Kế toán, kiểm toán - Các hình thức kế toán

MỤC LỤC HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG Đặc trưng cơ bản: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ theo trình tự thời gian phát sinh và có phân tích theo tài khoản đối ứng. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. - Ưu điểm: Thuận tiện cho việc đối chiếu kiểm tra chi tiết theo chứng từ gốc, tiện cho việc sử dụng kế toán máy. - Nhược điểm: Một số nghiệp vụ bị trùng lặp, do vậy cuối tháng phải loại bỏ số liệu trùng mới ghi vào sổ. Các loại sổ kế toán sử dụng: Sổ nhật ký chung: Ghi chép NVKT theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các NV đó, làm cơ sở để ghi vào sổ cái. Sổ cái: Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào BCĐ số phát sinh --->ghi vào BCĐKT. Sổ nhật ký chuyên dụng: Là các loại sổ kế toán chi tiết (sổ phụ).Sổ nhật ký chuyên dùng: trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều, ghi chép riêng cho từng nghiệp vụ chủ yếu. Sổ nhật ký chuyên dụng thường là những loại sổ sau: Nhật ký bán hàng (Bán chịu), Nhật ký thu tiền (Thu tiền), Nhật ký mua hàng (Mua chịu), Nhật ký chi tiền (Trả tiền). - Sổ nhật ký bán hàng: để ghi chép các nghiệp vụ bán chịu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Các nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay được ghi và Nhật ký thu tiền. Các nghiệp vụ bán chịu tài sản khác mà không phải là sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (như tài sản cố định, phế liệu,) được ghi vào Nhật ký chung. - Sổ nhật ký thu tiền: dùng để ghi chép tất cả các nghiệp vụ thu tiền của công ty (tách riêng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng). Các nghiệp vụ thu tiền thông thường chủ yếu bao gồm thu tiền từ bán hàng bằng tiền ngay và thu tiền từ khách hàng trả nợ.  - Sổ nhật ký mua hàng: để phản ánh việc mua nguyên vật liệu, dụng cụ, hàng hóa chịu. - Sổ nhật ký chi tiền: để ghi chép các nghiệp vụ chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của công ty. Mẫu sổ Nhật ký chi tiền theo chế độ kế toán Việt Nam.  Sổ kế toán chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán ở dạng chi tiết, cụ thể theo yêu cầu quản lý. Trên sổ chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán được phản ánh với các thông tin chi tiết và có thể sử dụng các loại thước đo khác nhau. Sổ kế toán tổng hợp chi tiết: là loại sổ kế toán phản ánh vửa tổng hợp vừa chi tiết, cụ thể về các nghiệp vụ kinh tế, tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán. Trên sổ kế toán cung cấp các thông tin vừa mang tính tổng hợp vừa mang tính chi tiết về các nghiệp vụ kinh tế, các đối tượng kế toán Thuộc loại sổ kế toán tổng hợp chi tiết gồm các sổ nhật kí chứng từ số 3, 4, 5, 9, 10 trong hình thức kế toán Nhật kí – chứng từ. Việc phân loại sổ theo tiêu thức này sẽ đáp ứng được các yêu cầu về cung cấp thông tin cũng như quá trình giám sát hoạt động kinh tế tài chính trong các đơn vị vừa ở góc độ tổng hợp, vừa ở góc độ chi tiết. Đối tượng áp dụng: Đây là hình thức kế toán đơn giản, thích hợp cho mọi đơn vị hạch toán. Đặc biệt thuận lợi khi kế toán sử dụng máy vi tính để xử lý thông tin kế toán. Trình tự ghi sổ: Liên hệ: Liên hệ với sổ kế toán tổng hợp của hình thức tổng hợp Nhật ký chung Tại Công ty A, trong tháng 10/2010 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: (đơn vị: 1000 đồng) a. Ngày 5/10 rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 100 000 b. Ngày 8/10 khách hàng thanh toán tiền hàng kỳ trước qua ngân hàng số tiền 50 000, đã có giấy báo Có của ngân hàng c. Ngày 9/10, trích 50 000 tiền mặt thanh toán lương tháng 9 cho công nhân