Hoàn thiện cụng tỏc lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng

v..v. Công ty Thương mại và sản xuất Đức Đài 3 Vải công nghiệp: Vải mành, vải phin, vải gạc v..v.. Công ty dệt vải công nghiệp Hà Nội 4 Tanh các loại Nhập khẩu ... Bảng 2: Một số nhà cung ứng vật tư cho Công ty Cao su Sao vàng (Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư) Đây là 3 nhà cung cấp vật tư chính cho Công ty, chuyên cung cấp cho công ty những vật tư quan trọng, chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số các loại vật tư của Công ty. Ngoài ra, Công ty còn có một số nhà cung cấp nhỏ, hoặc một số loại vật tư nhỏ, giá rẻ, Công ty mua ngoài thị trường. Những nhà cung ứng vật tư trên đều là những công ty có uy tín trên thị trường và có quan hệ cộng tác với Công ty cao su Sao vàng lâu năm. Vật tư mà họ cung cấp cho Công ty cao su Sao vàng có chất lượng cao, có giá cả hợp lý, giao hàng đúng tiến độ... Công ty Cao su Sao vàng đã có thâm niên cộng tác với những công ty này hàng chục năm nay. Với sự tín nhiệm các nhà cung ứng trên, Công ty thường xuyên kí các hợp đồng cung cấp vật tư với họ. Để đảm bảo uy tín của mình, các nhà cung ứng luôn cố gắng cung cấp cho Công ty cao su Sao vàng những vật tư có chất lượng tốt nhất và với giá cả hợp lý nhất. b) Cung ứng vật tư cho các xưởng sản xuất: Công việc cung ứng vật tư cho các xưởng sản xuất có ý nghĩa quan trọng đối với công việc sản xuất của Công ty cao su Sao vàng vì nó trực tiếp phục vụ cho sản xuất của Công ty. Việc này ảnh hưởng tới công tác hoàn thành kế hoạch vật tư, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty và góp phần nâng cao hiêu quả của quá trình sản xuất. Phòng kế hoạch vật tư Công ty cao su sao vàng luôn cố gắng phối hợp với các kho, các xưởng sản xuất để cung ứng vật tư thật nhanh chóng, chính xác và kịp thời. Để khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm vật tư, đồng thời để tiện cho việc quản lý và kiểm tra đánh giá việc sử dụng vật tư, phòng Kế hoạch vật tư tổ chức cấp phát vật tư cho các xưởng sản xuất theo định mức. Phương pháp này có một số đặc điểm sau: Số lượng vật tư cấp phát cho các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất được tính theo định mức tiêu hao vật tư và kế hoạch sản xuất đã xác định của xí nghiệp hay của xưởng đó. Số lượng vật tư được cấp phát cho các nơi để các bộ phận sản xuất sử dụng trong thời gian tương đối lâu. Sau mỗi kì cấp phát, các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất phải báo cáo tình hình sử dụng vật tư vật tư về phòng Kế hoạch vật tư. Nếu kế hoạch sản xuất được hoàn thành mà vẫn còn thừa vật tư thì xưởng đó đã thực hiện tốt việc tiết kiệm vật tư cho công ty. Số vật tư còn thừa sẽ phải trả lại về các kho để bảo quản, tránh để tồn trong xưởng sản xuất làm tồn diện tích và làm hư hại vật tư. Công ty có chế độ khen thưởng đối với những xí nghiệp, những xưởng sản xuất có cố gắng trong công tác tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất. Ngược lại, nếu xưởng sản xuất nào mà thiếu vật tư để sản xuất thì phải báo cáo rõ lý do cho phòng Kế hoạch vật tư và phải đợi sự đồng ý của cấp trên mới được nhận tiếp vật tư để sản xuất. Nếu không nêu được rõ lý do thì có thể sẽ bị cảnh cáo hay xử phạt theo quy định của Công ty. Công ty cao su Sao vàng có các biện pháp quản lý vật tư rất chặt chẽ, có các chế độ khen thưởng, xử phạt hợp lý nên các xí nghiệp sản xuất và các xưởng rất chủ động và tự giác trong việc sử dụng tiết kiệm và bảo quản tốt vật tư. Vật tư của Công ty cấp cho các xưởng ít bị hao hụt. Tuy nhiên, việc cấp phát vật tư theo định mức làm Công ty phải tăng chi phí cho các xí nghiệp, các xưởng để xây dựng kho lưu chứa vật tư. Khi vật tư đã được cấp cho các xí nghiệp và các xưởng sản xuất, nơi đó phải có trách nhiệm bảo quản vật tư của mình. Do vậy, mỗi xưởng phải xây dựng thêm một kho nhỏ để bảo quản vật tư của cả kì sản xuất. Việc này làm tăng chi phí xây dựng cho Công ty, đồng thời tăng chi phí đào tạo các cán bộ quản lý ở các phân xưởng để họ có kiến thức về quản lý vật tư tại xưởng sản xuất đó. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG. 1. Đánh giá kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng. 1.1 Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư: Kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng bao gồm 2 bộ phận là kế hoạch mua sắm vật tư và kế hoạch dự trữ vật tư. Kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo cho việc thực hiện các kế hoạch sản xuất của Công ty. Kế hoạch dự trữ vật tư là để đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành liên tục. Trước khi lập được kế hoạch mua sắm vật tư và kế hoạch dự trữ vật tư, Công ty phải xác định được nhu cầu vật tư cần cho sản xuất của Công ty trong năm kế hoạch. 1.1.1. Xác định lượng vật tư cần dùng cho sản xuất: Là lượng vật tư cần dùng cho các xưởng sản xuất để thực hiện kế hoạch sản xuất của năm đó. Để xác định được lượng vật tư được chính xác, Công ty phải căn cứ vào các yếu tố sau: Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm: Định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm của Công ty cao su Sao vàng được xác định theo phương pháp tính toán phân tích kết hợp với phương pháp thử nghiệm. Do đó, định mức tiêu hao vật tư tương đối chính xác. Việc xác định định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm của Công ty được phòng kế hoạch vật tư kết hợp với phòng kĩ thuật cao su xác định cho một thời gian tương đối dài, thường là một vài năm. Định mức này chỉ thay đổi khi Công ty thay đổi các điều kiện sản xuất như thay đổi công nghệ sản xuất, thay đổi máy móc thiết bị hiện đại hơn..., hay thay đổi chất lượng sản phẩm. Ngày nay, khi công nghệ được cải tiến liên tục, đồng thời người tiêu dùng luôn đòi hỏi cao hơn nữa về chất lượng sản phẩm nên Công ty luôn chú ý đến vấn đề này. Công ty luôn cố gắng nâng cao chất lượng sản phẩm bằng cách nhập những máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại, nghiên cứu sử dụng những nguyên vật liệu thay thế để nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm. Điều này làm thay đổi định mức tiêu hao vật tư đối với từng đơn vị sản phẩm. Tuy nhiên, việc thay đổi định mức vật tư là một việc làm đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, tiền của và công sức. Để đầu tư máy móc thiết bị tiên tiến, hiện đại, Công ty phải bỏ ra chi phí rất lớn. Để nâng cao chất lượng sản phẩm, Công ty cũng phải đầu tư cho việc nghiên cứu, mất rất nhiều thời gian. Do vậy định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm được Công ty sử dụng trong một thời gian khá dài. Thực chất của việc xác định định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm trước khi lập kế hoạch năm cho vật tư là việc rà soát lại định mức tiêu hao vật tư. Việc rà soát này nhằm bổ xung các thay đổi trong định mức tiêu hao đối với từng đơn vị sản phẩm. Định mức tiêu hao vật tư cho một chiếc lốp xe đạp 37-584(650) đỏ+đỏ SV136 được thể hiện trong bảng sau: (Trang bên) Tên nguyên liệu Định mức tiêu thụ (kg) Nguyên liệu chính Axit Stearic 0,005065 Cao su SBR - 1712 0,040995 Cao su NRE/SVR 20 0,231603 Cao su NRD SVR 10 0,008021 CaCO3 0,336243 Dầu CPC 0,018276 Lưu huỳnh 0,006782 Màu vàng G313 0,001449 Màu đỏ Seika 8040 0,000264 Santogard PVI/CTP 0,000145 Hoá dẻo A86/PEP 96 0,000574 Nhựa Cumaron 0,001449 Kẽm hoạt tính 0,011032 Oxit Sắt 0,005376 Phòng lão SP 0,002595 Paraphin 0,003520 Xúc tiến M 0,000587 Xúc tiến DM 0,002294 Xúc tiến D 0,000176 Vải mành nilon 6-840D/1 Mức độ 20 0,031729 Vải phin 0,099417 Dây thép tanh f 1,83mm 2,018000 Nguyên liệu phụ CaCO3 0,002000 Dâu nylon bó lốp 0,000130 Màng bọc PE 2M 130 vàng 0,005500 Mác kiện lốp xe đạp 0,100000 Silicon BR 790 RTU 0,000670 Bảng 3: Định mức tiêu hao vật tư cho một chiếc lốp xe đạp 37-584(650) đỏ+đỏ SV136 (Nguồn: Số liệu phòng kế hoạch vật tư) Bảng 3 là một ví dụ về định mức tiêu hao vật tư cho 1 chiếc lốp xe đạp mang kí hiệu 37-584(650) đỏ+đỏ SV 136. Lốp xe đạp là một sản phẩm chủ đạo của Công ty cao su Sao vàng trong những năm vừa qua. Chưa tính đến các loại săm xe đạp, săm lốp xe máy, ô tô, chỉ tính riêng lốp xe đạp cũng có tới hơn chục loại lốp có kích cỡ, màu sắc khác nhau. Tuy chỉ khác nhau về một chi tiết nhỏ nào đó giữa các loại sản phẩm nhưng định mức tiêu hao vật tư của các loại sản phẩm này lại hoàn toàn khác nhau. Do đó, khi lập kế hoạch năm cho vật tư, Công ty phải xác định chính xác định mức tiêu hao vật tư cho từng chủng loại sản phẩm. Mỗi chủng loại sản phẩm lại có một bảng định mức tiêu hao vật tư tương tự như đối với sản phẩm lốp xe đạp 37-584(650) đỏ+đỏ SV 136. Định mức tiêu hao vật tư quyết định đến chất lượng của từng chiếc săm, lốp mà công ty sản xuất ra. Đây là những căn cứ quan trọng nhất đối với công tác lập kế hoạch vật tư cho Công ty cao su Sao vàng. Bảng định mức tiêu hao vật tư là căn cứ đầu tiên để Công ty lập nên kế hoạch vật tư cho doanh nghiệp trong năm kế hoạch. Căn cứ thứ 2 cũng không kém phần quan trọng là bảng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm kế hoạch đó. Kế hoạch sản xuất kinh doanh ty của Công đã bao gồm lượng phế phẩm cho phép trong quá trình sản xuất. Do đó, khi tính tổng nhu cầu vật tư cho năm kế hoạch, ta không phải tính đến vật tư không sử dụng được trong các phế phẩm hoặc vật tư thu hồi để tái sử dụng. Do đó, công việc tính toán trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Lấy ví dụ về cách tính nhu cầu vật tư cho vải mành 6-840D/1 Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của Công ty, vào định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm, ta có bảng số liệu sau: STT Tên sản phẩm Kế hoạch sản xuất ( chiếc) (1) Vải mành 840 D/1 Định mức tiêu hao(kg) (2) Nhu cầu (kg) (3)=(1)x(2) 1 37584(650) đỏ đỏ 1.800.000 0,031729 57.112,2 2 37584(650) đen vàng 100.000 0,031729 3.172,9 3 37584(650) đen trắng 1.000 0,031729 31,729 4 37584(650) đen 400.000 0,031729 12.691,6 5 37590(660) đen 1.000.000 0,028783 28.783 6 37590(660) Đen vàng + đen trắng 90.000 0,028783 2.590,47 7 37630 đen 20.000 0,030430 608,6 8 32622 đen 35.000 0,029693 1.039,255 9 32622(680) đen vàng 70.000 0,029693 2.078,51 10 40406 đỏ 15.000 0,025175 377,625 11 40406 đen trắng 5.000 0,025175 125,875 12 40406 đen 2.000 0,025175 50,35 13 37540(540) đen 400.000 0,025700 10.280 14 37540 đen trắng 1.800.000 0,025700 46.260 Bảng 4: Kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vải mành của các sản phẩm có sử dụng vải mành năm 2006 (Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư) Nhu cầu vật tư dùng cho các xưởng sản xuất năm 2006 được tính theo công thức sau: Trong đó: Vi là tổng nhu cầu vật tư i Dij là định mức tiêu hao vật tư i cho một đơn vị sản phẩm j Qj là số lượng sản phẩm j theo kế hoạch sản xuất n là số chủng loại sản phẩm có dùng vật tư i Từ công thức trên, ta có thể tính ra được tổng nhu cầu vải mành năm 2006 : Vvải mành 840D/1 = Vvải mành 840D/1 = 165.202,114 (kg) Lượng vật tư cần dùng cho sản xuất trong kì kế hoạch được tính tương đối chính xác. Tuy nhiên có một hạn chế là hệ thống định mức mà Công ty sử dụng để tính toán là định mức dự toán. Trên thực tế, định mức dự toán khác với định mức sử dụng vì trong quá trình sử dụng vật tư, có rất nhiều vật tư bị hao hụt. Hơn nữa, định mức này được tính toán trong điều kiện đạt tiêu chuẩn, mà trên thực tế, hoạt động sản xuất đôi khi không đạt được tiêu chuẩn mà doanh nghiệp đề ra. Do đó, định mức sử dụng sẽ lớn hơn định mức dự toán một chút. Tuy nhiên, số lượng này không đáng kể nên doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng định mức tiêu hao vật tư theo dự toán để làm tiêu chuẩn tính toán. 1.1.2. Lập kế hoạch dự trữ vật tư: Theo tình hình thị trường và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của năm 2006, tình hình thị trường nguyên vật liệu nước ta có xu hướng ngày càng tăng giá. Đặc biệt, trong năm 2006 nước ta sẽ gia nhập WTO, do vậy, việc trợ giá cho xăng dầu không còn nữa. Nước ta sẽ áp dụng giá dầu quốc tế cho thị trường trong nước. Do đó, trong năm 2007, dự kiến giá dầu sẽ tăng cao, kéo theo đó là giá các nguyên vật liệu đầu vào sẽ tăng cao. Thị trường vật tư của Công ty cao su Sao vàng có thể sẽ trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, lượng dự trữ vật tư của Công ty không bị ảnh hưởng lớn. Vì ngay từ đầu năm, Công ty đã kí hợp đồng với các nhà cung ứng vật tư. Cho dù trong năm thị trường vật tư có trở nên khan hiếm thì các nhà cung ứng vẫn phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ vật tư cho Công ty. Lượng dự trữ cuối kì của các loại vật tư được xác định dựa trên tình hình dự trữ và dựa trên kinh nghiệm của các nhà lập kế hoạch. Thông thường, Công ty lập kế hoạch dự trữ vật tư vào cuối năm là 10% nhu cầu vật tư cho sản xuất của năm đó. 1.1.3. Lập kế hoạch mua sắm vật tư. Nhu cầu mua sắm vật tư trong kì kế hoạch = Nhu