Hoàn thiện công tác kế toán về lưu chuyển hàng hoá tại công ty phát hành sách Hải Phòng

ụng chứng từ chủ yếu là hoá đơn GTGT, một số chứng từ có liên quan. Tài khoản sử dụng trong hạch toán Tài khoản 156 "Hàng hoá": Dùng để phản ánh giá trị thực tế hàng hoá tại kho, tại quầy, chi tiết theo từng kho, quầy từng loại, nhóm... hàng hoá. Tài khoản này được chi tiết thành TK 1561 "Giá mua hàng hoá" Tài khoản 1561 "Hàng hoá tồn kho theo giá vốn": Tài khoản này phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm hàng hoá, tài khoản được chia thành tiểu khoản sau: + Tài khoản 15611 "Sách tồn kho" + Tài khoản 15612 "Văn hoá phẩm tồn kho" Tài khoản 133 "Thuế GTGT được khấu trừ": Tài khoản này được chi tiết thành 2 tiểu khoản sau: + Tài khoản 1331 "Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá": Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào của hàng hoá được khấu trừ, hoàn lại, miễn giảm và tình hình khấu trừ thuế. + Tài khoản 1332 "Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ" Các tài khoản 1111, 1121, 331 b. Đối với giai đoạn tiêu thụ Trong khâu tiêu thụ hàng hoá, kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu là hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giấy nộp tiền của cửa hàng, giấy báo có của ngân hàng và các chứng từ kế toán khác có liên quan. Tài khoản sử dụng trong hạch toán. Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng": Dùng để ghi nhận doanh thu của hàng hóa bán ra. Tài khoản này có các tiểu khoản sau: + Tài khoản 5111 "Doanh thu bán sách": Tài khoản này dùng để phản ánh tổng số doanh thu sách, các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần, trong kỳ Tài khoản này được mở 2 tài khoản chi tiết: * Tài khoản 51111 "Doanh thu bán buôn sách" * Tài khoản 51112 "Doanh thu bán lẻ sách" + Tài khoản 5112 "Doanh thu bán văn hoá phẩm": Tài khoản này phản ánh tổng số doanh thu văn hoá phẩm các khoản giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần trong kỳ. Tài khoản này được mở 2 tài khoản chi tiết. * Tài koản 51121 "Doanh thu bán buôn văn hoá phẩm" * Tài khoản 51122 "Doanh thu bán lẻ văn hoá phẩm" Tài khoản 33311 "Thuế GTGT phải nộp của hàng hoá bán ra: Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hoá tiêu thụ trong kỳ, số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và số thuế GTGT phải nộp. Tài khoản 131 "Phải thu khách hàng": Tài khoản này dùng để theo dõi công nợ của các cửa hàng trực thuộc và khách hàng. Nó được chi tiết thành. + Tài khoản 1311 "Phải thu của cửa hàng trực thuộc": tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu về tiền bán hàng hoá của các cửa hàng sách và văn hoá phẩm tự chọn thuộc Công ty. Công ty theo dõi các khoản nợ phải thu chi tiết theo từng cửa hàng sách và văn hoá phẩm tự chọn trực thuộc. Các cửa hàng sách và văn hoá phẩm có trách nhiệm theo dõi chi tiết công nợ theo từng khách hàng có ký hợp đồng mua hàng tại cửa hàng + Tài khoản 1318 "Phải thu các khách trả sau khác": Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu về tiền bán hàng hoá của các khách hàng lớn của công ty. Tài khoản 632 "Giá vốn hàng bán": Dùng để phản ánh trị giá vốn hàng bán, tài khoản này chi tiết thành. + Tài khoản 6321 "Giá vốn hàng hoá" tài khoản này được chi tiết thành hai tiểu khoản. * Tài khoản 63211 "Giá vốn sách" tài khoản này phản ánh trị giá vốn của sách tiêu thụ trong kỳ. * Tài khoản 63212 "Giá vốn văn hoá phẩm" tài khoản này phản ánh trị giá vốn của văn hoá phẩm tiêu thụ trong kỳ. Các tài khoản khác 1111, 1112, 1121, 1131 3. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty a. Hạch toán giai đoạn mua hàng * Đối với sách Khi có nhu cầu nhập hàng, các cửa hàng sách và văn hoá phẩm trực thuộc lập đơn xin hàng gửi về Công ty, hàng hoá sẽ được vận chuyển tới từng kho của các cửa hàng. Căn cứ vào hoá đơn GTGT cán bộ nghiệp vụ cửa hàng tập hợp hoá đơn và lập bảng kê định kỳ theo quy định nộp về Công ty, những hoá đơn và bảng kê này sẽ được gửi lên cho Công ty cứ 10 ngày 1 lần. Nhân viên thống kê ở Phòng kinh doanh có nhiệm vụ vào số liệu sẽ tiến hành nhập số liệu từ các chứng từ gốc này. những chứng từ gốclà hoá đơn GTGT và các bảng kê này theo như lý thuyết thì sẽ được vào Nhật ký chứng từ hàng ngày, nhưng trên thực tế của Công ty do có rất nhiều cửa hàng nằm rải rác trên khắp địa bàn Hải Phòng cho nên khó mà có thể tập hợp hết chứng từ của tất cả các cửa hàng để vào Nhật ký chứng từ thường nhật. Công ty đã chọn giải pháp là cứ 10 ngày thì các cửa hàng nộp chứng từ gốc lên cho phòng kế toán của Công ty. Hoá đơn GTGT loại 3 liên có kết cấu như sau: Liên 1: Lưu lại Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Dùng để ghi doanh thu Khi hàng về đến kho của cửa hàng thì cửa hàng sẽ nhận được liên 2 của hoá đơn GTGT. Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (khách hàng) Ngày 20/8/2002 Mẫu số:01 GTKT –3LL N0 004551 Đơn vị bán hàng: Công ty phát hành sách HP Chứng từ số: Địa chỉ: 75 Cầu Đất - Ngô Quyền - Hải Phòng PTB:Di chuyển nội bộ Điện thoại:031.871640 Kho xuất:Kho Công ty Số TK: 058A-00044 NHCT Hải Phòng Mã số thuế: 0100010194-1 Họ và tên người mua hàng: Cửa hàng sách và văn hoá phẩm tự chọn Số 1 Địa chỉ: 54 Hoàng Văn Thụ - Hồng Bàng - Hải Phòng Hình thức thanh toán: Tên hàng hoá sách giáo khoa (Toán L5) ĐVT quyển Số lượng 500 Đơn giá 5000 Thành tiền 2.500.000 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng 2.500.000 Tiền thuế GTGT 250.000 Tổng cộng tiền thanh toán 2.750.