Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xuất nhập khẩu thiết bị vật tư thông tin

lµ sù t¸c ®éng cã h­íng ®óng cña chñ thÓ qu¶n lý lªn ®èi t­îng qu¶n lý, nh»m duy tr× ho¹t ®éng cña hÖ thèng, sö dông mét c¸ch tèt nhÊt mäi tiÒm n¨ng s½n cã, c¸c c¬ héi ®Ó ®­a hÖ thèng ®i ®Õn môc tiªu ®· ®Ò ra trong diÒu kiÖn biÕn ®éng cña m«i tr­êng. QLDN lµ qu¸ tr×nh vËn dông nh÷ng quy luËt kinh tÕ, quy luËt tù nhiªn trong viÖc lùa chän vµ x¸c ®Þnh c¸c biÖn ph¸p vÒ kinh tÕ - x· héi, tæ chøc kü thuËt ®Ó t¸c ®éng lªn tËp thÓ lao ®éng tõ ®ã hä t¸c ®éng ®Õn c¸c yÕu tè vËt chÊt cña SXKD. 1.2. Quan niÖm vÒ tæ chøc qu¶n lý: Trong x· héi hiÖn t¹i, h×nh thøc tæ chøc cña con ng­êi ®i tõ ****** nhãm lµm thêi ®Õn nh÷ng tæ chøc cã c¬ cÊu tæ chøc bé maý chÆt chÏ. HiÖn nay tæ chøc cã tÊt c¶ trong mäi ngµnh ho¹t ®éng trong x· héi ***** nh÷ng tæ chøc chÝnh quyÒn lµ næi bËt vÒ s¶n l­îng quy m« vµ t¸c ®éng lªn ®êi sèng con ng­êi. ChÝnh nhê cã tæ chøc mµ con ng­êi hiÖn ®¹i ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu thÇn kú mµ kh«ng cã mét c¸ nh©n riªng rÏ nµo cã thÓ ®¹t ®­îc, tÊt c¶ chóng ta ®Òu cã thÓ chØ ra mét tæ chøc trong x· héi. Nh­ng vÒ mÆt KH, ®Þnh nghÜa tæ chøc lµ mét viÖc phøc t¹p. HÇu nh­ mçi nhµ nghiªn cøu ®Òu cã nh÷ng ®Þnh nghÜa cña riªng m×nh. Nh÷ng ®Þnh nghÜa nµy ®Òu h­íng ®Õn mét khÝa c¹nh nhÊt ®Þnh cña tæ chøc. Qua ®Þnh nghÜa ®ã, chóng ta cã ®Þnh nghÜa mét c¸ch tãm t¾t nh­ sau: Tæ chøc lµ mét sù tËp hîp nhiÒu ng­êi, mét c¸ch cã ý thøc ®Ó nh»m hoµn thµnh c¸c môc tiªu chung. Tæ chøc lµ mét thùc tÕ cã môc tiªu ph¶i hoµn thµnh cã ®êi sèng vµ nh÷ng ho¹t ®éng riªng cña nã, ®Ó cã thÓ tån t¹i vµ ph¸t triÓn. Tæ chøc bé m¸y QLDN lµ néi dung cña c«ng t¸c tæ chøc DN. NÕu hiÓu ë møc ®é kh¸i qu¸t nhÊt th× tæ chøc DN lµ tæ chøc sù kÕt hîp c¸c yÕu tè s¶n xuÊt v× thÕ viÖc nghiªn cøu tæ chøc DN nãi riªng kh«ng thÓ kh«ng xuÊt ph¸t tõ quan ®iÓm ph©n chia ho¹t ®éng lao ®éng cña con ng­êi thµnh hai yÕu tè s¶n xuÊt ®éc lËp víi nhau lµ lao ®éng qu¶n lý vµ lao ®éng thùc hiÖn lµm c¬ së cho c«ng t¸c tæ chøc DN nãi chung vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp nãi riªng. 2. Môc ®Ých vµ ý nghÜa cña tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. 2.1. Môc ®Ých cña tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Môc ®Ých cña qu¶n lý doanh nghiÖp lµ mét mÆt nh»m ®¹t ®­îc n¨ng suÊt cao nhÊt trong s¶n xuÊt kinh doanh, mÆt kh¸c kh«ng ngõng hoµn thiÖn tæ chøc lao ®éng. 2.2. Môc ®Ých cña tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. §iÒu hµnh bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶, hoµn thµnh tèt môc tiªu, nhiÖm vô hÖ thèng ®Æt ra, ph©n c«ng lao ®éng hîp lý, nh÷ng ng­êi cã kh¶ n¨ng chuyªn m«n thuéc lÜnh vùc nµo ®­îc ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vÒ lÜnh vùc ®ã, ng­êi kh«ng cã kh¶ n¨ng th× chuyÓn ®Õn bé phËn thÝch hîp. 3. Néi dung cña tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña doanh nghiÖp. 3.1. Chøc n¨ng vµ mèi quan hÖ. Chøc n¨ng qu¶n lý lµ ho¹t ®éng riªng biÖt cña lao ®éng qu¶n lý, thÓ hiÖn nh÷ng ph­¬ng thøc t¸c ®éng cña chñ thÓ qu¶n lý ®Õn ®èi t­îng qu¶n lý. ViÖc x¸c ®Þnh ®óng ®¾n chøc n¨ng qu¶n lý lµ tiÒn ®Ò cÇn thiÕt kh¸ch quan ®Ó cã thÓ qu¶n lý doanh nghiÖp theo h­íng chuyªn tinh gi¶m nhÑ vµ cã hiÖu lùc kh«ng thÓ ph©n tÝch sù phï hîp gi÷a c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý víi chøc n¨ng qu¶n lý. * Chøc n¨ng ®Þnh h­íng: Lµ chøc n¨ng dù kiÕn tr­íc con ®­êng ph¸t triÓn trong t­¬ng lai cña doanh nghiÖp mµ chñ yÕu ®Ò cËp ®Õn môc tieu cu¶ doanh nghiÖp vµ con ®­êng ®Ó ®¹t môc tiªu ®ã. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng chøc n¨ng quyÕt ®Þnh sù thµnh ®¹t, thÊt b¹i hay diÖt vong cña doanh nghiÖp theo quan niÖm truyÒn thèng chøc n¨ng ®Þnh h­íng chÝnh lµ c«ng t¸c kÕ ho¹ch ho¸ dùa trªn c¬ së thèng kª kinh nghiÖm ®Ó so¹n th¶o c¸c môc tiªu vµ ph­¬ng ¸n hµnh ®éng h­íng môc tiªu. * Chøc n¨ng tæ chøc: Chøc n¨ng bao gåm 2 bé phËn g¾n bã c¬ h÷u víi nhau lµ tæ chøc x©y dùng vµ tæ chøc qu¸ tr×nh tæ chøc x©y dùng, bao gåm mäi c«ng viÖc liªn quan ®Õn c«ng t¸c x©y dùng mét doanh nghiÖp nh­ x©y dùng mét c¬ cÊu s¶n xuÊt c«ng nghÖ ë ph­¬ng thøc s¶n xuÊt bao nhiªu bé m¸y chøc n¨ng. Tæ chøc qu¸ tr×nh ho¹t ®éng víi néi dung c¬ b¶n lµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c t­ t­ëng chiÕn l­îc kÕ ho¹ch. * Chøc n¨ng ph©n phèi: Khi ®Þnh h­íng ph¸t triÓn th× ®ßi hái tr­íc hÕt lµ viÖc ph©n phèi nhiÖm vô, ph©n quyÒn ®iÒu hµnh ®­êng vËn ®éng gi÷a c¸c bé phËn. §©y lµ nhiÖm vô cña c«ng t¸c tæ chøc khi nhiÖm vô ®· ®­îc ph©n ra vµ ph©n phèi cho mäi cÊp vµ ®Õn mäi c¸ nh©n trong tæ chøc tÊt yÕu ®ßi hái ph¶i h­íng c¸c nhiÖm vô ®i theo môc tiªu. 3.2. Bé m¸y qu¶n lý. a. Kh¸i niÖm bé m¸y qu¶n lý: Bé m¸y qu¶n lý cña mét tæ chøc lµ hÖ thèng c¸c con ng­êi cïng víi c¸c ph­¬ng tiÖn cña tæ chøc ®­¬cj liªn kÕt theo mét sè nguyªn t¾c vµ quy t¾c nhÊt ®Þnh mµ tæ chøc thõa nhËn ®Ó l·nh ®¹o qu¶n lý toµn bé c¸c ho¹t ®éng cña hÖ thèng nh»m ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu ®· ®Þnh. b. Nh÷ng yªu cÇu cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp: Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp ph¶i gän nhÑ, ®©y lµ yªu cÇu ®Çu tiªn cña bé m¸y qu¶n lý v× nÕu bé m¸y cång kÒnh th× mçi lóc cÇn sù biÓu quyÕt cã nhiÒu ý kiÕn ®iÒu nµy lµm cho bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cã hiÖu qu¶ thÊp vµ chËm. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp ho¹t ®éng ph¶i cã hiÖu lùc. NÕu bé m¸y qu¶n lý cña doanh nghiÖp cã ®­îc yªu cÇu lµ gän nhÑ nh­ng l¹i ho¹t ®éng kh«ng hiÖu qu¶ th× bé m¸y ®ã vÉn ch­a ®¹t yªu cÇu. MÖnh lÖnh cña chØ thÞ ®­a ra ph¶i ®­îc chÊp hµnh ®Çy ®ñ vµ ®óng. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cßn ph¶i ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶, mçi ho¹t ®éng cña bé m¸y sau khi thùc hiÖn ph¶i cã mét kÕt qu¶ nhÊt ®Þnh ®ång thêi ph¶i ®¶m b¶o thùc hiÖn nghiªm tóc chÕ ®é tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n trªn c¬ së ®¶m b¶o vµ ph¸t huy quyÒn lµm chñ cña tËp thÓ lao ®éng trong doanh nghiÖp, ph¶i phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt thÝch øng víi nh÷ng ®Æc diÓm kinh tÕ vµ kinh tÕ cña doanh nghiÖp. Ngoµi ra bé m¸y qu¶n lý trong tæ chøc cßn ph¶i ®¶m b¶o sù uyªn tinh gän nhÑ vµ cã hiÖu qu¶, tû lÖ gi÷a nh©n viªn qu¶n lý so víi tæng sè c«ng nh©n viªn chøc lµ nhá nhÊt mµ vÉn hoµn thµnh ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý ®ång thêi mäi quyÕt ®Þnh bé m¸y ®­îc chuÈn bÞ chu ®¸o, khoa häc s¸t víi thùc tÕ ®­îc mäi ng­êi tù gi¸c chÊp nhËn. c. Ph©n c«ng bé m¸y ®iÒu hµh doanh nghiÖp. Trong sù nghiÖp CNH - H§H ®Êt n­íc c¸c doanh nghiÖp hiÖn ®¹i ®ßi hái mét sù chØ huy s¶n xuÊt vµ kinh doanh theo mét ý chÝ thèng nhÊt tuyÖt ®èi ®ßi hái sù phôc tïng