Hoàn thiện Công tác xuất nhập khẩu ở công ty cổ phần hoá chất nhựa (PLASCHEM)

ương chi nhánh Ba Đình, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn. Năm 2000: Xây dựng nhà máy sản xuất bao bì bạt nhựa Tú Phương Tarpaulin. Với máy móc, dây chuyền được nhập khẩu chính hãng từ áo. Năm 2003: Mở rộng sả xuất đầu tư dây chuyền 02 sản xuất bạt nhựa có công suất 2600tấn sp/năm Năm 2005: Xây dựng phân xưởng dép EVA với máy móc thiết bị được nhập khẩu chính hãng từ Đài Loan Năm 2006: Tiếp tục đầu tư dây chuyền 03 sản xuất bạt nhựa Khi thành lập công ty có tổng số vốn là : 10.000.000.000 đ đến nay tổng số vốn đăng ký đã tăng lên: 145.000.000.000 đ 2. Chức năng - nhiệm vụ và mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Hoá chất Nhựa: 2.1.Chức năng và nhiệm vụ của cty CP Hoá chất Nhựa: - Nghiên cứu điều tra tìm hiểu thị trường trong nước và ngoài nước để xây dựng kế hoạch xuất nhập khẩu hàng năm và dài hạn nhằm đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất kinh doanh và tiêu thụ của các đơn vị sản xuất. - Tìm hiểu xu hướng phát triển ngành nhựa của các nước trên thế giới, khả năng hợp tác đầu tư với nước ngoài, khả năng nhập khẩu vật tư phụ tùng thiết bị lẻ chuyên ngành và khả năng xuất nhập khẩu sản phẩm ra thị trường thế giới. - Chịu trách nhiệm quản lý quỹ ngoại tệ để thanh toán và sử dụng có hiệu quả. Tuân thủ đúng các chế độ chính sách về quản lý kinh tế, tài chính, xuất nhập khẩu. Được vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam, Ngân Hàng Công Thương- Ba Đình, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Chi Nhánh Long Biên. - Thực hiện cam kết trong hợp tác quốc tế thông qua hợp đồng thương mại. Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước. - Công ty được thực hiện các nghiệp vụ kinh tế đối ngoại và kinh doanh xuất khẩu trực tiếp mặt hàng sản xuất từ nguyên liệu nhựa. - Được trực tiếp quan hệ với các tổ chức kinh tế và thương nhân nước ngoài để ký kết hợp đồng mua bán, hợp tác đầu tư. Được cử cán bộ tham gia hội thảo, hội chợ. 2.2. Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty: Công ty cổ phần hoá chất nhựa là Công ty chuyên nhập khẩu các loại mặt hàng hạt nhựa để kinh doanh trong nước và phục vụ sản xuất tại 4 nhà máy trực thuộc quyền quản lý của Công ty: + Nhà máy sản xuất túi xốp tại Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội. + 02 Nhà máy sản xuất bao bì và bạt nhựa tại Xã Dương Xá, Gia Lâm. + Nhà máy sản xuất dép siêu nhẹ. + Cung cấp nguyên liệu nhựa cho các công ty sản xuất các sản phẩm từ nguyên liệu Nhựa của toàn miền Bắc Việt Nam cũng như một số Nhà máy sản xuất các tỉnh Miền Trung và Miền Nam. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Phòng hành chính Phòng Kinh doanh Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Quầy 1 Phó Giám đốc SX Nhà máy 3 Phó Giám đốc SX Nhà máy 2 Phó Giám đốc SX Nhà máy 1 Phòng kế toán Phòng nghiệp vụ XNK Phòng kinh doanh Chi nhánh Hải Phòng Phó Giám đốc Thương mại Quầy 2 Quầy 3 Phòng kế toán Phòng Hành chính Phòng kế toán Phòng Hành chính Phòng Kinh doanh Phòng kế toán GIÁM ĐỐC Phó Giám đốc Tài chính Diến giải cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần Hoá chất Nhựa: Ø Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của một công ty, điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty bao gồm: + Khối văn phòng. + Các Nhà máy sản xuất + Chi nhánh + Các cửa hàng phân phối Ø Phó Giám đốc phụ trách thương mại - giúp Giám đốc trong công tác quản lý về mảng thương mại của công ty - có trách nhiệm chỉ đạo cho các phòng ban chức năng dưới quyền hoàn thành các công việc về thương mại gồm: + Phòng hành chính + Phòng XNK + Chi nhánh tại Hải Phòng + Các cửa hàng phân phối Ø Phó giám đốc tài chính: là người giúp Giám đốc quản lý và thực hiện các vấn đề về tài chính của công ty, theo sát số liệu của phòng kế toán. Ø Phòng kế toán: thông qua các pháp lệnh kế toán thống kê và tổ chức kế toán của Nhà nước trong hoạt động kinh doanh để áp dụng trong hoạt động kế toán tài chính của đơn vị. + Theo dõi các số liệu kinh doanh mua bán + Tổng kết số liệu kế toán từ chi nhánh và các Nhà máy sản xuất + Thực hiện các giao dịch với ngân hàng: mua ngoại tệ để thanh toán nhập khẩu, chuyển tiền, nộp tiền… + Thực hiện chi trả tiền lương, bảo hiểm và các khoản thu nhập khác cho cán bộ công nhân viên của Công ty. + Quản lý và theo dõi hạch toán kế toán tài sản cố định, công cụ lao động, kho ấn chỉ, chi tiêu nội bộ. Kết hợp với phòng hành chính lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị và bảo trì bảo dưỡng tài sản cố định. + Lập kế hoạch tài chính, báo cáo tài chính theo quy định hiện hành. Ø Phòng kinh doanh: là phòng thực hiện công việc bán hàng cho các đơn vị sản xuất kinh doanh khác. + Phát triển mạng lưới bán hàng, giúp cho việc tăng doanh số của Công ty. + Chỉ đạo điều phối lượng hàng hoá cho các cửa hàng phân phối. + Điều hành xe chở hàng trực tiếp tới cho khách hàng. Ø Phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu: là phòng phụ trách đầu vào của Công ty. + Tìm kiếm, thảo luận, nhất trí để đi đến ký kết hợp đồng nhập khẩu các nguyên liệu Nhựa phù hợp. + Chuẩn bị các chứng từ nhập khẩu các loại nguyên liệu nhựa từ các công ty nước ngoài. + Thuê tàu vận chuyển, các thủ tục về bảo hiểm hàng hoá. + Làm thủ tục hàng xuất cho các mặt hàng thành phẩm của các Nhà máy. Ø Phòng hành chính: là phòng phụ trách các công việc hành chính của Công ty. Đây là phòng làm các công tác gửi công văn đến và đi cho các cơ quan, đơn vị là đối tác cũng như có mối quan hệ hợp tác với công ty. Ø Chi nhánh tại Hải Phòng. Chi nhánh có các chức năng và nhiệm vụ như sau: + Khi có giấy báo nhập hàng và giấy phép nhập khẩu của các lô hàng, chi nhánh Hải phòng cần quan hệ với các cơ quan chức năng để làm thủ tục nhập khẩu, kiểm tra hàng hoá và thủ tục nhập hàng. + Phối hợp với khách hàng và giấy phép nhập khẩu của các lô hàng chi nhánh Hải Phòng cần quan hệ với các ơ quan chức năng để làm thủ tục nhập khẩu, kiểm tra hàng hoá và thủ tục nhập hàng. + Bố trí phương tiện bốc dỡ vận chuyển và làm thủ tục giao nhận hàng hoá bao gồm số lượng, chất lượng và trọng lượng. + Tổ chức điều hành bốc dỡ, đảm bảo đủ hàng bốc dỡ nhanh an toàn, đúng hợp đồng quy định. Trường hợp có tổn thất xảy ra trong quá trình vận chuyển bốc dỡ, được thay mặt công ty làm biên bản với các bên có liên quan để lập hồ sơ khiếu nại. + Kịp thời báo cáo Công ty và các khách hàng về những vấn