Hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược tại Công ty dược liệu TWI - Hà Nội

lý dược Việt Nam sau khi ký hợp đồng ngoại. Với những mặt hàng kinh doanh của công ty đều nằm trong danh mục hàng hoá được ưu tiên nhập khẩu để phục vụ chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân. Vì vậy Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội ít gặp khó khăn trong vấn đề xin giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên, Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội cần phải nêu rõ lý do mục đích của hoạt động nhập khẩu cũng như giải trình các vấn đề liên quan đến các cơ quan, chủ quản, Bộ y tế và sau khi xem xét thấy hợp lý các cơ quan có thẩm quyền sẽ gửi công văn cho phép công ty nhập khẩu.  3.2.Mở L/ C. Tại công ty DLTWI chủ yếu là dùng L/C không huỷ ngang, công ty tiến hành cử cán bộ phòng kinh doanh nhập khẩu đến Ngân hàng công thương Đống Đa làm đơn xin mở L/C, thời gian mở L/C là sau khi ký hợp đồng nhập khẩu. Căn cứ để mở L/C là các điều kiện trong hợp đồng nhập khẩu, đơn xin mở L/C phải theo mẫu của ngân hàng đảm bảo chính xác và phù hợp với nội dung. Bộ hồ sơ xin mở L/C gồm có những giấy tờ quy định : + Giấy phép nhập khẩu do cục quản lý dược Việt Nam thuộc Bộ Y tế cấp. + Hợp đồng ngoại thương (bản sao). + Giấy cam kết thanh toán. Đến ngân hàng mở L/C cần phải có người đủ tư cách pháp nhân để ký quỹ theo quy định về việc mở L/C đồng thời có một người đứng ra chi trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C, phí này thường là 0,3% trị giá hợp đồng nhập khẩu còn tiền ký quỹ thường là 10% giá trị hợp đồng đối với bạn hàng. Trong trường hợp Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội hợp tác với bạn hàng lần đầu tiên thì cần phải ký quỹ 100% trị giá hợp đồng, cũng liên quan đến thủ tục thanh toán và ký quỹ thì công ty còn nộp một số giấy tờ như sau : + Uỷ nhiệm chi phí ngoại tệ để trả thủ tục phí. + Uỷ nhiệm chi phí ngoại tề để ký quỹ mở L/C hoặc + Đơn xin mua ngoại tệ để ký quỹ, trả thủ tục phí hoặc hợp đồng xin vay ngoại tệ để thanh toán L/C. Trong đơn xin mở L/C phải đề cập đầy đủ những nội dung chính theo quy định như sau : + Tên ngân hàng thông báo. + Loại L/C, số ngày phát hành. + Thời gian và địa điểm hết hiệu lực của L/C. + Tên và địa chỉ người thụ hưởng. + Tên và địa chỉ người xin mở L/C. + Bộ chứng từ phải xuất trình để thành toán. + Mô tả hàng hoá: Tên hàng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì nhãn mác…Công ty căn cứ vào quy cách phẩm chất của từng loại hàng có nhu cầu nhập khẩu để mô tả. Bước này đòi hỏi công ty phải mô tả chính xác, đầy đủ tránh tình trạng hiểu lầm của bên đối tác do mô tả sai. Nguyên liệu và thành phẩm tân dược mà công ty nhập khẩu chủ yếu là của các bạn hàng đã có sự cộng tác lâu năm, đồng thời công ty đã có kinh nghiệm rút ra từ các công ty đi trước vì thế trong khâu này xảy ra sai sót là rất ít. * Điều kiện giao hàng. Thông thường công ty nhập khẩu theo điều kiện CIF với những lô hàng có khối lượng lớn, CFR với những lô hàng có khối lượng nhỏ và DAF đối với những lô hàng nhập khẩu từ Trung Quốc. Do nguyên liệu và thành phẩm tân dược là hàng hoá đặc biệt dễ hỏng, dễ vỡ, vận chuyển tương đối khó khăn nên với điều kiện CIF công ty có thể giảm được rủi ro rất nhiều, không phải chịu phí phát sinh ngoài địa phận nước Việt Nam. Công ty chỉ phải chịu phí tổn và lệ phí để lấy các chứng từ. Tuy nhiên giá CIF tương đối cao do đó công ty cũng gặp khó khăn khi cạnh tranh về giá với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường nội địa, hơn nữa theo điều kiện này người bán chỉ có nghĩa vụ mua bảo hiểm ở mức tối thiểu mà điều kiện bảo hiểm này đối với mặt hàng là thành phẩm tân dược là không thể đủ do đó để tránh rủi ro Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội thường phải trả thêm tiền để mua bảo hiểm ở điều kiện A hoặc điều kiện bảo hiểm có phạm vi rộng tương tự. * Mức ký quỹ của đơn vị nhập khẩu : Khi ngân hàng công thương Đống Đa đồng ý mở L/C cho công ty, ngân hàng sẽ gửi cho người mua một bản, ngân hàng của người bán bên kia một bản L/C. Người bán xuất hàng, gửi hàng lên tàu, người bán sẽ gửi một bộ chứng từ vào ngân hàng người bán, ngân hàng người bán sẽ gửi bộ chứng từ như trên tới ngân hàng công thương Đống Đa, sau đó ngân hàng công thương Đống Đa báo cho công ty dược liệu TƯ1 nếu toàn bộ giấy tờ là hợp lệ thì ngân hàng công thương Đống Đa sẽ cắt tiền trong tài khoản của công ty để chuyển sang cho ngân hàng người bán và trao lại bộ chứng từ cho công ty. Nếu phương thức thanh toán là điện chuyển tiền - mặc dù Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội rất ít sử dụng nhưng bằng cách này thì sau khi ban giám đốc ký hợp đồng ngoại, hàng được xếp lên tàu, bên bán sẽ gửi cho bên mua một bộ chứng từ gốc gồm có : Bill, Invoice, C/A, bảo hiểm, C/A ( phiếu kiểm nghiệm) khi công ty nhận được giấy báo hàng về đến cảng thì soạn hồ sơ nhập khẩu để đi lấy hàng, hồ sơ gồm có tờ khai hai bản, hợp đồng một bản (phô tô), giấy báo nhận hàng (1 bản) Invoice, Bill, C/A (gốc). Trong trường hợp công ty thấy bộ chứng từ nhận được không hợp lý sẽ gửi công văn đến ngân hàng yêu cầu sửa đổi theo ý mình. Trong công tác mở L/C chủ yếu do cán bộ của phòng kinh doanh nhập khẩu làm, các cán bộ mặc dù chủ yếu là học về chuyên ngành dược, cán bộ ngoại thương còn ít nhưng công ty đã cố gắng tránh những lỗi không đáng có như sai chính tả hoặc mở L/C muộn …để không làm ảnh hưởng đến thời gian và kinh phí cũng như uy tín của công ty. 3.3. Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu. Với hai điều kiện nhập khẩu là CIF và DAF thì công ty không phải tiến hành mua bảo hiểm cho hàng hoá nhập khẩu, tuy nhiên có một số ít các hợp đồng được ký theo điều kiện CFR thì công ty phải thực hiện mua bảo hiểm cho lô hàng. Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội thường mua bảo hiểm cho hàng hoá tại công ty bảo hiểm bảo minh, thông thường mua bảo hiểm cho từng chuyến hàng, với trách nhiệm đối với tổn thất của hàng nhập khẩu của công ty trong phạm vi một chuyến hàng theo điều kiện từ kho đến kho, còn công ty cũng phải có nghĩa vụ nộp cho công ty bảo hiểm một khoản phí bảo hiểm cho chuyến hàng đó. Lúc này Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội sẽ gửi “ Giấy yêu cầu bảo hiểm đến công ty bảo việt theo mẫu của họ để yêu cầu bảo hiểm cho nguyên liệu hoặc thành phẩm tân dược nhập khẩu cho chuyến hàng đó, sau đó công ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội một đơn bảo hiểm dựa theo giấy yêu cầu bảo hiểm mà công ty đó gửi đến. Nội dung đơn bảo hiểm gồm có : - Tên người được bảo hiểm. - Tên hàng được bảo hiểm. - Số B/L. - Số container, trọng lượng, số tiền bảo hiểm, tên tàu, ngày tàu khởi hành, cảng chuyển tải, cảng đến, điều kiện bảo hiểm, phí bảo hiểm. Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội khi mua bảo hiểm luôn nộp phí và lệ phí bảo hiểm đầy đủ nên thường mua được bảo hiểm một cách sớm nhất đề phòng bất trắc có thể xảy ra. Khi lập chứng từ bảo hiểm cán bộ công ty thường lưu ý : + Số tiền bảo hiểm mua phải đầy đủ, thường là 110% trị giá CIF của hàng nhập khẩu. + Số tiền bảo hiểm phải cùng một loại tiền với L/C + Tên tàu trở hàng, container và cảng đến phải được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định được nêu đích xác. + Các rủi ro được bảo hiểm phải khớp với các điều quy định của L/C. + Các đặc điểm của hàng phải khớp với các đặc điểm ghi trong vận đơn. + Hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm phải ghi người thụ hưởng là người được bảo hiểm và phải được người này ký. + Chứng từ bảo hiểm phải được đề ngày không trễ hơn ngày gửi hàng như đã ghi trong vận đơn. + Khiếu nại bảo hiểm phải được ghi rõ là thanh toán tại nơi đến hoặc tại nơi trong quy định ở L/C, tên của người thanh toán phải được ghi trên tờ khiếu nại đó. Trên thực tế hàng nhập khẩu của công ty rất ít gặp rủi ro, có cũng chỉ với một phần nhỏ bị vỡ, hỏng. Đạt được điều này một phần do công tác bảo hiểm có hiệu quả, mặt khác hàng nhập khẩu có sự đóng gói, bảo quản trong điều kiện tốt, ít bị ảnh hưởng từ môi trường, nhiệt độ…có vài trường hợp như trong hợp đồng của Mediplantex – Kolen số hợp đồng là No 01-03, ký ngày 23 tháng 6 năm 2002 trong quá trình vận chuyển đường biển đã bị vỡ một số lượng hàng trị giá 670 USD, Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội đã thông báo cho công ty Bảo Việt, yêu cầu giám định, lập chứng từ cần thiết và bảo lưu quyền khiếu nại đối với người thứ 3 và kết quả là được công ty bảo hiểm bồi thường. 3.4. Làm thủ tục hải quan. Khi có chứng từ ký hậu cho công ty để đi nhận hàng, công ty tiến hành mở tờ khai hải quan thực hiện thủ tục hải quan khi hàng hoá về đến cảng. Công ty cử cán bộ am hiểu và có kinh nghiệm về công tác hải quan để kê khai một cách đầy đủ chính xác các chi tiết về các loại nguyên liệu và thành phẩm tân dược nhập khẩu trên chuyến hàng lên tờ khai hải quan theo mẫu tờ khaihải quan năm 2002, kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Nội dung tờ khai hải quan : + Ghi mã thuế của Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội. + Loại hàng. + Tên hàng. + Số lượng, khối lượng, giá trị hàng. + Tên phương tiện vận tải, nước nhập khẩu. Đồng thời Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã số hàng hoá thuế suất, giá tính thuế theo quy định để tự tính toán số thuế phải nộp của từng loại thuế và từng loại nguyên liệu hoặc thành phẩm tân dược. Cụ thể theo quy trình sau : - Công ty kê khai, áp mã, và tính thuế xuất nhập khẩu, kê khai vào mẫu hải quan 2002-xuất nhập khẩu một cách đầy đủ, chính xác những nội dung ghi trên tờ khai. Dựa vào căn cứ tính thuế đã kê khai và xác định mã số hàng hoá, thuế suất, giá tính thuế theo quy định để công ty tự tính toán số thuế phải nộp của từng loại thuế và từng loại nguyên liệu cũng như thành phẩm tân dược. Bộ hồ sơ khai báo hải quan gồm các loại giấy tờ phải nộp hoặc xuất trình khi làm thủ tục theo quy ước hiện hành. - Nhân viên hải quan kiểm tra tờ khai hải quan và bộ hồ sơ nếu thấy đầy đủ và hợp lệ theo từng loại hình xuất nhập khẩu thì cho đăng ký tờ khai. - Nhận thông báo thuế của hải quan và tổ chức để hải quan kiểm tra hàng. - Căn cứ vào kết quả kiểm tra và khai báo của công ty hải quan sẽ xác định chính xác số thuế mà Công ty dược Liệu TWI - Hà Nội phải nộp, nếu cần có thể ra quyết định điều chỉnh số thuế phải nộp. - Sau khi đã nộp đủ thuế hải quan sẽ đóng dấu “ Đã làm thủ tục hải quan ” lên trang đầu tờ khai và giao cho công ty nhận một bản và công ty được phép nhận hàng.  Nhận xét: Trong vấn đề về thủ tục hải quan khó khăn gặp phải là không nhiều xong vẫn có bởi vì theo quy định hiện hành của hải quan thì các doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm kê khai, áp mã, tính thuế cho hàng hoá nhập khẩu, sau đó lại có đến ba nhân viên hải quan tính lại số thuế mà doanh nghiệp đã tính để kiểm tra. Quy định này gây thêm khó khăn cho doanh nghiệp, kéo dài thời gian làm thủ tục thông quan nhập khẩu làm giảm hiệu quả, trong khi nếu hải quan không đồng ý với kết quả tính thuế mà doanh nghiệp đã tính thì sau khi kiểm tra họ sẽ vẫn gửi thông báo điều chỉnh thuế cho doanh nghiệp. Về mặt hoàn thuế và khấu trừ : Sau khi được hải quan cửa khẩu điều chỉnh giảm thuế, công ty làm công văn gửi phòng kiểm tra thị trường Cục hải quan kèm theo xác nhận của hải quan cửa khẩu, khoảng 18 đến 20 ngày sau thì cục hải quan cấp quyết định hoàn thuế, phòng kiểm tra thị trường yêu cầu công ty phải ra cửa khẩu để xác nhận vào công văn và cam đoan khai báo đúng sự thật là không hợp lý vì khi làm thủ tục hoàn thuế, công ty đã nộp toàn bộ các biên lai thu tiền, tờ khai hải quan, thông báo thuế do vậy việc kiểm tra độ chính xác của giấy tờ đúng ra phải là công việc kiểm tra của hải quan. Theo thông tư 172/1998/thị trường/BTC, thời hạn xét hoàn thuế là 30 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ là quá dài vì thời gian làm các thủ tục như sau : Nộp tiền bằng chuyển khoản đến lúc lấy biên lai thuế là 10 ngày; Làm công văn xin hoàn thuế và hải quan cửa khẩu xác nhận là 10 ngày, cục hải quan ra quyết định hoàn thuế là 30 ngày, tổng cộng là 60 ngày. Bên cạnh đó một số cán bộ hải quan làm việc còn quan lưu, không có tinh thần trách nhiệm cao, kém nhanh nhẹn và linh động thậm chí còn tha hoá đạo đức, biến chất nhận hối lộ gây khó khăn trở ngại làm tăng chi phí và lãng phí thời gian cho Công ty dược liệu TWI-Hà Nội trong quá trình làm thủ tục hải quan ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng và ….uy tín đối với đối tác. 3.5. Nhận hàng : Sau khi đã làm thủ tục thông quan nhập khẩu, hoàn tất các thủ tục hải quan, công ty sẽ tiến hành nhận hàng. Tuỳ thuộc vào các thoả thuận trong hợp đồng và khối lượng hàng nhập khẩu. Thông thường hình thức vận chuyển đều bằng đường biển, và đường bộ, một phần rất nhỏ là đường không, đường biển thường nhận tại cảng, đường bộ nhận