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu bảy trăm năm mươi ngàn đồng chẵn. Người mua hàng Người lập phiếu Thủ kho Kế toán Thủ trưởng đơn vị Do trong ngày ở một cửa hàng có thể nhập các loại hàng khác nhau cho nên các cửa hàng phải lập bảng kê tập hợp hết hoá đơn GTGT của hàng hoá nhập vào bảng kê này được xem như là chứng từ gốc cùng với các hoá đơn GTGT kèm theo Bảng kê của Công ty được lập theo mẫu riêng với mục đích giảm bớt số lượng chứng từ gốc là hoá đơn GTGT kể cả đầu vào và đầu ra. Cuối ngày, nhân viên cửa hàng sẽ tiến hành lập bảng kê hàng hoá nhập vào kèm theo số hoá đơn GTGT. Nội dung của bảng kê tính theo số lượng hàng nhập và thành tiền tương ứng. Khi đã có số liệu, nhân viên kế toán hạch toán Nợ TK 15611 "Hàng hoá sách": 2.500.000 Nợ TK 1331 "Thuế GTGT đầu vào: 250.000 Có TK 331 "Phải trả người bán": 2.750.000 Định kỳ cuối tháng hoặc có thể là 15 ngày kế toán tổng hợp toàn bộ các chứng từ kê nhập đã được hạch toán và lưu trữ để tính ra tổng số phát sinh tăng của tài khoản sách. Cụ thể trong tháng 8/2002 số lượng nhập sách của toàn Công ty được thể hiện ở bảng kê tổng hợp. Bảng kê tổng nhập được lập để theo dõi lượng nhập và số tiền thực tế, số liệu trong bảng kê tỏng hợp dùng để so sánh đối chiếu với số chứng từ nhập đã được hạch toán. Mục đích của bảng kê tổng nhập này là để đối chiếu nhằm tránh các chứng từ nhập định khoản sai hoặc thiếu Tổng công ty phát hành sách Công ty phát hành sách Hải Phòng Bảng kê tổng nhập hàng hoá Từ ngày: 01/8/2002 Đến ngày 31/8/2002 Nguồn hàng: Tổng công ty sách và các Nhà xuất bản Nhóm hàng: Sách Hàng hoá: Tất cả Loại bao bì Tất cả Kho hàng: Tất cả Khách hàng: Tất cả Hàng hoá ĐVT Phần hạch toán Giá vốn Số lượng Tiền vốn SGK Lớp 1 Bộ 70.000 1000 70.000.000 Lớp 2 Bộ 68.000 900 61.200.000 Lớp 3 Bộ 65.000 1200 78.000.000 Lớp 4 Bộ 62.000 1000 62.000.000 Lớp 5 Bộ 72.000 800 57.600.000 Lớp 6 Bộ 75.000 1000 75.000.000 Lớp 7 Bộ 67.000 800 53.600.000 Lớp 8 Bộ 63.000 900 56.700.000 Lớp 9 Bộ 65.000 1000 65.000.000 Lớp 10 Bộ 69.000 7000 48.300.000 Lớp 11 Bộ 70.000 7000 49.000.000 Lớp12 Bộ 68.000 7000 47.600.000 Tổng cộng 11.600 724.000.000 Trong tháng 8/2002, tổng số sách phát sinh đã được hạch toán Nợ TK 15611 "Hàng hoá sách" 724.000.000 Có TK 331 "Phải trả cho người bán" 724.000.000 Căn cứ vào số liệu trên các chứng từ gốc là các hoá đơn GTGT và các bảng kê kèm theo của sách đã được hạch toán trong tháng 8/2002, kế toán lên Nhật ký chứng từ tổng hợp cho tài khoản sách. Nó có kết cấu ghi Có cho tài khoản phải trả người bán hàng đối ứng với ghi Nợ TK 15611, tập hợp tất cả lượng hàng hoá nhập vào đã được hạch toán. Nhật ký chứng từ được kế toán lập vào cuối tháng để tổng hợp số tiền phải trả cho người bán của lượng sách nhập vào từ các chứng từ gốc đã được hạch toán. Số liệu trên Nhật ký chứng từ này là căn cứ và sẽ được kế toán vào sổ Cái tài khoản 156 ở cuối tháng. Do đặc trưng của loại hàng hoá là sách nên rất dễ dàng trong khâu kiểm nhận. Thủ kho có trách nhiệm kiểm nhận đủ lượng hàng theo hoá đơn GTGT và nhập kho. Do vậy trong quá trình nhập hàng không phát sinh thừa thiếu hàng hoá. Hoá đơn (GTGT) Liên 2 (khách hàng) Ngày 20/8/2002 Mã số: 01GTKT-3LL Ký hiệu:PHS/2000 N0 004551 Tên khách hàng: Công ty Phát hành sách HP Mã KH: Địa chỉ: 75 Cầu Đất - Ngô Quyền - Hải Phòng Mã thuế: Kho xuất: NXBGD Mã xuất kho: Tên hàng hoá Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền SGK lớp 1 Bộ 1000 70.000 700.000.000 Cộng tiền hàng 700.000.000 Thuế GTGT (10%) 70.000.000 Tổng cộng 770.000.000 Người mua Thủ kho Người lập hoá đơn Kế toán trưởng Giám đốc Căn cứ vào hoá đơn GTGT, nhân viên sẽ thống kê số liệu và hạch toán như sau: Nợ TK 15611 "Hàng hoá sách" 700.000.000 Nợ TK 13311 "Thuế GTGT” 70.000.000 Có TK 331 "Phải trả cho người bán" 770.000.000 Số liệu thu thậpp được sẽ được hạch toán vào Nhật ký chứng từ, cuối tháng nhân viên kế toán lập Nhật ký chứng từ số 5 tổng hợp cho các loại hàng hoá. Nhật ký này có kết cấu ghi có cho tài khoản phải trả người bán đối ứng và ghi nợ TK 15611. Nhật ký chứng từ tập hợp tất cả số tiền phải trả cho người bán của lượng hàng hoá nhập vào trong tháng. Số liệu ghi vào Nhật ký này căn cứ vào các chứng từ gốc và bảng kê của toàn Công ty đã được hạch toán. Công ty phát hành sách Hải Phòng Nhật ký chứng từ số 5 Ghi có tài khoản 331 Từ ngày 01/8/2002 Đến ngày 31/8/2002 Đơn vị tính: VNĐ Trang 1 TK Có TK Nợ Tổng số TK 331 TK 15611 7.240.000 7.240.000 TK 15612 2.570.000 2.570.000 Tổng 9.810.000 9.810.000 Người lập Kế toán trưởng Như sơ đồ đã trình bày, trình tự luân chuyển của chứng từ sẽ được tiếp tục qua sổ cái. Tất cả số liệu trên Nhật ký chứng từ được kế toán đưa vào sổ Cái tài khoản 156 vào cuối tháng. Cuối quý, số liệu từ Nhật ký chứng từ số 5 và số liệu từ sổ cái tài khoản 156 đã được đối chiếu với sổ tổng hợp chi tiết (hàng tháng) là căn cứ để kế toán viên lập các báo cáo tài chính. Như vậy giai đoạn mua hàng đã kết thúc với việc hàng đã về kho theo nhiều phương thức thanh toán khác nhau. Tuy nhiên, hàng hoá được nhập về nằm trong kho mà không được đưa tới tay người tiêu dùng hay nói cách khác là tiêu thụ thì hiệu quả của quá trình lưu chuyển bằng không, hàng hoá sẽ ứ đọng. Điều này dẫn đến vòng quay vốn chậm, doanh nghiệp lâm vào tình trạng khó khăn. Do đó giai đoạn tiêu thụ hàng hoá quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp thương mại. b. Hạch toán giai đoạn tiêu thụ. Do đặc điểm và phạm vi kinh doanh của công ty chủ yếu là bán hàng hoá cho nhu cầu đọc, học, nghiên cứu và sử dụng của tất cả các học sinh, giáo viên trường học, thư viện, dân cư... vì vậy khâu tiêu thụ hàng hoá có vai trò rất quan trọng và được công ty quan tâm đặc biệt. Cũng như phần lớn các doanh nghiệp thương mại khác, Công ty Phát hành sách Hải Phòng tổ chức bán hàng theo 2 phương thức chính: Bán buôn, bán lẻ Trong giai đoạn hạch toán này, để bám sát tình hình thực tế của công ty, tôi xin trình bày quá trình hạch toán theo từng phương thức tiêu thụ khác nhau. * Theo phương thức bán buôn Phương thức này được áp dụng tại Công ty cũng được chia thành bán buôn tại cửa hàng và bán buôn tại Công ty. Bán buôn tại cửa hàng chính là hình thức bán qua kho. Còn bán buôn tại Công ty là bán buôn vận chuyển thẳng như lý thuyết. Nếu như đơn vị mua hàng muốn mua theo hình thức vận chuyển qua kho thì công ty sẽ ký hợp đồng theo hình thức bán buôn tại cửa hàng gần nhất với đơn vị mua hàng. Nếu như bạn hàng muốn Công ty vận chuyển thẳng hàng cho họ thì Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán theo hình thức bán buôn tại kho Công ty. Cả hai trường hợp trên đều phải thoả mãn một điều kiện là đơn vị mua hàng phải đặt hàng với số lượng lớn như đã trình bày ở phần phương thức lưu chuyển hàng hoá. Sự khác biệt của hai hình thức bán buôn này là không lớn, khi xuất hàng bán buôn tại Công ty thì kế toán sẽ hạch toán khoản phải thu vào tài khoản 1314 "Phải thu khách hàng trả sau", đối với bán buôn tại cửa hàng thì khoản phải thu này lại được hạch toán vào tài khoản 1311 "Phải thu của khách hàng trực thuộc". Như vậy sự khác biệt này cho ta thấy rõ ràng kho xuất hàng ở đâu. Đây chính là sự khác biệt giữa thực tế và lý thuyết. Trong phần trình bày này, tôi xin lấy đại diện