Hoàn thiện hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa tại công ty TNHH sản xuất công nghiệp Viet D.E.L.T.A

sự hỗ trợ tốt của nhà cung cấp, liên tục được cung cấp những bản nâng cấp tính năng, học hỏi được thêm kinh nghiệm và kiến thức tích luỹ trong phần mềm. Hạn chế của mua phần mềm CRM là chi phí đầu tư cao. Chi phí trung bình cho phần mềm nước ngoài khoảng 500 USD/người dùng. ii. Tự phát triển phần mềm: công ty có thể chủ động xây dựng phần mềm theo nhu cầu. Song, chi phí đầu tư cho đội ngũ làm phần mềm sẽ rất tốn kém và rủi ro rất cao nếu phụ trách dự án nghỉ việc. Công ty cũng gặp khó khăn trong việc tuyển dụng người giỏi về nghiệp vụ lẫn kỹ thuật. iii. Thuê phần mềm: Công ty sẽ không phải đầu tư về cơ sở hạ tầng (server, phần mềm…), không phải đầu tư nhân sự quản trị hệ thống và chỉ trả tiền trên số người sử dụng. Tuy nhiên, chi phí hiện nay cho một người dùng còn cao. Thuê phần mềm là một giải pháp thích hợp cho những doanh nghiệp có ý định hướng đến Thương mại điện tử. iv. Dùng phần mềm miễn phí: Hiện có khoảng trên 300 phần mềm CRM mã nguồn mở khác nhau được công bố và chia sẻ cho người sử dụng. Công ty không phải tốn chi phí đầu tư và có thể thay đổi phần mềm theo yêu cầu công việc. Đồng thời, chức năng phần mềm mới luôn được cộng đồng chia sẻ giúp cho phần mềm ngày càng phong phú. Khó khăn khi sử dụng phần mềm miễn phí là: Khó lựa chọn phần mềm phù hợp, công ty phải có nhân sự am hiểu, nắm rõ quy trình mới tự triển khai được. Dựa vào 4 hình thức đầu tư được nêu trên thì hai hình thức mua và thuê phần mềm mang tính an toàn và hiệu quả cao cho những công ty vừa và nhỏ như công ty Việt D.E.L.T.A. Một tín hiệu đáng mừng cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty Việt D.E.L.T.A nói riêng là cùng với sự phát triển chung của đất nước cũng như sự tiến bộ ngày càng vượt bậc của ngành Công nghệ thông tin ở nước ta trong thời gian qua, hàng loạt các công ty phần mềm được quan tâm đầu tư, thành lập và hoạt động có uy tín, phong cách chuyên nghiệp và không ngừng sáng tạo đã tạo ra những sản phẩm phần mềm công nghệ cao với chi phí rẻ phù hợp với mô hình kinh doanh và văn hóa làm việc của doanh nghiệp Việt Nam. Một số công ty phần mềm hàng đầu tại Tp.HCM có thể nhắc đến đó là: Genpacific (391A Nam Kỳ Khởi Nghĩa, Q.3, Tp.HCM), HPT (60-62 Nguyễn Văn TrỗI, Q.PN, Tp.HCM), PSD (Nhà VI CVPM Quang Trung, Q.12, Tp.HCM), SSP (123 Trương Định, Q3, Tp.HCM), T&H (202bis Nguyễn Thị Minh Khai, Q.3,Tp.HCM). Ngoài ra công ty còn có thể tham khảo, tìm hiểu thêm thông tin về CRM tại: Tập đoàn Eyesoft (thành viên của GES Group) (www.globaEyesoft.com) , Công ty phần mềm Ssoft (www.ssoft.vn), Công ty Cổ phần Phần mềm BSC (www.bscsoft.com.vn), Công ty đào tạo và tư vấn ứng dụng Công nghệ thông tin cho Doanh nghiệp (www.bom.edu.vn), Công ty tư vấn Marketing Việt Nam (www.vmccsoft.com) và một số trang web , , , … Như vậy có rất nhiều lựa chọn nhà cung cấp phần mềm nếu công ty quyết định đầu tư CRM cho mình. Tùy vào ngân sách của công ty và sự cần thiết của việc đầu tư phần mềm cho những định hướng và chiến lược phát triển trong tương lai mà Ban lãnh đạo công ty cân nhắc, lựa chọn và quyết định cho giải pháp CRM phù hợp nhất. c/ Các bước cơ bản triển khai CRM: • Đặt ra yêu cầu cụ thể, chi tiết cho từng bộ phận, phòng ban, dựa trên những mục tiêu tổng quát đề ra ban đầu trong chiến lược CRM. • Thiết kế và tích hợp hệ thống. • Test hệ thống: kiểm tra những chức năng của giải pháp đã lựa chọn phục vụ nhu cầu công ty ở mức độ nào, đảm bảo hệ thống được vận hành thông suốt. • Đào tạo nhân viên khai thác và sử dụng hệ thống. • Thu thập ý kiến phản hồi của nhân viên cũng như những ý kiến từ phía khách hàng. Trên cơ sở đó, đánh giá kết quả hoạt động, những lợi ích mà CRM mang lại. d/ Ưu điểm: Khi triển khai CRM thành công, công ty sẽ được hưởng rất nhiều lợi ích như: • Trợ giúp nhân viên bán hàng thực hiện công việc gửi mail marketing nhanh chóng. • Cung cấp cho khách hàng dịch vụ tốt hơn. • Có thể tiết kiệm chi phí tiếp cận khách hàng mới nhờ duy trì được mối quan hệ tốt với khách hàng hiện tại. Thông thường chi phí phục vụ khách hàng cũ cũng thấp hơn nhiều so với một khách hàng mới. • Đạt được sự thỏa mãn và trung thành của khách hàng. Điều này rất có lợi vì khách hàng trung thành thường có xu hướng quay trở lại mua và ít quan tâm tới giá cả hơn khách hàng mới và sẽ là kênh tuyên truyền hiệu quả với các đối tượng tiềm năng khác. • Tăng lợi nhuận do tăng thêm khách hàng trung thành. • Nâng cao hiệu quả cách sắp xếp và tổ chức phục vụ việc hỗ trợ khách hàng. • Tăng cường hiệu quả hoạt động quản lý công ty nhờ hệ thống quy trình rõ ràng trong CRM bắt buộc các nhân viên phải tuân thủ quy định về báo cáo tình hình của từng bộ phận. • Quán xuyến được tiến độ công việc của nhân viên, bảo mật danh sách khách hàng kể cả khi nhân viên nghỉ việc. Danh sách khách hàng và mọi thông tin làm việc với khách hàng nhập vào phần mềm không cho sao lưu hay xuất ra thì nhân viên không lấy được. Nếu trước đây công ty đều lưu vào File Excel khi nhân viên đi, họ copy theo. Dùng CRM đề phòng trường hợp nhân viên nào đó đi khỏi công ty, đem theo danh sách khách hàng và xóa thông tin khách hàng của công ty. e/ Tình hình ứng dụng CRM trên Thế giới và tại Việt Nam : Hiện nay, CRM đang được ứng dụng rất mạnh ở Châu Á, nhất là tại các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực viễn thông, tin học vì hoạt động dịch vụ luôn gắn liền với khách hàng; có khoảng 70% các công ty ở Hàn Quốc và Hồng Kông có liên quan đến lĩnh vực Thương mại điện tử đặc biệt tự tin trong việc tích hợp các cơ sở dữ liệu online cũng như từ bên ngoài để có thể hiểu được khách hàng một cách tốt hơn. Tại Ấn Độ và Trung Quốc, các doanh nghiệp có quy mô từ trên 20 nhân viên trở lên đều bắt đầu quan tâm đến CRM. Còn tại các nước Châu Mỹ, có tới 90% các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều sử dụng CRM. Tại Việt Nam, khái niệm CRM hầu như được du nhập cùng lúc với Thế giới, vào những năm 1995, 1996. Các sản phẩm phần mềm CRM ở Việt Nam khá phong phú, từ phần mềm CRM chuyên nghiệp của nước ngoài cho tới các phần mềm CRM thuần Việt do các công ty trong nước tự làm. Chi phí cho một phần mềm CRM cũng khá phải chăng, cung và cầu đều có nhưng tốc độ phát triển của thị trường CRM khá chậm chạp với các lý do sau: +CRM chưa được các doanh