cầu vật tư cho sản xuất - Tồn đầu kì + Dự kiến tồn cuối kì Kế hoạch mua sắm vật tư xác định lượng vật tư cần cung ứng thêm vào các kho trong năm kế hoạch, chưa kể lượng dự trữ vật tư của kì trước. Trong công thức trên, tồn đầu kì chính là lượng vật tư còn lại của doanh nghiệp vào cuối năm trước. Trở lại ví dụ trên với vật tư là vải mành. Tồn đầu kì của năm 2006 chính là lượng vải mành tồn được thống kê vào cuối năm 2005. Lượng vải mành tồn đầu năm 2006 là 18 tấn, và theo kế hoạch Công ty dự trữ vải mành là 16,5 tấn. Theo công thức trên, ta có thể tính được kế hoạch mua sắm vải mành trong năm 2006: KH mua sắm vải mành = 165,202 - 18 +16,5 = 163,702 tấn. Tóm lại: Nội dung của kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng là một phần quan trọng trong quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty. Kế hoạch năm vật tư là một mảng quan trọng trong hệ thống kế hoạch tác nghiệp của Công ty. 1.2 Đánh giá kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng. Công ty cao su Sao vàng đã có trên 45 năm hoạt động và phát triển. Đội ngũ cán bộ của Công ty đều là những người giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc. Do đó, các hoạt động của Công ty không ngừng được hoàn thiện. Hệ thống kế hoạch của Công ty cũng như kế hoạch vật tư của Công ty tương đối chính xác. Nhờ đó mà hoạt động sản xuất của Công ty luôn dẫn đầu trong ngành công nghiệp cao su Việt Nam. Kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng trong những năm vừa qua đã tương đối hoàn thiện, đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất trong các năm kế hoạch. Đồng thời, lượng dự trữ vật tư luôn đủ để hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành thường xuyên, liên tục, không bị gián đoạn... 2. Đánh giá công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng. Để xem xét đánh giá công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng, ta xem xét trên các mặt chủ yếu sau: - Về tổ chức bộ máy phục vụ công tác lập kế hoạch - Về quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại công ty cao su Sao vàng - Về tổ chức các nguồn lực để đạt được mục tiêu của Kế hoạch - Việc sử dụng các công cụ, các mô hình lý thuyết để lập kế hoạch. 2.1. Về tổ chức bộ máy lập kế hoạch. Công tác lập kế hoạch năm cho vật tư của Công ty Cao su Sao vàng giao cho phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Phòng kế hoạch vật tư được tổ chức làm 3 bộ phận phục vụ cho công tác quản lý vật tư đó là bộ phận lập kế hoạch vật tư, bộ phận cung ứng vật tư và bộ phận thống kê. Đối với công tác lập kế hoạch vật tư, bộ phận lập kế hoạch đóng vai trò chủ đạo. Các bộ phận khác hỗ trợ và giúp cho những người lập kế hoạch vật tư được nhanh chóng, chính xác hơn. - Bộ phận lập kế hoạch vật tư: Lập nên các kế hoạch năm cho vật tư, lập kế hoạch vật tư cho từng quý hay tháng thật cụ thể. Hiện nay, bộ phận lập kế hoạch vật tư cho Công ty gồm 2 người. - Bộ phận cung ứng vật tư: chịu trách nhiệm mua sắm vật tư cho Công ty. Những vật tư chính của công ty và những vật tư số lượng lớn, Công ty đã tiến hành lựa chọn nhà cung cấp vật tư. Bộ phận mua sắm vật tư chủ yếu chịu trách nhiệm mua sắm các vật tư nhỏ, số lượng ít. Bộ phận này gồm 2 người. - Bộ phận thống kê: Tập hợp các sổ sách, chứng từ về vật tư. Hoạt động của các bộ phận phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động và bổ xung cho nhau. Các hoạt động này thuộc sự quản lý chung của ban lãnh đạo công ty bao gồm Giám đốc Công ty và các Phó Giám đốc công ty. Giám đốc công ty Các Phó giám đốc Phòng kế hoạch vật tư Bộ phận lập kế hoạch Bộ phận cung ứng vật tư Bộ phận thống kê Sơ đồ 6: Tổ chức bộ máy lập kế hoạch vật tư Rõ ràng, dù trong thời đại nào, dù khoa học kĩ thuật có hiện đại đến đâu thì con người vẫn đóng một vai trò quan trọng trong tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Trong công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng cũng vậy. Việc tổ chức bộ máy là một công việc quan trọng. Có tổ chức bộ máy được tốt, hợp lý thì công tác lập kế hoạch năm cho vật tư mới được nhanh chóng và chính xác. Phòng kế hoạch vật tư đã đảm nhiệm làm công tác lập kế hoạch vật tư cho công ty từ nhiều năm nay. Cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư là những người có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm làm công tác lập kế hoạch tương đối nhiều năm và luôn cố gắng nỗ lực hết mình vì sự phát triển của Công ty. Với bề dày kinh nghiệm của các cán bộ lập kế hoạch, kế hoạch vật tư của Công ty thường rất sát với thực tế, ít khi xảy ra sai sót dẫn đến thừa hay thiếu vật tư quá nhiều, làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty hay làm tăng chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho, dự trữ của Công ty cao su Sao vàng. Tuy nhiên, việc lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng hiện nay chỉ do rất ít người đảm nhiệm. Điều này dẫn đến việc trách nhiệm dồn lên một số ít người. Hiện nay, Trưởng phòng kế hoạch vật tư Công ty cao su Sao vàng là người bao quát toàn bộ hoạt động quản lý vật tư, hoạt động của phòng kế hoạch vật tư. Bên cạnh đó, Trưởng phòng kế hoạch vật tư còn là người chịu trách nhiệm lập các kế hoạch sản xuất, kế hoạch giá thành, kế hoạch vật tư…. Tuy rằng việc giao công việc cho một số người có kinh nghiệm đảm nhiệm thì việc lập kế hoạch sẽ được chính xác hơn, ít có sai sót xảy ra hơn. Tuy nhiên, điều này dẫn đến sự quá tải công việc đối với những người đó. 2. 