Kế hoạch bán hàng và vai trò của nó với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại

KẾ HOẠCH BÁN HÀNG VÀ VAI TRÒ CỦA NÓ VỚI HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI Tính tất yếu và bản chất của kế hoạch bán hàng ở doanh nghiệp thương mại. Kế hoạch bán hàng được coi là một văn bản trong đó phác thảo ra những gì sẽ làm trong thời gian tới: đó là hoạt động nghiên cứu thị trường nhằm nắm bắt nhu cầu của khách hàng, bán ra và bán cho ai, các hoạt động hỗ trợ cho công tác bán hàng nhằm mục tiêu bán được hàng để công ty tồn tại và phát triển. Sự chuyển đổi từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang xây dựng cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước đã và đang đặt ra nhiều vấn đề về lý luận và thực tiễn cần phải nghiên cứu và giải quyết. Một trong những vấn đề đó là lĩnh vực kế hoạch hoá. Trong những năm chuyển đổi vừa qua có không ít những ý kiến bàn luận về vai trò và sự tồn tại khách quan của công tác này. Có những ý kiến không hoàn toàn thống nhất với nhau mà thậm chí còn trái ngược nhau. Một số ý kiến cho rằng trong nền kinh tế thị trường, trong cơ chế quản lý mới này không có chỗ cho công tác kế hoạch hoá, tức là kế hoạch hoá không thể tồn tại trong nền kinh tế thị trường, công tác này chỉ thích hợp trong cơ chế kế hoạch hoá tập trung bao cấp. Một số ý kiến khác lại cho rằng giờ đây khi thị trường trực tiếp điều tiết và chỉ dẫn cho các doanh nghiệp trong các hoạt động nhằm giải quyết những vấn đề kinh tế cơ bản, dù trong điều kiện nào công tác kế hoạch hoá nói chung và công tác kế hoạch hoá trong doanh nghiệp nói riêng vẫn tồn tại như một khâu, một bộ phận của hoạt động quản lý và là một trong những yếu tố cấu thành của cơ chế quản lý. Khi môi trường và điều kiện hoạt động thay đổi, cùng với các bộ phận khác của cơ chế quản lý mới, công tác kế hoạch hoá cũng cần được nghiên cứu và đổi mới. Những bài học thực tiễn trong cơ chế cũ không phải ít, với cơ chế điều hành cứng nhắc từ trên xuống dưới thể hiện ở các chỉ tiêu pháp lệnh thông qua hệ thống kế hoạch pháp lệnh đã để lại một sự ăn mòn trong công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh của các công ty mà cho đến nay vẫn chưa xoá nhoà được. Hậu quả của cơ chế cũ đã làm cho các doanh nghiệp không biết đến thị trường, đi ngược lại với các quy luật của thị trường như quy luật cung cầu, quy luật giá cả......Và do đó điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh thiếu linh hoạt, nhà sản xuất không biết đến nhu cầu của người tiêu dùng, sản xuất và kinh doanh không gắn liền với hiệu quả kinh tế. Trong giai đoạn này các doanh nghiệp chỉ quan tâm đến việc có hoàn thành kế hoạch được giao hay không. Trong khi đó, cơ chế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt giữa các đơn vị kinh tế thì hiệu quả kinh tế là mục tiêu hàng đầu, mục tiêu bao trùm lên các mục tiêu khác. Kế hoạch cho phép các doanh nghiệp biết đến hướng đi trong thời gian sắp tới, nó không chỉ quan tâm tới vấn đề tài chính mà nó còn phải xem xét đến các hoạt động khác của công ty: Thị trường, khách hàng, sự biến động của môi trường kinh doanh .... và những thay đổi có thể xảy đến, công ty có cách ứng phó như thế nào với những thay đổi đó. Ngoài ra kế hoạch còn là cơ sở để ngân hàng xem xét có nên cho công ty vay