kü thuËt hÕt søc nghiªm ngÆt, sù ®iÒu khiÓn cña bé m¸y theo nh÷ng nguyªn t¾c thèng nhÊt tõ trªn xuèng d­íi. Gi¸m ®èc doanh nghiÖp lµ ng­êi ®­îc giao tr¸ch nhiÖm qu¶n lý doanh nghiÖp, lµ ng­êi chØ huy cao nhÊt trong doanh nghiÖp, cã nhiÖm vô qu¶n lý toµn diÖn, chÞu tr¸ch nhiÖm toµn diÖn vÒ mäi mÆt s¶n xuÊt kü thuËt kinh doanh vµ ®êi sèng cña doanh nghiÖp. Gi¸m ®èc nªn ph©n c«ng qu¶n lý s¶n xuÊt vµ kü thuËt cho phã gi¸m ®èc. Ng­êi nµy cã tr¸ch nhiÖm tæ chøc s¶n xuÊt ®Õn kh©u bè trÝ ®iÒu hµnh lao ®éng tæ chøc cÊp ph¸t vËt t­. Tuú theo tõng m« h×nh mµ mçi doanh nghiÖp cã thÓ bÇu 1 ®Õn 2 phã gi¸m ®èc trë lªn, mçi phã gi¸m ®èc sÏ chÞu tr¸ch nhiÖm mét phÇn trong c¬ cÊu tæ chøc s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp. Phã gi¸m ®èc kü thuËt, phã gi¸m ®èc s¶n xuÊt, tõ ®ã c¸c phã gi¸m ®èc ph©n c«ng c«ng viÖc ®Õn tõng phßng ban, ph©n x­ëng tæ ®éi (nÕu lµ c¬ së s¶n xuÊt) toµn bé ho¹t ®éng tµi chÝnh kÕ to¸n theo quy®Þnh hiÖn nay ®­îc giao cho kÕ to¸n tr­ëng cã vÞ trÝ nh­ phã gi¸m ®èc. d. Lao ®éng qu¶n lý. * Kh¸i niÖm lao ®éng qu¶n lý: Lao ®éng qu¶n lý lµ mét d¹ng lao ®éng ®Æc biÖt cña lao ®éng s¶n xuÊt, ®Ó hoµn thµnh c¸c chøc n¨ng s¶n xuÊt kh¸c nhau cÇn thiÕt ph¶i cã qu¸ tr×nh qu¶n lý. Trong doanh nghiÖp lao ®éng qu¶n lý gåm nh÷ng ng­êi lao ®éng ho¹t ®éng trong bé m¸y qu¶n lý vµ nh÷ng ng­êi thùc hiÖn c¸c chuøc n¨ng qu¶n lý ®ã lµ: Gi¸m ®èc, Phã gi¸m ®èc, tr­ëng phã c¸c phßng ban... c¸c nh©n viªn lµm viÖc trong c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ mét sè ng­êi phôc vô kh¸c. Lao ®éng qu¶n lý ®ãng vai trß rÊt quan träng bëi lÏ chØ cÇn mét sai sãt nhá cã thÓ ¶nh h­ëng ®Õn qu¸ tr×nh lao ®éng. * Néi dung cña lao ®éng qu¶n lý: Lao ®éng qu¶n lý gåm nhiÒu ®Æc ®iÓm c¬ b¶n kÕt hîp l¹i víi nhau. Néi dung mang tÝnh chÊt kü thuËt thÓ hiÖn ë c¸c c«ng viÖc thiÕt kÕ vµ ph©n tÝch chuyªn m«n, néi dung mang tÝnh chÊt hµnh chÝnh thÓ hiÖn ë viÖc thùc hiªn c¸c c«ng viÖc nh»m tæ chøc thùc hiÖn c¸c ph­¬ng ¸n, thiÕt kÕ, quy ®Þnh nh­: LËp kÕ ho¹ch, h­íng d©n c«ng viÖc, ®iÒu chØnh, kiÓm tra vµ ®¸nh gi¸ c«ng viÖc. Néi dung mang tÝnh chÊt s¸ng t¹o thÓ hiÖn ë viÖc thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc nh­ suy nghÜ, khai th¸c, t×m tßi vµ ph¸t minh c¸c s¸ng kiÕn míi, c¸c quyÕt ®Þnh vµ c¸c ph­¬ng ph¸p ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc. Néi dung mang tÝnh chÊt thùc hµnh ®¬n gi¶n: §ã lµ thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc ®¬n gi¶n theo c¸c quyÕt ®Þnh h­íng dÉn s½n cã. Ngoµi ra cßn cã néi dung mang tÝnh chÊt héi häp vµ sù vô kh¸c nh­: tham gia c¸c cuéc häp vÒ chuyªn m«n hoÆc gi¶i quyÕt c«ng viÖc cã tÝnh chÊt thñ tôc. 4. C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý. 4.1. Kh¸i niÖm c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý: C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý lµ tæng hîp c¸c bé phËn kh¸c nhau cã mèi liªn hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau ®­îc chuyªn m«n ho¸, ®­îc giao nh÷ng nhiÖm vô nhÊt ®Þnh vµ ®­îc bè trÝ theo tõng cÊp nh»m thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý trong hÖ thèng. C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý ®­îc h×nh thµnh bëi c¸c bé phËn qu¶n lý vµ c¸c cÊp qu¶n lý. 4.2. C¸c kiÓu c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý 4.2.1 C¬ cÊu trùc tuyÕn: L·nh ®¹o tuyÕn 1 L·nh ®¹o tæ chøc L·nh ®¹o tuyÕn 2 B2 B1 B3 A2 A3 A1 S¬ ®å 1: KiÓu c¬ cÊu qu¶n lý trùc tuyÕn. Trong ®ã A1, A2...An; B1, B2... Bn lµ nh÷ng ng­êi thùc hiÖn trong c¸c bé phËn. §©y lµ c¬ cÊu gi¶n ®¬n nhÊt, mét cÊp d­íi cã mét thñ tr­ëng cÊp trªn mµ thi hµnh mÖnh lÖnh cña ng­êi ®ã mµ th«i. Ng­êi l·nh ®¹o trùc tuyÕn ph¶i thùc hiªn tÊt c¶ c¸c chøc n¨ng vÒ qu¶n lý. Mèi liªn hÖ ®­îc thùc hiÖn theo chiÒu däc. KiÓu c¬ cÊu nµy cã ­u ®iÓm lµ quy tr¸ch nhiÖm râ rµng, duy tr× tÝnh kü thuËt vµ kiÓm tra. Ng­êi l·nh ®¹o c¸c tuyÕn ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn víi c¸c ho¹t ®éng cña cÊp d­íi. ChÝnh v× vËy mµ duy tr× chÕ ®é mét thñ tr­ëng, bªn c¹nh ®ã kiÓu c¬ cÊu nµy cã nh­îc ®iÓm: ®ßi hái ng­êi l·nh ®¹o ph¶i cã kiÕn thøc toµn diÖn, tæng hîp nã, khuyÕn khÝch s¸ng t¹o cña cÊp d­íi, kh«ng tËn dông d­íi sù gióp ®ì t­ vÊn cña c¸c chuyªn gia vµ khi cÇn thiÕt liªn hÖ gi÷a 2 thµnh viªn cña c¸c tuyÕn th× viÖc b¸o c¸o th«ng tin theo ®­êng vßng L·nh ®¹o tæ chøc L·nh ®¹o tæ chøc L·nh ®¹o tæ chøc A2 A1 An A3 S¬ ®å 2: KiÓu c¬ cÊu qu¶n lý theo chøc n¨ng. Theo kiÓu c¬ cÊu nµy, c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc tæ chøc theo chøc n¨ng, do ®ã h×nh thµnh lµ nh÷ng ng­êi l·nh ®¹o ®­îc chuyªn m«n ho¸, chØ ®¶m nhiÖm mét chøc n¨ng nhÊt ®Þnh, cÊp d­íi kh«ng nh÷ng chÞu sù l·nh ®¹o cña mét bé phËn chøc n¨ng mµ cßn chÞu sù l·nh ®¹o cña ng­êi chñ doanh nghiÖp vµ bé phËn chøc n¨ng kh¸c. ¦u ®iÓm cña d¹ng c¬ cÊu nµy lµ: Thu hót c¸c chuyªn gia vµo c«ng t¸c qu¶n lý, gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò chuyªn m«n mét c¸ch thµnh th¹o vµ gi¶m bít g¸nh nÆng tr¸ch nhiÖm qu¶n lý cho ng­êi l·nh ®¹o. C¬ cÊu theo chøc n¨ng cã nh÷ng h¹n chÕ vµ kh«ng duy tr× ®­îc tÝnh kü thuËt, kiÓm tra vµ phèi hîp ng­êi l·nh ®¹o tæ chøc ph¶i phèi hîp víi ng­êi l·nh ®¹o chøc n¨ng nh­ng do ®ã gi¶i quyÕt nhiÒu mÖnh lÖnh nªn l·nh ®¹o tæ chøc kh«ng phèi hîp ®­îc hÕt, dÉn ®Õn ng­êi thõa hµnh ph¶i chÞu mét lóc nhiÒu mÖnh lÖnh tr¸i ng­îc nhau. 4.2.3. C¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng: L·nh ®¹o tæ chøc L·nh ®¹o tuyÕn 2 L·nh ®¹o chøc n¨ng B L·nh ®¹o chøc n¨ng A L·nh ®¹o tuyÕn 1 B1 B3 B2 A3 A2 A1 Trong ®ã A1, A2... An; B1, B2... Bn lµ nh÷ng ng­êi thùc hiÖn trong c¸c bé phËn. KiÓu c¬ cÊu nµy lµ sù phèi hîp gi÷a hai lo¹i c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ chøc n¨ng. ë ®©y lao ®éng vµ tæ chøc ®­îc sù gióp ®ì cña c¸c phßng ban chøc n¨ng trong viÖc ra quyÕt ®Þnh ®Ó h­íng dÉn, ®iÒu khiÓn, kiÓm tra tuyÕn mÖnh lÖnh theo tuyÕn ®· ®­îc quy ®Þnh. Ng­êi lµm l·nh ®¹o c¸c phßng ban chøc n¨ng cã quyÒn ra quyÕt ®Þnh cho ng­êi thõa hµnh ë c¸c tuyÕn, c¸c c¬ cÊu trùc tuyÕn. Chøc n¨ng cã ­u ®iÓm: tËn dông ®­îc ­u ®iÓm cña 2 lo¹i c¬ cÊu: c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ c¬ cÊu chøc n¨ng ®ã lµ ph¸t huy ®­îc n¨ng lùc chuyªn m«n cña c¸c bé phËn chøc n¨ng ®ång thêi ®¶m b¶o ®­îc quyÒn chØ huy cña hÖ thèng trùc tuyÕn. Tuy nhiªn d¹ng c¬ cÊu nµy cã ®iÓm h¹n chÕ: do cã qu¸ nhiÒu bé phËn chøc n¨ng th­êng ph¶i häp hµnh nhiÒu g©y c¨ng th¼ng vµ l·ng phÝ thêi gian. Ngoµi ra, cßn cã thÓ x¶y ra m©u thuÉn gi÷a ng­êi l·nh ®¹o vµ c¸c tuyÕn víi nhau do kh«ng thèng nhÊt quyÒn hµnh vµ quan ®iÓm. Trªn ®©y lµ 3 kiÓu c¬ cÊu tæ chøc vµ bé m¸y qu¶n lý c¬ b¶n, ngoµi ra cßn cã c¸c kiÓu c¬ cÊu trùc tuyÕn tham m­u, c¬ cÊu h×nh thøc vµ kh«ng h×nh thøc. X· héi ngµy nay cµng ph¸t triÓn dÉn ®Õn biÕn ®æi m¹nh mÏ trong c¸c ®¬n vÞ. Song sù ph¸t triÓn g¾n liÒn víi qu¸ tr×nh tËp trung vµ chuyªn m«n ho¸ cao ®ßi hái ph¶i cã sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c bé phËn trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña tæ chøc. V× vËy hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty lµ mét tÊt yÕu. ViÖc hoµn thiÖn chøc n¨ng lµm cho viÖc thùc hiÖn qu¶n lý lao ®éng cã chÊt l­îng cao h¬n. 5. Yªu cÇu ®èi víi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. 