Hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại công ty tư vấn xây dựng Thuỷ Lợi I

ả lương cho bộ phận này cũng được thực hiện căn cứ vào số ngày công, hệ số tiền lương, hệ số thi đua... giống như đối với công nhân sản xuất và cũng được kế toán chính Xí nghiệp tập hợp trên Bảng chi phí tiền lương cho các đối tượng công trình. Kế toán tổng hợp, căn cứ vào “Thông báo thanh toán chứng từ chi tiêu cho Xí nghiệp” của kế toán khối Xí nghiệp và các chứng từ gốc sẽ tiến hành hạch toán chi tiết và tổng hợp vào tài khoản 627 - "Chi phí sản xuất chung” chi tiết 62711 - “Chi phí tiền lương”. Đối với các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ) của cán bộ công nhân viên Xí nghiệp, Công ty không phân cấp cho các Xí nghiệp hạch toán mà trực tiếp tính toán và phân bổ tại phòng Kế toán Công ty, để đảm bảo quyền lợi của người lao động. Kế toán bảo hiểm xã hội tại Công ty hàng quý, căn cứ trên tiền lương cơ bản của cán bộ công nhân viên của Công ty sẽ tính ra số BHXH, BHYT, KPCĐ phải tính vào chi phí theo quy định. BHXH phải tính vào chi phí = 15% x hệ số x lương cơ bản BHYT phải tính vào chi phí = 2% x hệ số x lương cơ bản KPCĐ phải tính vào chi phí = 2% x hệ số x lương cơ bản Công việc này do kế toán BHXH tính toán trên máy vi tính cho từng cán bộ công nhân viên, sau đó tổng hợp số liệu gửi cho kế toán tổng hợp để phân bổ và hạch toán vào tài khoản 627 (72612) - “Các khoản trích theo lương”. Bảng 2-11: SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Từ ngày 01/09/1999 đến ngày 31/12/1999 - Tài khoản : 6271 - Tiền lương nhân viên Xí nghiệp - Công trình : Suối Dầu Chứng từ TK Số tiền SH Ngày tháng Diễn giải đối ứng Nợ Có // SDDK TB04 31/12/99 XN KS 4 - Chi tiền lương nhân viên quý IV/99 334 14.052.576 TB04 31/12/99 Trích BHXH 15% quý IV/99 3382 14.127.585 .. ... ....... ... ... Kết chuyển chi phí quý IV/99 631 31.947.517 Cộng 31.947.517 31.947.517 Căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất chung vào sổ chi tiết của các đối tượng hạch toán là sản lượng sản xuất thực tế, cụ thể: Tổng chi phí sản xuất chung cần phân bổ Sản lượng thực tế công trình Suối Dầu Chi phí sản xuất chung phân bổ cho công trình Suối Dầu Tổng sản lượng sản xuất thực tế = ¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾ x + Chi phí vật tư dùng cho quản lý Xí nghiệp (6272) Nằm trong nội dung chi phí này gồm có các văn phòng phẩm phục vụ cho công tác quản lý Xí nghiệp; các vật tư, công cụ dụng cụ dùng để trang bị phòng hộ cho các đội, tổ sản xuất, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên các máy mốc thiết bị... Chi phí vật tư sử dụng cho quản lý Xí nghiệp cũng được tổ chức hạch toán tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tức là kế toán Xí nghiệp sẽ tập hợp chi phí này và phân bổ cho từng đối tượng công trình, hạng mục công trình hoặc giai đoạn công việc. Căn cứ để hạch toán chi phí này là “Thông báo thanh toán chứng từ chi tiêu cho Xí nghiệp” của kế toán khối Xí nghiệp và các chứng từ gốc, các Bảng chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng công trình. Sổ chi tiết tài khoản 6272 - Chi phí vật tư cho quản lý Xí nghiệp cũng tương tự như sổ chi tiết tài khoản 6271 - Chi phí tiền lương nhân viên quản lý Xí nghiệp. + Chi phí khấu hao máy móc thiết bị (6274) Tài khoản 6274 được dùng để tập hợp toàn bộ chi phí khấu hao TSCĐ của Xí nghiệp trong kỳ. Công việc này được tiến hành tại phòng Kế toán Công ty. Hàng quý, kế toán TSCĐ căn cứ vào nguyên giá, giá trị còn lại, tỷ lệ khấu hao... của từng loại tài sản sẽ tính rồi lập “Thông báo khấu hao” cho từng Xí nghiệp và chuyển cho kế toán tổng hợp để hạch toán. Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính, việc tính khấu hao được tiến hành trên máy vi tính đối với từng loại TSCĐ trên cơ sở thẻ tài sản được lập. Tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I chi phí khấu hao TSCĐ được tính: Mức khấu hao bình quân năm = Nguyên giá TSCĐ * Tỷ lệ khấu hao Mức khấu hao bình quân năm Mức khấu hao bình quân mỗi quý = ¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾ 4 Mức khấu hao bình quân quý Mức khấu hao bình quân mỗi tháng = ¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾ 3 Bảng 2-12: BẢNG PHÂN BỔ KHẤU HAO Năm 1999 Số thẻ Tên Nước Số Năm đưa Nguyên Giá trị Tỷ lệ Khấu hao cơ bản Đơn vị Phân loại nguồn vốn Giá trị còn lại Tài sản Tài sản sản xuất máy vào sdụng giá còn lại KH (%) Quý I Quý II Quý III Quý IV Cộng sử dụng NS TC LD Vay đã trừ khấu hao ... ... ... ... ... ... .. ... ... ... .... .. ... ... .. .. .. .. ... 178 Máy vi tính ĐNA 1999 10.000.000 20 500.000 500.000 500.000 500.000 2.000.000 KS4 x 8.000.000 179 MVT ĐNA 1999 10.000.000 20 333.333 500.000 500.000 1.333.333 KS4 x 8.666.667 ... ... ... .. ... ... .. ... ... ... .. ... .... .... .. .. .. .. ... Cộng 25.341.695.000 271.690.959 489.043.726 326.029.151 362.254.613 1.449.018.449 21.178.923.646 Đối với những TSCĐ mới đưa vào sử dụng giữa quý thì theo nguyên tắc tròn tháng Mức khấu hao quý = Mức khấu hao tháng * Số tháng sử dụng (Số tháng £ 2) Căn cứ trên bản phân bổ khấu hao, máy tính sẽ lọc ra số chi phí khấu hao của từng Xí nghiệp, kế toán TSCĐ sẽ căn cứ vào đó đề lập Thông báo khấu hao cho từng đơn vị. Kế toán tổng hợp sau khi nhận được Thông báo của kế toán TSCĐ sẽ tiến hành phân bổ cho từng đối tượng tập hợp chi phí và ghi sổ. Sổ chi tiết tài khoản 6274 - Chi phí khấu hao máy móc thiết bị của Xí nghiệp có mẫu giống như sổ chi tiết các khoản mục chi phí sản xuất chung khác. + Các chi phí bằng tiền khác (6278) Các chi phí khác là các khoản chi trả điện nước, thuê nhà, chi tiếp khách, bưu phí điện thoại, lệ phí giao thông, vận chuyển bốc vác, các khoản công tác phí... Các chứng từ để hạch toán các khoản chi phí này là các hóa đơn, các hợp đồng, vé tầu xe, chi phí công tác khoa học, bảo hiểm tai nạn, quỹ an ninh quốc phòng... Ở Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I, các Xí nghiệp được khoán một phần chi phí khác, các chi phí liên quan đến hoạt động sản xuất của Xí nghiệp như: chi phí điện, nước, điện thoại, chi phí vận chuyển... Đến kỳ thanh toán, căn cứ các chứng từ được thanh toán (đối chiếu với Bảng tổng hợp chứng từ thanh toán), kế toán chính Xí nghiệp sẽ tiến hành lập Bảng tổng hợp chi phí khác cho các đối tượng công trình. Bảng 2-13: CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I Xí nghiệp ... TỔNG HỢP CHI PHÍ KHÁC CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG CÔNG TRÌNH Từ tháng 9 đến tháng 12/1999 Công trình Chi phí khác của tổ, đội trực tiếp sản xuất Chi phí khác cho Xí nghiệp Cộng 1. Suối Dầu 39.226.145 58.839.217 98.065.362 .... ...... ... .... Cộng 91.068.244 268.773.509 359.841.753 Kế toán chính Xí nghiệp Giám đốc Xí nghiệp Cuối kỳ hạch toán, Bảng tổng hợp chi phí khác cho các đối tượng công trình được gửi kèm các chứng từ và bảng phân bổ khác lên Công ty cho kế toán theo dõi khối Xí nghiệp, kế toán này sẽ xem xét các chứng từ duyệt các khoản chi phí hợp lý rồi chuyển cho kế toán tổng hợp để tiến hành hạch toán. Đối với các chi phí khác không phân cấp cho các Xí nghiệp hạch toán (chi phí bảo hiểm tai nạn, quỹ an ninh quốc phòng...) thì hàng ngày, kế toán tổng hợp căn cứ vào các chứng từ được chuyển đến mà ghi sổ Chứng từ ghi sổ. Cuối kỳ, kết hợp với các khoản chi phí sản xuất chung khác chưa được phân bổ như chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ; chi phí khấu hao... để tiến hành phân bổ cho các đối tượng tính giá. Tiêu thức để phân bổ là sản lượng sản xuất thực tế, cụ thể: Tổng chi phí sản xuất chung cần phân bổ Sản lượng thực tế công trình Suối Dầu Chi phí sản xuất chung phân bổ cho công trình Suối Dầu Tổng sản lượng sản xuất thực tế = ¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾¾ x Sau khi phân bổ các chi phí cho các đối tượng công trình, kế toán tổng hợp sẽ tiến hành hạch toán vào Sổ chi tiết của từng tài khoản chi tiết. Bảng 2-14: SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Từ 01/09/1999 đến ngày 31/12/1999 - Tài khoản : Chi phí nhân công trực tiếp SH: 627 - Công trình : Suối Dầu Chứng từ TK Số tiền SH Ngày tháng Diễn giải đối ứng Nợ Có // SDDK TB04 31/12/99 XN KS 4 - Chi phí khác quý IV/99 112 98.065.362 TB04 31/12/99 XN KS 4 - Chi phí vật tư quý IV/99 152 2.843.123 ..... BHXH04 31/12/99 Trích BHXH 15% quý IV/99 338 14.127.585 ....... Kết chuyển chi phí quý IV/99 631 158.594.231 Cộng 158.594.231 158.594.231 Sổ Chứng từ ghi sổ được lập riêng vào cuối kỳ. Bảng 2-15: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày Ctừ Diễn giải Số tiền TKNợ TKCó .... 31/12/1999 436 XN KS 4 - Chi phí khác quý IV/99 359.841.753 6278 112 31/12/1999 436 XN KS4 - Chi vật tư cho quản lý quý IV/99 16.171.072 6272 152 ... 31/12/1999 437 Trích Khấu hao quý IV/99 1.449.018.449 6274 214 ... Từ Chứng từ ghi sổ được lập, máy tính sẽ tự động lập các Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Cái. Bảng 2-16: SỔ CÁI CHI TIẾT TÀI KHOẢN 627 Từ ngày 01/09/1999 đến ngày 31/12/1999 Tên tài khoản : Chi phí sản xuất chung Chứng từ TK Số tiền SH Ngày tháng Diễn giải đối ứng Nợ Có // SDDK ... 436 31/12/99 XN KS 4-Chi phí khác quý IV/99 112 359.841.753 .... 441 31/12/99 Kết chuyển chi phí sản xuất chung quý IV/99 631 2.144.053.490 Cộng năm 8.576.214.061 8.576.213.961 d. Đánh giá sản phẩm dở dang tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I Ở các doanh nghiệp khảo sát thiết kế nói chung và Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I nói riêng, do chu kỳ sản xuất kinh doanh kéo dài và không ổn định, nên việc đánh giá sản phẩm dở dang thường được tiến hành định kỳ vào cuối từng quý. Theo thông lệ, chi phí khảo sát thiết kế sẽ được thanh toán sau khi công trình hoàn thành, nghiệm thu và bàn giao nên chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty chính là tổng chi phí phát sinh từ khi bắt đầu hoạt động khảo sát thiết kế đến thời điểm đánh giá. Những sản phẩm dở dang là những sản phẩm còn đang trong quá trình khảo sát chưa hoàn thành, hoặc đang trong giai đoan thiết kế, những sản phẩm chưa được nghiệm thu, tức là giá trị của sản phẩm dở dang sẽ là tổng chi phí của công việc chưa hoàn thành từ khi bắt đầu thực hiện đến thời điểm tính giá. Công thức như sau: Giá trị dở dang cuối kỳ = Giá trị dở dang đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ Như vậy, tổng giá trị dở dang cuối kỳ của Công ty sẽ là tổng giá trị dở dang cuối kỳ của các công trình chưa hoàn thành. Khoản mục chi phí này được kế toán giữ trên tài khoản 631 - “Giá thành sản xuất” cho đến khi công trình hoàn thành sẽ kết chuyển vào tài khoản 911 - “Xác định kết quả”. e. Hạch toán tổng hợp chi phí tính giá thành Tính giá cho sản phẩm hoàn thành là công tác cuối cùng của quá trình tập hợp chi phí sản xuất. Để tính giá thành được đầy đủ, chính xác, cần thiết phải sử dụng phương pháp tính giá thành thích hợp. Với đối tượng tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình hoặc giai đoạn công việc hoàn thành, Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I đã lựa chọn phương pháp trực tiếp và phương pháp tổng cộng chi phí để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành. Để tổng hợp chi phí kế toán sử dụng tài khoản 631 - “Giá thành sản xuất”. Định kỳ hàng quý, kế toán tiến hành kết chuyển các khoản mục chi phí đã tập hợp được trên các tài khoản 621, 622, 627 sang tài khoản 631 để tính giá thành cho các công trình hoàn thành trong kỳ. Việc tính giá thành công trình hoàn thành được tiến hành tương tự như đối với sản phẩm dở dang: Giá trị công trình hoàn thành = Chi phí dở dang đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ Cơ sở để tính giá công trình hoàn thành là Biên bản nghiệm thu thanh toán kinh phí khảo sát thiết kế. BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMCÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THỦY LỢI 1 Độc lập - tự do - hạnh phúc ----------------------- ----------------------------------- Số: 543 KSTK/KTKH Hà nội, ngày 26 tháng 12 năm 1999 BIÊN BẢN NGHIỆM THU THANH TOÁN KINH PHÍ KHẢO SÁT THIẾT KẾ - Công trình : Suối dầu - Giai đoạn : Khảo sát - Tỉnh : Khánh Hòa Thực hiện Hợp đồng kinh tế số 36 HĐ/KTKH ngày 05 tháng 02 năm 1999 được ký kết giữa Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I và Sở nông nghiệp tỉnh Khánh Hòa về khảo sát, thiết kế lập đồ án TKKT, BVTC Hồ chứa nước Suối Dầu. Căn cứ khối lượng thực hiện và hồ sơ đồ án - dự toán đã được phê duyệt. Hôm nay, ngày 26 tháng 12 năm 1999 CHÚNG TÔI GỒM + Đại diện bên A: Sở Nông nghiệp tỉnh Khánh Hòa - Ông : Lê Văn An - Ông : Phạm Chí Thành - Ông : Đặng Quang Tám + Đại diện bên B: Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I - Ông : Nguyễn Đình Hà - Ông : Hoàng Văn Tuấn - Ông : Phan Văn Tú Hai bên đã xem xét toàn bộ khối lượng, hồ sơ đồ án đã giao nộp cho bên A do bên B thực hiện. Hai bên đã thống nhất nghiệm thu thanh toán với nội dung cụ thể như sau: I - Khối lượng thực hiện : Bên B đã thực hiện những khối lượng chính sau đây: 1). Hoàn thành khối lượng khảo sát địa hình, địa chất tại thực địa theo đúng đề cương yêu cầu. 2). Lập báo cáo và hồ sơ khảo sát giao thiết kế sử dụng để lập đồ án công trình nộp cho A. II - Chất lượng sản phẩm : III - Về thanh toán: Căn cứ vào đơn giá và các thông tư điều chỉnh giá hiện hành của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn và của Nhà nước. Căn cứ vào khối lượng thực hiện và dự toán được phê duyệt. Kinh phí nghiệm thu thanh toán là: 692.615.000đ (Xem phụ lục kèm theo) Kinh phí trên đề nghị bên A chuyển trả kịp thời cho Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I theo tài khoản 710A-01085 - Hội sở Ngân hàng Công thương Việt nam, để bên B có kinh phí hoạt động. Biên bản này đã được hai bên nhất trí thông qua và lập thành 8 bản, mỗi bên 4 bản. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B Kế toán trưởng Kế toán trưởng Sau khi công trình được nghiệm thu (chấp nhận thanh toán), kế toán tổng hợp sẽ kết chuyển giá trị của các công trình hoàn thành thẳng từ tài khoản 631 sang tài khoản 911 - “Xác định kết quả”, đồng thời kết chuyển các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 để xác định thu nhập của doanh nghiệp trong kỳ. Bút toán trên được phản ánh vào Chứng từ ghi sổ như sau: Bảng 2-17: CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày Ctừ Diễn giải Số tiền TKNợ TKCó .... 31/12/1999 42 Kết chuyển chi phí sản xuất quý IV/99 6.257.637.525 911 631 31/12/1999 43 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp quý IV/99 1.796.239 911 642 Cơ sở để kế toán ghi các bút toán kết chuyển trên Chứng từ ghi sổ là số liệu tổng cộng trên các sổ chi tiết. Sau đó, các số liệu tổng cộng trên sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627 lại được tập hợp trên Bảng tổng hợp chi phí cho các công trình. Bảng 2-18: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ CHO CÁC CÔNG TRÌNH Từ tháng 9/1999 đến tháng 12/1999 STT Công trình Số dư Số phát sinh trong kỳ Số dư đầu kỳ Tăng Giảm cuối kỳ 1 Ayun hạ 448.130.649 180.107.036 593.893.559 34.344.126 .. ... .. ... ... ... 52 Suối Dầu 177.072.430 354.144.861 531.217.291 53 Sông Hinh 364.800.956 52.353.074 417.154.030 .. ... .. ... ... ... Cộng 9.690.619.748 6.257.637.525 12.444.482.507 3.503.774.766 Trên cơ sở các sổ chi tiết chi phí và Bảng tổng hợp chi phí cho các công trình, kế toán dễ dàng có được Bảng tổng hợp chi phí cho các công trình hoàn thành. Bảng 2-19: BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ CHO CÁC CÔNG TRÌNH HOÀN THÀNH Từ tháng 9/1999 đến tháng 12/1999 TT Công trình Chi phí lao động Chi phí vật tư Chi khác Khấu hao TSCĐ Chi phí sửa chữa TSCĐ Chi phí BHXH Cộng ... 11 Suối Dầu 168.510.698 47.893.266 98.065.362 21.780.593 17.894.941 354.144.861 12 Sông Hinh 210.526.093 40.331.497 139.145.093 2.000.000 25.151.347 417.154.030 .... TỔNG CỘNG 3.083.973.963 1.090.854.959 1.180.561.571 362.254.612 29.304.393 155.852.069 5.902.801.567 * Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp Trước đây, trong các doanh nghiệp khảo sát thiết kế nói riêng và các doanh nghiệp xây dựng cơ bản nói chung, chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho từng công trình, sau đó được kết chuyển vào tài khoản 911 để tính ra lợi nhuận (thu nhập) có được từ mỗi công trình hoàn thành. Từ năm 1999, theo quy định mới của Bộ Tài chính, chi phí quản lý doanh nghiệp không được phân bổ cho từng công trình nữa mà được hạch toán một lần vào tài khoản 911 để tính ra tổng thu nhập của doanh nghiệp trong kỳ, việc hạch toán này tuy không cho phép xác định ngay lập tức mức lãi (lỗ) của từng công trình hoàn thành nhưng lại cho phép tách biệt hai khoản chi phí đó là chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp. Tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những nội dung sau: - Chi phí nhân viên quản lý Công ty (6421) - Chi phí vật tư dùng cho quản lý Công ty (6422) - Chi phí khấu hao TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý Công ty (6424) - Thuế và lệ phí (6425) - Chi phí khác (6428) Các yếu tố chi phí này lại được chia nhỏ và phản ánh vào các tài khoản cấp 3 theo yêu cầu của công tác quản lý tại Công ty. Ví dụ: 642801 - Chi phí điện, nước, 642802 - Chi phí điện thoại, bưu phí... Việc hạch toán khoản chi phí này trên Chứng từ ghi sổ được tiến hành tập hợp và phân bổ tương tự như đối với chi phí sản xuất chung. Tuy nhiên, do không có yêu cầu quản lý chi tiết nên chi phí quản lý doanh nghiệp không được mở sổ chi tiết. Như vậy, qua toàn bộ quá trình hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành ở trên, ta có thể khái quát cách tổ chức sổ hạch toán chi phí của Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2-4: Sơ đồ tổ chức sổ hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm Bảng cân đối phát sinh Báo cáo Sổ Cái TK 621, 622, 627, 631 Sổ đăng ký CT-GS Lập CT-GS Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ chi phí : -Bảng kê chứng từ -Các chứng từ chi khác Ghi sổ chi tiết TK 621, 622, 627 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 3. Phân tích chi phí sản xuất sản phẩm khảo sát thiết kế với việc tăng cường công tác quản lý chi phí và giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I. Là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh, hoạt động độc lập, Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I ngoài chức năng của một doanh nghiệp quản lý kỹ thuật của Nhà nước còn là một doanh nghiệp sản xuất và phải luôn hướng tới mục tiêu hiệu quả, mà cụ thể nhất đó là lợi nhuận. Trong thời đại thông tin hiện nay, việc nắm bắt, xử lý và sử dụng các thông tin có ý nghĩa rất quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc thiết lập được một hệ thống cung cấp và xử lý thông tin trong nội bộ doanh nghiệp dựa trên cơ sở các thông tin kế toán, đặc biệt kế toán chi phí và giá thành sản phẩm sẽ là bước đệm quan trọng tạo nên sức cạnh tranh của một công ty. Để làm được điều đó, bên cạnh hệ thống kế toán tài chính hiện nay, Công ty có thể sử dụng