vốn để sản xuất kinh doanh hay không, vì qua bản kế hoạch kinh doanh công ty sẽ cho ngân hàng thấy được tương lai của công ty mở mang phát triển đến đâu. Trong trường hợp đó kế hoạch kinh doanh thực sự có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp. Thực tế hoạt động quản lý của doanh nghiệp trong những năm qua đã đem lại những bài học kinh nghiệm quý giá rằng nếu coi thường các yêu cầu của công tác kế hoạch, của phương thức hạch toán kinh doanh đúng nguyên tắc tập trung dân chủ sẽ dẫn đến cách làm tuỳ tiện, thiếu kỷ cương, mạnh ai nấy làm, không thể kiểm soát hết được. Thực tế này đã dẫn đến một thực trạng thiếu ổn định trong công tác quản lý và kế hoạch hóa doanh nghiệp: khi thì quá dân chủ dẫn đến “dân chủ quá trớn” khi thì quá gò bó cứng nhắc, nguyên tắc làm cho các hoạt động kém linh hoạt. Những bài học kinh nghiệm thực tế từ những nước có nền kinh tế thị trường phát triển cùng với những kết quả ban đầu trong những năm đổi mới đã phần nào khẳng định rằng: Sự tồn tại của công tác kế hoạch hoá trong cơ chế mới này là một tất yếu khách quan cần phải được tăng cường và đổi mới bởi lẽ: Xét về mặt bản chất thì kế hoạch hoá là một hoạt động chủ quan có ý thức có tổ chức của con người nhằm xác định mục tiêu, phương án, bước đi, trình tự và cách thức tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh. Do đó kế hoạch hoá là yêu cầu của bản thân quá trình lao động của con người và gắn liền với quá trình đó. Thực chất của kế hoạch hoá là quá trình định hướng và điều khiển các định hướng đối với sự phát triển sản xuất theo quy luật tái sản xuất mở rộng ở mọi cấp độ của nền kinh tế. Trong thực tế ở các nước có nền kinh tế thị trường phát triển họ đều quan tâm đến công tác kế hoạch ở cấp công ty. Họ đánh giá đúng vai trò, vị trí xác định rõ chức năng và tổ chức nghiên cứu, thực thi nhiều giải pháp nhằm thực hiện hoàn chỉnh công tác này. Qua những thử nghiệm và đánh giá các nhà kinh tế học nhận định rằng: hoạt động kế hoạch hoá công ty là sự cần thiết nhằm thực hiện hai mục đích là tận dụng các cơ hội để tăng khả năng thành công trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và tránh các rủi ro, đe dọa của môi trường kinh doanh đến các doanh nghiệp. Và thực tế ngày nay trong các doanh nghiệp công tác kế hoạch hoá đã được quan tâm hàng đầu bởi lẽ hoạt động này giúp cho các đơn vị hoạch định các mục tiêu hoạt động, dự báo các khả năng và nguồn lực của doanh nghiệp, xây dựng các phương án hoạt động nhằm thực hiện các mục tiêu sản xuất kinh doanh đề ra cho năm kế hoạch. Ra đời từ sự phát triển của sản xuất và phân công lao động xã hội, doanh nghiệp thương mại trở thành một bộ phận trung gian độc lập giữa sản xuất và tiêu dùng, thực hiện chức năng phục vụ nhu cầu của sản xuất, tiêu dùng về các loại hàng hoá trong nền kinh tế quốc dân, phát hiện nhu cầu về hàng hoá và dịch vụ trên thị trường và tìm mọi cách để thoả mãn nhu cầu đó. Không ngừng nâng cao trình độ thỏa mãn nhu cầu của khách hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh, giải quyết tốt các mối quan hệ nội bộ doanh nghiệp và quan hệ giữa doanh nghiệp với bên ngoài. Sự thành công trong kinh doanh chỉ đến với doanh nghiệp khi doanh nghiệp biết phối hợp tốt nhất các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh là một công cụ, một