d. Ngày 15/10, mua một số nguyên vật liệu phục vụ sản xuất trị giá mua 20 000. Tiền hàng đã thanh toán cho người bán, hàng đã về nhập kho đủ e. Ngày 18/10, trả tiền mua hàng kỳ trước cho người bán 30 000 bằng tiền gửi ngân hàng. Đã có giấy báo chuyển. Ghi vào sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu tài khoản Số phát sinh Số Ngày Nợ Có Số trang trước chuyển sang xxx xxx 5/10 5/10 Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 111 112 100 000 100 000 9/10 8/10 Người mua trả nợ kỳ trước 112 131 50 000 50 000 9/10 9/10 Trả lương tháng trước cho công nhân 334 111 50 000 50 000 16/10 16/10 Mua nguyên vật liệu 152 111 20 000 20 000 19/10 18/10 Trả tiền người bán ký trước 331 112 30 000 30 000 Cộng chuyển sang trang sau xxx xxx Lấy số liệu trên sổ Nhật ký chung ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh SỔ CÁI Tên tài khoản: Tiền mặt Ký hiệu: 111 Đơn vị tính: 1000 đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 5/10 9/10 16/10 5/10 9/10 Số dư đầu kỳ Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ Trả lương tháng trước Mua nguyên vật liệu 112 334 152 xxx 100 000 xxx 50 000 20 000 Cộng số phát sinh 100 000 70 000 Số dư cuối kỳ xxx xxx SỔ CÁI Tên tài khoản: Tiền gửi ngân hàng Ký hiệu: 112 Đơn vị tính: 1000 đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 5/10 9/10 19/10 Số dư đầu kỳ Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ Người mua trả nợ kỳ trước Trả tiền người bán kỳ trước 111 131 331 xxx 100 000 50 000 xxx 30 000 Cộng số phát sinh 150 000 30 000 Số dư cuối kỳ xxx xxx SỔ CÁI Tên tài khoản: Phải thu khách hàng Ký hiệu: 131 Đơn vị tính: 1000 đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 9/10 Số dư đầu kỳ Người mua trả nợ kỳ trước 112 xxx xxx 50 000 Cộng số phát sinh 0 50 000 Số dư cuối kỳ xxx xxx SỔ CÁI Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Ký hiệu: 111 Đơn vị tính: 1000 đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 16/10 Số dư đầu kỳ Mua nguyên vật liệu 111 xxx 20 000 xxx Cộng số phát sinh 0 20 000 Số dư cuối kỳ xxx xxx SỔ CÁI Tên tài khoản: Phải trả người bán Ký hiệu: 331 Đơn vị tính: 1000 đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 19/10 Số dư đầu kỳ Trả tiền người bán kỳ trước 112 xxx 30 000 xxx Cộng số phát sinh 30 000 0 Số dư cuối kỳ xxx xxx SỔ CÁI Tên tài khoản: Phải trả người lao động Ký hiệu: 334 Đơn vị tính: 1000 đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Tài khoản đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 9/10 Số dư đầu kỳ Trả lương tháng trước 111 xxx 50 000 xxx Cộng số phát sinh 50 000 0 Số dư cuối kỳ xxx xxx HÌNH THỨC GHI SỔ KẾ TOÁN NHẬT KÝ – SỔ CÁI Đặc trưng và nội dung hình thức kế toán nhật kí-sổ cái: Đặc trưng và các loại sổ: Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau: + Nhật ký - Sổ Cái; + Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Nội dung và kết cấu ghi sổ: Sổ kế toán tổng hợp của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái chỉ có một quyển sổ duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái (Mấu số S01-DN) Nội dung: Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp duy nhất dùng để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (Theo tài khoản kế toán). Số liệu ghi trên Nhật ký - Sổ Cái dùng để lập Báo cáo tài chính. Kết cấu ghi sổ: Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp gồm 2 phần: Phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Phần Nhật ký: Phần Nhật ký dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian. Phần Sổ Cái: Số lượng cột nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng các tài khoản sử dụng ở