5.1. Thèng nhÊt môc ®Ých cña tæ chøc: Mét môc ®Ých chØ tËp hîp ®­îc sù hîp t¸c khi nh÷ng ng­êi tham gia hiÓu ®­îc b¶n chÊt vµ mèi quan hÖ mËt thiÕt cña môc ®Ých ®ã nh­ lµ ®èi t­îng cña sù hîp t¸c. Nãi c¸ch kh¸c, khi c¸c c¸ nh©n ph¶i c¶m nhËn ®­îc môc ®Ých cña tæ chøc lµ cña chung, tÊt c¶ c¸c thµnh viªn míi cã ®­îc sù "®ång lßng hîp t¸c". NÕu cã nh÷ng kh¸c biÖt c¬ b¶n vµ nghiªm träng gi÷a môc ®Ých c¸ nh©n vµ tËp thÓ th× sÏ cã sù ly t¸n nh©n t©m. Môc ®Ých cña tæ chøc vµ vËn ®éng c¬ c¸ nh©n: Mçi ng­êi tham gia vµo bÊt kú tæ chøc nµo ®Òu cã t­ c¸ch- t­ c¸ch tæ chøc vµ t­ c¸ch c¸ nh©n, cÇn ph¶i ph©n biÖt râ rµng gi÷a môc ®Ých tæ chøc vµ ®éng c¬ c¸ nh©n v× hai tÊt yÕu kh«ng ph¶i lµ ®ång nhÊt, chóng chØ ®ång nhÊt khi ®¹t ®­îc môc ®Ých vµ tæ chøc tù nã trë thµnh nguån giã cña sù tho¶ m·n c¸ nh©n. §éng c¬ c¸ nh©n lµ c¸i néi t¹i, lµ chñ quan; cßn môc ®Ých chung lµ c¸i bªn ngoµi, kh«ng thuéc c¸ nh©n vµ lµ c¸i kh¸ch quan. 5.2. Bé m¸y tæ chøc ph¶i g¾n víi môc tiªu vµ phôc vô triÖt ®Ó cho thùc hiÖn môc tiªu: Nguyªn t¾c nµy kh¼ng ®Þnh bao giê bé m¸y tæ chøc còng ph¶i phï hîp víi môc tiªu, tõ môc tiªu mµ ®Æt ra cÊu tróc bé m¸y. - CÊu tróc c¸c thµnh phÇn bé m¸y - CÊu tróc c¸ch vËn hµnh - CÊu tróc con ng­êi chØ huy, phèi hîp, x¸c ®Þnh ®éng lùc thóc ®Èy. 5.3. HiÖu qu¶ Bé m¸y tæ chøc ph¶i ®­îc x©y dùng trªn nguyªn t¾c chuyªn tinh, gän nhÑ vµ gi¶m thiÓu mäi chi phÝ. 5.4. C©n ®èi - C©n ®èi gi÷a quyÒn hµnh vµ tr¸ch nhiÖm - C©n ®èi gi÷a chøc vô vµ quyÒn hµnh trong bé m¸y - C©n ®èi vÒ c«ng viÖc gi÷a c¸c b« phËn víi nhau - C©n ®èi nh»m t¹o ra sù æn ®Þnh, v÷ng ch¾c trong tæ chøc 5.5. Linh ho¹t vµ hiÖu lùc. Bé m¸y cña tæ chøc kh«ng ®­îc cøng nh¾c, cè ®Þnh mµ ph¶i n¨ng ®éng mÒm dÎo ®Ó ®¶m b¶o sù thÝch nghi vµ øng phã kÞp thêi víi nh÷ng thay ®«Ø cña m«i tr­êng.PhÇn II Ph©n tÝch thùc tr¹ng tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty xuÊt nhËp khÈu thiÕt bÞ vËt t­ th«ng tin viÕt t¾t EMICO 2.1. Kh¸i qu¸t vÒ qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty Emico C«ng ty xuÊt nhËp khÈu thiÕt bÞ vËt t­ th«ng tin ®­îc thµnh lËp ngµy 28/7/69 víi tªn ®Çu tiªn lµ C«ng ty cung øng vËt t­ vµ th«ng tin, trùc thuéc tæng côc th«ng tin lóc ®ã Sau khi thèng nhÊt ®­íc n­íc vµo n¨m 1976 C«ng ty ®­îc chuyÓn sang cho uû banph¸t thanh vµ truyÒn h×nh qu¶n lý. Nhµ n­íc ban hµnh quyÕt ®Þnh Q§ /213/ TC ngµy 20/5/87 thµnh lËp bé v¨n ho¸ th«ng tin, C«ng ty ®­îc chuyÓn vÒ trùc thuéc bé nµy. Cuèi n¨m 1990 tr­íc yªu cÇu cÊp b¸ch vÒ ph¸t triÓn nghµnh ph¸t thanh vµ truyÒn h×nh, nh»m n©ng cao chÊt l­îng tuyªn truyÒn, xÐt thÊy viÖc nhËp khÈu vËt t­ kü thuËt, thiÕt bÞ truyÒn thanh, truyÒn h×nh vµ th«ng tin, qua viÖc uû th¸c nhËp khÈu cho bé th­¬ng m¹i kh«ng cßn phï hîp víi t×nh h×nh ph¸t triÓn cña nghµnh, g©y c¶n trë cho tiÕn ®é chç míi vµ hiÖn ®¹i ho¸ nghµnh ph¸t thanh vµ truyÒn h×nh. Ngµy 12/12/90 Bé tr­ëng bé v¨n ho¸ th«ng tin ®· ban hµnh quyÕt ®Þnh Q§ 46/TC cho phÐp C«ng ty ®­îc quyÒn xuÊt nhËp khÈu trùc tiÕp c¸c lo¹i thiÕt bÞ ®ång bé, c¸c lo¹i vËt t­, linh kiÖn kü thuËt chuyªn dïng cho nghµnh ph¸t thanh vµ truyÒn h×nh. N¨m 1992 c«ng ty ®· ®­îc thµnh lËp l¹i theo NghÞ ®Þnh 388/H§BT cña Héi ®ång Bé tr­ëng ( nay lµ ChÝnh phñ). T¹i thêi ®iÓm thµnh lËp l¹i nay lµ C«ng ty cã tæng sè vèn kinh doanh ban ®Çu lµ 4 .300.000.000 ®ång Tæng sè c¸c c«ng nh©n viªn lóc ban ®Çu lµ: 35 ng­êi, 100% sè c¸c bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty thuéc biªn chÕ nhµ n­íc. Còng trong n¨m 1992, xÐt thÊy chøc n¨ng vµ nhiÖm cña C«ng ty vËt t­ kü thuËt, theo ®Ò nghÞ cña vô tæ chøc c¸n bé, gi¸m ®èc C«ng ty ®· ban hµnh quyÕt ®Þnh sè 182/TC-Q§ ®æi tªn C«ng ty thµnh: C«ng ty xuÊt nhËp khÈu thiÕt bÞ vËt t­ th«ng tin víi tªn giao dÞch tiÕng Anh lµ: EQUIPMENT & Mate Rials of information IMPORT-EXPORT Company (EMICO) 2.2. Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô. - C¨n cø vµo ph­¬ng h­íng vµ nhiÖm vô cña Bé, x©y dùng vµ kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh toµn diÖn nh»m phôc vô yªu cÇu cñng cè, ph¸t triÓn sù nghiÖp th«ng tin ®¹i chóng trong c¶ n­íc. - §­îc xuÊt nhËp khÈu trùc tiÕp c¸c lo¹i thiÕt bÞ,vËt t­,linh kiÖn ®ång bé phôc vô nhu cÇu trang bÞ l¹i vµ hiÖn ®¹i ho¸ nghµnh ph¸t thanh, truyÒn h×nh vµ th«ng tin ®¹i chóng. - Tæ chøc khai th¸c mäi tiÒm n¨ng trong kinh doanh, liªn doanh s¶n xuÊt liªn kÕt víi c¸c nghµnh kinh tÕ trong vµ ngoµi n­íc ®Ó t¨ng c­êng kh¼ n¨ng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, ®Èy m¹nh xuÊt khÈu ngo¹i tÖ ®¸p øng yªu nhËp khÈu. - Tæ chøc s¶n xuÊt, l¾p gi¸p, söa ch÷a, b¶o hµnh nh÷ng thiÕt bÞ vËt t­ cña nghµnh vµ x· héi. Ngµy 24/3/1994, c¨n cø quyÕt dÞnh vµ c«ng v¨n cã liªn quan, C«ng ty ®­îc chuyÓn giao sang §TNVN qu¶n lý. Tõ ®ã C«ng ty trùc thuéc ®µi TNVN. Trong c¸c n¨m tiÕp theo, nh»m më réng ph¹m vi vµ nghµnh nghÒ kinh doanh cña m×nh. C«ng ty ®· lÇn l­ît thµnh lËp c¸c ®¬n vÞ kinh tÕ trùc thuéc sau: - Chi nh¸nh cña C«ng ty t¹i TP.HCM. - Trung t©m tiÕp thÞ vµ th«ng tin qu¶ng c¸o. - XÝ nghiÖp s¶n xuÊt, l¾p ®Æt thiÕt bÞ kinh doanh ph¸t thanh truyÒn h×nh. - Trung t©m chuyÓn giao c«ng nghÖ, ®iÖn tö tin häc, th«ng tin. Nh­ vËy sau h¬n 30 n¨m ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn hiÖn nay EMICO ®­îc x¸c ®Þnh nh­ sau: C«ng ty xuÊt nhËp khÈu thiÕt bÞ vËt t­ th«ng tin, viÕt t¾t lµ EMICO lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc trùc thuéc §TNVN. C«ng ty lµ ®¬n vÞ s¶n xuÊt kinh doanh h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp, cã t­ c¸ch ph¸p nh©n cã con dÊu riªng, cã tµi kho¶n tiÒn ViÖt Nam vµ ngo¹i tÖ t¹i ng©n hµng, cã trô së ®Æt t¹i sè 5A phè Thi S¸ch- QuËn HBT-HN: - Tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn lµ 220 ng­êi, trong ®ã: + Biªn chÕ nhµ n­íc 102 ng­êi. + Hîp ®ång dµi h¹n 28 ng­êi. + Hîp ®ång ng¾n h¹n, thêi vô 90 ng­êi. - Tæng nguån vèn: 65.200.000.000 ®ång trong ®ã: + Vèn chñ së h÷u: 7.900.000.000 ®ång. + Vèn kinh doanh: 7.600.000.000.