Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI I. KHÁI NIỆM VÀ Ý NGHĨA CỦA BÁN HÀNG. 1. Khái niệm bán hàng. Bán hàng là khâu cuối cùng của quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hay nói cách khác bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển vốn của doanh nghiệp, chuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ. Hàng hóa của doanh nghiệp lúc này chỉ mang tính chất hàng hóa nhưng khi doanh nghiệp đem hàng hóa giao cho khách hàng và thu được một khoản tiền tương ứng với giá trị đã thỏa thuận hoặc quy định trong hợp đồng kinh tế thì lúc này giá trị của hàng hóa được thể hiện. Tại doanh nghiệp thương mại, hàng hóa mua về phải thông qua tiêu thụ mới đảm bảo thu hồi vốn và có tích lũy để mở rộng sản xuất. Bán hàng còn là quá trình trao đổi giữa doanh nghiệp với khách hàng để thực hiện giá trị hàng hóa. 2. Ý nghĩa của kế toán bán hàng. Bán hàng có ý nghĩa sống còn đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Bán hàng không những giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh mà còn tăng tốc vòng quay của vốn được đảm bảo trong quá trình hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, tạo lợi nhuận doanh nghiệp, góp phần nâng cao đời sống cán bộ nhân viên và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước. 3. Yêu cầu của quản lý bán hàng. + Phải quản lý chặt chẽ về khối lượng, chất lượng, số lượng, chủng loại mặt hàng cũng như chi phí phát sinh liên quan đến từng mặt hàng. + Phải theo dõi từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán và từng đối tượng khách hàng. + Phải đôn đốc việc thanh toán tiền hàng, đảm bảo thu hồi nhanh tiền vốn bỏ ra, hạn chế những khoản nợ khó đòi. + Phải xác định bán hàng hợp lý sao cho bù đắp chi phí và có lãi, xác định đúng doanh thu bán hàng và kết quả bán hàng. II. NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có các nhiệm vụ sau: + Cung cấp thông tin trung thực, chính xác, đầy đủ về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. + Tính toán, xác định kết quả bán hàng từng loại hoạt động và toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Kiểm tra, giám sát thực hiện kế hoạch bán hàng, lợi nhuận. + Tổ chức theo dõi, phản ánh và giám sát quá trình bán hàng, tính chính xác giá vốn hàng bán, ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và các khoản giảm trừ doanh thu. III. KẾ TOÁN BÁN HÀNG 1.Khái quát về doanh thu bán hàng Doanh thu bán hàng là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ các giao dịch và các nghiệp vụ phát sinh doanh thu như bán hàng hóa cung cấp dịch vụ bao gồm các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng phải thỏa mãn đồng thời tất cả 5 điều kiện sau: + Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua. + Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa cho người mua. + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn. + Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. + Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Doanh thu bán hàng được phân loại như sau: + Doanh thu bán hàng hóa. + Doanh thu bán thành phẩm. + Doanh thu cung cấp dịch vụ. + Doanh thu trợ cấp, trợ giá. Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp bao gồm doanh thu bán hàng ra bên ngoài và doanh thu nội bộ. Doanh thu Khối lượng hàng Giá bán được xác bán hàng = hóa bán ra x nhận bán ra Doanh thu thuần là doanh thu bán hàng sau khi trừ đi các khoản giảm trừ doanh thu như giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại và các loại thuế: Thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu. Doanh thu thuần Doanh thu Các khoản giảm trừ về bán hàng = bán hàng - doanh thu Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, giá trị hàng bán bị trả lại, thuế TTĐB, thuế xuất khẩu và thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp. 2. Nội dung kế toán bán hàng 2.1. Chứng từ kế toán sử dụng +) Hóa đơn GTGT. +) Phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng. +) Báo cáo tiêu thụ, bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. 2.2. Tài khoản kế toán sử dụng +) TK 511 – “Doanh thu bán hàng”: Dùng để phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp trong một kỳ kinh doanh và các khoản giảm trừ doanh thu. Bên Nợ: +) Số thuế phải nộp tính trên doanh số bán trong kỳ +) Số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu bán hàng bán bị trả lại kết chuyển trừ vào doanh thu. +) Kết chuyển số doanh thu thuần về bán hàng. Bên Có: Tổng số doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ. TK 511 cuối kỳ không có số dư và gồm 4 TK chi tiết: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ TK 5114: Doanh thu trợ cấp, trợ giá. +) TK 512 – “Doanh thu nội bộ”: Dùng để phản ánh doanh thu của số sản phẩm, hàng hóa bán ra trong nội bộ doanh nghiệp. Nội dung phản ánh số bên Nợ bên Có giống như TK 511. TK 512 có 3 TK chi tiết: TK 5121: Doanh thu bán hàng TK 5122: Doanh thu bán sản phẩm TK 5123: Doanh thu cung cấp dịch vụ 2.3. Phương pháp kế toán Căn cứ vào phương pháp tính thuế GTGT mà doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ được xác định cụ thể như sau: + Đối với hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT. + Đối với hàng hóa dịch vụ không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán. + Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế TTĐB hoặc thuế XNK thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế TTĐB và thuế XNK). 