Hoàn thiện công tác quản lý vật tư thiết bị tại Công ty viễn thông Viettel

ày càng trở nên gần gũi, thân thuộc với mọi tổ chức, mọi cá nhân trong đời sống xã hội. Ngày 22/12/2009, Viettel chính thức được Thủ tướng chính phủ ký quyết định trở thành Tập Đoàn Viễn thông Quân đội. Điều này thể hiện ý chí quyết tâm, lòng tự hào của toàn thể CBCNV trong tập đoàn trở thành nhà khai thác viễn thông hàng đầu tại Việt Nam và là doanh nghiệp tiên phong đầu tư ra nước ngoài. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Hoạt động sản xuất kinh doanh đa ngành đa nghề được trên phạm vi cả nước và quốc tế, những hoạt động kinh doanh chính của Viettel như sau: Cung cấp dịch vụ viễn thông và CNTT Truyền dẫn (cho thuê kênh trong nước và Quốc tế) Bưu chính Kinh doanh thiết bị đầu cuối Đầu tư tài chính Dịch vụ nội dung và Truyền thông Đầu tư bất động sản Dịch vụ kỹ thuật, công nghệ cao Xuất nhập khẩu. Ý nghĩa của tầm nhìn thương hiệu Viettel Tầm nhìn thương hiệu định ra một hướng đi chung cho các hoạt động của Viettel, được cô đọng từ việc tổng hợp cơ sở mong muốn của khách hàng và sự đáp ứng của Viettel, kết hợp giữa văn hoá Phương Đông và Phương Tây. INNOVATOR: (Phương Tây) Tiên phong, sáng tạo. Liên tục đổi mới, cải cách. Làm việc và tư duy logic có hệ thống. Cá thể hoá. CARING: (Phương Đông) Luôn lắng nghe, quan tâm, chăm sóc. Tư duy trực quan sinh động. Cơ chế cân bằng, ổn định. Tình cảm, có trách nhiệm xã hội, tham gia các hoạt động nhân đạo. Xuất phát từ những thể hiện qua tấm bưu thiếp, ý tưởng thương hiệu được cô đọng qua câu khẩu hiệu (slogan) sau đây: Slogan ‘Say it your way’ ‘Hãy nói theo cách của bạn’ Ý nghĩa câu khẩu hiệu: ‘Hãy nói theo cách của bạn’ thể hiện rõ trên 2 vế: Sự quan tâm, lắng nghe, tôn trọng và đáp ứng của Viettel đối với khách hàng và các thành viên. Bên cạnh đó là sự khuyến khích phản hồi, đóng góp, xây dựng và sáng tạo của mọi ngưòi (khách hàng và các thành viên Viettel) nhằm tạo ra các sản phẩm dịch vụ ngày càng hoàn hảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Logo Ý nghĩa của logo Ý tưởng cội nguồn: Logo được thiết kế dựa trên ý tưởng lấy từ hình tượng hai dấu nháy đơn. Hình tượng này muốn nói với mọi người rằng, Viettel luôn luôn biết lắng nghe và cảm nhận, trân trọng những ý kiến của mọi người như những cá thể riêng biệt – các thành viên của Tổng Công ty, khách hàng và đối tác. Đây cũng chính là nội dung của câu khẩu hiệu của Viettel: Hãy nói theo cách của bạn (Say it your way). Hình dáng: Nhìn logo Viettel, ta thấy có sự chuyển động liên tục, xoay vần vì hai dấu nháy được thiết kế đi từ nét nhỏ đến nét lớn, nét lớn lại đến nét nhỏ, thể hiện tính logic, luôn luôn sáng tạo, liên tục đổi mới. Khối chữ Viettel được thiết kế có sự liên kết với nhau, thể hiện sự gắn kết, đồng lòng, kề vai sát cánh của các thành viên trong Tổng Công ty. Với triết lý kinh doanh là nhà sáng tạo và quan tâm đến khách hàng, triết lý này được thể hiện trên logo là con người đóng vai trò trung tâm. Màu sắc: Ba màu của logo: xanh, vàng đất và trắng: Màu xanh thiên thanh biểu hiện cho màu của trời, màu của khát vọng vươn lên, màu của không gian sáng tạo. Màu vàng đất biểu thị cho đất, màu của sự đầm ấm, gần gũi, đôn hậu, đón nhận. Màu trắng là nền của chữ Viettel, thể hiện sự chân thành, thẳng thắn, nhân từ. Sự kết hợp giao hòa giữa trời, đất và con người ”Thiên thời – Địa lợi – Nhân hoà” theo những quan điểm của triết học và cũng gắn liền với lịch sử, định hướng của Tổng Công ty thể hiện cho sự phát triển vững bền của thương hiệu Viettel. Triết lý kinh doanh Viettel Liên tục đổi mới, sáng tạo và luôn quan tâm, lắng nghe khách hàng như những cá thể riêng biệt để cùng họ tạo ra các sản phẩm, dịch vụ ngày càng hoàn hảo. Gắn kết các hoạt động sản xuất kinh doanh với các hoạt động xã hội, hoạt động nhân đạo. Lấy con người là nhân tố chủ đạo để phát triển. Chân thành với đồng nghiệp, cùng nhau gắn bó, góp sức xây dựng mái nhà chung Viettel. Giá trị văn hóa cốt lõi của Viettel: Thực tiễn là tiêu chuẩn kiểm nghiệm chân lý. Trưởng thành qua những thách thức & thất bại Thích ứng nhanh là sức mạnh cạnh tranh. Sáng tạo là sức sống. Tư duy hệ thống. Kết hợp Đông Tây. Truyền thống & cách làm người lính. Viettel là ngôi nhà chung. Mô hình tổ chức, chức năng và nhiệm vụ Trung tâm Điều hành kỹ thuật khu vực 3 là đơn vị đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ Viễn thông trực thuộc Công ty Viễn thông Viettel; có chức năng tham mưu và thừa lệnh Giám đốc Công ty quản lý, khai thác và phát triển mạng lưới viễn thông tại thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh phía Nam theo phân cấp đảm bảo cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Sơ đồ mô hình tổ chức của Công ty Ban T.tra MH 2.1 Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Sơ đồ mô hình tổ chức của Phòng kế hoạchBan T.tra MH 2.2. Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Chức năng, nhiệm vụ chung của trung tâm điều hành kỹ thuật 3 Quy hoạch, thiết kế, tối ưu mạng lưới tại khu vực quản lý; Vận hành khai thác, bảo quản, bảo dưỡng mạng viễn thông Viettel tại các khu vực bao gồm: các hệ thống mạng lõi, mạng truy nhập, các hệ thống gia tăng giá trị đảm bảo việc cung cấp dịch vụ được thông suốt, an toàn, hiệu quả, chính xác và kịp thời; Quản lý, điều hành thống nhất việc khai thác; giám sát hoạt động của mạng lưới các khu vực, phát hiện sự cố và trực tiếp điều hành công tác tổ chức ƯCTT trong các khu vực đảm bảo mạng lưới thông tin được thông suốt; Thực hiện các công tác xây lắp, hoàn công thanh quyết toán các dự án phát triển mạng mạng lõi tại khu vực; Đảm bảo cung cấp vật tư, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ kỹ thuật phục vụ cho công tác ƯCTT, vận hành khai thác, bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa và phát triển mạng lõi trong khu vực; Quản lý, chỉ đạo điều hành nghiệp vụ các công tác kỹ thuật đối với CNKT tỉnh/tp trong khu vực; Hướng dẫn, đào tạo, kiểm tra, giám sát thực hiện các quy trình nghiệp vụ kỹ thuật của các CNKT tỉnh/tp trong khu vực; Quản lý và thực hiện các công tác Tài chính, Tổ chức Lao động tiền lương, kế hoạch, hành chính, công tác chính trị tư tưởng tại Trung tâm ĐHKT khu vực theo phân cấp của Công ty. Thực hiện chế độ giao ban, báo cáo theo quy định của Tổng Công ty và Công ty về chức năng nhiệm vụ của Trung tâm ĐHKT. Chức năng, nhiệm vụ Phòng Kế hoạch Chức năng chính: Tham mưu: giúp Đảng uỷ, Ban giám đốc Công ty tổng hợp và lập kế hoạch, quản lý kho tàng, cấp phát vật tư thiết bị hàng hoá phục vụ cho SXKD. Quản lý: thừa lệnh Giám đốc tổ chức, điều hành, quản lý mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Kiểm tra, giám sát: thực hiện việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc các hoạt động SXKD, hoạt động quản lý vật tư kho tàng của Công ty và đơn vị liên quan. Nhiệm vụ. Xây dựng - triển khai - điều hành, đôn đốc – tổng hợp, phân tích, đánh giá - báo cáo các kế hoạch SXKD, nhiệm vụ được giao trong toàn Công ty. Quản lý và đảm bảo vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ cho hoạt động SXKD của Công ty và CNKT Tỉnh, Tp (bao gồm quản lý hệ thống kho VTTB). Quản lý và đảm bảo hàng hoá cho hoạt động SXKD của Công ty và CNKD Tỉnh, Tp (bao gồm quản lý hệ thống kho hàng hoá). Kiểm tra đánh giá chất lượng vật tư, thiết bị, hàng hoá nhập xuất kho. Ban Kế hoạch tổng hợp: Xây dựng các Kế hoạch SXKD hàng năm, quí, tháng của Công ty; Thực hiện giao chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh cho các đơn vị thực hiện. Điều hành hoạt động SXKD; Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch SXKD và nhiệm vụ của các đơn vị. Thực hiện báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quí và các báo cáo sơ kết, tổng kết) và đột xuất. Quản lý, điều hành triển khai các dịch vụ Viễn thông công ích của Công ty (lập kế hoạch, giao chỉ tiêu, điều hành, đối soát kết quả) Hỗ trợ: thiết lập và vận hành bộ máy của Viettel Global tại Campuchia, Lào và xây dựng các Phần mềm quản lý liên quan. Tổng hợp, phân tích, đánh giá và chấm điểm thi đua các CNKT, CNKD tỉnh, Tp và các Phòng, ban, đơn vị trực thuộc. Xây dựng, hướng dẫn, duy trì nề nếp nghiệp vụ công tác kế hoạch tác nghiệp tại các CNKT Tỉnh, Tp. Tham gia đánh giá kết quả hoàn thành nhiệm vụ của Trưởng các đầu mối trực thuộc Công ty Ban quản lý và đảm bảo vật tư, thiết bị: Trực tiếp quản lý (xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra, duy trì nề nếp) hệ thống kho về vật tư, thiết bị toàn Công ty và các Đơn vị trực thuộc, liên quan. Thực hiện nhập, xuất kho vật tư, thiết bị phục vụ hoạt động SXKD. Điều động, điều phối VTTB giữa các kho để tối ưu hiệu quả sử dụng. Quản lý và báo cáo, đề xuất phương án xử lý đối với vật tư, thiết bị tồn đọng, chậm luân chuyển, hỏng hóc, hết giá trị sử dụng... Thực hiện việc báo cáo định kỳ và đột xuất về quản lý, xuất, nhập kho. Tham gia xây dựng các kế hoạch sử dụng vật tư, thiết bị (Chủ trì: TT Điều hành, PKT, PKHM) Ban quản lý và đảm bảo hàng hoá: Trực tiếp quản lý (xây dựng, hướng dẫn, kiểm tra, duy trì nề nếp) kho hàng hoá kinh doanh toàn Công ty và các Đơn vị trực thuộc, liên quan. Thực hiện nhập, xuất kho hàng hoá phục vụ hoạt động SXKD, bao gồm hoạt động đấu tạo Kít và quản lý cấp phát kho số đẹp của dịch vụ di động, cố định, homephone. Điều động, điều phối hàng hoá giữa các kho để tối ưu hiệu quả sử dụng Quản lý và báo cáo, đề xuất phương án xử lý với hàng hoá tồn đọng, chậm luân chuyển, hết giá trị sử dụng, hỏng hóc... Thực hiện việc báo cáo định kỳ và đột xuất về quản lý, xuất, nhập kho. Tham gia xây dựng kế hoạch nhu cầu sử dụng hàng hoá phục vụ SXKD cho Công ty và các CNKD tỉnh. Thực trạng công tác quản lý vật tư thiết bị tại Trung tâm điều hành kỹ thuật khu vực 3 Công ty viễn thông Viettel. Quy trình nhâp kho. Lưu đồ. Lưu đồ: 2.1 Quy trình nhập kho Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu/Tài liệu Đơn vị đề xuất Đề xuất nhu cầu và trình ký BM.01/QT.02.PKH.02 Mục 5.2.1 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) Thực hiện mua sắm Mục 5.2.2 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) Thông báo kế hoạch nhập kho Mục 5.2.3 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) – PKH VTT Bàn giao vật tư thiết bị BM.02.QT.01.PKH.02 Mục 5.2.4 Đơn vị mua sắm (PĐT VTC) Lập phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng Mục 5.2.5 KCS Đánh giá chất lượng BM.02.QT.00.KCS.02 Mục 5.2.6 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) Lập phiếu yêu cầu nhập kho BMYCNK 03-10-00340 Mục 5.2.7 PKH VTT Làm thủ tục nhập kho Mục 5.2.8 PKH VTT Vào thẻ kho BM.06.VTQĐ Mục 5.2.9 Đơn vị mua sắm (PĐT VTT) Tập hợp văn bản pháp lý, Làm Bảng tổng hợp thanh toán, và đê nghị chuyển tiền Không Đạt Mục 5.2.10 PTC VTT Kiểm tra hồ sơ Đạt Mục 5.2.11 PTC VTT Quyết toán, chuyển tiền Mục 5.2.12 PKH VTT- PTCT Lưu hồ sơ Mục 5.2.13 Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Mô tả : Đề xuất nhu cầu và trình ký: Đơn vị thực hiện: Các đơn vị có nhu cầu sử dụng VTTB, CCDC, HH. Nội dung: Căn cứ vào kế hoạch phát triển mạng lưới, kế hoạch trang bị CCDC, trang thiết bị, kế hoạch bán hàng, các định mức đã được phê duyệt, đơn vị đề xuất lập đề xuất nhu cầu trình BGĐ ký và gửi PĐT làm thủ tục mua sắm. Thời gian: sau 24 giờ khi đã được Giám đốc phê duyệt. Theo định kỳ: Xây dựng các đề xuất mua sắm theo kế hoạch quý, năm đã được phê duyệt. Cụ thể : Phòng NOC đề xuất như cầu cho UCTT Phòng phát triển hạ tầng đề xuất cho phát triển mạng lưới. Phòng ĐHBH đề xuất cho nhu cầu hàng hoá. Phòng hành chính đề xuất các nhu cầu về trang thiết bị văn phòng, CCDC. Phối hợp: Các đơn vị đề xuất phải thông qua phòng kế hoạch để xác định lượng tồn kho và điều hành phân bổ số lượng về các kho công ty. Thông qua phòng đầu tư để xác định tính hợp lý của đề xuất, bao gồm xác định chủng loại, số lượng và thời gian đáp ứng. Kết quả của đề xuất phải có Ban giám đốc phê duyệt. Thực hiện mua sắm: Đơn vị thực hiện: PĐT VTT. Nội Dung: Khi nhận được đề xuất nhu cầu của các phòng ban, PĐT VTT thực hiện các hoạt động mua sắm theo luật và theo quy định của TCT, công ty VTT. Thông báo kế hoạch nhập kho: Đơn vị thực hiện: PĐT VTT. Nội dung: PĐT VTT thông báo kế hoạch nhập kho cho PKH VTT và thông báo chi tiết về tên hàng, khối lượng hàng, nơi chuyển hàng (các kho của công ty) và đôn đốc các đối tác thực hiện nghiêm túc bảo đảm đầy đủ về số lượng, chất lượng, tiến độ. Đồng thời thông báo cho đơn vị sử dụng để có kế hoạch triển khai. Bàn giao vật tư thiết bị hàng hoá: Đơn vị thực hiện: Phòng đầu tư ; phòng kế hoạch và nhà cung cấp. Nội dung: PĐT VTT và đối tác bàn giao hàng tại các kho của VTT. Khi nhận phải kiểm tra về tính còn nguyên vẹn ( nguyên đai, nguyên kiện ) của lô hàng, kiểm đếm số lượng đầy đủ và lập