệ thống máy phục vụ tác nghiệp tại các bộ phận Trước tiên, tại bộ phận quản lý thông tin phải được đặt một máy chủ. Máy chủ này sẽ được cài đặt hệ điều hành mạng WindowsNT hoặc Windows2000. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000 sẽ được cài đặt trên máy chủ. Tại đây sẽ lưu trữ toàn bộ thông tin của hệ thống điều hành tác nghiệp. Ở các bộ phận tác nghiệp sẽ được trang bị các máy tính để cài đặt chương trình tác nghiệp. các máy này có cấu hình tối thiểu như sau: - Bộ xử lý tốc độ 200Mhz trở lên - Ram tối thiểu 32MB - Ổ cứng tối thiểu 2.1GB - Card mạng hỗ trợ tốc độ 10/100Mbps - Hệ điều hành Windows 95/98/Me, NT, 2000 Tuy nhiên để hệ thống chạy tốt và ổn định công ty nên sử dụng những máy có cấu hình sau: - Bộ xử lý tốc độ 300Mhz trở lên - Ram tối thiểu 64MB - Ổ cứng tối thiểu 2.1GB - Card mạng hỗ trợ tốc độ 10/100Mbps - Hệ điều hành Windows 95/98 Để hệ thống làm việc các máy được trang bị ở các bộ phận tối thiểu như sau: - Bộ phận Nguyên Liệu: 1 máy. - Bộ phận Phân tích mẫu mía nhập: 1 máy. - Bộ phận cân mía nhập: 2 máy + 1 máy in. - Bộ phận kiểm soát chất lượng: 2 máy. - Bộ phận thanh toán: 1 máy + 1 máy in - Bộ phận Kế toán: 4 máy + 1 máy in. - Bộ phận nhân sự: 1 máy 1.3 HỆ PHẦN MỀM TÁC NGHIỆP 1.3.1 Tổ chức chung Xuất phát từ các nghiệp vụ tác nghiệp chung, xác định các khâu trọng điểm đòi hỏi cần thiết phải áp dụng CNTT vào quản lý. Đồng thời các nghiệp vụ đó phải có tính logic thoả mãn điều kiện để thiết kế chương trình trên máy. Giải pháp là xây dựng 7 phần mềm để giải quyết các nghiệp vụ cơ bản của công ty bao gồm:  Phần mềm quản lý nguyên liệu  Phần mềm quản lý đoàn vận chuyển  Phần mềm phân tích mẫu mía nhập  Phần mềm quản lý mía nhập  Phần mềm quản lý chất lượng  Phần mềm thanh toán  Phần mềm kế toán  Phần mềm quản lý nhân sự Các phần mềm này ngoài cơ sở dữ liệu riêng tại từng máy sẽ kết nối chung vào một cơ sở dữ liệu của toàn công ty là SQL Server 200x được cài đặt tại máy chủ. Các chương trình sẽ chia sẻ thông tin và kết nối với nhau để trợ giúp điều hành tác nghiệp, tránh trường hợp trùng lặp, dư thừa thông tin và giảm được các lưu chuyển bằng giấy tờ trong nội bộ. Các chương trình sẽ được cài đặt tại các bộ phận nghiệp như sau:  Bộ phận Nguyên Liệu: Bộ phận này sẽ sử dụng chương trình quản lý nguyên liệu , chương trình quản lý mía nhập  Bộ phận quản lý đoàn vận chuyển: Bộ phận này sử dụng chương trình quản lý đoàn vận chuyển  Bộ phận kiểm soát chất lượng: Bộ phận này sẽ sử dụng chương trình quản lý chất lượng và chương trình phân tích mẫu mía  Bộ phận thanh toán: Bộ phận này sẽ được cài đặt và sử dụng phần mềm thanh toán  Bộ phận kế toán: Tại đây sẽ được cài đặt và sử dụng chương trình Thanh toán và chương trình kế toán  Bộ phận nhân sự: Phòng này sẽ được cài đặt chương trình quản lý nhân sự 1.3.2 Phần mềm quản lý nguyên liệu Chương trình có nhiệm vụ chính là quản lý nguyên liệu cho