Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng

i điểm nào, phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp cũng như công tác lập kế hoạch thu mua, sử dụng NVL. Mọi công tác kế toán đối với NVL được bắt đầu từ những chứng từ gốc liên quan đến NVL, hiện nay công ty đang sử dụng những chứng từ sau: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hoá + Thẻ kho + Hoá đơn giá trị gia tăng + Phiếu yêu cầu xuất vật tư 2.3.1. Chứng từ, thủ tục nhập kho nguyên vật liệu Chu trình nhập mua NVL tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng bắt đầu từ việc kí kết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp (Bảng 2.3) Bảng 2.3 HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 01.07HĐKT/LL – ĐC - Căn cứ vào pháp lệnh HĐKT của Hội đồng Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 28/09/1989 - Căn cứ vào Nghị định số 17 – HĐBT ngày 16/01/1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Hợp đồng kinh tế - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu và khả năng hàng hóa của hai bên Hôm nay, ngày 15 tháng 04 năm 2007 BÊN A: (Bên bán) CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI LÊ LỢI Địa chỉ: Trung Kinh – Lê Lợi – Kiến Xương – Thái Bình Điện thoại: 036.810219 Tài khoản: 0002934103 tại Ngân hàng VP Bank – Chi nhánh Hải Phòng Mã số thuế: 1000351881 Do Ông: NGUYỄN HỒNG THÁI – Giám đốc làm đại diện BÊN B: (Bên mua) CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG Địa chỉ: 151 Nguyễn Văn Linh – Quận Lê Chân – Hải Phòng Điện thoại: 031.3835927 Tài khoản: 102010000212980 tại Ngân hàng Công thương Hồng Bàng – HP Mã số thuế: 0200580118 Do Ông: TRẦN VĂN LONG – Giám đốc làm đại diện Hai bên đồng ý kí kết hợp đồng với những điều khoản sau đây: Điều I: Hàng hóa, số lượng, giá cả Bên A đồng ý bán cho bên B phôi thép Φ 6 mm với giá cả và số lượng như sau: Đơn vị tính: VNĐ Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Phôi thép Φ 6 mm Kg 60.000 12.000 720.000.000 Giá trên chưa bao gồm thuế GTGT Bằng chữ: Bảy trăm hai mươi triệu đồng Điều II: Thời gian và địa điểm giao nhận - Hàng được giao tại kho của bên B ( Địa chỉ số 151 Nguyễn Văn Linh – Lê Chân – Hải Phòng) - Thời gian giao nhận hàng: Trong vòng 30 ngày kể từ ngày hai bên kí bản hợp đồng này - Sau khi hai bên kí biên bản bàn giao nghiệm thu phôi thép, bên A sẽ xuất hóa đơn GTGT cho bên B theo giá trị của bản hợp đồng này Điều III: Bàn giao, nghiệm thu phôi thép - Phôi thép Φ 6 mm được nhập khẩu và ban giao cho bên B phải đầy đủ, đồng bộ, đúng chủng loại, chất lượng - Trước khi giao hàng, đại diện hai bên cùng kiểm tra chất lượng phôi thép, phôi thép phải đạt yêu cầu kĩ thuật. Sau khi hai bên thống nhất bàn giao, đại diện hai bên kí biên bản bàn giao, nghiệm thu phôi thép Điều IV: Thanh toán - Thời gian thanh toán: Trong vòng 10 ngày kể từ ngày giao hàng, bên B sẽ tiến hành làm thủ tục thanh toán tiền cho bên A - Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản - Trị giá thanh toán: Thanh toán 100% giá trị lô hàng Điều V: Cam kết chung - Hai bên cam kết thực hiện đầy đủ và kịp thời các điều khoản đã ghi trong Hợp đồng kinh tế này. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, hoặc có thay đổi phải được hai bên cùng nhau bàn bạc thỏa thuận cùng tìm mọi biện pháp để thực hiện Hợp đồng. Bên nào vi phạm hợp đồng gây thiệt hại phải chịu nộp phạt và bồi thường. Nếu không cùng nhau giải quyết được thì khiếu nại lên Trọng tài kinh tế Thành phố Hải Phòng giải quyết theo quy định. Mọi chi phí liên quan đến trọng tài do bên thua kiện chịu - Hợp đồng kinh tế này có hiệu lực kể từ ngày kí. Hợp đồng này được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản và có giá trị như nhau ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Sau khi hợp đồng kinh tế được kí kết, tại ngày như trong hợp đồng quy định công ty TNHH TM Lê Lợi sẽ giao hàng cho công ty CP Điện cơ Hải Phòng tại địa chỉ 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, thành phố Hải Phòng. Tại đây hai bên sẽ cùng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, chủng loại,... của phôi thép. Sau đó Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Bảng 2.4) sẽ được lập và đại diện hai bên cùng kí xác nhận vào biên bản. Bảng 2.4 BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Căn cứ hợp đồng kinh tế số 01.07HĐKT/ĐC – LL ngày 15/04/2007 giữa công ty TNHH TM Lê Lợi và công ty CP Điện cơ Hải Phòng Hôm nay, ngày 14 tháng 05 năm 2007 tại kho Công ty CP Điện cơ Hải Phòng, chúng tôi gồm: 1. Công ty TNHH TM Lê Lợi (Bên bán) Đại diện: Ông Nguyễn Hồng Thái. Chức vụ: Giám đốc công ty 2. Công ty CP Điện cơ Hải Phòng (Bên mua) Đại diện: Ông Trần Văn Long. Chức vụ: Giám đốc công ty Bên bán bàn giao cho bên mua 60.000 kg phôi thép Φ 6 mm Đại diện bên mua đã kiểm tra đầy đủ số lượng phôi thép, chất lượng phôi thép đảm bảo như thỏa thuận trong hợp đồng. Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ 02 bản ĐẠI DIỆN BÊN BÁN ĐẠI DIỆN BÊN MUA (Kí tên, đóng dấu) (Kí tên, đóng dấu) Sau khi lô hàng được kiểm nhận, hai bên lập và kí nhận biên bản kiểm nhận hàng hóa, bên bán sẽ giao hóa đơn GTGT của lô hàng đó cho bên mua (Bảng 2.5)  Bảng 2.5 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT_ 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu BT/2007B Liên 2: Giao khách hàng Số : 0079883 Ngày 14 tháng 5 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công Ty TNHH Thương mại Lê Lợi Địa chỉ: Lê Lợi – Kiến Xương – Thái Bình Mã số thuế: 1000351881 Họ tên người mua hàng: : Công ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phòng Địa chỉ : 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, Hải Phòng Mã số thuế: 0200580118 Phương thức thanh toán: Tiền mặt/ Chuyển khoản STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phôi thép Φ 6 mm Kg 60.000 12.000 720.000.000 Cộng tiền hàng: 720.000.000 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 36.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 756.