yếu tố để tổ chức và quản trị các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sao cho có hiệu quả. Kế hoạch kinh doanh có chức năng chủ yếu là tính toán các tiềm năng, dự kiến khai thác các khả năng có thể huy động và phối hợp các nguồn tiềm năng ấy theo những định hướng chiến lược đã định để tạo ra một cơ cấu hợp lý thúc đẩy tăng trưởng nhanh và giữ cân bằng các yếu tố trên tổng thể. Khái niệm kế hoạch bán hàng trong doanh nghiệp thương mại Doanh nghiệp thương mại khi tiến hành kinh doanh thường phải lập nhiều kế hoạch hoạt động kinh doanh trong đó cơ bản nhất là kế hoạch lưu chuyển hàng hoá. Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại là bảng tính toán tổng hợp những chỉ tiêu bán ra, mua vào và dự trữ hàng hoá đáp ứng nhu cầu của khách hàng trên cơ sở khai thác tối đa khả năng có thể có của doanh nghiệp trong kỳ kế hoạch. Trong kế hoạch lưu chuyển hàng hoá thì kế hoạch bán hàng là quan trọng nhất vì bán hàng là nhiệm vụ trung tâm, quan trọng nhất của doanh nghiệp thương mại, là mục tiêu hoạt động kinh doanh. Vì vậy mọi hoạt động của doanh nghiệp thương mại đều phải phục vụ cho bán hàng được nhiều, được nhanh, thu hút ngày càng nhiều khách hàng, giảm được chi phí bán hàng để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Cơ sở để đảm bảo khả năng thành công của bán hàng trước hết là toàn bộ hoạt động bán hàng phải được kế hoạch hoá. Vì vậy kế hoạch bán hàng được coi là kế hoạch chủ yếu của kế hoạch kinh doanh. Vậy kế hoạch bán hàng là một văn bản trong đó người ta làm thời khoá biểu cho những hoạt động bán hàng, phân bổ tài nguyên, phương tiện vật chất, lao động, tài chính cho sản phẩm hoặc thị trường hoặc khách hàng. Kế hoạch thường có thời hạn 1 năm. Các loại kế hoạch kinh doanh ở doanh nghiệp thương mại Căn cứ vào tiêu thức thời gian, kế hoạch kinh doanh bao gồm: Kế hoạch dài hạn: Nhằm xác định các lĩnh vực mà công ty sẽ tham gia, đa dạng hoá hoặc cải thiện hoạt động trên các lĩnh vực hiện tại, xác định các mục tiêu và các giải pháp dài hạn cho các vấn đề chính, đầu tư nghiên cứu phát triển, con người. Kế hoạch trung hạn: thường là 2, 3 năm nhằm phác thảo chương trình trung hạn để thực hiện kế hoạch hoá dài hạn, tức là để đảm bảo tính khả thi lĩnh vực mục tiêu, chính sách và giải pháp được hoạch định trong chiến lược đã chọn. Chương trình kế hoạch hàng năm: tuỳ theo cách tiếp cận của kế hoạch dài hạn và kế hoạch trung hạn, cách cụ thể hoá các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng năm có thể xác định theo chương trình hoặc các phương án kế hoạch năm. Cho dù kế hoạch năm được xác định như thế nào thì bản chất của nó là sự cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh căn cứ vào định hướng mục tiêu chiến lược và các kế hoạch trung hạn, căn cứ vào kết quả nghiên cứu điều tra các căn cứ, xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện của kế hoạch năm. Kế hoạch tác nghiệp và các dự án: để triển khai các mục tiêu và hoạt động sản xuất kinh doanh các công ty cần hoạch định kế hoạch tác nghiệp và các phương án. Các kế hoạch tác nghiệp (có thể theo sản phẩm, theo lĩnh vực, theo bộ phận sản xuất hoặc theo tiến độ thời gian.....) gắn liền với việc triển khai các phương án kế hoạch còn các dự án về cải tạo hiện đại hoá dây chuyền công nghệ, đào tạo nghiên