nhà máy  Khai báo các loại mía, khai báo sản lượng điều tra và sản lượng sau khi điều tra  Khai báo các chủ hộ làm theo hợp đồng đã đăng ký thông qua chương trình kế toán  Báo cáo sản lượng diện tích, tình hình ký hợp đồng, tình hình thu hoạch và sản lượng theo điểm mía  Kiểm soát tình hình nhập xuất ngọn giống mía 1.3.3 Phần mềm quản lý đoàn vận chuyển  Chương trình quản lý, tính cước các xe vận chuyển mía cho công ty. Bao gồm xe của Công ty và xe ngoài Công ty.  Quản lý các điểm mía, cụm quản lý các xe và các thông số tạo cơ sở cho việc tính cước vận tải.  Tính bảng đơn giá cước kế hoạch và đơn giá cước thực tế.  Quản lý việc cấp phát xăng dầu, điều chỉnh trọng lượng khống chế và phạt lái xe.  Tính trợ giá, tính cước, ứng cước và thanh toán cước cho lái xe. Ngoài ra chương trình còn cho phép các chủ hợp đồng đăng ký tự vận chuyển cho từng chuyến xe.  Các báo cáo thống kê chi tiết và tổng hợp về cấp phát xăng dầu, tiền phạt, các xe vận chuyển, không vận chuyển, tiền cước và sản lượng thu hoạch theo từng xe, từng chủ hợp đồng… 1.3.4 Phần mềm phân tích mẫu mía nhập Phần mềm này sẽ được áp dụng tại phòng kiểm soát chất lượng. Tính năng chính trong phần mềm này là việc nhập và lưu trữ các mẫu phân tích độ đường trong mía của từng chuyến mía (từ các điểm mía về công ty). Khi phân tích xong mẫu mía nhập, thay vì phải ghi vào giấy kết quả phân tích CCS nhân viên sẽ nhập các chỉ tiêu vào máy tính. Các thông tin này sẽ làm cơ sở cho việc thanh toán tiền mía cho từng chủ mía, đồng thời có thể xác định được chất lượng đường nhập vào của nhà máy. Chương trình bao gồm các chức năng sau:  Tự động lấy được BX và Pol quan sát từ máy đo, cho nhập F và Rs của từng chuyến.  Nhập lượng tạp chất của từng chuyến ghe mía (ngọn, rễ, lá,mía mầm,...).  Cho phép nhập bằng tay khi máy đo bị hỏng.  Trên cơ sở các thông số nhập vào tính được PM chất lượng chuyển sang các bộ phận liên quan.  Cho phép thống kê các mẫu phân tích nhập vào hàng ngày theo từng ca làm việc giúp kiểm soát các thông tin ngay từ khâu đầu vào. 1.3.5 Phần mềm quản lý mía nhập Chương trình này sẽ được áp dụng tại bộ phận nguyên liệu của Công ty. Khi chưa áp dụng chương trình vào quản lý, tại đây khi nhập mía vào công ty, các nhân viên sẽ ghi số liệu bằng tay vào các phiếu và các giấy biên nhận. Các thông tin này là thông tin về chủ mía, loại mía, số ghe,.. Khi áp dụng chương trình bàn cân vào quản lý ở khâu này, chương trình sẽ cho phép nhập và quản lý các thông tin về các ghe nhập mía của các chủ hợp đồng hoàn toàn trên máy. Các thông tin nhập vào này sẽ là cơ sở để thanh toán cho khách và lập kế hoạch ép cho công ty, cũng như đưa ra các báo cáo quản trị về nguồn nguyên liệu nhập vào của công ty. Sau khi cân xong chương trình cho phép in ra phiếu cân mía để giao cho chủ mía. Tổng kết các chức năng của chương trình:  Khai báo các loại mía nhập, khai báo các phương tiện vận chuyển, khai báo các điểm mía.  