Hoàn thiện nội dung và phương pháp phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh

g cña doanh thu lín h¬n møc t¨ng cña chi phÝ trong n¨m tíi ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. C«ng ty cÇn ®¶m b¶o lÊy thu bï chi vµ cã l·i ®Ó më réng ph¹m vi kinh doanh h¬n n÷a nh»m ®¸p øng nhu cÇu x· héi vµ tho¶ m·n nhu cÇu cña ng­êi lao ®éng, c¶i thiÖn ®êi sèng cho nh©n viªn trong c«ng ty. Muèn vËy c«ng ty cÇn qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh tèt ®Ó t¨ng lîi nhuËn ®ång thêi cÇn ph©n phèi lîi nhuËn hîp lý, nªn cã phÇn th­ëng cho nh©n viªn ®Ó khuyÕn khÝch hä lµm viÖc tèt h¬n 4. §¸nh gi¸ nhËn xÐt vÒ thùc tr¹ng ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh . ViÖc c«ng ty lùa chän néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh trong mèi liªn hÖ víi doanh thu cã nh÷ng ­u ®iÓm nh­: tiÕt kiÖm thêi gian, chi phÝ cho viÖc ph©n tÝch v× c«ng ty chØ ph©n tÝch chung t×nh h×nh chi phÝ kinh doanh cuèi mçi n¨m tµi chÝnh ®ång thêi qua ph©n tÝch gióp c¸n bé qu¶n lý c«ng ty cã thÓ ®¸nh gi¸ chung t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty vµ cã thÓ x¸c ®Þnh ®­îc sè tiÒn l·ng phÝ mµ c«ng ty ®· chi ra ®Ó ho¹t ®éng tõ ®ã ®­a ra biÖn ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ kinh doanh nãi chung. Tuy nhiªn bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm nµy vÉn cßn nh÷ng tån t¹i h¹n chÕ.Do c«ng ty TNHH Ninh Thanh chØ tiÕn hµnh ph©n tÝch chung t×nh h×nh chi phÝ kinh doanh trong mèi liªn hÖ víi doanh thu nªn kh«ng thÓ nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh theo tõng kho¶n môc chi phÝ ®· hîp lý hay ch­a. Tæng chi phÝ kinh doanh cña c«ng ty t¨ng lªn nh­ng trong ®ã còng cã nh÷ng kho¶n môc chi phÝ kinh doanh gi¶m ®i. Muèn tiÕt kiÖm chi phÝ kinh doanh ta cÇn ®i s©u ph©n tÝch chi phÝ theo tõng kho¶n môc chi phÝ qua ®ã thÊy ®­îc kho¶n môc chi phÝ nµo t¨ng lªn ch­a hîp lý th× ®iÒu chØnh cho phï hîp ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ h¬n. C«ng ty TNHH Ninh Thanh kh«ng tiÕn hµnh ph©n tÝch ®ñ c¸c néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh nªn c«ng ty kh«ng thÓ ®i s©u t×m hiÓu thùc tr¹ng vÒ qu¶n lý vµ sñ dông chi phÝ kinh doanh theo c¸c néi dung sau: Ph©n tÝch tæng hîp chi phÝ kinh doanh theo tõng chøc n¨ng ho¹t ®éng Ph©n tÝch chi tiÕt c¸c yÕu tè chi phÝ kinh doanh theo tõng chøc n¨ng ho¹t ®éng. Ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo quÝ Do c«ng ty TNHH Ninh Thanh kh«ng ph©n tÝch ®Çy ®ñ c¸c néi dung nªn kh«ng thÓ ®Ò ra c¸c gi¶i ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ kinh doanh cã tÝnh kh¶ thi nhÊt. NÕu tæng chi phÝ kinh doanh cña c«ng ty cã gi¶m nh­ng trong ®ã cã nh÷ng kho¶n môc chi phÝ vÉn t¨ng l·ng phÝ cÇn ®­îc ®iÒu chØnh cho hîp lý ®Ó ho¹t ®éng kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. §©y chÝnh lµ ®iÓm h¹n chÕ cã thÓ ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy gi¸m ®èc c«ng ty cïng bé phËn chÞu tr¸ch nhiÖm ph©n tÝch cô thÓ lµ phßng kÕ to¸n tµi chÝnh cña c«ng ty ph¶i x©y dùng kÕ ho¹ch hoµn thiÖn c¸c néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh. Ch­¬ng3: c¸c ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh I. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh 1. C¬ së lý luËn: B­íc sang thêi kú ®æi míi, nÒn kinh tÕ n­íc ta chuyÓn tõ c¬ chÕ qu¶n lý tËp trung quan liªu bao cÊp sang nÒn kinh tÕ thi tr­êng cã sù ®iÒu tiÕt cña Nhµ N­íc. Sù chuyÓn ®æi nµy ®¨ t¸c ®éng s©u s¾c tíi c¸c doanh nghiÖp, ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i h¹ch to¸n kinh doanh, ph©n cÊp qu¶n lý mét c¸ch khoa häc, tù chñ vÒ tµi chÝnh, ph©n phèi thu nhËp hîp lý vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. Ho¹t ®éng trong c¬ chÕ thÞ tr­êng víi sù tån t¹i vµ ®iÒu tiÕt cña nh÷ng quy luËt kinh tÕ kh¸ch quan nh­: Quy luËt c¹nh tranh, quy luËt cung cÇu, quy luËt gi¸ c¶…®ßi hái ph¶i cung cÊp nh÷ng th«ng tin mét c¸ch kÞp thêi, chinh x¸c vµ toµn diÖn vÒ t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh, t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông lao ®éng, vËt t­ vµ tiÒn vèn trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh, lµm c¬ së ®Ò ra c¸c chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch vµ biÖn ph¸p qu¶n lý thÝch hîp. Muèn lµm ®­îc ®iÒu ®ã, c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i thùc hiÖn tæng hoµ nhiÒu biÖn ph¸p qu¶n lý ®èi víi mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña m×nh. Mét trong nh÷ng biÖn ph¸p quan träng ®Ó qu¶n lý cã hiÖu qu¶ lµ ph¶i tiÕn hµnh ph©n tÝch c¸c ho¹t ®éng kinh doanh nãi chung vµ ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh nãi riªng. Nh­ chóng ta ®· biÕt, chi phÝ kinh doanh lµ bé phËn kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i. Qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh hîp lý cã ý nghÜa quan träng trong kinh doanh th­¬ng m¹i v× nã ¶nh h­ëng trùc tiÕp vµ quyÕt ®Þnh ®Õn t×nh h×nh vµ kÕt qu¶ kinh doanh. NÕu doanh nghiÖp qu¶n lý tèt chi phÝ sÏ cã t¸c ®éng thóc ®Èy qu¸ tr×nh ho¹t ®éng kinh doanh, t¨ng doanh thu vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ ®Æc biÖt lµ t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. Ng­îc l¹i nÕu doanh nghiÖp kh«ng qu¶n lý tèt chi phÝ th× sÏ h¹n chÕ kÕt qu¶ kinh doanh vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ gi¶m. NÒn t¶ng c¬ b¶n cho c«ng t¸c qu¶n lý chi phÝ kinh doanh cña c¸c nhµ qu¶n trÞ chÝnh lµ c¸c th«ng tin ph©n tÝch do kÕ to¸n cung cÊp. Ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh sÏ cung cÊp nh÷ng th«ng tin mét c¸ch chÝnh x¸c kÞp thêi vµ toµn diÖn vÒ t×nh h×nh chi phÝ cña doanh nghiÖp cho nhµ qu¶n lý vµ c¸c ®èi t­îng quan t©m biÕt ®­îc. Tõ ®ã nhµ qu¶n lý doanh nghiÖp sÏ ®Ò ra c¸c chÝnh s¸ch, biÖn ph¸p h÷u hiÖu ®Ó gãp phÇn sö dông hîp lý chi phÝ kinh doanh ®èi víi ®¬n vÞ m×nh. Trong giai ®o¹n hiÖn nay, nhu cÇu th«ng tin ngµy cµng cao hµng ngµy hµng giê cÇn ®­îc cËp nhËt míi nhÊt th× th«ng tin ph©n tÝch do kÕ to¸n cung cÊp còng rÊt cÇn thiÕt. Th«ng qua ph©n tÝch kÕ to¸n sÏ thùc hiÖn viÖc kiÓm tra kiÓm so¸t t×nh h×nh biÕn ®éng cña chi phÝ kinh doanh ®¶m b¶o doanh nghiÖp ho¹t ®éng ®óng h­íng. Víi ý nghÜa khoa häc qu¶n lý kinh doanh nãi chung vµ qu¶n lý chi phÝ kinh doanh nãi riªng võa lµ ch×a kho¸ tin cËy ®Ó ®¶m b¶o tµi s¶n tiÒn vèn cña doanh nghiÖp ®­îc sö dông hîp lý th× th«ng tin ph©n tÝch cµng trë nªn quan träng. Vµ thùc tÕ cho thÊy r»ng, trong nh÷ng n¨m qua nÒn kinh tÕ n­íc ta ®· ®¹t ®­îc nh÷ng tiÕn bé ®¸ng kÓ mµ nh÷ng thµnh tùu ®ã lµ sù gãp phÇn kh«ng nhá cña c«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ cña ®oanh nghiÖp trong ®ã cã ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh. Tuy nhiªn, nh÷ng b­íc ph¸t triÓn míi cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng lµm cho hÖ thèng th«ng tin ph©n tÝch cÇn ph¶i ®­îc hoµn thiÖn h¬n. NÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®Æt