2. Về quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng. Công tác lập kế hoạch năm cho Công ty cao su Sao vàng được tiến hành theo các bước sau: 2.2.1. Nghiên cứu và dự báo Nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài Công ty: Về thị trường vật tư: Nhìn chung, trong 3 năm trở lại đây, thị trường vật tư của Công ty cao su Sao vàng nói riêng và thị trường vật tư trong cả nước nói chung có nhiều biến động Trước hết, giá nhiên liệu trên toàn thế giới tăng mạnh. Hiện nay, công ty sử dụng chủ yếu các máy móc thiết bị sử dụng dầu và xăng làm nhiên liệu chính. việc giá xăng, dầu trên thế giới và ở Việt nam tăng mạnh trong những năm gần đây đã làm tăng chi phí đáng kể cho công ty cao su sao vàng. Công ty luôn phải hoạt động trong sự phập phồng lo sợ vì không biết lúc nào thì Chính Phủ sẽ áp dụng giá xăng dầu trên thị trường Thế giới cho thị trường trong nước. Do đó, việc nghiên cứu và dự báo giá xăng dầu trên Thế giới cũng như ở Việt nam là điều kiện cần thiết để Công ty có thể có sự chuẩn bị trước. Công ty đã đưa ra phương án phòng ngừa là nếu giá xăng dầu tiếp tục tăng, Công ty sẽ sử dụng than để thay thế dầu nhằm giảm chi phí sản xuất. Tuy nhiên, việc sử dụng than thay thế không thể thuận tiện bằng dầu và có thể gây nên ô nhiễm môi trường. Bên cạnh đó, giá cao su trong những năm gần đây cũng tăng lên nhanh chóng. Đây là một trong những nguyên vật liệu chính và rất quan trọng đối với Công ty. Nếu thiếu cao su, hoạt động sản xuất của Công ty coi như chấm dứt. Việc giá cao su tăng cao làm công ty gặp rất nhiều khó khăn. Theo thống kê của Bộ Công nghiệp Việt nam, chỉ tính từ năm 2003 đến nay, giá cao su trong nước đã tăng từ 15.000đ/kg lên đến 23.000đ/kg, tức là tăng 153%. Giá các loại vật tư khác cũng tăng nhưng ở mức nhẹ hơn (18,58%)(9) Trang Web báo Sài gòn giải phóng: sggp.org.vn . Theo sự nghiên cứu và đánh giá của Công ty cao su Sao vàng, thì trong những năm tới giá vật tư của Công ty sẽ tiếp tục tăng. Nghiên cứu và dự báo được giá của Vật tư giúp Công ty có những biện pháp dự phòng trong khi lập kế hoạch như dự phòng thêm chi phí, sử dụng vật tư rẻ hơn để thay thế... Ngoài ra, nghiên cứu và dự báo môi trường ngoài còn có công tác nghiên cứu và dự báo nhà cung cấp vật tư. Hàng năm, Có rất nhiều nhà cung ứng muốn cung cấp vật tư cho công ty cao su Sao vàng, do đó, công ty phải nghiên cứu và dự báo về chất lượng, giá cả của các loại vật tư để có thể lựa chọn được nhà cung ứng vật tư tốt nhất. Nghiên cứu và dự báo môi trường bên trong doanh nghiệp Năm 2005, Công ty cao su Sao vàng chuẩn bị cho công tác cổ phần hoá. Do đó, mọi nguồn lực về tài chính,nhân lực, vật lực đều được tập trung cho công ty để công ty có thể tiến hành cổ phần hoá một cách nhanh chóng và hiệu quả. Năm 2006 này, Công việc cổ phần hoá của Công ty cao su Sao vàng đã tương đối ổn định, và dự kiến giữa năm 2006, Công ty sẽ hoạt động theo mô hình của Công ty cổ phần. Tuy nhiên, sau quá trình cổ phần hoá, công ty tiến hành tinh giảm biên chế, số lượng công nhân viên của Công ty giảm 1/3 so với trước. Do đó, năng lực sản xuất của Công ty có thể sẽ giảm theo. Và theo kế hoạch sản xuất của năm 2006, số lượng các sản phẩm mà công ty sản xuất ra sẽ giảm hơn so với các năm trước. Do đó, khi lập kế hoạch năm cho vật tư, Công ty cần nghiên cứu kĩ năng lực sản xuất của mình trong năm đó để có thể lập nên được 1 kế hoạch năm cho vật tư được chính xác. 2.2.2. Xác định mục tiêu Mục tiêu của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư là một kết quả dự kiến cho hoạt động mua sắm vật tư trong năm và dự trữ vật tư vào cuối năm. Mục tiêu của công tác lập kế hoạch năm cho vật tư tại Công ty cao su Sao vàng là lập được một bản kế hoạch cho các loại vật tư thật chính xác. Đó chính là việc xác định 3 nội dung của kế hoạch như đã trình bày phần trên cho từng loại vật tư. Đây là một công việc khó khăn vì số lượng vật tư của Công ty tương đối nhiều. STT Tên vật tư ĐVT Nhu cầu vật tư cho sản xuất Kế hoạch mua sắm Kế hoạch dự trữ 1 Cao su thiên nhiên các loại Tấn 8100 8050 810 2 Vải mành Tấn 165 163 16 3 CaCO3 Tấn 2850 2760 285 ... ... Mục tiêu được lượng hoá thật cụ thể và được biểu hiện bằng một bản kế hoạch vật tư. Bảng 5: Bản kế hoạch năm 2006 cho một số loại vật tư chính của Công ty cao su Sao vàng (Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư) Bảng là một phần của kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng năm 2006. Trong bảng kế hoạch này, mục tiêu mua sắm, dự trữ vật tư của các loại vật tư được thể hiện khá chi tiết, rõ ràng. 2.2.3. Xác định các biện pháp và công cụ để đạt được mục tiêu: Để thực hiện được kế hoạch đã đề ra, phải có các công cụ để đạt được mục tiêu đó. Trước hết, để có được vật tư cho công ty, Công ty tiến hành lựa chọn một số nhà cung ứng vật tư. Những nhà cung ứng quen thuộc với công ty như công ty chế biến cao su Đà Nẵng, Công ty dệt vải công nghiệp Hà nội, Công ty thương mại và dịch vụ Đức đài là những nhà cung ứng được doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn bởi đây là những nhà cung ứng đã công tác với Công ty trong nhiều năm nay và đã tạo lập được uy tín với Công ty. Lựa chọn các công cụ để đạt được mục tiêu: - Nguồn nhân lực: Để đạt được mục tiêu của Kế hoạch năm cho vật tư đã đề ra, Công ty phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho từng người. Bao gồm: + Cán bộ lập kế hoạch. + Cán bộ làm công tác cung ứng vật tư. + Cán bộ phụ trách chứng từ, sổ sách liên quan đến vật tư. Công ty có sự bố trí sắp xếp nhân lực theo đúng khả năng và trình độ chuyên môn của từng người để có thể đạt được hiệu quả một cách tốt nhất. - Các phương tiện vận chuyển: Sử dụng phương tiện vận chuyển hợp lý sẽ tiết kiệm được một phần chi phí vận chuyển, đảm bảo được chất lượng của vật tư trong quá trình vận chuyển. Các phương tiện vận chuyển mà công ty có thể sử dụng là ô tô, xe máy, xích lô, xe thồ... Việc sử dụng phương tiện vận chuyển như thế nào là tuỳ thuộc vào số lượng địa điểm của vật tư. Ví dụ, Công ty sẽ sử dụng ô tô để chuyên chở những vật tư số lượng lớn, nặng, cồng kềnh hoặc những vật tư phải vận chuyển đi xa. Hoặc sử dụng các phương tiện vận chuyển đặc biệt để vận chuyển và bảo quản các loại hoá chất, xăng dầu... - Tài chính: Để có thể xác định được mức chi cho vật tư một cách hợp lý nhất, trước khi lập kế hoạch vật tư , Công ty căn cứ vào kế hoạch tài chính của mình trong năm đó. Kế hoạch tài chính của Công ty có ảnh hưởng đến việc triển khai các phương án kế hoạch và ảnh hưởng đến việc lựa chọn các phương án, các công cụ để có thể đạt được mục tiêu của kế hoạch năm cho vật tư đã đề ra. Nếu khả năng tài chính cho vật tư của Công ty hạn hẹp hơn các năm trước hoặc nhỏ hơn so với nhu cầu, Công ty phải tiến hành các biện pháp điều chỉnh, cắt giảm các nguồn lực khác trước khi lập kế hoạch năm cho vật tư. Ngược lại, nếu khả năng về tài chính cho vật tư lớn hơn nhu cầu, Công ty có thể đầu tư thêm cho nguồn lực. 2.3. Tổ chức thực hiện kế hoạch Để có thể thực hiện tốt kế hoạch năm cho vật tư, Công ty xác định các công cụ, các phương tiện để đạt được mục tiêu ngay từ khi lập nên kế hoạch. Sau đó, Công ty phân công công việc cho từng người, từng bộ phận để có thể tổ chức thực hiện kế hoạch một cách nhanh chóng, kịp thời. Để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch vật tư cho từng loại vật tư, ta sử dụng công thức sau: % hoàn thành kế hoạch = Số lượng vật tư i thực tế mua sắm (dự trữ) trong kì x 100 Số lượng vật tư i cần mua sắm (dự trữ) theo kế hoạch Nhìn chung, việc tổ chức thực hiện kế hoạch tại Công ty cao su Sao vàng được thực hiện tương đối chặt chẽ. Hầu như việc thực hiện mua sắm, dự trữ hàng năm được thực hiện đúng như kế hoạch. Nếu có sai lệch thì cũng không đáng kể. Tên vật tư Năm 2004 Năm 2005 KH Thực hiện % so với KH KH Thực hiện % so với KH Cao su thiên nhiên các loại 8600 8700 101,16% 7600 7300 96,71% CaCO3 2700 2950 109,26% 2000 1850 92,5% Vải mành 6-840D/1 180 197 109,44% 140 120 85,71% Bảng 6: Tình hình thực hiện kế hoạch mua sắm của một số loại vật tư chủ yếu trong 2 năm vừa qua (Nguồn: Số liệu phòng Kế hoạch vật tư) Ta thấy, năm 2004, việc thực hiện mua sắm vật tư nhiều hơn so với kế hoạch đề ra. Nguyên nhân của việc này là do, trong kì sản xuất, nhu cầu về sản phẩm của Công ty tăng lên, Công ty phải sản xuất thêm săm lốp để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Do đó, kế hoạch vật tư trong năm 2004 được điều chỉnh để phù hợp với điều kiện sản xuất. Năm 2005, do Công ty tiến hành cổ phần hóa doanh nghiệp, các nguồn lực của Công ty được tập trung chủ yếu cho công tác cổ phần hoá đặc biệt là nguồn tài chính. Do đó, kế hoạch mua sắm vật tư trong năm 2005 không thực hiện được như kế hoạch đã đề ra. Trong quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch năm cho vật tư, Công ty thường xuyên theo dõi tình hình. Cuối kì, Công ty tập hợp các kết quả đã thực hiện được rồi so với kế hoạch đặt ra để xem có sai lệch gì không. Nếu có, Công ty phải tìm hiểu nguyên nhân gây ra những sai lệch đó để rút kinh nghiệm cho năm sau, và tìm các biện pháp khắc phục. 2.4. Việc sử dụng các công cụ phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư. Trong giai đoạn phát triển của công nghệ thông tin, nhận thức được vai trò của hệ thống máy tính, Công ty cao su Sao vàng đầu tư nâng cấp và mua mới một số máy tính tại các phòng ban trong công ty như phòng kế hoạch vật tư, phòng kế toán... nhằm phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư và quản lý theo dõi tình hình vật tư của Công ty. Bên cạnh đó, Công ty đã nối mạng Internet cho các phòng ban, đặc biệt là phòng kế hoạch vật tư để họ có thể thu thập thông tin từ thị trường, từ phía các nhà cung ứng một cách nhanh nhất. Vì mạng Internet là nơi cung cấp thông tin một cách nhanh chóng nhất, cập nhật nhất. Tuy nhiên, hệ thống máy tính chỉ được thiết lập ở khối văn phòng mà chưa có ở các kho, hay các xí nghiệp, các xưởng sản xuất. Trên thực tế, công việc theo dõi và quản lý vật tư chủ yếu diễn ra ở các kho, tình hình sử dụng định mức tiêu hao nguyên vật liệu diễn ra ở các xí nghiệp, các xưởng sản xuất. Đây là những nơi cần cập nhật thông tin về vật tư thường xuyên và kịp thời. Nếu chỉ sử dụng những cách lưu trữ thông tin truyền thống, tức là ghi chép sổ sách đơn thuần thì hệ thống sổ sách của Công ty sẽ trở nên cồng kềnh, không tiện cho việc tìm kiếm thông tin. Mỗi khi muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật tư nào đó, Công ty phải tiến hành tra cứu sổ sách, mất rất nhiều công sức và thời gian. CHƯƠNG III: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG. I. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ CỦA CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG 1. Áp dụng triệt để hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Chính sách chất lượng mà Công ty cao su Sao vàng đưa ra là: "Chất lượng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp". Do đó, Công ty luôn chú trọng đến chất lượng không chỉ của sản phẩm mà công ty làm ra mà còn chú trọng đến chất lượng của các yếu tố đầu vào, chất lượng nguồn nhân lực... Chính vì thế, Công ty đã áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho hệ thống quản lý chất lượng của công ty. Hệ thống quản lý chất lượng của công ty đã được tập đoàn BVQI của vương quốc Anh công nhận là đã đạt tiêu chuẩn quốc tế. Đây là một cách để Công ty khẳng định mình trước cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt như hiện nay. Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 đã cung cấp cho Công ty các phương tiện hữu hiệu để Công ty có thể kiểm soát các hoạt động ngay từ ban đầu. Đối với hoạt động quản lý vật tư nói chung và công tác lập kế hoạch sản xuất nói riêng, Công ty đưa ra các quy định để hướng các hoạt động của cán bộ công nhân viên theo đúng quy định đó. Đồng thời giúp người quản lý có thể căn cứ vào các quy định đó để kiểm soát các hoạt động của các nhân viên của mình. Nhờ đó, Công ty có thể giảm thiểu được các chi phí cho việc kiểm tra lại hoặc sửa chữa những sai sót trong quá trình sản xuất. Đối với vật tư của công ty, Công ty có các cán bộ và các phương tiện kĩ thuật để đánh giá một cách chính xác nhất chất lượng, quy cách chủng loại vật tư. Hơn nữa trong quá trình bảo quản vật tư, Công ty có quy trình quản lý nghiêm túc theo tiêu chuẩn ISO. Do đó, mọi vấn đề tổn thất vật tư được công ty luôn cố gắng giảm thiểu một cách tối đa. Phương hướng của Công ty trong những năm tới là luôn cố gắng áp dụng triệt để các quy định của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 nhằm định hướng các hoạt động của công ty theo đúng quy định, có các biện pháp kiểm soát các hoạt động ngay từ ban đầu. Có như vậy, Công ty có thể hoàn thiện hơn nữa các hoạt động của Công ty nói chung và hoạt động quản lý vật tư và công tác lập kế hoạch vật tư nói riêng. 