Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty Dệt 10 – 10

ã thÓ m« h×nh ho¸ sù trao ®æi th«ng tin b»ng s¬ ®å Th«ng tin tõ trªn xuèng: Nh÷ng quyÕt ®Þnh cña §¹i héi cæ ®«ng sÏ ®­îc truyÒn ®¹t xuèng Héi ®ång qu¶n trÞ vµ Ban kiÓm so¸t, sau ®ã Héi ®ång qu¶n trÞ cô thÓ ho¸ c¸c ph­¬ng h­íng cña §¹i héi cæ ®«ng thµnh c¸c v¨n b¶n cô thÓ vÒ ph­¬ng ¸n ho¹t ®éng kinh doanh, ®Çu t­ ph¸t triÓn, huy ®éng vèn, tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña gi¸m ®èc, thÈm ®Þnh c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh... C¸c quyÕt ®Þnh chØ thÞ, mÖnh lÖnh mµ Héi ®ång qu¶n trÞ ®­a ra sÏ ®­îc truyÒn ®¹t mét c¸ch chÝnh x¸c tíi gi¸m ®èc vµ c¸c phã gi¸m ®èc, lÊy th«ng tin vÒ c¸c lÜnh vùc ho¹t ®éng cña C«ng ty tõ c¸c phßng ban chøc n¨ng ®ång thêi c¨n cø trªn nh÷ng chØ thÞ, mÖnh lÖnh cña Héi ®ång qu¶n trÞ, gi¸m ®èc vµ c¸c phè gi¸m ®èc gióp viÖc sÏ tiÕn hµnh ph©n tÝch vµ ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý kinh doanh vÒ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Sau ®ã, c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña gi¸m ®èc vµ c¸c phã gi¸m ®èc sÏ ®­îc truyÒn ®¹t xuèng c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ c¸c bé phËn cña C«ng ty, c¸c phßng ban vµ c¸c bé phËn ®ã chÞu tr¸ch nhiÖm truyÒn ®¹t th«ng tin tíi c¸c nh©n viªn m×nh phô tr¸ch, ®ång thêi tæ chøc thùc hiÖn viÖc theo dâi ¶nh h­ëng cña c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý tíi ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh cña bé phËn m×nh. Th«ng tin tõ d­íi lªn: C¸c quyÕt ®Þnh tõ trªn xuèng tíi tõng nh©n viªn, tõng bé phËn trong toµn C«ng ty sÏ cã nh÷ng ¶nh h­ëng tíi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. NÕu trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh nµy gÆp trôc trÆc th× c¸c nh©n viªn, bé phËn ®ã sÏ cã tr¸ch nhiÖm b¸o l¹i víi c¸c cÊp qu¶n lý cÊp trªn cña m×nh, sau ®ã c¸c cÊp qu¶n lý ®ã l¹i tæng hîp c¸c b¸o c¸o l¹i vµ th«ng b¸o cho c¸c cÊp cao h¬n. Cø nh­ vËy, dßng th«ng tin ng­îc ®­îc ph¶n håi qua c¸c cÊp qu¶n lý ®Õn tËn cÊp qu¶n lý cao nhÊt. Cuèi cïng c¸c vÊn ®Ò trôc trÆc ph¸t sinh sÏ ®­îc ph©n c«ng tíi c¸c bé phËn xö lý theo thÈm quyÒn vµ cã c¸c ®iÒu chØnh thÝch hîp. HiÖn nay, vÊn ®Ò th«ng tin ®ang rÊt ®­îc chó träng trong c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. VÊn ®Ò thu thËp th«ng tin chñ yÕu lµ cña c¸c phßng ban trong tõng lÜnh vùc mµ m×nh phô tr¸ch. C¸c phßng ban sÏ theo dâi thu thËp c¸c th«ng tin, ph©n tÝch ®¸nh gi¸ vµ ®­a ra c¸c nhËn xÐt, sau ®ã, th«ng tin tíi c¸c phßng ban cã liªn quan. §Ó ®¶m b¶o cho vÊn ®Ò th«ng tin ®­îc nhanh chãng vµ th«ng suèt, C«ng ty ®· trang bÞ cho tÊt c¶ c¸c phßng ban cña C«ng ty m¸y vi tÝnh cã nèi m¹ng néi bé, riªng Phßng Tµi vô ®· cã phÇn mÒm kÕ to¸n qu¶n lý ®Ó tiÖn cho viÖc thu thËp vµ qu¶n lý th«ng tin kÕ to¸n. Ngoµi ra, tÊt c¶ c¸c thiÕt bÞ phôc vô th«ng tin nh­ ®iÖn tho¹i, fax còng ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña nhu cÇu th«ng tin, C«ng ty ®· lËp mét WebSite trªn m¹ng InterNet t¹o ®iÒu kiÖn dÔ dµng cho c¸c kh¸ch hµng còng nh­ c¸c ®èi t¸c, nhµ cung cÊp... truy cËp trao ®æi th«ng tin cÇn thiÕt víi C«ng ty. 4. Ph©n tÝch chÊt l­îng ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý C«ng ty cæ phÇn dÖt 10-10 Sau ®©y ta sÏ xem xÐt cô thÓ vÒ c¸c bé phËn cña bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty vµ tr×nh ®é chuyªn m«n cña mçi c¸n bé qu¶n lý. §éi ngò qu¶n lý viªn cÊp cao: Tæng sè cã 9 ng­êi. §©y lµ sè l­îng c¸n bé trong Héi ®ång qu¶n trÞ, Ban kiÓm so¸t vµ Ban Gi¸m §èc cña C«ng ty.Cô thÓ: - Héi ®ång qu¶n trÞ: HiÖn nay cã 6 ng­êi, trong ®ã cã 1 chñ tÞch, 1 phã chñ tÞch vµ 4 thµnh viªn. VÒ chøc n¨ng, tr×nh ®é, nhiÖm vô cña c¸c thµnh viªn Héi ®ång qu¶n trÞ ®­îc thÓ hiÖn trong b¶ng sau(xem b¶ng 13) Nh­ vËy, ta thÊy c¸c thµnh viªn trong Héi ®ång qu¶n trÞ ®Òu lµ nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é §H, tèt nghiÖp t¹i mét tr­êng, thËm trÝ hai tr­êng §H. §©y ®Òu lµ nh÷ng ng­êi cã n¨ng lùc ®iÒu hµnh vµ kinh nghiÖm qu¶n lý tèt, cã uy tÝn vµ phÈm chÊt tèt (tÊt c¶ trong sè hä ®Òu kiªm nhiÖm nh÷ng chøc vô quan träng trong C«ng ty vµ cña TP Hµ néi), cã tr×nh ®é vµ am hiÓu luËt ph¸p. B¶ng 12: Héi ®ång qu¶n trÞ Stt Hä tªn CB Chøc danh Tr×nh ®é Kiªm nhiÖm 1 Vò §×nh LiÖu Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ §H TCKT Anh Ph¸p BÝ th­ §¶ng uû, Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh 2 Hoµng ThÞ ThuËn Phã Chñ tÞch Phã phßng C«ng nghiÖp Së C«ng nghiÖp Hµ Néi 3 D­¬ng V¨n B×nh Thµnh viªn §H KTQD Phã Gi¸m ®èc, Chñ tÞch C«ng ®oµn 4 L­u §oan Trang Thµnh viªn §H TCKT LuËt Phã G§, phã Chñ tÞch C«ng §oµn 5 TrÇn Kim ChÝnh Thµnh viªn §H LuËt Tr­ëng Phßng Tæ chøc b¶o vÖ 6 NguyÔn V¨n Dòng Thµnh viªn §H BK Tr­ëng Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn Ban kiÓm so¸t: HiÖn nay cã 3 ng­êi, trong ®ã cã 1 tr­ëng ban vµ 2 thµnh viªn. VÒ chøc n¨ng vµ tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸c thµnh viªn trong Ban kiÓm so¸t ®­îc thÓ hiÖn trong b¶ng sau: b¶ng 13: Ban kiÓm so¸t Stt Hä tªn CB Chøc danh Tr×nh ®é Kiªm nhiÖm 1 NguyÔn ThÞ Ph¸n Tr­ëng ban §¹i häc Chuyªn viªn côc vèn 2 TrÇn ThÞ Thuý Lan Thµnh viªn §¹i häc Chuyªn viªn phßng Tæ chøc c¸n bé Së C«ng nghiÖp 3 Chu ThÞ Thu Thµnh viªn §¹i häc Qu¶n ®èc ph©n x­ëng May 2 C¸c thµnh viªn trong Ban kiÓm so¸t ®Òu lµ nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é, n¨ng lùc còng nh­ kinh nghiÖm trong ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý, ®¸p øng yªu cÇu cña Ban kiÓm so¸t vÒ nh©n sù. - Ban gi¸m ®èc: b¶ng 14: Ban gi¸m ®èc Stt Hä tªn CB Chøc danh Tr×nh ®é Kiªm nhiÖm 1 Vò §×nh LiÖu G§ §H TCKT Chñ tÞch Héi ®ång qu¶n trÞ, BÝ th­ §¶ng uû 2 D­¬ng V¨n B×nh PG§ SX §H KTQD Chñ tÞch C«ng ®oµn, thµnh viªn H§QT 3 L­u §oan Trang PG§ KD §H TCKT Phã Chñ tÞch C«ng ®oµn, thµnh viªn H§QT Ban Gi¸m ®èc cã 3 ng­êi: 1 Gi¸m ®èc, 1 Phã Gi¸m ®èc kinh doanh, 1 Phã Gi¸m ®èc s¶n xuÊt. Qua nghiªn cøu ta thÊy c¸c thµnh viªn cña ®éi ngò qu¶n lý viªn cÊp cao 100% c¸n bé ®Òu cã tr×nh ®é §H trë lªn, dµy d¹n trong qu¶n lý vµ cã nhiÒu kinh nghiÖm trong qu¶n lý ®iÒu hµnh tæ chøc. §éi ngò qu¶n lý viªn thõa hµnh §éi ngò qu¶n lý viªn thõa hµnh gåm cã 26 ng­êi víi: 7 tr­ëng phßng, 6 qu¶n ®èc, 7 phã phßng vµ 6 phã qu¶n ®èc cã tr×nh ®é tõ trung cÊp trë lªn. B¶ng 15: §éi ngò qu¶n lý viªn thõa hµnh STT Lo¹i c¸n bé Tæng sè l­îng Tr×nh ®é §¹i häc Trung cÊp 1 Tr­ëng phßng 7 7 - 2 Phã phßng 7 6 1 3 Qu¶n ®èc ph©n x­ëng 6 6 - 4 Phã Qu¶n ®èc ph©n x­ëng 6 1 5 §éi ngò qu¶n lý viªn thùc hiÖn (qu¶n lý viªn cÊp thÊp) Gåm cã 46 ng­êi, tr×nh ®é tõ PTTH tíi §H, cã 13 ng­êi cã tr×nh ®é §H (b¶ng 17) Nh­ vËy ta thÊy tÊt c¶ c¸c thµnh viªn cña bé m¸y qu¶n lý ®Òu gåm nh÷ng ng­êi cã kinh nghiÖm vµ n¨ng lùc qu¶n lý cßn tr×nh ®é th× cã c¶ tõ PTTH ®Õn §H. TØ träng