Hoàn thiện công tác mua sắm vật tư ở Công ty Cổ phần Công trình và Thương mại gioa thông vân tải

ới nhà cung ứng đó. + Khả năng cung cấp vật tư đúng tiêu chuẩn chất lượng mà Công ty yêu cầu : do tính chất đặc điểm kỹ thuật của Công ty nên các loại vật tư, vật liệu phải đảm bảo về chất lượng cũng như các thông số kỹ thuật. Nhà cung ứng nào có nguồn vật tư cung cấp cho Công ty đạt tiêu chuẩn chất lượng thì Công ty sẽ chọn nhà cung cấp đó. Còn không sẽ tìm nhà cung cấp khác thay thế. + Công ty lựa chọn nhà cung ứng còn căn cứ vào điều kiện thanh toán của nhà cung ứng đưa ra. Nhà cung ứng được lựa chọn sẽ là nhà cung ứng có điều kiện thanh toán phù hợp với điều kiện thanh toán của Công ty và tuỳ từng thời điểm dựa vào tình hình tài chính của Công ty có thể lựa chọn nhà cung ứng giá cao nhưng thời hạn thanh toán dài hoặc cũng có thể lựa chọn thanh toán ngay tuỳ từng thời điểm cụ thể. Tuỳ vào từng đối tượng vật tư mà thứ tự ưu tiên của các tiêu chuẩn có khác nhau. Đối với các loại vật tư đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật cao thì tiêu chuẩn chất lượng được ưu tiên hàng đầu. Ví dụ như công tác lao dầm cầu phải đảm bảo gần như tuyệt đối về chất lượng dầm và cả kỹ thuật lao lắp thì mới đảm bảo được chất lượng cầu. Còn đối với những vật tư như cát, đá thì có thể thay thế ở những hạng mục thi công có thể thay thế được vật tư mà chất lượng không bị ảnh hưởng. Tóm lại để đạt chất lượng tốt trong thi công các công trình xây dựng thì Công ty phải lựa chọn các nhà cung ứng thoả mãn nhu cầu về chất lượng, đảm bảo cho việc thi công được liên tục không bị gián đoạn do trục trặc trong việc cung ứng vật tư từ các nhà cung ứng. Một căn cứ quan trọng là căn cứ vào yêu cầu mua sắm vật tư từ các xí nghiệp, các đội thi công khi được giao khoán thi công công trình. Những loại vật tư phục vụ thường xuyên liên tục như xe máy thi công, các vật tư khác như máy thuỷ bình, máy nén khí, có lên kế hoạch mua ngay từ khi bắt đầu thi công để thời gian khấu hao cho những loại vật tư này đến khi kết thúc công trình là hết. Còn đối với những loại vật tư phục vụ cho các hạng mục xây dựng như cát, đá, xi măng thì người nhận uỷ quyền thi công phải lên kế hoạch sử dụng vật tư cho từng tháng thi công của công trình về phòng vật tư thiết bị để phòng đối chiếu xem khối lượng vật tư sử dụng của công trình này theo như bảng tổng hợp vật tư được phòng kế hoạch bóc tách từ khi có hồ sơ trúng thầu xem có vượt khối lượng không, nếu vượt thì phải thông báo lại cho người nhận uỷ quyền được biết để thực hiện theo như hồ sơ được duyệt từ chủ đầu tư còn nếu phía các đội thi công vẫn có nhu cầu sử dụng những loại vật tư mà khối lượng đã vượt so với hồ sơ ban đầu thì phải có hợp đồng bổ sung của chủ đầu tư thì mới cung cấp các loại vật tư đó. Bảng tổng hợp nhu cầu sử dụng vật tư Công trình : Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang Tháng 04 năm 2009 TT Tên vật liệu Đơn vị Khối lượng Đơn giá 1 Đá 4x6 M3 30.000 255.000 2 Đá 1x2 M3 100.000 290.000 3 Xi măng kg 500.000 1.500 4 Thép D>10 Kg 2.260.000 16.400 5 Thép D<10 kg 80.000 16.600 6 Thép tấm, thép hình Kg 100.000 16.400 Phụ trách công trường 2. Tổ chức mua sắm vật tư 2.1 Hoạt động thương lượng Hoạt động thương lượng được diễn ra sau khi Công ty lựa chọn được nhà cung ứng vật tư. Thực chát của quá trình này là quá trình trao đổi các điều kiện mua bán giữa Công ty với các nhà cung ứng. Nội dung thương lượng như sau : + Số lượng vật tư, thiết bị cần mua. + Chất lượng và khả năng đảm bảo : Công ty đưa ra các điều kiện, tiêu chuẩn về chất lượng vật tư cần mua sắm, sau đó hai bên thống nhất về phương pháp, phương tiện kiểm tra chất lượng cũng như khối lượng để tránh những tranh chấp không đáng có khi không thương lượng dẫn đến không đồng nhất trong cách kiểm tra, cân đo khi giao nhận vật tư. + Giá cả và phương thức thanh toán : hai bên thoả thuận với nhau về giá và phương thức thanh toán, giá có thể cao hơn hoặc thấp hơn giá thị trường tại thời điểm ký kết hợp đồng tuỳ thuộc vào khối lượng vật tư đặt mua và điều kiện thanh toán từ phía Công ty. + Thời gian giao hàng : Công ty và nhà cung cấp thống nhất về thời gian giao vật tư cụ thể, có thể thể hiện ngay trên hợp đồng hoặc được thể hiện từng lần theo giấy đề nghị cấp vật tư. Những nội dung và điều kiện này được trao đổi một cách kỹ lưỡng với nhà cung cấp. Sự chi tiết hoá của nội dung đàm phán là điều kiện thuận lợi cho việc đảm bảo thực hiện quyền và trách nhiệm của hai bên trong hợp đồng mua bán. Công ty và nhà cung cấp vật tư sẽ kết thúc đàm phán nếu như hai bên thống nhất được với nhau về yêu cầu và điều kiện mua bán, khi đó hai bên tiến hành ký hợp đồng mua bán 2.2 Các hợp đồng mua vật tư Ví dụ : Hợp đồng mua vật tư của Công trình Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang. Cty TNHH TM DV XD Thanh Trứ Số : 32 /HĐKT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Từ do – Hạnh phúc ---------***---------- Hậu Giang, ngày 01 tháng 12 năm 2008 Hợp đồng kinh tế (V/v : mua bán vật tư xây dựng) - Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế do hội đồng nhà nước CHXHCNVN ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1989. - Căn cứ nhu cầu thực tế của hai bên. - Căn cứ vào khả năng cung cấp vật tư của Cty TNHH TM DV XD Thanh Trứ Chúng tôi gồm có : Đại diện bên A : Công ty TNHH TM DV XD Thanh Trứ Ông : Nguyễn Công Trứ Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ : 189 A Trần Hưng Đạo, KV4, P7, Thị xã Vị Thanh – Hậu Giang Mã số thuế : 6300020921 Điện thoại : 07112.249018 Fax : 07113.877927 Tài khoản : 70002110172 tại ngân hàng NN&PTNN tỉnh Hậu Giang Đại diện bên B : Công ty CP Công trình và thương mại GTVT Ông : Hoàng Trung Tiến Chức vụ : Chủ tịch hội đồng quản trị Địa chỉ : 69 Triều Khúc – Thanh Xuân – Hà nội Mã số thuế : 0100104725 Điện thoại : 04.38548912 Fax : 04.38543051 Hai bên thoả thuận ký kết hợp đồng với những điều khoản sau : Điều 1 : Nội dung hợp đồng. Bên A bán cho Bên B các loại hàng hoá sau : STT Tên vật tư Đơn giá 1 Cát đen 65.000 2 Cát trung 95.000 3 Cát vàng 105.000 4 Đá cấp phối 250.000 5 Đá 4x6 275.000 6 Đá 1x2 295.000 7 Đá hộc 120.000 8 Xi măng 7.500 9 Thép cuộn 9.500 10 Thép buộc 8.800 Đơn giá trên đã bao gồm VAT Hình thức giao nhận : + Bên A giao hàng tại chân Công trình cho Bên B theo đơn đặt hàng. Kiểm tra khối lượng, chất lượng