Chương trình cho phép cân mía và nhập các thông tin về từng chuyến mía nhập.  Tự động lấy trọng lượng của các chuyến. Trong trường hợp cân hỏng chương trình cho phép nhập bằng tay trọng lượng.  Nhập các thông tin tương ứng liên quan đến từng chuyến (Số phương tiện, Số HĐ, Điểm mía, Loại mía,...).  Chương trình thống kê các thông tin các chuyến qua bàn cân theo từng ngày, từng ca.  In phiếu cân mía cho các chủ phương tiện ngay sau khi cân trọng lượng.  Chuyển dữ liệu cho các bộ phận liên quan sử dụng ngay sau khi cân xong.  In các báo cáo thống kê chi tiết theo từng ngày, ca. 1.3.6 Phần mềm quản lý chất lượng Chương trình này nhận các thông tin từ chương trình bàn cân và chương trình chất lượng để phân tích tình hình mía nhập về số lượng cũng như chất lượng. Hàng ngày mỗi ca sẽ nhập các mẫu phân tích, các thông số kỹ thuật từ các khâu sản xuất như nguyên liệu mía, làm sạch – ly tâm,.. từ các thông số đó chương trình sẽ tính để đưa ra các báo cáo điều hành kiểm soát sản xuất. Trong quá trình sản xuất, mía nhập về có thể không đưa vào ép ngay mà để ở trên bãi. Sau một thời gian mới đưa vào ép, do vậy chất lượng mía sẽ bị kém đi. Cụ thể là lượng đường cũng như trọng lượng mía sẽ giảm đi. Chương trình sẽ cho phép nhập tỷ lệ giảm chất lượng của chỉ tiêu CCS và trọng lượng của mía vào để phù hợp với thực tế mía đưa vào sản xuất. Trên cơ sở đó sẽ kiểm soát được chất lượng của quá trình sản xuất tốt hơn. Các chức năng của chương trình chung là:  Chương trình giúp công ty kiểm soát tình hình sản xuất, chất lượng của các khâu từ đầu vào, quá trình sản xuất đến sản phẩm đầu ra.  Chương trình giúp cho việc quản lý nhiều xưởng (dây truyền) đồng thời  Kiểm soát lượng mía ép thực tế, thời gian sản xuất các mẫu phân tích (nước mía đầu, nước mía hỗn hợp,..) hàng ngày theo từng ca.  In các báo cáo thống kê chi tiết theo khoảng thời gian chất lượng mía đầu vào theo loại mía, vùng mía.  In các báo cáo tổng hợp, thống kê về chất lượng quá trình sản xuất của công ty. 1.3.7 Phần mềm thanh toán  Chương trình cho phép lập phiếu thanh toán mía ngay khi mía qua cân. Linh hoạt trong chọn phương thức thanh toán hay kiểm soát lại dữ kiệu đã thanh toán  Cho phép thanh toán mía theo vụ. Trong quá trình thanh toán có thể vừa thanh toán vụ hiện thời để đáp ứng yêu cầu thanh toán của vụ, đồng thời có thể thanh toán của vụ trước  Cho phép kết xuất dữ liệu báo cáo kể cả dữ liệu báo cáo của các vụ trước  Phần thanh toán sẽ thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết: - Mã số hợp đồng: - Họ tên: - Địa chỉ: - Phần có: bao gồm: Số phiếu, ngày, chủ hộ trồng mía, đơn giá, số lượng mía, CCS, bù giá, thành tiền. - Phần nợ: bao gồm: Toàn bộ số liệu phần tạm ứng mà các chủ hợp đồng tạm ứng để dùng theo dõi và tính lãi công nợ - Phần lãi: Bao gồm tỷ lệ lãi, ngày tính lãi, tiền lãi - Phần trợ giá: Bao gồm các khoản trợ giá theo từng số phiếu mà được khai báo thông qua một phần thiết lập công thức trợ giá, bù giá - Phần bù giá: Bao gồm các khoản bù giá theo từng số phiếu mà được khai báo thông qua một phần thiết lập công thức trợ giá, bù giá - Tính đơn giá thanh toán có thể thay đổi theo: Giá mía theo CCS, giá mía mua thẳng, giá mía theo điểm mía......  