Hoàn thiện công tác lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp tại công ty in Hàng Không

vô, vËt t­ göi phßng kinh doanh ®Ó cã sù chuÈn bÞ kÞp thêi c¸c lo¹i vËt t­ cÇn thiÕt. NÕu ®¬n ®Æt hµng liªn quan ®Õn viÖc giao nhËn hµng ho¸ hoÆc cung cÊp dÞch vô ®i kÌm kh¸c, Tr­ëng kÕ ho¹ch ghi PhiÕu yªu cÇu cung cÊp dÞch vô, vËt t­ ®Õn c¸c Bé phËn liªn quan ®Ó liªn hÖ, bè trÝ. Giao nhËn c«ng viÖc Sau khi ®· cã kÕ ho¹ch chuÈn bÞ vÒ thiÕt bÞ, dÞch vô vËt t­, Tr­ëng hoÆc phã kÕ ho¹ch tiÕn hµnh giao viÖc cho c¸c c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt ®Ó hä trùc tiÕp triÓn khai, theo dâi vµ kiÓm so¸t qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, cung cÊp dÞch vô. Qu¸ tr×nh giao nhËn viÖc ®­îc thùc hiÖn th«ng qua PhiÕu giao nhËn viÖc. Trong qu¸ tr×nh giao nhËn viÖc gi÷a Tr­ëng kÕ ho¹ch vµ c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt, mäi tµi liÖu cña kh¸ch hµng liªn quan ®Õn viÖc thùc hiÖn hîp ®ång nh­ mÉu, market, film, b¶n can,... còng ®­îc bµn giao cho c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt. Trong tr­êng hîp lµ nh÷ng s¶n phÈm ®Þnh kú ®· d­îc ký hîp ®ång nguyªn t¾c. Tr­ëng kÕ ho¹ch cã thÓ chØ ®Þnh c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt lµm viÖc giao nhËn trùc tiÕp víi kh¸ch hµng. C¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt ®­îc giao viÖc cña Phßng kÕ ho¹c thùc hiÖn viÕt phiÕu s¶n xuÊt vµ giao viÖc ®Õn c¸c bé phËn s¶n xuÊt liªn quan, bao gåm: PhiÕu s¶n xuÊt thiÕt kÕ, chÕ b¶n cho Tæ vi tÝnh Bé phËn ChÕ b¶n PhiÕu s¶n xuÊt cho Bé phËn chÕ b¶n, in Offset, s¸ch PhiÕu s¶n xuÊt cho bé phËn GiÊy, flexo vµ gia c«ng C¸c phiÕu x¶n xuÊt ®­îc lËp vµ giao cho c¸c bé phËn thùc hiÖn 1 b¶n, phßng kinh doanh 1 b¶n vµ l­u l¹i kÕ ho¹ch 1 b¶n. C¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt c¨n cø vµo PhiÕu s¶n xuÊt ®Ó x¾p xÕp, tÝnh to¸n vµ ghi ®Çy ®ñ, chi tiÕt vµo c¸c môc yªu cÇu cña phiÕu s¶n xuÊt. Sau khi ®· kiÓm tra kü c¸c môc ®· viÕt vµo phiÕu s¶n xuÊt c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt nghi ®Çy ®ñ c¸c néi dung vµo sæ theo dâi s¶n xuÊt sau ®ã chuyÓn mÉu s¶n phÈm, market, b¶n can, mÉu mµu, c¸c h­íng dÉn cô thÓ…cho tr­ëng bé phËn s¶n xuÊt. T¹i phiÕu s¶n xuÊt, c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt nghi râ ngµy hoµn thµnh c«ng viÖc. Trong tr­êng hîp gi¶i quyÕt c¸c thø tù ­u tiªn ®Ó ®¸p øng tiÕn ®é kh¸ch hµng, Tr­ëng kÕ ho¹ch ghi b»ng mùc ®á ë cét ghi chó. KiÓm so¸t qu¸ tr×nh s¶n xuÊt/ cung cÊp dÞch vô Trong qu¸ tr×nh c¸c bé phËn s¶n xuÊt/cung cÊp dÞch vô thùc hiÖn c«ng viÖc theo yªu cÇu cña PhiÕu s¶n xuÊt, c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt cña Phßng kÕ ho¹ch cã tr¸ch nhiÖm gi¸m s¸t tiÕn ®é thùc hiÖn vµ chÊt l­îng c«ng viÖc, th«ng qua viÖc kiÓm tra trùc tiÕp hoÆc th«ng qua b¸o c¸o cña c¸c Tr­ëng bé phËn. Trong qu¸ tr×nh kiÓm tra, gi¸m s¸t s¶n xuÊt/cung cÊp dÞch vô, nÕu ph¸t hiÖn ra nh÷ng trôc trÆc Tr­ëng c¸c bé phËn s¶n xuÊt cã tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o trùc tiÕp víi c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt hoÆc Tr­ëng phßng kÕ ho¹ch. LËp phiÕu thùc hiÖn hµnh ®éng hµnh ®éng kh¾c phôc phßng ngõa Khi c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt cña Phßng kÕ ho¹ch trùc tiÕp hoÆc th«ng qua b¸o c¸o cña c¸c bé phËn s¶n xuÊt, ph¸t hiÖn ra nh÷ng trôc trÆc hoÆc nh÷ng sai lçi trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång. CÇn ph¶i xem xÐt ®iÒu tra nguyªn nh©n, ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p kh¾c phôc phßng ngõa. PhiÕu ®Ò nghÞ thùc hiÖn hµnh ®éng kh¾c phôc phßng ngõa ®­îc c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt lËp, Tr­ëng hoÆc phã Phßng kÕ ho¹ch x¸c nhËn vµ chuyÓn tíi c¸c bé phËn liªn quan. C¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt cã tr¸ch nhiÖm tiÕp tôc theo dâi gi¸m s¸t tiÕn ®é vµ chÊt l­îng ®Õn khi s¶n phÈm ®­îc thùc hiÖn hoµn chØnh vµ nhËp kho s¶n phÈm. Th«ng b¸o cho kh¸ch hµng, thanh lý hîp ®ång vµ l­u s¶n phÈm Sau khi s¶n phÈm hoÆc dÞch vô ®· ®­îc hoµn chØnh, c¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt cã tr¸ch nhiÖm th«ng b¸o cho tr­ëng KH hoÆc trùc tiÕp cho khach hµng vµ thu håi tÊt c¶ mÉu, market, c¸c lo¹i tµi liÖu liªn quan ®Õn hîp ®ång ®Ó bµn giao l¹i cho kh¸ch hµng. Tr­ëng hoÆc phã Phßng kÕ ho¹ch cã tr¸ch nhiÖm th«ng b¸o vµ h­íng dÉn kh¸ch hµng lµm c¸c thñ tôc nhËn hµng. L­u hå s¬ Sau khi kh¸ch hµng nhËn hµng vµ tiÕn hµnh lµm B¶n thanh lý hîp ®ång Phßng kÕ ho¹ch cã nhiÖm vô l­u tr÷ ®¬n ®Æt hµng, hîp ®ång vµ b¶n thanh lý hîp ®ång vµ c¸c giÊy tê liªn quan ®Õn tñ tôc ph¸p lý trong thêi h¹n 2 n¨m. C¸n bé ®iÒu hµnh s¶n xuÊt cã tr¸ch nhiÖm l­u tr÷ c¸c phiÕu yªu cÇu, phiÕu s¶n xuÊt, phiÕu ®Ò nghÞ, phiÕu giao nhËn viÖc trong thêi h¹n 3 th¸ng. (Xem thªm Qu¸ tr×nh kiÓm so¸t ®iÒu hµnh s¶n xuÊt, cung øng dÞch vô t¹i Phô lôc 9) Néi dung c«ng t¸c ®iÒu ®é s¶n xuÊt t¹i C«ng ty Víi kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp ®­îc lËp trªn, bé m¸y ®iÒu ®é s¶n xuÊt sÏ thùc hiÖn ®iÒu phèi qu¸ tr×nh s¶n xuÊt t¹i c¸c ph©n x­ëng víi c¸c néi dung sau: Phßng kÕ ho¹ch cã mét c¸n bé ®iÒu ®é s¶n xuÊt chÞu tr¸ch nhiÖm theo dâi qu¸ tr×nh thùc hiÖn ®¬n hµng cho ®Õn khi kÕt thóc bao gåm c¶ viÖc: kiÓm tra sù chuÈn bÞ c¸c nguyªn vËt liÖu cho ®¬n hµng, tiÕn ®é s¶n xuÊt t¹i tõng kh©u trong ngµy/ca s¶n xuÊt; xö lý c¸c sai sãt ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt; Mçi ph©n x­ëng ®Òu cã nh©n viªn thèng kª lµm nhiÖm vô ghi chÐp c¸c kÕt qu¶ s¶n xuÊt cña tõng kh©u theo hÖ thèng biÓu mÉu thèng nhÊt. KÕt qu¶ ghi chÐp nµy sÏ ®­îc chuyÓn cho Tr­ëng bé phËn vµ Tr­ëng bé phËn kiÓm tra, chuyÓn nép cho c¸n bé ®iÒu ®é s¶n xuÊt t¹i Phßng kÕ ho¹ch ®Ó n¾m ®­îc t×nh tr¹ng thùc hiÖn ®¬n hµng. §Ó thÊy râ h¬n c«ng t¸c ®iÒu ®é s¶n xuÊt (thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp) cña C«ng ty cÇn xem qua c¸ch thøc tæ chøc t¸c nghiÖp t¹i tõng ph©n x­ëng nh­ sau: 4.1. T¸c nghiÖp t¹i ph©n x­ëng in Phßng kÕ ho¹ch sau khi tiÕp nhËn ®¬n hµng göi phiÕu ®i c¸c phßng cã liªn quan, vµ bµn giao c«ng viÖc cho ph©n x­ëng in Flexo (FL) kÌm theo mét ng­êi cña phßng kÕ ho¹ch cã nhiÖm vô gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn ®¬n hµng. Tr­ëng Flexo trùc tiÕp c«ng viÖc tõ phßng kÕ ho¹ch. Sau khi hîp ®ång cã hiÖu lùc hoÆc tiÕp nhËn phiÕu s¶n xuÊt cña KÕ ho¹ch, tr­ëng FL hoÆc phã FL tiÕp nhËn vµ ghi vµo sæ nhËn viÖc vµ lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cho ph©n x­ëng m×nh, theo dâi vµ triÓn khai s¶n xuÊt. Tr­ëng FL hoÆc ng­êi uû quyÒn cã tr¸ch nhiÖm liªn hÖ kiÓm tra khr n¨ng vµ ®iÒu kiÖn thùc hiÖn c«ng viÖc cña c¸c tæ cã liªn quan, göi phiÕu s¶n xuÊt ®i c¸c tæ. Trong cïng thêi gian Tr­ëng x­ëng cã thÓ nhËn nhiÒu ®¬n hµng do yªu cÇu cña KÕ ho¹ch, Tr­ëng x­ëng ph¶i c©n ®èi kÕt hîp tæ chøc thùc hiÖn gèi vô nhiÒu ®¬n hµng cïng lóc dùa theo c«ng suÊt cña m¸y vµ n¨ng lùc thùc tÕ cña c¸c tæ s¶n xuÊt. (Xem thªm Qu¸ tr×nh t¸c nghiÖp cña c¸n bé FL víi nh÷ng ®èi t­îng liªn quan ®­îc m« t¶ theo l­u ®å t¹i Phô lôc10) T¸c nghiÖp víi ChÕ b¶n: ChÕ b¶n lµ ph©n x­ëng chuyªn chÕ t¹o b¶n in cho c¸c ph©n x­ëng, kÕt hîp víi phßng Vi tÝnh t¹o mÉu. Tr­ëng FL giao phiÕu s¶n xuÊt, mÉu vµ c¸c th«ng tin kh¸c cã liªn quan cho tæ tr­ëng hoÆc c«ng nh©n kÕt hîp víi chÕ b¶n. Tæ tr­ëng hoÆc c«ng nh©n c¨n cø vµo mÉu cña kh¸ch hµng ®Ó lËp b¶ng kª chi tiÕt néi dung mÉu cña kh¸ch hµng. Tæ tr­ëng hoÆc c«ng nh©n b¸o cho nh©n viªn thèng kª viÕt phiÕu yªu cÇu cÊp vËt t­ ®Ó lÊy vËt liÖu s¶n xuÊt t¹i kho cña C«ng ty theo ®óng yªu cÇu cña phiÕu s¶n xuÊt. Tæ tr­ëng hoÆc c«ng nh©n ®­a mÉu lªn phßng KÕ ho¹ch, KÕ ho¹ch viÕt phiÕu s¶n xuÊt cho phßng Vi tÝnh ®Ó tiÕn hµnh thiÕt kÕ. Trong thêi gian thùc hiÖn c¸n bé FL ph¶i cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra qu¸ tr×nh còng nh­ tiÕn ®é thùc hiÖn viÖc s¾p xÕp vµ tæ chøc thùc hiÖn cña tæ, ®ång thêi tæ tr­ëng vµ c«ng nh©n ph¶i tù kiÓm tra nh÷ng c«ng viÖc cña m×nh ®ang thùc hiÖn. Sau khi Vi tÝnh thiÕt kÕ xong kÕt hîp víi chÕ b¶n tiÕn hµnh ra film theo ®óng mÉu cña kh¸ch hµng. C¸n bé FL kiÓm tra film, sau ®ã cho chÕ t¹o b¶n in ®óng theo kÝch th­íc film. KÕt thóc c«ng viÖc ë ChÕ b¶n s¶n phÈm lµ b¶n in, tæ tiÕn hµnh bµn giao cho nh©n viªn thèng kª vµ giao b¶n in cho tæ in. ChÕ b¶n vµ thiÕt kÕ lµ kh©u quan träng ®¶m b¶o ®é chÝnh x¸c, chÊt l­îng in, v× vËy c«ng t¸c t¸c nghiÖp ë kh©u nµy ®ßi hái ph¶i chÆt chÏ tr¸nh t×nh tr¹ng ¸ch t¾c ®¬n hµng. T¸c nghiÖp t¹i tæ m¸y chia cuén: Chia cuén lµ chia mét cuén nguyªn vËt liÖu, thµnh phÈm cã khæ lín thµnh nhiÒu cuén nhá theo nhu cÇu sö dông. C¸c lo¹i hµng gia c«ng cña kh¸ch hµng th­êng kh«ng ®óng khæ in cña m¸y, do vËy c«ng viÖc chia cuén còng ®ãng vai trß quan träng nh»m ®Èy nhanh tiÕn ®é s¶n xuÊt Qu¸ tr×nh thùc hiÖn t¸c nghiÖp t¹i Chia cuén ®­îc m« t¶ ë l­u ®å chia cuén Phô lôc 12 T¸c nghiÖp t¹i tæ in: Ph©n x­ëng giao phiÕu s¶n xuÊt cho tæ tr­ëng hoÆc tæ phã trong ®ã ghi c¸c th«ng tin vµ c¸c yªu cÇu kü thuËt. Tæ tr­ëng s¾p xÕp tæ chøc thùc hiÖn s¶n xuÊt theo yªu cÇu cña phiÕu s¶n xuÊt, b¸o nh©n viªn thèng kª viÕt phiÕu yªu cÇu cung cÊp vËt t­ ®Ó lÊy vËt liÖu s¶n xuÊt t¹i kho cña C«ng ty. TiÕn hµnh in thö, kiÓm tra, sau ®ã cho in s¶n l­îng. Trong qu¸ tr×nh in s¶n l­îng c¸n bé FL hoÆc ng­êi ®­îc uû quÒn kiÓm tra ®ét xuÊt, tæ tr­ëng, c«ng nh©n kiÓm tra th­êng xuyªn dùa theo mÉu ®Ó ®iÒu chØnh kÞp thêi. KÕt thóc c«ng viÖc kiÓm tra s¶n phÈm, nh©n viªn thèng kª viÕt phiÕu nhËp kho thµnh phÈm. Qu¸ tr×nh in ®­îc m« t¶ ë l­u ®å In phô lôc 13. T¸c nghiÖp t¹i tæ thæi mµng, tæ bÕ hép, tæ c¾t d¸n C«ng viÖc ë c¸c tæ nµy ®iÒu ®­îc thùc hiÖn trªn d©y truyÒn c«ng nghÖ, nh÷ng c«ng viÖc nµy trong giai ®o¹n gia c«ng vµ hoµn thiÖn s¶n phÈm, sè l­îng c«ng viÖc th­êng rÊt nhiÒu do vËy c«ng t¸c qu¶n lý t¸c nghiÖp ë ®©y ph¶i rÊt tèt, ®«n ®èc c«ng nh©n thùc hiÖn tèt c«ng viÖc cña m×nh víi c­êng ®é cao. 4.2. T¸c nghiÖp t¹i ph©n x­ëng S¸ch Ph©n x­ëng nµy hoµn thiÖn c¸c s¶n phÈm lµ sæ, s¸ch c¸c lo¹i sau khi in. Tr×nh tù thùc hiÖn nh­ sau: KÕ ho¹ch nhËn nh÷ng ®¬n hµng in sæ, s¸ch giao c«ng viÖc cho ph©n x­ëng S¸ch d­íi d¹ng phiÕu s¶n xuÊt vµ göi c¸c tµi liÖu kÌm theo. Tr­ëng bé phËn nhËn phiÕu s¶n xuÊt vµo sæ nhËn viÖc vµ göi mÉu cho bé phËn in. Sau khi nhËn ®­îc tê in tr­ëng bé phËn kiÓm tra chÊt l­îng tê in, giao cho tæ c¾t c¾t tê in thµnh trang s¸ch c«ng ®o¹n nµy ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y. Sau ®ã tæ gia c«ng tiÕn hµnh b¾t kiÓm, b¾t gÊp, b¾t lång t¹o thµnh lâi quyÓn s¸ch. B¾t s¸ch, vµo b×a, tr­ëng bé phËn kÕt hîp víi tæ tr­ëng kiÓm tra chÊt l­îng s¸ch, bµn giao cho nh©n viªn thèng kª viÕt phiÕu nhËp kho. (Qu¸ tr×nh t¸c nghiÖp ë ph©n x­ëng in Offset t­¬ng tù nh­ ë ph©n x­ëng in Flexo) 4.3. T¸c nghiÖp t¹i ph©n x­ëng GiÊy Ph©n x­ëng giÊy cã nhiÖm vô s¶n xuÊt giÊy vÖ sinh, kh¨n giÊy th¬m phôc vô trong vµ ngoµi ngµnh hµng kh«ng. Ph©n x­ëng s¶n xuÊt giÊy tu©n theo lÖnh s¶n xuÊt cña phßng KÕ ho¹ch d­íi d¹ng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt c¶ n¨m vµ phiÕu s¶n xuÊt. Tr­ëng bé phËn hoÆc phã bé phËn cã nhiÖm vô dùa vµo kÕ ho¹ch n¨m ph©n chia c«ng viÖc theo quý, th¸ng kÕt hîp víi ®¬n hµng míi tæ chøc triÓn khai thùc hiÖn c«ng viÖc. Sau khi nhËn phiÕu s¶n s¶n xuÊt, nh©n viªn thèng kª cña x­ëng viÕt phiÕu yªu cÇu cÊp vËt t­: lµ nguyªn liÖu giÊy vôn vµ c¸c chÊt phô kh¸c nÕu s¶n xuÊt giÊy vÖ sinh, lµ vËt t­ giÊy th¬m t¹i kho cña C«ng ty nÕu lµ s¶n xuÊt kh¨n th¬m. C«ng nh©n vËn hµnh m¸y cho s¶n xuÊt thö, tr­ëng bé phËn kiÓm tra ®¹t yªu cÇu cña phiÕu s¶n xuÊt råi míi cho s¶n xuÊt hµng lo¹t sè l­îng theo yªu cÇu cña phiÕu s¶n xuÊt vµ cña kÕ ho¹ch ®· giao. Giai ®o¹n gia c«ng ®ãng gãi: giai ®o¹n nµy tr­ëng bé phËn kÕt hîp víi tæ tr­ëng kiÓm tra hµng ®«n ®èc thùc hiÖn c«ng viÖc. KÕt thóc s¶n xuÊt tæ tr­ëng bµn giao cho nh©n viªn thèng kª viÕt phiÕu nhËp kho thµnh phÈm. Quy tr×nh tæ chøc thùc hiÖn s¶n xuÊt t¹i ph©n x­ëng GiÊy ®­îc m« t¶ trong l­u ®å s¶n xuÊt GiÊy phô lôc 14 HÖ thèng ®iÒu ®é s¶n xuÊt cña C«ng ty ®­îc thiÕt kÕ liªn tôc tõ khi tiÕp nhËn ®¬n hµng t¹i phßng kÕ ho¹ch ®Õn khi thùc hiÖn t¹i c¸c ph©n x­ëng vµ ph¶n håi kÕt qu¶ l¹i Phßng kÕ ho¹ch. Tõng c«ng ®o¹n ®Òu cã c¸c néi dung b¸o c¸o, ghi chÐp cô thÓ. Tuy nhiªn, kÕt qu¶ thùc hiÖn cßn tuú thuéc vµo sù phèi hîp vµ th¸i ®é thùc hiÖn cña tõng vÞ trÝ cô thÓ cã liªn quan. VÝ dô kh¶ n¨ng ®¶m b¶o tiÕn ®é cña bé phËn in phô thuéc vµo viÖc bé phËn chÕ b¶n cã hoµn thµnh viÖc b×nh b¶n ®óng h¹n kh«ng hoÆc chÊt l­îng film thÕ nµo. TiÕn ®é cña bé phËn in l¹i ¶nh h­ëng ®Õn tiÕn ®é cña bé phËn gia c«ng. HoÆc møc ®é kÞp thêi cña nguyªn liÖu in còng sÏ ¶nh h­ëng ®Õn tiÕn ®é in, nhiÒu tr­êng hîp ®· cã ®ñ film vµ s¾p xÕp m¸y in nh­ng mùc in ch­a kÞp vÒ g©y chËm trÔ s¶n xuÊt, ... §¸nh gi¸ vÒ t×nh h×nh lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cña c«ng ty hiÖn nay Mét sè kÕt qu¶, ph©n tÝch: Mét sè kÕt qu¶ quan s¸t vÒ chÊt l­îng c«ng t¸c lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp t¹i C«ng ty n¨m 2002: B¶ng 5: KÕt qu¶ thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cña C«ng n¨m 2002 ChØ tiªu Sè ®¬n hµng nhËn ®­îc Sè ®¬n hµng chËm tiÕn ®é Sè lÇn phµn nµn cña KH Sè vô sai sãt háng hãc MM Th¸ng 1 21 3 0 0 Th¸ng 2 14 0 2 0 Th¸ng 3 15 1 1 1 Th¸ng 4 25 0 3 0 Th¸ng 5 16 0 1 0 Th¸ng 6 23 0 0 0 Th¸ng 7 20 3 4 1 Th¸ng 8 24 0 0 0 Th¸ng 9 30 5 5 2 Th¸ng 10 20 2 1 0 Th¸ng 11 26 0 7 0 Th¸ng 12 29 3 0 0 Tæng 263 17 24 4 B¶ng 6: So s¸nh kÕt qu¶ n¨m 2002 víi n¨m 2001: ChØ tiªu 2001 