ngay khi bên A giao hàng. + Bên B chịu trách nhiệm chuẩn bị bến bãi để cho việc giao hàng của Bên A được thuận lợi. Nếu trường hợp không có kho bãi cho bên A giao hàng để chờ quá 24 giờ thì Bên B phải chịu phí thuê xe cho khoảng thời gian chậm đó. Điều 2 : Phương thức thanh toán : Hai bên tổng kết đối chiếu công nợ hàng tháng, Bên A xuất hoá đơn tài chính cho Bên B. Sau 05 ngày kể từ ngày xuất hoá đơn bên B phải có trách nhiệm thanh toán cho Bên A. Nếu Bên B thanh toán chậm thì phải trả lãi xuất quá hạn cho Bên A với mức lãi xuất 2% tháng. Bên A có quyền ngưng cấp hàng nếu Bên B không thanh toán cho Bên A Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Điều 3 : Thủ tục giải quyết tranh chấp hợp đồng . Hai bên cần chủ động thông báo cho nhau tiến độ thực hiện hợp đồng. Nếu có vấn đề phát sinh, hai bên phải thông báo cho nhau kịp thời để bàn bạc giải quyết. Trường hợp có sự thay đổi về giá của hợp đồng sẽ được bên A thông báo bằng văn bản tới Bên B khi có đơn đặt hàng của bên B. Trường hợp tranh chấp mà hai bên không giải quyết được sẽ được đưa ra phòng cảnh sát kinh tế tỉnh hậu Giang xét xử. Phán quyết của Phòng cảnh sát kinh tế là phán quyết cuối cùng, kinh phí do bên thua chịu. Các điều khoản khác không được thể hiện trong hợp đồng này sẽ được thực hiện theo quy định hiện hành của các văn bản pháp luật về hợp đồng kinh tế. Điều 4 : Hiệu lực hợp đồng. Hợp đồng này có hiệu lực kêt từ ngày ký đến 31 tháng 12 năm 2009. Khi hết thời gian trên nếu có nhu cầu cung cấp vật tư hai bên thoả thuận với nhau bằng phụ lục hợp đồng, làm thanh lý hợp đồng khi không có nhu cầu mua bán vật tư. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản. Có giá trị pháp lý như nhau. Đại diện bên a Đại diện bên B 3. Xác định nhu cầu vật tư cần mua. 3.1 Xác định nhu cầu vật tư cần dùng. Sản phẩm của Công ty là các công trình xây dựng như nhà trường, các khu hành chính cho các tỉnh Lượng vật tư đã được phê duyệt gần như là cố định cho từng công trình do vậy lượng vật tư cần mua đã được xác định nhưng mua như thế nào, mua ba nhiêu, thời điểm mua thì phải căn cứ vào bảng tổng hợp nhu cầu sử dụng vật tư của từng công trường gửi về Công ty, phòng vật tư thiết bị tổng hợp lượng vật tư theo như nhu cầu sử dụng đó còn khối lượng không (căn cứ vào bảng phân tích khối lượng của cả công trình khi có hồ sơ trúng thầu). Nếu còn khối lượng thì tiến hành gửi giấy đề nghị cấp vật tư đến các nhà cung ứng vật tư. Tổng công ty CN ô tô Việt nam Công ty CP Công trình và TM GTVT Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam Độc lập – Từ do – Hạnh phúc ---------***---------- Hà nội, ngày 25 tháng 03 năm 2009 Giấy đề nghị cấp vật tư Kính gửi : Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ Nam Khánh Căn cứ vào hợp đồng kinh tế về việc mua bán vật tư xây dựng được ký kết giữa Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT và Công ty CP Đầu tư và Dịch vụ Nam Khánh ngày 01 tháng 12 năm 2008. Kế hoạch lấy vật tư trong tháng 04 năm 2009 của Công trình Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang như sau : TT Tên vật liệu Đơn vị Khối lượng Đơn giá 1 Đá 4x6 M3 30.000 255.000 2 Đá 1x2 M3 100.000 290.000 3 Xi măng kg 500.000 1.500 4 Thép D>10 Kg 2.260.000 16.400 5 Thép D<10 kg 80.000 16.600 6 Thép tấm, thép hình Kg 100.000 16.400 Yêu cầu giao hàng vào ngày 30 tháng 03 năm 2009 Nơi gửi : Như kính gửi Lưu VP 3.2 lượng vật tư cần dự trữ. Vật tư dự trữ là lượng vật tư cần thiết được quy định để bảo đảm sản xuất được tiến hành liên tục và bình thường trong một thời gian nhất định khi có biến động về nhu cầu sử dụng vật tư hay do biến động về lượng vật tư cung cấp từ phía nhà cung cấp. Nhưng do nhu cầu sử dụng vốn lưu động của Công ty là rất lớn nên lượng vật tư dự trữ không nhiều. Thường thì lượng vật tư dự trữ là những vật liệu thường xuyên được sử dụng để tránh tình trạng gián đoạn trong thi công. Xác định lượng vật tư cần dự trữ căn cứ vào : + Những nghiên cứu của thị trường do phòng kinh doanh cung cấp, + Các hợp đồng sắp ký, + Dự đoán sự thay đổi của thị trường sau khi phân tích thị trường, + Mức độ vật tư cần dùng và mức độ cung cấp vật tư của thị trường. 3.3 Xác định lượng vật tư cần mua Lượng vật tư cần mua căn cứ vào khối lượng vật tư cần dùng, lượng vật tư cần dự trữ. Cụ thể được xác định theo công thức sau : Ncm = Nđh + N2 – N1 Trong đó : Ncm : Lượng vật tư cần mua trong một kỳ (tháng) Nđh : lượng vật tư cần dùng được tổng hợp theo các đơn đặt hàng trong kỳ N1 : Lượng dự trữ đầu kỳ N2 : Lượng dự trữ cuối kỳ Chính sách mua vật tư mà Công ty đang áp dụng Mua trực tiếp Các nhà cung ứng trong nước của Công ty đều được đánh giá một cách kỹ lưỡng trước khi có quan hệ thương mại cho nên Công ty chủ yếu tiến hành chính sách mua trực tiếp (mua thẳng). Tuy nhiên, khi trên thị trường một số loại vật tư có những biến động lớn về giá hoặc chính sách của Nhà nước có sự thay đổi thì Công ty tiến hành mua trực tiếp có điều chỉnh. Ví dụ như giá thép trên thị trường trong thời gian qua có những thay đổi do vậy giá mua của Công ty với các Công ty cung ứng thép cũng có những điều chỉnh thay đổi về giá bằng các phụ lục hợp đồng kinh tế. Hay là với giá của xi măng trong tháng 04 năm 2009 có sự điều chỉnh về thuế suất nên Công ty tích cực đặt mua xi măng với các Công ty cung ứng xi măng để hưởng mức thuế suất 10%. Một hình thức mua quen thuộc của Công ty khi tình hình tài chính của Công ty đang ổn định là mua trả tiền ngay với khối lượng lớn để được giảm giá. 4.2 Mua nhập khẩu Đối với những vật tư phải nhập khẩu Công ty thực hiện chính sách mua qua trung gian. Trung gian ở đây thực chất là một Công ty vận tải được Công ty uỷ quyền vận chuyển, làm các thủ tục hải quan và các công việc cần thiết khác để đưa được vật tư về đến kho của Công ty một cách kịp thời, đúng tiến độ, đảm bảo đúng chất lượng, số lượng, chủng loại Các điều khoản trong hợp đồng thì Công ty – Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ trực tiếp thương lượng với nhà cung ứng nước ngoài. Làm theo cách này có một số thuận lợi đó là : giảm được thuế nhập khẩu, tăng cường tính chất chuyên môn hoá, tránh được các rủi ro và các vụ kịên tụng không đáng có xảy ra. Những loại vật tư mua trực tiếp và mua qua trung gian được thể hiện trong bảng dưới đây : Vật tư mua trực tiếp Vật tư mua qua trung gian ống cống 1200 NĐ Nhựa đường ống