đơn vị kế toán. Phần Sổ Cái dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế (Theo tài khoản kế toán). Trình tự và phương pháp ghi sổ nhật kí-sổ cái: * Ưu – nhược điểm: Ưu điểm Nhược điểm – Số lượng sổ ít, mẫu sổ đơn giản dễ thực hiện; – Kiểm tra đối chiếu các dữ liệu kế toán được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục => do đó luôn cung cấp kịp thời các thông tin cho nhà quản lý. – Số lượng ghi chép nhiều, chỉ thực hiện trên một sổ tổng hợp duy nhất; – Khó phân công lao động kế toán. HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Các loại sổ sách, chứng từ liên quan: Chứng từ ghi sổ (CTGS): Là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế (tức là có cùng định khoản). Đơn vị:.................... Địa chỉ:.................... Mẫu số S02a-DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2012/TT-BTC Được đánh số hiệu liên tục theo số thứ tự trong Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: CTGS01 Ngày 18 tháng 03 năm 2017 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Trả tiền hàng cho A 331 111 15 000 Trả tiền hàng cho B 331 111 2 000 Trả tiền hàng cho C 331 111 5 000 Cộng x x 22 000 x Có chứng từ kế toán đính kèm Kèm theo 03 chứng từ gốc Ngày 18 tháng 03 năm 2017 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc Phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) b) Sổ đăng kí Chứng từ ghi sổ: - Là sổ kế toán tổng hợp được lập để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thông qua việc quản lý chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian nhằm giúp: + Kế toán trưởng quản lý số thứ tự của CTGS đã lập: khi đã lập, và ghi đúng qui định, theo thứ tự và theo một nguyên tắc nào đó, giả sử kế toán muốn lập bổ sung thêm sẽ hoặc không còn dòng để ghi, hoặc phải lập CTGS không theo nguyên tắc, như vậy sẽ phải giải thích cho sự không theo thứ tư số, thứ tự thời gian và khác thường này. Từ đó, sẽ hạn chế gian lận trong ghi chép sổ sách kế toán. + Cán bộ quản lý (thuế, tài chính) thuận tiện theo dõi chứng từ ghi sổ cũng như chứng từ gốc kèm theo, đảm bảo sự đầy đủ hợp lý của căn cứ ghi sổ. + Đối chiếu kiểm tra giữa Sổ đăng ký CTGS với bảng đối chiếu số phát sinh. c) Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Sổ Cái: - Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp, mỗi tài khoản mở một trang hoặc một số trang tùy theo số lượng ghi chép các nghiệp vụ phát sinh. - Số liệu trên sổ này được dung để kiểm tra đối chiếu với các sổ sách liên quan. - Sổ Cái cho hình thức chứng từ ghi sổ có 2 loại: Loại 1 - Sổ Cái có ít cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có ít nghiệp vụ phát sinh hoặc nghiệp vụ kinh tế phát sinh đơn giản. Loại 2 - Sổ cái nhiều cột: thường được áp dụng cho những tài khoản có nhiều nghiệp vụ kinh tế, hoặc nghiệp vụ phức tạp cần phải theo dõi chi tiết có thể mở riêng một trang sổ trên sổ cái và được phân tích chi tiết theo tài khoản đối ứng. Các sổ, Thẻ kế toán chi tiết: - Sổ, thẻ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ, thẻ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ Cái. Số lượng, kết cấu các sổ, thẻ kế toán chi tiết không quy định bắt buộc. Các doanh nghiệp căn cứ vào quy định mang tính hướng dẫn của Nhà nước về sổ, thẻ kế toán chi tiết và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp để mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết cần thiết, phù hợp. - Một số loại sổ chi tiết thường thấy trong doanh nghiệp liên quan đến các tài khoản như tài khoản công nợ phải thu: TK 131; Tài khoản công nợ phải trả TK 331; Tài khoản nguyên vật liệu 152... Quy trình ghi sổ: Ưu điểm và nhược