biên bản bàn giao VTTB, HH, CCDC giữa người giao hàng và người nhận hàng (BBBG của đối tác), mỗi bên giữ 01 bản. Lập phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng: Đơn vị thực hiện: PĐT VTT. Đánh giá chất lượng VTTB, CCDC, HH: Đơn vị thực hiện: P.KCS ; phòng đầu tư ; kho và đối tác. Lập phiếu yêu cầu nhập kho: Đơn vị thực hiện: PĐT VTT. Nội dung: Hồ sơ nhập kho bao gồm: Tờ trình được phê duyệt Hợp đồng mua bán. Hoá đơn tài chính. Biên bản kiểm tra và đánh giá chất lượng. Biên bản bàn giao có chữ ký của thủ kho. Phiếu yêu cầu nhập vật tư, thiết bị theo mẫu (Phiếu yêu cầu vật tư, thiết bị) BM. Trên hệ thống PMQLVT. Thời gian: Trong vòng 01 ngày sau khi nhận được phiếu đánh giá chất lượng PĐT VTC phải lập phiếu yêu cầu nhập kho. Làm thủ tục nhập kho VTT: Đơn vị thực hiện: PĐT - PKH VTT Nội dung: Nhập kho PKH VTT căn cứ vào các hồ sơ, tiến hành nhập kho VTT. Phiếu nhập kho theo BM.Trên hệ thống PMQLVT. Sau khi làm thủ tục nhập kho xong, ban kho PKH VTT có trách nhiệm sắp xếp, quản lý, niêm phong, cấp phát và bảo quản. Hàng hoá nhập kho được quản lý khoa học theo quy định, đảm bảo an toàn tuyệt đối và chịu trách nhiệm trước Công ty về quản lý hàng hoá trong kho. Hàng hoá nhập kho phải được cập nhập vào thẻ kho và phần mềm quản lý. PĐT VTT thông báo hàng đã nhập kho cho đơn vị có nhu cầu sử dụng ngay khi hàng vào kho. Thời gian: Không quá 03 ngày PKH phải hoàn thiện các thủ tục nhập kho (thời gian được tính từ lúc PKH VTT nhận đầy đủ hồ sơ nhập kho). Vào thẻ kho: Thủ kho của PKH VTT thực hiện vào thẻ kho số lượng VTTB, CCDC, HH đã nhập kho để quản lý, theo dõi theo đúng quy định quản lý vật tư hàng hoá của TCT. Tập hợp văn bản pháp lý, Làm Bảng tổng hợp thanh toán, và đê nghị chuyển tiền. Đơn vị thực hiện : Phòng (ban) thực hiện mua sắm. Nội dung : Sau khi làm xong thủ tục nhập kho. Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ mua sắm tiến hành tổng hợp các hồ sơ pháp lý liên quan và sắp xếp theo thứ tự phát sinh chuyển về PTC VTT, cụ thể: Giấy đề nghị chuyển tiền theo điều khoản hợp đồng Giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (nếu ứng tiền mặt) Bảng tổng hợp thánh toán Tờ trình, chỉ thị, hoặc Uỷ quyền của Tổng Công ty - bản gốc nếu thanh toán hết 1 lần, bản photo có sao y nếu thanh toán nhiều lần Tờ trình Công ty, Đề xuất - bản gốc Thiết kế kỹ thuật và dự toán kinh phí (nếu có) - bản gốc Quyết định thi công (nếu có) - bản gốc Hồ sơ mua sắm theo quy định - bản gốc (lưu ý : có kẹp kèm báo đăng tin mời thầu) Đàm phán hợp đồng - bản gốc Hợp đồng kinh tế - bản gốc Hồ sơ hoàn công (nếu có) - bản gốc Biên bản nghiệm thu bàn giao - bản gốc Hồ sơ quyết toán - bản gốc Hoá đơn tài chính - bản gốc Phiếu đánh giá chất lượng - bản gốc Biên bản bàn giao đưa vào sử dụng - bản gốc Phiếu nhập kho - bản gốc Phiếu xuất kho (nếu có) - bản gốc Biên bản bàn giao cho đơn vị sử dụng (nếu có) - bản gốc (có xác nhận của thủ trưởng đơn vị) Các văn bản pháp lý khác (Giấy bảo lãnh; Giấy chứng nhận xuất xứ sản phẩm ; ...) Thời gian: Sau 2 ngày kể từ ngày hoàn thiện nhập kho Kiểm tra hồ sơ: Đơn vị thực hiện: PTC VTT – Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ. Nội dung: Khi nhận được bộ hồ sơ đầy đủ từ Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ, PTC VTC (kế toán thanh toán) tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của bộ chứng từ Trường hợp bộ chứng từ hợp lý, hợp lệ P.TC VTC ký duyệt thanh toán và chuyển cho Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ trình ký Ban Giám đốc; Trường hợp bộ chứng từ thiếu có thể bổ sung: PTC VTC trả lại Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ và yêu cầu bổ sung; Trường hợp chứng từ không hợp lý, hợp lệ: PTC VTT sẽ từ chối thanh toán hoặc thanh toán một phần. Thời gian: Sau 5 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ. Quyết toán, chuyển tiền: Đơn vị thực hiện: PTC VTT – Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ Nội dung: Sau khi Bộ chứng từ và Giấy đề nghị chyển tiền được Giám đốc ký duyệt, Phòng (ban) thực hiện nghiệp vụ chuyển bộ hồ sơ về cho PTC VTT (kế toán thanh toán) để tiến hành chuyển tiền cho đối tác. Thời gian: Sau 01 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ và đề nghị chuyển tiền có ký đầy đủ. Hồ sơ STT Tên hồ sơ Trách nhiệm lưu Thời gian lưu Ghi chú 3 Phiếu nhập kho Công ty VTT PKH VTT 15 năm 4 Phiếu đánh giá chất lượng PKH VTT 15 năm 5 Biên bản bàn giao/ kiểm đếm hàng hóa/đơn hàng PKH VTT 15 năm 6 Hợp đồng mua bán hàng hoá, vật tư thiết bị PKH VTT, Phòng ĐT VTT 15 năm 7 Thẻ kho Thủ kho 15 năm 8 Chứng từ thanh toán PTC VTT ăm Quy trình xuất kho. Lưu đồ: 2.2 Quy trình nhập kho Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu/Tài liệu Phòng hạ tầng Lập kế hoạch phát triển trạm trong tháng và lập phiếu yêu cầu cấp VTTB Mục 2.1 P.KH VTT Không đạt Xác nhận yêu cầu Mục 2.2 BM.07.QT.01.PKH.02 P.KH VTT Lập phiếu xuất kho Mục 2.3 BM.08.QT.01.PKH.02 P.KH VTT Xuất kho Mục 2.4 Công ty công trình Điều chuyển VTTB và lắp đặt tại CNKT theo địa chỉ ghi trên phiếu xuất kho Mục 2.5 Công ty công trình Bàn giao trạm cho CNKT Mục 2.6 Chi nhánh kỹ thuật Nhập kho trên PMQLVT- Tài sản Mục 2.7 BM.PMQLVT Cty công trình P.Phát triển hạ tầng Đối chiếu và quyết toán số liệu hàng tháng Mục 2.8 Chi nhánh kỹ thuật Lưu hồ sơ Mục 2.9 Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Mô tả: Lập kế hoạch phát triển trạm mới trong tháng và lập phiếu yêu cầu cấp VTTB : P.PTHT lập kế hoạch phát triển trạm BTS trong tháng, trong đó ghi rõ số lượng trạm cần phát triển mới, mã trạm, địa chỉ lắp đặt, gửi P.KH VTT vào trước ngày 01 của tháng đó để làm căn cứ lập phiếu xuất và xuất kho cho CTCT khi có yêu cầu. Trường hợp cấp cho các đơn vị khác ngoài CTCT như: Công ty VTG, Phòng kỹ thuật tổng công ty, trung tâm đào tạo... P.PTHT duyệt yêu cầu cấp và chuyển P.KH VTT làm thủ tục xuất kho. Công ty Công trình căn cứ vào kế hoạch phát triển trạm BTS của VTT lập phiếu yêu cầu cấp vật tư thiết bị lên phòng kế hoạch VTT. Biểu mẫu trên PMQLVT. Nếu trong tháng có phát sinh thêm trạm mới ngoài kế hoạch tháng đã gửi thì yêu cầu CTCT lập danh sách và gửi P.PTHT để bổ sung vào kế hoạch và chuyển P.KH lập phiếu xuất kho. Xác nhận yêu cầu: Nội dung : Nội dung : P.KH VTT căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp VTTB của CTCT và đối chiếu với kế hoạch tháng mà P.PTHT đã gửi, nếu thấy không đúng với kế hoạch đã gửi thì không đồng ý cấp VTTB, nếu thấy yêu cầu hợp lý thì tiến hành lập phiếu xuất kho. Khi kiểm tra nội bộ, phòng kế hoạch phải: Kiểm tra tồn kho trên hệ thống phần mềm. Kiểm tra tồn kho thực tế. Lập phiếu xuất kho: Ghi rõ bộ phận nhận là CTCT Mã trạm và địa chỉ là chi nhánh nhận hàng, để chi nhánh nhập được phiếu đó vào phần mềm và cấu thành tài sản của chi nhánh khi nhận bàn giao từ CTCT. Điều chuyển VTTB và lắp đặt tại CNKT theo địa chỉ ghi trên phiếu xuất kho CTCT điều chuyển VTTB từ kho VTT đến các CNKT để lắp đặt. CTCT phải lắp đặt chính xác địa chỉ đã được ghi trên phiếu xuất kho và phải thông báo cho các CNKT ngay từ khi bắt đầu đến CN. Mục đích giúp các CNKT biết để cập nhật số liệu phục vụ cho việc quản lý tài sản tại chi nhánh đồng thời phối hợp để xây dựng trạm. Bàn giao trạm cho CNKT CTCT sau khi xây dựng xong trạm thì tiến hành bàn giao cho CNKT Thủ tục bàn giao bao gồm biên bản bàn giao giữa CTCT, CNKT và phiếu xuất kho của Công ty VTT cho trạm đó. Nhập kho trên phần mềm: Thủ kho căn cứ vào biên bản bàn giao tài sản của công ty công trình khi lắp đặt xong trạm bàn giao cho tỉnh và căn cứ vào phiếu xuất kho trên phần mềm của Công ty để nhập vào phần mềm thành tài sản của chi nhánh (Nhập vào trường tài sản trên phần mềm). Thủ kho nhập vào phần mềm và chỉnh sửa số lượng đúng bằng số lượng trong biên bản bàn giao đã nhận từ CTCT.\ Đối chiếu và quyết toán số liệu hàng tháng: Hàng tháng CTCT đối soát số liệu với P.PTHT với các tiêu chí sau: Số lượng trạm tồn từ tháng trước chuyển sang, số lượng trạm đã nhận trong tháng, số lượng trạm đã bàn giao, số lượng trạm chưa bàn giao để làm căn cứ theo dõi và lập kế hoạch phát triển trạm mới cho tháng tiếp theo. Đánh giá quy trình quản lý vật tư thiết bị tại trung tâm điều hành kỹ thuật khu vực 3. Quy trình nhập kho. Ưu điểm. Tất cả các loại vật tư hàng hoá được nhập kho, đã tổ chức đánh giá chất lượng theo Quy trình kiểm tra đánh giá chất lượng hàng hoá đầu vào và làm các thủ tục nhập kho đầy đủ, đồng bộ đúng theo quy định. Các thủ tục tiếp nhận vật tư, hàng hoá và kết quả đánh giá chất lượng vật tư, hàng hoá, Bộ phận vật tư của đơn vị làm phiếu nhập kho đã từng bước hoàn thiện. Các chứng từ mẫu biểu cơ bản đúng quy định của Bộ tài chính ban hành. Như thẻ kho; phiếu nhập kho; biên bản bàn giao tạm thời khi chưa đầy đủ thủ tục nhập kho. Và được cập nhật trên phần mểm đầu tư tích hợp quản lý tài sản. Phiếu nhập kho (BM.01/ QĐ.KH.01-VT), Phiếu yêu cầu nhập kho vật tư, thiết bị (BM.03/ QĐ.KH.01-VT), biên bản bàn giao (biên bản thu hồi), phiếu đánh giá chất lượng, Tờ trình, Hợp đồng mua bán, hoá đơn tài chính, các tài liệu liên quan đến hàng hóa về: Packinglist, Invoice, POQ. Mặt bằng phân bố rông rãi thoáng mát, tất cả các card thu phát đều được bố trí để phòng lạnh đảm bảo nhiệt độ đúng quy định. 25 đến 30 độ C. Nhược điểm. Nhiều vật tư thiết bị mua sắm đơn lẻ từ các đơn vị theo tờ trình chưa được đưa vào hệ thống quản lý dẫn đến có thể mất kiểm soát. Việc đầu tư thiết bị để phụ vụ KCS đầu vào chưa kịp thời; chưa tổ chức đào tạo nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đặt ra theo chỉ tiêu kế hoạch. Hoàn thiện chứng từ nhập kho chậm mặc dù hàng hóa đã xuất ra công trình để thi công. Việc kiểm tra đánh giá chất lượng vật tư thiết bị hàng hóa đầu vào cơ bản chỉ kiểm đếm về số lượng và kiểm soát số serial nhưng chưa tổ chức thường xuyên tes kiểm tra thực tế. Vật tư hàng hoá kém phẩm chất do thu hồi và vật tư do sử dụng thừa trong sản xuất kinh doanh khi nhập kho chỉ theo biên bản bàn giao chưa có phiếu xuất của đơn vị thi công sử dụng dẫn đên mất kiểm soát nếu để thời gian lâu ngày dễ thất thoát. Vật tư tồn hư hỏng trong kho nhiều chiếm diện tích mặt bằng kho dẫn đến gây khó khăn cho công tác quy hoạch kho. Quy trình xuất kho. Ưu điểm. Tất cả các VTTB-HH đã căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phương án kỹ thuật, dự toán được duyệt, văn bản đề xuất vật tư được duyệt và số lượng tồn kho để làm phiếu xuất. Không được xuất vật tư thiết bị hàng hoá khi không có đầy đủ thủ tục hợp lệ và không có cấp thẩm quyền phê duyệt. Phiếu xuất kho đã được viết 100% trên thống phần mềm quản lý. Quy trình xây dựng cơ bản khép kín từ cấp công ty đến chi nhánh kỹ thuật tỉnh/TP theo biểu mẫu quy định của đơn vị. Phiếu xuất kho sau khi đã được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho giao vật tư cho người nhận, ghi số thực xuất ngày, tháng, năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. Định kỳ 7 ngày, thủ kho phải giao phiếu xuất kho cho kế toán kho của Phòng tài chính đơn vị để ghi chép, vào sổ, lập báo cáo vật tư theo định kỳ. Kết thúc xuất kho trong ngày, Thủ kho vào Thẻ kho để cập nhật số liệu kịp thời Nhược điểm. Số liệu tồn kho thực tế và hệ thống không chính xác. Cập nhật số liệu không kịp thời, sắp xếp chứng từ thiếu khoa học đặc biệt thẻ kho, phiếu xuất nhập. Sắp xếp bảo quản bảo dưỡng VTTB-HH trong kho còn lẫn lộn giữa mặt hàng với nhau. Hệ thống phần mềm chưa xây dựng định mức cảnh báo; vẫn cho phép xuất các loại thiết bị hỏng hoặc kém phẩm chất Nguyên nhân dẫn đến thực trạng trên. Nguyên nhân ưu điểm. Sự lãnh đạo kiên quyết tuyệt đối về mọi mặt của chỉ huy lãnh đạo về xây dựng phần mềm quản lý kho tích hợp đầu tư tài sản tài chính; xây dựng các quy trình quy định liên quan đến VTTB-HH. Tập thể CB-CNV học tập, nghiên cứu tài liệu hướng dẫn quy định của nhà nước về công tác quản lý VTTB-HH nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh. Quy trình đã gắn chặt quy trách nhiệm giữa các phòng ban. Tổ chức kiểm kê định kỳ 6 tháng, và 1 năm xem xét biến động nhập xuất tồn từng mặt hàng để đưa ra phương án đầu tư có chiều sâu tránh lãng phí. Nguyên nhân nhược điểm. Chỉ tiêu kế hoạch phát triển đề ra nhiều, khối lượng công việc lớn, nhân lực mỏng dẫn đến một số mặt hàng mất kiểm soát. Văn bản chỉ thị nhiều chồng chéo không thống nhất, thông tin đến cấp dưới chưa kịp thời nên Nhân viên chưa nắm bắt kịp tư duy của chi huy lãnh đạo. Thiết bị đầu tư nhiều hãng, hàng hóa VTTB nhập về không đồng bộ. Địa bàn hoạt động rộng, công tác vận chuyển gặp nhiều khó khăn đặc biệt vùng núi và hải đảo. Quy cách đặt mã không thống nhất; tên vật tư thiết bị cách gọi khác nhau dẫn đến gây khó khăn cho công tác nhập xuất đối với người làm công tác kho. Ví dụ về Mã vật tư: Cáp thép fi 10 có 2 mã đó là OTH12 và