cống 1200 VH Gối cầu ống cống 1000 NĐ Khe co giãn ống cống 1000 VH Cấu kiện thép thi công cầu ống cống 800 NĐ ống cống 800 VH ống cống 600 NĐ ống cống 600 VH Thép D>10 Thép D<10 Thép tấm, thép hình Ván khuôn thép Dây thép buộc Que hàn Gỗ ván khuôn Vải địa kỹ thuật Cây chống Cọc cừ tràm Dầu hoả Gạch Đá 4x6 Đá 1x2 Cấp phối đá dăm loại 1 Cấp phối đá dăm loại 2 Cát vàng Cát đen Công ty thường xuyên mua với giá cố định ngay từ khi ký hợp đồng chứ không mua theo giá thoả thuận tại từng thời điểm giao hàng. Bởi mua với giá cố định ngay từ đầu có thể giá cao hơn giá hiện tại cùng thời điểm nhưng bù lại Công ty luôn chủ động được về tình hình tài chính khi mua vật tư. Tránh được những trường hợp vật tư không đảm bảo yêu cầu cũng như các vụ kiện tụng tranh chấp không đáng có. Trong một số trường hợp khi ký hợp đồng Công ty mua với mức giá thoả thuận ngay từ khi ký hợp đồng nhưng khi có điều chỉnh giá của thị trường thấp hơn mức giá đã ký trong hợp đồng thì lúc đó nhà cung ứng vật tư không có sự điều chỉnh giá xuống dẫn đến tranh chấp kiện tụng gây hoà khí không lành mạnh trong môi trường kinh doanh ảnh hưởng đến uy tín của Công ty. Mua của một nhà cung ứng và mua của nhiều nhà cung ứng Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả Công ty thường chọn mua của một nhà cung ứng đối với những chi tiết, hay một loại vật tư mà khối lượng nhỏ, hoặc loại vật tư này mang tính chất kỹ thuật cao đòi hỏi phải có chuyên môn chế tạo. Vì như vậy sẽ đảm bảo chất lượng, độ tin cậy, nhanh chóng trong giao hàng và thuận tiện trong thi công. Một số vật tư được chọn mua của một nhà cung ứng : + Cáp dự ứng lực + Thanh thép cường độ cao + Con chạy + Hộp nối + Các vật tư phụ đi kèm. Còn đối với những loại vật tư được sử dụng thường xuyên Công ty lựa chọn cho mình phương thức lựa chọn nhiều nhà cung ứng. Trong đó phần lớn khối lượng vật tư được ký hợp đồng với nhà cung ứng truyền thống của Công ty còn một khối lượng nhỏ Công ty đặt mua của các nhà cung ứng khác, nhưng chọn những nhà cung ứng ở những nơi khác nhau nhưng cùng bán một loại vật tư, các Công ty này cũng có khả năng đảm bảo về chất lượng vật tư theo yêu cầu của Công ty với cùng một mặt bằng giá cả. Thông thường mỗi loại vật tư Công ty tiến hành ký hợp đồng mua của 2 đến 3 nhà cung ứng có địa điểm khác nhau để tránh tình trạng khan hiếm nguồn cung cùng một lúc. Công ty lựa chọn hình thức mua của nhiều nhà cung ứng vì hình thức này có những thuận lợi sau : + Mua của nhiều người sẽ tạo ra sự cạnh tranh nhau về giá bán và điều kiện thanh toán giữa các nhà cung ứng với nhau tạo điều kiện cho Công ty tìm ra những điều kiện mua thuận lợi hơn. + Mua của nhiều người sẽ có khả năng đảm bảo an toàn cao hơn trong việc cung cấp đảm bảo tiến độ thi công cho công trình. Hạn chế được tỉ lệ cung ứng vật tư không đúng hạn, không đủ chủng loại và số lượng, đặc biệt là trong trường hợp khan hiếm vật tư. + Mua của nhiều người thuận tiện hơn khi Công ty cần mua với khối lượng lớn, một nhà cung ứng sẽ không cung ứng đủ mà phải huy động từ nhiều nhà cung ứng khác nữa. + Mua của nhiều người Công ty có cơ hội để mở rộng các mối quan hệ kinh tế – xã hội. Một số loại vật tư Công ty tiến hành mua của nhiều nhà cung ứng : + Xi măng + Thép + Cát + Đá + Gạch + Cống Công ty lựa chọn nhà cung ứng nhằm hướng đến các mục tiêu sau : + Mục tiêu về chi phí : Với chất lượng và các dịch vụ chăm sóc khách hàng như nhau thì Công ty chọn nhà cung ứng nào có giá bán thấp hơn nhằm giảm tối đa chi phí mua sắm vật tư, nhưng vẫn đảm bảo về số lượng cũng như chất lượng của mỗi chủng loại vật tư. + Mục tiêu về chất lượng : Chất lượng vật tư là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của Công ty cũng như khả năng cạnh tranh trên thị trường của Công ty. Do đó Công ty chọn nhà cung ứng có uy tín, có nguồn vật tư đảm bảo chát lượng và phù hợp với yêu cầu của Công ty, cụ thể vật tư đó phải đúng và đủ quy cách và các thông số kỹ thuật. Chúng ta hãy xem xét tiêu chuẩn chất lượng của một loại thép mà Công ty thường sử dụng. Bảng tiêu chuẩn chất lượng thép chữ I Kích thước Khối lượng H D B 100 55 4.5 11.5 120 64 4.7 13.8 140 73 4.9 15.9 160 81 5.0 18.5 180 95 5.2 19.5 180 98 5.2 21.0 200 98 5.2 22.5 200 110 5.4 24.2 220 110 5.5 25.4 220 115 5.6 27.2 240 125 5.6 29.6 240 125 6.0 31.5 270 128 6.0 32.0 5. Kiểm tra, tiếp nhận sử dụng và bảo quản vật tư Các thủ tục nhập vật tư Căn cứ vào bảng tổng hợp nhu cầu sử dụng vật tư gửi về phòng vật tư thiết bị. Sau khi phòng vật tư thiết bị xem xét kiểm tra khối lượng xem nhu cầu sử dụng vật tư của công trình có còn hạn mức không sau đó làm giấy đề nghị cung cấp vật tư đến nhà cung ứng với số lượng và thời gian giao vật tư cho công trường nào. Sẽ có thông báo của nhà cung ứng vật tư về số lượng vật tư cung ứng theo đơn đặt hàng (có thể khối lượng cung ứng không đúng với khối lượng đề nghị) bằng fax tới Công ty và thời gian nhà cung ứng giao vật tư để Công ty bố trí kho bãi cũng như người nhận vật tư và chuẩn bị về tài chính cho giấy đề nghị cung cấp vật tư nói trên. Căn cứ vào lượng vật tư tồn kho và lượng vật tư cần sử dụng trong thời gian tới để bố trí xắp xếp kho sao cho thuận tiện cho việc thi công và công tác bảo quản, kiểm tra được nhanh chóng, chính xác. Khi tiếp nhận vật tư phải tiến hành kiểm tra : + Hàng có giấy chứng nhận phẩm chất chưa. + Giấy chứng nhận phẩm chất và phù hợp với đơn hàng hay không. + Mã hiệu thực tế so với đơn hàng có phù hợp không + Số lượng chủng loại vật tư có khớp với đơn hàng hay không. Nếu hàng hoá phù hợp với yêu cầu đặt ra thì thủ kho ký xác nhận vào hoá đơn (liên xanh), và trả lại cho nhà cung ứng còn thấy không phù hợp thì có phương pháp xử lý như sau : + Nếu kiểm tra thấy thiếu (hoặc thừa) phải có biên bản xác nhận có chữ ký của người giao hàng của nhà cung cấp vật tư. + Khi làm thủ tục nhập kho, thủ kho phải ghi số lượng thực nhận có chữ ký của người giao hàng ký xác nhận vào phiếu nhập kho. +Phải ghi đầy đủ ngày tháng nhập kho, tên qui cách, số lượng. Phiếu nhập kho: Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT Công trình : Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang Phiếu nhập vật tư Số : 01 15 giờ 45phút, ngày 03 tháng 01 năm 2009 Đơn vị giao vật tư : Công ty TNHH TM DV XD Thanh Trứ Biển số xe : 79K - 0507 STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Cát đen