Hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại công ty cổ phần thế giới máy tính

Giá bán của hàng hóa do phòng kinh doanh xác định và có sự phê chuẩn của ban lãnh đạo và trưởng phòng kế toán, được dựa trên các cơ sở : tình hình giá cả của mặt hàng đó trên thị trường từng thời điểm, giá của các đối thủ cạnh tranh, giá trị thực tế hàng mua về. Kế toán ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng hóa, trên cơ sở thông tin về doanh thu tiêu thụ có được, sau đó kế toán sẽ cung cấp cho các nhà quản trị doanh nghiệp và giám đốc của Công ty. Hoá đơn GTGT là căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu hàng hóa tiêu thụ. Công ty sử dụng tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để ghi nhận doanh thu tiêu thụ hàng hóa. Tài khoản 511 được chia thành các tiểu khoản theo đúng quyết định 15- BTC: TK 5111 : Doanh thu bán hàng. TK 5112 : Doanh thu cung cấp dịch vụ Dựa trên hoá đơn kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng. Định kỳ, cuối tháng kế toán sẽ kiết xuất ra sổ theo dõi doanh thu bán hàng như : Sổ nhật ký bán hàng, sổ cái tài khoản 511 dựa trên phần mềm kế toán Accnet. Sổ nhật ký bán hàng được sử dụng để theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hóa của Công ty, căn cứ vào sổ này có thể đối chiếu kiểm tra với số liệu về doanh thu, thuế GTGT đầu ra với hóa đơn GTGT, …. BIỂU 14 : MẪU SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Từ ngày: 08/03/2008 Đến ngày: 11/03/2008 29/03/2008 4:37:54 CH Trang 1/ 2 Số CT CT gốc Mã TK Tên TK Nợ Có ĐT tính GT 8/3/2008 0000000028 SI0000028 KH lẻ Quảng Ninh Đông Triều / 01 Kidpix / Hiền 131 Phai thu cua khach hang 299,000 6321 Gia von hang ban 131,340 1561 Gia mua hang hoa 131,340 5111 Doanh thu ban hang hoa 299,000 11/3/2008 0000000029 SI0000029 KH lẻ Hà nội / 1Kidpix / Thuỷ 131 Phai thu cua khach hang 200,000 6321 Gia von hang ban 131,340 1561 Gia mua hang hoa 131,340 5111 Doanh thu ban hang hoa 200,000 Tổng cộng: 761,680 761,680 BIỂU 15 : MẪU SỔ CÁI TÀI KHOẢN 511 ÐƠN VỊ: CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH ĐỊA CHỈ: P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản : 511- Doanh thu bán hàng hóa Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Số dư đầu kỳ : Chứng từ Diễn giải Mã khách Mã hàng TK đối ứng Số phát sinh Số Ngày Nợ Có ……….. 000000007 01/03/2008 Bán hàng hóa CKIBD PMMN- HAPPY 131 995,000 0000000028 08/03/2008 Bán hàng hóa KL PMMN- KIDPIX 131 299,000 0000000029 11/03/2008 Bán hàng hóa KL ……… …. …. K/C doanh thu thuần 911 742,330,426 Tổng phát sinh Nợ : 742,330,426 Tổng phát sinh có : 742,330,426 Số dư cuối kỳ : Ngày 31/03/2008 Giám đốc (Ký tên) Kế toán trưởng ( Ký tên) Người ghi sổ ( Ký tên) Báo cáo bán hàng : Sử dụng chức năng phần mềm kế toán Accnet mà Công ty sử dụng, kế toán có thể kiết xuất nhiều báo cáo bán hàng với các chỉ tiêu khác nhau, chủ yếu phục vụ cho nhu cầu quản trị. Thường là các báo cáo theo tháng. Báo cáo bán hàng theo tháng : Báo cáo này cung cấp thông tin về : tổng doanh thu, giá vốn tiêu thụ , chi tiết từng khách trong một 1 tháng. 2.3.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu. Các khoản giảm trừ doanh thu là khoản phát sinh trong quá trình bán hàng gồm có : Giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại, hàng bán trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Công ty không kinh doanh các mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên không có hai khoản này giảm trừ doanh thu này. 2.3.4.1. Chiết khấu thương mại. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng chính sách chiết khấu thương mại giành cho khách hàng thường xuyên và mua với số lượng lớn. Được áp dụng trong trường hợp khi khách hàng mua hàng nhiều lần hoặc giá trị hàng mua lớn trong một lần thì Công ty sẽ chiết khấu trực tiếp trên hóa đơn giá trị gia tăng. Để theo dõi các khoản chiết khấu này Công ty sử dụng tài khoản 521 để phản ánh nghiệp vụ này. Ví dụ : BẢNG 05 : BẢNG CHIẾT KHẤU HOA HỒNG Chiết khấu hoa hồng STT Sản phẩm Đơn vị Chiết khấu 1 đến 4 5 đến 9 10 đến 20 20 đến 50 Ngoài 50 1 Kidsmart Bộ 5% 8% 10% 12% 15% 2 Nutrikids Đĩa 3% 5% 8% 10% 12% 3 Khác Đĩa 3% 5% 8% 10% 12% 2.3.4.2. Hàng bán bị trả lại Xảy ra trong trường hợp khi xuất hàng bán cho khách hàng, nếu số hàng bán không đúng chủng loại, quy cách, số lượng, không đảm bảo thông số kỹ thuật- chất lượng … như trong thoả thuận giữa hai bên trước đó thì khách hàng có thể trả lại một phần hoặc toàn bộ số hàng hóa đã mua đó. Các khoản hàng bán trả lại này chính là khoản giảm trừ doanh thu. Kế toán sử dụng tài khoản 531 – Hàng bán trả lại để theo dõi nghiệp vụ hàng bán trả lại. Khi khách hàng báo hàng bán trả lại và vận chuyển trả lại Công ty( Công ty chịu toàn bộ chi phí vận chuyển trả lại này), thì trước tiên phòng kinh doanh có nhiệm vụ kiểm tra lại các thông tin trên hợp đồng đã ký trước đó, hoá đơn GTGT trước đó rồi thông báo cho phòng kế toán, và có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán lập phiếu nhập kho hàng bán trả lại và tiến hành thanh toán cho khách hàng theo thoả thuận giữa hai bên( tuỳ từng trường hợp hoặc trả lại tiền cho khách hàng trong trường hợp khách hàng đã thanh toán cho số hàng đó hoặc ghi giảm khoản phải thu khách hàng hoặc xuất lại số hàng theo yêu cầu… ); sau đó thủ kho sẽ tiến hành nhập lại kho số hàng đó. Căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ kho gửi và hoá đơn GTGT, kế toán sẽ nhập số liệu vào phần mềm Accnet thông qua giao diện “Phiếu nhập hàng bán trả lại”. Số liệu này cuối tháng sẽ được kiết xuất ra sổ Nhật ký chung và sổ cái tài khoản 531. 2.3.4.3. Giảm giá hàng bán. Xảy ra trong trường hợp hàng xuất bán những không đảm bảo đúng yêu cầu của khách hàng và khách hàng không yêu cầu trả lại hàng hoặc đổi lại hàng mà yêu cầu Công ty giảm giá cho số hàng đó. Tuỳ từng trường hợp của khách hàng, Công ty có hình thức thanh toán khác nhau : trường hợp khách hàng đã thanh toán, Công ty trừ vào tiền hàng thừa hoặc trừ vào tiền hàng của đơn đặt hàng sau, hoặc bù trừ công nợ trước đó… Hình thức này ít diễn ra trong chính sách của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Công ty sử dụng tài khoản 532 để theo dõi các khoản giảm giá hàng bán. KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. 2.4.1. Kế toán chi phí bán hàng. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một doanh nghiệp thương mại, do vậy các chi phí liên quan đến hoạt động bán hàng là phát sinh nhiều, và là chi phí chính trong hoạt động của Công ty. Chi phí bán hàng thường bao gồm : Chi phí nhân viên thuộc bộ phận bán hàng, chi phí khấu hao tài sản cố định(TSCĐ), chi phí bảo hành, chi phí sửa chữa TCSĐ, chi phí dịch vụ -mua ngoài, chi phí bao bì - vật liệu, chi phí công cụ- dung cụ- đồ dùng, chi phí bằng tiền khác. Công ty đã đặt ra tài khoản riêng để hạch toán cho các khoản chi phí này, cụ thể như sau: TK641 Chi phí bán hàng TK6411 Chi phí bao bì, vật liệu TK6412 Chi phí công cụ dụng cụ, đồ dùng TK6413 Chi phí nhân viên bán hàng TK64131 Tiền lương nhân viên TK64132 Phụ cấp cho nhân viên TK64133 Tiền trợ cấp cho nhân viên TK64134 Tiền thưởng cho nhân viên TK6414 Chi phí khấu hao TSCĐ TK6415 Chi phí bảo hành TK6416 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK64161 Tiền điện TK64162 Tiền nước TK64163 Tiền điện thoai, Fax,Chuyển phát nhanh TK64164 Chi phí sửa chữa tài sản TK64168 Chi phí thuê ngoài khác TK 6418 Chi phí bằng tiền khác Toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình bán hàng của Công ty bao gồm chi phí bán hàng và chi phí bán hàng trong quá trình cung cấp dịch vụ đều được tập hợp vào tài khoản 641. Chi phí bao bì, vật liệu : Chi phí này bao gồm chi phí mua bao bì để vận chuyển hàng (căn cứ vào hóa đơn liên hai do nhà cung cấp phát hành để theo dõi.) Chi phí công cụ,dụng cụ đồ dùng : Bao gồm chi phí văn phòng phẩm, và các dụng cụ khác dung cho công tác bán hàng. Chi phí nhân viên bán hàng : Chi phí này bao gồm tiền lương , phụ cấp, trợ cấp và tiền thưởng cho nhân viên bán hàng. Chi phí khấu hao tài sản cố định : Kế toán sẽ tính chi phí khấu hao của các tài sản phục vụ cho công tác bán hàng của Công ty : như máy in, máy vi tính, máy tính,ôtô… Chi phí bảo hành : Là chi phí liên quan việc bảo hành sản phẩm của Công ty cho khách hàng. Chi phí dịch vụ mua ngoài : Bao gồm tiền : điện, nước, … phục vụ công tác bán hàng của Công ty. Chi phí khác bằng tiền : Là chi phí bằng tiền không nằm trong các khoản chi phí trên. BIỂU 16 : MẪU SỔ CÁI TÀI KHOẢN 641 CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI SỔ CÁI TỔNG HỢP Từ kỳ: 2008/03 Đến kỳ: 2008/03 (Từ ngày: 01/03/2008 Đến ngày: 31/03/2008) 31/03/2008 4:13:56 CH Số dư đầu kỳ: Ngày Mã NV Số CT Diễn giải TK ĐƯ Nợ Có 17/03/2008 PS 000000006 Cước V/C Bảng Promethen về Yên Lạc / Cty Hoàng Hợp 111 428,571 18/03/2008 PS 000000009 tiền đthoại 112 1,250,010 26/03/2008 CP 0000000043 Chi In + Photo tài liệu, Phạm Phương Ngọc - 111 90,000 26/03/2008 CP 0000000044 Chi pho to tài liệu Demo 67 Cửa Bắc Phùng Anh 111 160,000 22/03/2008 CP 0000000034 Tặng quà VTV2 - Tặng quà VTV2 111 8,492,000 23/03/2008 GJ 0000000014 T/T Tạm ứng Tiếp khách Tùng A 112 8,492,000 … …………… 31/03/2008 KC K/c CPBH 911 81,835,311 Tổng PS Nợ : 81,835,311 Tổng PS Có : 81,835,311 Số dư cuối kỳ : Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí phát sinh chung cho toàn bộ hoạt động của Công ty bao gồm : chi phí nhân viên quản lý ; chi phí vật liệu - dụng cụ quản lý; chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vụ mua ngoài ; chi phí bằng tiền khác. Để phản ánh các loại chi phí này, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng tài khoản 642. Tài khoản này được chi tiết cụ thể : TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 6421 Chi phí nhân viên quản lý TK 6422 Chi phí vât liệu-dụng cụ quản lý TK 6424 Chi phí khấu hao TSCĐ Tk 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài Tk 64271 Chi mua ngoài đồ dùng phòng nghiên cứu và phát triển Tk 64272 Chi mua ngoài CCDC Tk 64278 Chi mua ngoài khác TK 6428 Chi phí khác bằng tiền Toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp được tập hợp vào tài khoản 642 theo từng nội dung cụ thể. BIỂU 17 : SỔ CÁI TÀI KHOẢN 642 CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI SỔ CÁI TỔNG HỢP Từ kỳ: 2008/03 Đến kỳ: 2008/03 (Từ ngày: 01/03/2008 Đến ngày: 31/03/2008) 31/03/2008 4:13:56 CH Số dư đầu kỳ: Ngày Mã NV Số CT Diễn giải TK ĐƯ Nợ Có 9/3/2008 CP 0000000011 Sn A Tuấn - Sn A Tuấn 111 300,000 10/3/2008 CP 000000004 Bóng điện, rẻ lau 111 200,000 11/3/2008 CP 0000000055 Thanh toán tạm ứng chi tài liệu VPP, công cụ , đồ dùng 141 450,000 26/03/2008 PS 0000000047 Chi tiền điện thoại 112 1,738,900 26/03/2008 CP 0000000028 Chi tiền ăn 111 1,567,000 …………….. 31/03/2008 KC K/C CPQLDN 911 90,729,523 Tổng PS Nợ : 90,729,523 Tổng PS Có : 90,729,523 Số dư cuối kỳ : Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 2.4.3. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa. Đối với tất cả các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nói riêng thì việc xác định kết quả tiêu thụ là khâu được các nhà quản lý và nhà đầu tư quan tâm chú ý nhiều nhất trong các kỳ kinh doanh. Thông qua việc xác định kết quả tiêu thụ, cho ta biết được hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp về tổng thể về từng mặt hàng, giúp doanh nghiệp có được những phương hướng kinh doanh sao cho đạt hiệu quả nhất trong các kỳ kế tiếp. Kết quả tiêu thụ được xác định qua công thức : Lãi ( lỗ) = Doanh thu thuần – Giá vốn hàng bán – CP Quản lý doanh nghiệp = Lãi gộp – Chi phí quản lý doanh nghiệp Việc xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa thường được thực hiện vào thời điểm là cuối tháng, sau khi đã hoàn thành mọi công việc như nhập chứng từ, phân bổ các loại chi phí cho các hoạt động tương ứng khi đó kế toán mới có đủ các số liệu cần thiết để tổng hợp. Phần mềm kế toán sẽ thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, và kết chuyển số liệu vào sổ cái tài khoản 911 và các sổ khác liên quan theo khai báo của kế toán sử dụng trong phần mềm. Để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán sử dụng tài khoản sau: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh. TK 421 - Lợi nhuận chưa phân phối. Tài khoản chi tiết TK 4211 – Lãi năm trước. TK 4212 – Lãi năm nay. Cuối kỳ, kế toán phản ánh các bút toán kết chuyển vào phần khai báo các bút toán kết chuyển, sau đó dữ liệu sẽ được chuyển vào sổ Nhật ký chung, sổ cái TK 511, 531,632, 641, 642 và sổ cái TK 911. BIỂU 18 : SỔ CÁI TÀI KHOẢN 911 CÔNG TY CP THẾ GIỚI MÁY TÍNH P12-K7A-TT BÁCH KHOA-P BK-Q HBT- HÀ NỘI SỔ CÁI TỔNG HỢP Tài khoản: 911 – Xác định kết quả kinh doanh Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có K/C doanh thu thuần bán hàng hóa 511 742,330,426 K/c giá vốn hàng bán 632 530,223,904 K/c chi phí bán hàng 641 81,835,311 K/c chi phí quản lý doanh nghiệp 642 90,729,523 K/c lãi hoạt động kinh doanh 421 39,541,688 Tổng phát sinh Nợ : 742,330,426 Tổng phát sinh có : 742,330,426 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 03 năm 2008 Kế toán trưởng (Ký tên) Người ghi sổ (Ký tên) PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. 