là hình thức bán buôn tại cửa hàng. Sau khi hai bên ký kết hợp đồng mua bán, đơn vị mua hàng sẽ đến nhận hàng tại cửa hàng nơi gần nhất và cũng là nơi mình ký hợp đồng. Khi xuất hàng ra khỏi kho của cửa hàng, thủ kho sẽ viết hoá đơn GTGT xuất hàng cho loại hàng hoá được xuất đồng thời lập thẻ kho theo dõi hàng xuất ra. Căn cứ vào hoá đơn GTGT này, cán bộ nghiệp vụ của cửa hàng tập hợp và lập bảng kê xuất định kỳ nộp về Công ty. Hoá đơn GTGT mà thủ kho lập cho xuất hàng có kết cấu như đã trình bày ở phần nhập hàng. Lúc đó, các cửa hàng sẽ giữ lại liên 1 và gửi lên Công ty liên 3 của hoá đơn còn liên 2 được giao cho khách hàng. Cũng như giai đoạn mua hàng hoá đơn xuất hàng là chứng từ gốc trong quá trình luân chuyển chừng từ, cụ thể là liên 3 của hoá đơn. Khi có số liệu của hoá đơn xuất bán buôn tại cửa hàng tự chọn số 1 thông qua những lần cập nhật thông tin của bộ phận thống kê Công ty, kế toán viên công ty sẽ hạch toán hai bút toán: Kết chuyển giá vốn hàng hoá Nợ TK 632 "Giá vốn sách” Có TK 15611 "Hàng hoá sách" Ghi nhận doanh thu Nợ TK 1311 "Phải thu của cửa hàng trực thuộc" Có TK 51111" Doanh thu bán buôn sách Có TK 33311 "Thuế GTGT phải nộp" Số liệu này sẽ được ghi tiếp vào Nhật ký chứng từ số 8A của tài khoản sách, vào Nhật ký chứng từ số 8B của tài khoản doanh thu bán sách. Cuối tháng kế toán viên sẽ tập hợp tất cả số liệu của toàn công ty để lên sổ Cái tài khoản 156, Sổ cái tài khoản 511, Sổ cái tài khoản 632. Phần này sẽ được trình bày sau khi hạch toán xong các hình thức tiêu thụ. Công ty PHS Hải Phòng 75 Cầu Đất -Ngô Quyền -HP Mã số thuế: 0100010194-1 Hoá đơn (GTGT) Liên 3 (Nội bộ) Mẫu số: 01GTKT-3LL Ký hiệu:PHS/2000 N0 004551 Ngày 20/8/2002 Phương thức xuất: Bán buôn Đơn vị bán hàng: Cửa hàng số 1 Địa chỉ: 54 Hoàng Văn Thụ - Hải Phòng Tên khách hàng: Trường Tiểu học Đinh Tiên Hoàng Địa chỉ: 60 Đinh Tiên Hoàng - Hải Phòng TT 1 Tên hàng hoá SGK lớp 3 ĐVT Bộ Số lượng 200 Đơn giá 66.000 Thành tiền 13.200.000 Thuế suất 10% Cộng tiền hàng 13.200.000 Tiền thuế GTGT 1.320.000 Tổng cộng tiền thanh toán 14.520.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười bốn triệu năm trăm hai mươi nghìn đồng chẵn Người mua hàng Người lập phiếu Kế toán Thủ trưởng đơn vị * Theo phương thức bán lẻ trực tiếp Trong phương thức bán hàng hoá này, Công ty cho phép các cửa hàng trực thuộc bán hàng theo 2 hình thức. Đó là: Bán lẻ thu tiền trực tiếp, bán lẻ thu tiền sau. Bán lẻ thu tiền trực tiếp là hình thức chủ yếu của các cửa hàng. Đây là hình thức chiếm tỷ lệ cao trong doanh thu. Các cửa hàng bán sách và văn hoá phẩm trực tiếp cho khách và thu tiền ngay tại quầy. Bán lẻ thu tiền sau hay còn gọi "Cấp phiếu dịch vụ" là hình thức đơn vị mua hàng ký kết hợp đồng với Công ty mua hàng tại các cửa hàng nhưng sẽ trả tiền sau. Đơn vị mua hàng sẽ phải đăng ký với công ty mẫu phiếu dịch vụ mua hàng và khi nhận, hàng ở cửa hàng thì người nhận chỉ cần đưa phiếu ra là có thể lấy hàng. Khi hạch toán, cả 2 hình thức bán lẻ trên đều được hạch toán như nhau. Vì phải thông qua kho của cửa hàng cho nên kế toán sẽ hạch toán phải thu theo tài khoản 1311 "Phải thu cửa hàng trực thuộc" Tuy nhiên, do đã nhận tiền trước của khách hàng cho nên trước ghi nhận doanh thu thì kế toán phải ghi nhận số tiền mà khách hàng đã đặt trước. Hàng ngày, tại các cửa hàng, hàng hoá được xuất bán trực tiếp cho các khách hàng. Có khách hàng lấy hoá đơn nhưng có khách hàng mua lẻ với số lượng ít. Vì vậy việc lập hoá đơn cho khách mua lẻ số lượng ít là rất khó khăn. Đối với khách hàng mua hàng theo hình thức bán lẻ thu tiền sau thì cứ 15 ngày cửa hàng viết hoá ddơn một lần cho đơn vị mua hàng. Cuối ngày, căn cứ số lượng hàng xuất ra khỏi kho mà khách hàng không lấy hoá đơn, cán bộ nghiệp vụ của cửa hàng lập hoá đơn xuất hàng. Theo quy định của Công ty cửa hàng sẽ lập bảng kê tập hợp số lượng bán ra kèm các hoá đơn rồi cứ 10 ngày nộp lên cho Công ty. Hàng ngày, cán bộ Phòng kế toán đi thu tiền tại các cửa hàng. Khi nhận tiền kế toán sẽ viết phiếu thu theo mẫu sau: Phiếu thu Công ty phát hành sách Hải Phòng: Số 30 Mẫu số: 01 -TT 75 Cầu Đất - Ngô Quyền - Hải Phòng Ngày 20/8/2002 Họ tên người nộp tiền: Trần Văn Phượng Địa chỉ: CH Tự chọn sách & Văn phòng phẩm số 1 Lý do nộp: Tiền hàng Số tiền: 29.746.2000 Viết bằng chữ: Hai mươi chín triệu bảy trăm bốn sáu ngàn hai trăm đồng Ngày 20 tháng 8 năm 2002 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp thủ quỹ Khi nhân viên thu tiền nộp tiền về Công ty, kế toán viên căn cứ vào phiếu thu tiền để hạch toán Nợ TK 1111 "Tiền mặt Việt nam": 29.746.200 Có TK 1311 "Phải thu cửa hàng trực thuộc": 29.746.200 Khi nhận được liên 3 của hoá đơn GTGT cùng với bảng kê hàng hoá xuất bán lẻ từ các cửa hàng gửi lên, nhân viên bộ phận thống kê tiến hành nhập số liệu để cán bộ Phòng kinh doanh kiểm tra đối chiếu với lượng thực xuất vàc hợp đồng đã ký kết, còn nhân viên kế toán thì lấy đó để hạch toán doanh thu và lượng hàng xuất ra. Căn cứ vào hoá đơn hàng xuất bán, kế toán sẽ hạch toán giá vốn hàng bán và ghi nhận doanh thu trị giá vốn hàng bán. Nợ TK 63211 "Giá vốn sách": 25.953.700 Có TK 15611 "Hàng hoá sách": 25.953.700 Bút toán ghi nhận doanh thu Nợ TK 1311 "Phải thu cửa hàng trực thuộc”: 29.746.200 Có TK 5111 "Doanh thu bán lẻ sách": 27.042.000 Có TK 33311 "Thuế GTGT đầu ra phải nộp": 2.704.200 Công ty PHS Hải Phòng 75 Cầu Đất - Ngô Quyền -HP Hoá đơn (GTGT) Liên 3 (Nội bộ) Mẫu số: 01GTKT-3LL Ký hiệu:PHS/2000 N0 004551 Ngày 20/8/2002 Phương thức xuất: Bán lẻ trực tiếp Đơn vị bán hàng: Cửa hàng Số 1 Chứng từ số: Địa chỉ: 54 Hoàng Văn Thụ - Hải Phòng Nguồn hàng: Tên khách hàng: Bán lẻ Mã số thuế: Địa chỉ:........................................................................................ TT Tên hàng hoá ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 SGK lớp 1 Bộ 20 71.700 1.434.000 2 SGK lớp 2 Bộ 9 68.500 616.500 3 SGK lớp 3 Bộ 15 67.500 1.012.500 4 SGK lớp 4 Bộ 25 64.500 1.612.500 5 SGK lớp 5 Bộ 40 74.000 2.960.000 6 SGK lớp 6 Bộ 30 77.000 2.310.000 7 SGK lớp 7 Bộ 20 69.000 1.380.000 8 SGK lớp 8 Bộ 15 65.400 981.000 9 SGK lớp 9 Bộ 25 67.300 1.682.500 10 SGK lớp 10 Bộ 17 72.800 1.237.600 11 SGK lớp 11 Bộ 23 73.700 1.695.100 12 SGK lớp 12 Bộ 26 70.400 1.830.400 13 Các loại sách khác Quyển 40 3.470.800 14 Văn hoá phẩm 8.901.920 Thuế suất GTGT 10% Cộng tiền hàng 29.746.200 Tiền thuế GTGT 2.974.620 Tổng cộng tiền thanh toán 32.720.820 Số tiền viết bằng chữ: Ba mươi hai triệu bảy trăm hai mươi ngàn tám trăm hai mươi đồng Người mua hàng Người lập phiếu Kế toán Thủ trưởng đơn vị Trong tháng 8/2002 số hàng sách bán ra theo hai phương thức khác nhau đã được hạch toán. Nợ TK 6321 "Giá vốn sách" 719.895.050 Có TK 15611 "Hàng hoá sách” 719.895.050 Số liệu trên đã hạch toán đưa vào Nhật ký chứng từ 8A. Nhật ký chứng từ với kết cấu ghi có tài khoản sách, phản ánh lượng hàng sách đã xuất bản được hạch toán thành tiền. Số liệu trên Nhật ký chứng từ 8A được tập hợp từ các chứng từ gốc là hoá đơn GTGT và bảng kê xuất hàng hoá sách đã được hạch toán hàng ngày. Cuối tháng sau khi đối chiếu với bảng kê tổng xuất sách được lập như bảng kê tổng hợp ở cuối tháng), kế toán viên lập Nhật ký chứng từ 8A cho toàn bộ hàng hoá là sách của Công ty xuất ra trong tháng. Công ty phs Hải Phòng Nhật ký chứng từ số 8a Ghi Có tài khoản 15611 Từ ngày 01/8/2002 Đến ngày 31/8/2002 Trang 1 Đơn vị tính: VNĐ TK có TK nợ Tổng số TK 15611 TK63211 719.895.050 719.895.050 TK641 8.010.770 8.010.770 Tổng cộng 727.905.820 727.905.820 Người lập Kế toán trưởng Tương tự như vậy, hàng hoá là văn hoá phẩm cũng được hạch toán như trên thay vào đó là các tài khoản tương ứng đã trình baỳ. Cuối tháng có số liệu từ các hoá đơn GTGT và bảng kê hàng hoá đã được hạch toán sẽ được kế toán viên lập lên Nhật ký chứng từ số 8B tổng hợp cho hàng hoá là văn hoá phẩm. Nhật ký chứng từ số 8B có kết cấu tương tự Nhật ký chứng từ số 8A là ghi Có cho tài khoản văn hoá phẩm. Nó dùng để phản ánh số tiền hàng đã xuất ra của mặt hàng nói trên. Số liệu trong Nhật ký chứng từ số 8B này được tập hợp từ các chứng từ gốc đã được hạch toán hàng ngày Công ty phs Hải Phòng Nhật ký chứng từ số 8B Ghi Có tài khoản 15612 Từ ngày 01/8/2002 Đến ngày 31/8/2002 Đơn vị tính: VNĐ TK có TK nợ Tổng số TK 15611 TK63212 156.796.587 156.796.587 TK641 279.120 279.120 Tổng cộng 157.075.708 157.075.708 Người lập Kế toán trưởng Cuối tháng căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5, số 8A, số 8B kế toán lập sổ Cái tài khoản 156. Các tài khoản 156 phản ánh toán bộ số phát sinh tăng và giảm của tất cả các mặt hàng của toàn Công ty. Số liệu phát sinh có của sổ Cái tài khoản 156 được lấy từ các phần của Nhật ký chứng từ số 8A, Nhật ký chứng từ số 8B. Phần phát sinh Nợ của sổ Cái tài khoản nảy được lấy từ phần Có của Nhật ký chứng từ số 5 đối ứng với phần ghi Nợ TK 15611, 15612. Những số liệu trên sổ Cái tài khoản 156 sau khi được lập vào cuối tháng sẽ dùng làm cơ sở lên báo cáo tài chính cuối quý và cuối năm. Công ty phs Hải Phòng Sổ cái tài khoản 156: Hàng hoá tồn kho Từ ngày 01/8/2002 Đến ngày 31/8/2002 Nợ: Có: Đầu kỳ: 157.067.525 Phát sinh Phát sinh nợ Phát sinh có Tài khoản đối ứng 981.000.000 331 876.691.637 632 8.289.890 641 Tổng phát sinh 981.000.000 884.981.527 Cuối kỳ 253.085.998 Người lập Kế toán trưởng Căn cứ vào số liệu trên Nhật ký chứng từ số 8A, số 8B cuối tháng kế toán lập sổ Cái tài khoản giá bốn hàng bán 632. Sổ cái tài khoản 632 được lập theo kết cấu ghi Nợ và ghi Có. Nó tập hợp tất cả những số liệu của giá vốn hàng bán ra đã được hạch toán và lưu lại (xem số liệu trang 42, 43). Sổ Cái tài khoản 632 phản ánh số tiền vốn của hàng hoá bán tương ứng, với lượng hàng xuất ra. Phần ghi Nợ của tài khoản 632 căn cứ vào phần Có của Nhật ký chứng từ số 8A và Nhật ký chứng từ số 8B đối ứng với ghi Nợ TK 63211, 63212 phần ghi Có của sổ Cái này chính là phần kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định kết quả kinh doanh. Tuy nhiên điều này chỉ được tiến hành ở cuối quý mà thôi, số liệu trên sổ Cái tài khoản 632 của mỗi tháng sẽ được luỹ kế từ đầu quý cho đến cuối quý để kế toán viên căn cứ vào đó mà lên chỉ tiêu giá vốn hàng bán trong báo cáo kết quả kinh doanh của từng quý một. Công ty phs Hải Phòng Sổ cái tài khoản 632 Giá vốn hàng bán Từ ngày 01/8/2002 Đến ngày 31/8/2002 Nợ: Có: Đầu kỳ: 702.498.713 Phát sinh Phát sinh nợ Phát sinh có Tài khoản đối ứng 719.895.050 15611 156.796.587 15612 Tổng phát sinh 876.691.637 Cuối kỳ 1.579.190.350 Người lập Kế toán trưởng Đồng thời với việc hạch toán giá vốn hàng bán, kế toán hạch toán doanh thu của hàng hoá được bán ra tương ứng với lượng hàng có giá vốn đã được hạch toán trong tháng 8/2002, doanh thu của mặt hàng sách đã được thanh toán như sau: Nợ TK 1311 "Phải thu của cửa hàng trực thuộc": 685.244.930 Nợ TK 1314 "Phải thu khách hàng trả sau khác”: 321.070.520 Có TK 511 "Doanh thu bán sách": 1.006.315.450 Căn cứ vào số tiền ghi trên hoá đơn GTGT đã được hạch toán trong phần doanh thu ở trên, cuối tháng kế toán viên lập Nhật ký chứng từ cho tài khoản doanh thu hàng hoá sách. Nhật ký chứng từ này mang số hiệu: Nhật ký chứng từ số 8C. Nó có kết cấu ghi Có tài khoản tài khoản doanh thu sách, phản ánh toàn bộ doanh thu của hàng hoá sách bán ra trong toàn Công ty. Nhật ký chứng từ số 8C tổng hợp tất cả số liệu của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có doanh thu mà đã được hạch toán và ghi vào sổ sách. Số liệu của Nhật ký chứng từ số 8C là cơ sở để kế toán ghi vào sổ Cái tài khoản 511. Công ty phs Hải Phòng Nhật ký chứng từ số 8c Ghi Có tài khoản 511111, 511112 Từ ngày 01/8/2002 Đến ngày 31/8/2002 Đơn vị tính: VNĐ TK có TK nợ Tổng số 511111 511112 TK1311 685.244.930 97.865.720 587.388.210 TK1314 321.070.520 8.742.650 312.327.870 Tổng cộng 1.006.315.450 106.599.370 999.716.080 Người lập Kế toán trưởng Vào cuối tháng, cụ thể trong ví dụ này là ngày 31/8/2002 kế toán tiến hành lập sổ Cái tài khoản doanh thu bán hàng hoá. Sổ Cái tài khoản 511 phản ánh toàn bộ doanh thu của hàng hoá bán ra trong tháng tương ứng với lượng hàng xuất ra. Sổ Cái tài khoản 511 có kết cấu ghi Nợ và ghi Có cho toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh có doanh thu trong tháng. Căn cứ để ghi vào sổ Cái là số liệu trên Nhật ký chứng từ số 8C và Nhật ký chứng từ số 8D, Nhật ký chứng từ số 8D là Nhật ký chứng từ dùng để phản ánh cho tài khoản văn hoá phẩm nó có kết cấu và cách ghi giống với Nhật ký chứng từ số 8C. Số liệu để ghi Có của sổ Cái tài khoản 511 căn cứ vào phần Có của Nhật ký chứng từ số 8C, Nhật ký chứng từ số 8D. Còn phần ghi Nợ của sổ cái tài khoản 511 chính là kết chuyển về tài khoản 911 cho nên nó chỉ được ghi khi cuối quý kế toán tiến hành xác định