Hoàn thiện kế toán xuất khẩu hàng hoá tại các Doanh ngiệp sản xuất, xuất nhập khẩu hàng hoá tổng hợp Hà Nội

ề lý luận cơ bản về hoạt động xuất khẩu hàng hoá và kế toán xuất khẩu hàng hoá. Phần 2: Thực trạng kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá tại Công ty sản xuất, xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. Phần 3: Phương hướng hoàn thiện kế toán xuất khẩu ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội. Phần 1 Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động xuất khẩu hàng hoá và kế toán xuất khẩu hàng hoá I. Đặc điểm kinh doanh xuất khẩu và nguyên tắc kế toán ngoại tệ 1. Đặc điểm kinh doanh xuất khẩu Xuất khẩu là việc một nước bán hàng hoá hoặc dịch vụ của nước mình cho một nước khác bằng Nghị định thư ký kết giữa hai Chính phủ hoặc ngoài Nghị định thư. Thông qua việc bán hàng hoá hoặc dịch vụ mà mỗi nước tham gia vào thị trường quốc tế, tăng thu ngoại tệ, thực hiện một cách có hiệu quả mục tiêu tăng trưởng kinh tế. Xuất khẩu có vai trò mở rộng thị trường sản xuất trong nước, tạo vốn cho nhập khẩu, tạo tiền đề vật chất để thực hiện nhiều mục tiêu đối ngoại khác của Nhà nước. Hàng xuất khẩu là hàng được sản xuất, chế biến, thu mua trong nước, hoặc hàng nhập khẩu để tái xuất. Hoạt động kinh doanh xuất khẩu có đặc điểm cơ bản sau: - Lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu bao gồm hai giai đoạn: mua, bán hàng xuất khẩu. Bởi vậy thời gian thực hiện các giai đoạn lưu chuyển của hàng hoá trong các đơn vị xuất nhập khẩu thường dài hơn các đơn vị kinh doanh hàng hoá trong nước. - Đối tượng kinh doanh xuất khẩu là những hàng hoá, dịch vụ, dịch vụ cung cấp được sản xuất trong nước, phổ biến gồm các loại: nguyên liệu, vật liệu, lâm sản, hải sản, khoáng sản..., khai thác xuất khẩu các hàng tiêu dùng gia công xuất khẩu, các hàng chế biến... - Xuất khẩu thường được thực hiện theo hai phương thức: xuất khẩu trực tiếp và xuất khẩu uỷ thác. Xuất khẩu trực tiếp là hình thức mà trong đó đơn vị xuất khẩu trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng, tổ chức quá trình mua, bán hàng hoá và tự cân đối tài chính cho thương vụ đã ký kết. Xuất khẩu uỷ thác là hình thức xuất hộ hàng hoá cho đơn vị chủ hàng, từ dịch vụ uỷ thác đơn vị xuất nhập khẩu được hưởng tỷ lệ hoa hồng uỷ thác. - Giá xuất khẩu hàng hoá được tính chủ yếu theo giá CIF hoặc giá FOB. Giá CIF trị giá hợp đồng xuất nhập khẩu là giá giao nhận hàng tại biên giới nước mua (nước nhập khẩu). Giá FOB trị giá hợp đồng xuất nhập khẩu là giá giao nhận hàng tại biên giới nước bán (nước xuất khẩu). Nước ta thường xuất theo thể thức FOB. - Hầu hết các chỉ tiêu kinh doanh chủ yếu của đơn vị xuất khẩu được phản ánh bằng ngoại tệ, vì vậy mức độ thực hiện các chỉ tiêu không chỉ phụ thuộc vào kết quả hoạt động ngoại thương, mà còn bị chi phối bởi tỷ giá ngoại tệ thay đổi và phương pháp kế toán ngoại tệ. 2. Nguyên tắc kế toán ngoại tệ Ngoại tệ là phương tiện thông dụng để các đơn vị xuất nhập khẩu thực hiện các thương vụ kinh doanh. Theo nguyên tắc chung, kế toán các chỉ tiêu kinh doanh có gốc ngoại tệ được thực hiện theo quy định cụ thể sau: Nguyên tắc 1: Nguyên tắc dùng tỷ giá thực tế áp dụng cho các đơn vị Ýt phát sinh ngoại tệ hoặc không dùng tỷ giá hạch toán để ghi sổ. Khi đó nguyên tắc quy đổi ngoại tệ cho các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện theo tỷ giá thực tế do liên ngân hàng công bố tại thời điểm nghiệp vụ phát sinh. Nguyên tắc 2: Nguyên tắc sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ: Nếu đơn vị có sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh nghiệp vụ thu, chi, mua, bán, chuyển đổi tiền tệ và thanh toán thì cần tuân thủ các quy định sau: + Đối với tiền ngoại tệ, nợ phải thu, nợ phải trả, nợ vay có gốc ngoại tệ được ghi sổ theo tỷ giá hạch toán. + Đối với doanh thu xuất khẩu, doanh số nhập khẩu, chi phí ngoại tệ cho nhập, xuất, các phụ phí chi bằng ngoại tệ được quy đổi ra tiền Việt Nam đồng và ghi sổ theo tỷ giá thực tế thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Nguyên tắc 3: Điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ ngày cuối kỳ: Tiền nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ còn dư được điều chỉnh về tỷ giá thực tế ngày cuối kỳ; chênh lệch phát sinh giữa các loại tỷ giá ghi sổ trong kỳ so với tỷ giá thực tế cuối kỳ được điều chỉnh tăng, giảm các đối tượng trên, đồng thời ghi riêng khoản chênh lệch do chuyển đổi ngoại tệ chờ xử lý bảo toàn vốn vào thời điểm thích hợp. Nguyên tắc 4: Nguyên tắc phản ánh ngoại tệ: Các khoản thu. chi bằng ngoại tệ cần được theo dõi nguyên tệ chi tiết ngoài hệ thống sổ ghi kép, thường được gọi là ghi tài khoản ngoài bảng cân đối, để biết số ngoại tệ biến động trong kỳ và còn lại ở mọi thời điểm. II. Sự cần thiết của kế toán xuất khẩu trong các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu Xuất khẩu là một bộ phận của hoạt động ngoại thương, có vai trò tạo nguồn vốn cho nhập khẩu, phục vụ công nghiệp hoá đất nước và chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát triển. Thông qua xuất khẩu hàng hoá, chúng ta sẽ tham gia vào cuộc cạnh tranh trên thị trường thế giới về giá cả và chất lượng, đòi hỏi chúng ta phải tổ chức sản xuất, hình thành cơ cấu sản xuất thích nghi với thị trường, đồng thời đòi hỏi các doanh nghiệp phải luôn đổi mới và hoàn thiện công tác quản trị sản xuất và kinh doanh. Bên cạnh đó, xuất khẩu có tác động tích cực đến việc giải quyết công ăn việc làm và cải thiện đời sống nhân dân. Ngoài ra xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các quan hệ của nước ta với nước ngoài như: quan hệ tín dụng, đầu tư, vận tải quốc tế... Xuất phát từ ý nghĩa và tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu như vậy thì việc hoàn thiện tổ chức kế toán xuất khẩu hàng hoá là một yêu cầu cấp bách đối với các doanh nghiệp kinh doang xuất nhập khẩu. Để đảm bảo vị trí của mình trên thương trường đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng kế toán, một trong những công cụ của quản lý kinh tế đảm bảo phản ánh và kiểm tra toàn diện tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chỉ có những số liệu do kế toán mang lại phản ánh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác và có hệ thống mới là phương tiện quản lý kinh tế và là cơ sở cho những quyết định kinh doanh của chủ doanh nghiệp một cách hữu hiệu. Việc hoàn thiện kế toán các nghiệp vụ kinh tế nói chung và kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nói riêng là hết sức quan trọng. Một mặt nó giúp cho việc ghi chép những biến động về số lượng, chủng loại hàng hoá được nhanh chóng, kịp thời, chính xác, mặt khác vẫn đảm bảo tính gọn nhẹ, khoa học trong công tác kế toán. Điêù này tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc theo dõi hoạt động xuất khẩu hàng hoá của mình và trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh cho quản trị nội bộ. III. Nhiệm vụ của kế toán xuất khẩu Xuất phát từ đặc điểm của hoạt động xuất khẩu, để quản lý tốt hoạt động xuất khẩu hàng hoá cần làm tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh và giám đốc tình hình thực hiện kế hoạch về chỉ tiêu thu mua hàng xuất khẩu và xuất khẩu hàng hoá. Đây là nhiệm vụ đầu tiên, cơ bản, quan trọng trong kế toán nghiệp vụ xuất khẩu bởi vì thông qua việc phản ánh của kế toán, doanh nghiệp mới có thể nắm được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra đánh giá được quá trình thực hiện kế hoạch, từ đó có biện pháp hoàn thiện công tác kinh doanh, góp phần quan trọng trong việc thu được nhiều lợi nhuận cho đơn vị. - Phản ánh và giám đốc tình hình công nợ và thanh toán công nợ. Trong tất cả các doanh nghiệp, vấn đề đầu tiên và cấp bách cần được quan tâm là vốn. Trong tình hình hiện nay, các đơn vị kinh doanh nói chung và các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng một số nơi rơi vào tình trạng đi chiếm dụng vốn và bị các đơn vị khác chiếm dụng vốn của mình. Vần đề đặt ra cho mỗi đơn vị là phải làm tốt nhiệm vụ kế toán, quản lý chặt chẽ tình hình vật tư, tiền vốn, hàng hoá của đơn vị. - Phản ánh chi tiết, tổng hợp các khoản chi phí phát sinh trong kinh doanh. - Thực hiện nghiêm túc kế toán ngoại tệ để cung cấp thông tin chính xác cho quản lý hoạt động xuất khẩu. IV. Kế toán xuất khẩu hàng hoá Quá trình lưu chuyển hàng hoá xuất khẩu bao gồm hai giai đoạn: Thu mua sản phẩm hàng hoá trong nước hoặc từ nguồn nhập khẩu, sau đó bán ra nước ngoài theo hợp đồng thương mại ký kết giữa hai Chính phủ (xuất khẩu theo Nghị định thư) hoặc giữa hai tổ chức kinh doanh thương mại (xuất khẩu ngoài Nghị định thư). Xuất khẩu hàng hoá có thể trực tiếp hoặc uỷ thác. 1. Kế toán xuất khẩu trực tiếp 1.1. Kế toán mua hàng xuất khẩu Nguồn hàng để xuất khẩu chủ yếu là do thu mua trong nước từ trung ương tới địa phương thuộc các ngành hàng sản xuất, buôn bán, hoặc từ nguồn gia công chế biến ngay tại đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu. Thu mua, khai thác hàng xuất khẩu được thực hiện trên cơ sở hợp đồng với các điều khoản quy định cụ thể. Mua hàng nhập khẩu có thể được thực hiện bằng nhiều hình thức: - Thu mua trực tiếp: Đơn vị xuất nhập khẩu trực tiếp khai thác, tổ chức giao nhận hàng và mua hàng tại điểm bán của nhà cung cấp. - Đặt hàng gia công xuất khẩu. - Chuyển hàng thu mua: trên cơ sở hợp đồng bên bán định kỳ chuyển hàng cho bên mua, hoặc đến thời hạn quy định của xuất khẩu, người bán trực tiếp chuyển hàng tới giao cho bên mua. Kế toán mua hàng nhập khẩu dùa trên bộ chứng từ do người bán gửi tới và các chứng từ liên quan tới chi tiêu, thanh toán và kiểm nhận hàng trực tiếp lập tại đơn vị; sử dụng tài khoản và mở sổ tài khoản tuỳ theo phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) hay phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK). Trường hợp mua hàng trả tiền trước - Khi ứng tiền mua hàng xuất khẩu, kế toán ghi: Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 111,112 - Tiền mặt, TGNH - Khi kiểm nhận hàng mua theo chứng từ nhận: Nợ TK 157 - Gửi xuất khẩu theo Nợ TK 156 - Nhập kho (KKTX) Nợ TK 6112 - Nhập bán (KKĐK) Có TK 331 - Phải trả người bán - Các phí tổn mua hàng được ghi trực tiếp vào giá vốn hàng bán qua tài khoản 1562 - phí mua hàng hoặc 6112 cuối kỳ kết chuyển cho số hàng xuất khẩu và số hàng xuất khẩu chưa bán. Nợ TK 1562 - Phí mua hàng hoá (KKTX) Nợ TK 6112 - Phí mua hàng (KKĐK) Có TK 111, 112 - Chi phí bằng tiền Có TK 331 - Ghi phải trả dịch vụ thuê Có TK 141 - Chi phí bằng tạm ứng - Trường hợp mua hàng đã kiểm nhận tại nơi mua hàng hoặc hàng mua đang chuyển để xếp giao phương tiện xuất khẩu, kế toán phải tạm thời sử dụng tài khoản 151 - hàng mua đang đi trên đường để theo dõi ở kỳ kế toán tiếp theo. Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường Có TK 331 - Phải trả người bán Trường hợp mua hàng xuất khẩu trả chậm - Khi kiểm nhận hàng mua, giao thẳng xuống phương tiện chuyên chở xuất khẩu hoặc tạm nhập kho chờ đóng gói, kế toán ghi: Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường Nợ TK 157 - Hàng gửi xuất khẩu Nợ TK 156 - Tạm nhập kho (KKTX) Nợ TK 6112 - (KKĐK) Có TK 331 - phải trả người bán - Thanh toán tiền mua hàng xuất khẩu Nợ TK 331 - Phải trả người bán Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng - Các phí tổn mua hàng được ghi theo nguyên tắc phản ánh nghiệp vụ tương tự ở trường hợp mua hàng trả tiền trước. Thông thường hàng mua nhập khẩu được ký theo thương vụ xuất khẩu của từng hợp đồng, vì vậy giá thực tế nhập hàng cũng đồng thời là giá thực tế xuất bán hàng (giá thực tế đích danh), được tính khi hàng đã hoàn thành khâu đóng gói, kiện để xuất khẩu. 1.2. Kế toán bán hàng xuất khẩu Xuất khẩu hàng hoá có thể lùa chọn một trong hai thể thức giá: xuất (FOB) hoặc xuất (CIF). Phần lớn các loại hàng hoá của nước ta đều được xuất khẩu theo theo giá FOB, kế toán theo dõi ghi sổ như sau: - Khi xuất sản phẩm, hàng hoá xuất khẩu ghi: + Xuất khẩu hàng qua kho: Nợ TK 157 Có TK 156 + Xuất bán thẳng hàng xuất khẩu: Nợ TK 157, 151 Có TK 331 Có TK 111, 112... - Khi chuyển giao xong hàng hoá lên phương tiện của nước ngoài, kế toán ghi giá vốn hàng xuất khẩu: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 151 - Hàng mua giao xuất khẩu thẳng Có TK 157 - Hàng mua gửi đi giao xuất khẩu - Các phí tổn giao nhận hàng xuất khẩu Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có TK 111, 112 - Tiền mặt, TGNH Có TK 331 - Phải trả phí dịch vụ thuê - Kê khai, nép thuế xuất khẩu cho hàng xuất, nếu xác nhận nép thuế bằng ngoại tệ, kế toán ghi: Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng (Tgtt) Có TK 333 - Thuế xuất khẩu (tght) Có (nợ) TK 413 - tỷ giá chênh lệch Nếu nép bằng tiền Việt Nam đồng (VND), ghi theo tỷ giá xác nhận phải nép thuế: Nợ TK 511 - (Ngoại tệ thuế X tỷ giá nép thuế) Có TK 333 - (Thuế xuất khẩu X tỷ giá nép thuế) Có TK 1111, 1121 - Tiền nép thuế (VNĐ) - Phản ánh số doanh thu bán hàng xuất khẩu Nợ TK 1122 - Doanh thu bằng tiền (TGHT) Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng (TGHT) Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng (TGHT) Có (nợ) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá 2. Kế toán xuất khẩu uỷ thác 2.1. Tại đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu Đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu có thể thực hiện hợp đồng uỷ thác từ khâu khai thác hàng xuất khẩu hộ chủ hàng hoặc chỉ tiếp nhận hàng xuất khẩu để tổ chức bán hàng ra nước ngoài và thanh toán tiền hàng. Đơn vị nhận uỷ thác, tuỳ mức độ và giá trị hợp đồng xuất khẩu mà được hưởng tỷ lệ hoa hồng dịch vụ uỷ thác, ghi nhận như một khoản doanh thu bán hàng - Doanh thu dịch vụ uỷ thác. - Khi nhận hàng của người giao uỷ thác để thực hiện dịch vụ xuất khẩu uỷ thác, trong đó, nếu xuất theo điều kiện giá CIF thì ghi đơn: Nợ TK 003 - Hàng nhận bán hộ. Nếu xuất theo điều kiện giá FOB thì kế toán không cần mở sổ TK 003. - Nhận tiền của đơn vị uỷ thác để nép hộ thuế xuất khẩu, làm thủ tục hải quan (trường hợp không khoán phí uỷ thác): Nợ TK 111, 112 - Tiền nép thuế và chi phí cho dịch vụ Có TK 338 (3388) - Phải trả khác (chi tiết chủ giao uỷ thác) - Nép thuế hộ và chi trả phí tại cửa khẩu xuất hàng; cơ sở để thanh toán với chủ hàng là chứng từ nép thuế và chi phí khác làm thủ tục hải quan. Nợ TK 338 (3388) - Phải trả khác Có TK 111, 112 - Chi nép thuế và thủ tục phí - Khi được báo là bán xong hàng hoá: nếu bán (FOB) thì căn cứ thời điểm hoàn thành thủ tục hải quan cho hàng rời cảng, sân bay hàng không, biên giới, đường sắt... Nếu bán (CIF) thì căn cứ báo Có của ngân hàng về sự chấp nhận mua của người nhập khẩu hoặc thông báo của nước mua, kế toán ghi: Nợ TK 112 (1122) - (TGHT) Nợ TK 131 - Phải thu khách hàng - (TGHT) Có TK 511 - Hoa hồng dịch vụ uỷ thác - (TGTT) Có TK 338 (3388) - Sè tiền bán hàng thực phải trả (TGHT) - Hoặc ghi riêng tiền bán hàng, hoa hồng sẽ bù trừ khi quyết toán hợp đồng uỷ thác: Nợ TK 112 (1122) - (TGHT) Nợ TK 131 - (TGHT) Có TK 338 (3388) - Tổng số phải trả tiền bán hàng xuất khẩu uỷ thác - (TGHT) -Khi trả tiền hàng xuất khẩu cho người giao uỷ thác, kế toán ghi: Nợ TK 338 (3388) - Tổng số tiền bán hàng đã thanh toán - (TGHT) Có TK 511 - Hoa hồng về dịch vụ bán hàng uỷ thác (TGHT) Có TK 112 (1122) - Tiền thực tế trả thanh toán hợp đồng (TGHT) Có (nợ) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá số tiền hoa hồng được hưởng Trường hợp nếu xuất theo giá CIF thì khi đã thanh toán xong tiền hàng xuất khẩu với giá khác hàng nước ngoài, kế toán ghi trị giá lô hàng vào TK 003 - Hàng nhận bán đại lý, ký gửi - Có TK 003. Về tổ chức sổ kế toán cho hoạt động dịch vụ uỷ thác, các đơn vị cần mở theo dõi chi tiết cho các đối tượng thanh toán - chi tiết chỉ giao uỷ thác cho TK 338 (3388) - Phải trả khác. Nguyên tắc thiết kế sổ thanh toán với chủ giao uỷ thác tuỳ thuộc sổ của đơn vị đang áp dụng. Đồng thời mở sổ cho TK 003, nếu đơn vị xuất theo giá CIF. 2.2. Tại đơn vị giao uỷ thác xuất khẩu Đơn vị giao uỷ thác là đơn vị có giấy phếp xuất khẩu, được gọi là đơn vị chủ hàng, có quyền ghi nhận doanh thu bán hàng xuất khẩu, có trách nhiệm thanh toán, chi trả các khoản hoa hồng và chi phí bán hàng qua uỷ thác khác phát sinh tại đơn vị, cũng như đơn vị nhận uỷ thác. Nội dung hạch toán bán hàng xuất khẩu uỷ thác bao gồm: theo dõi, ghi chép các chỉ tiêu bán hàng xuất khẩu và theo dõi thanh toán, thanh lý hợp đồng giao uỷ thác xuất khẩu với bên nhận uỷ thác. - Khi giao hàng cho bên nhận uỷ thác theo hợp đồng và chứng từ xuất hàng đã lập, kế toán ghi: Nợ TK 157 - Hàng gửi bán Có TK 151 - Hàng mua gửi xuất khẩu Có Tk 331, 111, 112 - Hàng mua xuất khẩu Có Tk 156 - Xuất kho hàng hoá xuất khẩu - Chuyển tiền thuế xuất khẩu nhờ nép hộ tại cửa khẩu hải quan xuất hàng: Nợ TK 1388 - Phải thu khác (chi tiết đơn vị nhận uỷ thác) Có TK 111, 112 - Tiền mặt, tiền gửi chuyển nép thuế xuất khẩu - Khi được báo hoặc nhận lại thuế chứng từ thuế xuất khẩu đã nép, kế toán phản ánh như sau: + Ghi số thuế xuất khẩu phải nép Nợ TK 511 - Doanh thu bán hàng Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nép (3334) + Ghi số thuế xuất khẩu đã nép Nợ TK 333 (3334) - Thuế xuất khẩu đã nép Có TK 138 (1388) - Tiền nhờ nép thuế đã thanh toán - Khi thanh lý hợp đồng xuất khẩu uỷ thác, kế toán căn cứ chứng từ và thời điểm ghi nhận thanh toán các khoản, ghi các bót toán bằng hai cách: Cách 1: + Ghi doanh thu xuất khẩu phải thu: Nợ TK 138 (1388)- Phải thu khác - sè thực phải thu (TGHT) Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng -số hoa hồng - (TGTT) Có TK 511 - Doanh thu bán hàng - (TGTT) Có (nợ) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá + Thanh toán số tiền bán hàng thực nhận Nợ TK 112 - TGNH Có TK 138 (1388) -Phải thu khác (TGHT) Cách 2: + Ghi doanh thu xuất khẩu phải thu ở đơn vị nhận uỷ thác: Nợ TK 138 (1388) - Phải thu (TGHT) Có TK 511 - Doanh thu - (TGHT) Có (nợ) TK 413 - Chênh lệch tỷ giá + Thanh toán các khoản trong tiền hàng phải thu Nợ TK 641 - Chi phí trả hoa hồng uỷ thác (TGTT) Nợ TK 112 - Tiền hàng còn thực nhận (TGHT) Có TK 138 (1388) - Tiền hàng xuất khẩu đã thanh toán - Trường hợp đơn vị không khoán chi phí trả dịch vụ uỷ thác thì nếu được chi hộ các phí uỷ thác (chi phí thủ tục xuất khẩu, dịch vụ ngân hàng...) đơn vị phải căn cứ chứng từ thực chi để thanh toán, khi chuyển tiền thanh toán các khoản được ghi hé theo chứng từ, kế toán ghi: Nợ TK 641 - Chi phí bán hàng Có Tk 111, 112 - Tiền xuất trả... Tổ chức sổ kế toán bán hàng xuất khẩu qua uỷ thác cần theo hình thức sổ kế toán đang sử dụng tại đơn vị. Trong đó, ngoài sổ hạch toán các nghiệp vụ bán hàng, đơn vị có giao uỷ thác xuất phải mở sổ thanh toán với đơn vị nhận uỷ thác - TK 1388. Phần 2 Thực trạng kế toán xuất khẩu ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội I. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Thực hiện Nghị quyết 16-NQ-TW của Bộ chính trị Trung ương Đảng về giải thể Liên hiệp xã thủ công nghiệp các cấp, chuyển sang sản xuất kinh doanh, Liên hiệp sản xuất dịch vụ và xuất nhập khẩu tiểu thủ công nghiệp Hà Nội được thành lập lại theo quyết định 5398/QĐUB cuối năm 1990 của UBND Thành phố Hà Nội. Từ một cơ quan hành chính bao cấp chuyển thành đơn vị sản xuất kinh doanh tháng 1/1991, Công ty phải dương đầu với một hoàn cảnh đầy khó khăn. Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội là một trong sáu công ty thành viên của Liên hiệp sản xuất dịch vụ và xuất nhập tiểu thủ công nghiệp Hà Nội, là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân và sử dụng con dấu riêng để giao dịch. Tên giao dịch quốc tế là HAPROSIMEX Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội là một đơn vị quốc doanh có đặc điểm hoạt động kinh doanh như sau: Hàng tháng công ty phải trích nép thuế sử dụng vốn và đảm bảo vốn cho ngân sách, điều đó đòi hỏi hoạt động kinh doanh của Công ty phải thực sự có hiệu quả. Trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, việc mở rộng thị trường kinh doanh ngày càng trở nên khó khăn, việc tìm được bạn hàng mới là không đơn giản.Trải qua những năm tháng thử thách đó trong thế cạnh tranh để tồn tại và phát triển, Công ty đã nhận thức rõ về cơ chế thị trường, nếm nhiều cay đắng cả về mặt kinh doanh và tổ chức cán bộ. Tuy vậy Công ty vẫn đứng vững, nép thuế đúng và đủ cho ngân sách, đời sống cán bộ công nhân viên vẫn được đảm bảo tương đối ổn định. Khi mới thành lập, Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội chỉ kinh doanh có 14 mặt hàng xuất khẩu theo phương thức uỷ thác xuất khẩu qua các Công ty ngoại thương quốc doanh như Artexport, Barotex... Từ năm 1991, Công ty đã được phép trực tiếp xuất nhập khẩu. Mỗi năm số mặt hàng và kim ngạch xuất nhập khẩu đều tăng lên, hình thức, mẫu mã ngày càng đa dạng và phong phú. Đến nay, Công ty đã hình thành ba ngành hàng xuất khẩu chủ yếu là may mặc, thủ công mỹ nghệ và nông lâm, khoáng sản. Công ty đã xây dựng một thị trường xuất khẩu rộng lớn ở khu vực và các châu lục. Về may mặc xuất khẩu bao gồm từ các loại quần áo lót, quần áo mùa hè, quần áo mùa thu đến các hàng thể thao, thêu ren, khăn bàn, ga trải giường, quần áo trẻ em... Hàng may mặc có đủ loại từ hàng cao cấp xuất sang Nhật, EU, Canada, Pháp, Mỹ đến loại trung bình xuất cho Hàn Quốc, Thái Lan, Hồng Kông, Đài Loan và cả loại Ýt tiền xuất qua Dubai để vào Châu Phi. Mặt hàng này được xem là có thị trường rộng lớn. Hàng thủ công mỹ nghệ truyền thống bao gồm các loại điêu khắc, gỗ, sừng, ngà, khảm trai, sơn mài, hàng thêu thổ cẩm, tranh thêu, hàng mây tre, gốm sứ, đồ mạ bạc, đồ đúc đồng và cả những vật dụng thông thường như chổi lông gà, chổi đót, thảm chùi chân các loại, dép đi trong nhà... Hàng thủ công mỹ nghệ truyền thống xuất khẩu vào thị trường Châu Âu, Hồng Kông, Đài Loan, Óc, Italia, Cộng hoà LB Đức... Hàng nông lâm khoáng sản bao gồm lạc nhân, cà phê, vừng, ớt, tỏi, đậu tương, hoa hồi, quế, long nhãn, hạt điều, da trâu bò, tinh dầu các loại, than đá..., được xuất chủ yếu sang thị trường Singapo, Inđônêxia, Đài Loan, Hồng Kông. Tuy nhiên, gần đây tình hình xuất nhập khẩu của Công ty có chiều hướng giảm do sự biến động của thị trường ngoài nước. Điều đó được thể hiện qua bảng sau đây: Tỷ trọng xuất, nhập khẩu trên tổng kim ngạch xuất nhập khẩu Đơn vị: % Năm Tỷ trọng 1994 1995 1996 1997 1998 XK/NK 331 303,2 119,8 98,4 89,4 XK/XNK 76,8 75,2 54,5 49,6 47,2 NK/XNK 23,2 24,8 45,5 50,4 52,8 Nhìn chung qua năm năm hoạt động từ 1994 - 1998 chóng ta thấy một thực tế là kim ngạch xuất nhập khẩu, lãi làm ra ngày một thấp. Tuy nhiên Công ty vẫn đứng vững, vốn vẫn được bảo toàn, đời sống của cxán bộ công nhân viên tương đối ổn định, đã trưởng thành một bước tuy chưa thực vững chắc. II. Kế toán xuất khẩu ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội 1. Nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu 1.1. Phương thức mua hàng xuất khẩu Để có đủ lượng hàng hoá cho nhu cầu xuất khẩu, Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội tiến hành thu mua hàng từ nhiều nguồn khác nhau trong nước. hiện nay công ty chủ yếu thực hiện việc mua hàng theo phương thức thu mua trực tiếp, nghĩa là Công ty cử cán bộ nghiệp vụ của mình trực tiếp xuống các địa phương, đơn vị, tổ chức kinh tế có nguồn hàng xuất khẩu để ký kết hợp đồng mua hàng, như đi Hà Tây để mua guột, mây tre, vào Nghệ An, lên Vĩnh Phú mua lạc nhân phục vụ yêu cầu xuất khẩu.Công ty đã xác lập được nhiều mối làm ăn lâu dài với các nhà cung cấp có uy tín. Hiện nay, các đơn vị đóng vai trò là nguồn cung cấp hàng chủ yếu cho Công ty gồm: - Đối với hàng thêu: hộ thủ công nghiệp hoàn Mỹ, Trung tâm giáo dục dạy nghề Lạc Thuỷ - Hoà Bình, Cơ sở Mỹ Thái... - Đối với hàng may mặc: Công ty dệt 8 - 3, Cơ sở may xuất khẩu Như Hoa. - Đối với hàng guột, mây tre: Tổ sản xuất hàng mây tre xuất khẩu Phú Nghĩa II - Hà Tây, Trạm mây đan Chương Mỹ - Hà Tây. - Đối với hàng nông sản: Công ty chế biến kinh doanh xuất nhập khẩu nông sản thực phẩm Nghệ An, Công ty kinh doanh tổng hợp Nghệ An... 1.2. Phương pháp hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu 1.2.1. Tài khoản sử dụng TK 156 - Hàng hoá, trong đó được chi tiết như sau: TK 156.01 - Hàng hoá của phòng nhập khẩu TK 156.02 - Hàng hoá của phàng xuất nhập khẩu 2 TK 156.03 - Hàng hoá của phòng xuất nhập khẩu 3 TK 156.04 - Hàng hoá mẫu TK 156.06 - Hàng hoá của chi nhánh Sài Gòn TK 156.07 - Hàng hoá của chi nhánhĐồng Nai TK 331 - Phải trả người bán TK 331.01 - Phải trả cho phòng nhập khẩu TK 331.02 - Phải trả cho phòng xuất nhập khẩu 2 TK 331.03 - Phải trả cho phòng xuất nhập khẩu 3 TK 331.06 - Phải trả cho chi nhánh Sài Gòn TK 331.07 - Phải trả cho chi nhánh Đồng Nai TK 331.08 - Phải trả cho người bán khác Các TK 111 và 112 được chi tiết như sau: TK 1111 - Tiền VND tại quỹ TK 1112 USD - Ngoại tệ là đôla Mỹ tại quỹ TK 1112 FRF - Ngoại tệ là Frăng Pháp tại quỹ TK 1112 JPY - Ngoại tệ là Yên Nhật tại quỹ TK 1121 VCB - Tiền VNĐ gửi tại VIETCOMBANK TK 1121 ABN - Tiền VNĐ gửi tại ABN AMRO BANK TK 1121 ANZ - Tiền VNĐ gửi tại ANZ BANK TK 1121 CTCD - Tiền VNĐ gửi tại Ngân hàng Công thương Chương Dương TK 1121 FVB - Tiền VNĐ gửi tại FIRST VINA BANK TK 1122 USD FVB - Ngoại tệ là đôla Mỹ gửi tại FIRST VINA BANK TK 1122 USD VCB - Ngoại tệ là đôla Mỹ gửi tại VIETCOMBANK TK 1122 USD ANZ - Ngoại tệ là đôla Mỹ gửi tại ANZ BANK TK 1122 USD ABN - Ngoại tệ là đôla Mỹ gửi tại ABN AMRO BANK TK 1122 USD CTCD - Ngoại tệ là đôla Mỹ gửi tại Ngân hàng Công thương Chương Dương TK 1122 FRF VCB - Ngoại tệ là Frăng Pháp gửi tại VIETCOMBANK TK 1122 JPY VCB - Ngoại tệ là Yên Nhật gửi tại VIETCOMBANK Khi thanh toán nghiệp vụ mua hàng, Công ty sản xuất xuất nhập khẩu Hà Nội không sử dụng tài khoản 151 - Hàng mua đang đi trên đường. Khi nhận hoá đơn mà cuối kỳ hàng hoá vẫn chưa về thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng, chờ đến khi hàng hoá về nhập kho thì kế toán phản ánh vào TK 156 - Hàng hoá. 1.2.2. Cách tính toán giá mua thực tế của hàng nhập kho và kế toán kho hàng Công ty xác định giá mua hàng thực tế bằng giá mua trên hoá đơn bán hàng do bên bán giao cho. Chi phí thu mua của công ty không tập hợp vào TK 1562 - chi phí thu mua hàng hoá - mà tập hợp trên tài khoản 641 - Chi phí bán hàng. Hiện nay công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất làm tăng giảm hàng hoá, kế toán đều phản ánh trên sổ kế toán. - Hàng sau khi xuất khỏi kho của bên bán được nhập vào kho của Công ty. - Hàng sau khi xuất khỏi kho của bên bán được chuyển thẳng đến kho cảng Hải Phòng hoặc cảng TPHCM để xuất khẩu. Trong cả hai hình thức mua hàng trên thì thủ kho đều lập phiếu nhập kho để kiểm tra và xác nhận chất lượng, số lượng hàng hoá. Phương pháp hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ mua hàng Hiện nay nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu của Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội được hạch toán theo sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán thu mua hàng xuất khẩu của Công ty HAPROSIMEX TK 331,111,112 TK 156 Hàng mua lưu chuyển qua kho Hàng hoá mua bán thẳng TK 641 Chi phí thu mua hàng hoá Cụ thể hai trường hợp thu mua hàng xuất khẩu của Công ty: Trường hợp 1: Trường hợp hàng không nhập kho mà xuất thẳng từ kho của bên bán đến kho của cảng xuất. Theo hợp đồng số 12/HĐ về việc mua đậu xanh vô 1999 giữa chi nhánh Đồng Nai và Công ty thương mại tổng hợp Sài Gòn thì trị giá hàng là 1.270.500.000 đ, số hàng được chuyển thẳng đến cảng TPHCM. Ngày 27/2/1999 kiểm nhận hàng tại kho của Công ty Thương mại tổng hợp Sài Gòn. Ngày 1/4/1999 hàng đã được giao vào kho cảng TPHCM. Ngày 5/4/1999 Công ty thanh toán tiền hàng cho Công ty Thương mại tổng hợp Sài Gòn. Hợp đồng này Công ty giao cho Chi nhánh Đồng Nai đảm nhận. Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá về Cảng TPHCM Công ty phải trả là 800.000 đồng. Như vậy: Ngày 27/2/1999, Công ty kiểm nhận hàng tại kho của Công ty thương mại tổng hợp Sài Gòn, khi đó hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của Công ty. Công ty đã nhận hoá đơn của Công ty thương mại tổng hợp Sài Gòn. Kế toán hàng hoá lưu hoá đơn bán hàng này vào tệp hồ sơ riêng và không phản ánh vào sổ sách. Ngày 1/4/1999, hàng hoá được giao vào kho của cảng TPHCM, căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho mà bên bán giao cho, kế toán hàng hoá lập một phiếu nhập kho và một biên bản kiểm nghiệm hàng hoá. Căn cứ vào phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm hàng hoá, kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết TK 156, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết TK331. Sổ chi tiết tài khoản Tháng 4/1999 Tài khoản 156.07: Hàng hoá của chi nhánh Đồng Nai Ngày Diễn giải TK đối ứng Nợ Có 1/4/1999 Số dư đầu tháng Mua đậu xanh vô 99 ... Cộng phát sinh Số dư cuối tháng 331.07 48.000.000 1.270.500.000 1.889.370.000 27.000.000 1.910.370.000 Sổ chi tiết tài khoản Tháng 4/1999 Tài khoản 331.07: phải trả cho người bán - Chi nhánh Đồng Nai Ngày Diễn giải Tk đối ứng Nợ Có 1/4/1999 5/4/1999 Số dư đầu tháng Mua chịu 210 tấn đậu xanh Thanh toán tiền 210 tấn đậu xanh ... Cộng phát sinh Số dư cuối tháng 156.07 1111 1.270.500.000 1.885.000.000 54.352.840 1.270.500.000 1.889.370.000 58.722.840 Chi phí thu mua phát sinh trong quá trình vận chuyển bốc dỡ là 800.000 đ, căn cứ vào hoá đơn thanh toán kế toán ghi chi phí vào chi phí bán hàng ở sổ chi tiết tài khoản 641. Sổ chi tiết tài khoản Tháng 4/1999 Tài khoản 641.07: Chi phí bán hàng - Chi nhánh Đồng Nai Ngày Diễn giải Tk đối ứng Nợ Có 1/4/1999 Số dư đầu tháng Chi tiền vận chuyển, bốc dỡ đậu xanh ... Cộng phát sinh Số dư cuối tháng 1111 800.000 165.050.000 165.050.000 Trường hợp 2: Hàng mua lưu chuyển qua kho Để tạo nguồn hàng thêu xuất khẩu cho MODAFIL S.A.S VIA MARCONI NO.3 - 13014 COSSATO (BI) ITALY, Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội phải xuống 3 cơ sở để ký kết hợp đồng: - Hợp đồng số 01/HĐKT ngày 10/5/1999 giữa Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội và Lê Thanh Tân ở thị xã Hà Đông - Hà Tây với trị giá lô hàng là 26.550.000 đồng. - Hợp đồng số 02/HĐKT ngày 10/5/1999 giữa Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội và Trung tâm giáo dục hướng nghiệp dạy nghề Lạc Thuỷ - Hoà Bình với trị giá lô hàng là 31.525.000 đồng. - Hợp đồng số 03/HĐKT ngày 10/5/1999 giữa Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội và Cơ sở Sơn mài Mỹ Thái ở Thường Tín - Hà Tây với trị giá lô hàng là 42.695.000 đồng. Ngày 17/6/1999 kiểm nhận hàng tại kho của Cơ sở sơn mài Mỹ Thái và Lê Thanh Tân - Hà Đông. Ngày 4/7/1999 hàng về đến kho Công ty và được nhập kho. Ngày 5/7/1999 Công ty thanh toán tiền hàng cho Lê Thanh Tân bằng tiền mặt. Ngày 6/7/1999 Công ty thanh toán tiền hàng cho Cơ sở sơn mài Mỹ Thái và Trung tâm giáo dục dạy nghề Lạc Thuỷ bằng chuyển khoản. Cả ba hợp đồng này Công ty giao cho phòng xuất nhập khẩu 2 đảm nhiệm. Chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá về đến kho của Công ty) là 300.000 đồng. Như vậy: Tại thời điểm mà Công ty kiểm nhận hàng tại kho của bên bán là Cơ sở sơn mài Mỹ Thái và Lê Thanh Tân - Hà Đông vào ngày 17/6/1999 thì hàng hoá đã thuộc quyền sở hữu của Công ty. Khi đó bên bán lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và giao cho Công ty. Đến 4/7/1999 hàng về đến Công ty và được nhập kho. Trong thời gian hàng chưa về đến kho thì kế toán hàng hoá sẽ lưu hoá đơn mà bên bán lập vào một tập hồ sơ riêng. Ngày 4/7/1999 khi hàng hoá về đến Công ty, thủ kho căn cứ vào hoá đơn bán hàng tiến hành kiểm tra hàng hoá, lập một biên bản kiểm nghiệm hàng hoá và ba phiếu nhập kho. Căn cứ vào phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm hàng hoá và căn cứ vào phiếu chi, giấy báo nợ do ngân hàng gửi đến kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết TK 156, kế toán thanh toán vào sổ chi tiết TK 331. Sổ chi tiết tài khoản Tháng 7/1999 Tài khoản 156.02: Hàng hoá của phòng XNK 2 Ngày Diễn giải Tk đối ứng Nợ Có 4/7/1999 4/7/1999 4/7/1999 Số dư đầu tháng Nhập kho hàng thêu Nhập kho hàng thêu Nhập kho hàng thêu ... Cộng phát sinh Số dư cuối tháng 331.02 331.02 331.02 26.850.000 26.550.000 31.525.000 42.695.000 1.119.200.000 17.330.000 1.128.720.000 Sổ chi tiết tài khoản Tháng 7/1999 Tài