Thiết lập phiếu công nợ, phiếu điều chuyển công nợ giữa các chủ hợp đồng  Cho in các báo cáo chi tiết công nợ, tờ kê công nợ cho chủ hợp đồng để cho các chủ hợp đồng theo dõi và biết được số tạm ứng, số đã hoàn ứng....  Cho in các báo cáo tổng hợp thanh toán. Như: Báo cáo tổng hợp các khoản trợ giá, báo cáo tổng hợp thanh toán mía, báo cáo tổng hợp tình hình thanh toán mía, báo cáo tình hình thanh toán mía.  Chương trình cho phép tra cứu nhanh tài khoản để kiểm soát tổng số phát sinh của tùng tài khoản, in báo cáo tổng hợp tài khoản đối ứng nợ, có các tài khoản  Chương trình cho phép in báo cáo tổng hợp giá thành theo các nội dung chi phí  Chương trình cho phép sửa, xoá dữ liệu linh hoạt, có chế độ phân quyền làm việc cho các user 1.3.8 Phần mềm kế toán - Là chương trình đáp ứng yêu cầu của hệ thống kế toán đã được Bộ Tài chính cho phép - Giải quyết toàn bộ các khâu công việc kế toán theo một hệ thống hoàn chỉnh từ chứng từ gốc tới các loại sổ sách, báo cáo chi tiết và tổng hợp. - Phân cấp hạch toán theo từng phần hành kế toán từ Công ty đến các đơn vị thành viên - Tại Công ty vào cuối tháng, quý sẽ tổng hợp số liệu báo cáo từ các báo cáo chi tiết hay tổng hợp - Chương trình sẽ giúp kế toán tổng hợp lấy đầy đủ các báo cáo tài chính theo quy định của nhà nước - Chương trình sẽ giúp Ban lãnh đạo Công ty lấy các báo cáo quản trị theo yêu cầu từ tổng hợp đến chi tiết một cách nhanh chóng - Xây dựng các vùng dữ liệu cho từng đơn vị sao cho số liệu sẽ được tập hợp tại máy chủ - Mỗi phần hành làm việc sẽ được phân quyền làm việc, có mật khẩu Trong quản lý, kế toán trong công ty là một bộ phận quản lý điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế phát sinh, cũng như các hoạt động kinh tế tài chính của toàn bộ doanh nghiệp. + Phân loại nghiệp vụ và các phần hành liên quan  Kế toán tiền vốn  Hàng hoá- Nguyên vật liệu  Tài sản cố định  Kế toán khác  Tiền lương và bảo hiểm  Tổng hợp giá thành  Xác định kết quả + Các báo cáo kế toán  Các báo cáo quản trị  Các báo cáo theo luật định + Khai báo hệ thống và các thiết lập ngầm định  Khai báo mã số tài khoản  Khai báo khoản mục phí  Ðịnh nghĩa các phần hành làm việc  Xác định các tiêu thức quản lý  Phương pháp tính thuế VAT  Tỉ giá hạch toán Trong đó chi tiết các phần hành bao gồm: phân loại nghiệp vụ và các phần hành liên quan I. Kế toán tiền vốn trong chương trình 1. Kế toán tiền mặt đồng Việt nam Sử dụng mã cấp của hàng hoá, nguyên vật liệu để hạch toán chi tiết 2. Kế toán tiền mặt ngoại tệ Về cơ bản các nghiệp vụ ở phần này giống như kế toán tiền mặt đồng Việt nam chỉ khác là số tiền bằng nguyên tệ sau đó qui đổi ra tiền Việt nam theo tỷ giá hạch toán đề xuất hoặc theo tỷ giá thực tế . 