2. Tạo động lực cho người lao động đặc biệt là các cán bộ công nhân viên làm công tác lập kế hoạch, cung ứng hay bảo quản vật tư. Trong những năm qua, Công ty đã có những biện pháp khen thưởng và xử phạt hợp lý đối với các xưởng, các xí nghiệp sản xuất trong công tác sử dụng và bảo quản vật tư. Bằng việc khen thưởng đối với những xưởng, xí nghiệp sử dụng tiết kiệm vật tư và xử phạt các xí nghiệp nếu như họ gây lãng phí vật tư, Công ty đã làm cho người lao động trong các xưởng, xí nghiệp làm việc với tinh thần và thái độ nghiêm túc và tự giác hơn. Tuy nhiên, phương pháp này mới chỉ áp dụng trong các xưởng, các xí nghiệp sản xuất. Trong những năm tới, Công ty luôn cố gắng tạo mọi điều kiện để cán bộ công nhân viên trong Công ty có thể được hưởng xứng đáng với những nỗ lực mà họ đã bỏ ra. Bên cạnh đó, Công ty đề ra những phương hướng tạo động lực mới cho người lao động để họ có thể cố gắng nỗ lực hết mình vì sự phát triển chung của Công ty như khen thưởng thường xuyên đối với các cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư, các cán bộ làm công tác cung ứng vật tư hay cán bộ quản lý kho vật tư… Đặc biệt, khi tiến hành cổ phần hoá, cán bộ công nhân viên trong công ty vừa là người lao động, vừa là chủ sở hữu, họ có thể quản lý được vốn và công sức mà mình bỏ ra. Ngoài phần lương các cán bộ công nhân viên được hưởng theo chế độ, họ còn được hưởng lợi tức của phần vốn góp của mình. Do đó, lợi nhuận của doanh nghiệp là điều quan tâm của mọi cán bộ công nhân viên trong Công ty. Đây là động lực trực tiếp giúp cán bộ công nhân viên trong công ty nhiệt tình, tự giác làm việc, luôn cố gắng hết sức vì sự phát triển chung của Công ty. 3. Giảm biên chế, phân công công việc cụ thể đối với từng cán bộ sao cho phù hợp với chuyên môn và năng lực của họ. Năm 2006, Công ty tiếp tục tiến hành Công tác cổ phần hóa doanh nghiệp. Dự kiến đến tháng 5 năm 2006, Công ty sẽ hoạt động theo mô hình công ty cổ phần. Do đó, Công ty sẽ tiến hành tinh giảm biên chế. Số lượng công nhân viên trong công ty sẽ giảm 1/3. Công ty tiếp tục vận động những người đã lớn tuổi nghỉ hưu, giữ lại những người có trình độ, có kinh nghiệm để phục vụ cho Công ty. Đồng thời, tiếp tục tuyển chọn các cán bộ công nhân viên có năng lực, có trình độ để thay thế lớp người cũ, tăng cường hoạt động quản lý của Công ty. Nhờ đó, chất lượng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong công ty sẽ được nâng cao hơn nhằm đáp ứng được những đòi hỏi ngày càng cao của công việc. Bên cạnh đó, Công ty cố gắng làm tốt công tác sắp xếp, bố trí cán bộ công nhân viên vào các vị trí thích hợp dựa trên khả năng, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của mỗi người. Đối với công tác quản lý vật tư, phòng kế hoạch vật tư kết hợp với phòng tổ chức hành chính bố trí sắp xếp các vị trí làm việc thật hợp lý. Quy định rõ người nào làm công tác lập kế hoạch, người nào làm công tác cung ứng vật tư, người nào làm công tác quản lý kho vật tư. Với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng và hợp lý, các công việc của Công ty được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Chính nhờ những cố gắng nỗ lực trong việc hoàn thiện hoạt động của công ty nói chung và công tác lập kế hoạch vật tư nói riêng mà trong những năm gần đây, mặc dù có những biến động lớn trên thị trường vật tư của Công ty nhưng Công ty luôn cố gắng để có thể đảm bảo được vật tư cho sản xuất. Trong những năm tới đây, Công ty tiếp tục đề ra các quy chế làm việc thật chặt chẽ nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong Công ty. Nhờ đó, Công tác lập kế hoạch năm cho vật tư được hoàn thiện và chính xác hơn. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH NĂM CHO VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CAO SU SAO VÀNG. Công tác lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng nằm trong công tác quản lý vật tư của Công ty. Việc lập kế hoạch vật tư không chỉ là việc lập kế hoạch đơn thuần mà nó còn liên quan đến các công tác bảo quản và dự trữ vật tư, xây dựng định mức tiêu hao vật tư... Do đó, để công tác lập kế hoạch được tốt thì các hoạt động quản lý vật tư của Công ty phải được tốt. 1. Lựa chọn nhà cung ứng vật tư. Hiện nay, các nhà cung ứng vật tư của Công ty cao su Sao vàng đều là những nhà cung cấp truyền thống, đã có quá trình cộng tác với Công ty từ nhiều năm nay. Nói chung, vật tư mà những nhà cung ứng này cung cấp cho Công ty đều là những vật tư có chất lượng, giá cả hợp lý. Tuy nhiên, trong cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt như hiện nay, có rất nhiều nhà cung ứng khác đang cạnh tranh với những nhà cung ứng này. Để có thể đứng vững trên thị trường, các nhà cung ứng tạo lợi thế cạnh tranh cho mình bằng chất lượng vật tư, giá cả hợp lý và các dịch vụ đi kèm. Để đảm bảo nguồn vật tư cho sản xuất và thực hiện đúng được kế hoạch năm cho vật tư đề ra, hàng năm, Công ty tiếp tục tiến hành công tác với những nhà cung ứng vật tư cũ. Bên cạnh đó, Công ty tiếp tục tìm hiểu thị trường, tìm những nhà cung ứng mới với giá cả vật tư phù hợp, chất lượng tốt. Vật tư là loại đầu vào quan trọng nhất của Công ty, do đó, trước khi tiến hành lựa chọn nhà cung ứng, Công ty nên tìm hiểu kĩ về người cung ứng vật tư cho mình. Muốn vậy, Công ty phải tạo điều kiện để các nhà cung ứng thể hiện năng lực của mình. Do số lượng vật tư của Công ty là khá lớn, do đó, công ty có thể áp dụng hình thức đấu thầu để lựa chọn nhà cung ứng vật tư. Vào đầu năm, trước khi lập kế hoạch năm cho vật tư, Công ty công bố rộng rãi việc đấu thầu vật tư cho Công ty. Sau đó mời các nhà thầu tham gia vào một cuộc đấu thầu công khai. Các nhà thầu được chọn là những nhà thầu đưa ra mức giá hợp lý nhất, chất lượng vật tư đảm bảo... Ngoài ra có thể ưu tiên nhà thầu nào có các dịch vụ đi kèm như mua nhiều giảm giá, vận chuyển vật tư đến tận Công ty... Áp dụng biện pháp đấu thầu vật tư, Công ty có thể tiếp cận được với các nhà cung ứng mới trên thị trường và có thể chọn được nhà cung ứng vật tư tốt nhất cho Công ty. Công ty cũng có thể lựa chọn nhiều nhà cung ứng cho một nhóm vật tư để đảm bảo an toàn trong trường hợp thị trường vật tư trở nên khan hiếm. Mặt khác, thông qua việc tổ chức đấu thầu, các nhà cung ứng sẽ tự tiếp cận với Công ty. Nhờ đó, Công ty sẽ tiết kiệm được 1 phần chi phí cho hoạt động nghiên cứu thị trường và tìm kiếm các nhà cung ứng. Như vậy, công tác lập kế hoạch vật tư sẽ được tiến hành nhanh chóng hơn. 2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy phục vụ cho công tác lập kế hoạch. Trước mắt, Công ty nên tăng cường số lượng cán bộ phục vụ cho hoạt động quản lý vật tư, nâng cao chất lượng và số lượng của đội ngũ cán bộ phục vụ công tác lập kế hoạch vật tư. 2.1 Đối với cán bộ lập kế hoạch: Đội ngũ cán bộ lập kế hoạch của Công ty cao su Sao vàng hiện nay nhìn chung là giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc, luôn cố gắng nỗ lực vì sự phát triển chung của Công ty. Công ty nên tăng cường số lượng cán bộ lập kế hoạch, tăng cường người cho công tác nghiên cứu và dự báo môi trường. Vì đây là công việc quan trọng, ảnh hưởng lớn tới công tác lập kế hoạch vật tư cho Công ty. Đa số các cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư của Công ty cao su Sao vàng hiện nay đều đã lớn tuổi. Mà công việc quản lý vật tư không những đòi hỏi những người có kinh nghiệm mà còn đòi hỏi những người năng động, có sự phản ứng nhanh nhạy với những biến động của môi trường, có thể sử dụng tốt các công cụ để phục vụ cho việc lập kế hoạch vật tư cho Công ty. Do đó, ngay từ bây giờ, Công ty nên đầu tư đào tạo những cán bộ trẻ tuổi, có năng lực, giúp họ làm quen với công việc để sau một thời gian nữa, họ có thể trở thành những cán bộ lập kế hoạch vật tư giỏi, đảm nhiệm công việc lập kế hoạch vật tư thay cho những cán bộ đã đến tuổi nghỉ hưu. 2.2 Đối với cán bộ quản lý vật tư: Công tác quản lý vật tư trong Công ty cao su Sao vàng hiện nay bao gồm rất nhiều các công việc nhỏ lẻ khác nhau như lập kế hoạch vật tư, tổ chức mua sắm, cung ứng vật tư. Do vậy, khó có thể một vài người mà có thể đảm nhận hết từng đó công việc. Để công việc lập kế hoạch được tốt, công ty nên chuyên môn hoá công việc cho cán bộ công nhân viên, giao cho họ những công việc phù hợp với khả năng và chuyên môn của mình. Công ty nên thường xuyên định kì tổ chức đào tạo cho cán bộ công nhân viên về các nghiệp vụ quản lý vật tư. Không chỉ các cán bộ làm công tác lập kế hoạch mà các cán bộ quản lý kho, các cán bộ làm công tác cung ứng vật tư cũng phải hiểu và nắm rõ về số lượng, chủng loại vật tư của Công ty, biết được định mức tiêu hao vật tư để mọi người sử dụng tiết kiệm vật tư và bảo quản vật tư thật tốt. Hiện nay, Công ty mới chỉ có các biện pháp khen thưởng và xử phạt đối với các xí nghiệp hay các xưởng sản xuất có biện pháp sử dụng tiết kiệm vật tư mà chưa có các quy định đối với các cán bộ làm công tác lập kế hoạch, cán bộ cung ứng vật tư... Công ty nên tạo động lực cho họ bằng cách thường xuyên khen thưởng nếu như họ hoàn thành tốt công việc, hoặc kỉ luật đối với những ai lơ là công việc, không hoàn thành trách nhiệm được giao. 3. Sử dụng các công cụ lập kế hoạch. 3.1. Làm tốt công tác sử dụng định mức tiêu hao vật tư tại các xí nghiệp và các xưởng sản xuất: Do điều kiện sản xuất thực tế của Công ty đôi khi khác nhiều so với điều kiện thử nghiệm khi xây dựng định mức nên hệ thống định mức mà Công ty đang sử dụng nhiều lúc không sát so với thực tế. Do đó, Công ty phải thường xuyên theo dõi hệ thống định mức tiêu hao vật tư. Công ty cần quản lý chặt chẽ các xí nghiệp, các xưởng sản xuất, thường xuyên dõi tình hình sản xuất của các xí nghiệp, các xưởng đó. Nếu điều kiện sản xuất thực tế khác quá nhiều so với điều kiện sản xuất thử nghiệm thì Công ty phải tiến hành điều chỉnh kịp thời. - Nếu Công ty đầu tư thêm các máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại, hoặc nghiên cứu cải tiến chất lượng sản phẩm, Công ty phải tiến hành điều chỉnh hệ thống định mức cho phù hợp với điều kiện sản xuất mới. - Nếu hoạt động sản xuất của Công ty yếu kém, gây lãng phí vật tư, Công ty phải có các biện pháp xử lý kịp thời, chỉnh đốn lại các hoạt động để đảm bảo cho định mức tiêu hao vật tư được sử dụng đúng theo tiêu chuẩn mà Công ty đã đề ra. Bên cạnh đó, các bộ phận lập kế hoạch phải thường xuyên phối hợp với các kho, các xí nghiệp và các xưởng sản xuất để đánh giá kết quả thực hiện định mức tiêu hao sau mỗi kì sản xuất để có thể phát hiện ra những sai sót và có thể sữa chữa kịp thời, không để ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch vật tư của kì sau. Định mức tiêu hao vật tư là một yếu tố quan trọng để xây dựng và lập kế hoạch năm cho vật tư một cách chính xác nhất. Do đó, làm tốt công tác thực hiện định mức tiêu hao vật tư ở các xưởng, các xí nghiệp sản xuất là tiền đề quan trọng để có thể hoàn thiện công tác lập kế hoạch năm cho vật tư của Công ty cao su Sao vàng. 3.2. Xây dựng hệ thống thông tin đồng bộ: Công tác lập kế hoạch vật tư phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin của Công ty. Do số lượng vật tư tương đối lớn, lại thường xuyên có sự thay đổi như tình hình nhập, xuất kho, cung ứng cho các xưởng, các xí nghiệp sản xuất. Ngoài ra, Công tác lập kế hoạch vật tư còn chịu ảnh hưởng nhiều của thông tin từ bên ngoài thị trường. Để công tác lập kế hoạch được tốt, Công ty phải thường xuyên theo dõi tình hình biến động của vật tư trên thị trường cũng như trong doanh nghiệp để có các biện pháp xử lý kịp thời. Mặt khác, Công ty có thể đề ra các phương hướng phòng ngừa khi các sự cố xảy ra. Trong giai đoạn hiện nay, máy tính được sử dụng rộng rãi trong việc kiểm soát vật tư. Uu điểm của máy tính là có thể lưu trữ nhiều thông tin, công việc tìm kiếm thông tin trên máy tính cũng rất nhanh chóng và dễ dàng. Do đó, máy tính rất thích hợp trong việc quản lý vật tư trong các doanh nghiệp. Công ty nên xây dựng hệ thống máy tính không chỉ ở văn phòng mà còn ở các kho chứa, và các xưởng sản xuất. Nhờ đó, những người có công việc liên quan đến vật tư có thể cập nhật thông tin kịp thời. Đồng thời, hệ thống máy tính của Công ty nên kết nối mạng nội bộ, để những người trên văn phòng công ty cũng có thể dùng máy tính để theo dõi tình hình vật tư của công ty mà không cần phải xuống trực tiếp dưới các kho. Thông tin thu được từ hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường của Công ty và thông tin về thị trường vật tư cũng rất quan trọng trong công tác lập kế hoạch vật tư. Do đó, để thông tin có thể cập nhật thường xuyên và kịp thời đến những cán bộ làm công tác lập kế hoạch vật tư, Công ty nên đầu tư hơn nữa cho hoạt động nghiên cứu và dự báo môi trường để từ đó có thể dự báo được chính xác những biến động của môi trường, trên cơ sở đó đề ra những biện pháp phòng ngừa kịp thời ngay trong khi lập kế hoạch. 