cứu phát triển .... lại gắn liền với việc thực thi các chương trình đồng bộ có mục tiêu. Căn cứ vào mối quan hệ giữa các loại kế hoạch hoá trong phạm vi doanh nghiệp. Kế hoạch kinh doanh - kỹ thuật - tài chính - xã hội ở doanh nghiệp thương mại bao gồm: Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá và dịch vụ. Đây là kế hoạch kinh doanh cơ bản của doanh nghiệp thương mại. Kế hoạch này phản ánh chức năng nhiệm vụ quan trọng nhất, đặc trưng nhất của doanh nghiệp thương mại là lưu chuyển hàng hoá từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng. Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại phản ánh toàn bộ khối lượng công việc nghiệp vụ chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là mua vào, bán ra và dự trữ hàng hoá. Đây vừa là mục tiêu vừa là điều kiện để doanh nghiệp thương mại đạt được mục đích trong hoạt động kinh doanh. Hơn nữa các chỉ tiêu kế hoạch lưu chuyển hàng hoá còn là căn cứ quan trọng để xây dựng các kế hoạch khác (kế hoạch vốn kinh doanh, kế hoạch chi phí lưu thông, kế hoạch lao động...). Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại bao gồm ba bộ phận chủ yếu sau: Kế hoạch bán hàng: Bán hàng là nhiệm vụ trung tâm, quan trọng nhất của doanh nghiệp thương mại; là mục tiêu của hoạt động kinh doanh. Vì vậy mọi hoạt động của doanh nghiệp thương mại phải phục vụ cho việc bán hàng được nhiều, được nhanh, thu hút ngày càng nhiều khách hàng, giảm được chi phí bán hàng để đạt hiệu quả kinh doanh cao. Kế hoạch bán hàng gồm nhiều chỉ tiêu khác nhau. Theo hình thức bán hàng có các chỉ tiêu bán buôn, bán lẻ. Trong hình thức bán buôn theo các khâu vận động của hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng lại chia ra: bán buôn thẳng hàng hoá từ nơi sản xuất tới nơi tiêu dùng và bán buôn tại kho, trạm, cửa hàng của doanh nghiệp. Trong hình thức bán lẻ lại chia ra: bán lẻ ở cửa hàng cố định, bán lẻ ở quầy hàng lưu động. Theo khách hàng chia ra: Bán cho đơn vị tiêu dùng trực tiếp, bán cho các tổ chức trung gian, bán qua đại lý...Ngoài ra trong hệ thống kinh doanh thương mại theo ngành hàng còn có bán điều chuyển, bán uỷ thác và xuất khẩu. Theo các khâu của kinh doanh: Có bán ở tổng công ty, công ty, bán ở kho, bán ở cửa hàng, quầy hàng cố định và lưu động. Kế hoạch mua hàng: Mua hàng là điều kiện tiên quyết để thực hiện kế hoạch bán ra và dự trữ hàng hoá. Mua hàng đòi hỏi hàng hoá phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng, phải mua hàng kịp thời, đúng với yêu cầu, giá cả hợp lý là yếu tố quan trọng quyết định kinh doanh có lãi. Vì vậy trong kế hoạch mua hàng phải tính toán, cân nhắc, lựa chọn các loại hàng, nguồn hàng, bạn hàng tin cậy để đảm bảo an toàn vốn kinh doanh và đáp ứng yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp kỳ kế hoạch. Trong cơ chế thị trường, doanh nghiệp thương mại có quyền tự mua, tự bán, tự lựa chọn thị trường, đối tác và các hình thức, phương thức mua bán. tuỳ theo điều kiện, phạm vi, yêu cầu kinh doanh mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các nguồn hàng sau đây: Nguồn hàng nhập khẩu Nguồn hàng sản xuất trong nước Nguồn hàng tự khai thác chế biến Nguồn hàng liên doanh, liên kết Nguồn hàng khác (ngoài các nguồn trên) + Kế hoạch dự trữ hàng hoá đầu kỳ và cuối kỳ: Một trong những điều kiện