Kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng số 9 Vinaconex

một số tài sản khác có liên quan như: 111, 141, 334, 336, 338, 632… - Chứng từ sử dụng: + Phiếu xuất kho, thẻ kho vật tư, hoá đơn GTGT + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ + Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng, tiền làm thêm giờ + Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… - Sổ kế toán: Bảng kê chi tiết chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung, Sổ cái các tài khoản 621, 622, 623, 627, 154…, Bảng tổng hợp chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ… - Tóm tắt quá trình luân chuyển chứng từ: Khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán tại các tổ, đội dựa vào các chứng từ có liên quan tiến hành lập các bảng kê chi tiết cho từng tài khoản chi phí (621, 622, 623, 627). Định kỳ cuối tháng, những kế toán này lập bảng tổng hợp chi phí sau đó tập hợp chứng từ, các bảng chi tiết và tổng hợp gửi lên phòng kế toán Công ty. Tại đây, từ các chứng từ và các bảng kê, các nhân viên kế toán tiến hành lập Nhật kí chung, Sổ chi tiết và các Sổ cái các tài khoản 621, 622, 623, 627, sau đó tổng hợp vào Sổ chi tiết, sổ cái tài khoản 154 để tính giá thành công trình, hạng mục công trình. Sơ đồ 2.4: hạch toán tổng hợp chi phí tính giá thành: TK 621 TK 154 TK 111, 138, 152 Kết chuyển chi phí nguyên Các khoản ghi giảm vật liệu trực tiếp chi phí sản xuất chung TK 622 Kết chuyển chi phí TK 632 nhân công trực tiếp(cuối kì) Tổng giá thành thực tế của CT, TK 623 HMCT hoàn thành bàn giao Kết chuyển chi phí sử dụng máy thi công(cuối kì) TK 155 TK 627 Kết chuyển chi phí Tổng giá thành thực tế của CT, sản xuất chung (cuối kì) HMCT hoàn thành chờ tiêu thụ 3.2. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. - Tài khoản sử dụng: 111, 112, 141, 131, 331, 511, 621,627,…và các tài khoản có liên quan. - Chứng từ sử dụng: + Giấy uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, Phiếu thu, Phiếu chi + Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng + Biên lai thu tiền, Bảng kê chi tiền + Nhật kí thu tiền, chi tiền + Bảng kiểm kê quỹ - Sổ kế toán: Sổ cái TK 111,112, Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ tiền gửi ngân hàng… - Tóm tắt quá trình luân chuyển chứng từ: Khi các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến tiền mặt, tiền gửi ngân hàng phát sinh, kế toán các tổ đội tập hợp chứng từ, xử lí sơ bộ sau đó ghi vào các bảng kê chi tiết của các tài khoản khác có liên quan như : 152, 331, 131, 621.... , đồng thời phản ánh vào sổ theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Định kì hoặc cuối tháng, các kế toán này nộp chứng từ và các bảng kê có liên quan lên phòng kế toán của công ty. Tại đây, các nhân viên kế toán sẽ tiến hành lập các sổ nhật kí chung, sổ chi tiết, sổ cái tài khoản… Sơ đồ 2.5: Kế toán tiền 131, 136, 138 141, 144, 224 121, 128, 221, 222, 223, 228 311, 341 411, 441 511, 512, 515, 711 141, 144, 244 121, 128, 221, 222, 223, 228 152,153,156,157, 211, 213, 217 311, 315, 331, 333, 334, 336, 338 627, 641, 642, 635, 811 133 111, 112 Thu hồi các khoản nợ phải thu Thu hồi các khoản kí cược, kí quỹ bằng tiền Thu hồi các khoản đầu tư 515 635 Vay ngắn hạn, dài hạn Nhận góp vốn, vốn cấp bằng tiền Doanh thu thu nhập khác bằng tiền Lãi Lỗ Chi phí phát sinh bằng tiền Thanh toán nợ bằng tiền 133 Mua vật tư hàng hoá, công cụ TSCĐ Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng tiền Chi tạm ứngkí cược, kí quỹ bằng tiền IV. Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty CP Xây Dựng số 9 Vinaconex. 4.1. Khái quát chung về NVL. Mọi hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thông qua ba yếu tố đó là: tư liệu lao động, đối tượng lao động, sức lao động. NVL chính là đối tượng lao động, là cơ sở chủ yếu để hình thành nên thực thể sản phẩm, được thể hiện dưới dạng vật hoá như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may mặc… NVL của Công ty CP Xây dựng số 9 khá đa dạng gồm các loại sắt, thép, xi măng, cốp pha, cừ thép… Khác với tư liệu lao động, NVL chỉ tham gia vào quá trình sản xuất dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. 4.2. Vị trí và vai trò của NVL. Trong các doanh nghiệp xây lắp, chi phí NVL thường chiếm tỉ trọng lớn từ 50- 67% trong chi phí sản xuất nên một sự biến động nhỏ về chi phí NVL cũng ảnh hưởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng như: giá thành sản phẩm, doanh thu, thu nhập, lợi nhuận của doanh nghiệp. Ngoài ra, yếu tố chất lượng của NVL cũng rất quan trọng, NVL kém chất lượng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công trình, làm giảm uy tín của công ty cũng như các mối làm ăn lâu dài sau này. Vì vậy, đối với các doanh nghiệp xây lắp nói chung và đối với Công ty CP Xây Dựng số 9 nói riêng, việc tổ chức công tác hạch toán vật liệu là điều kiện không thể thiếu để quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, sử dụng hợp lý những vật liệu cần thiết cho công tác thi công công trình, có dự trữ hợp lý, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao, mất mát, lãng phí vật tư trong tất cả các khâu của quá trình thi công. NVL là tài sản lưu động của Công ty, quản lý sử dụng tốt nguồn tài sản này giúp Công ty ổn định sản xuất, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao nhất, giúp Công ty nâng cao sức tranh trong nền kinh tế thị trường nhất là trong giai đoạn nước ta hội nhập WTO như hiện nay. 4.3. Phương pháp quản lý NVL . Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty CP Xây dựng số 9, Công ty đã có biện pháp quản lý tương đối chặt chẽ NVL ở các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ nhằm tuân thủ theo đúng tiêu chuẩn đánh giá chất lượng ISO 9000 Công ty đã áp dụng; nguồn nhân lực cũng được bố trí hợp lý giúp cho việc hạch toán chính xác các nghiệp vụ nhập, xuất, tồn kho. - Tại khâu thu mua: Hoạt động thu mua vật tư phải tuân thủ theo quy trình nghiêm ngặt nhằm đảm bảo yêu cầu về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian, phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh và đáp ứng được khối lượng của đơn đặt hàng; - Tại khâu bảo quản: Công ty có hệ thống kho tàng, bến bãi rộng rãi, khang trang, thoáng mát, được trang bị đầy đủ phương tiện phục vụ cho việc bảo quản như cân, đong, đo, đếm…, điển hình là kho chính của Công ty tại Ninh Bình, các kho của chi nhánh Ninh Bình và TPHCM. Điều này giúp NVL được dự trữ, bảo quản hợp lý, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại vật liệu, tránh được tình trạng thất thoát, hao mòn, giảm phẩm chất; Trong khâu sử dụng: Công ty đã xây dựng định mức tiết kiệm NVL, lập dự toán chi phí sát với thực tế thi công nhằm sử dụng hợp lý, tiết kiệm NVL, giảm chi phí NVL, giảm giá thành công trình, nâng cao thu nhập, tích luỹ cho Công ty; Tại khâu dự trữ: Công ty đã xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng, mua không kịp thời hoặc gây tình trạng ứ đọng do dự trữ quá nhiều. 