ra hµng lo¹t c¸c vÊn ®Ò, hµng lo¹t c¸c yªu cÇu mµ kÕ to¸n ch­a xö lý hoÆc xö lý ch­a hoµn h¶o, triÖt ®Ó. V× vËy vÊn ®Ò cÇn hoµn thiÖn ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh lµ nh»m t¨ng hiÖu qu¶ cho th«ng tin h¹n chÕ tèi ®a nh÷ng vÊp v¸p trong qu¸ tr×nh ®æi míi. §Æc biÖt trong giai ®o¹n hiÖn, nay nÒn kinh tÕ thÕ giíi ®ang cã nh÷ng biÕn ®éng m¹nh mÏ, th­êng xuyªn, liªn tôc. NÒn kinh tÕ thÞ tr­êng víi quy luËt c¹nh tranh kh¾c nghiÖt ®ßi hái c¸c chñ thÓ tham gia ph¶i n¾m b¾t kÞp thêi c¸c th«ng tin vÒ gi¸ c¶, thÞ tr­êng vµ c¸c th«ng tin cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh trong vµ ngoµi n­íc. T¹i c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i nãi chung khi ®· tiÕn hµnh ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh cña ®¬n vÞ m×nh th× ph¶i ph©n tÝch ®Çy ®ñ c¸c néi dung liªn quan ®Õn chi phÝ kinh doanh, ph¶i tiÕn hµnh ph©n tÝch chung vµ ph©n tÝch chi tiÕt theo c¸c kho¶n môc chi phÝ (nÕu cã thÓ) nh­: 1. Ph©n tÝch chung t×nh h×nh chi phÝ kinh doanh trong mèi liªn hÖ víi doanh thu 2. Ph©n tÝch tæng hîp t×nh h×nh chi phÝ kinh doanh theo chøc n¨ng ho¹t ®éng. 3. Ph©n tÝch chi tiÕt c¸c yÕu tèchi phÝ theo tõng chøc n¨ng ho¹t ®éng bao gåm ph©n tÝch chi phÝ mua hµng, chi phÝ b¸n hµng, chi phÝ tµi chÝnh vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. 4. Ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc 5. Ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo quý. 6. Ph©n tÝch mét sã yÕu tè chi phÝ chñ yÕu nh­: Chi phÝ tiÒn l­¬ng, chi phÝ tr¶ l·i tiÒn vay… ChØ khi hoµn thiÖn c¸c néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh cô thÓ nh­ trªn th× c¸c doanh nghiÖp nãi chung, c¸c doanh ngiÖp th­¬ng m¹i nãi riªng míi cã thÓ dùa vµo qóa tr×nh ph©n tÝch ®ã ®Ó t×m ra c¸c kho¶n môc chi phÝ bÊt hîp lý ¶nh h­ëng trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña ®¬n vÞ m×nh, tõ ®ã ®Ò ra c¸c gi¶i ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ theo tõng kho¶n môc chi phÝ. 2. C¬ së thùc tiÔn: Chi phÝ kinh doanh cña mét doanh nghiÖp lµ chØ tiªu chÊt l­îng ph¶n ¸nh mäi ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Th«ng qua chØ tiªu nµy cã thÓ ®¸nh gi¸ tr×nh ®é qu¶n lý kinh doanh cña doanh nghiÖp. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña chi phÝ kinh doanh c¸c c¸n bé nh©n viªn trong c«ng ty ®· kh«ng ngõng nghiªn cøu t×m hiÓu biÖn ph¸p tèi ­u nh»m h¹ thÊp chi phÝ kinh doanh n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®«ng kinh doanh. §Æc biÖt th«ng qua c«ng t¸c ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh c¸c nhµ qu¶n lý ®· t×m ra nh÷ng b­íc ®i ®óng ®¾n trong viÖc ®Ò ra c¸c quyÕt ®Þnh kinh doanh cã tÝnh kh¶ thi nhÊt. Thùc tÕ, t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh, chØ tiÕn hµnh ph©n tÝch chung t×nh h×nh chi phÝ kinh doanh trong mèi liªn hÖ víi doanh thu. Do ®ã chØ ®¸nh gi¸ chung ®­îc t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh trong c«ng ty. Së dÜ c«ng ty chØ tiÕn hµnh ph©n tÝch néi dung nµy lµ do Gi¸m §èc cïng kÕ to¸n tr­ëng c«ng ty ch­a nhËn thÊy ®­îc sù cÇn thiÕt cña viÖc hoµn thiÖn c¸c néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh ®ång thêi do nh÷ng h¹n chÕ cña c«ng t¸c h¹ch to¸n chi phÝ kinh doanh nªn kÕ to¸n cña c«ng ty khã cã thÓ hoµn thiÖn c¸c néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh. MÆt kh¸c, c«ng ty TNHH Ninh Thanh lµ lo¹i h×nh doanh nghiÖp võa vµ nhá tiÕn hµnh ph©n tÝch chung t×nh h×nh chi phÝ kinh doanh trong mèi liªn hÖ víi doanh thu sÏ lµm gi¶m chi phÝ trong c«ng t¸c ph©n tÝch. Qua viÖc ph©n tÝch néi dung nµy, gi¸m ®èc cïng kÕ to¸n tr­ëng cña c«ng ty míi chØ ®¸nh gi¸ tæng qu¸t t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty cã hîp lý hay kh«ng chø kh«ng thÓ ®i s©u ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c nguyªn nh©n dÉn ®Õn sù biÕn ®éng cña tõng kho¶n môc chi phÝ còng nh­ kh«ng thÓ ph¸t hiÖn ®­îc nh÷ng kho¶n môc chi l·ng phÝ hay c¸c kho¶n chi b©t hîp lý. ChÝnh v× vËy, c¸c gi¶i ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ ®­îc ®­a ra kh«ng mang tÝnh kh¶ thi cao. Trong nh÷ng kú kinh doanh tíi, ®Ó cã thÓ ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao nhÊt trong kinh doanh, dùa vµo ho¹t ®éng thùc tÕ t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh cÇn ph¶i hoµn thiÖn c¸c néi dung ph©n tÝch tæng hîp chi phÝ kinh doanh theo c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng, ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ mua hµng, ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng, ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp vµ ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo quý. ChØ khi hoµn thiÖn c¸c néi dung ph©n tÝch t×nh h×nh chi phÝ kinh doanh cô thÓ nh­ trªn th× c«ng ty míi cã thÓ dùa vµo qu¸ tr×nh ph©n tÝch ®ã ®Ó t×m ra c¸c kho¶n môc chi phÝ bÊt hîp lý ¶nh h­ëng trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh cña c«ng ty vµ ®Ò ra c¸c gi¶i ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ theo tõng kho¶n môc chi phÝ ph¸t sinh t¹i c«ng ty. C«ng ty TNHH Ninh Thanh chuyªn kinh doanh c¸c mÆt hµng nh­: GiÊy in, mùc in vµ c¸c thiÕt bÞ phôc vô ngµnh in nh­ng chñ yÕu lµ kinh doanh c¸c mÆt hµng giÊy in trong ®ã cã mét l­îng kh«ng nhá lµ giÊy ngo¹i. Tæng chi phÝ kinh doanh mµ c«ng ty bá ra ®Ó kinh doanh lµ t­¬ng ®èi lín bao gåm chi phÝ mua hµng, chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp mµ mçi kho¶n môc chi phÝ nµy l¹i bao gåm nhiÒu kho¶n môc chi phÝ nhá hîp thµnh. NÕu kh«ng ®i s©u ph©n tÝch chi tiÕt sù biÕn ®éng cña tõng kho¶n môc lín, nhá th× khã cã thÓ ph¸t hiÖn ®­îc nh÷ng kho¶n chi l·ng phÝ vµ cµng khã h¬n cho c¸n bé qu¶n lý trong viÖc ®Ò ra c¸c gi¶i ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ. II. Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn n«Þ dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh. 1. Hoµn thiÖn tæ chøc ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh C«ng ty TNHH Ninh Thanh ®· tiÕn hµnh ph©n tÝch chung t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh trong mèi liªn hÖ víi doanh thu. Qua sè liÖu ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh cã thÓ ®¸nh gi¸ mét c¸ch tæng qu¸t vÒ kho¶n chi phÝ mµ c«ng ty ®· chi l·ng phÝ hay tiÕt kiÖm ®­îc t¹i kú kinh doanh ®ã. NÕu c«ng ty chØ tiÕn hµnh ph©n tÝch chung chi phÝ kinh doanh trong mèi liªn hÖ víi doanh thu th× chØ x¸c ®Þnh ®­îc sù biÕn ®éng cña tæng chi phÝ kinh doanh mµ kh«ng ®¸nh gi¸ ®­îc møc ®é ¶nh h­ëng cña c¸c nh©n tè tíi sù biÕn ®éng cña chi phÝ kinh doanh vµ kh«ng ®¸nh gi¸ ®­îc kho¶n môc chi phÝ nµo biÕn ®éng theo chiÒu tèt (xÊu) ®Ó cã thÓ ®­a ra biÖn ph¸p cô thÓ kh¾c phôc t×nh tr¹ng l·ng phÝ chi phÝ ®Õn tõng yÕu tè ph¸t sinh ra chi phÝ. ChÝnh v× c«ng ty TNHH Ninh Thanh chØ ph©n tÝch chung chi phÝ kinh doanh trong mèi liªn hÖ víi doanh thu