®ång. + Vèn l­u ®éng: 59.100.000.000 ®ång. + Tµi s¶n cè ®Þnh: 6.100.000.000 ®ång. - Tæng doanh thu (1998-2001): 357.000.000 ®ång. - Tæng kim ngh¹ch xuÊt nhËp khÈu (1998-2001): 50.800.000 USD. - Nép ng©n s¸ch nhµ n­íc (1998-2001): 17.600.000.000 -Tæng quü l­¬ng (1998-2001): 3.200.000.000 ®ång. Thu nhËp b×nh qu©n cña c¸n bé c«ng nh©n viªn (1998-2001): 1.100.000 ®ång/1 ng­êi/1th¸ng. 2.3. Thùc tr¹ng kinh doanh nhËp khÈu cña C«ng ty. 2.3.1. ThÞ tr­êng nhËp khÈu cña C«ng ty: Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, thÞ tr­êng cã vÞ trÝ trung t©m, thÞ tr­êng võa lµ môc tiªu cña ng­êi s¶n xuÊt kinh doanh võa lµ m«i tr­êng cña ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh hµng ho¸. Bëi vËy mµ c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng ®Òu ®­îc chó ý quan t©m nhÊt ®Þnh cña mçi doanh nghiÖp. C«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng ccña EMICO ®­îc thùc hiÖn qua mét sè b­íc sau: nghiªn cøu vµ ph©n lo¹i c¸c nhãm kh¸ch hµng, dù b¸o xu h­íng biÕn ®éng cña thÞ trõng th«ng qua ®ã n¾m b¾t c¬ héi kinh doanh,®ång thêi h¹n chÕ ®Õn møc tèi ®a nh÷ng rñi ro cã thÓ x¶y ra. 2.3.2. M«i tr­êng kinh doanh: M«i tr­êng kinh doanh cña doanh nghiÖp kµ tËp hîp tÊt c¶ nh÷ng yÕu tè, ®iÒu kiÖn bªn trong vµ bªn ngoµi cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp vµ gi¸n tiÕp ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Trong c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng, EMICO ®· chia m«i tr­êng thµnh hai lo¹i: 2.3.2.1. M«i tr­êng vi m«: - Kh¸ch hµng: kh¸ch hµng cña C«ng ty lµ c¸c C«ng ty lín c¸c nhµ s¶n xuÊt, c¬ quan nhµ n­íc. C«ng ty cung cÊp c¸c mÆt hµng thuéc lÜnh vùc th«ng tin cho nh÷ng ®èi t­îng kh¸ch hµng. Lµ mét C«ng ty chuyªn doanh nhËp khÈu thiÕt bÞ vËt t­ th«ng tin vµ ho¹t ®éng s¶n xuÊt l¾p r¾p c¸c s¶n phÈm cña nghµnh ph¸t thanh- truyÒn h×nh, thÞ tr­êng nhËp khÈu cña C«ng ty lµ c¸c n­íc §µi Loan, NhËt, Hµn quèc, ý, Anh, Ph¸p. h×nh thøc nhËp khÈu sÏ tiÕn hµnh theo ®óng qui ®Þnh cña nhµ n­íc. 2.3.2.2. M«i tr­êng vÜ m«: a. YÕu tè nh©n khÈu: D©n sè t¨ng kÐo theo nhu cÇu cña con ng­êi t¨ng theo ®ång thêi lèi sèng hiÖn nay cña ng­êi d©n còng nh­ viÖc thu hÑp qui m« gia ®×nh sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho nhiÒu ng­êi cã nhu cÇu n¾m b¾t th«ng tin nhanh chãng ®iÒu nµy ®ßi hái thÞ tr­êng mÆt hµng th«ng tin ph¶i rÊt ph¸t triÓn míi ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña thÞ tr­êng, tr×nh ®é häc vÊn, sù gia t¨ng d©n sè... Còng ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. b. YÕu tè kinh tÕ: C¸c yÕu tè kinh tÕ cã t¸c ®éng rÊt lín vµ nhiÒu mmÆt ®Õn m«i tr­êng kinh doanh cña doanh nghiÖp, chóng cã thÓ trë thµnh c¬ héi hoÆc nguy c¬ ®èi víi ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Ho¹t ®éng nhËp khÈu cña EMICO trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y ngµy cµng mét gia t¨ng. c. YÕu tè chÝnh trÞ ph¸p luËt: §èi víi doanh nghiÖp ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu th× viÖc nghiªn cøu m«i tr­êng chÝnh trÞ ph¸p luËt lµ rÊt quan träng. C¸c quèc gia kh¸c nhau vÒ m«i tr­êng chÝnh trÞ ph¸p luËt, do ®ã tiÕn hµnh lËp c¸c chiÕn l­îc kinh doanh th× doanh nghiÖp ph¶i biÕt c¸c v¸n ®Ò sau: Sù æn ®Þnh vÒ chÝnh trÞ, ®­êng lèi ngo¹i giao, vai trß chiÕn l­îc cña §¶ng vµ nhµ n­íc, hÖ thèng luËt ph¸p cã ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty nh­ thÕ nµo.Lµ mét doanh nghiÖp nhµ n­íc cho nªn trong ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh C«ng ty EMICO chó träng t×m hiÓu vµ thùc hiÖn ®óng chñ tr­¬ng ®­êng lèi cña §¶ng vµ nhµ n­íc. d. YÕu tè khoa häc kü thuËt: Cã ¶nh h­ëng quan träng vµ trùc tiÕp ®Õn m«i tr­êng kinh doanh cña doanh nghiÖp ®èi víi C«ng ty EMICO th× viÖc nhËp mét sè d©y chuyÒn l¾p r¸p c¸c thiÕt bÞ do nghµnh ph¸t thanh truyÒn h×nh tõ n­íc ngoµi sÏ gióp cho C«ng ty cã kh¶ n¨ng vËn duông thµnh tùu cña khoa häc kü thuËt vµo s¶n xuÊt nh»m n©ng cao ®­îc chÊt l­îng hµng ho¸ vµ gi¶m bít chi phÝ liªn quan ®Õn qu¸ tr×nh l¾p r¸p c¸c thiÕt bÞ th«ng tin. 2.4. C¸c mÆt hµng kinh doanh cña C«ng ty. MÆt hµng kinh doanh chñ yÕu hiÖn nay cña C«ng ty gåm: - C¸c lo¹i m¸y thu, m¸y ph¸t truyÒn h×nh, m¸y FM,AM, ®Çu thu ch¶o tÝn hiÖu vÖ tinh,c¸c lo¹i ¨ng ten thu ph¸t sãng. - Loa, micro, t¨ng ©m. - ThiÕt bÞ cho c¸c phßng Studio - ThiÕt bÞ ®iÖn ¶nh, s©n khÊu. - ThiÕt bÞ cho triÓn l·m. - ThiÕt bÞ l­u tr÷ ch­¬ng tr×nh. - ThiÕt bÞ dËy häc. - Hµng tiªu dïng (®iÖn l¹nh, ®iÖn tö). - Ph­¬ng tiÖn giao th«ng vËn t¶i. 2.5. C¬ së vËt chÊt kü thuËt: Ngoµi trô së chÝnh cña C«ng ty ®Æt t¹i sè 5-Thi S¸ch- HBT-HN, C«ng ty cßn cã c¸c c¬ së vËt chÊt kü thuËt sau: + Mét xÝ nghiÖp s¶n xuÊt l¾p r¸p, söa ch÷a, b¶o hµnh c¸c thiÕt bÞ nghe nh×n (ti vi, radio), c¸c thiÕt bÞ Studio ph¸t thanh- truyÒn h×nh vµ c¸c thiÕt bÞ ®ång bé kh¸c cho nghµnh ph¸t thanh truyÒn h×nh víi d©y truyÒn c«ng nghÖ s¶n xuÊt l¾p r¸p trÞ gi¸ trªn 3 tû ®ång, cïng víi mÆt b»ng kho x­ëng diÖn tÝch 6.090 m2 t¹i sè 9 L¹c Trung- Hµ Néi. + Mét trung t©m chuyÓn giao c«ng nghÖ ®iÖn tö tin häc chuyªn lµm c¸c nhiÖm vô chÕ thö s¶n xuÊt, l¾p r¸p, l¾p ®Æt, chuyÓn giao c«ng vµ b¶o hµnh m¸y ph¸t h×nh, m¸y ph¸t FM c«ng suÊt tõ 10W-2000W, ¨ng ten m¸y thu ph¸t FM vµ m¸y thu ph¸t h×nh, thiÕt bÞ TBR vµ RRO côm truyÒn thanhn kh«ng d©y... Trung t©m ®­îc trang bÞ d©y truyÒn c«ng nghÖ hiÖn ®¹i víi trÞ gi¸ vµi tû ®ång còng ®­îc ®Æt t¹i Hµ Néi. Ngoµi ra C«ng ty cßn cã chi nh¸nh ®Æt t¹i 64 Tr­¬ng §Þnh- QuËn3- TP.HCM vµ mét trung t©m tiÕp thÞ th«ng tin vµ qu¶ng c¸o t¹i Hµ Néi. 2.6. §¸nh gi¸ chung kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. KÕt qu¶ kinh doanh lµ mét th­íc ®o quan träng cã tÝnh trùc diÖn nhÊt ph¶n ¸nh hiÖu qu¶ kinh doanh cña doanh nghiÖp. Sau ®©y lµ mét sè chØ tiªu ®Ó ph©n tÝch kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh nãi chung cña C«ng ty. B¶ng ngang Qua b¶ng sè liÖu cô thÓ trªn ta thÊy: C«ng ty EMICO lµ mét C«ng ty xuÊt nhËp khÈu cã qui m« võa. N¨m 1998 ®· thùc hiÖn ®­îc tæng doanh thu 86.729.714.485 ®ång. Vµ møc doanh thu nh­ vËy khi trõ ®i tÊt c¶ c¸ chi phÝ vµ nép thuÕ 1.041.457.198 ®ång th× lîi nhuËn thu d­îc lµ: 243.133.635 ®ång. N¨m 1999 tæng doanh thu cña C«ng ty t¨ng 5% gi¸ vèn hµng b¸n t¨ng 5,4% doanh thu thuÇn t¨ng 5,8% nh­ng l·i gép l¹i t¨ng chËm tØ lÖ l·i gép gi¶m tõ 9,l68% xuèng cßn 9,36% trong ®ã chi phÝ l­u th«mg t¨ng rÊt nhanh 9,5%. Tuy nhiªn lîi nhuËn rßng cña C«ng ty t¨ng 31,8% víi møc t¨ng tû lÖ l·i rßng tõ 0,28% lªn 0,35%. ®iÒu nµy cho thÊy mÆc dï chi phÝ t¨ng nh­ng lîi nhuËn rßng thu ®­îc cña C«ng ty vÉn t¨ng vµ tèc ®é quay vßng vèn kinh doanh rót ng¾n tõ 23,57 ngµy xuèng cßn 20,2 ngµy. 2.7. Ph©n tÝch tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty EMICO. 2.7.1. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty EMICO. Trong C«ng ty, cã mét gi¸m ®èc võa ®¹i diÖn cho nhµ n­íc võa ®¹i diÖn cho c«ng nh©n viªn qu¶n lý theo chÕ ®é thñ tr­ëng cã quyÒn quyÕt ®Þnh ®iÒu hµnh ho¹t ®éng cña C«ng ty theo ®óng kÕ ho¹ch, chÝnh s¸ch ph¸p luËt cña nhµ n­íc vµ nghÞ quyÕt cña ®¹i héi c«ng nh©n viªn chøc chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc nhµ n­íc vµ tËp thÓ c«ng nh©n viªn vÒ kÕt qu¶ s¶n xuÊt vµ kinh doanh cña C«ng ty. Gi¸m ®èc do cÊp trªn bæ nhiÖm vµ gi¸m ®èc lµ ®¹i diÖn toµn quyÒn cña C«ng ty trong mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh cña C«ng ty. Tr­êng hîp gi¸m ®èc ®i v¾ng ®­îc uû quyÒn ng­êi thay lµ phã gi¸m ®èc C«ng ty trùc tiÕp chØ ®¹o c¸c phßng ban nghiÖp vô. Ngoµi ra C«ng ty cßn cã 3 phã gi¸m ®èc ®ã lµ mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh, mét phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt, mét phã gi¸m ®èc dù ¸n ®Çu t­ vµ mét kÕ to¸n tr­ëng. Trong C«ng ty cã 3 phßng ®ã lµ: Phßng kinh doanh XNK, phßng TCTH, phßng KH-TV. C¸c phßng nµy lµ mét bé phËn tham m­u gióp viÖc gi¸m ®èc vÒ mÆt chuyªn m«n nghiÖp vô hay hµnh chÝnh nh»m ®¸p øng tèt cho yªu cÇu qu¶n lý. Gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò ph¸t sinh trong C«ng ty, trong s¶n xuÊt kinh doanh vÒ nghiÖp vô theo phßng m×nh phô tr¸ch, ®ång thêi tæng kÕt b¸o c¸o rót kinh nghiÖm thuéc phßng m×nh, x©y dùng m¹ng l­íi nghiÖp vô tõ d­íi lªn ®Ó ®¶m b¶o c¸c mÆt c«ng t¸c cña phßng m×nh ®­îc tr«i ch¶y, ¨n khíp, ®ång thêi còng chó ý c¶i tiÕn tæ chøc, lÒ lèi lµm viÖc nh»m ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. NhiÖm vô cña phßng nµy cã liªn hÖ mËt thiÕt víi c¸c phßng kh¸c cho nªn khi x©y dùng còng nh­ thùc hiÖn vµ h­íng dÉn thùc hiÖn ph¶i ®¶m b¶o mèi quan hÖ thùc sù b×nh ®¼ng nh»m thùc hiÖn tinh thÇn c¸c nguyªn t¾c chØ ®¹o tËp trung thèng nhÊt, c©n ®èi vµ toµn diÖn c¸c mÆt cña C«ng ty, ph¶i gióp ®ì vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c phßng cïng hoµn thµnh tèt nhiÖm vô ®· ®­îc ph©n c«ng. S¬ ®å 4: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty Gi¸m ®èc KÕ to¸n tr­ëng Phã gi¸m ®èc Kinh doanh Phã gi¸m ®èc kü thuËt Phã gi¸m ®èc DA - §T Phßng KH- TV Phßng TC - TH Phßng KD - XNK XN SX l¾p r¸p, l¾p ®Æt thiÕt bÞ vµ KD ph¸t thanh truyÒn h×nh Trung t©m tiÕp thÞ vµ th«ng tin qu¶ng c¸o Trung t©m chuyÓn giao c«ng nghÖ ®iÖn tö tin häc Chi nh¸nh t¹i TP. HCM Cöa hµng Cöa hµng Cöa hµng Nhµ kho Cöa hµng 2.7.2. Lùc l­îng lao ®éng cña C«ng ty HiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña mét C«ng ty phô thuéc rÊt nhiÒu vµo tr×nh ®é n¨ng lùc c¸n bé c«ng nh©n viªn ®Æc biÖt lµ trong lÜnh vùc xuÊt nhËp khÈu nh÷ng mÆt hµng phôc vô cho viÖc thu thËp th«ng tin, ph¸t thanh truyÒn h×nh. Khi c¬ chÕ bao cÊp kh«ng cßn tån t¹i th× viÖc chuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®ßi hái ®éi ngò lao ®éng ph¶i cã tr×nh ®é kinh nghiÖm nhÊt ®Þnh ®Ó ®¸p øng víi sù ph¸t triÓn cña ®Êt n­íc vµ n¾m b¾t ®­îc th«ng tin kÞp thêi. Do vËy mµ C«ng ty EMICO rÊt chó träng ®Õn viÖc ®µo t¹o ®éi ngò lao ®éng vµ n©ng cao tr×nh ®é cho hä. C«ng ty cè g¾ng x¾p xÕp bè trÝ lao ®éng sao cho phï hîp vµ n©ng cao ®­îc ®êi sèng cña hä. BiÓu 1: T×nh h×nh lao ®éng cña C«ng ty n¨m 1997 - 2000 Tr×nh ®é 1997 1998 1999 2000 Tæng sè % Tæng sè % Tæng sè % Tæng sè % §¹i häc, cao ®¼ng 49 54 52 52 63 52,53 63 32,5 Trung cÊp 17 19 26 26 28 23,3 54 27 Phæ th«ng 24 27 22 22 29 24,17 83 41,5 Tæng 90 100 120 200 Nguån: ThuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh c¸c n¨m 1997 - 2000. Tr¶i qua 7 n¨m lµm c«ng t¸c xuÊt nhËp khÈu C«ng ty ®· rót ra ch­a nhiÒu kinh nghiÖm trong qu¸ tr×nh tæ chøc lùc l­îng lao ®éng, ngµy cµng ph¸t huy ®­îc t×nh h×nh chñ ®éng s¸ng t¹o cña c¸c phßng chøc n¨ng trong viÖc qu¶n lý vµ sö dông nguån nh©n lùc mét c¸ch hîp lý. §éi ngò c¸n bé, nh©n viªn lµm c«ng t¸c xuÊt nhËp khÈu tõng b­íc ®­îc n©ng cao vÒ ngiÖp vô, chuyªn m«n vµ kinh nghiÖm kinh doanh. Tuy sè lao ®éng cã tr×nh ®é ®¹i häc gi¶m xuèng nh­ng vÉn chiÕm mét tû lÖ lín trong tæng sè lao ®éng cña C«ng ty. C«ng ty ®· gi¶i quyÕt ®­îc c«ng ¨n viÖc lµm cho nhiÒu ng­êi lao ®éng vµ më nhiÒu líp ®µo t¹o tr×nh ®é nghiªpj vô cho nh©n viªn. §iÒu nµy cho thÊy C«ng ty còng rÊt quan t©m ®Õn t¹o viÖc lµm cho ng­êi lao ®éng còng nh­ n©ng cao cho hä chuyªn m«n vµ n¨ng lùc. Víi ho¹t ®éng tæ chøc qu¶n lý lao ®éng nh­ vËy sÏ gióp cho C«ng ty ngµy cµng v÷ng m¹nh vµ trë thµnh mét tËp thÓ ®oµn kÕt ®¸p øng ®­îc yªu cÇu kinh doanh trong c¬ chÕ míi. HiÖn nay t¹i trô së chÝnh cña C«ng ty cã 100 c¸n bé c«ng nh©n viªn lµm viÖc chiÕm 46% tæng sè nh©n viªn cña toµn C«ng ty. HÇu hÕt sè lao ®éng nµy ®­îc ph©n bæ vµo c¸c bé phËn sau: BiÓu 2: KÕt cÊu c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty. Bé phËn Tæng Biªn chÕ Hîp ®ång Gi¸m ®èc 4 4 - Phßng KD - XNK 30 25 5 Phßng TC - TH 26 20 6 Phßng KH - TV 20 15 5 Phßng kÕ to¸n 7 7 - B¶o vÖ 13 3 10 §éi xe 10 3 7 Tæng 110 77 33 Qua biÓu trªn ta thÊy sè lao ®éng trong biªn chÕ lµ 77 ng­êi chiÕm 70% cßn l¹i 33 lao ®éng trong hîp ®ång chiÕm 30%. Trong sè nµy cã 5 ng­êi lµ hîp ®ång dµi h¹n vµ 28 ng­êi lµ hîp ®ång ng¾n h¹n. Con sè nµy cho thÊy lao ®éng cña C«ng ty t­¬ng ®èi æn ®Þnh. Trong ®ã phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, phßng TC - TH, phßng KH - TV cã sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cao h¬n c¸c bé phËn kh¸c. §iÒu nµy chøng tæ khèi l­îng c«ng viÖc cña c¸c phßng nµy chiÕm tû träng lín. BiÓu 3: Tr×nh ®é cña c¸n bé c«ng nh©n viªn Bé phËn Tæng §¹i häc Cao ®¼ng Trung cÊp Gi¸m ®èc 4 4 - - Phßng KD - XNK 30 25 5 Phßng TC - TH 26 12 10 4 Phßng KH - TV 20 8 4 8 Phßng kÕ to¸n 7 6 1 - B¶o vÖ 13 - - 13 §éi xe 10 - - 10 Tæng 110 55 20 35 Theo biÓu 3 C«ng ty cã 55 lao ®éng tr×nh ®é §¹i häc chiÕm 50% lao ®éng cña C«ng ty, 20 lao ®éng cã tr×nh ®é Cao ®¼ng chiÕm 18,18% vµ tr×nh ®é Trung cÊp lµ 35 lao ®éng chiÕm 31,82%. C¸c sè liÖu nµy cho thÊy, lao ®éng cã tr×nh ®é §¹i häc chiÕm tû träng cao nh­ng bªn c¹nh ®ã ®éi ngò lao ®éng cã tr×nh ®é Cao ®¼ng, Trung cÊp còng chiÕm phÇn lín. Thùc tÕ ®ã ®· ®Æt ra vÊn ®Ò lµ C«ng ty ph¶i quan t©m h¬n n÷a ®Õn viÖc ®µo t¹o, båi d­ìng, n©ng cao tr×nh ®é c¸n bé c«ng nh©n viªn, ®Æc biÖt lµ lao ®éng trÎ vµ c«ng t¸c tuyÓn dông lao ®éng. Tuy nhiªn vÊn ®Ò nµy cßn ph¶i xÐt ®Õn tuæi cña lao ®éng. BiÓu 4: KÕt cÊu tuæi cña c¸n bé c«ng nh©n viªn. Bé phËn Tæng Tuæi D­íi 30 30 - 39 40 - 49 50 - 59 Trªn 60 Gi¸m ®èc 4 - 1 2 1 - Phßng KD - XNK 30 2 15 10 3 - Phßng tµi chÝnh - TH 2 4 8 12 2 - Phßng KH - TV 20 2 9 7 2 - Phßng kÕ to¸n 7 - 3 2 2 - B¶o vÖ 13 3 5 3 2 - §éi xe 10 6 - 4 - - Tæng 110 17 41 40 12 0 Qua biÓu nµy ta thÊy: ®é tuæi 30 trë xuèng cã 17 ng­êi chiÕm 15,45% lao ®éng cña C«ng ty. Hai nhãm tuæi 30 - 39 vµ 40 - 49 chiÕm nhiÒu nhÊt lµ 84 ng­êi chiÕm 43,64%, ®é tuæi tõ 50 ®Õn 60 lµ 12 ng­êi chiÕm 10,91% vµ trªn 60 kh«ng cã. §¸nh gi¸: Qua sè liÖu ë c¸c biÓu cho thÊy c¸n bé c«ng nh©n viªn cña C«ng ty kh¸ ®«ng. Trong ®ã sè biªn chÕ chiÕm kh¸ ®«ng, céng vµo ®ã lµ sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cã ®é tuæi 30 - 49 nhiÒu. §iÒu nµy thÓ hiÖn ®iÓm m¹nh cña C«ng ty lµ sù dµy d¹n kinh nghiÖm vµ chuyªn m«n cña lao ®éng nh­ng