Hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Trung Văn

hải đảm bảo theo dõi được tình hình nhập xuất tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng danh điểm vật tư. Phải tổng hợp được tình hình luân chuyển và tồn của từng danh điểm theo từng kho. Hiện nay Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng thứ vật liệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi ghi sổ số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho trên cơ sở các chứng từ đó. Cuối kỳ, thủ kho tính ra tổng số nhập, xuất và số tồn cuối kỳ của từng loại vật liệu trên thẻ kho và đối chiếu số liệu với kế toán chi tiết vật tư. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết vật liệu ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị của từng kho. Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ và nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Sổ liệu sẽ được tự động kết chuyển vào các sổ chi tiết theo dõi sự biến động nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị ở từng kho. Cuối tháng Số liệu tổng cộng của các số liệu này sẽ được kết chuyển vào Bảng tổng hợp tiết NVL. Cuối kỳ kế toán tiến hành in ra báo cáo tổng hợp NVL, đồng thời tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết vật liệu với thẻ kho tương ứng. Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết vật liệu kế toán lấy số liệu để ghi vào Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu. Sau đó đối chiếu với sổ kế toán tổng hợp. Sơ đồ 05: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song . Về tổ chức hạch toán tổng hợp NVL có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức nhật ký chứng từ PNK, PXK, Bảng phân bổ NVL, CCDC Thẻ kho, Sổ chi tiết NVL Bảng tổng hợp chi tiết NVL NKCT 1, 2, 5,6,7 Sổ cái TK 152, 153 BÁO CÁO TÀI CHÍNH BK 4 Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là hình thức nhật ký - chứng từ. Từ các chứng từ gốc như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ NVL kế toán tổng hợp nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển số liệu vào các bảng kê số 3, 8, 9, 10 và vào các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5, 6, sau đó số liệu được tổng hợp vào sổ cái TK 152. Tài khoản sử dụng để hạch toán NVL: TK 152: Nguyên liệu, vật liệu TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi ngân hàng TK 331: Phải trả người bán TK 141: Tạm ứng TK 621: Chi phí NVL trực tiếp Đơn vị không sử dụng TK 151: Hàng mua đang đi đường Hiện tại kế toán của công ty chưa thực hiện đối chiếu đối hàng tháng giữa bảng tổng hợp chi tiết NVL với sổ kế toán tổng hợp. Công ty chỉ in các bảng kê và các nhật ký - chứng từ một lần vào cuối năm. Đến khi đó sổ cái được đối chiếu với các bảng tổng hợp chi tiết. 2.2.Hạch toán thu mua và nhập kho NVL 2.2.1 Tổ chức thu mua NVL Hàng tháng phòng kế hoạch lập kế hoạch mua sắm vật tư và tổ chức thu mua vật tư theo kế hoạch đó, trong phòng có một cán bộ làm công tác cung ứng vật tư. Cán bộ cung ứng có trách nhiệm trực tiếp đi thu mua vật liệu. Nguyên vật liệu của Công ty hoàn toàn được mua ngoài, một số loại gỗ đặc biệt Công ty phải nhập từ nước ngoài, số còn lại công ty mua của các đơn vị bán sỉ trong nước, riêng đối với nguyên liệu để sản xuất cót nan thì Công ty phải đặt mua trực tiếp với từng gia đình ở các làng nghề ven Hà Nội. Đối với nguyên liệu gỗ nhập khẩu : Công ty thường nhập của một số Nhà cung cấp quen thuộc trong nhiều năm ở các nước Lào, Campuchia, Nam phi… Dựa vào kế hoạch mua vật tư, Ban giám đốc lập đơn đề nghị xem báo giá của các đối tác, sau đó lựa chọn nhà cung cấp, tiếp đến thoả thuận ký kết hợp đồng mua bán, nhân viên kế toán đến ngân hàng Agribank Láng hạ mở LC, cán bộ thu mua lên cửa khẩu làm các thủ tục hải quan để nhận hàng rồi thuê xe chở về kho công ty. Đối với nguyên liệu gỗ mua trong nước thường là các loại gỗ xẻ, gỗ ép…Công ty chủ yếu mua của các nhà cung cấp quen thuộc như Công ty TNHH Hưng Hà, Công ty Cổ phần Thương Mại & Sản Xuất Ngọc Diệp… Đối với nguyên liệu tre, cót, nan, đồ thủ công mỹ nghệ: mua ở các làng nghề thủ công cũ thì cán bộ cung ứng vật tư sẽ lập giấy tạm ứng để tạm ứng tiền mua vật tư rồi đi thu mua theo đặt hàng trước đối với từng hộ gia đình, trong trường hợp này không có hoá đơn mua hàng, cán bộ vật tư chỉ lập bảng kê mua hàng liệt kê tên hàng, số lượng, giá mua. Hiện công ty không có xe chở vật tư, công ty phải thuê ngoài để vận chuyển. 2.2.2 Thủ tục Chứng từ: Chứng từ sử dụng: hoá đơn mua hàng, hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Giao cho cán bộ cung ứng Liên 2: Giao cho người bán Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ Sơ đồ 07: Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho: người giao hàng BB kiểm nghiệm vật tư Đề nghị nhập kho Nhập liệu phiếu NK Cán bộ Cung ứng Kế toán Tài sản Ban kiểm nhân VT thủ kho Nhập VT lưu Kí nhận và ghi thẻ kho Cán bộ cung ứng đi mua vật liệu và thuê xe chở về Công ty. Tiếp theo, Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra về số lượng chất lượng và các tiêu chuẩn kỹ thuật khác, nếu đủ tiêu chuẩn như kế hoạch thì cho nhập kho, sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư và cán bộ cung ứng lập phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đó định kỳ hàng tuần thủ kho tập hợp PNK mang lên phòng kế toán để kế toán tổng hợp nhập số liệu vào máy tính. Ví dụ:Ngày 19 tháng 02 Công ty CP Trung văn dùng tiền gửi ngân hàng mua một số NVL của Công ty TNHH SX Và TM Hưng Hà, hàng về kho trong ngày, cán bộ thu mua lập phiếu nhập kho, Ban kiểm nghiệm vật tư kiểm tra chất lượng vật liệu đạt tiêu chuẩn cho nhập kho và lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư. Theo đó có các chứng từ liên quan sau cần được lập: - Hoá đơn mua hàng do bên bán giao cho cán bộ cung ứng đem về: Biểu 01: Hoá đơn GTGT HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 19 tháng 02 năm 2009 Mẫu số 01: GTKT – 3LL GH/2008B 0067984 Đơn vị bán hàng: C.TY TNHH SX VÀ TM HƯNG HÀ Địa chỉ: Liên Trung - Đan Phượng - Hà Tây Số tài khoản: Điện thoại: Mã số: 0500495350 Họ tên người mua hàng: Trịnh Xuân Hoà Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Trung Văn Địa chỉ: Xã Trung Văn - Từ Liêm – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: chuyển khoản Mã số: 0100102943 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gỗ thông xẻ M3 37 2.500.000 92.500.000 2 Gỗ xẻ N 4+6 M3 22 3.700.000 81.400.000 Cộng tiền hàng 173.900.000 Thuế suất GTGT:10% Ti ền thu ế GTGT: 17.390.000 Tổng cộng tiền thanh toán 191.290.