2.3.1. Phương thức bán hàng trực tiếp. Theo phương thức này, bên bán giao hàng cho bên mua trực tiếp tại kho hay trực tiếp tại phân xưởng không qua kho. Hàng khi đã bàn giao cho bên mua chính thức được coi là bán, bên bán đã mất quyền sở hữu về số hàng đã giao. Sơ đồ kế toán bán hàng theo phương thức trực tiếp (Sơ đồ 1). 2.3.2. Phương thức bán hàng đại lý, ký gửi. Bên chủ hàng (bên giao đại lý) xuất hàng theo bên nhận đại lý, ký gửi (bên đại lý) để bán theo giá quy định phải thanh toán thù lao bán hàng dưới hình thức hoa hồng đại lý. Bên đại lý sẽ ghi nhận hoa hồng được hưởng vào doanh thu bán hàng. Bên chủ hàng chịu trách nhiệm nộp thuế GTGT về lượng hàng bán. Sơ đồ kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng đại lý, ký gửi (Sơ đồ 2). 2.3.3. Phương thức bán hàng trả chậm, trả ngay. Là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần và người mua thường phải chịu một phần lãi suất trên số trả chậm. Về thực chất, quyền sở hữu chuyển giao cho người mua khi họ thanh toán hết tiền nhưng về mặt hạch toán, khi giao hàng cho người mua thì được coi là bán hàng. Phương thức bán hàng trả góp thường được áp dụng trong các doanh nghiệp bán các loại hàng hóa có giá trị tương đối lớn. Sơ đồ bán hàng theo phương thức trả chậm, trả ngay (Sơ đồ 3). 2.3.4. Phương thức bán hàng hàng đổi hàng. Hàng đổi hàng là phương thức bán hàng mà trong đó người bán đem sản phẩm, hàng hóa của mình để đổi lấy sản phẩm hàng hóa của người mua. Giá trao đổi là giá bán của sản phẩm, hàng hóa đó trên thị trường. Sơ đồ kế toán bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng (Sơ đồ 4). IV. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU Giảm giá hàng bán: Là số tiền giảm trừ cho khách hàng trên hóa đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời hạn, thời điểm trong hợp đồng… Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã được coi là tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại và từ chối thanh toán do không phù hợp với yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kỹ thuật, hàng kém phẩm chất, không đúng chủng loại như đã ký kết hợp đồng. Chiết khấu thương mại: Là khoản giảm trừ trên giá bán thông thường vì lý do mua với khối lượng lớn, tính theo một tỷ lệ nào đó trên giá bán. Người bán hàng thực hiện với việc bớt giá cho người mua ngay sau từng lần mua hàng. Thuế TTĐB phải nộp: Là số thuế tính cho hàng hóa chịu thuế TTĐB để ghi giảm doanh thu của những sản phẩm, hàng hóa đó. 1. Tài khoản kế toán sử dụng +) TK 532 – “Giảm giá hàng bán” Bên Nợ: Tập hợp tất cả các khoản giảm giá hàng bán chấp nhận cho người mua trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số giảm giá hàng bán vào bên Nợ TK 511, TK 512. TK này không có số dư cuối kỳ. +) TK 531 – “Hàng bán bị trả lại” Bên Nợ: Tập hợp doanh thu có số hàng đã bán ra bị trả lại. Bên Có: Kết chuyển doanh thu của số hàng bán bị trả lại. TK này không có số dư. +) TK 521 – “Chiết khấu thương mại” Bên Nợ: Tập hợp các khoản chiết khấu thương mại chấp thuận cho người mua trong kỳ. Bên Có: Kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thương mại bên Nợ TK 511, TK 512. TK 521 cuối kỳ không có số dư và gồm 3 TK chi tiết: TK 5211: Chiết khấu hàng hóa TK 5212: Chiết khấu thành phẩm TK 5213: Chiết khấu dịch vụ +) TK 333 – “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước” TK này gồm 9 TK chi tiết: TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp TK 333.2: Thuế TTĐB TK 333.3:Thuế xuất nhập khẩu ……. Ngoài ra còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK 111, TK 112, TK 131, TK 138,… 2. Phương pháp kế toán Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu được thể hiện qua (Sơ đồ 5) V. KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN 1. Khái niệm giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán là giá trị của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ. 2. Chứng từ kế toán sử dụng + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho. 3. Phương pháp xác định giá vốn hàng bán Hiện nay, doanh nghiệp có thể áp dụng một trong những phương pháp tính giá hàng xuất kho như sau: + Phương pháp đơn giá đầu kỳ + Phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp nhập trước – xuất trước + Phương pháp nhập sau – xuất trước + Phương pháp tính giá đích danh Ngoài ra, trong trường hợp nếu doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập – xuất sản phẩm, hàng hóa thì cuối kỳ hạch toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để phản ánh trên các tài khoản. 4. Tài khoản kế toán sử dụng TK 632 – “Giá vốn hàng bán’: Dùng để theo dõi trị giá vốn thực tế của hàng hóa, thành phẩm đã bán trong kỳ. Phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh, sổ trích lập và dự phòng giảm giá hàng tồn kho. TK này không có số dư cuối kỳ. 5. Phương pháp kế toán Để phản ánh trị giá vốn hàng bán và việc kết chuyển trị giá vốn hàng bán để xác định kết quả bán hàng, kế toán sử dụng TK 632 – “Giá vốn hàng bán”. Kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai thường xuyên được thể hiện qua (Sơ đồ 6) VI. KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG 1. Nội dung chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng bao gồm lương nhân viên bán hàng, chi phí về khấu hao tài sản cố định, giao hàng, giao dịch, hoa hồng bán hàng và các chi phí gắn liền với việc bảo quản hàng hóa và các chi phí bằng tiền khác phục vụ cho bán hàng. 2. Chứng từ kế toán + Bảng thanh toán lương + Hóa đơn vận chuyển + Phiếu chi, ủy nhiệm chi 3. Tài khoản kế toán Kế toán sử dụng TK 641 – “Chi phí bán hàng”: Tập hợp và kết chuyển các chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán hàng. Bên