3.1. SỰ CẦN THIẾT VÀ NGUYÊN TẮC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. Trong cơ chế thị trường nền kinh tế Việt Nam hiện nay có nhiều biến động, với sự phát triển ngày càng đa dạng của các loại hình kinh doanh và do vậy giữa các doanh nghiệp luôn có sự cạnh tranh gay gắt. Điều đó tạo ra nhiều cơ hội và đặt ra không ít những thách thức và nguy cơ lớn. Mỗi một doanh nghiệp không chỉ đơn thuần muốn mình tồn tại mà còn mong muốn có sự phát triển và có chỗ đứng vững chắc trong nền kinh tế. Để có được điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn luôn nắm bắt tình hình thực tế và những cơ hội, nhạy bén trước những biến động của thị trường, dự báo được những khó khăn ảnh hưởng đến sự tồn vong của doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp có các quyết định kinh doanh chính xác- nhanh chóng- kịp thời- hợp lý và có được những thời cơ tốt nhất. Muốn đạt được những điều trên, đòi hỏi công tác quản lý nói chung và công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá nói riêng của doanh nghiệp phải luôn đổi mới và hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu của xã hội, nhất là trong điều kiện nước ta đã trở thành thành viên của tổ chức WTO( World Trade Organization). Vì vậy, công tác đổi mới và hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một tất yếu khách quan. Đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán, cùng với đổi mới công tác quản lý chung đòi hỏi cần được sự quan tâm một cách đúng mực của ban lãnh đạo cũng như tất cả các cán bộ kế toán tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Một trong những công cụ hữu hiệu mà nhà quản lý thường dùng trong việc quản lý và giúp đẩy nhanh hoạt động tiêu thụ hàng hóa đó là việc sử dụng các thông tin do bộ phận kế toán cung cấp. Một nhà quản lý chỉ có thể quản lý tốt được khi có thông tin cần thiết – quan trọng chính xác từ bộ phận kế toán( các thông tin như : thị trường – tình hình tiêu thụ, các thông tin trực tiếp về sản phẩm, kết quả lãi, lỗ của hoạt động kinh doanh…) của Công ty, thông qua việc hạch toán tình hình tài chính bằng việc phản ánh chính xác, đầy đủ và kịp thời, nhanh chóng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên : chứng từ, sổ sách. Công tác tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong thời gian qua, song bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một vài hạn chế cần phải khắc phục để hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động này. Để công tác hoàn thiện tổ chức kế toán nói chung và tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa – xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa nói riêng đi đúng hướng và đạt hiệu quả cao Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính cần thực hiện dựa trên ba nguyên tắc cơ bản dưới đây : Thứ nhất: Việc hoàn thiện tổ chức kế toán phải luôn đảm bảo tuân thủ đúng chế độ tài chính, chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành. Điều này không chỉ tạo điều kiện cho Công ty quản lý tốt tình hình tài chính của mình mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra - kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới, cũng như tình hình hoạt động của Công ty. Thứ hai: Việc hoàn thiện tổ chức kế toán nói chung và hoàn thiện công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa nói riêng, phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty. Nên nhiệm vụ đề ra với kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ phải theo dõi sát sao toàn quá trình mua và bán, và phải dự đoán được những rủi ro có thể sẽ xảy ra trong tương lai. Thứ ba: Việc hoàn thiện tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ phải đảm bảo yêu cầu tiết kiệm, hiệu quả và đòi hỏi sự nỗ lực và hợp tác nhịp nhàng của nhiều bộ phận trong Công ty. Để đảm bảo việc hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tuân thủ được ba nguyên tắc trên thì Công ty phải đảm bảo hai yêu cầu sau : Về phía ban lãnh đạo Công ty : Nên tạo điều kiện đảm bảo tốt hơn nữa cơ sở vật chất cho bộ phận kế toán làm việc và học hỏi. Về phía phòng kế toán Công ty : Nên tiếp tục tìm hiểu cơ chế vận hành và các chức năng của phần mềm kế toán Accnet. 3.2. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH. Mặc dù Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính mới thành lập trong khoảng thời gian ngắn nhưng Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã dần khẳng định mình trên thị trường phần mềm máy tính, đặc biệt thị trường phần mềm giáo dục. Bạn hàng thường xuyên của Công ty ngày càng nhiều hơn, thị trường Công ty ngày càng mở rộng và hoạt động ngày càng hiệu quả. Có được thành tựu đó là do sự đóng góp to lớn công lao của hội đồng quản trị, ban giám đốc cùng sự cố gắng của toàn thể cán bộ trong Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Bên cạnh những thành tựu đạt được đáng kể đó, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính cũng không nằm ngoài những ảnh hưởng của sự cạnh tranh khốc liệt, nhân tố bất lợi trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Những nhân tố như: rủi ro, biến động lớn về giá cả, nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, đặc biệt là sản phẩm mà Công ty kinh doanh có giá trị lớn, mang tính bản quyền cao. Để hiểu rõ hơn về những thành tựu đã đạt được của Công ty chúng ta cùng điểm qua những nét nổi bật của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính trong thời gian qua và những điều hạn chế để cùng có những giải pháp khắc phục, nhằm đưa Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính trở thành một Công ty có thương hiệu trên thị trường công nghệ thông tin Việt Nam. 3.2.1. Những thành tựu Công ty đã đạt được trong việc tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa. Sau những năm thành lập và hoạt động, có thể khẳng định Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã vượt qua nhiều khó khăn, nhiều chặng đường đầy thử thách để có một chỗ đứng tương đối vững chắc định như ngày hôm nay và bước đầu đạt được nhiều thành tích đáng khích lệ. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là nhằm vào thị trường công nghệ thông tin, đặc biệt thị trường phần mềm giáo dục. Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã không ngừng mở rộng thị trường cả về chiều rộng và chiều sâu, tạo và nâng cao uy tín nơi khách hàng. Dưới sự phấn đấu nỗ lực của toàn thể nhân viên, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã từng vượt qua những khó khăn và hiện nay Công ty đã có chỗ dựa vững chắc trên thị trường, tạo việc làm cho người lao động, đóng góp phần nhỏ bé vào ngân sách Nhà nước. Một ưu thế hàng đầu của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính phải nói đến là nguồn lực con người. Đội ngũ nhân viên của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính hiện nay rất trẻ trung, xông xáo, nhiệt tình, năng động, không ngừng cố gắng học hỏi phấn đấu. Bên cạnh những thành tựu chung Công ty đã đạt được đó, phải kể đến sự đóng góp to lớn của công tác tài chính kế toán trong Công ty đóng góp vai trò hết sức quan trọng. 3.2.1.1.Về tổ chức bộ máy kế toán trong phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Bộ phận kế toán trong phần hành này của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính được tổ chức một cách: khoa học, gọn nhẹ, hiệu quả, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động của bộ máy quản lý và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Hoạt động của bộ máy kế toán của Công ty diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả là do có sự phân công - phân nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân tại bộ phận kế toán, cùng với tinh thần làm việc tận tụy và trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương đối cao của đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán. Trong đó công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng được thực hiện khá tốt, những công việc như : ghi chép, phản ánh đầy đủ kịp thời các nghiệp vụ phát sinh,… đã đáp ứng được nhu cầu của ban lãnh đạo Công ty. Trong công tác này, mỗi cá nhân đều được phân công công việc khá rõ ràng, cụ thể để quá trình này diễn ra chính xác và dễ theo dõi, quy trách nhiệm cho từng cá nhân. Trong quá trình làm việc có sự phối hợp hết sức chặt chẽ giữa các cá nhân, cũng như với các phòng ban khác ( phòng kinh doanh, bộ phận kho) để thực hiện theo đúng nguyên tắc. Nhân viên kế toán phiếu sẽ lập phiếu xuất- nhập kho, kế toán hoá đơn sẽ lập hoá đơn giá trị gia tăng để có dữ liệu vào phần mềm kế toán Accnet; nhân viên kế toán công nợ đảm nhiệm công việc theo dõi tình hình công nợ và thanh toán; kế toán trưởng đảm nhiệm công việc là tổng hợp - kiểm tra và xác định kết quả bán hàng. 3.2.1.2. Về chế độ kế toán chung được áp dụng trong phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính áp dụng theo chế độ kế toán mới ban hành theo Quyết Định 15 của Bộ Tài Chính, do đó đã cập nhật những thay đổi của chế độ kế toán mới nhất. Để theo dõi chi tiết hàng hóa Công ty đã lựa chọn phương pháp thẻ song song. Do đó để đảm bảo và quản lý chặt chẽ hàng hóa cả về số lượng và chất lượng thì kế toán và thủ kho cùng có nhiệm vụ chung này. Phương pháp này khá là phù hợp với Công ty, việc áp dụng phương pháp này cung cấp thông tin tình hình nhập- xuất- tồn kho của từng danh điểm hàng hóa nhanh chóng chính xác và đáp ứng được nhu cầu quản lý của ban quản lý. Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã lựa chọn phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp hàng hóa và để hạch toán hàng tồn kho. Công ty đã lựa chọn phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Sự lựa chọn này khá đúng đắn, vì nó phù hợp với điều kiện hiện tại của Công ty và yêu cầu quản lý của Công ty. Với sự trợ giúp của phần mềm kế toán thì giá trị của hàng hóa trên sổ có thể xác định bất kỳ tại thời điểm nào trong kỳ. Với sự theo dõi chặt chẽ, kế toán sẽ cung cấp được những thông tin cho ban giám đốc để họ có những biện pháp xử lý kịp thời khi có những biến động trên thị trường, nâng cao hiệu quả công tác bán hàng. 3.2.1.3. Về hệ thống tài khoản kế toán trong phần hành kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ. Hệ thống tài khoản đang được sử dụng tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã được xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành và được chi tiết một cách cụ thể theo nhu cầu kinh doanh của Công ty. Nó được coi là xương sống của toàn bộ chương trình kế toán. Công ty chi tiết từng tài khoản một cách hợp lý để theo dõi được toàn bộ hoạt động của Công ty. Các tài khoản được mã hóa 1 cách vừa đơn giản - dễ nhớ, vừa đảm bảo phản ánh chính xác nội dung – bản chất của các tài khoản, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý cũng như việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh - tập hợp số liệu kế toán cuối kỳ. 3.2.1.4. Về chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ. Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nhìn chung đều đáp ứng được yêu cầu quản lý và kinh tế của các nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ được sử dụng tuân theo đúng mẫu hướng dẫn hoặc bắt buộc của Bộ Tài Chính, có đầy đủ các tiêu chí theo qui định như : chữ ký của các bên liên quan, các chỉ tiêu trên chứng từ được lập và ghi chép đầy đủ và chính xác… đảm bảo tính hợp lệ - hợp pháp của chứng từ kế toán. Đến cuối mỗi tháng, các chứng từ phát sinh đều được phân loại lưu theo tháng hoặc theo năm. Chứng từ được sử dụng trong phần hành bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ vừa bao gồm những chứng từ do Bộ Tài Chính ban hành, và vừa do Công ty thiết kế cho phù hợp như Phiếu Xuất Kho, Biên Bản Bàn Giao Kiêm Bảo Hành… Qui trình lập và luân chuyển chứng từ trong phần hành bán hàng và xác định kết quả được Công ty thiết kế và áp dụng một cách khoa học, và phát huy được mọi chức năng của các bộ phận vừa có thể thông tin và kiểm tra lẫn nhau. Công tác từ lập chứng từ, sử dụng chứng từ, hạch toán cho đến bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán đến cuối cùng là chuyển chứng từ vào lưu trữ đều được thực hiện theo nền nếp, tuân thủ đúng các quy định của chế độ và Công ty. 3.2.1.5. Về hình thức sổ sách kế toán và báo cáo kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa. Việc áp dụng hình thức Nhật ký chung tại Công ty là hoàn toàn phù hợp, vì Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là loại hình doanh nghiệp vừa và đây là hình thức sổ sách đơn giản, dễ thực hiện. Sổ sách và báo cáo kế toán của Công ty vừa bao gồm những sổ sách và báo cáo bắt buộc phải có theo đúng mẫu quy định hiện hành( ví dụ : 4 báo cáo thuộc báo cáo tài chính…), vừa bao gồm những sổ sách báo cáo kế toán kiết xuất từ phần mềm phục vụ nhu cầu quản trị trong Công ty ( ví dụ: Báo cáo bán hàng,…). Việc sử dụng phần mềm kế toán Accnet hỗ trợ cho công tác kế toán rất nhiều, vì mọi báo cáo được kiết xuất nhanh chóng, tự động tại bất kỳ thời điểm nào. 3.2.1.6. Về tin học hóa trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá. Việc sử dụng phần mềm kế toán Accnet trong công tác kế toán tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là một tiến bộ lớn, giúp cho công việc kế toán hàng ngày được diễn ra một cách nhanh chóng, thuận tiện và tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như chi phí. Đồng thời chương trình phần mềm hỗ trợ trong việc kiết xuất được nhiều báo cáo quản trị với các chỉ tiêu khác nhau và cho đối tượng sử dụng khác nhau. Khi sử dụng, tuỳ nhu cầu thông tin mà kế toán có thể kiết xuất báo cáo thích hợp. 3.2.2. Những tồn tại, khó khăn trong tổ chức công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa tại Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Qua những thành tựu Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã đạt được trong thời gian qua là rất đáng tự hào. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính vẫn còn tồn tại những hạn chế trong công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa cần khắc phục để tăng cường hiệu quả hoạt động kinh doanh, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của các nhà quản lý: Về các chế độ chính sách trong Công ty : Hiện nay chế độ tiền lương và các chế độ ưu đãi với các cán bộ nhân viên còn thấp đặc biệt có tình hình thị trường lạm phát cáo như hiện nay, làm cho cán bộ nhân viên không yên tâm trong công việc, nhân viên sẽ không yên tâm khi gắn bó lâu dài với Công ty. Nguồn lực con người là nguồn lực rất quan trọng nó quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty, do vậy Công ty phải đưa ra chính sách hợp lý để có thể thu hút và giữ được nhân tài. Về công tác tổ chức kế toán. +Về thiết bị trang bị cho bộ phận kế toán : Trang thiết bị cung cấp cho kế toán viên không đảm bảo để có thể thực hiện tốt chức năng của mình. Máy vi tính tốc độ chạy rất chậm do cấu hình đã quá cũ điều này làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do vậy Công ty nên cần chú ý đến vấn đề này, hiện nay chi phí nâng cấp không quá cao do vậy khả thi khi thực hiện phương án này. + Hiện nay, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính không sử dụng các tài khoản dự phòng do đó không đánh giá được chính xác giá trị thực của hàng hóa trong kho của Công ty và sự biến động của giá cả trên thị trường ảnh hưởng đến hàng hoá, nhất là khi hàng hóa của Công ty nhạy bén với thị trường, do là mặt hàng nhập khẩu giá cả không ổn định do tỷ giá hối đoái. Bản chất của dự phòng chỉ là khoản chi phí được ghi nhận trước vào gía vốn hàng bán ( đối với dự phòng giảm giá hàng tồn kho) để dự trữ tài chính cần thiết, có nguồn bù đắp cho các thiệt hại xảy ra do khách quan trong niên độ kế toán kế tiếp. Việc trích dự phòng thường tiến hành là vào cuối niên độ kế toán, điều này làm tăng chi phí năm đó, qua đó làm giảm lợi nhuận năm đó, nhưng chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp tương ứng cũng giảm đi một khoản theo tỷ lệ tương ứng. Đây chỉ là việc chuyển chi phí từ năm nay sang năm khác, bởi nếu sang năm khi thực tế rủi ro cho khoản dự phòng không xảy ra thì chi phí này được hoàn nhập. +Trong hoạt động thương mại của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính không thể tránh được tình trạng là bị khách hàng chiếm dụng vốn, và khoản phải thu tương đối lớn trong tổng số tài sản, do vậy Công ty có thể có khá nhiều rủi ro trong việc thu hồi nợ và ảnh hưởng đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp, và giảm tốc độ luân chuyển vốn. Nhưng hiện tại Công ty chưa trích lập dự phòng cho khoản phải thu này. + Công ty không sử dụng tài khoản 1562 để hạch toán chi phí thu mua hàng hóa mà hạch toán chung vào tài khoản 156. Các mặt hàng mà Công ty kinh doanh hiện nay bao gồm mặt hàng kinh doanh trong nước và nhập khẩu, do vậy giá của mặt hàng này thì bao gồm cả thuế xuất nhập khẩu. Như vậy khi hạch toán vào tài khoản 156, kế toán sẽ không tách được đâu là chi phí thu mua và đâu là thuế nhập khẩu điều này gây khó khăn cho việc lập báo cáo quản trị. Đồng thời Công ty cũng khó có thể phân bổ chi phí thu mua hàng hóa khi nhập kho cũng một lúc nhiều mặt hàng. +Về việc xác định kết quả bán hàng: Cuối kỳ kế toán, bộ phận kế toán lên báo cáo chi tiết công nợ phải thu đối với từng khách hàng hay báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn, song chưa lên doanh thu cho từng mặt hàng. + Về việc áp dụng kế toán máy : Tuy việc sử dụng kế toán máy có phần làm cho công tác kế toán đơn giản hơn và tiết kiệm thời gian cho nhân viên kế toán, những phần mềm đôi lúc bị lỗi, virut,..làm cho dữ liệu kế toán bị mất hoặc sai lệch. Công ty phải đồng thời theo dõi trên một phần mềm kế toán tự lập khác trên bảng tính Excel để đảm bảo số liệu không bị mất hay sai lệch. Đồng thời phần mềm kế toán mà Công ty đang sử dụng không hỗ trợ phân hệ quản lý tài sản cố định, nên Công ty vừa phải theo dõi kết hợp kế toán máy và Excel, gây không đồng nhất trong việc lập báo cáo về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. + Về hệ thống sổ sách kế toán sử dụng : Công ty đã sử dụng khá nhiều và đầy đủ hệ thống các loại sổ cần thiết cho việc cung cấp thông tin cho quản trị doanh nghiệp và tuân thủ theo đúng qui định của Nhà nước. Trong đó các sổ chi tiết bán hàng và tổng hợp tương đối hoàn chỉnh và hợp lý, báo cáo bán hàng đã phản ánh được tình hình tiêu thụ từng loại mặt hàng. Tuy nhiên báo cáo vẫn chưa thể hiện được