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm chín mươi mốt nghìn hai trăm chín mươi đồng Người mua hàng (Ký ghi rõ họ, tên) Người bán hàng (Ký ghi rõ họ, tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên) Biểu 02: Phiếu nhập kho Đơn vị: ……... Bộ phận:…….. PHIẾU NHẬP KHO Ng ày 19 th áng 02 n ăm 2009 Mẫu số: 01- VT Theo QĐ số 5/2006/QĐ-BTC ngày20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng BTC Nợ:....... Có......... Số:24 Họ, tên người giao hàng: TRịnh Xuân Hoà Theo: H Đ số 67983 ngày 14 tháng 02 năm 2009 của Cty TNHH SX và TM Hưng Hà Nhập tại kho: Kho gỗ Địa điểm: Trung Văn - T ừ Liêm - HN S ố TT Tên, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá. Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 2 Gỗ thông xẻ Gỗ xẻ N 4+6 VAT 10% M3 37 22 2.500.000 3.700.000 92.500.000 81.400.000 17.390.000 Cộng 191.290.000 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm chín mươi mốt triệu hai trăm chín mươi nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 14 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Biểu 03: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Đơn vị: …………. Bộ phận:………… Mẫu số: 01- VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 19 tháng 02 năm 2009 số 05 - Căn cứ Quyết định số 54 ngày 19 tháng 02 năm 2009 của Giám đốc Công ty cổ phần Trung Văn - Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông Nguyễn Văn Chung………..Chức vụ: NV kỹ thuật…..Trưởng ban + Ông Nguyễn Văn Ninh …………Chức vụ: Thủ kho ………..Uỷ Viên + Bà Trần Thị Thanh Nga…………Chức vụ: Cán bộ cung ứng..Uỷ Viên Đã kiểm nghiệm các loại: Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng quy cách Số lượng không đúng quy cách 1 Gỗ thông xẻ 52 Toàn bộ M3 37 37 0 2 Gỗ xẻ N 4+6 73 Toàn bộ M3 22 22 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: vật tư đủ tiêu chuẩn Đại diện kỹ thuật (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Trưởng ban (Ký, họ tên) 2.2.3 Trình tự ghi sổ kế toán nhập vật liệu Dựa vào các chứng từ đã lập ở trên kế toán và thủ kho tiến hành ghi chép và cập nhật số liệu vào máy tính. Tại kho: Thủ kho lập thẻ kho theo dõi chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu Biểu 04: Thẻ kho Đơn vị: …………. Bộ phận:………… Mẫu số: S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: tháng 3/2009 Tờ số:3 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Gỗ thông xẻ Đơn vị tính: m3 Mã số:VLC52 S TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 1 Tồn kho đầu kỳ 2 2 19/02 PNK 24 Mua ngoài nhập kho 19/02 37 ……………. Đơn vị: …………. Bộ phận:………… Mẫu số: S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ: tháng 3/2009 Tờ số:3 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Gỗ xẻ N 4+6 Đơn vị tính: m3 số: VLC57 S TT Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 1 Tồn kho đầu kỳ 3 2 19/02 PNK 24 Mua ngoài nhập kho 19/02 22 ……….. Tại Phòng kế toán: Kế toán căn cứ vào các chứng từ để tiến hành nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán sẽ chuyển số liệu vào sổ chi tiết nguyên vật liệu. Nếu cần thiết cuối tháng in ra để kiểm tra. Tuy nhiên thông thường tại công ty cuối năm mới in ra các sổ sách kế toán. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ theo dõi chi tiết cho từng loại vật liệu tại từng kho vừa theo số lượng vừa theo giá trị. Tiếp theo ví dụ trên, nghiệp vụ nhập kho nguyên liệu này sẽ được vào sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ như sau. Biểu 05: Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ Đơn vị: …………. Bộ phận:………… Mẫu số: S12-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Năm: 2009 Tài khoản: 152 Tên kho: Kho gỗ Tên nguyên vật liệu: Gỗ thông xẻ Đơn vị tính: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu kỳ 2380 2 4760 PNK 24 19/02 Mua NVL nhập kho 112 2500 37 92.500 …….. Sổ này có …trang, đánh số từ trang 01 đến trang … Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Năm: 2009 Tài khoản: 152 Tên kho: Kho gỗ Tên nguyên vật liệu: Gỗ xẻ N 4+6 Đơn vị tính: 1000đ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú SH NT SL TT SL TT SL TT Số dư đầu kỳ 3670 3 11010 PNK 24 19/02 Mua NVL nhập kho 112 3700 22 81.400 ……………… Sổ này có …trang, đánh số từ trang 01 đến trang … Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Biểu 06: Bảng tổng hợp chi tiết NVL Đơn vị: …………. Địa chỉ:………… Mẫu số: S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU Tài khoản:152 Tháng 02 năm 2009 STT Tên vật liệu Số tiền Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ 1 14 15 …. Gỗ thông xẻ Gỗ N 4+6 4.760 11.010 92.500.000 81.400.000 74.814.000 61.320.800 22.446.000 31.089.200 …. Công ty có ba hình thức thanh toán với nhà cung cấp: thanh toán ngay bằng tiền mặt, hoặc tiền gửi ngân hàng, thanh toán chậm, ứng tiền trước cho nhà cung cấp và khi hàng về kho Công ty thì thanh toán trừ tạm ứng. +) Thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng: Trong một số trường hợp số lượng vật liệu ít, giá trị nhỏ, hoặc mua của Nhà cung cấp mới, … Công ty thường phải thanh toán ngay. Sau khi hàng về nhập kho, dựa vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho kế toán tính ra số tiền phải trả cho người bán. Kế toán viết phiếu chi tiền mặt có sự phê duyệt của thủ trưởng đơn vị, rồi chuyển cho thủ quỹ thanh toán cho người giao hàng. Nghiệp vụ này được ghi vào sổ nhật ký chứng từ số 1. Tiếp ví dụ trên kế toán căn cứ vào Hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho kế toán định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 112 Sau đó kế toán tổng hợp nhập số liệu vào máy tính. Máy tính sẽ tự động kết chuyển vào Nhật ký chứng từ số 1, Biểu 07: Nhật ký chứng từ số 1 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có tài khoản 111- Tiền mặt Tháng 02 năm 2009 Đơn vị 1000đ Số TT Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các tài khoản 111 … 133 … 152 153 … Cộng có TK 111 1 19/02 17.390 173.900. 