Hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu Công ty vận tải và đại lý vận tải Hà Nội – VITACO

Thực hiện Số tiền Tỷ lệ (%) 1 Nhật Bản 234.018 242.864 8.846 103,78 2 Singapore 178.942 185.752 6.810 103,80 3 Đài Loan 212.854 178.432 -34.422 83,83 4 Hồng Kông 109.675 123.654 13.979 112,75 5 Thái Lan 136.010 119.740 -16.270 88,04 6 Hàn Quốc 114.452 106.420 -8.032 92,98 7 Mỹ 97.567 86.412 -11.155 88,57 8 Trung Quốc 90.746 84.712 -6.034 93,35 9 Indonesia 78.458 76.546 -1.912 97,56 10 Hà Lan 62.105 61.242 -863 98,61 11 Malaysia 50.076 54.678 4.602 109,19 12 Tổng cộng 1.364.903 1.320.452 -44.451 96,74 Qua số liệu ở bảng 9 ta biết được tình hình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty trong năm 2000 chưa được tốt. Tổng kim nghạch ký kết là 1.364.903 USD nhưng thực hiện được 1.320.452 USD, như thế là âm 44.451 USD, chỉ đạt 96,74% so với ký kết. Nhưng ở thị trường có quan hệ buôn bán thường xuyên thì lại đạt kết quả ao nhưu Nhật Bản, Singapore, Hồng Kông... Điều đó chứng tỏ việc buôn bán với một số bạn hàng quen là tốt và nên duy trì những mối quan hệ này, bên cạnh đó cũng phải mở rộng thị trường kinh doanh để khai thác triệt để khả năng sinh lợi... Chỉ tiêu về lợi nhuận và hoa hồng uỷ thác: Chỉ tiêu này là chỉ tiêu tổng hợp, phản ánh kết quả cuối cùng của hoạt động kinh doanh. Vì vạy việc thực hiện hợp đồng không tốt sẽ làm giảm lợi nhuận nên đây là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả việc thực hiện hợp đồng. Lợi nhuận kế toán = Tổng doanh thu – Chi phí kế toán. Lợi nhuận kinh tế = Tổng doanh thu – Chi phí kinh tế. Chi phí kinh tế = Chi phí kế toán – Chi phí tiềm ẩn – Chi phí cơ hội. Chỉ tiêu tỷ suất doanh lợi nhập khẩu: Phản ánh kết quả tài chính của hoạt động nhập khẩu thông qua việc đánh giá kết quả thu được từ một đồng chi phí thực tế bỏ ra. Việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu cũng ảnh hưởng lớn đến chỉ tiêu này, qua đây chúng ta cũng có thể biết được phần nào về việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Dn = x 100%. Trong đó: Dn: Tỉ suất doanh lợi nhập khẩu Ln: Lợi nhuận về bán hàng NK Cn: Tổng chi phí nhập khẩu bằng ngoại tệ được chuyển đổi theo đồng Việt nam công bố của ngân hàng nhà nước. Trong thời gian qua Công ty dùng chỉ tiêu này để đánh giá hiệu quả việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK. VD: trong hợp đồng số: 99 NC 148 – 076 ngày 18 tháng 4 năm 2000, tổng chi phí lô hàng NK được chuyển đổi theo đồng Việt nam, thời điểm bấy giờ là 248 triệu đồng, lợi nhuận về bán hàng NK là 62 triệu đồng. Từ số liệu này ta có thể tính đựơc tỷ suất doanh lợi Nk của lô hàng này: Dn = % = 0,25%. 3.2. Trình tự thực hiện hợp đồng nhập khẩu Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu, công ty họp và bàn bạc phương án thực hiện tốt hợp đồng, hạn chế tối thiểu các tổn thất có thể xảy ra. Từ đó lần lượt thực hiện các công việc cụ thể để hoàn thành hợp đồng với kết quả cao nhất trong thời gian ngắn nhất. Những công việc sau khi ký kết Công ty phải làm như sau: * Xin giấy phép nhập khẩu đối với từng lô hàng tại Phòng cấp giấy phép Hà Nội - Bộ Thương Mại. Hồ sơ xuất trình khi xin giấy phép bao gồm: hợp đồng, phiếu hạn nghạch( nếu hàng thuộc diện quản lý bằng hạn nghạch), hợp đồng uỷ thác nhập khẩu( nếu là nhập khẩu uỷ thác). * Mở thư tín dụng - L/C ( Nếu hình thức thanh toán bằng L/C): Trong các hợp đồng nhập khẩu mà Công ty ký kết có áp dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng(L/C) thì thủ tục mở L/C bao gồm: giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu, một Uỷ nhiệm chi để ký quỹ, một Uỷ nhiệm chi để trả thủ tục phí kèm theo bản sao hợp đồng và hai Uỷ nhiệm chi do đích thân Giám đốc ký. * Làm thủ tục Hải quan: Khi có thông báo hàng về đến cảng như thời gian đã quy định theo hợp đồng, thì Công ty phải tiến hành làm thủ tục Hải quan để nhận hàng. Theo quyết dịnh số 383/1998/TCHQ/QĐ ngày 17-11-1998 quy định 04 bước chủ yếu như sau: - Bước 1: Người khai báo (Công ty) phải quan tự kê khai, áp mã và tính thuế nhập khẩu đầy đủ, chính xác và hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác sự kê khai đó. Bộ hồ sơ khai báo với Hải quan bao gồm: 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, 01 bản sao giấy chứng nhận đăng ký mã số của Công ty, 03 tờ khai hàng nhập khẩu, 01 bản sao hợp đồng mua bán, 01 bản chính và 02 bản sao hoá đơn thương mại, 01 bản chính và 02 phiếu đóng gói, 01 vận tải đơn. - Bước 2: Hải quan tiếp nhận đăng ký tờ khai hàng nhập khẩu Bước 3: Hải quan thu thuế, kiểm hoá, giải phóng hàng. Bước 4: Kiểm tra, xử lý vi phạm. * Nhận hàng từ tầu chở hàng: Khi nhận được giấy báo của đơn vị Ngoại thương, Công ty cử người đến gặp đại diện của đơn vị Ngoại thương đó tại cảng đến như đã quy định trong hợp đồng để nhận "lệnh giao hàng". Sau đó, mang "lệnh giao hàng" cùng với hồ sơ, chứng từ ra cảng để nhận hàng. * Kiểm hoá hàng hoá: Khi nhận hàng nhập khẩu, Công ty tiến hành kiểm tra, đối chiếu hàng hoá so với hợp đồng để phát hiện số bị thiếu hụt, mất mát, tổn thất( nếu có) để kịp thời khiếu nại, đòi bồi thường. Trường hợp xảy ra tổn thất hay nghi là bị tổn thất, trước khi nhận hàng, Công ty phải yêu cầu giám định hàng hoá tại địa điểm giao hàng. Đối với hàng hoá nguyên đai, nguyên kiện: Khi nhận về kho của mình, Công ty mới phát hiện thiếu hụt, hư hỏng bên trong hoặc qui cách phẩm chất không phù hợp so với hợp đồng; Công ty phải giữ nguyên hiện trạng và báo ngay cho đơn vị Ngoại thương biết để cử người đến xem xét, giám định. Trường hợp quá 05 ngày kể từ ngày báo, nếu đơn vị ngoại thương không có sự phản hồi thì Công ty phải yêu cầu Công ty Giám định(Vinacontrol) đến xét nghiệm và lập biên bản giám định đòi bồi thường. * Giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu: Sau khi nhận hàng hoá thi Công ty giao hàng cho đơn vị đặt hàng hoặc giao toàn bộ lô hàng như đã thoả thuận cho đơn vị uỷ thác nhập khẩu( đối với hợp đồng uỷ thác nhập khẩu). Trong trường hợp Công ty nhận uỷ thác nhập khẩu thông thường khi nhận được thông báo nhận hàng thì Công ty báo luôn và yêu cầu bên uỷ thác cùng đi nhận hàng tại cảng đến đã quy định trong hợp đồng. Làm thủ tục thanh toán: Khi nhận được bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến Ngân hàng Ngoại thương. Công ty phải kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi phải trả tiền cho Ngân hàng để nhận được bộ chứng từ đi nhận hàng. * Khiếu nại (nếu có): Thực tế, điều khoản này rất ít khi gặp trong quá trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu của Công ty, có một số trường hợp vi phạm hợp đồng thì hai bên đều giải quyết với nhau nên Công ty không phải lập Hồ sơ khiếu nại. * Đánh giá kết quả: Sau khi thực hiện xong hợp đồng nhập khẩu Công ty thường đánh giá những mặt được và những mặt chưa được của cả quá trình thực hiện hợp đồng; tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng đến kết quả đó đồng thời phát huy những mặt tích cực để việc kinh doanh XNK nói riêng và việc kinh doanh của Công ty nói chung ngày càng phát triển có kết quả hơn. 3.3. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng và thủ tục giải quyết các tranh chấp phát sinh trong hợp đồng nhập khẩu tại Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội. Mặc dù qua ba năm tham gia vào lĩnh vực kinh doanh XNK nhưng số hợp đồng bị vi phạm rất hạn chế. Để có được như vậy là do đội ngũ cán bộ kinh doanh đã đáp ứng được yêu cầu thực tế, luôn trau dồi, cập nhật kiến thức chuyên môn nghiệp vụ cùng với tinh thần làm việc nhiệt tình, trách nhiệm cao. Mặt khác, bộ phận nghiệp vụ đã biết rút ra những kinh nghiệm quý báu của người đi trước cùng sự giúp đỡ của Tổng công ty nên hạn chế và giảm thiểu sai sót, rủi ro có thể xảy ra. Tuy vậy, việc kinh doanh XNK lại rất phức tạp và luôn biến động nên Công ty cũng không thể tránh hết được những cạm bẫy của đối tác, kiểm soát được hết lỗi lầm dẫn đến vi phạm hợp đồng. Những vi pham trong thời gian qua chủ yếu mắc phải là do bên xuất khẩu và là những vi phạm sau: vi phạm về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán... Vi phạm về số lượng: đây là những sai sót do bên xuất khẩu không kiểm tra kỹ trước khi hàng rời cảng hoặc do mất mát khi vận chuyển ...... theo hợp đồng thì bên xuất khẩu phải chịu trách nhiệm cho đến khi giao hàng cho Công ty, có nghĩa là trong trường hợp này thì bên xuất khẩu phải có trách nhiệm tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà đền bù thiệt hại hay thiếu hụt cho Công ty. * Giao chậm: Với những lô hàng bình thường thì việc nhận hàng chậm, không ảnh hưởng lớn đển giá trị của hàng thì Công ty có thể vẫn gia hạn cho nhà xuất khẩu một khoảng thời gian nhất định; qua thời gian gia hạn đó mà bên xuất khẩu vẫn không thể giao hàng thì hoặc là Công ty có thể gia hạn tiếp hoặc là huỷ hợp đồng, đòi bồi thường thiệt hại (tuy nhiên trong thực tế, trường hợp này rất ít xảy ra). - Trường hợp nhập hàng hoá để phục vụ một dịp lễ, tết hoặc hàng có tính thời vụ thì thời hạn nhận hàng có ý nghĩa hết sức quan trọng, quyết định giá trị của hàng hoá. Như vậy, nếu nhà xuất khẩu không đáp ứng được yêu cầu đó thì Công ty không thể gia hạn thời gian nhận hàng, huỷ hợp đồng và bên xuất khẩu phải có trách nhiệm đền bù thiệt hại khi hợp đồng bị huỷ bỏ. * Nhận chậm: Thực tế trường hợp này đã xảy ra đối với các Doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về với các lý do như: - Do bộ chứng từ có vấn đề. - Do nhà nhập khẩu không muốn mua lô hàng đó nữa. - Do bên uỷ thác nhà nhập khẩu đó huỷ bỏ hợp đồng uỷ thác với bên nhận uỷ thác xuất khẩu Công ty VITACO cũng đã mắc phải trường hợp: do bộ chứng từ có sai sót nhỏ mà Công ty không phát hiện ra cho nên việc nhận hàng bị chậm lại nên ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh XNK của Công ty. Vi phạm về chất lượng: Tuỳ thuộc vào đặc tính của từng lô hàng nà đánh giá hàng giao không đúng chất lượng theo những tiêu chuẩn khác nhau. Nhưng nói chung, tuỳ từng lô hàng cụ thể thì Công ty đều quy định phẩm chất, chất lượng khá cụ thể. Thực tế có những lô hàng, nhà xuất khẩu không giao đúng như trong hợp đồng đã ký, có thể là do các chỉ tiêu về chất lượng như trong họp đồng nhưng xuất xứ của lô hàng đó lại khác.Trưòng hợp giao không đúng chất lượng, Công ty có thể yêu cầu nhà xuất khẩu giao lại lô hàng khác hoặc bàn bạc cách thức giải quyết lô hàng đó với nhà xuất khẩu với một số điều kiệnkêm theo như: giảm giá, trư khấu hao hoặc bên xuất khẩu phải mất một khoản tiền phạt theo thoả thuận. * Vi phạm về thanh toán: có thể do nhiều nguyên nhân Do sau khi ký kết, Công ty nhận được đơn chào hàng với hàng hoá như đã ký về phẩm chất, chất lượng, xuất xứ...nhưng giá thành hạ hơn nên Công ty muốn huỷ bỏ hợp đồng về lô hàng đó, nên Công ty đã thanh toán chậm tiền hàng. Do nhu cầu của thi trường về hàng hoá đó giảm đáng kể nên Công ty cũng không muốn thanh toán tiền hàng để nhận hàng về ngay mà cố tình kéo dài thời gian. - Do bên uỷ thác cho Công ty huỷ bỏ hợp đồng nhập khẩu uỷ thác ... Nói chung là có nhiều nguyên nhân nhưng trên thực tế Công ty ít gặp phải những trường hợp trên dẫn đến thanh toán chậm; số vụ vi phạm hợp đồng nhập khẩu rất ít và chủ yếu là vi phạm về giao chậm hàng hoá so với hợp đồng đã ký. Ta có thể theo dõi một số trường hợp vi phạm hợp đồng cụ thể trong năm 2000. Biểu 10: Một số hợp đồng bị vi phạm các thoẩ thuận đã được ký kết trong năm 2000. Số HĐ Đơn vị giao dịch Nội dung vi phạm Nguyên nhân Hình thức phạt 03 To To Ltd Giao chậm Do tàu vận tải Chấp nhận nhận hàng 09 Woobo Giao chậm Giá hàng tăng lên Phạt bằng tiền 15 ICI Pte Ltd Giao chậm Do không đủ nguồn cung Chấp nhận nhận hàng 24 Takalar Corp Kém chất lượng Hàng kém chất lượng Phạt bằng tiền 29 Choong Nam Kém chất lượng Hàng kém chất lượng Phạt bằng tiền Trong các vi phạm về chất lượng thì chế tài buộc thực hiệ và bồi thường thiệt hại, giảm giá thành hàng nhập khẩu được sử dụng là chính. Nếu lô hàng lớn, tỷ lệ sai hỏng cao thì Công ty yêu cầu nhà xuất khẩu giao bù hàng thay thế. Nếu số lượng hàng không lớn để đủ làm thành một chuyến hàng thì Công ty yêu cầu nhà xuất khẩu bồi thường thiệt hại, mức bồi thường phải căn cứ vào mức thiệt hại thực tế và do thoả thuận giữa Công ty và khách hàng. Như vậy việc vi phạm hợp đồng được Công ty giải quyết khá linh hoạt, không hoàn toàn cứng nhắc theo quy định của hợp đồng. Tuy nhiên, trong bất cứ hợp đồng nào thì thái độ khéo léo, mềm mỏng và năng động của người làm công tác hợp đồng có ảnh hưởng rất lớn tới kết quả đàm phán và giải quyết khiếu nại; giúp Công ty duy trì được quan hệ làm ăn với khách hàng và hạn chế được một phần thiệt hại. Trên thực tế, số hợp đồng nhập khẩu của Công ty ký kết được bị vi phạm là rất ít, hầu như không có vụ việc nào Công ty phải nhờ đến trọng tại kinh tế hoặc toà án để giải quyết vì giá trị của hợp đồng và tài sản bị vi phạm thường không lớn lắm, việc kiện tụng sẽ gây tổn hại đến uy tín, tốn kém về tiền bạc của cả hai bên. Do đó, nên các bên vi phạm hợp đồng nhập khẩu của Công ty thường do hai bên tự thương lượng để giải quyết. Ví dụ: Vào cuối năm 2000, Công ty ký hợp đồng mua máy điều hoà nhiệt độ có ký hiệu là:RF12WA. Khi nhận hàng, Công ty kiểm tra thì lô hàng đó có một số hàng co hình dáng giống hệt như sản phẩm có ký hiệu RF12WA, số hàng này có ký hiệu RF7WA. Do đó, Công ty đã yêu cầu bên xuất khẩu giao lại số hàng bị sai trên theo đúng điều khoản của hợp đồng; Sau đó, Công ty Anhui Garment Imp and Exp Co.,Ltd cho biết là hiện nay số hàng đó không có nên yêu cầu Công ty VITACO nhận số hàng sai quy cách đó và bên xuất khẩu đồng ý giảm giá cho số hàng đó đồng thời chịu một khoản tiền phạt không lớn là USD1.000,00 do vi phạm hợp đồng. IV. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ KHÍA CẠNH PHÁP LÝ CỦA HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI VITACO Pháp lệnh hợp đồng kinh tế ban hành năm 1989 đã trở nên bất cập, không phù hợp: Luật pháp ngoại thương còn quá sơ sài, thiếu tính hệ thống, các quy định về ký kết và thực hiện hợp đồng XNK mới chỉ có văn bản mang tính tạm thời. Trong khi đó, số lượng các điều ước quốc tế song phương và đa phương mà Việt Nam tham gia ký kết không nhiều. Chẳng hạn, công ước Viên trực tiếp điều chỉnh hợp đồng mua bán quốc tế lại chưa được Việt Nam tham gia phê chuẩn. Do vậy, đây thực sự là những khó khăn lớn cho công tác ký kết và thực hiện hợp đồng đối với bất kỳ Doanh nghiệp XNK nào nói chung cũng như Công ty VITACO nói riêng. Bắt đầu từ 19 tháng 4 năm 1994, Chính phủ Việt Nam ban hành Nghị định 33/CP cho phép các Doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, nếu có đủ điều kiện theo pháp luật quy định đều có thể kinh doanh XNK. Trong xu hướng chung đó, Công ty vận tải và đại lý vận tải đã quyết định tham gia vào hoạt động kinh doanh XNK từ năm 1998. Qua ba năm hoạt động trong lĩnh vực thương mại quốc tế, đây là thời gian quá ngắn ngủi đối với một Công ty kinh doanh quốc tế song trong khoảng thời gian này Công ty đã đạt được những kết quả khả quan, tạo ra sự tin tưởng hơn cho quá trình kinh doanh và phát triển của Công ty trong hiện tại cũng như tương lai. Vấn đề đặt ra là để Công ty tránh được rủi ro dẫn đến phá sản thì đối với các hợp đồng XNK ngoại thương phải nắm vững những chú ý sau: 1/. Hợp đồng phải xây dựng trên cơ sở tán thành của hai bên. Một hợp đồng sẽ không có giá trị pháp lý nếu được ký kết trên cơ sở sai sót, cưỡng ép hay gian lận. 2/. Các bên thoả thuận chỉ được ký kết trong khả năng, phạm vi thẩm quyền của mình. 3/. Một thoả thuận được làm một cách bất hợp pháp với các mục đích bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không được coi là hợp đồng. 4/. Một hợp đồng phải có sự ràng buộc có nghĩa là cả hai bên phải có sự trao đổi quan điểm về các quyền lợi và nghĩa vụ. 5/. Mỗi hợp đồng hình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận chào hàng - Giải quyết hợp đồng phải đúng pháp luật. - Luôn nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác XNK. - Cần tham khảo ý kiến các chuyên gia về nguồn luật áp dụng đôí với hợp đồng kinh tế. - Giám sát chặt chẽ các bước thực hiện hợp đồng. PHẦN III PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU TRONG THỜI GIAN TỚI TẠI CÔNG TY VITACO-HÀ NỘI I. ĐỊNH HƯỚNG XNK HÀNG HOÁ CỦA CÔNG TY VITACO-HÀ NỘI Căn cứ vào dự báo tình hình diễn ra trong khu vực năm 2001 tiếp tục có nhiều khó khăn và sẽ ảnh hưởng nặng nề đến nền kinh tế của đất nước cũng như khả năng phát triển của Doanh nghiệp. Vậy nên, Công ty vận tải và đại lý vận tải-VITACO cũng không nằm ngoài những khó khăn đó. Tuy nhiên, để thực hiện mục tiêu trước mắt của Đại hội Đảng bộ Công ty vào tháng 1 năm 2001 vừa qua" Giữ vũng và phát triển sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn, tiết kiệm triệt để, thực hiện sản xuất kinh doanh có lãi, hoàn thành các chỉ tiêu do Tổng công ty giao, thực hiện mức tăng trưởng trên 6% so với thực hiện năm 2000". Đối với hoạt động XNK( chiếm 30% trên tổng doanh thu), Công ty VITACO có những định hướng cụ thể là: 1. Định hướng xuất khẩu hàng hoá: - Đối với thị trường xuất khẩu: Công ty có chủ trương mở rộng thị trường các nước trong khu vực và châu á như: Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapo....Bên cạnh đó, Công ty còn có chiến lược xuất khẩu một số hàng hoá sang thị trường Mỹ. - Đối với hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng: Phương châm của Công ty là: đổi mới phương thức giao dịch nhằm thu hút khách hàng, tìm mọi biện pháp thực hiện các hợp đồng, các đơn đặt hàng đã ký để giữ chữ tín với khách hàng. - Tăng cường các hoạt động xuất khẩu hàng hoá bằng hình thứ xuất khẩu uỷ thác hay xuất khẩu trực tiếp để dần dần tạo thé cân bằng giữa xuất khẩu và nhập khẩu. Biểu 11: Kế hoạch xuất khẩu năm 2001 của công ty VITACO Đơn vị tính:USD Kim nghạch xuất khẩu theo từng nước Dự kiến KNXK theo kế hoạch Nhật Bản 120.432 Hàn Quốc 90.745 Singapo 83.658 Mỹ 80.612 Đài Loan 71.054 Các nước khác 60.318 Tổng KNXK 506.819 * Các biện pháp để phát triển thị trường xuất khẩu - Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu thị trường. - Tăng cường các cuộc giao dịch, đàm phán qua các hội chợ quốc tế, tiếp xúc qua các đồng chí tham tán để mở rộng thị trường xuất khẩu. - Tìm mọi biện pháp duy trì, củng cố va phát triển thị trường. - Tạo nguồn hàng XK ổn định thông qua việc quan hệ với một số nhà máy sản xuất hàng hoá. 2. Định hướng nhập khẩu hàng hoá. Trong thời gian tới, Công ty tìm mọi cách để mở rộng việc nhập khẩu hàng hoá trên cơ sở duy trì mối quan hệ mua bán với bạn hàng trong nước để nhận được những hợp đồng uỷ thác NK. Bên cạnh đó, Công ty sẽ tạo cho mình một kênh phân phối hàng hoá để đẩy mạnh việc xuất khẩu trực tiếp, tạo ra cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK được thường xuyên, liên tục. Biểu 12: Kế hoạch nhập khẩu theo hình thức hợp đồng của Công ty VITACO Hà Nội năm 2001 Kin ngạch NK theo hợp đồng Dự kiến KNNK theo kế hoạch Hợp đồng uỷ thác 1.043.766 Hợp đồng nhập khẩu trực tiếp 526.478 Tổng kim ngạch NK 1.570.244 II. HOÀN THIỆN TRÌNH TỰ NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP XÂYDỰNG HỢP ĐỒNG NK TAI CÔNG TY VITACO HÀ NỘI Đàm phán và ký kết hợp đồng NK là bước khởi đầu quan trọng của hoạt động NK với mục đích cuối cùng là lợi ích của Công ty. Một hợp đồng sau khi được ký kết sẽ có giá trị pháp lý ràng buộc