2002 §¬n hµng % §¬n hµng % Tæng sè ®¬n hµng nhËn ®­îc 25 100% 263 100% Sè ®¬n hµng chËm tiÕn ®é 24 9.56% 17 6.46% Sè lÇn phµn nµn cña kh¸ch hµng 21 8.37% 24 9.13% Sè vô sai háng hãc m¸y mãc 5 1.99% 4 1.52% §¸nh gi¸ ban ®Çu: Theo thèng kª thu ®­îc, nh×n chung sè l­îng ®¬n hµng t¨ng lªn do cã c«ng nghÖ míi, nªn cã thÓ ®¸p øng ®­îc nhiÒu yªu cÇu cña kh¸ch hµng h¬n; Tuy nhiªn sè l­îng ®¬n hµng chËm tiÕn ®é cßn chiÕm tû lÖ cao chiÕm 9,56% tæng sè ®¬n hµng nhËn ®­îc trong n¨m 2001 vµ 6.46% n¨m 2002. §iÒu nµy cho thÊy, tuy ®· ®Çu t­ c«ng nghÖ míi nh­ng ch­a tËn dông hÕt kh¶ n¨ng cã thÓ cßn bÞ ïn t¾c ë mét vµi c«ng ®o¹n do sù ®ång bé vÒ m¸y mãc thiÕt bÞ thÊp, n¨ng lùc thùc tÕ cña c«ng nh©n. Nguyªn nh©n chñ yÕu lµ kh©u thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp ch­a n¾m ®­îc n¨ng lùc thùc tÕ cña c«ng ty; Tû lÖ phµn nµn cña kh¸ch hµng t¨ng tõ 8,37% n¨m 2001 lªn 9,13% n¨m 2002, ®iÒu nµy sÏ ¶nh h­ëng lín ®Õn c«ng ty nguyªn nh©n chÝnh lµ do kh©u kiÓm tra trong khi in ch­a chÆt chÏ. In víi sè l­îng nhiÒu lçi cã thÓ cã ë mét vµi s¶n phÈm dÔ dÉn ®Õn thiÕu sãt. Tuy nhiªn, phÇn lín sù phµn lµn lµ tõ c¸c kh¸ch hµng néi bé do vËy c¸n bé qu¶n lý cã thÓ gi¶i quyÕt kh¾c phôc nhanh chãng; Tû lÖ háng hãc m¸y mãc thiÕt bÞ gi¶m do c«ng t¸c b¶o d­ìng m¸y mãc thiÕt bÞ ®­îc tu©n thñ theo quy ®Þnh cña hÖ thèng tiªu chuÈn chÊt l­îng ISO9001: 2000. Tuy nhiªn, viÖc ¸p dông nµy vÉn cßn ch­a ®­îc triÖt ®Ó. Ph©n tÝch ho¹t ®éng lËp kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp vµ ®iÒu ®é trong th¸ng 3/2003: Vµo ngµy 28/02/2003, cã c¸c ®¬n hµng cho phÇn in ph¶i thùc hiÖn trong th¸ng 3 nh­ sau: B¶ng 7: Sè l­îng c«ng viªc thùc hiÖn th¸ng 3/2003 Tªn s¶n phÈm §v Sè l­îng L­ît in Ngµy tr¶ hµng Yªu cÇu/G.chó In offset ThÎ hµnh lý mét chÆng Cuèn 30.100 60.200 5/3 D.dang tõ 2/03 Sæ tay hµng kh«ng Cuèn 800 45.000 14/3 ®· cã film Nh·n orion Nh·n 200.000 50.000 10/3 Nh·n thuèc Nh·n 300.000 75.000 10/3 Phong b× c¸c lo¹i C¸i 10.200 20.400 7/3 T¹p chÝ hµng kh«ng T4 Cuèn 5.000 400.000 31/3 §· cã néi dung film Cuèn b¶o hµnh TOYOTA Cuèn 1.800 36.000 28/3 S¸ch chïa Yªn Tö Cuèn 5.000 50.000 1/4 In gia c«ng b×a, ¶nh MÉu biÓu Cuèn 535 97.500 10/3 §· cã mÉu, b×nh b¶n. Ho¸ ®¬n C«ng ty ChÌ Cuèn 550 172.200 18/3 Tµi liÖu Canon Cuèn 30.000 300.000 10/4 Catalog B¸ch Khoa Cuèn 2.000 60.000 26/3 In theo mÉu cò Hép thuèc Hép 42.500 42.500 25/3 Catalog TÊn Ph¸t Cuèn 2.000 56.000 15/3 Tê gÊp NH§T Tê 20.000 40.000 20/3 ThÎ lªn m¸y bay Tê 50.000 50.000 10/4 Theo mÉu cò PhiÕu giao nhËn ®å uèng Tê 50.000 10.000 5/4 Theo mÉu cò S¸ch NXB KHKT Cuèn 1.520 69.200 20/4 Theo chÕ b¶n cña NXB PhÇn in FLEXO SÏ b¶o d­ìng ®Þnh kú M¸y in Flexo 4150 ThÎ hµnh lý DCS ThÎ 380.000 380.000 20/3 MÉu cò ThÎ lªn m¸y bay DCS ThÎ 79.000 79.000 10/3 MÉu cò In xèp R¹ng ®«ng Hép 145.500 145.500 14/3 §ît 1, (45.500 hép) Tói n«n C¸i 60.000 134.000 10/4 MÉu cò Tói r¸c C¸i 200 600 5/3 MÉu cò Tói t¹p chÝ C¸i 3.000 6.000 18/3 MÉu cò Dùa trªn c¸c ®¬n hµng trªn, mét kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cho PX in ®­îc lËp nh­ sau: B¶ng 8: KÕ ho¹ch thùc hiÖn ®¬n hµng th¸ng 3/2003. Tªn s¶n phÈm Ngµy tr¶ hµng L­ît in Ngµy hoµn thµnh G.chó B×nh b¶n In Gia c«ng In offset ThÎ hµnh lý mét chÆng 5/3 60.200 3/3 Sæ tay hµng kh«ng 14/3 45.000 11/3 12/3 Nh·n orion 10/3 50.000 3/3 6/3 8/3 Thªm giÊy Nh·n thuèc 10/3 75.000 3/3 6/3 8/3 Phong b× c¸c lo¹i 7/3 20.400 2/3 4/3 5/3 T¹p chÝ hµng kh«ng T4 31/3 400.000 20-23/3 28/3 Cuèn b¶o hµnh TOYOTA 28/3 36.000 12/3 24-26/3 25-27/3 S¸ch chïa Yªn Tö 1/4 50.000 20/3 25-28/3 2/4 MÉu biÓu 10/3 97.500 8/3 10/3 Ho¸ ®¬n C«ng ty ChÌ 18/3 172.200 6/3 12/3 15/3 Tµi liÖu Canon 10/4 300.000 23/3 T 4 Mùc in Catalog B¸ch Khoa 26/3 60.000 15/3 20/3 22/3 Hép thuèc 25/3 42.500 8/3 17/3 19/3 Catalog TÊn Ph¸t 15/3 56.000 6/3 12/3 14/3 Tê gÊp NH§T 20/3 40.000 7/3 15/3 16/3 ThÎ lªn m¸y bay 31/3 50.000 31/3 1/4 PhiÕu giao nhËn ®å uèng 31/3 10.000 31/3 1/4 S¸ch NXB KHKT 20/4 69.200 T 4 PhÇn in FLEXO ThÎ hµnh lý DCS 20/3 1.000.000 1-10/3 2-25/3 ThÎ lªn m¸y bay DCS 10/3 79.000 4-6/3 9/3 In xèp R¹ng ®«ng 14/3 145.500 6-11/3 12/3 Tói n«n 31/3 134.000 16-22/3 26/3 Tói r¸c 5/3 600 1-3/3 5/3 Tói t¹p chÝ 18/3 6.000 12-14/3 16/3 (Nguån tõ sæ theo dâi t×nh h×nh s¶n xuÊt _kÕ ho¹ch, quý I n¨m 2003 ) T×nh h×nh thùc hiÖn: KÕt qu¶ cßn l¹i vµo ngµy 1/4/03 B¶ng 9: C¸c ®¬n hµng cßn dë dang: Tªn s¶n phÈm In Gia c«ng §v Dë dang Hoµn thµnh §v Dë dang Hoµn thµnh In offset S¸ch chïa Yªn Tö L­ît in 0 50.000 Cuèn 1800 3200 Tµi liÖu Canon ,, 100.000 200.000 Cuèn 2000 8000 PhiÕu giao nhËn ®å uèng ,, 2000 8000 Tê 10.000 30.000 S¸ch NXB KHKT ,, 50.000 19.200 Cuèn 130 200 ThÎ lªn m¸y bay ,, 10.000 40.000 Tê 5.000 35.000 In flexo In xèp R¹ng ®«ng(®ît 2) ,, 40.000 10.000 Hép 10.000 NhËn xÐt t×nh h×nh thùc hiÖn ®¬n hµng cña C«ng ty trong th¸ng 3: Nh×n chung c¸c ®¬n hµng ®­îc hoµn thµnh ®óng thêi h¹n yªu cÇu cña ®¬n hµng, cã nhiÒu ®¬n hµng ®· hoµn thµnh tr­íc thêi h¹n tõ 1 - 3 ngµy nh­ thÎ h¸nh lý mét chÆng, cuèn b¶o hµnh Toyota,... Cã nh÷ng ®¬n hµng hoµn thµnh nhanh h¬n yªu cÇu lµ do ®¬n hµng ®· cã film, hoÆc mÉu tr­íc lªn th¬i gian kh©u chÕ b¶n ®­îc rót ng¾n nh­ sæ tay hµng kh«ng, mÉu biÓu, thÎ lªn m¸y bay,... . Cßn cã nh÷ng ®¬n hµng ®Æt s¶n xuÊt thªm theo mÉu cò, hoÆc thuª gia c«ng thªm, hoÆc ®· cã s½n b¶n in do vËy bá qua c«ng ®o¹n chÕ b¶n, ph©n x­ëng sö dông b¶n in cò tiÕn hµnh in lu«n. In xèp R¹ng ®«ng bÞ chËm do ph¶i ngõng m¸y In Flexo 4150 ®Ó b¶o d­ìng theo ®Þnh kú. H¬n n÷a ®©y lµ ®¬n hµng dµi (h¬n 1 th¸ng) nªn cã thÓ ®iÒu chØnh tiÕn ®é thùc hiÖn ®¬n hµng ®­îc. C¸c ®¬n hµng kh¸c ë Flexo do ®· cã b¶n in cò nªn tiÕn ®é thùc hiÖn c«ng viÖc diÔn ra nhanh h¬n hoµn thµnh tr­íc yªu cÇu cña kh¸ch hµng. Tuy nhiªn còng cã nh÷ng ®¬n hµng chËm tiÕn ®é so víi yªu cÇu cña ®¬n hµng, nguyªn nh©n chÝnh lµ c«ng ®o¹n gia c«ng mÊt nhiÒu thêi gian, nh­: s¸ch chïa Yªn Tö, tµi liÖu Canon,... Mét sè ®¬n hµng cã thêi h¹n giao hµng vµo th¸ng 4 C«ng ty ®ang thùc hiÖn in ®­îc chuyÓn tiÕp sang kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cña th¸ng 4, nh­: s¸ch nhµ xuÊt b¶n khoa häc kü thuËt, in xèp R¹ng ®«ng, .. Ngoµi ra, cßn cã: T¹p chÝ Hµng kh«ng, catalog B¸ch khoa ph¶n ¸nh vÒ mét sè lçi in nhá; Tê gÊp Ng©n hµng ®Çu t­ bÞ dÝnh mùc in (lçi do gia c«ng vËn chuyÓn) NhËn xÐt t×nh h×nh thùc hiÖn ®¬n hµng cña C«ng ty trong th¸ng 3: Nh×n chung c¸c ®¬n hµng ®­îc hoµn thµnh ®óng thêi h¹n yªu cÇu cña ®¬n hµng, cã nhiÒu ®¬n hµng ®· hoµn thµnh tr­íc thêi h¹n tõ 1 - 3 ngµy nh­ thÎ h¸nh lý mét chÆng, cuèn b¶o hµnh Toyota,... Cã nh÷ng ®¬n hµng hoµn thµnh nhanh h¬n yªu cÇu lµ do ®¬n hµng ®· cã film, hoÆc mÉu tr­íc lªn thêi gian kh©u chÕ b¶n ®­îc rót ng¾n nh­ sæ tay hµng kh«ng, mÉu biÓu, thÎ lªn m¸y