M3 3.000 2 Cát trung M3 2.000 3 Cát vàng M3 300 4 Đá cấp phối M3 500 5 Đá 4x6 M3 100 6 Đá 1x2 M3 200 Người giao Người nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Kiều Tiến Thái Vũ Đình Thành + Dưới hình thức uỷ quyền Giám đốc xí nghiệp, đội trưởng các đội thi công được uỷ quyền trực tiếp ký nhận vật tư giao cho Công trình của mình thi công và chịu trách nhiệm trước giám đốc về chất lượng khối lượng vật tư đã nhận cùng với hoá đơn tài chính, sau đó gửi toàn bộ chứng từ về Công ty trước ngày 10 hàng tháng để phòng kế toán tập hợp chứng từ vào báo cáo với cơ quan thuế. 5.2 Các thủ tục xuất vật tư Căn cứ vào tình hình thi công thực tế tại công trường thủ kho xuất vật tư để phục vụ thi công theo yêu cầu thực tế. Phiếu xuất kho: Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT Công trình : Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang Phiếu xuất vật tư Số : 01 07 giờ 15phút, n gày 04 tháng 01 năm 2009 Đơn vị giao vật tư : Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT Căn cứ giấy uỷ quyền về việc thi công Công trình Xây dựng khu hành chính UBND tỉnh Hậu Giang cho Ông Vũ Đình Thành Căn cứ vào biên bản giao nhiệm vụ của Ông Vũ Đình Thành cho Ông Phạm Hoài Nam làm thủ kho. STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng 1 Cát đen M3 2.000 2 Cát trung M3 200 3 Cát vàng M3 100 4 Đá cấp phối M3 100 5 Đá 4x6 M3 30 6 Đá 1x2 M3 20 7 Đá hộc M3 20 8 Xi măng kg 500 9 Thép cuộn Kg 1.000 10 Thép buộc kg 50 Người giao Người nhận (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Phạm Hoài Nam Phan Hoài Sơn Do kho bãi nằm tại chân Công trình do vậy việc theo dõi các loại vật tư ngoài kho hết sức phức tạp đòi hỏi cán bộ quản lý kho phải cập nhật công việc một cách thường xuyên, phải tuân thủ các thủ tục xuất kho, phải thường xuyên kiểm kê theo từng lô vật tư nhập về, khoanh vùng những lô dự trữ để việc kiểm kê được thuận lợi tránh tình trạng thiếu vật tư trong kho mà không biết. 5.3 Các công tác bảo quản vật tư . Công tác bảo quản vật tư tại kho bãi cần được thực hiện theo đúng chế độ qui định cho từng loại nguyên vật liệu cụ thể sao cho phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại, qui mô tổ chức của Công ty tránh mất mát, lãng phí hay giảm chất lượng do bảo quản không đúng chế độ. * Bảo quản nguyên vật liệu trong kho : Bảo quản nguyên vật liệu trong kho liên quan đến trang thiết bị. Trang thiết bị trong kho tối thiểu phải ở mức thấp nhất do chính mặt hàng chứa đựng trong kho qui định như sắt thép phải có giá để tránh ẩm ướt, xăng dầu phải có thùng chứa * Bảo quản nguyên vật liệu ngoài kho : Bảo quản nguyên vật liệu ngoài kho là rất quan trọng vì nguyên vật liệu bị tác động bởi thời tiết là rất lớn, do vậy nguyên vật liệu để ngoài trời cũng phải tuỳ thuộc vào từng loại sao cho công dụng của vật liệu là tốt nhất mà chi phí cho kho bãi lại thấp. Do vậy đòi hỏi sự chuẩn bị thật kỹ về kho tàng như cát đá sỏi là loại vật tư không cần phải để trong kho nhưng phải được bố trí một cách hợp lý thì việc thi công mới được dễ dàng thuận lợi. Đánh giá về hoạt động mua sắm vật tư Trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung sang cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và sự chuyển đổi từ chế độ cung ứng vật sang chế độ thương mại hoá vật tư, vấn đề đặt ra cho Công ty là nhanh chóng tìm hình thức thích ứng với qui mô hoạt động của Công ty song không nằm ngoài cơ chế của thị trường. Trong điều kiện hiện nay Công ty đã nỗ lực vươn lên tự khẳng định chính mình và đã đạt được những kết quả sau : Ưu điểm Dần xây dựng, sửa đổi quy chế và mô hình hoạt động theo đặc thù riêng của đơn vị mình. Liên tục kiện toàn thể chế của Công ty. Việc mua sắm các vật tư, thiết bị như xe máy thi công có lượng vốn lớn đã được xem xét kỹ lưỡng, để phục vụ thi công được thuận tiện tránh tình trạng bị động trong việc phải đi thuê xe máy thi công với giá thuê cao Công ty quyết định đầu tư hàng loạt xe máy thi công để phục vụ các công trường trọng điểm, phối hợp với các công trường sử dụng số ca máy ít để vận chuyển đến thi công giảm được rất nhiều thời gian chờ đợi trong việc thuê ca máy. Đã tạo ra hệ thống nguồn hàng quan trọng, phong phú, có chất lượng cao, giá cả hợp lý đồng thời tạo được hệ thống dự trữ vật tư đủ mạnh kịp thời đảm bảo cho thi công trong thời gian nhất định. Đã xây dựng được bộ máy cung ứng đảm bảo vật tư hoạt động nhịp nhàng, ăn khớp có năng lực và kinh nghiệm. Những tồn tại chủ yếu Công tác nghiên cứu thị trường Dù Công ty đã quan tâm đến hoạt động nghiên cứu thị trường song vẫn chưa đảm bảo yêu cầu của quản trị hoạt động mua sắm vật tư. Những hạn chế đó được thể hiện ở các điểm sau : + Phương pháp nghiên cứu : với công tác nghiên cứu tại chỗ, thông tin đưa ra dựa vào phán đoán chủ quan và mang tính chất cảm tính nên không hoàn toàn đúng so với thực tế. + Nội dung nghiên cứu : Nội dung nghiên cứu còn hạn hẹp, mới dừng lại ở các khía cạnh thông tin cơ bản về khả năng đáp ứng yêu cầu, thông tin về giá cả, chất lượng, thời gian và tiến độ giao hàng. + Thiết bị máy móc dùng cho nghiên cứu : Thiết bị dùng cho việc nghiên cứu xử lý thông tin còn hạn chế do vậy việc xử lý thông tin còn gặp nhiều khó khăn. + Bộ phận đảm nhiệm : còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác, chưa có kiến thức chuyên môn sâu về khả năng sử dụng các phần mềm phân tích. Nhìn chung hoạt động nghiên cứu thị trường của Công ty chưa được quan tâm thoả đáng, chỉ dừng lại ở từng thời kỳ khi có nhu cầu về việc nghiên cứu thị trường. Không quan tâm đầu tư nghiên cứu theo qui mô, liên tục do vậy chiến lược về thị trường của Công ty chưa dài hạn, đây là một thiếu sót không đáng có. Công tác tạo nguồn Công ty có quan hệ thương mại với hơn 70 nhà cung ứng vật tư, đây là một điều kiện thuận lợi cho công tác tạo nguồn vật tư để phục vụ cho thi công. Tuy nhiên trên thực tế việc đáp ứng nhu cầu sử dụng vật tư của các nhà cung ứng còn nhiều hạn chế dẫn đến lượng cung ứng của vật tư đến từng công trường cụ thể là không đồng bộ, chưa đảm bảo về số lượng lẫn chất lượng do vậy đã làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công. Lý do chủ yếu dẫn đến công tác tạo nguồn vật tư phục vụ cho thi công chưa đạt hiệu quả là do Công ty mua một số loại vật tư mang tính chất kỹ thuật ở nhiều nhà cung ứng khác nhau cho nên việc giao hàng không đồng bộ của các nhà cung ứng sẽ dẫn đến việc thi công vị gián đoạn. Bên cạnh với những thuận lợi về nguồn cung ứng vật tư khi Công ty chọn 2 đến 3 nhà cung ứng cho cùng một loại sản phẩm thì những khó khăn tồn tại là khó theo dõi tiến độ cung ứng của tất cả các nhà cung ứng, mỗ nhà cung ứng có một hình thức thanh toán khác nhau, phải mất thời gian theo dõi về thời hạn thanh toán. Công tác xây dựng định mức Công tác xây dựng định mức của Công ty còn nhiều cứng nhắc áp dụng theo định mức của Nhà nước ban hành. Điều này về phía công tác quản lý thì đạt hiệu quả nhưng về thực tế thì có những bất cập nhất định. Do chủng loại vật tư phong phú do vậy phải thực hiện định mức cho từng hạng mục công việc khác nhau sau đó mới tổng hợp được loại vật tư như xi măng cần sử dụng cho toàn bộ công trình là bao nhiêu. Do định mức vật liệu cần sử dụng trong thực tế khác với định mức xây dựng của Nhà nước dẫn đến một số loại vật tư có khối lượng nhỏ hơn định mức tiêu dùng thực tế, một số loại vật tư có định mưc tiêu dùng lớn hơn định mức tiêu dùng thực tế. Chương III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác mua sắm vật tư ở Công ty cổ phần công trình và thương mại GTVT. 1. Phương hướng phát triển và mục tiêu của Công ty cổ phần Công trình và Thương mại GTVT. 1.1 Phương hướng phát triển của Công ty cổ phần Công trình và Thương mại GTVT. - Định hướng phát triển của Công ty trong những năm tiếp theo là: chú trọng đến công tác sản xuất công nghiệp, phát triển kinh doanh thương mại, xuất nhập khẩu vật tư, đầu tư sinh thái, xây dựng khu đô thị mới. Với mục tiêu Công ty ngày một phát triển, tiền lương bình quân năm sau luôn cao hơn năm trước, thực hiện lợi nhuận cho Cổ đông, nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho cán bộ trong Công ty. - Chủ yếu thực hiện các hợp đồng thi công xây dựng cơ sở hạ tầng, các hợp đồng thương mại như mua bán máy móc rất ít. Do vậy Ban lãnh đạo Công ty đã có kế hoạch đầu tư trang thiết bị xe máy thi công nhằm đảm bảo thi công tốt cho những công trình đang thi công của Công ty và những Công trình sắp tới Công ty không những để tự phục vụ các công trình mà Công ty thi công mà còn tự khẳng định vị thế của Công ty qua tài sản cố định, với phương trâm đầu tư một lần thu lợi dài hạn. Do có máy móc không phải thuê ngoài sẽ giảm bớt chi phí mà lại thuận tiện trong sử dụng. Nếu đi thuê những lúc cần sử dụng có khi lại không thuê được hoặc có thể phải sử dụng vài ca máy thì lại phải chịu chi phí cao do phải vận chuyển máy. 1.2 Mục tiêu phát triển của Công ty cổ phần Công trình và Thương mại GTVT. Theo báo cáo tổng kết sơ bộ cuối năm 2008 của ban lãnh đạo Công ty tổ chức ngày 31/12/2008 thì kế hoạch năm 2009 đạt 200 tỷ cao hơn so với năm 2008 là gần 50 tỷ cho thấy sự nỗ lực của Ban lãnh đạo Công ty. Do có sự đoàn kết của các cán bộ công nhân viên các xí nghiệp, đội thi công và các phòng ban trong Công ty với nhau nên kế hoạch thực hiện cho những tháng tiếp theo luôn được cán bộ kỹ thuật các xí nghiệp, đội thi công báo cáo về phòng kế hoạch Công ty chính xác với tình hình thực tế làm việc tại công trường trước ngày 25 hàng tháng, căn cứ để phòng kế hoạch đưa ra số liệu cụ thể cho từng loại vật tư , của từng công trường cụ thể, sau đó phòng vật tư thiết bị xem xét và có kế hoạch ký hợp đồng mua vật tư, báo với nhà cung cấp vật tư chủng loại vật tư cần lấy trong tháng tới cho từng công trình, báo cáo với phòng tài chính chuẩn bị về mặt tài chính để chi trả cho những đơn hàng phải trả tiền ngay, hoặc kế hoạch trả tiền cho những lô hàng trả chậm. Sự đoàn kết nhất trí cao đó đã đem lại lợi nhuận cao và tiền lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn Công ty được cải thiện lên mức 3.000.000đ/ tháng/ người. Đồng nghĩa với mức lương của cán bộ công nhân viên trong Công ty được cải thiện là phần trăm lợi nhuận của cổ đông. Trong điều kiện phát triển chóng mặt của nền kinh té thị trường đòi hỏi trình độ của cán bộ công nhân viên phải được nâng cao. Do vậy Công ty cổ phần Công trình và Thương mại GTVT đã có kế hoạch bồi dưỡng cho những cán bộ đang làm việc tại Công ty và tuyển dụng thêm những cán bộ có năng lực, trình độ nhằm đảm bảo cho sự phát triển của Công ty. 1.3 Phương hướng hoàn thiện công tác mua vật tư tại Công ty cổ phần Công trình và Thương mại GTVT. Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh (ở một Công trường nhất định – do các Công trường thường ở xa nhau) giá nguyên vật liệu nhất là các nguyên vật liệu phục vụ cho ngành xây dựng cơ bản trong những năm gần đây thường xuyên có những biến động về giá do vậy không chỉ đơn thuần là cung cấp vật tư theo kế hoạch tháng mà phòng vật tư thiết bị phải xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư trình Ban lãnh đạo Công ty xem xét cùng với phòng tài chính kế toán để có kế hoạch về tài chính cho những lô hàng dự trữ của Công ty. Mục đích của việc dự trữ là để đảm bảo cho việc thi công được liên tục tránh tình trạng công nhân nghỉ chờ vật tư như vậy sẽ gây thiệt hại lớn về chi phí lương cho công nhân dẫn đến tăng chi phí của toàn Công trình. Trong xây dựng cơ bản có khung để áp dụng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cụ thể, thông thường định mức tiêu hao được tính luôn vào tổng khối lượng nguyên vật liệu của từng Công trình. 2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác mua sắm vật tư tại Công ty CP Công trình và Thương Mại GTVT. 2.1 Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường 2.1.1 Cơ sở lí luận của biện pháp Với nền kinh tế thị trường hiện nay, khả năng mở rộng mối quan hệ làm ăn là rất lớn nhưng cũng đầy bất trắc đối với mỗi doanh nghiệp. Nghiên cứu thị trường là một biện pháp tích cực không thể thiếu để mở rộng mối quan hệ cung ứng vật tư. Nghiên cứu trường, thu thập thông tin là quá trình tìm kiếm thông tin về các điều kiện môi trường có liên quan. Thông tin thu được càng nhiều thì mức độ tin cậy càng cao. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp nào càng bỏ nhiều công sức cho hoạt động nghiên cứu thị trường thì phục vụ cho các quyết định sản xuất kinh doanh thì càng có khả năng tồn tại lâu hơn. Trong công tác mua sắm vật tư cũng vậy, ngoài mối quan hệ lâu dài với các nhà cung ứng truyền thống, doanh nghiệp còn cần biết những thông tin về sự biến động vật tư trên thị trường, loại vật tư thay thế, những nhà cung ứng mới trên thị trường có khả năng cung ứng tốt và luôn có khả năng thay thế nhà cung ứng truyền thống. 2.1.2 Nội dung biện pháp Để hoàn thiện hơn công tác nghiên cứu thị trường, khi tiến hành nghiên cứu thị trường mua, Công ty phải nghiên cứu đầy đủ, chính xác những thông tin về nhà cung ứng mà Công ty đã có quan hệ, hoặc có ý định quan hệ kinh tế. Các thông tin cơ bản cần tìm hiểu là: giá cả, chất lượng, chủng loại, điều kiện thanh toán... Đồng thời phải tiến hành nghiên cứu các thông tin về tình hình tài chính, uy tín của nhà cung cấp vật tư trên thị trường. Có thể áp dụng hai phương pháp thu thập thông tin như sau: + Phương pháp nghiên cứu tại chỗ: đây là phương pháp nghiên cứu thị trường vật tư từ việc phân tích các thông tin thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như báo đài, truyền hình, điện thoại, các ấn phẩm chuyên ngành đặc biệt là qua mạng Internet. Từ đó Công ty có thể so sánh đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp, tìm ra nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất yêu cầu của Công ty. + Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường : đây là phương pháp nghiên cứu đòi hỏi phải có chuyên viên phụ trách đến tận nơi (nhà cung cấp) để lấy các thông tin thực tế từ mắt thấy, tai nghe. Sử dụng phương pháp này Công ty gặp phải những khó khăn nhất định đó là hao tổn về chi phí. Vì số lượng nhà cung ứng trên thị trường đang và sẽ đặt mối quan hệ kinh tế trong tương lai là rất lớn, do đó Công ty không thể giám sát tất cả các nhà cung ứng được. Như vậy thông tin mà Công ty thu thập được cũng không hẳn hoàn toàn chính xác. Nếu công ty giám sát hết các nhà cung ứng thì sẽ rất tốn kém và không khả thi. Nghiên cứu thông qua việc tiếp xúc với khách hàng, các nhà đại lý bán buôn, bán lẻ, tham gia các cuộc họp hội nghị chuyên ngành, cuộc họp khách hàng của các nhà cung ứng vật tư để thu thập thêm thông tin từ phía họ. Từ đó đưa ra quyết định lựa chọn nhà cung ứng nào. Để đảm bảo tính khả thi, kiến nghị Công ty nên kết hợp sử dụng hai phương pháp nghiên cứu tại chỗ và nghiên cứu tại hiện trường. Đây là điểm mới của phương án đề xuất so với phương án mà Công ty đang áp dụng, vừa tiết kiệm mà vẫn đảm bảo tính thực tế. Những nhà cung cấp có địa điểm gần với Công ty, Công ty có thể áp dụng phương pháp nghiên cứu tại hiện trường. Còn những nhà cung cấp ở xa Công ty nên áp dụng phương pháp nghiên cứu phối hợp. * Cách thức lưu trữ và xử lý thông tin : các thông tin thu thập được từ các nguồn, các tài liệu nghiên cứu như đề đề xuất ở trên sẽ được cập nhật vào hệ thống lưu trữ và xử lý thông tin. Qua đó tạo điều kiện cho Công ty có thể xem xét, kiểm tra và phân tích toàn bộ hoạt động cung ứng vật tư của mình. Hiện nay Công ty đang áp dụng cách thức sau : các thông tin thu thập được tập hợp tại phòng kinh doanh. Phòng vật tư thiết bị kết hợp với các thông tin về nhu cầu sử dụng vật tư dể lên phương án về cách thức lưu trữ và xử lý thông tin mới như sau : Phòng kinh doanh có nhiệm vụ phân tích các thông tin có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động mua vật tư, cung cấp cho phòng vật tư thiết bị. Khi đã xác định chính xác lượng vật tư cần sử dụng trong kỳ kế hoạch phòng vật tư thiết bị tiến hành các hoạt động mua vật tư. So với hiện tại phương án mới có một điểm khác là sự phối hợp giữa hai phòng chức năng trong công ty với nhau để việc cân đối nhu cầu vật tư và nguồn cung của thị trường. * Để đảm bảo tính khách quan và tính chính xác trong xử lý thông tin, dữ liệu Công ty có thể đánh giá bằng phương pháp cho điểm như sau : Bảng đánh giá nhà cung ứng của công ty Tính theo thang điểm từ 1 đến 5 TT Chỉ tiêu Tồi Yếu kém Ké TB TB khá Tốt 1 Uy tín 0 1 2 3 4 5 2 Hệ thống đảm bảo 0 1 2 3 4 5 3 Chứng chỉ chất lượng 0 1 2 3 4 5 4 Khả năng 0 1 2 3 4 5 5 Chất lượng 0 1 2 3 4 5 6 Giá cả 0 1 2 3 4 5 7 Thời hạn giao hàng 0 1 2 3 4 5 8 Dịch vụ sau bán hàng 0 1 2 3 4 5 9 Độ ổn định tài chính 0 1 2 3 4 5 10 Tổng số 0 1 2 3 4 5 Chỉ số đánh giá chọn nhà cung ứng: Ic = (Tổng số điểm đánh giá)/40 Nếu hệ số Ic càng gần 1 càng tốt. Thông thường theo quan niệm thực tế đièu tra cho thấy chỉ số này đạt 0,7 đến 0,8 là đạt yêu cầu, 0.,9 trở lên là tốt, nhỏ hơn 0,5 là không đạt yêu cầu. Kết quả đánh giá như sau: Nếu nhà cung ứng nào có kết quả đánh giá: đạt yêu cầu trở lên thì Công ty sẽ duy trì và bổ sung vào danh sách những nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn và yêu cầu cung ứng vật tư cho Công ty. Nếu nhà cung ứng nào có kết quả đánh giá: không đạth yêu cầu thì Công ty loại bỏ ra khỏi danh sách những nhà cung ứng vật tư của Công ty và đề nghị bổ sung (nếu có). Để hoạt động nghiên cứu thị trường được tiến hành một cách triệt để, Công ty cần nghiên cứu thông tin một cách tổng thể như: + Tiến hành dự báo những vật tư khan hiếm. + Xác định những người cùng mua vật tư với mình. + Tìm hiểu năng lực tài chính. 2.1.3Điều kiện thực hiện Để thực hiện được biện pháp này cần phảI có những điều kiện sau: Tăng cường đội ngũ cán bộ chuyên môn điều tra nghiên cứu thị trường, với số lượng khoảng 4 cán bộ. Những người này sẽ là những người chuyên nghiên cứu thị trường và phải có chuyên môn, nghiệp vụ , kinh nghiệm nghề nghiệp và cộng với tinh thần trách nhiệm. Cần đầu tư trang thiết bị máy móc và điều kiện làm việc thuận lợi cho việc thu thập thông tin như máy tính, phương tiện xử lý thông tin chuyên nghiệp, phòng làm việc độc lập... Có như vậy Công ty mới thu thập được đầy đủ các thông tin về thị trường các yếu tố cần mua. Đó là cơ sở quan trọng để đưa ra các quyết định lựa chọn nhà cung ứng vật tư cho thi công các công trình của Công ty một cách nhanh, kịp thời và hiệu quả cao. 2.2 Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu vật tư 2.2.1 Cơ sở để xuất Trên cơ sở kế họch kinh doanh, phòng vật tư thiết bị phải xác định được nhu cầu vật tư. Việc xác định nhu cầu vật tư cho Công ty là rất quan trọng, giúp cho Công ty giảm sự tồn đọng về vốn, góp phần vào việc tăng hiệu quả kinh doanh trong khi vẫn bảo đảm đầy đủ nhu cầu vật tư tại mọi thời điểm khi cần. Trên thực tế tại Công ty công tác hoạch định nhu cầu vật tư đươch thực hiện ngày càng hiệu quả, nhưng vẫn tồn tại những hạn chế. Một trong những hạn chế đó là việc hoạch định nhu cầu thường lớn hơn so với thực tế, do khối lượng thi công không thực hiện đúng theo kế hoạch gây ứ đọng vốn dẫn đến giảm hiệu quả trong công tác sử dụng vốn lưu động. Vì vậy trong tương lai gần Công ty nhất thiết phải khắc phục công tác này. 2.2.2 Nội dung biện pháp Để khắc phục những tồn tại trên, Công ty có thể tham khảo hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư như sau: Hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu nguyện vật liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn dựa trên việc phân chia nhu cầu vật tư thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Những thông tin thu thập được xử lý bằng máy tính. Chúng được thu thập từ 3 tài liệu chủ yếu là: kế hoạch thi công; bảng danh mục vật tư cần sử dụng; Hồ sơ dự trữ vật tư. Hiện nay Công ty đã có đầy đủ các yếu tố đầu vào để hình thành hệ thống này và các thông tin cũng đã được lưu trữ trong máy tính. Mọi điều kiện về thu thập thông tin của Công ty là tương đối thuận lợi. Điều mà Công ty cần thực hiện là kết nối hệ thống máy tính để các thông tin được đăng nhập và tất cả các phòng ban đều có thể kiểm tra trực tiếp được tình hình cung ứng cũng như nhu cầu về sử dụng vật tư ở từng công trường cụ thể. Bước cuối cùng này được thực hiện coi như Công ty đã hoàn thiện công tác mua sắm vật tư từ khâu kế hoạch tổng thể đến nhu cầu sử dụng, qui trình mua, lượng mua... 2.2.3 Hiệu quả biện pháp Việc đưa hệ thống hoạch định nhu cầu vật tư vào hoạt động có thể giúp cho Công ty hạn chế nhiều lượng vật tư dự trữ cũng như con người để theo dõi cập nhật thông tin của các phòng ban khác nhau. Tuỳ tho từng loại vật tư ta có thể áp dụng các mô hình khác nhau: mô hình dự trữ bổ sung tức thời, mô hình có giá mua vật tư thay đổi theo khối lượng, mô hình dự trữ vật tư có bảo hiểm, ... Với việc áp dụng các mô hình dự trữ vào việc xác định lượng vật tư hợp lý, sẽ đem lại cho Công ty nhiều thuận lợi với chi phí nhỏ nhất, hạn chế lượng lưu kho, đẩy nhanh tốc độ luân chuyển vốn. 2.2.4 Điều kiện thực hiện Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và lưu trữ thông tin. Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý có khả năng và trình độ sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng. Đảm bảo tính chính xác và cập nhật liên tục thông tin mới trong kế hoạch thi công, hoá đơn vật tư, lượng vật tư dự trữ. Đảm bảo việc lưu giữ hồ sơ, dữ liệu an toàn. Với khả năng về tài chính, khả năng về nhân lực cũng như sự quan tâm sát sao của ban lãnh đạo Công ty, Công ty hoàn toàn có đủ điều kiện để thực hiện biện pháp này. 2.3 Tăng cường công tác tạo nguồn 2.3.1 Cơ sở lí luận Công ty làm tốt công tác tạo nguồn hàng sẽ giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty diễn ra một cách đều đặn, liên tục, không bị gián đoạn. Từ đó góp phần vào việc đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, hạ thấp giá thành sản phẩm. Điều này có ý nghĩa là uy tín, vị thế của Công ty ngày càng tăng. Chính vì vậy đòi hỏi Công ty phải có các biện pháp cần thiết để tạo nguồn hàng đầu vào phục vụ cho thi công được liên tục ở tất cả các công trường luôn ổn định. 2.3.2 Nội dung biện pháp Công tác tạo nguồn vật tư cho sản xuất của Công ty là một bài toán hóc búa, nó có vô số những ràng buộc khác nhau. Nếu không thực sự tỉnh táo thì Công ty sẽ mất hết tự chủ trước các nhà cung ứng. Vậy làm cách nào để Công ty có thể tạo ra nguồn vật tư đảm bảo yêu cầu và nhiệm vụ cho thi công được tốt nhất. Trước thực trạng của Công ty và thực tế nghiên cứu qua thời gian thực tế tại Công ty tác giả mạnh dạn kiến nghị một số giải pháp đối với công tác tạo nguồn vật tư cho thi công của Công ty như sau: Thanh toán trước một phần giá trị của hợp đồng cung ứng vật tư cho nhà cung ứng ngay sau khi hợp đồng được ký kết. Công tác đó thúc đẩy được quá trình cung ứng vật tư cho thi công các công trình của Công ty. Việc trả trước một phần giá trị hợp đồng sẽ giúp Công ty xây dựng vững chắc hơn lòng tin của nhà cung cấp, đồng thời cũng sẽ dành được nhiều ưu thế hơn trong mối quan hệ hợp đồng và có thể là: “sợi dây” ràng buộc nhà cung ứng phải cung cấp đủ khối lượng vật tư, thời gian giao hàng và chất lượng theo đúng giấy yêu cầu cung cấp vật tư. Với hình thức thanh toán cũ là trả một phần của lần giao hàng và thanh toán nốt vào lần giao hàng sau cộng với trả một phần của lần giao hàng sau. Có những nhà cung cấp thì thanh toán một lần tổng số tiền hàng vào cuối mỗi quí sau khi có đối chiếu công nợ. Do vậy mà nhiều nhà cung cấp vật tư không giao vật tư cho chúng ta đúng như trong đề nghị. Điều kiện thực hiện: Không phả với tất cả các nhà cung ứng và với tất cả các chủng loại vật tư Công ty đều tạm ứng trước. Công ty chỉ tạm ứng trước cho một số nhà cung ứng cung ứng vật tư chính phục vụ cho thi công liên tục như xi măng, sắt thép, cát, đá. Để đảm bảo an toàn cho việc thi công được liên tục không bị gián đoạn do thiếu vật tư Công ty nên áp dụng chính sách này đối với các vật tư chính. Bảng só sánh phương án đề nghị với phương án hiện tại Tên vật tư Hình thức Thanh toán (2006) Số lần cung ứng chậm (2006) Hình thức Thanh toán (2008) Số lần cung ứng chậm (2008) Xi măng Trả theo tháng, quí (khi có đối chiếu công nợ) 10 Tạm ứng trước 5% giá trị Hợp đồng 2 Cáp dự ứng lực Trả lần cung ứng trước 15 Tạm ứng trước 20% giá trị Hợp đồng 3 Nhựa đường Trả chậm 15 ngày 8 Tạm ứng trước 10% giá trị Hợp đồng 5 áp dụng chính sách giá linh hoạt . Theo cách này Công ty có thể trả giá cao hơn mức giá thị trường nếu Công ty mua vật tư với khối lượng ít mà loại vật tư đó đang trong thời kỳ khan hiếm, hoặc Công ty cần mua của nhà cung ứng ngoài kênh. Mức giá Công ty trả cao hơn giá thị trường tuỳ thuộc vào cơ chế chính sách mà Công ty áp dụng tại thời điểm đó. Trong trường hợp Công ty mua với khối lượng nhiều thì vấn đề giá được quan tâm thương lượng một cách rõ ràng với nhà cung cấp. Trường hợp cần mua của nhiều nhà cung ứng khác nhau, Công ty nên đặt hàng mua đối với các nhà cung cấp có mối quan hệ thương mại thường xuyên trước sau đó mới đến các nhà cung ứng ngoài kênh. áp dụng chính sách giá linh hoạt với một số loại vật tư Tên vật tư Đơn giá thị trường (2008) Công ty trả giá (2008) Đơn giá thị trường dự tính (2009) Dự kiến giá mua (2009) Tỷ lệ tăng số lần cung ứng đúng hạn so với năm 2008 Khe co giãn 250.000đ/m 250.000đ/m 280.000đ/m 285.000đ/m 85% ốc cáp 1.500đ/con 1.500đ/con 15.200đ/con 15.500đ/con 80% Màng chống thấm 20.000đ/lít 20.000đ/lít 21.000đ/lit 21.500đ/lit 90% Tuỳ từng loại thiết bị vật tư và tính cấp thiết của tiến độ mua mà Công ty áp dụng chính sách giá linh hoạt và xác định tỷ lệ giá cao hơn giá thị trường cho phù hợp. Khi Công ty áp dụng chính sách giá linh hoạt với nhà cung cấp thì Công ty sẽ có tiến độ giao hàng chính xác, kịp thời, hạn chế được số lần cung ứng vật tư chậm. Đồng thời góp phần tạo mối quan hệ thân thiết giữa Công ty với các nhà cung cấp. Tuy nhiên khi áp dụng chính sách này, giá mua vật tư cho thi công sẽ cao hơn giá thị trường, giá thành sản phẩm tăng. Vì vậy chỉ có thể áp dụng chính sách với một số ít vật tư và trong trường hợp cần thiết. Tìm kiếm nguồn vật tư trong nước để thay thế bớt nguồn vật tư nhập khẩu. Để ổn định sản xuất khi điều kiện trong nước chưa thể chưa thể đảm bảo nguồn vật tư. Điều này không phải do bản thân phía Công ty mà do nhu cầu thực tế đòi hỏi những phần việc mà vật tư lại không có ở trong nước. Để có thể phát triển nguồn vật tư trong nước Công ty có thể thực hiện theo các cách sau: + Hợp tác nghiên cứu cùng các trường đại học, viện nghiên cứu để tìm ra các vật liệu mới, thậm chí có thể là công nghệ mới phù hợp với điều kiện sẵn có trong nước để sản xuất ra các vật tư mới mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của sản xuất. Tuy nhiên hướng đi này đòi hỏi doanh nghiệp phải tốn nhiều chi phí nghiên cứu, tìm tòi, không phải mọi doanh nghiệp khi có ý tưởng đều thực hiện được. Trên thực tế, đối với ngành xây dựng cơ bản sản phẩm sẽ mang lại tính sống còn của Công ty nó khẳng định vị thế, uy tín bằng chất lượng sản phẩm (chất lượng từng công trình), thể hiện khả năng phát triển của Công ty trong tương lai. Xác định được doanh thu và lợi nhuận chủ yếu do xây dựng cơ bản đem lại nên đường lối của Ban lãnh đạo Công ty là hoàn thiện công tác mua sắm vật tư sao cho hợp lý, tránh tình trạng thừa vật liệu này, thiếu vật liệu kia ở từng công trường cụ thể, xác định công tác dự trữ vật tư để việc thi công được liên tục tránh tình trạng công nhân chờ vật tư làm tăng chi phí cho công trình. Bằng công tác gắn chặt sự đoàn kết của từng cá nhân với nhau trong công việc đã tạo dựng nên mô hình liên kết tổng thể chặt chẽ rút ngắn tối thiểu vòng quay của vốn lưu động giảm chi phí lãi vay ngân hàng. Do vậy những người tính toán phải tính một cách chính xác từng loại vật tư cần sử dụng trong tháng kế hoạch để lập kế hoạch lấy vật tư một cách chính xác đáp ứng đủ nhu cầu sử dụng của từng công trường cụ thể. Do Công trình thi công ở xa Công ty nên việc nắm bắt tình hình thực tế tại các Công trình xảy ra trong ngày là không thể nên việc điều hành đôi lúc gặp khó khăn. Phương trâm quản lý của Ban lãnh đạo Công ty là tạo lập sự đoàn kết vì đoàn kết là sức mạnh nên đôi khi vì một vài cá nhân làm ảnh hưởng đến qui mô hoạt động chung của Công ty. Ban lãnh đạo phải luôn luôn lắng nghe sự phản hồi của cán bộ về công tác quản lý của mình để có giải pháp khắc phục những thiếu sót bổ sung ý kiến hay trong công tác quản lý nói chung và hoàn thiện công tác mua vật tư nói riêng để tiết kiệm tối đa chi phí tăng lợi nhuận. Kết luận Một Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: là một ngành vừa có tính chất sản xuất công nghiệp vừa có tính chất đặc thù, có giá trị sản phẩm lớn, đóng góp quan trọng vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Muốn tồn tại, phát triển lâu dài, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tối đa hóa lợi nhuận thì ngoài việc gia tăng doanh thu còn phải quản lý tốt chi phí mà vật liệu đóng vai trò chủ chốt trong tổng chi phí, do vậy vấn đề quản lý vật tư nói chung và công tác mua vật liệu nói riêng được Ban lãnh đạo Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT hết sức quan tâm. Vì nếu hoàn thiện công tác mua vật tư ở Công ty chi phí sẽ giảm do tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động mà hoạt động sản xuất xây lắp vẫn diễn ra bình thường. Nắm bắt được vai trò của vật tư có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hình thành sản phẩm nên Công ty rất chú trọng đến kế hoạch vật tư , và căn cứ vào kế hoạch vật tư để xây dựng công tác mua vật tư với mục đích của Ban lãnh đạo Công ty là “hoàn thiện công tác mua vật tư” và dần đưa vào thực tiễn hoạt động của Công ty. Công tác mua vật tư được hoàn thiện thì vốn sẽ được tích luỹ, thể hiện tính khoa học, nghệ thuật trong việc quản lý. Kế hoạch gắn kết công việc bằng sự đoàn kết một lòng vì sự phát triển lớn mạnh của Công ty được Ban lãnh đạo Công ty đề ra và được cán bộ trong Công ty ủng hộ cho thấy nghệ thuật quản lý độc đáo của người đứng đầu Công ty. Hoàn thiện công tác mua vật tư được Ban lãnh đạo Công ty đề ra và đã phát huy như Qua thời gian tìm hiểu tại Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT em thấy xu hướng muốn hoàn thiện công tác mua vật tư của Ban lãnh đạo Công ty rất rõ dệt và sau khi có bản báo cáo tổng hợp về Công ty được sự giúp đỡ nhiệt tình của Cô giáo – Thạc sỹ Nguyễn Thị Liên Hương em đã mạnh dạn tìm hiểu, nghiên cứu để thấy được những ưu điểm cần phát huy, những mặt tồn tại cần khắc phục nhằm góp phần nhỏ hoàn thiện công tác mua vật tư ở Công ty CP Công trình và Thương mại GTVT và củng cố thêm kiến thức thực tế để sau này khi trong công việc nếu có thể em sẽ áp dụng. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Minh Đức Tài liệu tham khảo Thị trường giá cả vật tư Bộ Thương mại trung tâm thông tin thương mại Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh Nhà xuất bản thống kê – HN 2006 Giáo trình kinh tế thương mại – trường Đại học kinh tế quốc dân Nhà xuất bản thống kê – HN 2007 4. Kinh tế và quản lý ngành Thương mại dịch vụ - trường Đại học kinh tế quốc dân Nhà xuất bản thống kê – HN 2004 5. Giáo trình giao dịch đàm phán kinh doanh Nhà xuất bản thống kê – HN 2006 6. Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại - tập 1 7. Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại - tập 2 - Nhà xuất bản lao động xã hội – HN 2005 8. Giáo trình định mức kinh tế kỹ thuật - Nhà xuất bản - Đại học kinh tế quốc dân – HN 2006 9. Giáo trình quản trị kinh doanh thương mại quốc tế - Nhà xuất bản giáo dục – HN2003 10. Tài liệu khác gồm : - Tài liệu phòng tài chính kế toán. - Tài liệu phòng kế hoạch. - Tài liệu phòng vật tư thiết bị - Các quyết định có liên quan ( dữ liệu phòng tổng hợp)