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Bảy trăm năm mươi sáu triệu đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đóng dấu, họ tên) Hóa đơn GTGT trước tiên sẽ được chuyển cho thủ kho, thủ kho tiến hành nhập kho và đối chiếu số lượng thực nhập với hóa đơn, khi đã nhận đủ số lượng hàng, thủ kho sẽ kí xác nhận ở mặt sau hóa đơn và chuyển hóa đơn đó lên cho kế toán vật tư. Căn cứ vào biên bản kiểm nhận vật tư và hóa đơn GTGT, kế toán NVL sẽ lập phiếu nhập kho (Bảng 2.6), phiếu nhập kho được lập thành 3 liên. Tiếp theo, cả 3 liên này được chuyển cho thủ kho để kí xác nhận. Sau khi kí xác nhận vào đủ 3 liên, thủ kho lưu lại 1 liên để làm căn cứ ghi thẻ kho, 2 liên còn lại chuyển lên phòng kế toán. Tại phòng kế toán, 1 liên được giao cho kế toán vật tư giữ và ghi sổ nguyên vật liệu, 1 liên giao cho kế toán thanh toán, lưu cùng hóa đơn và các chứng từ gốc để theo dõi tình hình thanh toán với người bán. Phiếu nhập kho phải có đủ chữ kí của thủ trưởng đơn vị, kế toán, người giao hàng và thủ kho. Bảng 2.6 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phòng PHIẾU NHẬP KHO Số chứng từ: 174 Ngày 14 tháng 05 năm 2007 Liên: 1 Người giao dịch: Mai Văn Minh Nhập tại kho: Kho vật tư Đơn vị bán: Cty TNHH TM Lê Lợi Dạng nhập: Phải trả cho người bán Địa chỉ: Trung Kính – Lê Lợi – Kiến Xương – TB Số Hóa đơn: 79883 Ngày: 14/05/2007 Diễn giải: Mua phôi thép Φ 6 mm nhập kho theo HĐ 79883 ngày 14/05/2007 Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Phôi thép Φ 6 mm 1521 THEP31 Kg 60.000 12.000 720.000.000 Tổng cộng tiền hàng 720.000.000 Thuế GTGT (5%) 36.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán 756.000.000 Bằng chữ: Bảy trăm năm mươi sáu triệu đồng chẵn THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO Tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng, giá trị hàng nhập kho được tính bao gồm cả chi phí vận chuyển. Tuy nhiên, nhà cung cấp NVL và nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển cho công ty thường là các doanh nghiệp khác nhau, do đó hóa đơn hàng hóa và hóa đơn vận chuyển có thể không về cùng một lúc. Thông thường, hóa đơn vật tư về cùng với vật tư nhập kho còn hóa đơn vận chuyển sẽ được gửi đến một lần mỗi tháng tập hợp tất cả chi phí vận chuyển phát sinh trong tháng mà đơn vị phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ vận tải. Vì vậy, khi vật tư nhập kho, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc để nhập giá trị vật tư mua vào phần mềm. Đến cuối tháng, khi kế toán nhận được hóa đơn vận chuyển, kế toán sẽ lập một phiếu nhập kho nữa ( Bảng 2.8) để nhập chi phí vận chuyển vào phần mềm. Chi phí vận chuyển sẽ được nhập vào phần mềm theo từng lô hàng, chi phí vận chuyển của vật tư nào sẽ được nhập trên phiếu nhập kho theo mã của loại vật tư đó. Trong trường hợp trên vận đơn đã tách riêng chi phí cho từng lô hàng, từng lần vận chuyển thì kế toán chỉ phải căn cứ vào số liệu trên vận đơn để ghi chép. Trong trường hợp khác, chi phí vận chuyển trên vận đơn là của nhiều lô hàng mà không thể tách riêng được thì trước khi ghi chép số liệu kế toán vật tư phải tiến hành tính toán phân bổ chi phí vận chuyển chung đó cho từng loại vật tư. Tiêu thức phân bổ chi phí vận chuyển dựa vào khối lượng từng loại vật tư được vận chuyển, tức là chi phí vận chuyển được phân bổ sao cho tỉ lệ thuận với khối lượng được vận chuyển của từng loại NVL. Như vậy, chi phí vận chuyển và trị giá vật tư mua vào được ghi chép trên 2 phiếu nhập kho độc lập, phần mềm kế toán sẽ tự động cộng tổng số liệu của hai phiếu nhập kho này để có được giá trị nguyên vật liệu nhập kho mua vào (phần mềm tiến hành cộng số liệu theo mã vật tư đã được khai báo). Phiếu nhập kho ở bảng 2.8 dưới đây được lập để ghi nhận chi phí vận chuyển phát sinh của lô hàng đã nhập ở phiếu nhập kho số 174. Bảng 2.7 HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT_ 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu BT/2007B Liên 2: Giao khách hàng Số : 0016207 Ngày 2 tháng 6 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công Ty CP vận tải Thái Bình Vàng Địa chỉ: Kiến Xương – Thái Bình Mã số thuế: 1000621874 Họ tên người mua hàng: Công ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phòng Địa chỉ : 151 Nguyễn Văn Linh, quận Lê Chân, Hải Phòng Mã số thuế: 0200580118 Phương thức thanh toán: Tiền mặt/ Chuyển khoản STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Phí vận chuyển phôi thép Φ 6 mm Kg 60.000 16.857.856 Cộng tiền hàng: 16.857.856 Thuế suất GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT: 842.894 Tổng cộng tiền thanh toán: 17.700.750 Số tiền viết bằng chữ: Mười bảy triệu bảy trăm nghìn bảy trăm năm mươi đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Đóng dấu, họ tên) Bảng 2.8 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phòng PHIẾU NHẬP KHO Số chứng từ: 30VC Ngày 29 tháng 05 năm 2007 Liên: 1 Người giao dịch: NGUYỄN MẠNH THẮNG Đơn vị bán: Cty CP vận tải Thái Bình Vàng Địa chỉ: Kiến Xương – TB Diễn giải: Cước vận chuyển, nâng hạ, bốc xếp phôi thép Φ 6 mm theo PNK số 174, HĐ vận chuyển số 16207 Tên vật tư TK vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Phôi thép Φ 6 mm 1521 THEP31 Kg 60.000 16.857.856 Tổng cộng tiền hàng 16.857.856 Thuế GTGT (5%) 842.894 Tổng cộng tiền thanh toán 17.700.750 Bằng chữ: Mười bảy triệu, bảy trăm nghìn, bảy trăm năm mươi đồng chẵn THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN NGƯỜI GIAO HÀNG THỦ KHO  Toàn bộ chu trình nhập kho NVL có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Đề nghị nhập hàng Sơ đồ 2.1: Người có nhu cầu Ban kiểm nghiệm (Cán bộ phòng kĩ thuật) Lập Biên bản kiểm nghiệm Tiến hành nhập kho Thủ kho Kế toán NVL Viết phiếu nhập kho Kí phiếu nhập kho Thủ trưởng đơn vị, kế toán, người giao hàng, thủ kho Ghi sổ kế toán Kế toán NVL Bảo quản, lưu trữ Kế toán NVL Sơ đồ trên cho thấy điểm bất hợp lí là phiếu nhập kho được lập sau khi thủ kho đã tiến hành nhập kho, doanh nghiệp cần xem xét khắc phục hạn chế này để có thể nâng cao hiệu quả quản lí NVL. 2.3.2. Chứng từ, thủ tục xuất kho nguyên vật liệu Tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng, khi bộ phận, phân xưởng nào có nhu cầu xuất NVL, quản đốc phân xưởng sẽ tiến hành viết “Phiếu yêu cầu xuất vật tư” (Bảng 2.9), phiếu này sẽ được chuyển đến cho trưởng phòng kế hoạch để kiểm tra, xem xét và duyệt lệnh xuất. Bảng 2.9 Công ty CP Điện cơ Hải Phòng 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phòng PHIẾU YÊU CẦU CẤP VẬT TƯ Kính gửi: Phòng Kế hoạch Căn cứ nhiệm vụ sản xuất tháng 5/2007, yêu cầu Phòng Kế hoạch cung cấp những vật tư sau: Số thứ tự Tên vật tư Số lượng Ghi chú 1 Chân quạt HD1476 1.000 2 Vòng căn QHĐ1476 1.000 3 Mác