khoản 331.02: Phải trả cho người bán - Phòng XNK 2 Ngày Diễn giải Tk đối ứng Nợ Có 4/7/1999 5/7/1999 6/7/1999 Số dư đầu tháng Mua chịu hàng thêu của Lê Thanh Tân, TT Lạc Thuỷ, Cơ sở Mỹ Thái Thanh toán tiền cho Lê Thanh Tân Thanh toán tiền cho Cơ sở Mỹ Thái, TTGD Lạc Thuỷ ... Cộng phát sinh Số dư cuối tháng 156.02 1111 1121 26.550.000 74.220.000 1.154.200.000 94.482.000 100.770.000 1.119.200.000 59.482.000 Chi phí thu mua phát sinh trong quá trình vận chuyển bốc dỡ là 300.000 đồng, căn cứ vào hoá đơn thanh toán kế toán chi phí vào sổ chi tiết tài khoản 641. Sổ chi tiết tài khoản Tháng 7/1999 Tài khoản 641.02: Chi phí bán hàng - Phòng XNK 2 Ngày Diễn giải Tk đối ứng Nợ Có 4/7/1999 Số dư đầu tháng Chi phí vận chuyển hàng thêu ... Cộng phát sinh Số dư cuối tháng 1111 300.000 125.480.000 125.480.000 Sau khi đã thu mua đủ nguồn hàng cho xuất khẩu, Công ty tổ chức tiến hành xuất khẩu hàng hoá. 2. Nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu 2.1. Các phương thức xuất khẩu, cách tính toán các loại chi phí, cách xác định giá vốn và giá bán của hàng hoá xuất khẩu Hiện nay Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội xuất khẩu theo hai phương thức: xuất khẩu trực tiếp ngoài Nghị định thư và nhận uỷ thác xuất khẩu. Trong phương thức xuất khẩu uỷ thác thì tỷ lệ hoa hồng mà Công ty được hưởng là 1-8% trị giá lô hàng xuất khẩu uỷ thác tuỳ thuộc vào mặt hàng xuất khẩu và sự thoả thuận giữa Công ty với bên uỷ thác xuất khẩu. Chi phí thu mua hàng hoá (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản...) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việc bán hàng của Công ty được tập hợp trực tiếp trên tài khoản 641 - Chi phí bán hàng. Chi phí quản lý: việc ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được chi tiết cho từng phòng, nhưng trong chi phí quản lý doanh nghiệp còn có những chi phí khác không tính được trực tiếp vào các phòng thì Công ty quy định phân bổ chung cho mỗi phòng 1% chi phí đó. Chẳng hạn chi phí quản lý hành chính, chi phí điện nước, chi phí sửa chữa xe ô tô của Công ty... Cách xác định giá vốn: Giá vốn hàng xuất kho tiêu thụ trong kỳ được xác định theo phương pháp giá trị thực tế đích danh. Nghĩa là giá vốn hàng xuất kho bằng giá trị thực tế lúc nhập kho, mặt khác giá thực tế nhập kho lại là giá mua ghi trên hoá đơn, do đó: Giá vốn của hàng xuất bán = Giá mua ghi trên hoá đơn Ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu Hà Nội thì hầu như các mặt hàng không phải nép thuế xuất khẩu bởi vì những mặt hàng xuất khẩu của Công ty đều thuộc diện những mặt hàng mà Nhà nước khuyến khích xuất khẩu. Cách xác định giá bán hàng xuất khẩu: Hiện nay Công ty áp dụng cả giá FOB và giá CIF đối với giá cả hàng xuất khẩu. Giá bán hàng xuất khẩu theo điều kiện FOB là giá bán thực tế ghi trên hoá đơn. Giá bán hàng xuất khẩu theo điều kiện CIF bao gồm giá FOB cộng thêm cước phí vận tải và chi phí bảo hiểm.Tuỳ theo địa chỉ và khách hàng giao dịch của các mặt hàng mà Công ty áp dụng giá CIF hoặc giá FOB. 2.2. Tài khoản sử dông Để hạch toán nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu ngoài các tài khoản đã nêu ở phần thu mua hàng hoá, Công ty còn sử dụng các tài khoản sau: TK 511 - Doanh thu bán hàng. Tài khoản này được chi tiết như sau: TK 511.01 - Doanh thu bán hàng phòng nhập khẩu TK 511.02 - Doanh thu bán hàng phòng xuất nhập khẩu 2 TK 511.03 - Doanh thu bán hàng phòng xuất nhập khẩu 3 TK 511.06 - Doanh thu bán hàng chi nhánh Sài Gòn TK 511.07 - Doanh thu bán hàng chi nhánh Đồng Nai TK 632 - Giá vốn hàng bán TK 632.01 - Giá vốn hàng bán phòng xuất nhập khẩu TK 632.02 - Giá vốn hàng bán phòng xuất nhập khẩu 2 TK 632.03 - Giá vốn hàng bán phòng xuất nhập khẩu 3 TK 632.06 - Giá vốn hàng bán chi nhánh Sài Gòn TK 632.07 - Giá vốn hàng bán chi nhánh Đồng Nai TK 157 - Hàng gửi bán. Tài khoản này được chi tiết tương tự như trên. TK 131 - Phải thu của khách hàng TK 641, 642 được chi tiết theo từng tiểu khoản: TK 6411.11 - Chi phí nhân viên phòng nhập khẩu TK 6411.12 - Chi phí nhân viên phòng xuất nhập khẩu 2 TK 6411.13 - Chi phí nhân viên phòng xuất nhập khẩu 3 TK 6411.16 - Chi phí nhân viên chi nhánh Sài Gòn TK 6411.17 - Chi phí nhân viên chi nhánh Đồng Nai TK 111, 112 được chi tiết như phần thu mua đã nêu ở trên. 2.3. Phương pháp hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ xuất khẩu 2.3.1. Phương thức xuất khẩu trực tiếp Để theo dõi việc hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ xuất khẩu ta hãy quay lại với ví dụ trong phần thu mua hàng xuất khẩu. Theo L/C sè LCB 9730682 ngày 16/2/1999 Công ty SEN KUEN SINGAPORE muốn mua của Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội 210 tấn đậu xanh với tổng giá trị là 114.450 USD. Công ty mua 210 tấn đậu xanh này của Công ty thương mại tổng hợp Sài Gòn với tổng giá trị là 1.270.500.000 đồng theo hợp đồng số 12/HĐ ngày 14/2/1999, trường hợp này Công ty không nhập vào kho mà chuyển thẳng đến cảng TP HCM. Hàng được xuất theo giá FOB và thuộc đối tượng không phải nép thuế xuất khẩu. Tỷ giá hạch toán của Công ty là 13.895 đ/USD. Ngày 6/4/1999 nhận được giấy báo có của Ngân hàng Vietcombank thông báo sau khi SEN KUEN Singapore đã trả tiền vào tài khoản của Công ty tại Ngân hàng. Tỷ giá thực tế vào thời điểm báo có là 13.905 đ/USD. Tỷ giá thực tế vào thời điểm ngày 1/4/1999 là 13.903 đ/USD. Ngày 1/4/1999 là thời điểm hàng đựoc chuyển lên tàu. * Các nghiệp vụ phát sinh được phản ánh vào trong sổ tài khoản: Ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội không có sổ theo dõi hàng hoá xuất khẩu riêng mà kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản. Việc hạch toán quá trình kinh doanh hàng xuất khẩu cũng không được tách biệt với hàng nhập khẩu. Căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho do bên bán lập, kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết tài khoản 156. Sổ chi tiết tài khoản Tháng 4/1999 Tài khoản 156.07: Hàng hoá của chi nhánh Đồng Nai Ngày Diễn giải Tk đối ứng Nợ Có 1/4/1999 1/4/1999 Số dư đầu tháng Mua đậu xanh vô 99 Xuất kho đậu xanh đi xuất khẩu ... Cộng phát sinh Số dư cuối tháng 331.07 157.07 48.000.000 1.270.500.000 1.889.370.000 27.000.000 1.270.500.000 1.910.370.000 Khi hàng đã chính thức xuất khẩu, kế toán hàng hoá dùa vào vận đơn, hoá đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận phẩm chất để vào sổ chi tiết tài khoản 632. Sổ chi tiết tài khoản Tháng 4/1999 Tài khoản 