Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại tổng công ty xi măng Việt Nam

t l­îng cao phôc vô cho c«ng cuéc x©y dùng ®Êt n­íc, ngµy 7/9/1979 héi ®ång chÝnh phñ ®· ban hµnh quyÕt ®Þnh sè 308/ CP, vÒ viÖc thµnh lËp liªn hiÖp c¸c xÝ nghiÖp xi m¨ng ViÖt Nam. Ngµy 1/4/1980, LHCXN xi m¨ng b¾t ®Çu ®i vµo ho¹t ®éng trong ph¹m vi c¶ n­íc. Ngµy 28/12/1981, víi sù gióp ®ì kü thuËt cña chuyªn gia Liªn X«, lß nung sè 1 nhµ m¸y xi m¨ng BØm S¬n ®· ho¹t ®éng vµ ®Õn ngµy 6/11/1983, d©y chuyÒn sè 2 nhµ m¸y xi m¨ng BØm S¬n chÝnh thøc ®I vµo ho¹t ®éng. D­íi sù gióp ®ì cña c¸c chuyªn gia §an M¹ch ngµy 3/12/1983 nh÷ng tÊn xi m¨ng Hoµng Th¹ch còng ®­îc xuÊt x­ëng. Víi kÕt qu¶ ®Çu t­ ®óng h­íng, kÞp thêi cña ®¶ng, chÝnh phñ vµ bé x©y dùng, hai nhµ m¸y nµy ®· n©ng c«ng suÊt thiÕt kÕ cña toµn LHCXN xi m¨ng tõ 0,67 triÖu tÊn/n¨m lªn gÇn 3 triÖu tÊn/n¨m. §Õn n¨m 1990, LHCXN xi m¨ng ®· ®¸t s¶n l­îng 2,406 triÖu tÊn xi m¨ng, nép ng©n s¸ch 189,957 tû ®ång.N¨m 1990 c«ng tr×nh më réng nhµ m¸y xi m¨ng Hµ Tiªn ®­îc hoµn thµnh vµ ngµy 19/12/1990 nh÷ng tÊn clinker ®Çu tiªn ra lµ, kh«ng cÇn ®éi ngò chuyªn gia n­íc ngoµi nh­ tr­íc ®©y. N¨m 1991, c«ng ty xuÊt nhËp khÈu xi m¨ng ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh cña bé x©y dùng. N¨m 1993, bé x©y dùng ®· cã quyÕt ®Þnh ®æi tªn LHCXN xi m¨ng thµnh tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt Nam vµ ®Õn ngµy 14/11/1994, thñ t­íng chÝnh phñ ®· cã quyÕt ®Þnh sè 670/TTg cña chÝnh phñ vÒ viÖc thµnh lËp tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt Nam theo quyÕt ®Þnh 91/TTg cña chÝnh phñ ngµy 07/03/1994. Tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt Nam cã ban c¸n sù ®¶ng, cã H§QT vµ ®­îc chÝnh phñ xÕp h¹ng doanh nghiÖp ®Æc biÖt. KÕt thóc n¨m 1995, tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt Nam ®· hoµn thµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt – tiªu thô 4,8 triÖu tÊn xi. Tõ n¨m 1996 – 2000 tæng c«ng ty xi m¨ng ®· ®­a vµo ho¹t ®éng nhµ m¸y xi m¨ng Bót S¬n, gãp vèn liªn doanh ®Çu t­ nhµ m¸y xi m¨ng chin Fon (H¶i Phßng), nhµ m¸y xi m¨ng Sao Mai (Hßn Ch«ng), nhµ m¸y bª t«ng t­íi, nhµ m¸y xi n¨ng Nghi S¬n (Thanh Ho¸), mét sè tr¹m nghiÒn víi c¸c ®Þa ph­¬ng vµ n©ng c«ng suÊt nhµ m¸y xi m¨ng BØm S¬n. KÕt thóc kÕ ho¹ch 5 n¨m 1996 – 2000 tæng c«ng ty xi m¨ng ®¹t tæng doanh thu 30.935 tû ®ång, nép ng©n s¸ch nhµ n­íc lµ 3.900 tû ®ång. HiÖn nay s¶n l­îng xi m¨ng s¶n xuÊt tiªu thô cña tæng c«ng ty xi m¨ng t­¬ng ®èi æn ®Þnh ë møc 18 triÖu tÊn/n¨m vµ ®ang trong qu¸ tr×nh x©y dùng nhµ m¸y xi m¨ng Tam §iÖp. Mét sè kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña tæng c«ng ty xi m¨ng trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y. chØ tiªu N¨m 2000 N¨m 2001 N¨m 2002 Doanh thu 7076641 7628000 9575000 Lîi nhuËn 614000 620600 598000 Nép ng©n s¸ch 674000 913700 899091 §Æc ®iÓm bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n ë tæng c«ng ty xi m¨ng ViÖt Nam ®­îc tæ chøc theo h×nh thøc kÕ to¸n nöa tËp chung, nöa ph©n t¸n vµ tiÕn hµnh c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n theo h×nh thøc sæ nhËt ký chung. Sù lùa chän nµy phï hîp víi quy m« s¶n cña tæng c«ng ty, víi tr×nh ®é cña c¸c nh©n viªn kÕ to¸n v× kÕt cÊu sæ ®¬n gi¶n, dÔ ghi chÐp vµ cã thÓ ®­a c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt hiÖn ®¹i vµo sö dông trong c«n gt¸c kÕ to¸n nh­ m¸y vi tÝnh. Bé m¸y kÕ to¸n cña tæng c«ng ty cã nhiÖm vô tæ chøc h­íng ®·n, kiÓm tra ®«n ®èc thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c thu thËp vµ xö lý th«ng tin kÕ to¸n, c«ng t¸c thèng kª trong ph¹m vi toµn tæng c«ng ty, h­íng dÉn vµ kiÓm tra c¸c phßng ban trong tæng c«ng ty thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c chÕ ®é ghi chÐp ban ®Çu. Thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n vµ chÕ ®é qu¶n lý tµi chÝnh, gióp ®ì c¬ quan tæng gi¸m ®èc tæ chøc th«ng tin kinh tÕ vµ ph©n tÝch c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ. Bé m¸y kÕ to¸n cña tæng c«ng ty xi m¨ng gåm 8 ng­êi vµ ®­îc chia thµnh 2 phßng gåm: tr­ëng phßng kÕ to¸n (kÕ to¸n tr­ëng), 2 phã phßng kÕ to¸n vµ 5 nh©n viªn kÕ to¸n ®­îc tæ chøc theo m« h×nh sau: M« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n. Tr­ëng phßng kÕ to¸n Phã phßng kÕ to¸n Phã phßng kÕ to¸n KÕ to¸n viªn KÕ to¸n viªn KÕ to¸n viªn KÕ to¸n viªn KÕ to¸n viªn Trong ®ã: - Tr­ëng phßng kÕ to¸n: lµ ng­êi qu¶n lý vµ chØ ®¹o mäi ho¹t ®éng, kiÓm tra toµn bé c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n cña tæng c«ng ty, tham m­u gióp tæng gi¸m ®èc vÒ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn tµi chÝnh kÕ to¸n, ®¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n kinh doanh. Tr­ëng phßng kÕ to¸n duyÖt c¸c b¸o c¸o quyÕt to¸n cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. - Hai phã phßng kÕ to¸n: gióp tr­ëng phßng chØ ®¹o ho¹t ®éng khi tr­ëng phßng ®i c«ng t¸c, trong ®ã: phã phßng 1 qu¶n lý viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i tæng c«ng ty cßn phã phßng 2 qu¶n lý theo dâi viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. - 5 nh©n viªn kÕ to¸n: trong ®ã 2 nh©n viªn thuéc sù qu¶n lý cña phã phßng 1 thùc hiªn c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i tæng c«ng ty, cßn 3 nh©n viªn thuéc sù qu¶n lý cña phã phßng 2 thùc hiÖn c«ng viÖc qu¶n lý c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. c¸c yÕu tè cã tÝnh m«i tr­êng ¶nh h­ëng ®Õn c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ mét bé phËn quan träng cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Khi x¸c lËp c¬ cÊu tæ chøc cña tæng c«ng ty còng lµ lóc h×nh thµnh mét biÖn ph¸p kiÓm tra, kiÓm so¸t tù ®éng gi÷a c¸c bé phËn. Bé m¸y qu¶n lý cña tæng c«ng ty xi m¨ng ®­îc m« t¶ nh­ sau: Héi ®ång qu¶n trÞ C¬ quan tæng gi¸m ®èc Phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch Phßng thÞ tr­êng xi m¨ng Phßng th«ng tin ®iÒu ®é Phßng kÕ to¸n thèng kª tµI chÝnh Phßng kü thuËt Phßng tæ chøc lao ®éng Phßng hîp t¸c quèc tÕ Phßng ®Çu t­ x©y dùng V¨n phßng Ban thanh tra Bé m¸y qu¶n lý t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng gåm héi ®ång qu¶n trÞ, c¬ quan tæng gi¸m ®èc vµ m­êi phßng ban cã chøc n¨ng nhiÖm vô nh­ sau: - Héi ®ång qu¶n trÞ. Héi ®ång qu¶n trÞ lµ héi ®ång ®¹i diÖn ph¸p nh©n cña tæng c«ng ty, ®øng ®Çu lµ chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ, lµ ng­êi ®øng ®Çu chÞ tr¸ch nhiÖm toµn bé vÒ qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty. - C¬ quan tæng gi¸m ®èc. C¬ quan tæng gi¸m ®èc gåm 1 tæng gi¸m ®èc vµ 3 phã tæng gi¸m ®èc. Tæng gi¸m ®èc lµ ng­êi ®­îc héi ®ång qu¶n trÞ bæ nhiÖm, tæng gi¸m ®èc lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc cËp trªn vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty m×nh, ®ång thêi cã quyÒn quyÕt ®Þnh cao nhÊt trong tæng c«ng ty. C¸c phã tæng gi¸m ®èc võa cã nhiÖm vô lµ ng­êi ®øng sau vµ thõa lÖnh gi¸m ®èc ®ång thêi mçi phã tæng gi¸m ®èc ®Òu chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc tæng gi¸m ®èc vÒ c¸c nhiÖm vô ®­îc giao. - Phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch Phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch cã c¸c nhiÖm vô sau: x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh ng¨n h¹n, trung han vµ dµi h¹n cho toµn tæng c«ng ty. Theo dâi ®iÒu ®é kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n ph©n giao nhiÖm vô cho c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. Tæng hîp, thèng kª, ph©n tÝch sè liÖu trong c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh, phôc vô cho c¸c quyÕt ®inh cña c¸c nhµ l·nh ®¹o vµ ®¸p øng nhu cÇu cña bé, nghµnh, chÝnh phñ. X©y dùng gi¸ néi bé ®¶m b¶o môc tiªu h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm, c¹nh tranh ®­îc víi c¬ chÕ thÞ tr­êng, n©ng cao hiÖu qu¶ kinh tÕ, t¨ng tÝch luü cho tæng c«ng ty. - Phßng thÞ tr­êng xi m¨ng Phßng thÞ tr­êng xi m¨ng cã nhiÖm vô thu thËp, ph©n tÝch vµ xö lý c¸c th«ng tin kinh tÕ nh»m môc ®Ých khai th¸c thÞ tr­êng xi m¨ng trong n­íc vµ ngoµi n­íc. - Phßng th«ng tin ®iÒu ®é Phßng th«ng tin ®iÒu ®é cã nhiÖm vô thu thËp vµ cung cÊp th«ng tin gi÷a c¸c ®¬n vÞ thµnh vµ tæng c«ng ty ®¸p øng nhu cÇu cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn - Phßng kÕ to¸n – thèng kª tµi chÝnh Phßng kÕ to¸n - thèng kª tµi chÝnh cã c¸c nhiÖm vô sau: Qu¶n lý hÖ thèng tµi chÝnh kÕ to¸n ®èi víi mäi ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty ®¶m b¶o c©n ®èi chung trong c«ng t¸c kinh doanh sao cho hiÖu qu¶, dóng ph¸p luËt. H­íng dÉn ph©n c©p qu¶n lý c¸c chøng tõ h¹ch to¸n kinh doanh theo luËt ®Þnh víi c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn vµ c¸c phßng nghiÖp vô tæng c«ng ty ®¸p øng c«ng t¸c thanh tra kiÓm tra. Tham m­u cho tæng gi¸m ®èc vÒ c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn tµi chÝnh Thùc hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o tµi chÝnh theo ho¹ch ®Þnh. - Ban thanh tra Ban thanh tra cã nhiÖm vô kiÓm tra viÖc thùc thi ph¸p luËt, thi hµnh c¸c quyÕt ®Þnh cña tæng c«ng ty ®èi víi c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn - Phßng kü thuËt Phßng kü thuËt cã nhiÖm vô xem xÐt lËp kÕ ho¹ch mua s¾m thiÕt bÞ m¸y mãc. Thùc hiªn ®Þnh kú c«ng t¸c kiÓm tra m¸y mãc thiÕt bÞ, h­íng dÉn c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn trong c«ng t¸c trïng tu, b¶o d­ìng, vËn hµnh theo quy ®Þnh - phßng tæ chøc c¸n bé vµ lao ®éng phßng nµy cã nhiÖm vô tuyÓn dông, qu¶n lý vµ lªn kÕ ho¹ch sö dông ®éi ngò c¸n bé, c«ng nh©n trong ph¹m vi tæng c«ng ty. H­íng d·n ph©n cÊp qu¶n lý c¸n bé tõ tæng c«ng ty ®Õn c¸c c«ng ty. Theo dâi c«ng t¸c chÕ ®é tr¶ l­¬ng, b¶o hiÓm, chÕ ®é h­u trÝ vµ c¸c c«ng t¸c nh©n sù kh¸c. Thùc hiªn c«ng t¸c thèng kª, b¸o c¸o diÔn biÕn nh©n sù theo ngµnh däc vµ c¸c c¬ quan qu¶n lý cÊp trªn. - Phßng hîp t¸c quèc tÕ Cã nhiÖm vô giao dÞch víi c¸c ®èi t¸c n­íc ngoµi trong viÖc liªn doanh liªn kÕt - Phßng ®Çu t­ x©y dùng. Phßng ®Çu t­ x©y dùng cã nhiÖm vô n¾m b¾t t×nh h×nh kho tµng vµ c¬ së vËt chÊt cña toµn tæng c«ng ty, tham m­u cho ban gi¸m ®èc, tr×nh lªn chi phÝ x©y dùng c¸c c«ng tr×nh x©y dùng c¬ b¶n. - v¨n phßng V¨n phßng cã nhiÖm vô gi¶i quyÕt c«ng t¸c hËu cÇn cña tæng c«ng ty, lËp sæ s¸ch theo dâi sù lu©n chuyÓn cña thiÕt bÞ v¨n phßng, thiÕt bÞ sinh ho¹t v¨n phßng. Phô tr¸ch nh©n sù vµ xe cé, ®iÒu ®éng gi¶i quyÕt ph­¬ng tiÖn ®i l¹i cho c¸n bé tæng c«ng ty, c¸c phßng ban t¹i tæng c«ng ty theo nhu cÇu c«ng viÖc. Trùc tiÕp qu¶n lý v¨n phßng lµm viÖc, kÓ c¶ viÖc trïng tu, söa ch÷a hµng n¨m theo chÕ ®é. Phô tr¸ch c«ng t¸c giao dÞch, tiÕp ®ãn kh¸ch ra vµo, tæ chøc c¸c héi nghÞ, héi th¶o, c¸c cuéc häp theo kÕ ho¹ch chung cña tæng c«ng ty. ChÝnh s¸ch nh©n sù. Nh©n sù lu©n lµ mét nh©n tè quan träng trong kiÓm so¸t néi bé. HiÖn t¹i ë tæng c«ng ty cã 15 ®¬n vÞ thµnh viªn, lùc l­îng lao ®éng cña tæng c«ng ty gåm: - Sè l­îng lao ®éng: 15832 - Sè l­îng c¸n bé qu¶n lý cã tr×nh ®é ®¹i häc: 573 - Sè l­îng c¸n bé qu¶n lý cã tr×nh ®é trªn ®¹i häc: 427 - Sè l­îng c¸c bé qu¶n lý cã tr×nh ®é ngo¹i ng÷; 312 Tæng c«ng ty cã nh÷ng chÝnh s¸ch râ rµng vÒ tuyÓn dông, ®µo t¹o, bè trÝ ®Ò b¹t khen th­ëng, kû luËt nh©n viªn. §ång thêi, tæng c«ng ty ®· bè trÝ c¸c nh©n viªn phï hîp víi n¨ng lùc qu¶n lý, n¨ng lùc chuyªn m«n cña mçi ng­êi. Hµng n¨m tæng c«ng ty tiÕp tôc tuyÓn chän nh÷ng c¸n bé cã ®ñ tr×nh ®é ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña ®¬n vÞ. Tæng c«ng ty lu«n cã nh÷ng h×nh thøc khen th­ëng kÞp thêi ®èi víi nh÷ng ®¬n vÞ, c¸ nh©n cã thµnh tÝch hoÆc ®ãng gãp tÝch cùc cho tæng c«ng ty. Tuy nhiªn tæng c«ng ty còng cã nh÷ng h×nh thøc kû luËt nghiªm kh¾c ®èi víi c¸c ®¬n vÞ c¸ nh©n kh«ng tu©n theo nh÷ng quy ®inh cña tæng c«ng ty. Nh÷ng chÝnh s¸ch trªn ®· khuyÕn khÝch c¸c bé c«ng nh©n cña tæng c«ng ty h¨ng h¸i thu ®ua s¶n xuÊt, cïng víi møc thu nhËp æn ®Þnh ®· t¨ng c­êng ý thøc tù gi¸c, ý thøc b¶o vÖ tµi s¶n cho doanh nghiÖp, t¨ng c­êng vai trß gi¸m s¸t cña nh©n viªn… kÕ ho¹ch vµ dù to¸n. HÖ thèng kÕ ho¹ch vµ dù to¸n, bao gåm c¸c kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, tiªu thô , thu chi quü, kÕ ho¹ch hay dù to¸n ®Çu t­, s÷a ch÷a lín tµI s¶n cè ®Þnh… ®Æc biÖt lµ kÕ ho¹ch tµi chÝnh ë tæng c«ng ty ®­îc giao cho phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch thùc hiÖn. Hµng n¨m, c¨n cø vµo kÕ ho¹ch cña tæng c«ng ty phßng nµy sÏ lËp vµ thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch vµ dù to¸n ®ã mét c¸ch chi tiÕt. V× vËy, nã ®· trë thµnh mét c«ng cô kiÓm so¸t rÊt h÷u hiÖu. Qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®­îc theo dâi s¸t sao hµng th¸ng, quý c¨n cø vµo sè liÖu do bé phËn thèng kª cung cÊp, so s¸nh víi kÕ ho¹ch ®Ó ®iÒu chØnh sao cho phï hîp. Do ®ã c«ng viÖc lu«n ®­îc gi¸m s¸t chÆt chÏ vµ cã thÓ hoµn thµnh kÕ ho¹ch n¨m. Tßm l¹i, c«ng t¸c kÕ ho¹ch ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch chÆt chÏ, c¶ kÕ ho¹ch tæng thÓ vµ kÕ ho¹ch riªng cho tõng lÜnh vùc, tõng bé phËn, tõ kh©u thu thËp th«ng tin, lËp ra kÕ ho¹ch vµ dù to¸n ®Õn kh©u kiÓm so¸t thùc hiÖn. KiÓm to¸n néi bé. T¹i tæng c«ng ty xi m¨ng ch­a thµnh lËp bé phËn kiÓm to¸n néi bé do vËy nã ®· lµm ¶nh h­ëng ®¸ng kÓ tíi hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé cña tæng c«ng ty. KiÓm to¸n néi bé lµ mét nh©n tè c¬ b¶n trong m«I tr­êng kiÓm so¸t, bé phËn nµy thùc hiÖn c«ng viÖc gi¸m s¸t, ®¸nh gi¸ vÒ toµn bé ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ, trong ®ã cã c¶ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, kiÓm to¸n néi bé gióp tæng c«ng ty cã nh÷ng th«ng tin kip thêi chÝnh x¸c vÒ ho¹t ®éng nãi chung vµ hÓ thèng kiÓm so¸t nãi riªng ®Ó ®iÒu chØnh, bæ sung, ®Ó cã ®­îc mét hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé thÝch hîp vµ cã hiÖu qu¶. Ngoµi ra kiÓm to¸n néi bé cßn gãp phÇn lµm gi¶m chi phÝ kiÓm to¸n thuª ngoµi. V× vËy vÊn ®Ò quan träng hiÖn nay cña tæng c«ng ty ®ã lµ thiÕt lËp mét bé phËn kiÓm to¸n néi bé. Ban thanh tra. Tæng c«ng ty ®· x©y dùng ®­îc mét ban thanh tra, cã nhiÖm vô kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng cña bé m¸y gióp viÖc vµ c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn cña tæng c«ng ty trong ho¹t ®éng chÊp hµnh ph¸p luËt vµ ®iÒu lÖ cña tæng c«ng ty. §Þnh kú ban thanh tra xuèng c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn ®Ó kiÓm tra c«ng t¸c qu¶n lý còng nh­ viÖc thùc thi ph¸p luËt vµ ®iÒu lÖ ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn nh»m ph¸t hiÖn c¸c mÆt yÕu kÐm trong c«ng t¸c qu¶n lý, tõ ®ã ®­a ra c¸c gi¶i ph¸p nh»m h¹n chÕ c¸c mÆt yÕu kÐm gióp cho c«ng t¸c qu¶n lý ngµy cµng hoµn thiÖn h¬n. Nh÷ng yÕu tè cã tÝnh m«i tr­êng kh¸c. Ngoµi nh÷ng yÕu tè trªn, c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t néi bé cña tæng c«ng ty cßn chÞu ¶nh h­ëng cña nh÷ng yÕu tè bªn ngoµi doanh nghiÖp nh­ ph¸p luËt, c¸c chÕ ®é, chÝnh s¸ch cña nhµ n­íc, ¶nh h­ëng cña c¸c chñ nî… MÆt kh¸c c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t néi bé cña tæng c«ng ty cßn ®­îc t¨ng c­êng bëi: kiÓm to¸n cña kiÓm to¸n nhµ n­íc, kiÓm tra cña côc qu¶n lý vèn vµ tµi s¶n nhµ n­íc, thanh tra bé tµI chÝnh, bé x©y dùng… Do cã ¶nh h­ëng cña mét lùc l­îng kiÓm tra dµy ®Æc tõ bªn ngoµi nªn nh÷ng sai ph¹m hay vi pham c¸c chÕ ®é, chÝnh s¸ch cña nhµ n­íc th­êng ®­îc ph¸t hiÖn vµ chÊn chØnh kÞp thêi. Vµ ®iÒu quan trßng lµ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong tæng c«ng ty lu«n cã ý thøc r»ng viÖc lµm cña m×nh sÏ bÞ gi¸m s¸t chÆt chÏ nªn hä cã tr¸ch nhiÖm vµ thËn träng trong c«ng viÖc, ®Æc biÖt lµ ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n. VI. Qu¸ tr×nh kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty ®èi víi mét sè kho¶n môc. kiÓm so¸t néi bé ®èi víi kho¶n môc vèn b»ng tiÒn. Vèn b»ng tiÒn t¹i tæng c«ng ty bao gåm tiÒn ViÖt Nam, ngo¹i tÖ cã t¹i kÐt cña tæng c«ng ty, tiÒn göi ng©n hµng, tiÒn ®ang chuyÓn. Vèn b»ng tiÒn lµ kho¶n môc cã ¶nh h­ëng vµ chÞu ¶nh h­ëng ®Õn nhiÒu kho¶n môc kh¸c nh­ doanh thu, chi phÝ, c«ng nî vµ hÇu hÕt c¸c tµi s¶n kh¸c trong doanh nghiÖp. §ång thêi ®©y còng lµ kho¶n môc th­êng xuyªn x¶y ra c¸c gian lËn vµ sai sãt. Do n¾m b¾t ®­îc kh¶ n¨ng x¶y ra c¸c sai ph¹m ®èi víi kho¶n môc nµy nªn tæng c«ng ty lu«n coi träng c«ng t¸c kiÓm so¸t ®èi víi kho¶n môc nµy, ®Æc biÖt lµ trong c«ng t¸c kÕ to¸n. Nh×n chung, ë tæng c«ng ty c«ng t¸c kiÓm so¸t ®èi víi kho¶n môc vèn b»ng tiÒn t­¬ng ®èi chÆt chÏ, kho¶n môc nµy ®­îc qu¶n lý bëi ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n cã n¨ng lùc, tr×nh ®é, cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm vµ cã tÝnh liªm chÝnh cao trong c«ng viÖc. Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ lu«n ®­îc kiÓm so¸t th«ng qua viÖc kiÓm tra c¸c tÝnh hîp lý, hîp lÖ cña chøng tõ, so s¸nh sè liÖu trªn c¸c phiÕu thu, chi, giÊy b¸o nî, giÊy b¸o cã víi c¸c chøng tõ gèc nªn viÖc kiÓm so¸t ®èi víi kho¶n môc nµy diÔn ra th­êng xuyªn. MÆt kh¸c, c¸c nghiÖp vô vÒ quü lu«n ®­îc ¸p dông triÖt ®Ó nguyªn t¾c phª chuÈn uû quyÒn, nguyªn t¾c bÊt kiªm nhiÖm. KiÓm so¸t ®èi víi nghiÖp vô thu tiÒn. Do lµ mét tæng c«ng ty lín víi nhiÒu ®¬n vÞ thµnh viªn do ®ã nguån tiÒn thu tiÒn cña tæng c«ng ty chñ yÕu lµ tõ c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn göi lªn vµ chñ yÕu ®­îc thùc hiÖn qua ng©n hµng. NghiÖp vô nµy ®­îc kiÓm so¸t b»ng c¸c ®éng t¸c tù ®éng trong qu¸ tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ, ®Æc biÖt lµ viÖc kiÓm tra cña kÕ to¸n tr­ëng trong viÖc ghi sæ nhËt ký thu, sæ quü. Khi nghiÖp vô thu tiÒn ph¸t sinh th× chøng tõ gèc lu«n ®­îc kiÓm tra vµ viÖc lËp phiÕu thu ®­îc thùc hiÖn dùa trªn c¸c chøng tõ gèc nµy. C¸c phiÕu thu ®­îc ®¸nh sè liªn tôc vµ tÝnh liªn tôc nµy ®­îc kiÓm tra mét c¸ch kü l­ìng nh»m tr¸nh t×nh tr¹ng gian lËn. C¸c nghiÖp vô thu tiÒn ®­îc ghi vµo sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp mét c¸ch hîp lý th«ng qua hÖ thèng m¸y tÝnh ®­îc trang bÞ. §èi víi tr­êng hîp thu tiÒn qua ng©n hµng, sau khi nhËn ®­îc giÊy b¸o cã cña ng©n hµng, kÕ to¸n tiÕn hµnh kiÓm tra, ®èi chiÕu víi chøng tõ gèc vµ ghi sæ. NÕu ph¸t hiÖn chªnh lÖch sÏ yªu cÇu ng©n hµng kiÓm tra l¹i ®Ó t×m nguyªn nh©n chªnh lÖch. Thñ tôc thu tiÒn vµ lu©n chuyÓn chøng tõ. Ng­êi nép tiÒn KÕ to¸n VBT KÕ to¸n tr­ëng Thñ quü KÕ to¸n VBT NghiÖp vô thu tiÒn LËp phiÕu thu KiÓm tra chøng tõ, ký NhËp quü nghi sæ KiÓm tra ph©n lo¹i ghi sæ L­u tr÷ b¶o qu¶n chøng tõ KiÓm so¸t ®èi víi nghiÖp vô chi tiÒn. T¹i tæng c«ng ty, nghiÖp vô chi tiÒn th­¬ng ph¸t sinh trong c¸c tr­êng hîp sau: Chi tiÒn mua tµi s¶n cè ®Þnh. Chi tiÒn t¹m øng. Chi tr¶ l­¬ng. Chi tr¶ nî nhµ cung cÊp, tr¶ nî vay. Chi tr¶ tiÒn ®iÖn n­íc, dÞch vô mua ngoµi. Nép thuÕ, c¸c kho¶n phÝ, lÖ phÝ… C¸c nghiÖp vô chi ®­îc tæng c«ng ty kiÓm so¸t mét c¸ch chÆt chÏ th«ng qua c¸c thñ tôc: C¸c nghiÖp vô chi ®­îc lËp vµ ký duyÖt sau khi ®­îc kiÓm tra c¸c chøng tõ cã liªn quan. C¸c chøng tõ ®­îc®¸nh sè liªn tôc nh»m tr¸nh gian lËn ph¸t sinh. C¸c nghiÖp vô chi th­êng ®­îc thanh to¸n qua ng©n hµng. Khi nghiÖp vô ph¸t sinh, ng­êi cã nhu cÇu chi viÕt giÊy ®Ò nghi c¾t sÐc nªu râ lý do c¾t sÐc cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña phô tr¸ch bé phËn, giÊy ®Ò nghi c¾t sÐc ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng vµ tæng gi¸m ®èc ký duyÖt vµ chØ khi thÊy thùc sù cã nhu cÇu chi vµ sè tiÒn phï hîp víi nhu cÇu th× kÕ to¸n tr­ëng vµ tæng gi¸m ®èc míi ký vµo chøng tõ. C¸c nghiÖp vô nµy ®­îc kÕ to¸n ®èi chiÕu hµng th¸ng víi ng©n hµng. Thñ tôc chi quü vµ lu©n chuyÓn chøng tõ. Ng­¬× cã nhu cÇu chi KÕ to¸n VBT TG§ KÕ to¸n tr­ëng Thñ quü KÕ to¸n VBT NghiÖp vô thu tiÒn LËp phiÕu chi DuyÖt phiÕu chi Chi tiÒn t¹i quü Ph©n lo¹i vµ ghi sæ L­u tr÷ b¶o qu¶n chøng tõ Nh­ vËy mäi nghiÖp vô chi ®Òu ®­îc phª chuÈn hîp lý vµ chøng tõ chi ®­îc kiÓm tra trong suèt qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn, h¹n chÕ sai sãt ph¸t sinh. C«ng t¸c b¶o qu¶n, qu¶n lý vµ kiÓm kª tiÒn. TiÒn mÆt t¹i tæng c«ng ty ®­îc b¶o qu¶n tËp trung t¹i quü cña tæng c«ng ty. Tæng c«ng ty cã mét ket duy nhÊt vµ ®­îc ®Æt t¹i mét phßng riªng vµ ®­îc qu¶n lý bëi thñ quü. ViÖc thu, chi ®­îc thùc hiÖn t¹i tæng c«ng ty. Khi thu hoÆc chi tiÒn, ng­êi nép tiÒn hoÆc ng­êi cã nhu cÇu chi tiÒn ph¶i xuÊt tr×nh ®Çy ®ñ giÊy tê cÇn thiÕt cho thñ quü, sau khi kiÓm tra song thñ quü míi thùc hiÖn viÖc thu, chi. §Þnh kú c«ng t¸c kiÓm kª ®­îc thùc hiÖn ®Ó ®èi chiÕu víi sæ s¸ch, ®¸nh gi¸ viÖc qu¶n lý tiÒn mÆt, ®¶m b¶o tiÒn trong quü kh«ng ®­îc sö dông ®óng môc ®Ých. C«ng t¸c kiÓm kª ®­îc tiÕn hµnh sau khi ph­¬ng ¸n kiÓm kª ®­îc tæng gi¸m ®èc phª duyÖt vµ tr­íc khi kiÓm kª th× sæ s¸ch ®­îc kho¸, kÐt ®­îc niªm phong. Khi kiÓm kª ban kiÓm kª thùc hiÖn viÖc ph©n lo¹i tiÒn, tÝnh to¸n vµ ®èi chiÕu víi sæ s¸ch, nÕu cã chªnh lÖch sÏ t×m hiÓu nguyªn nh©n ®Ó quy tr¸ch nhiÖm vµ xö lý. KÕt thóc cuéc kiÓm kª ban kiÓm kª lËp biªn b¶n kiÓm kª. KiÓm so¸t néi bé ®èi víi tµi s¶n cè ®Þnh. Lµ mét trong nh÷ng ngµnh c«ng nghiÖp ®­îc h×nh thµnh sím nhÊt víi sè l­îng lín c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn bao gåm c¸c nhµ m¸y xÝ nghiÖp chuyªn s¶n xuÊt xi m¨ng vµ c¸c lo¹i vËt liÖu x©y dùng kh¸c, do ®ã tæng c«ng ty cã mét khèi l­îng tµi s¶n cè ®Þnh lín lªn ®Õn hµng ngh×n tû ®ång. V× vËy viÖc tæ chøc qu¶n lý vµ sö dông tµi s¶n ®­îc tæng gi¸m ®èc tæng c«ng ty ®Æt lªn hµng ®Çu vµ coi ®ã lµ nhiÖm vô thiÕt yÕu t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó tæng c«ng ty hoµn thµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh víi hiÖu qu¶ cao. TµI s¶n cè ®Þnh cña tæng c«ng ty ®­îc theo dâi rÊt chÆt chÏ, c¸c tµi s¶n mua vÒ ®Òu ®­îc ghi chÐp ®Çy ®ñ vµ ®­îc ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ trªn sæ chi tiÕt vµ sæ tæng hîp, viÖc tÝnh vµ trÝch khÊu hao còng ®­îc tæng c«ng ty chó träng, vµo cuèi mçi n¨m tæng c«ng ty ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n cè ®Þnh vµ tÝnh l¹i tû lÖ trÝch khÊu hao cho phï hîp. Hµng n¨m tæng c«ng ty ®Òu thiÕt lËp kÕ ho¹ch vµ lËp dù to¸n ng©n s¸ch cho tµi s¶n cæ ®Þnh. Trong qu¸ tr×nh nµy ®¬n vÞ ®· v¹ch ra nh÷ng vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn viÖc mua s¾m, thanh lý, nh­îng b¸n c¸c tµi s¶n vµ nguån vèn tµi trî cho kÕ ho¹ch ®ã. Môc tiªu cña kiÓm so¸t né bé lµ n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn vµ ®Çu t­ tµI s¶n cè ®Þnh. Ngoµi ra, kiÓm so¸t néi bé cßn gióp ph©n ®Þnh chÝnh x¸c c¸c chi phÝ cÊu thµnh nguyªn gi¸ tµi s¶n cè ®Þnh, chi phÝ s÷a ch÷a, chi phÝ khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh. C¸c chi phÝ nµy ®Òu rÊt quan träng cho nªn rÊt dÔ x¶y ra sai sãt träng yÕu trªn b¸o c¸o tµi chÝnh. 2.1. KiÓm so¸t néi bé trong c«ng t¸c ®Çu t­, mua s¾m tµi s¶n cè ®Þnh. Khi cã kÕ ho¹ch ®©u t­, mua s¾m th× phßng ®Çu t­ x©y dùng göi tê tr×nh lªn tæng gi¸m ®èc duyÖt sau ®ã ®­îc göi lªn héi ®«ng qu¶n trÞ sÏ quyÕt ®Þnh phª duyÖt viÖc ®Çu t­, mua s¾m nµy. Héi ®ång qu¶n trÞ sau khi xem xet nhu cÇu cña tæng c«ng ty, nÕu ®ång ý, chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ ra quyÕt ®Þnh phª duyÖt kÕ ho¹ch. Sau khi cã quyÕt ®Þnh cña tæng c«ng ty, viÖc ®Çu t­, mua s¾m ®­îc giao cho phßng ®Çu t­ x©y dùng. Phßng nµy sÏ thùc hiÖn c«ng viÖc mua s¾m. C¸c tµI s¶n mua vÒ sÏ ®­îc phßng kü thuËt kiÓm tra c¸c th«ng sè kü thuËt sau ®ã míi bµn giao cho bé phËn sö dông. Quy tr×nh mua s¾m, ®Çu t­ tµi s¶n cè ®Þnh vµ lu©n chuyÓn chøng t­. 2.2. KiÓm so¸t néi bé trong c«ng t¸c thanh lý, nh­îng b¸n tµi s¶n cè ®Þnh.Phßng ®Çu t­ x©y dùng Chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ Phßng ®Çu t­ x©y dùng Chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ KÕ to¸n TSC§ LËp tê tr×nh QuyÕt ®Þnh cña TG§ Mua s¾m bµn giao QuyÕt ®Þnh t¨ng tµi s¶n Ghi sæ L­u tr÷ b¶o qu¶n chøng tõ Hµng n¨m, c¨n cø vµo kÕ ho¹ch thanh lý, nh­îng b¸n tµi s¶n cè ®Þnh, c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn lËp tê tr×nh xin thanh lý göi lªn tæng gi¸m ®èc tæng c«ng ty, sau khi tæng gi¸m xem xÐt vµ ký duyÖt sÏ gñi lªn chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ. Sau khi ®­îc chÊp nhËn cho thanh lý, tæng c«ng ty sÏ thµnh lËp héi ®ång thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh. Héi ®ång thanh lý sau khi thùc hiÖn viÖc thanh lý lËp biªn b¶n thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh cã tæng gi¸m ®èc vµ kÕ to¸n tr­ëng ký. Sau khi viÖc thanh lý ®­îc hoµn tÊt th× tæng c«ng ty sÏ cã c«ng v¨n göi héi ®ång qu¶n trÞ quyÕt ®Þnh gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh. Sau khi nhËn ®­îc quyÕt ®Þnh gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh cña héi ®ång qu¶n trÞ th× toµn bé chøng tõ thanh lý, nh­îng b¸n sÏ ®­îc chuyÓn cho phßng kÕ to¸n ®Ó ghi gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh vµ huû thÎ tµi s¶n cè ®Þnh. Thñ tôc thanh lý, nh­îng b¸n tµi s¶n cè ®Þnh vµ lu©n chuyÓn chøng tõ. §¬n vÞ thµnh viªn Tæng gi¸m ®èc H§QT Héi ®ång thanh lý H§QT TG§ KÕ to¸n TSC§ Tê tr×nh xin thanh lý QuyÕt ®Þnh thanh lý Biªn b¶n thanh lý QuyÕt ®Þnh gi¶m tµi s¶n Ghi sæ huû thÎ TS L­u tr÷ b¶o qu¶n chøng tõ 2.3. KiÓm so¸t néi bé ®èi víi c«ng t¸c kiÓm kª vµ trÝch khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh. §èi víi c«ng t¸c kiÓm kª: ngoµi viÖc theo dâi th­êng xuyªn trong qu¸ tr×nh sö dông tµI s¶n cè ®Þnh, hµng n¨m tæng c«ng ty ®Òu tiÕn hµnh kiÓm kª tµi s¶n cè ®inh mét mÆt ®Ó so s¸nh víi sæ s¸ch nh­ng mÆt kh¸c quan träng h¬n lµ ®¸nh gi¸ thùc tr¹ng tµi s¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ tµi s¶n. Tr­íc khi tiÕn hµnh kiÓm kª th× c¸c bé phËn ®Òu ®­îc yªu cÇu hoµn thiÖn sæ s¸ch vµ tæng gi¸m ®èc ®­a ra ph­¬ng ¸n kiÓm kª trong ®ã nªu râ thµnh phÇn cña héi ®ång kiÓm kª, thêi gian kiÓm kª. Ph­¬ng an kiÓm kª ®­îc lËp chung cho c¶ kiÓm kª tµi s¶n cè ®Þnh, vËt t­, quü, c«ng nî. §èi víi viÖc trÝch khÊu hao: Tæng c«ng ty sö dông ph­¬ng ph¸p khÊu hao th¼ng. Hµng n¨m viÖc trÝch khÊu hao ®­îc tæng c«ng ty gi¸m s¸t chÆt chÏ, ®ång thêi so s¸nh møc khÊu hao t¨ng gi¶m gi÷a c¸c n¨m. PhÇn III. Ph­¬ng h­íng x©y dùng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng viÖt nam. §¸nh gi¸ vÒ c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng. MÆc dï lµ mét tæng c«ng ty lín víi sè l­îng lín c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn, hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vÉn cßn thiÕu mét sè yÕu tè c¨n b¶n song c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty còng ®· ®¹t ®­îc mét sè môc tiªu mµ c¬ b¶n lµ b¶o vÖ tµi s¶n cña ®¬n vÞ do: Ban tæng gi¸m ®èc tæng c«ng ty ®Æc biÖt lµ tæng gi¸m ®èc ®· thùc sù cã nh÷ng phÈm chÊt cÇn thiÕt cña mét nhµ qu¶n lý, ®ã lµ ®¹o ®øc c¸ nh©n, n¨ng lùc tæ chøc vµ kh¶ n¨ng chuyªn m«n. Tæng gi¸m ®èc n¨ng ®éng quyÕt ®o¸n, liem chÝnh vµ coi c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t nh­ lµ mét nh©n tè ¶nh h­ëng quan träng cña tæng c«ng ty vµ lu«n khuyÕn khÝch c¸c ho¹t ®éng nµy. Tæng c«ng ty cã mét ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é, cã tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc, cã phÈm chÊt ®¹o ®øc vµ liªm chÝnh, cã n¨ng lùc thùc sù. §Æc biÖt lµ ®éi ngò nh©n viªn kÕ to¸n, hä cã tr×nh ®é nghiÖp vô vµ lu«n coi träng ®¹o ®øc nghÒ nghiÖp. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña tæng c«ng ty kh¸ hîp lý, phï hîp víi quy m« cña tæng c«ng ty, c¸c bé phËn ®­îc ph©n cÊp vµ ph©n c«ng râ rµng, mçi phßng ban ®Òu cã nhiÖm vô kiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng liªn quan ®Õn lÜnh vùc m×nh phô tr¸ch. C«ng t¸c kÕ ho¹ch ®­îc thùc hiÖn chÆt chÏ, c¶ kÕ ho¹ch tæng thÓ vµ kÕ ho¹ch riªng cho tõng lÜnh vùc, tõng bé phËn, tõng kh©u thu thËp th«ng tin ®Ó ®­a ra kÕ ho¹ch ®Õn kh©u kiÓm so¸t thùc hiÖn kÕ ho¹ch, c¸c dù to¸n ®­îc lËp theo ®óng quy ®Þnh cña nhµ n­íc. ChÝnh s¸ch nh©n sù ®· thùc sù l«i kÐo ®­îc c¸n bé c«ng nh©n viªn trong tæng c«ng ty tù gi¸c vµ nhiÖt t×nh trong c«ng viÖc, ph¸t huy ®­îc kh¶ n¨ng cña nh©n viªn, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho hä lµm viÖc vµ huy ®éng ®­îc hä vµo qu¸ tr×nh kiÓm so¸t. C«ng t¸c kÕ to¸n ë tæng c«ng ty ®­îc tæ chøc gän nhÑ, do ¸p dông kÕ to¸n m¸y nªn ®· gi¶i phãng ®­îc lao ®éng kÕ to¸n khái c«ng viÖc ghi chÐp nhan ch¸n do vËy c«ng t¸c kÕ to¸n ®¹t hiÖu qu¶ cao, ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin kÞp thêi cho tæng gi¸m ®èc vµ nh÷ng ®èi t­îng cÇn th«ng tin kh¸c. C¸c nghiÖp vô kÕ to¸n ®­îc tæ chøc chÆt chÏ nªn c«ng t¸c kiÓm so¸t ®­îc thùc hiªn tèt, ®ång thêi víi c¸c nghiÖp vô. Thùc hiÖn tèt c¸c nguyªn t¾c ph©n c«ng, ph©n nhiÖm vµ c¸c nguyªn t¾c phª chuÈn uû quyÒn. KiÓm so¸t vËt chÊt ®èi víi tµi s¶n ®­îc quan t©m thÝch ®¸ng, do ®ã b¶o vÖ an toµn tµi s¶n. C«ng t¸c kiÓm so¸t ®èi víi mét sè nghiÖp vô träng yÕu ®· cã t¸c dông tÝch cùc trong viÖc b¶o vÖ tµi s¶n cña tæng c«ng ty, ®Æc biÖt lµ tµi s¶n cè ®Þnh. MÆc dï cã nh÷ng mÆt tÝch cù nh­ trªn trong c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé song trong c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty vÉn cßn cã nh÷ng h¹n chÕ: Tæng c«ng ty ch­a x©y dùng quy chÕ kiÓm so¸t néi bé, ®©y lµ mét thiÕu sãt rÊt lín bëi ®iÒu kiÖn ®Ó nhËn biÕt sù tån t¹i cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ cã sù tån t¹i cña c¸c quy chÕ kiÓm so¸t néi bé. Tæng c«ng ty mÆc dï ®· x©y dùng mét ban kiÓm so¸t, ®Ò ra nhiÖm vô chøc n¨ng song míi chØ lµ mét h×nh thøc trong thùc tÕ th× ch­a ®i vµo ho¹t ®éng. V× vËy, c¸c biÖn ph¸p, thñ tôc kiÓm so¸t ®éc lËp ch­a ®em l¹i hiÖu qu¶ thiÕt thùc cho tæng c«ng ty. Tæng c«ng ty ch­a x©y dùng mét phßng kiÓm to¸n néi bé ®éc lËp. Cã thÓ nãi ®©y lµ mét thiÕu sãt rÊt lín bëi kiÓm to¸n néi bé sÏ gióp c¸c nhµ qu¶n lý kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ nh÷ng ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty vµ cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. Ngoµi ra kiÓm to¸n néi bé cßn gióp tæng c«ng ty tiÕt kiÖm mét khoan chi phÝ thuª kiÓm to¸n ®éc lËp hµng n¨m. §èi víi tµI s¶n cè ®Þnh: viÖc kiÓm so¸t cßn nÆng vÒ môc ®Ých b¶o vÖ tµI s¶n mµ Ýt quan t©m tíi ph©n tich hiÖu qu¶ sö dông tµI s¶n, Ýt quan t©m tíi biÖn ph¸p qu¶n lý vµ biªn ph¸p sö lý. §èi víi vèn b»ng tiÒn tæng c«ng ty kh«ng quy ®Þnh giíi h¹n tån quü tiÒn mÆt, ®iÒu nµy cã thÓ dÉn ®Õn rñi ro lµ l­îng tiÒn tån quü qu¸ nhiÒu vµ cã thÓ sö dông cho môc ®Ých kh¸c ngoµI tæng c«ng ty Tãm l¹i, mÆc dï c«ng t¸c kiÓm so¸t néi bé cña tæng c«ng ty kh¸ tèt do mét sè nh©n tè tÝch cùc nh­ ý thøc cña nh©n viªn, th¸i ®é cña tæng gi¸m ®èc ®èi víi c«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t, do c¬ cÊu tæ chøc kh¸ hîp lý, c«ng t¸c kÕ ho¹ch tèt… nh­ng ho¹t ®éng kiÓm so¸t néi bé cña tæng c«ng ty cßn nhiÒu thiÕu sãt vµ ch­a ®em l¹i hiÖu qu¶ thùc sù. Ph­¬ng h­íng x©y dùng vµ hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng. Nguyªn t¾c x©y dùng hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Nguyªn t¾c ho¹t ®éng liªn tôc: hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ®­îc x©y dùng ph¶I ho¹t ®éng liªn tôc thÓ hiÖn ë sù vËn hµnh liªn tôc cña c¸c quy chÕ kiÓm so¸t trªn ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. Nguyªn t¾c huy ®éng: hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ph¶I huy ®éng ®­îc toµn bé c¸n bé c«ng nh©n viªn trong ®¬n vÞ, ë tÊt c¶ c¸c cÊp vµo qu¸ tr×nh kiÓm so¸t, mçi ng­êi, mçi bé phËn tù kiÓm so¸t lµ tèt nhÊt. Nguyªn t¾c phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña hÖ thèng kiÓm soat néi. Th«ng th­êng ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ ho¹t ®éng, ng­êi ta quan t©m ®Õn hiÖu qu¶, so s¸nh chi phÝ vµ hiÖu qu¶. §èi víi viÖc x©y dùng vµ vËn hµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, chi phÝ bá ra cã thÓ ®o l­êng rÊt râ nh­ng kÕt qu¶ kh«ng thÓ hiÖn râ rµng vµ kÞp thêi, v× thÕ møc ®é quan t©m ®Õn ho¹t ®éng kiÓm so¸t néi bé vµ duy tr× ho¹t ®éng nµy th­êng bÞ h¹n chÕ. Do ®o tæng gi¸m ®èc tæng c«ng ty cÇn ®¸nh gi¸ c¶ hiÖu qu¶ tr­íc m¾t vµ l©u dµi cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. X©y dùng quy chÕ kiÓm so¸t néi bé. Quy chÕ kiÓm so¸t néi bé vµ sù vËn hµnh liªn tôc cña nh÷ng quy chÕ nµy trªn ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ lµ c¬ së ®Ó nhËn biÕt sù tån t¹i cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Møc ®é tu©n thñ c¸c quy chÕ nµy cho ta biÕt hiÖu lùc cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. Quy chÕ kiÓm so¸t néi bé bao gåm: Nh÷ng quy ®Þnh chung: nªu lªn vai trß cña hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé, c¸c yÕu tè cÊu thµnh hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé vµ tr¸ch nhiÖm cña c¸c cÊp, c¸c bé phËn, c¸c c¸ nh©n ®èi víi ho¹t ®éng cña kiÓm so¸t néi bé. Quy chÕ qu¶n lý tµi chÝnh: C¨n cø vµo quy chÕ qu¶n lý tµi chÝnh cña nhµ n­íc ban hµnh vµ nh÷ng ®Æc thï riªng cña ®¬n vÞ ®Ó x©y dùng quy chÕ qu¶n lý tµi chÝnh cho ®¬n vÞ m×nh, bao gåm quy chÕ qu¶n lý trªn c¸c lÜnh vùc: Quy chÕ qu¶n lý tiÒn mÆt, quy chÕ qu¶n lý vËt t­, quy chÕ qu¶n lý tµi s¶n cè ®Þnh vµ trÝch khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, qu¶n lý vµ sö dông vèn, tµi s¶n, qu¶n lý c«ng nî, quy ®Þnh trong x¸c ®inh doanh thu, chi phÝ, kÕt qu¶ kinh doanh… X©y dùn bé phËn kiÓm to¸n néi bé. C¸c nguyªn t¾c x©y dùng bé m¸y kiÓm to¸n néi bé. Nguyªn t¾c tu©n thñ ph¸p luËt. BÊt kú mét doanh nghiÖp nµo ho¹t ®éng trong nÒn kinh tÕ quèc d©n ®Òu ph¶i tu©n theo ph¸p luËt vµ chÞu sù cho phèi cña ph¸p luËt. ChÝnh v× thÕ mµ trong viÖc x©y dùng hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé t¹i tæng c«ng ty nhÊt quyÕt ph¶i tu©n theo ph¸p luËt kh«ng chØ víi lý do trªn mµ cßn do tæng c«ng ty lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc nªn cµng ph¶i thùc hiÖn nguyªn t¾c nµy mét c¸ch hoµn thiÖn h¬n. §Ó thùc hiÖn nguyªn t¾c nµy, kiÓm to¸n néi bé t¹i tæng c«ng ty ph¶i ®¸p øng c¸c yªu cÇu sau: Ho¹t ®éng cña kiÓm to¸n néi bé ph¶i tu©n thñ tuyÖt ®èi hiÕn ph¸p, ph¸p luËt cña nhµ n­íc víi tÝnh chÊ lµ mét ®¬n vÞ c¬ së chÞu sù kiÓm tra th­êng xuyªn liªn tôc cña c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña nhµ n­íc. Trong tr­êng hîp ho¹t ®éng cña kiÓm to¸n néi bé ph¸t hiÖn ra c¸c sai ph¹m träng yÕu cã liªn quan tíi lîi Ých quèc gia th× ph¶i b¸o c¸o ngay cho c¬ quan luËt ph¸p cã thÈm quyÒn ®Ó ng¨n ngõa vµ xö lý nh÷ng sai ph¹m. Lµ mét ®¬n vÞ trùc thuéc bé x©y dùng, chÞu sù chØ ®¹o trùc tiÕp cña bé vµ thùc thi c¸c chÝnh s¸ch cña nhµ n­íc, lµ c«ng cô ®iÒu tiÕt kinh tÕ cña nhµ n­íc nªn mäi ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty ph¶i tu©n thñ theo hiÕn ph¸p vµ ph¸p luËt hiÖn hµnh, còng nh­ viÖc chÊp hµnh c¸c chÝnh s¸ch cña nhµ n­íc vÒ kÕ ho¹ch ®­îc giao vµ c¸c ho¹t ®éng chung kh¸c. KiÓm to¸n néi bé lµ mét bé phËn trong tæng c«ng ty cho nªn mäi ho¹t ®éng cña bé phËn nµy còng ph¶i tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c chung ®ã, h¬n n÷a, kiÓm to¸n néi bé cßn cã vai trß quan träng h¬n ®ã lµ gióp ban gi¸m ®èc trong viÖc qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®ång thêi lµ c¸nh tay gi¸m s¸t mäi ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty víi bé chñ qu¶n. Nªn ch¨ng gi÷a bé phËn kiÓm to¸n néi bé vµ bé x©y dùng cã mèi liªn hÖ ®Ó ph¸t huy h¬n n÷a quyÒn lùc cña kiÓm to¸n néi bé vµ ®Ó kiÓm to¸n néi bé ho¹t ®éng hiÖu qu¶ h¬n? Nguyªn t¾c ho¹t ®éng ®éc lËp. §©y lµ nguyªn t¾c c¬ b¶n vµ ph¶i cã ®èi víi bÊt kú mét hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé nµo ®Ó ®¶m b¶o sù ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ vµ ph¸t huy hÕt t¸c dông cña hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé. Theo ®ã, c¸c kiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i ®éc lËp víi c¸c ho¹t ®éng hay bé phËn mµ hä kiÓm to¸n vµ ph¶i thùc hiÖn c«ng viÖc cña m×nh mét c¸ch kh¸ch quan. Bé phËn kiÓm to¸n néi bé ph¶i cã mét mo h×nh tæ chøc phï hîp ®Ó cho phÐp hä tiÕn hµnh kiÓm to¸n mäi ho¹t ®éng mét c¸ch cã hiÖu qu¶ vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ kiÓm to¸n mét c¸ch kh¸ch quan. Ng­êi phô tr¸ch kiÓm to¸n néi bé ph¶i ®­îc sù hç trî cô thÓ víi chøc n¨ng cña kiÓm to¸n néi bé. TÝnh ®éc lËp cßn lµ c¬ së ph¸p lý ®Ó sau nµy kiÓm to¸n nhµ n­íc hoÆc kiÓm to¸n ®éc lËp quyÕt ®Þnh sö dông kÕt qu¶ cña kiÓm to¸n néi bé. Vai trß cña ng­êi phô tr¸ch kiÓm to¸n viªn néi bé cã mét ý nghÜa rÊt to lín, v× vËy hä ph¶i cã mét ®Þa vÞ vµ quyÒn h¹n t­¬ng xøng ®Ó chøng tá sù hç trî vµ cam kÕt cña cÊp l·nh ®¹o cao nhÊt ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng cña kiÓm to¸n néi bé ®éc lËp. Cã hai khÝa c¹nh chÝnh ®èi víi tÝnh ®éc lËp cña kiÓm to¸n néi bé ë trong tæng c«ng ty lµ: KiÓm toan véi bé kh«ng cã mét quyÒn lùc hoÆc bÊt cø nét tr¸ch nhiÖm nµo ®èi víi ho¹t ®éng mµ nã kiÓm to¸n. KiÓm to¸n néi bé kh«ng ®­îc giao bÊt c­ nhiÖm vô nµo tr¸i ng­îc víi c¸c tr¸ch nhiÖm cña m×nh mµ cã thÓ ¶nh h­ëng ®Õn tÝnh kh¸ch quan hoÆc t¹o ra mét sù ®Þnh kiÕn kh«ng tèt ®èi víi c¸c ho¹t ®éng ®­îc kiÓm to¸n. KiÓm to¸n néi bé kh«ng bÞ ¶nh h­ëng bíi c¸c ¸p lùc vÒ mÆt tæ chøc mµ cã thÓ: Lµm h¹n chÕ sù lùa chän c¸c lÜnh vùc quan träng cho viÖc kiÓm to¸n hoÆc giíi h¹n ph¹m vi cña c¸c cuéc kiÓm to¸n ®ã. C¶n trë viÖc sö dông c¸c hå s¬, c¸c th«ng tin quan träng vµ tiÕp xóc víi c¸c nh©n viªn trong ®¬n vÞ. Lµm h¹n chÕ kh¶ n¨ng lËp b¸o c¸o hoÆc b¸o c¸o trùc tiÕp víi cÊp l·nh ®¹o cao h¬n vµ ng­êi phô tr¸ch kiÓm to¸n néi bé. Kh«ng khuyÕn khÝch viÖc liªn l¹c vµ c¶n trë viÖc tiÕp xóc víi ng­êi phô tr¸ch kiÓm to¸n néi bé vµ cÊp l·nh ®¹o cao h¬n. C¸c ho¹t ®éng cña kiÓm to¸n néi bé th­êng ph¶i ®­îc thùc hiÖn hoÆc ®­îc chØ ®¹o bëi mét bé phËn duy nhÊt trong ®¬n vÞ víi lý do ®iÒu nµy sÏ ®em l¹i mét kh¶ n¨ng lín h¬n cho sù ®éc lËp. §iÒu ®ã gióp cho c¸c kiÓm to¸n viªn duy tr× ®­îc c¸c kü n¨ng chuyªn m«n cÇn thiÕt, viÖc tËp hîp c¸c ph¸t hiÖn kiÓm to¸n ®Ó ®¸nh gi¸ ¶nh h­ëng cña chóng ®èi víi ®¬n vÞ c¬ së trªn quy m« réng vµ viÖc phèi hîp trªn nh»m tr¸nh sù trïng lÆp vµ sao chÐp c¸c ho¹t ®éng kiÓm tra. §ã lµ mét sè khÝa c¹nh ®Ò cËp trªn tÝnh ®éc lËpcña kiÓm to¸n néi bé vµ ¶nh h­ëng cña nã tíi hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé trong viÖc x©y dùng hÖ thèng kiÓm toan néi bé t¹i tæng c«ng ty, muèn kiÓm to¸n néi bé ho¹t ®éng thùc sù cã hiÖu qu¶ th× nguyªn t¾c nµy nhÊt ®Þnh ph¶i ®­îc tu©n thñ. Nguyªn t¾c phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. KiÓm to¸n néi bé ®­îc coi nh­ mét dich vô, ®­îc thùc hiÖn cho ho¹t ®éng qu¶n lý cña ®¬n vÞ. Bé phËn kiÓm to¸n néi bé ph¶i ph©n c«ng c«ng viÖc mét c¸ch tËp thÓ hoÆc riªng cho tõng nh©n viªn cã kiÕn thøc kÜ n¨ng vµ kinh nghiÖm cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c¸c tr¸ch nhiÖm ®­îc giao mét c¸ch cã hiÖu qu¶. ChÊt l­îng thùc hiÖn cña ho¹t ®«ng kiÓm to¸n néi bé cã liªn quan trùc tiÕp ®Õn chÊt l­îng cña ph­¬ng h­íng, tr×nh ®é vµ tr¸ch nhiÖm cña nh÷ng ng­êi ®­îc ph©n c«ng thùc hiÖn kiÓm to¸n. Bé phËn kiÓm to¸n néi bé ph¶i cã ®­îc c¸c kü n¨ng kiÓm to¸n vµ kiÕn thøc chuyªn m«n cho viÖc hoµn thµnh c¸c nhiÖm vô kiÓm to¸n ®­îc giao. Mét vÊn ®Ò quan träng mµ kiÓm to¸n néi bé ®ang ph¶i ®èi mÆt lµ kh¶ n¨ng n©ng cao kü n¨ng nguån lùc cña m×nh ®Ó theo kÞp sù thay ®æi vµ ®em l¹i mét sù ®ãng gãp tÝch cùc vµ nhiÒu h¬n cho ®¬n vÞ. Do cÇn ph¶I sö dông hµng lo¹t c¸c kü n¨ng cña chøc n¨ng kiÓm to¸n néi bé hiÖn ®¹i vµ do thiÕu c¸c tiªu chuÈn cô thÓ vµ c¸c kü thuËt kiÓm to¸n nªn rÊt khã ®­a ra mét kÕt luËn vÒ sù thµnh th¹o chuyªn m«n cña c¸c nh©n viªn nÕu chØ th«ng qua viÖc xem xÐt c¸c d÷ liÖu vÒ nh©n viªn. ChÝnh v× lÏ ®ã, kinh nghiÖm lµm viÖc lµ mét nh©n tè quan träng trong viÖc lùa chän ®éi ngò nh©n viÖ kiÓm to¸n trong viÖc x©y dùng hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé. Nguyªn t¾c phï hîp víi ®Æc ®iÓm tæ chøc cña viÖc x©y dùng hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé cßn thÓ hiÖn ë viÖc tuyÓn chän sè l­îng nh©n viªn kiÓm to¸n néi bé. §©y lµ vÊn ®Ò quan träng trong viÖc x©y dùng kiÓm to¸n néi bé, ®Ò cËp ®Õn vÊn ®Ò nµy kh«ng chØ liªn quan ®Õn ®Æc ®iÓm tæ chøc cña tæng c«ng ty mµ cßn liªn quan tíi tÝnh chÊt ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty. Mét sè l­îng nh©n viªn kiÓm to¸n néi bé nh­ thÕ nµo ®­îc coi lµ thÝch hîp vµ mang l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt cho ho¹t ®éng kiÓm to¸n néi bé? Sè l­îng ph¶i ®ñ ®Ó thùc hiÖn khèi l­îng c«ng viÖc kiÓm to¸n, tr×nh ®é cña c¸c nh©n viÖ ®­îc lùa chän nh­ thÕ nµo, ®iÒu nµy phô thuéc nhiÒu vµo tr×nh ®é qu¶n lý vµ tæ chøc cña ban gi¸m ®èc. BÊt kú mét yÕu tè nµo trong c¸c yÕu tè trªn bÞ xem nhÑ hoÆc kh«ng ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch ®óng møc ®Òu ®­îc xem lµ cã ¶nh h­ëng lín tíi ho¹t ®éng cña hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé. VÒ vÊn ®Ò nµy trong thùc tÕ x©y dùng hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé t¹i tæng c«ng ty th× ®iÒu quan träng lµ viÖc tÝnh to¸n sè l­îng kiÓm to¸n viªn lµ bao nhiªu cho hîp lý, ®ång thêi víi tÝnh chÊt ho¹t ®éng kinh doanh cña tæng c«ng ty còng nh­ tÝnh chÊt ph©n t¸n vÒ ®Þa lý cña c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn ®ßi hái hÖ thèng kiÓm toan néi bé ph¶i ®­îc ph©n quyÒn ®óng møc g¾n víi tr¸ch nhiÖm vÒ c«ng viÖc thùc hiÖn vµ c«ng viÖc ®­îc giao. Nguyªn t¾c hiÖu qu¶ trong tæ chøc ho¹t ®éng kiÓm to¸n néi bé. BÊt cø mét hÖ thèng nµo ®­îc x©y dùng ®Òu nh»m h­íng tíi mét môc ®Ých cô thÓ. Trong kiÓm to¸n, môc ®Ých ®Æt ra lµ tÝnh hiÖu qu¶ trong c«ng t¸c tham vÊn gióp c¸c nhµ l·nh ®¹o qu¶n trÞ doanh nghiÖp, mÊt ®i nguyªn t¾c nµy th× hÖ thèng ®­îc x©y dùng kh«ng nh÷ng kh«ng ®¹t ®­îc môc ®Ých ®Ò ra mµ cßn g©y ra sù l·ng phÝ trong kinh phÝ ho¹t ®éng còng nh­ nh©n sù tæ chøc. Bµn vÒ vÊn ®Ò nµy trong viÖc x©y dùng hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng th× nã cßn liªn quan tíi nhiÒu vÊn ®Ò kh¸c nhau nh­: nh©n sù tæ chøc kiÓm to¸n néi bé, tr×nh ®é cña c¸c nh©n viªn kiÓm to¸n néi bé… tÊt c¶ ®Òu cã mét mèi liªn hÖ mËt thiÕt vµ quyÕt ®Þnh lÉn nhau, kh«ng mét yÕu tè nµo ®­îc coi nhÑ vµ kh«ng mét yÕu tè nµo ®­îc bá qua. Víi mét nguån lùc x¸c ®Þnh vµ yªu cÇu ®Æt ra lµ kiÓm toan néi bé ph¶i ®em l¹i mét chÊt l­îng ho¹t ®éng cao nhÊt. V©n ®Ò nµy ®Æt ra cho kiÓm to¸n néi bé khi lËp kÕ ho¹ch ph¶i chän ®­îc ®iÓm xung yÕu nhÊt, nh÷ng chç dÔ cã sai ph¹m nhÊt, lùa chän ph­¬ng ph¸p kiÓm to¸n phï hîp víi ®èi t­îng kiÓm to¸n ®ång thêi víi chi phÝ ho¹t ®éng