gi÷a qu¶n lý viªn cÊp cao vµ thõa hµnh lµ: 9/26 = 34,6% Tû träng gi÷a qu¶n lý viªn cÊp cao vµ tæng sè lao ®éng lµ: 9/440 = 2% Tû träng gi÷a qu¶n lý viªn ®iÒu hµnh víi tæng sè lao ®éng lµ: 26/440 = 6,6% Tû träng gi÷a qu¶n lý viªn cÊp thÊp trong tæng sè lao ®éng lµ: 46/440 = 10,5% 5. ChÕ ®é mét thñ tr­ëng cña C«ng ty a. Thùc chÊt ChÕ ®é mét thñ tr­ëng Tøc lµ quyÒn quyÕt ®Þnh nh÷ng vÊn ®Ò thuéc vÒ kinh tÕ, kü thuËt tæ chøc, hµnh chÝnh trong ph¹m vi doanh nghiÖp vµ tõng bé phËn ®­îc trao cho mét ng­êi. Ng­êi ®ã cã nhiÖm vô qu¶n lý toµn diÖn c¸c mÆt ho¹t ®éng ë ®¬n vÞ m×nh, ®­îc trao cho nh÷ng tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn vÒ nh÷ng quyÕt ®Þnh cña m×nh. Mäi ng­êi trong Doanh NghiÖp vµ tõng bé phËn ph¶i nghiªm chØnh phôc tïng mÖnh lÖnh cña thñ tr­ëng. b. ChÕ ®é mét thñ tr­ëng cña C«ng ty HiÖn nay, m« h×nh mµ C«ng ty ¸p dông vµo bé m¸y qu¶n lý lµ m« h×nh chøc n¨ng víi sù ph©n c«ng chñ yÕu nh­ sau: - Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh chung mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. - Phã Gi¸m ®èc kinh doanh phô tr¸ch phÇn kinh doanh cña C«ng ty. - Phã Gi¸m ®èc s¶n xuÊt phô tr¸ch phÇn s¶n xuÊt cña C«ng ty. - C¸c phßng ban chøc n¨ng tham m­u cho cÊp trªn trong nh÷ng lÜnh vùc qu¶n lý thuéc c¸c chøc n¨ng ®­îc ph©n c«ng. - C¸c ph©n x­ëng chÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh cña Gi¸m ®èc. Nh­ng thùc tÕ hiÖn nay chÕ ®é mét thñ tr­ëng cña C«ng ty ®ang bÞ vi ph¹m rÊt nghiªm träng, thÓ hiÖn: - TÊt c¶ c¸c phßng cña C«ng ty ®Òu chÞu sù ®iÒu hµnh cña Ban Gi¸m ®èc, tøc lµ cña Gi¸m ®èc, Phã Gi¸m ®èc s¶n xuÊt vµ Phã Gi¸m ®èc kinh doanh. - TÊt c¶ c¸c ph©n x­ëng ®Òu chÞu sù ®iÒu phèi cña c¸c phßng ban chøc n¨ng. Hai ®iÒu nµy dÉn tíi sù chång chÐo trong qu¶n lý cña bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. II. §¸nh gi¸ nhËn xÐt vÒ ­u nh­îc ®iÓm 1. ¦u ®iÓm cña bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty dÖt 10-10 Thø nhÊt: VÒ ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý cña C«ng ty. Ph¶i nãi r»ng C«ng ty cã mét ®éi ngò qu¶n lý viªn kh¸ tèt, thÓ hiÖn: - HÇu hÕt c¸c c¸n bé trong bé m¸y ®Òu lµ nh÷ng c¸n bé ®· ®­îc ®µo t¹o kh¸ tèt, cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ mét sè Ýt lµ cao ®¼ng vµ trung cÊp, cã th©m niªn, kinh nghiÖm trong qu¶n lý, tõng nhiÒu n¨m ho¹t ®éng cïng víi C«ng ty, nªn am hiÓu kh¸ râ vÒ C«ng ty còng nh­ vÒ kh¸ch hµng, thÞ tr­êng, s¶n phÈm... cña C«ng ty. §ã lµ ®iÒu kiÖn cho C«ng ty c¹nh tranh th¾ng lîi trªn thÞ tr­êng trong còng nh­ ngoµi n­íc. Ngoµi ra, ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý viªn cña C«ng ty cßn lµ nh÷ng ng­êi cã phÈm chÊt chÝnh trÞ tèt, cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm vµ nhiÖt t×nh c«ng t¸c. ChÝnh ®iÒu nµy ®· phÇn nµo t¹o nªn sù n¨ng ®éng vµ linh ho¹t trong bé m¸y qu¶n lý, vµ ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý cña C«ng ty ®· tõng ho¹t ®éng víi nhau nhiÒu n¨m nªn cã mét sù ®oµn kÕt, th©n thiÕt, t¹o sù th¼ng th¾n trong gãp ý phª b×nh còng nh­ t¹o mét ®éng lùc tinh thÇn lín trong bé m¸y qu¶n lý vµ víi toµn thÓ C«ng ty. §iÒu nµy ®· gióp C«ng ty v÷ng vµng trong nh÷ng b­íc ®i trong c¬ chÕ thÞ tr­êng ®Çy c¬ héi vµ th¸ch thøc. Thø hai: C«ng ty ®· trang bÞ c¸c ®iÒu kiÖn lµm viÖc phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý ë c¸c phßng ban, bé phËn chøc n¨ng kh¸ ®Çy ®ñ nh­ m¸y ®iÒu hoµ, hÖ thèng chiÕu s¸ng... ®Æc biÖt lµ hÖ thèng th«ng tin nh­ ®iÖn tho¹i, m¸y vi tÝnh, m¸y fax, t¹o ®iÒu kiÖn g¾n th«ng tin víi bé m¸y qu¶n lý. Thø ba: C¸c bé phËn trong bé m¸y qu¶n lý ®· ®­îc bè trÝ gÇn víi c¸c ph©n x­ëng t¹o sù tin t­ëng gÇn gòi gi÷a c¸c c¸n bé qu¶n lý víi ng­êi lao ®éng, kÕt hîp víi sù ®¶m b¶o vÒ chÝnh s¸ch, chÕ ®é, chÝnh s¸ch thuª lao ®éng, kh«ng sa th¶i lao ®éng cò, ®ång thêi t¹o thªm nhiÒu c«ng ¨n viÖc lµm cho c«ng nh©n ®· lµm cho ng­êi lao ®éng trong C«ng ty g¾n bã víi C«ng ty hÕt lßng v× sù ph¸t triÓn chung. 2. Nh­îc ®iÓm cña bé m¸y qu¶n lý Bªn c¹nh nh÷ng mÆt m¹nh cïng nh÷ng thµnh qu¶ ®¹t ®­îc, bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty CP dÖt 10-10 vÉn cßn nh÷ng v­íng m¾c sau: Thø nhÊt: ThiÕu sù ®ång bé gi÷a ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý vµ ®éi ngò c¸n bé kü thuËt. VÒ mÆt tr×nh ®é chung cña c¸n bé nh©n viªn trong bé m¸y qu¶n lý t­¬ng ®èi cao, hÇu hÕt c¸c c¸n bé ®Òu cã tr×nh ®é §H, chuyªn m«n nghiÖp vô kh¸, nh­ng tr×nh ®é qu¶n lý theo phong c¸ch c«ng nghiÖp cßn yÕu. Ngoµi ra, c«ng t¸c tuyÓn dông, ®µo t¹o vµ bè trÝ lao ®éng cßn nhiÒu bÊt cËp nªn c¸c c¸n bé chuyªn m«n n¬i thõa th× vÉn thõa, n¬i thiÕu vÉn thiÕu, ®Æc biÖt lµ c¸n bé kü thuËt ë c¸c ph©n x­ëng. ThÓ hiÖn: HiÖn nay, C«ng ty ch­a cã ®¹i tu mµ míi chØ cã trung vµ tiÓu tu m¸y mãc thiÕt bÞ. Víi nh÷ng m¸y mãc thiÕt bÞ h­ háng nÆng th× C«ng ty ph¶i dõng ho¹t ®éng mét thêi gian, ®Æc biÖt, C«ng ty chØ cã mét chiÕc m¸y v¨ng sÊy cò kü ho¹t ®éng 24/24. NÕu m¸y ngõng ho¹t ®éng th× thiÖt h¹i cho C«ng ty lµ rÊt lín. Thø hai: ViÖc bè trÝ ph©n c«ng gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng hiÖn nay cßn nhiÒu ®iÓm ch­a hîp lý dÉn tíi hai vÊn ®Ò sau: - Ch­a t¹o ®­îc c¬ chÕ tay ba trong qu¶n lý. Xin ®¬n cö tr­êng hîp trong lÜnh vùc vËt t­: Phßng Kinh doanh sau khi mua vËt t­ th× tæ chøc giao nhËn vµo kho còng thuéc chøc n¨ng cña Phßng Kinh doanh, thËm chÝ ®Õn c¶ cÊp ph¸t vËt t­, Phßng Kinh doanh còng kiªm lu«n. Hay Phßng Kinh doanh b¸n hµng th× còng trùc tiÕp lµm c«ng t¸c kho thµnh phÈm. T×nh tr¹ng nµy lµm cho khã cã thÓ kh«ng cã sù quan liªu thÊt tho¸t trong qu¶n lý. - Ch­a tËn dông ®­îc kh¶ n¨ng chuyªn m«n cña c¸c phßng ban. §¬n cö tr­êng hîp Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt lµ Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt nh­ng phßng nµy cßn cã chøc n¨ng nhËn vµ tr¶ lêi E-mail, hîp ®ång mua hµng cña kh¸ch hµng n­íc ngoµi. Tuy trong thêi gian nµy th× kh¸ch hµng n­íc ngoµi lµ ch­a nhiÒu vµ th«ng qua trung gian, nh­ng trong thêi gian tíi, khi thÞ tr­êng n­íc ngoµi ®­îc më réng th× ®©y sÏ lµ mét vÊn ®Ò rÊt bÊt hîp lý. Trong khi ®ã, Phßng Kinh doanh cã h¼n mét nh©n viªn chuyªn lo vÊn ®Ò thñ tôc XNK th× chØ dïng kh¶ n¨ng chuyªn m«n cña m×nh trong nhËp khÈu vËt t­ tõ §µi Loan vÒ mµ th«i. Hay còng ë Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt cã riªng mét nh©n viªn chuyªn lµm hµng mÉu cho n­íc ngoµi trong khi Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn hoµn toµn cã thÓ ®¶m ®­¬ng ®­îc nhiÖm vô nµy. Thø ba: C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý ®­îc x¸c ®Þnh lµ trùc tuyÕn chøc n¨ng nh­ng nh­ trªn s¬ ®å bé m¸y ta thÊy: - C¸c phßng ban ®Òu chÞu sù chØ ®¹o cña c¶ G§ vµ PG§ kinh doanh, PG§ s¶n xuÊt. C¸c ph©n x­ëng l¹i chÞu sù ®iÒu khiÓn cña Gi¸m §èc. Ch­¬ng 3 Mét sè biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý t¹i C«ng ty dÖt 10-10. 1. BiÖn ph¸p 1: Ph©n c«ng l¹i chøc n¨ng nhiÖm vô cho c¸c phßng a. C¬ së ®Ò ra biÖn ph¸p Nh»m ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu trong x©y dùng bé m¸y qu¶n lý nh­ tÝnh linh ho¹t, c©n ®èi, hiÖu qu¶, g¾n víi môc tiªu vµ triÖt ®Ó thùc hiÖn môc tiªu,....Trªn c¬ së tÝnh to¸n, x¸c ®Þnh sè l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn mçi phßng ban chøc n¨ng mét c¸ch chÝnh x¸c vµ cã khoa häc, ta tiÕn hµnh ph©n c«ng l¹i chøc n¨ng nhiÖm vô cho c¸c phßng ban sao cho võa cã thÓ hßan thµnh nhiÖm vô, ®¶m b¶o yªu cÇu chøc n¨ng, gi¶m bít tû lÖ nh©n viªn qu¶n lý, gi¶m chi phÝ qu¶n lý ®ång thêi t¨ng hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. Nh­ trªn ®· ®Ò cËp, hiÖn nay viÖc ph©n c«ng ë c¸c phßng ban cña C«ng ty cßn nhiÒu ®iÓm ch­a hîp lý, ch­a cã hiÖu qu¶ trong mét sè kh©u qu¶n lý, t×nh tr¹ng chång chÐo trong qu¶n lý. §Ó h¹n chÕ ®iÒu nµy, rÊt cÇn cã sù ph©n c«ng l¹i chøc n¨ng nhiÖm vô cho c¸c phßng. Ta còng ph¶i hiÓu, hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý, ph©n c«ng l¹i c¸c phßng ban chøc n¨ng kh«ng cã nghÜa lµ gi¶m thiÓu sè phßng ban chøc n¨ng hay sè ng­êi trong mçi phßng ban sao cho Ýt nhÊt. Mµ hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ë ®©y lµ ph¶i ®¶m b¶o phï hîp gi÷a chøc n¨ng, lÜnh vùc qu¶n lý vµ bé phËn qu¶n lý, sao cho tÊt c¶ c¸c chøc n¨ng vµ lÜnh vùc qu¶n lý ®Òu cã phßng ban, nh©n viªn phô tr¸ch vµ mçi mét chøc n¨ng, mét lÜnh vùc qu¶n lý chØ cã mét phßng ban phô tr¸ch, ®ång thêi ph¶i ®¶m b¶o c¬ chÕ tay ®«i, tay ba trong qu¶n lý. b. Néi dung biÖn ph¸p Trªn c¬ së nh­ vËy th× biÖn ph¸p ®Ò ra nh­ sau: - Thø nhÊt: ChuyÓn chøc n¨ng nhËn vËt t­ nhËp kho b¶o qu¶n, cÊp ph¸t tõ Phßng Kinh doanh vÒ Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt. - Thø hai: ChuyÓn chøc n¨ng thñ kho thµnh phÈm tõ Phßng Kinh doanh vÒ cho Phßng Tµi vô qu¶n lý. c.KÕt qu¶: Sau khi s¾p xÕp ph©n c«ng l¹i c¸c phßng ban ta cã chøc n¨ng cô thÓ cña c¸c phßng ban nh­ sau: - Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn: + Cè vÊn cho Ban l·nh ®¹o c¸c vÊn ®Ò vÒ s¶n phÈm nh­ x©y dùng chØ tiªu kü thuËt cña s¶n phÈm, x©y dùng quy tr×nh c«ng nghÖ cña s¶n phÈm, x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao vËt t­, ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p tiÕt kiÖm vËt t­. + ¸p dông tiÕn bé khoa häc kü thuËt vµo s¶n xuÊt, ¸p dông c«ng nghÖ míi vµo s¶n xuÊt, ph¸t huy s¸ng kiÕn trong chÕ t¹o, chÕ thö s¶n phÈm míi. + ChuÈn bÞ c¸c ®iÒu kiÖn cho tiÕn hµnh s¶n xuÊt nh­: m¸y mãc thiÕt bÞ, nhµ x­ëng, ®iÖn n­íc,... + C¸c biÖn ph¸p ®¶m b¶o m«i tr­êng. -Phßng Tµi vô: + Qu¶n lý vÒ tµi chÝnh c¸c phßng ban chøc n¨ng, c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt. KÕ to¸n gi¸ c¶ trong tÊt c¶ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, x©y dùng c¬ b¶n, hµnh chÝnh sù nghiÖp,.... + Qu¶n lý vèn b»ng tiÒn, b¶o ®¶m vèn b»ng tiÒn, thùc hiÖn thu chi râ rµng, sö dông cã hiÖu qu¶n c¸c nguån vèn, lªn kÕ ho¹ch thu chi hµng th¸ng, quý, n¨m,..... + KiÕn nghÞ tham m­u víi Ban l·nh ®¹o C«ng ty vÒ c¸c vÊn ®Ò thuÕ, kiÓm tra, ®¸nh gi¸ tµi s¶n trong toµn C«ng ty. + ChÞu tr¸ch nhiÖm toµn bé c«ng t¸c tÝnh ghi chÐp tÝnh to¸n sã liÖu, më c¸c sæ s¸ch, thèng kª tæ chøc th«ng tin kÞp thêi c¸c sè liÖu cÇn thiÕt cho Gi¸m ®èc, c¸c Phã Gi¸m ®èc vµ c¸c phßng ban cã liªn quan. + Qu¶n lý giao nhËn b¶o qu¶n vµ xuÊt kho thµnh phÈm ®ång thêi ghi sæ s¸ch kÕ to¸n theo dâi. - Phßng Kinh doanh: + Mua vËt t­ theo yªu cÇu cña Phã Gi¸m ®èc kinh doanh vµ giao cho Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt l­u kho. + Tham m­u cho Ban gi¸m ®èc, c¸c vÊn ®Ò vÒ thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc nh­ nghiªn cøu ph¸t hiÖn nhu cÇu thÞ tr­êng, tæ chøc ®¸p øng nhu cÇu, tæ chøc c¸c m¹ng l­íi b¸n hµng, lªn chÝnh s¸ch ph©n phèi, chÝnh s¸ch gi¸ c¶, chÝnh s¸ch s¶n phÈm, chÝnh s¸ch Marketing +LËp chøng tõ viÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng theo dâi b¸n theo dâi doanh thu, qu¶n lý ho¹t ®éng b¸n hµng, lµm thñ tôc XNK, nhËn dÞch vµ tr¶ lêi Emails c¸c ho¹t ®éng n­íc ngoµi + VËn chuyÓn hµng tíi n¬i tiªu thô + Theo dâi ®«n ®èc c«ng nî trong vµ ngoµi n­íc - Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt + X©y dùng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh, tæ chøc thùc hiÖn vµ theo dâi tiÕn ®é thùc hiÖn KÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cho toµn C«ng ty c¶ dµi h¹n vµ ng¾n h¹n. §iÒu ®é s¶n xuÊt lªn kÕ ho¹ch gia c«ng vµ thùc hiÖ kÕ ho¹ch gai c«ng + Tæ chøc nhËn, l­u kho b¶o qu¶n tõ Phßng Kinh doanh vµ cÊp ph¸t vËt t­ cho c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt. + Thèng kª sè liÖu vÒ tån kho, tiªu thô, kiÓm kª, th¸ng, quý, n¨m. lËp b¸o c¸o thèng kª vÒ tiÕn ®é s¶n xuÊt. + X©y dùng chiÕn l­îc ®Çu t­ x©y dùng c¬ b¶n, m¸y mãc thiÕt bÞ, chuÈn bÞ tµi liÖu ®Êu thÇu. - Mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng giê sÏ nh­ sau: + Phßng Kinh doanh víi Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt: Phßng Kinh doanh sau khi ®iÒu tra nghiªn cøu thÞ tr­êng, cung cÊp th«ng tin vÒ thÞ tr­êng cho Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®Ó lªn KÕ ho¹ch s¶n xuÊt cho toµn C«ng ty trong tõng thêi kú. Tõ ®ã ph¸t hiÖn nhu cÇu vÒ nguyªn vËt liÖu chuyÓn cho Phßng Kinh doanh mua, khi Phßng Kinh doanh mua song th× tæ chøc giao l¹i cho Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt b¶o qu¶n. + Phßng Kinh doanh víi Phßng Tµi vô: Khi Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt lªn nhu cÇu vÒ nguyªn vËt liÖu, Phßng Kinh doanh sÏ lÊy tiÒn tõ Phßng Tµi vô mua nguyªn vËt liÖu nhËp kho. Sau ®ã lÊy ho¸ ®¬n mua hµng vµ ho¸ ®¬n nhËp kho giao cho Phßng Tµi vô. Khi kh¸ch hµng muèn mua hµng cña C«ng ty, Phßng Kinh doanh sÏ ph¶n ¸nh lªn Phßng Tµi vô xuÊt kho thµnh phÈm mang b¸n vµ c¨n cø vµo gi¸ hµng ®Ó Phßng Tµi vô nhËn tiÒn. Phßng Kinh doanh cã nhiÖm vô nhËn hµng tõ kho thµnh phÈm giao cho kh¸ch, nhËn tiÒn vµ giao l¹i cho Phßng Tµi vô. + Phßng Kinh doanh víi Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn: Sau khi nhËn ®¬n ®Æt hµng, Phßng Kinh doanh sÏ th«ng tin cho Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn vÒ ®Æc tÝnh chñng lo¹i s¶n phÈm, Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn sÏ x©y dùng quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm, thiÕt kÕ s¶n phÈm, tÝnh to¸n l­îng nguyªn vËt liÖu, m¸y mãc thiÕt bÞ tiªu hao, lao ®éng bá ra, th«ng tin lªn Phßng Tµi vô ®Ó tÝnh gi¸ thµnh vµ chuyÓn qua Phßng Kinh doanh b¸o gi¸ cho kh¸ch hµng. NÕu kh¸ch hµng chÊp nhËn vµ ký kÕt hîp ®ång th× Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn sÏ chuyÓn th«ng tin vÒ s¶n phÈm cho Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®Ó tæ chøc s¶n xuÊt vµ lµm c«ng t¸c ®iÒu ®é s¶n xuÊt. Sau khi Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt lªn kÕ ho¹ch vÒ tæ chøc s¶n xuÊt vµ c«ng t¸c ®iÒu ®é s¶n xuÊt sÏ triÓn khai xuèng c¸c ph©n x­ëng. Thµnh phÈm sau s¶n xuÊt sÏ nhËp kho do Phßng Tµi vô phô tr¸ch. -VÒ nh©n lùc th× mçi phßng ®Òu cã sù x¸o trén nh­ng vÒ tæng thÓ th× kh«ng thay ®æi trong toµn C«ng ty mµ nã chØ chuyÓn tõ phßng nµy sang phßng kh¸c B¶ng 18: ChuyÓn nh©n viªn gi÷a c¸c phßng Stt Hä vµ tªn Chøc n¨ng Tõ phßng Sang phßng 1 3 Nh©n viªn Thñ kho vËt t­ kd KHSX 2 2 Nh©n viªn Thñ kho thµnh phÈm KD TV 3 NguyÔn Hång §iÖp Lµm hµng mÉu... KHSX KTC§ 4 NguyÔn Quúnh Lan NhËn, dÞch tr¶ lêi... KHSX KD d. So s¸nh kÕt qu¶ tr­íc vµ sau khi thùc hiÖn: Nh­ vËy, sau khi thùc hiÖn biÖn ph¸p nµy nã sÏ ®em l¹i lîi Ých so víi tr­íc ®©y nh­ sau: - Thø nhÊt: Nã t¹o ®iÒu kiÖn cho C«ng ty tËn dông kh¶ n¨ng chuyªn m«n cña c¸c phßng ban, c¸c nh©n viªn. VÝ dô nh­ Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn sÏ ®¶m nhËn c«ng t¸c thiÕt kÕ mÉu, chÕ thö mÉu ®Êy lµ chuyªn m«n cña phßng, sÏ gi¶m bít ®­îc chi phÝ cho nh©n viªn thiÕt kÕ mÉu ë Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt. Nh­ vËy sÏ võa tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ, võa tËn dông ®­îc chuyªn m«n cña Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn trong vÊn ®Ò thiÕt kÕ s¶n phÈm. Hay Phßng Kinh doanh sÏ ®¶m nhËn c«ng t¸c tiÕp nhËn, dÞch vµ tr¶ lêi E-mail, ký kÕt hîp ®ång víi n­íc ngoµi. Nh­ vËy sÏ tËn dông ®­îc chuyªn m«n cña Phßng Kinh doanh lµ am hiÓu vÒ thÞ tr­êng (do ®iÒu tra n¾m b¾t nhu cÇu thÞ tr­êng), tÊt nhiªn hiÖn t¹i C«ng ty ®ang XK th«ng qua trung gian §an M¹ch th× vÊn ®Ò nµy ch­a thùc sù cÊp thiÕt, nh­ng trong thêi gian tíi (nÕu C«ng ty giao cho Phßng Kinh doanh phô tr¸ch viÖc nµy) th× sÏ cã thÓ kh«ng th«ng qua trung gian §an M¹ch n÷a, tõ ®ã sÏ tiÕt kiÖm ®­îc mét kho¶n chi phÝ trung gian rÊt lín vµ kh¶ n¨ng më réng thÞ tr­êng do C«ng ty tiÕp xóc trùc tiÕp víi kh¸ch hµng sÏ lµ rÊt cao. Ngoµi ra, C«ng ty cßn tËn dông ®­îc kh¶ n¨ng th­¬ng l­îng, ký kÕt hîp ®ång vµ lµ thñ tôc xuÊt nhËp khÈu vèn lµ chuyªn m«n cña Phßng Kinh doanh. §iÒu nµy sÏ lµm C«ng ty cã nhiÒu ®iÒu kiÖn cã lîi h¬n trong hîp ®ång còng nh­ ®¬n gi¶n gän nhÑ h¬n trong vÊn ®Ò lµm thñ tôc ®Ó XK hµng ho¸. - Thø hai: BiÖn ph¸p nµy sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc thùc hiÖn chÕ ®é qu¶n lý tay ®«i, tay ba trong c«ng t¸c giao nhËn, ch¼ng h¹n khi Phßng Kinh doanh mua vËt liÖu vÒ theo ®Ò xuÊt cña Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ giao cho Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt qu¶n lý, nã sÏ: + H¹n chÕ ®­îc tiªu cùc ph¸t sinh trong c«ng t¸c thu mua, b¶o qu¶n, sö dông nguyªn vËt liÖu ®Æc biÖt lµ trong c«ng ®o¹n giao nhËn. ThÊt tho¸t do b¶o qu¶n kh¸c víi “thÊt tho¸t do cè ý” trong khi mua vµ tr¸nh ®­îc sù nhËp nh»ng nµy. + §¶m b¶o mua ®óng vÒ chñng lo¹i, quy c¸ch, tiªu chuÈn cña nguyªn vËt liÖu ®ång thêi ®ñ vÒ sè l­îng v× bªn yªu cÇu vµ nhËn vËt t­ lµ Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt. Nh÷ng nguyªn vËt liÖu kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu sÏ kh«ng ®­îc nhËp kho, tr¸nh t×nh tr¹ng nguyªn vËt liÖu kh«ng ®ñ phÈm chÊt vÊn ®­îc nhËp kho vµ ®­îc ®æ cho c«ng t¸c vµ ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n. + ThuËn lîi cho Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt trong viÖc tæ chøc vµ ®iÒu hµnh s¶n xuÊt kh«ng ph¶i qua Phßng Kinh doanh ®Ó xin xuÊt kho nguyªn vËt liÖu vµ cã thÓ s¶n xuÊt bÊt cø khi nµo thuËn lîi, tiÕt kiÖm thêi gian vµ c«ng søc. Hay viÖc chuyÓn kho thµnh phÈm sang cho Phßng Tµi vô qu¶n lý sÏ: + TiÖn trong qu¶n lý thµnh phÈm. + Lµm râ rµng sù mËp mê cã thÓ ph¸t sinh trong thÊt tho¸t do b¶o qu¶n hay “thÊt tho¸t do cè ý” thµnh phÈm, do c¸c th«ng tin vÒ thµnh phÈm ®­îc c¶ ba phßng (Phßng Kinh doanh, Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt, Phßng Tµi vô) n¾m. t¹o c¬ chÕ qu¶n lý tay ®«i gi÷a Phßng Tµi vô vµ Phßng Kinh doanh, tr¸nh tr­êng hîp Phßng Kinh doanh võa lµm c«ng t¸c nhËn thµnh phÈm, b¶o qu¶n vµ mang thµnh phÈm ®i b¸n khã tr¸nh khái cã nh÷ng “nhÇm lÉn” do cè ý dÉn ®Õn thÊt tho¸t thµnh phÈm. Phßng Tµi vô còng thuËn lîi h¬n trong viÖc n¾m b¾t sè l­îng thµnh phÈm mang b¸n vµ c¨n cø vµo ®ã ®Ó thu tiÒn. - Ngoµi ra nh÷ng sù thay ®æi nµy cã thÓ lµm t¨ng tÝnh tr¸ch nhiÖm cho mèi phßng ban. Quy kÕt tr¸ch nhiÖm râ rµng cô thÓ tr¸nh t×nh tr¹ng mËp mê, lçi kh«ng cña ai cßn thiÖt h¹i C«ng ty chÞu. 2. BiÖn ph¸p 2: Ph©n c«ng cho c¸c phã Gi¸m ®èc phô tr¸ch c¸c lÜnh vùc trªn c¬ së t¨ng c­êng chÕ ®é mét thñ tr­ëng trong C«ng ty. a. C¬ së ®Ò ra biÖn ph¸p Tøc lµ quyÒn quyÕt ®Þnh nh÷ng vÊn ®Ò thuéc vÒ kinh tÕ, kü thuËt, tæ chøc hµnh chÝnh trong ph¹m vi doanh nghiÖp vµ tõng bé phËn ®­îc trao cho mét ng­êi. Ng­êi ®ã cã nhiÖm vô qu¶n lý toµn diÖn c¸c mÆt ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ m×nh. §­îc trao nh÷ng tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn vÒ nh÷ng quyÕt ®Þnh cña m×nh. Mäi ng­êi trong doanh nghiÖp ph¶i nghiªm chØnh phôc tïng mäi mÖnh lÖnh cña thñ tr­ëng doanh nghiÖp còng nh­ trong tõng bé phËn, ®¬n vÞ. Nguyªn nh©n hay c¬ së cña chÕ ®é mét thñ tr­ëng lµ mèi quan hÖ gi÷a tËp trung vµ d©n chñ, ph¸t huy d©n chñ ®èi víi mäi ng­êi nh­ng cÇn ph¶i tËp trung qu¶n lý vµo mét ng­êi. Cïng víi tÝnh chÊt vµ yªu cÇu cña nÒn s¶n xuÊt c«ng nghiÖp, cÇn chÝnh x¸c, kÞp thêi trong quyÕt ®Þnh. §ång thêi còng xuÊt ph¸t tõ mèi quan hÖ trong ph©n c«ng ho¹t ®éng x· héi. Nh­ng còng kh«ng tuyÖt ®èi hãa chÕ ®é mét thñ tr­ëng sÏ dÉn ®Õn sù quan liªu vµ lµm gi¶m hiÖu qu¶ cña qu¶n lý. §Ó h¹n chÕ khuyÕt ®iÓm nµy, ta còng nªn t¨ng c­êng trao ®æi th«ng tin gi÷a c¸c c¸ nh©n, bé phËn cïng cÊp mét ph¶i lµm gi¶m nhÑ c«ng viÖc ph¶i gi¶i quyÕt cña cÊp trªn, phÇn kh¸c lµm t¨ng hiÖu qu¶ cña qu¶n lý. §ång thêi, còng nªn lËp mét hÖ thèng tham m­u gióp viÖc cho cÊp trªn sÏ tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng quan liªu vµ thiÕu s¸ng suèt trong viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý vµ tiÕn hµnh ph©n cho 1 vµi ng­êi lo nh÷ng m¶ng kh¸c nhau lµm nhÑ bít g¸nh nÆng gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò cho cÊp trªn Tiªu chuÈn ph©n c«ng: -Ph©n c«ng theo chøc n¨ng nhiÖm vô cña tõng ng­êi trong ban l·nh ®¹o -Kh«ng ®­îc chång chÐo trong viÖc phô tr¸ch -Mçi ng­êi chØ nªn phô tr¸ch mét sè l­îng c«ng viÖc, ®Çu mèi hîp lý kho¶ng tõ 6-8 ng­êi (theo kinh nghiÖm cña c¸c nhµ qu¶n lý ph­¬ng t©y). b. Néi dung cña biÖn ph¸p Trªn c¬ së nh­ vËy c¸c biÖn ph¸p ®Ò ra nh­ sau: - Nªn giao cho c¸c phã Gi¸m ®èc phô tr¸ch c¸c phßng ban vµ c«ng viÖc cô thÓ, kh«ng nªn cho tÊt c¶ c¸c phßng ban ®Òu chÞu sù chØ huy cña Gi¸m ®èc, phã Gi¸m ®èc nh­ C«ng ty ®ang lµm. Cô thÓ Gi¸m ®èc sÏ phô tr¸ch Phßng Hµnh chÝnh y tÕ vµ Phßng TC-BV, phã Gi¸m ®èc s¶n xuÊt sÏ qu¶n lý Phßng KT-C§, Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ phßng §BCL. Cßn l¹i Phßng Kinh doanh vµ Phßng Tµi vô sÏ do phã Gi¸m ®èc kinh doanh phô tr¸ch. -Ph©n c«ng cho PG§sx phô tr¸ch c¸c ph©n x­ëng tuyÖt ®èi c¸c phßng ban kh«ng ®­îc ra mÖnh lÖnh cho c¸c ph©n x­ëng mµ chØ ®­îc thu thËp th«ng tin xö lý vµ ph¶n ¸nh nªn cÊp trªn c. KÕt qu¶ vµ so víi tr­íc khi thùc hiÖn Sau khi ¸p dông c¸c biÖn ph¸p nµy th× bé m¸y tæ chøc cña C«ng ty sÏ nh­ sau: (s¬ ®å trang sau) Nh­ vËy c¬ chÕ tæ chøc cña C«ng ty sÏ cã nh÷ng thay ®æi sau: - Sau khi Gi¸m ®èc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý, c¸c quyÕt ®Þnh nµy sÏ ®­îc truyÒn ®¹t tíi c¸c phã Gi¸m ®èc vµ tíi c¸c phßng ban mµ Gi¸m ®èc trùc tiÕp qu¶n lý lµ Phßng Tæ chøc b¶o vÖ vµ Phßng Hµnh chÝnh y tÕ. Sau ®ã, c¸c phã Gi¸m ®èc sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm truyÒn ®¹t tíi c¸c phßng ban thuéc tr¸ch nhiÖm m×nh phô tr¸ch. Cô thÓ, phã Gi¸m ®èc s¶n xuÊt sÏ truyÒn ®¹t quyÕt ®Þnh tíi c¸c phßng KHSX, KT-C§, §BCL vµ phã Gi¸m ®èc kinh doanh sÏ truyÒn ®¹t tíi c¸c Phßng Kinh doanh vµ Phßng Tµi vô. Nh­ vËy sÏ tr¸nh ®­îc hai nh­îc ®iÓm cña bé m¸y cò: + Tr¸nh ®­îc mét ng­êi ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý qu¸ nhiÒu ®Çu mèi g©y t×nh tr¹ng kh«ng kiÓm so¸t ®­îc l­îng th«ng tin qu¸ nhiÒu, dÉn tíi ra quyÕt ®Þnh kh«ng chÝnh x¸c. + Tr¸nh ®­îc sù chång chÐo gi¶m hiÖu lùc trong qu¶n lý do cã sù qu¶n lý kiÓu mçi phßng ban ®Òu do c¶ Gi¸m ®èc vµ hai phã Gi¸m ®èc phô tr¸ch. - Sau khi nhËn quyÕt ®Þnh tõ cÊp trªn, c¸c phßng ban sÏ th«ng tin qua l¹i trao ®æi víi nhau sau ®ã tham m­u ph¶n håi l¹i c¸c cÊp phô tr¸ch cña m×nh. C¸c Gi¸m ®èc vµ phã Gi¸m ®èc sau khi bµn b¹c thèng nhÊt th× phã Gi¸m ®èc s¶n xuÊt sÏ ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®iÒu hµnh s¶n xuÊt ®èi víi c¸c ph©n x­ëng tiÕn hµnh s¶n xuÊt. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nÕu cã ®iÒu g× trôc trÆc x¶y ra c¸c ph©n x­ëng sÏ th«ng tin ph¶n håi l¹i cho c¸c phßng ban ®Ó c¸c phßng ban nghiªn cøu t×m c¸ch gi¶i quyÕt vµ l¹i tham m­u l¹i cho ban Gi¸m ®èc ®Ó ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®iÒu chØnh. Nh­ vËy sÏ tr¸nh ®­îc hai nh­îc ®iÓm cña bé m¸y cò: + Tr¸nh ®­îc sù chång chÐo khi c¸c phßng ban chøc n¨ng ®Òu tham gia vµo c«ng t¸c ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý xuèng c¸c ph©n x­ëng. Mµ tËp trung c¸c quyÕt ®Þnh vµo mét ®Çu mèi lµ phã Gi¸m ®èc s¶n xuÊt cßn c¸c phßng ban chøc n¨ng chØ ®ãng vai trß tham m­u. + Khi c¸c phßng ban chøc n¨ng ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý th× c¸c quyÕt ®Þnh ®ã chØ mang tÝnh côc bé g¾n víi chøc n¨ng cña phßng. Khi giao quyÒn quyÕt ®Þnh cho duy nhÊt mét ®Êu mèi phã Gi¸m ®èc s¶n xuÊt th× c¸c quyÕt ®Þnh sÏ mang tÝnh tæng hîp do cã ®­îc sù trao ®æi tham m­u cña cè vÊn cña c¸c phßng ban liªn quan vµ c¸c quyÕt ®Þnh sÏ chÝnh x¸c h¬n. 3. BiÖn ph¸p 3: Tiªu chuÈn hãa c¸n bé ®ång thêi n©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c tuyÓn dông, ®µo t¹o: a. Néi dung cña biÖn ph¸p: Trong mçi mét tæ chøc cã c¸c vÞ trÝ kh¸c nhau vµ ng­êi c¸n bé ë trong vÞ trÝ ®ã ph¶i ®¸p øng ®­îc mét sè c¸c yªu cÇu ®ßi hái k¸hc nhau vÒ n¨ng lùc, tr×nh ®é, kh¶ n¨ng giao tiÕp øng xö kh¸c nhau… C¸c yªu cÇu, ®ßi hái vÒ n¨ng lùc tr×nh ®é … ®ã chÝnh lµ c¸c tiªu chuÈn cña c¸n bé, c¸c tiªu chuÈn nµy sÏ ®¶m b¶o cho c¸c c¸n bé ®ã cã kh¶ n¨ng hoµn thµnh tèt c¸c nhiÖm vô cña m×nh. Trong doanh nghiÖp còng vËy v× doanh nghiÖp lµ mét tæ chøc nªn viÖc tiªu chuÈn hãa c¸n bé còng hÕt søc cÇn hiÕt. H¬n n÷a, nã cßn lµ c¬ së cho viÖc tuyÓn dông, ®µo t¹o, bè trÝ c¸n bé ®­îc thuËn lîi vµ ®¹t yªu cÇu ®óng ng­êi, ®óng viÖc. Theo quan ®iÓm biªn chøng th× mäi vËt còng lu«n thay ®æi, doanh nghiÖp còng thÕ, nã lu«n thay ®æi cïng v­ãi sùt hay ®æi cña m«i tr­êng cña nã. TÊt yÕu dÉn ®Õn lµ tiªu chuÈn hãa cÊn bé lu«n chØ lµ t¹m thêi vµ nã còng lu«n ph¶i thay ®æi ®Ó phï hîp. VËy th× nh÷ng ng­êi mµ ®¸p øng ®­îc yªu cÇu tiªu chuÊn cò nh­ng kh«ng cßn phï hîp n÷a th× hä ph¶i lµm sao, c©u tr¶ lêi lµ hä ph¶i ®­îc ®µo t¹o l¹i. NÕu kh«ng ®­îc ®µo t¹o l¹i th× tÊt yÕu ph¶i sa th¶i vµ tiÕn hµnh tuyÓn dông vµ bè trÝ s¾p xÕp lao ®éng míi vµo vÞ trÝ khuyÕt thiÕu. Nh­ vËy ta thÊy tiªu chuÈn hãa, ®µo t¹o vµ ®µo t¹o l¹i còng nh­ tuyÓn dông vµ bè trÝ lao ®éng lu«n lµ vÊn ®Ò mµ doanh ngheÞep ph¶i quan t©m vµ tiÕn hµnh th­êng xuyªn. Lao ®éng lµ vÊn ®Ò cùc k× quan träng ë mäi thêi ®¹i, mäi quèc gia còng nh­ mäi thÓ chÕ chÝnh trÞ. Víi mét tæ chøc, mét doanh nghiÖp hay bÊt cø mét tËp thÓ nµo kh¸c vÊn ®Ò con ng­êi lu«n lµ vÊn ®Ò cÊp thiÕt. Sù tån t¹i ph¸t triÓn hay sôp ®æ cña tæ chøc ®ã, doanh nghiÖp ®ã, tËp thÓ ®ã phô thuéc rÊt lín vµo viÖc tæ chøc ®ã, doanh nghiÖp ®ã, tËp thÓ ®ã cã t×m ®­îc ®óng ng­êi cÇn t×m hay kh«ng. §©y chÝnh lµ c©u hái ®Æt ra víi chÊt l­îng c«ng t¸c tiªu chuÈn hãa, ®µo t¹o, ®µo t¹o l¹i, tuyÓn dông còng nh­ bè trÝ vµ s¾p xÕp c¸n bé. Tõ ®ã cã thÓ rót ra r»ng c«ng viÖc n©ng cao chÊt l­îng cña c¸c c«ng t¸c nãi trªn lu«n lu«n ph¶i ®­îc sù quan t©m cña toµn doanh nghiÖp vµ ph¶i nhËn thøc r»ng ®ã lµ c«ng viÖc quyÕt ®Þnh vËn mÖnh cña toµn doanh nghiÖp. b. Néi dung biÖn ph¸p Trªn c¬ së nh÷ng vÊn ®Ò ph©n tÝch trªn ta cã c¸c biÖn ph¸p sau: - Ph¶i tiÕn hµnh tiªu chuÈn hãa c¸n bé ®Çy ®ñ lµ b­íc ®Çu tiªn trong mäi c«ng t¸c vÒ c¸n bé. §Ó ®µo t¹o, tuyÓn dông bè trÝ l¹i c¸n bé tèt th× ®Çu tiªn ta cÇn ph¶i biÕt ta cÇn ai? Tøc lµ tiªu chuÈn hãa. §Ó tiªu chuÈn hãa ta ph¶i tiÕn hµnh ph©n tÝch chøc n¨ng nhiÖm vô quyÒn h¹n vµ tÊt c¶ c¸c yÕu tè cã liªn quan ®Õn tõng vÞ trÝ ®ã ®Ó mµ ®Ò ra c¸c yªu cÇu, tiªu chuÈn ®èi víi vÞ trÝ ®ã. - TiÕn hµnh ®µo t¹o, ®µo t¹o l¹i th­êng xuyªn cho tÊt c¶ c¸c nh©n viªn trong doanh nghiÖp ®Æc biÖt lµ cho c¸c c¸n bé qu¶n lý. Nh»m trang bÞ vµ trang bÞ thªm cho hä c¸c kiÕn thøc vÒ qu¶n lý vµ phôc vô tèt h¬n cho c«ng t¸c qu¶n lý nh­ ®µo t¹o tiÕng anh, tin häc, t©m lý häc… - Trong c«ng t¸c tuyÓn dông nªn thuª chuyªn gia vÒ lÜnh vùc tuyÓn dông hoÆc liªn hÖ víi c¸c tr­êng nh»m chän ®­îc nh÷ng ng­êi thÝch hùop nhÊt cho tæ chøc. Vµ tiÕn hµnh bè trÝ c«ng viÖc theo ®óng n¨ng lùc chuªn m«n cña ng­êi lao ®éng. - TÊt c¶ c¸c biÖn ph¸p trªn ®Òu ph¶i theo ®óng mét qui tr×nh thèng nhÊt b¾t ®Çu x¸c ®Þnh KÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh ®èi víi n¨ng lùc cô thÓ cña tõng phßng ban, bé phËn, tõ ®ã ph¸t hiÖn ra sù chªnh lÖch gi÷a nhiÖm vô, c«ng viÖc cÇn lµm víi kh¶ n¨ng thùc tÕ x¸c ®Þnh nh÷ng vÞ trÝ cÇn thiÕt vµ nh÷ng vÞ trÝ cßn thiÕu vµ nh÷ng vÞ trÝ ®· cã nh­ng ch­a ®¸p øng ®­îc. Víi nh÷ng vÞ trÝ cßn khuyÕt lµ tiÕn hµnh ®µo t¹o hoÆc tuyÓn dông míi. Víi nh÷ng vÞ trÝ ®· cã nh÷ng ch­a ®¸p øng ®­îc nªn ®µo t¹o l¹i. - HiÖn nay ë C«ng ty trong ®iÒu lÖ cã ghi mét ®iÒu kho¶n vÒ tuyÓn dông nh­ sau: “… Trong tuyÓn dông ­u tiªn cho con em