nghiệp trong nước đón nhận vì CRM gắn với văn hóa, cung cách, trình độ quản lý kinh doanh. Những yếu tố này còn rất yếu ở Việt Nam. Không như phần mềm kế toán mang tính chất bắt buộc và là yêu cầu tối thiểu của doanh nghiệp, CRM không bắt buộc, nó phụ thuộc rất nhiều vào phong cách quản lý của người sử dụng. +CRM thường khiến nhân viên cảm thấy gò bó do yêu cầu phải thường xuyên cập nhật thông tin. Nên cho dù lãnh đạo rất mong muốn triển khai nhưng nếu thiếu quyết tâm thì rất khó quyết định do vấp phải sự phản đối của các nhân viên. Việc triển khai CRM không khó, nhưng cái khó chính là thói quen của nhân viên. Trước đây các nhân viên quen tự do làm việc trên sổ sách và theo riêng từng cá nhân nay họ phải làm việc theo quy trình nên có thể không thực sự thoải mái. +Việc cập nhật thông tin về CRM của các doanh nghiệp chưa nhiều do đó không biết phải tiếp cận thế nào, bắt đầu từ đâu hoặc do còn nghi ngại về khả năng thành công của dự án. Tuy nhiên, với những gì mà CRM mang lại và cả những thách thức cạnh tranh của thị trường trong nước lẫn nước ngoài mà các doanh nghiệp sẽ phải đối đầu thì CRM dần được nhìn nhận và quan tâm nhiều hơn trong thời gian gần đây. Theo số liệu thống về tình hình ứng dụng phần mềm CRM vào hoạt động kinh doanh ở các doanh nghiệp Việt Nam trong những năm gần đây thấy được số lượng sử dụng tăng dần qua các năm. Trong tổng số 1200 doanh nghiệp tham gia khảo sát, năm 2005 vẫn còn ít doanh nghiệp sử dụng phần mềm chiếm tỷ lệ 12.5% và tăng lên vượt bậc ở năm 2007 là 33.3%, năm 2008 là 41.1% f/ Điều kiện để ứng dụng CRM thành công: Thành công của một dự án CRM quyết định bởi sự quyết tâm của lãnh đạo và nhận thức đúng đắn của nhân viên. Để triển khai CRM thành công, công ty nên chú ý những điểm sau: + Ban lãnh đạo phải nắm quyền kiểm soát và tham gia trực tiếp vào mọi quá trình của hệ thống, phải là người hiểu được giá trị của hệ thống, nhận ra những vấn đề còn vướng mắc cần giải quyết; dành thời gian cũng như công sức vào giải quyết vấn đề đó. Lãnh đạo của công ty phải chuyển tải được những lợi ích mà CRM mang lại tới từng nhân viên, biến đó thành định hướng cho mọi hoạt động của họ. Điều đó có nghĩa là công ty phải nâng cao kỹ năng của nhân viên trong mọi giao tiếp với khách hàng. Các nhân viên có thể sẽ phải tuân theo hệ thống CRM khi họ hiểu được thông tin nào cần được thu thập và tầm quan trọng của nó. Họ có thể sẽ tin tưởng và sử dụng dữ liệu CRM khi họ biết làm thế nào và tại sao nó được thu thập. Các nhân viên bộ phận marketing, bán hàng phải liên kết chặt chẽ với nhau có một sự điều chỉnh, sắp xếp hợp lý và đặc biệt là những vấn đề liên quan tới khách hàng. Nếu vậy không những việc ứng dụng CRM sẽ thành công mà công ty còn có thể tiết kiệm phần lớn chi phí trong triển khai. + Cần xây dựng quy trình công việc rõ ràng trước khi ứng dụng CRM cũng như việc tái tổ chức cơ cấu doanh nghiệp. + Một hệ thống CRM không chỉ phải thích hợp với mục tiêu ngắn hạn mà cả những mục tiêu dài hạn vì vậy chỉ cần xác định được mục tiêu, công ty đã có thể đưa ra quyết định chọn một giải pháp CRM. + Xây dựng ngân hàng dữ liệu khách hàng: Ngân hàng dữ liệu khách hàng được xây dựng từ đầu sẽ giúp nhân viên và công ty tiết kiệm thời gian, tiền bạc mà chỉ tập trung vào khai thác nguồn dữ liệu khách hàng. g/ Một vài ví dụ thực tế: Những tổ chức thành công khi áp dụng CRM luôn tìm kiếm giải pháp đơn giản nhất khi áp dụng chiến lược CRM của họ. Một giải pháp công nghệ thấp cho những người thực sự sử dụng nó sẽ hiệu quả hơn là một giải pháp công nghệ cao vừa cồng kềnh, tốn kém lại còn dễ bị thải hồi hay gây ra mâu thuẫn khi áp dụng. Sau đây là hai ví dụ về kinh nghiệm và hiệu quả mà CRM mang lại: + TRV (Technology Resources Vietnam), công ty hoạt động trong lĩnh vực tư vấn và bán giải pháp phần mềm, là một trong những đơn vị đi tiên phong ứng dụng CRM ở Việt Nam từ năm 1996. Công ty này cũng là một trường hợp hiếm hoi ở Việt Nam đã từng sử dụng qua tới 3 phần mềm CRM và đặc biệt, quan niệm CRM là "một phần không thể thiếu". Nhấn mạnh sự cần thiết và quan trọng của CRM là đối với một công ty tư vấn, dịch vụ như TRV, theo ông Phạm Hồng Thái - phó giám đốc TRV thì: "Ứng dụng CRM không chỉ đơn giản là để tăng doanh thu mà CRM đã trở thành công cụ hành nghề hàng ngày của các nhà tư vấn TRV. Chúng tôi phân phối nhiều giải pháp như Systems Union, Infor hay Microsoft, kể cả dịch vụ gia công phần mềm (outsourcing), khác với các nhà phân phối chỉ có một sản phẩm duy nhất. Vì vậy, không thể khen CRM này mà chê CRM kia. Khi đi bán giải pháp, tư vấn viên phải hiểu nhu cầu của khách hàng. Thông tin về khách hàng càng đầy đủ bao nhiêu thì đưa ra giải pháp càng gần gũi bấy nhiêu. Với hệ thống CRM, thông tin về khách hàng, được tập hợp từ nhiều đầu mối sẽ giúp người tư vấn đưa ra giải pháp phù hợp nhất. Nói cách khác, tài nguyên của TRV chính là thời gian của các nhà tư vấn. Chính CRM giúp TRV khai thác hiệu quả hơn chất xám của họ”. + Còn ông Ngô Tất Thắng, giám đốc công ty TNHH Ngọc Linh, một công ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thẻ và các thiết bị công nghiệp tỏ ra hài lòng ngay lần đầu tiên tiếp xúc với phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng BSC –Venus. "Tôi muốn đội ngũ kinh doanh thay đổi tư duy làm việc để chuyên nghiệp hơn. Phần mềm bước đầu đã giúp nhân viên của công ty tiết kiệm được nhiều thời gian nhờ khả năng quy hoạch, phân loại khách hàng, phân vùng thị trường trọng tâm, lên danh sách khách hàng... Ngoài ra, phần mềm giúp cán bộ quản lý kiểm soát và thẩm định các chiến lược, bước đi trong mỗi kế hoạch". ¡ Khi đã áp dụng CRM trôi chảy, công ty không nên vội thỏa mãn cho rằng mọi việc đã ổn định. Thực tế, yêu cầu của khách hàng luôn thay đổi buộc hoạt động kinh doanh phải thay đổi do đó phần mềm CRM cũng cần được nâng cấp, chỉnh sửa. CRM giống như các loại hệ thống phần mềm khác luôn cần có một khoản chi phí để duy trì và nâng cấp thường xuyên. Lãnh đạo cần phải nắm bắt được điều này và phải chấp nhận nó. Điều mà Ban lãnh đạo công ty nên làm là chi phí của hệ thống phải được theo dõi hàng tháng, hàng quý hàng năm và 3 năm một lần. Bằng việc đánh giá giữa các mức chi phí, công ty xác định được loại hệ thống phù hợp với mình, sau đó công ty cần ứng dụng mức độ nào, phạm vi nào. Chữ ký số - Ứng dụng Chữ ký số tham gia dịch vụ công trực tuyến: 2.1. Chữ ký số: a/ Khái niệm và thực trạng: Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử - là thông tin đi kèm theo dữ liệu ( văn bản, hình ảnh, video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Chữ ký số được phát triển trên lý thuyết về mật mã và thuật toán mã hóa bất đối xứng. Thuật toán mã hóa dựa vào cặp khoá bí mật (Privatekey) và công khai (Publickey), trong đó người chủ chữ ký sẽ giữ khóa Privatekey cho cá nhân dùng để tạo chữ ký, PublicKey của cá nhân hay tổ chức đó được công bố rộng rãi dùng để kiểm tra chữ ký. Khi được sử dụng cho việc mã hóa: PrivateKey để giải mã; PublicKey dùng cho mã hóa. Cặp mã khóa công khai và bí mật được cấp phát, sử dụng qua một nhà cung cấp chứng thực CA (Certificate Authority) được tín nhiệm. Việc thừa nhận Chữ ký số thuộc quyền sở hữu của một cá nhân nào đó, cần phải được một tổ chức CA chứng thực. Và CA chứng nhận phải được thừa nhận về tính pháp lý và kỹ thuật. Tuy nhiên, việc lưu Chữ ký số của tổ chức trong máy tính cũng có thể phát sinh rủi ro do có thể bị sao chép và vô tình bị lộ mật khẩu bảo vệ PrivateKey. Để giải quyết vấn đề này, người ta thường dùng thẻ thông minh để lưu Chữ ký số, nhằm nâng cao tính bảo mật và duy nhất của Chữ ký số đó. Do Chữ ký số vẫn đang là một khái niệm mới tại Việt Nam, nên số lượng đơn vị cung cấp chứng thực số (CA) hiện nay ở Việt Nam chưa nhiều. Cung cấp chứng chỉ số tại Việt Nam hiện nay có VASC-CA, tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam VNPT đã xây dựng hệ thống cung cấp dịch vụ Chữ ký số công cộng dự kiến hoạt động trong quý 3 năm 2009. Khi hệ thống này đi vào hoạt động trên toàn quốc sẽ cung cấp dịch vụ chứng thực Chữ ký số được pháp luật công nhận. Năm 2009, Bộ TT&TT đã nhận được hồ sơ của hai công ty xin cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ kí điện tử là: VDC và NacenComm. Ngoài ra, Viettel và BKAV cũng đang quan tâm đến việc cung cấp dịch vụ này. Hiện trong các cơ quan nhà nước, chứng thư số đã được triển khai ứng dụng tại các cơ quan Đảng, Bộ Ngoại giao, Bộ Nội vụ và Bộ Công an và cũng đã có nhiều Bộ, ngành triển khai các dịch vụ công trực tuyến có sử dụng chữ kí điện tử: Tổng cục Thuế, Ngân hàng Nhà nước, Bộ KH&ĐT... Số lượng đơn vị cung cấp giải pháp ứng dụng có dùng Chữ ký số ở Việt Nam hiện nay cũng chưa nhiều. Các công ty như Giải Pháp Thẻ Minh Thông (www.tomica.vn), MI-SOFT(www.misoft.com.vn)... là những công ty cung cấp tích hợp giải pháp chữ ký số HSM (Hardware Security Module) vào thẻ thông minh và USB Token vào các ứng dụng và giao dịch cần bảo mật như: Internet Banking, Money Tranfer, VPN hay e-Signing. b/ Lợi ích của Chữ ký số: Ứng dụng Chữ ký số giúp giải quyết tốt hơn các giải pháp xác thực và bảo mật. Chữ ký số giải quyết vấn đề toàn vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký, giúp cho các tổ chức, cá nhân yên tâm với các giao dịch điện tử của mình trong môi trường Internet. Đối với hồ sơ điện tử, việc lưu hồ sơ theo phương thức điện tử là các tập tin tài liệu nằm trên các thiết bị lưu theo phương thức điện tử. Việc truyền, nhận hồ sơ bằng phương thức điện tử phổ biến nhất là gửi qua e-mail, qua các trang web, tin nhắn SMS... Tính pháp lý của hồ sơ là các phương thức điện tử thay thế được chữ ký và con dấu, đảm bảo tính bảo mật và không thể làm giả. Sử dụng hồ sơ điện tử khiến mọi giao dịch nhanh, bảo mật, giúp tự động hóa nhiều qui trình, cải tiến về hành chính. Nhanh giúp cho tính cạnh tranh cao, tiết kiệm thời gian, tránh được sự nhũng nhiễu của một bộ phận hành chính công và do đó, tiết kiệm chi phí tiền bạc toàn xã hội. Các doanh nghiệp ứng dụng Chữ ký số khá đơn giản và thuận tiện. Trước hết các doanh nghiệp cần đăng ký chứng thư số trong đó có kèm cặp khóa dùng để ký và mã hóa. Khóa bí mật có thể được lưu trong các USB - Token, Smart card với chi phí thấp. Việc đào tạo sử dụng Chữ ký số khá đơn giản nếu người dùng đã có các kỹ năng tin học cơ bản. Nhiều phần mềm phổ thông hiện nay đã hỗ trợ Chữ ký số và doanh nghiệp chỉ cần đầu tư xây dựng các phần mềm nghiệp vụ có hỗ trợ Chữ ký số nếu như có các yêu cầu kinh doanh riêng của mình. Với mức kinh phí có thể chấp nhận được, ứng dụng Chữ ký số tại doanh nghiệp vừa và nhỏ là một đầu tư có hiệu quả. Trong nền kinh tế hiện đại, xu hướng ứng dụng Công nghệ thông tin được gắn liền với quản lý nhà nước và phát triển kinh doanh, phục vụ phát triển kinh tế - xã hội. Việc ứng dụng này được coi là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp giữ vững và mở rộng thị trường, tăng tính cạnh tranh và thực hiện các thỏa thuận thương mại với các nước trong khu vực và trên Thế giới. 2.2. Ứng dụng Chữ ký số tham gia dịch vụ công trực tuyến: Để đảm bảo tính bảo mật và chính xác của dữ liệu, các doanh nghiệp nên sử dụng Chữ ký số khi khai số liệu vào các hệ thống hành chính công trực tuyến. Chứ ký số là dữ liệu điện tử nằm trong, được gắn kèm hoặc được kết hợp một cách hợp lý với một văn bản điện tử dựa trên công nghệ khoá riêng và khóa công khai nhằm xác định người ký văn bản điện tử và khẳng định sự chấp nhận thông tin chứa trong văn bản điện tử của người ký. Hồ sơ điện tử của doanh nghiệp có gắn Chữ ký số có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy thông thường. Trong giai đoạn này, các hoạt động hành chính công còn nằm trong dự án (Khai báo thuế qua mạng) hoặc đang thí điểm (Khai hải quan điện tử và Chứng nhận xuất xứ điện tử) do đó còn nhiều bỡ ngỡ và chưa hoàn thiện. Mong rằng trong thời gian không xa, công ty có thể tham gia và tiếp cận được những lợi ích mà các Cơ quan Nhà nước đang nỗ lực và phấn đấu mang lại cho doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty Việt D.E.L.T.A nói riêng. a/ Khai báo thuế qua mạng: Theo Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/2/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính đối với nội dung áp dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử giữa các tổ chức, cá nhân và cơ quan tài chính, mục tiêu trong năm 2009-2010 triển khai áp dụng chữ ký số cho ít nhất hai dịch vụ hành chính công điện tử của Bộ Tài chính: Người nộp thuế nộp hồ sơ khai thuế qua mạng Internet (iHTKK) và Thủ tục Hải quan điện tử. Bộ Tài chính sẽ sử dụng Hệ thống Chứng thực chữ ký số của VNPT để phục vụ cho giai đoạn thí điểm iHTKK từ tháng 8/2009 đến hết tháng 12/2009 và sử dụng Dịch vụ Chứng thực chữ ký số của VNPT cho các dịch vụ hành