Hoàn thiện nhập khẩu máy móc thiết bị ở công ty cổ phần xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội

ặt hàng máy móc thiết bị chủ yếu vận chuyển bằng đường biển, tổn thất rủi ro rất lớn, việc mua bảo hiểm là cần thiết. Trên thị trường VN hiện có rất nhiều hãng bảo hiểm tham gia nhưng công ty quyết định chọn lựa và kí hợp đồng với công ty bảo hiểm Bảo Việt và công ty bảo hiểm Dầu khí VN PVI. Từ trước tới giờ công ty mua bảo hiểm chuyến cho những hợp đồng nhập khẩu, nên công ty bảo hiểm chỉ chịu trách nhiệm đối với tổn thất của hàng trong phạm vi một chuyến hàng, theo điều khoản từ kho đến kho, và công ty phải nộp cho công ty bảo hiểm một khoản phí bảo hiểm. Với mặt hàng máy móc thiết bị công ty thường mua bảo hiểm với điều kiện A với suất phí là 0,237%, trị giá bảo hiểm là 110% trị giá hợp đồng. Sau khi hợp đồng bảo hiểm được kí kết, công ty sẽ liên hệ với hãng bảo hiểm khi đã có thông tin về chuyến tàu, số hiệu, cũng như giá trị nhập qua fax hoặc email. Khi nhận được thông tin hãng bảo hiểm sẽ xác định lại thông tin, và cấp giấy chứng nhận bảo hiểm lô hàng cho công ty TOCONTAP, thường là 01 bản chính và 02 bản copy. Công ty TOCONTAP sẽ kiểm tra lại, và nếu có sai lệch thì cần báo kịp thời cho công ty bảo hiểm để có những điều chỉnh nhanh chóng. Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu Giao nhận và kiểm tra hàng hóa nhập khẩu do chính nhân viên trong mỗi phòng ban thực hiện. Sau khi làm thủ tục hải quan, trưởng phòng giao nhiệm vụ cho nhân viên giao nhận của phòng mình đem tờ khai hải quan và lệnh giao hàng xuống kho bãi để làm thủ tục mang hàng ra khỏi bãi. Chú ý, khi nhận container hàng hóa của công ty, nhân viên phải kiểm tra số kẹp chì, niêm phong, so sánh số container, số kẹp chì, nếu không có gì sai sót thì sẽ thuê phương tiện vận tải chở container hàng về kho của công ty sau đó thực hiện nghiệp vụ kiểm tra hàng hóa đó. Trong trường hợp khi kiểm tra phát hiện số kẹp chì thực tế không khớp với số kẹp chì trong chứng từ, nhân viên của công ty sẽ lập tức thông báo ngay cho hãng tàu và trưng cầu giám định và để nghị hải quan kiểm tra 100% lô hàng. Việc giám định sẽ có sự chứng kiến của đại diện công ty, đại diện hãng tàu, đại diện kho bãi, đại diện bảo hiểm, Hải quan, cơ quan giám định. Cơ quan giám định mà công ty thường mời là Vinacontrol, SGC… Công việc kiểm tra kỹ hàng hóa thực sự diễn ra khi hàng về kho riêng của công ty. Lúc này nhân viên kho sẽ chịu trách nhiệm đưa hàng vào kho bảo quản hàng cẩn thận. Dù hàng hóa trong quá trình làm thủ tục hải quan có kiểm tra hàng hóa hay không, hàng hóa về đến kho vẫn phải kiểm tra kỹ lưỡng về qui cách phẩm chất, số lượng… Nếu sau khi kiểm tra nhân viên phát hiện thiếu sót thì lập tức báo lại cho phòng XNK đảm nhân nhập khẩu loại máy móc thiết bị đó, phòng NK sẽ tìm hiểu nguyên nhân, và nhanh giải quyết. Thanh toán và nhận bộ chứng từ Công ty TOCONTAP sử dụng hai hình thức thanh toán: Thanh toán bằng L/C: Nhà xuất khẩu sau khi hoàn thành nghĩa vụ của mình được qui định trong L/C, ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phù hợp thì ngân hàng sẽ tự động thanh toán cho nhà xuất khẩu. Ngân hàng mở L/C sẽ báo cho công ty TOCONTAP biết về việc chứng từ hàng hóa đã có, công ty sẽ kiểm tra chứng từ đó. Sau khi công ty kiểm tra bộ chứng từ thấy hợp lý thì ngân hàng mở L/C sẽ tự động trừ một khoản tiền trong tài khoản của công ty tại ngân hàng. Sau đó hai ngân hàng chuyển tiền cho nhau. Bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm làm việc với ngân hàng mở L/C để đảm bảo duy trì tài khoản của công ty đủ số tiền thanh toán cho hợp đồng một số các khoản khác theo quy định của ngân hàng. Thanh toán bằng TT( telegraphic Trasfer): Tùy thời gian mà công ty thỏa thuận thanh toán cho nhà xuất khẩu. Có thể tiến hành thanh toán cho nhà xuất khẩu ngay sau khi công ty nhận được giấy báo hay bộ chứng từ, phòng XNK báo cáo và được giám đốc duyệt, công ty sẽ viết lênh chuyển tiền gủi ngân hàng yêu cầu ngân hàng chuyển tiền cho nhà xuất khẩu. Tùy vào từng lô hàng mà công ty phải tiến hành thanh toán bao nhiêu phầm trăm giá trị của hợp đồng. Trong các hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị công ty thường sử dụng hình thức thanh toán bằng L/C, điều này rất tốt nhưng nếu xét trên khía cạnh tận dụng vốn thì công ty chưa tính toán triệt để. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Căn cứ vào kết quả giám định và các qui định trong hợp đồng, nếu có phát sinh khiếu nại, phòng XNK sẽ thực hiện nhiệm vụ khiếu nại. Công ty thường khiếu nại trong những trường hợp: Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn gia hàng muộn hơn so với qui định thì công ty khiếu nại. Nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất do lỗi của người vận chuyển gây lên, thì công ty sẽ khiếu nại người vận tải và người vận tải phải chịu trách nhiệm. Nếu hàng bị tổn thất, nếu những rủi ro này đã được mua bảo hiểm, thì công ty sẽ khiếu nại công ty bảo hiểm. Sau khi phát hiện các lỗi cần khiếu nại, công ty lập hồ sơ khiếu nại bao gồm: Bản chính đơn bảo hiểm. Bản chính hoặc sao hóa đơn gửi hàng kèm theo tờ khai chi tiết. Bản chính vận đơn. Biên bản giám định. Giấy chứng nhận tàu giao hàng. Bản sao báo cáo hải quan. Thư đòi bồi thường. Dù công ty TOCONTAP đã hoạt động XNK trong thời gian khá dài nhưng những mâu thuẫn phát sinh chưa xảy ra bao giờ, chưa có một đơn khiếu nại của đối tác kinh doanh trong các hợp đồng nhập khẩu, có chăng chỉ là những lỗi thông thường như ghi nhầm tên tàu, ghi sai số kẹp chì, trong những trường hợp này thì hãng tàu sẽ nhanh chóng khắc phục lỗi của họ để công ty nhanh chóng lấy được hàng. Tổ chức tiêu thụ máy móc thiết bị cho khách hàng Hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị của TOCONTAP chủ yếu là nhập khẩu ủy thác nên sau khi hoàn thành xong qui trình nhập khẩu công ty không phải lo tới việc tìm thị trường đầu ra cho máy móc thiết bị. Theo như đúng hợp đồng đã kí với bên ủy thác, công ty giao đủ hàng về cả số lượng và chất lượng đúng thời hạn, như vậy là đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Công ty chưa khi nào vi phạm hợp đồng ủy thác với bên ủy thác. Bên cạnh đó công ty còn thực hiện bán hàng trực tiếp cho các doanh nghiệp thương mại khác. Phần lớn công việc bán hàng diễn ra rất trôi chảy vì các bạn hàng của công ty là những bạn hàng lâu năm có mối quan hệ tốt đẹp. Đánh giá hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị Đây là hoạt động thường xuyên của các phòng ban kinh doanh sau mỗi hợp đồng nhập khẩu để có thể rút ra những thiếu sót, và rút kinh nghiệm lần nhập sau. Các chỉ tiêu công ty thường dùng để đánh giá kết quả nhập khẩu là: Số lượng thực hiện hợp đồng so với đơn đặt hàng. Chủng loại mặt hàng máy móc thiết bị thực hiện so với kế hoạch. -Tiến độ nhập hàng về so với hợp đồng đã ký. - Doanh số thu được từ nhập khẩu máy móc thiết bị . - Lợi nhuận đạt được so với kế hoạch và cùng kì năm trước Việc đánh giá hoạt động nhập khẩu do chính trưởng phòng XNK đảm nhiệm. Công ty ủy quyền cho các phòng kinh doanh tiến hành kinh doanh và tự đánh giá hoạt động nhập khẩu của mình. IV. Đánh giá hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty Những điểm mạnh của công ty Việc điều hành công ty theo chế độ ủy quyền toàn bộ cho phòng kinh doanh XNK như hiện nay đã đem lại kết quả tốt. Chế độ ủy quyền toàn bộ đã khuyến khích được tình năng độngm chủ động của các phòng XNK . Cơ chế khoán buộc các phòng kinh doanh phải năng động để kinh doanh có hiệu quả. Về cơ bản công ty đã đạt được các mặt mạnh sau Về kết quả kinh doanh -Về hiệu quả nhập khẩu máy móc thiết bị :Trong nhiều năm qua máy móc thiết bị luôn là mặt hàng nhập khẩu chiếm tỷ trọng lớn trong kim ngạch XNK và góp phần không nhỏ vào việc làm gia tăng lợi nhuận cho công ty. Đồng thời hiệu quả nhập khẩu máy móc thiết bị thường cao hơn hiệu quả kinh doanh chung của công ty nếu tính theo tỷ suất lợi nhuận. Đây là kết quả đáng khích lệ công ty nên tăng kinh doanh các mặt hàng này. - Về các mặt hàng máy móc thiết bị của công ty :Phong phú về danh mục, vừa phù hợp với chủ trương của nhà nước phục vụ quá trình Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước, vừa mang lại lợi nhuận cho công ty như: máy công trình, máy móc thiết bị cơ khí, máy xây dựng… - Thị trường của công ty:Tuy chưa thật phong phú nhưng công ty cũng đã tạo dựng được những mối quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng như công ty KOMASU của Nhật Bản, nâng cao uy tín của công ty trong kinh doanh quốc tế.. Về hoạt động nhập khẩu Các phòng XNK luôn hoàn thành tốt kế hoạch nhập khẩu máy móc thiết bị đề ra. Nhờ có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn, có kinh nghiệm, rất năng động và nhiệt tình là thế mạnh lớn của công ty. Các đối tác của công ty nói chung và đối tác xuất khẩu máy móc thiết bị nói riêng chủ yếu là đối tác có quan hệ làm ăn lâu năm, tốt đẹp, nên công ty có nhiều thuận lợi từ thái độ của đối tác. Nhờ đó mà việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu luôn diễn ra suôn sẻ, nếu có tranh chấp thì cũng giải quyết nhanh chóng không cần tới hội đồng trọng tài. Một lợi thế nữa mà không thể không nhắc tới là mối quan hệ tốt đẹp với các bên hữu quan, các tổ chức tham tán thương mại, cơ quan cấp phép nhập khẩu và hải quan. Mối quan hệ tốt đẹp này đã phát huy hiệu quả trong qui trình nhập khẩu, giúp công tác nhập khẩu được dễ dàng, nhanh chóng. Năm 2008 là một năm đầy sóng gió với TOCONTAP, sự biến động của tỷ giá đồng yên nhật, của đồng USD gây không ít khó khăn cho công ty trong việc thanh toán cũng như nguồn vốn nhập khẩu. Tuy nhiên, công ty vẫn dùy trì được những mặt hàng nhập khẩu chủ lực, trong đó có máy móc thiết bị. Những hạn chế và khó khăn của công ty Về kết quả nhập khẩu Vốn cho nhập khẩu không nhiều Công ty TOCONTAP mặc dù nhiều năm trong kinh doanh ngoại thương nhưng với số vốn hiện có không đủ nhiều để nhập khẩu những máy móc thiết bị có giá trị cao, công ty lại kinh doanh những loại máy móc chuyên dụng nên khách hàng của công ty không nhiều. Vốn ít cho nhập khẩu cũng giảm doanh thu cho công ty. Điều nay đòi hỏi công ty phải khéo léo giải quyết bài toán khó về huy động vốn. Hạn chế về thị trường đầu ra Thị trường đầu ra của công ty là toàn bộ những công ty thương mại khác ở trong nước. Đó là những công ty nhỏ lẻ, giá trị của mỗi hợp đồng bán hàng không cao. Trong khi đó ngày càng nhiều các doanh nghiệp kinh doanh ngoại thương tham gia vào thị trường. Nếu không chú trọng vào nghiên cứu thị trường để hoàn thiện công việc tiêu thụ sản phẩm thì có thể công ty sẽ bị giành giật miếng bánh thị trường tiêu thụ. Trong điều kiện kinh tế đầy những trắc trở như hiện nay, khi mà các doanh nghiệp thu hẹp sản xuất thì cầu về máy móc thiết bị cũng giảm, điều đó đòi hỏi công ty phải tháo gỡ những khó khăn về thị trường đầu ra cho máy móc thiết bị nhập khẩu của công ty. Thị trường cung cấp máy móc thiết bị cho công ty không nhiều Năm 2008 thị trường xuất khẩu máy móc thiết bị cho TOCONTAP gồm 8 quốc gia, tuy nhiên phần lớn các đối tác trong các quốc gia này đều là những bạn hàng truyền thống, tốt đẹp của công ty. Đôi khi công ty không chú trọng đến việc tìm kiếm, lựa chọn các đối tác mới có thể dẫn đến việc mất một phần thị trường bởi sự xuất hiện ngày càng nhiều của các công ty mới gia nhập thị trường kinh doanh quốc tế. Mặt khác cũng phải thấy rằng, sự hạn chế về về nguồn hàng sẽ là giảm sự phong phú về mặt hàng, đôi khi còn là sự bỏ lỡ những cơ hội kinh doanh tốt. Trong thời gian này giá cả của máy móc thiết bị từ các nước phát triển như Nhật, Mỹ đang giảm mạnh là cơ hội để công ty nghiên cứu tiến hành nhập khẩu máy móc thiết hiện đại có giá rẻ, tăng khả năng cạnh tranh với các công ty kinh doanh ngoại thương trong nước. 2.2. Những hạn chế về hoạt động nhập khẩu Phương thức nhập khẩu TOCONTAP không phải là công ty tự doanh, mà thường nhập khẩu ủy thác. Phần lớn hàng hóa nhập về là ủy thác cho các công ty trong nước. Chính điều này đã hạn chế doanh thu, nghiệp vụ bán hàng tiêu thụ hàng của coongty. Công tác tổ chức mạng lưới kinh doanh, tổ chức tiêu thụ sản phẩm không đơn giản, góp phần không nhỏ vào gia tăng lợi nhuận và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường trong nước. Đó chính là điểm chưa hoàn thiện trong toàn bộ quá trình nhập khẩu máy móc thiết bị của TOCONTAP . Công tác nghiên cứu thị truờng Trong quan hệ bạn hàng công ty thường duy trì mối quan hệ lâu dài, truyền thống. Về hình thức nhập khẩu, công ty tiến hành nhập khẩu uỷ thác là chủ yếu. Chính vì vậy công tác nghiên cứu, tìm tòi những thị truờng mới, những đối tác mới ít được ban lãnh đạo chú trọng. Trong công ty chưa có bộ phận chuyên nghiên cứu, dự báo thị trường, chưa có hệ thống thu thập thông tin hiện đại, kịp thời. Bởi vậy, trong thời kỳ kinh tế biến động mạnh mẽ như hiện nay, thuờng có cơn sốt