tại cửa khẩu, đường không nhận tại sân bay Nội Bài. Khi nhận hàng tại cảng Hải Phòng do cảng có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu từ tầu nước ngoài, bảo quản hàng hoá trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi nên Công ty dược liệu TWI-Hà Nội đã ký kết hợp đồng uỷ thác cho cảng thực hiện toàn bộ công việc này.Trước khi tàu đến Đại lý tàu sẽ gửi “ giấy báo tàu đến ” cho công ty biết và đến nhận “lệnh giao hàng” D/O tại đại lý tàu. Khi đi nhận lệnh giao hàng cần mang theo vận đơn gốc và giấy giới thiệu của đơn vị, đại lý tàu sẽ giữ vận đơn gốc và trao ba bản D/O cho chủ hàng đồng thời thu phí nhận D/O. Nếu hàng đến nhưng bộ chứng từ chưa đến công ty sẽ đến ngân hàng mở L/C xin giấy bảo lãnh của ngân hàng là một bản B/L gốc cùng với các chứng từ khác ( có thể là bản sao) do người bán gửi đến bằng một con đường khác Đơn vị đến cảng hoặc hãng tàu (nếu hãng tàu đã thuê bao kho ) để đóng phí lưu kho và phí xếp dỡ, lấy biên lai. Sau đó mang “ Biên lai thu phí lưu kho” cùng ba bản D/O, tìm vị trí để hàng, tại đây lưu một bản D/O, đơn vị mang hai bản D/O còn lại đến bộ phận kho làm thủ tục xuất kho để nhận hàng. Đến cảng hải quan, mời hải quan kiểm hoá, sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” tiếp theo hàng được xuất kho. Hình thức vận chuyển 2000 2001 2002 Địa điểm nhận hàng Số HĐ TT (%) Số HĐ TT (%) Số HĐ TT (%) Đường biển 218 69,87 236 72,84 209 72,57 Cảng Hải Phòng Đường không 13 4,17 9 2,78 17 5,9 Sân bay Nội Bài Đường bộ 81 25,96 79 24,38 62 21,53 Cửa khẩu Nhận xét Qua số liệu trên cho thấy số hợp đồng nhập khẩu chủ yếu là đường biển vì hình thức này sẽ giảm chi phí từ khâu vận chuyển do đó hạ được giá thành sản phẩm đem lại doanh thu và lợi nhuận cao hơn cho công ty. Đường bộ chủ yếu là nhập khẩu nguyên liệu từ trung Quốc còn đường không là rất ít chỉ trong trường hợp khối lượng hàng hoá là không lớn và đó là những hàng cao cấp. 3.6. Kiểm tra hàng nhập khẩu. Sau khi nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra hàng nhập khẩu, công ty có đại diện là cơ quan giám định để giám định mọi tổn thất hư hỏng của hàng hoá khi hàng hoá đến cảng đối với vận chuyển qua đường biển, hàng hoá đến sân bay nội bài đối với vận chuyển qua đường hàng không và tại cửa khẩu đối với vận chuyển bằng đường bộ. Trong trường hợp hư hỏng nhìn thấy được ở bên ngoài kiện hàng thì công ty sẽ ghi rõ trên vận đơn hoặc phiếu giao hàng kèm theo chứng nhận của cơ quan giám định có ghi hình chụp ảnh nhằm duy trì trách nhiệm của bên vận tải, nếu không có gì hư hỏng bên ngoài thì ghi “ Không làm hư hỏng nhìn thấy được” ở bên ngoài kiện hàng. Ngày tháng hàng hoá được chuyển đến công ty phải uỷ quyền giám định kiểm soát số lượng và tình trạng bao kiện hàng hoá của công ty. Chứng chỉ giám định sẽ được lưu giữ và là bằng chứng để khiếu nại người bán bảo hiểm hoặc đại diện sẽ được công ty thông báo để tham dự việc giám định nói trên. 3.7. Làm thủ tục thanh toán. Hình thức thanh toán phụ thuộc phần lớn vào mối quan hệ với đối tác. Trong trường hợp đối tác là bạn hàng thường xuyên và gây được uy tín thì công ty sẽ tiến hành thanh toán bằng phương thức chuyển tiền T/T, hình thức thanh toán này chiếm tỷ trọng không lớn trong tổng số các hợp đồng. Ngoài tiền ký quỹ 10% thì sau khi nhận được bộ chứng từ công ty sẽ trả nốt phần còn lại. Năm 1999 2000 2001 2002 Số HĐ TT(%) Số HĐ TT(%) Số HĐ TT(%) Số HĐ TT(%) L/C 298 88,69 301 96,47 276 85,19 247 85,76 T/T 38 13,31 11 3,53 48 14,81 41 14,24 Nhận xét Qua số liệu trên nhận thấy số hợp đồng được thanh toán bằng L/C là chủ yếu một phần nhỏ là bằng T/T lý do là dùng phương thức thanh toán bằng L/C công ty sẽ tránh được những vướng mắc trong việc mua bán ngoại tệ cũng như có sự đảm bảo của ngân hàng trong khâu thanh toán với bạn hàng.Tuy nhiên trong quá trình nhập khẩu tại hợp đồng số No 03-72/MED- Sina ký ngày 04 tháng 2 năm2000 trong hợp đồng ghi rõ thanh toán bằng phương pháp L/C không huỷ ngang nhưng trong quá trình làm thủ tục thanh toán chịu sự ảnh hưởng của việc khan hiếm ngoại tệ nên tiền chuyển thanh toán cho đối tác đã chậm so với cam kết trong hợp đồng đã ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Đồng thời năm 2001 khi công ty ký kết hợp đồng nhập khẩu với Samsung pharma ngày 19 tháng 12 và cam kết trong hợp đồng sẽ thanh toán sau khi nhận hàng 30 ngày nhưng khi đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán , ngân hàng yêu cầu thế chấp tài sản nằm ngoài khả năng hiện tại của công ty, do đó công ty đã không thể thanh toán đúng như đã cam kết cho đối tác dẫn đến phải chi trả thêm một khoản tiền lãi tính theo ngày cho đối tác và kết quả là lợi thế vẫn thuộc về nhà cung cấp , thiệt hại vẫn là doanh nghiệptrong khi đáng ra ngân hàng có thể tạo điều kiện để công ty để tránh thiệt hại. 3.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. Đa số hàng nhập khẩu về của công ty đều rất ít xảy ra rủi ro nên tranh chấp cũng là không đáng kể. Trong trường hợp hàng về không đúng với hợp đồng và được phát hiện trong khi giám định mở kiện hàng tại hiện trường. Công ty và bên bán sẽ kiểm tra những sai xót đó, lập biên bản cụ thể với chữ ký của hai bên. Tuỳ từng trường hợp cụ thể, công ty sẽ xác định đối tượng khiếu nại. + Nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, thời hạn giao hàng bị vi phạm thì công ty khiếu nại người bán. + nếu bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất do lỗi của người vận tải gây nên thì công ty vẫn khiếu nại người bán, sau đó người bán sẽ gửi đơn khiếu nại công ty vận tải và cơ quan nhận trở hàng cho người bán phải chịu trách nhiệm. + Nếu hàng bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên nếu thuộc phạm vi bảo hiểm đã mua thì doanh nghiệp sẽ khiếu nại công ty bảo hiểm. Tuy nhiên kể từ khi công ty được thành lập đến nay và hoạt động kinh doanh nhập khẩu được tiến hành thì tranh chấp là rất ít xảy ra, chỉ có một vài trường hợp hàng bị vỡ với những linh kiện thuốc dạng ống thuỷ tinh. Khi hàng bị vỡ công ty sẽ mời cơ quan giám định tới giám định sau đó lập biên bản có đại diện của cơ quan giám định, của bên mua, chủ phương tiện trở hàng và những người có liên quan khác. Sau đó gửi cho bên bán biên bản giám định hợp lệ cùng một số hoá đơn chứng từ cần thiết khác như vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm để đối tác được biết và tìm cách giải quyết.Một trường hợp nữa là tại hợp đồng ngoại thương No 02 – 03 / MDE-Helin AG ký ngày 26 tháng 4 năm 2002 nhập khẩu theo giá CIF Hải Phòng sau khi hàng về cảng kiểm tra thấy thiếu một lô hàng trị giá 1450 USD công ty đã kịp thời lập biên bản có chữ ký và xác nhận của các bên có liên quan gửi cho bên bán cùng một số giấy tờ khác, sau 15 ngày thì công ty nhận được thông báo của bên bán trả lời hàng tổn thất là do thiên tai và thuộc phạm vi bảo hiểm mà bên bán đã mua do đó bên bán sẽ có trách nhiệm hoàn lại số tiền đúng bằng trị giá lô hàng bị tổn thất. Thông thường công ty và đối tác tự giải quyết nội bộ với nhau trên tinh thần hợp tác hai bên cùng có lợi chưa có trường hợp nào công ty phải đưa ra trọng tài quốc tế hoặc cơ quan toà án để giải quyết tranh chấp. CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU VÀ THÀNH PHẨM TÂN DƯỢC TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I- HÀ NỘI . I. Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty DLTWI. 1. Mục tiêu hoạt động của Công ty dược liệu TWI-Hà Nội. Trong nền kinh tế mở, doanh nghiệp kinh doanh theo cơ chế thị trường có sự quản lý chặt chẽ của các cơ quan nhà nước đặc biệt của bộ y tế và tổng công ty dược Việt Nam, lại phải kinh doanh trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt từ nhiều phía nhưng công ty DLTWI đã có mục tiêu rõ ràng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, việc định hướng mục tiêu và thực hiện tốt các mục tiêu đó còn gặp rất nhiều khó khăn đòi hỏi sự nổ lực của ban giám đốc, toàn bộ các cán bộ công nhân viên của công ty cùng sự trợ giúp của các ban ngành có liên quan. Ban giám đốc của công ty DLTWI đã đề ra nhiều chính sách để định hướng mọi hoạt động kinh doanh nói chung, hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng trong thời gian tới. + Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh của công ty, nguồn cung ứng thuốc và nguyên vật liệu ngày càng phong phú, phát triển mở rộng đi kèm với quản lý chặt chẽ, xây dựng thêm các chiến lược kinh doanh nhập khẩu trong từng giai đoạn trên cơ sở nghiên cứu kỹ thị trường, khách hàng, đối tác, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh. + Cũng cố và mở rộng thị trường trong nước từng bước phát triển thị trường quốc tế với phương châm : “ Đa dạng hoá chức năng, đa dạng hoá sản phẩm, đa dạng hoá thị trường”. + Đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng, của sản xuất, tiêu dùng trong xã hội trên cơ sở chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân và chấp hành nghiêm túc các quy định, chính sách của nhà nước. + Tiếp tục ổn định tổ chức, đẩy mạnh đồng đều cả lĩnh vực sản xuất và kinh doanh, phấn đấu nâng cao doanh số, chất lượng sản phẩm, đảm bảo chí phí hợp lý, giữ vững uy tín hình ảnh của công ty trong thị trường nội địa và quốc tế, góp phần làm tăng lợi ích xã hội.  2. Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới. Trong xu thế chung nhà nước luôn khuyến khích xuất khẩu, sản xuất thay thế hàng nhập khẩu, tuy nhiên điều này chỉ phù hợp với một số ngành tiêu dùng còn với ngành công nghiệp dược của Việt Nam hiện nay thì nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược phục vụ chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân là điều không thể thiếu được, kinh doanh nhập khẩu là một lĩnh vực tuy hấp dẫn nhưng rất phức tạp bởi nó phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố chủ quan cũng như khách quan của thị trường trong nước, ngoài nước, những trở ngại về địa lý, đối tác, các chính sách khắt khe của nhà nước … Khi xây dựng phương hướng của công ty, ban giám đốc đã nhìn thấy được những thuận lợi đồng thời khắc phục khó khăn, thách thức mới trong hoạt động sản xuất kinh doanh thuốc. + Hoạt động nhập khẩu trong tương lai sẽ chở nên thuận lợi hơn do trong tương lai gần Việt Nam sẽ gia nhập APTA, xu thế hợp tác mở rộng thị trường khối ASEAN, ASEAN-NB, ASEAN-TQ, mở rộng hợp tác Việt Nam –EC, khôi phục thị trường Việt Nam ở các nước phát triển, đặc biệt hiệp định thương mại Việt-Mỹ đã được ký kết đã mở ra cho công ty DLTWI một hướng phát triển mới với nhiều dự án được ký kết và công nhận đạt GMP. Điều này tạo thêm thế và lực cho doanh nghiệp, tăng thế lực cạnh tranh trên thị trường. + Sự phát triển của khoa học công nghệ trong tương lai cùng với hiện đại hoá và đơn giản hoá các thủ tục cùng phương thức thị trường cũng tạo nên thuận lợi cho hoạt động nhập khẩu cuả công ty. + Bên cạnh đó là xu hướng giảm thuế nhập khẩu sẽ khuyến khích và thúc đẩy khối lượng nhập khẩu nhiều hơn. Từ những thuận lợi và khó khăn trên công ty DLTWI đã đề ra những phương hướng cụ thể cho hoạt động nhập khẩu của mình trong thời gian tới. + Đưa ra mục tiêu kinh doanh nhập khẩu, đặc biệt nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược nhóm Kháng sinh và nhóm Vitamin để vừa phục vụ sản xuất trong nước, vừa bổ sung lượng hàng hoá khan hiếm trên thị trường nội địa. + Đẩy mạnh kinh doanh nội địa, bằng mọi biện pháp xúc tiến bán hàng, mở rộng hình thức kinh doanh, mở rộng thị trường nhằm tăng doanh số bán, tăng vòng quay của vốn. Sử dụng các biện pháp chăm sóc khách hàng, tiếp thị quảng cáo về công ty hay từng sản phẩm cụ thể nhằm nâng cao uy tín cũng như sản phẩm của công ty. Tính toán hiệu quả kinh tế đầu vào từ khâu nhập khẩu như : Hạn chế rủi do do biến động giá cả, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cho tới hàng sản xuất tại các xưởng sao cho sản phẩm có giá thành hợp lý, chất lượng cao, đủ sức đứng vững trên thị trường. Củng cố nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý điều hành kinh doanh sao cho phù hợp và thích ứng nhanh với cơ chế thị trường năng động hiện nay. + Coi công tác xuất khẩu như một mũi nhọn trong giai đoạn tới. Mặc dù khả năng nhập khẩu là lớn xong trong những năm qua xuất khẩu của công ty liên tục đứng đầu toàn ngành dược về khả năng xuất khẩu, do đó công ty tiếp tục xác định đây là một mũi nhọn trong định hướng phát triển của những năm tiếp theo. Để đẩy mạnh xuất khẩu nhằm tăng cường vị thế công ty trên thị trường quốc tế, công ty đề ra một số biện pháp sau : - Tích cực tạo nguồn hàng có chất lượng cao, giá cạnh tranh. - Tạo vùng nguyên liệu ổn định, khuyến khích nhân dân trồng dược liệu với sự giúp đỡ đầu tư kỹ thuật của công ty. - Khai thác triệt để mọi khả năng có thể để xuất khẩu bằng nhiều nguồn, nhiều sản phẩm khác nhau. - Hợp tác liên doanh với các doanh nghiệp, trường, viện nghiên cứu, cơ sở sản xuất trong và ngoài ngành. - Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác xuất khẩu. + Sản xuất công nghiệp, nâng cao năng xuất, chất lượng sản phẩm phấn đấu năm 2005 sản xuất đạt doanh số 50 tỷ VNĐ tăng gấp đôi so với 2001. Sản phẩm được đa dạng hoá, đầu tư sản xuất tập trung cho hàng đông dược. Để đạt được cần nâng cao chất lượng sản phẩm bằng việc củng cố và hoàn thiện hệ thống quản lý, quy trình công nghệ sản phẩm, quy chế sản xuất công nghệ, nghiên cứu chất lượng sản phẩm về tuổi thọ, tính sinh khả dụng của thuốc, hàng tháng có hỗ trợ vận chuyển cho khách hàng nhất là ở xa, thực hiện chính sách linh hoạt về giá cả, áp dụng chính sách chiết khấu, hoa hồng cho người mua hàng, kết hợp với quà tặng bằng hiện vật thuốc, nâng cao năng xuất, hạ giá thành, cải tiến mẫu mã mở rộng dây truyền sản xuất, xây dựng kế hoạch sản xuất sao cho thích ứng với từng thời điểm, nâng cao tay nghề công nhân kỹ thuật, đào tạo cán bộ quản lý chuyên môn tại chỗ đồng thời thu hút nhiều nguồn chất xám từ bên ngoài, thuê chuyên gia giỏi về lĩnh vực sản xuất công nghệ. + Hoàn thiện và nâng cao năng lực công tác quản lý. - Quản lý kinh tế : nghiêm túc thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý kinh tế, thực hiện đầy đủ các khoản nộp ngân sách, thuế theo luật định, quản lý chặt chẽ vốn lưu động và tài sản cố định, công nợ và thu hồi công nợ, quản lý tốt các nguồn vốn để tăng hiệu quả sử dụng, thanh quyết toán kịp thời đúng chế độ quy định. - Quản ký kỹ thuật và chất lượng : Thực hiện mọi quy chế, quy định về quản lý chuyên môn trong sản xuất kinh doanh và duy trì chế độ kiểm tra thống nhất trong toàn công ty, phấn đấu không có lô nào xếp loại kém chất lượng phải thu hồi, thực hiện việc đăng ký và đăng ký lại các sản phẩm đã hết thời hạn, các hồ sơ kỹ thuật để đăng ký với nước ngoài. Đặc biệt năm 2005 phải xây dựng được hệ thống quản lý sản xuất đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO. Để xác định kế hoạch phù hợp với chất lượng chăm sóc sức khoẻ nhân dân giai đoạn 2002-2010. II. Một số giải pháp hoàn thiện quy trình nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược tại Công ty Dược liệu TW I Hà Nội 1. Đối với nhà nước. Để phương hướng hoạt động công ty đưa ra được thực hiện đạt kết quả tốt, công ty rất cần đến sự quan tâm ủng hộ từ phía các cơ quan, bộ ngành của nhà nước có liên quan bởi công ty cũng là một thực thể trong nền kinh tế, chụi sự tác động mạnh mẽ và bị chi phối bởi các yếu tố chính trị, pháp luật, xã hội … Đặc biệt môi trường luật pháp có tác động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược của công ty. Để tạo điều kiện thuận lợi cho công ty tiến hành nhập khẩu em xin trình bày một số kiến nghị sau : 1.1. Về tài chính : Căn cứ mức độ tăng trưởng của công ty DLTWI đề nghị Bộ tài chính xem xét bổ xung thêm vốn lưu động cho công ty để có khả năng phát triển nhanh để tăng sức cạnh tranh của công ty trên thị trường. + Đề nghị Bộ Y tế và Bộ tài chính giải quyết chi phí bảo quản hàng hoá của công ty DLTWI. Hiện nay có một thực tế là nhiều doanh nghiệp dược Việt Nam do bị thiếu vốn nên bị hạn chế trong quá trình nhập khẩu những lô hàng thành phẩm tân dược đắt tiền nhưng có chất lượng tốt mà thị trường trong nước đang rất cần trong khi đó ở các ngân hàng lại xảy ra tình trạng ứ đọng vốn, trong thời gian tới nhà nước cần đưa ra các biện pháp khuyến khích các ngân hàng cho các công ty vay vốn để thực hiện hoạt động nhập khẩu được tốt hơn. Nhà nước cũng nên bỏ quy định khống chế hạn mức tín dụng đối với các ngân hàng thương mại nhằm khuyến khích nhập khẩu. Về phía ngân hàng nhà nước cần xem xét lại các quy định về tài sản thế chấp, thủ tục vay vốn để tài sản thế chấp sẽ giữ đúng vai trò của nó là điều kiện đảm bảo an toàn vốn cho vay chứ không phải là vật căn cứ giữa ngân hàng và doanh nghiệp đồng thời thủ tục vay vốn nên đơn giản hoá vừa đúng pháp luật nhưng sẽ rút ngắn nhiều thủ tục phiền hà không cần thiết mà lại ảnh hưởng đến thời gian thực hiện hợp đồng nhập khẩu của công ty đối với đối tác nước ngoài. Nhà nước cũng cần có hướng chỉ đạo các ngân hàng có thể đứng ra bảo lãnh để các doanh nghiệp có thể vay được các khoản tiền lớn từ các tổ chức tín dụng quốc tế với mức lãi suất ưu đãi hay từ các hãng sản xuất ở nước ngoài với hình thức L/C trả chậm. + Nhà nước trợ giúp các doanh nghiệp đẩy mạnh xúc tiến thương mại và cung cấp thông tin về thị trường hàng hoá thế giới cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nhập khẩu nói chung và kinh doanh dược phẩm nói riêng. Thị trường dược phẩm thế giới doanh thu lớn chủ yếu tập chung vào các nước phát triển điều đó cho thấy nếu không có sự đầu tư lớn thì công nghiệp dược phẩm không thể phát triển ở trình độ cao được do đó ngoài sự đầu từ tài chính cho các công ty dược cần đầu tư vào quá trình đào tạo nâng cao kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ để có đội ngũ cán bộ dược có trình độ cao. Riêng với Việt Nam thông tin thị trường còn rất hạn chế, không cập nhật, thiếu mức độ chính xác nên để hiểu về thị trường nước ngoài và đối tác một cách chính xác là rất khó khăn. Do đó trong thời gian tới nhà nước cũng như cán bộ ngành có liên quan cần trú trọng tới công tác nghiên cứu, kiểm sát, dự báo thị trường thế giới, tạo cơ hội tốt cho các công ty kinh doanh dược phẩm có cơ hội thăm dò tìm kiếm thị trường. + Bên cạnh đó nhà nước cũng nên tạo ra một môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các thành phần kinh tế, quan tâm hơn nữa đến quá trình cổ phần hoá, doanh nghiệp nhà nước để thể hiện được tính năng động và hiệu quả, phù hợp với sự phát triển của thị trường. 1.2. Về công tác hải quan. Đề nghị tổng cục hải quan có văn bản hướng dẫn cụ thể hơn, thống nhất cho từng mặt hàng, tạo điều kiện cho công ty DLTWI nói riêng và các doanh nghiệp dược nói chung thuận lợi trong quá trình kinh doanh và hậu kiểm của cơ quan thuế. Các chi cục hải quan nên linh động tạo điều kiện giúp đỡ công ty hoàn chỉnh thủ tục để nhận hàng trong thời gian nhanh nhất. Thanh tra hải quan nên liên tục kiểm tra và đôn đốc các cán bộ hải quan tránh tiêu cực gây lãng phí vật chất cũng như thời gian cho các doanh nghiệp. 