Hệ thống thông tin Logistic

Phần 1: Lời giới thiệu Cùng với sự phát triển của nền kinh tế toàn cầu, ngành Logistics có vị trí ngày càng quan trọng trong nền kinh tế hiện đại và có ảnh hưởng to lớn đến sự phát triển kinh tế của các quốc gia. Chỉ mới gần đây thôi, từ Logistics được du nhập vào Việt Nam, trở thành từ cửa miệng, “mốt thượng thời” của một số người, người ta bàn về việc lập những khu Logistics, cảng Logistics, công ty Logistics, kho Logistics…Vì là một ngành còn rất mới ở nước ta, thế nên nó cần được nghiêng cứu một cách có hệ thống, toàn diện, kỹ lưỡng, để áp dụng có hiệu quả ở nước ta … Logistics không phải là một hoạt động đơn lẻ mà là một chuỗi các hoạt động liên tục, có quan hệ mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau, bao trùm mọi yếu tố tạo nên sản phẩm từ các nhập lượng đầu vào cho đến giai đoạn tiêu thụ sản phẩm cuối cùng. Các nguồn tài nguyên đầu vào không chỉ bao gồm vốn,vật tư, nhân lực mà còn bao hàm cả dịch vụ thông tin, bí quyết và công nghệ. Trong quá trình hoạt động Logistics thì các hoạt động dịch vụ khách hàng, dự trữ, vận chuyển là những hoạt động then chốt. Tuy nhiên để những hoạt động này đạt kết quả tốt cần phải có những hoạt động hỗ trợ như thu mua, nghiệp vụ kho và bao bì, vận chuyển và một hoạt động không kém phần quan trọng là quá trình quản trị hệ thống thông tin Logistics. Thông tin trong quản trị Logistics là chất kết dính hoạt động Logistics trong các nỗ lực hợp nhất của nhà quản trị, thông tin Logistics cung cấp cơ sở cho các quyết định lập kế hoạch, thực thi và kiểm tra Logistics hiệu quả. Nếu không quản trị tốt thông tin, các nhà quản trị Logistics không thể biết được khách hàng muốn gì, cần dự trữ bao nhiêu và khi nào cần sản xuất và vận chuyển. Với sự quan trong của LIS trong quản trị Logistics, nhóm 7 quyết định chọn đề tài này. Hi vọng sẽ giúp các bạn cũng như chính bản thân mình hiểu thêm một phần nào đó về quản trị Logistics. Phần 2: Nội dung bài luận I. Khái niệm, mô hình hệ thống thông tin Logistics: 1.1 Khái niệm: Thông tin giúp cho doanh nghiệp thấy được các hoạt động Logistics một cách rõ nét, nhờ đó nhà quản trị có thể cải thiện tốt hơn trong quá trình thực hiện. Hện thống thông tin Logistics là một một bộ phận của hện thống thông tin toàn doanh nghiệp và nó hướng tới những vấn đề đặc thù của quá trình ra các quyết định Logistics về số lượng và quy mô của mạng lưới cơ sở Logistics, về hoạt động mua và dự trữ hàng hóa, về việc lựa chọn phương thức vận chuyển và đơn vị vận tải phù hợp… Hệ thống thông tin Logistics được hiểu là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị Logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát Logistics hiệu quả. 1.2 Mô hình hệ thống thông tin Logistics (LIS): LIS giúp nắm vững thông tin về biến động của nhu cầu,thị trường và nguồn cung ứng, giúp cho các nhà quản trị chủ động được kế hoạch mua hàng, giao hàng, dự trữ,mua dịch vụ vận tải…một cách hợp lí thỏa mãn yêu cầu của khách hàng với mức chi phái thấp nhất. LIS góp phần đảm bảo việc sự dụng linh hoạt các hoạt động Logistics, xây dụng chương trình Logistics hiệu quả, chỉ rõ thời gian,không gian và phương pháp vận hành các chu kỳ hoạt động trong Logistics. Mô hình hệ thống thông tin Logistics: Hệ thống thông tin Logistics Môi trường Logistics - Hoạt động kinh doanh -Quản trị Logistics -Hoạt động Logistics Các chức năng quản trị Logistics -Lập kế hoạch -Thực thi -Kiểm soát Hệ lập kế hoạch Hệ nghiên cứu và tình báo Hệ thực thi Hệ báo cáo và kết quả Hệ thống lập kế hoạch: Bao gồm một loạt các kỹ thuật liên quan đến việc thiết kế các kế hoạch tầm chiến lược như thiết kế mạng lưới, lập kế hoạch và dự đoán nhu cầu, phối hợp các nguồn lực, kế hoạch hóa cung ứng, sắp xếp và lên kế hoạch sản xuất, kế hoạch phân phối, các kế hoạch tầm chiến thuật như quản trị dự trữ, vận tải, và các tác nghiệp như nghiệp vụ kho, quá trình đặt hàng và các sự kiện xảy ra hàng ngày. Hệ thống thực thi: Bao gồm các kỹ thuật đảm nhiệm các chức năng triển khai Logistics trong thời gian ngắn hoặc hàng ngày về quản lý nhà kho, vận tải, mua sắm, dự trữ, quản lý hiệu quả các đơn hàng của khách hàng. Hệ thống nghiêng cứu và thu thập thông tin: Để thích nghi với các nhân tố môi trường vĩ mô, môi trường kênh và nguồn lực bên trong công ty. Hệ thông nghiêng cứu và thu thập thông tin có vai trò quan sát môi trường, thu thập thông tin bên ngoài, thông tin có sẵn trong lĩnh vực Logistics và trong nội bộ công ty. Hệ thống báo cáo kết quả: Hệ thống báo cáo là thành phần cuối cùng trong LIS. Nếu các báo cáo và kết quả không được truyền đạt hiệu quả thì các tư tưởng, nghiên cứu hữu ích và giải pháp quản lý sẽ không thể đạt được. Các báo cáo hỗ trợ quyết định quản trị Logistics tập trung vào 3 loại. Báo cáo để lập kế hoạch gồm các thông tin có tính lịch sử và thông tin trong tương lai như thông tin về xu hướng bán, khuynh hướng dự báo, các thông tin thị trường,các yếu tố chi phí của dự án kinh doanh. Báo cáo hoạt động cung cấp những thông tin sẵn có cho nhà quản trị và người giám sát về hoạt động thực tế như việc nắm giữ hàng tồn kho, thu mua, đơn hàng vận tải, kế hoạch sản xuất và kiểm soát, vận chuyển. Báo cáo kiểm soát cụ thể tổng kết chi phí và thông tin hoạt động ở các giai đoạn thích hợp, so sánh ngân sách và chi phí hiện tại,chúng tạo ra nền tảng cho việc tiếp cận chiến lược hoạt động và các sách lược. II. Cấu trúc của hệ thống thông tin Logistics Hình minh hoạ dưới đây cho bạn một tổng quan về các thành phần riêng lẻ của các hệ thống thông tin Logistics. Hệ thống thông tin Logistics (LIS) được tạo thành bởi hệ thống thông tin sau:  + Hệ thống thông tin bán hàng + Hệ thống thông tin mua  + Kiểm soát hàng tồn kho  + Hạ Tầng hệ thống thông tin  + Hệ thống thông tin bảo trì  + Hệ thống thông tin quản lý chất lượng  + Hệ thống thông tin bán lẻ (RIS)  + Hệ thống thông tin giao thông vận tải (TIS) Các hệ thống thông tin của LIS có một cấu trúc riêng. Các loại cấu trúc đó cho ta các hệ thống thông tin với tính năng đặc biệt của chúng và cho phép ta không chỉ để đánh giá các dữ liệu thực tế, mà còn để tạo ra dữ liệu hoạch định. Bạn có thể sử dụng kho dữ liệu từ hệ thống thông tin Logistics để đáp ứng yêu cầu riêng của công ty. Nhờ vào hệ thống thông tin này ta có thể biết được tình hình hoạt động và dự báo cũng như cảnh báo sớm về hệ thống. Qua đây sẻ hổ trợ cho việc ra quyết định, nhằm đạt mục tiêu và giám sát các khu vực hoạt động kém. LIS còn giúp ta phát hiện sớm các tình huống xấu có thể xảy ra và xử lý các tình huống không mong muốn. Ngoài ra còn có thư viện thông tin Logistics là một phần thêm vào LIS. Thư viện thông tin Logistics giúp ta có thể truy cập vào hệ thống LIS một cách dễ dàng và nhanh chóng. Để rõ hơn về các hệ thống cấu thành LIS thì ta sẻ đi vào từng phần: 2.1 Hệ thống thông tin bán hàng Các tiêu chuẩn phân tích hệ thống thông tin bán hàng trong Logistics bao gồm: Khách hàng Vật liệu Tổ chức bán hàng Địa điểm giao hàng Nhân viên bán hàng Phòng kinh doanh Quy mô bán hàng Phân tích tài chính 2.2 Hệ thống thông tin mua hàngHệ thống thông tin bán hàng được đánh giá qua những chỉ tiêu sau:  Nhóm mua hàng Người bán hàng Khối lượng nguyên vật liệu Loại nguyện vật liệu Đánh giá của nhân viên  Kế hoạch dài hạn Phân tích tài chính mua hàng Ngoài những thông tin trên thì hệ thống thông tin bán hàng còn được biết đến qua những lô hàng đã hoàn thành, lưu nội bộ. 2.3 Kiểm soát hàng tồn kho Tiêu chuẩn đánh giá việc kiểm soát thông tin hàng tồn kho: Tại nhà máy/Các địa điểm lưu trử/Nguyên vật liệu Các lô hàng Nhóm nguyên vật liệu Các thông số dữ liệu kiểm soát Yêu cầu kho (hiện tại và kế hoạch lâu dài) Quản lý kho Phân tích nguồn tài chính Việc quản lý hàng tồn kho tập trung vào các việc: Phân loại, kích thước lô, biên nhận tại kho, bảo quản kho, quản lý dự trữ, so sánh dự trữ, … 2.4 Hạ Tầng hệ thống thông tin Logistics Được xác định thông qua việc doanh nghiệp kinh doanh về sản phẩm, dịch vụ gì, hoạt động như thế nào, các nguyên vật liệu phục vụ và việc quản lý hoạt động. Tiêu chuẩn đánh giá được xác định qua: Thông tin điều hành(nhân sự, phòng ban, kết cấu) Hoạt động chính của doanh nghiệp Cơ sở vật chất Đơn đặt hàng sản xuất Vật liệu sử dụng Lịch trình Chi phí sản phẩm Báo cáo thống kê Kaban(Thủ tục kiểm soát luồng vật chất để tối đa hóa chi phí) Phân tích tài chính 2.5 Hệ thống thông tin bảo trì Được xác định thông qua: Đối tượng Nhà sản xuất Vị trí  Nhóm thực hiện kế hoạch Phân tích thiệt hại Đối tượng thống kê  Sự hư hỏng Chi phí  Thông tin từ khách hàng 2.6 Hệ thống thông tin quản lý chất lượng Chúng ta có thể tham khảo thông qua các nguồn thông tin từ: Nhân viên Nguyên vật liệu Khách hàng Từ những hồ sơ thanh tra 2.7 Hệ thống thông tin bán lẻ Tiêu chuẩn phân tích của hệ thống thông tin bán lẻ: Lĩnh vực kinh doanh Tiêu chuẩn phân tích Mua hàng Mua hàng Open-to-Buy Việc giải quyết Bán hàng Lợi nhuận bán lẻ ngắn hạn Khách hàng/ Loại hàng hóa Điều lệ Điều lệ {Ext.} Điều lệ bổ sung Khách hàng/ điều lệ Quy trình đăc biệt Khuyến mãi Theo mùa Tính chất(hư hại, dễ hỏng) Đặc điểm hàng tồn Những bổ sung Kiểm toán bán hàng Thu ngân Biên nhận bán hàng Cân bằng tại điểm bán Tập hợp từ điểm bán Phân tích thị trường Theo biên nhận bán hàng Biên lai hóa đơn Hóa đơn/ điều lệ Hổ trợ bán hàng Ước lượng khối lượng công việc Tổng quát 2.8 Hệ thống thông tin giao thông vận tải (TIS) Tiêu chuẩn phân tích trên các tiêu chí sau: Giao thông vận tải Các phân tích vận tải hiển thị thông tin từ các vấn đề về vận chuyển và giao hàng. Các số liệu chính cho việc hoàn thành vận chuyển (chẳng hạn như khoảng cách, thời gian giao hàng, trọng lượng) được cập nhật trong  liên quan đến phương tiện vận tải, loại vận chuyển, dịch vụ đại lý, điểm bắt đầu, và điểm đến… Các tuyến đường giao thông vận tải Các thông tin liên quan được biết thông qua các phương tiện vận chuyển, loại hàng vận chuyển, dịch vụ của nhà cung cấp,… Phương thức vận chuyển Tùy thuộc vào yêu cầu, tính chất đơn hàng, điều kiện vật lý, …của khách hàng. Thông tin về việc vận chuyển Chủ yếu tập trung vào phương tiện, loại hàng hóa và địa điểm giao hàng. Thời gian vận chuyển Vật liệu vận tải Điều kiện ngoại cảnh III. Chức năng và tác dụng của LIS: LIS là sợi chỉ liên kết các hoạt động Logistics vào một quá trình thống nhất. Sự phối hợp này được xây dựng dựa trên 4 mức chức năng: tác nghiệp, kiểm tra quản trị, phân tích quyết định, và hệ thống kế hoạch hoá chiến lược. 3.1 Chức năng tác nghiệp Được đặc trưng bằng các luật lệ chính thức, các thủ tục và những giao tiếp chuẩn hóa một số lớn các tác nghiệp và nghiệp vụ hàng ngày.Việc phối hợp các quá trình trong cấu trúc và một số lượng lớn các tác nghiệp cho thấy tầm quan trọng của hệ thống thông tin ở mức độ thấp nhất này. Hệ thống thông tin tác nghiệp khởi xướng và ghi lại các hoạt động và chức năng Logistics riêng biệt như: Nhận đơn hàng, xử lý, giải quyết yêu cầu, khiếu nại. Như vậy quá trình thực hiện đơn hàng phải thực hiện dựa trên một loạt các thông tin tác nghiệp.Triển khai LIS đảm bảo cải tiến hiệu suất hệ thống tác nghiệp, là cơ sở của lợi thế cạnh tranh: giảm chi phí tác nghiệp để giảm giá; tuy có tăng chi phí đầu tư cho hệ thống thông tin, nhưng hiệu suất tác nghiệp tăng nhanh, do đó giảm chi phí tương đối hoạt động tác nghiệp. 3.2 Chức năng kiểm soát Nhằm vào việc đo lường hoạt động nghiệp vụ và báo cáo, việc đo lường là cần thiết để có được sự quan tâm điều chỉnh ngược, cũng như tiết kiệm các nguồn lực hữu ích. Nó cũng cần thiết để nhận ra những hoạt động ngoại lệ và cung cấp thông tin để xử lý các trường hợp này. Chức năng kiểm soát của LIS giúp phát hiện kịp thời những vướng mắc về chất lượng dịch vụ trong mối tương quan với các nguồn lực hiện có để phục vụ khách hàng, từ đó có những giải pháp điều chỉnh phù hợp. 3.3 Chức năng phân tích và ra quyết định Tập trung vào các công cụ phần mềm nhằm hỗ trợ các nhà quản trị nhận ra, đánh giá và so sánh các phương án chiến lược và chiến thuật Logistics có khả năng thay thế, cho phép gia tăng hiệu quả hoạt động. Chức năng phân tích và ra quyết định thể hiện mức độ xử lí cao và phức tạp của LIS. Với những thông tin có tính tổng hợp và dài hạn, với những dự báo về thị trường và các nguồn cung ứng, LIS hỗ trợ nhà quản trị với các quyết định quan trọng như việc qui hoạch mạng lưới cơ sở Logistics, trong việc lựa chọn hệ thống quản trị dự trữ hàng hoá, trong việc lựa chọn các nguồn hàng ổn định và chất lượng, v.v. 3.4 Chức năng hoạch định chiến lược Tập trung vào các thông tin hỗ trợ việc xây dựng và tái lập các chiến lược Logistics. Các quyết định này là sự mở rộng các quyết định phân tích ở mức độ khái quát và trừu tượng thậm chí không có cấu trúc chi tiết và thực hiện trong thời