nóng và sốt lạnh về hàng hoá. Nếu công ty không chú trọng tìm hiểu điều này và không ước đuợc dự báo thị truờng trong thời gian sau đó thi có thể dẫn tới suy thoái, vì có thể ở thời điểm này nhu cầu của khách hàng là lớn, giá lên cao, những từ khi ký hợp đồng đến khi nhập hàng thì phải mất vài tháng, lúc đó có thể nhiều nhà kinh doanh khác cũng nhập khẩu mặt hàng này khiến cho giá giảm nhanh gây lỗ hoặc tồn đọng hàng không tiêu thụ được. Phòng kinh doanh nào đảm nhiệm hợp đồng nhập khẩu mặt hàng nào thì tiến hành tổ chức nghiên cứu thị truờng của đối tác xuất khẩu đó. Công ty sử dụng phương pháp nghiên cứu tại bàn là chủ yếu, thông qua các bài báo điện tử, các tạp chí kinh tế xuất bản định kỳ, các bản thống kê...Thông tin từ những nguồn này thuờng có đỗ trễ về thời gian, đôi khi không thật sự hữu ích cho công ty. Phương thức thanh toán Công ty sử dụng phương thức thanh toán L/C trả ngay, với giá trị mỗi hợp đồng khá lớn, nếu công ty có thể thương lượng kéo dài thời hạn thanh toán thành trả chậm, có thể trả chậm không dài nhưng nó cũng sẽ giúp công ty tận dụng vốn hiệu quả. Một hạn chế khác trong nghiệp vụ mở L/C của TOCONTAP là công ty không mở trước một L/C mẫu để fax sang cho đối tác.Vì vậy, đối tác không có thời gian xem trước, so sánh đối chiếu báo lại cho công ty, nên rất khó tránh khỏi sai sót trong quá trình mở L/C. Làm thủ tục hải quan Với những lô hàng lớn, đôi khi công ty mất nhiều thời gian trong việc khai báo hải quan hoặc do khai báo không đúng, vì thế công ty mất thêm khoản chi phí lưu kho, lưu bãi. Hạn chế này công ty cần khắc phục ngay để không ảnh hưởng đến hiệu quả nhập khẩu. Mua bảo hiểm cho hàng hoá Có một thực tế không chỉ là điểm yếu của TOCONTAP mà còn là hạn chế chung của doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu, đó là việc lựa chọn nhập khẩu theo điều kiện CIF. Theo điều kiện, việc ký hợp đồng thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoá sẽ được thực hiện bởi người xuất khẩu. Sở dĩ các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nói chung và TOCONTAP nói riêng thực hiện nhập khẩu theo điều kiện CIF là do thiếu thông tin thị trường, cụ thể là thông tin bảo hiểm, giá cước tàu hoặc container, tâm lý của cán bộ nghiệp vụ ngoại thương ngại mua hàng theo điều kiện FOB vì phải tình lệ phí mua bảo hiểm và cước tàu hoặc container. Một hạn chế nữa trong nghiệp vụ bảo hiểm là mua bảo hiểm loại nào, điều kiện nào. Hầu hết các hợp đồng bảo hiểm mà TOCONTAP tham gia đều là bảo hiểm chuyến với điều kiện A. Trong trường hợp giá trị hợp đồng nhỏ công ty không nhất thiết phải mua bảo hiểm loại A . Đối với hợp đồng nhập khẩu nhiều chuyến hàng trong một thời gian nhất định, thì công ty nên chọ loại hình bảo hiểm bao nhiều chuyến sẽ linh hoạt và tự động hơn hợp đồng bảo hiểm chuyến như công ty vẫn lựa chọn. Nguyên nhân của những hạn chế, khó khăn Nguyên nhân chủ quan Việc huy động và sử dụng vốn còn nhiều hạn chế Với số vốn hiện có công ty thì công ty sẽ gặp khó khăn trong việc đa dạng hóa phương thức nhập khẩu, như nhập khẩu tự doanh… Đồng thời việc thực hiện các hợp đồng có giá trị lớn cũng gặp trở ngại. Trước tình hình đối thủ cạnh tranh hiện hữu và tiềm ẩn tham gia vào thị trường nhập khẩu càng nhiều, thì công cụ marketing trong thị trường trong nước rất cần thiết để nâng cao uy tín của công ty. Tuy nhiên ngân sách cho các hoạt động này quả là một trở ngại lớn với công ty. Việc nghiên cứu thị trường tại hiện trường có tác dụng hơn hết để tìm nguồn hàng có chất lượng tốt, giá cả hợp lý cũng tốn rất nhiều tiền của không phải dễ dàng thực hiện. Để có đủ vốn cho những hợp đồng lớn, và phục vụ cho công tác nghiên cứu thị trường thì công ty cần phải vay vốn. Tuy nhiên công ty vẫn đang vướng vào bài toán huy động vốn hiệu quả vì sự khó khăn, rườm rà trong thủ tục vay của ngân hàng. Hạn chế về nguồn nhân lực có trình độ tham gia nhập khẩu Công ty có không ít cán bộ, nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm, tuy nhiên không phải cán bộ nào cũng giỏi chuyên môn. Một số cán bộ không được đào tạo nghiệp vụ kinh doanh XNK nên kiến thức có được do học hỏi, tự đúc kết không bài bản, và chuyên sâu. Đặc biệt công ty thiếu một lực lượng có trình độ ngoại ngữ giỏi để có thể đàm phán, ký kết, soạn thảo hợp đồng. Bên cạnh đó cơ chế khoán khiến các phòng ban chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của mình đôi khi làm cán bộ không dám mạo hiểm tiến hành thực hiện hợp đồng đòi hỏi trách nhiệm cao. Các phòng kinh doanh XNK hoạt động độc lập nhau làm giảm sự liên kết giữa các phòng này dẫn đến tình trạng đôi khi nguồn vốn và nhân lực chưa được điều phối hợp lý. Đều này có thể làm đánh mất cơ hội kinh doanh của công ty khi một phòng nào đó có khả năng thực hiện hợp đồng theo yêu cầu của khách hàng trong khi các phòng còn lại không thực hiện được. Sự hoạt động độc lập giữa các phòng ban kinh doanh còn ngăn ngừa quá trình học tập kinh nghiệm, nâng cao nghiệp vụ giữa các bộ phận với nhau. Chưa chú trọng đến công tác tìm nguồn hàng mới Trong các báo cáo kết quả kinh doanh của các năm, chưa khi nào thấy công ty có phương hướng sẽ phát triển những thị trường đầu vào mới để tạo mặt hàng phong phú hơn, chất lượng và chi phí hợp lý. Một phần nguyên nhân sâu sa của hạn chế này là do thiếu nguồn ngân sách. Một phần lý do nữa là do quan điểm đường lối của ban lãnh đạo. Nguyên nhân khách quan Sự không cụ thể trong chính sách của nhà nước và các bộ ngành liên quan Các chính sách của nhà nước về quản lý xuất nhập khẩu chưa thực sự khuyến khích hoạt động xuất nhập khẩu. Nhiều thủ tục còn rườm rà như việc sửa chữa những sai sót nhỏ trong tờ khai xuất nhập khẩu, thủ tục hải quan rất mất thời gian. Thủ tục Hải quan quá nhiều giấy tờ, thời gian thanh toán cho các doanh nghiệp kéo dài. Các chi cục hải quan, cục hải quan không thống nhất một số luật, thông tư, công văn, nên nhiều khi hàng hóa của công ty thông quan rất mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh.Thông tư 05/2009/TT-BTC ngày 13/01/2009 qui định việc kéo dài thời hạn nộp thuế nhập khẩu ban hành muộn màng chưa phát huy tác dụng. Các chính sách quản lý của các bộ chuyên ngành, chính sách thuế, hải quan, kiểm tra chất lượng nhà nước còn chưa minh bạch, rõ ràng làm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty còn nhiều khó khăn, bị động phát sinh nhiều chi phí. Nếu thực hiện đúng các qui định của nhà nước về kiểm tra thì phải mất 2-3 ngày