chính công điện tử của Bộ Tài chính sau khi VNPT được cấp giấy phép cung cấp Dịch vụ Chứng thực chữ ký số công cộng. Chữ ký số có vai trò quan trọng trong việc khai báo thuế qua mạng. Công ty sẽ giảm thiểu thời gian, chi phí cho việc kê khai thuế thông qua việc kê khai qua mạng Internet. Điều này cũng giúp cho cơ quan thuế giải tỏa được áp lực trong việc tiếp nhận, xử lý và lưu trữ tờ khai thuế. Chỉ cần công ty có Chữ ký số được chứng thực và cài đặt phần mềm mã vạch hai chiều có khả năng trích xuất tờ khai ra dạng PDF được cơ quan thuế cung cấp miễn phí là có thể kê khai qua mạng. Ngoài việc tiết kiệm thời gian chi phí, công ty còn có thể quản lý các tờ khai của mình một cách dễ dàng thông qua việc tra cứu các thông tin trên mạng và nhận được các thông báo trực tiếp của cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử. b/ Khai Hải quan điện tử: Thực hiện Quyết định số 149/2005/QĐ-TTg ngày 20 tháng 6 năm 2005 của Thủ tướng Chính phủ, từ năm 2005, Bộ Tài chính đã triển khai Dự án Thủ tục hải quan điện tử. Bước đầu, thủ tục hải quan điện tử được tổ chức thí điểm thực hiện tại Cục hải quan TP.HCM và Cục Hải quan Tp.Hải Phòng. Sau đó thủ tục hải quan điện tử sẽ được mở rộng đến một số Cục Hải quan tỉnh, thành phố có đủ điều kiện để thực hiện. Mục tiêu của ngành Hải quan là đưa Cục hải quan Tp.HCM (vào năm 2010) và Hải Phòng (vào năm 2011) thành Cục Hải quan điện tử. Đến nay, việc triển khai thủ tục hải quan điện tử đã đạt được các mục tiêu đặt ra như rút ngắn thời gian thông quan, giảm hồ sơ giấy tờ, giảm chi phí cho doanh nghiệp. r Lợi ích của Khai hải quan điện tử: Hải quan điện tử mang lại những lợi ích cho doanh nghiệp qua việc rút ngắn thời gian trung bình làm thủ tục hải quan, tiết kiệm chi phí, đặc biệt là tránh phải tiếp xúc với nhân viên Hải quan, giảm đi được những sách nhiễu, phiền hà, tiêu cực. Thay vì phải đến chi cục hải quan và mất nhiều thời gian để làm các thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa, các doanh nghiệp sẽ thực hiện việc khai báo qua hệ thống mạng điện tử và việc thông quan sẽ được hoàn tất trong thời gian ngắn. Cụ thể thời gian thông quan đối với lô hàng thuộc diện miễn kiểm tra hải quan là 5-10 phút, đối với lô hàng phải kiểm tra hồ sơ là 20-30 phút, còn hàng hóa phải kiểm tra thực tế hàng hóa phụ thuộc vào thời gian kiểm tra. Thủ tục hải quan sẽ được thực hiện bằng các phương tiện điện tử thông qua hệ thống xử lý dữ liệu điện tử của cơ quan hải quan. Doanh nghiệp kê khai trên phần mềm - do Tổng cục Hải quan cung cấp hoặc tải miễn phí trên website của Tổng cục Hải quan - theo các tiêu chí và khuôn dạng chuẩn của Tổng cục Hải quan. Hồ sơ hải quan điện tử phải đảm bảo sự toàn vẹn và có giá trị pháp lý như hồ sơ hải quan giấy. r Trình tự thực hiện Khai hải quan điện tử trong giai đoạn hiện nay: Bước 1 : Đăng nhập hệ thống Hình 1: Màn hình đăng nhập hệ thống Các thông tin đưa vào: Mã số xuất nhập khẩu. Mật khẩu: lần đầu tiên truy nhập vào hệ thống mật khẩu do đơn vị hải quan cung cấp là mã số xuất nhập khẩu. Sau đó để đảm báo tính bảo mật, công ty có thể thay đổi mật khẩu của mình. Sau khi đăng nhập hệ thống màn hình trang chủ xuất hiện: Hình 2: Trang chủ của Website khai hải quan điện tử Bước 2 : Khai báo dữ liệu tờ khai Căn cứ vào loại hình xuất nhập khẩu, công ty có thể chọn các chức năng trên menu phía bên trái màn hình là loại hình kinh doanh. Để khai báo tờ khai xuất khẩu công ty chọn mục Tờ khai xuất khẩu. Công ty chọn Chi cục Hải quan mà công ty làm thủ tục trong hộp thoại kéo thả. Các chi cục hải quan điện tử không đứng riêng độc lập mà được đưa về trực thuộc các chi cục hải quan. Dữ liệu thực hiện hải quan điện tử sẽ được quy về cục hải quan các tỉnh, thành phố để đảm bảo thống nhất, có quản lý tập trung. Do đó việc khai báo của nhân viên sẽ thuận lợi khi khai báo ở nhiều cửa khẩu khác nhau mà thông tin vẫn liên thông. Các dạng thông tin đưa vào có 2 dạng: Thông tin người sử dụng tự nhập. Thông tin lựa chọn trên danh mục hệ thống cung cấp như phương tiện vận tải, cảng địa điểm bốc dỡ hàng, điều kiện giao hàng, đồng tiền thanh toán, phương thức thanh toán, xuất xứ hàng hoá, đơn vị tính. Công ty nhập đầy đủ các thông tin trên màn hình nhập liệu. Các chỉ tiêu thông tin có màu đỏ là các chỉ tiêu thông tin bắt buộc phải đưa vào. Ngoại trừ một số thông tin cho phép nhập mã: mã số công ty, mã số đơn vị làm thủ tục hải quan, mã số nước nhập khẩu. Các thông tin khi nhập dưới dạng tiếng Việt đều phải sử dụng chuẩn Unicode dựng sẵn. Hình 3: Màn hình nhập thông tin hàng hóa a/ Nhập các thông tin hàng hoá: Tên hàng quy cách phẩm chất. Mã số hàng hoá. Xuất xứ. Lượng. Đơn vị tính. Đơn giá nguyên tệ. Trị giá. Nếu muốn thêm thông tin hàng mới, nhấn vào nút . b/ Nhập các thông tin thuế: Trị giá tính thuế (Tính theo tiền VNĐ) Thuế suất XNK. Thuế suất VAT. Tỷ lệ chênh lệch giá. Một số thông tin như Số tiền thuế XNK, Trị giá tính thuế VAT, Số tiền chênh lệch giá hệ thống sẽ tự động tính toán. c/ Gửi các chứng từ đi kèm: Tuỳ thuộc vào từng loại hình xuất nhập khẩu mà có các chứng từ đi kèm khác nhau. Hình 4: Gửi các chứng từ đi kèm d/ Lưu trữ thông tin tờ khai: _ Sau khi nhập đầy đủ các thông tin, công ty nhấn nút để lưu trữ. _ Trường hợp nếu không lưu trữ được các thông tin hệ thống sẽ hiển thị các thông báo cho công ty biết thiếu các thông tin gì. _ Nếu việc lưu trữ thành công hệ thống sẽ cấp cho số tiếp nhận điện tử, công ty sẽ ghi nhớ số tiếp nhận điện tử này để đến làm thủ tục hải quan. Bước 3 : Nhân viên in số tiếp nhận được cơ quan hải quan cấp cùng bộ hồ sơ giấy đến cơ quan hải quan làm thủ tục. Bước 4 : Sau khi nhận số tiếp nhận hồ sơ từ công ty, cán bộ cơ quan hải quan thực hiện nghiệp vụ kiểm tra và chấp nhận thông tin. Nếu thông tin khai hải quan điện tử được chấp nhận thì cơ quan hải quan sẽ cấp số cho tờ khai hải quan điện tử và phân luồng thông quan hàng hóa. Với sự hỗ trợ của hệ thống thông tin, cơ quan hải quan đánh giá độ tuân thủ và phân luồng hàng hóa dựa trên bộ tiêu chí quản lý rủi ro và hồ sơ về quá trình chấp hành pháp luật của công ty để áp dụng khi thông quan: Luồng xanh dành cho những hàng hóa được chấp nhận thông quan trên cơ sở thông tin khai trên hải quan điện tử. Luồng vàng dành cho hàng hóa phải kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan trước khi thông quan hàng hóa. Luồng đỏ là những hàng hóa phải kiểm tra chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan và kiểm tra hàng trước khi thông quan hàng hóa. Sau bước này, thủ tục hải quan hàng hóa điện tử tiến hành như thủ tục hải quan hàng hóa thông thường. r Một vài chức năng khác của khai hải quan điện tử: a/ Tìm kiếm tờ khai: Chức năng này được sử dụng để sửa đổi các thông tin trên tờ khai đã khai báo. Để tìm kiếm tờ khai nhấn vào nút _ Nhập các chỉ tiêu tìm kiếm ví dụ như số tiếp nhận điện tử, mã số đơn vị xuất nhập khẩu, trạng thái xử lý. _ Hệ thống sẽ hiển thị các tờ khai thoả mãn điều kiện tìm kiếm trong danh sách kết quả tìm. _ Tờ khai sẽ chỉ được thay đổi thông tin nếu như hải quan chưa duyệt tờ khai này (tờ khai chưa có số chính thức). Hình 5: Tìm kiếm tờ khai b/ Hỏi đáp về Tờ khai: Chức năng này nhằm mục đích trao đổi thông tin giữa công ty và hải quan. Trường hợp nếu có thông tin từ phía hải quan, công ty sẽ phân biệt các thông tin này căn cứ vào người gửi là cán bộ hải quan. Hình 6: Hồi đáp thông tin giữa doanh nghiệp và hải quan c/ Tra cứu thông tin doanh nghiệp: Chức năng này cho phép công ty có thể tra cứu các thông tin về các vụ vi phạm pháp luật hải quan, thông tin cưỡng chế thuế của công ty. + Tra cứu thông tin vi phạm: Hệ thống sẽ thông báo cho biết chi tiết công ty có vi phạm pháp luật hải quan hay không. Hình 7: Thông tin vi phạm + Tra cứu thông tin cưỡng chế: Hệ thống sẽ hiển thị các thông tin cưỡng chế của công ty. Hình 8: Thông tin cưỡng chế d/ Thông tin cá nhân: Chức năng này cho phép thay đổi mật khẩu, cập nhật các thông tin liên quan đến công ty. Hình 9: Thay đổi mật khẩu r Những tồn tại và hạn chế của Khai hải quan điện tử: Về cơ bản thủ tục hải quan điện tử đáp ứng được yêu cầu thông quan nhanh hàng hóa do quy trình thủ tục đơn giản, rõ ràng, dễ thực hiện. Việc khai báo hải quan điện tử ít sử dụng giấy tờ mẫu biểu hơn, việc lưu trữ số liệu, hồ sơ dễ dàng, thuận tiện. Tuy nhiên, tỷ lệ doanh nghiệp tham gia thủ tục hải quan điện tử còn chưa cao. Vì bên cạnh những kết quả tích cực trên, thực tế cũng còn những hạn chế bất cập: Thủ tục thông quan điện tử mới chỉ thực sự thuận lợi với những doanh nghiệp có hàng hóa xuất nhập khẩu thuộc luồng xanh . Còn với hàng hóa xuất nhập khẩu thuộc luồng vàng và luồng đỏ thì quy trình khai báo hải quan vẫn còn tương đối phức tạp. Việc kết nối liên ngành với các tổ chức thương mại, cơ quan thuế, kho bạc, ngân hàng, chứng nhận xuất xứ (C/O) để có thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho thông quan hàng hóa chưa thật thuận lợi. Đường truyền và phần mềm khai báo hải quan điện tử cũng vẫn chưa thật thuận tiện. Các doanh nghiệp vẫn còn e ngại tình trạng nghẽn mạng hay cắt điện bất ngờ khi đang kê khai dễ dẫn đến việc mất dữ liệu. Việc vận động, tuyên truyền doanh nghiệp tham gia thủ tục hải quan điện tử vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Nhiều doanh nghiệp chưa có nhận thức đúng đắn về hải quan điện tử nên vẫn chưa đầu tư thích đáng về trang thiết bị và nhân lực. Vì vậy, trước tình hình trên, hiện nay, Tổng cục hải quan đang nỗ lực phấn đấu, khắc phục những nhược điểm nhằm hoàn thiện và đẩy mạnh dịch vụ hải quan điện tử. c/ Chứng nhận xuất xứ điện tử (C/O ưu đãi): Các mẫu C/O ưu đãi bao gồm: C/O Form A (Mẫu C/O ưu đãi dùng cho hàng xuất khẩu của Việt Nam) C/O Form D (MẪu C/O ưu đãi cho hàng xuất khẩu của Việt Nam sang các nước ASEAN) C/O Form E (Mẫu C/O ưu đãi cho hàng xuất khẩu của Việt Nam sang Trung Quốc) C/O Form S (Mẫu C/O ưu đãi cho hàng xuất khẩu của Việt Nam sang Lào) C/O Form AK (Mẫu C/O ưu đãi cho hàng xuất khẩu của Việt Nam và các nước ASEAN khác sang Hàn Quốc) Khai báo C/O điện tử là quy trình thay thế cách khai báo truyền thống (trên giấy tờ) bằng các form trên mạng internet nhằm mục đích thuận tiện và giảm chi phí cho doanh nghiệp và dễ dàng cho quy trình quản lý của đơn vị cấp C/O. Theo Quyết định số 0519/QĐ-BTM, ngày 21/3/2006, Bộ Công Thương triển khai Đề án quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử (eCoSys). Hệ thống eCoSys được triển khai qua 3 giai đoạn: - Giai đoạn 1: Xây dựng hệ thống quản lý, lưu trữ, xử lý dữ liệu C/O form ưu đãi của tất cả các Phòng quản lý xuất nhập khẩu trên toàn quốc do Bộ Công Thương quản lý tại trung tâm tích hợp dữ liệu của Bộ. - Giai đoạn 2: Cấp C/O điện tử trên diện hẹp, áp dụng thí điểm với các doanh nghiệp lớn, có uy tín, kim ngạch xuất khẩu cao và ổn định. - Giai đoạn 3 (bắt đầu triển khai từ tháng 04/2008): Cấp chứng nhận xuất xứ điện tử trên diện rộng. Giai đoạn này sẽ cấp C/O điện tử cho tất cả các form và cho tất cả các doanh nghiệp trên phạm vi cả nước. Về lâu dài, để hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa, eCoSys sẽ kết nối với Hải quan điện tử và tích hợp với một số dịch vụ thương mại. eCoSys cũng sẽ sẵn sàng cho việc trao đổi C/O điện tử với các thành viên của Hiệp định Khu vực thương mại tự do (FTA) mà Việt Nam tham gia kí kết như ASEAN – Trung Quốc, ASEAN – Hàn Quốc, ASEAN – Nhật bản… Triển khai hệ thống eCoSys là xu hướng tất yếu mang lại hiệu quả thiết thực cho các Cơ quan quản lý Nhà nước cũng như các doanh nghiệp: + Đối với Cơ quan quản lý Nhà nước: hệ thống eCoSys góp phần thúc đẩy cải cách hành chính, phục vụ tốt cho công tác thống kê xuất khẩu, qua đó phục vụ công tác quản lý nhà nước về thương mại. + Đối với doanh nghiệp: eCoSys giúp tiết kiệm thời gian (do quy trình khai báo nhanh gọn, không phụ thuộc vào thời gian, không gian), chi phí cũng như giảm bớt các thủ tục không cần thiết để có chứng nhận xuất xứ cho hàng hoá xuất khẩu. Ngoài ra, việc ứng dụng eCoSys còn cung cấp nguồn số liệu chính xác và trung thực về lượng hàng hoá xuất khẩu của Việt Nam ra nước ngoài. Việc cấp C/O điện tử diễn ra theo quy trình sau: -Công ty gửi Tờ khai xuất xứ điện tử (eForm) có Chữ ký số của lãnh đạo công ty tới Phòng Quản lý xuất nhập khẩu. Hồ sơ điện tử đề nghị cấp C/O của công ty có gắn Chữ ký số có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy thông thường. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của Chữ ký số và thông tin nhận được, Phòng Quản lý xuất nhập khẩu sẽ công khai thông tin về tính hợp lệ của eForm trên hệ thống eCoSys. -Sau khi Phòng Quản lý xuất nhập khẩu đồng ý cấp C/O, công ty sẽ mang Tờ khai xuất xứ bằng giấy có chữ ký của lãnh đạo có thẩm quyền và các chứng từ liên quan nộp cho Phòng Quản lý xuất nhập khẩu. -Phòng Quản lý xuất nhập khẩu kiểm tra sự phù hợp của dữ liệu khai trên eForm và Tờ khai xuất xứ bằng giấy. Nếu phù hợp, Phòng sẽ cấp ngay chứng nhận xuất xứ bằng giấy cho công ty. Quy trình đăng ký C/O điện tử trực tuyến: Bước 1: Đăng nhập  Form đăng nhập hệ thống khai báo C/O           Để sử dụng các form khai báo C/O, đầu tiên công ty phải đăng nhập vào hệ thống bằng cách nhập Mã số thuế và mật khẩu (do VCCI cung cấp). Hệ thống được mặc định mật khẩu cũng chính là Mã số thuế khi công ty đăng nhập ban đầu. Sau đó để đảm báo tính bảo mật, công ty có thể thay đổi mật khẩu của mình. Sau khi đăng nhập thành công Mẫu form xin cấp C/O xuất hiện. Bước 2: Điền mẫu form xin cấp C/O Về cơ bản việc điền thông tin form xin cấp C/O cũng tương tự như khi công ty điền form trên giấy, nhân viên điền thông tin vào các vị trí trống trên form (vị trí có đường kẻ gạch nối) và các tùy chọn theo kiểu đánh dấu. Mẫu đơn kê khai Bước 3: Kê khai form Công ty khai báo việc chọn loại form nào trong mục Đơn đề nghị cấp C/O thì hệ thống sẽ hiển thị loại form đó để công ty tiện khai báo.                 Form A _Cách khai báo các form điện tử cũng tương tự như cách khai báo trên giấy. Công ty khai báo theo các tiêu chí cụ thể trên form. _Tên công ty xuất khẩu, nhập khẩu và tên quốc gia… sẽ được hệ thống tự động điền sẵn từ khi công ty khai báo form kê khai. Bước 4: Hoàn tất quy trình Sau khi hoàn tất khai báo thông tin về C/O, lãnh đạo công ty sử dụng thẻ CA do Bộ Công Thương cấp để ký số và gửi thông tin tới Phòng Quản lý xuất nhập khẩu. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ của Chữ ký số và thông tin nhận được, Phòng Quản lý xuất nhập khẩu sẽ cấp C/O điện tử và thông tin công khai trên mạng. Công ty in mẫu C/O từ trên mạng, nộp kèm đơn đề nghị cấp C/O và hồ sơ đầy đủ tại Phòng Quản lý xuất nhập khẩu để phục vụ cho công tác hậu kiểm. Kết thúc quy trình in đơn, form, trên mỗi tờ đơn, form sẽ xuất hiện một mã vạch 2 chiều. Mã vạch này sẽ có nhiệm vụ cung cấp các thông tin của đơn, form tới hệ thống tiếp nhận đặt tại VCCI thông qua đầu đọc mã vạch 2 chiều.  Phòng Quản lý xuất nhập khẩu sẽ kiểm tra và cấp ngay chứng nhận xuất xứ cho công ty. Thay đổi mật khẩu quản trị: Để đảm bảo an toàn về thông tin khi sử dụng hệ thống khai báo CO điện tử trực tuyến, công ty có thể thay đổi thường xuyên mật khẩu tài khoản thuộc công ty mình. Cách làm như sau: Nhập mật khẩu hiện hành. Nhập mật khẩu mới. Xác nhận mật khẩu mới. Nhấn nút thay đổi mật khẩu. Các giải pháp khác: Từ những tính hiệu tích cực của kinh tế Thế giới, đặc biệt là dấu hiệu lạc quan của nền kinh tế Việt Nam 7 tháng đầu năm 2009, công ty cần quan tâm tới một số giải pháp: 1/ Về hàng hóa: Để đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu vào đáp ứng được yêu cầu , tiêu chuẩn cao của khách hàng khó tính , công ty nên chọn các nhà cung cấp có uy tín , có hệ thống kiểm tra , kiểm hóa kỹ càng , nên bố trí người của công ty đến tận nơi để xem xét , giám sát quy trình một cách nghiêm túc trước khi ký hợp đồng. Công ty nên hợp tác chặt chẽ với các nhà cung cấp hàng hóa nhờ đó mà công ty có thể kiểm soát và bắt kịp các thông tin thường xuyên về sự biến động của giá, về chất lượng và số lượng hàng hóa,…Ngoài ra, công ty tích cực tìm kiếm thêm nhiều nhà cung cấp nguồn ở nhiều loại mặt hàng, hoạt động sản xuất kinh doanh có uy tín, nhanh chóng hướng đến hợp tác bền lâu, tránh tình trạng thông qua trung gian. Hơn nữa điều này giúp cho việc kinh doanh của công ty phong phú hơn về hàng hóa và chủng loại, mở rộng quy mô kinh doanh. Công ty nên tìm hiểu kỹ thông tin về tiêu chuẩn chất lượng hàng hóa cũng như tiêu chuẩn về độ an toàn, sức khỏe của những quốc gia mà công ty muốn hợp tác kinh doanh. Nếu thực hiện tốt đều này, công ty sẽ tạo được lòng tin ở khách hàng và hơn thế nữa là lòng trung thành của khách hàng. Ngoài ra nếu nắm bắt những thông tin về những tiêu chuẩn của quốc gia khác, công ty sẽ tạo được lợi thế và vững vàng trong môi trường cạnh tranh qua cách thức làm việc chuyên nghiệp. Những thông tin về tiêu chuẩn hàng hóa ở các nước, công ty cần cập nhật và tham khảo các tài liệu do VCCI cung cấp hoặc trên một số website có ích như: Codex Alimentarius Commission, địa chỉ cung cấp những thông tin chi tiết về các tiêu chuẩn của ngành công nghiệp lương thực,nông sản,….Những trang web với siêu thị thông tin theo từng Quốc gia và lục địa như: Quốc gia / Châu lục Địa chỉ Internet Afica Argentina Australia Austria Brazil Canada European Union China Czech Republic Nếu có điều kiện , công ty nên xây dựng nhà máy sản xuất riêng cho mình để tự chủ nguồn cung , tiết kiệm được các chi phí môi giới trung gian, đảm bảo nguồn cung kịp thời và phù hợp với hợp đồng đã ký kết với khách hàng nước ngoài. Lợi ích chính của việc bán sản phẩm của mình là có thể kiểm soát được mức lợi nhuận mong muốn trên mỗi sản phẩm và vì thế công ty có khả năng tối đa hóa lợi nhuận. Nếu biết chính xác giá thành mỗi sản phẩm, công ty có thể thử nghiệm các mức giá khác nhau để tìm ra mô hình giá chuẩn nhất. Đánh giá đúng giá trị hàng hóa và bỏ qua khâu trung gian sẽ giúp công ty có giá cả cạnh tranh để giữ chân khách hàng của mình. 2/ Về nhân sự: Thái độ làm việc của các nhân viên ngoại thương cần phải thật sự nghiêm túc, tích cực, tận tâm , tạo cho khách hàng sự tin tưởng tuyệt đối khi quyết định hợp tác với công ty vì khi công ty bán sản phẩm của mình có nghĩa là công ty đang thực hiện việc “bán” một mối quan hệ với chính mình. Do đó đòi hỏi nhân viên công ty cần dành thêm thời gian và công sức để xây dựng sự tín nhiệm và duy trì một mối quan hệ với các khách hàng đã chọn công ty làm đối tác kinh doanh chứ không phải là những công ty khác cùng lúc chào hàng với họ. Công ty cần chú trọng chất lượng nguồn nhân lực, quan tâm thích đáng đến trình độ tay nghề, trình độ ngoại ngữ, chuyên môn nghiệp vụ, vì đây chính là nhân tố duy trì sự phát triển bền vững của công ty. Bên cạnh đó, công ty cần bố trí người đúng việc, làm theo năng lực hưởng theo lao động, thực hiện phân phối công bằng. Thêm vào đó, công ty cũng cần có các chương trình đào tạo nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ của nhân viên đồng thời không quên chỉnh đốn về tư tưởng nhằm giữ gìn và phát huy văn hóa làm việc trong công ty . Nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên bằng các biện pháp nhắc nhở, kỷ luật đối với