632.07: Giá vốn hàng bán - Chi nhánh Đồng Nai Ngày Diễn giải Tk đối ứng Nợ Có 1/4/1999 31/8/1999 Số dư đầu tháng Giá vốn đậu xanh ... Kết chuyển giá vốn hàng bán Cộng phát sinh Số dư cuối tháng 157.07 911.07 1.270.500.000 1.950.680.000 1.950.680.000 1.950.680.000 Ngày 6/4/1999 khi nhận được giấy báo có của Ngân hàng thì kế toán hàng hoá vào sổ chi tiết tài khoản 511; kế toán thanh toán vào sổ chi tiết tài khoản 131. Doanh thu của 210 tấn đậu xanh tính theo tiền VND là: 114.450 USD x 13.905 = 1.591.427.250 Chênh lệch là: 114.450 x (13.905 - 13.895) = 1.144.500 Sè chi tiết tài khoản Tháng 4/1999 Tài khoản 511.07: Doanh thu bán hàng - Chi nhánh Đồng Nai Ngày Diễn giải Tk đối ứng Nợ Có 6/4/1999 6/4/1999 31/8/1999 Số dư đầu tháng Bán đậu xanh cho Singapore Điều chỉnh do chênh lệch tỷ giá ... Kết chuyển doanh thu Cộng phát sinh Số dư cuối tháng 131.07 413 911.07 2.335.624.500 2.946.086.870 1.590.282.750 1.144.500 2.946.086.870 Sổ chi tiết tài khoản Tháng 4/1999 Tài khoản 131.07: Phải thu của khách hàng - Chi nhánh Đồng Nai Ngày Diễn giải Tk đối ứng Nợ Có 6/4/1999 6/4/1999 Số dư đầu tháng Phải thu tiền đậu xanh của Singapore Thu tiền xuất khẩu đậu xanh ... Cộng phát sinh Số dư cuốitháng 511 1122USD.VCB 210.639.500 1.590.282.750 2.986.206.870 869.439.500 1.590.282.750 2.237.406.870 Đồng thời phản ánh chênh lệch giữa tỷ giá thực tế và tỷ giá hạch toán vào sổ chi tiết tài khoản 413. Sổ chi tiết tài khoản Tháng 4/1999 Tài khoản 413: Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ Ngày Diễn giải Tk đối ứng Nợ Có 6/4/1999 Số dư đầu tháng Điều chỉnh chênh lệch tỷ giá ... Cộng phát sinh Số dư cuối tháng 511 8.240.320 1.144.500 39.846.030 1.547.710 37.538.640 Vì nghiệp vụ bán hàng đậu xanh phát sinh bằng ngoại tệ nên bên cạnh việc quy đổi ra VND để ghi sổ theo tỷ giá thực tế công bố tại Ngân hàng Ngoại thương tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thì đồng thời kế toán ngân hàng phải mở sổ chi tiết tài khoản ngoại tệ theo nguyên tệ. Sổ chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ Tháng 4/1999 Tài khoản 1122 USD. VCB: Ngoại tệ USD gửi tại Vietcombank Ngày D.giải Tkdư Tỷ giá Nợ Có VND USD VND USD 6/4/99 Số dư đầu tháng Tiền đậu xanh x.khẩu ... Số dư cuối tháng 131.07 13.905 1.320.896.224 1.591.427.250 1.291.019.785 95.008 114.450 92.779 Số thuế giá trị gia tăng phải nép được Công ty xác định như sau: Số thuế GTGT phải nép = Giá trị gia tăng của hàng hoá xuất khẩu x Thuế suất thuế GTGT của hàng hoá xuất khẩu đó Giá trị gia tăng của hàng hoá xuất khẩu = Giá thanh toán của hàng hoá xuất khẩu - Giá thanh toán của hàng hoá xuất khẩu được mua vào tương ứng Vậy số thuế GTGT phải nép: (1.591.427.250 - 1.270.500.000) x 10% = 32.092.725 VND Kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản: Nợ TK 642 : 32.092.725 Có TK 3331(33311) : 32.092.725 Ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội các sổ sách được mở để theo dõi chi tiết hoạt động kinh doanh của từng phòng theo từng tháng trong đó bao gồm cả hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu mà không được tách riêng, do đó kết quả hoạt động kinh doanh được xác định theo từng phòng mà không tách riêng ra được cho hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu. Cuối tháng kế toán phản ánh vào sổ chi tiết TK 911. Phần 3 Phương hướng hoàn thiện kế toán xuất khẩu ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội I. Đánh giá thực trạng kế toán xuất khẩu tại Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội có đặc điểm là: các phòng nghiệp vụ chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu của Công ty đều tập trung ở trụ sở chính của Công ty. Với một mô hình mạng lưới các đơn vị phụ thuộc như vậy thì việc Công ty áp dụng loại hình tổ chức công tác kế toán tập trung là hợp lý, phù hợp với mô hình kinh doanh của mình. Các tài khoản sử dụng đều áp dụng theo hệ thống kế toán cho các doanh nghiệp và được Công ty nhanh chóng áp dụng kể từ ngày 1/1/1996. Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ xuất nhập khẩu hàng hoá Công ty đã sử dụng các tài khoản và chi tiết chúng cho từng phòng kinh doanh một cách hợp lý và đúng quy định, giúp cho Công ty dễ dàng trong việc theo dõi tình hình hoạt động của từng phòng. Tuy nhiên quá trình tổ chức kế toán nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty còn có một số tồn tại nhất định Thứ nhất: Vận dụng tài khoản phản ánh nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu Hiện nay trong quá trình hạch toán nghiệp vụ thu mua hàng xuất khẩu, Công ty chưa sử dụng tài khoản 151 - Hàng mua đang trên đường mặc dù ở Công ty thường xảy ra trường hợp hàng hoá phải vận chuyển sau một thời gian mới nhập vào kho và khoảng thời gian này có khi kéo dài từ kỳ hạch toán này sang kỳ hạch toán khác. Cuối kỳ nếu hàng mua chưa về nhập kho kế toán lưu chứng từ vào tệp hồ sơ riêng, chờ khi hàng về nhập kho mới phản ánh vào tài khoản 156. Như vậy,mặc dù mọi chứng từ mua hàng đã hoàn tất vè thủ tục nhưng không được phản ánh vào sổ sách kế toán, do đó đã không tính đúng, tính đủ lượng hàng mua cuối kỳ chưa về từ đó làm giảm khả năng giám sát và quản lý hàng mua. Bên cạnh đó, chỉ tiêu "Hàng tồn kho" trên bảng cân đối tài sản không bao gồm cả hàng mua đang đi trên đường do phương pháp hạch toán nêu trên, vì vậy đã trực tiếp ảnh hưởng tới quy mô chỉ tiêu "Hàng tồn kho" của Công ty. Thứ hai: Về phương pháp ghi chép nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá Trong thực tế khi phản ánh nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá theo giá vốn, bất kể hàng khai thác xuất khẩu hay giao bán thẳng, Công ty đều hạch toán qua TK 156 - Hàng hoá. Mặt khác, mặc dù hàng xuất khẩu đã chuyển giao, mọi chứng từ bán hàng đã hoàn tất về thủ tục nhưng chỉ khi nhận được báo có về doanh thu bán hàng xuất khẩu, Công ty mới phản ánh doanh thu. Như vậy, phương pháp hạch toán nêu trên của Công ty đã vi phạm chế độ kế toán chung vì hai lý do: + Theo chế độ kế toán chung thì kế toán chỉ phản ánh vào TK 1561 những hàng hoá dự trữ qua kho. + Khi hàng hoá đã được chuyển giao quyền sở hữu không kể đã thu được tiền hay chưa, kế toán phải phản ánh bót toán doanh thu. Với phương pháp hạch toán như vậy sẽ làm giảm khả năng giám sát hàng hoá trong kho và các khoản phải thu. Thứ ba: Về phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất khẩu Hiện nay, trong cơ cấu giá vốn hàng xuất khẩu Công ty mới chỉ tính theo giá hoá