Nợ: Các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản ghi giảm giá chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả bán hàng hoặc chờ kết chuyển. TK 641 không có số dư cuối kỳ và gồm các TK chi tiết sau: + TK 641.1 – Chi phí nhân viên bán hàng + TK 641.2 – Chi phí vật liệu, bao bì + TK 641.3 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng + TK 641.4 – Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 641.5 – Chi phí bảo hành + TK 641.6 – Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 641.7 – Chi phí bằng tiền khác Ngoài ra, còn có một số TK liên quan khác: TK 111, 112, 331, 338… 4. Phương pháp kế toán Chi phí phát sinh trong kỳ lớn trong khi doanh thu trong kỳ nhỏ hoặc chưa có thì chi phí bán hàng được tạm thời kết chuyển vào TK 142, chi tiết 142.2: “Chi phí chờ kết chuyển”. Số chi phí này được chờ kết chuyển trừ vào thu nhập một lần hoặc nhiều lần ở các kỳ sau khi có doanh thu. Trình tự kế toán được thể hiện ở (Sơ đồ 7) VII. KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lương nhân viên, bộ phận quản lý doanh nghiệp, khấu hao TSCĐ, bộ phận văn phòng, thuế nhà đất, thuế môn bài, khoản lập dự phòng, nợ phải thu khó đòi và các khoản chi khác bằng tiền. 2. Chứng từ kế toán + Phiếu chi, Ủy nhiệm chi + Phiếu xuất kho, các hợp đồng dịch vụ mua ngoài 3. Tài khoản sử dụng Kế toán sử dụng TK 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp”: Tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp. Bên Nợ: Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ Bên Có: Các khoản giảm trừ chi phí quản lý doanh nghiệp Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả bán hàng hay để chờ kết chuyển. TK 642 không có số dư cuối kỳ và gồm 8 TK chi tiết: + TK 642.1 – Chi phí quản lý nhân viên + TK 642.2 – Chi phí vật liệu quản lý + TK 642.3 – Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 642.4 – Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 642.5 – Thuế, phí và lệ phí + TK 642.6 – Chi phí dự phòng + TK 642.7 – Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 642.8 – Chi phí bằng tiền khác. Ngoài ra, còn có một số TK liên quan khác: TK 111, 112, 331, 338… 4. Phương pháp kế toán Trình tự hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp được thể hiện ở (Sơ đồ 8) VIII. KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG. 1. Khái niệm và phương pháp xác định kết quả bán hàng. Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất bán hàng sau một thời kỳ nhất định. Kết quả bán hàng là phần chênh lệch giữa doanh thu thuần với giá trị giá vốn hàng bán ra, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được biểu hiện qua lỗ, lãi về bán hàng. Kết quả bán hàng thường được xác định cuối kỳ và được xác định như sau: Kết quả Doanh Giá vốn Chi phí bán hàng và chi phí bán hàng = thu thuần - hàng bán - quản lý doanh nghiệp 2. Tài khoản kế toán sử dụng Xác định kết quả bán hàng sử dụng TK 911 và TK này không có số dư cuối kỳ, hạch toán lỗ lãi sang TK 421. Bên Nợ: Kết chuyển giá vốn hàng hóa dịch vụ đã bán ra trong kỳ Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính, hoạt động khác Kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Bên Có: Kết chuyển doanh thu thuần Kết chuyển doanh thu tài chính, thu nhập khác Thực lỗ về hoạt động kinh doanh trong kỳ Ngoài ra, kế toán sử dụng các tài khoản TK 511 – “Doanh thu bán hàng”; TK 632 – “Giá vốn hàng bán”; TK 641 – “Chi phí bán hàng”; TK 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. 3. Phương pháp kế toán Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng được thể hiện qua (Sơ đồ 9) CHƯƠNG II THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI HÀ PHƯƠNG I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CÔNG TY TNHH VẬN TẢI HÀ PHƯƠNG. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Vận tải Hà Phương. Công ty TNHH Vận tải Hà Phương được thành lập theo quyết định số 0202001445 ngày 12/02/2004 của Sở kế hoạch và đầu từ thành phố Hải Phòng. Địa chỉ trụ sở: Số 3 Lê Thánh Tông, phường Máy Tơ, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng. Công ty TNHH Vận tải Hà Phương là một đơn vị hạch toán độc lập. Mặc dù là một đơn vị mới thành lập và phải đối mặt với nhiều khó khăn và sự cạnh tranh khốc liệt của các Công ty trên thị trường nhưng với lòng quyết tâm và sự sáng tạo của Ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên, Công ty đã không ngừng nỗ lực phát triển để tự hoàn thiện hơn. Hiện nay, thị phần tiêu thụ của Công ty đã tương đối ổn định, được các bạn hàng và đối tác tin cậy, tín nhiệm. Việc cung cấp sản phẩm kịp thời với khách hàng đúng quy cách phẩm chất, đúng số lượng yêu cầu sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất, góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, đưa nền kinh tế thị trường đi lên. 2. Chức năng của Công ty + Công ty TNHH Vận tải Hà Phương có chức năng chính là tổ chức kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hóa dầu. Bên cạnh đó Công ty còn có chức năng tổ chức các hoạt động dịch vụ có liên quan đến hoạt động kinh doanh chính như dịch vụ cho thuê kho bãi, giao nhận hàng hóa; kinh doanh bất động sản, nhà…. + Công ty luôn sẵn sàng cung cấp đầy đủ các mặt hàng đến tay người tiêu dùng. + Xây dựng và tổ chức thực hiện kinh tế kinh doanh, chỉ buôn bán những mặt hàng chất lượng tốt, không ngừng nâng cao chất lượng hàng hóa kinh doanh. + Tuân thủ chế độ, chính sách quản lý kinh tế của Nhà nước hiện nay, thực hiện nghiêm túc pháp lệnh kế toán thống kê, chế độ kế toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp với Nhà nước. 3. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Công ty TNHH Vận tải Hà Phương. Đứng đầu là Giám đốc Công ty trực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh đến các phòng ban. Bộ máy quản lý của Công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 10: Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Vận tải Hà Phương GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TỔ CHỨC - HC PHÒNG KẾ TOÁN - TC Phòng Kinh doanh: Có nhiệm vụ tham mưu quản lý nghiệp vụ và phát triển thực hiện các hoạt động kinh doanh của Công ty như xây dựng chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh, đảm bảo nguồn hàng, phát triển thị trường… Phòng Tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu, quản lý nghiệp vụ và triển khai thực hiện công tác tổ chức lao động tiền lương, chi trả cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, công tác điều hành quản trị, công tác bảo vệ, kiểm tra. Phòng Kế toán – tài chính: Tham mưu, quản lý nghiệp vụ và triển khai thực hiện các công tác kế toán trong Công ty. Chịu trách nhiệm thu hồi công nợ của khách hàng. 4. Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Công ty TNHH Vận tải Hà Phương. 4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Vận tải Hà Phương. Sơ đồ 11: Bộ máy tổ chức kế toán KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO KẾ TOÁN HÀNG HÓA VÀ TIÊU THỤ THỦ QUỸ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG Phòng kế toán Công ty có nhiệm vụ tổ chức, kiểm tra việc thực hiện toàn bộ công tác thu thập, xử lý các thông tin kế toán ban đầu, cung cấp thông tin về tình hình tài chính đầy đủ, kịp thời, chính xác, đánh giá tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh từ đó đề ra các biện pháp, quyết định đúng đắn phù hợp với đường lối phát triển của Công ty. Kế toán trưởng: Là người đứng đầu bộ máy có nhiệm vụ chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ các hoạt động tài chính của Công ty, tham mưu cho Giám đốc các vấn đề tài chính kế toán. Kế toán thanh toán: Theo dõi công nợ phải thu, phải trả theo dõi các chi phí phát sinh. Kế toán hàng tồn kho: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng tồn kho. Kế toán hàng hóa và tiêu thụ: Theo dõi hạch toán quá trình nhập, xuất, tồn xăng dầu, dầu mỡ nhờn, gas và doanh thu tiêu thụ. Thủ quỹ: Có nhiệm vụ giữ và quản lý tiền mặt của Công ty diễn ra hàng ngày. Thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu, chi để nhập xuất tiền, sau đó vào quỹ chính xác, đầy đủ số tiền thực tế trong két bằng số tồn trên sổ quỹ. 4.2. Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Công ty. Hoạt động chính của doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, mỡ, gas, chất đốt; và một số dịch vụ có tính chuyên ngành khác như: dịch vụ vận tải hàng hóa, hành khách đường bộ; dịch vụ thuê kho bãi, giao nhận hàng hóa; kinh doanh bất động sản, nhà; dịch vụ cho thuê nhà nghỉ; sửa chữa ô tô, cơ khí. Xăng dầu là một ngành hàng trọng yếu của nền kinh tế song ngành hàng này lại có một đặc tính riêng như: độc hại, tồn tại ở thể lỏng, dễ cháy nổ, bay hơi, gây ô nhiễm môi trường…và cho đến thời điểm này 100% xăng dầu bán ra trên thị trường đều phải nhập khẩu. Vì vậy Nhà nước quy định đây là mặt hàng kinh doanh có điều kiện, do nhà nước quản lý giá trần (giá bán tối đa). + Theo quy định của Bộ Tài Chính, Công ty mở đầy đủ các tài khoản cấp 1, 2, 3, hầu hết các tài khoản được chi tiết theo đối tượng tài sản, ngoài ra còn chi tiết theo nội dung và các đặc điểm của tài khoản (Phụ lục 1). + Niên độ kế toán: Theo năm Dương lịch, từ ngày 01/01/N và kết thúc vào ngày 31/12/N. + Đơn vị tiền tệ: Việt Nam Đồng. + Nguyên tắc đánh giá tài sản: Theo nguyên giá. + Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp khấu tuyến tính. + Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Giá hạch toán. + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. + Hình thức kế toán: “Nhật Ký Chung” và sử dụng phần mềm kế toán riêng phù hợp với quy định của Bộ Tài Chính, trình tự ghi sổ theo sơ đồ 12. + Nộp thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ. + Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty hiện nay bao gồm: * Bảng cân đối kế toán. * Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. * Bảng thuyết minh báo cáo tài chính. * Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. 4.3. Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Công ty. Do ảnh hưởng của nền kinh tế thế giới, ngành xăng dầu đang gặp rất nhiều khó khăn. Song với sự nhạy bén của Ban Giám Đốc, Công ty đã chỉ đạo sát sao, bám sát thị trường, chủ động tìm nguồn hàng với giá cả hợp lý…, Công ty đã đạt được lợi nhuận cao trong năm qua. Ta có thể thấy qua bảng sau trong hai năm 2005 và 2006: Chỉ tiêu 2005 2006 Chênh lệch Tỷ lệ % Doanh thu thuần 7.806.989.999 9.098.734.908 1.291.744.909 16,55% Giá vốn hàng bán 7.000.403.132 9.001.997.912 2.001.594.780 28,59% Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 95.681.834 130.444.424 34.762.590 36,33% Lợi nhuận chịu thuế TNDN 95.681.834 130.444.424 34.762.590 36,33% Thuế TNDN phải nộp 26.790.914 36.524.438 9.733.524 36,33% Lợi nhuận sau thuế 68.890.920 93.919.986 25.029.066 36,33% Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy Công ty TNHH Vận tải Hà Phương nhìn chung đang trên đà phát triển. Doanh thu thuần năm 2005 là: 7.806.989.999; năm 2006 là: 9.098.734.908 tăng 16,55%. Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh năm 2006 là: 130.444.424 đồng, năm 2005 là: 95.681.834 đồng; như vậy năm 2006 tăng so vơi năm 2005 là: 130.444.424 – 95.681. 