điểm: Ưu điểm: - Chứng từ ghi sổ tương tự như chứng từ tóm tắt của nhiều chứng từ gốc cùng loại với cùng nội dung kinh tế, nếu chứng từ phát sinh quá nhiều, có thể lập bảng kê chứng từ cùng loại trước, lấy số tổng để ghi CTGS, rồi lấy số liệu tổng ở CTGS ghi vào sổ cái, như vậy giảm được rất nhiều công đoạn chuyển sổ cái, từ đó dữ liệu trên sổ cái không bị rối. (Tuy nhiên nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm máy tính cho việc ghi chép sổ sách thì ưu điểm này không còn nữa). Nhược điểm: - Đòi hỏi kế toán viên, kế toán trưởng phải đối chiếu khớp đúng số liệu giữa CTGS với CTGS khác do các đồng nghiệp khác, ở phần hành kế toán khác lập trước khi ghi vào Sổ đang ký chứng từ ghi sổ và ghi vào sổ cái. - Yêu cầu trình độ kế toán viên tương đối đồng đều. - Khi và chỉ khi đã ghi số liệu vào sổ cái mới ghi ngày tháng vào chỗ: Đã ghi sổ cái ngày....trên CTGS, như vậy mới khỏi bị sai sót, ghi trùng. - Nếu chứng từ cùng loại của một nghiệp vụ nào đó từ 10 chứng từ trở lên trong ngày thì nên áp dụng hình thức CTGS để giảm việc ghi chép từng chứng từ vào Sổ cái. Ngược lại những doanh nghiệp nghiệp vụ phát sinh ít và ít cùng loại thì áp dụng hình thức này sẽ khiến khối lượng công việc tăng lên đáng kể do từ 1 chứng từ gốc lại phải lập thêm 1 chứng từ ghi sổ. - Khó khăn trong việc lưu trữ, đối chiếu, kiểm tra sổ sách với chứng từ gốc. Mối quan hệ giữa các sổ: Các loại sổ trong phương pháp này có mối quan hệ được thể hiện qua việc đối chiếu kiểm tra: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và bảng cân đối số phát sinh: Phải đảm bảo tổng nợ và tổng có cuối kỳ trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền cuối kỳ trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Bảng tổng hợp chi tiết và Sổ cái: - Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh ở 2 sổ giống nhau, số phát sinh của từng tài khoản trên 2 sổ phải bằng nhau và cùng bên nợ hoặc cùng bên có. - Đảm bảo tổng nợ và tổng có cuối kỳ của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Ví dụ về hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: Ngày 10/02/2016 doanh nghiệp sản xuất A có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như sau: 1/ Chi tiền mặt trả nợ cho người bán X1 10 000 000 (Phiếu chi số 01) 2/ Chi tiền mặt trả nợ cho người bán X2 40 000 000 (Phiếu thu số 01) 3/ Thu tiền mặt do khách hàng thanh toán tiền hàng 6 000 000 (Phiếu thu số 02) 4/ Mua hàng hóa thanh toán cho người bán H1 bằng tiền mặt 12 000 000 (PC 03) 5/ Chi tiền mặt trả nợ cho người bán X3 15 000 000 (Phiếu chi số 04) Bước 1: Lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán: BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ GỐC CÙNG LOẠI Số BTH01 Ngày 10 tháng 02 năm 2016 Loại chứng từ gốc: Phiếu chi Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải Ghi Có TK 111 Tổng cộng Ngày Số hiệu Ghi Nợ các TK 331 10/02/2016 10/02/2016 PC01 Trả tiền cho X1 10 000 000 10 000 000 10/02/2016 10/02/2016 PC02 Trả tiền cho X2 40 000 000 40 000 000 10/02/2016 10/02/2016 PC03 Trả tiền cho H 12 000 000 12 000 000 10/02/2016 10/02/2016 PC04 Trả tiền cho X3 15 000 000 15 000 000 Cộng 77 000 000 77 000 000 (Kèm theo Phiếu chi gồm các số 01, 02, 03, 04) Người lập biểu Phụ trách Kế toán (Ký) (Ký) (Ghi rõ họ tên) (Ghi rõ họ tên) Bước 2: Lập chứng từ ghi sổ Đơn vị:.................... Địa chỉ:.................... Mẫu số S02a-DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2012/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: CTGS01 Ngày 10 tháng 02 năm 2016 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Trả nợ cho người bán X1 331 111 10 000 