Hoàn thiện quy trình nhập khẩu hàng hóa tại công ty TNHH thương mại dịch vụ Thuận Hào

trình phải phù hợp với Hợp đồng mua bán hàng hóa mà hai bên đã ký kết. Phương thức thanh toán này khá an toàn cho nhà xuất khẩu nhưng ngược lại sẽ có nhiều bất lợi cho nhà nhập khẩu khi mà tiền đã xuất ra nhưng chưa chắc đã nhận được hàng hoặc nhận được hàng kém chất lượng hoặc bị giao hàng chậm trễ. Để hạn chế rủi ro cho mình, nhà nhập khẩu cần đưa ra những điều kiện cụ thể, nội dung, quy trình thanh toán chi tiết nếu áp dụng phương thức A/P để tránh bất lợi cho mình sau này. 1.3.2.6 Phương thức bảo đảm trả tiền Là phương thức mà theo đó ngân hàng của người mua theo yêu cầu người mua viết thư cho người bán gọi là thư đảm bảo trả tiền, đảm bảo sau khi hàng bên bán đã gởi đến địa điểm bên mua quy định, sẽ thanh toán tiền hàng Đặc điểm của phương thức đảm bảo trả tiền là thanh toán trên cơ sở hàng hóa. Do vậy, nhà xuất khẩu thường chịu rủi ro chi phí lớn còn nhà nhập khẩu thường phải chịu giá hàng cao nhưng không rủi ro về chất lượng hàng. Phương thức này được áp dụng khi thanh toán lô hàng hóa đòi hỏi khắc khe về tiêu chuẩn kĩ thuật. 1.4 Quá trình nhập khẩu hàng hóa của Việt Nam trong thời gian qua: Việt Nam trở thành thành viên chính thức của Tổ chức thương mại thế giới. Là quá trình mở ra cho Việt nam nhiều cơ hội. Cả nền kinh tế, các nghành sản xuất đều phải đương đầu với sức ép cạnh tranh. Lĩnh vực xuất nhập khẩu là lĩnh vực đa dạng và động lực quan trọng thúc đẩy kinh tế Việt nam phát triển “ Tổng kim nghạch xuất khẩu của Việt nam năm 2007 đạt khoảng 48,38 tỷ USD và kim nghạch nhập khẩu đạt 60,83 tỷ USD “ Kim nghạch nhập khẩu ngày càng tăng thể hiện Việt nam là thị trường tiêu thụ hàng hóa các nước, nhu cầu tiêu dùng của người dân ngày càng tăng cao, đặc biệt những mặt hàng có mẫu mã và chất lượng tốt 1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình nhập khẩu: 1.5.1 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp Luật pháp quốc gia tạo hành lang pháp lý cho các hoạt động của nền kinh tế. Nếu luật pháp phù hợp sẽ tạo điều kiện khuyến khích sự phát triển, ngăn ngừa và hạn chế những vi phạm làm tổn hại đến lợi ích của những người tham gia. Luật pháp quốc gia cho hoạt động thanh toán xuất nhập khẩu của Việt Nam còn thiếu, nhiều văn bản ban hành từ lâu, không phù hợp với điều kiện hiện tại. Các văn bản hiện hành quy định chồng chéo, qua nhiều lần thay đổi, bổ sung nên khó thực hiện, hiệu lực pháp luật chưa cao, tạo kẽ hở cho những khách hàng lợi dụng để thực hiện việc thiếu trung thực trong kinh doanh Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Chẳng hạn như ở một quốc gia có xảy ra xung đột vũ trang thì sẽ không thể tiến hành nhận và giao hàng cho hãng hàng không (nếu đó là nước gửi hàng) hoặc giao và nhận hàng đến tay người nhận hàng (nếu đó là nước nhận hàng) hoặc máy bay phải thay đổi lộ trình (nếu đó là nước đi qua)... Những biến động về chính trị, xã hội sẽ là cơ sở để xây dựng những trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận cũng như người chuyên chở. 1.5.2 Yếu tố bên trong doanh nghiệp Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá... Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu, nhất là trong điều kiện container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI). Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài. Một nhân tố có ảnh hưởng không nhỏ đến quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu là trình độ của người tổ chức điều hành cũng như người trực tiếp tham gia quy trình. Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá có diễn ra trong khoảng thời gian ngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình. Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thông tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất. Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau. Vì thế, trình độ của người tham gia quy trình bao giờ cũng được chú ý trước tiên, nó là một trong những nhân tố có tính quyết định đến chất lượng quy trình nghiệp vụ giao nhận và đem lại uy tín, niềm tin của khách hàng. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SX-XD THUẬN HÀO 2.1 Giới thiệu công ty TNHH Thuận Hào 2.1.1Quá trình hình thành và phát triển công ty 2.1.1.1 Giới thiệu về công ty: Tên tổ chức: Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Sản Xuất Xây Dựng (SX- XD) Thuận Hào Tên tiếng anh: Thuận Hào Commercial Service Co.,LTD Địa chỉ: 4/7A Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình, TP.HCM Điện thoại: (08) 8115026 - 0902602356 Fax:(84-8) 62577860 Mã số thuế: 0302077873 Vốn điều lệ: 1.000.000.000(một tỷ đồng) Ngày thành lập: 11/11/2007 2.1.1.2 Lịch sử hình thành Là một công ty thương mại dịch vụ đa nghành nghề kinh doanh với các lĩnh vực đăng ký tham gia như: dịch vụ vận chuyển và giao nhận hàng hóa, mua bán trang thiết bị nội ngoại thất, kim khí điện máy…..được thành lập vào tháng 11 năm 2007, trụ sở chính đặt tại 4/7A Hậu Giang, Phường 4, Quận Tân Bình.Tuy chỉ mới ra đời gần 4 năm nhưng công ty đã đạt hiệu quả cao trong kinh doanh đặt biệt trong lĩnh vực giao nhận giữa các công ty trong và ngoài nước Công ty được thành lập dựa trên mối quan hệ giữa các cá nhân có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong lĩnh vực dịch vụ thương mại và có sự tín nhiệm của công ty với các đối tác trong và ngoài nước Công ty Thuận Hào là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, sử dụng con dấu riêng và được mở tài khoản tại ngân hàng, công ty chủ động thực hiện các hoạt động, tài chính nhân sự độc lập và không chịu sự ràng buộc với bất kì công ty nào. Điều này cũng có nghĩa là công ty sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi hoạt động kinh doanh của mình trước pháp luật 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty Công ty hoạt động trong thương mại dịch vụ với phạm vi hoạt động chủ yếu là: Nhận ủy thác tổ chức giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh, hàng ngoại giao, hàng hội chợ, triển lãm, hàng công trình, đồ dung cá nhân, hàng mẫu, tài liệu chứng từ…bằng đường biển, đường bộ và đường hàng không trong và ngoài nước. Thực hiện dịch vụ vận tải, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm cho hàng hóa XNK theo sự