chân HD (mác thuỷ tinh) 1.000 Hải Phòng, Ngày 02 tháng 05 năm 2007 Phòng Kế hoạch Phân xưởng cơ khí (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Sau khi Phiếu yêu cầu cấp vật tư được trưởng phòng Kế hoạch kí duyệt sẽ được chuyển cho thủ kho để thủ kho tiến hành viết Phiếu xuất kho (Bảng 2.10) và tiến hành xuất kho NVL. Như vậy, phiếu xuất kho NVL không phải do kế toán NVL lập mà do thủ kho lập. Điều này được giải thích rằng: tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng công tác quản lí NVL được phân công đảm nhiệm cho cả kế toán và thủ kho. Theo đó, kế toán NVL chịu trách nhiệm về NVL nhập kho còn thủ kho sẽ chịu trách nhiệm về NVL xuất, do đó phiếu nhập kho do kế toán lập trong khi phiếu xuất lại được lập bởi thủ kho. Cách làm này sẽ không thể hiện được mối quan hệ đối chiếu song song giữa kế toán với thủ kho, kế toán và thủ kho cần có sự kiểm tra chéo lẫn nhau trong tất cả các nghiệp vụ nhập và xuất NVL chứ không phải phân công mỗi người đảm nhiệm một phần như vậy. Bảng 2.10 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG 151 Nguyễn Văn Linh, Lê Chân, Hải Phòng PHIẾU XUẤT KHO Số chứng từ: 23 Ngày 02 tháng 05 năm 2007 Người giao dịch: Ông HÙNG Diễn giải: xuất chân HD1476 và vòng căn QHĐ1476 Kho xuất: Kho bán thành phẩm Kho nhập: Kho phân xưởng lắp ráp 1 (Tổ Biên) STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng 1 Chân quạt HD1476 LKQD13 Cái 1.000 2 Vòng căn QHĐ1476 LKQD09 Cái 1.000 NGƯỜI NHẬN HÀNG THỦ KHO PHỤ TRÁCH PHÒNG THỦ TRƯỞNG (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: 1 liên được lưu tại phân xưởng sản xuất – nơi nhận NVL xuất, 1 liên do thủ kho lưu để làm căn cứ ghi thẻ kho, 1 liên chuyển cho kế toán NVL làm căn cứ ghi sổ và lưu trữ, bảo quản. Tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng, các nghiệp vụ xuất kho không được kế toán ghi chép hàng ngày, chỉ có thủ kho theo dõi NVL xuất hàng ngày, đến cuối tháng thủ kho lập bảng Tổng hợp hàng xuất (Bảng 2.11), bảng này tổng hợp số lượng xuất kho của mỗi loại vật tư trong cả tháng. Sau đó thủ kho chuyển bảng tổng hợp này đính kèm tất cả các phiếu xuất phát sinh trong tháng cho kế toán NVL, kế toán căn cứ vào đó để nhập số liệu vào máy tính, số liệu mà kế toán ghi chép là tổng số lượng xuất của mỗi loại NVL chứ không phải số lượng xuất của mỗi nghiệp vụ xuất kho phát sinh. Bảng 2.11 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG TỔNG HỢP HÀNG XUẤT KHO (Trích) Từ ngày 01/05/2007 đến ngày 31/05/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Số lượng Giá trị BTP Nhóm bán thành phẩm 415.209 BTPCHUNG Nhóm bán thành phẩm dùng chung 89.640 1 BTPCHUNG03 Ổ tuốc năng Cái 3.000 2 BTPCHUNG05 Cánh 300AS Cái 2.000 3 BTPCHUNG06 Cánh 400 AS Cái 6.840 4 BTPCHUNG08 Động cơ tuốc năng Cái 3.000 5 BTPCHUNG09 Nắp bầu 400 Cái 5.750 6 BTPCHUNG10 Núm tuốc năng Cái 3.000 7 BTPCHUNG11 Vành lồng B300 Cái 1.000 ... ... ... Ngày 31 tháng 05 năm 2007 QUẢN ĐỐC PX NGƯỜI LẬP BIỂU (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Chu trình xuất kho NVL có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.2 Người có nhu cầu Đề nghị xuất NVL Trưởng phòng kế hoạch Duyệt lệnh xuất Thủ kho Viết phiếu xuất kho Thủ kho Tiến hành xuất kho Kế toán NVL Ghi sổ kế toán Kế toán NVL Bảo quản, lưu trữ 2.3.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Xuất phát từ đặc điểm NVL tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng, kế toán chi tiết NVL được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Theo đó, kế toán chi tiết NVL được thực hiện song song cả ở kho và phòng kế toán, cụ thể như sau: @ Tại kho: Thủ kho mở “Thẻ kho” (Bảng số 2.12) để hàng ngày theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu ở từng kho về mặt số lượng. Thông thường thủ kho mở cho mỗi loại NVL một thẻ kho, mỗi thẻ kho có thể gồm 1 tờ hoặc nhiều tờ, tuy nhiên có một số NVL với số lượng không lớn thì được theo dõi chung trên một thẻ kho. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất hợp lý, hợp lệ để tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn để ghi vào cột “tồn” trên thẻ kho, cuối tháng thủ kho tập hợp tất cả phiếu xuất kho và lập bảng tổng hợp xuất kho, sau đó thủ kho sẽ chuyển bảng tổng hợp này cùng với các phiếu xuất kho phát sinh trong tháng cho kế toán để kế toán ghi sổ. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.3 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Kế toán tổng hợp Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn Kế toán tổng hợp Trong đó: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Bảng 2.12 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG THẺ KHO Kho: KBTP – Kho bán thành phẩm Vật tư: LKQD13 – Chân quạt HD1476, ĐVT: cái, TK: 152 Chứng từ Khách hàng Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ngày Số Tồn đầu kì 3.550 31/3 PX 11THY Trần Văn Hải Xuất BTP T3/2007 10 3.540 30/4 PN 90 Công ty TNHH Nhựa Ngọc Hải Mua vành lồng B230, chân QR400J, R03, RĐ, ống rút 737 4.277 30/4 PX 15THY Tổ lắp ráp 2 Xuất BTP KPXLR2 1.000 3.277 30/4 PX 16THY Tổ lắp ráp 1 Xuất BTP KPXLR1 2.986 291 31/5 PN 106 Công ty TNHH Nhựa Ngọc Hải Mua chân QB 400, thân QHĐ, hộp số, vành ĐCTN 6.291 6.582 31/5 PX 20THY Tổ lắp ráp 2 Xuất BTP T5/2007 1.000 5.582 31/5 PX21THY Tổ lắp ráp 1 Xuất BTP T5/2007 1.000 4.582 31/7 PX38THY Tổ lắp ráp 1 Xuất BTP T7/2007 400 4.182 31/8 PX 42THY Tổ lắp ráp 2 Xuất BTP T8/2007 220 3.962 30/11 PX 57THY Tổ lắp ráp 1 Xuất BTP T11/2007 400 3.562 30/11 PX 59THY Trần Văn Hải Xuất BTP T11/2007 151CN 10 3.552 31/12 PX 66THY Chi phí sản xuất chung Xuất BTP T12/2007 2 3.550 Tổng cộng 7.028 7.028 3.550 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 NGƯỜI LẬP BIỂU (Kí, họ tên) @ Tại phòng kế toán: Hàng ngày, kế toán NVL căn cứ vào các phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ để nhập số liệu vào phần mềm. Còn đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL, kế toán ghi nhận tổng giá trị NVL xuất kho một lần vào cuối mỗi tháng khi nhận được bảng tổng hợp NVL xuất kho kèm theo các phiếu xuất phát sinh trong tháng từ thủ kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của chứng từ, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết NVL cả ba chỉ tiêu số lượng, đơn giá và tổng giá trị. Cuối tháng kế toán và thủ kho sẽ thực hiện đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết NVL và thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. Hàng tháng kế toán tiến hành lập bảng “Tổng hợp nhập xuất tồn NVL” (Bảng 2.13), mỗi NVL sẽ được trình bày trên một dòng, đồng thời bảng này chỉ lập theo chỉ tiêu số lượng. Tuy nhiên, “Báo cáo nhập xuất tồn NVL không được chuẩn bị theo từng tháng mà chỉ lập vào cuối năm hoặc tại những thời điểm nhất định theo yêu cầu của quản lí. Ở đây có một điểm chú ý rằng mọi hoạt động theo dõi nhập xuất tồn NVL đều được theo dõi trên hệ thống phần mềm một cách tự động, các báo cáo hay bảng tổng hợp đều được in ra từ hệ thống chứ không phải được lập theo phương pháp thủ công. Vì vậy, kế toán có thể cập nhật thông tin về tồn kho NVL một cách dễ dàng tại các thời điểm khác nhau. Bảng “Tổng hợp nhập xuất tồn NVL” là căn cứ để đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết NVL. Bảng 2.13 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO BTP – TK 152 Kho: KBTP – Kho bán thành phẩm Từ ngày 01/05/2007 đến ngày 31/05/2007 (Trích) STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu SL Nhập SL Xuất Tồn cuối BTP Nhóm bán thành phẩm 5.356.597 19.900.278 16.387.944 8.868.931 BTPCHUNG Nhóm bán thành phẩm dùng chung 1.353.969 6.447.391 6.598.430 1.202.930 1 BTPCHUNG02 Stalor Rotor Bộ 0 3.000 3.000 0 2 BTPCHUNG03 Ổ tuốc năng Cái 28.398 63.885 69.747 22.536 3 BTPCHUNG05 Cánh 300 AS Cái 1.181 9.123 10.304 0 4 BTPCHUNG06 Cánh 400 AS Cái 911 170.979 171.890 0 5 BTPCHUNG08 Động cơ tuốc năng Cái 97 74.861 74.863 95 6 BTPCHUNG09 Nắp bầu 400 Cái 20.771 95.674 88.354 28.091 7 BTPCHUNG10 Núm tuốc năng Cái 23.623 32.741 56.364 0 8 BTPCHUNG11 Vành lồng B300 Cái 59.487 57.076 83.222 33.341 9 BTPCHUNG12 Vành lồng B400 Cái 44.005 1.283.249 1.243.393 83.861 2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty NVL là một trong những phần hành kế toán có liên quan chặt chẽ với nhiều phần hành kế toán khác, hạch toán tổng hợp NVL đòi hỏi phải thể hiện được mối quan hệ với các phần hành kế toán khác để đảm bảo được tính liên kết, hệ thống trong toàn bộ hệ thống kế toán. Do đó, kế toán nguyên vật liệu sử dụng rất nhiều tài khoản ở các phần hành khác nhau, cụ thể các tài khoản được sử dụng chủ yếu là: - Tài khoản 152: Tài khoản này phản ánh giá trị hiện tại cũng như mọi biến động của NVL tại công ty. Tài khoản 152 được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2 sau: + Tài khoản 1521: Nguyên vật liệu chính. + Tài khoản 1522: Nguyên vật liệu phụ. + Tài khoản 1523: Nhiên liệu. + Tài kkoản 1524: Phụ tùng thay thế - Đối với các nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu: Khi nguyên vật liệu được mua về, sau khi được tiến hành kiểm nghiệm về cả số lượng và chất lượng sẽ được nhập kho. Kế toán sẽ phản ánh giá trị NVL vào bên Nợ tài khoản 152, chi tiết theo tiểu khoản tương ứng. Đồng thời, kế toán ghi nhận khoản công nợ đối với nhà cung cấp vào bên Có tài khoản 331. Do đặc thù phần mềm kế toán được sử dụng tại doanh nghiệp cũng như để tạo sự thuận tiện hơn trong quản lí, kế toán không sử dụng bút toán đối ứng trực tiếp tài khoản 152 với các tài khoản 111, 112 mà luôn hạch toán qua tài khoản trung gian 331 cho dù có thực hiện thanh toán ngay hay không. - Đối với các nghiệp vụ xuất vật liệu: đồng thời với việc phản ánh giá trị NVL xuất kho vào bên Có tài khoản 152, kế toán ghi nhận vào bên Nợ các tài khoản 621, 627, 632, 642, ... theo nguyên tắc ghi sổ kép. 2.4.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL Kế toán tổng hợp vật liệu ở công ty được tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trường hợp nguyên vật liệu mua về mà cuối tháng chưa nhận đủ hoá đơn hoặc hóa đơn chưa chính xác, kế toán sẽ nhập dữ liệu theo giá tạm tính và thực hiện điều chỉnh khi nhận được hoá đơn chính xác. Đối với nguyên vật liệu mua ngoài, kế toán ghi nhận giá trị NVL nhập kho là giá bao gồm giá mua trên hóa đơn (không bao gồm thuế GTGT) và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ của lô hàng đó. Hiện nay công ty sử dụng 3 nguồn thanh toán là tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay ngắn hạn. Với việc sử dụng phần mềm kế toán ASIA 2003, kế toán chỉ tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm khi có đầy đủ chứng từ nhập NVL hợp lí, hợp lệ, sau đó các bút toán tổng hợp sẽ được chương trình tự động thực hiện. * Khi Công ty nhập nguyên vật liệu mua ngoài trả ngay bằng tiền mặt Căn cứ vào hoá đơn GTGT( liên 2), phiếu nhập vật tư, phiếu chi, kế toán hạch toán như sau: - Bút toán ghi nhận giá trị NVL nhập kho: Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế. Nợ TK 133: VAT đầu vào. Có TK 331: Tổng giá thanh toán trên hóa đơn. Ví dụ: Căn cứ hóa đơn số 91433 ngày 08/12/2007 và PNK số 104, kế toán ghi nhận nghiệp vụ mua 25.072 kg thép phi 1,4; đơn giá 8.381 đồng/kg, tổng giá trị là 210.128.432 đồng, VAT 5% tương đương 10.506.422 đồng như sau: Nợ TK 152: 210.128.432 Nợ TK 133: 10.506.422 Có TK 331: 220.634.854 - Chi phí vận chuyển, bốc dỡ sẽ được ghi nhận khi kế toán nhận được vận đơn, vận đơn có thể không về cùng với hóa đơn mua NVL mà được gửi tới vào cuối tháng, dữ liệu sẽ được nhập vào máy tính và chương trình tự động phân bổ vào lô NVL tương ứng. Bút toán ghi nhận chi phí như sau: Nợ TK 152: Tiền vận chuyển. Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng cước vận chuyển Ví dụ: Tiếp theo ví dụ trên, chi phí vận chuyển cho lô dây thép là 6.857.000 đồng chưa bao gồm VAT 5% theo hóa đơn vận chuyển số 44967 được ghi nhận như sau: Nợ TK 152: 6.857.000 Nợ TK 133: 342.850 Có TK 331: 7.199.850 - Như đã nêu ở trên, mọi nghiệp vụ thanh toán tại công ty đều được hạch toán qua tài khoản trung gian 331, sau đó bút toán thanh toán bằng tiền mặt được thực hiện như sau: Nợ TK 331: Tổng số tiền phải thanh toán Có TK 111: Tổng số tiền phải thanh toán Ví dụ: Tiếp theo ví dụ trên, bút toán ghi nhận thanh toán ngay bằng tiền mặt như sau: Nợ TK 331: 227.834.704 Có TK 111: 227.834.704 Bút toán tổng hợp nói trên sẽ được cập nhật vào Nhật kí chứng từ số 1 của hệ thống phần mềm kế toán. Bảng 2.14 Công ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phòng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 ( trích) Ghi Có tài khoản 111- Tiền mặt Tháng 12 năm 2007 STT Ngày Ghi Có TK 111, ghi Nợ các TK Cộng có TK 111 112 331 3 8/12 227.834.704 227.834.704 10 20/12 602.175.000 602.175.000 15 