834 = 34.762.590 đồng hay tăng 36,33%. Tuy giá vốn hàng bán năm 2006 là: 9.001.997.912 và năm 2005 là: 7.000.403.132 tăng: 9.001.997.912 - 7.000.403.132 = 2.001.594.780 tức 28,59% làm giảm bớt doanh thu nhưng lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh tăng cho thấy sự vững bước trên con đường kinh doanh của Công ty. II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QỦA BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI HÀ PHƯƠNG. 1. Nội dung doanh thu bán hàng tại Công ty Công ty TNHH Vận tải Hà Phương đăng ký kinh doanh hoạt động trên lĩnh vực xăng dầu, mỡ, gas, chất đốt; và một số dịch vụ có tính chuyên môn khác như: dịch vụ vận tải hàng hóa, dịch vụ cho thuê kho bãi, giao nhận hàng hóa; kinh doanh bất động sản, nhà,…. Phương thức bán hàng tại Công ty chủ yếu là bán hàng trực tiếp. 2. Các loại chứng từ kế toán sử dụng + Hoá đơn GTGT. + Phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Phiếu thu tiền mặt; giấy báo có của ngân hàng. + Các chứng từ khác có liên quan. 3. Sổ sách kế toán sử dụng. + Sổ chi tiết bán hàng. + Sổ cái. + Sổ chi tiết phải thu của khách hàng. 4. Các tài khoản kế toán sử dụng. Để phản ánh tổng doanh thu bán hàng trong kỳ, kế toán sử dụng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK 51111: Doanh thu bán xăng dầu chính TK 51112: Doanh thu bán dầu mỡ nhờn Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK 156, TK 632, TK 111, TK 112…. 5. Phương pháp kế toán. + Trường hợp bán hàng thu tiền ngay, khi xuất hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán định khoản: Nợ TK 111 (111.1), 112 : Tổng giá trị thanh toán Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 333 (333.1): Thuế GTGT Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 270585 ngày 28/12/2006 Công ty bán cho Công ty TNHH Vận tải Hà Anh 25.600 lít dầu hỏa. Hoá đơn giá bán: 5.120 đồng/ lít. Thuế suất thuế GTGT 10% thu ngay bằng tiền mặt, lệ phí xăng dầu: 300 đồng/ lít Kế toán định khoản: Nợ TK 111 : 151.859.200 Có TK 511 : 131.072.000 Có TK 3331 : 13.107.200 Có TK 33614 : 7.680.000 Ngày 28/12/2006 căn cứ vào phiếu thu tiền mặt: Nợ TK 111 : 151.859.200 Có TK 131 : 151.859.200 Định khoản này được thể hiện trên hoá đơn GTGT số 270585 (Phụ lục 2), phiếu thu tiền mặt (Phụ lục 3A), sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 4), sơ đồ hạch toán (Sơ đồ 13), số cái TK 111 (Phụ lục 5), sổ cái TK 511 (Phụ lục 6), sổ nhật ký chung (Phụ lục 7), phiếu xuất kho (Phụ lục 8A). + Trường hợp kế toán bán hàng và khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: Ví dụ 2: Cùng ngày 28/12, Công ty bán cho Công ty Xi măng Hải Phòng gồm: - Mogas 92 không chì, số lượng 10.750 lít, đơn giá 10.000 đồng/ lít - DIESEL 0.5%S, số lượng 6.500 lít, đơn giá 6.500đồng/lít. Công ty Xi măng Hải Phòng thanh toán bằng chuyển khoản (trích hoá đơn số 270586), thuế suất GTGT 10%, lệ phí xăng dầu là: 500đồng/lít. Kế toán phản ánh: Nợ TK 112 : 173.350.000 Có TK 511 : 149.750.000 Có TK 3331 : 14.975.000 Có TK 33614 : 8.625.000 Định khoản này được ghi vào sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 4), xem hóa đơn GTGT (270586), sơ đồ hạch toán (Sơ đồ 13), phiếu thu (Phụ lục 3B), phiếu xuất kho (Phụ lục 8B), sổ cái TK 112 (Phụ lục 9), sổ cái TK 511 (Phụ lục 6), sổ nhật ký chung (Phụ lục 7). + Trường hợp bán hàng thanh toán chậm: Khi kế toán ký hợp đồng trả chậm, khi xuất hàng, kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT định khoản: Nợ TK 131 : Tổng giá thanh toán Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 3331 : Thuế GTGT Ví dụ 3: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 270583 ngày 21/12/2006, Công ty bán cho Công ty Thương Mại Hoàng Hà: Mogas 92 không chì, số lượng: 7.500 lít, đơn giá: 10.000 đồng/lít, thuế suất thuế GTGT 10%, lệ phí xăng dầu: 500 đồng/ lít. Kế toán phản ánh: Nợ TK 131 : 86.250.000 Có TK 511 : 75.000.000 Có TK 3331 : 7.500.000 Có TK 33614 : 3.750.000 Cuối tháng 12, kế toán vào sổ chi tiết phải thu của khách hàng (Phụ lục 10), sổ chi tiết bán hàng (Phụ lục 4), thuế GTGT số 270583, sơ đồ hạch toán (Sơ đồ 13), phiếu xuất kho (Phụ lục 8C), phiếu thu (Phụ lục 3C), sổ nhật ký chung (Phụ lục 7). III. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU 1. Kế toán giảm giá hàng bán Ví dụ 4: Ngày 23/12, Công ty thực hiện chiết khấu cho Công ty Xây dựng Việt Hàn theo hoá đơn số 220784 số tiền là 89.640.200 (Cả thuế 10%) do mua với số lượng lớn Nợ TK 532 : 80.676.180 Nợ TK 3331 : 8.964.020 Có TK 131 : 89.640.200 Cuối tháng kế toán kết chuyển toàn bộ các khoản giảm giá hàng bán phát sinh trong tháng sang TK 511 theo định khoản sau: Nợ TK 511 : 80.676.180 Có TK 532 : 80.676.180 Sổ cái TK 532 (Phụ lục 11), sổ nhật ký chung (Phụ lục 7). Trong tháng không phát sinh khoản giảm giá nào. 2. Kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại. Công ty cung cấp sản phẩm cho khách hàng nhưng do cung ứng không đúng hợp đồng nên bị khách hàng trả lại Ví dụ 5: Theo số liệu tháng 12/2006 Công ty phát sinh hàng bán bị trả lại như sau: Ngày 25/12 khách hàng Nguyễn Văn Bình trả lại 2.000 lít dầu DIEZEL trị giá 13.000.000 (Phụ lục 12). Tổng số hàng bán bị trả lại là 467.684.000, thuế GTGT 5%, Công ty đã nhận lại số hàng này do không đúng hợp đồng với giá vốn là: 246.422.000 đồng. Nợ TK 531 : 467.684.000 Nợ TK 3331 : 23.384.200 Có TK 111 : 491.068.200 Phản ánh giá vốn của hàng trả lại nhập kho : Nợ TK 156 : 246.422.000 Có TK 632 : 246.422.000 Cuối tháng kết chuyển toàn bộ doanh thu hàng bán bị trả lại sang TK 511: Nợ TK 511 : 467.684.000 Có TK 531 : 467.684.000 Xem sổ cái TK 111 (Phụ lục 5), số cái TK 531 (Phụ lục 13) IV. KẾ TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN Giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho hàng được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Ví dụ 6: Số liệu dưới đây lấy từ bảng kê tông hợp Nhập - Xuất - Tồn (Phụ lục 14) STT Tên hàng Số lượng … Tổng giá thành thực tế Giá thành đơn vị … Mogas 92 10.000 100.000.000 10.000 … DIESEL 88.000 572.000.000 6.500 … 10.000 100.000.000 10.000 …. 