3.3. Tăng cường việc sử dụng các công cụ, các mô hình để phục vụ công tác lập kế hoạch: Hiện nay, việc lập kế hoạch năm cho vật tư của công ty chủ yếu dựa và kinh nghiệm của các cán bộ. Công ty nên sử dụng máy tính và các phần mềm quản lý để có thể cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Việc phân tích và xử lý thông tin trên máy tính cũng chính xác hơn là sử dụng các công cụ truyền thống. Sổ sách vật tư cũng nên được lưu trữ trên máy tính để có thể lưu trữ được lâu dài, không bị mất mát, và cũng gọn nhẹ hơn rất nhiều, giảm được hệ thống sổ sách cồng kềnh, việc tìm kiếm sẽ trở nên nhanh chóng hơn. Trong quá trình lập kế hoạch vật tư, Công ty nên sử dụng các mô hình, các công thức toán học như JIT, mô hình quản trị hàng dự trữ để các chỉ tiêu của kế hoạch vật tư đề ra được chính xác hơn. Vào cuối mỗi năm, Công ty nên đánh giá lại tình hình sử dụng, tình hình cung ứng vật tư của các năm trước để làm cơ sở cho công tác lập kế hoạch năm cho vật tư ở các năm sau: Đánh giá tình hình cung ứng vật tư: Một trong những điều kiện để hoàn thành kế hoạch sản xuất của Công ty là việc cung cấp vật tư phải được tổ chức một cách hợp lý. Nếu vật tư được cung cấp với số lượng quá lớn, sẽ gây ứ đọng vốn cho Công ty. Ngược lại, nếu cung cấp không đủ vật tư sẽ làm ảnh hưởng đến tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. Để có thể đánh giá được tình hình cung ứng vật tư cho sản xuất, cần tính tỉ lệ % hoàn thành kế hoạch cho từng loại vật tư theo công thức sau: Tỉ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng vật tư i = Số lượng vật tư nhập trong kì x 100 Số lượng vật tư cần mua trong kì Đánh giá chất lượng vật tư: Việc cung cấp vật tư cho quá trình sản xuất không chỉ cần đảm bảo đủ số lượng mà còn phải đảm bảo đầy đủ về chất lượng. Chất lượng vật tư của công ty không cần tốt nhất mà cần đáp ứng được yêu cầu kĩ thuật đặt ra đối với vật tư. Đánh giá tình hình dự trữ vật tư: Để phân tích tình hình dự trữ vật tư, cần so sánh số lượng vật tư đang dự trữ với số lượng vật tư cần dự trữ. Mục tiêu của Công ty là luôn kết hợp hài hoà giữa việc đảm bảo sản xuất kinh doanh được đều đặn với việc sử dụng tiết kiệm vốn. Do đó, Công ty nên phân tích xem tình hình dự trữ vật tư có đảm bảo cho sản xuất hay không. Ta sử dụng công thức sau: Hệ số đảm bảo vật tư i = lượng vật tư i dự trữ đầu kì + Lượng vật tư i nhập trong kì Số lượng vật tư i cần dùng trong kì Nếu các hệ số đảm bảo vật tư này lớn hơn 1 tức là vật tư của Công ty đã đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất của Công ty khi cần và đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Phân tích tình hình sử dụng vật tư: Giá vật tư liên quan trực tiếp đến giá thành sản phẩm của Công ty. Giá vật tư có thấp thì Công ty mới có thể hạ được giá thành sản phẩm, như vậy các sản phẩm của Công ty sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn. Do đó, sử dụng tiết kiệm vật tư là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm cho Công ty. Do đó, Công ty nên tiến hành phân tích tình hình sử dụng vật tư thường xuyên, định kỳ. Để phân tích, Công ty có thể sử dụng hệ số sử dụng nguyên vật liệu: Hệ số sử dụng vật tư = Trọng lượng tịnh của sản phẩm Trọng lượng vật tư đưa vào sử dụng Hệ số sử dụng vật tư cho biết hiệu suất sử dụng vật tư. Hệ số này càng gần 1 thể hiện mức độ tiết kiệm nguyên vật liệu trong Công ty càng cao. Tóm lại, Công ty nên sử dụng các mô hình, công thức toán học để đánh giá, phân tích tình hình vật tư của doanh nghiệp trong quá trình lập kế hoạch vật tư. Như vậy, công tác lập kế hoạch năm cho vật tư vừa trở nên đơn giản, vừa trở nên chính xác hơn trước đây rất nhiều. 4. Đầu tư cho công tác xây dựng chiến lược vật tư dài hạn Chiến lược vật tư dài hạn là cơ sở quan trọng, làm căn cứ cho công tác lập kế hoạch vật tư hàng năm. Khi xây dựng kế hoạch năm cho vật tư, Công ty phải căn cứ vào sứ mệnh và các kế hoạch chiến lược của Công ty. Đây là những căn cứ đầu tiên, mang tính định hướng trong quy trình lập kế hoạch năm cho vật tư. Do đó, Công ty nên đầu tư thêm chi phí, nguồn nhân lực cũng như tài chính để tiến hành xây dựng các chiến lược đối với vật tư. Các chiến lược này tập trung vào các yếu tố như nhà cung ứng vật tư, làm tốt công tác quản lý vật tư để giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho Công ty. KẾT LUẬN Trải qua hơn 45 năm tồn tại và phát triển, Công ty cao su Sao vàng đã trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong nghành công nghiệp cao su Việt Nam. Với sự nỗ lực của toàn thể các cán bộ công nhân viên, Công ty đã và đang khẳng định mình trước cơ chế thị trường cạnh tranh gay gắt và khốc liệt. Trong những năm qua, mặc dù đứng trước nhiều khó khăn của những biến động trên thị trường nhiên, nguyên vật liệu trong nước và trên Thế giới, hoạt động sản xuất của Công ty không ngừng phát triển. Để có được kết quả như hiện nay, Công ty đã tổ chức tốt công tác lập kế hoạch năm cho vật tư. Hàng năm, công ty luôn đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất, đồng thời dự trữ đủ số lượng vật tư để đảm bảo tính liên tục của hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Mặc dù công tác lập kế hoạch năm cho vật tư của Công ty còn một số vấn đề còn tồn tại, nhưng không vì thế mà việc đảm bảo vật tư cho hoạt động sản xuất của Công ty bị ảnh hưởng. Do bị hạn chế về nhiều mặt như thời gian, dữ liệu và khả năng phân tích nên bài viết chắc chắn có nhiều điểm thiếu sót. Em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô cùng các cô chú trong Công ty cao su Sao vàng để bài viết được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong Công ty cao su Sao vàng đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền đã hướng dẫn em hoàn thành bài viết này. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Khoa khoa học quản lý - Đại học Kinh tế quốc dân: Giáo trình Khoa học quản lý Tập I- Tập II - PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà nội năm 2002. 2. Khoa quản trị kinh doanh - Đại học kinh tế quốc dân, Bộ môn kinh tế công nghiệp- Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp- TS Trương Đoàn Thể - NXB Lao động xã hội, Hà nội năm 2004. 3. Khoa Quản trị kinh doanh - Đại học kinh tế quốc dân - Giáo trình Tổ chức và quản lý sản xuất - Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà nội, 2004. 4. Đại học Lâm nghiệp: Giáo trình: Quản trị vật tư kỹ thuật - Phạm khắc hồng - NXB Nông nghiệp, Hà nội năm 2003. 5. PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Thuận - Chiến luợc kinh doanh và kế hoạch hoá nội bộ doanh nghiệp - NXB Khoa học và kỹ thuật, năm 2002. 6. GS. TS Trần Văn Địch - Tổ chức sản xuất cơ khí- NXB Khoa học kỹ thuật, 2005. 7. Website báo Sài Gòn giải phóng: http:// www.sggp.org.vn Bài viết: 45 năm thương hiệu cao su Sao vàng - Ngày 7/9/2005. 8. Tạp chí Công nghiệp kỳ 1 tháng 10 năm 2005: Một số kết quả thực hiện quản lý chất lượng ở Công ty cao su Sao vàng 9. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ 2002 đến 2005 của Công ty cao su Sao Vàng 10. Kế hoạch vật tư năm 2006 c ủa Công ty cao su Sao vàng DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TSCĐ: Tài sản cố định SX: Sản xuất SP: Sản phẩm KH: Kế hoạch SXCN: Sản xuất công nghiệp STT: Số thứ tự ĐVT: Đơn vị tính CaCO3: Canxi Cácbonát WTO: World Trade Organization - Tổ chức Thương mại Thế giới MỤC LỤC