kết quả hoạt động kinh doanh Công ty phs Hải Phòng Sổ cái tài khoản 511 Doanh thu bán hàng Từ ngày 01/8/2002 Đến ngày 31/8/2002 Nợ: Có: Đầu kỳ: 932.510.370 Phát sinh Phát sinh nợ Phát sinh có Tài khoản đối ứng 685.244.930 1311 321.070.520 1314 Tổng phát sinh 1.006.315.450 Cuối kỳ 1.938.825.820 Người lập Kế toán trưởng Số liệu trên sổ cái tài khoản 511 tháng 8 này sẽ được kế toán viên luỹ kế với số liệu trên sổ Cái tài khoản 511 tháng 9 và tháng 7 để lên chỉ tiêu doanh thu bán hàng trong báo cáo kết quả kinh doanh vào cuối quý.Số liệu trên sổ cái tài khoản 511 của mỗi quý sẽ được tổng hợp lại để xác định doanh thu của cả năm. Từ đó kế toán lập chỉ tiêu tổng doanh thu và doanh thu thuần trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của cả năm. Cuối quý, phòng kế toán tiến hành lập các báo cáo tài chính.Số liệu để lên các báo cáo đó là từ những Nhật ký chứng từ, bảng kê chứng từ và sổ Cái đồng thời kế toán phải đối chiếu sổ Cái với sổ tổng hợp chi tiết rồi mới lên các báo cáo tài chính. Như trong ví dụ của bài viết, căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5, số 8A, số 8B, số 8C, số 8D của tháng 7, tháng 8, tháng 9, cùng với số liệu của sổ cái các tài khoản 156, tài khoản 632 tài khoản 511 đã được đối chiếu với sổ tổng hợp chi tiết kế toán lên chỉ tiêu hàng hoá trên bảng cân đối kế toán , chỉ tiêu giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng trên báo cáo kết quả kinh doanh và các sổ Cái, Nhật ký chứng từ tài khoản khác kế toán lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh. Như vậy, tôi đã trình bày phần thực trạng hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty PHS Hải Phòng. Mặc dù không thực sự đầy đủ như lý thuyết nhưng chúng ta cũng đã thấy rõ quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nhập vào cho đến xuất ra. Công tác hạch toán và quá trình luân chuyển chứng từ được mô tả chính xác. Tuy nhiên, mục đích của bài chuyên đề tốt nghiệp của tôi không dừng lại ở góc độ mô tả mà ngay tiêu đề của đề bài chỉ ra là hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá.Muốn hoàn thiện một vấn đề gì thì chúng ta phải biết được nhược điểm và ưu điểm của vấn đề đó,sau khi đánh giá cái được và chưa được căn cứ vào đó để đưa ra kiến nghị giải pháp. Trước khi đánh giá và nêu kiến nghị cho công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá, tôi xin trình bày về đánh giá khái quát tình hình hoạt động của công ty, tất cả nội dung này sẽ được trình bày ngay sau đây ở phần cuối cùng của bài viết. phần iii: Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty phs Hải Phòng I. Nhận xét về hoạt động kinh doanh, công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty phs Hải phòng 1. Nhận xét chung về hoạt động kinh doanh Ra đời trong nền kinh tế tập trung, hiện nay đang từng bước đổi mới cách thức hoạt động để phù hợp với nền kinh tế thị trường, Công ty PHS Hải Phòng đã có những bước tiến đáng kể trong kinh doanh các mặt hàng sách và văn hoá phẩm mặc dù phải chịu những ảnh hưởng không nhỏ của cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp. Tuy nhiên Công ty đã tiếp cận với những quy luật mới của nền kinh tế thị trường và vận dụng chúng một cách linh hoạt vào quản lý tổ chức điều hành Công ty. Là doanh nghiệp hoạt động độc lập nên đây cùng có thể coi là một thuận lợi lớn của Công ty. Mặt dù vậy nhưng thị trường sách và văn hoá phẩm hiện nay có sự tham gia của rất nhiều đơn vị thuộc Sở giáo dục. Công ty sách và thiết bị trường học, các nhà sách tư nhân... đang ra sức thâm nhập vào thị trường. Mặc dù vậy với đội ngũ cán bộ công nhân viên yêu nghề, có trình độ năng lực vững vàng cùng với sự giúp đỡ của Tổng công ty PHS, Công ty Phát hành sách Hải Phòng đã đạt được nhiều thành quả. Mục tiêu của doanh nghiệp kinh doanh thương mại là lợi nhuận thì doanh nghiệp luôn hoàn thành. Từ khi ra đời, doanh thu đạt được của Công ty năm sau cao hơn năm trước. Bởi vì Công ty đã vận dụng chính sách giá cả một cách linh hoạt cho từng đối tượng. Chính điều đó làm cho sản lượng tiêu thụ của công ty luôn ở mức ổn định, kết quả hoạt động kinh doanh trong 2 năm gần đây sẽ cho chúng ta thấy rõ điều đó. Nhìn vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, chúng ta thấy doanh thu của cả 2 năm đều đạt ở mức khá và năm 2002 cao hơn năm 2001, lợi nhuận năm 2002 lại thấp hơn 2001. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ĐVT: Triệu đồng STT Chỉ tiêu Thực hiện 2001 Thực hiện 2002 1 Tổng doanh thu 18.653,00 20.347,00 2 Doanh thu thuần 18.653,00 20.347,00 3 Giá vốn hàng bán 15.829,00 17.824,00 4 Lợi nhuận gộp 2.824,00 2.523,00 5 Chi phí bán hàng 117,00 126,00 6 Lợi nhuận từ HĐKD 2.707,00 2.397,00 7 Tổng lợi nhuận trước thuế 2.707,00 2.397,00 8 Lợi nhuận sau thuế 1.840,76 1.629,96 Điều này do nhiều nguyên nhân gây ra trong đó ngay trên bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chỉ ra là do giá vốn hàng bán tăng cao hơn. Bên cạnh chi phí bán hàng của năm 2002 cao hơn năm 2001 một mức không phải là nhỏ. Như vậy Công ty đã quản lý chưa tốt công tác bán hàng làm phát sinh nhiều chi phí bán hàng ngoài dự kiến, ở đây cũng cần nói thêm rằng Công ty được sự cho phép của Bộ Tài chính đã hạch toán gộp các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản chi phí bán hàng, cho nên chúng ta mới thấy chi phí bán hàng ở Công ty lớn đến vậy. Chi phí bán hàng ở cửa hàng được khoán cho từng cửa hàng cho nên có thể dẫn đến tình trạng lãng phí. Do vậy tình hình quản lý doanh nghiệp phải chặt chẽ hơn để có thể hạ được chi phí quản lý và chi phí bán hàng ở các cửa hàng trực thuộc. Cùng với chính sách giá cả, Công ty đã và đang mở rộng thị trường tiêu thụ. Công ty tiến hành ký kết nhiều hợp đồng bán buôn hơn, không chỉ giới hạn trong phạm vi nội thành mà còn mở rộng quy mô ra các huyện nhiều cửa hàng hơn nữa. Tuy nhiên do sự phân chia thị trường của Tổng công ty PHS thông qua các Công ty PHS khu vực cho nên việc mở rộng thị trường ra các tỉnh là khó thực thi. Về hình thức bán đại lý, Công ty chưa thực hiện do vậy trong thời gian tới cần nhanh chóng triển khai để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của dân cư. Công tác bán lẻ hàng hoá được tổ chức hợp lý và ngày càng nâng cao ý thức phục vụ khách hàng, điều kiện cơ sở vật chất khang trang, sạch đẹp, thoáng mát cùng với đội ngũ nhân viên bán hàng nhiệt