nã còng phÊn nµo bÞ h¹n chÕ vÒ sù nhanh nh¹y trong c«ng viÖc. VÒ tr×nh ®é: XÐt trung b×nh th× cßn thÊp, ®Æc biÖt lµ ë lùc l­îng lao ®éng trÎ chñ yÕu lµ tr×nh ®é Cao ®¼ng, Trung cÊp. Tuy sè §¹i häc chiÕm phÇn lín nh­ng hÇu hÕt tËp trung ë c¸n bé cao h¬n. C«ng ty ho¹t ®éng trong lÜnh vùc ngo¹i th­¬ng ®ßi hái c¸c c¸n bé nh©n viªn ®Æc biÖt lµ nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c xuÊt nhËp khÈu ph¶i th«ng th¹o ngo¹i ng÷ vµ n¾m v÷ng nghiÖp vô chuyªn m«n, hiÖu qu¶ kinh doanh cña C«ng ty chÞu ¶nh h­ëng trùc tiÕp bëi n¨ng lùc vµ tr×nh ®é cña ®éi ngò lao ®éng. H¬n n÷a ngo¹i th­¬ng vèn lµ mét lÜnh vùc phøc t¹p vµ chÞu ®ùng nhiÒu rñi ro. HiÓu vµ n¾m v÷ng c«ng viÖc sÏ lµm gi¶m thiÓu møc ®é rñi ro cã thÓ x¶y ra. Tuy ®éi ngò c¸n bé cña C«ng ty ®Òu ®­îc ®µo t¹o qua §¹i häc hoÆc Cao ®¼ng nh­ng hiÓu biÕt th­¬ng m¹i quèc tÕ vÉn cßn nhiÒu h¹n chÕ. Do vËy, C«ng ty ph¶i ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p nh­ më líp ®µo t¹o vÒ ngo¹i ng÷ vµ chuyªn m«n hoÆc ®µo t¹o ngay trong thêi gian lµm viÖc nh÷ng ng­êi ®· cã kinh nghiÖm sÏ thuyÒn cho nh÷ng ng­êi trÎ míi vµo lµm. §iÒu nµy sÏ gióp ®éi ngò lao ®éng cã tr×nh ®é vµ n¨ng lùc ®Ó ®¶m ®­¬ng ®­îc c«ng viÖc ngµy cµng phøc t¹p vµ khã kh¨n h¬n trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng. 2.8. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. 2.8.1. C¬ cÊu chung. Nh­ ®· tr×nh bµy ë trªn, C«ng ty cã 6 phßng chøc n¨ng, mçi phßng cã mét tæ chøc nhÊt ®Þnh. S¬ ®å 4: C¬ cÊu bé m¸y tæ chøc cña C«ng ty (trang 17) Qua s¬ ®å 4 ta thÊy c¬ cÊu tæ chøc cña C«ng ty thuéc kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng. Theo kiÓu nµy Gi¸m ®èc lµ ng­êi cã quyÒn cao nhÊt trong ®¬n vÞ. C¸c bé phËn chøc n¨ng kh«ng trùc tiÕp ra mÖnh lÖnh cho c¸c ®¬n vÞ. ViÖc thùc hiÖn theo kiÓu trùc tuyÕn chøc n¨ng nµy cÇn ph¶i kÕt hîp mét c¸ch nhuÇn nhuyÔn gi÷a c¸c hÖ thèng trùc tuyÕn chØ lµ mèi quan hÖ l·nh ®¹o, C«ng ty vµ c¸c bé phËn chøc n¨ng trong C«ng ty. Søc m¹nh cña C«ng ty ph¶i ®­îc thÓ hiÖn b»ng n¨ng lùc chuyªn m«n, tr×nh ®é nghiÖp vô l·nh ®¹o C«ng ty vµ cña c¸n bé c¸c phßng chøc n¨ng trong c«ng t¸c. 2.8.2. C¬ cÊu l·nh ®¹o C«ng ty. §øng ®Çu bé m¸y tæ chøc cña C«ng ty lµ ban gi¸m ®èc gåm 1 gi¸m ®èc, 3 phã gi¸m ®èc (trong ®ã cã 1 phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh, 1 phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt, 1 phã gi¸m ®èc phô tr¸ch c¸c dù ¸n vÒ ®Çu t­ x©y dùng) - Gi¸m ®èc lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm toµn bé mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty. Cã quyÒn quyÕt ®Þnh x¾p xÕp, ®iÒu ®éng, khen th­ëng, kû luËt ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn. BiÓu 5: Tuæi - Tr×nh ®é l·nh ®¹o cña C«ng ty. Chøc danh Tuæi Tr×nh ®é V¨n ho¸ Chuyªn m«n Ngo¹i ng÷ Gi¸m ®èc 48 §¹i häc §H ngo¹i th­¬ng 2 PG§ kinh doanh 55 §¹i häc §H ngo¹i th­¬ng 2 PG§ kü thuËt 46 §¹i häc §H B¸ch Khoa 1 PG§ dù ¸n ®Çu t­ 35 §¹i häc §H Th­¬ng m¹i 1 Theo biÓu trªn, ta thÊy l·nh ®¹o C«ng ty cã tr×nh ®é §¹i häc, tr×nh ®é chuyªn m«n, tr×nh ®é ngo¹i ng÷, ®©y lµ ®iÒu kiÖn quan träng ®Ó hoµn thµnh tèt c«ng t¸c l·nh ®¹o. VÒ tuæi: L·nh ®¹o C«ng ty cã tuæi trung b×nh lµ: TTb = 18 + 55 + 46 + 35 = 46 Tuæi 4 Víi tuæi trung b×nh lµ 46 tuæi, nã ®¶m b¶o sù chÝn ch¾n trong c«ng viÖc. 2.8.3. C¸n bé qu¶n lý c¸c phßng chøc n¨ng. C«ng ty cã 6 phßng chøc n¨ng, trong ®ã cã 6 tr­ëng phßng vµ 3 phã phßng. Nh­ vËy c¸c phßng chøc n¨ng hiÖn cã 9 c¸n bé tr­ëng phã phßng. BiÓu 6: Tuæi - Tr×nh ®é qu¶n lý c¸c phßng Bé phËn Chøc danh Tuæi T§VH KD - XNK Tr­ëng 36 §¹i häc Phã 44 §¹i häc TC - TH Tr­ëng 53 §¹i häc Phã 42 §¹i häc KH - TV Tr­ëng 50 §¹i häc Phã 38 §¹i häc KÕ to¸n Tr­ëng 51 §¹i häc Phã - B¶o vÖ Tr­ëng 52 Trung cÊp Phã - §éi xe Tr­ëng 40 Trung cÊp Phã - Tõ biÓu 6 ta cã: TTb = 36 + 44 + 53 + 42 + 50 + 38 + 51 + 52 + 40 = 40Tuæi 9 Nh­ vËy víi ®é tuæi 40 víi ®a sè lµ c¸n bé cã tr×nh ®é §¹i häc chøng tá ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý ®· ®ñ søc m¹nh ®Ó ®iÒu hµnh tèt mäi c«ng viÖc ®­îc giao. 2.8.4. HiÖn tr¹ng cña c¸c c¸n bé c¸c phßng chøc n¨ng: a. Phßng KD - XNK: + Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô c¬ b¶n: Ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh doanh vµ tæ chøc thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n kinh doanh. - HiÖn tr¹ng: Phßng kinh doanh XNK cã 30 ng­êi, trong ®ã cã 02 ®ång chÝ lµ tr­ëng, phã phßng vµ 25 c¸n bé lµ cã tr×nh ®é §¹i häc cßn l¹i 5 ng­êi cã tr×nh ®é cao ®¼ng. b. Phßng Tæ chøc - Tæng hîp: + Chøc n¨ng c¬ b¶n: §Þnh kú b¸o c¸o ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh theo tuÇn, th¸ng, quý, n¨m. B­íc ®Çu thi hµnh c«ng t¸c kiÓm to¸n néi bé, s¾p xÕp bè trÝ c¸n bé ®µo t¹o vµ ph©n lo¹i ng­êi lao ®éng ®Ó bè trÝ c¸n bé ®µo t¹o vµ ph©n lo¹i ng­êi lao ®éng ®Ó bè trÝ ®óng ng­êi ®óng viÖc, ®ãng dÊu vµ l­u tr÷ c«ng v¨n chøng tõ XNK. - HiÖn tr¹ng: Phßng tæ chøc tæng hîp hiÖn nay cã 26 c¸n bé c«ng nh©n viªn, trong ®ã cã 12 ng­êi tr×nh ®é §¹i häc, Cao ®¼ng cã 10 ng­êi, cßn l¹i Trung cÊp chiÕm 4 ng­êi. c. Phßng KÕ ho¹ch - Tµi chÝnh + Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô: C©n ®èi t¹o nguån vèn, qu¶n lý vµ sö dông nguån vèn, giao dÞch víi ng©n hµng, qu¶n lý tµi chÝnh, lu©n chuyÓn vµ qu¶n lý chøng tõ kinh doanh, tæ chøc h¹ch to¸n kinh tÕ tæng hîp, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh theo ®óng ph¸p lÖnh kÕ to¸n thèng kª cña nhµ n­íc ban hµnh. - HiÖn tr¹ng: HiÖn nay phßng cã 20 c¸n bé c«ng nh©n viªn sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é §¹i häc chiÕm 8 ng­êi, cßn l¹i phÇn lín lµ Cao ®¼ng vµ Trung cÊp. d. Phßng b¶o vÖ: + Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô c¬ b¶n: §¶m b¶o an toµn cho c¬ quan, phèi hîp víi lùc l­îng c¶nh s¸t an ninh thùc hiÖn nhiÖm vô th­êng trùc c¬ quan, ®¶m b¶o trËt tù vµ an toµn khu vùc n¬i c¬ quan. - HiÖn tr¹ng: HiÖn nay phßng b¶o vÖ cã 13 ng­êi trong ®ã: . Biªn chÕ: 3 ng­êi, hä ®ãng vai trß nßng cèt trong c«ng t¸c b¶o vÖ vµ 10 ng­êi lµm hîp ®ång. . HÇu hÕt c¸n bé c«ng nh©n viªn ë ®©y ®Òu lµ bé ®éi xuÊt ngò cã phÈm chÊt ®¹o ®øc vµ tinh thÇn tr¸ch nhiÖm. e. §éi xe: + Chøc n¨ng vµ nhiÖm vô c¬ b¶n: Qu¶n lý xe cé, phôc vô c«ng t¸c cho c¬ quan. - HiÖn tr¹ng: Theo biÓu 2 th× ®éi xe cã 10 ng­êi, trong ®ã: . Biªn chÕ: 3 ng­êi. . Hîp ®ång: 7 ng­êi. HÇu hÕt hä lµ nh÷ng lao ®éng trÎ, cã tay nghÒ cao. §¸nh gi¸ chung: PhÇn thø ba C¸c gi¶i ph¸p vµ kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty xuÊt nhËp khÈu emico I. yªu cÇu cña sù hoµn thiÖn - Bé m¸y chuyªn tinh, gän nhÑ kh«ng cång kÒnh, nh­ng ®¶m b¶o thùc hiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô cã hiÖu qu¶. - C¬ cÊu bé m¸y ®Çy ®ñ, thÝch øng víi tõng nhiÖm vô cô thÓ, tr¸nh chång chÐo hoÆc bá sãt nhiÖm vô. Ph­¬ng thøc tiÕn