3. Kế toán tiền gửi Ngân hàng đồng Việt Nam Sử dụng mã cấp của TK 112 (thông thường là các ngân hàng doanh nghiệp mở tài khoản ) 4. Kế toán tiền gửi Ngân hàng ngoại tệ 5. Kế toán tiền vay đồng Việt Nam Tài khoản ngầm định là TK 311 "vay ngắn hạn" hay là TK 341 "nợ dài hạn" 6. Kế toán tiền vay ngoại tệ IV. Kế toán hàng hoá, thành phẩm, nguyên vật liệu 1. Kế toán hàng hoá 1.1 Kế toán nhập hàng mua nội địa : 1.2. Kế toán nhập kho hàng nhập khẩu 1.3. Kế toán nhập hàng khác 1.4. Kế toán xuất kho bán hàng 1.5. Kế toán xuất kho hàng bán nội bộ 1.6. Kế toán xuất kho hàng khác 2. Kế toán thành phẩm 2.1 Nhập kho thành phẩm 2.2 Nhập khác 2.3 Xuất bán thành phẩm 2.4 Bán nội bộ 2.5 Xuất khác 3. Kế toán nguyên vật liệu và công cụ lao động 4. Kế toán hoá đơn dịch vụ V. Kế toán tổng hợp 1. Kế toán tiền lương 1.2. Tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn 1.3. Chi phí nhân công 2. Kế toán tài sản cố định và khấu hao tài sản cố định 3. Kế toán thanh toán tạm ứng 4. Phần kế toán khác VI. Kế toán tổng hợp giá thành Có thể nói đây là phần quan trọng nhất của chương trình . Các phần việc kế toán trước chỉ là kế toán đơn. Số liệu kế toán được xử lý theo từng nghiệp vụ một và chỉ từ một tài khoản này đến một tài khoản khác. Ở PHẦN KẾ TOÁN TỔNG HỢP, SỐ LIỆU SẼ được xử lý theo từng nhóm nghiệp vụ, liên quan đến nhiều tài khoản và số liệu có thể được dịch chuyển qua nhiều tài khoản. Ví dụ số liệu được tự động chuyển từ TK 154 về TK 155 hoặc TK 632 sau đó lại tự động chuyển về TK 911 . Phần kế toán tổng hợp gồm có các bước công việc sau đây và phải được thực hiện theo đúng trình tự từ trên xuống dưới . Sau khi kiểm tra lại việc tính, phân bổ chi phí tiền lương và đã trích khấu hao tài sản cố định , bạn nên làm việc theo trình tự sau : 1. Phân bổ chi phí nguyên vật liệu 1.1. Phân bổ chi phí nguyên vật liệu chính 1.2. Phân bổ chi phí vật liệu phụ 2. Phân bổ chi phí chung 3. Phân bổ chi phí máy thi công 4. Tổng hợp giá thành thành phẩm nhập kho và giá thành tiêu thụ 5. Phân bổ chi phí bán hàng 6. Phân bổ chi phí quản lý 7. Xác định kết quả 7.1 Xác định kết quả kinh doanh : 7.2 Xác định kết quả nghiệp vụ tài chính 7.3 Xác định kết quả hoạt động bất thường 8. Lãi lỗ Các báo cáo kế toán: I.Các báo cáo quản trị 1.1. Báo cáo chi tiết số liệu tài khoản 1.2. Tra cứu nhanh 1.3. Tìm kiếm và xoá số liệu 1.4. Báo cáo tài sản cố định 1.5. Báo cáo thuế VAT: 1.6. Các bảng kê số phát sinh tài khoản II.Các báo cáo tổng hợp và các báo cáo theo luật định 1. Các báo cáo tổng hợp 1.1 Báo cáo chi tiết doanh thu 1.2 Báo cáo tổng hợp doanh thu 1.3 Báo cáo chi phí theo khoản mục 1.4 Báo cáo giá thành phân xưởng 1.5 Sổ cái kế toán 1.6 Nhật ký chung 1.7 Bảng cân đối phát sinh Bảng này