5.000 32.500.000 6.500 …. Tổng cộng 804.500.000 Trong tháng 12/2005, Công ty phát sinh tổng giá vốn hàng bán bị trả lại và chiết khấu: 467.684.000 + 80.676.180 = 548.360.180 Cuối tháng tính ra số giá vốn thực tế: 778.700.000 – 548.360.180 = 230.339.820 Sau đó, kết chuyển giá vốn hàng bán sang TK 911: Nợ TK 911 : 230.339.820 Có TK 632 : 230.339.820 V. KẾ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG 1. Nôi dung chi phí bán hàng của Công ty. - Chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,… - Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí bảo quản, vận chuyển - Thuế, lệ phí 2. Chứng từ kế toán sử dụng. + Bảng thanh toán lương. + Hoá đơn vận chuyển, phiếu chi tiền mặt, giấy tạm ứng . 3. Tài khoản kế toán sử dụng. TK sử dụng: TK 641: Chi phí bán hàng và một số TK liên quan khác: TK 111, 112, 331, 338 … 4. Sổ kế toán sử dụng. Kế toán sử dụng sổ cái tài khoản, sổ chi tiết bán hàng, TK 641 để hạch toán chi phí bán hàng, Công ty không mở sổ chi tiết cho tài khoản này. 5. Trình tự kế toán bán hàng Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán phản ánh vào TK 641 cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Phụ lục 15: sổ cái TK 641, và Phụ lục 16: Sổ cái TK 642. Ví dụ 7: Trong tháng 12/2006 Công ty tập hợp được chi phí bán hàng như sau: Nợ TK 641 : 34.482.000 Có TK 111 : 9.895.000 Có TK 141 : 5.000.000 Có TK 338 : 1.537.000 Có TK 214 : 950.000 Có TK 331 : 1.250.000 Có TK 334 : 15.850.000 Cuối tháng, kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 911: 34.482.000 Có TK 641: 34.842.000 VI. KẾ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1. Nội dung chi phí quản lý doanh nghiệp của Công ty - Chi phí tiền lương, thưởng, phụ cấp… - Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại… - Chi phí khác bằng tiền: chi phí tiếp khách,…. - Thuế, lệ phí phải nộp - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao TSCĐ 2. Chứng từ kế toán sử dụng - Phiếu chi, ủy nhiệm chi - Hóa đơn - Các chứng từ liên quan khác 3. Tài khoản kế toán sử dụng Để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp, kế toán sử dụng TK 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp”; ngoài ra kế toán còn sử dụng một số TK liên quan khác như: TK 111, TK 153, TK 214, TK 334… 4. Trình tự hạch toán Ví dụ 8: Trong tháng 12/2006, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh: Nợ TK 642 : 11.500.000 Có TK 214 : 5.500.000 Có TK 334 : 3.500.000 Có TK 111 : 2.500.000 Cuối kỳ, kết chuyển sang TK 911, kế toán ghi: Nợ TK 911 : 11.500.000 Có Tk 642 :11.500.000 VII. KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG Kết quả bán hàng là kết quả được biểu hiện qua chỉ tiêu lãi lỗ về tiêu thụ. Để xác định kết quả bán hàng, kế toán sử dụng TK 911, và một số TK khác liên quan như: TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 421 để xác định lỗ, lãi của Công ty. Xác định kết quả bán hàng được xác định theo công thức sau: Kết quả Doanh thu thuần Giá vốn Chi phí Chi phí bán hàng = về bán hàng - hàng bán - bán hàng - QLDN Trong đó: DT thuần về bán hàng = DT bán hàng – Các khoản giảm trừ DT Phần chênh lệch giữa bên Nợ và bên Có TK 911 là lãi hay lỗ được kết chuyển sang TK 421: “lãi chưa phân phối”. Sổ cái TK 421 (Phụ lục 17), sổ cái TK 911 (Phụ lục 18). +) Trường hợp Công ty có lãi: Nợ TK 911 Có TK 421 +) Trường hợp Công ty lỗ Nợ TK 421 Có TK 911 Ví dụ 9: + Kết chuyển doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng: Nợ TK 511 : 1.630.182.180 Có TK 911 : 1.630.182.180 + Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 : 230.339.820 Có TK 632 : 230.339.820 + Kết chuyển chi phí bán hàng: Nợ TK 911 : 34.482.000 Có TK 641 : 34.842.000 + Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp: Nợ TK 911 : 11.500.000 Có Tk 642 : 11.500.000 Kết quả bán hàng trong kỳ: 1.630.182.180 - 230.339.820 - 34.482.000 - 11.500.000 = 1.353.860.360 + Kết chuyển lợi nhuận trong kỳ: Nợ TK 911 : 1.353.860.360 Có TK 421 : 1.353.860.360 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI HÀ PHƯƠNG I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI HÀ PHƯƠNG. Là một Công ty mới thành lập song Công ty đã có những thành tựu đáng kể, Công ty luôn cố gắng để phát triển. Các mặt hàng của Công ty đã đáp ứng nhu cầu khách hàng cả về số lượng, chất lượng, giá cả. Thị trường của Công ty đang được rộng mở. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay Công ty đã và đang phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt quyết liệt. Tuy nhiên, Công ty vẫn phát triển mạnh mẽ về công tác tiêu thụ hàng hóa của mình, mở rộng mối quan hệ làm ăn buôn bán, từ đó mở rộng thị trường tiêu thụ. Đó là sự nỗ lực quyết tâm của bộ máy quản lý của Công ty TNHH Vận tải Hà Phương, trong đó bộ máy kế toán là một trong những công cụ quản lý vô cùng quan trọng trong công tác quản lý của Công ty. Sau một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Vận tải Hà Phương, tuy thời gian thực tập không nhiều nhưng bản thân em cũng đã tìm hiểu được về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty. Đi sâu tìm hiểu về công tác tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty, em xin có một số ý kiến nhận xét chung về công tác kết toán tại Công ty TNHH Vận tải Hà Phương: 1. Ưu điểm + Là một Công ty TNHH với quy mô vừa, địa bàn hoạt động tập trung, hệ thống quản lý có sự phối hợp đồng bộ chặt chẽ từ trên xuống, giữa các phòng ban với nhau. Bộ máy kế toán ở Công ty được tập trung gọn nhẹ và phát huy được tính hiệu quả công việc. + Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung và kết hợp tính toán trên máy vi tính. Việc áp dụng hình thức này tương đối đơn giản và quan hệ tương đối phù hợp và đầy đủ. Việc ghi chép trên sổ được tiến hành thường xuyên tỉ mỉ. + Hệ thống tài khoản đang sử dụng ở Công ty nằm trong “Hệ thống tài khoản áp dụng cho doanh nghiệp” do Bộ Tài Chính ban hành theo quy định. Công ty không sử dụng hết tài khoản theo quy định mà chỉ sử dụng các tài khoản cần thiết phù hợp với đặc điểm của Công ty. + Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ đều sử dụng mẫu của Bộ Tài Chính ban hành, những thông tin kinh tế về nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi chép đầy đủ, chính xác cao, kịp thời, rõ ràng phục vụ yêu cầu quản lý Công ty. Các chứng từ đều được kiểm tra, giám sát chặt chẽ. Công ty có kế hoạch luân chuyển chứng từ tương đối tốt. + Công ty thực hiện đúng nguyên tắc và phản ánh đầy đủ doanh thu, chấp hành đúng các chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước, các chính sách thuế, về tổ chức sổ sách một cách phù hợp để phản ánh, theo dõi tình hình bán hàng. Kế toán đã thực hiện cung cấp các số liệu về doanh thu rất chính xác, không xảy ra tình trạng thừa hay thiếu doanh thu, đảm bảo công việc kết chuyển doanh thu. + Để thuận tiện cho việc theo dõi công nợ của khách hàng công ty mở sổ chi tiết tài khoản 131 riêng đối với từng khách hàng thường xuyên của công ty. Lợi ích của Công ty luôn được đặt hàng đầu, bên cạnh đó phải luôn giữ được bạn hàng. + Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp này giúp kế toán theo dõi thường xuyên hàng ngày lượng hàng hóa trong kho. + Hiện nay, Công ty kinh doanh nhiều mặt hàng, cũng đã thực hiện xác định kết quả riêng cho từng mặt hàng như sau: Kết quả bán Doanh thu Giá vốn Chi phí bán hàng hàng của mặt = của mặt - của mặt - và chi phí QLDN hàng A hàng A hàng A phân bổ mặt hàng A Cuối tháng kế toán doanh thu của từng mặt hàng sau khi đã tập hợp chi phí bán hàng và chi phi QLDN kế toán tiến hành phân bổ cho từng mặt hàng theo chỉ tiêu sau: Chi phí bán hàng Tổng chi phí bán hàng Doanh thu và chi phí QLDN và chi phí QLDN phát sinh trong kỳ của mặt phân bổ cho = x hàng A mặt hàng A Tổng doanh thu bán hàng Làm như vậy, Công ty sẽ có những quyết định riêng về quản trị doanh nghiệp đúng đắn hơn trong việc lựa chọn những mặt hàng có lợi nhuận cao để kinh doanh. 2. Tồn tại Tuy đã có nhiều cố gắng trong công tác kế toán nhưng Công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần phải được hoàn thiện, không ngừng nâng cao hiệu quả công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Thứ nhất: Về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi: Công ty có nhiều bạn hàng, ngoài những khách hàng đến mua và thanh toán ngay, công ty còn có những bạn hàng thường xuyên, bạn hàng thường đến nhận hàng trước và thanh toán sau. Như vậy, Công ty chủ yếu bán hàng theo phương thức trả chậm do vậy có thể phát sinh các khoản nợ phải thu khó đòi. Nhưng hiện nay Công ty không thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi dẫn đến có thể bị mất vốn hoặc giảm lãi. Thứ hai: Về hệ thống sổ sách: Mặc dù công ty áp dụng máy vi tính trong kê toán nhưng lại chưa biết cách áp dụng các phần mềm kế toán vào trong công việc lại chủ yếu dùng máy tính trong việc tính toán, in máy, soạn thảo như vậy gây ra lãng phí lớn cho Công ty. Công ty chưa mở sổ chi tiết cho các TK 641, TK 642 làm Công ty chưa nắm được từng khoản mục chi phí để có các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả. Thứ ba: Về chế độ bảo hiểm xã hội Hiện nay Công ty chưa trích lập quỹ BHXH cho người lao động, như vậy Công ty đã vi phạm luật lao động. Thứ tư: Về chương trình đào tạo nghiệp vụ kế toán: Công ty sử dụng phương thức “gia đình trị” nên trình độ chuyên môn chưa được đồng đều. Thứ năm: Về hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu Công ty hạch toán chiết khấu thương mại và hàng hoá vị trả lại vào TK 532. Việc hạch toán rất dễ gây nhầm lẫn nên doanh nghiệp có thể không theo dõi được từng khoản giảm trừ để có biện pháp quản lý hữu hiệu. Thứ sáu: Về hạch toán doanh thu bán hàng nội bộ Khi phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng nội bộ, kế toán không phản ánh vào tài khoản 512 mà lại phản ánh vào tài khoản 511. Như vậy sẽ không theo dõi chính xác được kết quả hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc và không đúng với chế độ kế toán hiện hành. II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI HÀ PHƯƠNG. Thứ nhất: Về lập dự phòng phải thu khó đòi: Nợ phải thu khó đòi là các khoản thu mà vì một lý do nào đó, người nợ không có khả năng thanh toán đúng hạn và đầy đủ trong năm kế hoạch. Do Công ty thực hiện nhiều phương thức thanh toán đa dạng như thanh toán ngay, thanh toán trả chậm, thanh toán bằng chuyển khoản…nên rất dễ xảy ra thu hồi nợ chậm hoặc vì lý do nào đó mà Công ty không thu hồi được khoản nợ đó. Vì vậy để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán thì kế toán phải trích trước khoản