191.290 …. … … … … … … … … … Đã ghi Sổ cái ngày … tháng năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Nếu thanh toán ngay bằng chuyển khoản thì kế toán viết uỷ nhiệm chi (4liên), khi uỷ nhiệm được giám đốc duyệt thì kế toán mang đến ngân hàng Agribank chi nhánh Láng hạ để làm thủ tục thanh toán. Cho tới khi kế toán nhận được giấy báo nợ thì cập nhật vào máy tính, máy tính sẽ chuyển số liệu vào nhật ký chứng từ số 2. Biều 08: Nhật ký chứng từ số 2 Đơn vị: …………. Địa chỉ:………… Mẫu số: S04a1-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 Ghi có tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng Tháng 02 năm 2009 Đơn vị 1000đ Số TT Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các tài khoản 111 … 133 … 152 153 … Cộng có TK 111 1 19/02 17.390 173.900. 191.290 …. … … … … … … … … … Đã ghi Sổ cái ngày … tháng năm 2009 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày tháng năm 2009 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) +)Trường hợp thanh toán chậm: Khi mua NVL của một số nhà cung cấp quen thuộc thì Công ty thường được hưởng một thời gian tín dụng tuỳ theo giá trị của lô hàng. Trung bình là từ 20 đến 30 ngày. Trong trường hợp này, kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán, nhật ký chứng từ số 5. Ví dụ: Trong tháng 3/2009 Công ty mua một số nguyên vật liệu chưa thanh toán cho người bán. Kế toán mở sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo dõi công nợ đối với từng nhà cung cấp thường xuyên, và một sổ chi tiết thanh toán với người bán tập hợp chung cho tất cả những nhà cung cấp vãng lai. Cuối tháng lấy số liệu tổng cộng từ các sổ chi thanh toán với người bán để ghi vào nhật ký chứng từ số 5 Biểu 09: Sổ chi tiết thanh toán cho người bán SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Đối tượng : Công ty thương mại Tuấn Hằng Đơn vị: 1000đ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diến giải TK đối ứng Thời hạn được CK Số phát sinh Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có 2/3 4/3 ……. …….. HĐGTGT PNK 45 Giấy báo Nợ ……… …… 02/3 4/3 - Số dư đầu kỳ - Số phát sinh trong kỳ …….. Mua sơn gỗ, chưa thanh toán cho người bán Chi thanh toán tiền mua đinh cho người bán ………………….. 152 133 331 331 112 20 ngày 15.000 1500 95.000 16.500 95.000 ….. …….. Cộng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 Ghi có Tài khoản 331 - phải trả cho người bán Tháng 3 năm 2009 Số TT Tên đơn vị hoặc người bán Số dư đầu kỳ Ghi có TK 331, Ghi nợ các TK Theo dõi thanh toán (ghi nợ TK 331) Số dư cuối tháng Nợ Có 152 153 ……. Cộng Có TK 331 .... 450.0000 Cộng ..... +) Trường hợp thanh toán trừ tạm ứng. Sau khi ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu, Công ty phải tạm ứng cho người bán (kế toán lập phiếu chi tiền mặt hoặc lập lệnh chuyển tiền) khi nhận hàng thanh toán nốt số còn lại bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Định khoản : a) Nợ TK 331 Có TK 111, 112 b) Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán cho người bán, và nhật ký chứng từ số 5. Ngoài ra còn Trường hợp cán bộ cung ứng tạm ứng tiền đi thu mua NVL, đầu tiên dựa vào kế hoạch mua NVL, cán bộ cung ứng lập giấy đề nghị tạm ứng trình thủ trưởng xét duyệt. Sau khi thủ trưởng duyệt thì kế toán lập phiếu chi với đầy đủ chữ ký, thủ quỹ giao tiền cho cán bộ cung ứng. Nợ TK 141 Có TK 111 Cán bộ cung ứng đi mua NVL thuê xe chở về kho, lập giấy đề nghị thanh toán kèm hoá đơn mua hàng trình giám đốc duyệt. Khi giám đốc duyệt thì kế toán mới làm thủ tục thanh toán tạm ứng. Từ Phiếu nhập kho kế toán ghi định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331 Kế toán lập phiếu thu hoàn ứng: + Số tiền thu hoàn ứng là số đã tạm ứng nếu số tiền đã tạm ứng nhỏ hơn số tiền mà cán bộ cung ứng thực tế chi ra để mua hàng. Khi đó kế toán phải lập phiếu chi để thanh toán cho nhà cung cấp a) Nợ TK 111: Số tiền đã tạm ứng Có TK 141 b) Nợ TK 331: Số tiền hàng Có TK 111 + Nếu số tiền hàng nhỏ hơn số tạm ứng, thì số tiền thu hoàn ứng là bằng số tiền hàng. Kế toán lập phiếu thu để thu từ người đi mua hàng cho đủ số đã tạm ứng Nợ TK 111: Số tiền mua hàng thực tế Có TK 141: Phiếu thu bổ xung: Nợ TK 111: Số tiền đã tạm ứng - số tiền mua hàng thực tế Có TK 141 Kế toán lập phiếu chi thanh toán tiền hàng: Nợ TK 331 Có TK 111. Các chứng từ này được sử dụng để ghi vào sổ Nhật ký chứng từ số 1, Bảng kê số 1, Nhật ký chứng từ số 10, Sổ chi tiết thanh toán với người bán, cuối tháng lấy số liệu tổng cộng vào Nhật ký chứng từ số 5. Ví dụ: kế toán tạm ứng cho ông Trịnh Xuân Hoà đi mua cót nan, số tiền 20 triệu đồng. Số tiền Ông Hoà thực tế chi ra để mua là 20.500.000 đ. Kế toán lập các chứng từ như đã trình bày ở trên, rồi ghi vào sổ sách như sau: Sổ chi tiết thanh toán với người bán và Nhật ký chứng từ số 5 ghi tương tự như trên. Dưới đây là nhật ký chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 10 Biểu 10: Nhật ký chứng từ số 1 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 Ghi có tài khoản 111- Tiền mặt Tháng 02 năm 2009 Đơn vị 1000đ Số TT Ngày Ghi Có TK 111, Ghi Nợ các tài khoản 111 … 141 … 152 331 … Cộng có TK 111 21 26/2 20.000 …. … … … … … … … … … 32 28/2 20.500 …. …. Biểu 11: Bảng kê số 1 BẢNG KÊ SỐ 1 Ghi nợ tài khoản 111- Tiền mặt Tháng 02 năm 2009 Đơn vị 1000đ Số TT Ngày Ghi Nợ TK 111, Ghi Có các tài khoản 111 … 141 … 152 331 … Cộng có TK 111 36 28/2 20.000 …. … … … … … … … … … Biều 12: Nhật ký chứng từ số 10 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 10 Ghi Có TK 141 STT Diễn giải số dư đầu tháng Ghi Nợ TK 141, ghi có các TK 111 Ghi Có TK 141, Ghi nợ các TK Số dư cuối tháng Nợ Có 111 …. 111 Nợ Có …… … … … … … … … … 3 Tạm ứng 20.000 …. … …. …. ….. ….. .. ….. …. …. 