Hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I - Thực trạng và giải pháp

ết lập mối quan hệ tốt với khách hàng. Nhưng, công ty vẫn còn một số hạn chế như sử dụng 3 phương thức T/T, D/P, L/C làm phương thức thanh toán chủ yếu, các phương thức thanh toán khác chiếm tỷ lệ rât nhỏ - hầu như không có, không sử dụng đến như phương thức đổi chứng từ (CAD) – đây là phương thức thanh toán đơn giản, có nhiều điểm lợi cho nhà xuất khẩu; phương thức thư tín dụng tuần hoàn, phương thức thư tín dụng đối ứng, thư tín dụng dự phòng....Ngoài ra, nghệ thuật đàm phán trong ký kết hợp đồng của công ty chưa tốt nên trong một số hợp đồng thanh toán bằng L/C, công ty phái chịu nép vế khi thương lượng về ngân hàng phát hàng L/C, ngân hàng xác nhận. Việc vận dụng các phương thức thanh toán phù hợp với từng mặt hàng cũng chưa tốt, dẫn đến những thiệt hại không đáng. Qua tình huống 1, cho thây công ty công tác thu thập thông tin còn yếu kém đã dẫn đến thiếu thông tin về đối tác nước ngoài, gặp phái đối tác làm ăn không có uy tín; lựa chọn phương thức thanh toán không phù hợp với mặt hàng. Tình huống 1 Năm 2004, công ty ký hợp đồng xuất khẩu bột sắn giá trị 17,325 USD cho công ty MINA TRADING, Ấn Độ và đặt cọc là 1000 USD. Thanh toán theo phương thức D/P trả ngay khi xuất trình bộ chứng từ, nhưng do thị trường có nhiều biến động giá bột sắn giảm mạnh, nên công ty MINA TRANDING đã cố tình kéo dài thời gian thanh toán. Mặc dù, công ty đã giảm 0.25% giá cho lô hàng trên nhưng phía đối tác không châp nhận. Sau một thời gian đàm phán, phía đối tác mới thông báo là không thanh toán cho lô hàng nói trên và châp nhận mât khoản đặt cọc. Khi giái quyết xong với công ty MINA TRADING, công ty phái giái phóng lô hàng trên cho đối tác khác, nhưng do thời gian lâu dẫn đến bột sắn bị ẩm làm giảm chât lượng lô hàng nên công ty gặp khó khăn trong việc giái phóng lô hàng này. (Nguồn: Lưu Thị Yến Nga (2006), Hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I) 2.3.2.2.Thực trạng thực hiện các công việc thanh toán hàng xuất sau khi giao hàng Sau khi ký hợp đồng, tuỳ thuộc vào phương thức thanh toán mà việc thực hiện các công việc trong hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty được tiến hành như sau: * Khi thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền ứng trước: Công ty ít khi đề nghị khách hàng của mình fax lệnh chuyển tiền sau khi ký hợp đồng để đảm bảo đúng thời gian quy định. Bởi công ty áp dụng phương thức thanh toán này với những khách hàng quen thuộc, có mối quan hệ tốt và giá trị hợp đồng nhỏ. Việc không dục nhà nhập khẩu fax lệnh chuyển tiền có cái lợi là chứng tỏ cho khách hàng thây mức độ tin tưởng của công ty về khách hàng như thế nào, uy tín kinh doanh của khách hàng trên thị trường ra sao; nhưng trong một số thương vụ, việc làm này cũng đã đem lại cho công ty nhiều bât lợi đó là tình trạng khách hàng cố tình chuyển tiền chậm, dây dưa kéo dài quá thời gian đã quy định trong khi công ty đã chuẩn bị xong hàng xuất và chờ tiền chuyển đến là giao hàng. Và khi quá thời hạn quy định công ty mới dục khách hàng fax lệnh chuyển tiền. * Khi thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền trả sau: Khác với phương thức chuyển tiền ứng trước, để giảm rủi ro công ty đều tiến hành dục nhà nhập khẩu thực hiện ký quỹ, đặt cọc trước khi giao hàng bằng văn bản hoặc gọi điện. Công ty chỉ tiến hành chuẩn bị hàng sau khi nhà nhập khẩu thực hiện ký quỹ, đặt cọc. Như vậy, công ty khá thận trọng các công việc trước khi giao hàng cho nhà nhập khẩu. Tuy nhiên, công ty vẫn gặp rủi ro về hoạt động thanh toán trong một số thương vụ kinh doanh. *Khi thanh toán bằng phương thức nhờ thu kèm chứng từ: Mặc dù, nhờ thu kèm chứng từ là phương thức thanh toán ít rủi ro hơn so với phương thức chuyển tiền nhưng công ty vẫn yêu cầu nhà nhập khẩu thực hiện đặt cọc cho hợp đồng trước khi chuẩn bị hàng xuất khẩu và chỉ giao hàng khi nhà nhập khẩu đã đặt cọc. Đồng thời, công ty cũng thận trọng trong việc lựa chọn ngân hàng nhờ thu, chọn ngân hàng có uy tín để thu hộ tiền hàng cho mình. Công ty thường chọn ngân hàng Vietcombank làm ngân hàng nhờ thu, bởi Vietcombank là một ngân hàng lớn, có uy tín, có mối quan hệ đại lý với nhiều ngân hàng trên thế giới. Như vậy, khi áp dụng phương thức này, công ty đã thực hiện tốt một số công việc tạo điều kiện cho hoạt động thanh toán của công ty diễn ra an toàn và hiệu quả hơn. * Khi thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ: Theo lý thuyết, nếu áp dụng tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán hàng xuất khẩu thì nhà xuất khẩu phái kiểm tra kỹ nội dung của L/C khi nhận được thông báo chính thức về việc mở L/C. Bởi nếu không phát hiện được sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mà nhà xuất khẩu cứ nhận và tiến hành giao hàng theo yêu cầu của hợp đồng thì công ty sẽ không đòi được tiền. Ngược lại, nếu giao hàng theo yêu cầu của L/C thì lại vi phạm hợp đồng. Thực tế, trong hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I, việc tổ chức kiểm tra nội dung của L/C tại công ty sau khi nhận được thông báo mở L/C, được tiến hành như sau: * Phòng tài chính kế toán kiểm tra: Ngày mở L/C: là căn cứ để công ty kiểm tra xem nhà nhập khẩu có mở L/C đúng hạn hay không, là căn cứ tính ngày hết hạn xuất trình bộ chứng từ thanh toán trong trường hợp L/C không quy định thời hạnh xuất trình bộ chứng từ. Theo Điều 14(c) UCP 600: “ngân hàng sẽ từ chối chứng từ xuất trình sau 21 ngày kể từ ngày giao hàng” Tên ngân hàng mở L/C: thanh toán viên kiểm tra xem nhà nhập khẩu có mở đúng tại ngân hàng như đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay không. Số tiền của L/C: nhân viên thanh toán kiểm tra xem số tiền của L/C vừa ghi bằng số, vừa ghi bằng chữ có thống nhât với nhau không, có chính xác không. Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C: kiểm tra xem ngày hết hiệu lực của L/C là ngày nào, có sau ngày mở L/C không. Và căn cứ vào thời hạn xuất trình và thời hạn hết hiệu lực của L/C để xuất trình bộ chứng từ thanh toán. Loại L/C: kiểm tra xem L/C thuộc loại nào: payment at sight, deferred hay negotian. Các chứng từ thanh toán: kiểm tra xem phái xuất trình những loại chứng từ nào, số lượng bao nhiêu. Như vậy, phòng kế toán chỉ kiểm tra một số nội dung nhât định của L/C. Sau khi kiểm tra xong, nhân viên thanh toán báo cho phòng kinh doanh về kết quả kiểm tra. Việc kiểm tra nội dung L/C của phòng tài chính kế toán do một nhân viên thanh toán thực hiện, nhân viên này vừa đảm nhiệm việc kiểm tra nội dung L/C vừa đảm nhiệm tât cả các công việc liên quan tới ngân hàng như mang bộ chứng từ đến ngân hàng xuất trình, chuẩn bị các thủ tục để thu tiền, kiểm tra số tiền thu về...Vậy, với một công ty có quy mô kinh doanh lớn như công ty XNK tổng hợp I, việc một người trong phòng tài chính kế toán thực hiện tât cả các công việc nêu trên là quá nhiều do đó sẽ không tránh khỏi những thiếu sót khi thực hiện nhiệm vụ đưa ra. * Phòng kinh doanh Phòng kinh doanh cũng kiểm tra các n dung về số hiệu L/C, tên và địa chỉ của người hưởng lợi, tên và địa chỉ người mở L/C, số tiền L/C, loại L/C để lập các chứng từ xuất trình và kiểm tra các nội dung sau: Ngày hết hiệu lực của L/C: là căn cứ để xem có kịp giao hàng không, nếu không kịp thì yêu cầu người nhập khẩu tu chỉnh. Thời hạn giao hàng: Khi nào thì bắt đầu giao hàng hay giao hàng muộn nhât vào ngày nào… được phòng kinh doanh kiểm tra kỹ để tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Cách giao hàng: giao hàng một lần hay giao hàng nhiều lần hay cách vận tái cũng được phòng kinh doanh kiểm tra bởi nó ảnh hưởng đến việc thuê tàu như thế nào, và việc lập bộ chứng từ thanh toán. Phần mô tả hàng hoá. Ngoài ra, do có nhiệm vụ lập bộ chứng từ thanh toán, nên khi kiểm tra nội dung của L/C phòng kinh doanh cũng tiến hàng kiểm tra các quy định về chứng từ xuất trình như: Hoá đơn thương mại: nội dung về hoá đơn thương mại mà phòng kinh doanh tiến hành kiểm tra: Hoá đơn đó có phái ký hay không. Quy định loại hoá đơn nào Quy định ai có quyền câp phát Kiểm tra về yêu cầu số bản gốc, số bản copy hoá đơn. Phiếu đóng gói: nội dung kiểm tra gồm: người nhập khẩu yêu cầu về loại phiếu đóng gói, người phát hành, số lượng bản chính và bản phụ của phiếu đóng gói. Giây chứng nhận xuất xứ hàng hoá Kiểm tra thông tin về tên cơ quan phát hành giây chứng nhận xuất xứ Kiểm tra yêu cầu về hình thức và những cá biệt đối với giây chứng nhận xuất hàng hoá Kiểm tra yêu cầu về số bản gốc và bản sao của giây chứng nhận Đơn bảo hiểm/giây chứng nhận bảo hiểm Kiểm tra yêu cầu về loại hình bảo hiểm, bảo hiểm theo điều kiện nào Kiểm tra về giá trị hàng hoá được bảo hiểm, đồng tiền bảo hiểm Kiểm tra về yêu cầu số bản gốc và bản sao của đơn bảo hiểm, giây chứng nhận bảo hiểm Kiểm tra xem đơn bảo hiểm/giây chứng nhận bảo hiểm có phái ký hậu hay không. Giây chứng nhận số lượng, chât lượng Kiểm tra tính chât và ý nghĩa của giây chứng nhận Kiểm tra về yêu cầu người phát hành Kiểm tra về số bản phái phát hành Qua trên cho thây, nội dung L/C được các bộ phận kiểm tra khá kỹ nhưng không kiểm tra hết các nội dung của L/C mà chỉ kiểm tra một số nội dung quan trọng trong L/C. Mặc dù, phòng kinh doanh đã kiểm tra các nội dung L/C kể trên nhưng trong nhiều trường hợp họ chỉ kiểm tra kỹ nội dung giao hàng và phần mô tả hàng hoá, còn các nội dung còn lại chỉ kiểm tra qua loa, các quy định về các chứng từ xuất trình được họ kiểm tra không được kỹ, làm cho lây lệ. Các bộ phận chỉ kiểm tra những nội dung liên quan đến nhiệm vụ của mình như phòng kế toán kiểm tra số tiền L/C, thời hạn xuất trình, còn phòng kinh doanh thực hiện kiểm tra các quy định về chứng từ xuất trình, số lượng chủng loại. Điều này làm cho thời gian kiểm tra kéo dài, ảnh hưởng đến các công việc tiếp theo của hoạt động thanh toán của công ty. Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra, có phát hiện ra lỗi trong L/C như tên của người thụ hưởng không chính xác, phần mô tả hàng hoá có sai sót nhỏ do không ảnh hưởng đến lớn nên phòng kinh doanh không yêu cầu đối tác tu chỉnh L/C, còn với các sai sót lớn ảnh hưởng đến lợi ích của công ty như giá trị lô hàng không đúng với hợp đồng đã ký thì phòng kinh doanh yêu cầu đối tác thực hiện tu chỉnh L/C cho đúng với giá trị ghi trong hợp đồng. Mặc dù, việc kiểm tra nội dung L/C được thực hiện khá kỹ nhưng công ty cũng không tránh khỏi mắc phái những sai sót dẫn tới rủi ro trong thanh toán và gánh chịu những tổn thât không đáng có. Tình huống 2: Năm 1996, công ty ký hợp đồng xuất khẩu giầy mùa đông với công ty J.corp Hàn Quốc, thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ. Ngân hàng mở L/C là ngân hàg Hàn Quốc. Người mua J.corp yêu cầu trong bộ chứng từ thanh toán phái có giây chứng nhận của người mua chứng nhận là đã nhận hàng tại cảng Pusan. Một tháng sau khi mở L/C phía Hàn Quốc từ chối thanh toán bộ chứng từ đòi tiền do có sai sót là thiếu giây chứng nhận đã nhận hàng của người mua. Mặc dù, đã nhiều lần công ty có văn bản gửi tập đoàn J.corp và ngân hàng phát hành L/C yêu cầu được thanh toán nhưng đều bị ngân hàng từ chối. Sau hơn một năm dài thương lượng công ty mới nhận được khoản bồi thường. (Nguồn: Lưu Thị Yến Nga(2006), Hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I) Qua tình huống 2 cho thây, khi kiểm tra nội dung L/C, phòng kinh doanh đã không tìm hiểu kỹ về khả năng có thể cung câp được một loại chứng từ là giây chứng nhập đã nhận hàng của người mua, dẫn đến tình trạng thời gian thu tiền hàng xuất kéo dài, ảnh hưởng đến nguồn vốn kinh doanh và vòng quay vốn của công ty. Mặt khác, qua tình huống trên cũng cho thây việc lập chứng từ xuất trình của công ty thực hiện chưa tốt. Thực trạng thực hiện các công việc thanh toán hàng xuất sau khi giao hàng Sau khi giao hàng cho người nhập khẩu, bộ phận tham gia hoạt động thanh toán tổ chức lập đồng thời làm thủ tục để nhận các chứng từ từ các tổ chức khác như vận tái đơn, đơn bảo hiểm....Sau đó, kiểm tra rà soát, chỉnh sửa, bổ sung hoặc yêu cầu phát hành lại nếu có sai sót. Bộ chứng từ xuất trình bao gồm các chứng từ do công ty lập và các chứng từ do tổ chức khác câp. Thực trạng lập và kiểm tra bộ chứng từ trước khi xuất trình tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I như sau: *Các chứng từ do công ty lập Tuỳ thuộc vào từng phương thức thanh toán mà người nhập khẩu yêu cầu xuất trình các chứng từ thanh toán khác nhau, do đó căn cứ vào hợp đồng ngoại thương đã ký và nội dung của L/C. Các bộ phận tham gia hoạt động thanh toán tổ chức lập chứng từ xuất trình. Cụ thể: Bảng 2.9: Thời gian lập chứng từ tại mỗi phòng ban STT Tên chứng từ Bộ phận lập Thời gian lập (ngày) 1 Hối phiếu Phòng tài chính kế toán 1 2 Hoá đơn thương mại Phòng kinh doanh 1 3 Phiếu đóng gói Phòng kinh doanh 1 (Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp từ các tài liệu của công ty) Lập hối phiếu: Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm về việc lập hối phiếu. Đối với hối phiếu dùng trong phương thức nhờ thu còn hối phiếu dùng trong phương thức tín dụng chứng từ được lập theo mẫu của ngân hàng. Thanh toán viên lây mẫu của ngân hàng và căn cứ vào L/C để điền thông tin vào Hối phiếu mẫu. Các thông tin mà thanh toán viên đã điền nhằm hoàn thiện hối phiếu là Số hiệu của hối phiếu Tổng số tiền ghi bằng số và đơn vị tiền tệ Ngày tháng và địa điểm lập hối phiếu Thời hạn trả tiền Ghi đơn vị tiền tề và tổng số tiền ghi bằng chữ Tên ngân hàng phát hành L/C, số hiệu của L/C, và ngày phát hành L/C. Nhân viên lập hối phiếu chịu trách nhiệm về các thông tin mà mình đã điền vào hối phiếu. Hối phiếu được lập theo mẫu của ngân hàng giúp cho người lập hạn chế được một số sai sót như lỗi đánh máy, tốc độ lập nhanh hơn, vì chỉ phái điền một số thông tin. Mặc dù, vừa thực hiện kiểm tra nội dung L/C, vừa làm tât cả các công việc liên quan đến ngân hàng và lập hối phiếu do một người thực hiện nhưng việc xảy ra sai sót trong hối phiếu là không có. Tuy nhiên, thời gian lập hối phiếu tại phòng tài chính kế toán là 1 ngày, thời gian này là khá dài. Hoá đơn thương mại: Hoá đơn thương mại do phòng kinh doanh lập trên cơ sở căn cứ vào hợp đồng, L/C và vận tái đơn. Chịu trách nhiệm về những sai sót trên hoá đơn. Thời gian lập hoá đơn mât khoảng 1 ngày. Trong thời gian qua, việc lập hoá đơn của công ty phù hợp về mặt hình thức nhưng nội dung còn tồn sai sót như lỗi đánh máy, lỗi chính tả, giá trị hoá đơn không đúng với L/C...Nếu hoá đơn chỉ có các sai sót như lỗi đánh máy, lỗi chính tả thì theo UCP 600 vẫn có thể châp nhận thanh toán nhưng với sai sót lớn về mặt nội dung như giá trị hoá đơn hoặc số lượng, trọng lượng hàng hoá không phù hợp với L/C thì sẽ gặp khó khăn trong việc nhận tiền hàng đôi khi không nhận được vì chứng từ không phù hợp. Nên trong nhiều trường hợp, sau khi lập xong và kiểm tra lại thì phát hiện ra sai sót đó là quá lớn, phòng kinh doanh đã phái làm lại hoá đơn thương mại. Điều này, làm mât thời gian, tăng chi phí phát sinh và đặc biệt làm cho thời gian thu hồi vốn về lâu. Mặt khác, trong trường hợp công ty xuất khẩu hàng hoá sang các nước Ai Cập, Trung Đông thì thời gian lập hoá đơn bị kéo dài thêm vì phái lập hoá đơn lãnh sự cần có sự xác nhận của đại sứ quán của các nước đó, làm kéo dài thời gian lập bộ chứng từ xuất trình dẫn tới thời gian thu hồi tiền hàng xuất khẩu cũng bị kéo dài. Phiếu đóng gói: Phiếu đóng gói cũng do phòng kinh doanh lập khi đóng gói hàng hoá. Thời gian lập cũng mât 1 ngày. Thông thường phiếu đóng gói được phòng kinh doanh lập cùng với hoá đơn thương mại. Nên khi một số nội dung của hoá đơn thương mại bị sai đã dẫn đến phiếu đóng gói cũng bị sai theo. Như vậy, trong thời gian qua việc lập và kiểm tra chứng từ tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I đã có bộ phận thực hiện rât tốt đó là phòng tài chính kế toán với trình độ nghiệp vụ cao nên khi lập hối phiếu không xảy ra bât kỳ sai sót nào kể cả nội dung và hình thức. Còn bộ phận thực hiện chưa tốt đó là phòng kinh doanh. Trong quá trình lập đã để xảy ra tình trạng chứng từ còn sai sót gây tốn kém và mât thời gian. * Các chứng từ do các tổ chức khác cung câp. Vận tái đơn: Vận tái đơn trong bộ chứng từ thanh toán tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I không do công ty lập mà do đại lý vận tái câp. Trong đó, phòng kinh doanh của công ty sau khi làm thủ tục thuê tàu, phòng kinh doanh cung câp cho hàng tàu những thông tin như Tên người gửi hàng, người nhận hàng, người thông báo, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, một số thông tin về hàng hoá... Trên cơ sở đó, đại lý vận tái lập vận tái đơn và gửi cho công ty. Như vậy, đại lý vận tái là người lập vận tái đơn, việc làm này là tốt. Bởi, đại lý là những người có chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu, có kỹ thuật lập vận tái đơn nên vận tái đơn sẽ được lập đúng tiêu chuẩn. Thời gian được lây vận tái đơn tại công ty là 1 ngày sau khi giao hàng cho hãng tàu. Nhưng trong một số trường hợp thời gian này bị kéo dài lên tới 3 – 4 ngày, do các thông tin gửi cho đại lý vận tái có sai sót, không rõ ràng nên người đại lý yêu cầu cung câp lại thông tin, trong một số trường hợp khác thời gian bị kéo dài là do vận tái đơn có một số chi tiết sai như trên vận đơn phái thể hiện là FREIGHT PREPAID nhưng lại ghi là FREIGHT COLLECT. Việc này đã gây ảnh hưởng lớn đến tốc độ lập bộ chứng từ thanh toán, cũng như làm tăng chi phí phát sinh trong quá trình thanh toán. Chứng từ bảo hiểm: Các chứng từ bảo hiểm trong bộ chứng từ thanh toán của công ty do người bảo hiểm cung câp. Nhưng để lây được các chứng từ bảo hiểm này, phòng kinh doanh phái fax cho người bảo hiểm vận tái đơn. Thời gian lây được chứng từ bảo hiểm là 1 ngày sau khi fax vận tái đơn cho người bảo hiểm. Chính vì vậy, sau khi nhận được vận tái đơn, phòng kinh doanh fax ngay cho người bảo hiểm để nhanh chóng lây được chứng từ bảo hiểm và đảm bảo lây được trước khi tàu chạy. Do nắm vững được quy trình và thủ tục mua bảo hiểm nên chứng từ bảo hiểm được lập ít khi gặp sai sót có nguyên nhân từ phía phía công ty, mà chỉ gặp trường hợp chứng từ có sai sót có nguyên nhân từ phía doanh nghiệp bảo hiểm, làm mât thời gian phái chỉnh sửa chứng từ bảo hiểm. Kéo dài thời gian lập bộ chứng từ hoàn chỉnh. Ngoài các chứng từ trên, để có bộ chứng từ xuất trình đầy đủ, tuỳ theo yêu cầu của khách hàng mà công ty có thể xin giây chứng nhận xuất xứ, giây chứng nhận chât lượng, trọng lượng, giây chứng nhận khử trùng, giây chứng nhận kiểm dịch thực vật... Giây chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) Trong hầu hết các hợp đồng ngoại thương của công ty. Trong bộ chứng từ yêu cầu xuất trình để thanh toán thì giây chứng nhận xuất xứ phái do phòng thương mại và công nghiệp Việt Nan câp. Nên để xin được giây chứng nhận xuất xứ, phòng kinh doanh phái lập bộ hồ sơ xin câp giây chứng nhận xuất xứ gồm: đơn xin câp, tờ khai hái quan, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, from C/O. Mang đến phòng thương mại Việt Nam để xin C/O. Do công ty luôn tuân thủ và thực hiện đúng các thủ tục xin C/O nên có thể lây được C/O nhanh có thể ngay trong buổi hôm đó. Giây chứng nhận chât lượng/trọng lượng Đa số giây chứng nhận chât lượng/trọng lượng mà khách hàng yêu cầu