ủy thác của khách hàng. Chuyên giao nhận hàng xuất nhập khẩu tại các cửa khẩu, cảng và sân bay trên toàn quốc, với đội ngũ chuyên nghiệp nhiều năm kinh nghiệm ở lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Chuyên vận chuyển hàng lẻ(LCL), hàng nguyên container Chuyên vận chuyển hàng rời, hàng nguyên container đi từ cảng Hồ chí minh đến cảng Hải phòng và ngược lại. Đặc biệt làm door to door (từ kho tới kho) Chuyên mua bán các thiết bị nội ngoại thất cao cấp từ các nước trên thế giới Cung cấp kim khí điện máy cho khách hàng trong nước 2.1.3.Cơ cấu và tổ chức bộ máy quản lý công ty 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty: GIÁM ĐỐC P.KINH DOANH P.KẾ TOÁN P.GIAO NHẬN P.CHỨNG TỪ Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của công ty 2.1.3.2 Chức năng ,nhiệm vụ của các bộ phận: 2.1.3.2.1 Giám đốc Điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như các hoạt động hàng ngày khác của công ty. Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Tổ chức thực hiện các quyết định của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị. Thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty như bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề xuất cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ những chức danh do hội đồng quản trị, hội đồng kinh doanh bổ nhiệm. Ngoài ra còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác và tuân thủ một số nghĩa vụ của người quản lí công ty theo quy định của Luật pháp. 2.1.3.2.2 Phòng kế toán: Giúp giám đốc thực hiện chức năng quản lí Nhà nước về tài chính kế toán, hoạch toán kế toán, thông tin kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế, kiểm soát tài chính kế toán tại công ty. Thực hiện chức năng kiểm soát viên nhà nước tại công ty. Quản lý và sử dụng vốn ngân sách và các nguồn vốn do công ty huy động Hướng dẫn công ty thực hiện chế độ chính sách tài chính, kế toán, thống kê, báo cáo tài chính kế toán tại công ty. Giám sát kiểm tra lĩnh vực tài chính, kế toán của các đơn vị sự nghiệp kinh tế, các đơn vị hoạt động công ích. Tham gia quyết toán năm của các đơn vị. Kiểm tra định kì công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỉ luật thu chi tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong cùng công ty. Tổng hợp báo cáo bao quyết toán tài chính và các báo cáo khác của công ty theo qui định trình Tổng giám đốc duyệt 2.1.3.2.3 Phòng kinh doanh: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn, dài hạn của công ty. Trên cơ sở kế hoạch của các phòng, các đơn vị thành viên tổng hợp và xây dựng kế hoạch tổng thể của công ty bao gồm các lĩnh vực: sản xuất kinh doanh, mua bán, xây dựng và đầu tư. Tổ chức quản lý công tác thông tin kinh tế, báo cáo thống kê theo định kỳ lên giám đốc 2.1.3.2.4 Phòng chứng từ: Soạn thảo và thu nhận chứng từ có liên quan đến các hợp đồng xuất nhập khẩu. Hợp tác với các phòng ban trong công ty để thúc đẩy hoạt động kinh doanh 2.1.3.2.5 Phòng giao nhận: Giám sát và thực hiện các hợp đồng giao nhận của công ty. Hoạt động giữa các phòng ban trong công ty thì tương đối chặt chẽ, tương hỗ cho nhau tạo nên một thể thống nhất, giúp điều hành công việc được nhịp nhàng, chính xác, kịp thời điểm, đảm bảo uy tín của công ty với khách hàng. 2.1.4.Tình hình nhập khẩu công ty từ năm 2008 đến năm 2010 2.1.4.1 Cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của công ty Bảng 2.1 Tình hình hoạt động nhập khẩu của công ty theo các mặt hàng Đơn vị tính: 1.000.000 Vnd Các mặt hàng Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Doanh thu Tỷ trọng(%) Doanh thu Tỷ trọng(%) Doanh thu Tỷ trọng(%) Trang thiết bị nội ngoại thất 3,00 36,81 3,60 36,36 4,80 42,18 Kim khí điện máy 2,35 28,83 2,84 28,69 3,08 27,07 Cá trứng đông lạnh 2,08 25,52 2,60 26,26 2,13 18,72 Các mặt hàng khác 0,72 8,83 0,86 8,69 1,37 12,04 Tổng kim nghạch 8,15 100,0 9,90 100,0 11,38 100,0 Nguồn : phòng kế toán Nhận xét: - Từ những số liệu trên cho thấy, mặt hàng nhập khẩu đem lại doanh thu cao nhất cho công ty trang thiết bị nội ngoại thất các loại. Doanh thu của mặt hàng này tăng liên tục trong vòng ba năm, từ 3.000.000 VNĐ vào năm 2008 lên đến 3.600.000 năm 2009, và lên đến 4.800.000 VNĐ vào năm 2010. Tuy nhiên tỷ trọng của mặt hàng này lại tăng giảm không đều vào năm 2009 tỷ trọng của mặt hàng này lại giảm xuống còn 36,36% không ở mức 36,81% như năm 2008, đến 2010 thì tỷ trọng lại được khôi phục ở mức 42,18%. Điều này cho thấy tuy doanh thu của mặt hàng thiết bị nội ngoại thất có tăng nhưng đồng thời các mặt hàng khác cũng tăng đáng kể vào năm 2009, do đó làm cho tỷ trọng của mặt hàng thiết bị nội ngoại thất vào năm 2009 giảm so với năm 2008 nhưng doanh thu lại tăng lên. - Về mặt hàng kim khí điện máy, doanh thu nhập khẩu đem lại tăng cao qua các năm từ 2.350.000 VNĐ vào năm 2008, lên đến 2.840.000 VNĐ vào 2009 và đạt đến ngưỡng 3.080.000 VNĐ vào 2010. Tuy nhiên tỷ trọng của ngành hàng này lại giảm theo từng năm cụ thể vào năm 2009 tỷ trọng của phụ tùng kim khí là 28,69% giảm 0,14% so với năm 2008 là 28,83%, đến năm 2010 tỷ trọng chỉ nằm ở mức là 27,07% giảm xuống 1,62% so với năm 2009. Điều này cũng phản ánh rằng tuy doanh thu nhập khẩu của mặt hàng kim khí điện máy tăng qua ba năm nhưng doanh thu của các mặt hàng khác lại tăng hơn đáng kể so với kim khí điện máy nên làm cho tỷ trọng doanh thu của mặt hàng này lại giảm trong ba năm liên tiếp. - Còn về mặt hàng Cá trứng tỷ trọng năm 2009 tăng so với năm 2008 từ 25,52% lên đến 26,26% nhưng đến năm 2010 thì tỷ trọng của mặt hàng này lại giảm, chỉ đạt 18,72%. Xét về mặt doanh thu, năm 2009 so với năm 2008 doanh thu của mặt hàng này tăng từ 2.080.000 VNĐ lên đến 2.600.000 VNĐ và năm 2010 so với năm 2009 doanh thu giảm xuống chỉ còn 2.130.000 VNĐ. - Doanh thu của các mặt hàng khác tăng qua các năm, doanh thu của các năm 2008, năm 2009 và năm 2010 lần lượt là 720.000VNĐ, 860.000 VNĐ và 1.370.000 VNĐ và cũng chính vì sự tăng đột biến của doanh thu các mặt hàng khác vào năm 2010 so với năm 2009 từ 860.000 VNĐ lên đến 1.370.000 VNĐ Nhìn chung, doanh thu và tỷ trọng các mặt hàng xuất nhập khẩu của công ty tăng giảm không đều qua các năm. Do ở một số nước có cơ chế quản lý xuất nhập khẩu nghiêm ngặt tạo ra rào cản lớn ảnh hưởng đến