quan trọng bảo đảm cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại được liên tục và đạt hiệu quả cao là có kế hoạch dự trữ hàng hoá phù hợp. Doanh nghiệp tranh thủ cơ hội bán hàng, giao hàng nhanh, không bị đứt đoạn trong cung ứng hàng hoá. Dự trữ hàng hoá đầu kỳ và cuối kỳ là chỉ tiêu về số lượng và chất lượng, là danh điểm hàng hoá phù hợp với nhu cầu của khách hàng được tính toán và bố trí ở địa bàn phù hợp để xuất bán cho kỳ kế hoạch tiếp theo. Kế hoạch lưu chuyển hàng hoá và dịch vụ: Kế hoạch này nhằm đảm bảo nguồn nhân lực cho các hoạt động của doanh nghiệp cũng như xây dựng chế độ đãi ngộ cho người lao động nhằm khuyến khích họ tích cực làm việc nhằm nâng cao năng suất lao động, gắn bó với doanh nghiệp vì mục tiêu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp. Cơ sở của kế hoạch này là nhu cầu về cán bộ quản lý các cấp xuất hiện trong mô hình tổ chức của doanh nghiệp và các nhân viên làm việc trong hệ thống cũng như quyền lợi của người lao động khi tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp bao gồm quyền lợi về vật chất, tinh thần được doanh nghiệp đáp ứng từ nhiều cách thức khác nhau. Kế hoạch tài chính - tiền tệ: Bao gồm kế hoạch huy động và sử dụng vốn kinh doanh; kế hoạch chi phí lưu thông; kế hoạch doanh thu và lãi lỗ; kế hoạch giá cả; kế hoạch nộp ngân sách... Kế hoạch kỹ thuật bao gồm các chỉ tiêu trang thiết bị kỹ thuật mới, các biện pháp cải tiến và áp dụng công nghệ tiên tiến vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch vận chuyển: Bao gồm kế hoạch vận chuyển hàng hoá từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp thương mại và kế hoạch vận chuyển hàng hoá tới tay khách hàng của doanh nghiệp. Kế hoạch này xác định xem là doanh nghiệp sẽ thực hiện việc vận chuyển hàng hoá từ nơi mua về kho hay là do doanh nghiệp cung ứng làm, doanh nghiệp thực hiện dịch vụ vận chuyển hàng hoá cho khách hàng hay là khách hàng tự vận chuyển. Trong trường hợp doanh nghiệp đảm nhận việc vận chuyển thì doanh nghiệp phải thiên về việc mở rộng bộ phận vận tải hay quyết định thuê vận chuyển. Kế hoạch hoá kho tàng: Tạo ra cơ sở cho các quyết định dự trữ dài và ngắn hạn. Các quyết định dài hạn đề cập trước hết đến việc lựa chọn địa điểm kho tàng, vấn đề hình thành và tổ chức kho tàng. Các quyết định kho tàng như thế mang đặc điểm chỉ một lần quyết định cho cả một thời kỳ dài. Các quyết định ngắn hạn đề cập đến số lượng lưu kho và thời gian lưu kho trung bình. Vai trò của kế hoạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Trong lao động hiệp tác, điều kiện để phối hợp tốt nhất hành động của mọi bộ phận, cá nhân trong doanh nghiệp ở bất cứ thời điểm nào là phải xác định trước mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể mang tính thống nhất cho toàn doanh nghiệp cũng như cho mỗi bộ phận, cá nhân đó. Như thế xác định trước mục tiêu chính là một điều kiện không thể thiếu của hoạt động hiệp tác có hiệu quả. Thông thường ở mọi thời kỳ phát triển của mình doanh nghiệp cũng như các bộ phận, cá nhân bên trong đều đứng trước rất nhiều mục tiêu và cách thức hành động khác nhau. Vấn đề được đặt ra là doanh nghiệp sẽ lựa chọn các mục tiêu nào trong số rất nhiều mục tiêu cần đạt và doanh nghiệp sẽ chọn con đường đi nào trong số rất nhiều con đường có thể để đạt tới