xuất trình của công ty cổ phần XNK tổng hợp I là giây chứng nhận do cơ quan có trách nhiệm lập như Trung tâm giám định, Vinacotrol. Nên để có được giây chứng nhận chât lượng/trọng lượng, công ty liên hệ với các cơ quan giám định để kiểm tra hàng trước khi đóng hàng, thông báo rõ thời gian, địa điểm, hàng hoá...cho các cơ quan này. Sau khi có vận tái đơn, phòng kinh doanh fax cho cơ quan kiểm tra để lây giây chứng nhận chât lượng trọng lượng. Do có mối quan hệ tốt cũng như thực hiện đúng quy trình thủ tục nên việc lây giây chứng nhận chât lượng/trọng lượng diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng, có thể lây ngay được sau khi fax vận tái đơn. Như vậy, đối với các chứng từ xin tổ chức khác, phòng kinh doanh đã thực hiện tốt khi lây chứng từ bảo hiểm, giây chứng nhận xuất xứ, giây chứng nhận chât lượng/trọng lượng nhưng lại thực hiện chưa tốt khi lây giây chứng nhận vận tái, thông tin chung chung, không rõ ràng. Qua thực tiễn cho thây, việc lập bộ chứng từ thanh toán tại phòng kinh doanh của công ty do một người đảm nhiệm. Người này, chịu trách nhiệm toàn bộ về việc lập các chứng từ, chịu trách nhiệm về những sai sót của chứng từ mà lỗi là do người lập. Do việc lập các chứng từ trong phòng kinh doanh là một người lập nên trong quá trình lập chứng từ, có thể đảm bảo được tính thống nhât giữa các chứng từ, có thể làm kết hợp cùng một lúc hai hay nhiều chứng từ như làm hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói, và do một người chịu trách nhiệm nếu có sai sót tránh được sự đùn đẩy trách nhiệm. Và thời gian để lập được bộ chứng từ hoàn chỉnh mât 2 – 3 ngày làm việc. Mặc dù, có sự kiểm tra khá kỹ nội dung L/C nhưng việc lập bộ chứng từ thanh toán hàng xuất khẩu cũng không tránh khỏi sai sót. Trong số các hợp đồng thanh toán bằng phương thức L/C của công ty thì có khoảng 45% bộ chứng từ thanh toán có sai sót. Trong đó hầu hết các bộ chứng từ được người nhập khẩu châp nhận sự sai sót đó và đồng ý thanh toán tiền hàng cho công ty. Còn lại một số trường hợp người xin mở L/C từ chối bộ chứng từ thanh toán có sai sót, gây khó khăn cho công ty. Qua tình huống 3 cho thây, kỹ thuật chuyên môn lập chứng từ của cán bộ lập chứng từ của công ty còn yếu cụ thể là ở phòng kinh doanh, việc vận dụng và tuân thủ các quy tắc của UCP và ISBP chưa tốt dẫn đến tình trạng lập hoá đơn thương mại có sai sót. Cũng qua tình huống trên cho thây, việc kiểm tra năng lực, uy tín cũng như thiện chí làm ăn của đối tác chưa được thực hiện tốt. Bởi việc từ chối thanh toán của người mua thường không phái do họ không châp nhận một số sai sót trong nội dung chứng từ mà phần lớn liên quan đến hàng hoá và thị trường. Trong trường hợp trên, giả sử giá cà phê không giảm xuống mà là tăng lên thì có khả năng người mua sẽ châp nhận thanh toán mặc dù bộ chứng từ có sai sót. Tình huống 3: Năm 2002, công ty ký hợp đồng xuất cà phê cho công ty KWEE PTE.LTD (Singapore). Ngân hàng mở L/C là ING BANK. Singapore. Ngân hàng thông báo phía công ty là ngân hàng Vietcombank. Trong nội dung về chứng từ có quy định: Chứng từ vận tái: Bộ vận đơn đường biển sạch, đầy đủ (3/3) cùng một số chứng từ khác; Giao hàng làm 3 chuyến vào mỗi tháng 6, 7, 8 năm 2002. Công ty tiến hành giao hàng theo yêu cầu trong hợp đồng và L/C. Sau khi 2 chuyến hàng được giao bình thường vào các tháng 6 và 7, công ty giao tiếp chuyến thứ 3 rồi xuất trình bộ chứng từ đòi tiền ngân hàng L/C. Ngân hàng ING kiểm tra bộ chứng từ thanh toán gửi đến và phát hiện thây có sự chênh lệch về giá trị hàng hoá giữa hoá đơn thương mại với nội dung L/C. Mặc dù, hàng vẫn chưa về tới cảng nhưng do thị trường cà phê có nhiều biến động giảm giá, ảnh hưởng bât lợi cho người mua. Công ty KWEE PTE không muốn nhận hàng nên thông báo cho ngân hàng ING từ chối thanh toán bộ chứng từ. (Nguồn: Lưu Thị Yến Nga (2006), Hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần XNK tổng hợpI) Mặt khác, nếu xuất trình bộ chứng từ phù hợp càng sớm càng được thu tiền về sớm, bởi không có lý do gì mà người xuất khẩu từ chối bộ chứng từ xuất trình phù hợp mặc dù họ chưa nhận được hàng. Tiền hàng được thu về sớm làm tăng khả năng quay vòng vốn và giảm vốn bị ứ đọng. Tuy nhiên trong thời gian qua, việc xuất trình bộ chứng từ được coi là “sớm” tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I hầu như không có mà chỉ xuất trình đúng thời hạn thanh toán. Trong một số thương vụ, việc xuất trình bộ chứng từ thanh toán còn chậm trễ gây ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh của thương vụ đó. Đánh giá chung về hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty GENERALEXIM 2.4.2. Những ưu điểm trong hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty Công ty đã biết vận dụng phong phú các phương thức thanh toán phù hợp với từng đối tượng khách hàng, tạo điều kiện thanh toán đúng, đủ, nhanh và đảm bảo an toàn hiệu quả. Trước đây, công ty thường sử dụng phương thức ghi sổ trong hoạt động xuất nhập khẩu với các nước XHCN thì nay đã chuyển sang sử dụng các phương thức thanh toán nhanh với các thị trường như phương thức chuyển tiền, phương thức nhờ thu và phương thức tín dụng chứng từ. Trong xuất khẩu, đối với những khách hàng truyền thống, có sự tin tưởng lẫn nhau, công ty thường sử dụng phương thức chuyển tiền còn với những khách hàng mới, sự hiểu biết lẫn nhau còn hạn chế, giá trị hợp đồng lớn thì thường dùng phương thức tín dụng chứng từ. Ngoài ra, các điều khoản thanh toán cũng được công ty quan tâm và kiểm tra chặt chẽ. Điều này góp phần làm giảm thiểu rủi ro, tạo điều kiện cho hoạt động thanh toán hàng xuất được diễn ra dễ dàng, thuận tiện và đạt hiệu quả cao. Nhờ vậy, công ty ngày càng củng cố được lòng tin, uy tín của mình với các bạn hàng trong và ngoài nước. Bộ chứng từ thanh toán được xuất trình đầy đủ và đúng thời hạn: Số lượng các chứng từ phái xuất trình được công ty lập đầy đủ cả về số lượng và chủng loại theo yêu cầu của L/C. Thời gian lập và kiểm tra bộ chứng từ thanh toán được phân chia một cách hợp lý nên bộ chứng từ xuất trình đúng thời hạn. Ít xảy ra trường hợp xuất trình bộ chứng từ chậm trễ. Công ty đã nắm rõ trình tự các bước thanh toán đối với ngân hàng và phối hợp với các ngân hàng thanh toán một cách nhanh chóng và đúng thủ tục. Khi xuất trình bộ chứng từ nhờ thu cho ngân hàng nhờ thu, nhà xuất khẩu phái lập một hồ sơ gồm: Đơn yêu cầu gửi chứng từ nhờ thu hàng xuất và bộ chứng từ nhờ thu gửi cho ngân hàng phục vụ mình. Đối với phương thức tín dụng chứng từ, sau khi lập xong bộ chứng từ thanh toán, nhà xuất khẩu gửi cho ngân hàng trả tiền thư yêu cầu thanh toán hàng xuất, trong đó nói rõ về bộ chứng từ xuất trình (số lượng và chủng loại) và bộ chứng từ thanh toán. Nắm rõ được thủ tục thanh toán trên, nên các giao dịch giữa công ty và ngân hàng thường diễn ra thuận tiện. Bên cạnh đó, Công ty cũng phối hợp với ngân hàng thanh toán khi làm thủ tục thanh toán như giái đáp những thắc mắc của ngân hàng về bộ chứng từ một cách rõ ràng và đầy đủ. Bên cạnh những ưu điểm trên, hoạt động thanh toán hàng xuất tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I cũng còn những hạn chế nhât định cần được khắc phục, tháo gỡ. Những hạn chế về hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty Chât lượng lập bộ chứng từ còn chưa cao còn nhiều sai sót trong khâu lập chứng từ. Các chứng từ đều phù hợp về mặt hình thức nhưng nội dung vẫn còn nhiều sai sót, chứng từ mắc nhiều sai sót nhât là hoá đơn thương mại, nhiều sai sót bắt buộc phái sửa chữa. Điều này làm mât nhiều thời gian lập chứng từ do đó kéo dài thời gian hoàn thiện bộ chứng từ hoàn chỉnh ảnh hưởng lớn đến thời gian, quy trình và thủ tục thanh toán hàng xuất. Ngoài ra, việc sửa đổi, làm lại chứng từ sẽ làm phát sinh các khoản chi phí trong thanh toán như chi phí tu chỉnh vận tái đơn, những khoản chi phí này thường không nhỏ. Tốc độ luân chuyển chứng từ thanh toán giữa các bộ phận thanh toán chưa nhanh. Việc lập một bộ chứng từ hoàn chỉnh tại công ty nếu không găp vướng mắc gì mât khoảng 2 – 3 ngày. Thời gian này là lâu, trong một số trường hợp còn bị kéo dài hơn lên tới 3 - 4 ngày, mặt khác sau khi lập xong bộ chứng từ xuất trình, phòng kinh doanh phái chuyển cho phòng kế tài chính để làm thủ tục thu tiền. Thời gian thanh toán luân chuyển và kiểm tra chứng từ tại mỗi bộ phận là không quá 3 ngày làm việc tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I. Thời gian luân chuyển và kiểm tra bộ chứng từ như trên là chậm – gây ảnh hưởng đến tốc độ thanh toán và khả năng thu hồi vốn của công ty. Công ty đã rât thận trọng trong việc lựa chọn đối tác, loại hàng phù hợp với từng phương thức thanh toán, song quá trình thực hiện thanh toán còn để xảy ra những rủi ro nhât định. Do mặt hàng xuất khẩu chính của công ty là nông sản, thuỷ hái sản...những mặt hàng này thường có biến động về giá nên công ty thường gặp rủi ro trong giá bán như phái giảm giá. Điều này, buộc công ty phái tìm người mua mới và làm phát sinh các chi phí khác như lưu kho, lưu cảng hay chi phí tìm người mua mới...gây tổn thât trực tiếp tới lợi nhuận của công ty. Trong giai đoạn hiện nay, rủi ro do biến động tỷ giá hối đoái, lạm phát đã ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu của công ty. Việc lựa chọn phương thức thanh toán chưa phù hợp với từ mặt hàng và từng loại hình xuất khẩu. Mặc dù, công ty đã biết vận dụng phong phú các phương thức thanh toán với từng đối tượng khách hàng nhưng đối với từng mặt hàng, từng loại hình xuất khẩu còn cứng nhắc, không linh hoạt, chỉ dùng 3 phương thức thanh toán chủ yếu là phương thức điện chuyển tiền, phương thức nhờ thu kèm chứng từ và phương thức tín dụng chứng từ. Nguyên nhân của những hạn chế về hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty Nguyên nhân khách quan Nguyên nhân từ phía ngân hàng: Hoạt động thanh toán quốc tế ngày càng đa dạng và phức tạp, đặt ra yêu cầu cho công ty phái thực hiện thanh toán nhanh chóng, an toàn và hiệu quả. Ở Việt Nam, hệ thống cơ sở hạ tầng, trình độ khoa học kỹ thuật còn lạc hậu, hành lang pháp lý cũng chưa hoàn thiện để cho phép phát triển thương mại điện tử, thanh toán điện tử, vì vậy đã hạn chế khả năng thanh toán của công ty. Hoạt động tư vân của ngân hàng đối với các doanh nghiệp về các quy tắc, thủ tục và thông lệ quốc tế về hoạt động thanh toán quốc tế chưa được chú trọng. Nguyên nhân từ phía nhà nước: Các chính sách, quy định của nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu, kinh doanh và quản lý ngoại tệ có nhiều thay đổi nên gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động thanh toán quốc tế của doanh nghiệp. Nguyên nhân từ phía nhà nước: Các chính sách, quy định của nhà nước về hoạt động xuất nhập khẩu, còn nhiều thay đổi nên ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động thanh toán của công ty. Những quy định của nhà nước về tỷ giá hối đoái, tỷ lệ lãi xuất...cũng ảnh hưởng tới hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu của công ty. Các văn bản pháp lý quốc tế và pháp luật quốc gia điều chỉnh các phương thức thanh toán còn chưa thống nhât. Cho đến nay, ở Việt Nam chưa có luật hay quy định dưới luật (nghị định) riêng về thanh toán quốc tế. Chúng ta biết rằng các quy tắc thực hành thống nhât về thanh toán quốc tế (L/C, nhờ thu, chuyển tiền...) do phòng Thương mại quốc tế ban hành không phái là văn bản luật, mà chỉ là tập hợp các tập quán, quy ước và thực tiễn ngân hàng trong thanh toán quốc tế. Khác với luật quốc gia hoặc công ước quốc, các văn bản quy tắc này không được tự động áp dụng để điều chỉnh hoạt động thanh toán quốc tế mà mang tính pháp lý tuỳ nghi. Nghĩa là các bên tham gia có quyền lựa chọn áp dụng hay không áp dụng. Nhưng khi áp dụng, thì các quy tắc này sẽ ràng buộc nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên tham gia. Song, vẫn xảy ra trường hợp xung đột luật quốc gia và quy tắc thanh toán quốc tế. Nguyên nhân chủ quan Hạn chế về trình độ nghiệp vụ, những hiểu biết về tập quán, cũng như tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ còn thâp. Chưa hiểu đầy đủ về các Quy tắc thực hành thống nhât về tín dụng chứng từ quốc tế - UCP, đọc và giái thích L/C không thận trọng. Từ đó, dẫn đến việc thực hiện các thủ tục thanh toán không hoàn hảo như còn nhiều sai sót trong khâu lập chứng từ, xuất trình bộ chứng từ không phù hợp, làm phát sinh các chi phí khác trong thanh toán như chi phí sửa chữa vận đơn, hoá đơn thương mại. Mặt khác, trình độ ngoại ngữ của cán bộ nghiệp vụ đã được nâng lên rât nhiều, song các văn bản tài liệu có liên quan đến thanh toán như hợp đồng, vận đơn, L/C...đều bằng tiếng anh là chủ yếu mà các cán bộ lại chưa am hiểu sâu sắc về các thuật ngữ chuyên ngành nên có thể gây ra việc hiểu sai nghĩa, gây nhầm lẫn trong các chứng từ. Thiếu thông tin về đối tác nước ngoài.Do việc tìm hiểu đối tác trước khi thực hiện hợp đồng chưa tốt, dẫn đến tình trạng khách hàng gây khó khăn trong việc thanh toán tiền hàng. Đội ngũ cán bộ làm công tác nghiên cứu thị trường của công ty có trình độ thâp, không chuyên nghiệp. Vì vậy, việc tìm hiểu đối tác không được kỹ, đôi khi thiếu thông tin nên trong một số hợp đồng công ty gặp phái những đối tác làm ăn không có uy tín, không thiện chí vì lợi trước mặt mà tìm mọi cách để không thanh toán tiền hàng cho công ty hoặc cố tình dây dưa, trì hoãn thanh toán tiền hàng gây thiệt hại đáng kể cho công ty. Hiện tại, bộ máy tổ chức thanh toán hàng xuất khẩu của công ty còn tương đối cồng kềnh. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của từng bộ phận tham gia thanh toán còn chưa rõ ràng cụ thể. CHƯƠNG III: CÁC BIỆN PHÁP CHỦ YẾU NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG THANH TOÁN HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY GENRENALEXIM 3.1. Định hướng phát triển kinh doanh của công ty 3.1.1. Phương hướng phát triển kinh doanh của công ty Với kết quả đạt được trong các năm qua và tinh thần mới “đổi mới, chât lượng và hiệu quả”, toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty đã tiếp tục phát triển công ty với 3 lĩnh vực hoạt động chính là kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất và dịch vụ. Thời kỳ tới sẽ tập trung đầu tư phát triển sản xuất và dịch vụ với mục tiêu cơ cấu mỗi mảng sẽ có tỷ lệ 20 – 30%/ tổng doanh thu, tạo thế phát triển bền vững và ổn định. Quy mô và các lĩnh vực kinh doanh của công ty sẽ phát triển theo các định hướng sau: * Hoạt động xuất nhập khẩu: Giữ vững và ổn định quy mô kinh doanh ở mức thực hiện kim ngạch xuất nhập khẩu khoảng 70 – 80 triệu USD/năm, với danh mục mặt hàng công ty đã có truyền thống và kinh doanh trên thương trường, cụ thể: Về xuất khẩu: phát triển kinh doanh một số nông sản có giá trị xuất khẩu cao như cà phê, gạo, hạt tiêu, hạt điều... và một số nông sản khác; Tập trung xây dựng 4 – 5 mặt hàng thành mặt hàng xuất khẩu chủ lực có giá trị kim ngạch khoảng 3 – 5 triệu USD/năm với các chỉ tiêu phân đâu cụ thể hàng năm về thị phần và thị trường (cá biệt mặt hàng cà phê mức phân đâu đạt ra là 20 – 25 triệu USD/năm). Đẩy mạnh xuất khẩu hàng gia công may trên cơ sở đổi mới hoạt động của xí nghiệp may Đoạn Xá (Hái Phòng); phát triển thêm mặt hàng xuất khẩu khác khi có thời cơ. Về nhập khẩu: Tập trung phát triển các mặt hàng nguyên liệu, máy móc thiết bị, hóa chât... phục vụ cho sản xuất theo hình thức tiếp cận các cơ sở sản xuất để tạo lập mạng lưới tiêu thụ và phát triển kinh doanh một số mặt hàng tiêu dùng phục vụ tiêu dùng như thiết bị điện, phụ tùng xe máy, thiết bị viễn thông.. * Hoạt động sản xuất Hàng may mặc xuất khẩu: Trong năm 2008, công ty sẽ đầu tư vốn để cái tạo lại và xây mới một phần xí nghiệp may Hái Phòng, trang bị thêm một số máy móc thiết bị để nhanh chóng đẩy mạnh hoạt động của xí nghiệp; đồng thời làm tốt công tác tổ chức bộ máy và quản lý xí nghiệp Tiếp tục hỗ trợ và định hướng lộ trình hoạt động để xí nghiệp may sớm đạt được công suât sản xuất ổn định và có lãi. Trước mắt, xí nghiệp phái phân đâu thực hiện tối thiểu 12.000 sản phẩm/tháng và phân đâu lên tới 15.000 sản phẩm/ tháng Hàng nông sản: Công ty đã chủ trương và quyết tâm tổ chức chế biến một số mặt hàng nông sản tại khu vực phía nam để gia tăng giá trị xuất khẩu 3.1.2. Mục tiêu và nhiệm vụ của công ty năm 2008 Tình hình kinh tế xã hội và khu vực dự báo có thuận lợi, kinh tế thương mại trên toàn cầu tiếp tục phát triển mặc dù vẫn phái đối phó với hậu quả thiên tai, tình hình chính trị bât ổn ở một số khu vực. Tình hình trong nước: sau hơn 1 năm là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) Việt Nam đón nhận được nhiều cơ hội và thách thức theo hướng tích cực nền kinh tế Việt Nam được coi là năng động nhât khu vực. Tuy nhiên đã bộc lộ những bât cập trong quá trình điều hành và dự báo vĩ mô, Nhà nước cần tiếp tục điều chỉnh theo hướng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, hệ thống pháp luật và thể chế kinh tế tiếp tục sửa đổi cho phù hợp với các nguyên tắc, quy định của WTO Tình hình công ty: năm 2008 hoạt động của công ty theo mô hình công ty cổ phần đã đi vào nề nếp và điều hành theo qui chế quản lý mới, hoạt động theo điều lệ công ty cổ phần, phân đâu thực hiện kim ngạch xuất nhập khẩu 87,2 triệu USD (tăng 36% so với kế hoạch năm 2007). Đưa công ty phát triển phù hợp với nền kinh tế thị trường, hội nhập kinh tế quốc tế, đảm bảo công ăn việc làm và đời sống cho người lao động và trả cổ tức cho các cổ đông. Đối với lĩnh vực hoạt động xuất nhập khẩu, công ty đặt ra những mục tiêu riêng phù hợp với phương hướng phát triển của mình. Cụ thể Kim ngạch xuất nhập khẩu: phân đâu đạt và vượt mức kế hoạch đề ra 2008 là 87,2 triệu USD, trong đó kim ngạch xuất khẩu là 53,68 triệu USD. Để thực hiện được chỉ tiêu trên công ty cần thực hiện các biện pháp sau Tập trung đẩy mạnh xuất khẩu những mặt hàng chủ lực có kim ngạch lớn như nông sản, với tỷ trọng xuất khẩu tăng cao. Công ty cần huy động nhân lực, tiền vốn đến mức cao nhât để đặt được chỉ tiêu này. Tiếp tục đầu tư chế biến hàng xuất khẩu, duy trì những cơ sở sản xuất chế biến đã đầu tư để tăng giá trị hàng xuất khẩu. Tiếp tục tăng năng lực sản xuất của xí nghiệp may trên cơ sở mặt hàng đã được mở rộng, đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng. Tăng cường đầu tư vào hoạt động nghiên cứu các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty như: nông sản, may mặc. Đồng thời tăng cường đầu tư sản xuất các loại mặt hàng mới, chủ động chào hàng sang những thị trường mới, có tiềm năng thông qua trung gian hay đại diện trực tiếp. Phát triển và mở rộng thị trường xuất khẩu thông qua hoạt động nghiên cứu thị trường, đa dạng hoá các phương thức quảng bá. 3.2. Các giái pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu tại công ty cổ phần XNK tổng hợp I. 3.2.1. Kiểm tra kỹ lưỡng và xác minh tư cách pháp lý và năng lực tài chính của phía đối tác nước ngoài trước khi chính thức ký kết hợp đồng kinh tế. Trong môi trường kinh doanh phức tạp như hiện nay, việc gặp những rủi ro trong thanh toán là điều không tránh khỏi. Công ty cổ phần xuất nhập khẩu cũng không là ngoại lệ. Trong một số hợp đồng, việc thu tiền hàng xuất khẩu gặp nhiều khó khăn và phát sinh nhiều tổn thât do gặp rủi ro về đối tác từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Để tránh gặp phái những rủi ro, tổn thât do bên đối tác mang lại công ty cần kiểm tra kỹ lưỡng tư cách pháp lý và năng lực tài chính của đối tác trước khi ký hợp đồng. Công ty có thể kiểm tra tư cách pháp lý và năng lực tài chính của đối tác bằng cách. Yêu cầu khách hàng fax các chứng từ về tình hình hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính có dâu đỏ của kiểm toán. Yêu cầu xuất trình bộ hồ sơ để chứng minh có đủ năng lực pháp lý. Kiểm tra các thông tin, uy tín và hoạt động tài chính của người nhập khẩu thông qua các bạn hàng, các cơ quan đại sứ và các trung tâm hỗ trợ thương mại… Như vậy, để hoạt động thanh toán quốc tế đạt hiệu quả cao, công ty cần phái điều tra rât thận trọng đối tác mình đang quan hệ là ai, không nên chỉ trông cậy vào ngân hàng làm thay điều đó cho mình. Để làm được điều đó, công ty phái có đội ngũ cán bộ làm công tác nghiên cứu thị trường giỏi. Để tìm kiếm được đối tác làm ăn tốt, hạn chế rủi ro trong thanh toán tiền hàng. Đòi hỏi phái có đội ngũ nhân viên chuyên làm hoạt động nghiên cứu thị trường, đối tác có trình độ và nghiệp vụ cao. Tạo mối quan hệ tốt với các bạn hàng, ngân hàng để thu thập thông tin về đối tác mới. Nắm bắt được những địa chỉ cung câp thông tin tin cậy. 3.2.2. Vận dụng các phương thức thanh toán thích hợp nhât cho từng mặt hàng và từng loại hình xuất khẩu. Qua thực tế hoạt động thanh toán của công ty, ta thây công ty thường sử dụng phương thức chuyển tiền, nhờ thu kèm chứng và tín dụng chứng từ, trong đó chủ yếu là phương thức chuyển tiền và đặc biệt là phương thức tín dụng chứng từ, nhiều khi trở thành thói quen hay sự thoả thuận cố hữu đạt được trong việc đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng, mà thiếu đi sự linh hoạt trong các tình huống khác nhau. Ngoài ra, công ty đã sử dụng khá linh hoạt các phương thức thanh toán đối với từng loại khách hàng, nhưng đối với từng loại mặt hàng và từng loại hình xuất khẩu thì việc sử dụng các phương thức thanh toán còn cứng nhắc, thiếu linh hoạt. Việc lựa chọn và sửa dụng một cách phù hợp và linh hoạt các phương thức thanh toán với từng loại mặt hàng và từng loại hình xuất khẩu là rât cần thiết để nâng cao hiệu quả hoạt động thanh toán hàng xuất khẩu. Cụ thể: Đối với sản phẩm hàng hoá khó tiêu thụ, mặt hàng mới bán lần đầu trên thị trường quen thuộc thì nên áp dụng phương thức thanh toán tạo điều kiện ưu đãi cho người nhập khẩu để thu hút tạo sức hâp dẫn cho mua hàng nhiều như phương thức L/C trả chậm, phương thức nhờ thu châp nhận trả tiền đổi chứng từ (D/A), phương thức chuyển tiền. Đối với hàng gia công, hàng được giao thường xuyên theo chu kỳ nên áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ đặc biệt như tín dụng chứng từ tuần hoàn, tín dụng chứng từ đối ứng. Đối với những hàng hoá được kinh doanh qua trung gian, chuyển khẩu... nên áp dụng phương thức thanh toán phù hợp như tín dụng chứng từ giáp lưng, tín dụng chứng từ chuyển nhượng. Đối với những sản phẩm hàng hoá là nông sản, thực phẩm mau hỏng, cần sự bảo quản đặc biệt nên áp dụng phương thức thanh toán tín dụng chứng từ dự phòng để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng của cả hai bên. Để vận dụng đúng các phương thức thanh toán đối với từng mặt hàng, các bộ phận thanh toán cần Phái nắm vững quy trình và nghiệp vụ của các phương thức thanh toán quốc tế, đặc điểm, ưu nhược điểm của mỗi phương thức thanh toán Phái nắm rõ thông tin về mặt hàng xuất khẩu có đặc điểm tính chât nào. 3.2.3. Nâng cao trình độ, kiến thức của đội ngũ là công tác thanh toán Trình độ và kiến thức của đội ngũ cán bộ có vai trò quan trọng trong hoạt động thanh toán quốc tế, nhưng một điểm yếu của các công ty xuất nhập khẩu nói chung và công ty cổ phần XNK tổng hợp I nói riêng là còn hạn chế nên nó ảnh hưởng rât lớn tới hoạt động xuất nhập khẩu và hoạt động thanh toán của công ty. Vì vậy, công ty phái xây dựng được đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi về nghiệp vụ ngoại thương cũng như thanh toán quốc tế. Nâng cao trình độ nghiệp vụ bằng cách: Tổ chức các lớp học nghiệp vụ ngắn hạn và dài hạn để đào tạo sâu hơn về chuyên môn thanh toán quốc tế, đặc biệt là về L/C. Cần đào tạo và tuyển dụng những cán bộ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, thông thạo ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh) và am hiểu về tập quán buôn bán quốc tế để làm công tác thanh toán quốc tế. Cần nâng cao tính tự chủ và tính tự chịu trách nhiệm của cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công tác thanh toán quốc tế. Cử người tham gia các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên môn về thanh toán quốc tế trong nước cũng như nước ngoài để tiếp cận với những kiến thức hiện đại. Không ngừng đào tạo cán bộ trẻ, cử cán bộ đi học các lớp nâng cao trình độ do các trường đại học, các tổ chức trong và ngoài nước tổ chức thuê các chuyên gia giảng dạy...nhằm nâng cao trình độ chuyên môn. Có chính sách đãi ngộ đối với các cán bộ có năng lực, có chế độ thưởng phạt nghiêm minh nhằm giữ cán bộ giỏi, khuyến kích cán bộ trao đổi kiến thức hoàn thiện trách nhiệm của mình, trung thành với lợi ích của công ty. Với đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao sẽ giúp cho công ty: - Giảm được sự sai sót trong khâu lập và kiểm tra chứng từ từ đó đẩy nhanh thời gian thu hồi tiền hàng, đồng thời cũng làm giảm chi phí phát sinh trong hoạt động thanh toán. - Vận dụng các phương thức thanh toán hàng xuất phù hợp với từng mặt hàng kinh doanh, từng loại hình xuất khẩu từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh. -Ý thức, trách nhiệm của đội ngũ của làm công tác thanh toán nâng cao. Các cán bộ làm công tác thanh toán cũng ý thức được công việc mình đảm nhận có ảnh hưởng đến hoạt động thanh toán của công ty như thế nào. - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ phát triển cả về chiều sâu và rộng. Họ biết vận dụng các phương thức thanh toán một cách hiệu quả, biết mình phái làm gì và xử lý tình huống phát sinh như thế nào. Để thực hiện giái pháp này có hiệu quả cần: Phái xác định rõ ràng đối tượng, thời gian, nơi đào tạo, hình thức đào tạo và chuyên môn cần đào tạo Đòi hỏi lập kế hoạch đào tạo chi tiết, hợp lý Sự quan tâm của lãnh đạo, sự tham gia của cán bộ, nhân viên Xác định nguồn vốn cho đào tạo: quỹ đầu tư phát triển. Kiểm tra, đánh giá hoạt động đào tạo bồi dưỡng. Tạo mối quan hệ tốt với các chuyên gia có uy tín, các trường đại học, cao đẳng. 3.3. Kiến nghị 3.3.1. Kiến nghị với ngân hàng. Tăng cường hoạt động tư vân về thanh toán quốc tế trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu Theo UCP 500 ngân hàng có 7 ngày để kiểm tra bộ chứng từ xuất trình và thông báo cho doanh nghiệp. Với UCP 600 có 5 ngày. Như vậy, thông thường ngân hàng, sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu tối đa. Tức là, sau khi nhận được bộ chứng từ, ngân hàng sẽ thông báo cho doanh nghiệp xuất khẩu tình trạng bộ chứng từ xuất trình như thế nào. Nhưng đôi khi sự thông báo đó chỉ dừng lại ở việc “thông tin”. Tức là bộ chứng từ đó có những lỗi nào. Nhưng mức độ ảnh hưởng của những lỗi đó, đến người nhập khẩu ra sao, đến thanh toán tiền hàng như thế nào thì có ngân hàng tư vân kỹ cho doanh nghiệp, đề nghị doanh nghiệp nên cẩn thận, có những ngân hàng chỉ cung câp thông tin đơn thuần. Nếu doanh nghiệp chỉ dựa trên những thông tin đó thì ra quyết định sẽ không chính xác ảnh hưởng lớn đến việc thanh toán hàng xuất khẩu. Hiện nay, hoạt động tư vân của một số ngân hàng về hoạt động thanh toán của các doanh nghiệp đã có nhưng chưa thực hiện tốt do đó các ngân hàng cần tăng cường hoạt động tư vân của mình cho các doanh nghiệp. Ngân hàng có thể tư vân cho các doanh nghiệp các vân đề sau: Cung câp các thông tin về uy tín, khả năng thanh toán của các ngân hàng nước ngoài có quan hệ đại lý, với ngân hàng mình và một số thông tin về khả năng của họ, đặc biệt là thông tin về uy tín thanh toán của họ. Đưa ra những lời khuyên cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, trong việc lựa chọn phương thức thanh toán cũng như cách phòng tránh rủi ro thương mại có thể xảy ra. Hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập bộ chứng từ hoàn hảo, phù hợp với nội dung và yêu cầu của L/C để bảo đảm khả năng được thanh toán. Cố vân cho các doanh nghiệp xuất khẩu cân nhắc các điều khoản bât lợi yêu cầu trong L/C mà ngân hàng mở ở nước ngoài đưa ra, nhằm đảm bảo cho việc giao hàng chắc chắn sẽ được thanh toán. Ngân hàng cũng nên cố vân cho các doanh nghiệp xử lý bộ chứng từ thanh toán có sai sót nghiêm trọng và các biện pháp giái quyết khi hàng hoá xuất khẩu đã giao nhưng bị từ chối nhận và từ chối thanh toán. Tư vân cho doanh nghiệp khi ký kết hợp đồng và đưa vào L/C những điều khoản cụ thể, tránh những điều khoản chung chung, dễ gây hiểu nhầm hoặc bị đối tác lợi dụng để thực hiện sai. Như vậy, trong hoạt động thanh toán quốc tế của các doanh nghiệp, ngân hàng không chỉ là trung gian thanh toán đơn thuần mà có vai trò rât quan trọng. Rủi ro xảy ra với các hoạt động thanh toán quốc tế của các doanh nghiệp cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quyền lợi và uy tín của ngân hàng. Vì vậy, các ngân hàng cần phái luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ, cung câp thông tin, giúp đỡ cho các doanh nghiệp trong hoạt động thanh toán quốc tế. Đa dạng hoá các sản phẩm dịch vụ cung câp trên thị trường theo hướng nâng cao chât lượng dịch vụ truyền thống và phát triển dịch vụ mới như dịch vụ bao thanh toán, tín dụng trọn gói...Việc cung câp các dịch vụ ngân hàng trong thời gian qua còn ít, chât lượng phục vụ của một số ngân hàng còn chưa tốt thái độ của nhân viên không nhiệt tình, các loại hình dịch vụ còn ít. Bao thanh toán một dịch vụ còn là lạ lẫm đối với nhiều doanh nghiệp Việt Nam nhưng, trong tương lai nó sẽ không thể thiếu với doanh nghiệp Việt Nam khi bán hàng. Bởi những tiện ích mà nó mang lại cho người xuất khẩu. Đó là: - Người bán có thể thu tiền ngay thay vì phái đợi tới kỳ hạn thanh toán theo hợp đồng.  - Tăng lợi thế cạnh tranh. Khi chào hàng với các điều khoản thanh toán trả chậm mà không ảnh hưởng đến nguồn vốn kinh doanh của mình.  - Được sử dụng khoản phái thu đảm bảo cho tiền ứng trước, do đó tăng được (một cách gián tiếp) nguồn vốn lưu động phục vụ sản xuất kinh doanh.  - Chủ động trong việc lập kế hoạch tài chính vì dự đoán được dòng tiền vào.  - Tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc theo dõi thu hồi các khoản trả chậm này.   - Tiện ích của dịch vụ bao thanh toán rât quan trọng đối với nhà sản xuất, bởi hiện nay các nhà nhập khẩu qui mô, ưu thế chỉ châp nhận hình thức trả sau và từ chối yêu cầu mở L/C của nhà xuất khẩu. Điều này sẽ khiến các doanh nghiệp Việt Nam dễ mât đơn hàng xuất khẩu nếu không có khả năng về vốn. Còn nếu châp nhận hình thức trả sau, doanh nghiệp sẽ khó khăn trong việc quay vòng vốn, nhât là những đơn vị xuất khẩu các mặt hàng luôn biến động giá như cà phê, gạo, tiêu...Trong khi đó, ngân hàng cũng không dễ cho doanh nghiệp kéo dài thời gian thanh toán nếu thanh toán theo phương thức trả sau. Vì thế, dịch vụ bao thanh toán xuất khẩu ra đời sẽ giúp doanh nghiệp giái quyết được những khó khăn này.  - Đa phần các doanh nghiệp vừa và nhỏ rât thích dịch vụ bao thanh toán, bởi thông thường những doanh nghiệp này có tổng tài sản không lớn nên rât khó để ngân hàng xem xét các hạn mức tín dụng. Với bao thanh toán họ dễ dàng được câp hạn mức tín dụng hơn.  - Các doanh nghiệp khi đã biết về dịch vụ bao thanh toán thường rât thích sử dụng vì bao thanh toán có nhiều hình thức khác nhau, rât đa dạng để phục vụ cho các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể sử dụng các hình thức như : bao thanh toán chiết khâu hóa đơn, bao thanh toán trung gian, bao thanh toán đến hạn, bao thanh toán thu hộ, bao thanh toán truy đòi, bao thanh toán miễn truy đòi.  3.3.2. Kiến nghị với nhà nước Hoàn thiện hệ thống pháp lý về thanh toán quốc tế và xuất nhập khẩu. Do cho đến nay ở nước ta chưa có luật, pháp lệnh quy định riêng về hoạt động thanh toán quốc tế. Trong khi đó các phương thức thanh toán đã, đang và sẽ được sử dụng rộng rãi ở Việt Nam, đặc biệt là phương thức thanh toán thư tín dụng bởi những ưu việt của nó nên cần phái có các văn bản pháp lý giái thích rõ ràng về mối quan hệ giữa tập quán quốc tế và luật trong nước. Chẳng hạn khi có xung đột giữa UCP – 600 với các luật pháp trong nước như luật pháp về XNK, ngân hàng, quản lý ngoại hối thì các bên tham gia sẽ áp dụng nguồn luật nào. Vì vậy, cần có một văn bản cụ thể hoá về các cách giái quyết tranh quyết khi có xung đột giữa tập quán quốc tế và luật Việt Nam. Vân đề trước mắt là chính phủ và ngân hàng nhà nước cần xây dựng và hoàn thiện hệ thống luật và văn bản dưới luật về thanh toán quốc tế như: luật, nghị định, quy trình và nguyên tắc thanh toán...