4.4. Phân loại NVL: NVL được dùng trong các doanh nghiệp có rất nhiều loại với vai trò và công dụng hết sức khác nhau. Muốn quản lý và hạch toán tốt thì NVL phải được phân loại và sắp xếp theo một đặc trưng nhất định phù hợp. Trong thực tế đặc trưng dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo đặc trưng này, vật liệu ở Công ty CP Xây Dựng số 9 được phân ra thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của Công ty, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản. Công ty bảo quản, dự trữ các loại NVL chính như: sắt, thép, clanke, xi măng…tại kho Ninh Bình, riêng các loại vật liệu như: cát, đá, sỏi… thì được mua và đưa thẳng trực tiếp đến chân công trình. - Nguyên vật liệu phụ: Chỉ có tác dụng phụ trong quá trình thi công, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng của sản phẩm, hoặc có tác dụng hoàn thiện, nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm, hoặc được sử dụng để bảo quản CCDC… như: sơn, đinh, que hàn... - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để tạo ra nhiệt năng như than đá, than bùn, củi… (nhiên liệu rắn), xăng, dầu… (nhiên liệu lỏng). Thực chất nhiên liệu là một loại vật liệu phụ, tuy nhiên nó được tách ra thành một loại riêng vì việc sử dụng nhiên liệu đóng một vai trò quan trọng trong công tác thi công công trình như: nhiên liệu cho chạy máy thi công, phương tiện vận tải…nhất là đối với lĩnh vực chủ yếu thi công cốp pha trượt dùng nhiều máy móc; đồng thời nhiên liệu cũng có yêu cầu kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác so với các vật liệu phụ thông thường. Trong Công ty CP Xây Dựng số 9, nhiên liệu chủ yếu là xăng, dầu như: dầu Therima, dầu FO, dầu Diezen, xăng A92, A95… Phụ tùng thay thế: Là loại vật tư được sử dụng cho hoạt động bảo dưỡng sửa chữa, khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ như: mũi khoan, xăm lốp ôtô,… Vì nguồn TSCĐ rất quan trọng, ảnh hưởng đáng kể tới hoạt động thi công nên Công ty luôn có kế hoạch mua sắm, dự trữ phụ tùng thay thế một cách hợp lý và tiết kiệm. Phế liệu thu hồi: Là những loại vật tư, dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi phế liệu từ quá trình sản xuất, thu hồi do thanh lý TSCĐ để sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi loại vật liệu. Hiện nay Công ty có kho của công ty hoặc tại các chi nhánh Ninh Bình, TPHCM được phân thành những khu chứa chủng loại vật tư khác nhau, riêng kho của các tổ đội, do điều kiện vật chất và lượng NVL sử dụng ít hơn nên thường để chung. 4.5. Phương pháp tính giá NVL. Trong công tác tổ chức hạch toán, tính giá NVL là một công tác quan trọng. Qua phương pháp tính giá, NVL được biểu hiện giá trị của chúng. Đối với Công ty CP Xây Dựng số 9 cũng như trong hầu hết các doanh nghiệp, NVL được tính theo giá thực tế. Đối với NVL nhập trong kỳ: NVL của Công ty được nhập từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng chủ yếu là mua ngoài, Công ty sử dụng giá thực tế xác định theo nguồn nhập. Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế nên giá thực tế không bao gồm thuế GTGT. + Đối với NVL nhập kho mua ngoài: Ta có công thức tính giá như sau: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá thực tế ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ (nếu có) Như vậy yêu cầu của phương pháp này là: khi lập hoá đơn phải giữ đầy đủ , đúng các yếu tố quy định và ghi rõ giá bán chưa có thuế kể cả phụ thu và phí ngoài giá bán nếu có , thuế GTGT, tổng giá thanh toán. Ví dụ 1: Theo hoá đơn mua hàng số 0060980 ngày 04/06/2007 thì giá mua thực tế của thép f20 và f22 là 17.200.000 đồng, chi phí thu mua doanh nghiệp phải chịu là 300.000 đồng (chưa bao gồm VAT). Do đó:Giá thực tế của thép f20 và f22 là: 17.200.000 + 300.000= 17.500.000 (đồng) + Đối với NVL luân chuyển trong nội bộ Công ty: Giá nhập kho là giá thực tế xuất kho của NVL ở các xí nghiệp chuyển lên kho Công ty. Ví dụ 2: Nhập đầu nối ty kích D32 và D25 từ đội xây dựng số 1 lên đội xây dựng số 3 là 2.000.000 đồng của lần nhập ngày 12/04/2007. Do đó: Giá thực tế của đầu nối ty kích là 2.000.000 đồng. + Đối với NVL nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến: Giá nhập kho là giá vật liệu xuất kho cộng với chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi thuê chế biến và từ đó về Công ty cộng với số tiền phải trả cho người nhận chế biến. Ví dụ 3: Phiếu xuất kho ngày 05/03/2007 Công ty xuất để gia công chế biến 25 ống thép mạ nhúng kẽm đơn giá 150.000 đồng/ống, chi phí vận chuyển cả lúc đem đi gia công và lúc nhập về là 200.000 đồng, chi phí phải trả người nhận gia công chế biến là 300.000 đồng. Do đó: Giá thực tế nhập kho là: 150.000 x 25+120.000+ 300.000 =4.250.000(đồng) Đơn giá là: 4.250.000/25=170.000(đồng/ống) + Đối với NVL thu hồi từ SXKD: Giá thực tế nhập kho là giá ước tính có thể sử dụng được. Đối với NVL xuất kho trong kỳ: NVL xuất kho của Công ty chủ yếu là dùng để thi công các công trình xây dựng công nghiệp với công nghệ cốp pha trượt. Việc tính giá xuất kho có rất nhiều phương pháp khác nhau, đó là các phương pháp giá thực tế đích danh, phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO), nhập sau xuất trước (LIFO), phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân sau mỗi lần nhập, phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước. Công ty CP Xây Dựng số 9 dùng phương pháp giá thực tế đích danh để tính giá NVL xuất kho. Theo phương pháp này, NVL được xác định giá trị theo đơn chiếc hoặc từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế nhập kho của NVL đó. Trị giá vốn NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho + Đơn giá thực tế NVL nhập kho theo từng lần nhập Ví dụ 4: Theo phiếu xuất kho ngày 06/06/2007 xuất 35 tấn xi măng Nghi Sơn PCB40 cho sử dụng ở trạm trộn bê tông, đơn giá là 836363,63 đồng/tấn. Do đó: Trị giá xi măng PCB40 xuất kho là: 35x836.363,63=29.272.727(đồng) 4.6. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty CP Xây Dựng số 9. 4.6.1. Các chứng từ và thủ tục nhập- xuất- tồn NVL. Nhằm quản lý tốt công tác nhập- xuất- tồn vật tư hàng hoá tại Công ty, đồng thời đảm bảo thông tin kịp thời cho hạch toán kế toán, phục vụ tốt công tác quản lý chung, Công ty có những chứng từ sử dụng và thủ tục sau: a. Thủ tục và chứng từ nhập kho: *NVL nhập kho từ mua ngoài: - Trường hợp NVL về kèm theo hoá đơn GTGT: + Các chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, Hoá đơn GTGT… + Sơ đồ luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 2.6: Quá trình luân chuyển chứng từ NVL nhập kho Phòng KT- QLDA Giám Đốc Người giao hàng Người kiểm nhận Kế toán vật tư Thủ kho Kế toán vật tư Bảo quản và lưu Lệnh nhập vật tư Duyệt Hoá đơn GTGT BBản kiểm nhận Phiếu nhập kho Nhập kho (thẻ kho) Nhập số liệu vào MT + Thủ tục mua hàng nhập kho: Trước hoặc trong thời gian thi công công trình, trưởng ban điều hành công trình, Giám đốc các xí nghiệp, tổ đội…có nhu cầu nhập vật tư thì sẽ viết đơn đề nghị cung ứng sản phẩm, sau đó trưởng phòng TC-KT sẽ xem xét đơn và kết hợp với phòng KT-QLDA, thủ kho kiểm tra lượng hàng tồn và dự trữ tối thiểu, nếu thiếu thì phó phòng KT-QLDA sẽ lập “ Lệnh nhập vật tư”, trình Giám đốc xét duyệt. Khi hàng đã mua về, trước khi nhập kho, vật tư phải qua phòng quản lý chất lượng để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nghiệm, sau đó chuyển tất cả các chứng từ lên phòng kế toán bao gồm hóa đơn GTGT, giấy duyệt giá của GĐ, biên bản kiểm nghiệm. Kế toán căn cứ vào các chứng từ này tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được viết theo thứ tự gồm 3 liên, trong đó cán bộ mua vật tư giữ một liên để chuyển cho kế toán thanh toán cùng hóa đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán cho khách hàng. Thủ kho giữ một liên để làm căn cứ ghi thẻ kho, phòng kế toán giữ một liên để làm căn cứ ghi sổ, sau đó kế toán cập nhật chứng từ vào máy. Dưới đây là 2 mẫu Hoá đơn GTGT và Phiếu nhập kho: Biểu 1: Hoá đơn GTGT Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng DB/2007B Liên 2: giao khách hàng 0069377 Ngày 12 tháng 07 năm 2007. Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH XNK & Đầu tư Xây dựng. Địa chỉ: Số 72 Chùa Bộc Hà Nội. Số tài khoản: 0021000893491 NH Ngoại thương, chi nhánh Thành Công. Điện thoại: 045672302. Mã số thuế: 0101329055 Họ và tên khách hàng: Đơn vị: Công ty CP Xây Dựng số 9 VINACONEX. Điạ chỉ: Nhà D9 Khuất Duy Tiến –Thanh Xuân – Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM+CK Mã số: 0101051096 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 Thép f 8 Kg 358 8857 3170806 Thép f 22 Kg 2127 9143 19447161 Thép f 10 Kg 1083 10190.5 11036311 Thép f 20 Kg 809 10000 8090000 Cộng tiền hàng: 41744278 Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 2087213 Tổng cộng tiền thanh toán 43831491 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi ba triệu tám trăm ba mươi mốt ngàn bốn trăm chín mươi mốt đồng Người mua hàng (Kí, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Kí, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Kí, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Biểu 2: Phiếu nhập kho Đơn vị: Cty CPXD số 9 Đội xdct số 3 Phiếu nhập kho Ngày 18 tháng 06 năm 2007 Số: 63 Mẫu số: 01-VT Theo QĐ số: 1141/TC/QĐ/CĐKT Ngày 01-11-1995 của BTC Nợ: 1331: 2087213 1521:41744278 Có: 331:43831491 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Chuyên Theo: Hoá đơn hàng số 0069377 ngày 12 tháng 06 năm 2007 của: Cty TNHH XNK và đầu tư xây dựng Nhập tại kho: Đội – Nhà hát ca múa nhạc Việt Nam. Số TT Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền. Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 Thép f 8 Kg 358 8857 3170806 Thép f 22 Kg 2127 9143 19447161 Thép f 10 Kg 1083 10190.5 11036311 Thép f 20 Kg 809 10000 8090000 Thuế suất thuế gtgt: 5% Cộng tiền hàng: Tiền thuế gtgt: Tổng cộng tiền thanh toán: 41744278 2087213 43831491 Số tiền bằng chữ: Bốn mươi ba triệu tám trăm ba mươi mốt ngàn bốn trăm chín mươi mốt đồng. Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị - Trường hợp NVL mua về không kèm theo hoá đơn: (Theo quy định, NVL mua về có giá trị trên 100.000 đồng phải có hoá đơn GTGT) + Chứng từ sử dụng: Ngoài những chứng từ như trong trường hợp trên, kế toán sử dụng thêm Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn, Phiếu đề nghị nhập kho… + Thủ tục tiến hành: Thủ kho yêu cầu cán bộ vật tư lập phiếu đề nghị nhập kho, ghi rõ họ tên và đơn vị mua, ghi rõ số lượng, đơn giá, thành tiền. Nếu cán bộ vật tư không lập “Phiếu đề nghị nhập kho”, thủ kho không cho phép vật tư đó vào kho. Như vậy, khi hàng đã nhập kho, thủ kho cập nhật phiếu nhập, xuất kho theo số phiếu phát hành, hàng ngày lên báo cáo nhập, xuất, tồn kho để cuối tháng đối chiếu với sổ kế toán. Ngoài trường hợp mua bằng hình thức trả chậm hoặc trả ngay bằng tiền, NVL thường được mua bằng phương thức tạm ứng. Trên cơ sở kế hoạch sản xuất của Công ty hoặc tại các tổ đội, nhân viên thu mua làm đơn xin tạm ứng, số tiền tạm ứng đó thường dùng cho nhiều lần mua hàng. Khi NVL về, người mua phải viết giấy “Giấy đề nghị thanh toán”, sau đó kế toán thanh toán tại các tổ đội sẽ lập “Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng” đính kèm theo Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, Biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu, hợp đồng, thanh lý hợp đồng (trường hợp giá trị hàng hoá lớn hơn 10 triệu đồng) sau đó nộp lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, số lần mua vật liệu…kế toán vật tư tại công ty sẽ trừ dần vào số tiền tạm ứng cho tổ đội đó. Khi hết số tiền tạm ứng, mỗi tổ đội sẽ được tạm ứng số tiền mua vật liệu mới. Cuối tháng, nếu số tạm ứng trong tháng chi mua không hết