OTH012. Ví dụ về tên vật tư: Điện thoại Nokia 110i: có 2 tên đó là điện thoại N110i và Nokia 110i CHƯƠNG 3 : HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ TẠI CÔNG TY VIỄN THÔNG VIETTEL – TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI. Định hướng và mục tiêu phát triển của công ty trong thời gian tới. Đặc điểm tình hình GDP năm 2009 Việt Nam đạt 5,32%, vượt kế hoạch đề ra (5%) theo thông Theo Tổng cục Thống kê, tốc độ tăngbáo của tổng cụ thống kê ngày 31/12/2009 Doanh thu ngành viễn thông: Đơn vị tỷ đồng BĐ 3.1 biểu đồ thị trường viễn thông Việt nam Nhà cung cấp DI DONG CO DINH ADSL VNPT 23156 13165 8938 VIETTEL 24732 7,269 1,500 Khác 3202 3905 2679 Tổng 51090 24339 13117 Nguồn: cục thống kê bộ Bưu chính Viễn thông năm 2009 Thị trường viễn thông Việt Nam bắt đầu bão hoà các nhà cung cấp đưa ra nhiều phương án giảm giá cước, chăm sóc khách hàng để nâng cao thương hiệu, cạnh tranh đối thủ. Tình hình chính trị, xã hội cơ bản ổn định đảm bảo các hoạt động kinh tế diễn ra bình thường. Định hướng phát triển chung ngành viễn thông. Phát triển và hiện đại hóa các ngành, các lĩnh vực dịch vụ then chốt như thương mại, xuất nhập khẩu, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, du lịch thông tin viễn thông, khoa học – công nghệ và dịch vụ khác phục vụ sản xuất kinh doanh, cũng như các mặt hoạt động đa dạng vùng kinh tế trong điểm. Đầu tư đổi mới công nghệ, trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến nâng cao chất lượng sản phẩm. Đầu tư rất nhiều vào các dự án, khu dân cư cao cấp và phổ thông nhằm đáp ứng nhu cầu sinh hoạt ngày càng cao của người dân thành phố. Chính sách ngầm hóa, góp phần tạo lập thành phố văn minh hiện đại đang là vấn đề đầu tư rất lớn đối với Viettel. Tình hình các đơn vị cùng ngành Thị trường các thành phố lớn là trọng điểm của tất cả các đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông đang tập trung đầu tư, đặc biệt là đầu tư các sản phẩm dịch vụ công nghệ cao trong tương lai. Chính sách giảm giá mạnh của VNPT vào đầu năm 2009 là thách thức lớn đối với thị phần cố định của Viettel. Chính sách phát triển mạnh nhanh và nâng cấp hạ tầng 3G đều được các nhà cung cấp triển khai. Chính sách của EVN về vấn đề thi công các tuyến truyền dẫn, tuyến cáp rất khó khăn ảnh hưởng nhiều đến việc mở rộng hạ tầng A & P. Chính sách ngầm hóa, thực hiện thành phố văn minh là một thách thức lớn với hơn 300.000 TB A&P hiện có và hơn 160.000 trong năm 2010. Tình hình người tiêu dùng Mức cầu có khả năng giảm mạnh do tác động của khủng hoảng kinh tế. Nhu cầu về các dịch VAS đang tăng rõ rệt, đặc biệt là các dịch vụ về truy vấn thông tin chứng khoán, ngân hàng và các loại hình tư vấn khác. GDP đầu người của TP.HCM thuộc diện cao nhất nước, bình quân khoảng 1200 USD – 1450 USD/năm trong giai đoạn 2006 – 2009, dự kiến đến hết 2010 đạt khoảng 1550 USD/năm. BĐ 3.2 Số thuê bao đang hoạt động trên mạng Đơn vị tính Triệu thuê bao Di động 2G Di động 3G cố định ADSL 108.45 31.98 15.7 4.9 Nguồn: cục thống kê bộ Bưu chính Viễn thông năm 2009 Định Hướng phát triển của Viettel Phát triển thuê bao BĐ 3.3 chỉ số phát triển thuê bao trong nước viettel Đơn vị tính: triệu thuê bao năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 44 47.7 52.9 Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. BĐ 3.4 Chỉ số phát triển thuê bao quốc tế viettel Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Mục tiêu doanh thu lợi nhuận BĐ 3.5: chỉ sốdoanh thu lợi nhuận của viettel Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Đầu tư thiết bị BĐ 3.6: chỉ số đầu tư thiết bị viettel Nguồn: Phòng đầu tư Công ty viễn thông Viettel Loại thiết bị Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Thiêt bị 2G 1,827 5200 6,250 Thiết bị 3G 8700 7,600 Thiết bị PSTN 293 450 220 Thiết bịADSL 844 1298 2,207 Thiết bị truyền dẫn 372 573 1,500 Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel. Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý vật tư thiết bị tại Trung Tâm Điều Hành kỹ thuật 3 – Công ty Viễn Thông Viettel. Quản lý VTTB trong doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng có ý nghĩa quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.Trong môi trường cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cùng ngành dòi hỏi phải có thông tin chính xác về vật tư thiết bị hàng hóa, để nắm bắt thời cơ lập kế hoạch chiến lược kinh doanh nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, là doanh nghiệp kinh tế trong quân đội vừa làm nhiệm vụ an ninh quốc phòng, kết hợp sản xuất kinh doanh phát triển kinh tế từ đó doanh nghiệp cần phải quán triệt sâu sắc những vấn đề sau: Một là Về quan điểm: Đảm bảo việc quản lý kho tàng vật tư, thiết bị, hàng hoá an toàn, khoa học và hiệu quả đáp ứng yêu cầu quản lý phục vụ sản xuất kinh doanh của Tập đoàn Viễn thông Quân đội. Thống nhất việc quản lý vật tư, thiết bị, hàng hoá của toàn bộ các đơn vị trong Tập đoàn bao gồm: lập kế hoạch, tổ chức cung ứng, giao nhận, nhập xuất vật tư, quản lý kho, quản lý và sử dụng vật tư, chế độ báo cáo, công tác kiểm kê, quyết toán thu hồi và thanh lý vật tư, hàng hoá. Vật tư, thiết bị, hàng hoá của Tập đoàn Viễn thông Quân đội là tài sản của Nhà nước, của Quân đội nên mọi cán bộ công nhân viên trong Tập đoàn Viễn thông Quân đội phải nêu cao trách nhiệm trong việc mua sắm, quản lý và sử dụng có hiệu quả, đúng quy định và pháp luật của Nhà nước. Hai là Phân cấp về quản lý: Phòng Quản lý tài sản Tập đoàn chủ trì trong công tác quản lý kho, vật tư, thiết bị, hàng hóa trong Tập đoàn, xây dựng đề xuất các chính sách, quy định quản lý vật tư hàng hoá. Các Công ty thành viên trong Tập đoàn chịu trách nhiệm quản lý vật tư, thiết bị, hàng hóa, công cụ dụng cụ có ở Đơn vị. Các Chi nhánh Tỉnh/thành phố trong Tập đoàn chịu trách nhiệm quản lý vật tư, thiết bị, hàng hóa, công cụ dụng cụ có ở Đơn vị. Ba là Phân cấp về nhập, xuất kho: Mọi vật tư thiết bị, hàng hoá do các Đơn vị trong Tập đoàn mua sắm đều phải được nhập kho và xuất kho trên hệ thống phần mềm tích hợp, đúng thủ tục và quy định. Để quản lý tốt vật tư thiết bị được đầu tư phát triển mạng lưới nhằm tối ưu hóa chi phí hiệu quả. Qua nghiên cứu tìm hiểu tại Công ty viễn thông Viettel bản thân xin được đề cập vấn đề hoàn thiện công tác nhập xuất vật tư thiết bị tại công ty viễn thông viettel nhằm vận dụng kiến thức được trang bị trong thời gian học tập tại trường để vận dụng vào đơn vị vì mục têu chung. Đối với quy trình nhập kho. Về công tác phối hợp: Các văn bản pháp quy do nội bộ đơn vị ban hành cơ bản đúng theo quy định của nhà nước, nhưng vận dụng thực tế với quy trình chưa đạt yêu cầu sự phối hợp giữa các phòng ban không đồng bộ vì nhân lực thiếu, trình độ quản lý không đúng tầm, bổ cứu kiến thức cho nhân viên không kịp thời. Ví dụ: Thiết bị về kho nhưng bộ phận đầu tư mua sắm không thông báo kịp thời cho các bộ phận có liên quan để làm công tác chuẩn bị mặt bằng kho bãi; phương tiện công cụ dụng cụ đáp ứng kịp thời tránh hư hỏng do yếu tố khách quan tác động như thời tiết mùa mưa bão, vật tư thiết bị không cho phép để ngoài trời. Do vậy công tác phối hợp là một vấn đề quan trọng giảm thời gian chuyển vật tư thiết bị vào kho trước lúc tiến hành KCS. Hơn nữa để các phòng ban liên quan chủ động lập kế hoạch điều hành dứt điều theo đầu việc. Yêu cầu: Bộ phận đầu tư mua sắm thông báo trước cho các phòng ban liên quan trước 1 tuần để làm công tác chuẩn bị thông qua hội nghị giao ban tuần Các phòng ban liên quan lập kế hoạch tuần, bố trí nhân sự giao trách nhiệm cụ thể về công tác phối hợp. tránh chồng chéo ảnh hưởng tiến độ chung. Về công tác KCS đầu vào: Tất cả các vật tư thiết bị mua sắm buộc phòng KCS chủ trì tổ chức kiểm tra đánh giá, báo cáo kết quả để cụ thể để lập kế hoạch nghiệm thu. Đối với thiết bị hệ thống đồng bộ do các Công ty, Trung tâm (Giám đốc đơn vị ký hợp đồng với đối tác) KCS đơn vị tự tổ chức thực hiện việc kiểm tra đánh giá chất lượng, nghiệm thu và chịu trách nhiệm về chất lượng thiết bị hệ thống đã kiểm tra. Quy định về thời gian thực hiện: Gửi phiếu yêu cầu chậm nhất trước 5 ngày hàng hóa về kho. Hàng tuần vào ngày thứ 6 đơn vị yêu cầu gửi kế hoạch dự kiến kiểm tra thiết bị hệ thống bằng bản mềm cho phòng KCS để lập kế hoạch cụ thể tiến độ. Yêu cầu các loại giấy tờ liên quan: Hợp đồng. Chỉ tiêu kỹ thuật (đi theo hợp đồng). Packing List (nếu có). Trong trường hợp không có hợp đồng, đơn vị yêu cầu kiểm tra làm công văn xin ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc để giải quyết công việc. Đối với các hàng hoá chưa được kiểm tra, đơn vị sử dụng cần đưa ngay vào mạng lưới để khai thác sử dụng theo tiến độ sản xuất kinh doanh, phải được sự cho phép bằng văn bản của ban giám đốc. Thời gian thực hiện: KCS đơn vị sẽ thông báo thời gian kiểm tra hàng hóa cho đơn vị yêu cầu trong thời gian không quá 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phiếu yêu cầu kiểm tra. Công tác đào tạo: Tổ chức tập huấn các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ KCS trước mắt đào tạo nội bộ. đồng thời liên hệ với các trường trong và ngoài nước cử những Đồng chí hội đủ điều kiện cho đi học nhằm nâng cao vai trò nghiệp vụ của KCS đây là một trong những vấn đề cốt lõi để xay dựng thương hiệu doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Về công tác nhập kho lên hệ thống phần mềm quản lý: Vận dụng công nghệ thông tin để quản lý vật tư thiết bị hàng hóa đầu vào hiện nay các doanh nghiệp luôn quan tâm hàng đầu. nhưng vấn đề thực hiện theo nguyên tắc theo quy trình cơ bản buộc phải tuân thủ do vậy tất cả mọi thành viên trong đơn vị phải nhất quán về công tác quản lý vật tư thiết bị hàng hóa đầu vào. Như phần đành giá nhược điểm về quy trình xuất nhập đã được đề cập liên quan trực tiếp công tác quản lý. Để thực hiện tốt vấn đề này theo tôi yếu tố cần và đủ phải như: Trước khi nhập vật tư thiết bị lên hệ thống nhân viên quản lý kho (bộ phận chuyên viết phiếu nhập xuất tại khối văn phòng) phải kiểm tra so sánh chi tiết đối chiếu các loại giấy tờ sau: Biên bản bàn giao 3 bên giữa thủ kho; phòng đầu tư và đối tác. Phiếu kiểm tra đành giá chất lượng của ban KCS. Packinglist; invoi; hợp đồng; hóa đơn. Phiếu yêu cầu nhập kho được Giám đốc hoặc phó giám đốc chuyên trách phê duyệt. Thời gian thực hiện: Phòng đầu tư cung cấp đầy các loại chứng từ thôncầu.g báo hàng về. Sau 24 giờ vật tư thiết bị đã KCS xong phòng đầu tư phải hoàn thiện phiếu yêu cầu nhập kho trên phần mềm quản lý vật tư thiết bị. Sau 24 giờ nhân viên quản lý kho buộc phải thực nhập trên hệ thống để xuất triển khai cho các đơn vị có nhu cầu. Tất cả các phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký các phòng ban cá nhanan được giao nhiệm vụ theo biểu mẫu. Trường hợp vật tư thiết bị hàng hoá nhập kho bị hao hụt mất mát, thiếu hụt so với số lượng hàng ghi trong chứng từ vận chuyển về thì chỉ được nhập kho theo số lượng thực tế. Bộ phận Vật tư của Đơn vị kiểm tra số lượng hao hụt mất mát, lập biên bản và báo cáo lãnh đạo Đơn vị để xử lý. Vật tư hàng hoá kém phẩm chất do thu hồi và vật tư do sử dụng thừa trong sản xuất kinh doanh thì phải nhập kho, bên giao và bên nhận phải xác định bằng biên bản có phiếu xuất, nhập kèm theo, và được cập nhật vào Thẻ kho hoặc sổ sách theo dõi riêng. Trường hợp vật tư hàng hoá về kho nhưng chưa đủ thủ tục nhập thì báo cáo Lãnh đạo Đơn vị cho phép làm thủ tục gửi tại kho. Nếu cần sử dụng phải có ý kiến của phụ trách cung ứng và được Lãnh đạo Đơn vị đồng ý. Đơn vị phải tổ chức nghiệm thu và hoàn chỉnh thủ tục nhập xuất kho trong vòng 03 ngày từ khi xuất hàng tạm. Về công tác sắp xếp bảo quản bảo dưỡng tại kho: Vật tư thiết bị nhập kho phải bố trí sắp xếp gọn gàng ngăn nắp theo quy hoạch bồ trí sơ đồ. Vật tư thiết bị sắp xếp đảm bảo an toàn trong quá trình lưu trữ riêng biết “dễ thấy dễ lấy dễ kiểm soát”. Kịp thời phát hiện các mất mát thiếu hụt. Định kỳ tổ chức diệt mối mọt côn trùng tránh xuống cấp do con người quản lý. Hàng năm sau kiểm kê bộ phận kho lập kế hoạch đề xuất thanh lý các vật tư thiết bị hỏng, thu hồi từ các đơn vị tránh tình trạng kho quá tải dẫn đến khó sắp xếp Bảng kê vật tư hỏng tồn kho hàng năm Loại vật tư thiết bị (tấn) Năm 2008 Năm 2009 Tháng 6 Năm 2010 Tình trạng xử lý Thiết bị BTS 7.0 11.2 13.4 Chưa tổ chức thành lý Thiết bị A&P 1.2 1.9 2.3 Chưa tổ chức thành lý Thiết bị truyền dẫn, viba 1.6 2.6 3.1 Chưa tổ chức thành lý Cáp các loại 23.0 36.8 44.2 Chưa tổ chức thành lý Vật tư các loại 18.0 28.8 34.6 Chưa tổ chức thành lý Cộng 50.8 81.3 97.5 Nguồn: Báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm 2010 phòng kế hoạch Theo báo cáo của Phòng kế hoạch đề xuất ý kiến toàn bộ số liệu vật tư này sẽ tổ chức thanh lý sau kiểm kê cuối năm 31/12/2010. Về công tác cập nhật và lưu trữ chứng từ Việc sắp xếp chứng từ lưu trữ khoa học là vấn đề tồn đọng lớn hiện nay của công ty. Mặc dù nhân viên kho có nhiều cố gắng nhưng tính khoa học còn thiếu. phiếu nhập kho sắp xếp không khoa học, không theo nguyên tắc cơ bản; thẻ kho cập nhật không kịp thời; số liệu cập nhật không chính xác. Để giải quyết vấn đề này theo tôi đề xuất như sau: Tuyển dụng bổ sung thêm nhân sự phục vụ viết thẻ kho và sắp xếp chứng từ. Phiếu xuất nhập phải quy hoạch teo file chi tiết theo Tỉnh/TP theo quý; theo tháng; phiếu nhập trước cập nhật trước; nghiêm cấm hồi ký. Tất cả các hồ sơ chứng từ là tài liệu mật của Công ty do đó phải lưu trữ vào kho niêm phong cẩn thận, có biện pháp chống mối, mọt, dán côn trùng. Tránh ẩm ướt. Ví dụ: Quý 1 năm 2010 đoàn thanh tra của Tập đoàn viễn thông Quân đội, kiểm tra trực tiếp một số đơn vị trong, đó có Công ty Viettel phía nam về công tác tổ chức quản lý vật tư thiết bị tài sản. Đã có những nội dung kết luận như: Quản lý dòng chảy vật tư thiết bị từ kho công ty đến công trình thi công chưa chặt chẽ, số liệu một số công trình không khớp. Tài liệu lưu trữ không khoa học, một số phiếu xuất nhập kho bị thất lạc đã gây khó khăn cho công tác hoàn công. Một số vật tư nhập lên hệ thống chậm, lý do thiếu chứng từ Đối với quy trình xuất kho. Để hoàn thiện quy trình xuất vật tư thiết bị đã được ban hành tôi xin được bổ sung các nội dung sau: Lập kế hoạch phát triển trạm mới trong tháng và lập phiếu yêu cầu cấp VTTB : khi lập kế hoạch phát triển mạng lưới cần rà soát lại kế hoạch của tháng trước kết quả thực hiện %; tồn đọng%; đánh giá nguyên nhân tồn đọng và yêu cầu trưởng phòng ban liên quan báo cáo cụ thể. Bảng theo dõi tiến độ cấp vật tư thiết bị phát triển mạng 3G tháng 7 năm 2010 TT Đơn vị thực hiện Đơn vị tính Chỉ tiêu Kế hoạch Kết quả thực hiện Tồn đọng Đạt kế hoạch % Nguyên nhân tồn đọng 1 Cần thơ Trạm 54 43 79,63 - Vướng đường điện- Hợp đồng chư ký với chủ nhà 2 Bình Dương Trạm 45 42 93,33 thiếu thiết bị vật tư 3 Bình phước Trạm 24 24 100,00 Hoàn thành 4 Khánh hòa Trạm 11 11 100,00 Hoàn thành Nguồn: Ban kho - phòng kế hoạch Công ty viễn thông viettel Rà soát mã công trình trên hệ thống đánh giá mức độ trùng lặp, đặt mã công trình theo nguyên tắc Ví dụ: BDG0065 Giải thích: BDG là Tỉnh Bình dương 0065 là mã trạm mới có số thứ tự của trạm mới là = trạm trước liền kề + 1 Nghĩa là: trạm BDG0065 tai tỉnh bình dương Xuất kho trên hệ thống khi có yêu cầu của các đơn vị: Mục đích: Khi các đơn vị phòng ban cần hàng hóa thì làm yêu cầu xuất kho lên phòng kế hoạch, ban kho nhận được yêu cầu xuất sẽ thực hiện xuất hàng hóa đến nơi được yêu cầu. Chức năng này chỉ có thể xuất được các hàng hóa có trạng thái là ‘Tốt’. Thứ tự thực hiện: Bước 1: Tạo yêu cầu xuất kho: Các đơn vị phòng ban cần khi cần hàng hóa cho công trình hoặc đơn vị sử dụng, các kho cần hàng hóa từ kho khác chuyển về thì thực hiện chức năng ‘Tạo yêu cầu xuất kho’ Bước 2: Tạo lệnh xuất kho: Thủ kho, phòng kế hoạch công ty nhận được yêu cầu xuất kho thì thực hiện tạo lệnh xuất kho bằng chức năng Tạo Lệnh xuất từ yêu cầu xuất Bước 3: Tạo phiếu xuất kho: Sau khi đã có lệnh xuất kho thủ kho phòng kế công ty thực hiện bước tiếp theo là Tạo phiếu xuất kho Bước 4: Cập nhật thực xuất: Thủ kho công ty cập nhật thực xuất từ phiếu xuất kho. Lưu ý: Kinh cập nhật thực xuất kiểm tra tỷ mỷ số lượng thực tế xuất và số liệu trên phiếu. Tạo lệnh xuất trự tiếp theo kế hoạch, tờ trình cho các đơn vị: Mục đích: Khi Kho công ty cần xuất trực tiếp hàng hóa từ kho đến các nơi khác mà không cần qua yêu cầu xuất. Chức năng này chỉ có thể xuất được các hàng hóa có trạng thái là ‘Tốt’. Thứ tự thực hiện: Bước 1: Tạo lệnh xuất kho: Thủ kho phòng kế hoạch công ty căn cứ vào tờ trình; kế hoạch tổ chức xuất trực tiếp hàng hóa từ kho tới công trình, đơn vị hoặc xuất chuyển kho sang kho khác thì thực hiện tạo lệnh xuất kho bằng chức năng Tạo Lệnh xuất kho trực tiếp. không cần đơn vị có nhu cầu thực hiện trên hệ thống. Bước 2: Tạo phiếu xuất kho: Sau khi đã có lệnh xuất kho, thủ kho phòng kế hoạch công ty thực hiện bước tiếp theo là Tạo phiếu xuất kho Bước 3:Cập nhật thực xuất: Thủ kho công ty cập nhật thực xuất từ phiếu xuất kho. Lưu ý: Kinh cập nhật thực xuất kiểm tra tỷ mỷ số lượng thực tế xuất và số liệu trên phiếu. Đối chiếu quyết toán số liệu hàng tháng với cơ quan tài chính: Qua tìm hiểu thực tế tại kho phía nam phòng kế hoạch công ty viễn thông Viettel. Bản thân tôi thấy việc đối soát chứng từ phục vụ thanh quyết toán chậm trễ, đang tồn đọng nhiều chứng từ có thể mất kiểm soát ít nhiều ảnh hưởng đến kiểm soát vốn đầu tư ban đầu. Ví dụ: Công nợ Tập đoàn báo năm 2008: 105.451.368,12 đồng. Công nợ Tập đoàn báo năm 2009: 175.944. 377,98 đồng. Nguyên nhân chủ yếu do tiến độ phát triển nhanh, nhân sự biến động thuyên chuyển công tác bàn giao thiếu chứng từ số sách dẫn đến nợ đọng buộc Phòng tài chính cấp trên phải can thiệp vào tháng 6 năm 2010. Để xây dựng tổ chức ngày một hoàn thiện công tác phối hợp giữa phòng tài chính và bộ phận kho thuộc phòng kế hoạch phải gắn chặt và mối liên hệ giải quyết công việc đồng bộ thống nhất xuyên suốt cụ thể như sau: Thứ nhất đối với phòng kế hoach: Hàng tháng Phòng Kế hoạch chuyển toàn bộ phiếu nhập, xuất gốc cho Phòng Tài chính vào ngày 10 tháng N+1 đối với các phiếu nhập, xuất của tháng N cả bản cứng kèm bảng kê tổng hợp số phiếu nhập xuất và theo từng loại vật tư có phân loại theo nguồn nhập, mục đích xuất sử dụng. Vào ngày 15 tháng N+1 Phòng Kế hoạch chuyển thẻ kho sang để Phòng Tài chính ký đối chiếu. theo biểu mẫu CÔNG TY VIỄN THÔNG VIETTEL CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG KẾ HOẠCH Độc lập - tự do - hạnh phúc TỔNG HỢP VẬT TƯ NHẬP KHO THEO SỐ PHIẾU THÁNG N/200… STT Số phiếu nhập Mã vật tư Số lượng Thành tiền  Nhập mua từ đối tác 1  Nhập thu hồi từ công trình 1  Nhập từ các khu vực 1   Nhập khác 1 PHÒNG TÀI CHÍNH PHÒNG KẾ HOẠCH (ký ghi rõ họ tên) (ký ghi rõ họ tên) Nguồn: Cá nhân tự soạn Thứ hai đối với phòng tài chính: Phòng Tài chính Công ty nhận được phiếu nhập, xuất của Phòng Kế hoạch Công ty vào ngày 10 tháng N+1 tiến hành nhập vào phần mềm tài chính xong trước 15 tháng N+1 đối với các phiếu nhập xuất của tháng N. Ngày 30 tháng N+1 hàng tháng ký Biên bản đối chiếu số dư vật tư của tháng N báo cáo về tình hình tài chinh trong tháng liên quan đến vật tư thiết bị. Thứ ba công tác