công cụ của kế toán quản trị trong việc cung cấp thông tin. Các thông tin của kế toán quản trị sẽ cho phép người quản lý đánh giá được tiềm năng, cũng như thế mạnh của doanh nghiệp mình, từ đó có thể đưa ra các quyết định đúng đắn cho hoạt động của doanh nghiệp. Một trong những nội dung quan trọng của kế toán quả trị là kế toán chi phí và giá thành, trong kế toán quản trị, chi phí được xem xét dưới nhiều góc độ và được phân tích theo nhiều chỉ tiêu khác nhau vì chi phí là yếu tố đầu tiên, trực tiếp ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Thông qua phân tích chi phí và giá thành để xác định các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế, từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát sự biến động của chúng và nhờ vậy mà kiểm soát được mức lợi nhuận của doanh nghiệp. Tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I, giá thành dự toán thường là cơ sở để xác định giá trị dự toán, là giá được chỉ định thầu hay giá trúng thầu, nó sẽ là cơ sở để tiến hành thanh toán giữa Công ty và chủ đầu tư. Giá trị dự toán = Giá thành dự toán + lợi nhuận định mức Như vậy, việc tiết kiệm hay lãng phí chi phí thực tế sẽ ảnh hưởng tới sự tăng hay giảm lợi nhuận của doanh nghiệp, hay nói cách khác là giá thành thực tế sẽ quyết định mức lợi nhuận của doanh nghiệp. Mặt khác, trong những năm gần đây, công việc lập kế hoạch giá thành phụ thuộc vào việc đấu thầu của Công ty, mà tính chất của công việc này là không ổn định và thiếu chắc chắn, nên Công ty thường không tiến hành lập các chỉ tiêu kế hoạch giá thành mà sử dụng ngay giá thành dự toán làm giá thành kế hoạch. Vì vậy, việc so sánh hai chỉ tiêu giá thành dự toán và giá thành thực tế sẽ cho biết tình hình tiết kiệm chi phí, hạ giá thành và tình hình thu nhập của doanh nghiệp. Cụ thể: - Tổng giá thành toàn bộ thực tế của các công trình hoàn thành năm 1999 của Công ty là: 29.514.000.000đ - Tổng giá thành dự toán của các công trình hoàn thành năm 1999 của Công ty là: 30.888.300.000đ Như vậy, chênh lệch giữa thực tế và dự toán là: R = Vì R<100% nên Công ty đã tiết kiệm được so với dự toán một khoản chi phí là: 1.374.300.000đ. Việc so sánh trên mới chỉ cho biết việc thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm của Công ty đã tiết kiệm được chi phí sản xuất, tuy nhiên nó không cho chúng ta biết được nguồn gốc của số chi phí tiết kiệm được này. Để phân tích sâu hơn, kế toán có thể phân tích tỷ trọng của từng loại chi phí trong giá thành sản phẩm, so sánh giữa số thực hiện với số kế hoạch để biết được chi tiết tình hình thực hiện kế hoạch chi phí trong từng khoản mục giá thành. Bảng 2-20: BẢNG PHÂN TÍCH GIÁ THÀNH THỰC TẾ SO VỚI GIÁ THÀNH KẾ HOẠCH Khoản mục Kế hoạch (dự toán) Thực tế Chênh lệch chi phí Số tiền % Số tiền % Số tiền % 1. Chi phí NVL trực tiếp 2.275.980.000 7,37 3.727.087.775 7,6 1.451.107.775 63,76 2. Chi phí NC trực tiếp 12.030.180.000 38,95 11.307.904.531 38,3 -722.275.469 -6 3. Chi phí sản xuất chung 9.054.760.000 29,31 8.576.213.961 29,1 -478.546.039 -5,29 4. Chi phí QLDN 7.527.380.000 24,37 5.902.793.733 20 -1.624.586.267 -21,58 Tổng giá thành 30.888.300.000 100 29.514.000.000 100 -1.374.300.000 -4,45 Từ bảng phân tích trên ta có thể thấy rằng, khoản chi phí Công ty đã tiết kiệm được trong năm là kết quả của việc tiết kiệm các khoản chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và chi phí quản lý doanh nghiệp, mức chi phí tiết kiệm được nhiều nhất là 1.624.586.267đ của khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp, tổng mức chi phí của 3 khoản mục chi phí trên đã tiết kiệm được là 2.825.407.775đ. Tuy nhiên, theo kết quả tính được khi so sánh giá thành thực tế với giá thành dự toán, tổng mức chi phí sản xuất đã tiết kiệm được trong kỳ chỉ bằng 1.374.300.000đ, sở dĩ như vậy là do khoản chi phí nguyên vật liệu đã vượt mức là 1.451.107.775đ. Sau khi biết được khoản mục chi phí nào là nguyên nhân tạo ra số chi phí tiết kiệm được trong kỳ, ta có thể tiến hành phân tích từng khoản mục chi phí để tìm ra nguyên nhân nào đã làm cho chúng biến động. Đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Có thể thấy rằng, so với dự toán khoản mục chi phí này tăng lên 63,76% tức là đã chi vượt kế hoạch 1.451.107.775đ. Có nhiều nguyên nhân lý giải cho tình trạng đó như: do sự tăng lên đột ngột của đơn giá các loại vật tư chính, không thể dùng vật tư khác để thay thế; do công tác khảo sát thiết kế tạo ra quá nhiều phế phẩm... Nhưng nguyên nhân quan trọng nhất đó là do bị hao hụt, bị hư hỏng trong quá trình sản xuất, đặc biệt là ở giai đoạn khảo sát công trình. Công tác khảo sát thường được tiến hành tại hiện trường, nên bị chi phối bởi rất nhiều yếu tố, nhiều khi vật tư đã được tập hợp để chuẩn bị sản xuất nhưng lại không tiến hành được do mưa bão, do có những sự cố bất ngờ... Trong những trường hợp như vậy, việc bảo quản vật tư thường rất khó khăn và không đảm bảo, nhiều khi chỉ do công trình bị đình lại quá lâu, còn vật tư được tập trung tại địa điểm sản xuất không được bảo quản kỹ càng nên phải bỏ đi toàn bộ. Công ty cũng đã có nhiều biện pháp để khắc phục tình trạng này nhưng những nguyên nhân do chủ quan thì có thể khắc phục được còn những nguyên nhân khách quan, do thời tiết, địa hình thì rất khó khắc phục, việc tốt nhất có thể làm là tăng cường công tác bảo quản vật tư nhằm giảm thiểu những hao hụt mất mát có thể xảy ra. Đối với khoản mục chi phí nhân công trực tiếp Khoản mục chi phí này đã tiết kiệm cho công ty một khoản chi phí là 722.275.469đ (hay là 6%) so với giá thành dự toán ban đầu. Kết quả này có được chủ yếu là do Công ty đã có nhiều chính sách hợp lý phù hợp với nguyện vọng của người lao động qua đó nâng cao được sức sáng tạo và tinh thần lao động của cán bộ công nhân viên. Mặt khác, đó cũng là nhờ trong năm qua Công ty đã đầu tư trang bị khá nhiều các máy móc thiết bị hiện đại, nhờ đó mà năng suất lao động trong công tác khảo sát thiết kế đã được tăng lên đáng kể và lao động trực tiếp cũng được giảm nhẹ khá nhiều. Đối với khoản mục chi phí sản xuất chung Mặc dù mức tiết kiệm chi phí của khoản mục này là thấp nhất so với các khoản mục khác (5,69%) nhưng phải thấy rằng ở đây đã có sự nỗ lực rất lớn của các Xí nghiệp cũng như của Công ty. Do chuyển từ một cơ quan hành chính bao cấp sang hạch toán kinh doanh, Công ty buộc phải chấp nhận một khoản chi phí gián tiếp khá lớn. Hướng phấn đấu của Công ty trong những năm tới là từng bước giảm bớt khoản chi phí này, tuy nhiên việc thực hiện sẽ rất khó khăn. Một điểm nữa là do Công ty đã mạnh dạn tiến hành thanh lý bớt những máy móc thiết bị lỗi thời, lạc hậu, nên mặc dù trong năm qua đã có sự đầu tư hiện đại hóa tương đối lớn nhưng khoản chi phí khấu hao trong kỳ cũng không tăng lên đáng kể. Trong khoản mục chi phí sản xuất chung, các chi phí khác thường rất khó kiểm soát vì thường xuyên biến động, tuy nhiên, đây lại là yếu tố khả quan nhất trong việc hạ thấp chi phí sản xuất của Công ty. Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp Trong năm qua, riêng khoản mục chi phí này đã tiết kiệm cho Công ty 1.624.586.276đ tương đương với 21,58% so với dự toán ban đầu. Đó là nhờ Công ty đã xiết chặt công tác quản lý trong việc chi tiêu, giảm bớt những chi phí không cần thiết trong hội họp, tiếp khách và nghiệm thu bàn giao, đồng thời có các biện pháp khuyến khích tiết kiệm chi phí, nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công nhân viên trong công việc... Chính nhờ vậy mà mức tiết kiệm của chi phí này trở thành yếu tố đầu tiên, quan trọng nhất và có ý nghĩa quyết định trong kế hoạch hạ giá thành sản phẩm của Công ty. Tóm lại, hiện nay, nhờ một bộ máy tổ chức quản lý hoạt động tốt, nhanh nhạy trong cơ chế thị trường, và có biện pháp tổ chức, bố trí lao động hợp lý nên hàng năm Công ty đều hoàn thành kế hoach giá thành đặt ra cho Công ty, nhờ đó mà không ngừng tăng cường tích luỹ, ổn định đời sống cán bộ công nhân viên, nâng cao vị thế của Công ty trên thị trường. PHẦN III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I I. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I 1. Đánh giá chung Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I tính đến nay đã có trên 44 năm tuổi nghề, là một Công ty tư vấn hàng đầu của Việt nam trong lĩnh vực Thuỷ lợi, Công ty đã lập dự án khảo sát thiết kế để xây dựng ở Việt nam gần 500 hệ thống công trình Thuỷ lợi lớn nhỏ. Đạt được thành tựu trên là nhờ công sức đóng góp của gần 800 cán bộ công nhân viên đang hăng hái làm việc và rèn luyện góp phần không nhỏ trong các mũi nhọn đổi mới bao gồm các lĩnh vực khảo sát, tư vấn, thiết kế thuỷ lợi theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa của Công ty. Họ hiểu rằng, kết quả công tác tư vấn xây dựng sản phẩm là công trình; chất lượng là yếu tố hàng đầu quyết định sự tồn tại của doanh nghiệp tư vấn. Bản thân đối tượng của công việc tư vấn đã đặt ra cho mỗi thành viên làm công tác này phải lao động hết mình, phải hợp tác và cạnh tranh lành mạnh. Một điều nữa là Công ty không ngừng đổi mới và tự hoàn thiện mình về mọi mặt, đặc biệt là trong công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. Thông tin kế toán đã trở thành một nhân tố không thể thiếu được trong việc nâng cao chất lượng các mặt công tác khác, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất, lành mạnh hóa các quan hệ tài chính và nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường. Về tổ chức quản lý: Công ty đã xây dựng được một mô hình quản lý khoa học, hợp lý, có hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của nền kinh tế thị trường. Với mô hình quản lý của mình, Công ty đã chủ động trong sản xuất kinh doanh, giữ vững và ổn định đời sống của cán bộ công nhân viên, tiếp tục tăng cao mức tích luỹ và củng cố vị thế của mình trong lĩnh vực tư vấn. Về tổ chức sản xuất: Là một Công ty khảo sát thiết kế với 10 Xí nghiệp thành viên trải dài xuốt dọc miền Bắc và Trung Bộ, Công ty đã có được một mạng lưới hoạt động tương đối đồng đều và rộng khắp, sẵn sàng đáp ứng mọi công tác khi có yêu cầu. Cơ cấu tổ chức phân bố trên nhiều vùng miền nhưng với quy chế quản lý phù hợp, dân chủ (cho phép các Xí nghiệp chủ động tổ chức sản xuất và chỉ quản lý trên các mặt chi phí chung có liên quan tới quyền lợi của người lao động, của Công ty và của Nhà nước), Công ty đã phát huy được tinh thần sáng tạo và hăng say lao động của các cán bộ công nhân viên, vừa tạo cơ hội cho các Xí nghiệp tìm kiếm thêm các công trình ngoài vừa đảm bảo nâng cao tinh thần trách nhiệm của các đơn vị đối với sản phẩm của mình. Về bộ máy kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ với những nhân viên có năng lực, nhiệt tình trong công việc.. lại được bố trí hợp lý, phù hợp với trình độ, khả năng và nguyện vọng của từng người nhờ đó đảm bảo tính hiệu quả và cân đối trong công việc cũng như năng suất lao động của kế toán viên. Về tổ chức công tác kế toán: Công ty tổ chức kế toán theo hình thức hỗn hợp, vừa tập trung vừa phân tán. Hình thức này tương đối phù hợp với một doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, hoạt động sản xuất kinh doanh một loại sản phẩm trừu tượng, kỹ thuật cao. Nó cho phép Công ty vừa giảm bớt được lao động kế toán vừa đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc. Một ưu điểm khác trong công tác hạch toán kế toán tại Công ty là phần lớn công việc kế toán được thực hiện trên máy vi tính, kế toán viên chỉ cần lập một chứng từ ban đầu trên máy và máy tính sẽ tự động thực hiện các công việc tính toán, tổng hợp, lên các bảng biểu. Nhờ có hệ thống máy vi tính mà công tác kế toán tại Công ty đã được đơn giản đi rất nhiều, một mặt nó làm tăng hiệu quả, tích kiệm lao động kế toán, mặt khác nó cũng giảm bớt đi rất nhiều những sai sót trong việc hạch toán cũng như tính toán các số liệu kế toán. Về hệ thống chứng từ kế toán: Nhìn chung hệ thống chứng từ ban đầu của Công ty được tổ chức hợp pháp, hợp lệ và đầy đủ. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Bộ Tài chính đồng thời còn sử dụng một số chứng từ khác theo quy định của Công ty cho phù hợp với hoạt động sản xuất. Về hình thức sổ kế toán: Hình thức ghi sổ kế toán được áp dụng ở Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Đây là hình thức kế toán tương đối đơn giản và thuận tiện với những điều kiện về tổ chức sản xuất của Công ty. Về công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: Ở Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I, việc tổ chức công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thực hiện tương đối khoa học, đối tượng tập hợp chi phí và đối tượng tính giá thành đã phản ánh được đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp cũng như của sản phẩm, đáp ứng được yêu cầu quản lý mà Công ty đặt ra, đồng thời đảm bảo được sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán các chỉ tiêu kế toán và các bộ phận liên quan. Đã có sự phối hợp chặt chẽ từ khâu hạch toán bân đầu tới khi tính toán giá thành hoàn chỉnh cho các đối tượng nhờ đó đã góp phần không nhỏ trong việc đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh ở Công ty đạt hiệu quả cao. Với những ưu điểm trên, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã luôn đạt được hiệu quả cao trong nhiều năm qua, khẳng định ưu thế của một Công ty tư vấn thuỷ lợi hàng đầu của Việt nam. Tuy nhiên, trong sự phát triển của nền kinh tế thị trường, với những đòi hỏi ngày càng khắt khe của hạch toán kinh tế và yêu cầu đặt ra ngày càng cao của hệ thống tài chính doanh nghiệp, công tác kế toán của Công ty nói chung và công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty nói riêng cũng không tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định. 2. Một số tồn tại chủ yếu trong công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I Trong nền kinh tế thị trường luôn biến động, một doanh nghiệp muốn hoạt động có hiệu quả phải không ngừng đổi mới và hoàn thiện. Đối với công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng muốn hoàn thiện thì chức năng và nhiệm vụ hạch toán kế toán phải được nắm vững. Hơn nữa, cần phải xuất phát từ đặc trưng của đơn vị sản xuất kinh doanh, từ những quy định về ghi chép, luân chuyển chứng từ của đơn vị mà có hướng hoàn thiện thích hợp, sao cho vừa đảm bảo sự phù hợp, đúng đắn về chuẩn mực vừa phục vụ hiệu quả yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I, được tìm hiểu tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và thực trạng hạch toán tại Công ty, em nhận thấy, công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành của Công ty còn một số điểm chưa thực sự phù hợp, cụ thể: * Tồn tại 1: Về việc luân chuyển chứng từ Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I là một doanh nghiệp Nhà nước có quy mô tương đối lớn với 10 Xí nghiệp sản xuất có trụ sở hoạt động trên một địa bàn trải dài suốt miền Bắc và miền Trung của đất nước, các công trình thi công thì nằm ở nhiều địa bàn khác nhau, một số lại nằm ở nước ngoài (Lào, Campuchia...). Vì vậy, việc hoàn chứng từ của các Xí nghiệp lên Công ty thường chậm, dẫn đến việc chậm chễ trong công tác hạch toán, các thông tin kế toán không được phản ánh kịp thời. * Tồn tại 2: Về việc chi tiết các tiểu khoản của tài khoản 627 và 642 Mặc dù đã hạch toán đầy đủ từng chi phí phát sinh nhưng kế toán Công ty sử dụng các tài khoản cấp 2 của tài khoản 627 - “Chi phí nhân công trực tiếp” và tài khoản 642 - “Chi phí quản lý doanh nghiệp” chưa được hợp lý. Khoản mục chi phí vật tư dùng cho quản lý của chi phí sản xuất chung (6272), và chi phí quản lý doanh nghiệp (6422), về nguyên tắc, chỉ dùng để tập hợp các chi phí nguyên liệu, vật liệu dùng cho quản lý ở Xí nghiệp và Công ty, tuy nhiên trong quá trình hạch toán, kế toán thường hạch toán chung chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ vào tài khoản này mà không tách riêng thành hai tài khoản cấp 2. Tương tự như vậy, tài khoản 6278 và 6428 được kế toán dùng để tập hợp cả chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác. Điều này khiến cho khoản mục chi phí khác của Công ty quá lớn và quá cồng kềnh, và phải cần tới 16 tài khoản cấp 3, trong một số trường hợp còn phải chi tiết đến tài khoản cấp 4 mới phản ánh hết các nội dung cần quản lý. Như vậy, việc gộp chung các khoản chi phí nguyên vật liệu với công cụ dụng cụ, và chi phí dịch vụ mua ngoài với chi phí bằng tiền khác vừa không phản ánh được sự khác biệt về tính chất và nội dung kinh tế của từng loại chi phí, vừa không đúng chế độ kế toán. * Tồn tại 3: Về công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ (6 tháng, 1 năm), tuy nhiên kỳ tính giá lại được quy định là theo quý. Như vậy là không có sự thống nhất giữa kỳ kiểm kê hàng tồn kho và kỳ tập hợp chi phí để tính giá thành sản phẩm. Mặt khác, việc hạch toán giá trị nguyên vật liệu mua về trong kỳ không được phản ánh trên tài khoản 611 - “Mua hàng” mà lại được hạch toán ngay vào tài khoản 152, 153. Cụ thể: - Khi mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho sản xuất Nợ TK 152, 153 - Vật tư Có TK 111,112, 331 - Khi sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất Nợ TK 621, 6272 - Chi phí vật tư Có TK 152, 153 - Vật tư * Tồn tại 4: Về công tác hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành Do Công ty áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để hạch toán hàng tồn kho nên tài khoản được dùng để tập hợp chi phí của Công ty là tài khoản 631 - “Giá thành sản xuất”. Về nguyên tắc, tài khoản 631 cuối kỳ không có số dư, các giá trị dở dang được kết chuyển sang tài khoản 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”, còn các công trình hoàn thành được kết chuyển chi phí sản xuất thực tế sang tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán” để tính giá thành. Nhưng ở Công ty, các giá trị dở dang được giữ lại trên tài khoản 631, còn giá trị của các công trình hoàn thành bàn giao thì được kết chuyển thẳng sang tài khoản 911 - “Xác định kết quả”. * Tồn tại 5: Về tên gọi của Sổ Cái Hiện nay, Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I đang áp dụng hình thức sổ “Chứng từ ghi sổ” để hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nhìn chung, các sổ tổng hợp của Công ty là đầy đủ và đảm bảo phản ánh được các nội dụng kinh tế phát sinh tại Công ty, tuy nhiên, cách gọi tên Sổ Cái của Công ty là “Sổ Cái chi tiết tài khoản” là chưa hợp lý vì Sổ Cái là sổ hạch toán tổng hợp, nếu tiếp tục đặt tên như trên rất dễ bị lẫn lộn giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp. * Tồn tại 6: Về Bảng chi phí tiền lương cho các đối tượng công trình Bảng chi phí tiền lương cho các đối tượng công trình là một trong những bảng tổng hợp chi tiết do các kế toán chính Xí nghiệp lập để gửi lên Công ty vào cuối kỳ hạch toán. Nội dung của bảng tính này là nhằm phản ánh các khoản chi phí lao động trực tiếp, chi phí lao động gián tiếp (lao động quản lý) phát sinh tại Xí nghiệp và được phân bổ cho từng đối tượng tập hợp chi phí là các công trình. Tuy nhiên, hình