được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho từng mặt hàng ,để có thể theo dõi được chi phí bỏ ra để tiêu thụ mặt hàng đó như thế nào và có thể cho nhà quản trị biết được chi phí nào là nguyên nhân gây ra việc kinh doanh mặt hàng đó không có lãi, từ đó nhà quản lý có thể tiến hành dự toán cho lượng mua hàng hóa cho kì tiếp theo hoặc đưa ra quyết định có nên tiếp tục kinh doanh mặt hàng đó nữa hay không. + Trong chính sách bán hàng của Công ty, có những mặt hàng đều có thời gian bảo hành sau đó. Trong thời gian này, nếu hàng hóa của Công ty nảy sinh những sự cố thuộc trách nhiệm của Công ty thì Công ty sẽ phải chi ra một chi phí để giải quyết sự cố đó. Hiện nay, Công ty chưa sử dụng tài khoản nào để phản ánh chi phí này. Vì vậy Công ty nên lập tài khoản dự phòng bảo hành sản phẩm để có nguồn chi phí dự phòng, bù đắp cho các khoản chi trong thời gian bảo hành cho khách hàng. 3.3. MỘT VÀI KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần thế giới máy tính, tôi nhận thấy có điều hạn chế trên và xin đưa ra một số ý kiến kiến nghị để phát huy những ưu điểm khắc phục những tồn tại và hướng hoàn thiện hơn nữa trong công tác bán hàng và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty. Về sổ sách kế toán : Trong Báo Cáo Bán Hàng cần có thêm cột chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho từng mặt hàng đó. Báo cáo bán hàng có thể theo mẫu như sau : BIỂU 19 : MẪU BÁO CÁO BÁN HÀNG BÁO CÁO BÁN HÀNG Từ …………….. Đến ……………… Hàng hóa : Tên hàng hóa Đơn vị Số Lượng Bán Giá Bán Doanh số Giá Vốn CPBH CPQLDN Lãi Lập ngày…. Tháng… Năm… Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Phần chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp sẽ được lấy từ tài khoản 641 và 642. Tiêu thức phân bổ có thể là tổng doanh thu bán hàng ( hoặc có thể là giá vốn hàng bán) trong kỳ. Được xác định theo công thức dưới đây : Chi phí KD phân bổ cho từng mặt hàng bán ra Tổng chi phí bán hàng và quản lý DN phát sinh trong kỳ Tổng doanh thu bán hàng phát sinh trong kỳ Doanh thu của từng mặt hàng = x Ví dụ : CPQLDN và CPBH được phân bổ cho mặt hàng PMMN- SAMMYTA phần mềm Sammy TA tháng 01 được xác định : CPBH phân bổ cho mặt hàng PMMN- SAMMYTA = 79,461,079 732,230,311 x 97,000,000 = 10,526,367 đ CPQLDN phân bổ cho mặt hàng PMMN- SAMMYTA = 84,458,583 732,230,311 x 97,000,000 = 11,188,396 đ BIỂU 20 : BÁO CÁO BÁN HÀNG THÁNG 11/2007 BÁO CÁO BÁN HÀNG Từ ngày 01/11/2007 đến ngày 30/11/2007 Hàng hóa : PMMN – SAMMYTA Tên hàng hóa Đơn vị Số lượng bán Giá bán Doanh số Giá vốn CPBH CPQLDN Lãi PMMN- SAMMYTA Bộ 250 388,000 97,000,000 74,750,000 10,526,367 11,188,396 535,237 Về trích lập các khoản dự phòng hàng tồn kho + Hiện nay Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính chưa sử dụng tài khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho do đó không phản ánh giá trị thực của tài sản. Với đặc điểm hàng hoá của Công ty là phần mềm máy tính được nhập khẩu từ các nước theo ngoại tệ là USD, có giá trị thay đổi liên tục hàng ngày theo thị trường. Do đó kế toán trong Công ty nên lập tài khoản dự phòng để đề phòng trường hợp khi giá trị của hàng hóa trên thị trường giảm mạnh, nhất là trong điều kiện hội nhập như hiện nay có sự cạnh tranh lớn. Công ty sẽ sử dụng tài khoản 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo hệ thống tài khoản của chế độ. Số dự phòng phải lập cho niên độ kế tiếp sau niên độ kế toán được tính toán trên hai căn cứ : Một là : Giá hàng tồn kho thực tế trong niên độ báo cáo ( Năm N) Hai là : Dự báo giá trị thị trường của hàng hóa trong doanh nghiệp đang cầm giữ sẽ xảy ra trong năm liền sau( Năm N+1). Dự báo này căn cứ vào tình hình lạm phát của thị trường thế giới, nguồn cung, giá của đối thủ cạnh tranh. Trên cơ sở đó kế toán xác định số dự phòng cần lập cho năm tiếp theo thông qua ba bước công việc dưới đây: Bước 1) Kế toán tiến hành kiểm kê số hàng tồn kho hiện có theo từng loại và đối chiếu chúng trên sổ sách kế toán. Bước 2) Sau đó kế toán tiến hành lập bảng kê hàng hóa tồn kho cả về số lượng và giá trị, đồng thời xác định - đối chiếu với giá thị trường của hàng hóa đó vào ngày kiểm kê để xem xét xem mặt hàng nào cần lập dự phòng ( thường là ngày cuối niên độ báo cáo, niên độ tiến hành việc lập dự phòng) Bước 3) Kế toán sẽ tính ra mức dự phòng phải lập cho niên độ sau theo từng loại hàng tồn kho nào có giá ghi sổ thời điểm mua vào cao hơn mức giá thị trường tại ngày kiểm kê : Dự phòng cần lập cho năm( N+1) = Số lượng hàng hoá tồn kho mỗi loại x Mức chênh lệch giảm giá mỗi loại Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức trích sự phòng giảm giá hàng tồn kho của từng mặt hàng, kế toán ghi : Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (chi tiết theo từng mặt hàng) Cuối niên độ sau ( N+2), tính mức dự phòng cần lập, nếu : Mức dự phòng giảm giá cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước( Năm N), thì số chênh lệch được lập thêm Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có Tk 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Ngược lại, nếu mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối niên độ sau( Năm N+1) thấp hơn mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập năm trước (Năm N) thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng. Kế toán ghi bút toán đảo Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Có Tk 632 : Giá vốn hàng bán. Đối với dự phòng khoản phải thu khó đòi. Cuối niên độ kế toán, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc và các thông tin cần thiết khác để có xác nhận khoản nợ, tình hình tài chính của khách hàng - hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng, Công ty xác định khách hàng để lập dự phòng cho các khoản nợ tương ứng. Những khách hàng có quy mô nợ lớn ( qui mô này được xác định theo chính sách của Công ty),có tình trạng nợ lâu dài, không có khả năng thanh toán, tình hình tài chính không lành mạnh, Kế toán xác định mức trích lập dự phòng như sau : Mức dự phòng cần lập cho một khách hàng = Số nợ thực tế x Tỷ lệ tính dự phòng Tỷ lệ tính dự phòng này được quy định trong thông tư số 13/2006/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành( ngày 27/02/2006), “Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nợ khó đòi và các khoản đầu tư tài chính”. Cụ thể với khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán tỷ lệ trích lập như sau : 30% giá trị của khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm. 50% giá trị của khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. 