kiểm kê: Căn cứ vào quyết định kiểm kê định kỳ hoặc cuối năm, Phòng Tài chính và Phòng Kế hoạch, phối hợp đối chiếu số liệu tồn kho theo sổ sách tài chính với số liệu kiểm kê thực tế. Phòng kế hoạch Công ty, lập biên bản kiểm kê theo đúng biểu mẫu quy định của Tập đoàn. Hai Phòng, Ban trên có trách nhiệm giải thích và đưa ra phương án xử lý số lượng vật tư chêch lệch (nếu có). Phòng Tài chính, Phòng Kế hoạch, Ban tài chính, Ban kế hoạch khu vực chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty và trước pháp luật trong việc thực hiện Quy định về việc quản lý vật tư, hàng hóa, thiết bị. Kiến nghị. Qua học tập tìm hiểu công tác quản lý vật tư thiết bị tại công ty viền thông viettel, để góp phần xây dựng đơn vị vững mạnh toàn diện. Em xin mạnh dạn kiến nghị đề xuất một số ý nhỏ với công ty và nhà nước cụ thể như sau: Đối với công ty. Một là: Công ty thường xuyên tổ chức kiểm tra, giám sát tất cả các hệ thống kho tàng của các đơn vị trực thuộc theo định kỳ và đột xuất. sau mỗi đợt kiểm tra có kết luận cụ thể đặc biệt nêu rõ những vấn đề tồn tại; đưa ra nguyên nhân do cấp trên hay cấp dưới; chủ quan hay khách quan để điều chỉnh mang tính tổng hợp. Hai là: Kế hoạch sản xuất kinh doanh, sửa chữa thu hồi nâng cấp và đầu tư xây dựng hàng tháng, quý, năm của Đơn vị phải xây dựng cảnh báo tồn kho đồng thời định mức vật tư thiết bị dự phòng cho sản xuất, cho nhiệm vụ đột xuất, cho cung cấp dịch vụ theo dự báo. Ba là: Nhu cầu vật tư thiết bị hàng năm phải sát với kế hoạch sản xuất kinh doanh năm của Đơn vị. Xây dựng quy trình thu hồi vật tư thiết bị tồn hỏng từ các tỉnh. Chủ động tổ chức thanh lý nhằm tối ưu mặt bằng kho. Bốn là: Tổ chức đào tạo tập huấn nghiệp vụ, liên quan đến chuyên nghành quản lý vật tư thiết bị, để cán bộ công nhân viên nâng cao trình độ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. Bốn là: Phối hợp với cơ quan môi trường xử lý rác thải dư thừa như bột chống ẩm; xốp các loại; vật liệu dễ cháy… đảm bảo an toàn công tác phòng chống cháy nổ và xây dựng môi trường xanh sạch đẹp cảnh quan đô thị. Đối với Nhà Nước. Nhà nước cần có những chính sách ưu đãi hơn nữa tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển, đặc biệt các doanh nghiệp mở rộng đầu tư nước ngoài. Đổng thời tổ chức kiểm tra giám sát chặt chẽ, các kế hoạch đặt ra chưa đạt yêu cầu theo quy định của pháp luật. Nhà nước cần có những quy định chặt chẽ buộc các doanh nghiệp phải thực hiện đó là ngoài sản xuất kinh doanh xây dựng kinh tế còn phải xây dựng cảnh quan môi trường xanh sạch đẹp. Với các ý kiến đề xuất trên nhằm giảm hạn chế những rủi ro đồng thời mong muốn phát huy trí tuệ tập thể để xây dựng công tác quản lý vật tư thiết bị của công ty phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ. Hoàn thiện công tác quản lý vật tư thiết bị sẽ mang lại hiệu quả sản xuất kinh doanh, nang cao đời sống cuat người lao động, góp phần xây dựng đất nước phồn vinh tươi đẹp. KẾT LUẬN Đất nước phát triển, kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt quyết liệt giữa các doanh nghiệp cùng ngành nhằm không ngừng nâng cáo thương hiệu phát triển bền vững. Việc quản lý và nâng cao được hiệu quả vốn đầu tư cho sản xuất kinh doanh là một vấn đề cấp thiết buộc phải duy trì chặt chẽ nghiêm túc. Đồng thời chúng ta cần khẳng định quản lý nguyên vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế, qua đó giúp cho công ty phòng ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí làm tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động, từ đó tăng cường tích luỹ vốn Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật quản lý tốt để phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh trong điều kiên nề kinh tế thi trường hiện nay. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải luôn quan tâm đúng mức tới việc đổi mới công nghệ, thay thế máy móc hiện đại. Mặt khác, doanh nghiệp phải luôn có những quyết sách để hoạt động của doanh nghiệp luôn được hoàn thiện và có hiệu quả cao nhất trong những hoạt động kinh doanh của mình. Để tham gia hội nhập với nền kinh tế khu vực và trên thế giới thì doanh nghiệp phải có đủ sức mạnh cạnh tranh, quy mô vốn lớn, kỹ thuật công nghệ hiện đại, uy tín trên thị trường. Để làm được vấn đề này, doanh nghiệp phải luôn làm tốt công tác hiệu quả quản lý sử dụng vốn kinh doanh của công ty một cách tốt nhất. Lịch sử quá trình hình thành phát triển của Tập Đoàn Viễn Thông Quân Đội đã trải qua nhiều khó khăn và phức tạp. Với 8 giá trị cốt lõi đã đưa hình ảnh doanh nghiệp viễn thông Quân đội vươn lên hòa nhập với nền kinh tế thị trường kinh doanh đa dịch vụ như; Cung cấp dịch vụ Viễn thông; Truyễn dẫn; Bưu chính; Phân phối thiết bị đầu cuối; Đầu tư tài chính; Truyền thông; Đầu tư Bất động sản; Xuất nhập khẩu; Đầu tư nước ngoài. Là doanh nghiệp tiên phong đi đầu của Việt nam đầu tư nước ngoài. Qua thời gian ngắn tìm hiểu công tác quản lý vật tư thiết bị tại Công ty viễn thông viettel, với trình độ lý luận còn nhiều hạn chế nên bài viết không thể thiếu những sai sót cơ bản. Em rất mong được sự đánh giá, góp ý kiến của thầy giáo: ThS Trịnh Đặng Khánh Toàn, cùng các Thầy Cô giáo bộ môn trong khoa và chỉ huy Lãnh đạo đơn vị để bài viết được hoàn thiện và có ý nghĩa sát thực trong công tác quản lý vật tư thiết bị, đây là hành trang mang theo khi ra trường sẵn sàng nhận và hoàn thành tốt nhiệm vụ được cấp trên giao. Một lần nữa, cho phép Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô cùng thủ trưởng các cấp năm mới hạnh phúc thành đạt. Trân trọng kính chào! TÀI LIỆU THAM KHẢO TS. Nguyễn Minh An – TS Nguyễn Hòa Anh (2005) Quản trị sản xuất viễn thông. Nhà xuất bản bưu điện. TS. Nguyễn Kim Định (2010)Quản trị chất lượng. Nhà xuất bản tài chính TS. Đoàn Thị Hồng Vân (2010) Quản Trị Xuất Nhập Khẩu. Nhà xuất bản lao động xã hội ThS Nguyễn Văn Dung (2010) Phương pháp nghiên cứu trong kinh doanh. Nhà xuất bản tài chính. PGS.TS. Nguyễn Quang Thu (2008) Quản Trị Rủi Ro Và Bảo Hiểm Trong Doanh Nghiệp. Nhà xuất bản thống kê PGS.TS.Trần Kim Dung (2008) Quản trị nguồn nhân lực. Nhà xuất bản thống kê. Chính phủ: Quy chế quản lý kho vật chứng(ban hành kèm theo Nghị định số 18/2002/NĐ-CP ngày 18/2/2002 của Chính phủ). Quốc hội: Luật Viễn thông của Quốc hội, số 41/2009/QH12 ngày 01/07/2010 Nghị định của hội đồng bộ trưởng số 190/HĐBT ngày 27/6/1985 về cải tiến công tác quản lý vật tư.