mới xong. Lãi suất tín dụng cao 8 tháng đầu năm 2008 ngân hàng tăng lãi suất chủ đạo, tăng tỷ lệ dự trữ bắt buộc, các chính sách tín dụng thắt chặt hơn với nhiều thủ tục rườm rà ảnh hưởng lớn đến việc vay vốn kinh doanh của công ty. Đầu tháng 4 năm 2009 các ngân hàng đã giảm mức lãi suất chủ dạo còn 7%, tỷ lệ dự trữ băt buộc là 5%, lãi suất vay USD còn 4,5-5%, đây là tin đáng mừng với các doanh nghiệp kinh doanh XNK , song việc ban hành muộn màng này chưa thể phát huy tác dụng ngay. Cạnh tranh gay gắt Kể từ khi Việt Nam gia nhập WTO, một loạt ưu đãi về thuế nhập khẩu cho các nước thành viên đã làm gia tăng những doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu. Đặc biệt với những mặt hàng máy móc xây dựng cơ sở hạ tầng cho Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nước được nhà nước khuyến khích thì sự cạnh tranh càng nhiều. Trong thời kỳ kinh tế có nhiều biến động như hiện nay thì việc tận dụng nhập những máy móc thiết bị có giá rẻ phục vụ cho nên công nghiệp non trẻ của ta càng thúc đẩy sự cạnh tranh gay gắt về nguồn cung cấp hàng hóa và về thị trường tiêu thụ hàng nhập khẩu. Đó cũng là thách thức lớn với công ty TOCONTAP. CHƯƠNG 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NHẬP KHẨU MÁY MÓC THIẾT BỊ Ở CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU TẠP PHẨM HÀ NỘI I. Phương hướng và nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới Phương hướng chung Sự ổn định và phát triển của công ty trong những năm qua đã góp phần quan trọng trong việc thực thi chỉ tiêu kinh tế- xã hội của đất nước. Tiếp tục kinh doanh có hiệu quả, công ty đã xây dựng phương hướng hoạt động cho thời gian tới dể phát huy những gì đã làm được và khắc phục mọi tồn tại nhằm đảm bảo duy trì kinh doanh hiệu quả, tăng trưởng mọi mặt, thực hiện hoàn thành chỉ tiêu được giao. Công ty đề ra phương hướng kinh doanh chung cho thời gian tới là: Tổng kim ngạch XNK : 70.000.000USD Doanh thu :100 tỷ đồng Lợi nhuận :8,5 tỷ đồng Tiếp tục đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu, trong đó tăng dần kim ngạch xuất khẩu trong tổng kim ngạch XNK. Mở rộng hoạt động của công ty sang lĩnh vực đầu tư cho sản xuất để tạo sự cân bằng trong mọi hoạt động kinh doanh chung của công ty: có cả sản xuất và kinh doanh. Củng cố và mở rộng thị trường nước ngoài để tăng kim ngạch xuất khẩu. công ty sẽ cố gắng củng cố mặt hàng đang xuất khẩu mở rộng thêm mặt hàng mới vào thị trường truyền thống của công ty, đồng thời tích cực chào bán hàng cho thị trường mới như châu Phi, Trung Đông, các nước ASEAN. Tham gia tích cực vào hoạt động xúc tiến thương mại, thông tin thương mại để phát hiện kịp thời năm bắt các cơ hội kinh doanh, đẩy mạnh xuất khẩu. Chủ động gắn bó cơ sở sản xuất trong nước để tạo nguồn cung cấp hàng xuất khẩu ổn định, đa dạng mặt hàng xuất khẩu phù hợp nhu cầu, thị hiếu người tiêu dùng nước ngoài, tạo mặt hàng có giả rẻ, chất lượng cao, tạo sức cạnh tranh cho hàng xuất khẩu. Trong kinh doanh hàng nhập khảu, phải tìm hiểu kỹ khách hàng, hợp tác tố với các đối tác bạn hàng, các nhà sản xuất, các nhà phân phối. Cùng với phương hướng kinh doanh chung, công ty cũng xây dựng chỉ tiêu cụ thể năm 2009: Về xuất khẩu: công ty cần nâng cao kim ngạch xuất khẩu trong thời gian tới. Về nhập khẩu: Mặt hàng nhập khẩu chính của công ty là nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất trong nước, và xuất khẩu như máy móc thiết bị, sắt thép, giấy các loại… nhưng do tình hình kinh tế trong nước gặp nhiều khó khăn, hàng sản xuất giá thành cao, các cơ sở sản xuất trong nước tồn kho nhiều, giá cả hàng hóa biến động theo chiều hướng tăng dần… nên đơn đặt hàng có phần giảm sút. Mặt khác chính sách khuyến khích tiêu thụ sản phẩm trong nước cũng ảnh hưởng tới hoạt động nhập khẩu của công ty. Do đó, để vượt qua khó khăn đó, cần sự nỗ lực của công ty trong công tác tìm bạn hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước. Phương hướng hoàn thiện nhập khẩu máy móc thiết bị Đẩy mạnh nhập khẩu những máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất mặt hàng để xuất khẩu, hàng tiêu dùng. Mở rộng thị trường nhập khẩu máy móc thiết bị ra rộng hơn để tìm kiếm nguồn hàng hiện đại, phong phú, và tạo mối quan hệ lâu dài bền vững với các đối tác kinh doanh. Tăng cường nhập khẩu trực tiếp để tăng doanh thu và lợi nhuận. II. Các giải pháp hoàn thiện nhập khẩu máy móc thiết bị Hoàn thiện qui trình nhập khẩu . Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường Hoàn thiện hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa phải được bắt đầu từ việc đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước và quốc tế. Để tăng cường nghiên cứu thị trường thì công ty phải hoàn thiện hệ thống thông tin về: hàng hóa và giá cả, đối tác và chế độ pháp lý bên quốc gia xuất khẩu, chất lượng hàng hóa, phương án kinh doanh của đối thủ cạnh tranh… là điều hết sức quan trọng cho hoạt động nhập khẩu trong điều kiện môi trường kinh doanh đầy những biến động như hiện nay. Công ty nên đầu tư hơn cho công tác nghiên cứu để có được hệ thống thông tin nhanh nhậy, hiện đại, chính xác và hữu ích. Thông tin về hàng hóa và giá cả: Công ty phải nghiên cứu kĩ về mặt hàng công ty đinh kinh doanh, những cầu của thị trường đối với mặt hàng đó như: qui cách, phẩm chất, số lượng, đồng thời mức giá có thể chấp nhận được của thị trường. Thông tin về thị trường nhập khẩu: Cần tìm hiểu kỹ thông tin về doanh nghiệp cung cấp nguồn hàng cho công ty về khả năng cung cấp, về chất lượng và giá cả của mặt hàng công ty tiến hành nhập khẩu. Bên cạnh đó phải chú ý tới những yếu tố khác như: tình hình kinh tế, chính trị, pháp luật của quốc gia đối tác… Đặc biệt quan tâm tới chính sách đối ngoại của quốc gia đó với đất nước mình. Thông tin về đối thủ cạnh tranh trên thị trường: Về số lượng, qui mô, phương thức kinh doanh, mục tiêu,văn hóa kinh doanh… của đối thủ cạnh tranh để công ty có thể xác định hình thức cạnh tranh với các đối thủ này. Đối với TOCONTAP là công ty kinh doanh tổng hợp, lại nhập khẩu dưới hình thức ủy thác là chủ yếu thì nên chọn loại hình cạnh tranh bằng giá, có như vậy công ty sẽ gia tăng doanh số và lợi nhuận từ nhập khẩu nói chung và nhập khẩu máy móc thiết bị nói riêng. Công ty cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn: từ các trang Web về kinh tế, từ các tài liệu của chính phủ, bộ đã ban hành, các văn bản niêm giám thống kê.. đặc biệt phải chú trọng tới nghiên cứu hiện trường. Đối với những hợp đồng nhập khẩu có giá trị, các phòng XNK nên cử nhân viên xuống tận hiện trường nghiên cứu để sâu sát vấn đề. Tuy nhiên thị trường luôn biến động không ngừng, do vậy không có một kế hoạch kinh doanh nào hoàn hảo cả. Điều quan trọng là trong quá trình kinh doanh, công ty phải có sự áp dụng mềm dẻo, thay đổi phù hợp với môi trường kinh doanh. 