hµnh: - KÕ thõa mét c¸ch cã chän läc bé m¸y cò, ph¸t huy thÕ m¹nh néi t¹i vÒ con ng­êi, m¹nh d¹n båi d­ìng, bæ sung c¸n bé trÎ chuÈn bÞ kÕ tiÕp sù ph¸t triÓn. - Rµ so¸t ph©n chia chøc n¨ng, nhiÖm vô tõng bé phËn vµ ®i ®Õn hoµn thiÖn kiÖn toµn bé m¸y c¸n bé lµm c«ng t¸c qu¶n lý. C¶i thiÖn mèi quan hÖ c«ng t¸c, lÒ lèi lµm viÖc, bæ sung vµ hoµn thiÖn néi quy, quy chÕ, s¾p xÕp vµ båi d­ìng c¸n bé ®óng chuyªn m«n, së tr­êng. - T¨ng c­êng mèi quan hÖ víi c¸c ®¬n vÞ trong vµ ngoµi c¬ quan - Hoµn thiÖn thªm viÖc x©y dùng chøc tr¸ch cho tõng c¸n bé c«ng nh©n viªn ®¶m b¶o tèt mäi nhiÖm vô ®­îc giao. ViÖc s¾p xÕp bè trÝ ph¶i cã c¨n cø khoa häc, vµ thùc tiÔn, thËn träng kh«ng å ¹t nh­ng ph¶i ®ång bé, thèng nhÊt vµ døt kho¸t. II. C¸c gi¶i ph¸p Qua t×m hiÓu vµ ph©n tÝch t×nh h×nh chung, còng nh­ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty ta nhËn thÊy ®­îc nh÷ng mÆt c¹nh tranh vµ nh÷ng h¹n chÕ cña bé m¸y qu¶n lý. D­íi ®©y t«i xin ®­a ra mét sè biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y cña C«ng ty sao cho phï hîp víi t×nh h×nh hiÖn nay. 1. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý Trong t×nh h×nh míi, c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i lu«n hoµn thiÖn theo h­íng ngµy cµng thÝch hîp víi môc tiªu vµ nhiÖm vô c«ng t¸c. ViÖc thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý theo h­íng ®æi míi vµ khoa häc ®¶m b¶o chuyªn tinh gän nhÑ vµ hiÖu qu¶ lµ vÊn ®Ò phøc t¹p ch­a thÓ gi¶i quyÕt trong thêi gian ng¾n. Thêi gian tíi C«ng ty cÇn thiÕt thªm bé phËn chøc n¨ng b»ng c¸ch thµnh lËp bé phËn míi, ®¸p øng yªu cÇu thÓ hiÖn trong chøc n¨ng nhiÖm vô, bæ song mét sè c¸n bé l·nh ®¹o cña mét sè phßng cô thÓ. 1.1. L·nh ®¹o C«ng ty C¨n cø vµo nhiÖm vô vµ c«ng viÖc hiÖn t¹i cña Gi¸m ®èc th× cÇn cã mét th­ ký gióp viÖc cho gi¸m ®èc thùc hiÖn c«ng viÖc thu thËp, ghi chÐp th«ng tin tµi liÖu phôc vô cho c«ng viÖc cña gi¸m ®èc vµ thùc hiÖn mét sè c«ng viÖc kh¸c khi cÇn thiÕt. C«ng viÖc cña th­ ký sÏ t¹o chñ ®éng cho gi¸m ®èc trong c«ng t¸c. Trong c¬ cÊu l·nh ®¹o C«ng ty gåm mét gi¸m ®èc vµ ba phã gi¸m ®èc lµ hîp lý. Nh­ vËy c¬ cÊu l·nh ®¹o C«ng ty gåm cã: - 1 gi¸m ®èc - 1 phã gi¸m ®èc kinh doanh - xuÊt nhËp khÈu - 1 phã gi¸m ®èc kü thuËt - 1 phã gi¸m ®èc dù ¸n ®Çu t­ - 1 th­ ký gi¸m ®èc 1.2. Bæ sung bé phËn chøc n¨ng 1.2.1. C¸n bé l·nh ®¹o c¸c phßng Theo biÓu 06 th× C«ng ty hiÖn cã 9 c¸n bé tr­ëng phã phßng trong 6 bé phËn trong 06 bé phËn hiÖn t¹i ®Òu cã chøc n¨ng, nhiÖm vô t­¬ng ®èi râ rµng tuy nhiªn chØ míi cã v¨n b¶n quy ®Þnh t¹m thêi chø ch­a cã v¨n b¶n chÝnh thøc. Do vËy cÇn sím bæ sung vµ hoµn thiÖn ®Ó ®­a thµnh v¨n b¶n chÝnh thøc. 1.2.1.1. Hoµn thiÖn c¸c phßng. * Phßng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu hiÖn cã 30 ng­êi trong ®ã cã 2 ®ång chÝ lµ tr­ëng, phã phßng. Theo em viÖc s¾p xÕp nh­ vËy lµ ch­a hîp lý, v× hiÖn t¹i C«ng ty cã 1 phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kinh doanh cho nªn chØ cÇn mét phã phßng kinh doanh - xuÊt nhËp khÈu lµ ®ñ. Lóc ®ã bé phËn kinh doanh - xuÊt nhËp khÈu cã: 29 ng­êi. * Phßng tæ chøc tæng hîp. HiÖn t¹i phßng cã 26 c¸n bé c«ng nh©n viªn. Trong ®ã cã mét tr­ëng phßng vµ mét phã phßng. HÇu hÕt c¸n bé c«ng nh©n viªn ë ®©y ®Òu cã tr×nh ®é vµ n¨ng lùc chuyªn m«n. V× vËy viÖc s¾p xÕp bè trÝ ë ®©y lµ hîp lý. * Phßng kÕ to¸n. HiÖn t¹i phßng kÕ to¸n cã 7 ng­êi trong ®ã cã mét tr­ëng phßng kÕ to¸n. Cßn l¹i 6 ng­êi ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc vµ trung cÊp. Theo em c«ng viÖc ë phßng nµy ®ßi hái sù cÈn thËn trong tÝnh to¸n, ®ßi hái ph¶i cã tr×nh ®é, n¨ng lùc cña ng­êi thõa hµnh c«ng viÖc nh×n chung víi tr×nh ®é cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ë ®©y nh­ vËy cã thÓ hoµn thµnh tèt c«ng viÖc ®­îc giao. * Phßng kÕ ho¹ch - tµi vô: Phßng cã hai ®ång chÝ lµ c¸n bé tr­ëng, phã phßng trong tæng sè 20 c¸n bé c«ng nh©n viªn cña phßng. HiÖn t¹i phßng cã sè c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é ®¹i häc 8 ng­êi cßn l¹i phÇn ®«ng lµ tr×nh ®é cao ®¼ng vµ trung cÊp. Theo em viÖc s¾p xÕp c¸n bé c«ng nh©n viªn ë ®©y ch­a ®¶m b¶o, v× c«ng viÖc ®ßi hái ng­êi cã n¨ng lùc, tr×nh ®é chuyªn m«n cao mµ ®¹i ®a sè ë ®©y c¸n bé c«ng nh©n viªn cã tr×nh ®é chuyªn m«n thÊp. V× vËy cÇn bæ sung hay ®µo t¹o l¹i sè c¸n bé nãi trªn sao cho hoµn thµnh tèt víi c«ng viÖc ®­îc giao. * Phßng b¶o vÖ: §Æc ®iÓm cña c«ng t¸c b¶o vÖ lµ lµm theo ca ®¶m b¶o th­êng trùc 24 giê trªn ngµy. Do vËy, ph¶i cã sè l­îng nh©n viªn ®Ó bè trÝ hîp lý, hiÖn t¹i C«ng ty cã 3 ®Þa ®iÓm th­êng trùc, mçi ®Þa ®iÓm cã 2 ng­êi trùc vµ t¹i cæng chÝnh trô së cã mét nh©n viªn lµm thñ tôc ra vµo c¬ quan cho kh¸ch ®Õn lµm viÖc víi c¬ quan. Nh­ vËy mçi ca trùc cã 7 nh©n viªn lµm nhiÖm vô, mçi ngµy ch­a lµm 3 ca. Do ®ã bé phËn b¶o vÖ ph¶i cã 21 nh©n viªn thùc hiÖn nhiÖm vô th­êng trùc. §ång thêi ph¶i cã chÕ ®é båi d­ìng cho nh©n viªn lµm ca ®ªm, ®¶m b¶o søc khoÎ cho c¸c ca trùc hoµn thµnh nhiÖm vô. §éi xe. T­¬ng lai ph¸t triÓn cña C«ng ty lµ rÊt lín, mäi nhu cÇu phôc vô t¨ng lªn trong ®ã cã nhu cÇu vÒ ph­¬ng tiÖn ®i l¹i, sè l­îng lao ®éng phô thuéc vµo sè l­îng xe hiÖn cã. C¸n bé qu¶n lý phßng ph¶i chñ ®éng bæ sung lao ®éng khi sè ®Çu xe t¨ng lªn. MÆt kh¸c, theo ®Æc ®iÓm c«ng viÖc ®· nªu ë trªn th× cÇn ph¶i cã biÖn ph¸p qu¶n lý lao ®éng hîp lý, ®Ó thuËn tiÖn khi ®iÒu ®éng. 2. Nh÷ng biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông lao ®éng Lao ®éng lµ vèn quý nhÊt, lµ yÕu tè n¨ng ®éng linh ho¹t trong s¶n xuÊt, thùc hiÖn tèt qu¶n lý vµ tæ chøc lao ®éng trong ®¬n vÞ sÏ ®i ®Õn thµnh c«ng, môc ®Ých cña qu¶n lý vµ tæ chøc lao ®éng lµ kÕt hîp chÆt chÏ søc lao ®éng c«ng cô lao ®éng vµ ®èi t­îng lao ®éng nh»m ®¶m b¶o t¨ng hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. §iÒu dÔ nhËn thÊy lµ, mÆc dï c¸c yÕu tè ®Òu ®¶m b¶o tèt vµ hiÖn t¹i nh÷ng yÕu tè lao ®éng kh«ng tèt ch¾c ch¾n ho¹t ®éng kh«ng cã hiÖu qu¶. Sù ®æi míi lµ cÇn thiÕt nh­ng ph¶i cã tÝnh kÕ thõa. §æi míi, hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý cña C«ng ty kh«ng ph¶i lµ c«ng viÖc dÔ dµng. Do vËy, nh÷ng biÖn ph¸p ®Ó sö dông tèt nh÷ng lao ®éng ®Æc biÖt t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó hä tÝch cùc ®ãng gãp søc lao ®éng cho ®¬n vÞ lµ gi¶i ph¸p tr­íc m¾t. Trong c«ng t¸c ®æi míi, s¾p xÕp l¹i lao ®éng hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp ®Òu cã t×nh tr¹ng võa thõa thiÕu lao ®éng. ThiÕu lµ thiÕu lao ®éng cã ®ñ tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô, cã n¨ng lùc, cã tÝnh kû luËt cao, thõa nh÷ng lao ®éng cã tr×nh ®é thÊp, thiÕu n¨ng ®éng, gi¶i ph¸p t×nh tr¹ng nµy lµ vÊn ®Ò hai mÆt, cã lîi cho bªn nµy nh­ng kh«ng cã lîi cho bªn kh¸c chÝnh v× thÕ ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i gi¶m dÇn sù thõa thiÕu ®ã n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông lao ®éng. 2.1. S¾p xÕp bè trÝ lao ®éng hîp lý. §Ó tiÕn hµnh c«ng viÖc nµy cã hiÖu qu¶ cÇn ph¶i: - §¸nh gi¸ l¹i lao ®éng vÒ c¸c mÆt nh­: tr×nh ®é chuyªn m«n, n¨ng lùc së tr­êng, tuæi ®êi, giíi tÝnh. - Tæ chøc ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ tõng c«ng viÖc vÒ møc ®é phøc t¹p vµ sè l­îng. - Qua ®ã xem xÐt thùc tÕ c«ng viÖc mµ tõng c¸ nh©n, bé phËn ®¶m nhiÖm ®· phï hîp hay ch­a. NÕu phï hîp th× gi÷ nguyªn, nÕu ch­a th×: + Tæ chøc cho hä häc tËp ®Ó ®¶m b¶o tr×nh ®é mµ c«ng viÖc ®ã yªu cÇu + HoÆc lµ bè trÝ vµo c«ng viÖc kh¸c phï hîp h¬n. + Còng tõ viÖc kh¶o s¸t, x¸c ®Þnh sè lao ®éng cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc, hay phÇn c«ng viÖc ®ã. Bé phËn tæ chøc lao ®éng chÞu tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn c«ng t¸c nµy. 2.2. Qu¶n lý lao ®éng C¸n bé l·nh ®¹o c¸c bé phËn thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý c¸n bé c«ng nh©n viªn chÆt chÏ th«ng qua viÖc kiÓm tra, ®«n ®èc nh©n viªn trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c ¸p dông nhiÖm vô, nh»m khuyÕn khÝch c¸n bé c«ng nh©n viªn ph¸t huy n¨ng lùc cña m×nh cho sù ph¸t triÓn cña ®¬n vÞ. §ång thêi sö dông h×nh thøc c¶nh c¸o kû luËt khi hä ph¹m néi quy, quy chÕ chung vµ riªng nh»m ®¶m b¶o tÝnh nghiªm minh trong C«ng ty. Bæ sung hoµn thiÖn c¸c néi quy, quy ®Þnh vµ lÒ lèi lµm viÖc trong c¬ quan, chØ ®¹o viÖc thùc hiÖn c¸c néi quy, quy ®Þnh mét c¸ch nghiªm tóc vµ ®ång bé. 2.3. C«ng t¸c ®µo t¹o vµ tuyÓn dông lao ®éng + VÒ c«ng t¸c ®µo t¹o n©ng cao chuyªn m«n nghiÖp vô Trªn c¬ së ph©n lo¹i lao ®éng theo tr×nh ®é, tuæi ®êi, ®ång thêi xem xÐt vÒ ®iÒu kiÖn gia ®×nh, b¶n th©n vµ thêi gian cßn cã thÓ c«ng t¸c ë ®¬n vÞ tõ ®ã x©y dùng quy ho¹ch ®µo t¹o c¸n bé cho phï hîp. H×nh thøc ®µo t¹o §èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn tuæi ®êi ®· cao nªn bè trÝ h×nh thøc ®µo t¹o ng¾n h¹n cuèn chiÕu tæ chøc t¹i c¬ quan §èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn trÎ, cÇn bè trÝ theo häc ch­¬ng tr×nh dµi h¹n ë c¸c tr­êng ®¹i häc, cao ®¼ng. §Æc biÖt, khuyÕn khÝch lo¹i lao ®éng nµy tù chñ ®éng häc tËp nghiªn cøu ®Ó n©ng cao tr×nh ®é. Kinh phÝ ®µo t¹o: cã thÓ ®¬n vÞ bao cÊp toµn bé, hoÆc chØ trî gióp mét phÇn. Ngoµi ra hiÖn nay hÇu hÕt c¸c bé phËn trong C«ng ty ®Òu ®­îc trang bÞ m¸y vi tÝnh, cïng víi yªu cÇu cña c«ng viÖc ®ßi hái c¸n bé c«ng nh©n viªn ph¶i biÕt sö dông. V× vËy C«ng ty cÇn t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé c«ng nh©n viªn theo häc c¸c líp tin häc do c¬ quan tæ chøc vµ khuyÕn khÝch hä häc thªm ë bªn ngoµi. + C«ng t¸c tuyÓn dông. C«ng t¸c nµy cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn chÊt l­îng lao ®éng, ®Ó cã mét ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn ®ñ n¨ng lùc, tr×nh ®é th× viÖc tuyÓn chän lao ®éng ë C«ng ty cÇn ph¶i ®­îc quan t©m ®óng møc. Cô thÓ: - Thø nhÊt: ph¶i x©y dùng c¸c tiªu chuÈn tuyÓn chän: tr×nh ®é v¨n ho¸ tr×nh ®é chuyªn m«n, tr×nh ®é tin häc ngo¹i ng÷, tuæi ®êi, søc kháe, thËm chÝ c¸ giíi tÝnh. Tuú theo c«ng viÖc kh¸c nhau mµ cã tiªu chuÈn kh¸c nhau. - Thø hai: ®¶m b¶o thùc hiÖn ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vÒ c«ng t¸c tæ chøc thi tuyÓn, hîp ®ång thö viÖc... ®èi víi lao ®éng ®­îc tuyÓn dông. III. Mét sè kiÕn nghÞ ®Ó tiÕn hµnh tèt c«ng t¸c hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty xuÊt nhËp khÈu thiÕt bÞ vËt t­ th«ng tin (emico) PhÇn trªn lµ mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty EMICO. Sau ®©y t«i xin nªu ra mét sè kiÕn nghÞ ®Ó ®¶m b¶o thùc hiÖn c«ng t¸c hoµn thiÖn ®ã lµ: + L·nh ®¹o C«ng ty ph¶i lµ ng­êi ®Ò ra vµ chØ ®¹o tiÕn hµnh c«ng t¸c nµy. Phßng tæ chøc tæng hîp cô thÓ lµ bé phËn tæ chøc lao ®éng thùc hiÖn c«ng t¸c tæ chøc, ®«n ®èc, kiÓm tra c¸c bé phËn, c¸n bé qu¶n lý vµ phßng ph¶i cã tr¸ch nhiÖm cao trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn. + Ph¶i lµm cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty ph¶i hiÓu râ ý nghÜa cña viÖc hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ®¬n vÞ, ®­îc sù ®ång t×nh vµ ñng hé cña tõng c¸ nh©n vµ tËp thÓ lao ®éng, thu hót hä tham gia vµo c«ng t¸c qu¶n lý. §©y lµ yÕu tè rÊt quan träng quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng. Bëi lÏ, c«ng t¸c hoµn thiÖn kh«ng chØ lµ tr¸ch nhiÖm cña c¸n bé l·nh ®¹o ®¬n vÞ mµ cßn lµ tr¸ch nhiÖm cña c¶ tËp thÓ. + Ph¶i x©y dùng ®­îc kÕ ho¹ch, môc tiªu cô thÓ cho c«ng t¸c nµy. Trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn ph¶i b¸m s¸t kÕ ho¹ch môc tiªu ®· ®Ò ra, ®iÒu chØnh kÞp thêi nh÷ng vÊn ®Ò kh«ng phï hîp. + Cuèi cïng, viÖc tiÕn hµnh c«ng t¸c hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i thËn träng kh«ng å ¹t, ®¶m b¶o thèng nhÊt vµ hiÖu qu¶. KÕt qu¶ ®¹t ®­îc ph¶i khíp víi yªu cÇu ®Ò ra, hîp t×nh hîp lý, lµ bé m¸y n¨ng ®éng vµ linh ho¹t, kh«ng cång kÒnh. KÕt luËn Hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong c¸c doanh nghiÖp lµ mét yªu cÇu kh¸ch quan, phï hîp víi xu h­íng ph¸t triÓn. Trªn c¬ së ®­îc hoµn thiÖn, bé m¸y qu¶n lý sÏ phï hîp vµ n¨ng ®éng h¬n, cã t¸c dông thóc ®Èy sù ph¸t triÓn. Sau mét thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ ho¹t ®éng cña C«ng ty xuÊt nhËp khÈu thiÕt bÞ vËt t­ th«ng tin (EMICO) kÕt hîp víi kiÕn thøc ®· häc ë nhµ tr­êng t«i m¹nh d¹n ®­a ra mét sè ý kiÕn nh»m hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. §©y lµ mét vÊn ®Ò phøc t¹p, nh­ng thêi gian thùc tËp còng nh­ kiÕn thøc h¹n chÕ nªn chuyªn ®Ò nµy ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n! Tµi liÖu tham kh¶o 1. Gi¸o tr×nh Kinh tÕ lao ®éng I Gi¸o tr×nh tæ chøc lao ®éng khoa häc I, II Khoa kinh tÕ lao ®éng - Tr­êng §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n 2. NghÞ ®Þnh 72/H§BT, NghÞ ®Þnh 52/CP quyÕt ®Þnh 260/TC - TNVN 3. T¹p chÝ qu¶n lý Nhµ n­íc 1998, 1999 4. T¹p chÝ lao ®éng x· héi n¨m 1999, 2000. B¶ng 1: T×nh h×nh kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty EMICO STT C¸c chØ tiªu §¬n vÞ Thùc hiÖn So s¸nh 2000/ 1999 1998 1999 2000 TiÒn % TiÒn % 1 Tæng doanh thu ®ång 86.729.714.485 91.081.005.376 111.601.167.927 4.351.290.891 105 20.520.162.551 122,5 2 Gi¸ vèn hµng b¸n ®ång 78.328.444.594 82.552.768.376 101.165.968.185 4.224.323.782 105,4 18.613.119.809 122,54 3 Doanh thu thuÇn ®ång 85.688.257.287 90.660.086.760 109.597.060.380 4.971.829.473 105,8 18.934.973.620 120,88 4 L·i gép Tû lÖ l·i ®ång % 8.401.269.891 9,68 8.528.237.000 9,36 10.435.119.742 9,35 126.967.109 101,5 1.906.962.742 122,36 5 Chi phÝ l­u th«ng Tû suÊt phÝ ®ång % 6.917.751.540 7,97 7.573.436.193 8,31 8.265.294.461 7,32 655.684.653 109,5 591.858.268 107,8 6 Lîi nhuËn rßng 243.133.635 320.564.746 345.538.605 77.431.111 131,8 24.973.859 107,8