bay,... Cßn cã nh÷ng ®¬n hµng ®Æt s¶n xuÊt thªm theo mÉu cò, hoÆc thuª gia c«ng thªm, hoÆc ®· cã s½n b¶n in do vËy bá qua c«ng ®o¹n chÕ b¶n, ph©n x­ëng sö dông b¶n in cò tiÕn hµnh in lu«n. In xèp R¹ng ®«ng bÞ chËm do ph¶i ngõng m¸y In Flexo 4150 ®Ó b¶o d­ìng theo ®Þnh kú. H¬n n÷a ®©y lµ ®¬n hµng dµi (h¬n 1 th¸ng) nªn cã thÓ ®iÒu chØnh tiÕn ®é thùc hiÖn ®¬n hµng ®­îc. C¸c ®¬n hµng kh¸c ë Flexo do ®· cã b¶n in cò nªn tiÕn ®é thùc hiÖn c«ng viÖc diÔn ra nhanh h¬n hoµn thµnh tr­íc yªu cÇu cña kh¸ch hµng. Tuy nhiªn còng cã nh÷ng ®¬n hµng chËm tiÕn ®é so víi yªu cÇu cña ®¬n hµng, nguyªn nh©n chÝnh lµ c«ng ®o¹n gia c«ng mÊt nhiÒu thêi gian, nh­: s¸ch chïa Yªn Tö, tµi liÖu Canon,... Mét sè ®¬n hµng cã thêi h¹n giao hµng vµo th¸ng 4 C«ng ty ®ang thùc hiÖn in ®­îc chuyÓn tiÕp sang kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cña th¸ng 4, nh­: s¸ch nhµ xuÊt b¶n khoa häc kü thuËt, in xèp R¹ng ®«ng, .. Ph©n tÝch mét sè nguyªn nh©n kh¸c g©y chËm tiÕn ®é cña c¸c ®¬n hµng: M¸y in 2 mµu cña offset bÞ háng tay kª in NhËn thªm 1 ®¬n hµng gÊp cña kh¸ch hµng truyÒn thèng, mét sè ®¬n hµng ph¶i lïi l¹i. Do thiÕu giÊy cã tr¸ng kh«ng mua kÞp (lo¹i giÊy cã tr¸ng mét líp mµng máng ph¶i nhËp khÈu) §¸nh gi¸ vÒ c«ng hÖ thèng lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp 2.1. Nh÷ng mÆt ®­îc: Bé m¸y lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp t­¬ng ®èi hoµn chØnh cã hÖ thèng, cã sù ph©n c«ng nhiÖm vô râ rµng gi÷a c¸c kh©u c¸c bé phËn s¶n xuÊt. Cã sù kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a c¸c phßng ban t¹o thµnh hÖ thèng thèng nhÊt tõ khi nhËn hµng ®Õn khi giao hµng; C¸c c«ng viÖc ®­îc chi tiÕt cô thÓ cho tõng ph©n x­ëng. Khi ®Ò ra c¸c môc tiªu tiÕn ®é, s¶n l­îng ®· cã tham chiÕu ®Õn n¨ng lùc s¶n xuÊt hiÖn cã cña tõng bé phËn. Néi dung kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp ®· bao trïm ®ñ c¸c vÊn ®Ò vÒ s¶n xuÊt vµ cung øng dÞch vô cña C«ng ty, tõ chi tiÕt ho¸ kÕ ho¹ch tµi chÝnh, cho ®Õn kÕ ho¹ch lao ®éng, kÕ ho¹ch b¶o d­ìng m¸y mãc thiÕt bÞ, kÕ ho¹ch ch¨m sãc ®êi sèng cho c«ng nh©n viªn. C¸c c¸n bé ®iÒu ®é s¶n xuÊt t¹i Phßng kÕ ho¹ch ®Òu ®­îc ®µo t¹o c¨n b¶n, ®ñ tr×nh ®é ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc ®iÒu hµnh. Phßng ®­îc giao c¸c quyÒn h¹n ®ñ ®Ó ®iÒu phèi ho¹t ®éng s¶n xuÊt theo yªu cÇu c«ng viÖc. C«ng t¸c tæ chøc thùc hiÖn kh¸ bµi b¶n tr×nh tù. HÖ thèng kiÓm tra theo dâi th­êng xuyªn, chÆt chÏ, mçi x­ëng cã mét nh©n viªn thèng kª cã nhiÖm vô ghi chÐp ®Çy ®ñ c¸c kÕt qu¶ s¶n xuÊt tõ nhËn vËt t­ ®Õn nhËp kho thµnh phÈm cña x­ëng vµ b¸o c¸o th­êng xuyªn cho phßng KÕ ho¹ch. §· thiÕt kÕ hÖ thèng c¸c b¶ng biÓu, quy tr×nh vµ h­íng dÉn ghi chÐp ®Çy ®ñ cho tõng kh©u ®iÒu ®é, tõng néi dung lËp kÕ ho¹ch. 2.2. Nh÷ng mÆt cßn h¹n chÕ: VÒ c¨n cø vµ ph­¬ng ph¸p lËp kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp: KÕ ho¹ch t¸c nghiÖp ®­îc lËp dùa trªn nh÷ng ph­¬ng ph¸p c©n ®èi gi÷a n¨ng lùc s¶n xuÊt cña c¸c bé phËn víi nhu cÇu kh¸ch hµng. §¸nh gi¸ n¨ng lùc chñ yÕu dùa vµo nh÷ng ph©n tÝch mang tÝnh kinh nghiÖm cña c¸n bé ®iÒu ®é. C¸c ph­¬ng ph¸p dù b¸o hoÆc c¸c c«ng cô theo dâi, qu¶n l‎y ch­a ®­îc C«ng ty xem xÐt ¸p dông. C«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch cßn dùa trªn nh÷ng ph©n tÝch mang tÝnh c¶m tÝnh, kinh nghiÖm. Nªn nhiÒu lóc dÔ r¬i vµo bÞ ®éng khi c¸c t×nh huèng ngoµi dù kiÕn s¶y ra; C«ng t¸c thèng kª cã ®­îc thùc hiÖn th­êng xuyªn nh­ng kÕt qu¶ thèng kª ch­a ®­îc sö dông ®Ó ph©n tÝch phôc vô cho c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp. Míi chØ dõng l¹i ë ph©n tÝch ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh, viÖc ph©n tÝch ®¸nh gi¸ rót ra quy luËt cho kÕ ho¹ch sau lµ ch­a cã, do vËy kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp ch­a cã hiÖu qu¶ cao trªn tÊt c¶ mäi ph©n x­ëng; Ph­¬ng thøc qu¶n lý nguyªn vËt liÖu theo kiÓu “®Õn ®©u lo ®Õn ®Êy” ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn c«ng t¸c tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cña C«ng ty. C¸c ph­¬ng ph¸p qu¶n lý hiÖn ®¹i cã hiÖu qu¶ nh­ pareto, MRP ch­a ®­îc C«ng ty sö dông; VÒ thùc hiÖn ®iÒu ®é s¶n xuÊt: Bé m¸y lËp vµ kiÓm so¸t thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cßn kiªm nhiÖm nhiÒu chøc n¨ng nhiÖm vô nªn c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch kh«ng ®­îc quan t©m ®ñ (vÝ dô Phßng kinh doanh, mua vËt t­ chØ lµ 1 trong nhiÒu nhiÖm vô cña nh©n viªn kinh doanh); Cã hÖ thèng thèng kª ghi chÐp kÕt qu¶ s¶n xuÊt song chØ lµ ®Ó biÕt tiÕn ®é s¶n xuÊt tõng ®¬n hµng, c¸c sè liÖu kh«ng ®­îc Phßng kÕ ho¹ch tæng hîp l¹i vµ ph©n tÝch dùa trªn c¸c tiªu chÝ phï hîp ®Ó ®¸nh gi¸ vÒ hiÖu qu¶ c«ng t¸c lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp; ThiÕu c¬ së d÷ liÖu ®ñ lín víi c¸c tiªu chÝ phï hîp ®Ó ph¶n ¸nh ®­îc n¨ng lùc s¶n xuÊt lµm c¬ së cho viÖc ®iÒu phèi s¶n xuÊt vÒ sau. VÝ dô: theo dâi n¨ng suÊt lao ®éng b×nh qu©n cña tõng c«ng ®o¹n, theo dâi thêi gian trÔ gi÷a c¸c c«ng ®o¹n…; NhËn thøc vµ hiÓu biÕt vÒ tÇm quan träng cña c«ng t¸c kÕ ho¹ch ch­a ®­îc ®ång ®Òu, t­ t­ëng ph¸t sinh g× lµm ®ã vÉn cßn phæ biÕn do ®ã ch­a cã ‎y thøc chuÈn bÞ tr­íc, lo tr­íc. Do kh«ng tæng hîp sè liÖu ®Ó t¹o lËp c¬ së d÷ liÖu chung ®Ó ph©n tÝch, theo dâi, ®ång thêi víi thãi quen thiÕt lËp môc tiªu cho ®iÒu ®é s¶n xuÊt chØ lµ cè g¾ng cho hoµn thµnh ®¬n hµng cho xong, khi xong råi lµ th«i, kh«ng cßn nhí n÷a cho nªn viÖc tæng hîp sè liÖu kh«ng ®­îc quan t©m xö lý vµ v× thÕ mµ qua thêi gian, c¸c trôc trÆc cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, ®iÒu ®é ®­îc mçi nh©n viªn ghi nhí theo c¸ch cña m×nh, t¨ng kinh nghiÖm cña m×nh lªn mµ kh«ng t¹o ra ®­îc th«ng tin cho sù ®iÒu hµnh chung. C¸c yÕu tè kh¸ch quan: M¸y mãc thiÕt bÞ phÇn lín ®· cò tû lÖ ®Çu t­ míi ch­a ®ång bé còng ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn lËp kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp khi mµ nhu cÇu thÞ tr­êng cao nh­ng c«ng suÊt m¸y mãc thiÕt bÞ kh«ng ®¸p øng ®­îc; C«ng ty lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc, mÆc dï lµ ®¬n vÞ ®éc lËp, tù c©n ®èi tµi chÝnh nh­ng môc tiªu kinh doanh kh«ng ®­îc toµn diÖn (h­íng tíi lîi nhuËn cµng cao cµng tèt), ¶nh h­ëng tíi ‎y thøc lµm viÖc chung cña nh©n viªn còng nh­ c¸ch thøc ®Æt môc tiªu cña C«ng ty. PhÇn III: Mét sè biÖn ph¸p hoµn thiÖn c«ng t¸c lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp t¹i C«ng ty Hoµn thiÖn c«ng t¸c nghiªn cøu dù b¸o thÞ tr­êng C¬ së lý luËn vµ thùc tiÔn Chóng ta ®· biÕt mét trong nh÷ng xuÊt ph¸t ®iÓm cña c«ng t¸c kÕ ho¹ch ®ã lµ dùa trªn kÕt qu¶ cña nh÷ng nghiªn cøu thÞ tr­êng. V× vËy c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng lµ kh©u ®Çu tiªn ph¶i ®Ò cËp ®Õn khi h­íng tíi sù hoµn thiÖn cña c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp. KÕt qu¶ nghiªn cøu dù b¸o thÞ tr­êng cho biÕt sè l­îng c«ng viÖc ph¶i hoµn thµnh trong n¨m, tõng quý, th¸ng cña n¨m ®Ó s¾p xÕp tæ chøc c«ng viÖc. §Ó cã ®­îc sù ho¹t ®éng nhÞp nhµng liªn tôc cña C«ng ty dùa trªn nh÷ng dù b¸o quý, th¸ng kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp c©n ®èi khèi l­îng nh÷ng c«ng viÖc cho tiÕn hµnh s¶n xuÊt, in nh÷ng ®¬n hµng tr­íc hoÆc sau cho phï hîp víi yªu cÇu cña ®¬n hµng. Vµ chñ ®éng thùc hiÖn nh÷ng ®¬n hµng ®ét xuÊt, ®¶m b¶o gi÷ ®­îc kh¸ch hµng cho C«ng ty. XuÊt ph¸t tõ vai trß quan träng cña viÖc nghiªn cøu dù b¸o thÞ tr­êng víi c«ng t¸c lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp: NÕu ®iÒu tra nghiªn cøu thÞ tr­êng ®óng dù b¸o chÝnh x¸c th× c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp s¸t thùc vµ c«ng viÖc s¶n xuÊt sÏ nhÞp nhµng liªn tôc kh«ng ngõng trÖ ®¸p øng kÞp nhu cÇu cña kh¸ch hµng. Ng­îc l¹i nÕu kh«ng nghiªn cøu dù b¸o thÞ tr­êng hoÆc dù b¸o thiÕu chÝnh x¸c th× trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt sÏ s¶y ra t×nh tr¹ng khi th× ïn t¾c c«ng viÖc, do kh¸ch hµng ®Æt qu¸ nhiÒu (kh¸ch hµng ®· ®Æt tr­íc vµ kh¸ch hµng ®ét xuÊt), khi th× c«ng viÖc qu¸ Ýt so víi c«ng suÊt cña m¸y vµ c«ng nh©n. Qua nghiªn cøu thùc tÕ cho thÊy c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng cña C«ng ty in Hµng kh«ng ®· ®­îc tiÕn hµnh nh­ng ch­a ®­îc quan t©m ®óng møc nªn cßn rêi r¹c vµ hiÖu qu¶ thÊp. T×nh tr¹ng nµy dÉn tíi viÖc C«ng ty cßn bÞ thiÕu nhiÒu th«ng tin nh­ th«ng tin vÒ nhu cÇu thÞ tr­êng, vÒ kh¸ch hµng, vÒ ®èi thñ c¹nh tranh. MÆt kh¸c, do kh«ng cã bé phËn chuyªn tr¸ch nªn C«ng ty cßn kÐm nh¹y bÐn trong xö lý th«ng tin, dÉn ®Õn t×nh tr¹ng bÞ ®éng trong s¶n xuÊt kinh doanh, bÞ ®éng tr­íc sù biÕn ®éng cña m«i tr­êng. Do vËy, d©y lµ mét trong nh÷ng gi¶i ph¸p cÊp thiÕt C«ng ty cÇn xem xÐt trong chiÕn l­îc x©y dùng va ph¸t triÓn cña m×nh. Néi dung biÖn ph¸p Ph©n ®o¹n thÞ tr­êng C«ng ty in Hµng kh«ng lµ thµnh viªn trong Tæng c«ng ty Hµng kh«ng, kinh doanh trong lÜnh vùc in Ên. Do vËy thÞ tr­êng cña c«ng ty ®­îc chia lµm hai m¶ng chÝnh: ThÞ tr­êng néi bé cña Tæng c«ng ty vµ thÞ tr­êng ngoµi ngµnh. ThÞ tr­êng néi bé: ThÞ tr­êng néi bé cña C«ng ty th­êng t­¬ng ®èi æn ®Þnh. C¸c th«ng b¸o cña thÞ tr­êng lµ kÕ ho¹ch yªu cÇu cung øng néi bé cña Tæng c«ng ty giao xuèng. M¶ng thÞ tr­êng nµy ®· cã kÕ ho¹ch cung øng theo thêi ®iÓm, C«ng ty chØ dùa vµo ®ã ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cho phï hîp víi n¨ng lùc s¶n xuÊt. §©y lµ m¶ng thÞ tr­êng truyÒn thèng, chiÕm kho¶ng trªn 60% tæng ®¬n hµng cña C«ng ty. Lµ thÞ tr­êng mµ C«ng ty cã thÓ vËn dông khai th¸c hÕt c«ng xuÊt nh»m môc tiªu thu ®­îc doanh thu lín nhÊt ( theo ph©n tich ma trËn BCG th× m¶ng thÞ tr­êng nµy r¬i vµo vÞ trÝ con bß s÷a). Dùa vµo thÞ tr­êng nµy C«ng ty cã thÓ sö dông biÖn ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ nguyªn vËt liÖu ®Ó t¨ng lîi nhuËn phôc vô cho chiÕn l­îc ph¸t triÓn cña C«ng ty. ThÞ tr­êng ngoµi ngµnh: §©y lµ thÞ tr­êng ®­îc coi lµ thÞ tr­êng tiÒm n¨ng cña C«ng ty. Trong 19 n¨m tr­ëng thµnh vµ ph¸t triÓn, C«ng ty In Hµng kh«ng ®· x©y dùng ®­îc h×nh ¶nh tèt víi thÞ tr­êng trong vµ ngoµi ngµnh Hµng kh«ng. Kh¸ch hµng ngoµi ngµnh ®Õn víi C«ng ty ngµy cµng nhiÒu, ®©y lµ tÝn hiÖu tèt cho C«ng ty. Nh­ng do c«ng ty ch­a cã ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch vµ sö lý nh÷ng th«ng tin tõ thÞ tr­êng nµy do vËy nhiÒu ®¬n hµng bÞ chËm, cã thêi ®iÓm ph¶i tõ chèi ®¬n hµng. Sö dông c¸c ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu dù b¸o thÞ tr­êng: Ph­¬ng ph¸p dù b¸o cã ®Þnh l­îng Ph­¬ng ph¸p nghiªn cøu nhu cÇu thÞ tr­êng b»ng phiÕu ®iÒu tra §iÒu kiÖn thùc hiÖn Kh¸ch hµng cña C«ng ty lµ nh÷ng tæ chøc do vËy ®Ó nghiªn cøu vµ dù b¸o thÞ tr­êng cÇn cã : Tr­íc hÕt C«ng ty cÇn cã ®éi ngò nh©n viªn marketing cã tr×nh ®é chuyªn m«n vÒ nghiªn cøu ph©n tÝch thÞ tr­êng. §éi ngò nµy ngoµi kiÕn thøc vÒ ®Æc ®iÓm s¶n phÈm dÞch vô cña C«ng ty mµ cßn ph¶i cã kiÕn thøc tæng hîp vÒ nhu cÇu in Ên cña kh¸ch hµng, ph©n tÝch xu h­íng ph¸t triÓn cña ngµnh mµ kh¸ch hµng ®ang kinh doanh. CÇn cã mét kho¶n chi phÝ ®ñ lín cho bé phËn nµy, ®©y lµ mét kho¶n ®Çu t­ ph¸t triÓn cña C«ng ty, ®­îc ph©n bæ vµo gi¸ thµnh s¶nn phÈm Lîi Ých cña biÖn ph¸p Th«ng qua viÖc thùc hiÖn biÖn ph¸p nµy, C«ng ty kh«ng chØ cã ®­îc mét thÞ tr­êng lín, mµ cßn cã ®­îc nh÷ng th«ng tin cã ®é chÝnh x¸c tin cËy vÒ thÞ tr­êng. Tõ nh÷ng th«ng tin thÞ tr­êng trªn phßng KÕ ho¹ch sÏ lËp ®­îc kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp s¸t thùc duy tr× ®­îc tr¹ng th¸i s¶n xuÊt ®Òu ®Æn. Nhê biÕt tr­íc ®­îc nh÷ng khi nµo cã nhiÒu ®¬n hµng vµ ®iÒu chØnh nh÷ng ®¬n hµng ®· ®Æt tr­íc cã thÓ ®­îc s¶n xuÊt tr­íc hoÆc sau cho phï hîp víi c«ng suÊt m¸y. Lµ c¬ së ®Ó chuÈn bÞ vËt t­ ®óng lóc, ®óng thêi ®iÓm, tiÕt kiÖm chi phÝ l­u kho. C«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng khiÕn kh¸ch hµng c¶m thÊy cã sù quan t©m tõ phÝa C«ng ty, sÏ duy tr× hîp t¸c l©u h¬n nhiÒu ®¬n hµng h¬n. Cô thÓ hãa kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp theo quý, th¸ng C¬ së lý luËn thùc tiÔn Thùc chÊt cña kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp lµ cô thÓ ho¸ vµ ®¶m b¶o hoµn thµnh nhiÖm vô c¶ n¨m cña doanh nghiÖp b»ng c¸ch chia nhá nhiÖm vô c¶ n¨m cho c¸c kh©u cña doanh nghiÖp ( ph©n x­ëng, ngµnh, tæ s¶n xuÊt, ng­êi c«ng nh©n) vµ chia nhá ra trong tõng kho¶ng thêi gian ng¾n (mét th¸ng, mét tuÇn, mét ngµy ®ªm hoÆc mét ca s¶n xuÊt) vÒ mÆt s¶n xuÊt còng nh­ phôc vô cho s¶n xuÊt trong doanh nghiÖp. Thùc tiÔn cho thÊy, kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp ®­îc coi lµ c«ng cô cã hiÖu lùc s¾c bÐn ®Ó gióp c¸c bé phËn s¶n xuÊt vµ c«ng ty chØ ®¹o s¶n xuÊt ®­îc tËp trung, thèng nhÊt, linh ho¹t vµ kÞp thêi; ®Ó kiÓm tra t×nh h×nh hoµn thµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, c¶i tiÕn vµ n©ng cao chÊt l­îng kÕ ho¹ch. Thùc tÕ t¹i C«ng ty kÕ ho¹ch n¨m ®­îc coi nh­ lµ c«ng cô xuyªn suèt qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c¶ n¨m. KÕ ho¹ch nµy ®­îc lËp cô thÓ trªn c¸c lÜnh vùc, yÕu tè s¶n xuÊt nh­ng ch­a ®­îc chia nhá cho tõng bé phËn s¶n xuÊt. Ch­a ®­îc chia nhá theo thêi gian quý, th¸ng, tuÇn. C«ng viÖc kinh doanh vµ c¸c vô viÖc gi¶i quyÕt mang tÝnh tøc thêi dÉn ®Õn t×nh tr¹ng chËm ®¬n hµng. C«ng ty cã c¸ch thøc tr×nh tù gi¶i quyÕt c«ng viÖc lµ tèt nh­ng kh«ng cã c¸c tiªu chÝ ®Ó ®¸nh gi¸ tøc thêi c«ng viÖc ®ã. VËy viÖc chia nhá kÕ ho¹ch sÏ lµ nh÷ng chØ tiªu ®¸nh gi¸ tiÕn ®é hoµn thµnh kÕ ho¹ch cña tõng bé phËn, khuyÕn khÝch phÊn ®Êu hoµn thµnh chØ tiªu kÕ ho¹ch. Néi dung biÖn ph¸p Chia nhá kÕ ho¹ch ë ®©y