tình đã đem lại cho côg ty không những doanh thu cao mà còn có cả uy tín điều rất cần cho mọi doanh nghiệp trong thời kỳ kinh tế thị trường. Công ty đạt được những kết quả như trên không chỉ của riêng một bộ phận phòng ban nào mà là sự đoàn kết thống nhất, nỗ lực hết mình của tất cả cán bộ công nhân viên, trong đó có sự đóng góp của Phòng kế toán với công tác tài chính kế toán. Phòng kế toán đã hoàn thành nhiệm vụ của một phòng chức năng: phản ánh, cung cấp, đầy đủ, chính xác thông tin về tình hình tài chính và kế toán của Công ty cho lãnh đạo để ra quyết sách đúng đắn. Đồng thời Công ty đã cố gắng và tiến bộ trong việc áp dụng chế độ kế toán phù hợp với điều kiện kinh doanh và yêu cầu quản lý. Tuy vậy, Công ty cần tiến hành cải cách công tác quản lý bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình làm việc nhằm phù hợp với chủ trương của Đảng và Nhà nước và tiến hành hội nhập kinh tế với thế giới. 2. Đánh giá công tác hạch toán Với quy mô kinh doanh của mình, các nghiệp vụ phát sinh diễn ra hàng ngày tại Công ty PHS Hải Phòng rất nhiều nên hình thức kế toán phù hợp nhất được lựa chọn là hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Trong quá trình thực tập tại Công ty cũng như bài viết trình bày, hình thức này đã chứng tỏ những ưu điểm của nó. Công ty sử dụng các bảng kê tập hợp hoá đơn GTGT là hoàn toàn thích hợp. Nó giúp cho nhân viên thống kê nhập số liệu từ các chứng từ dễ dàng và không tốn nhiều thời gian. Ngoài ra chứng từ nhập, xuất được phân định rõ ràng theo từng phương thức bán hàng đã góp phần tạo điều kiện thuận tiện cho công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá. Hệ thống tài khoản của Công ty tuân thủ các nguyên tắc và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Được phép của Bộ Tài chính các tài khoản sử dụng tại Công ty chi tiết đến cấp 4. Những tiểu khoản này đã cụ thể hoá được nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Điều đó phù hợp với công việc hạch toán lưu chuyển số lượng lớn và nhiều loại hàng hoá. Về nội dung hạch toán lưu chuyển hàng hoá, tuy chưa phải thật hoàn hảo nhưng nhìn chung Công ty đã có quá trình hạch toán phù hợp. Công tác hạch toán đi liền với quá trình luân chuyển chứng từ sổ sách. Công ty tổ chức luân chuyển chứng từ không hoàn toàn giống như lí thuyết trình bày nhưng lại phù hợp với yêu cầu công việc. Các chứng từ sổ sách kế toán được luân chuyển rõ ràng, đúng kỳ tiện lợi cho công tác kế toán và kiểm tra. Bên cạnh những ưu điểm, công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty theo tôi còn những tồn tại cần khắc phục để qúa trình hạch toán tốt hơn. Do công ty có hệ thống bán hàng rộng khắp trên địa bàn Hải Phòng, nên việc tập hợp chứng từ gốc để vào Nhật ký chứng từ hàng ngày gặp rất nhiều khó khăn . Các chứng từ gốc sẽ được tập hợp tại từng cửa hàng rồi cứ 10 ngày nộp lên cho Công ty. Chính thời gian kéo dài giữa nhưng lần nộp chứng từ đã làm cho công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá không thể cập nhật hàng ngày như trong lý thuyết. Việc vào các Nhật ký chứng từ phải làm từng 10 ngày một, như thế kế toán lưu chuyển hàng hoá phản ánh không thật kịp thời với nhịp độ xuất hàng hoá của các cửa hàng trực thuộc. Trong hệ thống tài khoản được áp dụng tại công ty, mặc dù các tài khoản chi tiết cấp 4 nhưng vẫn còn một số tài khoản chưa thật cụ thể hoá. Quá trình hạch toán lưu chuyển hàng hoá công ty là tổng hợp của nhiều số liệu từ các phương thức bán hàng khác nhau, trong đó có cả hình thức thanh toán ngay và thanh toán sau. Cả hai hình thức trên đều được hạch toán ở TK 131, như tôi dã trình bày ở phần thực trạng. Điều này giúp cho công tác kế toán đơn giản hơn nhưng lại thiếu sát thực với từng cửa hàng và bạn hàng. Tài khoản công nợ này không được chi tiết cho từng của hàng hay tưng bạn hàng mà chỉ phân theo khách hàng trả sau và của hàng trực thuộc. Điều này gây khó khăn cho kế toán công nợ khi xử lý lương bạn hàng và các cửa hàng trực thuộc quá nhiều. Bên cạnh đó việc đối chiếu của hàng hoá xuất bán và số nợ phải thu cũng không dễ dàng. Lượng chứng từ của Công ty trong một tháng rất nhiều nên công tác lưu trữ chứng từ đòi hỏi một số thời gian nhất định. Các chứng từ gốc này in ra theo mẫu của Tổng Công ty PHS được sự cho phép của Bộ Tài chính. Ngoài ra, sổ sách kế toán của Công ty được đánh số hiệu, ghi đề riêng, khác với lý thuyết và hệ thống chuẩn mực kế toán hiện hành. Tuy nhiên sự khác biệt không lớn lắm. Điều này không ảnh hưởng tới công tác hạch toán nhưng do không thống nhất hoàn toàn với hệ thống chung nên có thể Công ty sẽ gặp khó khăn khi tiến hành kiểm tra, kiểm toán khi có sự tham gia của người ngoài ngành. Những nhược điểm tôi vừa nêu không nhằm mục đích nào khác là góp phần hoàn thiện hơn công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty PHS Hải Phòng để Công ty hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn. ii. một số kiến nghị hoàn thiện công tác hạch lưu chuyển hàng hoá tại Công ty PHS Hải Phòng. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện Công ty PHS Hải Phòng là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thương mại cho nên hoạt động lưu chuyển hàng hoá giữ vai trò quan trọng quyết định mọi hoạt động của Công ty. Bên cạnh nhiệm vụ chính trị được đặt lên hàng đầu, nhiệm vụ cuối cùng vẫn là làm thế nào để Công ty luôn có lãi và lãi cao. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắn như hiện nay, việc tồn tại đứng vững của một doanh nghiệp đi liền với tính hiệu quả trong kinh doanh. Muốn không bị đào thải ra khỏi vòng quay đó thì chỉ có cách duy nhất là luôn tự đổi mới,hoàn thiện. Cụ thể ở công ty là hoàn thiện lưu chuyển hàng hoá. Do phát triển của KHKT nên quá trình thu thập xử lý thông tin và báo cáo số liệu ngày càng nhanh gọn. Nhưng sự bùng nổ thông tin gây ra những thông tin nhiều loại vì vậy chọn lọc những thông tin cần thiết phục vụ cho công tác ra quyết định của lãnh đạo là vô cùng quan trọng. Một trong những công cụ cung cấp, thông tin để lãnh đạo quản lý chặt chẽ hơn, quyết định chính xác hơn là kế toán, bộ phận kế toán cung cấp thông tin tài chính tham mưu lãnh đạo về tài chính của Công ty, ngoài ra các báo cáo tài chính mà bộ phận này lập đầy đủ, chính xác là nguồn thông tin hữu ích cho các bạn hàng, đối tác kinh doanh của Công ty. Từ những ưu, nhược điểm tôi