đề phát sinh trong giao nhận để phối hợp giải quyết. Ø Phó giám đốc Nhà máy 1: Nhà máy bao bì bạt nhựa Tú Phương – chịu trách nhiệm điều hành các phòng ban chức năng trong việc sản xuất, kinh doanh sản phẩm tấm bạt nhựa Tarpaulin bao gồm: Phòng Kế toán, phòng Hành chính và phòng Kinh doanh Ø Phó giám đốc Nhà máy 2: Nhà máy sản xuất túi xốp Tú Phương – chịu trách nhiệm điều hành các phòng ban chức năng Phòng Kế toán, phòng Hành chính và phòng Kinh doanh trong việc sản xuất, kinh doanh sản phẩm các loại túi xốp, túi bao bì siêu thị …từ nguyên liệu nhựa. Ø Phó giám đốc Nhà máy 3: Nhà máy sản xuất dép nhựa siêu nhẹ EVA – chịu trách nhiệm điều hành các phòng ban chức năng Phòng Kế toán, phòng Hành chính và phòng Kinh doanh trong việc sản xuất, kinh doanh sản phẩm dép nhựa EVA. 3. Những mặt hàng kinh doanh của Công ty: + Công ty Cổ phần Hoá chất Nhựa chuyên kinh doanh thương mại các loại nguyên liệu và hoá chất ngành Nhựa. Với nhiều chủng loại Nhựa được nhập khẩu chính hãng từ Nhật, Singapore, Qatar, Trung Đông… công ty Cổ phần Hoá chất Nhựa có nguồn hàng rất phong phú và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của rất nhiều công ty, nhà máy sản xuất các mặt hàng từ nguyên liệu Nhựa trong nước. Mặt hàng hạt nhựa là loại vật liệu dùng để sản xuất đồ gia dụng và rất nhiều mặt hàng liên quan đến đời sống cũng như lao động. Ví dụ như hạt HDPE dùng để sản xuất túi ni lông, một mặt hàng được dùng rất nhiều trong đời sống hàng ngày, hoặc sản xuất ra các loại bạt che phủ dùng trong xây dựng và trong nuôi trồng thuỷ hải sản, loại hạt nhựa PP dùng để sản xuất các loại bao bì xi măng, bao container, hạt nhựa EVA để làm dép nhựa siêu nhẹ.... + Song song với việc kinh doanh thương mại nguyên liệu và hoá chất ngành Nhựa, Công ty còn nhập khẩu dây chuyền thiết bị đồng bộ để sản xuất Bao bì bạt nhựa, sản xuất túi siêu thị, dây chuyền làm dép nhựa siêu nhẹ tại Nhà máy trực thuộc Công ty... Do vậy, ngoài nguyên liệu nhựa thì công ty cũng cung cấp các sản phẩm làm từ nguyên liệu nhựa như bao bì bạt nhựa, túi xốp dùng trong siêu thị, dép nhựa siêu nhẹ. + Tấm bạt nhựa Tarpaulin được ứng dụng đem lại hiệu quả lớn trong các ngành: - Trong ngành nông nghiệp: sử dụng làm tấm chống chuột, che sương muối, mưa tuyết, mưa đá, làm tấm trải thu hoạch(lúa gạo, cà phê, hoa quả), làm bao bì các sản phẩm nông nghiệp, sử dụng làm tấm lót đầm nuôi trồng thuỷ sản. - Trong công nghiệp xây dựng: sử dụng làm tấm trải chống trôi cát, đất bùn của ngành xây dựng cầu đường, làm tấm lót sàn, chắn bụi và phế thải cho công trình xây dựng nhà cao tầng. - Trong ngành vận chuyển: sử dụng để sản xuất bao container cỡ lớn cho việc vận chuyển hàng hoá qua đường biển, hàng không. - Trong các công tác xã hội, cứu trợ: sử dụng làm lều trại, cứu hộ. + Túi xốp siêu thị, phục vụ làm công cụ chứa đựng hàng hoá cho các ngành thương mại. + Các loại dép nhựa với mẫu mã đa dạng, phù hợp thẩm mỹ người tiêu dùng. 4. Thị trường hoạt động của Công ty: Do đặc thù về mặt hàng kinh doanh của mình nên trong những năm qua Công ty đã xây dựng được mối quan hệ bạn hàng truyền thống, tin cậy trong và ngoài nước giúp tạo thế ổn định tương đối về nguồn hàng phục vụ sản xuất. Các khách hàng trong nước của Công ty thường là các Công ty chuyên sản xuất mặt hàng tiêu dùng bằng nhựa: + Hợp tác xã Song Long, Nhựa Việt Nhật: với các sản phẩm đồ gia dụng, nhà bếp, bàn ghế ... + Công ty United Motor, Công ty Lifan, công ty Honda Việt Nam chuyên sản xuất vỏ xe máy, ôtô, các phụ tùng bằng nhựa của xe cơ giới ... + Công ty Bao bì Xi Măng Bút Sơn, Xi Măng Hải Phòng, Xi măng Hoàng Thạch: nhựa được ứng dụng để sản xuất lớp tráng màng lót bên trong bao xi măng… + Các công ty chuyên sản xuất điều hoà, tủ lạnh như Hoà Phát… II. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY: 1. Thực trạng quy trình nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa tại Công ty 1.1 Chuẩn bị giao dịch 1.1.1 Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường trong nước nhằm tìm hiểu xu hướng phát triển của ngành nhựa, tìm kiếm khả năng hợp tác đầu tư với nước ngoài cùng với sự phân tích những thông tin cần thiết để giải quyết các vấn đề Marketing. Đối với hoạt động nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa thì điều quan trọng khi nghiên cứu thị trường là phải xác định được nhu cầu nhập khẩu và số lượng nhập là bao nhiêu. Điều này có ý nghĩa cực kỳ quan trọng và có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả kinh doanh nhập khẩu của Công ty. Công ty cổ phần hoá chất nhựa là một doanh nghiệp đã có rất nhiều kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu hạt nhựa. Bên cạnh đó Công ty cũng đã xây dựng được nhiều mối quan hệ bạn hàng để cung cấp mặt hàng này. Do đó Công ty có nhiều thuận lợi hơn đối với việc nhận các đơn đặt hàng từ các đơn vị sản xuất trong ngành nhựa. Đối với mặt hàng hạt nhựa là một mặt hàng có tính đặc thù là tan chảy dưới nhiệt độ cao nên Công ty căn cứ vào số lượng tăng trưởng hàng năm, căn cứ vào việc nghiên cứu nhu cầu thị trường của đội ngũ cán bộ thị trường Phòng Kinh doanh đồng thời căn cứ vào sự phán đoán của nhà quản lý về sự lên xuống giá của thị trường để đặt hàng. Bên cạnh đó các Nhà máy căn cứ vào số lượng tồn kho, nhu cầu sử dụng hàng năm để từ đó lập các đơn đặt hàng gửi tới Công ty. Qua đó Công ty có thể xác định được khối lượng hạt nhựa cần nhập. Do đặc tính kỹ thuật của mặt hàng này nên việc lựa chọn đối tác cung cấp cũng là vấn đề mà Công ty quan tâm trong qua trình nghiên cứu thị trường. Căn cứ vào chất lượng của mặt hàng, mối quan hệ hợp tác và buôn bán lâu dài thì thị trường nhập khẩu truyền thống của Công ty là các nước Trung Đông như Iran, ả Rập Xê út, Qatar... các nước Đông Nam á như Singapore, Malaysia, ...các nước Châu á như Hàn Quốc, Nhật Bản... 1.1.2. Lập phương án kinh doanh Dựa vào kết quả nghiên cứu thị trường và các đơn đặt hàng Công ty xác định được khối lượng hạt nhựa cần nhập trong năm. Đồng thời cũng căn cứ vào khả năng phán đoán thị trường giá cả để nhập khẩu với mục đích tích trữ để sản xuất và kinh doanh bán lẻ. Đây là bước đầu tiên trong quá trĩnh xây dựng phương án kinh doanh. Bước tiếp theo là Công ty phải xác định được các mục tiêu cụ thể cần đạt được, đó là các mục tiêu về doanh số, lợi nhuận và các mục tiêu khác. Từ đó phác thảo ra phương án kinh doanh, tiến hành phân tích đánh giá để lựa chọn ra phương án kinh doanh tối ưu nhất. Đối với mặt hàng hạt nhựa, căn cứ vào các đơn đặt hàng và thị trường nhập từ đó phòng nghiệp vụ sẽ lập ra phương án kinh doanh cụ thể sau đó sẽ trình lên Ban giám đốc xem xét và phê duyệt. Để có cơ sở đàm phán sau này thì ngay trong quá trình lập phương án kinh doanh thì phòng nghiệp vụ của Công ty phải lập phương án giá. Phương án giá được lập theo các nội dung cơ bản như sau: + Tên hàng/ Tên đơn vị đặt hàng + Số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất/ chỉ tiêu kỹ thuật. + Thị trường, xuất xứ hàng hoá. Phân tích giá: + Giá dự toán của gói thầu, giá uỷ thác, giá mua của đơn vị đặt hàng( nếu có) + Giá chào cho đơn đặt hàng + Giá tham khảo: gồm các thông tin về giá như giá niêm yết, giá các hợp đồng đã ký( nếu có). + Giá so sánh của các hồ sơ dự thầu, chào hàng đã nhập được. + Phân tích tình hình thị trường giá cả: Phân tích các điều kiện và các yếu tố làm ảnh hưởng đến giá cả như tình hình tài chính, xu hướng biến động giá trên thị trường thế giới. Tình hình biến động giá của đồng tiền chào hàng. Sau đó trên cơ sở kết quả chào hàng, kết quả mở thầu các phòng nghiệp vụ của Công ty có nhiệm vụ thông báo, chuyển giao hồ sơ liên quan cho các Công ty đặt hàng và phối hợp giá lựa chọn nhà cung cấp theo phạm vi chức trách của mình. 1.2. Đàm phán và ký kết hợp đồng 1.2.1 Giao dịch đàm phán: Sau khi căn cứ vào số lượng hàng mà các Công ty đặt mua và các Nhà máy căn cứ vào số lượng hàng tồn kho, lựa chọn nhà cung cấp và hoạch định phương án kinh doanh đối với mặt hàng hạt nhựa. Do mặt hàng hạt nhựa có những đặc tính riêng nên Công ty sử dụng hình thức gửi thư chào hàng theo hình thức chào thầu hạn chế cho các nhà cung cấp. Trên kết quả chào thầu của nhà cung cấp Công ty gửi thư chào thầu cho các Nhà máy xác nhận. Nhà máy phải xác nhận rõ: tên hàng, số lượng, chủng loại, đơn giá, trị giá, xuất xứ, đối tác cung cấp, quy cách chất lượng, thời gian chào hàng, hình thức thanh toán và các điều kiện khác... Sau khi được Nhà máy xác nhận Công ty tiến hành giao dịch với đối tác cung cấp. Trên cơ sở kết quả của quá trình giao dịch, Công ty sẽ tiến hành đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng. Vì là một công ty có kinh nghiệm nhiều năm trong hoạt động thương mại quốc tế, xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp với nhiều bạn hàng trên thế giới, đặc biệt là ở các nước khu vực Châu á như Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapore, Malaysia,...và một số nước Trung Đông có nguồn hàng dồi dào như Qatar, ả rập...Nên Công ty có một hệ thống các nhà cung cấp ổn định có uy tín và hiểu rõ về nhau. Do đó, trong quá trình đàm phán với nhau về giá và các điều cơ bản của hợp đồng thường sử dụng hình thức đàm phán trực tiếp, thư tín, EMS, hoặc fax. Trong quá trình đàm phán để đảm bảo được mức giá hợp lý nhất trước khi đàm phán thống nhất về nội dung hợp đồng thì các phòng nghiệp vụ của Công ty tiến hành đàm phán giá và yêu cầu đối tác cung cấp làm rõ, bổ sung bản chào hàng sao cho phù hợp với yêu cầu theo đơn đặt hàng của các Nhà máy. Trong trường hợp đàm phán trả giá cho từ hai đối tác cung cấp trở lên thì Công ty phải có thời hạn trả lời như nhau để đảm bảo tính khách quan và bình đẳng cạnh tranh cho các đối tác cung cấp. Khi có kết quả đàm phán thì Công ty phải có trách nhiệm thông báo kịp thời cho các đơn vị đặt hàng biết và yêu cầu có ý kiến xác nhận để triển khai đơn hàng sớm. Sau khi nhà máy xác nhận đồng ý với kết quả đàm phán, Công ty sẽ phê duyệt và cho ký hợp đồng nhập khẩu với nội dung như trong đàm phán. Để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật về mặt hàng hạt nhựa của đơn vị đặt hàng thì trong quá trình đàm phán cần phải có sự tham gia của cán bộ có thẩm quyền của đơn vị đặt hàng để trực tiếp đàm phán, cùng ký hợp đồng và cùng chịu trách nhiệm về chủng loại, quy cách chất lượng của loại hạt nhựa thuộc hợp đồng đó. Trên cơ sở kết quả đàm phán cuối cùng đạt được phù hợp với mức phương án giá đã được duyệt thì phòng nghiệp vụ thông báo cho đơn vị đặt hàng xác nhận lần cuối về đối tác cung cấp, mức đơn giá, tổng trị giá và toàn bộ nội dung đơn hàng làm cơ sở tiến hành các bước tiếp theo. Nếu xét thấy việc đàm phán với nhà thầu thứ nhất không đạt kết quả như phương án kinh doanh thì có thể kết hợp với đơn vị đặt hàng căn cứ theo quy chế hiện hành chọn nhà thầu kế tiếp và đàm phán để có cơ sở so sánh và lựa chọn thích hợp nhất. 1.2.2. Ký kết hợp đồng nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa Sau khi đạt được những thoả thuận nhất định, các bên tiến hành ký kết hợp đồng nhập khẩu. Hợp đồng nhập khẩu được chính thức ký kết phải đảm bảo các điều kiện( như hợp đồng mẫu nêu trên): + Xác nhận của đơn vị đặt hàng phải đầy đủ các nội dung cơ bản để căn cứ làm hợp đồng nhập khẩu như: số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách kỹ thuật, xuất xứ, nhà sản xuất, thời gian giao hàng... đã được công ty ký với đơn vị đặt hàng. + Sau khi thoả thuận các điều kiện và điều khoản, Bên Bán sẽ thảo hợp đồng và ký xác nhận trước, sau đó fax cho bên Mua để bên Mua kịp thời thu xếp mở tín dụng thư vì trong hợp đồng có nêu hợp đồng ký qua fax được chấp nhận. Đối với việc ký kết hợp đồng hạt nhựa thì Công ty cổ phần hoá chất nhựa thường ký kết nhập theo điều kiện CIF, CFR nghĩa là giá hàng bao gồm cả tiền hàng, phí bảo hiểm và cước phí vận tải tới nơi đến quy định là Cảng Hải Phòng, do đó phía đối tác nước ngoài phải: + Ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển và trả cước để chuyển hàng đến cảng đích + Nộp thuế, lệ phí xuất khẩu và giao hàng lên tàu + Cung cấp cho bên mua hoá đơn, vận đơn đường biển hoàn hảo + Ký kết hợp đồng bảo hiểm cho hàng hoá theo điều kiện bảo hiểm tối thiểu với giá trị bảo hiểm bằng giá CIF + 10% và cung cấp cho người mua đơn bảo hiểm + Trả chi phí bốc hàng lên tàu, chi phí dỡ hàng nếu chi phí này nằm trong tiền cước Vì thế phòng nghiệp vụ XNK của Công ty luôn chú ý đến những điều khoản như: + Giá trong hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa phải ghi đầy đủ giá đơn vị, đồng tiền thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng, tổng giá trị hợp đồng cũng như các điều kiện thể hiện đầy đủ rõ ràng các chi phí và trách nhiệm của các bên tham gia theo điều kiện INCOTERMS 2000 để tránh hiểu lầm và tránh những tranh chấp phát sinh. + Đối với mặt hàng nhựa phải ghi rõ xuất xứ và cơ quan cấp giấy chứng nhận xuất xứ ( C/O) để đảm bảo lô hàng nhập khẩu đó được hưởng đầy đủ mức thuế xuất