24/12 1.785.000 1.785.000 Cộng 2.630.005.000 3.150.005.000 Đã ghi sổ cái TK 111 ngày 31 tháng 12 năm 2007 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) * Trường hợp mua nguyên vật liệu bằng tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng, hoá đơn, phiếu nhập kho, kế toán định khoản và ghi chép theo các bút toán sau: - Bút toán ghi nhận giá trị NVL nhập kho tương tự như trường hợp mua thanh toán bằng tiền mặt: Nợ TK 152: Giá mua chưa có VAT Nợ TK 133: VAT đầu vào được khấu trừ Có TK 331 : Tổng giá thanh toán Ví dụ: Theo hóa đơn số 91475 ngày 19/12/2007, doanh nghiệp mua 7.000 kg thép lá 2 li, trị giá 45.000.000 đồng (chưa VAT 5%), kế toán hạch toán: Nợ TK 152: 45.000.000 Nợ TK 133: 2.250.000 Có TK 331 : 47.250.000 - Chi phí vận chuyển bốc dỡ 662.857 đồng (chưa bao gồm VAT 5%) được ghi nhận theo hóa đơn vận chuyển số 44987 như sau: Nợ TK 152: 662.857 Nợ TK 133: 33.142 Có TK 331: 696.000 - Sau đó bút toán thanh toán bằng chuyển khoản được thực hiện: Nợ TK 331: 47.946.000 Có TK 112: 47.946.000 Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc chi trả bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán ghi nhận vào phần mềm và chương trình sẽ tự động cập nhật số liệu vào Nhật ký chứng từ số 2. Bảng 2.15 Công ty Cổ Phần Điện cơ Hải Phòng NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 (trích) Ghi Có tài khoản 112- Tìên gửi ngân hàng Tháng 12 năm 2007 STT Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 112, ghi Nợ các TK Cộng Có TK 112 SH NT 111 331 10 HĐ91475 19/12 Mua thép lá 2 ly 47.250.000 47.250.000 11 HĐ44987 19/12 Mua thép lá 2 ly 696.000 696.000 Cộng 245.698.000 308.000.000 Đã ghi sổ cái TK 112 ngày 31 tháng 12 năm 2007 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) * Trường hợp mua nguyên vật liệu chưa trả tiền người bán. - Trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào các chứng từ hợp lí, hợp lệ để tiến hành ghi sổ: Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế VAT đầu vào Có TK 331: Tổng giá thành thanh toán Ví dụ: Theo hóa đơn số 91489 ngày 25/12/2007, doanh nghiệp mua chịu của Công ty CP Xuất nhập khẩu Nam Tiến 25.918 kg dây thép phi 1,4, trị giá 217.218.758 đồng (chưa bao gồm VAT5%), kế toán ghi chép như sau: Nợ TK 152: 217.218.758 Nợ TK 133: 10.860.938 Có TK 331: 228.079.696 - Trường hợp hoá đơn về nhưng hàng chưa về nhập kho. Kế toán lưu 1 hoá đơn lại vào tập hồ sơ “Hàng chưa về” và không tiến hành ghi sổ kế toán vì công ty không sử dụng TK 151 - “hàng đi đường”. Trường hợp hàng nhập khẩu, giá trị hàng nhập kho được tính bao gồm cả thuế nhập khẩu và các phí nhập khẩu khác có liên quan. Kế toán phản ánh số phí nhập khẩu và thuế nhập khẩu hàng mua về như sau: Nợ TK 152: Chi tiết vận chuyển, thuế NK, phí LC Có TK 331, 311, 333 (3333) Ví dụ: Theo tờ khai hải quan số 11317 ngày 15/12/2007, công ty phải đóng thuế nhập khẩu 57 tấn hạt nhựa ABSGP22 nhập khẩu là 32.311.305 đồng, bút toán ghi nhận như sau: Nợ TK 152: 32.311.305 Có TK 333: 32.311.305 Nguyên vật liệu nhập kho căn cứ vào chứng từ như hợp đồng mua, bán, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán ghi nhận vào sổ chi tiết tài khoản 331 “Phải trả người bán” (Bảng 2.16). Đến cuối tháng kế toán lấy số liệu cộng cuối tháng của từng sổ chi tiết để chuyển sang Nhật ký chứng từ số 5 (Bảng 2.17) nhằm theo dõi tình hình thanh toán với người bán của công ty. Nhật ký chứng từ số 5 được mở từng tháng, mỗi đơn vị có quan hệ thanh toán với công ty được theo dõi trên một dòng của chứng từ. Số liệu theo dõi trên NK-CT số 5 là số tổng cộng theo từng đối tượng người bán chứ không phải số liệu cụ thể của mỗi lần xuất, nhập vật tư. Theo cách hạch toán của công ty thì mọi nghiệp vụ mua ngoài NVL dù là mua chịu hay thanh toán ngay cũng đều được hạch toán qua TK 331 – Phải trả người bán. Cách làm này sẽ giúp kế toán tránh được những nhầm lẫn khi nghiệp vụ thanh toán phát sinh phức tạp. Đồng thời cũng do cách hạch toán như vậy mà số liệu tổng cộng ở cột TK 152 trong NK-CT số 5 chính là tổng giá trị NVL mua ngoài trong tháng để ghi nhận vào sổ cái TK 152  Bảng 2.16 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 – Phải trả người bán Đối tượng: Công ty CP xuất nhập khẩu Nam Tiến Loại tiền: VNĐ Tháng 12/2007 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số hiệu Ngày tháng Dư đầu tháng 196.459.000 08/12 91433 08/12 Mua dây thép 1,4li 152 133 220.634.854 210.128.432 10.506.422 08/12 PC 22 08/12 Thanh toán tiền mua dây thép 1,4 li 111 220.634.854 19/12 91475 19/12 Mua thép lá 2 li 152 133 47.250.000 45.000.000 2.250.000 23/12 BC 34 23/12 Thanh toán tiền mua dây thép 1,4 li 112 47.250.000 25/12 91489 25/12 Mua dây thép 1,4li 152 133 228.079.696 217.218.758 10.860.938 Cộng phát sinh 267.884.854 495.964.550 Dư cuối tháng 228.079.696 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Người ghi sổ Kế toán trưởng Bảng 2.17 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG NHẬT KÍ CHỨNG TỪ SỐ 5 (Trích) Ghi Có TK 331 – Phải trả cho người bán Tháng 12/2007 Sè TT Tªn ®¬n vÞ hoÆc ng­êi b¸n Sè d­ ®Çu th¸ng Ghi Cã TK 331, ghi Nî c¸c TK Theo dâi thanh to¸n, ghi Cã TK 331 Sè d­ cuèi th¸ng Nî Cã 152 133 Céng cã TK 331 111 112 Céng nî TK 331 Nî Cã Gi¸ HT Gi¸ TT . C«ng ty CP XNK Nam Tiến 196.459.000 472.347.190 23.617.360 495.964.550 220.634.854 47.250.000 267.884.854 228.079.696 . .. Tæng céng 315.400.000 990.350. 000 78.435.000 1.220.160. 000 355.000.000 625.000000 980.000.000 555.560.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) 2.4.2. Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu Nguyên vật liệu của công ty được xuất cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau bao gồm xuất cho sản xuất, xuất phục vụ gia công chế biến, xuất bán,...Cuối mỗi tháng, kế toán tổng hợp các phiếu xuất nguyên vật liệu cho từng bộ phận sử dụng, xác định giá thực tế xuất kho để phân bổ giá trị nguyên vật liệu xuất dùng vào các mục đích tương ứng: - Với trường hợp xuất cho sản xuất kinh doanh, kế toán định khoản theo bút toán sau: Nợ TK 621, 627, 641, 642: Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất Có TK 152: Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho Ví dụ : Tháng 12 năm 2007 công ty xuất kho 170kg nhựa (chia thành 3 phiếu xuất kho số 24, 27, 32) cho phân xưởng sản xuất bầu quạt theo giá bình quân gia quyền 20.000đ/kg. Cuối tháng, thủ kho chuyển các phiếu xuất kho này kèm theo bảng “Tổng hợp NVL xuất kho” cho kế toán vật tư, căn cứ vào phiếu xuất kho số 24, 27, 32 và bảng tổng hợp NVL xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 621: 3.400.000 Có TK 152( 1522): 3.400.000 - Xuất kho nguyên vật liệu để gia công chế biến thêm trước khi đưa vào sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 154: Giá trị thực tế NVL xuất kho Có TK 152: Giá trị thực tế NVL xuất kho Ví dụ: Tháng 12 năm 2007 công ty xuất kho 30 tấn phôi thép phi 6 mm để gia công chế biến thành thép dây 1,4 mm, phiếu xuất kho số 18 với đơn giá bình quân gia quyền là 12.000đ/kg. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh: Nợ TK 154: 360.000.000 Có TK 152: 360.000.000 - Xuất kho nguyên vật liệu để bán, kế toán căn cứ vào giá thực tế để ghi sổ: Nợ TK 632: Giá trị thực tế NVL xuất kho Có TK 152: Giá trị thực tế NVL xuất kho Ví dụ: Tháng 12 năm 2007, đơn vị xuất kho 2.000 kg dây thép phi 1,4 bán cho Công ty CP Cơ khí Chế tạo Hải Phòng với đơn giá thực tế ghi sổ là 12.000 đồng/kg, phiếu xuất kho số 30, kế toán ghi: Nợ TK 632: 24.000.000 Có TK 152: 24.000.000 - Trường hợp nguyên vật liệu đã nhập kho nhưng do chất lượng không đảm bảo, công ty tiến hành làm thủ tục xuất kho số nguyên vật liệu đó để trả lại cho người bán. Căn cứ vào giá ghi trên hoá đơn của số vật liệu này kế toán ghi: Nợ TK 111, 112, 331 : Theo giá thanh toán. Có TK 152: Theo giá mua đích danh. Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. Ví dụ: Tháng 12 năm 2007, đơn vị mua 4.000 kg hạt nhựa ABS của Công ty CP xuất nhập khẩu BASF theo hóa đơn số 93544, đơn giá chưa bao gồm VAT (5%) là 10.000 đồng/kg, nhưng sau khi nhập kho phát hiện thấy có 500 kg hạt nhựa không đảm bảo chất lượng như thỏa thuận, công ty xuất trả lại người bán số hạt nhựa này (phiếu xuất kho số 29), kế toán ghi: Nợ TK 331 : 5.250.000 Có TK 152: 5.000.000 Có TK 133: 250.000 - Trường hợp công ty được hưởng giảm giá hàng mua thì kế toán ghi giảm giá nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ: Nợ TK 111, 112, 331: Giá trị được hưởng Có TK 152: Giá trị được hưởng Cuối tháng kế toán sẽ lập bảng phân bổ NVL ( Bảng 2.18), bảng này là căn cứ để ghi nhận chi phí cho từng đối tượng tính giá, đồng thời bảng này cũng cung cấp số liệu bên Có của TK 152 để ghi lên sổ cái TK 152 (Bảng 2.19) Bảng 2.18: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU (Trích) Tháng 12/2007 Tên vật tư 152 621_Quạt B300 621_Quạt Đ200 Tổng cộng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Nhựa ABSG22 170 3.400.000 100 2.000.000 70 1.400.000 3.400.000 Dây thép 1,4li 1.000 12.000.000 700 8.400.000 300 3.600.000 12.000.000 Chân quạt HĐ1476 1.000 15.500.000 1.000 15.500.000 15.500.000 Vành lồng B300 300 4.500.000 300 4.500.000 4.500.000 Ống rút QHĐ 1.000 17.000.000 1.000 17.000.000 17.000.000 Tổng cộng 652.800.000 246.700.000 128.500.000 652.800.000 Bảng 2.19 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG SỔ CÁI TK 152 (Trích) Năm 2007 Số dư đầu năm Nợ Có 862.600.000 Ghi Có các TK đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 12 Tổng cộng TK 331(NKCT số 5) 409.000.000 990.350.000 6.906.880.000 Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Số dư cuối tháng: Nợ Có 409.000.000 580.650.000 690.950.000 990.350.000 652.800.000 680.500.000 6.906.880.000 6.110.880.000 680.500.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) PHẦN 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐIỆN CƠ HẢI PHÒNG 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty 3.1.1. Những ưu điểm Công ty CP Điện cơ Hải Phòng là một doanh nghiệp co thời gian hoạt động khá dài trong lĩnh vực sản xuất quạt điện các loại, cùng với sự lớn mạnh về cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý của công ty cũng từng bước được nâng cao và hoàn thiện. Công tác quản lí tại công ty không ngừng được cải thiện nhằm đạt được mục tiêu quản lí tiết kiệm, hiệu quả. Công tác quản lí NVL tại công ty được thực hiện khá đầy đủ. Nội quy cũng như trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận được quy định khá rõ ràng. Trong mỗi nội quy lại quy định rõ thủ tục nhập – xuất NVL hàng ngày, việc sử dụng NVL tại nơi sản xuất, những người có trách nhiệm nếu xảy ra hao hụt quá định mức, các biện pháp bảo quản từng loại vật liệu trong kho. Cũng bởi có những quy định chặt chẽ như vậy, việc quản lý vật liệu ở công ty tương đối nhịp nhàng, hiệu lực quản lí cao. Một cách khái quát, tinh thần trách nhiệm của thủ kho cũng như trách nhiệm của các tổ trưởng và công nhân sản xuất đối với việc quản lý vật liệu rất tốt, vì thế tình trạng xảy ra hao hụt ngoài định mức rất hiếm. Hệ thống chứng từ kế toán của công ty được lập theo đúng chế độ, quy trình luân chuyển chứng từ tương đối hợp lý, đảm bảo tính chặt chẽ, tạo điều kiện thuận lợi trong quản lí. Thủ tục nhập, xuất kho được thể hiện khá đầy đủ, rõ ràng tuân theo từng bước cụ thể đối với từng loại NVL. Các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ... được công ty quy định một cách rõ ràng và theo đúng quy định đã ban hành. Việc theo dõi nhập, xuất kho vật liệu được tổ chức khá chặt chẽ, sự kết hợp giữa kho và phòng kế toán cũng được thực hiện khá hiệu quả. Do đặc điểm NVL của công ty nhiều loại, để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu công ty đã áp dụng ghi thẻ song song. Phương pháp này khá đơn giản, dễ thực hiện đảm bảo khả năng so sánh số liệu giữa kho với phòng kế toán, đảm bảo khả năng cung cấp thông tin nhanh và chính xác bất cứ lúc nào khi nhà quản lý doanh nghiệp cần. Hình thức này phù hợp với tình hình đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty, phù hợp với việc sử dụng kế toán máy của doanh nghiệp. Hình thức sổ kế toán áp dụng tại công ty là hình thức Nhật kí chứng từ. Hình thức sổ này phù hợp với qui mô và trình độ kế toán của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho các phần hành thực hiện hiệu quả hơn. Hệ thống tài khoản được mở phù hợp với yêu cầu quản lý và hạch toán NVL của công ty. Trong công tác thu mua, Công ty đã ký hợp đồng với nhiều công ty có uy tín, vật tư có chất lượng cao, đúng chủng loại, giá cả hợp lý và đáp ứng được nhu cầu thu mua. Bên cạnh đó công ty còn có đội ngũ cán bộ thu mua linh hoạt, am hiểu chất lượng và thị trường giá cả nên việc thu mua tương đối ổn định, đảm bảo cung cấp vật liệu trong quá trình sản xuất đúng tiến độ và đúng kế hoạch và mang lại thuận lợi trong sản xuất. Xuất phát từ việc ý thức rất rõ vai trò to lớn của công tác bảo quản, dự trữ NVL, công ty đã thực hiện rất tốt về vấn đề này. Cụ thể: Công ty luôn dự trữ vật liệu ở mức hợp lý, xây dựng định mức vật liệu tối đa và tối thiểu để đảm bảo quá trình sản xuất không ngừng trệ, không bị phụ thuộc vào tính chất mùa vụ trong sản xuất, không gây lãng phí vốn và giải phóng vốn lưu động đáng kể. Bên cạnh đó hệ thống kho tàng của công ty được xây dựng khá tốt, phù hợp với quy mô sản xuất của công ty, tránh được tổn thất lãng phí, đảm bảo an toàn kho vật tư, hàng hoá. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung góp phần đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng về nhiệm vụ cũng như bảo đảm được sự chỉ đạo kịp thời của ban lãnh đạo công ty. Mặt khác các cán bộ phòng kế toán được đào tạo một cách đầy đủ, chuyên môn sâu, giúp cho qua trình làm việc được thuận lợi và nhanh chóng. Không những vậy mà các cán bộ kế toán luôn luôn học hỏi và nâng cao trình độ của mình nên tránh được tình trạng lạc hậu và không theo kịp những thay đổi của thị trường. 3.1.2. Những tồn tại Bên cạnh những điểm mạnh đã được ghi nhận trên đây, công tác kế toán tại Công ty CP Điện cơ Hải Phòng vẫn còn bộc lộ một số điểm hạn chế cần được khắc phục nhằm nâng cao hiệu quả tài chính cũng như hiệu lực quản lí trong doanh nghiệp. Một là, về kho bãi bảo quản NVL hiện nay công ty có hai kho để bảo quản và lưu trữ hàng tồn kho, mặc dù điều kiện vật chất của hai kho này rất tốt nhưng ở kho thành phẩm kiêm vật tư, cả thành phẩm và vật tư đều được lưu trữ ở cùng một chỗ, điều này sẽ gây khó khăn cho quản lí và khó kiểm soát khi xảy ra mất mát. Hai là, việc phân loại NVL chính và NVL phụ tại đơn vị còn bộc lộ nhiều bất cập. Hiện nay, các linh kiện quạt hầu hết được cấu thành từ vật liệu nhựa chứ không còn là sắt thép như trước đây, do vậy số lượng cũng như giá trị NVL nhựa tại công ty là khá lớn, lớn hơn nhiều so với sắt thép. Tuy nhiên, như đã trình bày trong phần thực trạng, hiện nay doanh nghiệp vẫn phân loại tất cả những linh kiện nhựa cấu thành trực tiếp nên sản phẩm này trong nhóm NVL phụ thay vì phải coi chúng là NVL chính. Điều này là do trước đây, các linh kiện cấu tạo quạt hầu hết bằng sắt thép, chỉ có những chi tiết nhỏ như phím bấm, tuốc năng, là được làm bằng nhựa, khi đó toàn bộ sắt thép cấu thành nên sản phẩm được phân loại là NVL chính, còn lại những NVL bằng nhựa được coi là NVL phụ, điều đó là hợp lí trong hoàn cảnh này. Lúc này phân loại NVL theo chức năng của NVL hoàn toàn trùng khớp với việc phân loại NVL theo tính chất của nó. Song hiện tại, cơ cấu NVL chính và NVL phụ dựa vào cách phân loại theo tính chất NVL không còn trùng khớp với cách phân loại theo chức năng của NVL nữa. Với việc phân loại như hiện nay, doanh nghiệp sẽ không thể có được cái nhìn đúng đắn về cơ cấu, tỉ trọng NVL chính so với NVL phụ để từ đó có được kế hoạch sản xuất kinh doanh cũng như thu mua, dự trữ NVL cho hợp lí nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của đơn vị. Ba là, trong quy trình luân chuyển phiếu nhập kho cũng bộc lộ hạn chế. Đó là phiếu nhập kho được lập sau khi thủ kho đã tiến hành nhập kho. Thủ kho tiến hành nhập kho theo số lượng trên hóa đơn rồi mới chuyển hóa đơn cho kế toán để viết phiếu nhập kho. Điều này không phù hợp với quy định hiện hành. Cách làm như vậy không thể hiện được hết vai trò của phiếu nhập kho trong công tác kế toán NVL nhập kho. Phiếu nhập kho nên được lập trước bởi kế toán NVL hoặc phòng cung ứng vật tư, ghi số nhập theo chứng từ gốc, có đủ chữ kí của những cá nhân có liên quan rồi mới chuyển cho thủ kho nhập kho và ghi số thực nhập, như vậy sẽ đảm bảo khả năng đối chiếu giữa thủ kho và kế toán, tăng cường hiệu quả quản lí NVL. Bốn là, trong công tác kế toán NVL xuất kho, để đảm bảo tính kiểm soát chặt chẽ doanh nghiệp đã quy định NVL xuất phải có sự kí duyệt của trưởng phòng kế hoạch thể hiện trên “Phiếu yêu cầu xuất vật tư” nhưng phiếu xuất kho lại không phải do kế toán vật tư hay bộ phận cung ứng vật tư lập mà được thủ kho viết căn cứ vào “Phiếu yêu cầu xuất vật tư”, sau đó thủ kho tiến hành xuất kho và ghi thẻ kho. Như vậy thủ kho vừa là người viết phiếu xuất kho, vừa là người tiến hành xuất kho, điều này không phù hợp với quy định hiện hành, chưa đảm bảo được tính khách quan trong công tác quản lí NVL. Năm là, xuất phát từ việc phiếu xuất kho là co thủ kho viết, các nghiệp vụ xuất NVL chưa được theo dõi thường xuyên tại phòng kế toán mà chỉ theo dõi hàng ngày tại kho. Đến cuối tháng thủ kho lập bảng “Tổng hợp NVL xuất kho” và chuyển lên phòng kế toán một lần, kèm theo tất cả các phiếu xuất kho phát sinh trong tháng, kế toán sau khi đối chiếu phiếu xuất kho với bảng tổng hợp NVL xuất kho tiến hành ghi nhận tổng giá trị NVL xuất kho dựa vào số lượng tổng cộng trên bảng tổng hợp đó và đơn giá bình quân gia quyền do kế toán tính. Hình thức thực hiện ghi chép như vậy chưa đảm bảo được tính kịp thời trong công tác kế toán, từ đó làm ảnh hưởng đến hiệu lực quản lí tài sản của doanh nghiệp. Nguyên nhân của thực trạng này là do theo cách làm của công ty, việc theo dõi các nghiệp vụ nhập xuất kho được phân công cho cả kế toán NVL và thủ kho cùng làm. Theo đó, thủ kho theo dõi các nghiệp vụ xuất, kế toán theo dõi các nghiệp vụ nhập, tuy nhiên mọi bút toán ghi chép sổ sách đều do kế toán thực hiện. Vì vậy phiếu nhập kho được lập bởi kế toán còn thủ kho lập phiếu xuất kho và chịu trách nhiệm về NVL xuất kho và tồn kho. Cách làm này không phù hợp với quy định hiện hành và cũng không tỏ ra hiệu quả trong quản lí. Nó có vẻ như giảm bớt công việc cho kế toán nhưng nó không thể hiện được sự đối chiếu, kiểm tra chéo lẫn nhau giữa thủ kho và kế toán nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực, khách quan. Tất cả các nghiệp vụ nhập và xuất kho NVL cần được theo dõi song song đồng thời ở cả kho và phòng kế toán chứ không nên có sự phân công như hiện nay. Sáu là, vì doanh nghiệp chọn hình thức kế toán chi tiết NVL là hình thức thẻ song song nên thẻ kho cũng đã được sử dụng trong công tác ghi chép NVL nhập xuất tồn hàng ngày của công ty. Mỗi NVL được theo dõi trên một thẻ kho riêng, nhưng đối với một số vật tư nhỏ, nghiệp vụ phát sinh không nhiều, thủ kho chỉ mở một thẻ kho theo dõi chung cho các NVL đó. Điều này cũng cần được khắc phục, thủ kho không nên mở chung thẻ kho cho các NVL khác nhau nhằm tránh nhầm lẫn trong ghi chép và tính toán. Bảy là, kế toán tiến hành lập “Bảng tổng hợp nhập xuất tồn NVL” và “Báo cáo nhập xuất tồn NVL” hàng tháng nhưng do những bảng này được tự động cập nhật trong phần mềm kế toán nên kế toán chỉ tiến hành đối chiếu với thủ kho trên phần mềm mà không in ra theo tháng. Điều này cũng làm giảm khả năng theo dõi hiệu quả tình hình biến động của NVL, vì vậy kế toán nên in ra những bảng tổng hợp này vào cuối mỗi tháng để tiện lợi hơn cho việc đối chiếu, so sánh. Tám là, hiện tại doanh nghiệp không sử dụng TK 151 để ghi nhận hàng đi đường mà chỉ lưu riêng những chứng từ của lô hàng đó trên một tập hồ sơ riêng. Điều này sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi hàng đi đường, cung cấp thông tin chưa đầy đủ về NVL, hàng tồn kho cũng như tài sản của doanh nghiệp. Chín là, TK 157 – Hàng gửi bán cũng không được doanh nghiệp sử dụng mặc dù nghiệp vụ bán hàng tại đây rất phức tạp. Hàng bán tại các cửa hàng giới thiệu sản phẩm chỉ được theo dõi chi tiết trên tài khoản 155, như vậy không hợp lí, những sản phẩm này nên được theo dõi trên TK 157. Mười là, trong hạch toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, kế toán chưa sử dụng tài khoản 8211 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp. Thuế thu nhập vẫn được hạch toán qua TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối. Tài khoản 8211 nên được sử dụng theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành. 3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty Xuất phát từ một vài hạn chế đã nêu ở trên, qua quá trình thực tập tại đơn vị em xin được mạnh dạn đưa ra một số đề xuất nhằm đóng góp vào việc hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp Thứ nhất, công ty nên bố trí thêm một kho nữa để có điều kiện bảo quản riêng thành phẩm và vật tư. Như vậy sẽ dễ dàng hơn trong công tác quản lí hàng tồn kho nói chung và NVL nói riêng. Thứ hai, NVL chính và NVL phụ nên được phân loại lại theo đúng chức năng của nó cho phù hợp với thực tế sản xuất kinh doanh hiện nay, không nên duy trì cách phân loại cũ đã trở nên không thích hợp nữa. Theo đó tất cả những NVL cơ bản cấu thành nên hình thái vật chất của sản phẩm phải được phân loại là NVL chính, những NVL khác góp phần hoàn thiện sản phẩm sẽ được coi là NVL phụ. Thứ ba, phiếu nhập kho nên được lập và phê duyệt trước khi thủ kho tiến hành nhập kho, khi đó việc đối chiếu số thực nhập sẽ chặt chẽ chính xác hơn. Thứ tư, phiếu xuất kho nên được lập bởi phòng kế toán sau khi phiếu yêu cầu xuất vật tư đã được duyệt, tiếp đó mới chuyển cho thủ kho, thủ kho sẽ xuất kho theo số lượng ghi trên phiếu xuất và tiến hành ghi thẻ kho. Khi đó, sẽ có sự theo dõi song song giữa phòng kế toán và kho đối với mọi nghiệp vụ xuất, tăng cường khả năng kiểm soát đối với các nghiệp vụ xuất kho NVL. Thứ năm, thủ kho nên mở thẻ kho riêng biệt cho từng loại NVL khác nhau dù là số nghiệp vụ phát sinh không nhiều, từ đó sẽ giúp tránh được những nhầm lẫn, sai sót trong công tác ghi chép. Thứ sáu, bảng “Tổng hợp NVL xuất kho” nên được in ra hàng tháng để làm cơ sở đối chiếu giữa thủ kho và kế toán NVL, chứ không chỉ đối chiếu số liệu trên máy tính. Thứ bảy, căn cứ vào các phiếu xuất được lập hàng ngày cho từng nghiệp vụ xuất, kế toán nên cập nhật số liệu về NVL xuất kho vào phần mềm hàng ngày thay vì chỉ làm một lần vào cuối tháng nhằm đảm bảo tính kịp thời trong việc theo dõi và cung cấp thông tin cần thiết về NVL nhập xuất tồn trong đơn vị. Thứ tám, TK 151 nên được sử dụng để theo dõi hàng mua đang đi đường, đồng thời với việc sử dụng tài khoản này, thực trạng tài chính của doanh nghiệp cũng được phản ánh đầy đủ hơn, giá trị tài sản cũng như giá trị hàng tồn kho được theo dõi chính xác hơn. Ngoài ra, TK 157 cũng nên được sử dụng để ghi nhận sản phẩm của doanh nghiệp được gửi bán ở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm thay vì chỉ theo dõi chi tiết trên tài khoản 155. Như vậy sẽ phản ánh đúng đắn hơn bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như tài khoản sử dụng. Đồng thời TK 8211 cũng cần được sử dụng để ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp, như vậy mới phản ánh đúng tính chất của thuế thu nhập doanh nghiệp, hơn nữa cũng tuân theo quy định của chế độ hiện hành. KẾT LUẬN Vai trò cũng như tầm quan trọng của NVL đối với quá trình sản xuất kinh doanh là không thể phủ nhận, cán bộ kế toán cũng như cán bộ quản lí tại công ty CP Điện cơ Hải Phòng đã nắm bắt khá rõ ràng vấn đề này, do đó công tác kế toán NVL tại đây được thực hiện khá chu đáo, khoa học. Vì vậy, NVL tại công ty được tổ chức, quản lí, sử dụng và ghi chép rất đầy đủ, chính xác đảm bảo cung cấp thông tin hiệu quả cho hoạt động lập kế hoạch sản xuất kinh doanh. Trong thời gian thực tập tại đơn vị, em đã được các anh chị phòng kế toán cũng như các phòng ban khác hướng dẫn rất nhiệt tình, nhờ vậy em đã hình dung được một cách khái quát về công tác kế toán trên thực tế, từ đó có những so sánh đối chiếu với những kiến thức đã được trang bị trong nhà trường và hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. Tuy nhiên, do thời gian thực tập cũng như kiến thức và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, chuyên đề của em có thể còn nhiều sai sót, vì thế em rất mong có được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các anh chị trong công ty để giúp em hoàn thiện bản chuyên đề này. Cuối cùng em xin trân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Kế toán, đặc biệt là thầy Trần Quý Liên đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề. Em cũng trân thành cảm ơn Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty Cổ phần Điện cơ Hải Phòng nói chung và các anh chị ở phòng kế toán nói riêng đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt quá trình thực tập này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Giáo trình lí thuyết hạch toán kế toán – NXB Tài chính – trường Đại học Kinh tế quốc dân - Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp – NXB Đại học KTQD - Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính - Các tài liệu được cung cấp bởi công ty cổ phần Điện cơ Hải Phòng - Một số tài liệu khác