phân tích ở trên, chúng ta thấy rõ cần phải hoàn thiện công tác kế toán nói chung và quá trình hạch toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng. Nếu công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá ngày càng được hoàn thiện chắc chắn nó sẽ đem lại nhiều lợi ích cho Công ty. Nó giúp Công ty quản lý chặt chẽ hơn tình hình lưu thông, phân phối hàng hoá, phản ánh đầy đủ kịp thời doanh thu, công nợ. Thông qua đó Công ty có chính sách phù hợp đẩy nhanh vòng quay vốn, tránh được tổn thất không đáng có. Hạch toán lưu chuyển hàng hoá tốt sẽ giúp lãnh đạo nắm bắt kịp thời tình hình thị trường, tận dụng những lơi thế của Công ty đáp ứng nhu cầu tiêu dùng tránh bỏ qua cơ hội thị trường. Các chứng từ, sổ sách tài liệu kế toán có tính pháp lý, thống nhất cao hơn tạo điều kiện cho hoạt động thanh, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền. Tóm lại để hoạt động kinh doanh của Công ty thường xuyên, liên tục, hiệu quả thì công tác lưu chuyển hàng hoá phải thực hiện tốt, hoàn thiện theo thời gian. Vì vậy, hoàn thiện và không ngừng đổi mới công tác kế toán trong đó trọng tâm là hạch toán lưu chuyển hàng hoá phù hợp yêu cầu quản lý, đáp ứng nhiệm vụ mục tiêu của Công ty là thật sự khách quan, cần thiết. 2. Một số kiến nghị hoàn thiện công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá Kiến nghị 1: Về chứng từ gốc. Nội dung của những chứng từ gốc ở công ty PHS Hải Phòng buộc phải tuân thủ những quy định của Bộ Tài chính cho nên không có gì phải hoàn thiện thêm. Tuy nhiên những chứng từ gốc này đáng lẽ phải được các cửa hàng trực thuộc nộp lên Công ty hàng ngày để kế toán vào các Nhật ký chứng từ. Nhưng trên thực tế thì cứ mười ngày các cửa hàng tập hợp chứng từ nhập và xuất lên Công ty. Điều này gây ảnh hưởng cho công tác kế toán đã được trình bày trong phần đánh giá sự chậm trễ này có thể khắc phục bằng cách rút ngắn khoảng thời gian nộp chứng từ lên Công ty để công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá đầy đủ kịp thời hơn. Nếu như việc nộp chứng từ của các cửa hàng không thể tiến hành hàng ngày thì Công ty nên điều chỉnh thời hạn nộp chứng từ gốc xuống còn 5 ngày. Như vậy là dung hoà cho cả 2 giải pháp hàng ngày và 10 ngày. Quy định hiện nay của Công ty không được tối ưu lắm nhưng giải pháp nộp chứng từ hàng ngày là khó thực hiện. Việc các cửa hàng tập hợp chứng từ của 5 ngày nộp lên cho Công ty sẽ giảm bớt một lượng lớn chứng từ dồn động và tạo điêù kiện cho kế toán hạch toán hàng hoá chính xác, kịp thời hơn, bám sát thực tế nhập xuất hàng hoá của các cửa hàng, giải pháp này mang tính thực tiễn cao. Kiến nghị 2: Về hình thức sổ kế toán. Nếu như chứng từ gốc luân chuyển chưa nhanh và kịp tời thì sẽ ảnh hưởng tới các Nhật ký chứng từ, sổ kế toán chi tiết. Nhật ký chứng từ cùng với hệ thống sổ chi tiết của Công ty được đánh số và ghi đề mục hơi khác so với hệ thống sổ tài liệu kế toán hiện hành. Dẫu biết rằng đó là sự khác biệt của từng ngành nghề, từng doanh nghiệp nhưng sẽ gây khó khăn cho người ngoài khi họ cần thông tin. Thiết nghĩ Công ty nên có sự thống nhất với hệ thống kế toán về các tiêu đề của sổ sách tài liệu kế toán bởi sự thống nhất này không chỉ mang tính nhất quán mà còn giúp cho công tác thanh, kiểm tra thuận tiện hơn nhanh chóng hơn. Kiến nghị 3: Về tài khoản sử dụng. Khi phản ánh hàng hoá bán ra dù theo phương thức nào thì công ty cũng hạch toán về TK 131 trong đó chi tiết ra cho cửa hàng trực thuộc là 1311 và cho khách trả sau là 1314. Tuy nhiên các khoản công nợ đều được theo dõi trên bảng kê công nợ TK 131 theo từng cửa hàng trực thuộc và bạn hàng. Bảng kê công nợ này cũng chỉ tập hợp các khoản phải thu cho từng tháng mà không chi tiết ra từng nghiệp vụ phát sinh. Đây là sự rút ngắn cho đơn giản nhưng lại gây ra khó khăn nhất định trong việc theo dõi kiểm tra tra đối chiếu lượng hàng xuất bán với công nợ phải thu. Nên chăng công ty có thể hạch toán TK 131 chi tiết cho từng cửa hàng, bạn hàng theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Phương thức bán hàng của công ty đa dạng nhưng để hạch toán khoản phải thu thì công ty lại chỉ dùng TK 131 chi tiết ra thành 2 tiểu khoản 1311 và 1314. Trên thực tế tiểu khoản 1311 và 1314 đảm đương cho tất cả các khách hàng, cửa hàng trực thuộc. Trong khi Công ty có cả bán buôn, bán lẻ trực tiếp. Hình thức bản lẻ lại có bán thu tiền trực tiêp, bán thu tiền sau. Theo tôi Công ty nên chi tiết TK 131 theo từng hình thức bán hàng. - TK 1311 "Phải thu cửa hàng trực thuộc" + TK 13111"Phải thu cửa hàng bán thu tiền trực tiếp" + TK 13112 "Phải thu cửa hàng bán thu tiền sau" - TK 1314 "Phải thu bán buôn" + TK 13141 "Phải thu bán buôn qua kho công ty" Việc chi tiết các tiểu khoản theo các phương thức bán hàng sẽ giúp công ty dễ dàng hơn trong công tác theo dõi công nợ, góp phần đẩy nhanh thu hồi nợ từ chỗ hàng hoá lưu chuyển nhanh, đồng vốn sẽ quay vòng theo tỷ lệ thuận. Quá trình hạch toán lưu chuyển hàng hoá phức tạp hơn nhưng rõ ràng hơn Kiến nghị 4: Về công tác kết chuyển giá vốn và doanh thu Tại công ty PHS Hải Phòng, công tác kết chuyển giá vốn và doanh thu bán hàng chỉ được thực hiện ở cuối quý, việc hạch toán kết chuyển như thế tạo ra sự khác biệt rất lớn ở các TK không có số dư cuối tháng. Trên lý thuyết, những TK không có số dư sẽ được kết chuyển vào cuối tháng để xác định kết quả kinh doanh. Thực tế chúng ta đã thấy trong phần hạch toán ở trên,cuối tháng công ty chưa kết chuyển cho những TK không có số dư như TK 511, 632 mà điều này chỉ được tiến hành khi Công ty xác định kết quả kinh doanh vào cuối quý. Điều này có thể gây khó khăn cho Công ty khi không tiến hành kết chuyển cuối tháng và nó không tuân thủ đúng như hệ thống kế toán hiện hành theo tôi công ty PHS nên tiến hành kết chuyển giá vốn và doanh thu bán hàng vào cuối tháng đúng như hệ thống kế toán đang ban hành việc này không có gì khó khăn nhưng rất quan trọng trong công tác lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh. Kiến nghị 5: Về bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty gồm có 10 người, mỗi người đảm đương một chức năng chuyên biệt. Số lượng kế toán viên ở đây không quá nhiều so với khối lượng công tác, bởi vì Công ty có hệ thống bán lẻ rộng khắp, số lượng chứng từ nhiều cho nên khối lượng công tác kế toán khá lớn. Có lẽ Công ty nên sắp xếp đội ngũ nhân sự Phòng kế