các bên. Vì vậy, công tác ký kết hợp đồng cần được đặc biệt coi trọng tránh tình trạng chưa nắm vững những biến động của thị trường và đối tác đã vội ký kết rồi sau đó lại xin huỷ, xin hiệu chỉnh hoặc không nghiêm chỉnh thực hiện các cam kết đã thoả thuận trong hợp đồng. Đây vừa là vấn đề pháp lý vừa là vấn đề lòng tin đối với khách hàng. Vì thế để việc ký kết hợp đồng ngày một hoàn thiện hơn Công ty cần có ngững biện pháp sau: 1.Hoàn thiện căn cứ và trình tự xây dựng hợp dồng XK 1.1. Căn cứ vào nhu cầu của thị trường: Nhu cầu của thị trường về hàng hoá nào đó sẽ ảnh hưởng đến số lượng hàng hoá mà thị trường cần và khả năng tiêu thụ sản phẩm. Do đó nơ trở thành căn cứ quyết định khối lượng hàng hoá nhập khẩu để phục vụ cho nhu cầu của thị trường trong nước. Như vậy, nắm vững được sở thích và thị hiếu của người tiêu dùng trong nước cũng như khả năng tiêu thụ một loại sản phẩm nào đó là một trong những căn cứ quan trọng trong quán trình đàm phán của người làm công tác ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, do nhu cầu của thị trượng về hàng hoá luôn thay đổi nên Công ty phải luôn luôn nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng hàng hoá thị trường và phải dự báo được xu hướng biến động của hàng hoá trong tương lai để từ đó giúp cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng NK đạt hiệu quả cao. Thông qua việc nghiên cứu đánh giá và dự đoán được nhu cầu thị trường; Công ty phải nghiên cứu để biết xem phần thị trường mà Công ty đáp ứng là bao nhiêu nhằm có căn cứ ký kết hợp đồng, tránh tình trạng ứ đọng vốn... Phần thị trường mà Công ty có thể đáp ứng có thể tính theo công thức: Phần thị trường mà Công = Dung lượng - Phần thị trường các DN ty có thể đáp ứng thị trường khác có thể đáp ứng 1.2. Căn cứ vào Luật thương mại quốc tế, luật pháp của nước XKvà Việt Nam: Hiểu biết kỷ luật thương mại quốc tế; luật pháp nước Việt Nam và luật pháp nước Công ty muốn ký kết hợp đồng giúp Công ty tự tin trong việc ký hợp đồng, tránh được sự lừa đảo của bạn hàng và đối tác. nếu biết được tốt những căn cứ này sẽ giúp cho Công ty có những căn cứ để xây dựng những điều khoản hợp đồng tốt hơn, yên tâm và tự tin hơn. 1.3. Căn cứ vào thực trạng thị trường nhập khẩu và khả năng sinh lợi của từng thương vụ: Thị trường hàng hoá Việt nam thật đa dạng và phong phú, giá cả lại rất khác nhau đối với sản phẩm cùng loại và giống hệt nhau về mẫu mã. Cho nên đối với một doanh nghiệp nhập khẩu hàng hoá như Công ty luôn gặp khó khăn lớn với những câu hỏi luôn đặt ra là: Nhập hàng gì? Nhập hàng nước nào? Làm thế nào để tiêu thụ được hàng hoá nhập về? Hàng hoá có bán được hay không?.... Nắm rõ thực trạng thị trường nhập khẩu để phân tích thị trường và có những quyết định đúng đắn trứơc khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu. Đó là nhiệm vụ quan trọng của các cán bộ làm công tác XNK. Từ đó giúp cho việc phân tích được khả năng sinh lợi và hiệu quả của việc ký kết thực hiện hợp đồng. Để làm được điều này tốt hơn Công ty có thể áp dụng một số biện pháp như: - Công ty nên cử cán bộ trực tiếp tham quan thị trường để họ có cơ hội kiểm nghiệm và nâng cao kinh nghiệm chuyên môn của mình. - Cần có sự phối hợp chặt chẽ về thông tin và thực trạng thị trường hàng hoá giữa phòng XNK và tổ thị trường của Công ty. - Công ty nên duy trì tốt mối quan hệ với Tổng công ty và thu thập tin tức về thị trường hàng hoá cũng như xu hướng biến động của thị trường hàng hoá tương lai. Công ty cần duy trì và tạo những mối quan hệ với các cơ quan thương mại trong nước như: Bộ Thương mại, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cũng như các cá nhân và cơ quan Thương mại, đại sư quán của Việt Nam tại nước ngoài, thậm chí Công ty có thể sẵn sàng mua các thông tin có giá trị thuận tiện cho việc đàm phán và ký kết hợp đồng. 1.4. Căn cứ vào môi trường vĩ mô Môi trường vĩ mô bao gồm một loạt các yếu tố khách quan mà Công ty không thể kiểm soát được nhưng lại có thể tác động trực tiếp và có ảnh hưởng lớn đến kết quả công tác ký kết hợp đồng. Để nắm chắc môi trường này, người ta phải nắm rõ nội dung sau: Chính trị, pháp luật như: Mức độ hoàn thiện và hiệu lực thi hành của các văn bản pháp luật hiện hành, các quan điểm tình hình chính trị và các mối quan hệ của chính phủ Việt Nam với Chính phủ các nước. Tốc độ phát triển kinh tế có quan hệ rất lớn đến nhu cầu và thị hiếu tiêu dùng của khách hàng. Các vấn đề cần được người nhập khẩu nghiên cứu như: các chính sách kinh tế của Nhà nước như thuế nhập khẩu, lãi xuất tiền vay, tiền gửi Ngân hàng, tỷ giá hối đoái. - Các tập qúan, văn hoá từng miền. ở Việt Nam người tiêu dùng ở từng miền có những sở. thích riêng - Các đối thủ cạnh tranh: Hiện nay có rất nhiều Công ty cung ứng sản phẩm khác nhau. Do đó để mặt hàng nhập khẩu của Công ty mình được người tiêu dùng chấp nhận thi Công ty phải lựa chọn các chiến lược nhằm đối phó và có sự ứng xử phù hợp trên cơ sở phải nắm chắc các thông tin về trạng thái cạnh tranh của thị trường, số lượng và phạm vi hoạt động, ưu điểm và chiến lược kinh doanh của các đối thủ cạnh tranh. 1.5. Căn cứ vào hoa hồng uỷ thác: Đây cũng là cơ sở để Công ty đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu với khách hàng nước ngoài. Trên cơ sở hoa hồng được hưởng do người nhập khẩu uỷ thác trả cho Công ty, Công ty tính toán tất cả chi phí phát sinh, và sự biến động của tỷ giá từng thương vụ. Từ sự tính toán này Công ty quyết định nhận nhập khẩu uỷ thác hoặc không nhận. 1.6. Căn cứ vào khả năng của Công ty Nếu trên thực hiệụưc tế, tiềm lực của Doanh nghiệp không đủ mạnh thì tất cả các vấn đề được nghiên cứu ở trên chỉ là lý thuyết. Do vậy, để đi đến quyết định ký kết một hợp đồng nhập khẩu thì cán bộ Phòng XNK phải nắm rõ các thông tin về Công ty mình như: Khả năng về vốn; khả năng huy động tiềm năng nội bộ, giá cả, chính sách phân phối sản phẩm; trình độ nghiệp vụ thương mại của cán bộ làm công tác nhập khẩu ... 