theo quy định và lô hàng đó phải đảm bảo đúng yêu cầu kỹ thuật đã được ghi đầy đủ trong hợp đồng Thương Mại Quốc tế. Hợp đồng nhập khẩu được Công ty ký kết phải lập thành văn bản và tuy được ký qua fax nhưng để đảm bảo bên Mua vẫn yêu cầu gửi hai bản có chữ ký gốc qua đường bưu điện để Công ty ký và lưu giữ và gửi lại nhà cung cấp một bản để làm cơ sở pháp lý sau này. Sau khi đã ký hợp đồng nhập khẩu, phòng nghiệp vụ XNK phải thông báo với Phòng tài chính kế toán để kiểm tra vốn vay tại các Ngân hàng để kịp thời mở thư tín dụng cho bên Bán. 1.3 Thực hiện hợp đồng nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa 1.3.1 Thuê phương tiện vận tải và mua bảo hiểm: Do đặc thù riêng của mặt hàng hạt nhựa và do khả năng của Công ty nên khi ký kết hợp đồng nhập khẩu Công ty nhập khẩu theo giá CIF, CFR và ít khi là giá FOB. Theo điều kiện CIF thì đối tác nước ngoài có trách nhiệm ký kết hợp đồng chuyên chở đường biển để chở hàng đến Cảng Hải Phòng và mua bảo hiểm cho lô hàng theo điều kiện đã thoả thuận trong hợp đồng hai bên ký kết thường thì bằng giá CIF +10% trong trường hợp này Công ty không có trách nhiệm phải mua bảo hiểm. Trong trường hợp Công ty nhập khẩu theo điều kiện CFR và FOB và do vận chuyển bằng đường biển nên nhựa nhập khẩu thường xuyên bị ướt, bao bì bị rách trong quá trình bốc dỡ để tránh tổn thất của hàng hoá trong chuyên chở thông thường Công ty vẫn tiến hành mua bảo hiểm cho lô hàng đó theo mức giá đã thoả thuận với các đơn vị đặt hàng. Nghiệp vụ mua bảo hiểm sẽ được phòng nghiệp vụ thực hiện sau khi yêu cầu phía đối tác nước ngoài cung cấp tên tàu, tên hàng, số lượng, trọng lượng, ngày khởi hành và cảng xếp hàng. Sau đó phòng nghiệp vụ sẽ yêu cầu Công ty bảo hiểm gửi " Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá", sau khi nhận được " Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hoá" của Công ty bảo hiểm thì Công ty phải điền đầy đủ những nội dung trong đó như: + Tên người được bảo hiểm + Tên hàng hoá cần được bảo hiểm + Bao bì và cách đóng gói hàng hoá, mã ký hiệu hàng hoá +Tên tàu và loại phương tiện vận chuyển + Nơi bắt đầu vận chuyển, chuyển tải và nơi nhận hàng hoá + Ngày tháng phương tiện chở hàng bắt đầu rời bến + Giá trị bảo hiểm và số tiền bảo hiểm + Nơi thanh toán tiền bảo hiểm.... Ngoài ra Công ty cũng cần phải thông báo cho Công ty Bảo hiểm biết những chi tiết quan trọng khác mà Công ty biết để phán đoán rủi ro. Sau khi hợp đồng bảo hiểm được ký kết thì Công ty bảo hiểm sẽ gửi cho Công ty bộ chứng từ bảo hiểm để Công ty kiểm tra bao gồm: + Đơn bảo hiểm: đây là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cung cấp bao gồm các điều khoản chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm nhằm hợp thức hoá hợp đồng này. Trong đơn bảo hiểm có các điều khoản chung có tính chất thường xuyên quy định rõ trách nhiệm của tổ chức bảo hiểm và người được bảo hiểm, các điều khoản riêng biệt về đối tượng bảo hiểm ( như tên hàng, số lượng, ký mã hiệu, tên phương tiện chở hàng...) và việc tính toán phí bảo hiểm ( như giá trị bảo hiểm, số tiền bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm đã được thoả thuận....) Do lô hàng hạt nhựa nhập khẩu là hàng Công nên công ty thường mua theo điều kiện bảo hiểm A theo điều kiện này thì Công ty bảo hiểm phải chịu trách nhiệm về mọi rủi ro gây ra mất mát, hư hỏng cho hàng hoá bảo hiểm trừ những rủi ro ngoại trừ. Rủi ro được bảo hiểm theo điều kiện bảo hiểm này bao gồm cả những rủi ro chính ( tàu mắc cạn., đắm cháy, đâm vào nhau...) và những rủi ro phụ do tác động ngẫu nhiên bên ngoài trong quá trình vận chuyển, xếp dỡ, giao nhận, bảo quản, lưu kho hàng hoá. Trong trường hợp Công ty ký hợp đồng mua với giá FOB thì Công ty sẽ chủ động thuê tàu và mua bảo hiểm. Mặc dù khi mua với giá FOB bên mua sẽ phải tự liên hệ làm những thủ tục này nhưng kết quả đạt được là thuê được tàu giá rẻ hơn, thời gian vận chuyển ngắn hơn so với khi mua hàng với giá CIF. Lý do là các hãng vận tải tại Việt Nam cho đến thời điểm hiện tại vẫn đang hoạt động với công suất chỉ đạt khoảng 30-50%. 1.3.2 Nhận hàng nhập khẩu Việc giao nhận hàng tại Cảng cửa khẩu được thực hiện theo quy trình giao nhận của chi nhánh Hải Phòng đã được Công ty phê duyệt. Sau khi Công ty nhận được bộ chứng từ chính từ Ngân hàng thì Công ty sẽ ký hậu vận đơn để nhận bộ chứng từ tiếp đó gửi xuống Chi nhánh để làm thủ tục nhận lô hàng nhựa nhập khẩu. + Chi nhánh chuẩn bị chứng từ để làm thủ tục nhận hàng từ phía Công ty vận tải. Phòng nghiệp vụ của Công ty phải chủ động thông báo Chi nhánh và có biện pháp tối thiểu để giảm thiểu các chi phí phát sinh do việc không đủ cơ sở pháp lý để nhận hàng. Hạn chế tối đa trường hợp tàu đến Cảng nhưng vẫn chưa có chứng từ hoặc không đủ chứng từ giao nhận hàng. Chi nhánh phải có được bộ chứng từ copy để kiểm tra số lượng, mẫu mã lô hàng nhập về. + Chi nhánh tại Hải phòng xác nhận với Chi Cục Hải Quan Hải Phòng về kế hoạch tiếp nhận hàng, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hoá. + Chi nhánh tại Hải Phòng sẽ cung cấp các tài liệu như vận đơn, lệnh giao hàng... để làm cơ sở cho việc nhập lô hàng nhựa nhập khẩu tại Cảng. Trong quá trình nhận hàng thì Chi nhánh phải xem xét tên hàng, chủng loại, thông số kỹ thuật, số lượng, chất lượng, xuất xứ,... có phù hợp như trong hợp đồng nhập khẩu đã ký không. Trong trường hợp phát hiện hàng có dấu hiệu tổn thất thì phải yêu cầu cơ quan bảo hiểm làm giám định và kịp thời thông báo về Phòng nghiệp vụ để có hướng xử lý kịp thời. Các biên bản giám định gửi về Công ty sau khi nhận được từ cơ quan giám định chậm nhất sau 01 ngày. + Trên cơ sở bộ chứng từ gửi xuống, Chi nhánh căn cứ vào đó để kê tờ khai Hải Quan hay khai báo điện tử. Chi nhánh phải hoàn tất chậm nhất là 3 ngày kể từ khi lô hàng được dỡ lên Cảng. Để tiến hành thủ tục Hải Quan, Chi nhánh cần phải nộp bộ chứng từ theo quy định: - Tờ khai Hải Quan hàng hoá nhập khẩu ( 3 bản chính) - Hợp đồng mua bán hàng hoá ( 01 bản sao) - Vận đơn (01 bản chính + 02 bản sao) - Hoá đơn thương mại ( 01 bản chính + 03 bản sao) - Bảng kê chi tiết hàng hoá ( 01 bản chính + 03 bản sao) - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá ( 01 bản chính) - Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng ( 01 bản chính) - Giấy uỷ quyền của doanh nghiệp ( 01 bản chính) Sau khi tiến hành khai báo Hải quan và nộp thuế, hải quan Hải phòng sẽ kiểm tra hàng hoá và thông quan cho hàng hoá lúc này Công ty sẽ nhận hàng để chở về điểm tập kết của Công ty. Chi nhánh sẽ căn cứ vào hợp đồng mua bán mà Công ty đã ký với đơn vị đặt hàng để tiến hành các thủ tục như sau: + Làm thông báo giao hàng cho đơn vị đặt hàng + Tiến hành thuê vận tải nếu Công ty chịu trách nhiệm thuê vận tải theo điều kiện ghi trong hợp đồng mua bán đã ký với đơn vị đặt hàng. + Giao hàng hoá đến các đơn vị đặt hàng theo nội dung thỏa thuận của hợp đồng nội đã ký với đơn vị đặt hàng. Tuy nhiên quá trình nhận hàng của Công ty tại Cảng có nhiều tồn tại như bộ chứng từ nhận hàng được gửi xuống chi nhánh chậm khiến cho chi nhánh không đủ cơ sở pháp lý làm thủ tục nhận hàng và khai báo làm thủ tục hải quan. Việc phối hợp giữa phòng nghiệp vụ của Công ty với Chi nhánh còn có lúc chưa đồng bộ gây khó khăn cho chi nhánh trong quá trình lập phương án khai tờ khai hải quan và làm thủ tục nhập khẩu ngay từ đầu. 1.3.3. Làm thủ tục thanh toán: Đối với hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa Công ty thường xuyên sử dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Mở thư tín dụng ( L/C): L/C là một văn bản pháp lý quan trọng của phương thức thanh toán tín dụng chứng từ, nếu thanh toán bằng L/C mà không có L/C thì người xuất khẩu sẽ không giao hàng. L/C được mở nhằm thực hiện nghĩa vụ của Công ty đáp ứng yêu cầu tiến độ giao hàng đã quy định trong hợp đồng nhập khẩu đã ký. Phòng nghiệp vụ xuất nhập khẩu có trách nhiệm lập kế hoạch mở L/C căn cứ vào hợp đồng ngoại đã ký. Tại Công ty cổ phần hoá chất nhựa thì dựa trên cơ sở hạn mức vay tại hai ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam và Ngân hàng Công Thương Ba Đình để xem xét khả năng tài chính để bảo đảm chắc chắn khả năng thanh toán của Công ty vì trị giá hợp đồng của hợp đồng mặt hàng hạt nhựa thường rất lớn. Để tiến hành mở L/C Phòng nghiệp vụ XNK của Công ty đến ngân hàng Vietcombank trình một bộ hồ sơ xin vay . Bộ hồ sơ này bao gồm: + Giấy đề nghị vay vốn ngắn hạn kiêm phương án trả nợ + Yêu cầu mở thư tín dụng ( Application for documentary credit) làm theo mẫu đơn in sẵn của Ngân hàng Vietcombank xin mở L/C. Căn cứ vào hồ sơ vay, Phòng tín dụng ngắn hạn sẽ xem xét duyệt cho vay và gửi đơn xin mở L/C của Công ty tới Phòng Thanh toán nhập khẩu. Sau khi nhận được bản duyệt cho vay và yêu cầu mở thư tín dụng, Phòng thanh toán Nhập khẩu sẽ tiến hành mở L/C và thông báo cho phía đối tác nước ngoài về việc mở L/C, nội dung của L/C và chuyển L/C đến cho họ. Khi phía đối tác nước ngoài chấp nhận L/C thì tiến hành giao hàng và gửi bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C cho ngân hàng Vietcombank. Ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phù hợp với L/C thì tiến hành thanh toán cho đối tác nước ngoài. Về phía Công ty sẽ thanh toán tiền cho ngân hàng để nhận lại bộ chứng từ xuống cho Chi nhánh để kịp thời làm thủ tục nhận hàng. Điều cần lưu ý khi phòng nghiệp vụ có nhiệm vụ làm đơn xin mở L/C: - Nội dung xin mở phải đúng theo nội dung các điều khoản liên quan đến hợp đồng nhập khẩu đã ký. Trong khi làm đơn xin mở L/C nếu phát hiện trong hợp đồng nhập khẩu có điểm bất hợp lý hoặc bất lợi cho Công ty, đơn vị đặt hàng thì phòng nghiệp vụ phải thông báo ngay cho nhà cung cấp yêu cầu xác nhận, bổ sung hoặc sửa đổi cho phù hợp. Cần lưu ý nội dung L/C là cơ hội cuối cùng tốt nhất để bảo vệ quyền lợi của Công ty và đơn vị đặt hàng. Bên cạnh nội dung của L/C phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, rõ ràng nhưng ngắn gọn nhằm tiết kiệm chi phí mở L/C. - Thường xuyên liên hệ để yêu cầu đối tác gửi bộ chứng từ giao hàng. Phòng nghiệp vụ phải có nhiệm vụ kiểm tra xem đối tác nước ngoài đã thực hiện theo đúng các điều khoản đã ghi trong hợp đồng nhập khẩu không nếu có sai sót yêu cầu đối tác giải trình và sửa đổi. - Khi nhận được chứng từ thanh toán, phòng nghiệp vụ phải khẩn trương kiểm tra kỹ nếu thấy sai sót phải yêu cầu đối tác nước ngoài sửa đổi, bổ sung kịp thời. Nếu chứng từ giao hàng không phù hợp với quy định của L/C mà đến hạn ngân hàng xác nhận thanh toán các phòng nghiệp vụ phải báo cáo Giám đốc đề xuất chấp nhận hoặc từ chối thanh toán. 1.3.4. Bộ chứng từ thanh toán Phương thức thanh toán chứng từ là một phương thức thanh toán chặt chẽ và phức tạp. Sự chặt chẽ và phức tạp này thể hiện trong việc lập bộ chứng từ thanh toán. Trong thư tín dụng, bộ chứng từ được quy định rõ ràng và chi tiết, đây chính là căn cứ duy nhất để Ngân hàng thực hiện việc trả tiền cho người xuất khẩu. Do vậy người xuất khẩu( người hưởng lợi) cũng là người lập bộ chứng từ thanh toán luôn phải tuân thủ tuyệt đối các yêu cầu về chứng từ mới có thể tránh khỏi khả năng bị từ chối thanh toán. Thông thường chứng từ được lập ngay khi chuẩn bị xếp hàng lên tầu. Các chứng từ cơ bản mà một thư tín dụng thường yêu cầu gồm có: + Hoá đơn thương mại ( Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán. Nó là yêu cầu của người bản đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn này nói rõ đặc điểm của hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của lô hàng, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức chuyên chở hàng, phương thức thanh toán. + Vận tải đơn ( Bill of Lading or Airway Bill): là chứng từ chuyên chở hàng hoá bằng đường biển hoặc đường không do người chuyên chở cấp cho người gửi hàng khi hàng được xếp hay nhận được để xếp lên tàu ( hoặc máy bay). Vận đơn này vừa là bằng chứng của hợp đồng vận tải, vừa là biên lai giao nhận hàng hoá và đồng thời là chứng từ sở hữu hàng hoá. + Hối phiếu( Bill of exchange) : là một mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện của người bán ký phát đòi tiền người mua, yêu cầu người mua khi đến hạn quy định của lệnh phải trả một số tiền nhất định cho người bán hoặc theo lệnh của người bán trả tiền cho người khác tại một địa điểm nhất định. + Phiếu đóng gói ( Packing list) : là bản kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng. Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì để người mua dễ thấy. Ngoài ra còn một số chứng từ khác liên quan như: + Đơn bảo hiểm ( Insurance Policy): là chứng từ do tổ chức bảo hiểm cấp, bao gồm các điều khoảng chủ yếu của hợp đồng bảo hiểm và nhằm hợp thức hoá hợp đồng bảo hiểm. + Giấy chứng nhận chất lượng ( Certificate of Quality): là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều kiện của hợp đồng. Giấy chứng nhận chất lượng có thể được cấp do nơi sản xuất hàng hoá hoặc cơ quan kiểm nghiệm hàng xuất khẩu ( tuỳ hợp đồng quy định) + Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin): là chứng từ xác nhận xuất xứ của hàng hoá do Công ty giám định cấp. 1.3.5 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Công ty thường nhập khẩu hạt nhựa theo điều kiện CIF và CFR nên trong quá trình chuyên chở lô hàng về Cảng, nếu xảy ra tổn thất phía đối tác nước ngoài sẽ phải bồi thường như trừ tiền hàng, trả lại hoặc giao bù vào hợp đồng sau cho Công ty theo quy định ghi trong hợp đồng trong trường hợp: + Hàng giao không đúng về số lượng trọng lượng quy cách đã ghi trong hợp đồng thương mại quốc tế. + Giao hàng chậm so với thời hạn ghi trong hợp đồng. Do các nhà cung cấp cho Công ty thường là các nhà cung cấp lâu năm, có quan hệ mật thiết với Công ty nên việc xảy ra khiếu nại gần như là không có. 1.4. Những kết quả đạt được: Trong quá trình hoạt động và phát triển, bằng những kinh nghiệm và nỗ lực của chính mình Công ty cổ phần hoá chất nhựa đã đạt được những kết quả đáng kể góp phần tăng tổng doanh thu hàng năm, đóng góp một phần không nhỏ trong việc tạo nguồn việc làm cho người lao động tại địa phương. Doanh thu và khối lượng nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa cũng như các loại hoá chất phục vụ cho ngành nhựa không ngừng tăng lên qua các năm. + Các hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa được đảm bảo đúng phẩm chất, quy cách, chất lượng đáp ứng đúng yêu cầu kỹ thuật theo đơn đặt hàng tạo niềm tin đối với các đơn vị bạn hàng. + Bên cạnh đó Công ty đã tạo lập được nguồn hàng phong phú, thiết lập được mối quan hệ kinh doanh với các bạn hàng ở nhiều nước trên thế giới song song với việc củng cố mối quan hệ với các bạn hàng truyền thống như Nhật Bản, Hàn Quốc, Qatar,.... góp phần đáp ứng kịp thời nhu cầu về mặt hàng hạt nhựa các loại của các nhà máy, nhà xưởng sản xuất tại thị trường miền Bắc và một phần thị trường Miền Trung và Miền Nam. Là một công ty chuyên sản xuất và kinh doanh thuộc lĩnh vực ngành nhựa nên Công ty đã tích luỹ được nhiều kinh nghiệm, tạo dựng được niềm tin và uy tín trong việc cung cấp mặt hàng phục vụ cho chuyên ngành sản xuất nhựa. + Trong giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu Công ty thường giành được sự chủ động điều đó đã giúp Công ty ký kết được nhiều hợp đồng mang lại hiệu quả cao hơn so với mức dự kiến. 1.4.2. Kim ngạch nhập khẩu của Công ty 2005-2007 Đơn vị: USD Các chỉ tiêu 2005 2006 2007 Tổng kim ngạch NK 37.776.516,00 42.814.026,00 47.523.568,00 (Theo nguồn: Báo cáo quyết toán của Công ty năm 2005-2007) Kim ngạch nhập khẩu là chỉ tiêu biểu hiện kết quả kinh doanh của Công ty, kim ngạch nhập khẩu tăng biểu hiện khối lượng kinh doanh của công ty tăng lên. Năm 2005 kim ngạch nhập khẩu đạt 37.776.516 USD, Năm 2006 mặc dù có nhiều biến động do giá dầu thô trên thế giới liên tục giảm, ảnh hưởng trực tiếp đến giá nguyên liệu tuy nhiên doanh số nhập khẩu của công ty vẫn đạt 42.814.026 USD tăng 5.037.510 USD tăng hơn 13% so với năm 2005. Bước sang năm 2007 nhựa, đây là thời điểm giá dầu thô trên thế giới tăng mạnh. Các công ty nhập khẩu nguyên liệu Nhựa đều cẩn trọng hơn trong việc nhập khẩu mặt hàng này. Kim ngạch nhập khẩu của Công ty đạt 47.523.568 USD, bằng 111% so với năm 2006. 1.5 Những nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến hoạt động Nhập khẩu của công ty: + Biến động của giá dầu trên thị trường thế giới: Giá dầu tăng luôn là nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến giá cả thị trường. Mặt hàng Nhựa là loại mặt hàng mà đến nay Việt Nam gần như phảI nhập khẩu trên 90% từ các nước trên thế giới. Vì vậy việc chi phí vận chuyển tăng lên liên tục kéo theo là khó khăn trong việc nhập khẩu mặt hàng này. + Nguồn ngoại tệ: Do công ty chủ yếu nhập khẩu nguyên liệu, hạn chế xuất khẩu các sản phẩm ( do nguồn hàng chỉ ưu tiên cho thị trường nội địa) nên nguồn ngoại tệ tự có là hạn chế. Hơn nữa các hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu Nhựa đều có giá trị rất lớn (TB: USD250,000.00/ hợp đồng) nên doanh nghiệp phải vay tiền theo hình thức mở tín dụng thư tại các Ngân hàng. Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay nguồn ngoại tệ tại các Ngân hàng lớn cũng gặp nhiều khó khăn. Tỷ giá hối đoái tăng giảm thất thường khiến cho các doanh nghiệp nhập khẩu chịu nhiều ảnh hưởng tiêu cực. + Lãi vay tại ngân hàng liên tục tăng: Các Ngân hàng để huy động nguồn tiền gửi nên đã liên tục cạnh tranh, tăng lãi suất tiền gửi. Điều này kéo theo là lãi suất cho các doanh nghiệp vay để nhập khẩu cũng tăng theo. Kèm theo các khoản chi phí Ngân hàng khác, doanh nghiệp phảI chi trả một lượng tiền rất lớn cho mỗi một hợp đồng vay vốn nhập khẩu.Hiện tại lãi suất cho vay tại Ngân hàng Công thương Việt Nam áp dụng cho các doanh nghiệp nhập khẩu là: VNĐ = 21%/ năm USD = 11%/năm Với việc chi trả nhiều chi phí, giá nguyên liệu bán ra sẽ đắt đỏ, khó tiêu thụ. Thậm chí kéo theo là sự thua lỗ của các doanh nghiệp. 1.5.4 Thực trạng về hàng hoá trôi nổi kém chất lượng: Tại thị trường trong nước nhiều nguồn hàng hạt nhựa kém chất lượng, không rõ nguồn gốc được nhập khẩu từ Trung Quốc đang được tiêu thụ với giá cả rẻ hơn rất nhiều so với những mặt hàng chính thống. Điều này khiến cho thị trường bị rối loạn, tâm lý người mua bấp bênh. 2. Đánh giá chung về công tác nhập khẩu tại công ty Cổ phần Hoá chất Nhựa: 2.1 Những ưu điểm trong công tác Nhập khẩu: + Việc kinh doanh các nguyên liệu và hoá chất ngành Nhựa luôn được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước. Vì vậy, công ty luôn được tạo điều kiện tích cực trong kinh doanh XNK. + Công ty Cổ phần Hoá chất nhựa là một doanh nghiệp có ưu thế về vốn và có mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các Ngân hàng lớn nên có nhiều thuận lợi trong công tác nhập khẩu. + Với đội ngũ cán bộ XNK với nhiều năm kinh nghiệm luôn chủ động giảI quyết công việc một cách hiệu quả. + Hệ thống chi nhánh tới tận cảng Hải Phòng, giúp hạn chế việc đi lại của cán bộ cũng như giảm thiểu chi phí trung gian. 2.2 Những hạn chế và nguyên nhân trong công tác nhập khẩu Bên cạnh những thành tích đạt được trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình Công ty còn có một số tồn tại như: + Mọi công việc nghiên cứu thị trường và tìm kiếm đơn hàng của Công ty đều dựa vào sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty. Do vậy công ty chưa phát huy được sự năng động trong tìm kiếm bạn hàng. + Hoạt động nghiên cứu