7 Hoàn tạm ứng 20.000 2.3 Hạch toán xuất kho NVL 2.3.1 Thủ tục xuất kho: Do đặc điểm của công ty là sản xuất theo đơn đặt hàng, nên khi Công ty nhận được đặt hàng thì tiến hành xuất kho NVL cho sản xuất. Số lượng, chủng loại vật liệu xuất kho tính toán dựa trên định mức tiêu hao NVL và theo yêu cầu của khách hàng trong đơn đặt hàng. Thủ tục, chứng từ: Sau khi ký hợp đồng cung cấp hàng hoá, hợp đồng hàng hoá sẽ được chuyển đến bộ phận sản xuất, bộ phận sản xuất căn cứ vào định mức tiêu hao NVL để xác định số vật liệu cần sử dụng, sau đó lập phiếu đề nghị xuất kho trình lên Ban giám đốc. Ban giám đốc xem xét duyệt đề nghị xuất kho và lập lệnh xuất kho. Cán bộ cung ứng vật tư đem Phiếu đề nghị xuất kho và lệnh xuất kho đến kho, thủ kho xem xét và tiến hành xuất kho. Cán bộ cung ứng lập phiếu xuất kho. Thủ kho tiến hành xuất kho sau đó ghi số lưọng thực xuất kho vào phiếu xuất kho sau đó sử dụng phiếu xuất kho ghi thẻ kho rồi chuyển lên cho kế toán tổng hợp nhập vào máy tính. Phiếu xuất kho Vật tư được lập 3 liên. Một liên giao cho cán bộ phòng sản xuất (người nhận hàng giữ), một liên lưu ở kho, một liên lưu tại phòng kế toán. Sơ đồ 08: Sơ đồ luân chuyển phiếu xuất kho: Phòng cung ứng vật tư Cung ứng Đơn vị sản xuất Kế toán Tài sản thủ kho Nhập liệu xuất kho và ghi thẻ kho phiếu XK Duyệt lệnh xuất Đề nghị xuất kho Giám đốc NV XK lưu Do công ty sử dụng phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ để tính giá NVL xuất kho, nên việc tính giá NVL xuất kho được thực hiện vào cuối tháng. Khi nhận được lệnh xuất kho, cán bộ cung ứng lập phiếu xuất kho thực hiện việc xuất kho NVL, giá xuất kho đựơc tính theo giá bình quân nên trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng. Đến cuối tháng, căn cứ vào số liệu tồn đầu tháng và nhập trong tháng, kế toán xác định giá bình quân một đơn vị NVL mới ghi đơn giá và tính thành tiền trên phiếu xuất kho. NVL xuất kho chủ yếu để sản xuất sản phẩm, ngoài ra một số để phục vụ hoạt động quản lý. 2.3.2 Trình tự ghi sổ kế toán xuất kho NVL: Tương tự như nghiệp vụ nhập kho: Tại kho : thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho ghi vào thẻ kho Tại phòng kế toán : kế toán theo dõi NVL xuất trên sổ chi tiết nguyên vật liệu, cuối tháng kế toán lấy số tổng cộng trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu đê lập bảng tổng hợp chi tiết vật tư, lập bảng phân bổ nguyên vật liệu từ đó làm căn cứ để ghi vào bảng kê số 4, bảng kê số 5. Số liệu tổng cộng trên hai bảng kê này được ghi vào nhật ký chứng từ số 7, sau đó lập sổ cái TK 152. Biểu 02: Phiếu xuất kho Đơn vị: ……... Bộ phận:…….. PHIẾU XUẤT KHO Ng ày 14 th áng 02 n ăm 2009 Mẫu số: 01- VT Theo QĐ số 5/2006/QĐ-BTC ngày20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng BTC Nợ:....... Có......... Số:04 Họ, tên người giao hàng: TRịnh Xuân Hoà Theo: H Đ số 67983 ngày 14 tháng 02 năm 2009 của Cty TNHH SX và TM Hưng Hà Nhập tại kho: XN mộc và TTNT Địa điểm: Trung Văn - T ừ Liêm - HN S ố TT Tên, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm hàng hoá. Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 1 2 Gỗ thông xẻ Gỗ xẻ N 4+6 M3 30 22 2.493.800 3.696.000 74.814.000 61.320.800 Cộng 136.134.800 Tổng số tiền (viết bằng chữ): một trăm chín mươi mốt triệu hai trăm chín mươi nghìn đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Ngày 14 tháng 02 năm 2009 Người lập phiếu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Hàng ngày kế toán thu nhận các chứng từ xuất kho sau đó kiểm tra, đối chiếu và định khoản. Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho ngày 28 tháng 02 năm 2009 tại kho gỗ kế toán nhập dữ liệu vào máy tính và máy tính tự động tính giá cho vật liệu xuất kho theo phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán in ra bảng tình hình xuất vật tư cho từng xí nghiệp. Xuất kho 2 loại vật liệu Gỗ thông xẻ và Gỗ xẻ N 4+6 với số lượng lần lượt là 30m3 ; 23m3. Giá đơn vị bình quân gỗ thông xẻ = = 2493.8 4.760 + 92.500 2 + 37 Giá thực tế xuất kho gỗ thông xẻ = 30 x 2493.8 = 74.814 (nghìn đồng) Tính toán tương tự đối với gỗ N4+6 Định khoản: Nợ TK 621: 136.134.800 Có TK 152: 136.134.800 Đến cuối tháng kế toán tập hợp các chứng từ có liên quan để lập bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Trên cơ sở bảng này và nhật ký chứng từ số 5 kết toán lập sổ cái 152, Đến cuối tháng kế toán lập bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Bảng 02: Bảng phân bổ NVL, CCDC BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 02 năm 2009 STT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng (ghi nợ các TK) TK 152 TK 153 TK…. 1 2 3 Chi phí NVLTT - Xưởng Cót nan - Xưởng mộc - Xưởng ván sàn Chi phí sản xuất chung - Xưởng Cót nan - Xưởng mộc - Xưởng ván sàn Chi phí quản lý doanh nghiệp ……………….. 450.606.300 185.455.750 542.123.242 46.798.231 8.265.259 22.734.741 15.798.231 15.253.459 Cộng Từ bảng phân bổ số 2 ghi vào bảng kê số 4. Bảng 03: Bảng kê số 4 BẢNG KÊ SỐ 4 (Trích) Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng Tháng 02 năm 2009 STT Ghi có các TK Các TK ghi nợ TK 152 TK 153 TK…. 1 2 3 5 TK 154 TK 621- Chi phí NVLTT - Xưởng Cót nan - Xưởng mộc - Xưởng ván sàn ………………… Chi phí sản xuất chung - Xưởng Cót nan - Xưởng mộc - Xưởng ván sàn ……………….. ……….. 450.606.300 185.455.750 542.123.242 46.798.231 8.265.259 22.734.741 15.798.231 ………. Cộng Bảng 03: Bảng kê số 5 BẢNG KÊ SỐ 5 (Trích) Tập hợp: - Chi phí đầu tư XDCB - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 02 năm 2009 STT Ghi có các TK Các TK ghi nợ TK …. TK 152 TK…. 1 19 …. ………………………………… Chi phí vật liệu quản lý ……………………… …… 15.253.459 …. Cộng Bảng 04: Nhật ký chứng từ 7 NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 (trích ) Tháng 02 năm 2009 Số TT Các TK ghi có Các TK ghi Nợ 152 ………………… …………………… 621 627 642 1.188.185.292 46.798.231 15.253.459 Bảng 05 : Sổ cái TK 152 SỔ CÁI Tài khoản 152 Số dư đầu năm Nợ Có 2.120.320.369 Ghi Có TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ………….. Cộng 111 112 331 90.645.123 1.453.896.256 328.143.513 56.143.000 1.320.185.000 196.436.000 Cộng số phát sinh Nợ 1.872.693.892 1.572.764.000 Tổng số phát sinh Có 2.756.235.246 1.188.185.292 Số dư cuối tháng Nợ Có 1.237.779.015 1.622.357.813 2.4 Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê: Các quy định của công ty: Công ty thực hiện kiểm kê kho một năm 2 lần để đánh giá tình hình bảo quản, quản lý và ghi chép vật liệu có chính xác không, đồng thời có quyết định điều chỉnh kịp thời những sai sót, chênh lệch giữa thực tế tồn kho với sổ sách và có biện pháp xử lý quy trách nhiệm cá nhân liên quan, nâng cao hiệu quả quản lý tài sản công ty. Trình tự tiến hành kiểm kê: Lập ban kiểm kê Chuẩn bị dụng cụ tiến hành kiểm kê: thước đo độ dài, cân, một số dụng cụ khác Thông báo kiểm kê với thủ kho trước một ngày Tiến hành kiểm kê, cân đo, xem xét từng danh điểm vật liệu, xác định