đơn, chưa tính đến chi phí thu mua hàng xuất khẩu. Từ đó sẽ ảnh hưởng tới chỉ tiêu giá vốn hàng xuất bán và giá vốn hàng tồn, và ảnh hưởng tới chỉ tiêu lãi gộp, cụ thể là đã tạo ra lãi gộp giả trong báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty, gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả kinh doanh cho quản trị nội bộ. Thứ tư: Về phương pháp hạch toán chi phí bán hàng và chi phí mua hàng Hiện nay Công ty hạch toán toàn bộ chi phí lưu thông (Chi phí mua hàng và chi phí bán hàng) trên cùng tài khoản 641. Cách hạch toán chung này đã vi phạm quy định chung của chế độ kế toán, vì chi phí mua hàng là chi phí liên quan đến giá vốn hàng xuất bán và hàng tồn cuối kỳ, trong khi chi phí bán hàng là chi phí thời kỳ thông thường được kết chuyển làm giảm lợi tức kỳ kinh doanh. Cách hạch toán chi phí lưu thông như trên của Công ty đã ảnh hưởng tới độ chính xác của chỉ tiêu giá vốn, lãi, lỗ của Công ty trong kỳ kinh doanh bởi vì chi phí mua hàng thuộc cơ cấu giá vốn hàng bán, do đó nếu cuối kỳ có hàng tồn kho thì giá vốn hàng tồn kho phải bao gồm cả chi phí mua hàng. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán xuất khẩu Trong quá trình hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội còn tồn tại một số vấn đề cần phải có sự quan tâm nghiên cứu nhằm đưa ra phương pháp hạch toán có hiệu quả hơn. Để hoàn thiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá ở Công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị sau: - Hoàn thiện tài khoản vận dụng hạch toán hàng mua - Hoµn thiÖn tµi kho¶n vËn dông h¹ch to¸n hµng mua Công ty nên sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi trên đường để hạch toán mua hàng xuất khẩu. Nếu cuối tháng hàng mua vẫn chưa về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 151 Có TK 331 Với phương pháp hạch toán như vậy sẽ giúp Công ty hạch toán đúng, đủ lượng hàng mua cuối kỳ chưa về, đồng thời quy mô chỉ tiêu "Hàng tồn kho" trên bảng cân đối tài sản được phản ánh một cách chính xác. - Hoàn thiện phương pháp hạch toán giá vốn và doanh thu hàng xuất khẩu Về nghiệp vụ xuất khẩu hàng hoá theo chỉ tiêu giá vốn: Khi hàng khai thác xuất khẩu giao bán thẳng, kế toán không không phản ánh qua TK 156 mà hạch toán theo sơ đồ: TK 331 TK 157 TK 632 xuất bán thẳng trị giá vốn của hàng x.khẩu Về doanh thu bán hàng: Khi hàng hoá đã được chuyển giao quyền sở hữu bất kể đã thu được tiền hay chưa, kế toán phản ánh bót toán doanh thu theo sơ đồ sau: TK 511 TK 131 TK 1122 Xuất tiêu thụ qua kho Trị giá vốn hàng xuất bán TK 413 Phần chênh lệch Với phương pháp hạch toán như trên sẽ thể hiện được đúng thời điểm ghi nhận doanh thu đúng với quy định chung của chế độ kế toán. - Tính đúng, tính đủ giá vốn hàng xuất khẩu Việc tính đúng, tính đủ giá vốn hàng xuất khẩu có ý nghĩa rất quan trọng trong việc xác định lãi gộp trong báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty. Giá vốn hàng bán được tính như sau: Giá vốn hàng xuất khẩu = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua Chi phí thu mua được phân bổ cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ như sau: Phí thu mua hàng Phí thu mua thực Chi phí thu mua tồn đầu kỳ + tế phát sinh Trị giá mua của phân bổ cho hàng = --------------------------------------------------- x hàng xuất tiêu thô Trị giá mua của Trị giá mua của hàng hàng tồn đầu kỳ + xuất trong kỳ - Hoàn thiện phương pháp hạch toán chi phí bán hàng và chi phí thu mua Công ty nên tách chi phí thu mua ra khái chi phí bán hàng. Đồng thời sử dụng tài khoản 1562 - Chi phí thu mua để hạch toán chi phí mua hàng. Như vậy trình tự hạch toán chi phí thu mua hàng xuất khẩu là: TK liên quan TK 156 TK 157 TK 632 Kiểm nghiệm nhập kho Xuất tiêu thụ qua kho Trị giá vốn của hàng xk TK 1562 Chi phí thu mua hàng Chi phí thu mua Kết luận Sau một thời gian được học tập tại líp Bồi dưỡng kế toán trưởng và đặc biệt là do sự giúp đỡ , hướng dẫn tận tình của các thầy giáo, em đã tiếp thu được những kiến thức bổ Ých về nghiệp vụ xuất khẩu nói chung cũng như công tác kế toán xuất khẩu nói riêng. Với thời gian hạn hẹp, chuyên đề chưa thể đề cập hết những khía cạnh của công tác hạch toán trong lĩnh vực xuất khẩu. Chuyên đề đã đề cập đến những vấn đề sau: - Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán xuất khẩu hàng hoá ở các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu. - Thực trạng việc tổ chức hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng họp Hà Nội. - Những vấn đề cần hoàn thiện trong hạch toán xuất khẩu Tổng hợp Hà Nội và một số biện pháp giải quyết những vấn đề đó. Trong phạm vi một đề tài rộng với thời gian hạn hẹp, chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót. Em chân thành mong muốn nhận được sự quan tâm, góp ý kiến của các thầy, cô giáo để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Tài liệu tham khảo 1. Đặng Thị Loan (Chủ biên), Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội, 1998. 2. Nguyễn Văn Công (Chủ biên), Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính VAT, Nhà xuất bản Tài chính, Hà Nội, 1999. 3. Tạp chí Tài chính doanh nghiệp, Sè 3 (3/1999). 4. Tạp chí Tài chính doanh nghiệp, Sè 4 (4/1999). 5. Thời báo Tài chính Việt Nam, Sè 4 (12/1/1999). 6. Thời báo Tài chính Việt Nam, Sè 18 (2/3/1999). Mục lục Lời nói đầu Phần 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạt động xuất khẩu hàng hoá và kế toán xuất khẩu hàng hoá I. Đặc điểm kinh doanh xuất khẩu và nguyên tắc kế toán ngoại tệ 1. Đặc điểm kinh doanh xuất khẩu 2. Nguyên tắc kế toán ngoại tệ II. Sự cần thiết của kế toán xuất khẩu trong các đơn vị kinh doanh XNK III. Nhiệm vụ của kế toán xuất khẩu IV. Kế toán xuất khẩu hàng hoá 1. Kế toán xuất khẩu trực tiếp 2. Kế toán xuất khẩu uỷ thác Phần 2: Thực trạng kế toán xuất khẩu ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội I. Đặc điểm hoạt động kinh doanh ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội II. Kế toán xuất khẩu ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội 1. Nghiệp vụ mua hàng xuất khẩu 2. Nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu Phần 3: Phương hướng hoàn thiện kế toán xuất khẩu ở Công ty sản xuất xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội I. Đánh giá thực trạng kế toán xuất khẩu II. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán xuất khẩu Kết luận Tài liệu tham khảo Trang 1 2 2 2 3 4 4 5 5 8 12 12 14 14 20 27 27 28 31 32