tuy không nằm trong hệ thống báo cáo bắt buộc nhưng nó rất hữu ích cho bạn trong việc kiểm tra và đối chiếu số liệu Bảng này kết cấu gồm có 8 cột dọc : ký hiệu tài khoản, tên tài khoản, dư nợ đầu kỳ, dư có đầu kỳ, phát sinh nợ trong kỳ, phát sinh có trong kỳ, dư nợ cuối kỳ, dư có cuối kỳ. Hàng ngang là các tài khoản có số dư hoặc số phát sinh. Các tài khoản không có số dư hoặc số phát sinh sẽ không xuất hiện trong bảng này. Bạn có thể lập bảng cân đối các tài khoản theo các tài khoản cấp 1 hoặc theo các tài khoản cấp 2 của hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam. Ðể có được bảng báo cáo này bạn cần phải nhập khoảng thời gian để máy tính lọc số liệu. Ðặc điểm cơ bản của bảng này là cân đối bên nợ và bên có. Do vậy nếu có bất cứ sự mất cân đối nào dù là ở dư đầu kỳ, phát sinh trong kỳ hay dư cuối kỳ thì nghĩa là đang có một sai sót ở đâu đó và cần phải kiểm lại . Ngay trong khi bạn đang xem bảng này bạn vẫn có thể xem được bảng kê hoặc báo cáo chi tiết của một tài khoản nào mà bạn muốn. 1.8 Các bảng phân bổ 2. Các báo cáo theo luật định 2.1 Bảng cân đối kế toán Ðây chính là biểu báo cáo số 01-DN theo qui định của Nhà nước. Bạn cần đặc biệt lưu ý rằng bảng chỉ có thể cung cấp số liệu đúng và đảm bảo tính cân đối : tổng cộng tài sản nợ = tổng cộng tài sản có khi mà bạn đã thực hiện việc tất toán các tài khoản từ nhóm TK đầu 5 trở đi, tức là các tài khoản này không có số dư cuối kỳ. Bạn cũng nên nhớ rằng với nhóm tài khoản thanh toán : TK 131, TK 138, TK 331, TK 338... số dư cuối kỳ sẽ được nằm ở cả phần tài sản có và tài sản nợ của bảng cân đối kế toán 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh Ðây chính là báo cáo số 02-DN theo qui định của chế độ báo cáo tài chính . Bạn có thể chọn lập báo cáo theo quí , theo tháng hoặc theo khoảng ngày tùy thuộc vào kỳ quyết toán của đơn vị bạn . Tất nhiên với điều kiện khoảng thời gian đó là khoảng thời gian hạch toán lãi lỗ của đơn vị bạn và các phần việc hạch toán tổng hợp đã được hoàn thành . Báo cáo kết quả kinh doanh có 3 phần : + Phần I - lãi lỗ : Báo cáo này cung cấp cho bạn tất cả các chỉ tiêu cần thiết giống như mẫu báo cáo 02-DN .Và cũng để thuận lợi cho bạn trong việc theo dõi kết quả hoạt động kinh doanh, các số liệu được lập theo 2 chỉ tiêu : số liệu trong kỳ và số liệu lũy kế từ đầu năm báo cáo. + Phần II - Tình hình thực hiện nghĩa với Ngân sách Nhà nước. Các chỉ tiêu trong phần này là tất cả các chỉ tiêu theo mẫu qui định của Nhà nước tại mẫu báo cáo số 02-DN . + Phần III : Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ , được hoàn lại , được miễn giảm. 2.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 2.4 Thuyết minh báo cáo tài chính + Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố + Tình hình tăng giảm tài sản cố định + Tình hình tăng giảm nguồn vốn chủ sở hữu + Các chỉ tiêu đánh giá khái quát tình hình hoạt động