lµ chia nhá nh÷ng con sè ph¶n ¸nh chØ tiªu hoµn thµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh n¨m cña C«ng ty cho tõng bé phËn s¶n xuÊt, kinh doanh theo thêi gian tuÇn, th¸ng, quý. VÝ dô nh­: KÕ ho¹ch doanh thu n¨m 2002: Tæng doanh thu: 27 tû ta cã thÓ chia nhá nh­ sau: B¶ng 10: KÕ ho¹ch doanh thu n¨m 2002 Bé phËn PX in Offset PX in Flexo PX GiÊy KD trang thiÕt bÞ ngµnh In Tµi chÝnh Tæng Th¸ng 1 800 600 500 90 10 2000 Th¸ng 2 800 600 500 90 10 2000 Th¸ng 3 1000 750 600 140 10 2500 Th¸ng 4 800 600 500 90 10 2000 Th¸ng 5 800 600 500 90 10 2000 Th¸ng 6 1000 750 600 140 10 2500 Th¸ng 7 800 600 500 90 10 2000 Th¸ng 8 800 600 500 90 10 2000 Th¸ng 9 1000 750 600 140 10 2500 Th¸ng 10 1000 750 600 140 10 2500 Th¸ng 11 1000 750 600 140 10 2500 Th¸ng 12 1000 750 600 140 10 2500 Tæng 10800 8100 6600 1380 120 27000 C¸c kÕ ho¹ch kh¸c nh­ kÕ ho¹ch chi phÝ, kÕ ho¹ch mua s¾m nguyªn vËt liÖu, kÕ ho¹ch sö dông lao ®éng, kÕ ho¹ch söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ, ®Òu ®­îc chia nhá theo tõng th¸ng nh­ trªn. §iÒu kiÖn, c¸c b­íc thùc hiÖn §Ó tiÕn hµnh thùc hiÖn viÖc chia nhá c¸c môc tiªu tr­íc hÕt ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc c¸c ®Þnh møc vÒ lao ®éng cho tõng l­ît hµng s¶n xuÊt. Tøc lµ víi mçi mét sè l­îng nhÊt ®Þnh l­ît in th× cÇn bao nhiªu ca lao ®éng hay giê lao ®éng ë hÖ sè cÊp bËc mÊy. TiÕp theo, x¸c ®Þnh ®Þnh møc vÒ sö dông m¸y mãc thiÕt bÞ cho ®¬n hµng - mét ca m¸y ch¹y ®­îc bao nhiªu l­ît in. Víi mçi mét sè l­îng l­ît in nhÊt ®Þnh cã mét mµu, nhiÒu mµu hÕt bao nhiªu mùc, giÊy, kh¸c, ... Trªn c¬ së kÕ ho¹ch cung øng néi bé vµ nh÷ng dù b¸o vÒ thÞ tr­êng kÕ ho¹ch biÕt ®­îc doanh thu, chi phÝ, lîi nhuËn cña tõng th¸ng sÏ ph¶i hoµn thµnh. Vµ biÕt ®­îc nhu cÇu vÒ m¸y mãc, lao ®éng ®Ó s¾p xÕp bè trÝ cho phï hîp. Lîi Ých cña biÖn ph¸p §¶m b¶o cho mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty ®­îc tiÕn hµnh b×nh th­êng; ®¶m b¶o sö dông hîp lý, tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu, nh©n lùc, m¸y mãc thiÕt bÞ; gi¶m bít tû lÖ chËm ®¬n hµng, kÞp ®¸p øng yªu cÇu cña kh¸ch hµng; ph¸t triÓn khai th¸c vµ ®éng viªn kÞp thêi n¨ng lùc, tiÒm n¨ng cña C«ng ty vµ c¸c bé phËn s¶n xuÊt;... VËn dông c¸c ph­¬ng ph¸p qu¶n trÞ khoa häc vµo viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp C¬ së lý luËn thùc tiÔn Thùc tÕ c«ng ty ®ang thùc hiÖn qu¶n trÞ trong t¸c nghiÖp theo c¶m tÝnh, kinh nghiÖm, ®iÒu nµy cã thÓ hîp lý vµ cã hiÖu qu¶ trong thêi gian ng¾n, rñi ro vµ kh¶ n¨ng thùc hiÖn c«ng viÖc mang tÝnh chÊt t¹m thêi. §Ó phôc vô cho c«ng viÖc s¶n xuÊt kinh doanh ph¸t triÓn æn ®Þnh C«ng ty cã thÓ vËn dông nh÷ng ph­¬ng ph¸p qu¶n trÞ cã khoa häc vµo tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp nh­: ho¹ch ®Þnh tæng hîp, ho¹ch ®Þnh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu, bè trÝ s¶n xuÊt trong doanh nghiÖp, ®iÒu ®é s¶n xuÊt trong doanh nghiÖp Néi dung vµ biÖn ph¸p Ph­¬ng ph¸p ho¹ch ®Þnh tæng hîp: ph­¬ng ph¸p nµy ¸p dông ®­a ra c¸c gi¶i ph¸p sö lý trong tõng giai ®o¹n s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. C«ng ty cã thÓ vËn dông c¸c ph­¬ng ph¸p thay ®æi møc dù tr÷; thay ®æi nh©n lùc theo møc cÇu; thay ®æi c­êng ®é lao ®éng cña nh©n viªn; thuª gia c«ng ngoµi hoÆc lµm gia c«ng cho bªn ngoµi; sö dông nh©n c«ng lµm viÖc b¸n thêi gian §Ó vËn dông nh÷ng ph­¬ng ph¸p trong ho¹ch ®Þnh tæng hîp C«ng ty cÇn tÝnh ®­îc chi phÝ l­u kho, chi phÝ dù phßng vÒ nh©n c«ng vµ m¸y mãc thiÕt bÞ ; lu¬ng c«ng nh©n chÝnh thøc b×nh qu©n ; l­¬ng lµm thªm giê (sau 8 giê) ; chi phÝ thuª vµ ®µo t¹o c«ng nh©n ; chi phÝ cho th«i viÖc mét c«ng nh©n ; chi phÝ thuª gia c«ng ngoµi ; mçi l­îng l­ît in nhÊt ®Þnh trung b×nh mÊt bao nhiªu thêi gian. Tõ nh÷ng chi phÝ trªn, C«ng ty tÝnh to¸n lùa chän ph­¬ng ph¸p cho phï hîp. Ho¹ch ®Þnh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu (MRP): lµ hÖ thèng ho¹ch ®Þnh vµ x©y dùng lÞch tr×nh vÒ nhu cÇu nguyªn vËt liÖu, linh kiÖn cÇn thiÕt cho s¶n xuÊt trong tõng giai ®o¹n, dùa trªn viÖc ph©n chia nhu cÇu nguyªn vËt liÖu thµnh nhu cÇu ®éc lËp vµ nhu cÇu phô thuéc. Bè trÝ s¶n xuÊt trong doanh nghiÖp: hiÖn t¹i c«ng ty ®· thùc hiÖn c«ng t¸c bè trÝ s¶n xuÊt theo h­íng tËn dông mÆt b»ng s¶n xuÊt h¹n chÕ sù thay ®æi, v× ®Æc ®iÓm m¸y mãc thiÕt bÞ lín kÒnh kµng cã träng l­îng cao. Do vËy biÖn ph¸p nµy chØ lµ h­íng khi cã ®iÒu kiÖn thay ®æi th× cã thÓ tæ chøc theo quy tr×nh c«ng nghÖ kho¶ng c¸ch gi÷a x­ëng vµ kho thµnh phÈm ph¶i gÇn nhau, thËm chÝ bè trÝ kho thµnh phÈm vµ kho hµng gia c«ng ngay trong x­ëng in. tuy nhiªn cÇn quan t©m nhiÒu ®Õn ®é an toµn vÒ phßng ch¸y ch÷a ch¸y v× s¶n phÈm ngµnh in th­êng rÊt dÔ ch¸y. §iÒu ®é s¶n xuÊt trong doanh nghiÖp : lµ lËp lÞch tr×nh s¶n xuÊt, ph©n c«ng viÖc theo m¸y, ph©n c«ng viÖc theo ng­êi. VËn dông ph­¬ng ph¸p ­u tiªn c«ng viÖc theo ph­¬ng thøc thêi h¹n hoµn thµnh sím nhÊt, thêi gian s¶n xuÊt ng¾n nhÊt, thêi gian s¶n xuÊt dµi nhÊt kÕt hîp sao cho thêi gian chËm trÔ Ýt nhÊt. Bè trÝ thø tù thùc hiÖn c«ng viÖc theo ph­¬ng ph¸p Johnson, nh»m môc ®Ých gi¶m thiÓu thêi gian chê ®îi cã ®­îc thêi gian thùc hiÖn c«ng viÖc lµ tèi ­u nhÊt. Sö dông ph­¬ng ph¸p Hungary trong viÖc ph©n giao c«ng viÖc cho tõng ng­êi tËn dông nh÷ng ­u ®iÓm cña nh©n viªn phï hîp víi c«ng viÖc. §iÒu kiÖn thùc hiÖn HÖ thèng m¸y tÝnh cña C«ng ty t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ cho c¸c bé phËn. Nh©n viªn vËn hµnh ph¶i cã tr×nh ®é chuyªn m«n cao, l·nh ®¹o ®­îc tËp huÊn ®µo t¹o vÒ ph­¬ng thøc qu¶n lý theo khoa häc tr¸nh t×nh tr¹ng chung trong c¸c doanh nghiÖp nhµ n­íc qu¶n lý theo kinh nghiÖm, c¶m tÝnh. Lîi Ých biÖn ph¸p LËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp theo nh÷ng ph­¬ng ph¸p khoa häc mang l¹i tÝnh s¸t thùc cña kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp; thùc hiÖn c«ng viÖc khoa häc sÏ mang l¹i n¨ng suÊt lao ®éng cao chÊt l­îng ®¶m b¶o. H¬n n÷a biÖn ph¸p nµy cã thÓ ®¶m b¶o sù ph¸t triÓn bÒn v÷ng l©u dµi cho C«ng ty N©ng cao tÝnh ®ång bé trong ®Çu t­ m¸y mãc thiÕt bÞ cña C«ng ty M¸y mãc thiÕt bÞ ®ãng vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh t¹o ra s¶n phÈm hµng ho¸ cã ¶nh h­ëng lín ®Õn tiÕn ®é thùc hiÖn ®¬n hµng. M¸y mãc thiÕt bÞ l¹c hËu, kh«ng ®ång bé hay háng hãc sÏ g©y gõng trÖ s¶n xuÊt ¶nh h­ëng ®Õn tiÕn ®é giao hµng cña doanh nghiÖp. T¹i C«ng ty In Hµng kh«ng qua b¶ng thèng kª m¸y mãc thiÕt bÞ hiÖn cã (B¶ng 1 trang 16) ta thÊy sù kh«ng ®ång bé cña m¸y mãc thiÕt bÞ, m¸y hÇu hÕt lµ m¸y cò ®· khÊu hao hÕt c«ng suÊt thÊp h¬n so víi nhu cÇu thùc tÕ cña thÞ tr­êng. Trong n¨m 2000 vµ 2001 cã ®Çu t­ míi thªm, d©y truyÒn in Flexo ®­îc ®Çu t­ n¨m 2000 nh­ng tÝnh ®ång bé trªn d©y truyÒn ch­a cã, m¸y mãc cña c¸c c«ng ®o¹n