mục tiêu. Việc xác định trước các mục tiêu và cách thức hành động có thể (thường được gọi là phương án kế hoạch) để từ đó lựa chọn một phương án kế hoạch tối ưu cho toàn doanh nghiệp cũng như các bộ phận cá nhân bên trong doanh nghiệp được gọi là công tác xây dựng kế hoạch hay công tác hoạch định. Như thế xây dựng kế hoạch là việc xác định trước mục tiêu cũng như các giải pháp cần thiết cho doanh nghiệp và mọi bộ phận bên trong doanh nghiệp hướng theo mục tiêu đã xác định. Với ý nghĩa đó xây dựng kế hoạch là khâu đầu tiên của chu trình quản trị doanh nghiệp và làm cơ sở để tiến hành các hoạt động quản trị khác như tổ chức lực lượng phối hợp, điều khiển và kiểm tra. Trong phạm vi doanh nghiệp, kế hoạch là chức năng đầu tiên và quan trọng của quản lý doanh nghiệp. Theo Henry Foyol “Doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: sản xuất cái gì? sản xuất bằng cách nào? Bán cho ai? Với nguồn tài chính nào?”. Trước kia trong cơ chế bao cấp, các chỉ tiêu kế hoạch được các cơ quan cấp trên giao xuống theo nhiệm vụ của từng ngành, do đó thường không sát với thực tế của doanh nghiệp, trong quá trình thực hiện phải có sự điều chỉnh mới có thể thực hiện được, làm cho vai trò của kế hoạch bị hạ thấp trong quản lý doanh nghiệp. Từ khi nền kinh tế nước ta chuyển sang “cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa” (Đại Hội Đảng toàn quốc lần thứ VI- năm 1986) mới thực sự tạo ra môi trường cho kế hoạch hoạt động, nghĩa là kế hoạch phải xuất phát từ nhu cầu thị trường, khả năng thực tế của doanh nghiệp và trong điều kiện pháp luật cho phép. Xuất phát từ những cơ sở này, kế hoạch thực sự trở thành công cụ quản lý quan trọng nhằm xác định nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các bộ phận và các cá nhân trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Xét một cách cụ thể, với vai trò là công cụ quản lý, vai trò của kế hoạch được thể hiện trên các mặt cơ bản sau: Thứ nhất: Trong lĩnh vực kinh doanh, kế hoạch tạo ra thế chủ động (tức là tạo ra một sự định hướng). Chủ động khai thác mọi nguồn khả năng tiềm tàng về vốn, máy móc thiết bị, lao động hiện có, chủ động trong việc mua sắm hàng hoá, trong việc đổi mới thiết bị và công nghệ, chủ động trong việc liên doanh và hợp tác kinh doanh với các đối tác khác, chủ động trong việc tìm thị trường tiêu thụ, thị trường nguyên vật liệu đầu vào..... Thứ hai: Kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc nỗ lực của các thành viên trong doanh nghiệp sẽ biết được “con thuyền” đến đích đã định. Nếu thiếu kế hoạch, doanh nghiệp như một con thuyền không có bánh lái chỉ biết đi lòng vòng. Thứ ba: Kế hoạch có thể giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí. Kế hoạch không chỉ đơn thuần là các mục tiêu, là những hướng đi của doanh nghiệp mà nó còn thể hiện các cách để đạt mục tiêu đó. Kế hoạch chỉ ra trách nhiệm và nhiệm vụ của từng cá nhân, từng bộ phận trong việc thực hiện mục tiêu kinh doanh, do vậy hiện tượng chồng chéo, lãng phí được giảm đến mức thấp nhất góp phần đem lại hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Thứ tư: Kế hoạch có thể làm giảm tính bất ổn định cho doanh nghiệp. Trong quá trình xây dựng kế hoạch các nhà quản lý buộc phải nhìn về phía trước, dự đoán những thay đổi của nội bộ doanh nghiệp cũng như của