thức trình bày các nội dung trong bảng còn chưa thật hợp lý, giữa dòng và cột còn có những điểm chưa thống nhất về nội dung. * Tồn tại 7: Về Bảng tổng hợp chi phí sản xuất cho từng đối tượng công trình hoàn thành Đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành của Công ty là từng công trình, hạng mục công trình, hoặc giai đoạn công việc hoàn thành bàn giao. Tuy nhiên, Bảng tổng hợp chi phí sản xuất cho từng đối tượng công trình chỉ phản ánh được chi phí của cả công trình hoàn thành mà không phản ánh được giá trị hoàn thành của từng giai đoạn khảo sát thiết kế. Cụ thể, đối với công trình Suối Dầu, đến hết năm 1999, công trình mới cơ bản hoàn thành phần công việc khảo sát, các phần việc còn lại sẽ được tiếp tục thực hiện trong năm 2000. Tuy nhiên, do Bảng tổng hợp chi phí cho các công trình hoàn thành không chi tiết cho giai đoạn công việc nên trên Bảng tổng hợp chi phí cho các công trình hoàn thành, công trình Suối Dầu được xem là hoàn thành và không có số dư cuối kỳ. Điều này dễ gây thắc mắc cho các đối tượng bên ngoài khi thấy một công trình đã hoàn thành, được nghiệm thu mà sang năm sau vẫn phát sinh các chi phí sản xuất liên quan đến nó. II. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ, HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY. Việc hoàn thiện tổ chức công tác quản lý và hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty là một công việc đòi hỏi phải có thời gian và quá trình nghiên cứu điều chỉnh cho phù hợp. Và việc xem xét đánh giá cũng cần phải được tiến hành trên nhiều góc độ. Chính vì thế, trên quan điểm của một sinh viên thực tập, em mạnh dạn đưa ra ý kiến về một số điểm còn chưa thật hợp lý trong công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I, đồng thời trình bày một số phương hướng nhằm hoàn thiện những tồn tại đã nêu trên: 1. Về việc chi tiết các tiểu khoản của tài khoản 627 và 642 Việc gộp chung chi phí nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ vào một tiểu khoản, cũng như gộp chung chi phí dịch vụ mua ngoài với chi phí khác bằng tiền sẽ không phản ánh được nội dung, tính chất kinh tế của từng khoản mục chi phí. Kế toán Công ty nên tách riêng các tài khoản này như sau: TK 6272 - Chi phí nguyên vật liệu dùng chung TK 6273 - Chi phí công cụ dụng cụ dùng chung TK 6277 - Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 627701 - Chi phí điện nước TK 627702 - Chi phí điền thoại, bưu phí TK 627703 - Chi phí sửa chữa lớn TSCĐ TK 627704 - Chi phí cho các lớp học, đề tài TK 627705 - Chi vận chuyển, bốc vác, sửa chữa nhỏ TK 627706 - Chi thuê làm tài liệu TK 627707 - Chi lãi tiền vay TK 627708 - Chi tàu xe đi phép của cán bộ công nhân viên TK 627709 - Chi lệ phí giao thông, bảo hiểm xe ô tô TK 627710 - Chi nộp thuế môn bài TK 627711 - Chi nộp thuế đất ở các Xí nghiệp TK 6278 - Chi phí bằng tiền khác Đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, các tài khoản 6422 và 6428 cũng nên tách ra giống như đối với tài khoản 6272 và 6278. 2. Về hạch toán chi phí nguyên vật liệu Việc kế toán Công ty sử dụng hai tài khoản 152, và 153 để hạch toán nguyên vật liệu mua nhập kho trong kỳ cho phương pháp kiểm kê định kỳ là không hợp lý. Thứ nhất, là do các tài khoản 152 và 153 trong phương pháp kiểm kê định kỳ không phải là các tài khoản theo dõi sự biến động của vật tư mà chỉ là các tài khoản theo dõi giá trị tồn kho của vật tư. Thứ hai, trong thực tế Công ty không có kho vật tư vì chi phí vật tư sử dụng tại Công ty không phải là lớn và chỉ phát sinh khi có yêu cầu, vật tư còn lại cuối kỳ thường không có hoặc rất ít. Vì vậy, trong trường hợp này, Công ty nên sử dụng tài khoản 611 - “Mua hàng” để hạch toán thay cho việc sử dụng hai tài khoản 152 và 153. Trình tự hạch toán khoản mục chi phí này như sau: Sơ đồ 3-1: TK 152,153 TK 611 TK 621,627 TK 631 Kết chuyển giá trị Giá trị vật tư dùng Kết chuyển giá trị vật tư vào vật tư tồn đầu kỳ trong kỳ giá thành công trình TK 111,112 TK 152,153 Mua vật tư trong kỳ Kết chuyển giá trị vật tư tồn cuối kỳ Như vậy, vừa có thể giải quyết được sự nhầm lẫn trong việc sử dụng tài khoản để hạch toán vừa đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ nhập xuất vật tư phát sinh tại Công ty. 3. Về việc hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành Để theo dõi và phản ánh chính xác giá trị của các công trình, kế toán Công ty không nên giữ giá trị sản phẩm dở dang trên tài khoản 631, mà nên kết chuyển khoản chi phí này sang tài khoản 154, tại đây tài khoản 154 - “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” sẽ theo dõi chi tiết cho từng công trình, từng hạng mục công, từng giai đoạn công việc đang dở dang. Còn đối với các công trình, hạng mục công trình, giai đoạn công việc đã hoàn thành bàn giao, kế toán cũng nên kết chuyển qua tài khoản 632 - “Giá vốn hàng bán”, số liệu trên tài khoản 632 sẽ cho phép người quản lý dễ dàng xác định được tổng giá thành thực tế của các công trình hoàn thành, đồng thời đó cũng là cơ sở để đối chiếu với Bảng tổng hợp chi phí cho các đối tượng công trình hoàn thành được tính lúc cuối kỳ. Cụ thể: Nợ TK 154 - Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 631 - Giá thành sản xuất Việc theo dõi chi tiết riêng cho công trình dở dang và công trình hoàn thành không chỉ có ý nghĩa trong quá trình hoàn thiện công tác kế toán cho phù hợp hơn với chuẩn mực chung, mà ý nghĩa quan trọng nhất của nó là cho phép quản lý tốt hơn các thông tin về chi phí. Thông qua việc theo dõi các khối lượng hoàn thành và dở dang trong kỳ, người quản lý Công ty có thể lập được các kế hoạch sản xuất cũng như các kế hoạch về chi phí cho các kỳ kế toán tiếp theo. 4. Về tên gọi Sổ Cái của Công ty Đối với tên gọi “Sổ Cái chi tiết tài khoản”, Công ty nên đổi thành “Sổ Cái tài khoản”, việc này hoàn toàn không ảnh hưởng đến nội dung cũng như tính chất của sổ mà còn tránh được những lầm lẫn giữa Sổ Chi tiết và Sổ Cái tổng hợp đối với những người bên trong hoặc bên ngoài Công ty khi xem xét các sổ hạch toán của Công ty. Về Bảng chi phí lao động cho các đối tượng công trình Để phản ánh một cách rõ ràng và đầy đủ các nội dung cần phản ánh, Công ty có thể tổ chức lại Bảng chi phí lao động cho các đối tượng công trình như sau: Bảng 3-1: BẢNG CHI PHÍ LAO ĐỘNG CHO CÁC ĐỐI TƯỢNG CÔNG TRÌNH Từ tháng 9/1999 đến tháng 12/1999 Công trình Chi phí lao động trực tiếp Chi phí lao động gián tiếp Cộng 1. Suối Dầu .... Cộng 6. Về Bảng tổng hợp chi phí cho các đối tượng công trình hoàn thành Hiện nay, đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành của Công ty được quy định là từng công trình, từng hạng mục công trình, hoặc giai đoạn công việc hoàn thành, tuy nhiên, trong Bảng tổng hợp chi phí cho các đối tượng công trình hoàn thành chỉ mới thể hiện được một đối tượng tính giá đó là các công trình. Theo em, trong phần tổng hợp chi phí, kế toán nên tách ra thành giá thành giai đoạn khảo sát, thiết kế... Cụ thể: Bảng 3-2:BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ CHO CÁC CÔNG TRÌNH HOÀNTHÀNH Năm 1999 Mã Công Chi phí Chi phí Chi Khấu hao Chi phí sửa chữa Chi phí Chi phí công trình hoàn thành CT trình lao động vật tư khác TSCĐ TSCĐ BHXH KS TK ... Cộng TỔNG CỘNG Việc chi tiết theo dõi theo từng giai đoạn công việc sẽ cho phép người quản lý có thể dễ dàng so sánh đỗi chiếu các giá trị thực hiện trong từng giai đoạn so với giá trị dự toán của giai đoạn đó để thấy được tình hình tiết kiệm, lãng phí chi phí sản xuất đồng thời có kế hoạch, và biện pháp quản lý tốt hơn cho các giai đoạn tiếp theo. Công việc này có ý nghĩa đặc biệt với các công trình, dự án có thời gian thi công kéo dài với nhiều hạng mục. 6. Về sự vận dụng kế toán quản trị trong công tác quản lý Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực khảo sát thiết kế, một bộ phận của ngành xây dựng cơ bản, các công trình đầu vào của Công ty chủ yếu có được là do trúng thầu. Chính vì vậy, việc xây dựng giá thành dự toán công trình chính xác, hợp lý có ý nghĩa sống còn. Điều này đòi hỏi công tác kế toán của Công ty phải tiến hành tiến hành phân tích và tổng hợp các số liệu, tức là phải tổ chức tốt hệ thống kế toán quản trị. Thực tế hiện nay ở Công ty, kế toán quản trị chưa được coi trọng đúng mức, và còn mang tính hình thức, việc tổ chức phân tích kế toán mới chỉ dừng ở việc lập các báo cáo chung và xây dựng dự toán cho các kế hoạch hoạt động của Công ty, chứ chưa đi sâu vào việc phân tích, kiểm soát thực hiện và giải trình các nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế, chính vì vậy việc cung cấp thông tin cho các quyết định kinh doanh còn chưa đầy đủ. Để nâng cao vai trò của kế toán quản trị, trước hết Công ty cần phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán, phải xây dựng một hệ thống chứng từ và sổ sách ghi chép hợp lý, khoa học (vừa phù hợp với chuẩn mực chung vừa bảo đảm phản ánh được các nội dung quản lý của Công ty), đặc biệt là trong công tác kế toán chi phí và tính giá. Tiếp theo Công ty phải xây dựng một hệ thống các chỉ tiêu phân tích chi tiết các biến động của chi phí, từ đó tổng hợp thông tin, lập các dự toán chi phí nội bộ làm cơ sở để xây dựng các chiến lược trong đấu thầu. Lời nói đầu 3 PHẦN I 5 LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 5 A - CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 5 1. Khái niệm và phân loại chi phí sản xuất 5 1.1. Khái niệm chí phí sản xuất 5 1.2. Phân loại chi phí sản xuất 5 2. Khái niệm và phân loại giá thành sản phẩm 6 2.1. Khái niệm giá thành sản phẩm 6 2.2. Phân loại giá thành sản phẩm 7 3. Mối quan hệ giữa chi phí và giá thành 7 B - NỘI DUNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 8 1. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 8 1. Đối tượng và phương pháp tập hợp chi phí sản xuất 9 2. Trình tự hạch toán chi phí sản xuất 12 3. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kê khai thường xuyên 12 4. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất theo phương pháp kiểm kê định kỳ 24 5. Tổng hợp chi phí sản xuất, kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang 26 IV. TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM KHẢO SÁT THIẾT KẾ 29 1. Xác định đối tượng tính giá thành sản phẩm 29 2. Kỳ tính giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế 29 3. Các phương pháp tính giá thành sản phẩm khảo sát thiết kế 30 V. TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ TRONG HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 31 1. Hạch toán chi tiết chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 31 2. Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 33 VI. PHÂN TÍCH CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÁC ĐƠN VỊ KHẢO SÁT THIẾT KẾ . 36 1. Ý nghĩa của việc phân tích chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. 36 2. Đánh giá chung tình hình thực hiện kế hoạch giá thành sản phẩm. 37 3. Phân tích tình hình biến động một số khoản mục chi phí trong giá thành 38 I. NHỮNG ĐẶC TRƯNG CƠ BẢN CỦA CÔNG TY 41 1. Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp 41 2. Chức năng và nhiệm vụ 42 3. Đặc điểm quy trình công nghệ 43 1) Công tác khảo sát. 43 2) Công tác thiết kế 44 4. Mô hình tổ chức của Công ty Tư vấn Xây dựng Thủy lợi I 46 5. Đặc điểm bộ máy kế toán và công tác kế toán 53 6. Những thành tựu đạt được và hướng phát triển trong thời gian tới 57 1) Tỷ suất lợi nhuận/doanh thu 58 2) Tỷ suất lợi nhuận/vốn tự có 58 3) Tỷ suất lợi nhuận/vốn 59 II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THỦY LỢI I 59 1. Đặc điểm chi phí sản xuất ở Công ty 60 2. Tổ chức hạch toán chi phí tại công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I 61 3. Phân tích chi phí sản xuất sản phẩm khảo sát thiết kế với việc tăng cường công tác quản lý chi phí và giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I. 85 PHẦN III 90 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I 90 I. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG THUỶ LỢI I 90 1. Đánh giá chung 90 2. Một số tồn tại chủ yếu trong công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty Tư vấn Xây dựng Thuỷ lợi I 92 II. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ, HẠCH TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CÔNG TY. 94 1. Về việc chi tiết các tiểu khoản của tài khoản 627 và 642 95 2. Về hạch toán chi phí nguyên vật liệu 95 3. Về việc hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành 96 4. Về tên gọi Sổ Cái của Công ty 97 5. Về Bảng chi phí lao động cho các đối tượng công trình 97 6. Về Bảng tổng hợp chi phí cho các đối tượng công trình hoàn thành 97 6. Về sự vận dụng kế toán quản trị trong công tác quản lý 98