c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty…” §©y cã thÓ lµ nguyªn nh©n dÉn tíi nh÷ng tiªu cùc trong c«ng t¸c tuyÓ dông. V× vËy theo em nªn bá h¾n qui ®Þnh nµy trong ®iÒu lÖ C«ng ty. c. KÕt qu¶: Sau khi tiÕn hµnh c¸c biÖn ph¸p trªn ra sÏ thu ®­îc: - Tiªu chuÈn hãa vÒ ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý. Cô thÓ: + Gi¸m ®èc: Ph¶i lµ ng­êi cã Ýt nhÊt hai b»ng ®¹i häc vÒ chuyªn ngµnh qu¶n lý vµ kÜ thuËt, ngoµi ra cã thÓ cã thªm mét b»ng vÒ ph¸p lý. Gi¸m ®èc ph¶i lµ ng­êi cã n¨ng lùc l·nh ®¹o, nhiÖt t×nh say mª c«ng viÖc, cã phÈm chÊt tèt, cã t­ t­ëng chÝnh trÞ v÷ng vµng, cã kinh nghiÖm ®iÒu hµnh vµ kh¶ n¨ng thu hót ng­êi kh¸c còng nh­ nãi tr­íc c«ng chóng. Ngoµi ra Gi¸m ®èc cßn ph¶i biÕt Ýt nhÊt mét ngo¹i ng÷ ®Æc biÖt lµ tiÕng anh, biÕt sö dông c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng… + Phã Gi¸m ®èc: Ph¶i cã b»ng ®¹i häc vÒ chuyªn m«n m×nh phô tr¸ch, ngoµi ra cògn cÇn ph¶i am hiÓu vÒ c¸c lÜnh vùc kh¸c. C¸c yªu cÇu kh¸c t­¬ng tù nh­ cña Gi¸m ®èc nh­ng cã thÓ kh«ng cao b»ng. + C¸c tr­ëng phßng ban, quan ®èc ph©n x­ëng: Ph¶i cã b»ng ®¹i häc vÒ chuyªn m«n m×nh phô tr¸ch. Ngoµi ra cso thÓ am hiÓu vÒ c¸c lÜnh vùc kh¸c, cã n¨ng lùc, nhiÖt t×nh, say mª trong c«ng viÖc, thµnh th¹o Ýt nhÊt mét ngo¹i ng÷ ®Æc biÖt lµ tiÕng anh, biÕt sö dông c¸c thiÕt bÞ v¨nphßng. Cã kh¶ n¨ng lµm viÖc ®éc lËp còng nh­ tËp thÓ. + C¸c nh©n viªn phßng ban, ph©n x­ëng: Ph¶i cã tr×nh ®é tõ cao ®¼ng trë lªn víi chuyªn m«n cña m×nh phô tr¸ch. Nªn biÕt mét ngo¹i ng÷ còng nh­ sö dông c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng, cã n¨ng lùc nhiÖt t×nh say mª trong c«ng viÖc. - C¸c vÞ trÝ trªn bé m¸y sÏ cã nh÷ng con ng­êi phï hîp nhÊt ®¶m nhËn nhê ®ã, bé m¸y qu¶n lý sÏ ho¹t ®éng tr¬n tru h¬n. C¸c quyÕt ®Þnh c¸c ý kiÕn tham m­u sÏ chÝnh x¸c h¬n. d. So s¸nh tr­íc vµ sau khi tiÕn hµnh c¸c biÖn ph¸p: - §¶m b¶o cho c«ng t¸c tuyÓn dông còng nh­ ®µo t¹o ph©n c«ng c«ng viÖc ®­îc thuËn lîi vµ hiÖu qu¶ nhÊt nhøo biÕt ®­îc môc ®Ých (cÇn ng­êi nh­ thÕ nµo) còng nh­ cã nh÷ng ph­¬ng ph¸p tin cËy (thuª chuyªn gia, hîp t¸c víi c¸c tr­êng ®¹i häc vµ trung häc chuyªn nghiÖp). - Kh¾c phôc t×nh tr¹ng thõa vÉn thõa vµ thiÕu vÉn thiÕu trong lao ®éng nh­ ph©n tÝch ë trªn. Bæ xung l­îng c¸n bé kü thuËt cßn thiÕu hoµn thiÖn c¸c chøc n¨ng cßn thiÕu nh­ chøc n¨ng ®¹i tu m¸y mãc thiÕt bÞ. Lµm t¨ng hiÖu qu¶ kinh doanh nhê m¸y mãc rhiÕt bÞ ho¹t ®éng tèt kh«ng cã lçi trong thµnh phÈm vµ h¹n chÕ rñi ro ngõng s¶n xuÊt do m¸y mãc háng. - T¨ng tÝnh c«ng minh trong c«ng t¸c tuyÓn dông t¹o ®iÒu kiªn cho sù lùa chän chÝnh x¸c lµm tiÒn ®Ò cho sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp trong t­¬ng lai. - N©ng cao tr×nh ®é cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn trong bé m¸y qu¶n lý gióp c¸c ho¹t ®éng nh­ phèi hîp tham m­u ra quyÕt ®Þnh sÏ chÝnh x¸c, kÞp thêi mang tÝnh hiÖu qu¶ cao nhÊt. -T¨ng ®éng lùc tinh thÇn, sù h­ng phÊn, phÊn khëi cña ng­êi lao ®éng trong c«ng viÖc nhê hä ®­îc bè trÝ c«ng viÖc phï hîp víi ngµnh nghÒ ®µo t¹o víi së thÝch, tõ ®ã lµm t¨ng sù g¾n bã cña ng­êi lao ®éng víi doanh gnhiÖp, t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, t¨ng hiÖu qu¶ kinh doanh… 4.BiÖn ph¸p 4: §Çu t­ thªm thiÕt bÞ ph­¬ng tiÖn cho c«ng t¸c qu¶n lý a. C¬ së ®Ò ra biÖn ph¸p Trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý th«ng tin ®ãng vai trß cùc kú quan träng. Th«ng tin lµ c¬ së cho viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý bëi v× trªn thùc tÕ viÖc ra quyÕt ®Þnh còng chÝnh lµ p¸ht mét th«ng tin trªn c¬ së tæng hîp vµ xö lý c¸c th«ng tin ®· thu thËp ®­îc. Cã thÓ nãi sù chÝnh x¸c vµ hiÖu qu¶ cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý phô thuéc rÊt lín vµo t«c ®é vµ ®é chÝnh x¸c trong thu thËp vµ xö lý th«ng tin. Ngµy nay khi thùc tÕ m«i tr­¬ng kinh doanh cña tÊt c¶ c¸c doanh gnhiÖp còng nh­ cña c¸c C«ng ty nãi rieeng ®ang liªn tôc thay ®æi vµ cã ¶nh h­ëng rÊt lín tíi qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh phøc t¹p, nhanh vµ chÝnh x¸c kÐo theo sù phøc t¹p trong thu thËp th«ng tin vµ xö lý chóng. Cµng ngµy khèi l­îng th«ng tin mµ doanh nghiÖp ph¶i xö lý cµng lín vµ khã kiÓm so¸t, còng nh­ xö lý th«ng tin cùc kú phøc t¹p mµ søc lùc cña con ng­êi kh«ng thÓ lµm næi tÊt yÕu ph¶i nhê tíi sù trî gióp cña m¸y mãc. Xu thÕ ®­a c«ng nghÖ hiÖn ®¹i vµo trong ho¹t ®éng qu¶n lý lµ xu thÕ tÊt yÕu kh¸ch quan cña mçi doanh nghiÖp kinh doanh trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. §èi víi C«ng ty cæ phÇn dÖt 10-10 th«ng tin trong C«ng ty ®ãng vai trß hÕt søc quan träng còng nh­ mäi C«ng ty kh¸c. NhËn thøc ®­îc ®iÒu nµy C«ng ty ®· ®Çu t­ trang thiÕt bÞ cho toµn bé c¸c phßng ban, c¸c m¸y vi tÝnh vµ c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin kh¸c nh­ng còng vÉn ch­a ®ñ cÇu. b. Néi dung biÖn ph¸p Trªn c¬ së thùc tÕ ®ã biÖn ph¸p ®­a ra lµ: - NÕu ®Çu t­ kho¶ng 7 m¸y míi thay thÕ cho 7 m¸y cò cña c¸c phßng ban chøc n¨ng, do c¸c m¸y nµy ®· cò kh«ng ®ñ m¹nh ®Ó ch¹y c¸c phÇn mÒm nh­ Windows NT, Windows Me, Office 2006 vµ c¸c phÇn mÒm nghiÖp vô kh¸c. C¸c m¸y míi sÏ dïng cho c¸c c«ng viÖc nh­: + Theo dâi sè l­îng lao ®éng, lo¹i l­¬ng, møc l­¬ng cña c¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn. + Qu¶n lý c¸c th«ng tin vÒ tµi chÝnh, thu chi… vµ c¸c sè liÖu tµi kho¶n t×nh h×nh kinh doanh cña C«ng ty. + LËp kÕ ho¹ch x©y dùng c¸c dù ¸n ®Çu t­… + C¸c c«ng viÖc kh¸c - Nªn ®Çu t­ 1 m¸y tÝnh x¸ch tay cho Gi¸m ®èc ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý cña Gi¸m ®èc ®­îc thuËn tiÖn h¬n. - §Çu t­ mét m¸y quÐt h×nh (Scanner) phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý v¨n b¶n tµi liÖu. Lµm tiÕt kiÖm thêi gian còng nh­ t¨ng ®é chÝnh x¸c trong viÖc l­u v¨n b¶n vµo m¸y. B¶ng 18: Tæng hîp kÕ ho¹ch ®Çu t­ thiÕt bÞ míi. (§¬n vÞ: ®ång) STT Tªn thiÕt bÞ Sè l­îng Chñng lo¹i CP dù tÝnh 1 M¸y vi tÝnh 07 PC 70.000.000 2 M¸y vi tÝnh x¸ch tay 01 PC 25.400.000 3 M¸y Scanner 01 1.200.000 Tæng sè 96.600.000 VËy chi phÝ cho ®Çu t­ kho¶ng gÇn 100.000.000 ®ång, cã thÓ thùc hiÖn tõ nay cho tíi cuèi n¨m 2007. Nguån chi phÝ cã thÓ lÊy tõ quü khÊu hao hoÆc quü ®Çu t­ ph¸t triÓn. C¸c m¸y vi tÝnh cò hiÖn vÉn ®ang ch¹y tèt tuy tèc ®é cã h¬i chËm, cã thÓ dïng trang bÞ cho c¸c ph©n x­ëng, cßn l¹i thanh lý. Nh­ vËy sÏ t¹o ®­îc ®iÒu kiÖn cho dßng th«ng tin tõ ph©n x­ëng lªn ®­îc nhanh chãng kÞp thêi. Sau khi ®Çu t­ kÕt qu¶ lµ c¸c dßng th«ng tin th«ng suèt tõ ph©n x­ëng lªn c¸c cÊp qu¶n lý cao nhÊt t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc ra quyÕt ®Þnh còng nh­ thu thËp th«ng tin ph¶n håi vµ ra quyÕt ®Þnh ®iÒu chØnh. C¸c phßng ban cã thÓ thùc hiÖn tèt c¸c chøc n¨ng tham m­u thu thËp vµ xö lý th«ng tin cña chÝnh m×nh, qu¸ tr×nh thu thËp th«ng tin sÏ diÔn ra nhanh h¬n, ®ì vÊt v¶ h¬n. HiÖn nay c¸c ®Þa ®iÓm cña C«ng ty bè trÝ c¸ch nhau kh¸ xa, viÖc ®i l¹i rÊt khã kh¨n, tèn kÐm nªn hiÖu qu¶ lîi Ých mang l¹i cña c«ng viÖc ®Çu t­ lµ rÊt lín. Tuy ph¶i ®Çu t­ mét sè tiÒn kh«ng nhá, nh­ng c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ sÏ cã t¸c dông tiÕt kiÖm thêi gian, n©ng cao hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c qu¶n lý, t¨ng ®é chÝnh x¸c vµ truyÒn ®¹t th«ng tin... Lîi Ých cña ®Çu t­ m¸y mãc thiÕt bÞ lµ lîi Ých l©u dµi, t¸c ®éng ®Õn sù ph¸t triÓn trong t­¬ng lai cña doanh nghiÖp. 