tình hình xuất nhập khẩu của nước ta. Ngoài ra tình hình kinh tế thế giới trong những năm gần đây có nhiều biến động, nền kinh tế đang bị khủng hoảng cũng góp phần làm cho kim nghạch xuất nhập khẩu của nước ta giảm. Trong quá trình hoạt động công ty đã không ngừng củng cố, phát triển để đa dạng hoá cơ cấu các mặt hàng xuất nhập khẩu, tìm kiếm thêm nhiều khách hàng mới bên cạnh việc giữ chân những khách hàng cũ nhằm tạo cho mình một thị trường rộng lớn. Tuy nhiên, qua bảng số liệu cũng cho thấy rằng việc xuất nhập khẩu hàng hoá của Công ty Thuận Hào mang tính đa dạng hoá chưa cao, giá trị của kim nghạch xuất khẩu không lớn và các mặt hàng nhập khẩu cũng chưa thật sự ổn định. Công ty cần tăng cường tìm kiếm thêm những thị trường mới để mở rộng hoạt động kinh doanh của mình hơn. 2.1.4.2 Thị trường nhập khẩu Bảng 2.2 Thị trường nhập khẩu hàng hóa giao nhận của công ty Thuận Hào từ năm 2008 đến 2010 Đơn vị tính: 1.000.000 vnd Thị trường Năm 2008 Năm 2009 Năm 2010 Doanh thu Tỷ trọng (%) Doanh thu Tỷ trọng (%) Doanh thu Tỷ trọng (%) Trung Quốc 3,4608 14,1 7,0142 26,3 7,4020 28,69 Newzealand 5,5963 22,8 4,6406 17,4 4,9459 19,17 Thái Lan 2,8472 11,6 0,5067 14,9 2,9464 11,42 EU 1,3254 5,4 2,5923 9,72 2,2549 8,74 Hàn Quốc 0,1964 0,8 2,4296 9,11 2,2472 8,17 Nhật 4,3445 17,7 1,9229 7,21 1,9195 7,44 Singapore 2,8718 11,7 2,3470 8,8 1,6409 6,36 Khác 3,9027 15,9 2.2136 8,3 2,4433 9,47 Tổng cộng 24,5450 100 26,67 100 25,80 100 Nguồn: Phòng kế toán Nhận xét: Dựa vào bảng trên, xét về cơ chế thị trường nhập khẩu chúng ta thấy rằng công ty thực hiện dịch vụ giao nhận các mặt hàng nhập khẩu từ các thị trường chính như: Trung Quốc, NewZealand, Thái lan, EU, Hàn Quốc, Nhật và Singapore. Doanh thu từ Trung quốc tăng đều từ 3,4608 triệu đến 7,4020 triệu tương ứng với tỷ trọng 14,1% đến 26,3%...Các nước còn lại không nhiều nhưng cũng có tiềm năng rất lớn. Ngoài ra còn một số thị trường khác nhưng số liệu không nhiều như: Hồng Kong, Đài loan, Inđonesia 2.1.4.3 Kim nghạch nhập khẩu của công ty Hình 2.1 Biểu đồ tổng kim nghạch nhập khẩu Nhận xét: Trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa còn tương đối mới, công ty Thuận Hào đã bước đầu hoạt động hiệu quả với tổng kim nghạch nhập khẩu các mặt hàng tăng đều từ 8.150.000 VND năm 2008 lên 9.900.000 VND năm 2009 và 11.380.000 VND cho thấy công ty đang hoạt động tốt và không ngừng tăng cao doanh thu. Tuy doanh thu chưa cao do mới thành lập nhưng sự tăng đều doanh thu qua các năm và các mặt hàng nhập khẩu ngày càng phong phú sẽ giúp công ty nhanh chóng có thị trường và uy tín trong hoạt động giao nhận và vận chuyển. 2.1.5. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 2.1.5.1 Mục tiêu và phương hướng phát triển công ty 2.1.5.1.1 Phương hướng phát triển công ty Mục tiêu của công ty là không ngừng phát triển các hoạt động thương mại, dịch vụ trong các hoạt động kinh doanh của công ty nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho công ty, cải thiện điều kiện làm việc và nâng cao thu nhập cho nhân viên, thực hiện nghĩa vụ đầy đủ với ngân sách nhà nước, phát triển công ty ngày càng lớn mạnh bền vững. Chiến lược kinh doanh của công ty là mở rộng thêm nhiều loại hình kinh doanh như: bất động sản, du lịch…. Không ngừng đổi mới, nâng cao năng lực quản lý, nâng cao trình độ nghiệp vụ, cũng như trong cách phục vụ khách hàng. Quảng bá hình ảnh của mình qua nhiều hình thức, hoạt động Marketing, tham gia nhiều hoạt động tài trợ để giới thiệu công ty với mọi người 2.1.5.1.2 Kế hoạch mục tiêu trong năm 2012 Lập kế hoạch kinh doanh có vai trò rất lớn trong việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Trong những năm qua công ty cũng có những bước phát triển mạnh, thu hút được nhiều đơn đặt hàng của các bạn hàng lớn. Việc lập kế hoạch được tiến hành qua nhiều giai đoạn, chủ yếu qua 2 giai đoạn : - Kế hoạch ngắn hạn: tăng doanh thu tháng, quý theo chiến lược marketing - Kế hoạch dài hạn: dựa vào kết quả kinh doanh của tháng, quý công ty sẽ đưa ra phương án kinh doanh tối ưu Kế hoạch hoạt động năm 2012 cụ thể như sau: + Tổng doanh thu : 200 triệu + Lợi nhuận : 100 triệu +Số hợp đồng nhập khẩu: 70 2.2 Thực trạng nhập khẩu hàng hóa tại công ty 2.2.1 Nhập khẩu bằng đường hàng không Lấy giấy ủy quyền nhận hàng Chuẩn bị kho bãi và phương tiện vận tải Nhận và kiểm tra chứng từ Ký hợp đồng giao nhận Kiểm tra hàng nhập Lập biên bản giao hàng Thanh lý hải quan cổng Làm thủ tục hải quan Lưu hồ sơ, theo dõi thanh toán của người nhập hàng Sơ đồ 2.2 Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không 2.2.1.1 Ký hợp đồng giao nhận Trước khi tiến hành công việc giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không thì công ty Thuận Hào phải ký hợp đồng giao nhận với công ty khách hàng là An Phat Equipment & Accesssories Co.,Ltd ở 5/13B Khu Trung Yên Mới, đường Trung Hòa, quận Cầu Giấy Hà Nội là khách hàng quen thuộc của công ty Thuận Hào. Vào tháng 9 năm 2011 công ty An Phát đã ký hợp đồng ngoại thương với Wilden Pump & Engineering LLC và đã nhờ Thuận Hào làm dịch vụ giao nhận. 2.2.1.2 Nhận và Kiểm tra chứng từ: Nhận chứng từ do An Phát fax qua: sau khi nhận được giấy báo hàng đến, An Phát đến hãng hàng không nhận giấy tờ, chứng từ có liên quan, sau đó fax bộ chứng từ cần thiết qua cho Thuận Hào làm hàng. Bộ chứng từ gồm có: Hợp đồng ngoại thương (Sales contrac) 1 bản sao (có chứng thực sao y của An Phát) Hóa đơn thương mại (Invoice) 1 bản chính, 1 bản sao (có chứng thực sao y của An Phát) Bản kê chi tiết hàng hóa (Packing list) 1 bản chính, 1 bản sao (có chứng thực sao y của An Phát) Giấy gởi hàng hàng không (Airwaybill – AWB). Bộ AWB có thể gồm từ 8 đến 14 bản, thường là 9 bản, trong đó bao gồm 3 bản gốc (original), còn lại là bản phụ (copy) được đánh số. Bản gốc số 3 dành cho người gởi hàng, bản gốc số 1 dành cho người chuyên chở và bản gốc số 2 dành cho người nhận hàng Chứng từ xuất xứ (Certificate of Origin). Một số giấy tờ khác liên quan đến lô hàng như: Thông báo chuyển tiền ngân hàng (nếu có), giấy phép nhập khẩu (nếu mặt hàng buộc phải có giấy phép)……. Sau khi nhận đầy đủ chứng từ fax qua thì nhân viên chứng từ của Thuận Hào gọi điện để xác nhận đã nhận chứng từ An Phát fax qua Hợp đồng ngoại thương: Hợp đồng số: 159/ WIDEN/ TRADE 2011 Ngày: 21/9/2011 Bên bán: Wilden Pump & Engineering LLC Địa chỉ : 22069 Van Buren Street Grand Terrace, Ca 92323 Bên mua: An Phat Equipment & Accessories Co.,Ltd Địa chỉ: 5/13B Khu Trung Yên Mới, đường Trung Hoa, quận Cầu Giấy Hà Nội… Hai bên đã ký kết hợp đồng với điều khoản sau: Tên hàng: Bơm màng Widen (P2/ PKPPP/TNU/TF/PTV/04002-6239) với số lượng 5 bộ Bơm màng Widen (P25/PZPPP/TNL/TF/PTV/00-10001) với số lượng 10 bộ Nắp chụp van khí (15-2330-23) với số lượng 5 cái - Trị giá hợp đồng: 5.169,3 USD - Trọng lượng: 64kgs - Cảng xếp hàng: Los Angles - Cảng dỡ hàng: Sân bay Tân Sơn Nhất (HCM- Việt Nam) - Thanh toán: Chuyển tiền bằng điện (TTR) Ngoài hợp đồng nên đọc thêm những chứng từ khác như: Invoice, Packing list, B/L… Kiểm tra chứng từ: Sau khi nhận bộ chứng từ từ An Phát thì nhân viên Thuận Hào tiến hành kiểm tra thật kỹ bộ chứng từ, nếu bộ chứng từ có vấn đề gì thì nhân viên Thuận Hào phải báo lại cho An Phát để tu chỉnh kịp thời lại bộ chứng từ cho phù hợp, nếu bộ chứng từ không có gì sai sót thì nhân viên Thuận Hào lên tờ khai hàng nhập khẩu, chuyển tiếp cho An Phát kiểm tra, ký tên, đóng dấu để thực hiện quá trình làm hàng. Tiếp đến, công ty tiến hành tạm ứng tiền trước cho nhân viên giao nhận khi họ đã tính toán số tiền làm hàng và viết giấy tạm ứng. 2.2.1.3 Lấy giấy ủy quyền nhận hàng: Khi nhận được thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ đại lý hãng hàng không thì An Phát fax qua cho Thuận Hào và nhân viên giao nhận Thuận Hào sẽ đến đại lý hãng hàng không công ty TNHH Royyal Cargo VN (24/11 Lam Sơn, P2, Tân Bình) để nhận giấy ủy quyền nhận hàng. Khi lấy giấy nhận hàng nhân viên giao nhận cần mang theo: Giấy giới thiệu công ty An Phát -Giấy thông báo hàng đến ( Arrival Notice) -Giấy gởi hàng đường hàng không (Airwaybill) Đóng các phí: Bao gồm các cước phí sau: -Thu Phí Ex-work -Thu phí đại lý -Thu phí chứng từ -Thu cước vận chuyển quốc tế Các phí trên được thanh toán ngay tại đại lý hãng hàng không, hóa đơn các phí này sẽ xuất cho An Phát hay Thuận Hào, nhưng trong trường hợp này thì xuất hóa đơn cho An Phát bằng chuyển khoản Sau khi thu phí xong thì đại lý hãng hàng không sẽ cấp cho nhân viên giao nhận giấy ủy quyền nhận hàng (giấy này cũng giống như lệnh giao hàng) để nhân viên giao nhận làm thủ tục hải quan và nhận hàng tại cảng 2.2.1.4 Chuẩn bị kho bãi và phương tiện vận tải Là công ty giao nhận nên phương tiện vận tải của Thuận Hào đầy đủ và nhanh chóng. Điều này có lợi rất nhiều vì tiết kiệm được chi phí và chủ động thời gian. Tuy nhiên do còn thiếu kinh phí nên hệ thống kho chưa rộng lớn và tiện dụng. Vì thế Thuận Hào phải thuê thêm kho bãi ngoài để tiện việc giao nhận. 2.2.1.5 Làm thủ tục hải quan 2.2.1.5.1 Lên tờ khai hải quan hàng nhập Là khâu quan trọng trong quá trình làm hàng, nếu có sai sót thì sẽ bị trả lại và mất thời gian, ảnh hưởng đến quá trình làm hàng. Có ba cách lên tờ khai : khai miệng, khai tay và khai điện tử. Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp chọn cách khai báo điện tử, trong đó có Thuận Hào Căn cứ vào các chứng từ mà nhân viên Thuận Hào tiến hành lên tờ khai hàng nhập với mẫu tờ khai do hải quan quy định: - Tờ khai hải quan hàng nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính), có màu xanh nhạt, in chữ NK chìm, được mua ở chi cục hải quan và được lưu giữ tại công ty để phục vụ cho việc lên tờ khai - Tờ khai hải quan điện tử HQ/2009- TKĐNK (2 bản chính) - Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu (2 bản chính) dành cho hàng hóa thuộc diện phải khai tờ khai theo trị giá GATT/WTO (chủ yếu dành cho hàng nhập kinh doanh) Chi tiết việc lên tờ khai: Cụ thể lô hàng nhập của An Phát là Ba ô trên cùng của tờ khai là: - Ô bên trái: Cục hải quan: TP.HCM Chi cục hải quan: Chi cục hải quan sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất - Ô ở giữa: Số tờ khai: 24376 (do chi cục hải quan cấp khi tiếp nhận hồ sơ) Ngày, giờ đăng ký: 31/9/2011 Số lượng phụ lục tờ khai: 0 - Ô bên phải: Số tham chiếu: 426661 (do hải quan cấp) Ngày giờ gởi: 1/10/2011 Phần dành cho cán bộ hải quan ký tên và đóng dấu - Ô số 1: Người xuất khẩu: Wilden Pump & Engineering LLC - Ô số 2: Người nhập khẩu: Mã số thuế: 3600355673 An Phat Equipmet & Accessories Co., Ltd 5/13B Trung Yên mới, đường Trung Hoa, quận Cầu Giấy Hà Nội - Ô số 3: Người ủy thác nếu có - Ô số 4: Đại lý làm thủ tục hải quan nếu có - Ô số 5: Loại hình: NKD01 (tùy mục đích nhập về để làm gì, trường hợp này nhập về kinh doanh) - Ô số 6: Giấy phép nếu có - Ô số 7: Hợp đồng số: 159/WIDEN/TRADE 2011 Ngày 21/9/2011 - Ô số 8: Hóa đơn thương mại số: 514797- 514798 Ngày 5/10/2011 - Ô số 9: Phương tiện vận tải: Đường không Tên, số hiệu: UA 869 (dựa vào vận đơn hoặc lệnh giao hàng) - Ô số 10: Vận tải đơn số: UIC Lax 10404015 - Ố số 11: Nước xuất khẩu: US (áp mã nước theo ISO) - Ô số 12: Cảng xếp hàng: Los Angles (dựa vào thông báo hàng đến) - Ô số 13: Cảng dỡ hàng: A003 Sân bay Tân Sơn Nhất - Ô số 14: Điều kiện giao hàng: FOB Ho Chi Minh - Ô số 15: Đồng tiền thanh toán: USD - Ô số 16: Phương thức thanh toán: IT theo hợp đồng Tỷ giá thanh toán: 20.723 Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan: Đề nghị xuất trình hồ sơ giấy - Ô số 17: Tên hàng và quy cách phẩm chất: 1. Bơm màng WIDEN dùng để bơm hóa chất hoạt động không bằng điện P25/PKPPP/TNU/PTV 040002-6239 2. Bơm màng WIDEN dùng để bơm hóa chất hoạt động không bằng điện P25/PZPPP/TNL/PTV 00-10001 3. Nắp chụp van khí (phụ tùng van khí) 15233030 - Ô số 18: Mã số hàng hóa (tra cứu trên cuốn biểu thuế 2011, cuốn biểu thuế này thay đổi mỗi năm) 1. 8413812000 2. 8413812000 3. 8481909000 - Ô số 19: Xuất xứ - Ô số 20: Số lượng 1. 5 2. 10 3. 5 - Ô số 21: Đơn vị tính 1. bộ 2. bộ 3. cái - Ô số 22: Đơn giá nguyên tệ: 1. 626,94 USD 2. 198,72 USD 3. 3,95 USD - Ô số 23: Trị giá nguyên tệ: (số lượng x đơn giá nguyên tệ) 1. 3.134,7 USD 2. 1.987,2 USD 3. 