kh¸c lµ nh÷ng m¸y cò co c«ng suÊt thÊp. Khi c«ng nghÖ míi cã c«ng suÊt lín th× bé phËn kh¸c kh«ng thùc hiÖn kÞp lµm ng­ng trÖ s¶n xuÊt, hoÆc g©y t×nh tr¹ng chê ®îi kh«ng tËn dông hÕt c«ng suÊt cña m¸y mãc thiÕt bÞ. Khi ®Çu t­ míi mét d©y truyÒn c«ng nghÖ cÇn xem xÐt tæng thÓ c¸c kh¶ n¨ng cã thÓ tËn dông ®­îc c«ng suÊt c«ng nghÖ lµ bao nhiªu, c¸c yÕu tè kh¸c l»m trªn d©y truyÒn nh­ kh¶ n¨ng cña bé phËn chÕ b¶n, n¨ng xuÊt cña bé phËn gia c«ng cã kÞp kh«ng, cÇn ph¶i ®Çu t­ nh÷ng m¸y mãc g× ®Ó phï hîp víi d©y truyÒn in míi. §Çu t­ c«ng nghÖ míi (m¸y in offset, m¸y in flexo) ®­a c«ng suÊt tõ 30 triÖu trang in mét n¨m lªn 150 triÖu trang in mét n¨m. Nh­ng c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ phôc vô cho gia c«ng hoµn thiÖn s¶n phÈm nh­ m¸y ®ãng thÐp cña §µi Loan s¶n xuÊt n¨m 1968, m¸y dao Ph¸p, Trung Quèc s¶n xuÊt n¨m 1989, 1992 ®Õn giê c«ng suÊt kh«ng cßn phï hîp víi c«ng suÊt in cña m¸y in míi. Mét sè m¸y míi ®­îc ®Çu t­ nh­ng ch­a ®ång bé. Do vËy ¶nh h­ëng nhiÒu ®Õn tiÕn ®é thùc hiÖn ®¬n hµng, h¹n chÕ c«ng t¸c tæ chøc triÓn khai thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cña c«ng ty. Nh­ vËy nÕu ®Çu t­ ®ång bé m¸y mãc thiÕt bÞ ®óng h­íng, phï hîp víi c«ng suÊt cña m¸y in chÝnh, sÏ ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch hµng h¹n chÕ nh÷ng sai sãt kü thuËt. §Èy nhanh tiÕn ®é thùc hiÖn ®¬n hµng, n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm t¹o ®iÒu kiÖn thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cã hiÖu qu¶. N©ng cao tr×nh ®é c¸n bé lËp kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cña C«ng ty C¬ së lý luËn vµ thùc tiÔn Lao ®éng lµ yÕu tè quyÕt ®Þnh trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®Æc biÖt lµ lao ®éng qu¶n lý. Lao ®éng qu¶n lý lµ lao ®éng chÊt x¸m mµ lîi Ých cña nã mang l¹i cao gÊp nhiÒu lÇn lao ®éng b×nh th­êng. Ngµy nay, khi nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ph¸t triÓn th× ®éi ngò lao ®éng nµy l¹i cµng ®ãng vai trß chñ chèt nã quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña doanh nghiÖp. C«ng ty In Hµng kh«ng cã 276 c¸n bé c«ng nh©n viªn trong ®ã lao ®éng qu¶n lý, l·nh ®¹o chuyªn m«n nghiÖp vô thõa hµnh, phôc vô hµnh chÝnh lµ 45 ng­êi víi tr×nh ®é ®¹i häc, cao ®¼ng lµ 20 ng­êi (chiÕm 44,4%) ®©y lµ mét tû lÖ kh«ng cao ph¶n ¸nh n¨ng lùc c¸n bé qu¶n lý cßn h¹n chÕ. Mµ tr×nh ®é, n¨ng lùc thùc tÕ cña c¸c c¸n bé qu¶n lý nãi chung vµ c¸n bé lµm c«ng t¸c lËp vµ triÓn khai thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp nãi riªng cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cña C«ng ty. NÕu tr×nh ®é c¸n bé lËp kÕ hoach t¸c nghiÖp mµ kÐm th× sÏ dÉn ®Õn rèi, ïn t¾c trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, nÕu c¸n bé ®iÒu hµnh mµ kÐm sÏ dÉn ®Õn kh«ng hoµn thµnh ®óng tiÕn ®é vµ cã thÓ chÊt l­îng hµng sÏ bÞ kÐm chÊt l­îng. V× vËy, viÖc ®µo t¹o, båi d­ìng n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n ®èi víi c¸c c¸n bé lµm c«ng t¸c lËp vµ qu¶n lý thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp lµ hÕt søc cÇn thiÕt ®Ó C«ng ty cã thÓ thùc hiÖn kÞp tiÕn ®é, ®¸p øng nhu cÇu cña kh¸ch hµng. Néi dung biÖn ph¸p §Ó n©ng cao tr×nh ®é c¸n bé c«ng nh©n viªn, C«ng ty cã thÓ ¸p dông nhiÒu h×nh thøc: ®µo t¹o bªn ngoµi; huÊn luyÖn néi bé (n©ng cao nghiÖp vô vµ båi d­ìng tay nghÒ), h×nh thøc huÊn luyÖn nµy lµ C«ng ty sö dông c¸n bé cã kinh nghiÖm vÒ chuyªn m«n, lÜnh vùc nµo ®ã thùc hiÖn huÊn luyÖn; huÊn luyÖn t¹i chç (th­êng ¸p dông cho tæ tr­ëng qu¶n lý trùc tiÕp s¶n xuÊt, khi míi tiÕp nhËn m¸y mãc míi vÒ). Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay vµ trong t­¬ng lai viÖc göi c¸n bé ®i ®µo t¹o vÉn lµ mét h×nh thøc tèt nhÊt nh»m bæ xung nhanh chãng vµ kÞp thêi nh÷ng kiÕn thøc míi n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n cña c¸n bé c«ng nh©n viªn. C¬ së ®Ó ®µo t¹o c¸n bé lµ viÖc ®¸nh gi¸ c¸n bé ®Ó t×m ra ng­êi cÇn thiÕt ph¶i ®­îc ®µo t¹o, viÖc ®¸nh gi¸ c¸n bé cã thÓ tiÕn hµnh theo c¸c ph­¬ng ph¸p sau: Ph­¬ng tæng hîp: TiÕn hµnh thu thËp toµn bé c¸c th«ng tin vÒ mét c¸ nh©n ®ång thêi tiÕn hµnh c¸c h×nh thøc s¸t h¹ch bao gåm: nghiªn cøu tiÓu sö, ®¸nh gi¸ c¸c th«ng tin thu thËp, s¸t h¹ch vÊn ®¸p, s¸t h¹ch viÕt. Ph­¬ng ph¸p dïng phiÕu ®iÒu tra: qua h×nh thøc nµy t×m ra c¸c th«ng tin c¬ b¶n nh­ nguyÖn väng, kh¶ n¨ng, tr×nh ®é chuyªn m«n. H×nh thøc ®µo t¹o, chuyªn m«n ®µo t¹o ®­îc x¸c ®Þnh dùa trªn tÝnh chÊt c«ng viÖc ®ang lµm, vÞ trÝ c«ng viÖc ®¶m nhiÖm. Cã thÓ ®µo t¹o tËp chung hoÆc ®µo t¹o theo h×nh thøc nghiªn cøu tuú theo kinh phÝ vµ môc ®Ých cña C«ng ty. Tuy nhiªn ph¶i lÊy chÊt l­îng ®µo t¹o lµm tiªu chuÈn hµng ®Çu, kÕt thóc qu¸ tr×nh ®µo t¹o, C«ng ty cÇn tæ chøc kiÓm tra ®¸nh gi¸ ®Ó bè trÝ c¸n bé vµo nh÷ng vÞ trÝ thÝch hîp. §iÒu kiÖn thùc hiÖn §Ó cã ®­îc ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn cã tr×nh ®é cao, C«ng ty kh«ng chØ t×m ra nh÷ng vÞ trÝ cÇn ®µo t¹o mµ cßn ph¶i chi nh÷ng kho¶n chi phÝ t­¬ng ®­¬ng víi ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o. Do chi phÝ ®µo t¹o kh¸ tèn kÐm nªn C«ng ty cÇn xem xÐt kü tr­íc khi thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o. D­íi ®©y lµ ch­¬ng tr×nh ®µo, kinh phÝ ®µo t¹o cña C«ng ty trong n¨m 2002. B¶ng 11: Ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o n¨m 2002 TT Néi dung ®µo t¹o Sè ng­êi N¬i ®µo t¹o Thêi gian §¬n gi¸ (1000®) Tæng kinh phÝ (1000®) Trong n­íc Ngoµi n­íc 1 Häc t¹i c¸c tr­êng n©ng cao qu¶n lý, chuyªn m«n nghÖp vô 5 X C¶ n¨m 3.000 15.000 2 §µo t¹o- ¸p dông hÖ thèng qu¶n lý ISO 9001 150 X Quý III 200 30.000 3 T­ vÊn vµ ®¸nh gi¸ c«ng nh©n, cÊp chøng chØ iso 9001: 2000 T¹i chç X Quý II-III 135.000 Tæng céng 180.000 Lîi Ých cña biÖn ph¸p Sau qu¸ tr×nh ®µo t¹o, c¸n bé tæ chøc lËp kÕ ho¹ch ®­îc bæ xung thªm c¸c kiÕn thøc, ph­¬ng ph¸p lËp kÕ ho¹ch cã khoa häc, cã hÖ thèng t¹o ®iÒu kiÖn triÓn khai thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ h¬n. C¸c c¸n bé thùc hiÖn ®­îc n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n cã kh¶ n¨ng triÓn khai th­c hiÖn c«ng viÖc tèt h¬n, nhÞp nhµnh kÞp tiÕn ®é s¶n xuÊt. Sö dông kü thuËt ph©n tÝch ABC trong qu¶n lý vËt t­ C¬ së lý luËn vµ thùc tiÔn Trong s¶n xuÊt kinh doanh, dù tr÷ hµng ho¸, nguyªn vËt liÖu lµ cÇn thiÕt kh¸ch quan, v× duy tr× hµng dù tr÷ sÏ: ®¶m b¶o sù g¾n bã, liªn kÕt chÆt chÏ gi÷a c¸c kh©u, c¸c giai ®o¹n cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt; ®¶m b¶o kÞp thêi nhu cÇu cña kh¸ch hµng, trong b©t kú thêi ®iÓm nµo. §©y lµ c¸ch tèt nhÊt ®¶m b¶o tiÕn ®é s¶n xuÊt, t¨ng sè l­îng kh¸ch hµng sè l­îng kh¸ch hµng cña C«ng ty. Do vËy C«ng ty còng ph¶i bá ra mét kho¶n chi phÝ nhÊt ®Þnh ®Ó ®¶m b¶o nhu cÇu vÒ nguyªn vËt liÖu. Thùc tÕ, C«ng ty ®ang thùc hiÖn qu¶n lý, cung øng vËt t­ theo ph­¬ng ph¸p mua vËt t­ theo phiÕu s¶n xuÊt, sè hµng dù tr÷ ®Ó dù phßng. §iÒu nµy cã ®­îc do thÞ tr­êng nhµ cung øng nhiÒu, phong phó trªn c¶ “chî ®en” vµ nhµ cung øng truyÒn thèng. Tuy nhiªn, c¸ch qu¶n lý nµy ®· g©y ra nhiÒu sù chËm chÔ trong s¶n xuÊt cña C«ng ty. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng trªn C«ng ty cã thÓ ¸p dông kü thuËt ph©n tÝch ABC trong qu¶n lý vËt t­ ®Ó ph©n lo¹i vËt t­. Thùc chÊt cña ABC lµ ph©n lo¹i vËt t­ theo møc ®é quan träng cña vËt t­ vµ gi¸ trÞ cña nã so víi tæng vËt t­ trong kho. Néi dung biÖn ph¸p Kü thuËt ph©n tÝch ABC lµ ph©n c¸c lo¹i vËt t­ cña C«ng ty thµnh 3 nhãm c¬ b¶n: nhãm A, nhãm B, nhãm C c¨n cø vµo mèi quan hÖ gi¸ trÞ hµng n¨m víi sè l­îng chñng lo¹i mÆt hµng. Nhãm A bao gåm nh÷ng lo¹i hµng ho¸ dù tr÷ cã gi¸ trÞ hµng n¨m cao nhÊt chóng cã gi¸ trÞ tõ 70 - 80% so víi tæng sè gi¸ trÞ hµng dù tr÷, nh­ng vÒ mÆt sè l­îng chñng lo¹i chóng chØ chiÕm 15% tæng sè chñng lo¹i mÆt hµng dù tr÷. Tuy nhiªn víi C«ng ty In Hµng kh«ng cßn mét yÕu tè n÷a ®Ó xÕp lo¹i A lµ møc ®é khã kh¨n trong viÖc mua chóng, hµng ph¶i nhËp khÈu, sè l­îng nhµ cung øng Ýt, møc ®é sö dông cña lo¹i vËt t­ trong n¨m. VÝ dô: lo¹i vËt t­ giÊy cã tr¸ng, giÊy CouchÐ matt, giÊy Carbonless, GiÊy offset cña §µi Loan mµ ViÖt Nam kh«ng s¶n xuÊt ®­îc; c¸c lo¹i mùc in cña NhËt, ...nh÷ng lo¹i vËt t­ nµy th­êng ®­îc sö dông nhiÒu ®Ó in c¸c Ên phÈm cã chÊt l­îng cao cho c¸c S©n bay. Nhãm B bao gåm nh÷ng lo¹i vËt t­ giÊy th­êng dïng cho in s¸ch, b¸o, c¸c lo¹i t¹p chÝ, nh÷ng lo¹i giÊy nµy cã thÓ mua ®­îc ë ngay trªn ®Þa bµn cña c¸c nhµ cung øng trong n­íc; nh÷ng lo¹i mùc in th­êng cã chÊt l­îng võa cã thÓ t×m mua cña c¸c nhµ cung øng hoÆc mua ngoµi khi cã nhu cÇu gÊp ®­îc. Nh÷ng lo¹i vËt t­ nµy cã gi¸ trÞ tõ 15 - 25% so víi tæng gi¸ trÞ hµng dù tr÷, nh­ng vÒ sè l­îng, chñng lo¹i chiÕm kho¶ng 30% tæng sè chñng lo¹i hµng dù tr÷. Nhãm C bao gåm nh÷ng lo¹i hµng cã gi¸ trÞ hµng n¨m nhá, gi¸ trÞ sö dông hµng n¨m chØ chiÕm kho¶ng 5% tæng gi¸ trÞ hµng n¨m. Tuy nhiªn sè l­îng chñng lo¹i chiÕm 55% so víi tæng lo¹i hµng dù tr÷. Nh­: c¸c lo¹i vËt t­ giÊy th­êng, rÊt s½n cã trªn thÞ tr­êng; c¸c lo¹i b¶n kÏm, chØ kh©u, hå gi¸n, ... Mçi lo¹i vËt t­ trªn C«ng ty cã biÖn ph¸p qu¶n lý cho phï hîp: Nhãm A: ®©y lµ nhãm vËt t­ quan träng chi phèi ®Õn tiÕn ®é thùc hiÖn ®¬n hµng mµ C«ng ty khã gi÷ ®­îc sù chñ ®éng trong mua s¾m, sè vèn ®Çu t­ cao møc ®é rñi ro lín. Do vËy, C«ng ty cã thÓ chñ ®éng thiÕt lËp mèi quan hÖ tèt ®èi víi c¸c nhµ cung lo¹i vËt t­ nµy, nÕu thÊy khã kh¨n cã thÓ mua dù tr÷ tr­íc víi sè l­îng ®¶m b¶o kÞp s¶n xuÊt, rñi ro thÊp (v× gi¸ c¶ thÞ tr­êng c¸c lo¹i vËt t­ nµy th­êng hay biÕn ®éng) Nhãm B: nhãm vËt t­ nµy cã thÓ mua ®­îc tõ nhiÒu nhµ cung øng, C«ng ty cã thÓ cã ®­îc sù chñ ®éng khi mua s¾m. C«ng ty nªn mua víi sè l­îng võa ph¶i ®¶m b¶o kÞp cung cÊp cho in Ên, ®Ó gi¶m chi phÝ l­u kho cho c¸c lo¹i vËt t­. V× vËt t­ ngµnh in chñ yÕu lµ giÊy lµ lo¹i dÔ ch¸y, mua víi sè l­îng võa ph¶i ®¶m b¶o gi¶m thiÓu rñi ro cã thÓ s¶y ra. Nhãm C: lµ nhãm vËt t­ s½n cã trªn thÞ tr­êng c«ng ty cã thÓ theo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ phiÕu yªu cÇu s¶n xuÊt chñ ®éng ®i mua trªn thÞ tr­êng theo tiªu chÝ gi¸ rÎ vµ ®¶m b¶o chÊt l­îng theo yªu cÇu. §iÒu kiÖn thùc hiÖn: §Ó ¸p dông ph­¬ng ph¸p nµy C«ng ty cÇn cã phÇn mÒm qu¶n lý nguyªn vËt liÖu, ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn ®­îc huÊn luyÖn ®µo t¹o cã tr×nh ®é chuyªn m«n ph©n tÝch c¸c yÕu tè thÞ tr­êng chÝnh x¸c. Trªn thùc tÕ C«ng ty ®· cã hÖ thèng m¸y vi tÝnh t­¬ng ®èi ®ång bé trong c¸c phßng ban. Phßng Kinh doanh cña C«ng ty cßn kinh doanh trang thiÕt bÞ ngµnh in cã ®­îc c¸c mèi quan hÖ tèt víi c¸c nhµ cung øng xuÊt nhËp khÈu trong n­íc, n¾m b¾t ®­îc th«ng tin nhanh trªn thÞ tr­êng ®Çu vµo. Lîi Ých cña biÖn ph¸p: Kü thuËt ph©n tÝch ABC sÏ cho chóng ta nh÷ng kÕt qu¶ tèt h¬n trong dù b¸o, kiÓm so¸t, ®¶m b¶o tÝnh kh¶ thi cña nguån cung øng, tèi ­u ho¸ l­îng dù tr÷. Cung øng vËt t­ ®¶m b¶o æn ®Þnh sÏ gióp c«ng t¸c lËp kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp s¸t thùc h¬n, viÖc thùc hiÖn ®¬n hµng ®óng tiÕn ®é h¬n, ®¸p øng nhu cÇu cÇu cña kh¸ch hµng trong mäi t×nh huèng. KÕt luËn Trong nÒn kinh tÕ hiÖn ®¹i, vÊn ®Ò “ph¸t triÓn bÒn v÷ng” lµ vÊn ®Ò ®­îc ®Æt ra ®èi víi mäi tæ chøc tõ quèc gia cho ®Õn tõng doanh nghiÖp. §Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn bÒn v÷ng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®ßi hái doanh nghiÖp cÇn cã chiÕn l­îc ®óng ®¾n, kÕ ho¹ch kinh doanh phï hîp. Tuy nhiªn, cã chiÕn l­îc vµ kÕ ho¹ch tèt ch­a ®ñ ®Ó kh¼ng ®Þnh doanh nghiÖp sÏ ph¸t triÓn bÒn v÷ng, mµ cßn cÇn ph¶i cã nh÷ng kÕ ho¹ch nhá biÕn nh÷ng môc tiªu lín trë thµnh hiÖn thùc, ®ã lµ kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp cña doanh nghiÖp. NÕu chiÕn l­îc vµ kÕ ho¹ch kinh doanh lµ ph­¬ng h­íng cho mäi hµnh ®éng, lµ ®Ønh cña ngän th¸p th× kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp lµ nh÷ng phÇn nhá t¹o thµnh ch©n cña th¸p. Do vËy, kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp ®ßi hái ph¶i chÝnh x¸c s¸t thùc vµ ph¶i ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch nghiªm tóc cã hiÖu qu¶ míi ®¶m b¶o cã thÓ ph¸t triÓn bÒn v÷ng ®­îc. C«ng ty In Hµng kh«ng lµ mét thµnh viªn cña Tæng c«ng ty Hµng kh«ng, chÞu sù chØ ®¹o cña Tæng c«ng ty. Do vËy viÖc cã ®­îc chiÕn l­îc ph¸t triÓn riªng lµ khã, nhiÖm vô chÝnh cña C«ng ty lµ cung øng dÞch vô in Ên cho c¸c thµnh viªn kh¸c phôc vô cho môc tiªu chung cña Tæng c«ng ty vµ môc tiªu kinh doanh cña C«ng ty. Thùc tr¹ng m¸y mãc thiÕt bÞ, c«ng nghÖ vµ ®Æc ®iÓm ngµnh nghÒ kinh doanh ®ßi hái C«ng ty ph¶i cã ph­¬ng ph¸p tæ chøc triÓn khai thùc hiÖn s¶n xuÊt kinh doanh cho phï hîp, chó träng quan t©m ®Õn C«ng t¸c lËp vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch t¸c nghiÖp. Cuèi cïng, tuy ®· dµnh nhiÒu thêi gian nghiªn cøu thùc hiÖn ®Ò tµi, nh­ng do ®iÒu kiÖn t×m hiÓu thùc tÕ cßn h¹n chÕ, nªn bµi viÕt kh«ng ch¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Mong c« gi¸o chØ b¶o vµ ng­êi ®äc ®ãng gãp ý kiÕn. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ! Danh môc tµi liÖu tham kh¶o: Kinh tÕ vµ tæ chøc s¶n xuÊt trong doanh nghiÖp _tr­êng §H KTQD Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ s¶n xuÊt vµ t¸c nghiÖp _ tr­êng §H KTQD Tæ chøc s¶n xuÊt vµ qu¶n trÞ doanh nghiÖp _ Harold. Jamrine, John.aritchey KÕ ho¹ch ho¸ vµ quan hÖ thÞ tr­êng Lµm thÕ nµo ®Ó lËp mét b¶n kÕ ho¹ch kinh doanh Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ doanh nghiÖp _ Tr­êng §H KTQD Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ chiÕn l­îc _ Tr­êng §H KTQD