thị trường của Công ty còn mang tính thụ động và chưa được đầu tư đúng mức. Đánh giá đúng vai trò và tầm quan trọng của việc nghiên cứu thị trường sẽ có ảnh hưởng to lớn đến hiệu quả kinh doanh nói chung cũng như hoạt động nhập khẩu nói riêng. + Mặc dù là một doanh nghiệp có ưu thế về vốn và có mối quan hệ tốt đối với ngân hàng. Nhưng trong qúa trình kinh doanh nhập khẩu Công ty vẫn gặp phải khó khăn trong khâu thanh toán do trị giá hợp đồng nhập khẩu mà Công ty ký kết thường rất lớn đặc biệt là các hợp đồng nhập khẩu được thanh toán bằng phương thức T.T.R + Việc chuyển giao hồ sơ giấy tờ cho Chi nhánh tại Hải Phòng thực hiện khâu nhận hàng nhập khẩu tại Cảng diễn ra chậm và thiếu tính đồng nhất, gây bị động cho Chi nhánh. Dẫn tới trường hợp hàng đã về đến Cảng nhưng Chi nhánh chưa đủ giấy tờ hợp lệ để nhận hàng và làm các thủ tục khai báo Hải quan, giao hàng. + Những hợp đồng nhập khẩu Công ty thực hiện thường có giá trị lớn nên việc đa dạng hoá hình thức thanh toán là yêu cầu khách quan trong quá trình kinh doanh từ đó giúp Công ty giảm được áp lực về vốn kinh doanh, đặc biệt là nguồn vốn ngoại tệ. Trong giai đoạn nhu vầu về vốn lớn Công ty sử dụng biện pháp vay ngắn hạn để thanh toán, dẫn đến tình trạng cho phí trả lãi vay lớn. + Mặt khác trong khâu thanh toán một vấn đề rất quan trọng khác cũng cần phải quan tâm đó chính là biến động của tỷ giá. Các hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa của Công ty đều có trị giá rất lớn do đó sự biến động của tỷ giá có ảnh hưởng rất lớn và trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh xuất nhập khẩu nói chung và kết quả thực hiện hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa nói riêng. Nhiều sự thay đổi lớn về tỷ giá gây khó khăn lớn cho Công ty trong việc thực hiện hợp đồng và thanh toán tiền hàng. + Đối với các hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa, công ty chủ yếu ký kết theo giá CIF vì vậy có thể gặp những trục trặc nảy sinh ngoài ý muốn chủ quan của Công ty. Đó là việc đối tác nước ngoài giao hàng chậm hoặc hàng không đến đúng thời hạn do các yếu tố khách quan bên ngoài tác động, điều này làm giảm tốc độ và tiến trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty. + Như đã trình bày ở trên lãi suất cho vay tín dụng tại các ngân hàng liên tục tăng khiến doanh nghiệp dè dặt trong việc nhập khẩu. + Lượng ngoại tệ khan hiếm nghiêm trọng làm giảm tính thanh khoản cho các hợp đồng thương mại quốc tế. Nguồn ngoại tệ tại các Ngân hàng hạn chế đã gây ra không ít khó khăn cho Công ty trong công tác mua ngoại tệ trả nợ cho các hợp đồng nhập khẩu, đặc biệt là các hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa có giá trị lớn + Mặt hàng hạt nhựa mà Công ty kinh doanh thuộc chuyên ngành phục vụ cho sản xuất. Trên thị trường trong thời gian qua có nhiều biến động do giá dầu thô trên thế giới lên giảm thất thường gây khó khăn trong việc ký kết hợp đồng. Đối với mặt hàng hạt nhựa, do nhu cầu tiêu dùng của các nhà máy sản xuất tăng trong khi mức độ cung ứng của thị trường có xu hướng giảm gây không ít khó khăn cho Công ty. CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU MẶT HÀNG HẠT NHỰA CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HOÁ CHẤT NHỰA I ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU VÀ MỞ RỘNG THỊ TRƯỜNG: Nghiên cứu thị trường sẽ là tiền đề giúp Công ty có các thông tin cần thiết để lựa chọn đối tác cung cấp và xây dựng các phương án kinh doanh cũng như có các quyết định chính xác ở các giai đoạn tiếp theo. 1. Vấn đề quan trọng nhất trong việc nghiên cứu thị trường là xác định nhu cầu về hạt nhựa của thị trường tức là xác định được khối lượng hạt nhựa từ các đơn đặt hàng. Xác định đúng nhu cầu của thị trường có tính chất quyết định đến kết quả của quá trình nhập khẩu. 2. Ngoài hệ thống thông tin do các cán bộ tự thu thập qua các phương tiện thông tin thì Công ty có thể cử cán bộ đi đến các nhà máy để nắm bắt tình hình sản xuất và nhu cầu tiêu dùng nguyên liệu nhựa. 3. Thông qua mối quan hệ bạn hàng lâu năm với các Công ty, nhà máy sản xuất để tìm hiểu được nhu cầu nhập khẩu mặt hàng hạt nhựa của các Công ty đó trong thời gian tới từ đó kịp thời đáp ứng nhu cầu của họ. 4. Ngoài ra trong khi nghiên cứu thị trường Công ty cũng phải nắm bắt các thông tin có liên quan đến giá cả, xu hướng biến động của thị trường đối với mặt hàng hạt nhựa, đặc biệt là đánh giá khả năng cung cấp của các đối tác nước ngoài với mục đích là lựa chọn nguồn cung ứng nguyên liệu nhựa tốt nhất đem lại hiệu quả tối đa cho Công ty và các đơn vị đặt hàng. 5. Bên cạnh đó Công ty cần tăng cường các khoá huấn luyện ngắn hạn về chuyên môn nghiệp vụ nhằm tạo nên một đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, am hiểu thị trường nước ngoài và nắm vững nghiệp vụ ngoại thương. Có như vậy hoạt động nghiên cứu và triển khai kế hoạch của Công ty sẽ nhanh hơn, hoạt động ngày càng hiệu quả hơn. II. ĐÁNH GIÁ VÀ LỰA CHỌN NGUỒN CUNG CẤP Việc đánh giá và lựa chọn nguồn cung cấp tin cậy có đủ uy tín, đủ năng lực sẽ quyết định nhiều đến hiệu quả của quá trình nhập khẩu. Do vậy việc xây dựng được bạn hàng lâu năm mang tính chất chiến lược rất quan trọng. 1. Tuy nhiên trong hoạt động kinh doanh, một vấn đề có tính nguyên tắc và cần thiết là phải thường xuyên đánh giá nguồn cung cấp kể cả nguồn cung cấp thường xuyên truyền thống. Đối với mặt hàng hạt nhựa nguồn cung cấp truyền thống của Công ty là các Công ty của Nhật Bản, Hàn Quốc, ấn Độ, ... đây là các công ty có uy tín lâu năm trong việc cung cấp mặt hàng hạt nhựa + Công ty cũng cần phải thường xuyên đánh giá, kiểm tra để việc thực hiện các hợp đồng đạt được hiệu quả cao hơn. 2. Bên cạnh đó cần phải đánh giá, lựa chọn các nguồn cung cấp mới như các Công ty của Singapore, Đài Loan, Hồng Kông,... nhằm tạo ra một hệ thống các nhà cung cấp tiềm năng, tạo điều kiện cho Công ty có được nhiều sự lựa chọn hơn và ít bị phụ thuộc vào một số nhà cung cấp và giúp Công ty tránh được sự rủi ro trong kinh doanh khi có sự biến động đối với mặt hàng nguyên liệu nhựa. Để tiến hành đánh giá nguồn cung cấp một cách chính xác cần kết hợp giữa việc thu thập thông tin từ các tài liệu các thông tin do các cán bộ được cử đi điều tra thực tế ở các nguồn cung cấp đó. Việc phân tích đánh giá của Công ty cần dựa trên các tiêu chuẩn về khả năng kỹ thuật, tài chính và mức độ tín nhiệm của các nhà cung cấp này trên thị trường. Riêng đối với mặt hàng hạt