2. Hoàn thiện nội dung và phương pháp xây dựng hợp đồng nhập khẩu. Hiện nay việc thực hiệnực hiện các nghiệp vụ cho công tác xây dựng một hợp đồng nhập khẩu như hỏi hàng, hỏi giá, đàm phán và thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng của Công ty còn nhiều bị động hoặc theo các nguyên tắc cứng nhắc. Do vậy, đã gây ra nhiều bất cập cho người thực hiện hợp đồng. Bởi vậy nhiêm vụ cần thiết trước mắt của các nhà đàm phán là: * Chuẩn bị ký kết: - Nghiên cứu thường xuyên tình hình thị trường trong và ngoài nước, đặc biệt là thị trường trong khu vực mà Công ty nhập khẩu thường xuyên có nhằm có các thông tin chuẩn bị cho cuộc đàm phán. - Tìm hình thức và phương pháp phù hợp cho cuộc đàm phán. - Xác định hướng đích rõ ràng cho cuộc đàm phán nhằm thu hiệu quả tối đa. * Đàm phán: Mục đích của cuộc đàm phán thương mại là nhằm đạt được sự thoả thuận giữa người mua và người bán về tất cả các điều khoản của hợp đồng, trong quá trình đàm phán các bên luôn luôn thực hiện những nguyên tắc sau: - Lễ phép, lịch sự. - Hoà khí và thiện cảm. - Không xa rời mục tiêu đã định. - Chủ động. Trên cơ sở đó để cuộc đàm phán được xúc tiến tốt đẹp Công ty phải đạt được những yêu cầu sau: - Chuẩn bị trước những lý lẽ nhằm giải thích cho các điều khoản được nêu ra trong hợp đồng. - Phải lường trước mọi tình huống có thể xảy ra trong quá trình đàm phán tránh trường hợp bị bất ngờ. VD: Lập kế hoạch và vạch sẵn những phương án để giải quyết trong trường hợp cuộc đàm phán không thành công. - Có sự chuẩn bị về thời gian trao đổi về hợp đồng giữa các phòng ban có trách nhiệm liên quan trước khi đem hợp đồng đi đàm phán. - Cần cập nhật kịp thời các thông tin về tình hình SX kinh doanh của đối tác dể biết điểm mạnh yếu của họ - Biết mình muốn gì với giá nào trong điều kiện nào. - Quyết định: Gồm các bước: B1. ý thức vấn đề. B2. Đánh gía mội dung của đơn hỏi hàng. B3. Tìm hiểu đối tác. B4. Đánh giá khả năng cung cấp hàng hoá của đối tác. B5. Nghiên cứu các thay đổi của thị trường trong nước. B6. Đánh giá, dự đoán các rủi ro đối với hợp đồng đó. B7. Thực hiệnông báo cho đối tác. B8. Quýêt định. * Chọn đối tác: Sau các cuộc đàm phán Công ty chọn cho mình đối tác có lợi cho mình nhất với khả năng cung cấp hàng hoá tốt nhất, tránh tình trạng khi thực hiện bị sai sót, vi phạm như một số trường hợp đã xảy ra. Hầu hết các hợp đồng nhập khẩu của Công ty với đối tác nước ngoài bị vi phạm là do phía đối tác. Do đó sau đàm phán Công ty phải chọn cho mình đối tác với một số yêu cầu sau: - Sự uy tín của đối tác trong kinh doanh thương mại quốc tế. - Nguồn hàng và khả năng cung cấp hàng của đối tác. - Giá cả hàng hoá phải thấp nhất với chất lượng cao nhất. - Một số dịch vụ đối tác có thể cung cấp như dịch vụ chở hàng, bao gói, bảo quản hàng hoá phải tốt với chi phí thấp và cả dịch vụ sau bán hàng... - Khả năng giao hàng của đối tác phải tốt có nghĩa là phải giao hàng đúng thời gian như thoả thuận. * Điều khoản giá cả Trên cơ sở phân tích, đánh gía tình hình thực tế Công ty nên đưa ra mức giá có thể chấp nhận được với cả hai bên. Hiện nay, vấn đề đặt ra với người đàm phán là làm sao đạt được mức lợi nhuận tối đa trên mỗi hợp đồng. Do đó, chính sách giá cần được Công ty coi là chiến lược ưu tiên hàng đầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới lợi ích và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Vì vậy, một số biện pháp cần thiết khi đàm phán về giá cả đối với nhà nhập khẩu là: - Giá cả cần được tính trong mối quan hệ với toàn bộ các điều kiện giao hàng của hợp đồng như: Tầm cỡ đơn hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện bảo hành.... - Để có một chính sách giá cả hợp lý cần phải căn cứ vào: giá cả người tiêu dùng có thể chấp nhận, các chi phí liên quan bao bì vận chuyển, thuế, bảo hiểm..., quan hệ cung cầu trên thị trường. Tuỳ thuộc vào biến động của các yếu tố mà mức giá trên luôn được điều chỉnh cho phù hợp. - Tuỳ thuộc vào đặc điểm của sản phẩm và từng đối tác để có sự điều chỉnh giá cho phù hợp, Đôi khi nếu muốn tạo ra sự thiện chí cho các giao dịch hoặc các đơn hỏi hàng sau này hoặc vì một lý do nào đó quan trọng đối với việc kinh doanh của Công ty thì người đàm phán cần phải mềm dẻo nhân nhượng mà không nên dựa trên cơ sở giá cả. * Điều khoản chất lượng. Đây cũng là điều khoản thường hay khiếu nại nhất trong hợp đồng nhập khẩu hàng hoá của Công ty. Chất lượng của hàng hoá được đánh giá trên các chỉ tiêu khác nhau tuỳ thuộc vào bản chất và đặc tính của mỗi loại hàng hoá. Do đó, việc xây dựng điều khoản chất lượng trong từng hợp đồng là vấn đề rất khó đối với các nhà đàm phán. Để đàm phán về điều khoản chất lượng có hiệu quả thì Công ty cần thực hiện một số biện pháp như: - Có thoả thuận rõ ràng về quy cách phẩm chất chi tiết hiện thực của hàng hoá. - Nắm rõ đặc điểm, bản chất của hàng hoá cần đàm phán. - Đối với một số hàng hoá phức tạp cao thì Công ty phải mô tả chi tiết từng phần của máy móc. * Phương pháp xây dựng hợp đồng: - Phương pháp trực tiếp: Thường áp dụng với những khách hàng lần đầu tiên có quan hệ làm ăn với Công ty hoặc khách hàng mà Công ty có hợp đồng giá trị lớn tính phức tạp của hàng hoá cao cần phải có sự trao đổi và thoả thuận một cách chi tiết. Do vậy yêu cầu đặt ra đối với người trực tiếp tham gia đàm phán là: + Có thái độ niềm nở, lịch sự với đối tác. + Tranh thủ giới thiệu các thành tích của Công ty nhằm gây ấn tượng tốt của đối tác về Công ty. + Nên mời chuyên gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phán tạo sự tin tưởng cho đối tác của Công ty. + Có thái độ nhã nhặn nhưng kiên quyết khi cần thiết trong quá trình giải quyết công việc. - Phương pháp gián tiếp: Thường được áp dụng phổ biến hơn phương pháp trực tiếp do sự phát triển ngày càng cao của công nghệ thông tin liên lạc đồng thời phương pháp này cũng giảm chi phí về ăn ở đi lại giao dịch cho cả hai bên. Phương pháp này bao gồm hai hình thức đàm phán qua thư tín và đàm phán qua điện thoại. + Nếu bằng thư tín: Thường phải sử dụng hệ thống fax và bằng tiếng Anh, nếu đại diện của đối tác tại Hà Nội thì có thể giao dịch bằng tiếng Việt. Do vậy, cần lưu ý rằng thư là sứ giả của mình đến đối tác nên cách viết, cách trình bày diễn đạt phải sáng sủa, chính xác và khoa học tạo ấn tượng tốt cho đối tác. Khi sử dụng thư phải sử dụng hệ thống chuyển phát nhanh thể hiện sự nhiệt tình và khẩn trương của Công ty. + Nếu bằng điện thoại: Đây là hình thức được dùng thường xuyên hàng ngày. Do vậy, chỉ nên sử dụng đối với những trường hợp khẩn trương, cần thiết để làm rõ một chi tiết, vấn đề ngắn gọn tránh lỡ thời cơ cho công việc. Người trực tiếp giao dịch phải chuận bị nội dung cần trao đổi, phải có tâm trạng vui vẻ, chân thành không miễn cưỡng giả tạo tránh sự hiểu nhầm của đối tác do phải trao đổi nội dung công việc bằng điện thoại. Sau khi trao đổi cần có thư xác định nội dung đã thoả thuận và gửi cho đối tác. 3. Bảo đảm cơ sỏ pháp lý của hợp đồng nhập khẩu. Không mấy hợp đồng kể cả hợp đồng ngoại thương và hợp đồng mua bán trong nước được coi là hoàn thiện. Tuy nhiên các nhà đàm phán vẫn phải tìm cách hạn chế tối đa những sai phạm có thể mắc phải nếu không Công ty của họ rất có khả năng rơi vào tình trạng phá sản. Đối với Công ty VITACO cũng vậy, cần phải nắm vững những chú ý sau: - Chủ thể hợp đồng phải hợp pháp không bị lừa đảo: Việc xác định tư cách đối tác mà Công ty tham gia ký kết hợp đồng có giá trị quan trọng vì chỉ khi đối tác có đầy đủ năng lực pháp lý và năng lực hành vi thì hợp đồng sau khi ký kết mới có giá trị hiệu lực và nếu có tranh chấp xảy ra mới đảm bảo được việc khiếu nại và kiện tụng. Thực hiện hiệu quả và thực hiện đúng trình tự pháp lý: Một bản hợp đồng nếu thoả mãn 5 yêu cầu sau thì được coi là có giá trị pháp lý: Hợp đồng phải được xây dựng trên cơ sở tự nguyện tán thành của hai bên. Một hợp đồng không có giá trị pháp lý nếu được ký kết trên cơ sở sai sót, cưỡng ép hoặc gian lận. 2. Các bên thoả thuận chỉ được ký kết trong khả năng phạm vi thẩm quyền của mình. 3. Một thoả thuận được làm một cách bất hợp pháp với các mục đích bất hợp pháp hoặc vi phạm pháp luật sẽ không được coi là hợp đồng. 4. Một hợp đồng phải có sự ràng buộc của cả hai bên có nghĩa là cả hai bên phải có sự trao đổi quan điểm về các quyền lợi và nghĩa vụ. 5. Môt hợp đồng được hình thành trên cơ sở chào hàng và chấp nhận chào hàng. - Giải quyết đúng luật: Mọi hợp đồng đều được điều chỉnh bằng luật, do vậy các bên tham gia phải thoả thuận luật áp dụng trước khi thảo một bản hợp đồng chính thức và phải thực sự tôn trọng luật đó nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của hợp đồng và tôn trọng đối tác. * Điêu kiệ để thực hiện được nội dung trên: - Có sự lựa chọn thực hiệnương nhân để giao dịch. - Nếu có nghi ngờ về khả năng của đơn vị đối tác thì người đàm phán có thẩm quyền hoặc tham tán thương mại tại sứ quán của Việt Nam. - Luôn nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm công tác nhập khẩu. - Cần tham khảo ý kiến của các chuyên gia về nguồn luật áp dụng đôi với hợp đồng kinh tế. - Giám sát chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu. III. HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU Ở CÔNG TY VẬN TẢI VÀ ĐẠI LÝ VẬN TẢI VITACO-HÀ NỘI Sau khi ký kết một hợp đồng nhập khẩu, công việc tiếp theo của Công ty là tiến hành thực hiện tốt các nghĩa vụ đã được thoả thuận trong hợp đồng. Thực hiện tốt các nghĩa vụ hợp đồng không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn nâng cao uy tín của Công ty đối với đối tác thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty nên thực hiện tốt các vấn đề sau: 1. Điều kiện bảo đảm thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu Để thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu thì Công ty phải thực hiện tốt được những công việc sau: Sau khi ký kết hợp đồng Công ty phải lập kế hoạch cụ thể và chi tiết để thực hiện hợp đồng. - Tiến hành thực hiện nhanh chóng và đầy đủ các thủ tục mà Nhà nước quy dịnh như xin giấy phép nhập khẩu, làm thủ tục Hải quan,... - Yêu cầu đối tác gửi chứng từ kịp thực hiệnời để có thực hiệnời gian đủ dài để kiểm tra chứng từ, nếu có sai sót phải thực hiệnông báo ngay cho đối tác biết về tình hình cụ thể để đối tác kịp thời sửa đổi cho kịp thời nhận hàng. Kiểm tra kỹ toàn bộ chứng từ. Yêu cầu đối tác cho biết chính xác thời gian hàng về cảng quy định. Theo dõi sát sao qúa trình thực hiện hợp đồng để kịp thời xử lý các vấn đề xảy ra. Đối với các hợp đồng lớn, hàng nhận làm nhiều đợt, Công ty phải luôn giữ thông tin liên lạc với đối tác để kịp thời thay đổi theo hướng các điều khoản sửa đổi bổ sung(nếu có). Ngoài những công việc cần phải thực hiện tốt như trên để dảm bảo được việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu tốt hơn thì Công ty phải có cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh thật chặt chẽ, cụ thể như sau: Các phòng ban phải thường xuyên báo cáo chính xác tình hình thực hiện hợp đồng cho giám đốc. Qua đó giám đốc trực tiếp chỉ đạo thống nhất cùng các phòng ban đưa ra các giải pháp tối ưu nhất để đảm bảo thực hiện tốt hợp đồng. - Giữa các phòng ban thường xuyên hàng ngày trao đổi thông tin cho nhau để cùng giải quyết và khắc phục những nảy sinh trong tiến trình thực hiện hợp đồng. Đối với trường hợp Công ty nhập khẩu uỷ thác cho một Công ty nào đó hay cá nhân bất kỳ thì Công ty phải báo cáo tình hình thực tế của quá trình thực hiện với họ và phải thông báo cho họ biết ngay nếu có gì thay đổi. Mặt khác. Công ty phải thường xuyên liên lạc yêu cầu họ trả tiền hàng và hoa hồng đúng tiến độ. 2. Quản lý hợp đồng nhập khẩu và quan hệ đối tác. * Việc quản lý hợp đồng là việc giám sát theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng nhằm phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh để đạt được hiệu quả cuối cùng. Như vậy, công tác quản lý hợp đồng yêu cầu người nhập khẩu có trách nhiệm tìm các biện pháp tháo gỡ và giải quyết các vấn đề vướng mắc có thể phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Đối với Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội, công tác quản lý hợp đồng Công ty cần có các biện pháp sau: - Thúc giục nhân viên đi khai báo Hải quan ngay sau khi nhận được bộ chứng từ, để tránh tình trạng hàng bị lưu kho bãi. - Phải có đội ngũ cán bộ hiểu biết về hàng hoá mà Công ty thường nhập, hoặc phải thuê chuyên gia có hiểu biết về hàng hoá nhập khẩu để kiểm tra hàng hoá trược khi nhận hàng. * Quan hệ đối tác trong quá trình thực hiện hợp đồng là một mặt trong việc tạo dựng uy tín kinh doanh của Công ty. Sự tín nhiệm về Công ty gây tâm lý tin tưởng cho đối tác nước ngoài khi quyết định bán sản phẩm cho Công ty và các bạn hàng trong nước tin tưởng vào Công ty khi quyết định mua hàng và đặt hàng của Công ty hoặc uỷ thác cho Công ty nhập khẩu. Muốn giữ được mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác và khách hàng trong nước, đồng thời thu hút được thêm bạn hàng trong và ngoài nước hơn nữa thì Công ty cần coi sự phục vụ chu đáo như sử dụng các phương tiện kỹ thuật để đưa đón, lễ tân, giao dịch cho dù họ có ký kết được hợp đồng hay không đều cảm thấy được hài lòng. Thái độ phục vụ càng chu đáo bao nhiêu thực hiệnì cang gây được ấn tượng tốt bấy nhiêu đặc biệt là đối tác lần đầu tiên tiễp xúc với Công ty. 3. Giải quyết tranh chấp Tranh chấp là điều mà cả hai bên đều không muốn xảy ra bởi vì nó