số lượng tồn kho hiện tại và chất lượng của vật liệu trong kho. Đối chiếu kết quả kiểm kê với sổ sách, xác định chênh lệch thừa thiếu. Lập biên bản kiểm kê. Nếu xảy ra chênh lệch thừa thiếu thì ban kiểm kê tiếp tục tìm hiểu nguyên nhân, sau đó trình biên bản kiểm kê lên ban quản trị và trình bày nguyên nhân xảy ra chênh lệch. Ban quản trị xem xét và xác nhận nguyên nhân sau đó ra quyết định xử lý. Dựa vào quyết định xử lý này ban kiểm kê lập biên bản xử lý. Biên bản kiểm kê và biên bản xử lý là căn cứ để ghi vào nhật ký chứng từ số 7. Kết quả kiểm kê có các trường hợp sau: Phát hiện NVL thiếu, hư hỏng, khi chưa có quyết định xử lý Kế toán ghi định khoản: Nợ TK 1381 Có TK 152 Khi có quyết định xử lý: NVL thiếu là do lỗi của thủ kho bảo vệ không tốt làm thất thoát tài sản của Công ty, hoặc do sai sót nhập thiếu xuất thừa, quyết định trừ vào lương. NVL bị mối mọt, không sử dụng được, quyết định tính giá trị của NVL này vào thiệt hại chung của công ty (ghi tăng giá vốn). Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 334 Nợ TK 632 Có TK 1381 Từ hai định khoản này kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán một lần, số liệu sẽ được chuyển vào nhật ký số 7 dòng nợ TK 632, và dòng nợ TK 334, cột Có TK 152. Phát hiện thừa NVL: + NVL thừa là thuộc về Công ty Nợ TK 152 Có TK 711 Sau đó kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán, số liệu sẽ được chuyển vào nhật ký chứng từ 8, dòng nợ TK 152, cột Có TK 711. + NVL thừa phải trả lại cho bên bán: Nợ TK 152 Có TK 3381 Đồng Thời ghi định khoản Nợ TK 002 Bút toán này được ghi vào nhật ký chứng từ 7, dòng Nợ 152, cột có TK 3381 Ví dụ: Ngày 25/12/2008 Đơn vị tiến hành kiểm kê kho để xác định tồn kho vật liệu cuối năm. Ban kiểm kê phát hiện ra thiếu 1m3 gỗ ép giá trị là 1.700.000 đồng. Sau khi tìm hiểu nguyên nhân, ban lãnh đạo xác định là do thủ kho đã xuất thừa trong Phiếu xuất kho Số 74 ngày 13 tháng 11 năm 2008. Số vật liệu hiện đang trong quá trình sản xuất. Quyết định xử lý là phạt thủ kho theo hình thức trừ lương tháng 12/2008 số tiền 200.000 Còn lại tính vào chi phí. Biên bản kiểm kê và biên bản xử lý như sau: Kế toán định khoản: Nợ TK 1381: 1.700.000 Có TK 152: 1.700.000 Khi có quyết định xử lý: trừ lương; tính vào chi phí Nợ TK 334: 200.000 Nợ TK 632: 1.500.000. Có TK 1381: 1.700.000 Bảng 13: BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN VẬT LIỆU số:02 Thời điểm kiểm kê: 9giờ ngày 23 tháng11 năm 2008 Ban kiểm kê gồm: Ông Nguyễn Văn Hưng Chức vụ: Phó Giám Đốc Trưởng ban Ông Nguyễn Mạnh Hùng Chức vụ: cán bộ phòng kỹ thuật Uỷ viên Ông Lê Thanh Tùng Chức vụ : thủ kho Uỷ viên Đã kiểm kê kho có những mặt hàng sau: STT Tên vật liệu ĐVT Đơn giá Theo sổ KT Theo KK Chênh lệch Phẩm chất SL TT SL TT Thừa Thiếu Còn tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất SL TT SL TT 1 Gỗ lim Gỗ tròn GỗN4+6 Gỗ ép Gỗ phóc …….. M3 M3 M3 M3 M3 20 12 3.7 1.7 1.85 5 10 6 15 8 100 120 22.2 25.5 14.8 5 10 6 14 8 100 120 22.2 23.8 14.8 1 1.7 5 10 6 14 8 Cộng Đơn vị tính: 1000.000đ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHÍA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN XỬ LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU KIỂM KÊ THIẾU Căn cứ vào Biên bản kiểm kê số 02 ngày 23 tháng 11 năm 2008 Căn cứ vào Phiếu xuất kho Số 74 ngày 13 tháng 11 năm 2008 Phát hiện thiếu: 1m3 gỗ ép; đơn giá 1.700.000đ Nguyên nhân:Thủ kho Ông Lê Thanh Tùng đã xuất thừa số vật liệu này trong Phiếu xuất kho Số 74 ngày 13 tháng 11 năm 2008 Ban quản trị doanh nghiệp quyết định xử lý nghiệp vụ này như sau: - Trừ lương tháng 12 của Ông Lê Thanh Tùng: 200.000đ - Tính vào chi phí của doanh nghiệp:1.500.000đ Hà nội, ngày 20 tháng 01 năm 2009 Thủ trưởng Thủ kho Trưởng ban kiểm kê Nghiệp vụ này được vào sổ như sau: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 (trích ) Tháng 02 năm 2009 Số TT Các TK ghi có Các TK ghi Nợ 152 ………………… …………………… 632 334 1.500.000 200.000 CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU 3.1 Đánh giá chung về công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần Trung Văn: Là một công ty có nguồn gốc là một doanh nghiệp Nhà nước, chỉ sau cổ phần hoá năm 2007 công ty Cổ phần Trung Văn mới thực sự đi vào sản xuất với tính chủ động hoàn toàn, để tiếp tục phát triển trước những khó khăn chung của nền kinh tế toàn cầu hiện nay mục tiêu mà Công ty đặt ra là phải tích cực giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành để nâng cao tính cạnh tranh về giá ở cả thị trường trong và ngoài nước. Chi phí NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất của Công ty. Do vậy để thực hiện mục tiêu giảm chi phí Công ty rất chú trọng đến công tác quản lý NVL. Qua thời gian thực tập em nhận thấy một số ưu điểm và nhược điểm của công tác quản lý và Công tác kê toán NVL tại Công ty như sau: Một số ưu điểm sau: +) Công tác thu mua Công ty đã xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật tư. Mặc dù khối lượng vật tư lớn và chủng loại đa dạng nhưng công ty vẫn luôn đáp ứng đầy đủ nhu cầu cho sản xuất, không làm gián đoạn quá trình sản xuất giúp cho Công ty luôn hoàn thành đúng thời hạn các đơn đặt hàng. +) Khâu sử dụng: Nhu cầu sử dụng vật liệu ở các phân xưởng đều được bộ phận cung ứng kiểm tra xét duyệt trên cơ sở định múc chặt chẽ. Vì thế, công ty quản lý vật tư đưa vào sản xuất một cách hợp lý, tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu và giá thành sản phẩm. +) Công tác quản lý NVL tại kho: Việc quản lý NVL ở kho thực hiện tương đối tốt. Vì gỗ là loại Vật liệu có trọng lượng khá lớn và cổng kềnh nên việc bố trí các kho NVL ở gần xưởng sản xuất rất tiện lợi cho việc xuất kho chuyển vật liệu đến xưởng. Kho được xây dựng tốt với đáp ứng được các điều kiện bảo quản NVL. Thủ kho tuân thủ chặt chẽ các nguyên tắc và thủ tục giấy tờ nhập xuất kho. Thủ kho có tinh thần trách nhiệm trong việc, luôn ghi chép và phản ánh kịp thời các phát sinh nhập xuất vào thẻ kho. +) Công tác kế toán: Nhân viên kế toán tại công ty có trình độ cao nên phần hành kế toán NVL chỉ do nhân viên kế toán tổng hợp thực hiện cùng nhiều phần hành khác. Tuy số lượng công việc khá nhiều nhưng Kế toán vẫn bao quát được hết. Thường xuyên cập nhật số liệu vào máy tính nên có thể cung cấp thông tin về tình hình vật tư kịp thời. Đây là một ưu điểm nổi bật vì giảm thiểu được chi phí lương cho công ty hơn nữa nhân viên kế toán lại có thể cung cấp được thông tin tổng hợp. Công ty sử dụng phần mềm kế toán ACSOFT, đây là một phần mềm đơn giản dễ sử dụng. Phần mềm cho phép theo dõi nguyên liệu theo từng kho và quản lý nguyên vật liệu theo mã số. Cho phép tra cứu thông tin nhanh chóng. Tự động tính giá xuất kho và kết chuyển thông tin từ các chứng từ vào các số sách liên quan một cách chính xác. Đặc biệt các biểu mẫu của phần mềm được xây dựng đồng nhất với các biểu mẫu quy định của chế độ hiện hành nên dễ dàng để theo dõi kiểm tra. Hệ thống chứng từ, sổ sách mà công ty áp dụng đảm bảo theo đúng chế độ kế toán hiện hành. Các biểu mẫu hoá đơn, chứng từ được tuân thủ chặt chẽ về luân chuyển, chữ ký, số liên, lưu trữ. Kế toán sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết, phương pháp này có ưu điểm là đơn giản dễ ghi chép, dễ đối chiếu, kiểm tra. Phù hợp với quy mô của công ty. Việc áp dụng kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế của công ty, các nghiệp vụ nhập xuất kho NVL tại Công ty không quá nhiều do vậy sử dụng phương pháp này khối lượng ghi chép không quá lớn. Sử dụng phương pháp này đã đáp ứng được nhu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động vật tư và tiền vốn, đảm bảo cung cấp được thông tin nhanh chóng về tình hình tồn kho, về số NVL đang trong quá trình sản xuất cho nhà quản trị. Tuy nhiên, Công tác kế toán tại công ty vẫn còn tồn tại một số nhược điểm: Việc đối chiếu kiểm tra số lượng vật tư xuất vào các Xí Nghiệp còn chưa được thực hiện: khi nhận được vật liệu để tiến hành sản xuất các xí nghiệp có nhận được một liên của phiếu xuất kho để lưu giữ. Nhưng đến cuối tháng các Xí nghiệp đã không nhận được các số liệu của phòng kế toán về số lượng vật liệu đã xuất vào Xí nghiệp mình trong tháng như vậy, việc lưu giữ phiếu xuất kho sẽ không có tác dụng đối chiếu đồng thời các sai sót (nếu có) sẽ khó có thể phát hiện được dẫn đến việc tính sai giá thành sản phẩm sản xuất ra. Việc lưu chuyển phiếu xuất kho như hiện nay công ty đang thực hiện là chặt chẽ đảm bảo mọi nghiệp vụ đều được phê chuẩn của người có thẩm quyền. Tuy nhiên trong một số trường hợp quy định này không đáp ứng được tính kịp thời, những trường hợp xuất khẩn cấp hoặc xuất vật liệu có giá trị nhỏ thì có thủ tục này lại trở nên rườm rà, không hiệu quả. Cuối tháng, Công ty cũng không thường xuyên in ra các bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với các sổ cái. Giữa thủ kho và kế toán cũng không thường xuyên đối chiếu số liệu. Do đó có thể có những sai sót, chênh lệnh giữa việc ghi chép sổ sách ở hai nơi và chênh lệch giữa sổ sách và thực tế vật liệu trong kho mà không phát hiện được sớm và điều chỉnh kịp thời. Hiện tại công ty đang sử dụng hình thức ghi sổ kế toán là nhật ký - chứng từ. Đây là hình thức kế toán cho phép theo dõi chi tiết và chặt chẽ về mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhưng đây cũng là hình thức kế toán rất phức tạp, khối lượng sổ sách lớn. Quy mô của Công ty là vừa và nhỏ, số nghiệp vụ vật tư phát sinh không quá nhiều nên hình thức này không tỏ ra hiệu quả với quy mô của Công ty. Hơn nữa đây là hình thức kế toán không tỏ ra ưu việt trong việc sử dụng kế toán máy. Công ty chưa xây dựng sổ danh điểm vật tư mà chỉ theo dõi theo thẻ kho. Phần mềm kế toán ACSOFT có nhược điểm là chứng từ đã nhập số liệu thì rất khó sửa lại, phần mềm này chỉ cho phép xoá toàn bộ nghiệp vụ mà không cho phép sửa, và cũng không cho phép kết xuất thông tin ra các chương trình và thiết bị khác. Điều này đòi hỏi kế toán phải nhập số liệu thật chính xác. Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế bình quân gia quyền để tính giá NVL xuất kho. Theo đó, mọi nghiệp vụ xuất kho chỉ đến cuối tháng mới tính ra được giá trị NVL kho, công việc dồn về cuối tháng lại không cung cấp được thông tin nhanh chóng. 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Trung Văn Qua một quá trình tìm hiểu nghiên cứu về tình hình thực tế của công ty kết hợp với học tập kiến thức trong nhà trường em xin đưa ra một số kiến nghị như sau: Thứ nhất, Công ty nên áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung để làm đơn giản hoá công tác kế toán. Hình thức này là phù hợp với quy mô và đặc điểm của Công ty. Phòng kế toán chỉ có bốn người, nhân viên kế toán tổng hợp phải kiêm quá nhiều phần hành nên nhiều lúc có thể không theo dõi kịp thời các chỉ tiêu tài sản, nguồn vốn. Hình thức nhật ký chứng từ có khối lượng sổ sách lớn và tương đối phức tạp, mặc dù hình thức này cho phép theo dõi mọi hoạt động kinh tế tài chính của Công ty một cách chính xác và chặt chẽ nhưng hiện tại ở công ty số nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở mức vừa nên sử dụng hình thức nhật ký chung cho phép ghi chép đơn giản mà vẫn phản ánh được đầy đủ thông tin mà nhà quản trị công ty cần. Thứ hai, Công ty nên xây dựng sổ danh điểm vật tư. Lập sổ danh điểm vật tư sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán trong việc hạch toán, tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng công việc kế toán. Sổ danh điểm vật tư giúp cho việc phân loại ghi chép theo dõi các chủng loại vật tư đa dạng tại công ty dễ dàng hơn. Công ty có thể xấy dựng hệ thống nhóm và mã vật liệu trên sổ danh điểm vật liệu thống nhất với mã vật liệu trong phần mềm kế toán để thuận tiện theo dõi, kiểm tra. Dưới đây là mẫu sổ danh điểm vật tư Ký hiệu Tên nhãn hiệu, phẩm chất, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL Thứ ba, Công ty nên kiểm kê nhiều hơn, có thể là mỗi năm hai lần. Hiện công ty chỉ kiểm kê một năm một lần. Khi kiểm kê Công ty thông báo trước cho thủ kho một ngày. Chính sách này khá lỏng lẻo, tạo điều kiện cho thủ kho có thể biển thủ nguyên vật liệu. Vì vậy công ty cần tăng cường kiểm kê. Kết hợp kiểm kê bất ngờ và kiểm kê báo trước sẽ giúp cho kết quả kiểm kê khách quan trung thực hơn. Thứ tư, Kế toán trưởng cần phải quán triệt việc đối chiếu sổ sách giữa thủ kho và kế toán. Hiện nay công việc này rất ít khi được thực hiện, thủ kho theo dõi về mặt số lượng NVL, kế toán so sánh về mặt số lượng và giá trị. Việc ghi chép độc lập này có thể đảm bảo được tính khách quan nhưng hai bên không đối chiếu thường xuyên thì cũng rất khó để phát hiện ra chênh lệch hoặc khi phát hiện chênh lệch thì phải mất nhiều thời gian để lật lại tìm hiểu nguyên nhân và cũng rất khó điều chỉnh. Về phương pháp tính giá: hiện Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ đối với tất cả các loại vật liệu, phương pháp này không thật sự hợp lý vì một số loại gỗ quý Công ty chỉ mua ít lần trong năm và chênh lệch giá mua giữa các lần khá lớn. Nếu sử dụng giá bình quân thì giá thành sản phẩm sản phẩm không chính xác, điều này có thể gây ra những quyết định sai lầm về giá bán. Do vậy Công ty nên đánh dấu và theo dõi cụ thể từng lần nhập của các loại gỗ này và có thể tính giá thực tế xuất kho bằng giá thực tế nhập kho. Còn các loại vật liệu khác vẫn duy trì phương pháp tính giá xuất kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Công ty nên sử dụng thêm tài khoản 151 để phản ánh hàng mua chưa về nhưng hoá đơn đã về. Mặc dù, nghiệp vụ này ít xảy ra, nhưng việc sử dụng tài khoản 151 lại rất hữu ích, nó cho phép theo dõi về tình hình thu mua chính xác, kịp thời. Hiện tại Công ty đã sử dụng đầy đủ các loại chứng từ bắt buộc để phán ánh nghiệp vụ về NVL nhưng theo em thấy đôi khi ở phòng kế toán, ban quản trị cần thông tin về tồn kho thì kế toán tổng hợp phải mất khá nhiều thời gian mới tìm được thông tin chính xác và hệ thống. Chính vì vậy, em nghĩ Công ty nên sử dụng thêm chứng từ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ để theo dõi tình hình tồn kho NVL. Phiếu báo Vật tư còn lại cuối kỳ có mẫu như sau: PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Số: Bộ phận sử dụng:………………………….. STT Tên, hãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT SL Lý do: còn sử dụng hay trả lại Trong điều kiện nền kinh tế hiện nay, giá cả các yếu tố đầu vào thay đổi bất thường. Giá nhập khẩu NVL gỗ trong năm 2008 cũng có những thay đổi lớn so với năm 2008. Vì thế công ty cần xem xét đến việc biến đổi giá NVL do tác động của giá thị trường hoặc do NVL dự trữ trong kho lâu ngày bị giảm giá trị, Công ty cần lập dự phòng giảm giá cho một số loại vật liệu gỗ nhập khẩu nhạy cảm với những biến động giá thị trường. Có theo dõi sát sao như vậy thì giá trị hàng tồn kho trên báo cáo tài chính mới thể hiện gía trị thực tế của NVL nằm trong kho. Để lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, cuối năm sau khi kiểm kê kho vật liệu thì ban kiểm kê lập và trình bày biên bản kiểm kê, trong đó phải đánh giá được chất lượng vật liệu trong kho, ban quản trị công ty căn cứ vào đó lập biên bản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đồng thời kế toán lập bảng kê chi tiết dự phòng vật tư, có mẫu như sau: BẢNG KÊ CHI TIẾT DỰ PHÒNG VẬT TƯ Kho: Năm: STT Tên vật tư số lượng Đơn giá ghi sổ Đơn giá thực tế Số cần lập dự phòng Tổng tồn cuối kỳ TK sử dụng để hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: TK 159 3.3 Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu: Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể gây nên biến động lớn đối với tổng chi phí sản xuất của Công ty, do vậy tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu góp phần làm giảm giá thành, tăng sức cạnh tranh cho sản phẩm của công ty trên thị trường. Để sử dụng NVL hiệu quả có thể áp dụng các biện pháp sau: Trước hết cán bộ cung ứng phải theo dõi sát sao giá cả thị trường, khảo sát tìm hiểu những nguồn cung cấp có thể tiết kiệm được chi phí nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng. Để tăng cường hiệu quả sử dụng vật tư công ty cần phải xây dựng định mức dự trữ và định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm. Định mức này được xây dựng hợp lý, chính xác sẽ giúp cho việc lập kế hoạch thu mua ngay từ đầu năm chính xác giúp cho Công ty chủ động về NVL, tính toán khối lượng vật tư cần mua hoặc cần xuất kho sản xuất chính xác, tiết kiệm nguyên liệu và dễ theo dõi số lượng vật tư trong kho. Tuy nhiên công việc đưa ra được một định mức chính xác, phù hợp là rất khó khăn. Cán bộ phòng kỹ thuật cần xuống xưởng sản xuất để đo đạc tính toán xem giữa định mức tiêu hao NVL đã xây dựng so vói thực tế chênh lệch bao nhiêu và điều chỉnh sao cho chính xác nhất. Hiện nay nguyên vật liệu của Công ty hoàn toàn mua ngoài. Giá nhập tương đối cao. Trong đó một số loại Công ty có thể tự chế biến được, chẳng hạn như gỗ ép. Công ty có đã có sẵn mùn cưa để chế biến loại vật liệu này hơn nữa loại vật liệu này ngày càng được sử dụng nhiều thay thế vật liệu tự nhiên do vậy Công ty nên đầu tư máy móc để tự sản xuất. Nguyên vật liệu gỗ trong nước ngày càng khan hiếm, tuy nhiên để nhập khẩu nguyên liệu thì thủ tục khá phức tạp lại tốn kém chi phí vận chuyển nên giá cũng khá cao thêm vào đó số lượng hàng nhập khẩu của Công ty không quá lớn. Vì vậy Công ty cần so sánh giữa việc tự mua hàng nhập khẩu hay mua lại của các nhà cung cấp gỗ nhập khẩu. Tính toán kỹ lưỡng có thể thấy mua lại của các nhà cung cấp trong nước có thể kiệm thời gian và thủ tục. Trong trường hợp Công ty cần nguồn cung NVL gấp thì nên xem xét mua lại của các nhà phân phối trong nước. Trong khâu bảo quản NVL gỗ cần chú tới các biện pháp xử lý trước khi cho vào kho dự trữ, chẳng hạn như: quét sơn chống mọt, thuốc chống mục, đối với nguyên liệu tre, cót thì cần được phơi khô trước khi cho vào kho. Mặt hàng gỗ ngoài yêu cầu về loại gỗ, chất lượng gỗ thì mẫu mã sản phẩm cũng là một yếu tố hết sức quan trọng. Vì thế Công ty cũng nên chú ý nhiều hơn một số loại vật liệu phụ hay phụ liệu trang trí chẳng hạn như các loại sơn, bổ xung thêm nhiều loại sơn chất lượng tốt để nâng cao giá trị thẩm mỹ cho các sản phẩm.. Ngoài ra, Công ty cũng cần chú ý đến hệ thống máy móc dây truyền công nghệ. Một số loại máy bào đã cũ, không đảm bảo được độ nhẵn bóng cho sản phẩm mà còn tiêu tốn khá nhiều nhiên liệu. Các máy này có thời gian sử dụng lâu, đã khấu hao hết. Công ty có thể xem xét phương án mua máy bào mới. Và đổi mới máy móc công nghệ mới có hệ số sử dụng NVL cao, nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, nâng cao năng suất lao động. Một biện pháp khác để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL là Công ty cần phải có chính sách xây dựng đội ngũ Công nhân có trình độ tay nghề cao, đồng đều. Một khi, các thợ mộc có tay nghề cao thì sẽ hạn chế được số sản phẩm sai hỏng. Đội ngũ thợ mộc đóng vai trò rất quan trọng, chính sự khéo léo tỷ mỷ của họ làm nên chất lượng sản phẩm và uy tín cho Công ty. Công ty có thể bố trí sắp xếp cho những công nhân mới làm cùng với những người đã có tay nghề vững, qua quá trình làm việc họ có thể hỗ trợ nhau, người mới có điều kiện để học hỏi và dần trở nên thành thạo. Chính vì tầm quan trọng của các thợ mộc tay nghề cao nên Công ty cần phải có chế độ đãi ngộ thoả đáng để họ yên tâm làm việc lâu dài cho Công ty. Chẳng hạn như Công ty cũng cần có những chính sách lương bổng và bảo hiểm để tạo điều kiện cho công nhân có đời sống ổn định. Bên cạnh đó công ty cũng phải thường xuyên nhắc nhở ý thức tiết kiệm nguyên vật liệu cho tất cả công nhân. Chẳng hạn như ở bộ phận văn phòng, hiện nay chi phí về các vật liệu văn phòng là tương đối nhiều do nhân viên văn phòng chưa thực sử dụng tiết kiệm Phòng kỹ thuật có thể nghiên cứu để thiết kế ra các sản phẩm mà có thể kết hợp sử dụng nhiều loại vật liệu để có thể tiết kiệm được các loại vật liệu giá cao. Nhưng vẫn đảm bảo hình thức đẹp và có thời gian sử dụng lâu dài.Kết hợp sử dụng vật liệu tự nhiên và các loại gỗ nhân tạo. Đặc biệt đối với xưởng sản xuất ván sàn. Công ty cần có chính sách khen thưởng để khuyến khích công nhân tìm tòi biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu, trái lại cũng cần phải có các hình thức xử phạt đối với những công nhân thiếu thận trọng trong sản xuất làm sai hỏng những chi tiết bằng gỗ quý, không thể sửa chữa gây lãng phí nguồn nguyên liệu. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế ngày nay, áp lực cạnh tranh là rất lớn. Các Công ty lớn luôn có ưu thế về quy mô. Các Công ty vừa và nhỏ có thể phát triển, nâng cao năng lực cạnh tranh thì một yếu tố hết sức quan trọng là giảm chi phí và giá thành sản phẩm bên cạnh đó phải đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, mấu mã. Công ty Cổ phần Trung Văn là một doanh nghiệp mới thực hiện cổ phần hoá từ một doanh nghiệp Nhà nước, Công ty sản xuất và chế biến các sản phẩm từ gỗ. Chi phí NVL chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí. Do đó để đạt mục tiêu giảm chi phí thì công ty cần phải quản lý NVL một cách hiệu quả nhất. Vì thế công tác kế toán NVL có vai trò rất quan trọng. Em đã được học tập về kiến thức chuyên ngành kế toán một thời gian dài trong nhà trường. Thực tập tại Công ty Cổ phần Trung Văn là một cơ hội cho em được tiếp xúc với thực tế, để có sự so sánh và tìm hiểu phương thức vận dụng lý thuyết vào thực tế. Em nhận thấy hiện tại Công ty đã vận dụng chuẩn mực, chế độ kế toán một cách hợp lý, khoa học đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của chế độ hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế tại công ty nhằm cung cấp được những thông tin kế toán chính xác, kịp thời và tin cậy cho Ban quản trị Công ty và các Cơ quan Nhà nước. Quá trình thực tập đã tạo cho em những cơ sở căn bản để em có thể tiếp cận với công việc kế toán dễ dàng hơn sau khi ra trường. Trong chuyên đề em đã mạnh dạn trình bày một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL, nâng cao hiệu quả quản lý vật liệu. Cuối cùng em xin chân thành cám ơn sự hướng dẫn của PGS.TS Phạm Thị Gái và sự giúp đỡ của Các cô chú phòng kế toán tài chính – Công ty Cổ phần Trung Văn để em có thể hoàn thành được chuyên đề thực tập này. MỤC LỤC Lời nói đầu…………………………………………………………....Trang 1 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY Trang 3 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Trang 3 Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh Trang 6 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Trang 6 Chức năng nhiệm vụ của các phòng chức năng Trang 9 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Trang 10 Tổ chức bộ máy kế toán Trang 10 Hình thức sổ kế toán Trang 11 Đặc điểm kinh tế tài chính khác Trang 13 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUNG VĂN Trang 14 2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu và tổ chức quản lý nguyên vật liệu Trang 14 2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Trang 14 2.1.2 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu Trang 15 2.1.3 Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Trang 19 2.2 Hạch toán thu mua và nhập kho nguyên vật liệu Trang 22 2.2.1 Tổ chức thu mua nguyên vật liệu Trang 22 2.2.2 Thủ tục chứng từ Trang 23 2.2.3 Trình tự ghi sổ kế toán nhập NVL Trang 28 2.3 Hạch toán xuất kho NVL Trang 41 2.3.1 Thủ tục xuất kho Trang 41 2.4 Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê Trang 50 CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẮM HOÀN THIẸN KẾ TOÁN NVL Trang 56 3.1 Đánh giá Trang 56 3.2 Kiến nghị Trang 59 3.3 Phương hướng nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu Trang 63 Kết luận Trang 66 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 01: Bảng chỉ tiêu kinh tế tài chính Bảng 02: Bảng phân bổ NL, CCDC Bảng 03: Bảng kê số 5 Biểu 01: Hoá đơn GTGT Biêủ 02: Phiếu nhập kho Biểu 03: Biên bản kiểm nghiệm vật tư Biểu 04: Thẻ kho Biểu 05: Sổ chi tiết NVL Biểu 06: Bảng tổng hợp chứng từ, vật liệu Biểu 07: Nhật ký chứng từ số 1 Biểu 08 Nhật ký chứng từ số 2 Biểu 09: Sổ chi tiết thanh toán với người bán Biểu 10: Nhật ký chứng từ số 1 Biểu 11: Bảng kê số 1Biểu 12: Nhật ký chứng từ số 10 Biểu 13: Biên bản kiểm kê NVL Biểu 14: Biên bản xử lý NVL kiểm kê thiếu Sơ đồ 01: Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty Sơ đồ 02: Công nghệ chế biến gỗ Sơ đồ 03: Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 04: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Sơ đồ 05: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Sơ đồ 06: Trình tự ghi sổ kế toán NVL theo hình thức nhật ký chứng từ Sơ đồ 07: Sơ đồ luân chuyển phiếu nhập kho Sơ đồ 08: Sơ đồ luân chuyển phiếu xuất kho DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CPNVLTT Chi phí GĐ Giám đốc GTGT Giá trị gia tăng HĐQT Hội đồng quản trị KTT Kế toán trưởng KTTH Kế toán tổng hợp NK Nhập khẩu NKCT Nhật ký chứng từ NVL Nguyên vật liệu NV Nghiệp vụ PT Phiếu thu PC Phiếu chi PXK Phiếu xuất kho PNK Phiếu nhập kho TSCĐ Tài sản cố định XK Xuất khẩu