Hoàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư cho công ty cơ khí 19 - 8

mua hàng là chi phí cần thiết để mua từng loại vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh cụ thể chi phí mua một số loại vật tư công ty đang dùng cho sản xuất kinh doanh năm 2003-2004 như sau: ĐV tính:VNĐ Thứ tự Tên vật tư ĐV tính Đơn giá 2004 Đơn giá 2003 1 Thép 60C2 băng Kg 11000 6900 2 Thép 60C2 phôi đúc Kg 6900 4500 3 Thép tròn Kg 8400 7200 4 Gas Kg 8600 8200 5 Dầu L 4600 4200 Bảng 11: Giá mua một số loại vật tư cho sản xuất của công ty 2003-2004 Từ bảng trên ta thấy giá mua một số loại vật tư của công ty đầu năm 2004 có tăng mạnh so với năm 2003 cụ thể với từng mặt hàng như sau: Thép băng 60C2 nguyên liệu chủ yếu cho sản xuất nhíp ô tô, sản phẩm chính của công ty tăng 59,4% so với năm 2003, nguyên nhân là do giá thép trên thế giới tăng mạnh và do thép băng 60C2 phải nhập khẩu từ Trung Quốc, trong khi lượng thép tăng giá và khan hiếm chính phủ Trung Quốc cấm không cho tầu xuất thép ra ngoài làm cho việc nhập khẩu thép của các công ty thương mại gặp khó khăn dẫn đến giá thép băng 60C2 công ty mua vào tăng rất mạnh như trong thời gian qua. Thép tròn và phôi đúc 60C2 tăng từ 17% và 53% so với năm 2003 là do tăng giá thép trên thế gới, tuy nhiên tăng chậm hơn thép băng 60C2 là do công ty mua trực tiếp từ công ty cơ khí gang thép Thái Nguyên. Gas và dầu tăng khoảng 5% so với năm 2003 là do giá nhiên liệu trong nước tăng so với năm 2003 cụ thể là do chính phủ giảm trợ cấp nhập khẩu xăng dầu. Do giá trị vật tư trong cơ cấu giá thành sản phẩm của công ty là lớn chiếm trên 60% giá thành sản phẩm, do đó sự tăng giá của vật tư làm cho công ty buộc phải tăng giá sản phẩm của mình các sản phẩm phụ tăng giá khoảng 30% so với giá bán năm 2003 còn nhíp ô tô sản phẩm chính của công ty tăng lên từ 12000đ/kg lên 15500đ/kg điều này có ảnh hưởng đến sức mua hàng hoá của công ty trên thị trường. 7.2.2 Chi phí đặt hàng Chi phí đặt hàng gắn liền với đợt hoặc lô hàng định đặt. Chi phí đặt hàng không phụ thuộc vào số lượng món hàng mà phân trên toàn bộ lô mua. Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí đánh đơn hàng, gửi đơn hàng, cước liên lạc, chi phí vận chuyển, nhận hàng… Ở công ty cơ khí 19-8 chi phí đặt hàng năm 2003 được tổng hợp như sau: Chi phí đặt hàng một lần mua thép băng 60C2 là 4,09 triệu đồng. Chi phí một lần mua thép 60C2 dạng phôi là 1 triệu đồng. Chi phí đặt hàng một lần mua thép tròn là 1,2 triệu đồng. 7.2.3 Chi phí bảo quản Chi phí bảo quản là chi phí liên quan đến việc giữ tồn kho một món hàng trong một giai đoạn nào đó bao gồm chi phí an ninh, chi phí khấu hao kho bãi, chi phí quản lý và chi phí bảo hiểm, điện năng. Ở công ty có khí 19-8 chi phí bảo quản gồm chi phí khấu hao kho bãi, chi phí bảo hiểm, chi phí an ninh, chi phí không gian kho chứa. Năm 2003 chi phí bảo quản cho một tấn thép băng 60C2 là 15000đ/tấn trong tháng, tức 0,18 triệu đồng/tấn trong một năm. Cụ thể như sau: - Chi phí lương, thưởng, bảo hiểm cho hai nhân viên trông kho phụ trách về quản lý thép băng 60C2 năm 2003 là 34 triệu đồng. - Chi phí khấu hao kho là 30 triệu đồng. - Chi phí điện năng là 9,2 triệu đồng. Theo số liệu thống kê từ thẻ kho do công ty lập thì năm 2003 lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình là 960 tấn. Do đó tổng cộng chi phí điện năng, chi phí khấu hao kho, chi phí lương nhân viên phân bổ cho 960 tấn thép băng 60C tồn kho trung bình năm 2003 là 0,07625 triệu đồng.(1) Do kho chứa hàng chuẩn bị xuất xưởng không chứa hết được số lượng nhíp ô tô do công ty sản xuất ra. Do đó công ty đã phải chuyên chở một phần lượng nhíp ô tô ra chứa ở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm của mình, chi phí trung bình cho chuyên chở 1 tấn nhíp ô tô ra các đại lý là 0,10375 triệu đồng. Vì kho chứa nguyên vật liệu có thể chứa được nhíp ô tô, do đó mà có thể tính thêm chi phí cơ hội của kho chứa dùng để chứa một tấn thép băng là 0,10375 triệu đồng/ năm (2). Từ (1) và (2) cho thấy chi phí bảo quản một tấn thép băng 60C2 năm 2003 là 0,18 triệu đồng một tấn/năm. 7.2.4 Chi phí vốn vay Chi phí vốn trong công tác dự trữ là các chi phí về vốn lưu động mất đi các cơ hội đầu tư kinh doanh khác khi phải nằm trong giá trị lô hàng nằm trong kho. Ở công ty cơ khí 19-8 chi phí vốn là chi phí vốn vay ngắn hạn hiện công ty đang thực hiện. Theo báo cáo tài chính ngày 31-12-2003 các khoản vay ngắn hạn của công ty là 22.5 tỷ đồng với lãi xuất vay trung bình của khoản vay này là 0.75% tháng, như vậy khi dự trữ lượng vật tư công ty đã để đóng băng khoản vốn lưu động của mình trong khoảng thời gian dự trữ và chi phí vốn cho dự trữ là 0.75% giá trị cần dự trữ. 8. Nhận xét chung về công tác quản lý dự trữ vật tư ở công ty cơ khí 19-8 8.1 Những kết quả đạt được Trong thời gian qua mặc dù gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm vật tư cho sản xuất, nhưng với nỗ lực không để thiếu vật tư cho sản xuất công ty đã luôn tìm kiếm nhà cung cấp mới, đa dạng hoá nguồn vật tư cho sản xuất và kết quả là không xảy ra hiện tượng thiếu vật tư cho sản xuất. Đối với một số loại vật tư mua được ở trong nước công ty đã xây dựng được mô hình dự trữ hợp lý mà kết quả là tiết kiệm được chi phí bảo quản, giảm chi phí vốn lưu động dùng cho công tác dự trữ. Mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng công ty cũng cố gắng xây dựng được định mức vật tư cho các loại vật tư dùng cho sản xuất các mặt hàng ở công ty, điều này giúp cho công ty có thể dễ dàng hơn cho việc xác định nhu cầu vật tư cần mua đối với từng loại, tránh được hiện tượng mua vật tư về không đáp ứng được các yêu cầu cho sản xuất. Với sản lượng hàng năm hàng nghìn tấn hàng hoá do đó nhu cầu vật tư của công ty hằng năm cũng rất lớn về số lượng và chủng loại, nhưng do làm tốt công tác mua sắm và kiểm tra chất lượng và số lượng vật tư đầu vào tốt nên đã không xảy ra hiện tượng thiếu vật tư cho sản xuất, sai vật tư về số lượng và chủng loại nhập về. Khi công ty có những đơn đặt hàng làm những sản phẩm mới nhu cầu vật tư có thay đổi về về số lượng và chủng loại mới. Để đáp ứng yêu cầu chuẩn bị vật tư kịp thời và đầy đủ, có thử nghiệm sản xuất để xác định nhu cầu vật tư trong một thời gian rất ngắn nhưng công ty vẫn đáp ứng được đúng và đầy đủ các loại vật tư cần dùng, có định mức được vật tư cho các sản phẩm mới do đó rất huận lợi cho việc hạch toán giá thành sản phẩm. 8.2 Những mặt còn tồn tại Tuy rằng công ty đã xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao vật tư từng loại cho một đơn vị sản phẩm nhưng định mức tính được thiếu chính xác, hiện công ty chỉ tập chung tính định mức tiêu hao vật tư cho sản phẩm chính là nhíp ô tô. Công tác dự báo xác định nhu cầu vật tư của công ty thường quá lớn so với yêu cầu cần sản xuất do vậy gây nên tình trạng ứ đọng vật tư trong kho trong khi vốn vay ngắn hạn lớn do đó làm giảm rất nhiều hiệu quả sản xuất kinh doanh. Trong quá trình dự trữ thường xuyên để luợng vật tư tồn kho lớn, điều này gây lãng phí vốn lưu động dùng cho sản xuất. Hiện tại để làm nhíp ô tô công ty có thể đa dạng hoá nguồn nguyên liệu đầu vào. Nhưng công ty vẫn chỉ sản xuất từ thép băng 60C2 nhập ngoại chi phí cao do đó làm cho giá thành sản phẩm sản xuất có giá cao. Trình độ nhân viên quản lý vật tư còn nhiều hạn chế, làm việc dập khuôn máy móc không có sáng tạo trong quản lý, thủ kho đóng vai trò là người trông kho hơn là là người quản lý vật tư. Việc cung ứng vật tư còn thụ động, chưa phân tích đánh giá cụ thể các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình cung ứng vật tư cho sản xuất. Do đó đôi khi làm cho quá trình sản xuất phải dừng lại, dẫn đến tiêu hao vo ích nhiên liệu và điện trong quá trình chờ đợi. Trong quá trình mua vật tư từ nhà cung cấp, công ty vẫn chưa khai thác hết được lợi thế mà nhà cung cấp dành cho mình. Do đó vẫn chưa tận dụng được tối đa thế mạnh của mình để đưa ra các yêu cầu đối với nhà cung cấp nhằm đạt được mục đích tối đa hoá lợi ích cho mình là mua hàng được giảm giá ở mức tối đa mà nhà cung cấp đưa ra. CHƯƠNG III BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VÀ SỬ DỤNG VẬT TƯ CHO CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8 Trong thời buổi kinh tế thị trường cạnh tranh đầy khốc liệt như hiện nay, để có thể tồn tại và phát triển được các doanh nghiệp phải đạt được lợi thế cạnh tranh. Để có được lợi thế cạnh tranh trong kinh doanh hàng hoá doanh nghiệp sản xuất ra phải đạt được hai tiêu chí cơ bản là giá thành hạ và chất lượng sản phẩm cao. Đối với công ty cơ khí 19-8 hiện chất lượng các sản phẩm sản xuất ra được khách hàng đánh giá cao về chất lượng, nhưng giá thành còn cao so với các sản phẩm cùng loại của các đối thủ cạnh tranh. Vì vậy mà hạ giá thành trong khi đó vẫn nâng cao chất lượng sản phẩm là mục tiêu hàng đầu mà hiện nay công ty đang theo đuổi nhằm thoả mãn cao nhất yêu cầu của khách hàng, bởi nó liên quan đến lợi nhuận của công ty và việc nâng cao đời sống vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên trong công ty, cũng như việc thực hiện nghĩa vụ của công ty của công ty đối với cấp trên và với nhà nước. Việc hạ giá thành lại phụ thuộc vào phần lớn việc tổ chức quản lý và sử dụng hiệu quả và tiết kiệm các loại vật tư vì khoản mục chi phí vật tư bao giờ cũng chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Với công ty cơ khí 19-8 cũng như các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí thì khoản mục này chiếm trên 60% giá thành, vì vậy mà để nâng cao hiệu quả kinh doanh thì việc giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các mặt hàng cơ khí nên số lượng vật tư dùng trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty là rất lớn, lên tới hàng nghìn tấn mỗi năm do đó nhu cầu vốn lưu động dành cho dự trữ là rất lớn vì vậy mà dự trữ đủ vật tư dùng cho sản xuất kinh doanh mà tiết kiệm được vốn lưu động sẽ mang lại lợi ích cho công ty. Với những kết quả phân tích và đánh giá thực trạng hiện tại trong công tác quản lý dự trữ vật tư hiện ở công ty, kết hợp khoảng thời gian thực tập tìm hiểu điều tra ở công ty cộng với những kiến thức đã được học trong nhà trường em xin đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện kế hoạch dự trữ thép băng 60C2 dùng để sản xuất nhíp ô tô cho công ty nhằm tiết kiệm phần nào chi phí cho công tác quản lý vật tư ở công ty. Nội dung của các biện pháp như sau: I. BIỆN PHÁP THỨ 1 1.1 Tên biện pháp: Xác định lại nhu cầu thép băng 60C2 và sử dụng mô hình “WILSON” để tìm phương án dự trữ mới 1.2 Lý do phải thực hiện biện pháp Trong những năm vừa qua công tác dự báo nhu cầu nhíp ô tô của công ty không chính xác và dẫn tới kết quả là xác định nhu cầu thép băng 60C2 lớn hơn nhu cầu thực tế cần dùng, làm cho hàng hoá ứ đọng, dự trữ vật tư quá mức gây lãng phí vốn lưu động cho công ty. Trong công tác dự trữ vật tư công ty cũng chưa đưa ra được mô hình dự trữ tối ưu phù hợp với điều kiện sản xuất ở công ty, cụ thể là đáp ứng được nhu cầu thép băng 60C2 cho sản xuất nhưng chi phí cho công tác dự trữ, bảo quản còn cao. Hiện nay số vốn vay ngắn hạn của công ty là rất lớn lên tới 22,5 tỷ đồng và lãi xuất cao, do đó hằng năm công ty phải bỏ ra một số tiền không nhỏ để trả lãi, lãi vay phải trả năm 2003 là 2,8 tỷ đồng. Dự trữ thép băng 60C2 quá mức, sản xuất nhíp ô tô lớn hơn nhu cầu của thị trường gây lên tình trạng ứ đọng hàng hoá dẫn tới ứ đọng vốn lưu động trong khi lãi vay phải trả lớn làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty gặp rất nhiều khó khăn. Thép băng 60C2 là nguyên liệu chính để sản xuất nhíp ô tô, sản phẩm chính của công ty. Hiện nay chi phí của thép băng 60C2 trong cơ cấu giá thành sản xuất nhíp ô tô của công ty chiếm tới 70%, do đó xây dựng được mô hình dự trữ thép băng 60C2 hợp lý phù hợp với yêu cầu sản xuất nhíp đáp ứng được nhu cầu thị trường sẽ làm giảm chi phí sản xuất kinh doanh của công ty. Hiện nay công ty phải nhập khẩu thép băng 60C2 từ Trung Quốc qua các công ty xuất nhập khẩu, vì vậy luôn ở trong tình trạng bị động trong việc đáp ứng yêu cầu thép băng 60C2 cho sản xuất nhíp ô tô. Vì vậy mà cần phải xây dựng mô hình dự trữ phù hợp vừa để tiết kiệm vốn lưu động, vừa đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư cho sản xuất, không để tình trạng phải ngừng sản xuất do thiếu vật tư. 1.3 Nội dung của biện pháp Qua việc theo dõi tình hình tiêu thụ thực tế lượng nhíp ô tô của công ty trong khoảng thời gian từ năm 2000 đến năm 2003 nhận thấy rằng nhu cầu của thị trường đối với nhíp ô tô của công ty là dòng su hướng tăng. Do đó để dự báo nhu cầu sản phẩm nhíp ô tô của công ty cho các năm tiếp theo có thể sử dụng các phương pháp dự báo phù hợp là phương pháp dự báo giản đơn và phương pháp san bằng hàm số mũ, phương pháp phân tích cấu trúc. Tuy nhiên qua thực tế tính toán thử nghiệm đối với dòng nhu cầu nhíp ô tô trong những năm qua ở công ty em nhận thấy rằng phương pháp dự báo san bằng hàm số mũ mang lại kết quả thực tiễn hơn đối với dòng nhu cầu nhíp ô tô của công ty. Đơn vị: tấn sản phẩm Hình 11 :Biểu đồ sản lượng tiêu thụ nhíp ô tô của công ty giai đoạn 2000-2003 Căn cứ vào tình hình hiện tại của công ty thì trong công tác dự trữ thép băng 60C2 chỉ cần dự trữ thường xuyên và không nên có dự trữ bảo hiểm vì các lý do sau đây. Hiện lượng nhíp ô tô tồn kho là rất lớn lên tới hơn 2600 tấn, do đó nếu có nhu cầu đột xuất lượng nhíp ô tô trên thị trường công ty vẫn có thể đáp ứng được mặc dù không cần tăng sản lượng sản xuất. Vẫn đảm bảo có hàng bán trên thị trường ngay cả trường hợp lượng thép băng 60C2 nhập về chậm hơn so với kế hoạch hoặc số lượng nhập về ít hơn số lượng cần mua. Ở công ty hiện nay có hệ thống máy cán khi làm việc bình thường trong một ca có thể cán được 2 tấn thép băng 60C2 cho sản xuất nhíp ô tô. Mà phôi đúc 60C2 dùng để cán ra thép băng 60C2 công ty có thể mua trực tiếp từ công ty cơ khí gang thép Thái Nguyên, thời gian kể từ khi đặt hàng mua phôi đúc 60C2 cho tới khi hàng về tới kho của công ty thực hiện trong thời gian qua là từ 1 đến 2 ngày. Trong khi đó chi phí toàn bộ từ nguyên liệu phôi đúc 60C2 cho tới khi cán thành thép băng 60C2 công ty đã làm thực nghiệm và tính toán thì thấy chi phí không cao hơn chi phí mua thép băng 60C2 nhập về. Theo thống kê của phòng kế hoạch vật tư công ty thì trong suốt thời gian qua chưa có một sai sót nào sảy ra trong công tác mua thép băng 60C2 nhập ngoại, do đó hiện tượng hàng về thiếu số lượng và sai về thời gian là ít có khả năng xảy ra. Sử dụng mô hình WILSON trong trường hợp có tính đến khả năng được giảm giá nếu mua số lượng lớn để xác định số lượng thép 60C2 cần mua cho mỗi lần đặt hàng trong năm nhằm giảm thiểu chi phí dự trữ, chi phí đặt hàng mà vẫn có được lợi ích từ việc giảm giá theo lô hàng mua. 1.4 Tính toán thực hiện biện pháp Dự báo nhu cầu sản phẩm sử dụng phương pháp san bằng hàm số mũ cho dòng nhu cầu có tính xu hướng. Công thức tính toán như sau: Ft+n= ỏDt +(1-ỏ)Ft +( +n)Tt+ 1 (1) Với Tt+ 1 = (Ft+1 –Ft )õ + (1-õ) (2) Trong đó: Ft+n : Dự báo mức tiêu thụ sản phẩm của kỳ t+n ( n=1,2,3…). Dt : Số lượng yêu cầu thực ở kỳ t. Ft: Mức dự báo tiêu thụ sản phẩm ở kỳ t. Tt: Xu hướng tính toán bằng phương pháp san bằng hàm số mũ của kỳ t. Tt+ 1: Xu hướng dự báo của kỳ t+1 tương ứng với kỳ t. ỏ : Hệ số tuỳ chọn của người làm dự báo thoả mãn điều kiện 0ỏ1. Qua phân tích tính toán và tính toán thử nghiệm với dòng nhu cầu nhíp ô tô của công ty cơ khí 19-8 thì lựa chọn hệ số ỏ =0,8 cho kết quả dự báo sát với nhu cầu. õ: Hệ số san bằng, được lựa chọn bởi người làm dự báo, ở công ty cơ khí 19-8 nên chọn õ= 0,2. Để cho kết quả dự báo được chính xác và khối lượng tính toán ít chọn mốc tính toán từ năm 2000 vì năm 2000 có F2000 và D2000 có kết quả gần bằng nhau cụ thể: F2000= 2850 tấn , D2000=2750 tấn, T2000 = 120 tấn. Theo công thức (1) và (2) và các dữ liệu F2000, D2000, T2000 qua các bước tính toán ta thu được kết quả xác định nhu cầu nhíp ô tô của công ty giai đoạn từ năm 2001 đến năm 2004 như sau: ĐV tính: tấn Năm 2001 2002 2003 2004 Dự báo 2860 2940 3020 3100 Thực tế tiêu thụ 2890 2903 3015 - Sai số dự báo -30 37 5 - Bảng 12: Kết quả dự báo dòng nhu cầu nhíp ô tô của công ty giai đoạn 2001-2004 Theo định mức lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất ra một tấn nhíp ô tô là 1.014 tấn. Như vậy theo phương pháp dự báo bằng phương pháp san bằng hệ số mũ với kết quả dự báo nhu cầu nhíp ô tô của năm 2004 là 3100 tấn thì nhu cầu lượng thép băng 60C2 cần cho sản xuất là 3100 x1.014 = 3143,4 tấn. Thống kê lượng thép băng 60C2 tồn kho năm 2003 chuyển sang là 805,8 tấn thì số lượng thép băng 60C2 phải mua năm 2004 là 2337,6 tấn. Từ kết quả xác định nhu cầu thép băng 60C2 cần dùng cho sản xuất nhíp ô tô năm 2003 ta sử dụng mô hình WILSON để lựa chọn số lượng đặt hàng cho mỗi lần nhằm cực tiểu chi phí biến đổi dự trữ như sau: Xác định số lượng tối ưu cho một lần mua: Trong thời gian trước đây và hiện tại công ty cơ khí 19-8 nhập thép băng 60C2 từ Trung Quốc qua hai công ty xuất nhập khẩu là công ty Đông Á và công ty Sao Phương Nam, với giá mua của hai đối tác cung cấp đưa ra năm 2004 là cùng một mức giá 11 triệu đồng một tấn. Với giá mua này thì hàng về tới kho của công ty, cước phí vận chuyển nhà cung cấp chịu. Để khuyến khích công ty mua hàng của họ, cả hai nhà cung cấp đều đưa ra mức ưu đãi là nếu công ty mua số lượng lớn hơn 600 tấn sẽ được giảm giá là 1% giá trị lô hàng, nếu mua một lượng trên 1500 tấn sẽ được giảm 1.5% giá trị lô hàng. Hiện chi phí bảo quản I: Cho thép băng 60C2 ở công ty là 15.000 đồng tháng cho một tấn hay 180.000 đồng một năm cho một tấn. Chi phí cho một lần đặt hàng L: Là 4,09 triệu đồng. Cụ thể tập hợp chi phí đặt hàng như sau: Chi phí cho liên lạc điện thoại, lập đơn hàng trung bình là 200.000 đồng cho một lần đặt hàng. Chi phí xăng xe, chi phí đi lại ăn ở trong một ngày đêm cho 3 cán bộ đi đàm phán và xác nhận số lượng, chất lượng thép băng 60C2 ở cảng Hải Phòng thực hiện trung bình trong những lần đặt hàng trước đây là 3.390.000 đồng. Chi phí vận chuyển thép băng 60C2 từ sân kho của công ty vào trong kho đựng nguyên vật liệu thực hiện trong thời gian qua có giá trị trung bình là 500.000 đồng. Như vậy số lượng một lần đặt hàng tối ưu theo mô hình WILSON không kể giảm giá lô hàng là: = = = 326 tấn cho một lần đặt hàng. Số lần đặt hàng trong năm là n ==7,17. Số ngày cách nhau giữa hai lần đặt hàng liên tiếp là==51 ngày. Để giảm chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản ta đặt hàng7 lần trong năm với số lượng mỗi lần nhập và thời điểm nhập về như sau: Ngày nhập hàng Đơn vị tính Số lượng nhập 3/1/2004 Tấn 326 20/2/2004 Tấn 326 11/4/2004 Tấn 326 8/6/2004 Tấn 326 28/7/2004 Tấn 326 16/10/2004 Tấn 326 5/11/2004 Tấn 381,6 Bảng 13: Ngày nhập hàng và số lượng nhập theo mô hình WILSON Sáu lần đầu tiên đặt hàng số lượng là 326 tấn một lần, lần thứ bảy đặt hàng số lượng là = 381,6 tấn. Theo cách thức thực hiện đặt hàng thép băng 60C2 thực hiện ở trên, đặt hàng sáu lần đầu mỗi lần mua là 326 tấn, lần thứ 7 đặt hàng 381,6 tấn, mỗi lần đặt hàng cách nhau 51 ngày. Dựa vào dự báo nhu cầu thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô năm 2004 là 3143,4 tấn thì nhu cầu thép băng 60C2 bình quân một ngày đêm là 10,34 tấn, sử dụng công cụ hỗ trợ Exel tính được lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình năm 2004 là 350 tấn. Với số lượng đặt hàng một lần là 326 tấn thì không được giảm giá, do đó cần tính lợi ích của số lượng đặt hàng trên với ngưỡng của số lượng đặt hàng được giảm giá là 600 tấn cho một lần mua. Nếu đặt hàng một lần 600 tấn thép băng 60C2 thì số lần đặt hàng trong năm 2004 là =3,896 lần. Thời gian giữa hai lần đặt hàng liên tiếp là =93 ngày. Để giảm chi phí bảo quản ta thực hiện đặt hàng 4 lần trong một năm, ngày nhập hàng và số lượng đặt hàng mỗi lần cụ thể cho trong bảng sau: Ngày nhập hàng Đơn vị tính Số lượng nhập 3/1 Tấn 600 7/3 Tấn 600 10/6 Tấn 600 13/9 Tấn 600 Bảng 14: Ngày nhập hàng và số lượng nhập khi mua hàng ở ngưỡng giảm giá Theo cách thức thực hiện đặt hàng thép băng 60C2 thực hiện ở trên, đặt hàng 4 lần trong năm 2004, mỗi lần đặt hàng cách nhau 51 ngày. Dựa vào dự báo nhu cầu thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô năm 2004 là 3143,4 tấn thì nhu cầu thép băng 60C2 bình quân một ngày đêm là 10,34 tấn, sử dụng công cụ hỗ trợ Exel tính được lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình năm 2004 là 470 tấn. Hiện nay số nợ ngắn hạn của công ty là 22.5 tỷ đồng với lãi vay trung bình là 9% một năm. Do đó mà công ty hiện rất cần vốn cho sản xuất kinh doanh và cho trả nợ ngân hàng nhằm giảm chi phí lãi vay phải trả. Qúa trình dự trữ hàng hoá trong kho tức là công ty phải bỏ vào đó một lượng vốn lưu động bằng giá trị cần dự trữ mà vốn này hiện công ty phải đi vay với lãi xuất là 9% năm. Để lựa trọn một trong hai phương án đặt hàng là 326 tấn cho một lần đặt hàng và 600 tấn cho một lần đặt hàng ta tính toán và so sánh hai đại lượng sau: CVT1=350x0,18+7x4,09 + 350x11x9% + 11x2337,6 =26.151,73 triệu đồng. CVT2= 470x0,18 + 4x4,09 + 470x11x9% + 10,89x2337,6= 26.169,12 triệu đồng. Trong đó: CVT1: Là tổng chi phí phải bỏ ra trong năm 2004 để đáp ứng 3143,4 tấn băng 60C2 cho sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004, trong trường đặt hàng 7 lần trong năm, số lượng đặt mỗi lần là 326 tấn. CVT2: Là tổng chi phí phải bỏ ra trong năm 2004 để đáp ứng 3143,4 tấn băng 60C2 cho sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004, trong trường đặt hàng 4 lần trong năm, số lượng đặt mỗi lần là 600 tấn. Do CVT1< CVT2 nên ta chọn phương án đặt 7 lần trong năm với mỗi lần nhập hàng về kho cách nhau là 51 ngày, sáu lần đầu mỗi lần nhập 326 tấn thép băng 60C2, lần thứ 7 nhập 381,6 tấn thép băng 60C2. 1.6 Đánh giá hiệu quả của biện pháp 1 Việc đánh giá hiệu quả của biện pháp thứ 1 đưa ra trên cơ sở so sánh chi phí theo biện pháp 1 và chi phí do công ty thực hiện khi vẫn áp dụng phương thức quản lý dự trữ mà công ty đã thực hiện trong những năm trước đây khi cùng cung cấp lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004. Chi phí 805,8 tấn thép băng 60C2 tồn kho từ năm 2003 công ty mua với giá là 6,831 triệu đồng =805,8x6,831=5.504,42 triệu đồng (*) Theo tính toán ở phần (1.5) của giải pháp 1, kết hợp với (*) thì tổng chi phí phải bỏ ra trong năm 2004 để đáp ứng 3143,4 tấn thép băng 60C2 cho sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004, trong trường đặt hàng 7 lần trong năm, số lượng đặt mỗi lần là 326 tấn có giá trị bằng (*)+ CVT1= 31.656,15 triệu đồng. Bây giờ ta tập hợp chi phí theo cách thức mà công ty áp dụng khi đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô. +. Chi phí đặt hàng: Do thực hiện việc đạt hàng theo quý, mỗi quý đặt hàng một lần, chi phí là 4,09 triệu đồng cho một lần đặt hàng. Vì vậy chi phí đặt hàng theo cách thức công ty thực hiện trong năm 2004 =4x4,09=16,36 triệu đồng. +. Chi phí bảo quản: Theo cách thức dự trữ của công ty thực hiện có dự trữ bảo hiểm là 208 tấn. Số lượng đặt hàng và ngày nhập thép băng 60C2 về kho cụ thể trong bảng sau: Ngày nhập hàng Đơn vị tính Số lượng nhập 3/1 Tấn 661 2/4 Tấn 662 3/7 Tấn 661 3/10 Tấn 662 Bảng 15: kế hoạch nhập hàng của công ty năm 2004 Theo cách thức mà công ty nhập thép băng 60C2 như trên, theo dự báo nhu cầu thép băng 60C2 tiêu hao bình quân một ngày đêm trong năm 2004 là 10,34 tấn, sử dụng công cụ Exel ta thống kê được lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình trong năm 2004 là 720 tấn. Với chi phí bảo quản là 0,18 triệu đồng một tấn thép băng 60C2 một năm thì tổng chi phí bảo quản thép băng 60C2 năm 2004 theo mô hình dự trữ của công ty thực hiện là 720x0,18=129,6 triệu đồng. + Chi phí vốn vay: Do công ty mua mỗi lần đều lớn hơn mức giảm giá 600 tấn thép băng 60C2 lên được giảm giá một lượng là 1% giá trị lô hàng, với lãi vay trung bình của công ty là 9(%/năm ) thì chi phí vốn vay năm 2004 khi công ty duy trì lượng tồn kho thép băng 60C2 ở mức 720 tấn= 720x10,89x9%=705,67 triệu đồng. +. Chi phí mua thép băng 60C2 : Do công ty mua mỗi lần đều lớn hơn mức giảm giá 600 tấn thép băng 60C2 lên được giảm giá một lượng là 1% giá trị lô hàng, do đó chi phí mua 2337,6 tấn thép băng 60C2 năm 2004 = 2337,6 x10,89 =25.456,46 triệu đồng. +. Chi phí cho lượng 805,8 thép băng 60C2 tồn kho năm 2003( công ty mua với giá là 6,831 triệu đồng một tấn chuyển sang năm 2004 =805,8x6,831=5.504,42 triệu đồng. Tổng chi phí mua hàng, chi phí bảo quản, chi phí vốn, chi phí đặt hàng công ty phải bỏ ra để đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô năm 2004 khi thực hiện theo mô hình dự trữ của công ty. = 16,36 +109,8 +705,67 +25.456,46 +5.504,42= 31.792,71 triệu đồng (II). So sánh (I) và (II) thì lợi ích thu được trong năm 2004 khi thực hiện mô hình dự trữ của biện pháp 1 so với mô hình dự trữ của công ty =(II)-(I)= 136,56 triệu đồng. Đơn vị tính: triệu đồng Yếu tố chi phí Chi phí theo biện pháp D1 Công ty thực hiện D2 So sánh (D1-D2) 1. Mua thép băng 60C2 31.218,02 30.960,88 -257,14 2. Chi phí bảo quản 63 129,6 66,6 3. Chi phí đặt hàng 28,63 16,36 -12,27 4. Chi phí vốn vay 346,5 705,67 359,17 Tổng chi phí 31.656,15 31.792,71 136,56 Bảng 16: So sánh chi phí theo biện pháp 1 và thực hiện ở công ty năm 2004 1.6 Những điều kiện phù hợp để công ty có thể áp dụng biện pháp Biện pháp hoàn thiện công tác dự trữ vật tư đưa ra trong điều kiện công ty có hàng tồn kho nhiều, vốn vay ngắn hạn lớn lãi xuất cao và từ trước đến nay không có những vi phạm hợp đồng xảy ra mà công ty gặp phải khi nhập nguyên vật liệu. Hàng hoá của công ty có đặc thù là dễ bảo quản giá trị và chất lượng không bị giảm nhiều theo thời gian do đó biện pháp chỉ áp dụng có hiệu quả với điều kiện hiện tại ở công ty. Khi công ty không còn lượng hàng tồn kho lớn và vốn vay lưu động giảm thì hiệu quả của biện pháp phải được đánh giá lại thay vì tính chi phí vốn theo lãi vay, ta phải tính chi phí vốn theo lãi gửu ngân hàng. Đồng thời cũng phải xem xét lại vấn đề dự trữ là phải có dự trữ bảo hiểm, số lượng dự trữ bảo hiểm bao nhiêu còn phụ thuộc vào điều kiện cụ thể mà công ty đang có. Biện pháp chỉ được thực hiện có hiệu quả khi tình hình giá cả thép băng 60C2 ổn định và không có những biến động lớn từ thị trường thép. II.BIỆN PHÁP THỨ 2 2.1Tên của biện pháp: Lựa chọn nhà cung cấp và đặt hàng với số lượng lớn nhằm thu được ưu đãi giảm giá từ nhà cung cấp. 2.2 Nguyên nhân đề xuất biện pháp Trong thời gian vừa qua công ty cơ khí 19-8 nhập thép băng 60C2 qua hai công ty trung gian là công ty Đông Á và công ty Sao Phương Nam. Cả hai công ty đều đưa mức giảm giá nếu công ty mua số lượng lớn. Do đó đối với công ty lựa trọn được nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp đủ, đúng thời hạn lượng vật tư cho công ty cần dùng cho sản xuất kinh doanh, đồng thời công ty có thể nhận được ưu đãi giảm giá mua là điều mà công ty cần tính đến. Qua phiếu điều tra lập tại công ty để tìm hiểu về hai nhà cung cấp trên, số liệu thu thập thông tin từ hai nhà cung cấp như sau: Danh mục điều tra Công ty Phương Nam Công ty Đông Á Tổng tài sản 30 tỷ 45 tỷ Giá bán 11triệuđồng/tấn 11 triệu đồng/tấn Lượng mua được giảm ≥ 600 tấn ≥ 1000tấn ≥ 600 tấn ≥1200 tấn Mức độ giảm giá 1% 1,4% 1% 1,5% Số lần lỡ hẹn Không có Không có Uy tín Cao Cao Khả năng trả chậm Chậm nhất 1 tháng Chậm nhất hai tháng Khả năng cung cấp Số lượng lớn Số lượng lớn Thời hạn giao hàng 20 ngày 20 ngày Bảng 17 : Điều tra lựa chọn nhà cung cấp Theo phiếu điều tra lập trên bằng cách đánh giá và cho điểm các danh mục, dùng phương pháp AHP để lựa trọn hai nhà cung cấp, kết hợp với ý kiến của cán bộ phòng kế hoạch vật tư nhận xét thì công ty Đông Á là công ty lớn hơn và có khả năng cung cấp số lượng lớn, uy tín cao do đó có thể chọn công ty Đông Á là nhà cung cấp số lượng lớn cho công ty. Ngoài ra theo cán bộ phòng kế hoạch vật tư thì nhà cung cấp cũng chấp nhận điều kiện của công ty đưa ra là đặt hàng với số lượng lớn nhưng có thể lấy hàng làm nhiều lần và khi mỗi lần hàng về kho của công ty thì công ty sẽ thanh toán giá trị lô hàng về kho. Hiện tại từ thép băng 60C2 mà công ty nhập về từ Trung Quốc có thể đi bằng tàu hoả, do đó thuận tiện cho việc lấy hàng nhiều lần và mỗi lần lấy hàng có thể cách nhau một tháng. Nợ ngắn hạn của công ty là lớn và lãi xuất cao do đó dự trữ nhiều làm cho công ty phải chịu gánh nặng trả lãi. Hàng tháng công ty đều có tiền hàng thu được từ các đại lý bán sản phẩm và của khách hàng đặt mua trực tiếp từ công ty do đó rất thuận tiện cho việc thanh toán theo tháng cho nhà cung cấp. Sản lượng nhíp ô tô công ty sản xuất các tháng trong năm là đồng đều và không có sự chênh lệch lớn về sản lượng giữa các tháng nên số lượng nhập kho thép băng 60C2 không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất. Hiện các khoản vay ngắn hạn của công ty là 22.5 tỷ đồng và lãi vay là 9% một năm do đó biện pháp đáp ứng được yêu cầu vật tư cho sản xuất mà cần ít vốn lưu động là một biện pháp mang tính khả thi và mang lại lợi ích cho công ty. 2.3 Nội dung của biện pháp Cũng như giải pháp 1 giải pháp thứ 2 đưa có đưa ra dự báo lại nhu cầu nhíp ô tô của công ty theo phương pháp dự báo san bằng hàm số mũ. Theo phương pháp này dự báo nhu cầu lượng thép băng 60C2 của công ty năm 2004 để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô, với định mức là 1,014 tấn thép băng/ một tấn nhíp ô tô là 3143,4 tấn. Do lượng thép băng 60C2 tồn kho từ năm 2002 chuyển sang là 805,8 tấn nên lượng thép băng 60C2 cần mua trong năm 2003 là 2337,6 tấn Công ty đặt hàng từ nhà cung cấp số lượng một lần đặt hàng là 2337,6 tấn nhưng nhận hàng theo từng tháng, hàng về kho vào những ngày đầu tháng.Và khi hàng về kho thì công ty thanh toán cho nhà cung cấp giá trị lô hàng nhập về theo tháng. Do công ty có thể cán phôi đúc 60C2 mua trực tiếp từ công ty cơ khí gang thép Thái Nguyên thành thép băng 60C2 để sản xuất nhíp ô tô lên để tránh hao phí vốn lưu động công ty cũng không thực hiện dự trữ bảo hiểm. 2.4 Tính toán thực hiện biện pháp Nếu năm 2003 công ty có nhu cầu mua là 2337,6 tấn thép băng 60C2 thì số lượng mỗi lần công ty nhập kho theo tháng là 195 tấn.Với cách thức nhập hàng như trên dựa vào thẻ kho theo dõi lượng thép băng tiêu hao cho sản xuất năm 2004 ở công ty( với tính toán lượng thép băng 60C2 tiêu hao bình quân một ngày đêm là 10,34 tấn )và sử dụng Exel có thể thống kê được lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình năm 2004 là 170 tấn, chi phí bảo quản là 0.18 triệu đồng /tấn thép băng 60C2 một năm. Bây giờ ta tập hợp toàn bộ chi phí để đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004 theo biện pháp thứ hai đề ra. Tổng chi phí bảo quản thép băng 60C2 năm 2004 theo biện pháp thứ hai là 170 x0,18= 30,6 triệu đồng. (1) Tuy rằng cả năm 2004 công ty chỉ đặt hàng một lần nhưng do trong năm công ty nhập kho tới 12 lần do đó chi phí đặt hàng được tính là 12 lần. Số tiền đặt hàng là 12x4,09 =49,08 triệu đồng.(2) Số tiền mà công ty phải bỏ ra để mua 2337,6 tấn thép băng 60C2 trong một lần mua cho năm 2004. Do mua một lần với số lượng lớn hơn 1500 tấn thép băng 60C2 nên được giảm giá 1.5% giá trị lô hàng nên số tiền bỏ ra để mua 2337,6 tấn là 2337,6x 11 x98,5% =25.327,896 triệu đồng. Nếu tính giá trị của 805,8 tấn thép băng 60C2 tồn kho năm 2003 công ty mua giá là 6,831 triệu đồng/ tấn thì chi phí mua 3143,4 tấn thép băng 60C2 phục vụ cho sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô dự báo cho năm 2004 là=25.327,896+805,8x6,831= 30.832,32triệu đồng. (3) Chi phí vốn vay mà công ty phải bỏ ra khi thực hiện biện pháp thứ hai là mua một lần 2337,6 tấn thép băng 60C2 và nhập kho mỗi tháng 195 tấn để phục vụ cho nhu cầu sản xuất của năm 2004, nếu mức tồn kho trung bình lượng thép băng 60C2 năm 2004 được tính theo phương pháp thứ hai là 170 tấn thì chi phí vốn vay năm 2004 cho dự trữ là 170x11x98,5%x9%=165,78( triệu đồng) (4) Tổng chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng, chi phí vốn vay mà năm 2004 công ty phải bỏ ra để đáp ứng 3143,4 tấn thép băng 60C2 phục vụ cho nhu cầu sản xuất trong năm 2003 là 3100 tấn nhíp ô tô theo kết quả dự báo nhu cầu là =(1)+(2)+(3)+(4) = 30,6+49,08+ 30.832,32 +165,78=31.077,78 triệu đồng (5) 2.5 Đánh giá hiệu quả của biện pháp Việc đánh giá hiệu quả của biện pháp trên cơ sở đánh giá và so sánh chi phí mà công ty thực hiện khi đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004 với chi phí theo biện pháp thứ hai tính được khi đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất nhíp ô tô trong năm 2004. Theo (II) ở phần biện pháp 1. Tổng chi phí mua hàng, đặt hàng, chi phí bảo quản, chi phí vốn vay mà công ty thực hiện năm 2004 để đáp ứng 3143,4 tấn thép băng 60C2 cho sản xuất nhíp ô tô=31.792,71 triệu đồng (*). Theo (5) của biện pháp (2) tổng chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng, chi phí vốn vay mà trong năm 2004 phải bỏ ra để đáp ứng 3143,4 tấn thép băng 60C2 phục vụ cho nhu cầu sản xuất nhíp ô tô theo dự báo cho năm 2004 là 31.077,78 triệu đồng (**). So sánh (*) và (**) thì lợi ích của biện pháp thứ hai mang lại so với biện pháp mà công ty thực hiện khi cùng đáp ứng 3143,4 tấn thép băng 60C2 để phục vụ yêu cầu sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô năm 2004 là =(*)-(**) = 714,93 triệu đồng. Như vậy nếu năm 2004 công ty thực hiện biện pháp dự trữ thép băng 60C2 theo biện pháp thứ 2 đề ra thì có thể làm lợi cho công ty một số tiền là 714,93 triệu đồng. Lợi ích của từng khoản mục chi phí đuợc tổng hợp trong bảng dưới đây. Đơn vị tính: 1000 đồng Yếu tố Chi phí theo biện pháp D1 Công ty thực hiện D2 So sánh (D2-D1) 1. Mua thép băng 60C2 30.832,32 30.960,88 128,56 2. Chi phí bảo quản 30,6 129,6 99 3. Chi phí đặt hàng 49,08 16,36 -32,72 4. Chi phí vốn 165,78 705,67 539,89 Tổng 31.077,78 31.792,71 714,93 Bảng 18: So sánh chi phí theo biện pháp 2 và thực hiện của công ty năm 2004 Với lợi ích khi công ty áp dụng biện pháp (2) thì năm 2004 công ty tiết kiệm được số tiền là 714,93 triệu đồng, và nếu năm 2004 công ty bán được 3100 tấn nhíp ô tô theo kết quả dự báo thì giá thành một tấn có thể giảm được là = =0,23 (triệu đồng/ một tấn). Những điều kiện phù hợp để có thể áp dụng biện pháp thứ 2 Biện pháp thứ hai áp dụng mang lại hiệu quả trong trường hợp nhà cung cấp có dự trữ và có uy tín trong các hợp đồng giao hàng, không để xảy ra hiện tượng giao hàng chậm thời gian và giao sai số lượng. Ở công ty nhu cầu thép băng 60C2 các tháng đều đặn, không có đột biến nhu cầu thép băng trong thời gian ngắn. Nếu xảy ra hiện tượng bên cung ứng vi phạm hợp đồng công ty có thể nhanh chóng tìm được nguồn hàng cung ứng thay thế từ nhà cung ứng khác một cách nhanh chóng. Ở công ty chi phí bảo quản cao, xảy ra hiện tượng tồn kho nhíp ô tô nhiều. Hiện công ty đang tìm kiếm những sản phẩm mới mà thị trường có nhu cầu. Mà sản xuất các sản phẩm mới cần có kho để chứa nguyên vật liệu trong khi hệ thống kho trước kia xây dựng chưa có tính đến phải lưu kho nguyên vật liệu để sản xuất hàng hoá mới. III. BIỆN PHÁP THỨ 3 3.1 Tên biện pháp: Tính định mức cho phôi đúc 60C2 khi cán thành thép băng 60C2 rồi đa dạng hoá nguyên liệu đầu vào sản xuất nhíp ô tô. 3.2 Cơ sở để đề xuất biện pháp Hiện công ty có hệ thống máy cán có thể cán được 2 tấn thép băng 60C2 từ phôi đúc 60C2 để sản xuất nhíp ô tô. Chi phí toàn bộ từ mua phôi đúc 69C2 cho tới khi cán thành thép băng 60C2 phục vụ cho sản xuất nhíp ô tô không cao hơn so với chi phí mua thép băng 60C2 từ Trung Quốc nhập về mà chất lượng lại tương đương. Trong những năm trước đây do sản xuất số lượng lớn hơn nhu cầu nhiều dẫn tới hiện nay công ty còn tồn kho một lượng rất lớn nhíp ô tô do đó khi không có đơn đặt hàng làm các sản phẩm mới thì công nhân không có việc làm. Do đó khi thực hiện công việc cán phôi đúc 60C2 thành thép băng 60C2 thì sẽ tạo thêm việc làm cho người lao động. Phôi đúc 60C2 công ty có thể mua trực tiếp từ công ty cơ khí gang thép Thái Nguyên, do đó nguồn hàng cung cấp rất ổn định và thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi hàng về kho được thực hiện trong khoảng thời gian từ 1 dến 2 ngày . Trong thời gian vừa qua công ty đã mua phôi đúc 60C2 của công ty gang thép Thái Nguyên để làm búa đá và căn u đường sắt do đó khi công ty dùng phôi dúc 60C2 để làm nhíp ô tô thì lượng phôi đúc mua số lượng lớn công ty có thể được giảm giá. 3.3 Nội dung của biện pháp Dự báo nhu cầu nhíp ô tô của công ty cho năm kế hoạch bằng phương pháp san bằng hàm số mũ, từ đó dựa vào định mức tiêu hao thép băng 60C2 rồi xác định nhu cầu thép băng 60C2 cho năm kế hoạch. Xác định định mức phôi đúc 60C2 cần thiết để có thể cán ra một tấn thép băng 60C2 phục vụ cho việc sản xuất nhíp ô tô. Xác định định mức thép băng 60C2 do công ty cán ra từ phôi đúc để có thể sản xuất ra một tấn nhíp ô tô. Tính toán chi phí của việc làm thép băng 60C2 từ phôi đúc 60C2 , Xác định lượng phôi đúc 60C2 cần mua để làm thép băng 60C2 và lượng thép băng 60C2 công ty cần phải nhập từ Trung Quốc. Đánh giá tính hiệu quả của biện pháp 3.4 Tính toán thực hiện biện pháp Theo tính toán ở biện pháp thứ nhất thì nhu cầu thép băng 60C2 của công ty năm 2004 là 3100 tấn. Do tồn kho năm 2003 chuyển sang năm 2004 là 805,8 tấn thép băng 60C2 nên trong năm 2004 lượng thép băng 60C2 công ty cần nhập là 2337,6 tấn. Qua việc thống kê lượng phôi đúc 60C2 mà công ty dùng để cán thép băng 60C2 năm 2004, qua sản xuất thử nghiệm trong ba tháng qua ở công ty, tính được định mức phôi đúc 60C2 để cán được 1 tấn thép băng 60C2 là 1,2 tấn phôi đúc 60C2. Thứ tự tháng Đơn vị tính Lượng phôi đúc M1 Lượng thép băng M2 Tỷ lệ M1/M2 1 Tấn 100 84,2 1,19 2 Tấn 120 99,1 1,21 3 Tấn 80 67 1,19 4 Tấn 100 83 1,2 Tổng Tấn 400 333,3 1,2 Bảng19: Thống kê lượng phôi đúc cán thành thép băng trong 4 tháng năm 2004 Do thép băng 60C2 công ty cán ra từ phôi đúc 60C2 không có được chiều dài là bội số chiều dài của các phôi nhíp ô tô nên định mức vật tư thép băng 60C2 do công ty cán ra có khác với định mức vật tư thép băng 60C2 mà công ty nhập từ Trung Quốc. Qua thử nghiệm sản xuất trong 4 tháng năm 2004 công ty tính được định mức thép băng 60C2 cán ra từ phôi đúc 60C2 là 1,15 tấn thép băng 60C2 / tấn nhíp ô tô. Nếu mỗi ngày hệ thống máy cán làm việc hai ca thì lượng thì có thể cán ra được 4 tấn thép băng 60C2 , như vậy nếu tính theo số ngày làm việc thực tế của công ty năm 2004 là 300 ngày( bằng số ngày làm việc thực tế của năm 2003) thì năm 2004 công ty có thể cán ra được 1200 tấn thép băng 60C2. Sản lượng nhíp ô tô năm 2004 công ty có thể làm ra từ thép băng 60C2 Cán ra từ phôi đúc 60C2 là ==1043 tấn. Như vậy nếu theo nhu cầu cần sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô năm 2004 thì số lượng thép băng 60C2 cần phải đáp ứng thêm một lượng = (3100 - 1043)x1,014 =2085,8 tấn. Nhưng do có 805,8 tấn thép băng 60C2 tồn kho từ năm 2003 chuyển sang năm 2004 nên số lượng thực tế thép băng 60C2 cần mua thêm = 2085,8-805,8 = 1280 tấn. Lựa trọn công ty Đông Á để mua hàng và mua số lượng 1280 tấn một lần để được ưu đãi giảm giá mua và phương thức nhập hàng là một tháng một lần. Mỗi lần nhập kho là 107 tấn thép băng 60C2 và số lần nhập kho trong năm là 12 lần, khi hàng về kho thì thanh toán cho nhà cung cấp giá trị lô hàng nhập kho. Tập hợp chi phí để chế biến phôi đúc 60C2 thành thép băng 60C2 giống như từ Trung Quốc nhập về, tức có cùng định mức vật liệu để sản xuất nhíp ô tô và chất lượng tương đương ( tính theo giá năm 2003) được cho trong bảng sau: Yếu tố chi phí Đơn vị tính Giá trị 1. Chi phí phôi đúc 60C2 Triệu đồng 9,39 2. Chi phí đốt lò Triệu đồng 0,37 3. Chi phí cán Triệu đồng 0,68 4. Chi phí phay Triệu đồng 0,56 Tổng chi phí Triệu đồng 11 Bảng 12: Tập hợp chi phí cán phôi đúc thành 1 tấn thép băng Theo tính toán trên thì năm 2003 công ty cán được 1200 tấn thép băng 60C2. Theo định mức là 1,2 tấn phôi đúc 60C2 cán được một tấn thép băng 60C2 thì cần phải nhập thêm lượng phôi đúc 60C2 từ công ty cơ khí gang thép Thái Nguyên để làm nhíp ô tô là =1200x1,2 =1440 tấn phôi đúc. Nếu tính cả lượng phôi đúc mà công ty cần phải mua để sản xuất búa đá và căn u đường sắt năm 2003 công ty phải mua tổng cộng lượng phôi đúc là 1500 tấn phôi đúc, nếu nhập hàng theo tháng thì mỗi tháng công ty nhập kho một lượng là 125, số lượng nhập để làm nhíp ô tô là tấn phôi đúc 60C2. 3.5 Đánh giá hiệu quả của biện pháp Việc đánh giá hiệu quả của biện pháp đưa ra trên cơ sở so sánh chi phí của biện pháp thứ 3 trong việc cung ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004 với chi phí mà công ty phải bỏ ra để đáp ứng lượng thép băng 60C2 để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô. Nếu công ty lựa trọn công ty Đông Á làm đối tác cung cấp thép băng 60C2 và mua luôn một lần 1280 tấn thì được giảm giá là 1,5%, nếu mỗi tháng nhập hàng một lần thì chi phí để có được 1280 tấn thép băng 60C2 phục vụ sản xuất năm 2004 được tập hợp như sau: Chi phí mua 1280 tấn thép băng 60C2 khi được giảm giá 1.5% giá trị lô hàng là =1280 x11 x98,5% =13.868,8 triệu đồng. Chi phí 805,8 tấn thép băng 60C2 tồn kho năm 2003 chuyển sang năm 2004 là 805,8x6,831=5.504,42 triệu đồng. Chi phí bảo quản: Theo cách nhập hàng như trên với lượng thép băng 60C2 tiêu hao bình quân một ngày đêm trong năm 2004 là 10,34 tấn thì lượng thép băng 60C2 tồn kho trung bình trong năm 2004 là 120 tấn, như vậy chi phí bảo quản thép băng 60C2 năm 2004 = 0,18 x120=21,6 triệu đồng. Chi phí vốn vay là = (120x11 x 98,5% ) x9% = 117 triệu đồng. Chi phí đặt hàng được tính cho 12 lần đặt hàng =4,09x12=49,08 triệu đồng. Tổng chi phí mua hàng, chi phí đặt hàng, chi phí bảo quản, chi phí lãi vay phải bỏ ra để có được 2057 tấn thép băng 60C2 nhập khẩu phục vụ sản xuất nhíp ô tô năm 2004 =19.560,9 triệu đồng. (I) Chi phí phải bỏ ra để chế biến từ phôi đúc thành thép băng 60C2 đủ để sản xuất ra 1043 tấn nhíp ô tô mà theo biện pháp thứ 3 lượng thép băng 60C2 nhập về còn thiếu để sản xuất 1043 tấn nhíp ô tô là =1043x1,014x 11 =11.633,62 triệu đồng.(II) Do lượng phôi đúc về bỏ ngoài trời nên không phải mất chi phí bảo quản, chi phí đặt hàng, chi phí vốn khi mua lượng phôi đúc 60C2 để phục vụ sản xuất ra 1043 tấn nhíp ô tô là = 12+ (120 x6,9)x9%=86,52 triệu đồng( III). Từ (I), (II), (III) tổng chi phí khi thực hiện theo biện pháp thứ 3 nêu ra đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3020 tấn nhíp ô tô cho năm 2003 là = (I)+(II) +(III)=31.281,04 triệu đồng. Tuy nhiên do dùng phôi đúc 60C2 để cán thành thép băng 60C2 thì công ty sẽ thu được phế liệu, theo thống kê trong thời gian qua nếu cán lượng phôi đúc 60C2 đủ để sản xuất ra 1 tấn nhíp ô tô thì công ty sẽ thu hồi được 0,15 tấn phế liệu, do đó nếu cán lượng phôi đúc 60C2 để có thể sản xuất được 1043 tấn nhíp ô tô thì công ty sẽ thu được lượng phế liệu là 156,45 tấn. Nếu giá bán một tấn phế liệu là 1 triệu đồng thì công ty sẽ thu được 156,45 triệu đồng như vậy thực tế thì công ty chỉ phải bỏ ra số tiền là =31.281,04 – 156,45 =31.124,59 triệu đồng (IV). Theo (II) ở biện phần biện pháp thứ 1đã tính toán được tổng chi phí mà công ty thực hiện năm 2004 để đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất 3100 tấn nhíp ô tô là 31.792,71 triệu đồng. (V) Theo (IV) và (V) thì lợi ích của việc thực hiện biện pháp thứ ba so với cách thức mà công ty thực hiện để đáp ứng lượng thép băng 60C2 cần thiết để sản xuất ra 3100 tấn nhíp ô tô trong năm 2004 là =31.729,71-31.124,59 = 605,12 triệu đồng. Đơn vị tính: triệu đồng Yếu tố chi phí Biện pháp thứ 3 D1 Công ty thực hiện D2 So sánh (D2-D1) 1.NVL 31.006,84 30.960,88 -45,96 2. Chi phí bảo quản 21,6 129,6 108 3. Chi phí đặt hàng 61,08 16,36 -44,72 4. Chi phí vốn 191,52 705,67 514,15 5. phế liệu -156,45 0 156,45 Tổng 31.124,59 31.792,71 605,12 Bảng 21: So sánh chi phí thực hiện theo biện pháp với thực hiện ở công ty năm 2003 Như vậy nếu như năm 2003 công ty tiêu thụ được 3015 tấn nhíp ô tô, nếu công ty sử dụng biện pháp thứ ba vừa nêu ra trên thì có thể tiết kiệm được =0,217 triệu đồng/ cho một tấn nhíp ô tô bán ra. Ngoài ra khi áp dụng biện pháp thứ ba thì công ty cũng tạo được việc làm và tăng thêm thu nhập cho người lao động trong công ty. Năm 2003 đời sống của người lao động trong công ty bị giảm sút so với năm 2002, lý do là do thiếu việc làm và lãi vay công ty phải trả lớn nên tới 2,8 tỷ đồng. Năm 2004 Công ty áp dụng biện pháp thứ 3 nêu ra ở trên thì có thể tiết kiệm được chi phí vốn vay và tạo được việc làm và tăng thu nhập cho người lao động. Kết luận chung Sau khi được các thầy cô giáo trong khoa kinh tế và quản lý nhiệt tình giảng dạy, truyền thụ những kiến thức chuyên ngành. Em xin về công ty cơ khí 19-8 để thực tập tốt nghiệp và lựa trọn đề tài: Biện pháp hoàn thiện công tác quản lý dự trữ vật tư cho công ty cơ khí 19-8 làm đồ án tốt nghiệp. Qua quá trình thực tập làm tốt nghiệp bằng những số liệu thu thập được và với kiến thức đã được học trong khoa. Em đã cố gắng phân tích công tác quản lý dự trữ vật tư tại công ty cơ khí 19-8 và nhận biết được một số thành công, hạn chế của công ty trong công tác này.Tuy nhiên do khả năng bản thân còn hạn chế nên công việc tập hợp, phân tích các số liệu không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý, sửa chữa của các thầy cô giáo để em có được nhận thức một cách hệ thống, toàn diện hơn, bổ sung những kiến thức còn thiếu sót. Từ kết quả phân tích em cũng xin đề xuất 3 biện pháp cụ thể nhằm tăng cường công tác quản lý dự trữ vật tư ở công ty, nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu và góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cho công ty cơ khí 19-8. Tuy nhiên do sự hiểu biết về ngành công nghiệp cơ khí còn hạn chế và khả năng vận dụng kiến thức chưa thực sự được nhuần nhuyễn và hợp lý. Vì vậy chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, tính thực tế chưa thể đạt ở mức cao. Em rất mong sự giúp đỡ của thầy cô giáo cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên công ty cơ khí 19-8 để những hiểu biết và biện pháp của em được nâng cao tính thực tế và được triển khai ở công ty. Qua đây em cũng xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong khoa Kinh tế và Quản lý Trường đại học Bách Khoa Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy giúp đỡ em trong quá trình học tập trong khoa. Đặc biệt em xin cảm ơn sự tận tình giúp đỡ giảng giải hướng dẫn cặn kẽ, chi tiết của thầy giáo Nguyễn Văn Nghiến dành cho em trong quá trình thực tập và làm đồ án này. Em cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ của cán bộ công nhân viên công ty cơ khí 19-8 đã giúp đỡ em trong qua trình thực tập, tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng như thu thập số liệu để làm bản đồ án này. Sinh viên Dương Văn Sỹ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ngô Trần Ánh. Kinh tế và Quản lý doanh nghiệp. Nhà xuất bản Chính trị quốc gia, Hà Nội 2000. 2. Ngô thị Cúc- Ngô phúc Thành- Phạm trọng Lễ. Hoạt động tài chính trong nền kinh tế thị trường. Nhà xuất bản Thống kê. Hà Nội 1996. 3. Nguyễn Văn Công. Kế toán doanh nghiệp lý thuyết-bài tập mẫu và bài giải. Nhà xuất bản Tài Chính. Hà Nội 2002. 4. Đặng đình Đào. Thương mại doanh nghiệp. Nhà xuất bản Thống kê. Hà Nội 1998 5. Nguyễn văn Nghiến. Quản lý sản xuất. Nhà xuất bản Đại Học Quốc Gia Hà Nội 2002. 6. Nguyễn văn Nghiến. Luận án tiến sĩ 1998. 7. Nguyễn đình Phan. Kinh tế và Quản lý công nghiệp. Nhà xuất bản Giáo Dục. Hà Nội 1997. 8. Philip Kotler. Marketing Căn bản. Nhà xuất bản Thống kê. Hà Nội 1997. 9. Tống đình Quỳ. Thống kê và dự báo. Nhà xuất bản Thống kê. Hà Nội 1998. 10. Nguyễn Đại Thắng. Bài giảng Quản lý chiến lược. 11. Tô cẩm Tú. Một số phương pháp tối ưu hoá trong kinh tế. Nhà xuất bản Khoa Học Kỹ Thuật. Hà Nội 1997. 12. Nguyễn Thông. Phân tích dữ liệu và áp dụng vào dự báo. Nhà xuất bản Thanh Niên 1999.  MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ. 3 I. Ý nghĩa của công tác quản lý dự trữ vật tư……………...………… 3 II. Nội dung của công tác quản lý dự trữ vật tư………………... 3 1. Xác định lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch…… 3 1.1 Dự báo nhu cầu sản phẩm cho kỳ kế hoạch……… 5 1.2 Định mức tiêu hao vật tư …………………… 7 1.2.1 Phương pháp thống kê………………… 8 1.2.2 Phương pháp phân tích tính toán…………… 8 1.2.3 Phương pháp thử nghiệm sản xuất…… 9 2. Xác định lượng vật tư cần mua…………… 10 3. Xây dựng mô hình quản lý dự trữ tối ưu…………… 10 3.1 Hệ thống điểm đặt hàng……………………… 12 3.2 Hệ thống tái tạo định kỳ ………… 12 3.3 Xác định số lượng kinh tế và chi phí quản lý dự trữ……… 15 4. Phân loại dự trữ …………………… 17 CHƯƠNG II: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8 VÀ PHÂN TÍCH CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY 19 I. Khái quát về công ty cơ khí 19-8… 19 1. Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của công ty…… 19 2. Các mốc lịch sử phát triển của công ty… 19 3. Nhiệm vụ và chức năng của công ty 20 4. Quy trình sản xuất các sản phẩm chính 20 5. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty…… 21 6. Vai trò của vật tư cho sản xuất đối với công ty…… 23 II. Phân tích công tác quản lý dự trữ vật tư tại công ty… 25 1. Công tác phân loại vật tư ở công ty…… 25 2. Hệ thống kho chứa ở công ty 26 2.1 Phân loại kho…………… 26 2.2 Hệ thống kho ở công ty cơ khí 19-8 … 27 3. Quy trình quản lý vật tư ở công ty…… 29 3.1 Công tác tổ chức tiếp nhận vật tư ở công ty 29 3.2 Tổ chức theo dõi sự biến động của của vật tư dự trữ… 30 3.3 Công tác tổ chức cấp phát nguyên vật liệu 32 3.4 Công tác tổ chức thanh toán quyết toán 33 4. Công tác tổ chức tính định mức vật tư ở công ty… 34 5. Kế hoạch nhu cầu vật tư ……… 39 6. Dự trữ vật tư ở công ty …… 43 7. Phân tích chi phí vật tư ở công ty ……… 47 7.1 Phân tích chi phí vật tư trong cơ cấu giá thành 47 7.2 Phân tích cơ cấu chi phí dự trữ trong công tác quản lý dự trữ…… 48 7.2.1 Chi phí mua hàng........................................ 48 7.2.2 Chi phí đặt hàng……………………… 50 7.2.3 Chi phí bảo quản…………… 50 7.2.4 Chi phí vốn vay…………… 51 8. Nhận xét về công tác quản lý dự trữ vật tư ở công ty cơ khí 19-8…. 51 8.1 Những kết quả đạt được ……..…………… 51 8.2 Những mặt còn tồn tại…..………………… 52 CHƯƠNG III: BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ TRỮ VẬT TƯ Ở CÔNG TY CƠ KHÍ 19-8 53 I. Biện pháp thứ 1…………… 54 II. Biện pháp thứ 2…………… 63 III. Biện pháp thứ 3………… 68 KẾT LUẬN CHUNG…………… 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………… 74