không chỉ gây ra tốn kém về thời gian và tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ làm ăn lâu dài giữa họ. Hầu hết các hợp đồng mà Công ty ký kết với đối tác nước ngoài hay bạn hàng trong nước đều có giá trị không lớn nên khi có tranh chấp xảy ra Công ty cần phải dựa trên nguyên tắc: Trước tiên là tôn trọng lợi ích của hai bên và bình đẳng trong mối quan hệ. Trong mối quan hệ hợp đồng, lợi ích của các bên vừa có mâu thuẫn nhưng lại có ràng buộc với nhau. Do vậy một nguyên tắc mà đã được nhiều nhà kinh doanh áp dụng thành công ở các nước khi giải quyết tranh chấp là: Hãy tập trung vào vấn đề cần thương lượng, vào vấn đề lợi ích chứ không phải vào quan điểm để tạo ra sự lựa chọn mà cả hai bên cùng có lợi, kiên trì với các mục tiêu đề ra trên phương châm:" Cách lựa chọn tốt nhất là đạt được sự thoả thuận". Đồng thời thực hiện trong quá trình thương lượng thì người tham gia thương lượng phải có sự kiên trì, khéo léo, có ứng xử, lập luận vững vàng hợp tình, hợp lý và tốt nhất là phải có nhiều kinh nghiệm, học hỏi về các vụ giải quyết tranh chấp thành công của các Doanh nghiệp khác nhằm vận dụng linh hoạt thì chắc chắn mọi việc sẽ được giải quyết êm đẹp. 4. Biện pháp tăng khách hàng, số lượng và giá trị hợp đồng nhập khẩu. 4.1. Tạo uy tín vơi khách hàng tiêu thu hàng hoá nhập khẩu của Công ty. Công ty có uy tín là Công ty có vị trí cao và gây ấn tượng tốt đẹp đối với khách hàng và bạn hàng. Tín nhiệm là một trong những bí quyết để kinh doanh thành công. Để làm tốt được điều này đối với Công ty trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế còn quá non trẻ thì đó quả là điều rất khó khăn. Do vậy, để dần dần tạo được lòng tin với khách hàng về việc kinh doanh nhập khẩu của Công ty thì Công ty nên làm tốt một số yêu cầu sau: - Cung cấp cho khách hàng hàng hoá chất lượng cao, giá cả cạnh tranh. - Cung cấp dịch vụ với giá hạ hơn so với thị trường như dịch vụ vận tải...Công ty cung cấp dịch vụ vận tải nên trong quá trình nhập khẩu hàng hoá Công ty nên nhận vận chuyển hàng hoá từ cảng quy định về cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu hoặc khách hàng tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty với giá cả hạ hơn. - Cung cấp hàng hoá kịp thời cho khách hàng theo yêu cầu của khách hàng. 4.2. Mở rộng mối quan hệ giao dịch. Công ty nên mở rộng mối quan hệ với các Bộ, nghành có liên quan để thuận tiện cho việc xin giấy phép kinh doanh và giấy phép XNK hàng hoá; việc làm thủ tục Hải quan thuận lợi hơn. Mặt khác, Công ty phải đẩy mạnh mối quan hệ làm ăn với các thành viên thuộc Tổng công ty và các Công ty hay tổ chức kinh doanh nào đó có thể tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Công ty. 4.3. Tạo ra kênh phân phối hàng hoá cho Công ty. Để việc kinh doanh nhập khẩu được phát huy hết khách hàngả năng, việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu được liên tục thì Công ty phải tạo cho mình một kênh phân phối hàng hoá. Cụ thể Công ty có thể thành lập một số đại lý ở các tỉnh để bán hàng nhập khẩu và có mối quan hệ làm ăn với Công ty khác nhằm tiêu thụ hàng hoá... 4.4. Bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ nhập khẩu. Muốn tạo uy tín với khách hàng, mở rộng mối quan hệ giao dịch hay tạo kênh phân phối hàng hoá được tốt thì việc kinh doanh nhập khẩu của Công ty phải có hiệu quả. Mục đích để việc kinh doanh nhập khẩu có hiêu quả thì việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu lại ảnh hưởng rất lớn. Do vậy, muốn tăng hiệu quả ký kết cho hợp đồng Công ty cần có sự đầu tư thích đáng như: + Cấp kinh phí để nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn cho cán bộ XNK. + Tổ chức tìm hiểu các thị trường thực tế để nắm bắt được nhu cầu hiện tại của người tiêu dùng và khuynh hướng biến động của nhu cầu hàng hoá trong tương lai, từ đó xác định mặt hàng cần nhập khẩu. - Tổ chức các cuộc tham quan các nước mà có quan hệ làm ăn để có cơ hội tìm hiểu bạn hàng một cách trực tiếp nhằm học hỏi kinh nghiệm kinh doanh, nâng cao vốn kiến thức về phong tục tập quán của họ. + Tham gia tích cực các hội nghị, hội thảo về kinh doanh XNK do Bộ Thương mại tổ chức để học hỏi và áp dụng vào Công ty mình. + Phải có tiêu chuẩn quy định rõ ràng để có kế hoạch bồi dưỡng cán bộ kế cận gồm phẩm chất chính trị, trình độ kiến thức, năng lực tổ chức.... 3.5. Phân tích và đánh giá hiệu quả hợp đồng nhập khẩu. Trên thực tế, không có hợp đồng nào giống hệt như lần trước cho dù hàng hoá nhập về vẫn như cũ, nhưng nhu cầu của khách hàng lại thay đổi, các điều kiện trong và ngoài nước cũng thay đổi theo. Công việc này không đơn thuần là việc xác định khả năng của Doanh nghiệp trong việc thoả mãn và tác động tới nhu cầu của khách hàng như thế nào. Do vậy, mỗi khi kết thúc một hợp đồng nhập khẩu, Công ty cần thực hiện đánh giá lại công tác ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã hoàn tất để sẵn sàng thay đổi phương án kinh doanh và mặt hàng kinh doanh cho phù hợp với điều kiện và nhu cầu mới của thị trường. Viêc phân tích một hợp đồng nhập khẩu nhằm trả lời các câu hỏi sau: - Hợp đồng có được thực hiện tốt hay không?. - Kết quả đạt được do với các đối thủ cạnh tranh như thế nào?. - Doanh nghiệp đã có phương án nhập lô hàng mới hay chưa? - Điểm yếu của Doanh nghiệp là gì?. * Để đánh giá hiệu quả của hợp đồng nhập khẩu, có thể sử dụng chỉ tiêu "Tỷ suất doanh lợi nhập khẩu". Chỉ tiêu này phản ánh kết quả tài chính của hợp đồng đã được ký kết và thực hiện, có nghĩa là phản ánh những kết quả bằng tiền thu được và những chi phí thực tế bỏ ra để có được kết quả đó. Công thức: Doanh nghiệp = % Trong đó: Dn : Tỷ suất doanh lợi nhập khẩu Ln : Lợi nhuận về bán hàng nhập khẩu Cn : Tổng chi phí nhập khẩu bằng ngoại tệ được chuyển đổi sang Việt Nam đồng theo tỷ giá của ngân hàng Nhà nước IV. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI NHÀ NƯỚC Hoạt động nhập khẩu không thể thiếu được sự quản lý và điều hành của Nhà nước bởi hàng loạt các chính sách thuế, lãi suất, các quy định pháp luật...Nhìn chung các Công ty cuả Việt Nam chưa có nhiều kinh nghiệm và thành quả trong buôn bán quốc tế mà chỉ đang trong thời kỳ hoà nhập vào nền kinh tế thế giới. Do đó việc kinh doanh XNK rất cần sự hỗ trợ của Nhà nước và một môi trường pháp lý thuận lợi để phát triển. Bên cạnh đó, những khó khăn về kinh tế ngày một gia tăng, nhu cầu tiêu thụ hàng hoá luôn luôn biến động và vấn đề kinh doanh có sự cạnh tranh gay gắt. Do vậy Nhà nước nên áp dụng một số biện pháp đẩy mạnh nhập khẩu như sau: Cải cách triệt để về thủ tục hành chính trong lĩnh vực XNK như thủ tục xin giấy phép kinh doanh, giấy phép nhập khẩu, các thủ tục hải quan, thuế...Tránh sự phiền hà sách nhiễu, tạo sự thông thoáng trong hoạt động XNK, giảm thiểu thời gian và các chi phí không cần thiết Như vậy trước hết phải đẩy mạnh công tác giáo dục cán bộ công chức hành chính Nhà nước trong lĩnh vực XNK về tinh thần trách nhiệm trong công việc, về đạo đức và chuyên môn nghiệp vụ, tránh thái độ cửa quyền, gây khó dễ cho người làm công tác nhập khẩu...( nhất là các thủ tục về thuế quan). Thành lập các Công ty chuyên nghành phục vụ nhập khẩu như: + Đầu tư cho Tổng công ty hàng Hải Việt Nam về thiết bị, các phương tiện kỹ thuật tạo sự thuận tiện và an toàn cho hoạt động chuyên chở, giảm thiểu chi phí vận chuyển dẫn đến giá cả hàng nhập khẩu giảm, nâng cao khả năng cạnh tranh của hàng hoá. + Đầu tư xây dựng các cảng biển đủ sức cho các tàu lớn ra vào cảng và hoạt động liên quan như: bốc, xếp, dỡ và vận chuyển hàng. Chính sách thuế nhập khẩu: cần phải nhất quán đối với mọi cơ sở sản xuất kinh doanh, không có sự ưu tiên riêng biệt tạo nên sự cạnh tranh không lành mạnh trên thị trường. Nhà nước cần giảm thuế nhập khẩu để người tiêu dùng có thể mua được hàng với giá thấp hơn. Hệ thống các chính sách thuế cần phải được kiện toàn để chống thất thu và lạm thu do việc hàng hoá bị đánh thuế nhiều lần. Chính sách hạn nghạch nhập khẩu: Nhà nước cần hoàn thiện phương thức phân bổ hạn nghạch theo nguyên tắc" một cửa" chỉ phân bổ cho các đơn vị đã có quyền XNK trực tiếp theo nhóm hàng để có hiệu quả kinh tế cao hơn đóng góp nhiều hơn cho Nhà nước. Chính sách quản lý ngoại tệ: Thực tế có nhiều Công ty thiếu ngoại tệ thanh toán nhưng ở bên ngoài lại có sự tích trữ ngoại tệ khá lớn. Do đó, Nhà nước cần có biện pháp giải quyết tình trạng này. Chính sách về tỷ giá hối đoái của Nhà nước có quan hệ trực tiếp đến việc tăng hay giảm nhập khẩu của các Doanh nghiệp. Khi một Công ty có hoạt động XNK thực hiệnì tất yếu sẽ có lúc Công ty đó tiến hành bán hoặc mua ngoại tệ. Song nếu bán ngoại tệ cho Ngân hàng Ngoại thương thì Công ty đó sẽ bán được giá thấp hơn giá thị trường khoảng 5-10% và ngược lại. Do đó, các đơn vị nhiều khi xử lý bằng cách bán ngoại tệ cho các đơn vị kinh tế khác có nhu cầu trên thị trường ngoại tệ theo giá thị trường, hoặc tìm các mặt hàng nhập khẩu có chênh lệch giá cao để nhập. Để khắc phục tình trạng trên Nhà nước cần có sự quản lý ngoại tệ phù hợp với một tỷ giá ngoại hối tương đối sát với giá thị trường. Khoảng chênh lệch giữa giá mua vào và giá bán ra phải là tối thiểu, chỉ gồm lệ phí phục vụ Ngân hàng. Đồng thời Nhà nước cần dành một số ngoại tệ cho Ngân hàng Ngoại thương vay để làm vốn kinh doanh ngoại tệ và điều tiết tỷ giá cho thị trường ổn định, không xảy ra đột biến. KẾT LUẬN Hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu trong thực tế rất đa dạng, phức tạp và chuyển biến không ngừng. Vì vậy, nó đòi hỏi phải được bổ sung và hoàn thiện theo thời gian. Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội cũng nhưhiều đơn vị khác trong quá trình tham gia hoạt động buôn bán với nước ngoài đã không ngừng tự hoàn thiện mình, từng bước tháo gỡ được các khó khăn về vốn và cải tiến các phương pháp quản lý, hoàn thiện hơn việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu . Vì vậy uy tín của Công ty đang ngày càng được nâng cao trên thị trường quốc tế. Với hoạt động kinh doanh nhập khẩu, công tác đàm phán ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu là một công việc có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đóng góp vào kết quả đạt được của Công ty. Trong thời gian qua tuy gặp không ít khó khăn về khách quan cũng như chủ quan song Công ty đã luôn phấn đấu vượt qua mọi trở ngại thực hiện tốt các hợp đồng nhập khẩu và hoàn thành được nhiệm vụ kinh doanh của mình. Bên cạnh đó, mặc dù hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu vẫn còn một số hạn chế nhất định nhưng nếu khắc phục được những hạn chế này đồng thời phát huy những ưu thế vốn có của Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội sẽ ngày càng thực hiện tốt hơn nữa các hợp đồng nhập khẩu của mình. Xuất phát từ thực tế đó kết hợp cùng với những kiến thức đã học ở nhà trường; Bản luận văn tốt nghiệp này của tôi đã cố gắng đi sâu nghiên cứu những vấn đề pháp lý của hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Qua các cơ sở phân tích và khẳng định vai trò, vị trí của hợp đồng nhập khẩu đồng thời đánh giá những mặt tích cực và khó khăn trong thực tiễn ký kết và thực hiện hợp đồng đối với hoạt động kinh doanh với nước ngoài tại Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội. Bản luậ n văn này cũng đã thể hiện ra một số biện pháp đề xuất nhằm hoàn thiện việc ký kết và thực hiện hợp đồng nhập khẩu nói riêng cũng như hợp đồng XNK nói chung Đề tài được hoàn thành với sự hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ nhiệt tình của Thạc Sỹ Trần Hoè cùng các anh chị trong Phòng Xuất nhập khẩu của Công ty vận tải và Đại lý vận tải VITACO-Hà Nội TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình: Tập bài giảng Luật Thương mại Quốc tế, bộ môn luật kinh tế Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Hà Nội. Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương – Vũ Hữu Tửu, NXB Giáo dục. Thanh toán quốc tế trong ngoại thương – PGS Đinh Xuân Trình, NXB Giáo dục. Giáo trình tổ chức nghiệp vụ kinh doanh XNK – PTS Phạm Chí Thành. Sách Tiếng Việt: Hướng dẫn thực hành kinh doanh XNK tại Việt Nam – GS, TS Võ Thanh Thu và TS Đoàn Thị Hồng Vân, NXB Thống kê, 1994. Tìm hiểu pháp Luật trong Thương mại quốc tế – PTS Lê Quang Liêm, NXB Thống Kê. Sách nước ngoài: 1. Hợp đồng mua bán quốc tế – TS Jame. RPinnells – Trường Đại học Kinh tế Helsinki. Hợp đồng mua mẫu dành cho mua sắm quốc tế và nhập khẩu. Báo và tạp chí: 1. Báo Thương mại. 2. Báo Hải Quan. Các văn kiện, văn bản pháp luật: Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII. Luật thương mại củ nước CHXHCN Việt Nam. Nghị định 33/CP ( 19/4/1994 ) về quản lý Nhà nước đối với XNK và Nghị định 89/ CP ( 15/12/1995 ) về việc bãi bỏ thủ tục cấp giấy phép XNK từng chuyến. Quy định 299/ TMDL – XNK ( 9/4/1992 ) về hợp đồng mua bán ngoại thương. VI. Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh của Công ty VITACO – Hà Nội, 2000.