sẽ chuyển số dư sang tháng mới. Ví dụ 5: Mua vật liệu với giá có thuế GTGT 5% là 78.393.000 đ, nhập kho với số phiếu nhập kho số 23 ngày 24/05/2007, người mua viết giấy đề nghị thanh toán, kế toán tại tổ lập giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng và chuyển lên phòng kế toán, kế toán vật tư sẽ kiểm tra chứng từ và tiến hành định khoản nghiệp vụ như sau: Nợ TK 152 : 74.660.000 Nợ TK 1331: 3.733.000 Có TK 141: 78.393.000 Dưới đây là mẫu giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng do kế toán tại các tổ đội lập: Biểu 3: Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng Công ty CP Xây Dựng số 9 Đội xây dựng số 3 Số : 14 Ngày 30/ 06/ 2007 Giấy hoàn chứng từ thanh toán, tạm ứng. Họ và tên người TT/TƯ : Trần Tuấn Ninh Nợ TK: 1331 3733000 Địa chỉ : CT Nhà Hát ca múa nhạc VN Nợ TK 152 74660000 Nội dung TT/TƯ : Hoàn chứng từ mua máng, cáp, Nắp, nối máng, tháng cáp, nối thang cáp Có TK: 3311 78393000 A – Số tiền đã ứng: - số ngày / / - số ngày / / B – Số tiền đã thanh toán hoàn ứng kì này: - ED/2007B số 0097361 ngày 23 / 06 / 2007 - số ngày / / Hồ sơ khác kèm theo : HĐ GTGT, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận hàng hoá, phiếu thu 78393000 C – Chênh lệch: - Số tạm ứng chi không hết (A-B) - Chi quá số tạm ứng (B-A) Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Kế toán TT Người thanh toán - Trường hợp nhập kho NVL từ những vật tư dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liệu trong sản xuất. Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng, phòng vật tư lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho người nhận để làm thủ tục nhập hàng . Trình tự lập và luân chuyển chứng từ như trên nhưng 1 liên được dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lương hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.  Thủ tục và chứng từ xuất kho NVL: Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất kho, Phiếu đề xuất cấp vật tư… Quá trình luân chuyển chứng từ: Sơ đồ 2.7: Quá trình luân chuyển chứng từ xuất kho NVL CB vật tư tổ, đội Lưu Giấy đề nghị cấp phát VT Trưởng phòng TCKT Duyệt Kế toán vật tư Phiếu xuất kho Thủ kho Xuất kho Kế toán vật tư Nhập số liệu vào MT Trong quá trình thi công, các tổ đội có nhu cầu sử dụng NVL(NVL chính) thì nhân viên của đơn vị đó phải ghi danh mục các NVL với các chỉ tiêu cụ thể như: Số lượng, chủng loại,…Sau đó đưa danh mục lên phòng kế toán của đơn vị để kế toán viết phiếu đề nghị cấp phát NVL nộp lên phòng kế toán Công ty. Căn cứ vào tình hình thực tế thi công, phòng kế toán duyệt xuất và đồng thời lập phiếu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào số lượng NVL tồn kho, định mức dự trữ NVL, lượng thực tế xuất kho và ghi vào cột thực tế xuất. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: Đơn vị nhận vật tư giữ một liên, thủ kho giữ một liên để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm cơ sở hạch toán và lưu giữ. Dưới đây là mẫu phiếu xuất kho: Biểu 4 : Phiếu xuất kho Đơn vị: Cty CPXD số 9 Bộ phận: Đội XDCT số 3 Phiếu xuất kho Ngày 20 tháng 6 năm 2007 Mẫu số: 02 – VT QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC Ngày 20-03-2006 của BTC Nợ: 621 Số: 47 Có: 1521 Họ và tên người nhận hàng: Trần Tuấn Ninh, địa chỉ (bộ phận): Đội 3 Lý do xuất kho: Thi công công trình nhà hát ca múa nhạc Việt Nam. Xuất kho (ngăn lô): đội, địa điểm:…. Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm hàng hoá Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 Thép f8 Kg 358 8857 3170806 Thép f22 Kg 2127 9143 19447161 Thép f10 Kg 1083 10190.5 11036311 Thép f20 Kg 809 10000 8090000 Cộng ´ ´ ´ 41744282 Tổng số tiền (bằng chữ): Bốn mươi mốt triệu bảy trăm bốn mươi bốn ngàn hai trăm tám hai đồng. Số chứng từ gốc kèm theo: Ngày 20 tháng 06 năm 2007 Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc 4.6.2. Hạch toán chi tiết về NVL: * Phương pháp hạch toán: Để quản lý tốt tình hình biến động của NVL theo giá thực tế, kế toán chi tiết NVL tại Công ty CP Xây Dựng số 9 sử dụng phương pháp thẻ song song nhằm mục đích đơn giản hoá việc ghi chép, tiện lợi khi xử lý bằng máy tính, thuận lợi cho công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết hoặc vào cuối kỳ. Nguyên tắc: Tại kho ghi chép về mặt số lượng, ở phòng kế toán ghi chép cả về mặt số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu cụ thể: Tại kho : Hàng ngày ghi nhận chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập , thực xuất vào chứng từ thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã được phân loại cho từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Tại phòng kế toán: Mở sổ chi tiết tài khoản 152 theo từng loại vật liệu cụ thể tương ứng với thẻ kho ở từng kho để phản ánh cả số lượng và giá trị vật liệu. Khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho từ thủ kho kế toán vật tư phải kiểm tra chứng từ ghi đơn giá và thành tiền trên chứng từ, sau đó ghi vào thẻ chi tiết vật liệu, cuối tháng cộng sổ chi tiết và tiến hành kiếm tra đối chiếu với thẻ kho . Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp nhập xuất tồn kho theo từng nhóm loại vật liệu. Dưới đây là trình tự hạch toán theo phương pháp thẻ song song: Sơ đồ 2.8: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày: Quan hệ đối chiếu: Ghi cuối kì: Theo phương pháp này, quy trình hạch toán chi tiết NVL của Công ty CP Xây Dựng số 9 như sau: Tại kho: Vật tư phải được đảm bảo yêu cầu bảo quản tốt về cả số lượng và chất lượng. Vì vậy hàng ngày khi có các nghiệp vụ nhập, xuất kho NVL, căn cứ vào phiếu nhập, xuất, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi sổ thực nhập, thực xuất về chỉ tiêu số lượng. Các chứng từ trước khi ghi sổ phải được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp. Cuối ngày, thủ kho tính ra số lượng tồn kho và ghi vào thẻ kho. Chứng từ sau khi sử dụng để ghi thẻ kho được thủ kho phân loại phiếu nhập, phiếu xuất riêng theo từng thứ rồi gửi lên phòng kế toán theo định kỳ 3 đến 5 ngày. Mỗi thẻ kho theo dõi một loại NVL có cùng nhãn hiệu, quy cách ở cùng một kho. Đầu tháng thủ kho ghi số lượng tồn đầu kỳ căn cứ vào số tồn cuối tháng trước, mỗi nghiệp vụ nhập xuất được ghi một dòng trên thẻ kho theo chứng từ. Cuối tháng căn cứ vào số lượng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho, thủ kho tiến hành lập báo cáo tồn kho vật liệu và đối chiếu với bảng nhập- xuất- tồn do kế toán vật liệu lập, nếu có sự chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân xử lý ngay. Số NVL tồn cuối tháng = NVL tồn đầu tháng + NVL nhập trong tháng – NVL xuất trong tháng Căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho NVL của Công ty vào tháng 6 năm 2007 của thủ kho, tiến hành ghi thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu như sau: Biểu 5: Thẻ kho Đơn vị: Công ty CPXD số 9 Kho: Ninh Bình Thẻ kho Mẫu số 06 VT QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 01/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ: 01/06/2007 Tờ số : 18 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn Mã số:…….. STT Chứng từ Trích yếu Ngày N_X Số lượng Chữ ký của KT S N Nhập Xuất Tồn Tồn kho ngày 1/06/2007 9 1 2 3 4 2 3 26 20 6/06 8/06 18/06 20/06 Anh Bình nhập xi măng Anh Thưởng nhận xm thi công CTHH2 Anh Toàn nhập xm Chị Hiền nhận xm thi công CT Quốc lộ 7-48 ...................... Tổng 55 40 270,2 55 40 270,2 Tồn kho ngày 31/06/2007 9 Tại phòng kế toán: Kế toán phải theo dõi cả về chỉ tiêu và số lượng, chỉ tiêu thành tiền. Hàng ngày hoặc định kỳ 3 đến 5 ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho do chủ kho chuyển lên, kế toán tiến hành nhập các chứng từ vào máy theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ. Trên máy đã cài sẵn các mã vật tư. Khi nhập chứng từ này vào máy, kế toán khai báo kho mã vật tư, số chứng từ, ngày tháng, đơn giá, nội dung vào máy, từ đó máy tự động in ra được sổ chi tiết NVL. Đến cuối tháng trên cơ sở sổ chi tiết, máy sẽ tự động lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn vật liệu. + Sổ chi tiết tài khoản 152 theo dõi chi tiết tình hình nhập- xuất- tồn kho NVL, được ghi chép hàng ngày sau khi nhận được các phiếu nhập, xuất của thủ kho chuyển lên. Cơ sở số liệu là từ các phiếu nhập kho, xuất kho, thẻ kho, sổ chi tiết tài khoản 152 của tháng trước. Phương pháp ghi sổ: Số dư đầu tháng này là số dư cuối tháng trước. Số phát sinh trong tháng: Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng. Số dư cuối tháng: bằng số dư đầu kỳ cộng số nhập trong kỳ trừ đi số xuất trong kỳ. Mỗi trang ghi sổ được ghi cho một loại NVL, ghi theo cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị. Dưới đây là 1 mẫu của sổ chi tiết tài khoản 152 : Bảng 2.1: Sổ chi tiết TK 152 Sổ chi tiết tài khoản 152 Tháng 06/2007 Tên, quy cách hàng hoá: Thép f 20 Đơn vị tính: kg Đơn vị tiền: 1000đ Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày SL TT SL TT SL TT Số dư đầu 1/06/2007 15N 11/06 Nhập thép 10 25.000 250000 53X 23/06 Xuất thép 10 15.000 150000 …… …… ……. …… …… …… …… …… … … Cộng phát sinh tháng 06/2007 67.525 67.525 Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn của tháng trước (cột tồn cuối kỳ của tháng trước chuyển sang ghi vào cột tồn cuối kỳ của tháng này), các cột còn lại được lấy từ sổ chi tiết NVL của tháng này. Ví dụ: Sau khi kế toán cập nhật phiếu nhập kho số 63 và xuất kho số 47 NVL( thép f8, f22, f10, f20) của tháng 6 năm 2007 do thủ kho chuyển lên, máy sẽ tự động lên sổ chi tiết tài khoản 152. Từ số liệu trên biểu chi tiết đến cuối tháng, kế toán máy sẽ tự động lập bảng nhập- xuất- tồn NVL. 4.6.3. Hạch toán tổng hợp NVL: Tại Công ty CP Xây Dựng số 9 do có số lượng vật tư lớn, nhiều chủng loại nên Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tổng hợp NVL nhằm cung cấp thông tin về nhập- xuất- tồn một cách chính xác và kịp thời cho quản lý. Tài khoản sử dụng: +TK 152: Phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của vật liệu +TK 331: Phản ánh quan hệ thanh toán giữa Công ty với người bán, người nhận thầu về các khoản vật tư hàng hoá, lao vụ dịch vụ như hợp đồng đã ký kết. +TK 141: Dùng để theo dõi từng người nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng. Ngoài các TK sử dụng như trên, kế toán còn sử dụng một số TK khác để phản ánh như 111,112, 311, 338, 621, 623, 627,... Sổ sách sử dụng: Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 152, 153, 141, 331, 111, 112…và Bảng cân đối số phát sinh. a. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu: Khi trúng thầu, nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan. Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng..., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK141 (Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng) Có TK 111, 112… Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật tư. Có hai trường hợp xảy ra: +Mua vật tư về nhập kho. + Mua vật tư về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xuất. *Trường hợp mua về nhập kho Công ty CP Xây Dựng số 9 là Công ty xây dựng, tổ chức hoạt động sản xuất theo hình thức khoán nên đối với các tổ đội, vật liệu mua về thường được xuất dùng ngay; tại công ty, đối với nguyên vật liệu chính thì có thể nhập kho hoặc xuất ngay thi công công trình hoặc xuất cho các tổ đội. Vật liệu nhập kho thường là những vật liệu phục vụ thi công công trình đặc biệt là những công trình công nghiệp theo phương pháp cốp pha trượt như: xi măng, sắt, thép…,hoặc sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù khác… - Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cước phí vận chuyển, hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán mã hoá và nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK152 Nợ TK 133 Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng nhận tạm ứng) - Trường hợp mua vật liệu mà chưa thanh toán ngay thì định khoản như sau: Nợ TK 152 Nợ TK 133 Có TK 331( Chi tiết cho từng người bán) Ví dụ 7 : Ngày 11/06/2007, anh Tùng dùng tiền tạm ứng của Công ty mua 25.000kg thép f 20 của cơ sở cán thép Toàn Thắng về nhập kho, theo phiếu nhập kho số 45 với đơn giá là 10.000đ/kg. Kế toán ghi: Nợ TK 152: 250.000.000 Nợ TK 133: 12.500.000 Có TK 141: 262.500.000 *Trường hợp mua về không qua kho mà sử dụng ngay cho thi công công trình, hạng mục công trình. Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho từng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp, kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331 - nếu chưa trả tiền người bán Có TK 141 - nếu thanh toán bằng tạm ứng. Vật liệu mua về không qua kho, được sử dụng gián tiếp như bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật tư, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản tương tự như trường hợp trên. Nợ TK 627 Nợ TK 133 Có TK 331, 141 Ví dụ 8 : Ngày 28/06/2007, anh Hoàng mua xi măng của Công ty TNHH Thương mại Hoàng Hải, tổng số tiền là 60.000.000 đồng (trong đó VAT là 10%) chưa thanh toán, xuất cho thi công công trình nhà hát ca múa nhạc Việt Nam: Nợ TK 621: 60.000.000 Nợ TK 133: 6.000.000 Có TK 331: 66.000.000 Quá trình tạm ứng mua vật tư phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ được quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau: + Giấy đề nghị tạm ứng + Phiếu chi tiền + Báo cáo thanh toán tạm ứng + Các chứng từ gốc: Hoá đơn mua hàng, Biên lai cước phí vận chuyển ... Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số dư tạm ứng với người phụ trách công trình theo định khoản: Nợ TK 331 Có TK 141 Cũng có trường hợp vật liệu mua về được trả bằng tiền vay ngắn hạn thì được định khoản như sau: Nợ TK 331 Có TK 311 Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vật liệu nhập kho, mua vật tư dùng ngay thi công công trình hạng mục công trình được kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, Phiếu chi..........Sau đó mã hóa và nhập số liệu vào máy. Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tổng hợp và phân loại sau đó được in ra các mẫu sổ có liên quan của hình thức sổ nhật ký chung. + Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141 Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331 + Sổ chi tiết TK 331 Loại sổ này được sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với người bán và được chi tiết cho từng đối tượng thanh toán liên quan. b. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu: Để phản ánh quá trình xuất vật liệu kế toán sử dụng TK152, TK621, TK627, TK331 và một số các TK liên quan khác như TK133, TK642... để phản ánh. Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở Công ty được tính theo giá thực tế đích danh có nghĩa là khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tình ra giá thực tế xuất kho. *Nội dung kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở Công ty. Vật liệu xuất kho của Công ty thường được sử dụng cho mục đích sau: +Phục vụ cho thi công trình thường là vật liệu mua về dùng ngay không qua kho. + Phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng máy móc phục vụ cho thi công công trình. Những vật liệu này thường là vật liệu trong kho. +Phục vụ cho mục đích khác như : xuất bán, xuất làm nhà kho tại đội. *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu hạn mức vật tư, bảng quyết toán tạm ứng về khối lượng xây lắp hoàn thành. Kế toán mã hoá, nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 621 Có TK152 ( nếu vật liệu mua về nhập kho sau đó mới xuất dùng ) Hoặc : Nợ TK 621 Nợ TK 133 Có TK 331 (nếu vật liệu mua về dùng ngay cho thi công công trình) Ví dụ 9: Theo chứng từ xuất kho số 28 ngày 17/06/2007 xuất vật liệu phục vụ thi công công trình nhà hát ca múa nhạc Việt Nam. Nghiệp vụ được thể hiện trên nhật ký chung và sổ cái TK 152 kế toán ghi: Nợ TK 621: 43.795.350 Có Tk 152: 43.795.350 *Trường hợp xuất vật liệu phục vụ cho chữa máy, cho việc quản lý xí tổ đội, xí nghiệp… kế toán định khoản như sau: Nợ TK 627(2) Có TK 152 Ví dụ 10 : Chi phí vật liệu (TK 627(2)) tại công trình nhà hát ca múa nhạc Việt Nam căn cứ vào chứng từ số 55 xuất vật liệu cho văn phòng quản lý xí nghiệp Nợ TK 627(2): 4.500.000 Có TK 152: 4.500.000 *Trường hợp vật liệu xuất kho sử dụng cho hoạt động chung của toàn doanh nghiệp: Nợ TK 642 Có TK 152 Ví dụ : Theo phiếu xuất 52 ngày 21/6/07 xuất vật liệu sửa chữa nhà văn phòng, kế toán ghi: Nợ TK 642: 17.852.000 Có TK 152: 17.852.000 ….. Kế toán cũng tiến hành mã hoá, nhập số liệu vào máy như trường hợp kế toán tổng hợp nhập vật liệu, sau đó in ra các mẫu sổ để tiên cho việc theo dõi. Dưới đây là một số mẫu sổ: Bảng 2.2: Trích sổ nhật ký chung Tháng 06 năm 2007 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có N25 04/06 Nhập thép f20, f22: - Nguyên liệu, vật liệu 152 17.500.000 - Thuế GTGT được khấu trừ 1331 875.000 - Tiền mặt 111 18.375.000 X18 06/06 Xuất 35 tấn xi măng Nghi Sơn PCB40 thi công CT nhà hát - Chi phí NVLTT - Nguyên vật liệu 621 152 29.272.727 29.272.727 N45 11/06 Mua thép f20, nhập kho trả bằng tiền gửi ngân hàng - Nguyên vật liệu 152 250.000.000 - Thuế GTGT được khấu trừ 1331 12.500.000 - Tiền gửi NH 112 262.500.000 X28 17/06 Xuất vật liệu thi công nhà hát - Chi phí NVLTT 621 43.795.350 - Nguyên vật liệu 152 43.795.350 N63 18/06 Nhập thép f8, f22, f10, f20 - Nguyên vật liệu - Thuế VAT được khấu trừ - Phải trả người bán 152 1331 331 41.744.278 2.087.213 43.831.492 X47 20/06 Xuất kho thép f8, f22, f10, f20 thi công nhà hát - Chi phí NVLTT - Nguyên vật liệu 621 152 41.744.278 41.744.278 X52 21/06 Xuất vật liệu sửa chữa nhà văn phòng - Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 27.855.000 - Nguyên vật liệu 152 27.855.000 X55 23/06 Xuất vật liệu cho văn phòng quản lý xí nghiệp tại công trình nhà hát ca múa nhạc 621 - Chi phí sản xuất chung 627(2) 4.500.000 - Nguyên vật liệu 152 4.500.000 N75 23/06 Mua nguyên vật liệu nhập kho chi bằng tiền tạm ứng - Nguyên vật liệu 152 74.660.000 - Thuế VAT được khấu trừ - Tạm ứng 1331 141 3.733.000 78.393.000 N77 24/06 Nhập ăcquy - Nguyên liệu, vật liệu 152 1.549.320 - Thuế GTGT được khấu trừ 133 15.493 - Phải trả người bán 331 1.564.813 X63 25/06 Xuất thép f20 phục vụ thi công CT nhà hát ca múa nhạc VN - Chi phí NVLTT 621 150.000.000 - Nguyên liệu vật liệu 150.000.000 N81 28/06 Mua xi măng xuất dùng luôn thi công CT nhà hát ca múa nhạc VN - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 60.000.000 - Thuế GTGT được khấu trừ 133 6.000.000 - Phải trả người bán 331 66.000.000 Bảng 2.3: Sổ cái TK 152 Tổng công ty Công ty CP Xây Dựng số 9 xnkxd vn Công ty cổ phần xây dựng số 9 Sổ cái TK 152 - Nguyên liệu vật liệu Tháng 06/2007 Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Phát sinh Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 42.850.000 … … ….. …… …. …… N25 04/06 Nhập thép f20, f22 111 17.500.000 X18 06/06 Xuất ximăng 621 4.200.000 …. …. …. …. …. …. X47 20/06 Xuất thép f8,f22... 621 41.744.278 X52 21/06 Xuất vật liệu 642 27.855.000 X55 23/06 Xuất vật liệu 627 4.500.000 N75 23/06 Nhập clanke 141 74.660.000 N77 24/06 Nhập ắc quy 331 1.549.320 …. …. …. …. …. …. Cộng số phát sinh 278.525.000 128.550.000 Số dư cuối kỳ 192.825.000 Ngày 30 tháng 06 năm 2007 Người lập Kế toán trưởng Chương III đánh giá, nhận xét và một số ý kiến đề xuất I. Đánh giá về công tác quản lý. 1.1. Ưu điểm. Trong những năm gần đây, nhất là khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại quốc tế WTO, Công ty đã có nhiều thay đổi phù hợp với xu thế phát triển mới. Công ty đã mạnh dạn ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại như công nghệ cốp pha trượt và thi công bê tông cốt thép dự ứng lực, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, 2000… Bên cạnh đó, Công ty còn đưa ra nhiều biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất và hạ giá thành xây lắp, tăng hiệu quả vốn đầu tư như: căn cứ vào các dự toán công trình, Công ty lập được kế hoạch dự trù vật tư vật liệu... làm cơ sở cho việc theo dõi giám sát lượng vật tư cần cung cấp, từ đó kịp thời đưa ra các biện pháp cụ thể làm giảm vật tư tiêu hao mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. Công ty đã đề ra giá thành kế hoạch sản xuất là chỉ tiêu quan trọng trong hệ thống chỉ tiêu kế hoạch tài chính của Công ty là mục tiêu phấn đấu nhằm giảm chi phí, hạ giá thành thực tế, tăng lợi nhuận cho Công ty. Công ty rất coi trọng vấn đề chất lượng, tiến độ hoàn thành công việc và chữ tín đối với khách hàng. Ngoài ra, Công ty còn rất chủ động trong sản xuất kinh doanh, bên cạnh nhiệm vụ thi công các công trình do tổng giao, Công ty tự tìm kiếm, ký kết hợp đồng với các đơn vị ngoài ngành có nhu cầu xây dựng, lắp đặt, thể hiện sự linh động trong công tác đấu thầu, góp phần tạo công ăn việc làm tăng thu nhập cho cán bộ công nhân viên, tăng tích luỹ cho Công ty và đóng góp cho ngân sách nhà nước. Mô hình quản lý của Công ty được xây dựng gọn nhẹ, hiệu quả, phân công chức năng nhiệm vụ cho từng người rõ ràng đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. Cán bộ, công nhân viên trong Công ty làm việc tương đối nghiêm túc, hiệu quả. 1.2. Hạn chế: - Đối với công tác quản lý trong toàn bộ Công ty : + Về quản lý nguồn nhân lực: Về mặt chất lượng còn một vài hạn chế như một số cán bộ kỹ thuật trẻ chưa hiểu rõ về thiết bị, quy trình công nghệ cốp pha trượt, thiếu kinh nghiệm thực tế nên dẫn đến việc đề ra các biện pháp thi công còn sơ sài, thiếu chuẩn xác; công tác điều động cán bộ giữa các công trình còn chưa hợp lý ; + Hoạt động công nợ: Chưa chủ động trong công tác đối chiếu công nợ, chưa giải quyết được các công nợ khó đòi của các dự án như: Xi măng Hải Vân, Đài nước Nam Triệu; + Công tác quản lý an toàn lao động: Còn nhiều bất cập, yếu kém như việc sử dụng bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ chưa được thực hiện triệt để tại các chi nhánh, tổ, đội như chi nhánh Ninh Bình, Ban B1, Đội vận hành TBCN...; + Về việc lập kế hoạch: Chưa sát với thực tế thi công dẫn đến nhiều sai sót, gây lãng phí, thất thoát, đội giá thành công trình. - Đối với công tác quản lý NVL: + Tại khâu thu mua: Do đặc điểm của cơ chế khoán, các tổ đội tự mua NVL phụ thực hiện thi công công trình, nhưng công ty lại chưa có cơ chế quản lý, kiểm soát thích đáng chủng loại, chất lượng, số lượng NVL tự mua này. Do vậy có thể dẫn đến hành vi sai phạm, gian lận, gây ảnh hưởng đến chất lượng công trình, giảm uy tín của công ty và các mối làm ăn lâu dài; + Tại khâu bảo quản và sử dụng: Đối với các công trình lớn, địa điểm xa kho hàng của công ty và thời gian thi công trên 1 năm, trong quá trình vận chuyển dễ gây ra thất thoát. Các kho chứa NVL tại công trường thường nhỏ, tạm bợ, không kiên cố, thời gian lưu trữ khá lâu nên các loại vật tư nhỏ, phụ hay bị thất thoát, một số NVL chính như các loại thép lớn…thường để ở ngoài dễ bị hao mòn, giảm chất lượng và thất thoát gây ảnh hưởng đến chất lượng và đội giá thành công trình. 1.3. Một số ý kiến đề suất: - Đối với công tác quản lý trong toàn bộ Công ty : + Về nguồn nhân lực: Công ty nên chú ý đến công tác điều động cán bộ giữa các công trình hợp lý hơn, chú ý đến yếu tố khoảng cách giữa các công trình và đặc điểm công việc của từng cán bộ. Bên cạnh đó, đối với những cán bộ trẻ mới vào làm, công ty nên cho khoảng thời gian thử việc hợp lý và có cán bộ hướng dẫn cụ thể; + Hoạt động công nợ: Công ty nên đẩy mạnh công tác nghiệm thu, đôn đốc thu hồi vốn trên tất cả các công trường; + Về việc lập kế hoạch: Nên có công tác tìm hiểu kỹ lưỡng về công trình sắp thi công, về tất cả các yếu tố ảnh hưởng trong quá trình thi công công trình nhằm đưa ra kế hoạch hợp lý hơn, sát với thực tế thi công. - Đối với công tác quản lý NVL: + Tại khâu thu mua : Công ty nên chỉ định việc mua vật tư tại các đại lý, không mua lẻ ở ngoài nhằm giảm các hiện tượng gian lận làm giảm chất lượng công trình ; + Tại khâu bảo quản và sử dụng : Công ty nên đặt ra tiêu chuẩn chặt chẽ hơn về chất lượng các kho tàng bến bãi được sử dụng tại các công trình, tổ đội, đầu tư nhiều hơn trong việc xây dựng mới các kho tàng nhằm giảm thiểu tình trạng suy giảm chất lượng các NVL được bảo quản. Công ty cũng nên tăng cường các hoạt động kiểm kê bất thường các kho tàng nhằm giảm thiểu khả năng thất thoát NVL do chủ ý. Ngoài ra, Công ty nên có quy định rõ ràng về mức thưởng phạt đối với thủ kho nhằm khuyến khích và nâng cao ý thức trách nhiệm của thủ kho trong công việc trông giữ, bảo quản NVL. II. Đánh giá về công tác kế toán. 2.1. Ưu điểm: a. Đối với công tác kế toán chung: - Nhìn chung, công tác kế toán tại Công ty đã được tổ chức khá tốt từ các bộ phận ở tổ đội đến các phòng ban trong công ty. Các phần hành kế toán được thực hiện đầy đủ, hệ thống tài khoản, chứng từ, sổ sách đúng với chế độ kế toán hiện hành do Bộ Tài Chính quy định, đồng thời phù hợp với quy mô và đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; - Công ty đã áp dụng phần mềm kế toán nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán thủ công giúp giảm thiểu khối lượng công việc cần làm, tránh được những sai sót số học sảy ra trong quá trình ghi chép số liệu và tổng hợp tính toán, tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả trong công việc; - Về cơ bản, hệ thống sổ kế toán của Công ty được lập đúng, đầy đủ theo quy định với ưu điểm là sổ sách được lập vào cuối tháng. Như vậy, trong tháng có phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa được dễ dàng. Ngoài ra, việc các sổ kế toán đều được cập nhật thường xuyên nên rất thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp. b. Đối với công tác kế toán NVL : - Các nhân viên kế toán đã phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình biến động và sử dụng NVL tại Công ty; - Kế toán tổng hợp NVL được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung rất phù hợp với thực trạng NVL có quy mô, chủng loại khá đa dạng và đặc thù sản xuất kinh doanh tại Công ty; - Kế toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp thẻ song song nên công tác hạch toán có ưu điểm là đơn giản, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra. 2.2. Hạn chế: Bên cạnh các mặt tích cực, công tác kế toán của Công ty còn có một số hạn chế thiếu sót nhất định cần hoàn thiện như sau: - Sự phối kết hợp giữa phòng ban kế toán của Công ty với bộ phận kế toán dưới các tổ đội còn chưa hợp lý, chặt chẽ khiến cho công tác nghiệm thu thanh quyết toán, lưu trữ hồ sơ của các công trình nhất là các công trình do đơn vị tự tìm kiếm còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc; - Thực trạng NVL tại Công ty khá đa dạng và phong phú trong khi đó việc lập bảng phân bổ vật liệu của Công ty không phản ánh cho từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152, cách làm này gây khó khăn cho việc quản lý vật liệu của Công ty; - Công ty áp dụng phương pháp tính giá NVL theo phương pháp giá thực tế đích danh. Phương pháp này chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư và không phù hợp với những doanh nghiệp có số lượng vật tư khá nhiều như Công ty CP Xây Dựng số 9. Vì vậy điều này gây khó khăn trong quá trình hạch toán, dễ sảy ra tình trạng vật tư sử dụng không đúng thời hạn, không đảm bảo chất lượng, gây lãng phí, ứ đọng vốn; 2.3. Một số ý kiến đề suất nhằm hoàn thiện công tác kế toán. ý kiến 1: Bộ phận phòng ban kế toán trong Công ty và bộ phận kế toán của các tổ đội nên có sự hợp tác, kế hợp chặt chẽ hơn, các thông tin kế toán nên được thông báo một cách nhanh chóng, đầy đủ để kế toán tại các tổ đội nắm vững được tình hình chung trong công tác thi công công trình giúp công tác nghiệm thu, thanh quyết toán giải quyết nhanh chóng hơn. ý kiến 2: Về việc lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. Hiện nay, bảng phân bổ vật liệu của Công ty chưa phản ánh từng loại vật liệu mà phản ánh tổng cộng cho tài khoản 152. Như vậy sẽ gây khó khăn cho quản lý nguyên vật liệu. Vì vậy Công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu. Mẫu bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: Bảng 3.1: Bảng phân bổ NVL Đơn vị: Bộ phận: Mẫu số: 07-VT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng…năm… Số:………. S TT Có Nợ 1521 1522 1523 …… Cộng có 152 1 2 3 4 5 6 1542 …… 621 …… 627 …... 632 …… 641 …… 642 …… Cộng Ngày… tháng…năm… Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) + Các cột dọc 1521, 1522,… phản ánh chi tiết các loại vật liệu dùng trong tháng được tính theo giá thực tế; + Các dòng ngang phản ánh đối tượng sử dụng NVL; + Hàng ngang phản ánh đối tượng sử dụng của các loại vật liệu. Điều này cho phép Công ty tạo ra khả năng hạ giá thành sản phẩm có thể thực hiện được bằng cách quản lý và theo dõi chặt chẽ cả về mặt số lượng và giá trị, vật liệu xuất dùng trong tháng của từng loại, từng nhóm và từng thứ vật liệu. ý kiến 3 : Công ty nên sử dụng giá hạch toán để thay thế cho giá thực tế đích danh trong việc tính giá NVL xuất kho. Hàng ngày hoặc định kỳ 5 đến 10 ngày, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập, xuất kho lên phòng kế toán. Sau đó kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết theo giá hạch toán quy định. Cuối tháng, tiến hành điều chỉnh giá hạch toán sang giá thực tế theo hệ số giá như sau : Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ Hệ số giá = Giá hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán NVL xuất kho Giá thực tế NVL xuất kho = Hệ số giá NVL x Giá hạch toán NVL xuất kho Phương pháp này sẽ thích hợp với Công ty CP Xây Dựng số 9 khi số lượng và chủng loại vật tư nhiều như hiện nay. Phương pháp sẽ giúp công việc hạch toán được tiến hành thuận lợi hơn, công tác tính giá thành cũng nhanh chóng hơn. Kết luận Trong quá trình thực tập tại Công ty xây dựng số 9, em đã được các cô chú, anh chị trong phòng ban kế toán giúp đỡ, tạo mọi điều kiện để hoàn thành bản báo cáo này. Qua 3 tháng thực tập em đã bổ sung được kiến thức thực tế và nắm vững hơn về lý thuyết kế toán, từ đó nhận thức được tầm quan trọng của quá trình thực tế tại doanh nhất là đối với sinh viên chuẩn bị ra trường. Đây chính là điều kiện để sinh viên tìm hiểu sâu hơn những kiến thức mà chỉ có qua công tác thực tế mới có được, tạo tiền đề thuận lợi cho sinh viên bước vào công tác thực tế sau này. Với những nội dung được trình bày trong bản báo cáo này, em đã cố gắng phản ánh trung thực nhất tình hình tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp. Trên cơ sở những hiểu biết của mình, em đã mạnh dạn đưa ra nhận xét và một vài kiến nghị về công tác quản lý và tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty Do trình độ thực tế, nhận thức của bản thân và thời gian nghiên cứu còn hạn chế nên bản báo cáo này cũng không tránh khỏi những sai sót và hạn chế, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chỉ bảo của thầy cô giáo và các cô, chú, anh, chị phòng tài chính kế toán của Công ty để em có được kiến thức đầy đủ hơn và hoàn thành bài báo cáo này. Tài liệu tham khảo Lý thuyết và thực hành Kế toán Tài chính- NXB Đại học kinh tế quốc dân, năm 2006. Luật doanh nghiệp Chuẩn mực kế toán Việt Nam – NXB Bộ Tài Chính Hệ thống kế toán Việt Nam –NXB Tài Chính, năm 2006 Chuyên đề tốt nghiệp của khoá trước