70% giá trị của khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến 3 năm. Hoặc đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán những tổ chức kinh tế hoặc đang làm thủ tục giải thể hoặc lâm vào tình trạng phá sản, người nợ bị cơ quan pháp luật truy tố,giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc mất tích - bỏ trốn, án …Công ty dự kiến mức tổn thất không thu hồi để trích lập dự phòng và xác định mức trích theo công thức trên. Chênh lệch dự phòng được xác định theo công thức ( Năm N). Chênh lệch dự phòng phải thu năm N = Mức dự phòng phải thu cần lập cho năm N+1 - Mức dự phòng phải thu đã lập năm N Các khoản dự phòng này được hạch toán vào tài khoản 6425, kế toán ghi : Nợ TK 6425 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi ( Có thể chi tiết cho từng khoản nợ). Sang năm tiếp theo nếu như mức trích dự phòng cần trích lập nhỏ hơn mức dự phòng đã lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập kế toán ghi bút toán đảo Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 6425 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Còn nếu mức trích lập nhỏ hơn mức còn lại chưa sử dụng hết ở năm trước đó thì kế toán tiến hành trích lập dự phòng bổ sung : Nợ TK 6425 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi ( Có thể chi tiết cho từng khoản nợ). Còn nếu mức trích không thay đổi thì kế toán không phải trích lập bút toán bổ sung. Ví dụ : Áp dụng vào điều kiện của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính, chúng ta thấy rằng xem xét trên báo cáo tài chính năm 2005 cho thấy lượng tiền vay ngắn hạn của Công ty là khá cao, do vậy Công ty phải chi ra một khoản chi phí lãi vay tương đối lớn, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Trong khi đó, dư nợ phải thu của khách hàng cuối kỳ nên đến 1.596.129.200 VNĐ, điều này rủi ro rất cao. Căn cứ vào tình hình công nợ cuối kỳ, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh - khả năng thanh toán- qui mô công nợ của khách hàng và theo qui định tính mức trích dự phòng. Ta có được bảng sau : BẢNG 06 : BẢNG TRÍCH DỰ PHÒNG KHOẢN PHẢI THU KHÓ ĐÒI NĂM 2005. Tên khách hàng Số nợ phải thu Tỷ lệ trích dự phòng Số dự phòng cần lập 1.Công ty máy tính An Phát 240,632,180 30% 72,189,654 2.Công ty máy tính và truyền thông CK 402,352,533 30% 120,705,759.9 Cộng 642,984,713 192,895,413.9 Kế toán trích lập dự phòng như sau : Nợ TK 642 : 192,895,413.9 Có TK 139 : 192,895,413.9 Đến kỳ kế toán kế tiếp, nếu như mức dự phòng cần lập nhỏ hơn mức đã trích ở niên độ trước do chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch được hoàn nhập, khi đó kế toán ghi : Nợ TK 139 : Ghi giảm mức dự phòng đã trích lập. Có Tk 642 : Hoàn nhập dự phòng. Còn ngược lại, nếu mức trích dự phòng lớn hơn mức đã trích thì kế toán tiến hành trích lập bổ sung theo bút toán đã ghi như lúc trích. Nếu số cần lập năm nay đúng bằng số năm ngoái thì kế toán không cần ghi bút toán nào nữa. Về xác định kết quả bán hàng : Trong nền kinh tế thị trường đang có sự cạnh tranh quyết liệt giữa các ngành, thì Công ty phải hoạt động kinh doanh có lãi điều này yêu cầu các nhà quản lý cần có được các thông tin chính xác, đầy đủ. Công ty nên tách riêng tách riêng và lập báo cáo doanh thu cho từng mặt hàng để thông qua đó nhà quản lý nắm bắt được mặt hàng nào kinh doanh có lãi, mặt hàng nào kinh doanh lỗ, để đề ra chính sách mua – bán cho kỳ kế tiếp. Về công tác thanh toán nợ : Các hình thức thanh toán của Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính hiện nay đang sử dụng thông thoáng hơn trước rất nhiều, làm cho quá trình thanh toán chậm chiếm khối lượng lớn trong các giao dịch hàng hóa của Công ty tăng lên đáng kể ( khoảng 35% năm 2007 so với 2006). Chính vì thế nguồn vốn kinh doanh bị khách hàng chiếm dụng khá lớn, do vậy kế toán Công ty phải thường xuyên kiểm tra bằng cách hàng tháng gửi biên bản xác nhận công nợ đối với khách hàng lớn. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nợ trước và đúng hạn, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nên đặt ra chế độ thanh toán chặt chẽ hơn và ghi cụ thể điều khoản trong hợp đồng kinh tế. Về hình thức bán hàng : Việc quảng cáo sản phẩm ra bên ngoài còn chưa phong phú và thu hút được nhiều đối tượng quan tâm( chỉ quảng cáo trên VTV2 với tần suất rất ít, và ít người xem truyền hình trên kênh này), Website của Công ty chưa cập nhật những thay đổi hàng ngày hoặc những sự kiện công nghệ thông tin lớn, mà đặc biệt hiện nay lượng khách hàng truy cập qua trang Web ngày càng nhiều. Do vậy Công ty nên chú ý tới phương thức này. Bên cạnh đó Công ty cần phải chú ý tới công tác quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, có các cộng tác viên ở các tỉnh. Về chính sách của Công ty : Bộ phận nhân sự nên thường xuyên tạo điều kiện và cơ hội cho các cán bộ nhân viên trong Công ty trau dồi và nâng cao trình độ bằng cách như : cho cán bộ học tập, cử cán bộ tham gia hội thảo do các trường đại học tổ chức… Hiện nay, Nhà nước đã ban hành những chính sách để tạo nhiều điều kiện thuận lợi kinh doanh cho các doanh nghiệp đặc biệt là chính sách công nghệ thông tin trong lĩnh vực giáo dục ngày càng được ưu tiên, Công ty phải kịp thời nắm bắt thông tin. Đồng thời Công ty nên xây dựng quy chế sao phù hợp hơn nữa như gắn trách nhiệm với lợi ích của từng cá nhân để khuyến khích họ hoạt động tích cực, hiệu quả cao trong công việc được giao. Một thực trạng còn tồn tại ở Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính là đội ngũ nhân viên chưa thực sự làm việc hết mình cho Công ty, còn tình trạng đứng núi này trông núi khác, nhiều nhân viên làm được một thời gian đã rời bỏ Công ty, điều này làm cho Công ty thiệt hại rất nhiều : mất thời gian để đào tạo lại nhân viên mới và làm quen với công việc, bị mất đi những người làm việc có kinh nghiệm đã quen với môi trường làm việc của Công ty. Bị tổn thất về nhiều mặt và cũng là nhân tố gián tiếp làm cho doanh thu của Công ty giảm đi. Do vậy Công ty nên cần thay đổi chính sách, như tăng thêm lương, thưởng cho nhân viên để nhân viên có thể yên tâm gắn bó lâu dài với hơn với Công ty. Về việc áp dụng hệ thống