5.BiÖn ph¸p 5:Thµnh lËp c¸c nhãm qu¶n lý chøc n¨ng chÐo. a. C¬ së tiÕn hµnh biÖn ph¸p C«ng ty lµ mét doanh nghiÖp, mét tæ chøc bao gåm c¸c bé phËn, phßng ban. C¸c bé phËn phßng ban nµy lu«n ph¶i liªn kÕt, phèi hîp víi nhau trong viÖc gi¶i quyÕt vÊn ®Ò qu¶n lý. Theo sù ph©n c«ng th× mçi phßng ban sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm phô tr¸ch mét chøc n¨ng, lÜnh vùc qu¶n lý riªng biÖt nªn khi cã vÊn ®Ò gi¶i quyÕt hä sÏ kh«ng nh×n thÊy c¸i tæng thÓ, mµ chØ hÇu hÕt chØ nh×n thÊy c¸i ®¬n lÎ vµ hä sÏ gi¶i quyÕt vÊn ®Ò ®ã theo c¸ch nh×n, nhËn thøc cña m×nh vÒ vÊn ®Ò. V× vËy, ph¶i cã sù phèi hîp, liªn kÕt c¸c phßng ban, bé phËn®¶m b¶o cho viÖc gi¶i quyÕt vÊn ®Ò toµn diÖn nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ còng nh­ ®é chÝnh x¸c vµ kÞp thêi trong gi¶i quyÕt vÊn ®Ò. Nh­ng viÖc liªn kÕt, phèi hîp gi÷a c¸c phßng ban kh«ng ph¶i lóc nµo còng ®¹t kÕt qu¶ tèt do: -Tinh thÇn ®Þa ph­¬ng chñ nghÜa cña c¸c phßng ban bé phËn, t×nh tr¹ng c¸t cø trong bé m¸y qu¶n lý. - C¸c bé phËn ng¨n c¸ch nhau vÒ ®Þa lý vµ thêi gian lµm viÖc. - ViÖc trao ®æi th«ng tin lµ kh«ng trùc tiÕp dÉn tíi nhiÒu sai lÖch vµ tèn kÐm thêi gian. - Kh«ng cã sù rµng buéc, nÕu cã th× chØ lµ sù rµng buéc láng lÎo gi÷a c¸c phßng ban, bé phËn. Nªn viÖc thùc hiÖn th× cã thÓ kh«ng thuËn lîi do rµng buéc tr¸ch nhiÖm kh«ng cao, dÊn tíi khã cã thÓ ®¹t hiÖu qu¶ nh­ mong muèn. V× vËy, nªn thµnh lËp nh÷ng nhãm qu¶n lý chøc n¨ng chÐo, ®ã lµ nhãm c¸c chøc n¨ng cã liªn quan, rµng buéc còng nh­ ñng hé nhau trong doanh nghiÖp. VÝ dô: Trong vÊn ®Ò gi¸ c¶ s¶n phÈm ph¶i cã sù tham gia cña chøc n¨ng n¾m b¾t nhu cÇu thÞ tr­êng, tõ ®ã x¸c ®Þnh gi¸ c¶ mµ thÞ tr­êng cã thÓ chÊp nhËn, ®ång thêi ph¶i liªn kÕt c¸c chøc n¨ng thø hai ®ã lµ chøc n¨ng thiÕt kÕ, chøc n¨ng nµy sÏ tÝnh to¸n khèi l­îng nguyªn vËt liÖu, m¸y mãc thiÕt bÞ, lao ®éng cÇn thiÕt ®Ó s¶n xuÊt mét s¶n phÈm vµ cuèi cïng chøc n¨ng t×nh gi¸ sÏ tÝnh to¸n gi¸ thµnh mét s¶n phÈm vµ ®­a ra gi¸ mµ s¶n phÈm cã thÓ ®­îc b¸n ®¶m b¶o bï ®¾p ®ñ chi phÝ vµ cã lîi nhuËn. ViÖc gi¶i quyÕt vÊn ®Ò gi¸ c¶ cã thÓ sÏ ®­îc gi¶i quyÕt nhanh gän h¬n nÕu cã mét nhãm gåm c¸c c¸ nh©n, bé phËn cã liªn quan ®Ó tiÕn hµnh th¶o luËn trùc tiÕp ®Ó ®­a ra c¸c gi¶i ph¸p, ngoµi ra viÖc thµnh lËp nhãm cßn t¹o ra mét sù rµng buéc qui kÕt vÒ tr¸ch nhiÖm gi÷a c¸c thµnh viªn tham gia b¶o ®¶m cho c¸c gi¶i ph¸p ®­îc thùc hiÖn nghiªm chØnh. b.Néi dung biÖn ph¸p Trªn c¬ së nh­ vËy c¸c biÖn ph¸p ®­îc ®Ò ra lµ: - Thµnh lËp c¸c nhãm qu¶n lý chøc n¨ng chÐo trªn tÊt c¶ mäi mÆt, mäi lÜnh vùc trong C«ng ty. Nh­ng tr­íc m¾t cã thÓ thÝ ®iÓm thµnh lËp c¸c nhãm sÏ quyÕt ®Þnh sù chÊp nhËn cña s¶n phÈm trªn thÞ tr­êng tøc lµ quyÕt ®Þnh sù tån t¹i cña C«ng ty. Cô thÓ: Nhãm chøc n¨ng qu¶n lý chÊt l­îng, nhãm chøc n¨ng qu¶n lý thêi ®iÓm vµ nhãm chøc n¨ng qu¶n lý chi phÝ. Ba chøc n¨ng nµy liªn quan ®Õn ba mÆt rÊt quan träng cña s¶n phÈm lµ chÊt l­îng, gi¸ c¶ vµ thêi ®iÓm cung øng. Vµ néi dung cô thÓ - VÒ thµnh viªn: C¸c nhãm qu¶n lý chøc n¨ng chÐo ®­îc thµnh lËp trªn c¬ së c¸c thµnh viªn lµ c¸c c¸ nh©n, phßng ban chøc n¨ng cã liªn quan ®Õn nhiÖm vô cña nhãm, kh«ng ph¶i lµ c¸c thµnh viªn ngoµi C«ng ty. Nh­ vËy võa t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c ho¹t ®éng cña nhãm cã hiÖu qu¶ nhê, c¸c thµnh viªn cña nhãm hiÓu râ rµng n¨ng lùc, nhiÖm vô cña m×nh trong phèi hîp víi c¸c thµnh viªn bé phËn kh¸c vµ hiÓu râ nh÷ng khã kh¨n cña nhau ®Ó cïng ®Ò ra biÖn ph¸p gi¶i quyÕt võa ®¶m b¶o bé m¸y qu¶n lý kh«ng cång kÒnh gi¶m chi phÝ qu¶n lý. - Nhãm tr­ëng: C¸c nhãm qu¶n lý chøc n¨ng chÐo sÏ cã mét tr­ëng nhãm lµ c¸ nh©n hoÆc bé phËn trùc tiÕp chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ vÊn ®Ò hoÆc cã liªn quan cã chuyªn m«n nhiÒu nhÊt víi vÊn ®Ò. VÝ dô nh­ nhãm qu¶n lý chÊt n¨ng chÊt l­îng gi¶i quyÕt chñ yÕu c¸c vÊn ®Ò chÊt l­îng sÏ do tr­ëng Phßng §¶m b¶o chÊt l­îng lµm tr­ëng nhãm. -Ho¹t ®éng: C¸c nhãm sÏ ho¹t ®éng trªn c¬ së c¸c buæi häp th¶o luËn vÒ c¸c vÊn ®Ò gi¶i quyÕt vµ ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh chung cña nhãm. C¸c thµnh viªn cña nhãm sÏ cè vÊn cho cÊp trªn cña m×nh vÒ vÊn ®Ò ®· gi¶i quyÕt dùa trªn quyÕt ®Þnh chung cña nhãm. Trong buæi häp cã thÓ cã c¸c thµnh viªn kh¸c kh«ng thuéc nhãm nh­ng quan t©m tham gia nh­ng kh«ng cã quyÒn biÓu quyÕt. C¸c thµnh viªn cña nhãm sÏ cã thÓ tham gia cïng mét lóc nhiÒu nhãm qu¶n lý chøc n¨ng chÐo. c. KÕt qu¶ Sau khi thµnh lËp C«ng ty sÏ cã c¸c nhãm chøc n¨ng chÐo víi c¸c thµnh viªn cô thÓ nh­ sau: B¶ng 19: C¸c nhãm qu¶n lý chøc n¨ng chÐo Stt Tªn nhãm Thµnh viªn Tr­ëng nhãm Ho¹t ®éng- NhiÖm vô 1 Nhãm qu¶n lý chøc n¨ng chÐo vÒ chÊt l­îng P §BCL P KTC§ P KINH DOANH P§BCL Phßng Kinh doanh cung cÊp th«ng tin vÒ nhu cÇu cña kh¸ch hµng vÒ s¶n phÈm, chÊt l­îng s¶n phÈm. Phßng KTC§ sÏ thiÕt kÕ s¶n phÈm vµ x©y dùng qui tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt s¶n phÈm vµ c¸c ¶nh h­ëng nÕu cã tíi s¶n phÈm, Phßng §¶m b¶o chÊt l­îng c¨n cø vµo ®ã x©y dùng c¸c tiªu chuÈn chÊt l­îng cña s¶n phÈm. Nhãm sÏ häp vµ ®­a ra c©u tr¶ lêi cho c©u hái cã ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña kh¸ch hµng vÒ s¶n phÈm hay kh«ng vµ biÖn ph¸p ®Ó ®¸p øng c¸c yªu cÇu vÒ chÊt l­îng nÕu cã. 2 Nhãm qu¶n lý chøc n¨ng chÐo vÒ gi¸ thµnh P TV P KD P KTC§ P TV Phßng Kinh doanh chÞu tr¸ch nhiÖm cung cÊp th«ng tin vÒ gi¸ c¶ cã thÓ chÊp nhËn ®­îc cña kh¸ch hµng còng nh÷ng yªu cÇu cña hä vÒ s¶n phÈm, Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn sÏ tæ chøc thiÕt kÕ vµ x©y dùng qui tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm còng nh­ tÝnh to¸n c¸c yÕu tè ®Çu vµo cña s¶n phÈm. Phßng Tµi vô sÏ c¨n cø vµo ®ã tÝnh gi¸ thµnh cho s¶n phÈm vµ tÝnh gi¸ chµo b¸n cho s¶n phÈm nÕu cã sù chªnh lÖch lín gi÷a gi¸ thµnh vµ gi¸ b¸n s¶n phÈm víi gi¸ s¶n phÈm cã thÓ chÊp nhËn ®­îc th× sÏ tiÕn hµnh th¶o luËn l¹i vµ ®­a ra gi¶i ph¸p thèng nhÊt 3 Nhãm qu¶n lý chøc n¨ng chÐo vÒ thêi ®iÓm giao hµng P KHSX P KD P KTC§ P KHSX Phßng Kinh doanh chÞu tr¸ch nhiÖm cung cÊp c¸c th«ng tin vÒ thêi ®iÓm giao hµng. Sau khi Phßng KTC§ thiÕt kÕ, x©y dùng qui tr×nh s¶n xuÊt c«ng nghÖ s¶n phÈm Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt c¨n cø vµo n¨ng lùc còng nh­ c«ng viÖc hiÖn t¹i vµ tÝnh to¸n thêi gian cho c«ng viÖc s¾p tíi mµ ®­a ra thêi ®iÓm