dự phòng cho khoản nợ có thể không thu hồi được vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ, tránh trường hợp nợ không đòi được trong kỳ lớn sẽ ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh cũng như tình hình tài chính của doanh nghiệp. Các khoản nợ dự phòng phải thu khó đòi được theo dõi trên TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Tài khoản này dùng để phản ánh việc lập và xử lý các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi và cuối niên độ kế toán (trước khi lập báo cáo tài chính). Mức dự phòng Số nợ phải thu % nợ khó đòi phải thu khó đòi = khó đòi x có khả năng mất + Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập lớn hơn số dư của tài khoản dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết, thì số chênh lệch lớn hơn được hạch toán vào chi phí, kế toán ghi: Nợ TK 642: Chi phí QLDN Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi + Nếu khoản dự phòng cần trích lập năm nay nhỏ hơn năm trước số dư của khoản dự phòng đã trích lập ở cuối niên độ trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí: Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642: Chi phí QLDN hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi + Đối với các khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm mà Công ty đã cố gắng tìm mọi biện pháp thu nợ nhưng vẫn không được hoặc khách hàng thực sự không còn khả năng thanh toán thì Công ty có thể xóa các khoản nợ phải thu khó đòi. Nợ TK 139 : Số nợ xóa sổ đã được lập dự phòng Nợ TK 642 : Số nợ xóa sổ chưa lập dự phòng Có TK 131 : Số nợ phải thu của khách hàng được xóa Có TK 138.8: Số nợ phải thu khác được xóa Đồng thời trên sổ kế toán và chuyển sang theo dõi chi tiết ở TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý (theo chế độ kế toán ban hành). Trường hợp các khoản nợ đã được xóa nợ sau đó thu hồi lại được nợ thì kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của các khoản nợ đã thu hồi được. Nợ TK 111, 112 : Tiền mặt và tiền gửi Có TK 711 : Thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý Thứ hai: Về hệ thống sổ sách: + Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán, bởi phần mềm kế toán sẽ giúp hoàn thiện công việc của kế toán của Công ty, ít có khả năng sai sót không dẫn đến các sai sót nghiêm trọng. Kế toán cập nhập một lần các thông tin trên chứng từ vào máy tính, từ đó máy tính sẽ tự động vào các sổ chi tiết, bảng kê..liên quan chi tiết theo từng đối tượng một cách chính xác, cụ thể đúng với quy trình theo đúng nguyên tắc kế toán, phù hợp với hình thức ghi sổ đang áp dụng tại Công ty. Như vậy, công việc kế toán sẽ được tiến hành nhanh hơn và hiệu quả hơn. + Để thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành và để theo dõi riêng chi phí bán hàng Công ty nên hạch toán chi phí bán hàng vào TK 641. + Công ty nên tính các chi phí thu mua hàng hóa nhập kho vào giá thành thực tế hàng hóa nhập kho để thuận tiện cho việc theo dõi và đơn giản cho việc tập hợp chi phí giá thành. Công ty có thể tính theo công thức sau: Giá thực tế của Giá mua ghi trên hóa đơn Các chi phí hàng hóa nhập kho = (Gồm cả thuế GTGT) + thu mua Công ty nên hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp riêng để dễ dàng trong việc theo dõi và hạch toán. Công ty nên mở thêm sổ chi tiết TK 641, TK 642 để thuận tiện cho việc theo dõi. + TK 641: Chi phí bán hàng TK 641.1: Chi phí nhân viên bán hàng TK 641.2: Chi phí vật liệu bao bì TK 641.3: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 641.4: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 641.5: Chi phí bảo hành TK 641.6: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 641.7: Chi phí khác bằng tiền + TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 642.1: Chi phí nhân viên quản lý TK 642.2: Chi phí vật liệu quản lý TK 642.3: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 642.4: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 642.5: Thuế, phí và lệ phí TK 642.6: Chi phí dự phòng TK 642.7: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 642.8: Chi phí khác bằng tiền Thứ ba: Về chế độ bảo hiểm xã hội: Công ty cần có chế độ BHXH để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Tỷ lệ tính BHXH là: 20% trên lương cơ bản. Khi tính BHXH kế toán ghi: Nợ TK 641, 642 : Tính vào chi phí SXKD (15% lương cơ bản) Nợ TK 334 : Khấu trừ vào lương của người lao động (5% lương cơ bản) Có TK 338 Thứ tư: Về chương trình đào tạo nghiệp vụ kế toán: Cần chú trọng công tác đào tạo, nâng cao trình độ nghiệp vụ kế toán cho nhân viên của Công ty như cử nhân viên kế toán theo học các khóa đào tạo chuyên về kế toán như kế toán trưởng, kế toán máy, kế toán thuế… Thứ năm: Về các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm giá thì hạch toán vào TK 532 như công ty đã làm, các khoản chiết khấu thương mại khi khách hàng mua với số lượng lớn thì hạch toán vào TK 521: Nợ TK 521: Doanh thu của khoản chiết khấu Nợ TK 333.1: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 131 Thứ sáu: Về hạch toán doanh thu nội bộ Khi hạch toán doanh thu tiêu thụ nội bộ, kế toán vào TK 511, vì hạch toán vào TK 512 thì Công ty sẽ theo dõi được chính xác hơn tình hình hoạt động doanh thu của từng đơn vị trực thuộc, từ đó Công ty có thể đưa ra những biện pháp để khắc phục những khó khăn và phát huy thêm những mặt tốt nhằm tăng lợi nhuận cho Công ty. Khi phát sinh các khoản doanh thu nội bộ, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 136.8: Phải thu nội bộ khác Có TK 512: Doanh thu nội bộ Có TK 333.1: Thuế GTGT phải nộp