những nhân viên lơ là, không hoàn thành nhiệm vụ hay làm trái với nội quy của công ty. Ngoài ra, công ty cũng cần đầu tư nhiều hơn nữa cho công tác tuyển dụng nhân sự để tìm kiếm được những ứng viên có đủ năng lực, trình độ và sử dụng đúng người đúng việc. Đồng thời cần có chính sách lương bổng và các ưu đãi thỏa đáng để khuyến khích, động viên tinh thần, nhằm tăng hiệu quả lao động của nhân viên và cũng nhằm thu hút, giữ gìn nhân tài cho công ty. 3/ Về khả năng hoạt động của công ty: Công ty nên đinh hướng và đề ra những mục tiêu, phương án kinh doanh cho mình một cách rõ ràng và mang tính hiệu quả hơn. Đồng thời công ty điều chỉnh lại cơ cấu quản lý sao cho phù hợp với khuynh hướng phát triển Thương mại điện tử trong tương lai nhằm mang tính chuyên nghiệp hơn trong hoạt động kinh doanh của công ty nói chung và của từng nhân viên nói riêng. Hơn thế nữa, một khi cơ cấu hoạt động của công ty được phân công ra thành từng bộ phận riêng biệt (bộ phận hỗ trợ khách hàng, bộ phận marketing, bộ phận bán hàng, bộ phận tìm kiếm nhà cung cấp hàng hóa,..), nhân viên của từng bộ phận sẽ tập trung hơn vào chuyên môn của mình, giảm áp lực làm việc và nếu có nhân viên nào xin nghỉ việc cũng giảm nhẹ tình trạng thiếu hụt nhân lực trong công ty. B/ Khuyến nghị đối với những đối tượng liên quan: 1.Khuyến nghị đối với Nhà nước: ¡Về Thương mại điện tử : Hiện nay vẫn còn một số vấn đề khó khăn cho các doanh nghiệp trong phong trào ứng dụng Thương mại điện tử như: + Phương tiện truyền thông: báo chí, phát thanh, truyền hình,…: Phát thanh và truyền hình thường cung cấp các nội dung thông tin có chọn lọc, khá phong phú nhưng một vấn đề mới mẻ như Thương mại điện tử mà xem lướt qua thì chỉ mới có ấn tượng, chưa kịp hiểu. Báo chí chuyển tải khá nhiều bài viết không sâu về Thương mại điện tử để lại một ấn tượng không rõ ràng nơi doanh nghiệp. + Tham gia các sàn giao dịch điện tử: Có khoảng hơn 500 doanh nghiệp Việt Nam tham gia Alibaba.com. Họ học hỏi được khá nhiều từ sàn giao dịch nổi tiếng này nhưng cũng gặp không ít khó khăn khi Alibaba.com áp dụng phương pháp đóng phí “member” và không có nhiều hỗ trợ cho các doanh nghiệp ngoài Trung Quốc tham gia. + Trong số hơn 200.000 doanh nghiệp Việt Nam thì không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng cho Thương mại điện tử bởi lẽ họ không có cùng khả năng như nhau về hạ tầng kỹ thuật, trình độ quản lý, năng lực chuyên môn và năng lực tài chính. + Thiếu cơ chế pháp lý hoàn thiện để giải quyết tranh chấp qua mạng : Ở nước ta, luật thương mại điện tử đang trong quá trình xây dựng và hoàn thiện , nên sẽ khó khăn khi xử lý các vấn đề tranh chấp xảy ra trong thực tế , nhưng chưa có trong luật . Hơn nữa, các hoạt động lừa đảo trên mạng thì không ít và ngày càng tinh vi hơn , vì vậy , ở giai đoạn đầu của kinh doanh thương mại điện tử , nếu có phát sinh các tranh chấp , kiện tụng,… thì phần thiệt thòi thường thuộc về phía các doanh nghiệp . Đòi hỏi, các doanh nghiệp phải tự bảo vệ mình bằng các biện pháp kinh doanh kết hợp với công nghệ. Nhà nước cần thiết lập một số biện pháp hỗ trợ như sau: + Giải thích tường tận những điều kiện cần và đủ để thực hiện từng quy trình sẽ làm cho doanh nghiệp hiểu rõ những lợi ích thật sự mà Thương mại điện tử mang lại cũng như những khó khăn trở ngại mà doanh nghiệp phải vượt qua. Nếu có một mô hình Thương mại điện tử thật mà hướng dẫn các doanh nghiệp thực hành trực tiếp thì kết quả sẽ cao nhất và hiệu quả nhất. Đối với doanh nghiệp, một khi đã hiểu rõ ích lợi của Thương mại điện tử thì họ xem đầu tư phát triển Thương mại điện tử là đầu tư cho sự phát triển chứ không phải thử nghiệm một ứng dụng công nghệ. + Tư vấn cho các doanh nghiệp theo phương pháp ứng dụng nào sao cho phù hợp với doanh nghiệp nhất. Do đó Nhà nước nên chia các dịch vụ Thương mại điện tử theo 3 mức khác nhau là: Mức Thương mại điện tử sơ cấp, Mức Thương mại điện tử trung cấp và Mức Thương mại điện tử cao cấp. Tuỳ theo doanh nghiệp ở mức nào mà hướng dẫn họ tiếp cận đến việc sử dụng từng mức đó. + So sánh đối chiếu phương thức kinh doanh của doanh nghiệp với đối thủ trực tiếp luôn luôn là cách hữu hiệu cho doanh nghiệp thấy rõ vì sao năng lực cạnh tranh của mình lại yếu hơn đối thủ. + Tạo thêm nhiều cổng thông tin Thương mại điện tử có chất lượng để tập hợp và hỗ trợ công tác quảng bá , mở rộng mối tương quan, liên kết, kết hợp nhằm mở rộng thị trường. + Tạo cơ sở hạ tầng cho việc phát triển Thương mại điện tử như hỗ trợ xây dựng website đối với doanh nghiệp , khuyến khích công tác ứng dụng B2B và khuyến khích phát triển các ngành phụ trợ cho Thương mại điện tử như viễn thông , ngành Công nghệ thông tin... như nâng cao tốc độ đường truyền Internet đáp ứng được yêu cầu trong Thương mại điện tử , khuyến khích phát triển và có sự hỗ trợ của Nhà nước trong việc phát triển các công cụ xây dựng phần mềm ; giải pháp kết hợp các phần mềm Thương mại điện tử với các phần mềm ứng dụng và các cơ sở dữ liệu truyền thống ; sự quan tâm đầu tư của Nhà nước trong công tác nâng cấp , mua sắm các máy chủ Thương mại điện tử đặc biệt (công suất, an toàn). + Hoàn thiện kiến trúc thượng tầng cho việc phát triển Thương mại điện tử: xây dựng tiêu chuẩn quốc tế về chất lượng , an toàn và độ tin cậy trong Thương mại điện tử ; hoàn thiện khung pháp lý , cơ chế chính sách thu hút và tạo mọi điều kiện về thủ tục hành chính tương hỗ cho công tác này. + Trong thời gian tới, cần có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ, ban ngành, các tổ chức chính phủ và các doanh nghiệp để từ đó thắt chặt sự liên kết, giao dịch, hình thành một hạ tầng vững chắc, tạo tiền đề thúc đẩy Thương mại điện tử và Chính phủ điện tử phát triển. + Cần đẩy mạnh triển khai các văn bản pháp luật về Thương mại điện tử. Thương mại điện tử là lĩnh vực còn mới mẻ lại dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, để các văn bản quy phạm pháp luật thực sự đi vào cuộc sống, tạo ra môi trường quản lý và hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động các doanh nghiệp, các Cơ quan quản lý Nhà nước cần nỗ lực hơn nữa trong việc triển khai thực hiện các văn bản pháp luật đã ban hành. Trong triển khai cần chú trọng đến các hoạt động hướng dẫn, phổ biến nội dung của các văn bản pháp luật để các doanh nghiệp hiểu và thực hiện đúng các quy định đã ban hành. + Tăng cường hợp tác Quốc tế về Thương mại điện tử: Hợp tác song phương cùng các quốc gia tiên tiến về Thương mại điện tử cần được đẩy mạnh hơn nữa nhằm tìm kiếm các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giảm chi phí giao dịch, hành chính, nâng cao năng lực cạnh tranh. Bên cạnh đó, cần đẩy mạnh hỗ trợ các doanh nghiệp , hiệp hội trong việc tham gia hoạt động của tổ chức Quốc tế về Thương mại điện tử như Liên minh các Tổ chức cấp chứng nhận website thương mại điện tử uy tín Châu Á-Thái Bình Dương (ATA), Liên minh Thương mại điện tử Châu Á-Thái Bình Dương (PAA)…từng bước nâng cao uy tín của doanh nghiệp Việt Nam trong hoạt động Thương mại điện tử. ¡Về việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động xuất khẩu hàng hóa cho các doanh nghiệp Việt Nam - Tăng cường thu hút đầu tư trực tiếp nước ngoài , tham gia mạnh mẽ trong phân công lao động quốc tế , tham gia mạng lưới sản xuất toàn cầu / khu vực , nỗ lực phát triển nguồn cung cho xuất khẩu (cả về mặt số lượng và nâng cao chất lượng) sau khi đã gia nhập WTO nhằm tạo ra được một cấu trúc xuất khẩu mang tính cạnh tranh và đạt hiệu quả cao. - Tiếp tục đẩy mạnh và thực hiện quyết liệt cải cách thể chế, cải cách hành chính, thuận lợi hóa hoạt động xuất khẩu phù hợp với các cam kết của WTO và hội nhập kinh tế quốc tế. - Tích cực , chủ động thực hiện hội nhập kinh tế quốc tế đầy đủ và sâu rộng để tạo điều kiện tiếp cận thị trường rộng lớn cho hàng hóa và dịch vụ xuất khẩu của Việt Nam. Tăng cường củng cố các thị trường Mỹ , EU , Nhật Bản , Trung Quốc... và khai phá mạnh các thị trường mới ở Trung Đông, Châu Phi và Mỹ La-tinh cho phát triển xuất khẩu. Mở cửa sớm các thị trường dịch vụ hỗ trợ xuất khẩu tiên tiến, hiện đại cho các nhà đầu tư nước ngoài nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho hàng xuất khẩu. - Nỗ lực thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng dịch vụ - công nghiệp và nông nghiệp tạo chuyển biến về chất trong cơ cấu xuất khẩu của Việt Nam. - Tăng cường đầu tư phát triển hệ thống kết cấu hạ tầng xuất khẩu , đồng thời khai thác hiệu quả hệ thống hạ tầng hiện có phục vụ tốt nhất cho xuất khẩu của đất nước . Phát triển Thương mại điện tử , ứng dụng Công nghệ thông tin trong các giao dịch thương mại. - Đẩy mạnh các hoạt động thuận lợi hóa và hỗ trợ việc gia nhập thị trường của khu vực doanh nghiệp ngoài nhà nước , khai thác hiệu quả các nguồn lực của đất nước cho xuất khẩu , khuyến khích việc liên doanh , liên kết hợp nhất , sáp hợp các doanh nghiệp xuất khẩu để hình thành các tập đoàn xuất khẩu mạnh của Việt Nam,... - Tiếp tục khai thác tối đa làn sóng đầu tư mới từ hiệu ứng gia nhập WTO vào các ngành hàng xuất khẩu trọng điểm của Việt Nam , nhất là các ngành chế biến , chế tạo và các ngành công nghiệp công nghệ cao có khả năng tăng trưởng xuất khẩu mạnh như sản phẩm gỗ , cơ khí nhỏ , dây và cáp điện , sản phẩm nhựa , linh kiện điện tử và vi tính , phần mềm, ... - Cải tiến việc thực hiện các chương trình xúc tiến thương mại quốc gia, phát triển thị trường xuất khẩu nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác xúc tiến thương mại. Tăng cường vai trò và trách nhiệm của các cơ quan ngoại giao và đại diện thương mại của Việt Nam ở nước ngoài trong việc cung cấp thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường , kênh phân phối nước ngoài... - Không ngừng chú trọng phát triển nguồn nhân lực cho xuất khẩu , chú ý đào tạo ứng dụng các kỹ năng nghiên cứu thị trường , marketing , kỹ năng đàm phán quốc tế , nghiệp vụ kỹ thuật ngoại thương , nâng cao trình độ luật pháp quốc tế , trình độ ngoại ngữ , ứng dụng tin học , nâng cao tay nghề . Việc đào tạo cần theo hai hướng , trước mắt , đối với người lao động cần thuần thục về kỹ năng và chuyên môn hóa sâu. Mặt khác phải chú trọng đặc biệt tới đào tạo , bồi dưỡng nhân tài , có khả năng ứng dụng và tích hợp khoa học công nghệ của nhân loại cho phát triển của Việt Nam về lâu dài. 2.Khuyến nghị đối với Hải quan: Bộ phận Hải quan giúp đỡ các doanh nghiệp nhiều hơn nữa trong việc thiết lập và kê khai hàng hóa một cách nhanh gọn nhưng chính xác ; đặc biệt là các doanh nghiệp vừa mới thành lập , chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc giao nhận hàng ; tránh tình trạng sách nhiễu, phiền hà, tiêu cực. Ngành Hải quan cũng cần tiếp tục hoàn thiện hệ thống thủ tục hải quan điện tử, trong đó có việc áp dụng tiêu chí quản lý rủi ro vừa phù hợp với thực tế hàng hóa xuất nhập khẩu, vừa đảm bảo yêu cầu quản lý. Qua thực tế áp dụng tiêu chí quản lý rủi ro cần được xem xét bổ sung, hoàn thiện nhằm giúp phân luồng kiểm tra hải quan được chính xác, tạo điều kiện cho hàng hóa hợp pháp và tập trung quản lý đối với hàng hóa có nguy cơ sai phạm. Ngành Hải quan cần được đầu tư, nâng cấp đường truyền, bổ sung nguồn nhân lực, mở rộng cơ sở hạ tầng, công nghệ thông tin để thủ tục hải quan điện tử thực sự phát huy hiệu quả khi thực hiện mở rộng trong thời gian tới. Đồng thời mong muốn chương trình Khai Hải quan điện tử sẽ sớm mở rộng áp dụng cho các hình thức khai báo khác như loại hình gia công, đầu tư, tạm nhập tái xuất, hàng phi mậu dịch... 3. Khuyến nghị đối với các bộ ngành liên quan: Trong nhiều yếu tố để có thể vận hành thủ tục hải quan điện tử đảm bảo tự động hóa hoàn toàn, thì việc mã hóa hàng hóa xuất nhập khẩu có vai trò quan trọng. Bởi muốn làm thủ tục hải quan cho một mặt hàng xuất nhập khẩu nào đó, Cơ quan hải quan phải nắm được các chế độ, chính sách có liên quan tác động đến mặt hàng đó. Tuy nhiên, việc mã hóa, chuẩn hóa danh mục hàng hóa theo mã số HS (Danh mục hàng hóa và mã hóa hàng hóa của Tổ chức Hải quan Thế giới mà Việt Nam đã áp dụng) và theo quy định của Nghị định 12/2006/NĐ-CP ngày 23/1/2006 (hướng dẫn Luật Thương mại) do các bộ ngành xây dựng đến nay mới hoàn thành phân nửa. Chính vì vậy, ý kiến của Tổng cục Hải quan cho rằng, các bộ ngành cần khẩn trương xây dựng mã hóa, chuẩn hóa đối với hàng hóa xuất nhập khẩu để đưa vào hệ thống xử lý dữ liệu điện tử, từ đó nâng cao được mức độ tự động. Hệ thống Công nghệ thông tin chậm, tắc nghẽn do hệ thống hạ tầng mạng vượt khỏi tầm của Hải quan. Do đó Bộ Tài chính kết hợp cùng với ngành điện lực đẩy nhanh tiến độ xét duyệt các dự án nâng cấp hạ tầng Công nghệ thông tin, mua sắm máy móc thiết bị cho ngành Hải quan, xây dựng cơ sở hạ tầng, cung cấp nguồn điện ổn định, phục vụ cho triển khai mở rộng Hải quan điện tử.