giao hµng nÕu cã sù chªnh lÖch gi÷a thêi ®iÓm giao hµng theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng vÒ thêi ®iÓm cña nhãm ®­a ra th× sÏ cã sù th¶o luËn trao ®æi ®Ó t×m gi¶i ph¸p vµ ra quyÕt ®Þnh thèng nhÊt cho c¶ nhãm. Nh­ng ta ph¶i thÊy r»ng ba mÆt nµy cña s¶n phÈm ph¶i thèng nhÊt víi nhau bëi v× s¶n phÈm lµ gåm ba yÕu tè nµy vµ kh«ng thÓ thiÕu bÊt kú mét yÕu tè nµo.V× vËy, ph¶i cã sù kÕt hîp lµm viÖc cña ba nhãm nh»m cã thÓ t¹o ra mét kÕt qu¶ thèng nhÊt. BiÖn ph¸p 6. §æi míi c¬ cÊu tæ chøc cho ®óng chøc n¨ng nhiÖm vô Sau qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i c«ng ty, em xin ®Ò xuÊt ®æi míi c¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty nh­ sau: C¬ së thùc hiÖn biÖn ph¸p Sè l­îng c¸c phßng ban hiÖn t¹i cßn qu¸ nhiÒu bÊt cËp vµ cång kÒnh. NhiÒu phßng ban ®­îc ph©n c«ng cho c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n ch­a hîp lý, c¸c tuyÕn chØ huy vµ ®iÒu hµnh ch­a ®óng nguyªn t¾c tæ chøc qu¶n lý. Néi dung cña biÖn ph¸p S¾p xÕp l¹i c¸c phßng ban, bá mét sè phßng kh«ng cÇn thiÕt\ S¾p xÕp l¹i c¸c tuyÕn ®iÒu hµnh, phèi hîp KÕt qu¶ C¬ cÊu tæ chøc gän nhÑ h¬n C¸c bé phËn ®­îc thùc hiÖn theo ®óng tuyÕn, ®óng chøc n¨ng nhiÖm vô KÕt luËn Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, m«i tr­êng kinh doanh lu«n lu«n thay ®æi, ®ßi hái doanh nghiÖp cïng víi bé m¸y qu¶n lý cña nã lu«n thay ®æi ®¸p øng yªu cÇu cña m«i tr­êng kinh doanh. Bé m¸y qu¶n lÝ bÞ x¸o trén nhiÒu, ®ßi hái ph¶i cã sù thay ®æi hoµn thiÖn ®Ó ®¸p øng yªu cÇu, viÖc nµy kh«ng ph¶i mét c¸ nh©n, mét sè ng­êi cã thÓ lµm ®­îc mµ cÇn cã sù ®ãng gãp cña tÊt c¶ mäi ng­êi trong C«ng ty. Tr­íc t×nh h×nh ®ã, qua thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ t¹i C«ng ty vµ tÝch luü kiÕn thøc ë tr­êng, t«i ®· viÕt b¶n luËn v¨n nµy, trong ®ã ®Ò ra mét sè ph­¬ng h­íng vµ biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty víi mong muèn ®ãng gãp mét chót c«ng søc cïng C«ng ty th¸o gì nh÷ng khã kh¨n tr­íc m¾t vµ h­íng tíi æn ®Þnh, ph¸t triÓn trong t­¬ng lai. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý lµ mét ®Ò tµi réng vµ t­¬ng ®èi khã, víi sù h¹n chÕ vÒ dung l­îng bµi viÕt, thêi gian thùc hiÖn vµ tr×nh ®é nªn nh÷ng biÖn ph¸p ®ã ch¾c h¼n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng khiÕm khuyÕt ch­a hoµn chØnh, t«i rÊt mong nhËn ®­îc sù ®ãng gãp th¼ng th¾n nhiÖt t×nh cña c¸c c« chó trong C«ng ty, c¸c thÇy c« gi¸o vµ toµn thÓ c¸c b¹n. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c c« chó Phßng KÕ ho¹ch s¶n xuÊt ®· gióp ®ì t«i trong viÖc thu thËp tµi liÖu t×m hiÓu vÒ C«ng ty. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n ThÇy gi¸o h­íng dÉn TS §oµn H÷u Xu©n ®· gióp ®ì, chØ b¶o tËn t×nh cho t«i ®Ó t«i cã thÓ hoµn thµnh b¶n luËn v¨n nµy. Hµ Néi, Ngµy 30 th¸ng 07 n¨m 2007 Sinh viªn TrÇn kh¸nh Linh S¬ ®å 4:Mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn trong doanh nghiÖp sau khi tiÕn hµnh biÖn ph¸p Phßng KD ®¹i héi cæ ®«ng Ban KiÓm so¸t Héi ®ång qu¶n trÞ Gi¸m ®èc Phßng KT – C§ Phßng §BCL Phßng KH SX Phßng Tµi vô Phßng TC BV Phßng HC YT PX DÖt 1 PX DÖt 2 PX V¨ng sÊy PX C¾t PX May 1 PX May 2 Pg® s¶n xuÊt PG§ kinh doanh B¶ng 8: Ph©n c«ng nhiÖm vô cô thÓ cña Phßng Kü thuËt c¬ ®iÖn STT Hä vµ tªn c¸n bé Chøc danh Tr×nh ®é chuyªn m«n NhiÖm vô 1 NguyÔn V¨n Dòng Tr­ëng phßng §¹i häc Nh©n sù, qu¶n lý mµng co, tæ chøc chÕ thö s¶n phÈm, ch­¬ng tr×nh tiÕn bé kü thuËt, c¸c biÖn ph¸p ®¶m b¶o m«i tr­êng 2 NguyÔn H÷u B¶n Phã phßng 1 §¹i häc Qu¶n lý m¶ng ®iÖn, phô tr¸ch c«ng ®o¹n nhuém sÊy, liªn hÖ nép tiÒn ®iÖn, theo dâi tiªu hao ®iÖn 3 Vâ V¨n §ç Phã phßng 2 Trung cÊp ChÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý m¶ng c¬ ®iÖn, söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ, b¶o d­ìng phô tïng, kho vËt t­, qu¶n lý tr¹m ®iÖn n­íc cña C«ng ty, söa ch÷a c¶i t¹o nhµ x­ëng 4 NguyÔn M¹nh Hµ Nh©n viªn 1 §¹i häc LËp kÐ ho¹ch söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ, theo dâi trung tiÓu tu thiÕt bÞ, gi¶i ph¸p tiÕt kiÖm vËt t­, tæ chøc theo dâi gia c«ng phôtïng, chi tiÕt, phô tr¸ch c«ng t¸c ph¸t huy s¸ng kiÕn, kiÓm ®Þnh dông cô ®o, c¸c thiÕt bÞ ¸p lùc vµ c¸c c«ng viÖc XK 5 NguyÔn ThÞ BÝch V©n Nh©n viªn 2 §¹i häc ChÞu tr¸ch nhiÖm x©y dùng quy tr×nh c«ng nghÖ, kiÓm tra thùc hiÖn quy tr×nh, x©y dùng ®Þnh møc tiªu hao vËt t, lªn ph­¬ng ¸n c«ng nghÖ, ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p tiÕt kiÖm vËt t­ 6 ®Æng §×nh Ho¹t Tæ tr­ëng tæ ®iÖn Trung cÊp ChÊm c«ng vµ ®iÒu hµnh tæ, söa ch÷a ®iÖn 7 Bïi C«ng H¶i Tæ tr­ëng tæ c¬ Trung cÊp ChÊm c«ng vµ ®iÒu hµnh tæ, söa ch÷a c¬ 8 NguyÔn Ngäc Quúnh Tæ tr­ëng tæ b¶o d­ìng §¹i häc ChÊm c«ng vµ ®iÒu hµnh tæ, söa ch÷a m¸y mãc B¶ng 11: Ph©n c«ng nhiÖm vô cô thÓ cña Phßng §¶m b¶o chÊt l­îng STT Hä vµ tªn c¸n bé Chøc danh Tr×nh ®é chuyªn m«n NhiÖm vô 1 §inh Th¸i Hµ Tr­ëng phßng §¹i häc - Vi TÝnh LËp kÕ ho¹ch chÊt l­îng, lµm c«ng t¸c ISO, liªn hÖ víi c¸c c¬ quan bªn ngoµi vÒ chÊt l­îng, kiÓm tra thiÕt bÞ c¬ khÝ 2 §ç ThÞ Hîi Phã phßng §¹i häc Tæng hîp c¸c b¸o c¸o vÒ chÊt l­îng trong th¸ng, quý, n¨m, phô tr¸ch nhãm kiÓm tra chÊt l­îng 3 Lª Tuyªn Nh©n viªn1 §¹i häc - Vi tÝnh Phô tr¸ch m¹ng m¸y tÝnh C«ng ty, tæng hîp l­u gi÷, ®¸nh m¸y v¨n b¶n ISO, kiÓm tra nguyªn liÖu, 4 TrÇn ThÞ H­¬ng Nh©n viªn2 Trung cÊp Tæ tr­ëng tæ kiÓm mµn, chÊm c«ng ®iÒu hµnh tæ 5 NguyÔn ThÞ §¸y Nh©n viªn3 Trung cÊp Tæ tr­ëng tæ kiÓm méc, chÊm c«ng ®iÒu hµnh tæ 6 TrÞnh ThÞ HiÒn Nh©n viªn4 Trung cÊp Theo dâi kiÓm tra chÊt l­îng v¨ng sÊy, ®Çu vµo v¨ng sÊy 7 NguyÔn Trung Thµnh Nh©n viªn 5 Trung cÊp KiÓm tra chÊt l­îng ®Çu vµo khu vùc dÖt, t×nh h×nh dÖt, m¸y dÖt 8 §ç Thu An Nh©n viªn 6 Trung cÊp KiÓm tra chÊt l­îng khu vùc c¾t may, kiÓm tra kiÖn XK S¬ ®å 3: Trao ®æi th«ng tin trong C«ng ty §HC§ H§QT BKS Gi¸m §èc PG§ kinh doanh PG§ s¶n xuÊt PhßngKD Phßng TV PhßngTCBV Phßng§BCL PhßngKHSX PhßngKTC§ PhßngHCYT : Dßng th«ng tin tõ trªn xuèng : Dßng th«ng tin tõ d­íi lªn : Dßng th«ng tin chøc n¨ng gi÷a c¸c phßng ban B¶ng 16: §éi ngò qu¶n lý viªn thùc hiÖn Stt Phßng,ph©n x­ëng Lo¹i Tæng sè Tr×nh ®é §¹i häc Trung cÊp 1 Phßng Tæ Chøc Nh©n viªn 2 - 2 2 Phßng Tµi vô Nh©n viªn 5 3 2 3 Phßng KTC§ Nh©n viªn TTSX 2 3 2 1 - 2 4 Phßng KD Nh©n viªn 5 3 2 5 Phßng KHSX Nh©n viªn 3 3 - 6 Phßng HCYT Nh©n viªn - - - 7 Phßng §BCL Nh©n viªn TTSX 4 2 1 - 3 2 8 Ph©n x­ëng DÖt 1 TTSX 5 - - 9 Ph©n x­ëng DÖt 2 TTSX 3 - 1 10 Ph©n x­ëng VSÊy TTSX 4 - 1 11 Ph©n x­ëng C¾t TTSX 2 - - 12 Ph©n x­ëng May1 TTSX 4 - 2 13 Ph©n x­ëng May 2 TTSX 2 - 1 S¬ ®å 2: S¬ ®å bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ®¹i héi cæ ®«ng Ban KiÓm so¸t Héi ®ång qu¶n trÞ Gi¸m ®èc Phßng KT – C§ Phßng §BCL Phßng KD Phßng KH SX Phßng Tµi vô Phßng TC BV Phßng HC YT PX DÖt 1 PX DÖt 2 PX V¨ng sÊy PX C¾t PX May 1 PX May 2 Pg® s¶n xuÊt PG§ kinh doanh