môi trường kinh doanh, cân nhắc những ảnh hưởng của chúng và đưa ra những ứng phó thích hợp. Thứ năm: Kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp. Nếu một doanh nghiệp mà không biết rõ phải đạt tới cái gì và đạt được bằng cách nào thì đương nhiên không thể xác định liệu nó đã thực hiện được mục tiêu hay chưa và cũng không có những biện pháp điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. Vì vậy, không có kế hoạch thì cũng không có kiểm tra. Tóm lại: Chức năng kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý trong doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh, trong cơ chế thị trường, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà không có kế hoạch hoặc chất lượng của kế hoạch không cao thì không bao giờ đạt hiệu quả cao. Việc vạch ra các kế hoạch hiệu quả là chiếc chìa khóa vàng đem lại thành công cho doanh nghiệp. Ý nghĩa của việc xây dựng và thực hiện kế hoạch hoá ở doanh nghiệp thương mại. Kinh doanh là quá trình đầu tư tiền của, sức lao động vào lĩnh vực nào đó để kiếm lời. Doanh nghiệp thương mại chỉ có thể tồn tại và phát triển được khi nó thực hiện hành vi kinh doanh thương mại, nó làm cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng cuối cùng, nó thực hiện chức năng phục vụ nhu cầu của sản xuất, tiêu dùng về các loại hàng hoá và dịch vụ trong nền kinh tế quốc dân. Kinh doanh là vấn đề có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp, nó quyết định việc mở rộng và phát triển của doanh nghiệp. Muốn kinh doanh tốt thì phải làm tốt công tác lập kế hoạch kinh doanh và thực hiện tốt kế hoạch đó trong đó có kế hoạch bán hàng, có thế doanh nghiệp mới có thể hoàn thành tốt các chỉ tiêu mà doanh nghiệp đề ra và biết được khả năng của bản thân: Kế hoạch kinh doanh bảo đảm cho doanh nghiệp chủ động ứng phó với những biến động của thị trường. Kế hoạch kinh doanh bảo đảm huy động và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực Kế hoạch kinh doanh là một công cụ chủ yếu để quản lý mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh, là đòn bẩy quan trọng để khai thác mọi khả năng tiềm tàng nhằm mục tiêu sử dụng một cách hợp lý nhất toàn bộ giá trị tài sản của nhà nước giao để phát triển sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, hiệu quả kinh tế xã hội và cải thiện từng bước đời sống cán bộ công nhân viên. Kế hoạch kinh doanh có ý nghĩa quan trọng góp phần vào việc làm cho quá trình kinh doanh diễn ra liên tục, có hiệu quả nhờ có kế hoạch kinh doanh mà doanh nghiệp chủ động mua bán, kí kết các hợp đồng kinh tế. Mặt khác nhờ lập kế hoạch kinh doanh mà doanh nghiệp mới biết tình hình kinh doanh của mình so với kế hoạch đã được chưa để có hướng phấn đấu. Lập kế hoạch kinh doanh giúp cho doanh nghiệp tổ chức tốt hoạt động nghiên cứu thị trường và chiếm lĩnh thị trường, bằng việc sử dụng các phương thức thị trường, giá bán, giá mua hợp lý, tổ chức tốt công tác nghiên cứu thị trường, tìm hiểu nguồn hàng, tổ chức tốt hoạt động xúc tiến, quảng cáo, yểm trợ bán hàng cho doanh nghiệp có thể tạo ra các ưu thế trong cạnh tranh, mở rộng thị trường hiện tại và chiếm lĩnh các thị trường mới. Thông qua kế hoạch kinh doanh khuyến khích các nhà lãnh đạo thường xuyên suy nghĩ đến triển vọng của công ty, nó xây dựng các chỉ tiêu hoạt động để sau này làm căn cứ kiểm tra, đánh giá buộc công ty phải xác định rõ phương hướng mục tiêu kinh doanh, chiến lược kinh doanh cụ thể, nó bảo đảm cho công ty có khả năng đối phó với những biến động bất ngờ, nó thể hiện cụ thể hơn mối quan hệ qua lại giữa chức trách nhiệm vụ của tất cả những người có trách nhiệm trong công ty. Trong thời kỳ bao cấp việc xây dựng kế hoạch mang tính pháp lệnh cứng nhắc, không linh hoạt, khó có khả năng thực thi hoặc không hiệu quả. Còn kế hoạch trong thời kỳ này là kế hoạch phát triển rất linh hoạt, mềm dẻo không mang tính cưỡng chế mà chủ yếu là mang tính thuyết phục. Vì vậy kế hoạch kinh doanh thích ứng được với những biến động của môi trường kinh doanh. Kế hoạch kinh doanh là công cụ quản lý có hiệu quả của doanh nghiệp, là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên công ty, có tác dụng làm giảm tính bất ổn trong doanh nghiệp, giảm sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí, lập kế hoạch thiết lập lên các chỉ tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra. Như vậy việc lập kế hoạch có khả năng thực thi luôn là chìa khoá vàng cho việc thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới. Tóm lại kế hoạch kinh doanh có ý nghĩa quan trọng, nó ảnh hưởng đến thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, có lập kế hoạch kinh doanh thì doanh nghiệp mới có khả năng nắm bắt nhu cầu thị trường và chủ động đối phó với những diễn biến phức tạp để chuẩn bị kế hoạch kinh doanh hợp lý nhằm phục vụ nhu cầu khách hàng một cách hợp lý, đem lại lợi nhuận kinh tế cao. Vì vậy mỗi doanh nghiệp cần chú trọng hơn công tác lập kế hoạch, có thể thành lập riêng một đội ngũ chuyên lập kế hoạch sao cho hợp lý và chính xác, tạo tiền đề vững chắc thực sự cho công tác kế hoạch hàng hoá dịch vụ. Kế hoạch bán hàng với tư cách là một khâu trong kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp nên nó có đầy đủ tất cả các vai trò của kế hoạch kinh doanh mặt khác do “bán hàng là một bước nhảy nguy hiểm chết người” nên làm thế nào để bán được hàng là một vấn đề mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Kế hoạch bán hàng được xây dựng nhằm thực hiện hoạt động bán hàng một cách hiệu quả do đó kế hoạch bán hàng có một vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống các kế hoạch kinh doanh mà doanh nghiệp thương mại phải lập. Kế hoạch bán hàng nếu được xây dựng đầy đủ, khả thi thì các mục tiêu đề ra cho hoạt động bán hàng trong kỳ kế hoạch sẽ được thực hiện. Nếu kế hoạch mua hàng, dự trữ được lập đúng, đủ nhưng việc lập kế hoạch bán hàng không bám sát các nhu cầu của khách hàng, không phù hợp với tiềm lực của doanh nghiệp thì các kế hoạch kia dù có chuẩn xác đến bao nhiêu thì mục tiêu cuối cùng là doanh thu và lợi nhuận cũng không đạt được. Kết quả bán hàng phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh, phản ánh sự đúng đắn về mục tiêu của chiến lược kinh doanh, phản ánh sự nỗ lực cố gắng của doanh nghiệp trên thương trường đồng thời thể hiện trình độ tổ chức, năng lực điều hành, tỏ rõ thế và lực của doanh nghiệp thương mại trên thị trường Vì vậy kế hoạch bán hàng được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và đây là kế hoạch quan trọng nhất trong hệ thống các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thương mại.