nhá nhÊt. Nh×n chung, hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé ho¹t ®éng ®­îc coi lµ cã hiÖu qu¶ nhÊt khi víi mét ®éi ngò kiÓm to¸n viªn hîp lý, c«ng viÖc kiÓm to¸n ®­îc thùc hiÖn ®Çy ®ñ vµ mang l¹i c¸i nh×n kh¸ch quan ®óng ®¾n vÒ thùc tr¹ng ho¹t ®éng kinh doanh cña c¸c ®¬n vÞ kinh tÕ c¬ së vµ víi chi phÝ kiÓm to¸n thÊp nhÊt. §©y lµ môc tiªu mµ bé phËn kiÓm to¸n néi bé ph¶i h­íng tíi trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng còng nh­ khi x©y dùng. §ã lµ mét sè nguyªn t¾c cÇn h­íng tíi trong qu¸ tr×nh x©y d­ng hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng, bÊt kú mét nguyªn t¾c nµo bÞ xem nhÑ hoÆc kh«ng ®¹t ®­îc trong qu¸ tr×nh x©y dùng bé phËn kiÓm to¸n néi bé ®Òu ®­îc xem lµ sù thÊt b¹i cña viÖc x©y dùng nµy. X©y dùng bé phËn kiÓm to¸n néi bé. X©y dùng m« h×nh tæ chøc. Tõ thùc tÕ t×m hiÓu ®Æc ®iÓm tæ chøc kiÓm to¸n néi bé t¹i mét sè tæng c«ng ty ë ViÖt Nam hiÖn nay, c¨n cø vµo c¸c quyÕt ®Þnh, th«ng t­ cña nhµ n­íc vµ c¸c h­íng dÉn thµnh lËp bé m¸y kiÓm to¸n néi bé, tõ ®Æc ®iÓm tæ chøc ho¹t ®éng cña tæng c«ng ty xi m¨ng th× bé m¸y kiÓm to¸n néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng cã thÓ x©y dùng theo quan ®iÓm bé m¸y kiÓm to¸n trùc thuéc sù chØ ®¹o cña ban gi¸m ®èc. Theo quan ®iÓm nµy th× t¹i tæng c«ng ty lµ phßng kiÓm to¸n néi bé. Phßng ®­îc tæ chøc ®éc lËp víi c¸c phßng, ban chøc n¨ng kh¸c nhau cña tæng c«ng ty vµ chÞu sù chØ ®¹o, l·nh ®¹o trùc tiÕp cña tæng gi¸m ®èc. M« h×nh bé m¸y kiÓm to¸n néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng. Héi ®ång qu¶n trÞ C¬ quan tæng gi¸m ®èc C¸c phßng (ban) kh¸c C¸c phßng (ban) ®¬n vÞ kinh tÕ c¬ së Bé phËn kiÓm to¸n Bé phËn kiÓm to¸n néi bé ®­îc tæ chøc thµnh phßng kiÓm to¸n néi bé ®øng ®Çu lµ tr­ëng phßng kiÓm to¸n néi bé do tæng gi¸m ®èc bæ nhiÖm, tr­ëng phßng còng nh­ c¸c kiÓm to¸n viªn kh¸c chØ nhËn nhiÖm vô kiÓm to¸n néi bé, kh«ng kiªm nhiÖm c¸c c«ng viÖc qu¶n lý kh¸c trong tæng c«ng ty. M« h×nh tæ chøc phßng kiÓm to¸n néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng. Tr­ëng phßng kiÓm to¸n néi bé KiÓm to¸n viªn néi bé KiÓm to¸n viªn néi bé KiÓm to¸n viªn néi bé KiÓm to¸n viªn néi bé VÒ sè l­îng kiÓm to¸n viªn néi bé: hiÖn nay tæng c«ng ty cã 15 ®¬n vÞ thµnh viªn h¹ch to¸n ®éc lËp, c¨n cø vµo sè l­îng c«ng viÖc ­íc tÝnh t¹i tæng c«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn th× bé phËn kiÓm to¸n néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng cÇn thiÕt biªn chÕ 5 thµnh viªn trong ®ã cã mét tr­ëng phßng chÞu tr¸ch nhiÖm chung vµ bèn nh©n viªn kiÓm to¸n. Ngoµi ra, ®Ó thùc hiÖn tèt c«ng t¸c kiÓm to¸n th× bé phËn kiÓm to¸n néi bé cã thÓ cã c¸c céng t¸c viªn lµ c¸c chuyªn gia, chuyªn viªn ë mét sè lÜnh vùc kh¸c. Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng. Theo m« h×nh kiÓm to¸n néi bé ®· x©y dùng ë trªn th× bé m¸y kiÓm to¸n néi bé cña tæng c«ng ty xi m¨ng ®­îc tæ chøc thµnh phßng kiÓm to¸n néi bé trùc thuéc tæng gi¸m ®èc. Theo ®ã bé m¸y kiÓm to¸n viªn gåm: tr­ëng phßng kiÓm to¸n, c¸c kiÓm to¸n viªn vµ c¸c chuyªn gia, chuyªn viªn ë mét sè lÜnh cô thÓ. VÒ cô thÓ, tæ chøc cña bé phËn kiÓm to¸n néi bé tæng c«ng ty xi m¨ng ®­îc m« t¶ nh­ sau: a). Tr­ëng phßng kiÓm to¸n néi bé. §øng ®Çu bé phËn kiÓm to¸n néi bé lµ tr­ëng phßng kiÓm to¸n do tæng gi¸m ®èc tæng c«ng ty bæ nhiÖm sau khi cã ý kiªn b»ng v¨n b¶n cña tæng côc qu¶n lý vèn vµ tµi s¶n nhµ n­íc t¹i doanh nghiÖp. Tr­ëng phßng kiÓm to¸n lµ ng­êi ký vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc tæng gi¸m ®èc vµ ph¸p luËt vÒ b¸o c¸o kiÓm to¸n néi bé. Tr­ëng phßng kiÓm to¸n cã nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n: Chñ ®éng x©y dùng kÕ ho¹ch vµ lËp ch­¬ng tr×nh kiÓm to¸n néi bé hµng n¨m. Tæ chøc c¸c cuéc kiÓm to¸n trong néi bé tæng c«ng ty, ®¬n vÞ thµnh viªn theo nhiÖm vô kÕ ho¹ch vµ ch­¬ng tr×nh kiÓm to¸n néi bé ®· ®­îc tæng gi¸m ®èc phª duyÖt. Qu¶n lý, bè trÝ, ph©n c«ng viÖc cho c¸c kiÓm to¸n viªn, c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm to¸n néi bé vµ thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p ®µo t¹o, huÊn luyÖn kiÓm to¸n viªn, c¸n bé lµm c«ng t¸c kiÓm to¸n, ®¶m b¶o kh«ng ngõng n©ng cao tr×nh ®é vµ n¨ng lùc c«ng t¸c cña kiÓm to¸n viªn. KiÕn nghÞ c¸c thay ®æi vÒ chÝnh s¸ch, ®­êng lèi nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ trong qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh cña tæng c«ng ty vµ c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. Khi ph¸t hiÖn thÊy hiÖn t­îng vi ph¹m ph¸p luËt hoÆc nh÷ng quyÕt ®Þnh tr¸I víi chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch, chÕ ®é ph¶i cã tr¸ch nhiÖm b¸o víi c¸c cÊp cã thÈm quyÒn ®Ó gi¶i quyÕt kÞp thêi… b). KiÓm to¸n viªn néi bé. * VÒ tuyÓn chän kiÓm to¸n viªn néi bé: Theo m« h×nh tæ chøc, bé phËn kiÓm to¸n néi bé biªn chÕ 5 thµnh viªn trong ®ã gåm mét tr­ëng phßng kiÓm to¸n vµ 4 thµnh viªn. ViÖc tuyÓn chän kiÓm to¸n viªn cã thÓ thùc hiÖn viÖc tuyÓn chän tõ néi bé tæng c«ng ty hoÆc tõ bªn ngoµi vµ ph¶i ®¶m b¶o nh÷ng ng­êi ®­îc chän ph¶i lµ nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é vµ n¨ng lùc ®¶m ®­¬ng c«ng viÖc nµy. ViÖc tuyÓn chän cã thÓ ®­îc tiÕn hµnh th«ng qua h×nh thøc xÐt n¨ng lùc c«ng t¸c, chuyªn m«n c«ng t¸c vµ sù phï hîp cña chuyªn m«n víi bé phËn kiÓm to¸n néi bé ®èi víi viÖc tuyÓn chän tõ néi bé hoÆc phæ th«ng thi tuyÓn d­íi sù gióp ®ì cña kiÓm to¸n viªn nhµ n­íc vµ c¸c chuyªn gia cña bé tµi chÝnh ®èi víi viÖc tuyÓn chän tõ bªn ngoµi. * VÒ tiªu chuÈn ®èi víi c¸c kiÓm to¸n viªn: Lùa chän ®éi ngò kiÓm to¸n viªn néi bé cã quan hÖ mËt thiÕt vµ tèi quan träng ®èi víi ho¹t ®éng cña hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé sau nµy. Mét hÖ thèng kiÓm to¸n néi bé tèt ph¶i xuÊt ph¸t ®Çu tiªn lµ mét hÖ thèng kiÓm to¸n viªn néi bé cã ®ñ tr×nh ®é vµ n¨ng lùc kiÓm to¸n, ph¶I cã ®ñ c¸c tiªu chuÈn ®Æt ra vÒ ®¹o ®øc nghÒ nghiÖp còng nh­ vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n. Theo ®ã, nh÷ng ng­êi ®­îc chän cÇn ph¶i cã ®ñ c¸c tiªu chuÈn sau: Cã phÈm chÊt chung thùc, kh¸ch quan, ch­a cã tiÒn ¸n vµ ch­a bÞ kû luËt tõ møc c¶nh c¸o trë lªn do sai ph¹m trong qu¶n lý kinh tÕ, tµI chÝnh kÕ to¸n. §· tèt nghiÖp chuyªn ngµnh kinh tÕ, tµi chÝnh, kÕ to¸n hoÆc qu¶n trÞ kinh doanh. §èi víi viÖc tuyÓn chän kiÓm to¸n viÖn néi bé tõ bªn trong ®¬n vÞ th× ph¶i ®¶m b¶o tiªu chÝ ®· c«ng t¸c trong lÜnh vùc qu¶n lý tµi chÝnh, kÕ to¸n 5 n¨m trë lªn, trong ®ã cã Ýt nhÊt 3 n¨m lµm viÖc t¹i tæng c«ng ty hoÆc t¹i c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn trùc thuéc tæng c«ng ty. §· qua huÊn luyÖn vÒ nghiÖp vô kiÓm to¸n, kiÓm to¸n néi bé theo néi dung ch­¬ng tr×nh thèng nhÊt cña bé tµi chÝnh. Víi nh÷ng tiªu thøc trªn trong viÖc tuyÓn chän ®éi ngò kiÓm to¸n viªn néi bé sÏ ®¶m b¶o ®­îc mét ®éi ngò kiÓm to¸n viªn néi bé cã ®ñ tr×nh ®é vÒ chuyªn m«n vµ ®¹o ®øc nghÒ nghiÖp ®Ó ®¶m ®­¬ng c¸c nhiÖm vô kiÓm to¸n ®­îc giao. §ång thêi, tiªu thøc ®Æt ra còng lµ hîp lý víi t×nh h×nh tæng c«ng ty xi m¨ng hiÖn nay, v× viÖc tuyÓn chän b¶o gåm c¶ tuyÓn chän trong tæng c«ng ty vµ c¶ bªn ngoµi tæng c«ng ty. Bªn trong tæng c«ng ty hoµn toµn cã c¸c øng viªn ®ñ c¸c tiªu chuÈn ®Ò ra, ®iÒu quan träng ë ®©y lµ cÇn thiÕt tr­ëng phßng kiÓm to¸n néi bé ph¶I lµ c¸n bé cã ®¹o ®øc, kinh nghiÖm, n¨ng lùc vµ tr×nh ®é chuyªn m«n vµ hiÖn ®ang c«ng t¸c t¹i tæng c«ng ty. VÒ tr¸ch nhiÖm cña kiÓm to¸n viªn néi bé. Tæ chøc bé m¸y kiÓm to¸n néi bé ph¶i thùc sù ®em l¹i lîi Ých thiÕt thùc, ho¹t ®éng cña kiÓm to¸n néi bé ph¶i hiÖu qu¶ vµ hiÖu n¨ng. Muèn vËy, trong bé m¸y kiÓm to¸n néi bé cÇn thiÕt ph¶I g¨n tr¸ch nhiÖm cña c¸c kiÓm to¸n viªn néi bé, cã nh­ vËy míi ®¶m b¶o ®­îc tÝnh ph¸p lý c¸ nh©n cña c¸c nghiÖp vô còng nh­ n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng chung cña c«ng viÖc kiÓm to¸n. Theo ®ã, kiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i cã c¸c tr¸ch nhiÖm sau: KiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i thùc hiÖn theo kÕ ho¹ch kiÓm to¸n ®· ®­îc tæng gi¸m ®èc phª duyÖt vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc tæng gi¸m ®èc vÒ chÊt l­îng, vÒ tÝnh trung thùc, vÒ tÝnh hîp lý cña b¸o c¸o kiÓm to¸n vµ nh÷ng th«ng tin tµi chÝnh, kÕ to¸n ®· ®­îc kiÓm to¸n. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc kiÓm to¸n, kiÓm to¸n viªn ph¶I tu©n thñ luËt ph¸p, tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c vµ chuÈn mùc nghÒ nghiÖp, c¸c chÝnh s¸ch, chÕ ®é hiÖn hµnh cña nhµ n­íc. KiÓm to¸n viªn néi bé ph¶i kh¸ch quan, ®Ò cao tÝnh ®éc lËp trong ho¹t ®éng kiÓm to¸n. Kh«ng ngõng n©ng cao n¨ng lùc chuyªn m«n, cËp nhËt kiÕn thøc, gi÷ g×n ®¹o ®øc nghÒ nghiÖp. Tu©n thñ nguyªn t¾c b¶o mËt c¸c sè liÖu, tµi liÖu ®­îc kiÓm to¸n trõ khi cã yªu cÇu cña c¸c c¬ quan chøc n¨ng cã thÈm quyÒn. VÒ quyÒn h¹n cña kiÓm to¸n viªn néi bé. Do kiÓm to¸n néi bé lµ c«ng viÖc ®ßi hái tr×nh ®é chuyªn m«n cao vµ nhiÒu nh©n tè liªn quan cho nªn trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nhiÖm vô kiÓm to¸n cña m×nh, kiÓm to¸n viªn néi bé cÇn ph¶i cã nh÷ng quyÒn h¹n ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô ®Ò ra. Bªn c¹nh chÝnh s¸ch ®·i ngé hîp lý vÒ vËt chÊt vµ t×nh thÇn, kiÓm to¸n viªn néi bé cÇn cã c¸c quyÒn h¹n sau ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô kiÓm to¸n cu¶ m×nh mét c¸ch thuËn lîi: §éc lËp vÒ chuyªn m«n nghiÖp vu. Kh«n bÞ chi phèi, kh«ng bÞ can thiÖp khi thùc hiÖn ho¹t ®éng kiÓm to¸n vµ tr×nh bµy ý kiÕn cña m×nh trong b¸o c¸o kiÓm to¸n. Cã quyÒn yªu cÇu c¸c bé phËn, c¸ nh©n ®­îc kiÓm to¸n vµ c¸c bé phËn cã liªn quan cung cÊp th«ng tin, tµi liÖu phôc vô cho c«ng t¸c kiÓm to¸n. §­îc ký x¸c nhËn trªn b¸o c¸o kiÓm to¸n néi bé do c¸ nh©n tiÕn hµnh, hoÆc chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn theo nhiÖm vô kiÓm to¸n ®­îc giao. Nªu ý kiÕn ®Ò xuÊt, c¸c gi¶I ph¸p, kiÕn nghÞ, c¸c ý kiªn t­ vÊn cho viÖc c¶i tiÕn, hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh nh»m ng¨n ngõa c¸c sai sãt, gian lËn, c¸c viÖc lµm sai tr¸i trong ®¬n vÞ. §­îc b¶o l­u ý kiÕn ®· tr×nh bµy trong b¸o c¸o kiÓm to¸n viªn néi bé. §­îc quyÒn ®Ò nghÞ c¸c c¬ quan cÊp trªn, c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña nhµ n­íc xem xet l¹i quyªt ®Þnh cña tæng gi¸m ®èc vÒ viÖc b·i nhiÖm kiÓm to¸n viªn néi bé. Víi c¸c quyÒn h¹n trªn kiÓm to¸n viªn néi bé hoµn toµn cã ®ñ mäi c¬ së ph¸p lý vµ c¸c ®iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc kiÓm to¸n cña m×nh mét c¸ch tèt nhÊt, ®ång thêi g¾n víi quyÒn lîi vÒ kinh tÕ vµ vÞ trÝ cña m×nh. Hoµn thiÖn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé. M«I tr­êng kiÓm so¸t. §Æc ®iÓm vµ phong c¸ch qu¶n lý. C¸ch qu¶n lý lµ trung t©m cña m«i tr­êng kiÓm so¸t, nã ¶nh h­ëng ®Õn ®Æc ®iÓm cña toµn ®¬n vÞ. Nh­ ®· tr×nh bµy tæng gi¸m ®èc cña tæng c«ng ty lµ ng­êi cã ®¹o ®øc cã tr×nh ®é vµ n¨ng lùc khinh doanh, «ng lu«n t×m ra nh÷ng ph­¬ng thøc qu¶n lý thÝch hîp nhÊt, lu«n gÇn gòi quan t©m ®éng viªn c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc hoµn thµnh tèt nhiÖm vô ®­îc giao do ®ã t¹o ®­îc kh«ng khÝ thi ®ua lµm viÖc t¹i tæng c«ng ty còng nh­ t¹i c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn. C¬ cÊu tæ chøc. Lµ mét ®¬n vÞ ho¹t ®éng réng kh¾p ba miÒn, l¹i kinh doanh trªn nhiÒu lÜnh vùc, tæng gi¸m ®èc l¹i th­¬ng xuyªn ®i c«ng t¸c do vËy c¸c phã tæng gi¸m ®èc cÇn ph¶i th­êng xuyªn thay thÕ. V× vËy, ®Ó c«ng t¸c qu¶n lý hoµn thiÖn h¬n th× c¸c phßng ban nªn giao bít cho c¸c phã tæng gi¸m ®èc chuyªn m«n phô tr¸ch. §èi víi mét sè yÕu tè kh¸c nh­ lËp kÕ ho¹ch hay chÝnh s¸ch nh©n sù cÇn tiÕp tôc ph¸t huy. §èi víi chÝnh s¸ch nh©n sù cÇn chó ý thùc hiÖn nh÷ng chÝnh s¸ch ®­a ra chø kh«ng chØ ®¬n thuÇn lµ ®­a ra c¸c chÝnh s¸ch. §èi víi tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n. Phßng kÕ to¸n cÇn chñ ®éng cã c¸c kÕ ho¹ch thùc hiÖn viÖc ®èi chiÕu, kiÓm tra, nªn in sæ hµng th¸ng, hµng quý ®Ó n¾m b¾t ®­îc sè liÖu tõng th¸ng, quý ®Ó ®èi chiÕu ph¸t hiÖn kÞp thêi chªnh lÖch. Tr­ëng phßng kÕ to¸n còng cÇn th­êng xuyªn thùc hiÖn viÖc kiÓm tra, gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch, chÕ ®é cña nhµ n­íc, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn cña c¸c nh©n viªn. Thùc hiÖn nh÷ng ®iÒu kiÖn trªn cïng víi viÖc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n kh¸ hîp lý hiÖn nay cã thÓ t¨ng c­êng c«ng t¸c tù kiÓm tra, kiÓm so¸t cua hÖ thèng kÕ to¸n. KÕt luËn. Cã thÓ nãi hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé lµ mét c«ng cô rÊt quan träng trong qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh. Trong nªn kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh hÕt søc gay g¾t nh­ hiÖn nay th× bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo muèn ®øng v÷ng vµ ph¸t triÓn th× ph¶i lu«n ®¶m b¶o cã mét hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé v÷ng m¹nh. Do vËy, viÖc x©y dùng, ®æi míi vµ hoµn thiÖn c«ng cô nµy lµ nhu cÇu thiÕt yÕu cña qu¶n lý, lµ tiÒn ®Ò quan träng trong c«ng t¸c ®iÒu hµnh vµ s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ. Qua qu¸ tr×nh nghiªn cøu thùc tÕ t¹i tæng c«ng ty xi m¨ng vÒ hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé ta thÊy ®­îc nh÷ng mÆt tÝch cùc vµ nh÷ng mÆt cßn h¹n chÕ trong hÖ thèng nµy. Hy väng trong thêi gian tíi tæng c«ng ty sÏ hoµn thiÖn h¬n n÷ hÖ thèng kiÓm so¸t cña ®¬n vÞ m×nh. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸c phßng ban trong tæng c«ng ty xi m¨ng, sù h­íng dÉn chØ b¶o tËn t×nh cña c« gi¸o – th¹c sÜ: NguyÔn ThÞ Hång Thuý ®· gióp em hoµn thµnh ®Ó tµi nµy. Tµi liÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nh lý thuyÕt kiÓm to¸n – tr­êng §¹i Häc Kinh TÕ Quèc D©n. Gi¸o tr×nh kiÓm to¸n tµi chÝnh – tr­êng §¹i Häc Kinh TÕ Quèc D©n. KiÓm to¸n – AVLINA.ASRENS – nhµ xuÊt b¶n thèng kª. T¹p chÝ kiÓm to¸n c¸c sè n¨m 2002. Th«ng t­ s« 52/1998 – TT – BTC ngµy14/04/1998. C«ng v¨n sè 287 – TC – TCDN ngµy 3/8/1998. Th«ng t­ sè 171 – TT – BTC ngµy 22/12/1998. KiÓm to¸n néi bé – PGS-PTS §Æng V¨n Thanh – PTS Lª ThÞ Hoµ - nhµ xuÊt b¶n tµi chÝnh. ChuÈn mùc kiÓm to¸n ViÖt Nam.