toán cho phù hợp với yêu cầu của những kiến nghị mà tôi nêu ở trên. Đó là tăng lượng nhân viên thu tiền hàng ngày từ 2 người lên 3 người để có thể giảm bớt việc di chuyển quá nhiều của họ. Kiến nghị 6: Về quản lý chi phí Sau khi ổn định lại nhân sự thì Công ty cũng nên xem xét việc giao chi phí khoán xuống cho từng cửa hàng đã thật hợp lý chưa. Chúng ta biết rằng khoán chi phí là một trong những biện pháp tối ưu hoá cho tiết kiệm chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Nhưng tại các cửa hàng trực thuộc chi phí khoán được phân về quá nhiều so với thực tế. Như thế dẫn đến tình trạng lãng phí,làm tăng chi phí bán hàng lên cao mà không rõ nguyên nhân. Để tránh sự không xác thực giữa thực tế và tính toán khoán chi phí quá nhiều, Công ty nên yêu cầu các cửa hàng lập các báo cáo chi phí hàng tháng và kết hợp với công tác kiểm tra xuống từng cửa hàng hàng quý. Từ đó có thể nắm bắt thực tế tính và có biện pháp xử lý kịp thời, đề ra chi phí khoán phù hợp nhất. Kiến nghị 7: Về việc áp dụng hệ thống chuẩn mực kế toán và ứng dụng kế toán máy vào thực tế Mặc dù hệ thống chuẩn mực kế toán và Thông tư 89/2002/TT-BTC đã ban hành và đi vào thực thi nhưng việc áp dụng nó vào thực tiễn tại Công ty vẫn chưa đựơc tiến hành . Đây là một vấn đề mà Công ty cần phải quan tâm tích cực hơn nữa để những quyết định của Bộ Tài chính sớm được thực hiện. Bên cạnh đó có một thực tế là hiện nay hầu như tất cả các doanh nghiệp đều ứng dụng tính tiện ích của công nghệ thông tin đó là sử dụng phần mềm Kế toán máy vào công tác kế toán nhằm giảm tối đa thời gian lao động thủ công cho các kế toán viên và đặc biệt là kế toán trưởng, tận dụng thời gian để làm những công việc khác Kiến nghị 8: Về TK chi phí bán hàng và chi phí quản lý DN Chi phí bán hàng và chi phí quản lý của Công ty khá nhiều do tính chất và đặc điểm hoạt động kinh doanh, chi phí lớn lại được hạch toán tất cả vào TK 641 điều này được sự đồng ý của Bộ Tài chính. Tuy vậy Công ty sẽ gặp khó khăn trong việc tìm ra nguyên nhân tăng lên của chi phí bán hàng hay chi phí quản lý doanh nghiệp khi chúng không được hạch toán riêng biệt. Nên chăng hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp theo 2 TK riêng biệt và tìm giải pháp khác cho phân biệt lao động trực tiếp hoàn thiện nêu trên có thể chỉ là những ý tưởng mang ít tính khả thi nhưng với mong muôn công tác kế toán sẽ được tổ chức tốt hơn tôi vẫn mạnh dạn đưa ra. Tôi mong rằng công ty PHS Hải Phòng quan tâm xem xét những kiến nghị đó Kết luận Với quá trình hội nhập nền kinh tế nước ta với kinh tế thế giới, hệ thống kế toán Việt nam không ngừng cải tiến, hoàn thiện. Chúng ta đã và đang trong quá trình soạn thảo và ban hành hệ thống chuẩn mực kế toán cho phù hợp với yêu cầu của công tác quản lý mới, tiến tới hoà nhập các chuẩn mực và thông lệ kế toán phổ biến trên thế giới. Vai trò của thông tin ngày càng được xem như là chìa khoá cho mọi hoạt động kinh doanh. Điều này khẳng định thêm tầm quan trọng của công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng. Vì nó quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp kinh doanh thương mại . Đứng trước thách thức đó Công ty PHS Hải Phòng nắm bắt được cơ hội và hiểu rõ tính thiết yếu của công tác này, không những vậy Công ty còn chú trọng cho công tác kế toán bằng việc nâng cao trình độ nghiệp vụ cuả nhân viên, tới tới sửa đổi bổ sung, nâng cấp trang thiết bị ngày càng hiện đại để có thể đáp ứng tốt mọi công việc. Sách và văn hoá phẩm là một trong những mặt hàng mang giá trị tinh thần rất cao, nó là nguồn tri thức lớn của nhân loại và không thể thiếu được dù ở bất cứ thời đại nào và bất cứ đâu. Do vậy công tác quản lý nói chung và quản lý tài chính kế toán tại Công ty PHS Hải Phòng rất được coi trọng, nhờ việc tổ chức tốt công tác quản lý tài chính kế toán góp phần không nhỏ lưu thông sách và văn hoá phẩm trên thị trường để đến tay người đọc, người sử dụng, đem lại hiệu quả xã hội và kinh tế. Trên đây là toàn bộ bài viết của tôi về công tác kế toán của Công ty PHS Hải Phòng, công tác kế toán đòi hỏi tính chính xác, cẩn thận, những phẩm chất này đội ngũ cán bộ kế toán công ty đáp ứng đầy đủ. Ngoài ra họ còn thể hiện trình độ nghiệp vụ chuyên môn cao, luôn tiếp thu cái mới đáp ứng mọi yêu cầu đặt ra. Với đội ngũ kế toán viên như vậy cho nên tất cả các phần hành kế toán đều được hạch toán rõ ràng, chính xác, kịp thời cung cấp thông tin cho lãnh đạo công ty. Riêng trong công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá, phần thực trạng đã cho chúng ta thấy tính hợp lý khi nhập hàng hoá vào và tính hiệu quả khi xuất hàng hoá ra. Chứng từ sổ sách, tài liệu kế toán được lập minh bạch chính xác, đầy đủ phù hợp với hệ thống kế toán hiện hành. Nội dung hạch toán bám sát thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tuy nhiên đôi khi vẫn còn những điểm chưa hoàn hảo. Sau thời gian thực tập tại công ty, được sự giúp đỡ của nhân viên Phòng kế toán dưới sự hướng dẫn của các thầy giáo Quách Mạnh Hùng và Trần Đức Thuần cùng với sự nỗ lực của bản thân, tôi đã hoàn thành bài viết của mình. Do thời gian thực tập chưa thật nhiều, trình độ hiểu biết chưa sâu, tài liệu nghiên cứu còn hạn chế nên phần trình bày không tránh khỏi khiếm khuyết. Vì vậy, tôi rất mong được sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô giáo, của cán bộ Phòng kế toán công ty PHS Hải Phòng. Cuối cùng tôi xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của ban lãnh đạo cùng toàn thể các cô chú Phòng kế toán Công ty PHS Hải Phòng. Em muốn bày tỏ lòng cảm ơn quý thầy cô giáo trường Cao Đẳng Cộng Đồng Hải Phòng đã dìu dắt dậy dỗ trong suốt quá trình học tập tại trường. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình chu đáo của các thầy giáo Quách Mạnh Hùng và Trần Đức Thuần - Giảng viên Bộ môn Kế toán – Cao Đẳng Cộng Đồng Hải Phòng để em có thể hoàn thành bài chuyên đề như mong muốn của mình. Mục lục Tài liệu tham khảo 1. Kế toán thương mại - dịch vụ PGS - TS Trần Thế Dũng - NXB Thống kê 1999 2. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính TS - Nguyễn Văn Công - NXB Tài chính 2002 3. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính trong các doanh nghiệp thương mại dịch vụ TS - Nguyễn Văn Công - NXB Tài chính 2002 4. Thông tư 89/2002/TT-BTC Ban hành 9/10/2002 của Bộ Tài chính Nhận xét của cơ sở thực tập