1.2. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch nhập khẩu Đây là nội dung vô cùng quan trọng trước khi tiến hành nhập khẩu một mặt hàng nào đó. Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh nhập khẩu phải được dựa theo những thông tin thị trường chính xác, các kết quả kinh doanh của các kỳ kinh doanh trước, tiềm lực thực sự của doanh nghiệp, các thông tin về đối thủ cạnh tranh, về nhà cung ứng, về khách hàng và thị trường tiêu thụ. Khi xây dựng kế hoạch nhập khẩu cần chú ý các vấn đề sau : - Sau khi thu thập thông tin về thị trường công ty cần lựa chọn cơ hội kinh doanh cho mình. - Đánh giá đúng khả năng của công ty về nguồn lực, khả năng mở rộng qui mô kinh doanh. Phân tích điểm mạnh điểm yếu của công ty. Kết quả sau khi phân tích là công ty có khả năng tham gia nhập khẩu không. Nếu tham gia thì phải bổ sung sửa chữa những yếu tố gì. - Xác định thị trường, mặt hàng nhập khẩu và khối lượng mua bán : trên cơ sở những nhận định tổng quát về thị trường và kết quả đánh giá khả năng của mình, doanh nghiệp phải xác định cụ thể hơn về thị trường máy móc thiết bị của công ty. Trong đó một vấn đề khá quan trọng là xác định khối lượng, số lượng hàng hóa nhập khẩu. Để xác định được điều này doanh nghiệp phải dựa trên việc xác định số lượng đặt hàng tối ưu. Số lượng đặt hàng tối ưu là số lượng nhập về vừa thỏa mãn được nhu cầu trong nước vừa tiết kiệm được chi phí đặt hàng. - Một vấn để nữa là công ty phải xác định đúng thị trường khách hàng tiêu thụ của công ty, giá bán trên thị trường đó. Với TOCONTAP thị trường tiêu thụ chính của công ty là ở trong nước, do vậy giá bán phải đảm bảo thu được lợi nhuận cho công ty, đồng thời phải đảm bảo tính cạnh tranh với các doanh nghiệp nhập khẩu khác trong nước. - Cuối cùng bộ phận lãnh đạo phải đề ra các phương án kinh doanh, các trưởng phòng kinh doanh sẽ cụ thể các phương án đó bằng các biện pháp sát với thực tế, phù hợp với đặc điểm của công ty, đem lại hiệu quả kinh doanh cao. 1.3. Hoàn thiện đàm phán, ký kết hợp đồng Hoàn thiện hoạt động giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu phải dựa trên cơ sở những thông tin thu được qua việc nghiên cứu thị trường và những thông tin về đối tác kinh doanh, kết hợp với khả năng và nhu cầu của mình công ty cần đưa ra những mục tiêu cụ thể cho đàm phán, cùng những biện pháp để thực hiện mục tiêu. Đối với công tác giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng công ty cần có những nhân viên chuyên phụ trách các mối quan hệ với nước ngoài, đào tạo về khả năng giao dịch cũng như khả năng nắm bắt thông tin. 1.4. Hoàn thiện hoạt động tiêu thụ máy móc thiết bị Ở TOCONTAP công tác tiêu thụ hàng nhập khẩu nói chung, máy móc thiết bị nói riêng còn nhiều bất cập, vì công ty nhập khẩu ủy thác là chủ yếu. Vì vậy công ty cần xây dựng mạng lưới bán hàng và phân phối hàng nhập khẩu tới tay người tiêu dùng một cách hoàn chỉnh. Tăng hiệu quả hoạt động của đội ngũ nhân viên kinh doanh trực tiếp trên từng khu vực thị trường, kết hợp với việc đẩy mạnh hoạt động xúc tiến bán hàng như khuyến mãi, quảng cáo, chăm sóc khách hàng… Những hoạt động trên không chỉ giúp công ty tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng truyền thống, mà còn có giúp công ty đa dạng hóa kinh doanh. 2. Hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu 2.1. Nghiệp vụ mua bảo hiểm hàng hóa Trong trường hợp công ty phải mua bảo hiểm hàng hóa, một số vấn đề đặt ra là : khi nào thi mua bảo hiểm hàng hóa? Lựa chọn điều kiện bảo hiểm nào cho thích hợp? do đó khi mua bảo hiểm hàng hóa cần dựa vào căn cứ sau: Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng trong hợp đồng: nếu rủi ro hàng hóa trong quá trình vận chuyển thuộc về người nhập khẩu thì công ty cần phải xem xét kỹ lưỡng trước khi quyết định mua bảo hiểm hàng hóa, để né tránh rủi ro không đáng có. Căn cứ vào hàng vận chuyển: nếu lô hàng có giá trị lớn hơn lãi dễ chịu tác động trong quá trình bốc xếp vận chuyển làm hư hỏng, hao hụt hàng hóa, thì để tránh rủi ro công ty đòi hỏi nhân viên kinh doanh phải nghiên cứu thật cẩn thận xem công ty cần mua bảo hiểm ở điều kiện nào. Đặc biết đối với máy móc thiết bị là những hàng hóa dễ xảy ra sai sót về thiết kế khi vận chuyển, và cũng là hàng hóa có giá trị lớn nên công ty cần cân nhắc lựa chọn điều kiện bảo hiểm. 2.2. Nghiệp vụ hải quan Tại VN và một số nước khác, hải quan luôn là khâu phức tạp đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong điều kiện VN hiện nay, hải quan bước đầu thử nghiệm hải quan điện tử, điều này càng tạo thêm những khó khăn cho doanh nghiệp trong giai đoạn thử nghiệm này. Công ty cần chú ý một số điểm sau: Liên tục cập nhật những thông tín mới nhất về lĩnh vực, tình hình thực hiện hải quan điện tử cũng như những qui định, những văn bản có liên quan. Tiến hành đào tạo nâng cao nghiệp vụ hải quan cho các nhân viên XNK đặc biệt là những nhân viên phụ trách công tác làm thủ tục hải quan. Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ về lô hàng nhập khẩu theo đúng qui định của hải quan về lượng, loại chứng từ cần thiết. Kiểm tra kỹ các giấy tờ trước khi nộp hải quan. Kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và hàng giao nhận, vì bất cứ sự sai lệch nào cũng khiến cho công ty phải chịu tổn thất. Trong quá trình tính thuế nhập khẩu, cần tính toán cẩn thận và chính xác, áp dụng mức thuế chuẩn tránh sai lệch, để giảm thời gian kiểm tra lại và tạo được lòng tin cho Hải quan. 2.3.Nghiệp vụ thanh toán tiền hàng nhập khẩu Do sử dụng phương thức thanh toán bằng L/C nên TOCONTAP phải tiến hành mở L/C tại ngân hàng Ngoại thương VN, ngân hàng Đầu tư và phát triển, ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Sau đó phải ký quĩ với ngân hàng. Mặc dù các ngân hàng này là các ngân hàng VN lớn và có uy tín nhưng vẫn mắc phải một số nhược điểm của các ngân hàng nói chung như hạn mức đòi hỏi quá cao, chất lượng dịch vụ chưa cao so với các ngân hàng nước ngoài khác như ANZ. ABN… để nhận được các dịch vụ có hiệu quả hươn của họ như cho vay ngoại tệ với lãi suất thấp hơn, các thủ tục gọn nhẹ, nhanh chóng hơn so với các ngân hàng trong nước. Khi tiến hành mở L/C, công ty cần quan tâm tới một số vấn đề: Khi mở L/C, người mở phải nêu rõ các lý thuyết cơ bản trong hoạt động ngoại thương, đồng thời phải nắm chắc các điều khoản trong hợp đồng ngoại thương đã ký kết để làm đơn xin mở L/C. Cũng cần phải hết sức cẩn thận tránh những lỗi đáng tiếc như viết nhầm, viết thiếu viết sai lỗi chính tả. Cân nhắc thời điểm mở L/C tránh tình trạng mở quá sớm hoặc quá muộn. Nếu mở L/C quá sớm thì sẽ gây ứ đọng vốn, nếu mở quá muộn thì ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong trường hợp hai bên mua bán có quan hệ lâu dài tin cậy thì việc áp dụng này sẽ rất cứng nhắc và mất nhiều thời gian cũng như tốn thêm một khoản phí mở L/C của công ty. Do đó, với khách hàng tin cậy thì công ty nên áp dụng phương thức chuyển tiền TT. Để tránh việc phải sửa lại L/C, trước khi mở L/C, công ty mở L/C mẫu, fax sang cho đối tác xem xét, họ sẽ có những đối chiếu kiểm tra, nếu thấy phù hợp thì sẽ thông báo lại cho phía công ty để công ty tiến hành mở L/C tại ngân hàng. Trong các hợp đồng nhập khẩu, công ty thường thanh toán bằng phương thức thanh toán L/C trả ngay. Với giá trị hợp đồng khá lớn, nếu công ty có thể thương lượng kéo dài thời hạn trả chậm sẽ giúp công ty tận dụng vốn hiệu quả hơn. Các biện pháp khác 3.1. Huy động và sử dụng vốn hiệu quả Với các mặt hàng máy móc thiết bị, công ty cần nguồn vốn cho những hợp đồng nhập khẩu rất lớn. vốn chủ sở hữu không đủ để đáp ứng. Công ty cần có có nhũng giải pháp huy động tiền nhàn rỗi của các nhân viên trong công ty. Bên cạnh đó việc vay vốn từ ngân hàng đê kinh doanh là rất cần thiết nhất là trong điều kiện các ngân hàng thương mại đã cắt giảm lãi suất cho vay. TOCONTAP cần tận dụng những nguồn vay như của ngân hàng HSBC để có thể tiếp cận nguồn vốn với các điều kiện đơn giản, linh hoạt, đặc biệt là rất rõ ràng minh bạch, hay từ những ngân hàng có quan hệ truyền thống với công ty như: ngân hàng Nông Nghiệp. Với những khoản nợ khó đòi, nợ dài hạn cần phải tiến hành giải quyết nhanh chóng để thu hồi vốn về kinh doanh. Công ty cũng có thể tận dụng nguồn vốn từ doanh thu thu được từ hoạt động xuất khẩu, Chính vì vậy, việc tạo nguồn hàng xuất khẩu thu lợi nhuận nhanh để giúp quay vòng vốn cho nhập khẩu luôn cũng rất quan trọng. Vốn sau khi huy động được, cần đưa vào sử dụng ngay, tránh để tình trạng ứ đọng vốn. Điều đó vừa có ý nghĩa trong việc tăng vòng quay của vốn, vừa có ý nghĩa làm giảm giá thành sản phẩm nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty. 3.2. Giảm chi phí kinh doanh nhập khẩu Chi phí nhập khẩu là nhân tố quan trọng cấu thành giá thành nhập khẩu máy móc thiết bị, đến doanh thu, lợi nhuận của công ty. Do đó việc giảm chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nâng cao hiệu quả kinh doanh nhập khẩu. Để giảm chi phí kinh doanh công ty có thể tiến hành giảm một trong các chi phi sau: Chi phí nhập khẩu hàng hóa: Có thể giảm chi phí nhập khẩu bằng cách nghiên cứu kỹ nguồn hàng, tìm kiếm nguồn hàng tin cậy, giảm độ rủi ro trong kinh doanh. Tổ chức tốt công tác đón nhận hàng hóa, kịp thời, giảm chi phí lưu kho lưu bãi do hàng tới chậm, kiểm tra hàng nghiêm túc, để tránh những hàng kém chất lượng chưa được đưa vào kinh doanh. Chi phí vận chuyển bảo quản hàng hóa Lựa chọn phương thức thuê tàu, vận chuyển hợp lý. Xác định lượng hàng nhập khẩu và thời gian hợp lý tránh tình trạng lưu kho. Đồng thời thực hiện tốt công tác bảo quản hàng nhập khẩu. Đối với những mặt hàng nhập khẩu ủy thác, phải tình toán để hàng nhập về đúng tiến độ giao hàng cho doanh nghiệp ủy thác để tránh phải bảo quản hàng nhiều ngày sau đó. Chi phí quản lý Bộ máy quản lý cần tổ chức gọn nhẹ, tránh chồng chéo. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kinh doanh… Cần xây dựng ý thức tiết kiệm trong toàn công ty Tiết kiệm chi phí là vấn đề đặt ra cho toàn doanh nghiệp từ người lãnh đạo cấp cao đến nhân viên cấp dưới. Do đó, đòi hỏi phải được các thành viên trong công ty cùng quan tâm đến. Tiết kiệm chi phí những không có nghĩa là cắt giảm các khoản chi phí mà giảm những khoản phí không cần thiết. Công ty nên xây dựng ý thức tiết kiệm trong toàn công ty, để mỗi bộ phần nhạn rõ rằng ý thức tiết kiệm cho công ty là tiết kiệm cho bản thân học và cho sự phát triển bền vững của công ty. 3.3. Đa dạng hóa phương thức kinh doanh Bên cạnh hình thức nhập khẩu ủy thác, công ty nên tiền hành nhiều hơn nữa nhập khẩu tự doanh nhất là đối với các mặt hàng:máy móc thiết bị y tế công ty có thể tiến hành bán cho các bệnh viện Cũng có thể tiến hành liên kết liên doanh với công ty XNK có uy tín để nhận sự giúp đỡ trong việc xúc tiến tiêu thụ hàng nhập khẩu, và mở rộng qui mô, đồng thời giảm sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cạnh tranh trong nước đang xuất hiện ngày càng nhiều. 3.4. Hoàn thiện bộ máy tổ chức Để thành công trong kinh doanh, hoạt động của công ty cần được thực hiện trên nền của một hệ thống cấu trúc tổ chức hợp lý và có hiệu quả. Hệ thống tổ chức của công ty được hình thành ngay khi bước vào kinh doanh và trong thực tế, có tính ổn định hay tính tĩnh hơn so với các yếu tố khác. Tuy nhiên, cấu trúc tổ chức không phải là một yếu tố bất biến. Sự trì trệ và kém thích nghi của tổ chức là một trong những vấn đề quan trọng có thể dẫn đến khả năng thất bại của doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, hệ thống tổ chức cần đảm bảo khả năng thích ứng tốt với các xu hướng vận động tăng trưởng hay suy thoái kinh doanh. Đổi mới theo chiến lược kinh doanh để thích nghi với hoàn cảnh cụ thể của công ty đòi hỏi quản trị tổ chức với tư cách là một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản trị doanh nghiệp phải được tiến hành thường xuyên trong suốt quá trình hình thành, tồn tại và phát triển công ty. Hiện nay TOCONTAP đang áp dụng mô hình tổ chức theo chức năng, nhiệm vụ. Theo đó công ty bao gồm nhiều phòng ban chuyên môn những lĩnh vực khác nhau. Bên cạnh những ưu điểm thì mô hình tổ chức này tồn tại những nhược điểm: dễ xuất hiện mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng; khó xác định trách nhiệm cho từng bộ phận với kết quả hoạt động kinh doanh. Công ty cần hạn chế những nhược điểm đó bằng cách: - Ban giám đốc có vai trò quan trọng trong việc vạch ra đường lối, thống nhất ý kiến giữa các phòng ban chức năng về các kế hoạch, chỉ tiêu và đề ra quyết định cuối cùng cho mọi việc, nhằm tránh sự mâu thuẫn trong kế hoạch và hành động của các phòng ban. - Phải tạo ra sự liên kết, phối hợp giữa những cán bộ đứng đầu các phòng ban trong công ty trong kế hoạch thực hiện thông qua những kế hoạch hành động thống nhất do ban giám đốc đề ra, các cuộc họp bàn về chương trình thực hiện, thực hiện kiểm tra chéo về kế hoạch thực hiện chi tiết để tìm ra những điểm mâu thuẫn, bất hợp lý. - Tinh giảm bộ máy tổ chức theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả nhằm làm giảm chi phí, tăng lợi nhuận và giảm chồng chéo trong hoạt động, và đưa công ty thoát ra khỏi cái bóng lơn của công ty nhà nước - Khi đánh giá kết quả cũng như quy trách nhiệm, cần phải có sự công bằng nhất định, chia thành quả đạt được cho các phòng ban theo tỷ lệ đóng góp vào công việc (nếu có thể xác định một cách tương đối) hoặc chia đều thành quả cũng như trách nhiệm. 3.5. Tăng cường công tác đào tạo và quản trị nhân lực Mặc dù công ty có đội ngũ cán bộ kinh doanh nhiệt tình, tận tụy với công việc, song những người có kinh nghiệm, nghiệp vụ thực sự vững vàng không nhiều. Do lực lượng cán bộ của công tu đang trên đà trẻ hóa nên cán bộ trẻ chưa tiếp xúc nhiều với công việc thực tế. Cho đến nay, công ty vẫn chưa mở rộng công tác nâng cao và bổ sung kiến thức cho cán bộ xuất nhập khẩu. Mặt khác, do môi trường kinh doanh luôn biến động, cán bộ phải luôn cập nhật thông tin, kiến thức mới, phải nhận thấy xu thế phát triển của thị trường. Để đội ngũ nhân viên của công ty mình luôn thích nghi với môi trường kinh doanh và tăng hiệu quả quản trị thực hiện hợp đồng nhập khẩu máy móc thiết bị nói riêng và hợp đồng xuất nhập khẩu nói chung. Công ty cần có sự đầu tư thích đáng như: Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ. Công ty nên cấp chi phí để mở lớp đào tạo bên trong hoặc bên ngoài công ty, mời chuyên gia thực hiện các khóa huấn luyện, cử cán bộ trẻ có năng lực cao đi học tại các trung tâm đào tạo kinh doanh trong nước và nước ngoài nhằm bồi bổ, nâng cao năng lực và trình độ chuyen môn cho cán bộ xuất nhập khảu về các nghiệp vụ của mình. Đối với các nhân viên phòng kinh doanh XNK thì ngoại ngữ đặc biệt là tiếng Anh là một đòi hỏi không thể thiếu. Việc nâng cao trình độ ngoại ngữ cho nhân viên là một yêu cầu cần được chú trọng. Công ty nên tạo điều kiện cho nhân viên XNK tham gia các khóa học cả theo cách truyền thống và phi truyền thống. để nâng cao khả năng giao tiếp, dịch thuật của nhân viên. Bồi dưỡng kiến thức luật pháp cập nhật các qui định, thủ tục mới của nhà nước liên quan đến xuất nhập khẩu. Công ty cần quan tâm đào tạo bồi dưỡng kiến thức pháp luật cho cán bộ làm công tác xuất nhập khẩu. Bên cạnh việc cập nhật kiến thức về pháp luật trong nước, các qui định của Nhà nước về xuất nhập khẩu, các thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu, công ty cần trang bị thêm cho cán bộ kiến thức về pháp luật quốc tế, các tập quán quốc tế cho ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập sâu rộng nền kinh tế thế giới như hiện nay. Tăng cường học hỏi từ các hội nghị, hội thảo, từ các bạn hàng nước ngoài. Tham gia tích cực các hội nghị, hội thảo trong ngành do Bộ Công thương tổ chức để áp dụng vào công việc của mình. Bên cạnh đó, nếu có đủ điều kiện công ty có thể tổ chức các cuộc tham quan một số nước mà công ty có quan hệ đối tác để cán bộ công ty có cơ hội tìm hiểu bạn hàng một cáh trực tiếp, học hỏi kinh nghiệm kinh doanh hay, nâng cao kiến thức về văn hóa, phong tục tập quán của nước bạn. Đầu tư cho nguồn nhân lực là đầu tư sinh lợi nhất, bản thân TOCONTAP thành công như ngày hôm nay là do chính sách nhân sự đúng đắn, vì vậy tăng cường đào tạo cho nhân viên là việc hết sức nên làm. 3.6. Tăng cường ngoại tệ cho nhập khẩu bằng cách đẩy mạnh xuất khẩu Hiện nay, nguồn ngoại tệ dành cho nhập khẩu TOCONTAP chủ yếu là ngoại tệ vay ngân hàng hoặc được mua bằng đồng nội tệ. Hình thức huy động vốn này làm cho chi phí nhập khẩu hàng hóa cao hơn do phải chịu mức chênh lệch trong thu mua ngoại tệ hoặc mức lãi vay cao hơn khi vay bằng đồng ngoại tệ, từ đó làm tăng chi phí và giảm hiệu quả của hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hóa. Để tạo nguồn ngoại tệ cho hoạt động nhập khẩu, công ty cần tăng cường hoạt động xuất khẩu. Để tăng cường hiệu quả hoạt động xuất khẩu công ty cần chú ý một số điểm sau Tìm hiểu về thị trường trong nước và quốc tế : Cũng như hoạt động nhập khẩu, để xuất khẩu hiệu quả, công ty cần phải nghiên cứu và tìm hiểu kỹ về thị trường trong nước và quốc tế. Trong đó, thị trường trong nước đóng vai trò là thị trường đầu vào, cung cấp hàng hóa cho xuất khẩu, còn thị trường quốc tế là thị trường đầu ra. Tuy nhiên,với vai trò là thị trường đầu ra, thị trường quốc tế có những đòi hỏi cao đối với hàng hóa xuất khẩu Tìm kiếm bạn hàng : Công ty có thể tận dụng sự mối quan hệ với các bạn hàng truyền thống trong nhập khẩu, thông qua họ để quảng bá và đưa sản phẩm của mình vào thị trường, và có thể tìm được những bạn hàng tin cậy. Hoàn thiện công tác xuất khẩu : Mặc dù công ty đã có hơn 50 năm hoạt động với các đối tác nước ngoài thông qua hoạt động nhập khẩu, tuy nhiên, khi áp dụng hoạt động xuất khẩu, công ty vẫn cần có những chương trình đào tạo kỹ năng đối với các nhân viên phòng xuất nhập khẩu. Cũng như nhập khẩu công ty cần hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu. III. Kiến nghị đối với nhà nước và các cơ quan có liên quan Kiến nghị với nhà nước Doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh tại một quốc gia sẽ chịu sự điều tiết trực tiếp của chính sách, pháp luật của quốc gia đó. Nhưng các chính sách, luật lệ này không phải là nhân tố cố định, nó được điều chỉnh theo tình hình kinh tế, chính trị, xã hội mỗi thời kỳ. Việt Nam đang trong thời kỳ phát triển hội nhập sâu rộng với nền kinh tế thế giới nên không tránh khỏi việc phải thay đổi chính sách, luật lệ của mình cho phù hợp với thế giới. Để các doanh nghiệp VN nắm bắt, thực hiện tốt những sự thay đổi trong chính sách, pháp luật của Đảng và nhà nước nên có những hướng dẫn, những sự chuẩn bị trước cho các doanh nghiệp nhất là những doanh nghiệp có hoạt động xuất nhập khẩu. Nhà nước nên hoàn thiện chính sách và cơ chế quản lý XNK theo hướng đơn giản, thông thoáng hơn với cơ chế thị trường và tình hình mới. Những qui định về nhập khẩu và các hàng rào thương mại là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới kết quả hoạt động nhập khẩu. Một điều không thể không nhắc đến đó là chính sách thuế, nhà nước cần cắt giảm thuế nhập khẩu cho các mặt hàng thiếu cung trong nước, đặc biệt là máy móc thiết bị phục vụ cho sản xuất hàng xuất khẩu. Mong muốn có được môi trường kinh doanh thuận lợi và ổn định là đòi hỏi chính đáng của tất cả các doanh nghiệp. Sự ổn định chính trị pháp luật, chính sách kinh tế phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường, cơ sở hạ tầng phục vụ kinh doanh ngày càng được cải tạo nâng cấp. Luật Thương Mại năm 2005 liên quan đến hợp đồng mua bán quốc tế còn bộc lộ nhiều hạn chế. Đến nay đã qua nhiều lần sửa đồi nhưng những luật pháp về xử lý tranh chấp, giải quyết xung đột còn nhiều vướng mắc, cần phải sửa đổi nhiều. Nhà nước cần tạo môi trường pháp lý minh bạch, khuyến khích và bảo vệ doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu nói riêng. Bên cạnh đó nhà nước cần tạo môi trường đầu tư hấp dẫn các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào VN. Kiến nghị với các đơn vị liên quan Thông tin về thị trường là những thông tin rất cần thiết với doanh nghiệp có hoạt động XNK. Nhưng đôi khi thông tin thường không đủ, chúng có thể rơi vào tình trạng khi đã thu thập được rồi thì cơ hội kinh doanh đã không còn, như vậy thì công ty sẽ bỏ qua rất nhiều cơ hội kinh doanh do thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác. Tại các nước phát triển, chính phủ thường thành lập nên nhiều cơ quan tổ chức chuyên thu thập thông tin, thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với các nước trên thế giới mở đường cho các doanh nghiệp nước mình xâm nhập và đi sâu vào thị trường các nước. Tại Việt Nam, Bộ Công thương, Bộ kế hoạch và Đầu tư, Tham tán thương mại đặt tại các nước, cùng một số cơ quan khác của chính phủ cũng đã thực hiện công tác này như tổ chức các diễn đàn, các buổi gặp gỡ, trao đổi giữa các quan chức nước ngoài với doanh nhân.. nhưng những hoạt động này chưa được tổ chức thường xuyên đều đặn, những thông tin cung cấp cho doanh nghiệp còn hạn chế. Bên cạnh đó có thể thấy doanh nghiệp sử dụng điện thoại, Fax, Telex đặc biệt là mạng internet là công cụ tiện ích trong thông tin liên lạc, đàm phán, thương lượng tìm hiểu với bạn hàng ở xa. Nhưng chi phí cho sử dụng các tiện ích liên lạc đó ở VN còn khá cao, lại có chất lượng không ổn định. Cần nâng cấp hệ thống thông tin liên lác hiện đại hơn, xây dựng cơ sở hạ tầng để giúp doanh nghiệp thương mại điện tử hóa công việc chuyên sâu hơn. Hỗ trợ xây dựng cảng biển, xây dựng cơ sở vật chất kho bãi, cầu cảng cho vận tải đường biển. Nhà nước cần có cơ chế khuyến khích công ty XNK kí hợp đồng nhập khẩu theo điều kiện CIF, FOB: giảm thuế XNK cho doanh nghiệp nào tham gia bảo hiểm tại VN… Đề nghị các Bộ cơ quan hải quan cải tiến hơn nữa các thủ tục hành chính nhất là các quy định về cơ chế xuất nhập khẩu, các quy định trong việc đăng ký hợp đồng nhập khẩu. Cần thống nhất một phương thức, tạo điều kiện thuận lợi giúp các doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục hành chính nhanh gọn nhất. KẾT LUẬN Mặc dù khủng hoảng kinh tế đang bao trùm toàn cầu nhưng không phải là không có điểm sáng trong bức tranh nền kinh tế Việt Nam. Hoạt động xuất nhập khẩu nói chung và nhập khẩu nói riêng vẫn đang đóng góp không nhỏ vào tăng trưởng kinh tế của nước ta, đẩy nhanh quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước. Với phương châm đi tăt đón đầu về công nghệ để rút ngắn thời gian nhằm nhanh chóng đuổi kịp các nước trong khu vực và thế giới, hoạt động nhập khẩu máy móc thiết bị đã và đang đáp ứng được mong muốn đó. Công ty TOCONTAP cũng đã nỗ lực đảm bảo cung cấp máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho xây dựng, cho những ngành sản xuất mặt hàng xuất khẩu. Song do những phức tạo trong hoạt động nhập khẩu nên không thể không tránh khỏi những thiếu sót. Qua thời gian thực tập tại công ty, với những kiến thức tích lũy được trong quá trình học tập tại trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân và sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc em đã nghiên cứu và tìm hiểu tình hình kinh doanh nói chung, và tình hình kinh doanh nhập khẩu tại công ty TOCONTAP nói riêng. Qua đó em đã đưa ra một số nhận xét và giải pháp hoàn thiện nhập khẩu máy móc thiết bị của công ty. Do hạn chế về trình độ và thời gian, nên luận văn của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong được sự góp ý của thầy cô để bài viết của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc và sự giúp đỡ của các cô chú trong công ty TOCONTAP đã giúp em hoàn thành luận văn này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS Đặng Đình Đào & GS.TS Hoàng Đức Thân(2003), Giáo trình Kinh tế thương mại, NXB Thống kê. PGS.TS Trần Minh Hạo(2002), Giáo trình Marketing căn bản, NXB Giáo dục. PGS.TS Nguyễn Hữu Khải& ThS Vũ Thị Hiền & Ths Đào Ngọc Tiến(2007), Quản lý hoạt động nhập khẩu cơ chế, chính sách và biện pháp, NXB thống kê. TS.Trần Hòe(2007), Giáo trình Nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Đại học kinh tế quốc dân. TS. Trần Hòe & TS.Nguyễn Văn Tuấn (2007), Giáo trình Thương mại quốc tế, NXB Đại học kinh tế quốc dân. PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc & PGS.TS Hoàng Minh Đường (2005), Giáo trình Quản trị doanh nghiệp thương mại, NXB Lao Động -Xã Hội. PGS.TS Nguyễn Thừa Lộc & TS Trần Văn Bão(2005), Giáo trình Chiến lược kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại, NXB Lao Động- Xã Hội. PGS.TS Nguyễn Xuân Quang(2007), Giáo trình Marketing thương mại, NXB Đại học kinh tế quốc dân. GS.TS Võ Thanh Thu(2006), Kỹ thuật kinh doanh xuất nhập khẩu, NXB Lao Động -Xã Hội. GS.TS Võ Thanh Thu(2006), Quan hệ kinh tế quốc tế, NXB Lao Động -Xã Hội. GS.TS Võ Thanh Thu(2005), Incoterms 2000 và hỏi đáp về incoterms,NXB Thống kê. GS.TS Lê Văn Tư(2005), Tín dụng tài trợ xuất, nhập khẩu thanh toán quốc tế và kinh doanh ngoại thương, NXB thống kê. Báo cáo tổng kết hàng năm, báo cáo xuất nhập khẩu hàng năm của công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm Hà Nội (TOCONTAP). Hội nhập kinh tế quốc tế gia nhập APEC và WTO, Nhiều tác giả, Bộ Thương Mại. Các tạp chí: Thời báo kinh tế, tạp chí kinh tế và phát triển, tạp chí kinh đối ngoại, tạp chí kinh tế và dự báo… Các Webside: www.vietnamnet.com.vn www.tuanvietnamnet.net www.vneconomy.vn www.sbv.gov.vn www.saga.vn www.customs.gov.vn