nªn chØ cã thÓ ®­a ra gi¶i ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ mét c¸ch chung nhÊt vÒ toµn bé chi phÝ kinh doanh ph¸t sinh trong kú kinh doanh. Do sù ®ßi hái cña c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ nãi chung, qu¶n lý chi phÝ kinh doanh nãi riªng ®ßi hái th«ng tin ®­a ra ph¶i chÝnh x¸c, chi tiÕt vµ kÞp thêi nªn bé phËn phô tr¸ch ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ cña c«ng ty ph¶i hoµn thiÖn néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh. Gi¸m ®èc c«ng ty yªu cÇu kÕ to¸n tr­ëng ph¶i hoµn thiÖn thªm néi dung ph©n tÝch sau. (1) Ph©n tÝch tæng hîp t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh theo chøc n¨ng ho¹t ®éng. (2) Ph©n tÝch chi tiÕt c¸c yÕu tè chi phÝ theo chøc n¨ng ho¹t ®éng. - Ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ mua hµng. - Ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng. - Ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. (3) Ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo quý. Gi¸m ®èc c«ng ty lµ ng­êi trùc tiÕp chØ ®¹o c«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ trong c«ng ty. Tæ chøc c«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ trong doanh nghiÖp cã ý nghÜa quan träng vµ nã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn kÕt qu¶ ph©n tÝch. Do vËy, doanh nghiÖp ph¶i tæ chøc tèt c«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®«ng kinh tÕ tõ kh©u thu thËp vµ xö lý c¸c sè liªu th«ng tin ®Õn khi tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu ph©n tÝch råi nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ ph¶i râ rµng nh÷ng mÆt tèt, mÆt ­u ®iÓm còng nh­ mÆt ch­a tèt cßn tån t¹i vµ nh÷ng nguyªn nh©n ¶nh h­ëng. Muèn vËy, c«ng ty cÇn ph©n tÝch chi tiÕt c¸c nh©n tè ¶nh h­ëng tíi chi phÝ kinh doanh ®Ó ®­a ra gi¶i ph¸p cô thÓ mµ kh¾c phôc. Hoµn thiÖn c¸c néi dung ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ nhËn xÐt. . Ph©n tÝch tæng hîp chi phÝ kinh doanh theo chøc n¨ng ho¹t ®éng. Ho¹t ®éng kinh doanh th­¬ng m¹i cã ba chøc n¨ng c¬ b¶n bao gåm: chøc n¨ng mua hµng, chøc n¨ng b¸n hµng vµ chøc n¨ng qu¶n lý. C¸c kho¶n môc chi phÝ ph¸t sinh trong kinh doanh nh­ chi phÝ mua hµng, chi phÝ b¸n hµng vµ chi phÝ qu¶n lý. Môc ®Ých cña ph©n tÝch tæng hîp chi phÝ kinh doanh theo c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng lµ ®¸nh gi¸ c¬ cÊu ph©n bæ gi÷a c¸c bé phËn chi phÝ ®Ó thÊy c¬ cÊu ®ã hîp lý hay kh«ng ®ång thêi ®¸nh gi¸ t×nh h×nh qu¶n lý sö dông chi phÝ nãi chung vµ cña tõng bé phËn chi phÝ nãi riªng qua ®ã thÊy bé phËn chi phÝ nµo qu¶n lý sö dông tèt, ch­a tèt ®Ó ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p thÝch hîp nh»m qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh tèt h¬n. §Ó ph©n tÝch tr­íc hÕt ta cÇn tÝnh tû träng cña tõng bé phËn chi phÝ trong tæng chi phÝ. TÝnh tû suÊt chi phÝ nãi chung vµ cña tõng bé phËn nãi riªng. Dïng ph­¬ng ph¸p so s¸nh ®Ó x¸c ®Þnh møc ®é biÕn ®éng vÒ sè tiÒn, tû lÖ t¨ng (gi¶m) cña chØ tiªu doanh thu, chi phÝ. §ång thêi x¸c ®Þnh sù thay ®æi vÒ tû träng vµ tû suÊt Dïng biÓu 11 cét ®Ó ph©n tÝch, d¹ng biÓu nh­ sau: BiÓu 1 Ph©n tÝch tæng hîp t×nh h×nh chi phÝ kinh doanh theo c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng §¬n vÞ: ®ång C¸c chØ tiªu N¨m 2003 N¨m 2004 So s¸nh t¨ng (gi¶m) Sè tiÒn Tû träng (%) Tû suÊt (%) Sè tiÒn Tû träng (%) Tû suÊt (%) Sè tiÒn Tû lÖ (%) Tû träng (%) Tû suÊt (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 = 5 – 2 9 = 8/2 10 = 6 – 3 11 = 7 – 4 1. Chi phÝ mua hµng 19 657 359 30,37 0,7 38 065 721 35 0,6 18 408 362 93,64 4,63 - 0,1 2. Chi phÝ b¸n hµng 5 120 519 7,91 0,18 12 087 945 7,60 0,19 6 958 626 135.89 - 0,31 0.01 3. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. 39 941 671 61,72 1,43 108 750 601 57,4 1,67 68 808 930 172,27 - 4,32 0,24 4. Tæng chi phÝ kinh doanh 64 719 549 100 2,32 158 904 267 100 2,45 94 184 718 145,53 - 0,13 5. Doanh thu 2 787 523 197 - - 6 491 156 360 - - 3 703 633 163 132,86 - - Qua b¶ng sè liÖu trªn ta thÊy tæng chi phÝ kinh doanh n¨m 2004 so víi n¨m 2003 t¨ng 94 184 718 ®ång víi tû lÖ t¨ng lµ 145.53%. Trong khi ®ã møc t¨ng cña doanh thu n¨m 2004 so víi n¨m 2003 lµ 3 703 633 163 ®ång víi tû lÖ t¨ng lµ 132.86%.Ta thÊy tû lÖ t¨ng cña chi phÝ kinh doanh lín h¬n tû lÖ t¨ng cña doanh thu. XÐt sù biÕn ®éng cña tõng kho¶n môc chi phÝ kinh doanh theo c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng ¶nh h­ëng tíi sù biÕn ®éng cña tæng chi phÝ kinh doanh, ta thÊy sù t¨ng cña chi phÝ kinh doanh lµ do c¸c nguyªn nh©n sau: Chi phÝ mua hµng t¨ng 18 408 362®ång víi tû lÖ t¨ng lµ 93,64% nh­ng tû träng chi phÝ mua hµng t¨ng 4,63% vµ tû suÊt chi phÝ mua hµng gi¶m 0,1%. Chi phÝ b¸n hµng t¨ng 6 958 626 ®ång víi tû lÖ t¨ng lµ 135.89% vµ tû suÊt chi phÝ b¸n hµng t¨ng 0.01% nh­ng tû träng chi phÝ b¸n hµng gi¶m 0.31%. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp t¨ng 68 808 930 ®ång víi tû lÖ t¨ng lµ 172,27%, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp t¨ng rÊt nhanh lµm tû suÊt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp t¨ng 0,24% nh­ng tû träng chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp gi¶m 4,32% Nh­ vËy, tæng chi phÝ kinh doanh n¨m 2004 so víi n¨m 2003 t¨ng lµ do c¶ ba kho¶n môc chi phÝ ®Òu t¨ng vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp t¨ng nhiÒu nhÊt. Qua b¶ng sè liÖu ta cã thÓ nh©n xÐt r»ng c«ng ty TNHH Ninh Thanh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh ch­a tèt v× chi phÝ kinh doanh t¨ng lªn nh­ng do c«ng ty míi thµnh lËp vµ míi ®i vµo ho¹t ®éng nªn chi phÝ kinh doanh t¨ng lªn lµ lÏ ®­¬ng nhiªn phï hîp víi quy luËt tù nhiªn. Tuy nhiªn c«ng ty cÇn ®iÒu chØnh sao cho møc t¨ng cña doanh thu lín h¬n møc t¨ng cña chi phÝ th× míi tèt. Qua b¶ng sè liÖu ta thÊy: mÆc dï chi phÝ mua hµng t¨ng nh­ng tû suÊt chi phÝ l¹i gi¶m, ®iÒu nµy lµ tèt v× chi phÝ mua hµng t¨ng ®ång nghÜa víi l­îng hµng ho¸ mua vÒ t¨ng, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp t¨ng nhanh nhÊt vµ tû lÖ t¨ng cao h¬n nhiÒu so víi tû lÖ t¨ng cña doanh thu nªn tû suÊt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp còng t¨ng. Do ®ã c«ng ty cÇn cã biÖn ph¸p gi¶m thiÓu chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. NÕu c«ng ty gi¶m ®­îc tû tû suÊt chi phÝ th× hiÖu qu¶ sö dông, qu¶n lý chi phÝ sÏ tèt h¬n. Muèn vËy, c«ng ty cÇn ®­a ra gi¶i ph¸p tèi thiÓu chi phÝ kinh doanh ®Ó gi¶m gi¸ hµng b¸n lµm t¨ng møc b¸n ra, do ®ã sÏ t¨ng doanh thu, t¨ng lîi nhuËn cho c«ng ty. §Ó gi¶m tû suÊt chi phÝ b¸n hµng c«ng ty cÇn cã kÕ ho¹ch b¸n ra phï hîp. Muèn gi¶m chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp, c«ng ty cÇn quan t©m vµ qu¶n lý sö dông tèt lùc l­îng lao ®éng cña m×nh, khuyÕn khÝch hä t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng… §Ó cã thÓ lµm râ nguyªn nh©n t¨ng, gi¶m c¸c kho¶n môc chi phÝ trªn ta cã thÓ ®i s©u ph©n tÝch chi tiÕt c¸c yÕu tè chi phÝ cho tõng chøc n¨ng ho¹t ®éng. . Ph©n tÝch chi tiÕt c¸c yÕu tè chi phÝ theo tõng chøc n¨ng ho¹t ®éng. Sau khi tiÕn hµnh ph©n tÝch tæng hîp t×nh h×nh chi phÝ theo c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng, ta tiÕn hµnh ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ theo tõng chøc n¨ng ho¹t ®éng. Nh­ chóng ta ®· biÕt, chi phÝ kinh doanh cña tõng chøc n¨ng ®Òu ®­îc tËp hîp tõ c¸c yÕu tè chi phÝ. V× vËy, ®Ó thÊy râ ®­îc nguyªn nh©n t¨ng (gi¶m) cña chi phÝ kinh doanh ta cÇn ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ kinh doanh cña tõng chøc n¨ng. Ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch ®­îc tiÕn hµnh t­¬ng tù nh­ ph©n tÝch tæng hîp chi phÝ kinh doanh theo c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng. 2.2.1. Ph©n tÝch chi phÝ mua hµng. Chi phÝ mua hµng t¹i c«ng ty bao gåm: Chi phÝ giao dÞch, ®µm ph¸n ký kÕt hîp ®ång. Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì hµng ho¸: trong chi phÝ v©n chuyÓn, bèc dì hµng ho¸ chñ yÕu lµ do c«ng ty ®i thuª ngoµi §Ó ph©n tÝch chi phÝ mua hµng tr­íc hÕt cÇn tÝnh tû träng, tû suÊt chi phÝ mua hµng còng nh­ c¸c kho¶n môc chi phÝ trong tæng chi phÝ mua hµng. Sau ®ã dïng ph­¬ng ph¸p so s¸nh ®Ó x¸c ®Þnh møc ®é t¨ng gi¶m cña tû suÊt, tû träng cña c¸c kho¶n môc chi phÝ hay tû lÖ t¨ng gi¶m cña doanh thu, chi phÝ Dïng biÓu 11 cét ®Ó ph©n tÝch chi phÝ mua hµng BiÓu 2: Ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ mua hµng §¬n vÞ: ®ång C¸c chØ tiªu N¨m 2003 N¨m 2004 So s¸nh t¨ng (gi¶m) Sè tiÒn Tû träng (%) Tû suÊt (%) Sè tiÒn Tû träng (%) Tû suÊt (%) Sè tiÒn Tû lÖ (%) Tû träng (%) Tû suÊt (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1. Chi phÝ giao dÞch ®µm ph¸n ký kÕt hîp ®ång 1 374 640 7 0,05 1 690 780 4,44 0,03 316 140 23 - 2,56 - 0,02 2. Chi phÝ vËn chuyÓn bèc xÕp hµng ho¸ (thuª ngoµi) 18 282 719 93 0,66 36 374 941 95,56 0,56 18 092 222 98,96 2,56 -0,1 3. Tæng chi phÝ mua hµng 19 657 359 100 0,7 38 065 721 100 0,6 18 408 362 93,64 - 0,1 4. Tæng doanh thu thuÇn 2 787 523 197 - - 6 491 156 360 - - 3 703 633 163 132,86 - - Qua sè liÖu ph©n tÝch ta thÊy t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ mua hµng t¹i c«ng ty lµ tèt. Dï tæng chi phÝ mua hµng n¨m 2004 t¨ng so víi n¨m 2003 lµ 18 408 362 ®ång víi tû lÖ t¨ng lµ 93,64% ®ång trong khi ®ã tæng doanh thu n¨m 2004 so víi n¨m 2003 t¨ng 3 703 633 163 ®ång víi tû lÖ t¨ng lµ 132.86%. Tû lÖ t¨ng cña doanh thu lín h¬n tû lÖ t¨ng cña chi phÝ mua hµng ®· lµm cho tû suÊt chi phÝ mua hµng gi¶m 0,1% XÐt sù biÕn ®éng cña tõng kho¶n môc chi phÝ tíi chi phÝ mua hµng ta thÊy: Chi phÝ giao dÞch ký kÕt hîp ®ång t¨ng 316 140 ®ång víi tû lÖ t¨ng lµ 23% nh­ng tû träng cña chi phÝ giao dÞch ký kÕt hîp ®ång gi¶m 2,56% vµ tû suÊt chi phÝ gi¶m 0.02%. Chi phÝ vËn chuyÓn, bèc xÕp hµng ho¸ (thuª ngoµi) n¨m 2004 so víi n¨m 2003 t¨ng 18 092 222 ®ång víi tû lÖ t¨ng lµ 98.96% nh­ng tû su©t chi phÝ vËn chuyÓn bèc xÕp hµng ho¸ (chi phÝ thuª ngoµi) gi¶m ®i 0,1% ®iÒu ®ã chøng tá c«ng ty ®· sö dông chi phÝ vËn chuyÓn bèc dì hµng ho¸ tèt h¬n. C«ng ty TNHH Ninh Thanh tuy míi thµnh lËp nh­ng ®· qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ mua hµng rÊt tèt do tû lÖ t¨ng cña doanh thu cao h¬n tû lÖ t¨ng cña chi phÝ. MÆt kh¸c, chi phÝ mua hµng cã t¨ng lªn còng lµ do l­îng hµng mua vµo t¨ng hay c«ng ty tiªu thô l­îng hµng nhiÒu h¬n vµ nh­ thÕ lµ tèt. 2.2.2 Ph©n tÝch chi phÝ b¸n hµng. Chi phÝ b¸n hµng t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh chiÕm tû träng nhá trong tæng chi phÝ kinh doanh. Tuy vËy, muèn qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh tèt th× ph¶i qu¶n lý t«t chi phÝ b¸n hµng Chi phÝ b¸n hµng t¹i c«ng ty bao gåm: Chi phÝ vËt liÖu bao b×: nã lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ vÒ vËt liÖu bao b× ®Ó bao gãi, b¶o qu¶n hµng ho¸ t¹i kho vµ trong qu¸ tr×nh b¸n hµng Chi phÝ dông cô ®å dïng: ®ã lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ mua s¾m sö dông c¸c c«ng cô ®å dïng t¹i kho hµng. Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi: chi phÝ ®iÖn n­íc phôc vô cho b¸n hµng. §Ó ph©n tÝch ta tÝnh tû träng cho tõng kho¶n môc chi phÝ trong tæng chi phÝ b¸n hµng vµ tÝnh tû suÊt chi phÝ cña tæng chi phÝ b¸n hµng nãi chung vµ tõng kho¶n môc chi phÝ nãi riªng. Sö dông c«ng thøc tÝnh tû träng, tû suÊt ®· ®Ò cËp ë trªn sau ®ã dïng ph­¬ng phÊp so s¸nh ®Ó x¸c ®Þnh møc ®é biÕn ®éng vÒ sè tiÒn tû lÖ t¨ng gi¶m c¸c chØ tiªu doanh thu, chi phÝ ®ång thêi x¸c ®Þnh sù thay ®æi vÒ tû träng vµ tû suÊt chi phÝ Qua ph©n tÝch ta rót ra nhËn xÐt ®¸nh gi¸ vÒ t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ b¸n hµng theo tõng kho¶n môc chi phÝ cã hîp lý hay kh«ng? Kho¶n chi nµo l·ng phÝ kh«ng hîp lý cÇn t×m gi¶i ph¸p kh¾c phôc. §Ó ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng ta sö dông biÓu 11 cét sau: BiÓu 3: Ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ b¸n hµng §¬n vÞ tÝnh : ®ång C¸c chØ tiªu N¨m 2003 N¨m 2004 So s¸nh t¨ng, gi¶m Sè tiÒn Tû träng (%) Tû suÊt (%) Sè tiÒn Tû trong (%) Tû suÊt (%) Sè tiÒn Tû lÖ t¨ng gi¶m (%) T¨ng gi¶m Tû träng (%) T¨ng gi¶m tû suÊt (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CP vËt liÖu bao b× 1 370 109 26,76 0,05 2 817 524 23,32 0,043 1 447 415 105,64 -3,44 -0,007 Cp dông cô ®å dïng 1 250 197 24,42 0,05 2 271 905 18,65 0,035 1021 708 81,72 -5,77 -0,015 CP dÞch vô mua ngoµi 2 500 213 48,82 0,09 6 989 516 57.86 0,11 4 489 303 179,56 9,04 0,02 Tæng chi phÝ 5 120 519 100 0,18 12 078 945 100 0,19 6 958 426 135,89 0,01 Tæng doanh thu 2 787 523 197 6 491 156 36 3 703 633 163 132,86 NhËn xÐt: C¨n cø vµo sè liÖu biÓu 3 ta cã nhËn xÐt sau : Tæng chi phÝ b¸n hµng t¨ng 6 958 426(®ång) víi tû lÖ t¨ng lµ 135,89% trong khi doanh thu t¨ng 3 703 633 163(®ång) víi tû lÖ t¨ng lµ 132,86%, tû lÖ t¨ng chi phÝ lín h¬n tû lÖ t¨ng cña doanh thu dÉn ®Õn tû suÊt chi phÝ b¸n hµng t¨ng 0,01% ®iÒu nµy ®¸nh gi¸ chung lµ ch­a tèt. Nh­ng c«ng ty TNHH Ninh Thanh míi thµnh lËp nªn chi phÝ t¨ng lµ hîp lý mÆt kh¸c khi c«ng ty ®Èy m¹nh kÕ ho¹ch b¸n ra lµm t¨ng chi phÝ b¸n hµng, Chi phÝ b¸n hµng t¨ng do ¶nh h­ëng cña c¸c nh©n tè sau : Chi phÝ v©t liÖu bao b× t¨ng 1 447 415 víi tû lÖ t¨ng lµ 105,64% nh­ng tû träng gi¶m 3,44% vµ tû suÊt chi phÝ vËt liÖu bao b× gi¶m 0,007%. Chi phÝ dông cô ®å dïng t¨ng 1 021 708 víi tû lÖ t¨ng lµ 81,72% nh­ng tû träng gi¶m 5,77% vµ tû suÊt gi¶m 0,015% Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi t¨ng 4 489 303(®ång) víi tû lÖ t¨ng lµ 179,56% lµm cho tû träng t¨ng 9,04% vµ tû suÊt t¨ng 0,2% Chi phÝ b¸n hµng t¨ng chñ yÕu lµ do chi phÝ dÞch vô mua ngoµi t¨ng, nguyªn nh©n chñ yÕu t¨ng kho¶n môc chi phÝ lµ do c«ng ty míi ®i vµo ho¹t ®éng nªn cÇn ®Çu t­ nhiÒu h¬n do ®ã chi phÝ t¨ng nhanh. Tuy nhiªn c«ng ty cÇn ®iÒu chØnh cho møc t¨ng chi phÝ nhá h¬n møc t¨ng cña doanh thu th× míi tèt. Qua ph©n tÝch chóng ta cÇn t×m ra nguyªn nh©n lµm t¨ng chi phÝ vµ t×m biªn ph¸p kh¾c phôc nh­: CÇn tiÕt kiÖm h¬n chi phÝ dÞch vô mua ngoµi nh­ tiÒn ®iÖn, ®iÖn tho¹i…. 