máy tính và kế toán máy trong công tác kế toán : Để khắc phục sự cố của phần mềm thì định kỳ ( 2 tuần, 1 tháng…) cần có nhân viên bảo dưỡng, bảo trì phần mềm, nâng cấp cho máy tính. Để bổ sung phân hệ kế toán tài sản cố định Công ty có thể sử dụng phần mềm mới, hoặc yêu cầu nhà cung cấp nâng cấp phần mềm với phiên bản mới thích hợp hơn. Về việc hạch toán chi phí thu mua hàng hóa : Công ty nên mở thêm chi tiết tài khoản 156 là TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa. Còn tài khoản 1561 phản ánh giá mua bao gồm cả thuế nhập khẩu ( nếu có). Chi phí mua hàng hoá cuối kỳ kế toán tiến hành thực hiện phân bổ có thể theo tiêu thức trị giá mua của hàng hóa. Chi phí thu mua phát sinh trong kỳ Chi phí thu mua phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ CP thu mua tồn đầu kỳ Trị giá mua hàng hóa bán ra trong kỳ Trị giá mua của hàng tồn cuối kỳ Trị gía mua của hàng hóa bán ra trong kỳ + + x = CP thu mua phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ + Trị giá mua hàng hóa bán ra trong kỳ = Trị giá vốn của hàng bán ra Sau đó kế toán tiến hành ghi bút toán Nợ TK 632 : Ghi tăng giá vốn hàng bán. Có Tk 1562 : Chi phí thu mua hàng hóa. Dự phòng phải trả : Trong chính sách sau bán hàng của Công ty có công tác bảo hành chiếm một phần rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Thời gian bảo hành sẽ phản ánh được chất lượng của sản phẩm, qua đó tạo sự tin tưởng nơi khách hàng. Do vậy, kế toán sử dụng tài khoản 352 : Dự phòng phải trả để hạch toán và theo dõi khoản chi phí này. Theo thông tư hướng dẫn của Bộ Tài Chính số 21 ngày 20/03/2006 quy định việc trích lập dự phòng phải trả về chí phí bảo hành - sửa chữa sản phẩm được ghi nhận và chi phí bán hàng của doanh nghiệp. Cũng như các khoản dự phòng khác, khoản dự phòng này được lập mỗi năm một lần vào cuối niên độ kế toán. Và cũng tương tự việc trích lập hay hoàn nhập các khoản dự phòng đã được trình bày ở trên. Cuối niên độ kế toán tính ra được số dự phòng phải trả cần phải lập và ghi bút toán : Nợ Tk 641 : Chi phí bán hàng Có Tk 352: Dư phòng phải trả Trong kỳ sau, phát sinh các khoản chi phí về bảo hành sản phẩm như : chi phí nhân công, chi phí dịch vụ mua ngoài,… liên quan đến công tác khoản phải trả của việc lập dự phòng thì kế toán tiến hành ghi bút toán : Nợ TK 641 : Chi phí bán hàng Có Tk 111,112… Cuối kỳ, kế toán tiến hành kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa : Nợ Tk 352 : Dự phòng phải trả Có Tk 641 : Chi phí bán hàng. Ví dụ : Ngày 25/03/2008 tại Công ty phát sinh nghiệp vụ thay thế một bộ đĩa sản phầm Kid-pix cho khách hàng mua ngày 08/03/2008 vẫn trong thời gian bảo hành ( một đổi một). Giá trị của hàng hóa thay thế là 299.000đ. Khi đó kế toán tiến hành ghi bút toán : Nợ TK 641 : 299.000đ Có Tk 156 : 299.000đ Đến cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm hàng hóa phát sinh trong kỳ, giả định trong trường hợp này chỉ có duy nhất một nghiệp vụ này phát sinh. Bút toán kết chuyển : Nợ TK 352 : 299.000đ Có Tk 641 : 299.000đ Nếu số dự phòng phải trả lập ở kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, bút toán hoàn nhập được ghi ngược lại với bút toán lập dự phòng hay ghi giảm chi phí kinh doanh. Nếu số dự phòng phải trả lập ở kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải trả lập ở kỳ kế toán trước thì kế toán sẽ tiến hành trích thêm dự phòng số chênh lệch đó. Chú ý rằng : chỉ những khoản chi phí liên quan đến khoản dự phòng phải trả đã lập ban đầu mới được bù đắp bằng khoản dự phòng phải trả đó. Trên đây là một số ý kiến của em đề xuất với mong muốn đóng góp vào việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. KẾT LUẬN Qua quá trình học tập tại nhà trường và thời gian thực tập tại Công ty, em đã bước đầu làm quen với công việc kế toán –tìm hiểu thực tế cho em thấy được công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa là một phần hành hết sức quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp. Việc hạch toán một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp có được thông tin để có cơ sở xây dựng - thực hiện tốt kế hoạch và chiến lược kinh doanh ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp.Với nguồn nhân lực trẻ, sáng tạo, hăng hái, nhiệt tình Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã - đang - sẽ cố gắng có thương hiệu lớn trên thị trường Việt Nam. Công tác kế toán ở Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính nói chung và phần hành kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ hàng hóa nói riêng về cơ bản là hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của ban quản lý và tuân thủ theo đúng qui định của nhà nước. Song vẫn không tránh khỏi những hạn chế vì vậy em đã mạnh dạn đưa ra một số ý kiến của mình nhằm hoàn thiện hơn nữa việc hạch toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty. Qua thời gian thực tập tại Công ty, em đã thu hoạch được nhiều điều khá bổ ích, tạo điều kiện tiền đề cho một sinh viên chuẩn bị ra trường như em. Đối với bài Chuyên Đề này, em không thể tránh khỏi những thiếu sót và so xuất, nên em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các anh chị cán bộ công nhân viên trong Công ty, của cô giáo hướng dẫn cũng như các thầy cô giáo giúp bài viết của em được đầy đủ hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Ths Đặng Thuý Hằng và anh chị cô chú trong Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đã giúp đỡ em hoàn thành Chuyên Đề này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. Company File 2006, Phòng Kế Toán, Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Điều lệ Công ty 2004 , Phòng Kế Toán, Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Profile Company 2007, Phòng Kinh Doanh, Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Quy chế tài chính Công ty 2006, Phòng Kế Toán, Công Ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính. Chế Độ Kế Toán Doanh Nghiệp. Quyển II : NXB Tài Chính, Hà Nội 04-2006. Thông tư 13/2006/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 27 tháng 02 năm 2006. Thông tư số 21/2006/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006. PGS.TS. Nguyễn Văn Công : Lý Thuyết và Thực Hành Kế Toán Tài Chính – NXB Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội 08/2006. Website : Website : Website : Website : Website :