nhựa đòi hỏi phải xác định chính xác những yếu tố như chất lượng, quy cách, chủng loại, các thông số kỹ thuật do đó Công ty cần phải thường xuyên đánh giá, xem xét lại các nguồn cung cấp để có những điều chỉnh kịp thời và phù hợp. III. ĐA DẠNG HOÁ HÌNH THỨC THANH TOÁN 1. Để có thế quay vòng vốn một cách nhanh chóng và hiệu quả thì trong khi đàm phán, ký kết hợp đồng Công ty nên cố gắng thuyết phục phía đối tác nước ngoài cho phép thanh toán theo phương thức L/C trả chậm, có thể là trả chậm sau bao nhiêu ngày nhận được chứng từ. Việc thanh toán bằng hình thức trên sẽ có lợi cho Công ty trong việc sử dụng tiền vốn cũng như đơn giản hoá các thủ tục thanh toán. 2. Để có được sự ưu đãi trong thanh toán thì phải phụ thuộc nhiều vào mối quan hệ đối tác nước ngoài với Công ty. Tuy nhiên khi thực hiện công tác thanh toán thì Công ty cần kiểm tra kỹ chứng từ hàng hoá trước khi chấp nhận thanh toán cho đối tác nước ngoài, đặc biệt đối với mặt hàng hạt nhựa thường có trị giá hợp đồng lớn và đòi hỏi về chất lượng, kỹ thuật cao. 3. Công ty cổ phần hoá chất nhựa là một công ty chuyên kinh doanh ngành nhựa với quy mô lớn nhờ vậy mà Công ty thiết lập được nhiều mối quan hệ với các Ngân hàng. Vì vậy vấn đề cần được quan tâm là thanh toán bằng phương thức nào cho từng hợp đồng, từng đối tượng khách hàng cụ thể để có thể huy động vốn kịp thời. 4. Do vậy Công ty cần phải bám sát diễn biến giá cả của thị trường hạt nhựa, nắm bắt được sự vận động của giá cả cũng như tiếp cận với nhiều nguồn và mức giá khác nhau từ đó đưa ra các dự báo biến động của tỷ giá. Qua đó Công ty so sánh tỷ suất ngoại tệ với trị giá hợp đồng để quyết định xem có nên thực hiện hợp đồng hay không. IV. HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬN HÀNG. 1. Đối với các hợp đồng nhập khẩu hạt nhựa thì việc giao hàng đúng thời gian là rất quan trọng. Do vậy, trong quá trình đám phán và ký kết hợp đồng Công ty nên chú ý đưa ra điều khoản thoả thuận ràng buộc đối tác nước ngoài cung cấp giao hàng đúng thời hạn như kèm theo các điều kiện phụ phạt hợp đồng nếu hàng không được giao đúng hạn hoặc các hình thức bù trừ khác hoặc thông báo với Ngân hàng trì hoãn việc thanh toán. Cũng nên thảo luận, nghiên cứu về việc thay bằng mua giá CIF chuyển thành mua theo giá FOB như vậy có thể chủ động việc tàu bè cũng như thời gian hàng về. 2. Trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng Công ty phải chú ý đến điều khoản về phương thức thanh toán, đặc là phương thức thanh toán bằng L/C phải chú ý đến thời hạn hiệu lực của L/C để tránh trường hợp thanh toán tiền hàng rồi mà vẫn chưa nhận được hàng hoặc nhận hàng không đúng theo thoả thuận quy định trong hợp đồng. 3. Để tránh tình trạng trên, 3 ngày trước khi tầu về đến Cảng Công ty phải có trách nhiệm hoàn tất và cung cấp chứng từ giao nhận hàng cho Chi nhánh để làm thủ tục nhận hàng, nhằm giảm thiểu các chi phí phát sinh do không đủ cơ sở pháp lý để nhận hàng. 4. Bên cạnh đó Công ty cũng cần phải chuẩn bị tốt kế hoạch kiểm tra hàng hoá, tránh tình trạng hàng nhập khẩu bị hư hỏng, tổn thất trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển bằng cách cử cán bộ có chuyên môn xuống tận Cảng để giám sát quá trình nhận hàng hoá cùng với Chi nhánh. Nếu phát hiện có tổn thất thì phải yêu cầu cơ quan bảo hiểm làm giám định và thông báo kịp thời về Công ty để có phương hướng xử lý kịp thời, nhằm hạn chế tới mức thấp nhất những tranh chấp có thể xảy ra. 5. Trong trường hợp biết chắc chắn là chứng từ về chậm, Công ty có thể đề nghị với Ngân hàng cho làm bảo lãnh nhận hàng để có thể giải phóng hàng sớm, tránh mất thêm chi phí lưu kho lưu bãi đồng thời có thể cung cấp hàng cho các bạn hàng kịp thời, giữ được uy tín của Công ty. V. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN: Trang bị đồng bộ các thiết bị công nghệ tiên tiến cần thiết. Thường xuyên cải tiến năng cấp các chương trình tin học, phần mềm kế toán. VI. ĐÀO TẠO NGUỒN NHÂN LỰC: 1. Ưu tiên việc tuyển dụng các cán bộ có trình độ, có kinh nghiệp chuyên môn cao. 2. Phân công lao động hợp lý đúng với năng lực sở trường của mỗi cá nhân 3. Cử các cán bộ, kỹ sư, tham gia các lớp đào tạo tập huấn về chuyên môn nhằm nâng cao kỹ năng nghiệp vụ. 4. Thực hiện đầy đủ chế độ, chính sách đãi ngộ, thưởng phạt hợp lý, khuyến khích, động viên hỗ trợ tập thể và cá nhân tích cực. KẾT LUẬN Trong điều kiện nước ta vừa mới gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới( WTO), các ngành nghề và các tầng lớp đều được hưởng những thuận lợi về nhiều mặt đặc biệt là các doanh nghiệp. Nhưng bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng phải đón nhận những thách thức mới. Đó là sự cạnh tranh nhiều hơn từ nhiều đối thủ khác nhau bởi vì sau khi gia nhập WTO thì việc nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài trở nên dễ dàng hơn. Trong khi mặt hàng hạt nhựa là mặt hàng ít bị chịu thuế, thậm chí nhiều loại nguyên liệu nhựa thuế suất là 0%. Trong thời gian thực tập và viết chuyên đề thực tập tại Công ty Cổ phần hoá chất Nhựa em nhận thấy công ty đã nhận được sự quan tâm đặc biệt và sự giúp đỡ của Các phòng nghiệp vụ, sự hỗ trợ hợp tác của các bạn hàng, các đối tác trong và ngoài nước đã giúp Công ty luôn hoàn thành xuất sắc kế hoạch đề ra. Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong một ngành kinh doanh được đánh giá là mũi nhọn như thương mại nguyên liệu và hoá chất ngành Nhựa Công ty không thể không mắc phải những hạn chế khó khăn nhất định. Nhằm thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và nhà nước về đổi mới kinh tế cũng như định hướng và mục tiêu phát triển của Ngành Nhựa Việt Nam, với giải pháp đưa ra trong chuyên đề em hy vọng sẽ có thể ứng dụng tốt với tình hình thực tế của công ty nhằm đạt được những kết quả kinh doanh tốt hơn nữa./. Danh mục các tài liệu tham khảo: 1. Giáo trình Pháp luật trong hoạt động kinh tế đối ngoại- Tác giả PTS. Nguyễn Thị Mơ , PTS. Hoàng Ngọc Thiết - Nhà xuất bản giáo dục - 1994 2. Giáo trình Kinh tế quốc tế – Tác giả Hoàng Kình – Nhà xuất bản giáo dục – 1998 3. Kỹ thuất nghiệp vụ ngoại thương – Tác giả Vũ Hữu tửu – Nhà xuất bản giáo dục – 2002 4. Nghiệp vụ ngoại thương hiện đại – Tác giả Yamaguchi – Nhà xuất bản thông tin - 1992 5. Giáo trình Thanh toán quốc tế trong ngoại thương – Tác giả PGS. Đinh Xuân Trình - Nhà xuất bản giáo dục - 1998 6. Giáo trình trên lớp. 7. Báo cáo tài chính của công ty cổ phần Hoá chất Nhựa các năm 2005, 2006, 2007.