1.3. Chính sách thuế. Đề nghị tổng cục thuế chỉ đạo cho các chi cục thuế địa phương, giúp các đơn vị được hoàn thuế nhanh. Cho phép các doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả hơn đồng thời tổng cục thuế nên có văn bản áp mã thuế nhập khẩu thống nhất,chi tiết cho từng mặt hàng để tạo điều kiện cho các công ty trong quá trình hoàn thiện quy trình nhập khẩu. Để thực hiện về những kiến nghị trên, các nhà làm luật cần cân nhắc kỹ lưỡng để chuyển đổi pháp luật Việt Nam phù hợp với thông lệ quốc tế một cách dần dần, xây dựng hành lang pháp lý thống nhất. Các văn bản pháp quy trước khi ban hành cần tham khảo ý kiến của các bộ ngành cũng như các chuyên gia có đủ năng lực, các đơn vị mà phạm vị hoạt động của họ chịu sự điều chỉnh của những văn bản này. Tránh vướng mắc khi có sự mâu thuẫn giữa các văn bản của các cơ quan có thẩm quyền tương đương do hiện nay thẩm quyền của các bộ ngành có sự chồng chéo lẫn nhau gây khó khăn cho các đơn vị thực thi dự án. 2. Đối với công ty. 2.1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu thị trường là một hoạt động quan trọng đóng vai trò tạo định hướng đúng đắn cho nhiều hoạt động khác của công ty. Trên thực tế, nghiên cứu thị trường sẽ cho chúng ta thấy : + Công ty cần lựa chọn sản phẩm nào, tìm mặt hàng nào cho phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình ? + Công ty cần lựa chọn thị trường ? với thị trường quốc tế nên nhập khẩu ở Châu Á, Châu Âu hay Châu phi. + Nghiên cứu thị trường sẽ giúp công ty xác định được đối thủ canh tranh : công ty cần lựa chọn thị trường nào? thị trường trong nước và ngoài nước.Với thị trường quốc tế nên nhập khẩu ở nước nào thuộc châu Á, châu Âu hay châu phi. + Nghiên cứu thị rường xẽ giúp công ty xác định được đối thủ cạnh tranh: Những doanh nghiệp trong nước nào là đối thủ với công ty về chủng loại sản phẩm về giá cạnh tranh để đưa ra biện pháp về phân phối hay tiếp thị hữu hiệu + Nghiên cứu thị trường sẽ giúp cho phép công ty đánh giá khai thác thị trường dựa vào cơ cấu sản phẩm có sẵn, giá cả của sản phẩm và đối tác từ đó lựa chọn thị trường cho phù hợp với khả năng của mình. Để những lợi ích của việc nghiên cứu thị trường đem lại hiệu quả cao thì cần phải : +Tăng cường việc nâng cao kiến thức về thị trường cho cán bộ về công tác này, mở lớp học về marketing QT cho cán bộ cũng như Marketing nội địa đi thăm quan hoặc cử người đi học tập tại các doanh nghiệp. +Tạo điều kiện cho cán bộ thị trường được tìm hiểu trực tiếp thị trường nước ngoài để có thông tin chính xác. + Cần thiết lập một nhóm nghiên cứu đề ra nhưng kinh nghiêm và biện pháp cụ thể về những nghiên cứu khách hàng, đối tượng sản phẩm, phương thức phân phối, giá và các thông tin về giá trên thị trường, những biện pháp xúc tiến và hỗ trợ sản phẩm. + Tổ thị trường của công ty nên tách riêng thành phòng nghiên cứu và phát triển Mas trực thuộc ban Giám đốc cụ thể như sau : * Đối với thị trường trong nước: + Chủ động thâm nhập vào thực tế sản xuất của các đơn vị sản xuất có nhu cầu nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược, những mối quan hệ mà công ty đã có trước đây để tìm hiểu về kế hoạch sản xuất kinh doanh các mặt hàng, tiêu chuẩn chất lượng từ đó xác định nhu cầu dùng thuốc hiện nay. + Luôn tìm hiểu và nắm bắt thông tin về đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh, điểm yếu của họ để rút ra cho mình một cách thức phù hợp hơn. + Nghiên cứu xu hướng đầu tư của nhà nước trong lĩnh vực y dược để kịp thời nắm bắt cơ hội kinh doanh. + Nghiên cứu về giá cả trong nước : Công ty luôn phải cử các cán bộ nghiệp vụ đi theo dõi tình hình biến động của giá cả các mặt hàng nguyên liệu và các thành phẩm tân dược mà doanh nghiệp sẽ nhập khẩu. Để từ đó căn cứ vào giá nhập cùng với các chi phí có liên quan để hoạch định chính sách giá sao cho phù hợp. * Đối với thị trường nước ngoài : + Thu thập những thông tin về mặt hàng nguyên liệu và thành phẩm tân dược mà công ty nhập khẩu tạo điều kiện cho bạn hàng trong nước hiểu rõ về mặt hàng kinh doanh của công ty trên thế giới hiện nay để từ đó có những quyết định mua đúng đắn góp phần nâng cao uy tín cho doanh nghiệp. + Tìm hiểu nghiên cứu các chính sách thương mại, chuyển giao công nghệ, điều kiện vận chuyển …trong lĩnh vực nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược. +Tích cực tìm kiếm thị trường nhập khẩu phục vụ mục tiêu đa dạng hoá các mặt hàng của công ty bằng phương pháp nghiên cứu thị trường trực tiếp. 2.2. Hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu. 2.2.1. Đối với khâu đàm phán, ký kết. Trong khâu này Công ty dược liệu TWI-Hà Nội cũng như nhiều doanh nghiệp khác của việt Nam khi tham gia đàm phán thường yếu thế hơn so với đối tác do thông tin thu thập được từ thị trường nước ngoài thiếu mức độ chính xác trong khi nhu cầu nhập khẩu của công ty lại hết sức cần thiết. Để khắc phục khó khăn này công ty cần phải cập nhật thông tin để nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh nguyên liệu và thành phẩm tân dược trên thế giới từ đó sẽ đề ra chiến lược chủ động trong đàm phán. tiến hành các công việc cụ thể sau : * Chuẩn bị đàm phán công ty cần phải : +Xác định cụ thể hoàn cảnh đàm phán cũng như thành phần tham gia đàm phán với đối tác nước ngoài. +Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm và kiến thức hoàn chỉnh về ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật. Ngoài ra họ phải có khả năng giao tiếp tốt, năng động và nhanh nhẹn trong xử lý tình huống Trước khi đàm phán tâm lý cần được thoải mái để đạt hiệu quả cao trong đàm phán. + Xác định rõ mục tiêu đàm phán là đem lợi ích cho công ty tuy nhiên không vì thế mà gây sức ép cho đối tác, cần có phương án lựa chọn thay thế nhau để khi đàm phán có thể linh động thay đổi phương án khi cần toạ thế chủ động trong đàm phán. + Có nhũng hoạt động nghiên cứu kỹ lưỡng về tình hình tài chính, vị thế của đối tác trên thị trường từ đó sẽ nắm được điểm mạnh, điểm yếu của đối phương và có thể chủ động chuẩn bị được hoàn cảnh đàm phán. *Trong quá trình đàm phán cần sử dụng khéo léo các sách lược sau : + Tạo sự cạnh tranh : Cần cho đối phương biết rõ rằng họ không phải là bạn hàng cung cấp duy nhất. + Khi mục tiêu của công ty đặt ra nên thực hiện từng bước một không nóng vội. Đồng thời nêu mục tiêu cao hơn dự tính để có thể thoả hiệp. + Dù tình hình có diễn biến thế nào cũng không nên bộc lộ suy nghĩ của mình, nên quan sát thái độ của đối phương. + Không dùng ngôn ngữ tuỳ tiện phải có sự chuẩn bị trước để nắm quyền chủ động. + Tuỳ cơ ứng biến với mọi khả năng xảy ra. + Tránh việc thoả thuận xảy ra quá nhanh chóng khiến cho đối phương bất ổn và cảm thấy lo lắng. + Nên mềm dẻo trong các điều kiện để đối phương dù nhượng bộ nhưng vẫn không cảm thấy mất uy tín và thể diện. 2.2.2. Đối với khâu thực hiện hợp đồng. Mặc dù quá trình chuẩn bị cho giao dịch đàm phán được chuẩn bị kỹ lưỡng thì trong khâu thực hiện hợp đồng cũng gặp phải nhiều vướng mắc, cần phải phân tích tìm hiểu nguyên nhân và có giải pháp khắc phục kịp thời.Vướng mắc ở khâu này chủ yếu trong một số công đoạn sau: - Công tác hải quan: Do thủ tục hải quan tương đối phức tạp với nhiều loại chứng từ, giấy tờ khác nhau mà công ty phải tự kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn, thiếu xót rất dễ xảy ra. Để khắc phục tình trạng này Công ty dược liệu TWI-Hà Nội cần cử những cán bộ am hiểu cả về nghiệp vụ ngoại thương cả về pháp luật, ngoại ngữ … Đặc biệt là am hiểu về các văn bản của tổng cục hải quan, cán bộ thực hiện công tác này nhất thiết phải có tinh thần trách nhiệm cao về sự chính xác của tờ khai hải quan. Sau khi đã hoàn tất thủ tục kiểm tra hàng hoá và tính thuế cán bộ kinh doanh cần sao một bản tờ khai hải quan cho phòng tài chính kế toán để phối hợp theo dõi kịp thời việc nộp thuế và phí hải quan. Công ty cũng cần nắm được các bước làm thủ tục và thời gian thực hiện để chủ động linh hoạt trong công việc tránh gây lãng phí về thời gian và tiền của không cần thiết của công ty. Ngay sau khi hợp đồng được ký kết công ty cũng nên có kế hoạch chuẩn bị trước để khi hàng về có thể làm thủ tục hải quan thuận lợi. - Đối với công tác giao nhận và vận chuyển : Công ty thường xuyên thuê dịch vụ vận chuyển nên chi phí cho công tác này cũng khá tốn kém công ty cũng nên xem xét có thể tự mình giao nhận hàng hoá được hay không để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Nếu trong trường hợp phải thuê dịch vụ giao nhận thì cần căn cứ vào hợp đồng uỷ thác cũng như đơn hàng của bạn hàng để chuẩn bị giấy tờ có kế hoạch giao nhận vận chuyển tốt nhất vừa tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian và giảm những khoản trung gian không cần thiết. - Đối với công tác thanh toán : Trong quá trình nhập khẩu thường xuyên phải sử dụng ngoại tệ mà đôi lúc do ảnh hưởng của nền kinh tế nói chung nguồn ngoại tệ khá khan hiếm vì thế công ty cần có kế hoạch trước để dự trữ một lượng ngoại tệ cần thiết phục cho quá trình thanh toán. Muốn vậy công ty cần phải có kế hoạch cụ thể thu nội tệ, đôn đốc khách hàng thanh toán để kịp thời chuyển thành ngoại tệ khi cần. Công ty nên dùng phương thức thanh toán tín dụng để đảm bảo sự an toàn vì có ngân hàng tham gia bảo lãnh chỉ nên sử dụng hình thức thanh toán T/T trong một số trường hợp cần thiết thật tin tưởng. 2.3 Sử dụng vốn có hiệu quả : Vốn là một nhân tố quan trọng đảm bảo cho sự phát triển và tồn tại của công ty. Để khắc phục những khó khăn về vốn công ty cần phải huy động và sử dụng vốn có hiệu quả. - Đối với việc huy động vốn có hiệu quả: + Huy động vốn từ các cán bộ nhân viên trong công ty với mức lãi suất thích hợp, điều này có thể giúp công ty tháo gỡ những ách tắc về vốn, tuy nhiên vấn đề đặt ra là làm thế nào để cán bộ công nhân viên tin tưởng vào khả năng thanh toán đúng hạn của công ty muốn vậy công ty cần phải tạo chữ tín thông qua việc ban hành quy chế vay vốn cụ thể. + Liên kết vốn vứi các doanh ngiệp khác để nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược trên tinh thần hai bên cùng có lợi. + Ưu tiên trích lợi nhuận thu được từ hoạt động kinh doanh bổ xung vào nguồn vốn kinh doanh. + Tích cực quan hệ với các bạn hàng nước ngoài nhằm tranh thủ nguồn vốn tín dụng xuất khẩu của ngân hàng mà người bán thu xếp tìm giúp công ty. + Tích cực đẩy mạnh quan hệ tài chính với các tổ chức tài chính thế giới để tranh thủ những nguồn tín dụng ưu đãi cũng như những viện trợ khác. + Trong trường hợp cần thiết nên tham gia hình thức nhập khẩu uỷ thác để tận dụng nguồn vốn của các công ty kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu hoặc có thể thoã thuận trả chậm nếu được. - Những biện pháp sử dụng vốn có hiệu quả : + Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, chế độ hạch toán kinh doanh do nhà nước quy định. + Tính toán các khả năng lỗ lãi, thời gian thu hồi vốn trong kinh doanh cũng như dự tính trước những rủi ro có thể xảy ra để có biện pháp phòng ngừa. + Tăng tốc sự lưu chuyển hàng hoá để không cần tăng lượng vốn lưu động mà hiệu quả sử dụng lại tăng lên. + Lựa chọn phương thức thanh toán thuận lợi, phải an toàn tránh tình trạng ứ đọng vốn hay dây dưa công nợ trong thanh toán tiền hàng. + Thực hiện chế độ trách nhiệm vật chất đối với quá trình sử dụng vốn đồng thời phải thương xuyên phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng vốn. Trên cơ sở về huy động và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả Công ty dược liệu TWI-Hà Nội sẽ giải quyết được những khó khăn về vốn và tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả hơn. 2.3. Đào tạo nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ. Hiện nay, đội ngũ cán bộ của công ty phần lớn là những cán bộ có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh nguyên liệu và thành phẩm tân dược nhưng đã nhiều năm hoạt động kinh doanh trong cơ chế cũ nên khi chuyển sang cơ chế thị trường thì nhiều người trong số họ lại chưa thích nghi tốt. Trong thời gian gần đây, số lượng cán bộ trẻ trong công ty ngày càng nhiều, đây là những cán bộ có năng lực, năng động nhưng lại trẻ tuổi đời, tuổi nghề, còn thiếu kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh đầy khó khăn này. Vậy vấn đề đặt ra cho công ty là : + Phải có chiến lược đào tạo, bồi dưỡng về trình độ chuyên môn cho đội ngũ cán bộ của mình sao cho họ có kiến thức sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực kỹ thuật, ngoại thương, ngoại ngữ, pháp luật. Bằng cách mời chuyên gia về công ty, tổ chức những khoá bồi dưỡng ngắn hạn, ngoài giờ. Hoặc hỗ trợ một phần kinh phí cho các cán bộ học tự túc. Công ty cũng cần nghiên cứu để phối hợp với các Bộ, ngành và các đối tác nước ngoài để xin học bổng giúp công ty gửi cán bộ của mình ra nước ngoài đào tạo. Với những cán bộ trẻ có năng lực nhưng còn thiếu kinh nghiệm thì công ty cần tạo điều kiện để họ được tiếp cận với công việc nhiều hơn nữa, đây mới là cách đào tạo, bồi dưỡng bổ ích nhất. + Phải có các chế độ khuyến khích vật chất và tinh thần kịp thời, thoả đáng để động viên cán bộ năng động, tích cực tìm kiếm bạn hàng, thị trường cho công ty. Ngoài ra công ty cũng nên tổ chức các buổi họp hội thảo mời các chuyên gia về nói chuyện góp phần làm cho đội ngũ cán bộ của công ty hiểu hơn nữa về kinh tế thị trường và tư duy kinh doanh trong nền kinh tế thị trường, các kiến thức về Marketing. + Công ty cũng cần có một chính sách tuyển dụng hợp lý để sao cho đội ngũ cán bộ của mình luôn được trẻ hoá, bổ sung được những nhân tài, sàng lọc những cán bộ không thể thích nghi với cơ chế làm ăn mới. + Công ty phải xây dựng và nghiêm khắc thực hiện hệ thống nội quy, quy chế một cách khoa học để có thể đưa hoạt động của công ty vào nề nếp, tiến tới xây dựng một môi trường văn hoá quản trị trong doanh nghiệp. Có như vậy thì hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mới có hiệu quả. + Cuối cùng, công ty cần phải có giải pháp để kết hợp hài hoà giữa đội ngũ cán bộ lâu năm nhiều kinh nghiệm với đội ngũ cán bộ trẻ đồng thời có sự bố trí, phân công lao động hợp lý sao cho từng cán bộ có thể phát huy một cách tốt nhất năng lực của mình vào hiệu quả kinh doanh chung của toàn công ty. . KẾT LUẬN Đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia muốn hoà mình vào tiến trình hội nhập khu vực và thế giới sẽ không thể tách rời hoạt động xuất nhập khẩu . Trong nền kinh tế quốc dân hoạt động nhập khẩu đóng vai trò hết sức quan trọng bởi nó mở rộng khả năng tiêu dùng của một nước, làm đa dạng hoá mặt hàng, tạo động lực để phát triển sản xuất trong nước đồng thời nhập khẩu sẽ xoá bỏ tình trạng độc quyền trên thế giới, phá vỡ nền kinh tế đóng cũng như tạo ra sự cân đối cho nền kinh tế và thúc đẩy xuất khẩu . Thuốc chữa bệnh là một hàng hoá đặc biệt nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khoẻ của người tiêu dùng, chính vì vậy đảng và nhà nước đã có chủ trương rất rõ ràng trong quá trình nhập khẩu thuốc . Trực tiếp quản lý là cục quản lý dược Việt Nam thuộc Bộ y tế đã có một sự nhìn nhận đúng đắn tạo điều kiện cho hoạt động nhập khẩu không ngừng phát triển và đem lại những kết quả đáng khích lệ. Đóng góp vào sự phát triển đó Công ty dược liệu TWI-Hà Nội đã nổ lực phấn đấu bằng tất cả khả năng và tâm huyết của các cán bộ công nhân viên của toàn công ty. Với khoảng 70 trang viết về đề tài nhập khẩu, em đã cố gắng đề cập tới mọi vấn đề của hoạt động nhập khẩu nguyên liệu và thành phẩm tân dược bằng những kiến thức được tích luỹ tại trường và kinh nghiệm thực tế từ quá trình thực tập tại công ty . Tuy nhiên do kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài viết không tránh khỏi sai sót, em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và bạn đọc để bài viết được hoàn thiện hơn. Một lần nữa em xin được chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô giáo TS. Đào Thị Bích Hoà cùng các cô chú, anh chị trong Công ty dược liệu TWI-Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn này. Hà Nội, tháng 5 năm 2003. Sinh viên Nguyễn Thị Hoa. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kỹ thuật thương mại quốc tế TS. Đào Thị Bích Hoà ( chủ biên ) 2. Marketing Thương mại quốc tế PTS. Nguyễn Bách Khoa Ths. Phan Thị Thu Hoài 3. Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương PGS. Vũ Hữu Tửu 4. Kỹ thuật ngoại thương PGS. Dương Hữu Hạnh 5.Thanh toán quốc tế Ths. Dương Hữu Hạnh 6. Các tài liệu có liên quan của công ty Dược liệu TWI-Hà Nội 7. Một số vấn đề cơ bản về công nghiệp hoá, hiện đại hoá ở Việt Nam PGS. Nguyễn Văn Hảo 8. Hợp đồng thương mại quốc tế Nguyễn Trọng Đàn 9. Quản trị chiến lược quốc tế PTS. Nguyễn Bách Khoa NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em, không cắt ghép, sao chép từ các tài liệu khác. Nếu sai em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn. Hà Nội, ngày 20 tháng 5 năm 2003 Sinh viên: Nguyễn Thị Hoa MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU . CHƯƠNG I . NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG CƠ BẢN VÀ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU TẠI CÁC DOANH NGHIỆP KINH DOANH QUỐC TẾ . I. Vai trò của hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân 1 1. Khái niệm về nhập khẩu . 1 2. Các hình thức nhập khẩu . 1 3. Vai trò của các hoạt động nhập khẩu đối với nền kinh tế quốc dân . 5 II. Nội dung quy trình nhập khẩu tại các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế 8 Nghiên cứu môi trường kinh doanh . 8 1.1. Nghiên cứu thị trường 8 1.2. Nghiên cứu đối tác . 11 1.3. Lập phương án kinh doanh 12 Hợp đồng nhập khẩu 13 2.1. Giao dịch 14 2.2. Đàm phán 15 2.3 Ký kết hợp đồng nhập khẩu 16 3. Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu 18 3.1. Xin giấy phép xuất nhập khẩu 18 3.2. Mở L/C 18 3.3. Thuê phương tiện vận tải 20 3.4. Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu 20 3.5. Làm thủ tục hải quan 21 3.6. Nhận hàng nhập khẩu 22 3.7. Kiểm tra hàng nhập khẩu 23 3.8. Thanh toán tiền hàng nhập khẩu 23 3.9. Khiếu nại và giải quyết tranh chấp 24 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG QUY TRÌNH NHẬP KHẨU NGUYÊN LIỆU VÀ THÀNH PHẨM TÂN DƯỢC TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I . Tổng quan về công ty . 25 1. Chức năng nhiệm vụ của công ty 25 2. Kết quả hoạt động kinh doanh trong 4 năm 1999-2002 28 II. Thực trạng quy trình nhập khẩu tại công ty dược liệu Trung ương I 31 1. Nghiên cứu môi trường kinh doanh . 32 1.1. Nghiên cứu thị trường 32 1.2. Nghiên cứu đối tác 44 1.3. Lập phương án kinh doanh 45 2. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng 45 2.1. Giao dịch, đàm phán 45 2.2. Ký kết hợp đồng nhập khẩu 48 3. Tổ chức thực hiện hợp đồng 49 3.1. Xin giấy phép nhập khẩu 49 3.2. Mở L/C 49 3.3. Mua bảo hiểm cho hàng nhập khẩu 52 3.4. Làm thủ tục hải quan 53 3.5. Nhận hàng 55 3.6. Kiểm tra hàng nhập khẩu 57 3.7. Làm thủ tục thanh toán 57 3.8. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 58 CHƯƠNG III. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG TẠI CÔNG TY DƯỢC LIỆU TRUNG ƯƠNG I . Mục tiêu và phương hướng hoạt động của công ty dược liệu Trung ương I . 60 1. Mục tiêu hoạt động của Công ty Dược liệu trung ương I . 60 2. Phương hướng hoạt động của công ty trong thời gian tới 61 II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu Nguyên liệu và thành phẩm tân dược tại công ty dược liệu Trung ương I .63 1. Đối với nhà nước 63 1.1. Về tài chính 63 1.2. Về công tác hải quan 65 1.3. Về chính sách thuế 65 2. Đối với công ty 66 2.1. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường 66 2.2. Hoàn thiện các nghiệp vụ nhập khẩu 67 2.3. Sử dụng vốn có hiệu quả 70 2.4. Đào tạo nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ 71 KẾT LUẬN 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO .