Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty liên doanh cơ khí xây dựng

ninh trËt tù, vÖ sinh m«i tr­êng nÕu ph¸t sinh. + Nghiªn cøu c¶i tiÕn viÖc tæ chøc c¸c ho¹t ®éng hµnh chÝnh v¨n phßng theo h­íng n©ng cao hiÖu qu¶ vµ ®¬n gi¶n, gän nhÑ. + Tæ chøc hÖ thèng qu¶n lý tµi s¶n v¨n phßng cña c«ng ty; LËp sæ s¸ch theo dâi, cËp nhËt biÕn ®éng, tæ chøc kiÓm kª ®Þnh kú. + Trî gióp TG§ trong c«ng t¸c ®èi ngo¹i nh­ mua quµ tÆng kh¸ch, cïng tiÕp kh¸ch. * Chøc n¨ng phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cã chøc n¨ng tham m­u gióp TG§ trong c«ng t¸c huy ®éng vµ ph©n phèi vËt t­, tiÒn vèn theo yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Tæ chøc bé m¸y tµi chÝnh kÕ to¸n tõ c«ng ty ®Õn nhµ m¸y, ®ång thêi tæ chøc vµ chØ ®¹o thùc hÖn toµn bé c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n, th«ng tin kinh tÕ vµ h¹ch to¸n kinh tÕ, h¹ch to¸n kÕ to¸n nh»m gi¶i quyÕt tèt tµi s¶n cña C«ng ty, ghi chÐp ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ chÝnh x¸c qu¸ tr×nh h×nh thµnh, vËn ®éng vµ chu chuyÓn cña ®ång vèn biÓu hiÖn b»ng sè l­îng vµ gi¸ trÞ theo ®óng ph¸p lÖnh kÕ to¸n thèng kª vµ nh÷ng quy ®Þnh cô thÓ cña c«ng ty vÒ c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh. BiÒu 6: C¬ cÊu phßng tµi chÝnh kÕ to¸n. STT Chøc n¨ng nhiÖm vô Sè l­îng Tr×nh ®é Chuyªn m«n 1 KÕ to¸n tr­ëng 1 §¹i häc Tµi chÝnh kÕ to¸n 2 KÕ to¸n viªn 2 _ _ 3 Thñ quü 1 _ _ 4 V¨n th­ 1 _ Ngo¹i ng÷ Qua b¶ng trªn ta thÊy phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cã 5 ng­êi. Trong ®ã sè lao ®éng cã ®é tuæi sè lao ®éng cã ®é tuæi tõ 30 ®Õn 40 lµ 2 ng­êi chiÕm 40%, d­íi 30 tuæi cã 3 ng­êi chiÕm 60%. VÒ tr×nh ®é ®µo t¹o th× c¶ phßng ®¹t 100% cã tr×nh ®é ®¹i häc, vµ chuyªn ngµnh ®µo t¹o ®óng c«ng viÖc, ®Æc biÖt V¨n th­ ®­îc ®µo t¹o tõ tr­êng ®¹i häc ngo¹i ng÷ nªn rÊt thuËn lîi trong c«ng viÖc nhÊt lµ mét Liªn doanh nh­ C«ng ty. Phßng ch­a cã nh÷ng nh©n viªn chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ tµi chÝnh vµ tÝn dông ng©n hµng, do vËy c«ng viÖc cña kÕ to¸n tr­ëng cßn nÆng nÒ ch­a ®¹t hiÖu qu¶ cao trong c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n cña C«ng ty. 4. Phßng kü thuËt: - NhiÖm vô chÝnh: LËp dù to¸n, triÓn khai c¸c hîp ®ång, lËp dù trï vËt t­, cung cÊp toµn bé th«ng sè kü thuËt, b¶n vÏ chÕ t¹o cho x­ëng; LËp kÕ ho¹ch thuª thÇu phô; Cung cÊp th«ng sè kü thuËt c¸c yªu cÇu nhËp khÈu ®Ó phßng kinh doanh tiÕn hµnh nhËp khÈu; LËp c¸c quy tr×nh chÕ t¹o vµ kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm;ThiÕt kÕ s¶n phÈm, dù tÝnh ®Þnh møc vËt t­, dù to¸n gi¸ thµnh, lËp quy tr×nh chÕ t¹o vµ kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm. Tr­ëng phßng kü thuËt chÞu tr¸ch nhiÖm ph©n c«ng kü s­ phô tr¸ch dù ¸n theo ®óng chuyªn m«n vµ n¨ng lùc cña hä; TiÕn hµnh thùc hiÖn c¸c hîp ®ång thÇu phô theo chØ ®¹o cña Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh; ChÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh nh©n sù phßng kü thuËt, x©y dùng m«i tr­¬ng lµm viÖc lµnh m¹nh vµ ph¸t huy ®­îc n¨ng lùc vµ chuyªn m«n cña tõng ng­êi; Ngoµi ra thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c cña TG§ vµ Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh. - Chøc n¨ng: B¸o c¸o c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn chÊt chÊt l­îng, tiÕn ®é vµ an toµn trong c¸c dù ¸n phô tr¸ch; TiÕp xóc trùc tiÕp víi kh¸ch hµng khi triÓn khai dù ¸n. - C¸c mèi quan hÖ cña phßng: + Quan hÖ víi phßng Kinh doanh: Cung cÊp th«ng tin gi¸ thµnh vµ thiÕt kÕ s¬ bé theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng cho phßng kinh doanh; Cung cÊp c¸c th«ng tin bãc t¸ch vËt t­ ®Ó phßng kinh doanh tiÕn hµnh nhËp khÈu. + Quan hÖ víi Nhµ m¸y: Cung cÊp cho Nhµ m¸y tÊt c¶ c¸c yªu cÇu kü thuËt, khèi l­îng c«ng viÖc, thêi gian hoµn thµnh ®Þnh møc tiªu thô vËt t­ ®Ó triÓn khai hîp ®ång ( hå s¬ thùc hiÖn dù ¸n), quy tr×nh chÕ t¹o s¶n phÈm. + Quan hÖ víi phßng kÕ to¸n: Hoµn thiÖn hå s¬ kü thuËt khèi l­îng c«ng viÖc, triÓn khai hîp ®ång chuyÓn cho phßng kÕ to¸n nh»m thanh lý hîp ®ång, cung cÊp cho phßng kÕ to¸n c¸c th«ng tin vÒ ®Þnh møc vËt. BiÓu 7: C¬ cÊu phßng kü thuËt STT Chøc n¨ng nhiÖm vô Sl­îng Tr×nh ®é Chuyªn m«n §é tuæi 1 Tr­ëng phßng 1 §¹i häc KS. c¬ khÝ <30 2 Bé phËn ®iÖn 1 Trªn §H Th¹c sÜ ®iÖn <30 3 ThiÕt kÕ m¸y 3 §¹i häc KS x©y dùng _ 4 Bé phËn thiÕt kÕ vµ bãc t¸ch vËt t­ 4 §¹i häc KS c¬ khÝ _ Qua b¶ng sè liÖu trªn ta thÊy c¬ cÊu phßng kü thuËt nh­ vËy lµ rÊt hîp lý. §éi nh©n viªn trong phßng cã tr×nh ®é cao, ®¹t 100% ®¹i häc vµ trªn ®¹i häc, tr×nh ®é ®µo t¹o ®óng chuyªn m«n. VÒ ®é tuæi th× c¶ phßng ®¹t 100% ®é tuæi d­íi 30, ®é tuæi nh­ vËy rÊt phï hîp víi chøc n¨ng vµ nhiÖm vô trong phßng, thÓ hiÖn sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o trong c«ng viÖc. Víi tuæi trÎ vµ tr×nh ®é ®µo t¹o cao nh­ vËy phßng ®· tõng b­íc ®¸p øng ®­îc nh÷ng yªu cÇu ngµy cµng kh¾t khe cña kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc. 2.1.5. Phßng vËt t­ vµ thiÕt bÞ. - NhiÖm vô chÝnh: + Nghiªn cøu, theo dâi thu thËp th«ng tin thÞ tr­êng vËt t­ ®Ó n¾m ®­îc th«ng tin thÞ tr­êng vµ c¸c xu h­íng biÕn ®éng cña gi¸ c¶. + LËp vµ th­êng xuyªn cËp nhËt ®Ó bæ sung danh s¸ch c¸c nhµ cung cÊp trong vµ ngoµi n­íc, gi÷ mèi liªn hÖ víi c¸c nhµ cung cÊp ®Ó n¾m ®­îc c¸c s¶n phÈm, dÞch vô hä cã thÓ cung cÊp. + LËp kÕ ho¹ch mua vËt t­ vµ thiÕt bÞ cho Nhµ m¸y, c¨n cø vµo dù trï vËt t­ cho c¸c hîp ®ång do phßng kü thuËt cung cÊp, c¨n cø vµo nhu cÇu thiÕt bÞ vµ thùc tr¹ng vËt t­ dù tr÷ trong kho do qu¶n ®èc Nhµ m¸y ®Ò xuÊt, råi c¨n cø vµo kh¶ n¨ng cung øng vµ c¸c ®iÒu kiÖn thÞ tr­êng ®Ó tiÕn hµnh ®Ó xuÊt lËp kÕ h¹ch mua vËt t­ vµ trang bÞ cho Nhµ m¸y, cho tõng hîp ®ång s¶n xuÊt kh¸c. + LËp vµ ®Ò xuÊt quy tr×nh mua s¾m vËt t­ thiÕt bÞ phï hîp víi chÝnh s¸ch mua s¾m vËt t­, thiÕt bÞ cña c«ng ty. +LËp b¸o c¸o tuÇn vµ hµng th¸ng göi Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh vµ TG§. + Thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c theo chØ ®¹o cña TG§. - Chøc n¨ng: + LËp kÕ ho¹ch mua vËt t­ + Tham m­u cho TG§ vµ Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh trong viÖc lùa chän nhµ cung cÊp hoÆc trùc tiÕp lùa chän khi ®­îc uû quyÒn. + Tham gia th­¬ng th¶o gi¸ c¶ vµ c¸c ®iÒu kiÖn mua cïng víi TG§ vµ Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh. + Ký c¸c ®¬n hµng mua vËt t­, thiÕt bÞ vµ dông cô ®­îc uû quyÒn. - Mèi quan hÖ bªn trong C«ng ty: + Phèi víi kÕ to¸n ®Ó lµm c¸c thñ tôc mua vËt t­ thiÕt bÞ, cung cÊp cho nhµ cung cÊp. + Phèi hîp víi phßng kü thuËt vµ Nhµ m¸y ®Ó kÞp thêi x¸c ®Þnh c¸c yªu cÇu vÒ vËt t­, thiÕt bÞ vµ nh÷ng ph¸t sinh vÒ c¸c yªu cÇu nµy. HiÖn nay phßng VËt t­ vµ thiÕt bÞ chØ do mét c¸n bé ®¶m nhËn. C¸n bé nµy cã tr¸ch nhiÖm ®¶m b¶o cung cÊp vËt t­ vµ thiÕt bÞ cho toµn C«ng ty. C¸n bé nµy lµ kü s­ c¬ khÝ, cã kh¶ n¨ng lµm viÖc víi c­êng ®é cao, n¨ng ®éng, s¸ng t¹o vµ quyÕt to¸n trong c«ng viÖc. Phßng vËt t­ vµ thiÕt bÞ nµy cßn gÆp nh÷ng khã kh¨n vµ v­íng m¾c trong c«ng viÖc nhËp kho, ph©n phèi vËt t­ vµ gióp c¸n bé trong c«ng t¸c lªn kÕ ho¹ch mua vËt t­ vµ cung cÊp vËt t­ cho Nhµ m¸y lµm h¹n chÕ ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ chÊt l­îng s¶n phÈm. Ngoµi c¸c phßng ban trªn C«ng ty cßn cã thªm hai bé phËn n÷a, ®ã lµ bé phËn trî lý nh©n sù vµ bé phËn cè vÊn trong ®ã: * Trî lý nh©n sù víi chøc n¨ng: Trî lý TG§ trong c¸c vÊn ®Ò vÒ thùc hiÖn c¸c ph­¬ng ¸n s¾p xÕp, c¶i tiÕn tæ chøc s¶n xuÊt, qu¶n lý, ®µo t¹o båi d­ìng, tuyÓn dông vµ ®iÒu phèi sö dông hîp lý thùc hiÖn ®óng ®¾n c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn, nh»m ®¸p øng yªu cÇu æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty. Cßn nhiÖm vô cña trî lý nh©n sù gåm: + Thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng nhËn xÐt c¸n bé, thùc hiÖn c«ng t¸c n©ng l­¬ng gióp TG§ gi¶i quyÕt ®óng ®¾n, hîp lý chÝnh s¸ch lao ®éng tiÒn l­¬ng còng nh­ c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch kh¸c ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn. + Cïng c¸c phßng ban chøc n¨ng kh¸c nghiªn cøu ®Ò xuÊt biÖn ph¸p gi¶i quyÕt ®¬n th­ khiÕu l¹i, khiÕu tè khi cÇn thiÕt. + Tæng hîp v¨n b¶n. + Cã ph­¬ng ¸n ch¨m sãc, b¶o vÖ søc khoÎ, kh¸m vµ ®iÒu trÞ bÖnh cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. + Nghiªn cøu ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n tæ chøc s¶n xuÊt vµ qu¶n lý, h­íng dÉn, ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn chøc tr¸ch vµ quan hÖ lÒ lèi c«ng t¸c gi÷a c¸c ®¬n vÞ, phßng ban theo ®iÒu lÖ tæ chøc ho¹t ®éng cña C«ng ty vµ c¸c quy chÕ chøc n¨ng cô thÓ kh¸c. + Nghiªn cøu x©y dùng, ®Ò xuÊt tæ chøc thùc hiÖn quy ho¹ch, ®Ò b¹t c¸n bé, c«ng t¸c tuyÓn dông, ®µo t¹o tay nghÒ, bæ sung c¸n bé c«ng nh©n ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt vµ qu¶n lý cña C«ng ty. Bé phËn nµy hiÖn nay chØ do mét c¸n bé ®¶m nhËn, víi ®é tuæi 42, tr×nh ®é ®µo t¹o kh«ng ®óng chuyªn m«n nghiÖp vô ®ang lµm, nh­ng cã kinh nghiÖm l©u n¨m trong vÊn ®Ò trang bÞ b¶o hé lao ®éng vµ c¸c vÊn ®Ò an toµn lao ®éng. * Cè vÊn: Bé phËn cè vÊn cña C«ng ty do hai gi¶ng viªn ®¹i häc ®¶m nhiÖm víi nhiÖm vô cè vÊn cho TG§ vÒ quy tr×nh s¶n xuÊt vµ c¸c thiÕt bÞ míi. Trùc tiÕp h­íng dÉn nh©n viªn kü thuËt vµ marketing trong viÖc thiÕt kÕ b¶n vÏ vµ c¸c h×nh thøc qu¶ng c¸o s¶n phÈm cña C«ng ty. Së dÜ C«ng ty h×nh thµnh bé phËn nµy v× do ®Æc tÝnh riªng cña s¶n phÈm cÇn ph¶i cËp nhËt th«ng tin c«ng nghÖ míi vµ h­íng dÉn ®éi ngò nh©n viªn kü thuËt thùc hiÖn tèt c¸c b¶n vÏ. Bé phËn cè vÊn nµy ®· gióp cho s¶n phÈm cña C«ng ty ®¶m b¶o vÒ chÊt l­îng vµ ®¸p øng ®©y ®ñ c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc. 2.2. Khèi ®¬n vÞ s¶n xuÊt trùc tiÕp: Cã thÓ m« t¶ khèi s¶n xuÊt trùc tiÕp cña c«ng ty qua s¬ ®å sau: Qu¶n ®èc vµ phã qu¶n ®èc Nhµ m¸y Tæ s¬n Tæ hµn Tæ g¸ l¾p Tæ lÊy dÊu C¸c tæ s¶n xuÊt chÞu sù qu¶n lÝ vµ gi¸m s¸t trùc tiÕp cña qu¶n ®èc vµ phã qu¶n ®èc Nhµ m¸y. Trong mçi tæ ®Òu cã ng­êi tæ tr­ëng cã tr×nh ®é vµ chuyªn m«n cao, trùc tiÕp gi¸m s¸t vµ h­íng dÉn c¸c thµnh viªn trong tæ thùc hiÖn tèt nhiÖm vô cña m×nh, ngoµi ra cßn ®«n ®èc c«ng nh©n thùc hiÖn tèt c«ng t¸c b¶o hé lao ®éng. HiÖn nay sè c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt d­íi nhµ m¸y lµ 59 ng­êi víi tr×nh ®é tay nghÒ tõ bÆc 4/7 trë lªn vµ ®é tuæi trung b×nh lµ 35 tuæi. Víi ®éi ngò c«ng nh©n lµnh nghÒ nh­ vËy nªn s¶n phÈm cña c«ng ty lu«n ®¹t chÊt l­îng cao vµ thùc hiÖn ®óng tiÕn ®é giao hµng. Tuy khèi s¶n xuÊt ®· chia thµnh c¸c tæ nh­ vËy nh­ng qu¸ tr×nh thùc hiÖn cßn nhiÒu bÊt cËp v× quy tr×nh s¶n xuÊt cña c«ng ty ch­a hoµn chØnh, ch­a cã néi quy lao ®éng, kh«ng cã c¸n bé nh©n sù d­íi Nhµ m¸y v× thÕ mµ c¸c vÊn ®Ò vÒ tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng cã ®«i lóc bÞ chËm, ng­êi c«ng nh©n ch­a cã ý thøc chÊp hµnh trang bÞ b¶o hé lao ®éng. Qua qu¸ tr×nh ph©n tÝch trªn ta thÊy, tr×nh ®é ®µo t¹o cña toµn C«ng ty lµ rÊt cao. Víi quy m« lao ®éng kh«ng nhiÒu ( chØ h¬n 80 ng­êi) nh­ng tr×nh ®é cña nh©n viªn v¨n phßng ®¹t 100% ®¹i häc vµ trªn ®¹i häc, c«ng nh©n trùc tiÕp s¶n xuÊt cã tr×nh ®é tõ trung cÊp trë lªn, cã kinh nghiÖm nhiÒu n¨m trong nghÒ. MÆt kh¸c ®é tuæi lao ®éng cña toµn C«ng ty cßn rÊt trÎ, thÓ hiÖn sù n¨ng ®éng, s¸ng t¹o trong c«ng viÖc v× thÕ c«ng ty ®· tõng b­íc trinh phôc ®­îc kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc víi s¶n phÈm chÊt l­îng cao vµ gi¸ c¶ c¹nh tranh nhÊt. 3. Ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ c«ng t¸c tæ chøc bé m¸y qu¶ lý cña C«ng ty. 3.1. Ph©n tÝch sè l­îng, kÕt cÊu vµ tr×nh ®é cña lao ®éng qu¶n lý. 3.1.1. Ph©n tÝch sè l­îng lao ®éng qu¶n lý: Lao ®éng qu¶n lý kh«ng trùc tiÕp t¹o ra s¶n phÈm, do vËy vÊn ®Ò ®Æt ra ®èi víi mçi doanh nghiÖp lµ ph¶i bè trÝ mét c¸ch hîp lý sao cho chØ víi mét tû lÖ nhá trong tæng sè lao ®éng toµn C«ng ty nh­ng vÉn hoµn thµnh tèt c«ng viÖc ®­îc giao nh»m tiÕt kiÖm tèi ®a chi phÝ bá ra vµ mang l¹i hiÖu qu¶ cao trong c«ng t¸c qu¶n lý. Theo kÕt qu¶ nghiªn cøu cña c¸c doanh nghiÖp lµm ¨n cã hiÖu qu¶ th× trung b×nh tû lÖ lao ®éng qu¶n lý so víi tæng sè lao ®éng toµn c«ng ty lµ tèi ­u khi nã chiÕm kho¶ng tõ 9% ®Õn 12% (víi ®iÒu kiÖn lao ®éng qu¶n lý ph¶i lµm viÖc theo ®óng chøc n¨ng vµ cã tinh thÇn lµm viÖc cao). BiÓu 8: C¬ cÊu lao ®éng qu¶n lý cña C«ng ty. §¬n vÞ tÝnh: Ng­êi. ChØ tiªu 2001 % 2002 % 2003 % 1. Tæng sè 68 100 75 100 80 100 2. Lao ®éng gi¸n tiÕp 17 25 20 26.6 22 27.5 3. Lao ®éng trùc tiÕp 51 75 55 73.4 58 72.5 Qua b¶ng trªn ta thÊy tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty qua c¸c n¨m ®Òu t¨ng. Tuy nhiªn lao ®éng qu¶n lý chiÕm tû lÖ kh«ng ®Òu qua c¸c n¨m: N¨m 2001 lµ 25% ®Õn n¨m 2003 lµ 27.5%. Qua sè liÖu hai n¨m 2001 vµ 2003 ta thÊy tû lÖ lao ®éng qu¶n lý cña c«ng ty cã xu h­íng t¨ng. Së dÜ tû lÖ lao ®éng qu¶n lý cña C«ng ty t¨ng do C«ng ty ®ang b­íc ®Çu h×nh thµnh c¸c phßng ban víi chøc n¨ng riªng biÖt, do v¨n phßng giao dÞch vµ Nhµ m¸y cña c«ng ty n»m xa nhau nªn sè l­îng lao ®éng gi¸n tiÕp t¨ng theo c¸c n¨m. MÆt kh¸c trang thiÕt bÞ vµ m¸y mãc cña C«ng ty rÊt hiÖn ®¹i, ng­êi c«ng nh©n lao ®éng trªn d©y truyÒn m¸y mãc hiÖn ®¹i, tù ®éng nªn lao ®éng trùc tiÕp cña C«ng ty cã xu h­íng gi¶m. 3.1.2 Ph©n tÝch kÕt cÊu cña lao ®éng qu¶n lý. N¨m 2003 lao ®éng qu¶n lý cña c«ng ty lµ 22 ng­êi. NÕu ph©n lo¹i lao ®éng qu¶n lý theo chøc n¨ng th× lao ®éng qu¶n lý kinh tÕ chiÕm 5 ng­êi ®¹t 22.7%, lao ®éng qu¶n lý hµnh chÝnh chiÕm 7 ng­êi ®¹t 32.3%. Qua sè liÖu trªn ta thÊy tû träng lao ®éng qu¶n lý kü thuËt chiÕm tû träng cao nhÊt, sau ®ã ®Õn lao ®éng qu¶n lý hµnh chÝnh vµ thÊp nhÊt lµ lao ®éng qu¶n lý kinh tÕ. §©y lµ nh÷ng nh÷ng tû lÖ t­¬ng ®èi hîp lý ®èi víi mét C«ng ty c¬ khÝ x©y dùng. Do ®Æc ®iÓm cña C«ng ty lµ mét doanh nghiÖp chuyªn s¶n xuÊt thiÕt bÞ n©ng h¹ vµ kÕt cÊu thÐp nªn ®ßi hái lu«n ph¶i cã mét ®éi ngò lao ®éng kü thuËt m¹nh v× ®éi ngò lao ®éng nµy quyÕt ®Þnh chÊt l­îng vµ mÉu m· cña s¶n phÈm. Muèn s¶n phÈm tiªu thô ®­îc m¹nh h¬n th× C«ng ty cÇn cã mét lùc l­îng lao ®éng kinh doanh cã n¨ng lùc vµ chuyªn m«n cao, nhÊt lµ trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng hiÖn nay víi sù c¹nh tranh gay g¾t quyÕt ®Þnh sù sèng cßn cña doanh nghiÖp. 3.1.3. Ph©n tÝch vÒ tr×nh ®é cña lao ®éng qu¶n lý. Tr×nh ®é ®µo t¹o cña lao ®éng qu¶n lý C«ng ty rÊt cao, víi 100% c¸n bé cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ trªn ®¹i häc bao gåm: 1 tiÕn sÜ m¸y x©y dùng, 1 tiÕn sÜ kÕt cÊu, 1 th¹c sÜ ®iÖn vµ ®iÒu khiÓn, 3 kü s­ x©y dùng vµ m¸y x©y dùng, 4 kü s­ c¬ khÝ, 2 kü s­ c«ng nghÖ hµn, 2 kü s­ ®éng lùc vµ 8 cö nh©n c¸c ngµnh kinh tÕ, tµi chÝnh, ng©n hµng. Víi tr×nh ®é lao ®éng qu¶n lý nh­ vËy C«ng ty cÇn tæ chøc tèt bé m¸y qu¶n lý theo h­íng chuyªn tinh, gän nhÑ, phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Tuy nhiªn ®Ó ph¸t triÓn m¹nh h¬n n÷a, ®èi mÆt víi sù c¹nh tranh khèc liÖt cña thÞ tr­êng th× ®éi ngò c¸n bé cÇn ph¶i cè g¾ng h¬n n÷a, kh«ng ngõng n©ng cao tr×nh ®é vµ chuyªn m«n cña m×nh. 3.2. Ph©n tÝch ®iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý. 3.2.1. T×nh h×nh tæ chøc n¬i lµm viÖc. C¬ quan cña C«ng ty n»m t¹i sè 14, ngâ 4, Kim §ång , Hµ Néi. Nh­ng nhµ m¸y kh«ng n»m gÇn ®ã mµ nã n»m ë T©y Mç, Tõ Liªm, Hµ Néi. Trªn c¬ quan c¸c c¸n bé l·nh ®¹o nh­ TG§, trî lý nh©n sù, c¸c tr­ëng phßng ®Òu cã phßng lµm viÖc riªng, ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ bµn lµm viÖc, m¸y vi tÝnh, m¸y ®iÖn tho¹i, m¸y ®iÒu hoµ.... D­íi nhµ m¸y cã v¨n phßng, phßng ¨n vµ c¸c kho dù tr÷ thiÕt bÞ vµ vËt liÖu, Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh cã phßng lµm viÖc riªng . Cßn Qu¶n ®èc, phã qu¶n ®èc, phßng kü thuËt, phßng vËt t­ vµ bé phËn v¨n th­ kÕ to¸n d­íi Nhµ m¸y th× tËp trung t¹i v¨n phßng nªn n¬i lµm viÖc cã chÆt hÑp do ph¶i kª nhiÒu bµn ghÕ vµ m¸y tÝnh. Trong c¸c phßng chøc n¨ng, mçi ng­êi ®Òu ®­îc bè trÝ bµn lµm viÖc riªng víi ®Çy ®ñ trang bÞ phôc vô cho tõng chøc n¨ng. DiÖn tÝch c¸c phßng ban th­êng nhá mµ sè ng­êi trong mçi phßng l¹i nhiÒu nªn c¸c bµn lµm viÖc ph¶i kª s¸t nhau, kh«ng cã bµn tiÕp kh¸ch riªng g©y bÊt tiÖn trong viÖc ®i l¹i vµ tiÕp kh¸ch t¹i phßng. KÝch cì vµ chñng lo¹i bµn ghÕ ë mét vµi phßng kh«ng thèng nhÊt, nhiÒu khi g©y nªn c¶nh quan kh«ng ®Ñp m¾t. 3.2.2. §iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý: Lao ®éng qu¶n lý lµ lao ®éng trÝ ãc, trong qu¸ tr×nh lµm viÖc nh÷ng hao phÝ cña ng­êi lao ®éng chñ yÕu lµ trÝ lùc vµ nh÷ng c¨ng th¼ng vÒ thÇn kinh t©m lÝ. V× vËy ®iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý cã sù kh¸c biÖt so víi lo¹i lao ®éng kh¸c. a. VÒ ¸nh s¸ng, mµu s¾c: Lao ®éng qu¶n lýlµm viÖc phÇn lín theo ph­¬ng thøc ghi chÐp, cËp nhËt, xö lý th«ng tin nªn ®ßi hái l­îng ¸nh s¸ng phï hîp ®Ó kh«ng ¶nh h­ëng tíi thÞ lùc vµ søc khoÎ. Qua nghiªn cøu cho thÊy mçi phßng ®Òu ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ ®Ìn èng ®¶m b¶o ®é s¸ng cho phßng lµm viÖc. Tuy nhiªn nÕu mÊt ®iÖn th× chØ cã nh÷ng bµn gÇn cöa sæ míi cã thÓ lµm viÖc tiÕp ®­îc cßn nh÷ng bµn nghÕ kh¸c th× kh«ng ®ñ ¸nh s¸ng cÇn thiÕt, c¸c phßng ®Òu quÐt s¬n mµu xanh hoÆc tr¾ng. V× vËy c¸c phßng nªn ®­îc quÐt s¬n l¹i mµu vµng nh¹t bëi mµu nµy ¶nh h­ëng tèt tíi lao ®éng trÝ ãc. b. ThÈm lao ®éng: Qua nghiªn cøu cho thÊy C«ng ty kh«ng quan t©m nhiÒu ®Õn thÈm mü lao ®éng, v× c¬ quan cña C«ng ty rÊt nhá, ®ã lµ mét ng«i nhµ hai tÇng. V¨n phßng nhµ m¸y v× diÖn tÝch nhá nªn kh«ng cã chç cho nh÷ng lä hoa vµ c©y c¶nh, C«ng ty kh«ng cã phßng tiÕp kh¸ch riªng mµ nã ®­îc bè trÝ t¹i tÇng mét cña c¬ quan - n¬i cã mét sè c¸n bé vµ nh©n viªn lµm viÖc nªn viÖc tiÕp kh¸ch kh«ng ®­îc tho¶ m¸i. C«ng ty cÇn cã nh÷ng b×nh hoa ë trong mçi phßng chøc n¨ng vµ bµn tiÕp kh¸ch, ch©n cÇu thang nªn cã mét chËu c©y c¶nh ®Ó t¹o c¶nh quan cho C«ng ty. c. TiÕng ån: Ho¹t ®éng trÝ ãc ®ßi hái ph¶i yªn tÜnh, tËp trung t­ t­ëng. V× c¬ quan cña C«ng ty n»m trong ngâ nªn tiÕng ån do bªn ngoµi g©y ra rÊt Ýt, v¨n phßng Nhµ m¸y ®­îc c¸nh ©m tèt nªn tiÕng ån s¶n xuÊt kh«ng cã ¶nh h­ëng g×. nh­ng do n¬i lµm viÖc cßn h¹n chÕ nªn viÖc ®i l¹i cña nh©n viªn cã phÇn ¶nh h­ëng tíi hiÖu qu¶ lµm viÖc cña c¸n bé qu¶n lý. d. BÇu kh«ng khÝ t©m lÝ lµm viÖc: BÇu kh«ng khÝ t©m lÝ lµ nh©n tè t¸c ®éng rÊt lín ®Õn kÕt qu¶ lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý. Do ®Æc tr­ng cña lao ®éng qu¶n lý lµ lao ®éng trÝ ãc nªn th­êng xuyªn ph¶i lµm viÖc tËp trung vµ c¨ng th¼ng. Nh­ vËy nÕu céng thªm mét m«i tr­êng mµ mäi mèi quan hÖ ®Òu l¹nh nh¹t th× sÏ t¹o ra sù c¨ng th¼ng rÊt lín vµ tõ ®ã ¶nh h­ëng xÊu tíi hiÖu qu¶ c«ng viÖc. Thùc tÕ cho thÊy mèi quan hÖ gi÷a c¸c thµnh viªn rÊt th©n mËt vµ cëi më, mäi ng­êi ®Òu gióp ®ì nhau hoµn thµnh c«ng viÖc. Tuy nhiªn mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng ban ®«i khi cßn thiÕu nhÞp nhµng. 4. §¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña C«ng ty trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y: HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp s¶n xuÊt kinh doanh g¾n liÒn víi kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña donh nghiÖp. Mét bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ sÏ gãp phÇn rÊt lín vµo kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. §iÒu nµy ®­îc thÓ hiÖn qua c¸c chØ tiªu t¨ng tr­ëng hµng n¨m cña C«ng ty. 4.1 Mét sè kÕt qu¶ næi bËt: - Tõ mét liªn doanh ®­îc h×nh thµnh do liªn doanh gi÷a hai ®èi t¸clµ tËp ®oµn WGI vµ C«ng ty c¬ khÝ x©y dùng sè 5. CEC hanoi Ltd ®· ®i vµo ho¹t ®éng vµ lín dÇn nh­ ngµy nay. C«ng ty ®· tõng b­íc tiÕp cËn vµ thÝch øng víi nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng víi nh÷ng s¶n phÈm chÊt l­îng cao vµ gi¸ c¶ c¹nh tranh nhÊt. C«ng ty ®· x©y dùng ®­îc chÝnh s¸ch ho¹t ®éng cña m×nh lµ: "An toµn, chÊt l­îng, ®óng h¹n" vµ nã ®­îc coi lµ ch×a kho¸ cho sù thµnh c«ng cña C«ng ty. - VÒ c¬ b¶n C«ng ty ®· gi¶i quyÕt ®­îc c«ng ¨n viÖc lµm cho c¸n bé c«ng nh©n viªn víi thu nhËp t­¬ng ®èi cao, trung b×nh lµ 3 triÖu ®ång/ mét ng­êi. Tr×nh ®é cña c«ng nh©n viªn ngµy cµng cao, sè l­îng lao ®éng t¨ng lªn theo hµng n¨m. - Nh÷ng n¨m tr­íc quy m« s¶n xuÊt cña C«ng ty rÊt hÑp, h¹n chÕ vÒ m¸y mãc thiÕt bÞ. §Õn nay quy m« ho¹t ®éng cña C«ng ty ®· më réng thªm vµ ®­îc trang bÞ thªm m¸y mãc thiÕt bÞ hiÖn ®¹i ®­îc nhËp tõ c¸c n­íc cã nÒn c«ng nghiÖp hµng ®Çu thÕ giíi. - Trong nh÷ng n¨m qua tuy míi ®i vµo s¶n xuÊt nh­ng s¶n l­îng cña C«ng ty t¨ng hµng n¨m, thÓ hiÖn qua doanh thu hµng n¨m t¨ng kh¸ cao: N¨m 2000 doanh thu cña C«ng ty lµ 12,114 tû ®ång nh­ng ®Õn n¨m 2003 tæng doanh thu cña C«ng ty lµ 22,863 tû ®ång t¨ng gÇn gÊp hai lÇn. - C«ng ty ®· tõng b­íc chó ý x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, vµ ®Õn nay C«ng ty ®· h×nh thµnh c¸c ®¬n vÞ phßng ban riªng. 4.2. Mét sè tån t¹i h¹n chÕ: - Ch­a x©y dùng ®­îc chiÕn l­îc quy ho¹ch ®µo t¹o ®éi ngò c¸n bé thÝch hîp víi c¬ chÕ thÞ tr­êng. Ch­a t¹o ®­îc nguån c¸n bé cÇn thiÕt, khi bæ nhiÖm c¸n bé vµo c¸c nhiÖm vô chñ chèt ®Ó thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc ®ã cßn g­îng Ðp nh­ c¸n bé nh©n sù, c¸c tæ tr­ëng... lµm ¶nh h­ëng tíi hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. - C«ng t¸c ®Çu t­ cßn manh món, ch­a cã nh÷ng dù ¸n lín mang tÝnh tæng thÓ thóc ®Èy nhanh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®em l¹i hiÖu qu¶ lín vÒ kinh tÕ. - Vèn tån ®äng n¬i kh¸ch hµng cßn nhiÒu, ®ßi nî chËm, quy tr×nh s¶n xuÊt ch­a hoµn thiÖn, tiÕn ®é giao hµng chËm so víi hîp ®ång. - Ch­a x©y dùng ®­îc bé phËn hµnh chÝnh nªn mäi viÖc ký duyÖt ®Òu do TG§ ký, do vËy rÊt khã kh¨n khi TG§ ®i c«ng t¸c sÏ lµm chËm qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. - Ch­a cã néi quy lao ®éng toµn C«ng ty nªn c¸c vÊn ®Ò nh­: ®i lµm muén, nghØ kh«ng cã lÝ do chÝnh ®¸ng vÉn tån t¹i; C«ng nh©n s¶n xuÊt ch­a thùc hiÖn tèt c¸c vÊn ®Ò vÒ thùc hiÖn an toµn trong s¶n xuÊt. - V¨n phßng nhµ m¸y tËp trung qu¸ nhiÒu bé phËn, g©y ra c¶m gi¸c chËt hÑp ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña c¸n bé vµ nh©n viªn. - Cã nhiÒu c«ng viÖc mµ ng­êi c¸n bé lµm kh«ng ®óng chuyªn m«n vµ chøc n¨ng cña m×nh, lµm cho kÕt qu¶ cña c«ng viÖc ®ã kh«ng cao. 5. §¸nh gi¸ chung vÒ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. C«ng ty cã c¬ cÊu tæ chøc b« m¸y theo kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng, vµ nã còng thÓ hiÖn sù phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Víi c¬ cÊu nµy, C«ng ty ®· tËn dông ®­îc mäi tÝnh ­u viÖt cña viÖc h­íng dÉn c«ng t¸c qua c¸c chuyªn gia kü thuËt vµ c¸n bé nghiÖp vô chuyªn m«n ë c¸c phßng ban chøc n¨ng.¦u ®iÓm cña kiÓu c«ng t¸c qu¶n lý nµy lµ c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc chuyªn m«n ho¸ cao: Mçi bé phËn, mçi phßng ban ®¶m nhiÖm mét phÇn c«ng viÖc nhÊt ®Þnh, VËn dông ®­îc kh¶ n¨ng, tr×nh ®é chuyªn s©u cña c¸n bé qu¶n lý, gi¶m ®­îc g¸nh nÆng cho TG§. C«ng ty cã ®éi ngò c¸n bé cã n¨ng lùc, cã kinh nghiÖm, cã nh÷ng c¸n bé ®· tr¶i qua thùc tÕ nhiÒu lÇn, cã tÇm nh×n chiÕn l­îc, cã ®ñ n¨ng lùc ®¶m nhËn vÞ trÝ mµ c«ng ty giao phã. C«ng ty ®ang tiÕn hµnh nh÷ng biÖn ph¸p ®Ó hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý vµ nhiÖm vô cña tõng ng­êi trong c¸c phßng ban vµ quy tr×nh s¶n xuÊt d­íi nhµ m¸y. Tuy nhiªn bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty vÉn tån t¹i mét sè h¹n chÕ nh­: Mét sè c¸n bé c«ng nh©n viªn ch­a thùc sù ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña c«ng viÖc dÉn ®Õn sù phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn kh«ng ®­îc nhÞp nhµng, mét sè c¸n bé vµ nh©n viªn ph¶i ®¶m nhËn qu¸ nhiÒu c«ng viÖc nªn nhiÒu lóc cã sù bÕ t¾c trong c«ng viÖc do ph¶i lµm qu¸ nhiÒu viÖc vµ lµm kh«ng ®óng chuyªn m«n cña m×nh. V× vËy C«ng ty cÇn ph©n bè l¹i nhiÖm vô chøc n¨ng vµ cÇn ®µo t¹o, ®µo t¹o l¹i, båi d­ìng tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cho hä. NÕu cÇn thiÕt th× cã thÓ tuyÓn thªm nh©n viªn vµ thay thÕ c¸n bé qu¶n lý ®Ó ®¸p øng nh÷ng ®ßi hái kh¸ch quan cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong giai ®o¹n hiÖn nay; C«ng ty ch­a cã nh÷ng chÝnh s¸ch khuyÕn khÝch lao ®«ng qu¶n lý häc hµnh, cö ®i häc n­íc ngoµi vµ thuª chuyªn gia n­íc ngoµi ®Õn gi¶ng d¹y ®Ó ®éi ngò lao ®éng cña c«ng ty cã thÓ thÝch øng vµ vËn dông nhanh chãng c«ng nghÖ míi vµo c«ng t¸c qu¶n lý vµ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty; C«ng ty ch­a cã chÝnh s¸ch thu hót nh÷ng ng­êi lao ®éng trÎ, cã tr×nh ®é ®µo t¹o cao, nhiÖt t×nh, n¨ng ®éng vµ thÝch øng nhanh víi sù thay ®æi cña m«i tr­êng c¹nh tranh. Tuy quy m« s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty kh«ng lín nªn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cã tÝnh linh ®éng cao nh­ng C«ng ty kh«ng nªn thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc q¶n lý vµ c¸n bé qu¶n lý theo hµng th¸ng mµ cã thÓ thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý theo tõng quý hoÆc hµng n¨m ®Ó gi¶m sù x¸o chén vÒ c¬ cÊu tæ chøc vµ c¸n bé qu¶n lý ch­a cã ®ñ thêi gian ®Ó ph¸t huy n¨ng lùc cña m×nh. C«ng ty cÇn x©y dùng phßng Hµnh chÝnh ®Ó chuyÓn trî lý nh©n sù vÒ phßng nµy d­íi sù chØ ®¹o cña TG§ chø kh«ng ph¶i chØ lµ trî lý nh©n sù cho TG§. Tãm l¹i, C«ng ty cÇn ph¶i hoµn thiÖn h¬n n÷a trong c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý, ph©n râ nhiÖm vô vµ chøc n¨ng cña tõng c¸n bé ®Ó kÕt qu¶ c«ng viÖc ®­îc thùc hiÖn tèt h¬n nh»m ph¸t huy ®­îc nh÷ng ­u ®iÓm vµ h¹n chÕ nh÷ng tån t¹i t¹o ra thÕ m¹nh míi ®Ó C«ng ty ngµy cµng ph¸t triÓn víi s¶n phÈm ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu ngµy cµng kh¾t khe cña kh¸ch hµng trong vµ ngoµi n­íc. Ch­¬ng 3: Mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë C«ng ty liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng hµ néi. I. Môc tiªu vµ ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý 1. Nh÷ng môc tiªu c¬ b¶n cña viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty HiÖn nay C«ng ty gåm cã ban gi¸m ®èc, c¸c phßng ban chøc n¨ng, v¨n phßng Nhµ m¸y vµ c¸c tæ s¶n xuÊt. VÒ c¬ b¶n th× C«ng ty ®· cã nh÷ng ®æi míi hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ nh»m ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh ®¶m b¶o nh÷ng yªu cÇu vµ nhiÖm vô ®Æt ra. Song nh­ ph©n tÝch ë trªn th× bé m¸y qu¶n lÝ cña C«ng ty cßn tån t¹i nh÷ng h¹n chÕ cÇn kh¾c phôc. Hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ ph¶i ®¶m b¶o thùc hiÖn ®­îc mét sè môc tiªu sau: - §¶m b¶o ph¸t huy vai trß cña bé m¸y qu¶n lÝ C«ng ty trong ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kinh doanh vµ tu©n theo c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt. §ång thêi n©ng cao tÝnh n¨ng ®éng, gän nhÑ cña bé m¸y qu¶n lÝ, ®em l¹i hiÖu qu¶ cao h¬n, lµm cho c¸c chØ tiªu cña C«ng ty t¨ng lªn nh­ chØ tiªu: N¨ng suÊt lao ®éng, tiÕt kiÖm quü l­¬ng, gi¶m chi phÝ trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. - X©y dùng c¬ cÊu gän nhÑ, ph¶n øng linh ho¹t trong bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra, c¸c quyÕt ®Þnh ®­îc thùc hiÖn nhanh chãng h¬n, kh¾c phôc t×nh tr¹ng trïng lÆp hoÆc chia c¾t chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c bé phËn nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, t×m kiÕm ®­îc nhiÒu kh¸ch hµng vµ nhiÒu b¶n thÇu., ®¶m b¶o viÖc lµm vµ thu nhËp cho ng­êi lao ®éng. - §¶m b¶o mèi quan hÖ chØ ®¹o gi÷a ban gi¸m ®èc, c¸c phßng ban, v¨n phßng Nhµ m¸y, tæ chøc s¶n xuÊt t¹o nªn mét khèi qu¶n lÝ thèng nhÊt ho¹t ®éng nhÞp nhµng víi nhau. - G¾n viÖc kiÖn toµn tæ chøc víi viÖc s¾p xÕp c¸n bé, tæ chøc, ®µo t¹o thi n©ng bËc, ®µo t¹o l¹i ®éi ngò c¸n bé. ChuÈn bÞ mét ®éi ngò c¸n bé kÕ cËn b»ng c¸ch ®æi míi. - Chøc danh, nhiÖmvô cña tõng bé phËn c«ng nh©n viªn ®­îc x¸c ®Þnh râ rµng, s¾p xÕp lao ®éng ®óng ng­êi ®óng viÖc, ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho ng­êi lao ®éng. Tãm l¹i viÖc hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ sÏ gióp C«ng ty n©ng cao hiÖu lùc qu¶n lÝ , c¶i thiÖn ®iÒu kiÖn lµm viÖc, kÝch thÝch ho¹t ®éng lao ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, t¹o uy tÝn cña C«ng ty víi hai ®èi t¸c liªn doanh vµ víi kh¸ch hµng, thu hót ®­îc nhiÒu nh©n tµi cã kh¶ n¨ng ®¶m nhËn ®­îc mét khèi l­îng c«ng viÖc lín, chÊt l­îng s¶n phÈm ®­îc ®¶m b¶o. 2. Yªu cÇu cña viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý: - §­îc kiÓm so¸t chÆt trªn c¬ së vèn liªn doanh vµ Héi ®ång qu¶n trÞ, sù kiÓm so¸t chÆt chÏ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. - Bé m¸y qu¶n lý ph¶i chuyªn tinh, gän nhÑ, kh«ng cång kÒnh, ph¸t huy tèi ®a nguån lùc, n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng víi chi phÝ thÊp nhÊt. 3. Mét sè ®iÓm cÇn l­u ý khi hoµn thiÖn bé m¸y q¶n lÝ cña c«ng ty - Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lÝ tr¸nh t×nh tr¹ng cÊp d­íi chÞu hai hÖ thèng quyÒn lùc t¹o lªn mét sù chång chÐo, cÊp d­íi kh«ng biÕt ph¶i thùc hiÖn theo hÖ thèng quyÒn lùc nµo. - Hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ ph¶i chó ý ®Õn viÖc ph©n c«ng râ rµng nhiÖm vô vµ chøc n¨ng cña c¸n bé vµ nh©n viªn trong tõng phßng ban. - Hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ®i ®«i víi viÖc n©ng cao nguån vèn cña C«ng ty vµ ®æi míi thiÕt bÞ c«ng nghÖ phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. 4. C¬ së ®Ó hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lÝ. Lµ mét C«ng ty liªn doanh nªn viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lÝ ph¶i dùa trªn nh÷ng yªu cÇu cña Héi ®ång qu¶n trÞ vµ C«ng ty ®Ó bé m¸y cña C«ng ty ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ nhÊt, ®¶m b¶o ®êi sèng cho ng­êi lao ®éng trong mäi t×nh huèng, mäi ®iÒu kiÖn cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. II. C¸c ph­¬ng ph¸p hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lÝ t¹i C«ng ty. 1. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ. Bé m¸y qu¶n lÝ lµ trung t©m ®Çu n·o chØ huy toµn bé ho¹t ®éng cña tæ chøc, do vËy nã ¶nh h­ëng rÊt lín ®èi víi sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña tæ chøc. Qua mét thêi gian t×m hiÓu vÒ bé m¸y qu¶n lÝ cña C«ng ty, céng víi nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc häc, em m¹nh d¹n ®­a ra ý kiÕn nhá ®Ó thay ®æi mét phÇn c¬ cÊu tæ chøc cò víi mong muèn n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lÝ cña bé m¸y qu¶n lÝ. S¬ ®å 6: M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc míi cña C«ng ty H§QT TG§ P kinh doanh PTæ chøc hµnh chÝnh P TchÝnh kÕ to¸n G§ ®iÒu hµnh Qu¶n ®èc Nhµ m¸y Phßng kü thuËt Phßng vËt t­ M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y theo kiÓu nµy vÉn ®¶m b¶o ®­îc chÕ ®é mét thñ tr­ëng. C¬ cÊu nµy nãi râ nh÷ng ­u ®iÓm nh­: ViÖc n¾m b¾t th«ng tin gi÷a TG§ víi Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng ®­îc thùc hiÑn nhanh chãng h¬n, gi¶m bít ®­îc rÊt nhiÒu, gi¶m bít ®­îc rÊt nhiÒu sù dèi gi÷a mÖnh lÖnh vµ th«ng tin gi÷a c¸c bé phËn trùc tuyÕn víi bé phËn chøc n¨ng. TG§ C«ng ty nhËn ®­îc sù gióp ®ì tÝch cùc cña c¸c phßng ban vµ c¸c quyÕt ®Þnh kinh doanh tiÕn triÓn cã hiÖu qu¶ h¬n, mÖnh lÖnh tõ TG§ sÏ ®­îc thùc hiÖn nhanh chãng vµ cã hiÖu lùc h¬n. 1.1. Ban Gi¸m ®èc: BiÓu 9: C¬ cÊu hiÖn t¹i ban gi¸m ®èc C«ng ty. Stt Chøc n¨ng nhiÖm vô Ngµnh ®µo t¹o Tr×nh ®é chuyªn m«n Ngo¹i ng÷ Tin häc Tr×nh ®é LL- CT 1 Tæng G §èc KS. C¬ khÝ Trªn §H C C Trung cÊp 2 G§§iÒu Hµnh KS. C¬ khÝ Trªn §H C C S¬ cÊp 3 Q§ècNhµm¸y Ks.xd khoam¸y Trªn §H C C S¬ cÊp Qua b¶ng trªn ta thÊy c¬ cÊu Ban Gi¸m ®èc t­¬ng ®èi hîp lÝ víi quy m« vµ t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Tuy nhiªn ®Ó hoµn thiÖn mét c¸ch tèi ­u, ®¸p øng ®­îc nh÷ng ®ßi hái cña c¬ chÕ thÞ tr­êng th× Ban gi¸m ®èc cÇn bæ sung thªm Gi¸m ®èc kinh doanh (vÞ trÝ nµy do tr­ëng phßng kinh doanh kiªm nhËn) v× C«ng ty chØ s¶n xuÊt theo ®¬n ®Æt hµng vµ ®Êu thÇu nªn vai trß cña Gi¸m ®èc kinh doanh lµ rÊt lín, mÆt kh¸c Tr­ëng phßng kinh doanh cã ®ñ n¨ng lùc vµ tr×nh ®é vÒ kinh doanh do ®· tõng tham gia vµo c¸c kho¸ ®µo t¹o vÒ qu¶n trÞ, vÒ Marketing, giao tiÕp tiÕng Anh vµ sö dông tin häc thµnh th¹o. V× thÕ ®Ó tËn dông tiÒm lùc s½n cã vµ khÝch lÖ nh©n viªn C«ng ty nªn ®Ò b¹t Tr­ëng phßng kinh doanh lµm Gi¸m ®èc kinh doanh vµ chØ ®¹o c¸c c¸c mèi quan hÖ cña C«ng ty víi thÞ tr­êng bªn ngoµi. BiÓu 10: §Ò xuÊt c¬ cÊu Ban Gi¸m ®èc míi. Stt Chøc n¨ng nhiÖm vô Ngµnh ®µo t¹o T§ chuyªn m«m Ngo¹i ng÷ Tin häc Tr×nh ®é LL-CT 1 TG§ Ks C¬ khÝ Trªn §H C C TrungcÊp 2 G§ kinh doanh Ks C¬ khÝ §H C C S¬ cÊp 3 G§ §iÒu hµnh Ks C¬ khÝ Trªn §H C C TrungcÊp 4 Q§ Nhµ m¸y Ks X©y dùng khoa m¸y Trªn §H C C TrungcÊp 1.2. Hoµn thiÖn c¬ cÊu c¸c phßng ban. So víi m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cò cña C«ng ty th× trong m« h×nh míi ta sÏ cã thªm Phßng tæ chøc hµnh chÝnh vµ bá hai bé phËn ®ã lµ: bé phËn trî lÝ nh©n sù vµ bé phËn cè vÊn. Së dÜ nh­ vËy v× bé phËn nh©n sù cã vai trß rÊt quan träng ®èi víi mçi tæ chøc, vµ bé phËn nµy ph¶i thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc theo sù chØ ®¹o cña TG§ vµ tham m­u cho TG§ trong c¸c vÊn ®Ò vÒ tiÒn l­¬ng, lao ®éng.... MÆt kh¸c kÕ to¸n tr­ëng kh«ng thÓ lµm tèt khi kiªm c¶ c«ng viÖc cña mét kÕ to¸n tr­ëng vµ c¸c c«ng viÖc thuéc vÒ bé phËn hµnh chÝnh. Do vËy c«ng ty cÇn ph¶i bæ sung thªm phßng Tæ chøc hµnh chÝnh, d­íi sù chØ ®¹o cña TG§ vµ tham m­u cho TG§ c¸c vÊn ®Ò vÒ tæ chøc bé m¸y, s¾p xÕp n¬i lµm viÖc, tuyÓn dông lao ®éng.... vµ cã quyÒn thay mÆt TG§ trong mét sè tr­êng hîp nÕu ®­îc sù uû quyÒn cña TG§. Khi h×nh hµnh nªn phßng nµy th× trî lÝ nh©n sù cña c«ng ty chuyÓn sang lµm tr­ëng phßng hµnh chÝnh d÷. Do nhiÖm vô vµ chøc n¨ng cña phßng Tæ chøc hµnh chÝnh t­¬ng ®èi nhiÒu, mµ c¸n bé nh©n sù nµy kh«ng ®­îc ®µo t¹o ®óng chuyªn m«n nghiÖp vô do vËy mäi c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh cßn nhiÒu g­îng Ðp, mÆt kh¸c ®é tuæi cña c¸n bé nh©n sù nµy kh¸ cao lµ 42 tuæi nªn kh«ng phï hîp víi viÖc ®µo t¹o thªm. Do vËy C«ng ty cÇn tuyÓn thªm mét c¸n bé nh©n sù ®­îc ®µo t¹o ®óng chuyªn m«n vµ nghiÖp vô ®Ó cïng víi c¸n bé cò thùc hiÖn tèt c¸c chøc n¨ng vµ nhiÖm vô trong phßng. Cßn bé phËn cè vÊn ®o kh«ng lµm viÖc th­êng xuyªn t¹i C«ng ty nªn kh«ng nhÊt thiÕt ph¶i thÓ hiÖn trªn m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. §Ó thÊy râ sù cÇn thiÕt cña viÖc bæ sung phßng Tæ chøc hµnh chÝnh ta ®i t×m hiÓu vÒ chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña phßng Tæ chøc hµnh chÝnh: - Chøc n¨ng: + Gióp cho TG§ C«ngty trong viÖc thùc hiÖn c¸c ph­¬ng ¸n s¸p xÕp , c¶i tiÕn tæ chøc s¶n xuÊt, qu¶n lý, ®µo tao båi d­ìng, tuyÓn dông, qu¶n lÝ vµ ®iÒu phèi thùc hiÖn ®óng ®¾n c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn nh»m ®¸p øng yªu cÇu æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty. + Gióp TG§ ®iÒu hµnh vµ chØ ®¹o thèng nhÊt tËp trung nh÷ng c«ng viÖc trong ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Lµ chiÕc cÇu nèi trong quan hÖ c«ng t¸c víi cÊp trªn, cÊp d­íi, ngang cÊp vµ chÝnh quyÒn nh©n d©n ®Þa ph­¬ng vµ ng­îc l¹i. Thùc hiÖn tèt nhiÖm vô tr­yÒn tin, truyÒn mÖnh lÖnh cña l·nh ®¹o mét c¸ch nhanh chãng vµ ®¶m b¶o chÝnh x¸c. + Qu¶n lÝ toµn bé nhµ cöa vµ trang thiÕt bÞ cña c¬ quan C«ng ty ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn lµm viÖc c¬ së vËt chÊt, kh«ng ngõng c¶i tiÕn vµ mua s¾m nh÷ng trang thiÕt bÞ v¨n phßng tiªn tiÕn, hîp lý ®­a vµo sö dông phôc vô c«ng viÖc. - NhiÖm vô: + Nghiªn cøu, ®Ò xuÊt vµ tæ chøc c¸c ph­¬ng ¸n tæ chøc s¶n xuÊt qu¶n lý. H­íng dÉn, ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn chÕ ®é chøc tr¸ch vµ quan hÖ lÒ lèi c«ng t¸c gi÷a c¸c ®¬n vÞ , phßng ban theo thÓ lÖ tæ chøc ho¹t ®éng cña C«ng ty vµ c¸c quy chÕ chøc n¨ng cô thÓ. + Nghiªn cøu x©y dùng, ®Ò xuÊt tæ chøc thùc hiÖn quy ho¹ch, ®Ò b¹t c¸c bé, thùc hiÖn c«ng t¸c tuyÓn dông, ®µo t¹o, n©ng cao n¨ng lùc tay nghÒ, bæ sung c¸n bé c«ng nh©n viªn, ®iÒu phèi hîp lý, qu¶n lý tèt hå s¬, gi¶i quyÕt ®óng ®¾n viÖc thuyªn chuyÓn, kû luËt, nghØ chÕ ®é theo lao ®éng, c¸c nghÞ ®Þnh, ph¸p ph¸p lÖnh, chÝnh s¸ch ®èi víi ng­êi lao ®éng. + Thùc hiÖn chøc n¨ng nhËn xÐt c¸n bé, thùc hiÖn c«ng t¸c n©ng l­¬ng Gióp TG§ gi¶i quyÕt ®óng ®¾n, hîp lÝ chÝnh s¸ch lao ®éng tiÒn l­¬ng còng nh­ c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch kh¸c ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn. + Cïng c¸c phßng ban chøc n¨ng kh¸c nghiªn cøu ®Ò xuÊt biÖn ph¸p gi¶i quyÕt ®¬n th­ khiÕu l¹i, khiÕu tè khi cÇn thiÕt. + Tæng hîp v¨n b¶n. + Qu¶n lý c«ng t¸c giÊy tê, tæ chøc tèt c«ng t¸c v¨n th­ vµ c«ng t¸c l­u tr÷. + Qu¶n lý sö dông con dÊu cña C«ng ty ®óng néi quy, quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ ph¸p luËt còng nh­ cña Héi ®ång qu¶n trÞ vµ C«ng ty ®Ò ra. + Thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n trÞ, hµnh chÝnh ®Ó ®¶m b¶o cho bé m¸y c¬ qua ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶. + Lµm tèt c«ng t¸c qu¶n trÞ, hµnh chÝnh ®Ó ®¶m b¶o cho bé Nhµ m¸y cña c«ng ty t¹i T©y Mç - Tõ Liªm - Hµ Néi. + Tæ chøc vµ triÓn khai thùc hiÖn tèt c«ng t¸c b¶o vÖ, phßng chèng ch¸y næ trong c¬ quan. + Qu¶n lý ®iÒu hµnh xe con phôc vô ®­a ®ãn c¸n bé ®i l¹i thay phßng kÕ to¸n. + Phôc vô n¬i lµm viÖc cña c¸c ®ång chÝ l·nh ®¹o, tiÕp kh¸ch, héi häp. + Mua s¾m trang thiÕt bÞ v¨n phßng phÈm, ®¶m b¶o ®iÖn tho¹i, Fax, ®iÖn n­íc trong c¬ quan. + Cã ph­¬ng ¸n ch¨m sãc, b¶o vÖ søc khoÎ, kh¸m vµ ®iÒu trÞ bÖnh cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. Qua nghiªn cøu cho thÊy, hiÖn nay toµn C«ng ty chØ cã mét c¸n bé nh©n sù. C¸n bé nµy tuy kh«ng ®­îc ®µo t¹o ®óng chuyªn m«n nghiÖp vô vÒ qu¶n lÝ nh©n sù, Nh­ng cã rÊt nhiÒu kinh nghiÖm trong c«ng t¸c nµy. Khi chuyÓn c¸n bé nµy vÒ Phßng tæ chøc hµnh chÝnh th× c¸n bé nµy gi÷ chøc tr­ëng phßng. Nh­ ph©n tÝch ë trªn, c«ng viÖc cña phßng nµy rÊt nhiÒu, c¸c nhiÖm vô vÒ lÜnh vùc hµnh chÝnh tõ phßng tµi chÝnh kÕ to¸n chuyÓn sang, céng víi c¸c c«ng viÖc mµ trî lÝ nh©n sù ®ang lµm th× mét c¸n bé kh«ng thÓ ®¶m ®­¬ng ®­îc hÕt c¸c nhiÖm vô trong phßng. Do vËy C«ng ty cÇn tuyÓn thªm mét c¸n bé nh©n sù ®­îc ®µo t¹o ®óng chuyªn m«n nghiÖp vô vµo phßng Tæ chøc hµnh chÝnh ®Ó hç trî Tr­ëng phßng thùc hiÖn tèt chøc n¨ng vµ nhiÖm vô cña phßng vµ gãp phÇn lµm cho c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty cã hÖ thèng vµ chuyªn tinh, gän nhÑ h¬n vµ phï hîp víi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. 2. Hoµn thiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô cña bé m¸y qu¶n lý: Cã thÓ nãi chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c phßng ban trong c«ng ty ®· ®­îc kiÖn toµn, ®iÒu chØnh ®¶m b¶o tinh gän, hiÖu qu¶ h¬n trong c«ng t¸c tham m­u gióp l·nh ®¹o C«ng ty qu¶n lý ®iÒu hµnh. Tuy nhiªn ®Ó C«ng ty ho¹t ®éng tèt vµ ph¸t triÓn bÒn v÷ng th× gi÷a c¸c phßng ban vµ c¸c cÊp l·nh ®¹o ph¶i cã mèi quan hÖ chÆt chÏ, hç trî nhau cïng chØ ®¹o ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. V× vËy cÇn ph¶i cã ®éi ngò l·nh ®¹o s¸ng suèt, chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c cÊp l·nh ®¹o ph¶i ®­îc thèng nhÊt, liªn hÖ mËt thiÕt víi nhau vµ kh«ng bÞ chång chÐo. Tuy chøc n¨ng nhiÖm vô cña C«ng ty ®· ®­îc kiÖn toµn, nh­ng C«ng ty ch­a ph©n râ ®­îc hiÖm vô cña tõng nh©n viªn trong c¸c phßng ban nªn nhiÖm vô cña mét sè tr­ëng phßng ph¶i kiªm qu¸ nhiÒu dÉn ®Õn chÊt l­îng c«ng viÖc kh«ng cao. Qua thêi gian t×m hiÓu, nghiªn cøu ë C«ng ty vµ t×m hiÓu ph©n tÝch c«ng viÖc cña c¸c Tr­ëng phßng, nay em ®­a ra mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c tr­ëng phßng. 2.1. Phßng kinh doanh: * Tr­ëng phßng kinh doanh. - Chøc n¨ng: + Tæ chøc, ph©n c«ng, theo dâi, ®¸nh gi¸ c«ng t¸c c¸c nh©n viªn trong phßng. + §Þnh gi¸ b¸n, gi¸ thÇu, ®µm ph¸n vµ ký kÕt hîp ®ång b¸n hµng vµ nhËp khËp. + T¹o dùng mèi quan hÖ víi kh¸ch hµng, thùc hiÖn nhiÖm vô vµ qu¶n lý chÊt l­îng cã liªn quan tíi phßng kinh doanh. - NhiÖm vô: + LËp kÕ ho¹ch kinh doanh cña C«ng ty vµ cña phßng tr×nh TG§ phª duyÖt. + Thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô ®Êu thÇu, ®µm ph¸n ký kÕt hîp ®ång, c¸c ho¹t ®éng xóc tiÕn b¸n hµng. + Liªn hÖ mËt thiÕt víi c¸c phßng trong c«ng ty ®Ó hùc hiÖn cã hiÖu qu¶ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña toµn C«ng ty. - B¸o c¸o: Tr­ëng phßng kinh doanh b¸o c¸o viÖc thùc hiÖn cña m×nh cho TG§. * C¸c nh©n viªn trong phßng. Hai nh©n viªn Marketing cã nhiÖm vô: Thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng xóc tiÕn b¸n hµng, qu¶ng c¸o, ch¨m sãc kh¸ch hµng theo sù chØ ®¹o cña tr­ëng phßng; Thu thËp c¸c th«ng tin vÒ ®Æc ®iÓm kh¸ch hµng, c¸c yªu cÇu cña kh¸ch hµng; Phôc vô c«ng t¸c thiÕt kÕ, gi¸m s¸t kü thuËt thi c«ng; Lµm râ cho kh¸ch hµng ®Ó hä trùc tiÕp liªn hÖ víi phßng kinh doanh; T×m kiÕm th«ng tin vÒ kh¸ch hµng vµ thùc hiÖn giíi thiÖu s¶n phÈm cña C«ng ty trªn m¹ng; Ngoµi ra thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c theo sù chØ ®¹o cña Tr­ëng phßng. Nh©n viªn chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ xuÊt nhËp khÈu: Thùc hiÖn c¸c thñ tôc ®Ó xuÊt khÈu c¸c s¶n phÈm cña C«ng ty vµ nhËp khÈu c¸c thiÕt bÞ vµ m¸y mãc phôc vô cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, ngoµi ra thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc kh¸c theo sù chØ ®¹o cña tr­ëng phßng. 2.2. Tr­ëng phßng tµi chÝnh kÕ to¸n: - Chøc n¨ng: + Tham m­u cho TG§ c«ng ty vÒ c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n. + Tæ chøc bé m¸y tµi chÝnh kÕ to¸n toµn C«ng ty, ®ång thêi tæ chøc vµ chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n, th«ng tin kinh tÕ vµ h¹ch to¸n kinh tÕ; Ghi chÐp ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ qu¸ tr×nh vËn ®éng vµ chu chuyÓn cña ®ång vèn biÓu hiÖn b»ng sè l­îng vµ gi¸ trÞ theo ®óng ph¸p lÖnh kÕ to¸n thèng kª vµ nh÷ng quy ®Þnh cô thÓ cña C«ng ty vµ c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh. - NhiÖm vô: + X©y dùng c¸c quy ®Þnh vÒ thanh quyÕt to¸n, chøng tõ ho¸ ®¬n l­u tr÷ c¸c v¨n b¶n chøng tõ vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n. + Tæ chøc c¸c ho¹t ®éng ghi chÐp sæ s¸ch, l­u tr÷ chøng tõ vµ h¹ch to¸n chi phÝ cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh theo c¸c quy ®Þnh kÕ to¸n cña C«ng ty vµ ®¶m b¶o tu©n thñ c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. + Nghiªn cøu c¸c ph­¬ng h­íng, gi¶i ph¸p ®Ó ®æi míi, c¶i tiÕn hÖ thèng. + Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cho phï hîp víi nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh. + KiÓm kª ®Þnh kú, b¸o c¸o ®Þnh kú vµ x©y dùng b¸o c¸o tµi chÝnh ®Þnh kú theo quy ®Þnh. + Thùc hiÖn c«ng t¸c tµi chÝnh tÝn dông. + Thùc hiÖn c«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ vµ th«ng tin kinh tÕ thuéc ph¹m vi cña phßng. - B¸o c¸o: KÕ to¸n tr­ëng b¸o c¸o viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô cña m×nh cho TG§. C¸c nh©n viªn trong phßng thùc hiÖn nhiÖm vô theo chøc danh c«ng viÖc cña m×nh vµ theo sù chØ ®¹o cña tr­ëng phßng. 2.3. Tr­ëng phßng kü thuËt. - Chøc n¨ng: + Tæ chøc ph©n c«ng theo dâi, ®¸nh gi¸ c«ng t¸c c¸c nh©n viªn trong phßng kü thuËt. + Nghiªn cøu x©y dùng vµ ¸p dông c¸c quy tr×nh c«ng nghÖ míi. + X©y dùng ®Þnh møc tiªu thô vËt t­ theo yªu cÇu. - NhiÖm vô chÝnh: + Trùc tiÕp phô tr¸ch phßng kü thuËt ®Ó thùc hiÖn viÖc lËp dù to¸n, triÓn khai c¸c hîp ®ång. + LËp dù trï vËt t­, cung cÊp toµn bé th«ng sè kü thuËt, b¶n vÏ chÕ t¹o cho x­ëng. + Lªn kÕ ho¹ch thuª tÇu phô + Cung cÊp th«ng sè kü thuËt, c¸c yªu cÇu nhËp khÈu ®Ó phßng kinh doanh tiÕn hµnh nhËp khÈu. + LËp quy tr×nh chÕ t¹o vµ kiÓm cha chÊt l­îng s¶n phÈm. - B¸o c¸o: Tr­ëng phßng kü thuËt b¸o c¸o viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô cña m×nh cho Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh. 2.4. Tr­ëng phßng vËt t­ thiÕt bÞ. - Chøc n¨ng: + LËp kÕ ho¹ch mua vËt t­. + TiÕn hµnh th­¬ng th¶o vÒ gi¸ c¶ vµ ®iÒu kiÖn mua hµng. + Ký c¸c ®¬n mua vËt t­, thiÕt bÞ vµ dông cô ®­îc uû quyÒn. - NhiÖm vô: + LËp kÕ ho¹ch vµ tiÕn hµnh mua vËt t­ vµ thiÕt bÞ cho Nhµ m¸y. + LËp vµ ®Ò xuÊt quy tr×nh mua s¾m vËt t­ thiÕt bÞ phï hîp víi chÝnh s¸ch mua vËt t­ vµ thiÕt bÞ cña C«ng ty. + LËp b¸o c¸o tuÇn vµ th¸ng göi Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh. + Tham gia c«ng t¸c qu¶n lý kho, t×m c¸c biÖn ph¸p c¶i tiÕn c«ng t¸c qu¶n lý kho. - B¸o c¸o: Tr­ëng phßng vËt t­ b¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn nhiÖm vô cña m×nh cho Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh. Cßn c¸c nh©n viªn trong phßng tu©n theo sù chØ ®¹o cña tr­ëng phßng thùc hiÖn nhiÖm vô ®­îc giao nh­ tiÕn hµnh thiÕt kÕ s¶n phÈm, bãc t¸ch vËt t­ .... 3. §µo t¹o, båi d­ìng n©ng cao tr×nh ®é c¸n bé qu¶n lý: Tr×nh ®é lµ chØ tiªu quan träng nhÊt thÓ hiÖn chÊt l­îng cña nguån nh©n lùc. §µo t¹o nguån nh©n lùc lµ qu¸ tr×nh trang bÞ kiÕn thøc nhÊt ®Þnh vÒ chuyªn m«n, nghiÖp vô cho ng­êi lao ®éng ®Ó hä cã thÓ ®¶m nhËn ®­îc nh÷ng c«ng viÖc nhÊt ®Þnh. §èi víi c¸n bé qu¶n lÝ th× vÊn ®Ò ®µo t¹o vµ båi d­ìng tr×nh ®é l¹i cµng quan träng, bëi nÕu c¸n bé qu¶n lÝ cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, nghiÖp vô v÷ng vµng sÏ gi¶i quyÕt ®­îc c«ng viÖc tèt vµ tr«i chÈy h¬n. HiÖn t¹i, trong ®éi ngò lao ®éng qu¶n lÝ cña C«ng ty cßn tån t¹i mét l­îng lao ®éng qu¶n lÝ tr×nh ®é cßn h¹n chÕ, kh¶ n¨ng ®¸p øng yªu cÇu c«ng viÖc ch­a cao, mét sè ng­êi lµm kh«ng ®óng ngµnh nghÒ ®­îc ®µo t¹o nh­ c¸n bé chÞu tr¸ch nhiÖm nh©n sù toµn c«ng ty; C¸c tr­ëng phßng kinh doanh, tr­ëng phßng kü thuËt, tr­ëng phßng vËt t­ ®Òu tèt nghiÖp tõ c¸c tr­êng kü thuËt, v× thÕ mµ kiÕn thøc vÒ qu¶n lÝ cßn nhiÒu h¹n chÕ. Do ®ã C«ng ty cÇn båi d­ìng kiÕn thøc cho c¸n bé qu¶n lÝ kh«ng chØ vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô cña hä mµ cßn c¶ lÜnh vùc qu¶n lÝ Nhµ n­íc vÒ kinh tÕ, qu¶n trÞ kinh doanh,.... nh»m gióp c¸n bé cã nh÷ng hiÓu biÕt s©u réng vÒ m«i tr­êng kinh tÕ. §Ó cã ®éi ngò lao ®éng v÷ng m¹nh th× ngay tõ kh©u tuyÓn chän lao ®éng vµo C«ng ty cÇn cã nh÷ng yªu cÇu thùc tÕ vµ s¸t thùc ®Ó cã thÓ tuyÓn chän nh÷ng ng­êi cã ®ñ chuyªn m«n nghiÖp vô vµ phÈm chÊt nghÒ nghiÖp cÇn thiÕt nh»m ®¸p øng yªu cÇu c«ng viÖc giao phã. Cïng víi qu¸ tr×nh tuyÓn chän, C«ng ty nªn m¹nh d¹n lo¹i bá nh÷ng c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é yÕu kÐm kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña c«ng t¸c l©u n¨m giµu kinh nghiÖm mét c¸ch hîp lÝ nhÊt. VÒ ®µo t¹o C«ng ty cã thÓ tiÕn hµnh theo c¸c h×nh thøc sau: + §µo t¹o t¹i chç: C«ng ty cã thÓ më c¸c líp nghiÖp vô vÒ nghiªn cøu thÞ tr­êng, luËt ph¸p ... nh»m më réng sù hiÓu biÕt trªn nhiÒu lÜnh vùc cho c¸n bé. Th­êng xuyªn më c¸c cuéc héi th¶o mêi c¸c chuyªn gia vÒ c¸c lÜnh vùc nµy vÒ trao ®æi nãi chuyÖn víi c¸n bé c«ng nh©n viªn. Ngoµi ra ®Ó häc hái thªm kinh nghiÖm cho c¸n bé qu¶n lÝ, C«ng ty cã thÓ sö dông ph­¬ng ph¸p kÌm cÆp ®Ó t¹o ra nguån c¸n bé kÕ cËn. + §µo t¹o ngoµi C«ng ty: §èi víi c¸n bé cßn trÎ tuæi, cã thÓ göi ®i ®µo t¹o, häc tËp nghiªn cøu ë tr×nh ®é cao t¹i c¸c tr­êng trong n­íc vµ n­íc ngoµi. HoÆc khuyÕn khÝch hä tù häc tù ®µo t¹o ®Ó n©ng cao tr×nh ®é tay nghÒ, chuyªn m«n nghiÖp vô vµ nh÷ng kiÕn thøc phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lÝ. §©y lµ viÖc lµm cÇn thiÕt ®Ó n©ng cao chÊt l­îng ®éi ngò c¸n bé C«ng ty. VÒ båi d­ìng C«ng ty nªn më c¸c kho¸ ®µo t¹o n©ng cao tay nghÒ vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô cho c¸n bé kü thuËt, trong ®ã cÇn chó ý ®µo t¹o c¸c c«ng nghÖ míi cña n­íc ngoµi trong viÖc gia c«ng c¬ khÝ, chÕ t¹o, c¸c thiÕt bÞ n©ng h¹, c¸c thiÕt bÞ ®iÖn n­íc.....Tuy c¸n bé trong c«ng ty cã tr×nh ®é ngîi ng÷ vµ tin häc t­¬ng ®èi, nh­ng do C«ng ty ®· trang bÞ ®Çy ®ñ m¸y tÝnh ch c¸n bé vµ nh©n viªn nªn C«ng ty nªn më c¸c líp tin häc øng dông chuyªn s©u ®Ó ®éi ngò c¸n bé cã thÓ ®¸p øng ®­îc c¸c yªu cÇu ngµy cµng kh¾t khe cña c¬ chÕ thÞ tr­êng. Ngo¹i ng÷ lµ ph­¬ng tiÖn cÇn thiÕt ®Ó giao tiÕp vµ nghiªn cøu tµi liÖu. Ngµy nay nã rÊt quan träng ®èi víi c¸n bé qu¶n lÝ vµ còng lµ tiªu chuÈn ®èi víi c¸n bé hiÖn nay, cô thÓ lµ: + KhuyÕn khÝch c¸n bé häc ngo¹i ng÷ ngoµi giê, C«ng ty sÏ hç trî b»ng viÖc cÊp kinh phÝ sau khi cã chøng chØ hoÆc b»ng nép cho c¬ quan. + T¹o ®iÒu kiÖn më c¸c líp ngo¹i ng÷ t¹i C«ng ty ngoµi giê hoÆc trong giê hµnh chÝnh nÕu cã ®iÒu kiÖn. + §«i víi nh÷ng c¸n bé cÇn thiÕt ph¶i cã ngo¹i ng÷ ®Ó phôc vô trùc tiÕp cho c«ng viÖc th× ph¶i cö ®i häc n©ng cao ë c¸c tr­êng. C¸c viÖc lµm trªn tuy b­íc ®Çu sÏ cã nhiÒu khã kh¨n trong nhËn thøc cña c¸n bé, nhiÒu ng­êi tuæi cao ng¹i häc, lo ng¹i bÞ mÊt vÞ trÝ khi ®i häc... Song C«ng ty ph¶i coi ®©y nh­ ®iÒu kiÖn b¾t buéc ®èi víi c¸n bé qu¶n lÝ. Nh­ vËy, nÕu thùc hiÖn tèt c«ng t¸c ®µo t¹o, båi d­ìng nãi trªn C«ng ty sÏ n©ng cao ®­îc chÊt l­îng lao ®éng, t¨ng hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh, t¹o ®­îc ­u thÕ c¹nh tranh víi c¸c C«ng ty trong còng lÜnh vùc, ®ång thêi tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ qu¶n lÝ. Tõ ®ã C«ng ty cã ®iÒu kiÖn ®Ó n©ng cao ®êi sèng cña c¸n bé c«ng nh©n viªn, ®¶m b¶o sù g¾n bã cña hä víi c«ng viÖc vµ víi C«ng ty. 4. Hoµn thiÖn tæ chøc n¬i lµm viÖc vµ ®iÒu kiÖn lao ®éng. C«ng t¸c tæ chøc n¬i lµm viÖc lµ rÊt cÇn thiÕt, nã cã t¸c dông thiÕt thùc ®èi víi qu¸ tr×nh lao ®éng vµ chÊt l­îng lao ®éng qu¶n lÝ. Quan s¸t n¬i lµm vÖc ta thÊy vÊn ®Ò hiÖn nay cña C«ng ty lµ diÖn tÝch c¸c phßng ban cßn nhá hÑp, viÖc bè trÝ c¸c phßngban cßn ch­a hîp lÝ, c¸c phßng ban cã cïng chøc n¨ng nhiÖm vô l¹i kh«ng n»m s¸t nhau. VËy C«ng ty cÇn cã nh÷ng biÖn ph¸p bè trÝ l¹i c¸c phßng nµy sao cho viÖc trao ®æi th«ng tin ®­îc thuËn lîi, nÕu cã ®iÒu kiÖn C«ng ty nªn x©y dùng quy ho¹ch l¹i sao cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn míi. VÒ ®iÒu kiÖn lµm viÖc cña C«ng ty lµ ®¶m b¶o nh©n viªn lu«n ®­îc trang bÞ vËt chÊt kü thuËt cÇn thiÕt cho c«ng viÖc, tuy nhiªn cÇn nhanh chãng kÞp thêi söa ch÷a, n©ng cÊp mét sè m¸y tÝnh ®· cò ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho c«ng viÖc. Ngoµi ra bÇu kh«ng khÝ t©m lÝ lµ rÊt quan träng. Tr­íc ®©y, ë hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp vÊn ®Ò nµy ch­a ®­îc quan t©m nghiªn cøu mét c¸ch ®óng møc. Nh­ng ngay nay ng­êi ta kh«ng thÓ phñ nhËn ®­îc vai trß cña nã, ®Æc biÖt ®èi víi nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c qu¶n lÝ. ThËt vËy nÕu lµm viÖc trong bÇu kh«ng khÝ tho¶ m¸i th× c¸c nh©n viªn sÏ cã c¶m gi¸c yªn t©m c«ng t¸c, mäi ng­êi sÏ vui vÎ hîp t¸c, gióp ®ì nhau trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc vµ sÏ kh«ng tån t¹i t×nh tr¹ng ®è kþ, c¹nh tranh kh«ng lµnh m¹nh, chia bÌ ph¸i, phe nhãm t¸c ®éng xÊu ®Õn c«ng viÖc cña nhau vµ lµm ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ chung cña C«ng ty. Do vËy, L·nh ®¹o C«ng ty kh«ng nªn coi nhÑ vÊn ®Ò nµy mµ ph¶i th­êng xuyªn quan t©m ®Õn ®êi sèng, t©m t­, nguyÖn väng, t×nh c¶m cña c¸n bé c«ng nh©n viªn nh»m n¾m b¾t vµ gi¶i quyÕt kÞp thêi c¸c m©u thuÉn n¶y sinh, c¸c xung ®ét quyÒn lîi g©y mÊt ®oµn kÕt néi bé. C«ng ty cÇn cã sù ®éng viªn an ñi ®óng lóc khi hä gÆp khã kh¨n bÊt ch¾c trong cuéc sèng, cÇn t¹o ra sù tho¶ m¸i trong c«ng t¸c vµ sù gÇn gòi cña l·nh ®¹o víi nh©n viªn. Cã nh­ vËy hä míi thùc sù th¼ng th¾n trao ®æi ®Ò xuÊt c¸c ý kiÕn ®ãng gãp cho C«ng ty. 5. Kû luËt lao ®éng vµ tr¸ch nhiÖm vËt chÊt: §èi víi lao ®éng qu¶n lÝ, néi dung kû luËt chñ yÕu lµ sö dông thêi gian lao ®éng. Nh×n chung hiÖn t­îng ®i muén vÒ sím vÉn cßn phæ biÕn, C«ng ty duy tr× chÕ ®é lµm viÖc 8h/ ngµy vµ 52h / tuÇn song thùc tÕ viÖc thùc hiÖn ch­a ®­îc ®óng ®¾n, nguyªn nh©n chñ yÕu xÊt ph¸t tõ bé m¸y tæ chøc qu¶n lÝ c¶ C«ng ty ch­a ®­îc hîp lÝ, ch­a h×nh thµnh c¸c kû luËt lao ®éng vµ néi quy lao ®éng, gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc riªng... ®©y cóng lµ nh÷ng biÓu hiÖn cña sù l·ng phÝ thêi gian dÉn ®Õn tû träng thêi gian lµm viÖc ch­a cao. Do vËy C«ng ty cÇn x©y dùng kû luËt lao ®éng vµ ph¶i n©ng cao ý thøc t«n träng kû luËt lao ®éng, t¹o cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty cã thãi quen tù chÊp hµnh kû luËt, tr¸nh t©m lÝ lµm viÖc ®èi phã. VËy gi¶i quyÕt vÊn ®Ò nµy cÇn thùc hiÖn ®ång bé c¸c biÖn ph¸p sau: + X©y dùng néi quy, quy chÕ lao ®éng, phæ biÕn réng r·i cho mäi ®èi t­îng trong C«ng ty, ¸p dông c¸c h×nh thøc b¾t buéc thùc hiÖn c¸c quy chÕ ®Ò ra; Cã h×nh thøc khen th­ëng kÞp thêi c¸c c¸ nh©n ®¬n vÞ thùc hiÖn tèt, khiÓn tr¸ch, kû luËt nh÷ng ng­êi vi ph¹m t¹o nªn mét kû luËt lao ®éng c«ng b»ng nghiªm tóc; Duy tr× thãi quen nghÒ nghiÖp, ®i lµm, nghØ ng¬i cã giê giÊc, tËp trung vµ cã th¸i ®é ®óng ®¾n trong qu¸ tr×nh lµm viÖc. + Cã biÖn ph¸p tæ chøc lao ®éng mét c¸ch khoa häc, nh»m hîp lÝ ho¸ lao ®éng tr¸nh t¹o ra thêi gian dçi. + Cã kÕ ho¹ch tæ chøc ®µo t¹o, n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n cho c¸n bé. + Sö dông c¸c biÖn ph¸p hµnh chÝnh gi¸o dôc, n©ng cao tinh thÇn tr¸ch nhiÖm trong c«ng t¸c qu¶n lÝ ®Ó c¸n bé c«ng nh©n viªn tËn dông tèi ®a thêi gian cã thÓ cña m×nh cho c«ng viÖc, t¹o kh«ng khÝ lao ®éng tho¶ m¸i... KÕt luËn. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ lµ vÊn ®Ò hÕt søc bøc thiÕt hiÖn nay, nã gãp phÇn quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng cña mçi doanh nghiÖp trªn th­¬ng tr­êng. V× vËy lµm tèt c«ng t¸c qu¶n lÝ lµ yÕu tè v« cïng quan träng t¹o nªn søc m¹nh tæng thÓ cña mçi doanh nghiÖp. Sau mét thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng Hµ Néi, em ®· hoµn thµnh cuyªn ®Ò thùc tËp: " Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ t¹i C«ng ty liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng Hµ Néi". Víi hi väng n©ng cao kiÕn thøc còng nh­ ®ãng gãp mét sè ý kiÕn nh»m n©ng cao chÊt l­îng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y tæ chøc cña C«ng ty liªn doanh c¬ khÝ x©y dùng Hµ Néi. PhÇn c¬ së lý luËn ®· chØ ra nh÷ng kh¸i niÖm c¬ b¶n vÒ qu¶n lÝ, lao ®éng q¶n lÝ, bé m¸y qu¶n lÝ còng nh­ c¸c m« h×nh c¬ b¶n vÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ còng nh­ c¸c m« h×nh c¬ b¶n vÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lÝ vµ sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lÝ. PhÇn thùc tr¹ng ®· nªu ®­îc qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty, c¬ cÊu lao ®éng, t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty,... §Æc ®iÓm bé m¸y tæ chøc vµ nh÷ng khã kh¨n thuËn lîi trong kinh doanh còng nh­ sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lÝ cña C«ng ty. Theo em hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lÝ bao gåm nhiÒu khÝa c¹nh nh­ hoµn thiÖn c¬ cÊu c¸c phßng ban, hoµn thiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô, hoµn thiÖn c«ng t¸c ®µo t¹o, tró träng ®Õn c«ng t¸c kÝch thÝch vËt chÊt tinh thÇn .... V× vËy phÇn gi¶i ph¸p em m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ý kiÕn nhá, thay ®æi mét phÇn c¬ cÊu tæ chøc cò víi mong muèn n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lÝ. Nh÷ng gi¶i ph¸p nµy chñ yÕu dùa vµo kiÕn thøc ®· häc, qua phiÕu kh¶o s¸t, quan s¸t thùc tÕ .... Hoµn thiÖn bé m¸y lµ mét ®Ò tµi rÊt hÊp dÉn vµ cÇn thiÕt víi mäi lo¹i h×nh doanh nghiÖp. Mét doanh nghiÖp muèn ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ th× viÖc hoµn thiÖn c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lÝ ph¶i ®­îc quan t©m mét c¸ch ®óng møc. §©y lµ mét ®Ò tµi khã, ®ßi hái sù hiÓu biÕt s©u réng c¶ vÒ lý thuyÕt còng nh­ kinh nghiÖm thùc tÕ. V× vËy, dï ®· cè g¾ng nh­ng ch¾c ch¾n chuyªn ®Ò cña em cßn nhiÒu thiÕu sãt, rÊt mong ®­îc ý kiÕn ®ãng gãp cña thÇy c«.