2.2.3. Ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. T¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh, chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ kinh doanh. Muèn tiÕt kiÖm chi phÝ kinh doanh th× c«ng ty ph¶i tiÕt kiÖm chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy ®Ó tiÕt kiÖm chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp th× c«ng ty ph¶i ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. NÕu kh«ng tiÕn hµnh hoµn thiÖn néi dung ph©n tÝch nµy c¸n bé l·nh ®¹o c«ng ty khã cã thÓ nhËn xÐt ®¸nh gi¸ t×nh h×nh qu¶n lý vµ sñ dông chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ®ång thêi còng khã cã thÓ chØ ra nh÷ng mÆt cßn tån t¹i nh÷ng kho¶n chi hîp lý, bÊt hîp lý vµ ®­a ra nh÷ng ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i còng nh­ kh«ng thÓ ®Ò ra nh÷ng gi¶i ph¸p tiÕt kiªm chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp t¹i c«ng ty bao gåm: Chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý: §ã lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ tiÒn l­¬ng, phô cÊp vµ c¸c kho¶n b¶o hiÓm cho nh©n viªn, c¸n bé qu¶n lý nh­: Ban gi¸m ®èc, c¸n bé, nh©n viªn phßng ban… Chi phÝ ®å dïng v¨n phßng: §ã lµ nh÷ng kho¶n chi phÝ mua s¾m c¸c c«ng cô, ®å dïng cho c«ng t¸c v¨n phßng nh­: M¸y tÝnh, m¸y ®iÖn tho¹i, m¸y ®Õm tiÒn, m¸y kiÓm tra tiÒn… C¸c kho¶n thuÕ, phÝ, lÖ phÝ: §©y lµ nh÷ng kho¶n chi nh­ phÝ ng©n hµng vµ nép c¸c lo¹i thuÕ nh­ thuÕ nhµ ®Êt, thuÕ m«n bµi… Chi phÝ dich vô mua ngoµi: Lµ c¸c kho¶n chi phÝ ®iÖn tho¹i, ®iÖn n­íc. ®iÖn tÝn, fax … Ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch vµ d¹ng b¶ng biÓu gièng nh­ trong ph©n tÝch tæng hîp chi phÝ kinh doanh theo c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng vµ ph©n tÝch chi tiÕt c¸c kho¶n môc chi phÝ ë c¸c néi dung trªn. §Ó tiÕn hµnh ph©n tÝch ta cã thÓ tiÕn hµnh theo c¸c b­íc sau: TÝnh tû träng, tû suÊt chi phÝ cña chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp theo tõng kho¶n môc. Sau ®ã, tiÕn hµnh so s¸nh sù t¨ng gi¶m cña tõng kho¶n môc chi phÝ gi÷a n¨m 2004 vµ n¨m 2003. §ång thêi so s¸nh sù t¨ng gi¶m cña doanh thu vµ chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp. Tõ ®ã nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ vÒ t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp nãi chung vµ theo tõng kho¶n môc chi phÝ nãi riªng cã hîp lý hay kh«ng. Th«ng qua b¶ng biÓu ph©n tÝch cã thÓ ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ qu¶n lý vµ xö lý c¸c tr­êng hîp l·ng phÝ. §Ó ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ta sö dông b¶ng biÓu 11 cét, d¹ng biÓu nh­ sau: BiÓu 4: Ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp §¬n vÞ tÝnh: ®ång C¸c chØ tiªu N¨m 2003 N¨m 2004 So s¸nh t¨ng gi¶m Sè tiÒn Tû träng (%) Tû suÊt (%) Sè tiÒn Tû träng (%) Tû suÊt (%) Sè tiÒn Tû lÖ (%) Tû trong (%) Tû suÊt (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CF nh©n viªn qu¶n lý 21 493 437 53,81 0,77 62 849 962 57,79 0,97 41 356 525 192,41 3,98 0,2 CF ®å ®ung v¨n phßng 4 284 466 10,73 0,154 11 984 478 11,02 0,185 7 700 012 179,71 0,29 0,031 CF ®iÖn tho¹i ®iÖn n­íc SH 4 006 446 10,03 0,144 9 416 122 8,66 0,145 5 409 656 135,02 -1,37 0,001 - §iÖn tho¹i 2 841 400 7,11 0,102 6 070 612 5,58 0,094 3 229 212 113,65 -1,23 -0,008 - §iÖn n­íc SH 1 525 046 3,82 0,055 3 345 510 3,08 0,052 1 820 464 119,37 -0,74 -0,003 C¸c kho¶n thuÕ phÝ lÖ phÝ 1000 000 2,5 0,036 2 188 000 2,01 0,034 1 188 000 118,8 -0,49 -0,002 CFdÞch vô mua ngoµi 7 947 322 19,9 0,285 21 097 125 19,4 0,325 13 149 803 165,46 - 0,5 0,04 CF kh¸c 850 000 2,13 0,03 1 223 914 1,13 0,019 373 914 43,99 -1 -0,011 Tæng CF qu¶n lý DN 39 941 671 100 1,43 108 750 601 100 1,67 68 808 930 172,27 0,24 Tæng doanh thu thuÇn 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86 C¨n cø vµo sè liÖu ph©n tÝch ta cã nhËn xÐt: tæng chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp t¨ng 68 808 930(§) víi tû lÖ t¨ng lµ 172,27% trong khi tæng doanh thu t¨ng 3 703 633 163 (®) víi møc t¨ng lµ 132,86% tû lÖ t¨ng cña chi phÝ qu¶n lý lín h¬n tû lÖ t¨ng doanh thu dÉn ®Õn tû suÊt chi phÝ qu¶n lý t¨ng 0,24% lµ ch­a tèt, chi phÝ qu¶n lý t¨ng lµ do c¸c nh©n tè ¶nh h­ëng sau: Chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý t¨ng 41 356 525(§) víi tû lÖ t¨ng lµ 192,41(%). Chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý t¨ng nhanh lµm cho tû träng vµ tû suÊt chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý t¨ng. Chi phÝ ®å dïng v¨n phßng t¨ng 7 700 012(§) víi tû lÖ t¨ng lµ 179,71% kÐo theo ®ã lµ tû träng vµ tû suÊt chi phÝ ®å dïng v¨n phßng t¨ng C¸c kho¶n thuÕ, phÝ, lÖ phÝ t¨ng 1 188 000(®) víi tû lÖ t¨ng lµ 118,8% nh­ng tû träng gi¶m 0,49% vµ tû suÊt gi¶m 0,002% nh­ thÕ lµ tèt. Chi phÝ dÞch vô mua ngoµi t¨ng 13 149 803 víi tû lÖ t¨ng lµ 165,46%, tû träng vµ tû suÊt còng t¨ng. Chi phÝ ®iÖn tho¹i, ®iÖn n­íc sinh ho¹t t¨ng 5 409 656(®0 víi tû lÖ t¨ng lµ 135,02% nh­ng tû träng chi phÝ gi¶m 1,44% vµ tû suÊt t¨ng 0,001%. + Chi phÝ ®iÖn tho¹i t¨ng 3 229 212(®) víi tû lÖ t¨ng lµ 113,65% nh­ng tû träng vµ tû suÊt chi phÝ ®iÖn tho¹i gi¶m hay c«ng ty ®· tiÕt kiÖm t­¬ng ®èi chi phÝ ®iÖn tho¹i . + §iÖn n­íc sinh ho¹t t¨ng 1 820 464 (®) víi tû lÖ t¨ng lµ 119,37% nh­ng tû träng vµ tû suÊt chi phÝ ®iÖn n­íc sinh ho¹t gi¶m do c«ng ty ®· tiÕt kiÖm t­¬ng ®èi chi phÝ ®iÖn, ®iÖn n­íc sinh ho¹t. Chi phÝ kh¸c t¨ng 373 914 (®) víi tû lÖ t¨ng lµ 43,99% nh­ng tû träng vµ tû suÊt chi phÝ kh¸c gi¶m hay c«ng ty ®· tiÕt kiÖm t­¬ng ®èi chi phÝ kh¸c. Nh×n chung c«ng ty qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ qu¶n lý ch­a tèt, chi phÝ nh©n viªn qu¶n lý vµ chi phÝ dÞch vô mua ngoµi cßn t¨ng qu¸ lín, c«ng ty cÇn ®iÒu chØnh vµ qu¶n lý chi phÝ nh©n viªn, chi phÝ dÞch vô mua ngoµi hîp lý sao cho møc t¨ng cña chi phÝ nhá h¬n møc t¨ng cña doanh thu th× míi tèt. 2.2.4. Ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo quý. §Ó ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh c«ng ty kh«ng thÓ kh«ng ®¸nh gi¸ chi phÝ kinh doanh theo quý. T¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh chi phÝ kinh doanh còng nh­ kÕt qu¶ kinh doanh diÔn ra kh«ng ®ång ®Òu ë c¸c quý. ChÝnh v× vËy c«ng ty muèn ®¹t ®­îc kÕ ho¹ch ®Ò ra th× tr­íc hÕt c¸n bé qu¶n lý c«ng ty ph¶i x©y dùng kÕ ho¹ch kinh doanh theo quý ®Ó cã kÕ ho¹ch ®iÒu chØnh phï hîp th× c«ng ty ph¶i ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo quý. Khi ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo quý nhµ l·nh ®¹o c«ng ty míi thÊy ®­îc t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh ë quý nµo lµ tèt, quý nµo ch­a tèt ®ång thêi t×m ra nguyªn nh©n ¶nh h­ëng vµ ®Ò ra gi¶i ph¸p thÝch hîp kh¾c phôc t×nh tr¹ng ®ã. Tõ c¸c chØ tiªu doanh thu, chi phÝ ta tÝnh tû suÊt chi phÝ cña toµn doanh nghiÖp nãi chung vµ cña tõng quý nãi riªng, sau ®ã tÝnh c¸c chØ tiªu sau: +Tû lÖ t¨ng gi¶m doanh thu. +Tû lÖ t¨ng gi¶m chi phÝ. + Møc ®é t¨ng gi¶m tû suÊt chi phÝ. +Tèc ®é t¨ng gi¶m tû suÊt chi phÝ. +Møc tiÕt kiÖm (l·ng phÝ) chi phÝ. Sau ®ã dïng ph­¬ng ph¸p so s¸nh ®Ó so s¸nh c¸c chØ tiªu trªn gi÷a c¸c quý víi nhau vµ ®­a ra ®¸nh gi¸ nhËn xÐt ®ång thêi cã thÓ ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p tiÕt kiÖm chi phÝ kinh doanh. §Ó ph©n tÝch t×nh h×nh chi phÝ kinh doanh theo c¸c quý ta sö dông biÓu 12 cét, d¹ng biÓu nh­ sau. BiÓu 5: Ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo quý §¬n vÞ: ®ång Quý Doanh thu(M) Chi phÝ (F) Tû lÖ M(%) Tû lÖ F(%) Tû suÊt chi phÝ (F’) ∆F’% TF’% U N¨m 2003 N¨m 2004 N¨m 2003 N¨m 2004 N¨m 2003 N¨m 2004 I 520 050 100 1 200 535 656 18 519 400 45 978 114 130,85 148,27 3,56 3,83 0,27 7,58 3 241 446 II 685 123 097 1 544 678 535 15 700 129 38 385 455 125,46 144,49 2,29 2,49 0,2 8,73 3 089 357 III 780 000 000 1 872 294 449 16 200 000 40 556 700 140,04 150,35 2,08 2,17 0,09 4,33 1 685 065 IV 802 350 000 1 873 647 720 14 300 020 33 983 998 133,52 137,65 1,78 1,72 -0,06 -3,37 -1 124 189 C¶ n¨m 2 787 523 197 6 491 156 360 64 719 549 158 904 267 132,86 145,53 2,32 2,45 0,13 5,60 8 438 503 C¨n cø vµo sè liÖu trong b¶ng ta thÊy: T×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty lµ ch­a ®­îc tèt. Chi phÝ kinh doanh t¨ng vµ tæng doanh thu t¨ng nh­ng møc t¨ng cña chi phÝ kinh doanh lín h¬n møc t¨ng cña doanh thu, cô thÓ lµ tû su©t chi phÝ kinh doanh n¨m 2004 so víi n¨m 2003 t¨ng 0,13% víi tû lÖ t¨ng lµ 5,60% lµm cho c¶ n¨m c«ng ty l·ng phÝ mét kho¶n chi phÝ lµ 8 438 503 9(®). Do c«ng ty TNHH Ninh Thanh míi thµnh lËp vµ ®i vµo ho¹t ®éng nªn chi phÝ kinh doanh t¨ng nhanh cã thÓ chÊp nhËn ®­îc. §i s©u nghiªn cøu sù biÕn ®éng cña chi phÝ kinh doanh theo quý: - Quý 1: Tû suÊt chi phÝ kinh doanh quý 1 n¨m 2004 so víi n¨m 2003 t¨ng 0,27% víi tèc ®é t¨ng lµ 7,58% nªn c«ng ty ®· sö dông l·ng phÝ mét kho¶n chi phÝ lµ 3 241 446 (§) nh­ng doanh thu quý 1 t¨ng víi tû lÖ t¨ng lµ 130,85% còng lµ mét ®iÒu tèt. - Quý 2: Tû suÊt chi phÝ n¨m 2004 so víi n¨m 2003 t¨ng 0,2% víi tèc ®é t¨ng lµ 8,73% nªn c«ng ty ®· sö dông l·ng phÝ mét kho¶n chi phÝ lµ 3 089 357 (®) ®ång thêi tû lÖ t¨ng doanh thu lµ 125,46% nh­ thÕ lµ tèt. - Quý 3: Tû suÊt chi phÝ kinh doanh n¨m 2004 so víi n¨m 2003 t¨ng 0,09% víi tèc ®é t¨ng lµ 4,33% nªn c«ng ty ®· sö dông l·ng phÝ mét kho¶n chi phÝ lµ 1 685 065(®) ®ång thêi tû lÖ t¨ng doanh thu lµ 140,04%. Ta thÊy tû lÖ t¨ng chi phÝ ®· nhá h¬n vµ tèc ®é t¨ng chi phÝ còng chËm dÇn so víi quý 1 vµ quý 2 cã thÓ nãi c«ng ty sö dông chi phÝ ngµy cµng hiÖu qu¶ h¬n. - Quý 4: Tû suÊt chi phÝ kinh doanh quý 4 n¨m 2004 so víi n¨m 2003 gi¶m ®i lµ 0,06% víi tèc ®é gi¶m lµ 3,37% nªn c«ng ty ®· tiÕt kiÖm ®­îc mét kho¶n chi phÝ lµ 1 124 189(®) nh­ng tû lÖ t¨ng doanh thu chØ ®¹t 137,65% Nh­ vËy ta cã thÓ nãi r»ng quý 3 vµ quý 4 c«ng ty ®· qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh tèt h¬n ®Æc biÖt lµ quý 4 c«ng ty ®· tiÕt kiÖm ®ù¬c mét kho¶n chi phÝ lµ 1 124 189 (§). Do ®ã c«ng ty TNHH Ninh Thanh cÇn ph¶i x©y dùng kÕ ho¹ch chi phÝ kinh doanh ®Ó ®¶m b¶o kinh doanh cã hiÖu qu¶ h¬n trong tõng quý. Chi phÝ kinh doanh cña c«ng ty cã thÓ t¨ng lªn nh­ng ph¶i ®¶m b¶o møc t¨ng cña doanh thu lín h¬n møc t¨ng cña chi phÝ, ®ång thêi ph¶i tiÕt kiÖm chi phÝ kh«ng l·ng phÝ nh÷ng kho¶n chi kh«ng hîp lý. 2.2.5. Ph©n tÝch kho¶n môc chi phÝ chñ yÕu Trong c¸c kho¶n môc chi phÝ kinh doanh, cã mét sè kho¶n môc chiÕm tû träng lín th­êng xuyªn ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp nh­ chi phÝ tr¶ l·i tiÒn vay vµ chi phÝ tiÒn l­¬ng. Chi phÝ tr¶ l·i tiÒn vay lµ kho¶n tiÒn mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho ng­êi cho vay vÒ viÖc vay vèn. Nh­ng c«ng ty TNHH Ninh Thanh chØ sö dôn kho¶n vèn cña m×nh ®Ó kinh doanh nªn kh«ng cã chi phÝ tr¶ l·i tiÒn vay nªn kh«ng cÇn ph©n tÝch. Chi phÝ tiÒn l­¬ng lµ kho¶n tiÒn mµ doanh nghiÖp ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn c¨n cø vµo sè l­îng, tÝnh chÊt vµ hiÖu qu¶ cña c«ng viÖc mµ ng­êi lao ®éng ®¶m nhËn. Chi phÝ tiÒn l­¬ng lµ mét kho¶n chi phÝ chiÕm tû träng t­¬ng ®èi lín trong tæng chi phÝ kinh doanh cña doanh nghiÖp do ®ã viÖc qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ tiÒn l­¬ng cã ý nghÜa rÊt quan träng. Nã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn viÖc thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô kinh doanh vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ. Sö dông quÜ l­¬ng hîp lý sÏ gãp phÇn kÝch thÝch ng­êi lao ®éng t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, t¨ng doanh sè b¸n ra, t¨ng chÊt l­îng c«ng viÖc vµ tiÕt kiÖm chi phÝ cho doanh nghiÖp. Sö dông quÜ l­¬ng hîp lý lµ võa ph¶i ®¶m b¶o lîi Ých cña doanh nghiÖp ®ång thêi ®¶m b¶o lîi Ých cña ng­êi lao ®éng tøc lµ ®¶m b¶o c¸c ®iÒu kiÖn sau: Tæng quü l­¬ng cã thÓ t¨ng nh­ng ph¶i trªn c¬ së t¨ng doanh thu vµ tû lÖ t¨ng doanh thu ph¶i lín h¬n tû lÖ t¨ng cña quÜ l­¬ng, tû suÊt chi phÝ tiÒn l­¬ng ph¶i gi¶ . Møc l­¬ng b×nh qu©n t¨ng nh­ng ph¶i trªn c¬ së t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng vµ tû lÖ t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng lín h¬n tû lÖ t¨ng cña møc l­¬ng b×nh qu©n. BÊt kú mét doanh nghiÖp nµo dï lín hay nhá còng ph¶i tr¶ l­¬ng cho nh©n viªn vµ chi phÝ tiÒn l­¬ng th­êng chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ kinh doanh nªn viÖc ph©n tÝch chi phÝ tiÒn l­¬ng cµng trë lªn cÇn thiÕt. T¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh kh«ng cã lao ®éng trùc tiÕp mµ chØ cã lao ®éng gi¸n tiÕp nªn chi phÝ tiÒn l­¬ng chØ lµ chi phÝ l­¬ng nh©n viªn qu¶n lý do ®ã chi phÝ tiÒn l­¬ng cho nh©n viªn qu¶n lý chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ kinh doanh. Ph©n tÝch chi phÝ tiÒn l­¬ng bao gåm ph©n tÝch chung t×nh h×nh chi phÝ tiÒn l­¬ng vµ ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn chi phÝ tiÒn l­¬ng. Ph©n tÝch chung Môc ®Ých: Ph©n tÝch chung t×nh h×nh chi phÝ tiÒn l­¬ng nh»m nhËn thøc mét c¸ch kh¸i qu¸t, toµn diÖn t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu chi phÝ tiÒn l­¬ng t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh. §Ó ph©n tÝch ta sö ph­¬ng ph¸p so s¸nh ®Ó x¸c ®Þnh sù t¨ng gi¶m vÒ sè tiÒn, tû lÖ cña tæng quü l­¬ng k× gèc so víi k× nghiªn cøu vµ doanh thu cña hai k× ®ã ®Ó ®¸nh gi¸ xem tæng doanh thu vµ tæng quü l­¬ng ®· sö dông hîp lý ch­a ®ång thêi ®­a ra nh÷ng chÝnh s¸ch, biÖn ph¸p thÝch hîp ®Ó khÆc phôc nh÷ng ®iÓm tån t¹i bÊt hîp lý trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ sö dông quü l­¬ng. §Ó ph©n tÝch chung chi phÝ tiÒn l­¬ng ta sö dông c¸c chØ tiªu sau: + Tæng quü l­¬ng + Tæng lao ®éng + Tæng doanh thu + N¨ng