19.75 USD Tổng cộng: 5.141,65 USD - Ô số 24: Thuế nhập khẩu: gồm có: với cước vận tải quốc tế là 230 USD (giá FOB) -Trị giá tính thuế = (Trị giá nguyên tệ + tỷ lệ phân bổ cước phí + bảo hiểm)x tỷ giá tính thuế - Ô số 25: Thuế GTGT (thuế tiêu thụ đặc biệt) -Trị giá tính thuế = Trị giá tính thuế nhập khẩu+ tiền thuế nhập khẩu phải nộp - Ô số 26: Thu khác: phần này dành cho những mặt hàng đặt biệt theo quy định của pháp luật phải đóng thêm khoảng phí thuế theo tỉ lệ nhất định - Ô số 27: Tổng tiền thuế và các khoản thu khác - Ô số 28: Điền số bản sao, bản chính của mỗi chứng từ vào phiếu tiếp nhận hồ sơ hải quan: hợp đồng ngoại thương (bản sao), hóa đơn thương mại (1 bản sao, 1 bản chính), bản kê chi tiết hàng hóa (1 bản sao, 1 bản chính), vận tải đơn (1 bản sao), số tờ khai (2 bản chính) - Ô số 29: Ngày tháng năm đăng ký tờ khai. Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm trước pháp luật về những nội dung khai báo trên tờ khai này. Công ty Thuận Hào ký tên và đóng dấu Ngoài ra còn ghi: Tổng trọng lượng Tổng số kiện Phần dành cho cơ quan Hải quan kiểm tra: I. Phần kiểm tra hàng hoá: - Ô số 30: Phần ghi kết quả kiểm tra Hải quan: Mặc dù kết quả truyền mạng phân luồng của Hải quan là: “ Đề nghị xuất trình hồ sơ-cataloge (Thế Anh)” nhưng thực tế lô hàng phải phân kiểm hay không là do hải quan. Và lô hàng này phải kiểm tra thực tế hàng hoá. - Ô số 31: Nhân viên giao nhận sẽ ký và ghi rõ họ tên vào đây. - Ô số 32: Cán bộ kiểm hoá (Ký, ghi rõ họ tên) II. Phần kiểm tra thuế: - Ô số 33: Tổng số tiền sau khi kiểm tra thuế: Nếu có sai sót Hải quan điều chỉnh. - Ô số 34: Tổng số thuế và thu khác phải nộp (ô 27 + 33) - Ô số 35: Lệ phí hải quan: 20.000 VNĐ/bộ tờ khai. - Ô số 36: Dành cho cán bộ Hải quan ký tên và đóng dấu. - Ô số 37: Ghi chép của Hải quan. - Ô số 38: Xác nhận đã làm thủ tục Hải quan ( ký tên và đóng dấu). Những nội dung trên dùng cho cả khai báo điện tử và khai tay. Nếu khai tay thì nhân viên giao nhận mang tờ khai và bộ hồ sơ đến Hải quan để được cấp số tờ khai, nếu khai điện tử thì nhân viên chứng từ điền đầy đủ thông tin vào phần mềm Hải quan rồi truyền mạng đến Hải quan, Hải quan sẽ phản hồi số tiếp nhận, có số tiếp nhận rồi thì Hải quan lại phản hồi tiếp số tờ khai và kết quả phân luồng, sau đó đem in tờ khai và chuẩn bị bộ chứng từ mang đến Hải quan để làm thủ tục thông quan. Tờ khai trị giá tính thuế ( GATT): HQ/2008-TGTT I. Điều kiện áp dụng trị giá giao dịch: Mục 1 đánh dấu có: mục 2,3,4,5 đánh dấu không. II. Phần xác định trị giá tính thuế: Mục 7 (giá mua trên hoá đơn): Đơn giá nguyên tệ của hàng hoá trên hoá đơn. Từ mục 8 đến 15: Không điền thông tin. Mục 16 (chi phí vận tải, bốc xếp, chuyển hàng) = (tổng F x đơn giá nguyên tệ)/ tổng FOB Mục 17 (chi phí bảo hiểm hàng hoá): = ( tổng I x đơn giá nguyên tệ)/ tổng FOB. Tuỳ vào điều kiện giao hàng mà mục 16,17 có điền hay không. Mục 18 đến 22 (các khoản được trừ): Không khai. Mục 23 (trị giá nguyên tệ): Tổng từ mục 7 đến 17. Mục 24 (trị giá tính thuế bằng đồng Việt Nam): Lấy mục 23 x tỷ giá. Áp mã thuế: Hàng hoá nhập từ các nước trong khu vực Đông Nam Á, nếu có C/O from D thì dùng biểu thuế CEFT. Hàng hoá nhập từ các nước khác hoặc không có C/O form D thì áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt MFN 2.2.1.5.2 Lập bộ chứng từ Hải quan: Nhân viên giao nhận chuẩn bị thật kĩ bộ chứng từ để khai báo Hải quan gồm: - Giấy giới thiệu của công ty An Phát. - Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ Hải quan: 01 bản - Tờ khai Hải quan: 2 bản chính (01 bản lưu: Hải quan và 01 bản lưu: Người khai Hải quan) - Hợp đồng ngoại thương: 01 bản sao y. - Hoá đơn thương mại: 01 bản chính, 01 bản sao y. - Bản kê chi tiết hàng hoá: 01 bản chính, 01 bản sao y. - Giấy gửi hàng đường không (Airwaybill-AWB): 01 bản chính và các bản copy. -Tờ khai trị giá tính thuế (GATT): 2 bản (01 bản lưu: hải quan và 01 bản lưu: Người khai Hải Quan). Ngoài ra, tuỳ từng trường hợp mà bộ hồ sơ Hải quan bổ sung thêm: - Trường hợp hàng hoá được giải phóng trên cơ sở kết quả giám định: 01 bản chính. - Trường hợp hàng hoá phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật: Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: 01 bản (là bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc bản sao nếu nhập khẩu nhiều lần và phải xuất bản gốc để đối chiếu). - Trường hợp chủ hàng và hàng hoá được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) 01 bản gốc và bản sao thứ 3. Nếu hàng hoá nhập khẩu có tổng trị giá lô hàng (FOB) không vượt quá 200 USD thì không phải xuất trình C/O. - Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan: 01 bản chính. - Trường hợp doanh nghiệp đăng ký làm thủ tục đầu tiên cần: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép xuất nhập khẩu, giấy đăng ký mã số thuế và mã số thuế xuất nhập khẩu. - Trường hợp hàng hoá nhập khẩu là động vật, thực vật cần nộp giấy kiểm dịch động thực. 2.2.1.6 Khai báo hải quan: Mở tờ khai: Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ khai Hải quan, nhân viên giao nhận Thuận Hào đến sân bay Tân Sơn Nhất để mở tờ khai. Nhân viên giao nhận đến chỗ Hải quan đã được báo trước thông qua truyền mạng ở phần trả kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải quan, để nộp bộ chứng từ và làm thủ tục thông quan hàng hoá. Sau đó điền đầy đủ thông tin vào phiếu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ cho Hải quan, rồi chờ kiểm tra bộ chứng từ. Nếu sau khi kiểm tra mà bộ hồ sơ hợp lệ thì hải quan đóng dấu lên tờ khai và ra lệnh hình thức mức độ kiểm tra Hải quan, gồm có 3 mức: Mức 1 (Luồng xanh): Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Do hàng hoá được mô tả rõ rang và đúng theo danh định trong biểu thuế. Mức 2 (Luồng vàng): Kiểm tra chi tiết hồ sơ miễn kiểm tra thực tế hàng hoá. Do hàng hoá mô tả chưa rõ ràng, hàng có thuế suất nhập khẩu mà các doanh nghiệp thường hay vi phạm. Hàng ở luồng này sẽ do lãnh đạo cửa khẩu Hải quan xem xét lại mức độ chính xác rồi quyết định miễn kiểm hay chuyển sang luồng đỏ. Mức 3 (luồng đỏ): Kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hoá. Hàng ở luồng này có giấy tờ phức tạp, hàng nhập khẩu chưa rõ về chính sách, khó xác định mã hàng, chất lượng, xuất xứ, doanh nghiệp đã từng bị xử phạt về hành vi buôn lậu hoặc gian lận trốn thuế… Lô hàng này thì trên máy tính xác định mức 3. Nếu bộ chứng từ sai sót như: Áp mã thuế sai thì Hải quan yêu cầu tu chỉnh lại cho phù hợp hoặc Hải quan đối chiếu thấy doanh nghiệp nợ thuế thì bắt đóng thuế xong mới được mở tờ khai… Vì lô hàng này không phải nộp thuế ngay và việc nộp thuế do mở tờ khai ở đâu thì nộp thuế ở đó và lô hàng của An Phát mở tờ khai ở sân bay Tân Sơn Nhất nên nộp thuế ở kho bạc nhà nước quận 1. Sau khi kiểm tra không có gì sai sót, cán bộ Hải quan sẽ trả lại tờ khai cùng với kệnh hình thức( phân luồng) và mức độ kiểm tra: Nếu hàng thuộc luồng xanh (mức 1) thì nhân viên giao nhận chờ nhận lại tờ khai ở bộ phận trả tờ khai khi hoàn tất lệ phí Hải quan. Nếu hàng thuộc luồng vàng (mức 2) thì tờ khai hải quan được chuyển sang bộ phận tính thuế, sau khi tính thuế xong, tờ khai sẽ được chuyển sang bộ phận trả tờ khai sau khi hoàn tất lệ phí hải quan. Nếu hàng thuộc luồng đỏ thì hàng sẽ chuyển sang bộ phận kiểm hoá, nhân viên giao hàng nhận phải mang HAWB bản gốc, CMND và giấy uỷ quyền nhận hàng sang TCS đóng tiền, TCS sẽ trả về hoá đơn và phiếu xuất kho cùng với HWAB rồi nhân viên giao nhận qua hải quan kho nộp phiếu xuất kho cùng với HWAB và giấy kiểm hoá thực tế hàng hoá để lấy số mang hàng ra chờ phân người kiểm hoá. Sau khi kiểm hoá xong thì cán bộ Hải quan sẽ lên tờ khai xác định mã thuế xem đúng không, nếu không đúng thì Hải quan áp thuế lại nhưng nhân viên giao nhận không nhất trí thì cán bộ kiểm hoá lập biên bản yêu cầu giám định và niêm phong hàng để nhân viên giao nhận đến trung tâm giám định làm thủ tục xin giám định hàng hoá. Khi có kết quả giám định thì nhân viên giao nhận nộp cho cán bộ kiển hoá để lên tờ khai. Đối với lô hàng An Phát thì Hải quan đưa ra lệnh hình thức và mức độ kiểm tra ở mức 3 (kiểm tra thực tế hàng hoá), kiểm tra 10% lô hàng và kết quả kiểm tra thực tế lô hàng và kết quả kiểm tra thực tế lô hàng mà Hải quan trả về là hàng nhập đúng khai báo. Nộp lệ phí Hải quan: Sau khi có số tờ khai trên bảng trả tờ khai thì nhân viên giao nhận nộp lệ phí để lấy lại tờ khai (lệ phí: 20.000 VNĐ). Trả tờ khai: sau khi cán bộ Hải quan tính thuế xong và ra thông báo thuế, rồi ký xác nhận “ Đã làm thủ tục Hải quan” vào góc cuối bên phải của tờ khai. Cán bộ Hải quan vào sổ theo dõi và trả tờ khai (bản lưu người khai Hải quan) cho nhân viên giao nhận khi họ hàon tất kiểm hoá. Cuối cùng nhân viên giao nhận ký nhận mới được rút tờ khai (có dấu: “đã làm thủ tục Hải quan”). 2.2.1.7 Thanh lý hải quan cổng: Nhân viên giao nhận phải xuất trình: Tờ khai đã đóng dấu thông quan, tờ khai photo cho Hải quan kho xem xét các chứng từ trên rồi đóng dấu hàng đã qua khu vực giám sát vào tờ khai và trả lại tờ khai chính và nhân viên giao nhận mang hàng về. 2.2.1.8 Kiểm tra hàng nhập, lập biên bản và giao hàng: Khi hàng về An Phát phải kiểm tra lô hàng nhập khẩu theo đúng quy định của cả nước. Nhân viên Thuận Hào lập biên bản giao hàng: 2 bản (01 bản Thuận Hào, 01 bản An Phát). Trong biên bản giao hàng phải thể hiện rõ: Tên, địa chỉ người giao và người nhận hàng, tên hàng, số lượng, phương tiện vận tải… Sau khi bàn giao đầy đủ thì Thuận Hào được thanh toán đầy đủ và hoàn thành quá trình giao nhận hàng của mình với công ty An Phát. 2.2.1.9 Lưu hồ sơ, theo dõi và thanh toán của người nhập khẩu: Sau khi hoàn tất quy trình giao nhận, nhân viên giao nhận mang toàn bộ hồ sơ liên quan về công ty An Phát và giao cho bộ phận phụ trách lưu giữ hồ sơ (Thuận Hào cũng lưu giữ cho mình một bộ). Bộ hồ sơ phải được lưu trữ trong vòng 5 năm để xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu kiểm tra. Bộ phận kế toán của công ty Thuận Hào kết toán và lập hoá đơn phí dịch vụ thủ tục Hải quan, chi phí vận tải, các chi phí liên quan có hoá đơn, và các chi phí liên quan khác không có hoá đơn như: Phí bồi dưỡng cán bộ hải quan từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến khâu kiểm hoá, phí bốc xếp, điều động xe nâng lay hàng ra… Những phí này không thể dự đoán được vì tuỳ mức giá trị lô hàng. Công ty An Phát sẽ thanh toán tất cả các chi phí dịch vụ và nhận lại tờ khai, hoá đơn phí dịch vụ. 2.2.2 Nhập khẩu bằng đường biển: Quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển cũng giống như quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không nhưng có một số quy tắc người giao nhận cần lưu ý thêm 2.2.2.1 Nhận và kiểm tra chứng từ Sau khi công ty Thuận Hào ký hợp đồng giao nhận với chủ hàng là An Phát Equipment & Accessories Co., LTD, với nhiệm vụ làm thủ tục thông quan nhập khẩu, vận chuyển hàng hóa an toàn và giao cho người nhận tại địa điểm mà người nhận hàng chỉ rõ trong hợp đồng kinh tế đã ký. Người nhận hàng sẽ cung cấp cho phòng giao nhận của công ty giao nhận một bộ hồ sơ gồm: Bill of lading (1 bản gốc) Packing list (1 bản gốc) Commercial invoice (1 bản gốc) Certificate of origin (1 bản gốc) Contract (1 bản chính) Khi nhận được bộ hồ sơ gốc, nhân viên giao nhận phải ký xác nhận đủ 5 chứng từ đã nêu trên. Sau đó sẽ photo ra thành nhiều bản nhằm phục vụ công việc lúc cần thiết, tùy theo tính chất công việc mà người chủ hàng cần chứng nhận sao y trong trường hợp cần thiết. Khi sao y người chứng nhận sẽ ký tên, đóng dấu, chức vụ của người chứng nhận sao y bản chính cùng với dấu sao y bản chính và con dấu của doanh nghiệp nhập khẩu. Sau khi người nhập khẩu nhận được giấy báo hàng đến thì chuyển cho phòng giao nhận, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra xem có phải lô hàng cần nhập không bằng cách đối chiếu vận đơn. 2.2.2.2 Lấy lệnh giao hàng Khi ngày dự kiến tàu gần đến, nhân viên giao nhận sẽ liên hệ với hãng tãu để biết ngày tàu cập cảng dỡ. Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc (bill of lading ) hoặc vận đơn surrender và giấy giới thiệu cùng giấy chứng minh đến hãng tàu để lấy D/O. Trình những chứng từ mang theo cho nhân viên hãng tàu và trả phí phải đóng. Khi nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng đại diện đóng con dấu của hãng tàu. Nhân viên giao nhận cần kiểm tra thông tin chủ yếu như: tên tàu, số vận đơn, tên địa chỉ người nhận hàng, người gởi hàng, tên hàng, loại hàng, vì hàng công ty An Phát là hàng lẻ nên kiểm tra số kiện và khối lượng, nếu hàng nguyên container thì xem số lượng container, loại container, mã số container, số seal, khối lượng mỗi container và số kiện của mỗi container, cảng bốc, cảng dỡ và chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề lưu kho, lưu bãi, lưu container. 2.2.2.3 Lên tờ khai Hiện nay hòa nhập với xu hướng hiện đại, giảm thời gian và chi phí cho công việc, hải quan điện tử ra đời mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhập khẩu. Khi áp dụng việc khai báo hải quan công ty Thuận Hào đã sử dụng phần mềm khai báo hải quan do công ty THAISONSOFT cung cấp.Trình tự khai báo hải quan điện tử như sau: Bước 1: Công ty Thuận Hào thực hiện khai hải quan điện tử, tờ khai trị giá theo đúng tiêu chí và khuôn dạng chuẩn gởi tới hệ thống cơ quan hải quan Bước 2: Nhận thông tin phản hồi từ hải quan về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng Bước 4: In tờ khai trên hệ thống và nhận hàng 2.2.2.4 Đăng ký tờ khai Việc đăng ký tờ khai hải quan điện tử tương đối đơn giản, theo mẫu sẳn có nhưng đòi hỏi người khai phải cẩn thận và có kiến thức nghiệp vụ. Sau khi khai báo thành công được hải quan cấp mã tờ khai, nhân viên giao nhận công ty Thuận Hào đã tiến hành in và đến trực tiếp hải quan cảng Vict làm thủ tục hải quan. Bộ hồ sơ hải quan điện tử hàng nhập của An Phát như sau: - Tờ khai hải quan điện tử theo mẫu số 2095067 (2 bản chính) - Hợp đồng mua bán hàng hóa số 07/11 AP-KUK (1 bản sao) - Hóa đơn thương mại số A109047 ( 1 bản chính ) - Vận đơn số KBHCM -071-018-11JP (1 bản chính) - Bản kê chi tiết hàng hóa (1 bản chính) - Chứng nhận xuất xứ (1 bản chính) Hải quan tiếp nhận và kiểm tra chi tiết hồ sơ thuế giá, kiểm tra hàng hóa thực tế. Nhân viên giao nhận đóng lệ phí hải quan và nhận hồ sơ để tiến hành ra kho nhận hàng 2.2.2.5 Kiểm hóa Sau khi mở tờ khai hải quan thì Hải quan tiến hành kiểm hóa hàng hóa xem có đúng trong hợp đồng, Invoice, Packing list hay C/O không. Nhân viên giao nhận sẽ đến bảng phân công kiểm hóa để tìm hiểu cán bộ kiểm hóa nào sẽ kiểm tra hàng mình. Cần nhanh chóng xác nhận lô hàng nằm vị trí nào để dẫn kiểm hóa viên đến kiểm tra hàng hóa. Vì lô hàng của Công ty An Phát là hàng lẻ nên nhân viên giao nhận vào kho CFS gặp thủ kho, trình D/O yêu cầu cho biết vị trí hàng để kiểm hóa. 2.2.2.6 Tính thuế Hồ sơ sau khi ký duyệt sẽ chuyển qua đội thuế, thuế được đóng trong vòng 30 ngày kể từ ngày có thông báo thuế 2.2.2.7 Nhận và thanh lý lô hàng Vì hàng của Công ty An Phát là hàng lẻ, tổng cộng 30 carton nên nhân viên giao nhận sẽ cho xe vào kho CFS, trong khi chờ nhận hàng sẽ trình D/O và nhận phiếu xuất kho. Khi cho xe tiến hành bốc hàng, thủ kho giữ 1 bản còn 2 bản phiếu xuất kho nhân viên giao nhận giữ. Nhân viên giao nhận cầm hai phiếu xuất kho cùng một D/O và tờ khai ra hải quan cổng thanh lý hàng, hải quan cổng đóng dấu vào hai phiếu xuất kho, nhân viên giao nhận đưa bản màu hồng cho chủ xe để khi ra cổng xe sẽ đưa cho hải quan cổng để được phép ra cổng, còn một bản nhân viên giao nhận giữ 2.3 Đánh giá chung về tình hình nhập khẩu hàng hóa của công ty 2.3.1 Những kết quả đạt được Quy trình nhập khẩu hàng hóa trải qua quy trình chặt chẽ và liên hệ với nhau. Dù một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến hậu quả không mong muốn. Cho nên công ty hoàn thành tốt các khâu để không có lỗi lầm nào xảy ra, bắt đầu từ khâu tiếp nhận hàng hóa. Điều này giúp cho công tác giao nhận hàng hóa của công ty được diễn ra an toàn và nhanh chóng. Bảng 2. 3 Tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty Thuận Hào trong giai đoạn 2008 đến năm 2010 Chỉ tiêu 2008 2009 2010 Số Hợp Đồng Tỷ Trọng (%) Số Hợp Đồng Tỷ Trọng (%) Số Hợp Đồng Tỷ Trọng (%) HĐNK đã ký kết 15 100 23 100 28 100 HĐNK đã thực hiện 12 80 20 86,956 26 92,857 HĐNK bị hủy bỏ 3 20 3 13,044 2 7,143 Nguồn: Phòng kinh doanh Qua bảng ta thấy tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty tương đối ổn định gần 80,90 % cho thấy khả năng giám sát điều hành công ty của giám đốc tốt. Nguyên nhân hủy bỏ hợp đồng chủ yếu do những nguyên nhân khách quan nằm ngoài kiểm soát của công ty. Số lượng hợp đồng gia tăng theo hàng năm từ 12 hợp đồng năm 2008 tăng 26 hợp đồng năm 2010, số lượng hợp đồng hủy bỏ giảm từ 20% năm 2008 xuống còn 7,143% năm 2010. Đây là dấu hiệu tốt hứa hẹn nhiều triển vọng tích cực của công ty. Ưu điểm : Nhờ sự lãnh đạo đúng đắn của giám đốc và đội ngũ cán bộ nhân viên công ty nhiệt tình am hiểu nghiệp vụ đã giúp công ty đạt được những kết quả kinh doanh khả quan. Việc giao nhận hàng được đảm bảo cho khách hàng trong thời gian nhanh nhất, do những nhân viên có kinh nghiệm đảm nhận nên thường tạo sự tin tưởng cao của khách hàng. Do công ty đã tiến hành thông quan điện tử nên tiết kiệm được thời gian và công sức rất nhiều 2.3.2 Tồn tại trong hoạt động giao nhận của công ty Tuy đã thực hiện nhiều hợp đồng nhưng quy trình nhập khẩu hàng hóa còn nhiều vấn đề tồn tại, công ty cần có những phương hướng giải quyết. Việc giao nhận hàng hóa dựa vào chứng từ nên nhân viên giao nhận cần kiểm tra thật kỹ lưỡng thông tin chi tiết trước khi thông quan, khi thông quan điện tử tuy đơn giản nhưng đòi hỏi người nhập có kinh nghiệp và cẩn thận. Vì thế đội ngũ nhân viên cần được trao dồi thường xuyên kiến thức nghiệp vụ CHUƠNG 3 : HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SX- XD THUẬN HÀO Qua quá trình thực tập và tìm hiểu công ty, em nhận thấy công ty Thuận Hào là một doanh nghiệp năng động, nắm bắt nhanh xu hướng thị trường kinh doanh hiện nay, đa dạng hóa nghề nghành nghề kinh doanh và đang cố gắng nỗ lực để hoàn thiện mình, tăng doanh thu và giới thiệu hình ảnh cho đối tác làm ăn.Trong khuôn khổ cho phép nghiên cứu về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Em xin đưa ra một số giải pháp và kiến nghị đối với công ty TNHH Thuận Hào nhằm giúp công ty có những lựa chọn cho hoạt động kinh doanh của mình 3.1 Giải pháp 3.1.1 Nâng cao trình độ cho nhân viên giao nhận Có thể nói nguồn nhân lực là nhân tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy doanh nghiệp có khả năng tiến xa hay không phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên đó, phụ thuộc vào trình độ, tác phong, đạo đức làm việc.Ý thức được điều này công ty thường xuyên tuyển dụng, đào tạo lại nguồn nhân lực nhằm củng cố và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên xuất nhập khẩu, phải hiểu rõ luật pháp, tập quán, thông lệ các nước ngoài để áp dụng linh hoạt cho công việc. Đa số cán bộ nhân viên công ty là đội ngũ trẻ, nhanh nhẹn, linh hoạt nhưng còn hạn chế về kinh nghiệm những người đi trước có thể giúp đỡ, chỉ bảo người đi sau để hạn chế những sai sót. Để nâng cao hiệu quả nghiệp vụ nhập khẩu có thể tiến hành những biện pháp: Mở lớp nghiệp vụ ngắn hạn, lớp ngoại ngữ để nhân viên học hỏi, trao dồi kiến thức 3.1.2 Thiết lập bộ phận nghiên cứu thị trường Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc nhiều vào hoạch định chính sách kinh doanh trong dài hạn, nên công ty cần nghiên cứu thị trường để xác định nhu cầu của khách hàng để có chiến lược phù hợp. Bộ phận nghiên cứu thị trường cần nắm bắt được xu hướng thay đổi trong pháp luật, tỷ giá để thực hiện giao nhận được chính xác. Có hiểu biết nhất định đối với các công ty giao nhận khác, tìm hiểu điểm yếu, điểm mạnh của họ để hoàn thiện cho chính mình. 3.2 Kiến nghị 3.2.1 Đối với Nhà nước Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt như hiện nay, để đạt được kết quả như mong muốn công ty Thuận Hào cần nhanh chóng đổi mới phương thức hoạt động. Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến hoạt động công ty. Vì vậy cần sự quan tâm giúp đỡ của Nhà nước, các Bộ, Ngành để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho hoạt động công ty. Sự quan tâm này không chỉ qua đường lối chính sách đúng đắn, hợp lý mà còn phải qua những hoạt động thiết thực hơn như thường xuyên đi sâu, đi sát thực tế để nắm bắt những khó khăn, những tâm tư nguyện vọng của doanh nghiệp, từ đó có định hướng giúp doanh nghiệp tháo gỡ khó khăn. Tổ chức thường xuyên các chương trình đầu tư và xúc tiến thương mại như hội chợ giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu quảng bá, giới thiệu sản phẩm hoặc ưu tiên vốn đầu tư cho các dự án sản xuất những mặt hàng có thế mạnh. Hỗ trợ các công ty giao nhận trong việc tìm kiếm thị trường cũng như ký kết hợp đồng. Thay đổi thuế cần phải tính thời gian cho doanh nghiệp kịp thời nắm bắt, tránh ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng Tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm thủ tục hải quan hàng hóa xuất nhập khẩu được nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và thời gian: Phải có biện pháp xử lý nghiêm minh đối với các trường hợp tiêu cực: Doanh nghiệp tốn phí “bôi trơn” đối với các lô hàng, mà chi phí này thường không nhỏ tùy thuộc vào giá trị lô hàng điều này ảnh hưởng đến doanh nghiệp rất nhiều làm đen bộ mặt Hải quan Do nước ta thuận lợi về đường biển nên lượng hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển phát triển mạnh hơn đường hàng không. Vì thế nhà nước nên đầu tư vào nghành vận tải biển, nâng cấp phát triển hãng tàu, đội tàu xây dựng thêm các cần cẩu làm hàng ở cảng của thành phố, trang bị trang thiết bị hiện đại phục vụ cho quá trình làm hàng ở cảng diễn ra nhanh chóng, tránh ách tắc lượng hàng muốn vào cảng, ảnh hưởng nhiều đến chi phí của Doanh nghiêp…nhằm tăng cường uy tín cho nền ngoại thương Việt nam. Tuy nhiên, nghành hàng không của chúng ta mới phát triển gần đây nhưng cũng đang mạnh dần lên nên cũng cần đầu tư mạnh cho vận tải hàng không, nhằm đa dạng hóa và phát triển toàn diện hệ thống vận tải nước ta Đơn giản hóa gọn nhẹ những văn bản hành chính liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu để doanh nghiệp hoạt động xuất nhập khẩu được nhanh chóng, hiệu quả Đầu tư phát triển nghành bảo hiểm nhằm phục vụ cho nhu cầu mua bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu đẩy mạnh khuynh hướng bán CIF và mua FOB cho các doanh nghiệp Việt Nam, kéo theo việc mua bảo hiểm tăng cao, giúp doanh nghiệp thu nhiều ngoại tệ cho đất nước. 3.2.2 Đối với cơ quan hải quan Hải quan từ trước đến nay vẫn luôn là mối lo nhất của các doanh nghiệp nhập khẩu. Tuy được nhà nước cho áp dụng hải quan điện tử nhưng các doanh nghiệp vẫn chưa thật sự yên tâm, vẫn còn một số vấn đề vướng mắc chưa thật sự tạo được điều kiện thuận lợi cho công ty khi tham gia hoạt động nhập khẩu. Vì thế, cơ quan nhà nước nên có chương trình đào tạo đội ngũ hải quan có đạo đức và nghiệp vụ giỏi. Đặc biệt, cần có văn bản hướng dẫn thông quan điện tử với từng công ty, từng doanh nghiệp, làm rút ngắn thời gian và tạo thông thoáng cần thiết khuyến khích xuất nhập khẩu. 3.2.3 Đối với công ty Luôn cũng cố khách hàng thân thuộc và chiến lược lôi kéo khách hàng mới, đặc biệt luôn lấy uy tín và niềm tin ở khách hàng về chất lượng dịch vụ của công ty. Luôn tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn nhằm đáp ứng xu hướng thị trường dịch vụ. Đồng thời luôn quý trọng nguồn nhân lực của công ty và coi đó là tài sản quí giá nhất mang lại thành công cho công ty. Việc xây dựng chính sách tốt để phát triển nguồn nhân lực là một trong những ưu tiên hàng đầu: khen thưởng cá nhân, tập thể, phòng ban có thành tích xuất sắc, có sáng kiến tạo lợi nhuận nhằm khuyến khích nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình. Phải xây dựng được bản sắc riêng cho công ty như: logo, phong thái làm việc, thái độ ứng xử với khách hàng.. Mở rộng dịch vụ khác ngoài dịch vụ giao nhận: Kinh doanh kho bãi, tư vấn về xuất nhập khẩu hàng hóa….Liên doanh với các công ty giao nhận khác nhằm phát huy thế mạnh giao nhận, hợp tác với các đại lý giao nhận nước ngoài để tăng nguồn thu cho công ty. Có thể tiến xa hơn là công ty thương mại dịch vụ Logistic Phân bố lịch làm việc phù hợp, tránh tình trạng trễ hàng hoặc có quá nhiều lô hàng bị dồn cùng một lúc. Ngoài ra, trong việc tạm ứng có nhiều lô hàng cùng giải quyết một lúc mà công ty không đủ quỹ tiền mặt thì nên xây dựng quỹ dự phòng. 3.3 Kết luận Trên cơ sở nghiên cứu các hoạt động tổ chức nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa của công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ SX- XD Thuận Hào trong thời gian qua, và sự hướng dẫn nhiệt tình của GV Nguyễn Thị Thu Hòa, em đã nhận thấy những thuận lợi cần tận dụng và khó khăn cần khắc phục của công ty, đồng thời có một số đề nghị với các ban nghành liên quan, thông qua khoá luận tốt nghiệp: “HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SX-XD THUẬN HÀO” Do hiểu biết còn ít và tầm nhìn hạn chế, chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót và vướng mắc. Em mong nhận được sự đóng góp chân tình của thầy cô để em có thể có những hiểu biết thấu đáo hơn trong quá trình học tập và công tác sau này. .