gian dài. Chức năng hoạch định chiến lược của LIS được kết hợp với các hệ thống thông tin khác (Marketing, kế toán-tài chính…) để rà soát các cơ hội và thách thức của môi trường kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp sẽ chuẩn bị nguồn lực để khai thác các tiềm năng thị trường và vượt qua những khó khăn, dựa vào những thế mạnh sẵn có của mình. Một hệ thống thông tin hiểu quả, hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra các quyết định Logistics phải đảm bảo được chất lượng thông tin. Cụ thể, LIS phải đảm bảo các yêu cầu: đầy đủ, sẵn sàng (Availability); chọn lọc (Selective); chính xác (Accuracy); linh hoạt (Flexibility); kịp thời (Timeliness); dễ sử dụng (Appropriate format). Việc truyền đạt thông tin phải được thực hiện dưới ngôn ngữ của người nhận nếu không việc tiếp nhận thông tin sẽ trở nên rất khó khăn. Hơn nữa, việc truyền đạt thông tin đôi khi cũng bị gián đoạn khi người tiếp nhận bỏ qua những thông tin mà họ thấy không cần thiết – đó được coi là sự tiếp nhận có lựa chọn. Cuối cùng việc truyền đạt thông tin chỉ diễn ra khi thông tin đó phù hợp với người nhận và gắn liền với những quyêt định quản trị mà người tiếp nhận cần đưa ra. IV. Dòng thông tin Logistics trong doanh nghiệp: Hệ thống thông tin Logistics trong doanh nghiệp gồm 2 dòng chính, đó là sự kết hợp chặt chẽ của các hoạt động kế hoạch- phối hợp và các hoạt động tác nghiệp. 4.1 Dòng thông tin hoạch định - phối hợp: 4.1.1 Kế hoạch chiến lược: Kế hoạch chiến lược là kim chỉ nam, là thông tin định hướng cho các nhà doanh nghiệp xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện ở các chức năng. Kế hoạch chiến lược tập trung vào hai mục tiêu marketing và tài chính. Mục tiêu marketing: Các chính sách, mục tiêu marketing và chính sách dịch vụ khách hàng quyết định các hoạt động Logistics. Tiêu chuẩn đảm bảo hàng hóa ( mức độ hàng thiếu , tỷ lệ thỏa mãn, tổng hợp lô hàng); tiêu chuẩn vận hành nghiệp vụ ( tốc độ, độ ổn định, linh hoạt,xử lí bất trắc); tiêu chuẩn tin cậy. Mục tiêu tài chính: Thể hiện nở các chỉ số doanh thu, chi phí khả năng thu hồi, vốn đầu tư và lợi nhuận. Mục tiêu tài chính có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ và tổng chi phí Logistics. Như vậy cả 2 mục tiêu chiến lược sẽ cung cấp thông tin về thị trường (khách hàng), mặt hàng kinh doanh, dịch vụ và trình độ hoạt động Logistics mà các nhà quản trị Logistics phải đảm bảo trong phạm vi kế hoạch. 4.1.2 Kế hoạch nguồn lực: Đây là bước khởi đầu xác định khả năng nguồn lực đáp ứng Logistics. Kế hoạch nguồn lực cần được xác định các yếu tố bao gồm nguồn hàng, kho hàng, vốn dự trữ, phương tiện vận chuyên và nhân sự. Kế hoạch này giúp quản trị nguồn nhân lực có hiệu quả đáp ứng nhu cầu thị trường. Với mỗi mặt hàng kinh doanh , kế hoạch nguồn lực phải xác định được vị trí(ở đâu); thời gian(khi nào); và số lượng(bao nhiêu); để thu mua dự trữ và vận chuyển. Kế hoạch Logistics: Kế hoạch này phối hợp cơ sở vật chất, thiết bị, lao động và nguồn dự trữ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ Logistics. Kế hoạch Logistics bị ràng buộc bởi kế hoạch nguồn lực, thông tin dự báo về nhu cầu thị trường. Kế hoạch này bao gồm việc xác định rõ mục tiêu; quá trình tác nghiệp cho các hoạt động cơ bản( dự trữ, vận chuyển ) và hoạt động bổ trợ( kho, bao bì, LIS) Quản trị dự trữ : Đây là giao điểm giữa dòng hoạch định - phối hợp và dòng nhiệm vụ, chỉ rõ thời điểm và vị trí tạo nên dự trữ. Từ điều kiện thông tin, hình thành dự trữ chỉ rõ cái gì, ở đâu và khi nào của quá trình Logistics tổng thể. Dòng thông tin nghiệp vụ: Quản lý đơn hàng và thực hiện đơn hàng: Hoạt động này liên quan đến việc chuyển thông tin về nhu cầu giữa các thành viên tham gia phân phối hàng hóa. hoạt động chủ yếu của hoạt động đơn đặt hàng là tiếp nhận chính xác và đáp ứng yêu cầu đơn đặt hàng của khách hàng. Công cụ chuyển tin: Điện thoại, fax, Internet,... xử lí đơn hàng là các công cụ để chuẩn bị thực hiện đơn hàng của khách hàng. Thời gian đáp ứng đơn hàng chịu ảnh hưởng nhiều của năng lực xử lí thông tin của LIS. Trên cơ sở nhu cầu và dự báo bán, quyết định về trình độ dịch vụ khách hàng, doanh nghiệp đuă ra những quyế định về dự trữ, lô hàng nhập và dự trữ bảo hiểm. 4.2.2 Hoạt động phân phối: Quá trình này tạo điều kiện để tiến hành cung cấp hàng hóa và dịch vụ kho khách hàng.Quá trình này đòi hỏi cung cấp thông tin để tạo thuận lợi và phối hợp các hoạt động ở kho để cung ứng hàng hóa thỏa mãn đơn hàng. Vấn đề là phải thỏa mãn yêu cầu của khách hàng trong điều kiện dự trữ ở kho phải thấp. Nghiệp vụ vận chuyển và giao hàng: Khả năng tích hợp hệ thống thông tin trong công tác vận chuyển và giao hàng đem lại tiện ích đáng kể nâng cao khả năng kiểm soát hành trình lô hàng cho cả doanh nghiệp và khách hàng. Nghiệp vụ mua và nhập hàng: Trên cơ sở những thông tin về kế hoạch mua , về nhu cầu của khách hàng và tình hình dự trữ hàng hóa, danh nghiệp đưa ra những quyết định mua và nhập hàng vào cư sở Logistics (kho hoặc cơ sở sản xuất). Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, máy vi tính ngày càng có nhiều tiện ích. Internet ngày càng lan rộng và bao phủ khắp toàn cầu, các phần mềm chuyên dụng ngày càng nhiều thêm… Phần 3: Kết luận Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt thì vai trò của thông tin càng trở nên quan trọng và cần thiết hơn bao giờ hết. Trong môi trường Logistics, sự cần thiết của hệ thống thông tin Logistics để nhằm cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát Logistics hiệu quả. Để đạt được những mục tiêu kết quả đã đề ra, mà trong đó giúp cho việc hổ trợ quản lý là một yêu cầu thiết yếu thì vai trò của nó như là một chất kết dính, phản ánh mọi quá trình của hệ thống. Các hệ thống thông tin cấu thành nên LIS có một cấu trúc riêng. Các loại cấu trúc đó tương ứng với các hệ thống thông tin với các tính năng đặc biệt và cho phép ta không chỉ để đánh giá các dữ liệu thực tế, mà còn để tạo ra dữ liệu hoạch định. Cũng chính nhờ vào hệ thống thông tin này mà ta có thể biết được tình hình hoạt động và đưa ra các dự báo cũng như cảnh báo sớm về hệ thống để có biện pháp khắc phục xử lý cho các bộ phận hoạt động kém hiệu quả. Tóm lại, hệ thống thông tin Logistics là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị Logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát Logistics hiệu quả.