suÊt lao ®éng b×nh qu©n ng­êi /th¸ng: ®­îc x¸c ®Þnh b»ng c«ng thøc: W = M T Víi W: n¨ng suÊt lao ®éng b×nh qu©n M: Doanh thu T: Tæng sè lao ®éng + Møc l­¬ng b×nh qu©n ng­êi/th¸ng Møc l­¬ng b×nh qu©n ng­êi / th¸ng = T«ng quü l­¬ng Tæng lao ®éng*12 + Tû suÊt chi phÝ tiÒn l­¬ng Tû suÊt chi phÝ tiÒn l­¬ng = T«ng quü l­¬ng * 100 Tæng doanh thu + Møc ®é t¨ng gi¶m tû suÊt chi phÝ + Tèc ®é t¨ng gi¶m tû su¨t chi phÝ + møc tiÕt kiÖm (l·ng phÝ) C«ng thøc x¸c ®Þnh møc ®é t¨ng gi¶m tû suÊt chi phÝ, tèc ®é t¨ng gi¶m tû suÊt chi phÝ, møc tiÕt kiÖm (l·ng phÝ) ®· ®­îc ®Ò cËp ë trªn. Ph©n tÝch chung t×nh h×nh chi phÝ tiÒn l­¬ng C¸c chØ tiªu N¨m 2003 N¨m 2004 So s¸nh t¨ng gi¶m Chªnh lÖch Tû lÖ 1. Tæng chi phÝ tiÒn l­¬ng 21 493 437 62 849 962 41 356 525 192,41 2. Tæng doanh thu 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86 3. Tæng lao ®éng 3 6 3 100 4. Møc l­¬ng b×nh qu©n ng­êi/th¸ng 597 040 872 916 275 876 46,21 5. N¨ng suÊt lao ®éng b×nh qu©n ng­êi/th¸ng 77 431 200 90 154 950 12 723 750 16,43 6. Tû suÊt chi phÝ tiÒn l­¬ng 0,77 0,97 7. Møc ®é t¨ng gi¶m tû suÊt chi phÝ tiÒn l­¬ng +0,2 8. Tèc ®é t¨ng gi¶m tû suÊt chi phÝ tiÒn l­¬ng 25,97 9. Møc tiÕt kiÖm (l·ng phÝ) chi phÝ tiÒn l­¬ng 12 982 312,72 C¨n cø vµo sè liÖu trªn biÓu sè 6 ta thÊy tæng quü l­¬ng cña c«ng ty TNHH Ninh Thanh n¨m 2004 so víi 2003 t¨ng 41 356 525 (§) víi tû lÖ t¨ng lµ 192,41% trong khi tæng doanh thu t¨ng 3 703 633 163 (§) víi tû lÖ t¨ng lµ 132,86%. Tû lÖ t¨ng cña quü l­¬ng lín h¬n tû lÖ t¨ng cña doanh thu, dÉn ®Õn tû suÊt chi phÝ tiÒn l­¬ng t¨ng 0,2%. Nh×n vµo tû suÊt chi phÝ tiÒn l­¬ng t¨ng ta cã thÓ ®¸nh gi¸ c«ng ty sö dông quü l­¬ng ch­a hîp lý. Do c«ng ty míi thµnh lËp nªn chi phÝ tiÒn l­¬ng t¨ng cã thÓ chÊp nhËn ®­îc. Tæng quü l­¬ng t¨ng lµ do: Tæng sè lao ®éng n¨m 2004 so víi 2003 t¨ng 3 ng­êi. Møc l­¬ng b×nh qu©n ng­êi/th¸ng t¨ng 275 876 (§) víi tû lÖ t¨ng lµ 46,21%. N¨ng suÊt lao ®éng b×nh qu©n ng­êi/th¸ng t¨ng 12 723 750 (§) víi tû lÖ t¨ng16,43%. Tuy c«ng ty ®· l·ng phÝ 12 982 312,72 (§) nh­ng chi phÝ tiÒn l­¬ng t¨ng trªn c¬ së møc l­¬ng b×nh qu©n t¨ng vµ n¨ng suÊt lao ®éng b×nh qu©n t¨ng, nh­ thÕ ta cã thÓ ®¸nh gi¸ c«ng ty sö dông quü l­¬ng tèt. Tuy nhiªn ®Ó ®¸nh gi¸ chÝnh x¸c h¬n t×nh h×nh t¨ng quü tiÒn l­¬ng cña c«ng ty TNHH Ninh Thanh ta cÇn ph¶i ®i s©u ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn t×nh h×nh t¨ng gi¶m quü l­¬ng. Ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn chi phÝ tiÒn l­¬ng. Do ®Æc ®iÓm kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i kh¸c nhau nªn h×nh thøc tr¶ l­¬ng t¹i c¸c doanh nghiÖp còng kh¸c nhau. ChÝnh v× vËy mµ ta cÇn xem xÐt h×nh thøc tr¶ l­¬ng t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh ®Ó cã thÓ x¸c ®Þnh ®­îc nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn sù biÕn ®éng cña tæng quü l­¬ng. C«ng ty chØ tr¶ l­¬ng cho nh©n viªn qu¶n lý (lao ®éng gi¸n tiÕp) nªn ¸p dông h×nh thøc tr¶ l­¬ng theo thêi gian. Tæng quü l­¬ng = Sè lao ®éng trong doanh nghiÖp * Thêi gian lao ®éng trong n¨m/th¸ng * Møc l­¬ng b×nh qu©n Khi ph©n tÝch nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn t×nh h×nh t¨ng gi¶m quü l­¬ng ta sö dông ph­¬ng ph¸p thay thÕ liªn hoµn ®Ó tÝnh ¶nh h­ëng cña sè lao ®éng vµ møc l­¬ng b×nh qu©n ng­êi/th¸ng ®Õn tæng quü l­¬ng. §Ó ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn tæng quü l­¬ng ta sö dông biÓu 5 cét Ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn quü l­¬ng thêi gian C¸c chØ tiªu N¨m 2003 N¨m 2004 So s¸nh t¨ng gi¶m Chªnh lÖch Tû lÖ 1 2 3 4 5 1. Tæng quü l­¬ng 21 493 437 62 849 962 41 356 525 192,41 2. Tæng lao ®éng 3 6 3 100 3. Møc l­¬ng b×nh qu©n ng­êi/th¸ng 597 040 872 916 275 876 46,21 C¨n cø vµo biÓu 7 ta thÊy tæng quü tiÒn l­¬ng n¨m 2003 = 3*12*597 040 = 21 493 437 (§) Tæng quü l­¬ng n¨m 2004 = 6*12*872 916 = 62 849 962 (§) Tæng quü l­¬ng n¨m 2004 so víi n¨m 2003 t¨ng lµ 41 356 525 (§) víi tû lÖ t¨ng lµ 192,41%. C¸c nh©n tè ¶nh h­ëng lµm t¨ng quü l­¬ng: Do sè lao ®éng thay ®æi lµm ¶nh h­ëng ®Õn quü l­¬ng lµ: 6*12*597 040 – 3*12*597 040 = 21 493 437 Do sè lao ®éng cña c«ng ty t¨ng 3 ng­êi lµm chi phÝ tiÒn l­¬ng t¨ng lªn 21 493 437 (§) - Møc l­¬ng b×nh qu©n thay ®æi lµm ¶nh h­ëng ®Õn quü l­¬ng lµ: (6*12*872 916) – (6*12*597 040) = 19 863 072 (§). Do møc l­¬ng b×nh qu©n ng­êi/th¸ng t¨ng 275 876 (§) ¶nh h­ëng t¨ng quü l­¬ng lµ 19 863 072 (§). Tæng quü l­¬ng cña c«ng ty t¨ng lªn trªn c¬ së doanh thu t¨ng vµ møc l­¬ng b×nh qu©n t¨ng ta cã thÓ ®¸nh gi¸ c«ng ty ®· sö dông quü l­¬ng hîp lý. Tuy nhiªn c«ng ty nªn ®iÒu chØnh sao cho møc t¨ng cña doanh thu lín h¬n møc t¨ng cña chi phÝ tiÒn l­¬ng th× tèt h¬n. KÕt luËn Trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ thÞ tr­êng, c¸c chñ thÓ kinh tÕ ®Òu mong muèn t×m kiÕm c¸c lîi Ých kinh tÕ cho m×nh víi møc cao nhÊt trong giíi h¹n cã thÓ còng chÝnh v× vËy hä lu«n t×m mäi c¸ch ®Ó cã nh÷ng ­u thÕ ®Æc quyÒn kÓ c¶ viÖc lo¹i ®èi thñ c¹nh tranh. ThÞ tr­êng ®ång nghÜa víi sù biÕn ®éng vèn cã theo chiÒu h­íng kh¸c nhau mµ tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp ®Òu ph¶i høng chÞu. Sù biÕn ®éng cña thÞ tr­êng còng cã thÓ lµ nh÷ng c¬ héi, lµ tiÒn ®Ò cho sù t¨ng tr­ëng cña doanh nghiÖp. Ng­îc l¹i sù biÕn ®éng cña thÞ tr­êng còng cã thÓ lµ th¸ch thøc, lµ rñi ro thÊt b¹i dÉn ®Õn ph¸ s¶n kh«ng Ýt c¸c doanh nghiÖp. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i cã sù chuÈn bÞ chu ®¸o, ph¶i cã c¸c quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n, c¸c gi¶i ph¸p phï hîp víi nh÷ng biÕn cè thö th¸ch cña c¬ chÕ thÞ tr­êng. Mét trong nh÷ng vÊn ®Ò ®­îc ®Æt ra ®èi víi mäi doanh nghiÖp lµ qu¶n lý vµ sö dông hiÖu qu¶ chi phÝ ®Æc biÖt ®èi víi doanh nghiÖp th­¬ng m¹i lµ qu¶n lý chi phÝ kinh doanh . Khi mµ cung cÇu thÞ tr­êng quyÕt ®Þnh gi¸ b¸n hµng ho¸ th× c¸ch lùa chän duy nhÊt cña doanh nghiÖp lµ lµm thÕ nµo ®Ó kh«ng g©y l·ng phÝ chi phÝ kinh doanh? Lµm thÕ nµo ®Ó h¹ thÊp chi phÝ kinh doanh, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh trªn thÞ tr­êng vµ t¨ng doanh thu tèi ®a ho¸ lîi nhuËn lµ ®iÒu mµ c¸c nhµ qu¶n lý lu«n quan t©m. Do ®ã doanh nghiÖp cÇn n¾m ®Çy ®ñ th«ng tin míi cã thÓ ®¸nh gi¸ ®óng ®¾n chÝnh x¸c t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy, viÖc ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh cµng tá râ vai trß quan träng cña nã trong viÖc gióp nhµ qu¶n trÞ ®­a ra ®­îc c¸c quyÕt ®Þnh hîp lý ®èi víi ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Thùc tÕ cho thÊy c«ng t¸c ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh ®· ®¸nh gi¸ ®­îc tæng qu¸t t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh trong mèi liªn hÖ víi doanh thu. Víi ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n trÎ cã tr×nh ®é, cã n¨ng lùc vµ tÝnh n¨ng ®éng s¸ng t¹o ch¾c ch¾n c«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ nãi chung vµ c«ng t¸c ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh nãi riªng t¹i c«ng ty sÏ ngµy cµng hoµn thiÖn ®¸p øng nhu cÇu th«ng tin ngµy cµng cao cña nhµ l·nh ®¹o c«ng ty còng nh­ c¬ chÕ thÞ tr­êng. Nh÷ng vÊn ®Ò ®­îc nªu trong luËn v¨n hoµn toµn phï hîp víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña c«ng ty vµ nh÷ng ý kiÕn ®Ò xuÊt cña em ®­a ra trong b¶n luËn v¨n kh«ng n»m ngoµi môc ®Ých gãp phÇn h¹ thÊp chi phÝ kinh doanh, h¹n chÕ l·ng phÝ chi phÝ . Víi kiÕn thøc ®· häc cßn Ýt ái, kh¶ n¨ng nghiªn cøu thùc tÕ cßn cã h¹n, do ®ã b¶n luËn v¨n cña em kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng sai sãt nhÊt ®Þnh. Em rÊt mong ®­îc sù xem xÐt, ®¸nh gi¸ vµ chØ b¶o cña thÇy c« gi¸o. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n vµ ®Æc biÖt lµ göi lêi c¶m ¬n s©u s¾c tíi thÇy gi¸o: tiÕn sÜ NguyÔn Quang Hïng ®· h­íng dÉn em hoµn thµnh b¶n luËn v¨n nµy. Hµ Néi, ngµy 10 th¸ng 6 n¨m 2005 Sinh viªn: NguyÔn ThÞ Ng¸t Môc lôc Lêi më ®Çu Ch­¬ng I: Nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn chung vÒ chi phÝ kinh doanh vµ ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh 3 I. Kh¸i niÖm, ph©n lo¹i vµ vai trß cña chi phÝ kinh doanh. 3 1. Kh¸i niÖm chi phÝ kinh doanh 3 2. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh 4 2.1. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh c¨n cø vµo b¶n chÊt kinh tÕ cu¶ chi phÝ 4 2.2. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh c¨n cø vµo møc ®é tham gia vµo c¸c ho¹t ®éng kinh doanh 4 2.3. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh c¨n cø vµo tÝnh chÊt biÕn ®æi chi phÝ 4 2.4. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh theo chøc n¨ng ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp 5 2.5. Ph©n lo¹i chi phÝ kinh doanh c¨n cø vµo néi dung kinh tÕ vµ yªu cÇu h¹ch to¸n 5 3. Vai trß cña chi phÝ kinh doanh 6 II. ý nghÜa cña cña viÖc ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh 7 1. ý nghÜa cña viÖc ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh ®èi víi c«ng t¸c qu¶n lý 7 2. C¸c nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn sù biÕn ®éng chi phÝ kinh doanh 8 2.1. C¸c nh©n tè kh¸ch quan ¶nh h­ëng ®Õn chi phÝ kinh doanh 8 2.1.1. ¶nh h­ëng cña nh©n tè gi¸ c¶ ®Õn chi phÝ kinh doanh 8 2.1.2. ¶nh h­ëng cña c¸c nh©n tè kh¸c nh­ chÝnh s¸ch, ®­êng lèi, chñ tr­¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n­íc vÒ tiÒn l­¬ng, l·i vay ng©n hµng… 9 2.2. Nh©n tè chñ quan 10 2.2.1. ¶nh h­ëng cña yÕu tè thuéc vÒ s¶n xuÊt ®Õn chi phÝ kinh doanh. 10 2.2.2 ¶nh h­ëng cña m¹ng l­íi th­¬ng m¹i vµ c¬ së vËt chÊt cña ngµnh th­îng m¹i 11 2.2.3 ¶nh h­ëng cña l­u chuyÓn hµng ho¸ vµ kÕt cÊu cña møc l­u chuyÓn hµng ho¸ ®Õn CFKD 11 2.2.4 ¶nh h­ëng cña n¨ng suÊt lao ®éng ®ªn chi phÝ kinh doanh 12 2.2.5 ¶nh h­ëng cña tr×nh ®é tæ chøc qu¶n lý kinh tÕ nãi chung vµ qu¶n lý chi phÝ kinh doanh nãi riªng cña nhµ l·nh ®¹o. 12 2.2.6 ¶nh h­ëng cña c«ng t¸c khai th¸c nguån hµng 13 3. néi dung cña ph©n tÝch CFKD 13 3.1 Ph©n tÝch chung t×nh h×nh chi phÝ trong mèi liªn hÖ víi doanh thu 13 3.2 Ph©n tÝch t×nh h×nh chi phÝ kinh doanh theo chøc n¨ng ho¹t ®éng 15 3.2.1. Ph©n tÝch tæng hîp chi phÝ theo c¸c chøc n¨ng ho¹t ®éng 15 3.2.2. Ph©n tÝch chi phÝ mua hµng 17 3.2.3. Ph©n tÝch chi phÝ b¸n hµng 18 3.2.4. Ph©n tÝch chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 19 3.3. Ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc 21 3.4. Ph©n tÝch mét sè kho¶n môc chi phÝ chñ yÕu 22 3.4.1. Ph©n tÝch t×nh h×nh sö dông chi phÝ tiÒn l­¬ng 22 3.4.2. Ph©n tÝch t×nh h×nh chi phÝ tr¶ l·i tiÒn vay 25 III. C¸c ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch vµ nguån tµi liÖu ®­îc sö dông ®Ó ph©n tÝch t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh trong doanh nghiÖp 26 1. C¸c ph­¬ng ph¸p dïng ®Ó ph©n tÝch 26 1.1. Ph­¬ng ph¸p so s¸nh 26 1.1.1. So s¸nh tuyÖt ®èi 27 1.1.2. So s¸nh t­¬ng ®èi 28 1.2. Ph­¬ng ph¸p thay thÕ liªn hoµn 29 1.3. Ph­¬ng ph¸p sè chªnh lÖch 32 1.4. Ph­¬ng ph¸p c©n ®èi 33 1.5. C¸c ph­¬ng ph¸p kh¸c 35 1.5.1. Ph­¬ng ph¸p chØ sè 35 1.5.2. Ph­¬ng ph¸p tû lÖ 36 1.5.3. Ph­¬ng ph¸p tû suÊt 36 1.5.4. Ph­¬ng ph¸p biÓu mÉu 36 2. Nguån tµi liÖu vµ c¸c c¨n cø sö dông trong ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh th­¬ng m¹i 37 Ch­¬ng II: thùc tr¹ng vÒ ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty tnhh ninh thanh 38 I. Giíi thiÖu chung vÒ c«ng ty TNHH Ninh Thanh 38 1. Kh¸i qu¸t vÒ c«ng ty vµ ®Æc ®iÓm kinh doanh 38 1.1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty TNHH Ninh Thanh 38 1.2. Kh¸i qu¸t vÒ vèn cña c«ng ty TNHH Ninh Thanh 38 2. Chøc n¨ng nhiÖm vô vµ ®Æc ®iÓm cña c«ng ty 39 2.1. Chøc n¨ng cña c«ng ty 39 2.2. NhiÖm vô cña c«ng ty 40 3. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý kinh doanh vµ bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty TNHH Ninh Thanh 41 3.1. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kinh doanh cña c«ng ty 41 3.2. §Æc ®iÓm tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n 43 4. KÕt qu¶ thùc hiÖn mét sè chØ tiªu tµi chÝnh cña c«ng ty TNHH Ninh Thanh 46 II. Thùc tr¹ng vÒ tæ chøc vµ néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh 54 Thùc tr¹ng qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh 54 1.1. Thùc tr¹ng qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ mua hµng t¹i c«ng ty 54 1.2. Thùc tr¹ng qu¶n lý vµ sö dông chi phÝ b¸n hµng trong c«ng ty TNHH Ninh Thanh 55 Thùc tr¹ng chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 55 2. Tæ chøc c«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ nãi chung vµ ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh nãi riªng t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh 56 3. Néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh 57 4. §¸nh gi¸ nhËn xÐt vÒ thùc tr¹ng ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh 62 Ch­¬ng3: c¸c ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh 64 I. Sù cÇn thiÕt ph¶i hoµn thiÖn néi dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh 64 1. C¬ së lý luËn 64 2. C¬ së thùc tiÔn 66 II. Ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn n«Þ dung ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh 68 1. Hoµn thiÖn tæ chøc ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh t¹i c«ng ty TNHH Ninh Thanh 68 Hoµn thiÖn c¸c néi dung ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ nhËn xÐt 69 . Ph©n tÝch tæng hîp chi phÝ kinh doanh theo chøc n¨ng ho¹t ®éng 69 . Ph©n tÝch chi tiÕt c¸c yÕu tè chi phÝ theo tõng chøc n¨ng ho¹t ®éng 73 2.2.1. Ph©n tÝch chi phÝ mua hµng 73 2.2.2 Ph©n tÝch chi phÝ b¸n hµng 75 2.2.3. Ph©n tÝch chi tiÕt chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp 78 2.2.4. Ph©n tÝch chi phÝ kinh doanh theo quý 82 2.2.5. Ph©n tÝch kho¶n môc chi phÝ chñ yÕu 85 Ph©n tÝch chung 86 Ph©n tÝch c¸c nh©n tè ¶nh h­ëng ®Õn chi phÝ tiÒn l­¬ng 88 KÕt luËn