Trả nợ cho người bán X2 331 111 40 000 Trả nợ cho người bán H 331 111 12 000 Trả nợ cho người bán X3 331 111 15 000 Cộng X x 77 000 x Kèm theo 04 chứng từ gốc Ngày 10 tháng 02 năm 2016 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị:.................... Địa chỉ:.................... Mẫu số S02a-DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2012/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: CTGS02 Ngày 10 tháng 02 năm 2016 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có A B C 1 D Thu tiền bán hàng 111 131 6 000 Cộng X x 6 000 x Kèm theo 01 chứng từ gốc Ngày 10 tháng 02 năm 2016 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên, đóng dấu) Bước 3: Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ Đơn vị: Mã số S02b – DN Địa chỉ: ( Ban hành theo thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính ) Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 2016 Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày, tháng Số hiệu Ngày, tháng A B C A B C 01 10/02/2016 77 000 000 02 10/02/2016 6 000 000 Cộng tháng X Cộng lũy kế từ đầu quý X _ Số này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... _ Ngày mở sổ:... Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu ) ( Tương tự đối với các tài khoản còn lại ) Sổ cái Năm: 2016 Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có A B C D E 1 2 G Số dư đầu kỳ - - 10/02/2016 CTGS 01 10/02/2016 Trả tiền người bán 331 77 000 000 10/02/2016 CTGS02 10/02/2016 Thu tiền bán hàng 131 6 000 000 Tổng phát sinh x x Số dư cuối kỳ x x _ Số này có ... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ... _ Ngày mở sổ:... Ngày tháng năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên, đóng dấu ) ( Tương tự đối với các tài khoản còn lại ) Các Phiếu thu và Phiếu chi còn được dùng để ghi vào Sổ quỹ và thẻ chi tiết theo dõi cho từng đối tượng HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ – CHỨNG TỪ Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. * Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng ghi sổ kế toán. Việc kiểm tra đối chiếu được thực hiện thường xuyên. Cung cấp thông tin kịp thời. * Nhược điểm: Mẫu sổ kế toán phức tạp. Yêu cầu trình độ cao với mỗi kế toán viên. Không thuận tiện cho việc ứng dụng tin học vào ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ gồm có các loại sổ kế toán sau: Nhật ký chứng từ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để phản ánh toàn bộ số phát sinh của bên Có của các TK tổng hợp. Bảng kê: Là loại sổ phục vụ cho việc ghi sổ NK – CT được gọn nhẹ, được sử dụng trong những trường hợp các chỉ tiêu hạch toán chi tiết của một số tài khoản không thể kết hợp phản ánh trực tiếp trên nhật ký – chứng từ được. Sổ cái: Được mở cho cả năm, mở cho tưng tài khoản trong đó phản ánh số dư nợ, phát sinh có và số dư cuối tháng. Sổ chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở các nhật ký – chứng từ. Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Là các sổ dùng để tập hợp các chứng từ gốc cùng loại của một đối tượng nhằm phục vụ cho việc ghi bảng kê hoặc NK – CT liên quan. Lưu ý: Mở chi tiết cho từng tài khoản riêng biệt trên từng sổ. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ. HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp (Misa, Fast, Excel,..). Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau: Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán. Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và của Chế độ kế toán này. Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị. Các loại sổ của Hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính: