Kế toán Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội

. * Kế toán tổng hợp: Lập các Báo cáo Tài chính, các báo cáo gửi các cơ quan nhà nước theo quy định. Ngoài ra còn lập 1 số báo cáo về điều tra, ước tính. Lập các báo cáo quyết toán với Trung tâm điều hành giao thông đô thị, Sở giao thông công chính Theo dõi và báo cáo các dòng tiền, các khoản vay, các khoản đầu tư tài chính của Công ty Phản ánh tổng hợp, chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ. Kiểm kê định kỳ hoặc đột suất TSCĐ khi có yêu cầu. Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi toàn bộ TSCĐ và sự biến động của TSCĐ tại các đơn vị hạch toán phụ thuộc, quản lý danh mục mã TSCĐ đảm bảo sự thống nhất. Lập bảng kê, phân bổ khấu hao, bảo phân bổ lương, phân bổ nguyên vật liệu. Theo dõi phần vốn góp của lái xe Lập tờ khai thuế và báo cáo thuế theo quy định. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công. * Kế toán công nợ: có nhiệm vụ, theo dõi các khoản công nợ của công ty và đưa vào sổ công nợ * Kế toán quỹ và quản lý vé lệnh: Có nhiệm vụ giữ tiền mặt, thu chi tiền mặt vào sổ quỹ. Phát lương thưởng cho CBCNV đúng kỳ hạn Đi nộp hoặc rút tiền tại ngân hàng, kho bạc Theo dõi chuyển nhượng cổ phiếu, cổ đông, lập danh sách cổ đông Theo dõi cổ phiếu trả chậm Lập dự trù các loại vé cần in, gửi yêu cầu đặt in cho Trung tâm quản lý điều hành giao thông đô thị hoặc Chi cục Thuế Hà nội đối với vé tuyến liên tỉnh, đảm bảo luôn có đủ vé cho hoạt đọng Bus và liên tỉnh Làm thủ tục in lệnh, nhận vé, mua hóa đơn với Chi cụ thuế Hà Nội và các đơn vị có liên quan, đảm bảo cung cấp đầy đủ vé lệnh và hóa đơn GTGT cho các bộ phận trực tiếp kinh doanh. Quản lý, cấp phát và thanh quyết toán hóa đơn, ấn chỉ với các bộ phận sử dụng hàng tháng, quý, năm tài chính. Chịu trách nhiệm về việc quản lý, cấp phát và lưu giữ hóa đơn gốc và các ấn chỉ khác theo quy định Lập Báo quyết toán vé lệnh, vé, hóa đơn với các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định Kiểm tra hóa đơn nhiên liệu, cầu phà Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công * Kế toán thanh toán: Theo dõi chi tiết thanh toán với người bán Thanh toán bảo hiểm cho CNV Theo dõi tình hình trích lập và sử dụng quỹ, tình hình tồn quỹ tiền mặt. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công * Kế toán chi tiết: Theo dõi phản ánh, tổng hợp, chi tiết các khoản công nợ khách hàng Chia cổ tức Theo dõi nhiên liệu hoạt động của xe Bus, phối hợp với phòng nhân sự tính toán tiền nhiên liệu cho trả cho lái xe và nhân viên bán vé theo định mức Lập báo cáo quyết toán nội bộ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công 1.4.2. Hình thức sổ kế toán. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán, trên cơ sở nhận biết đặc điểm, nội dung, phương thức ghi chép của mỗi hình thức kế toán, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Sơ đồ 1.5: Hình thức Sổ nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Công ty hạch toán Hàng tồn kho theo phương pháp Kê khai thường xuyên Kỳ hạch toán tại Công ty là 1 tháng Kế toán tiến hành tính và nộp Thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ 1.4.3. Đặc điểm vận dụng chế độ chính sách kế toán. Công ty cổ phần xe khách Hà Nội nằm dưới sự quản lý của Sở giao thông công chính Hà Nội nên công ty áp dụng giá cước do Sở giao thông công chính qui định. Công ty không được phép thay đổi giá hay áp dụng một mức giá khác. Công ty cổ phần xe khách Hà Nội thực hiện niên độ kế toán từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12, đơn vị tiền tệ trong ghi chép kế toán thống nhất là Việt Nam đồng (VNĐ) Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo mà Công ty sử dụng đều tuân theo đúng chế độ kế toán mà Nhà nước ban hành. Công ty tính và khấu hao TSCĐ theo quyết định 206/2003/QĐ-BTC  PHẦN 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TÀI SẢN HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XE KHÁCH HÀ NỘI TẠI NĂM 2006 2.1. Kế toán chi tiết Tài sản cố định hữu hình 2.1.1. Phân loại Tài sản cố định hữu hình sử dụng: Phân loại theo hình thái biểu hiện: Tài sản cố định tại Công ty được chia làm 3 loại: - Nhà cửa, vật kiến trúc bao gồm: Đất đai, nhà xưởng, sân bãi...với tổng nguyên giá : 2.388.499.566VND Thiết bị, dụng cụ quản ý bao gồm: Bàn ghế phòng họp, máy phôt, máy điều hòa, máy vi tính... với tổng nguyên giá: 143.182.918 VND Phương tiện vận tải : bao gồm 127 xe ôtô các loại với tổng giá trị: 45.906.626.590VND Phân loại theo nguồn hình thành: Tài sản cố định của Công ty được hình thành chủ yếu từ: Mua mới: 23.658.896.870 VND Sửa chữa xây dựng hoàn thành: 1363.023.238 VND Theo dõi tồn đầu: Còn lại là tài sản cũ tồn đầu chuyển từ Công ty vận tải hành khách phía Bắc sang. Ngoài ra, do đặc thù kinh doanh vận tải nên Tài sản cố định của Công ty, mà cụ thể là phương tiện vận tải được hình thành từ vốn góp của lái xe và vốn góp tự có của công ty, cụ thể: Bảng 2.1: Bảng tổng hợp TSCĐ theo nhóm Tài sản và Nguồn vốn ĐVT: VND STT Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành Nguyên giá GT đã khấu hao GT còn lại 1 Nhà cửa vật kiến trúc 2.388.499.566 1.689.066.267  699.433.299 1.1 Vốn tự có 2.388.499.566 1.689.066.267 699.433.299 2 Thiết bị dụng cụ quản lý 143.182.918 116.302.018 26.880.900  2.1 Vốn tự có 143.182.918 116.302.018 26.880.900 3 Phương tiện vận tải 45.906.626.590 15.124.783.776 31.230.450.000 3.1 Vốn tự có 23.169.002.906 9.496.328.776 13.672.674.130 3.2 Vốn góp của lái xe 22.737.623.684 5.628.455.000 17.109.168.684 4 TSCĐ vô hình 140.952.000 140.952.000 4.1 Vốn tự có 140.952.000 140.952.000 5 Tổng cộng 48.579.261.074 17.071.104.061 31.508.157.013 5.1 Vốn tự có 25.841.637.390 11.442.649.061 14.230.450.000 5.2 Nguồn vốn góp của lái xe 22.737.623.684 5.628.455.000 17.109.168.684  Phân loại theo mục đích sử dụng:  Bảng 2.2: Bảng tổng hợp TSCĐ theo bộ phận và nhóm Tài sản ĐVT: VND STT Tên loại Nguyên giá GT đã khấu hao GT còn lại 1 Nhà cửa, vật kiến trúc 773.332.651 246.323.449 527.009.202 2 Bến xe Phúc xá 588.379.415 422.165.200 166.214.215  2.1 Nhà cửa, vật kiến trúc 447.427.415 281.213.200 166.214.215 2.2 TSCĐ vô hình 140.952.000 140.952.000 3 Khối Văn phòng 1.429.420.418 1.396.329.636 6.209.882  3.1 Nhà cửa, vật kiến trúc 1.036.237.500 1.030.027.618 6.209.882 3.2 Thiết bị dụng cụ quản lý 143.182.918 116.302.018 3.3 Phương tiện vận tải 250.000.000 250.000.000 4 Xưởng sửa chữa 131.502.000 131.502.000 4.1 Nhà cửa, vật kiến trúc 131.502.000 131.502.000 5 Đoàn xe 1 15.328.157.193 8.839.580.227 6.488.576.966  5.1 Phương tiện vận tải 15.328.157.193 8.839.580.227 6.488.576.966 6 Đoàn xe 2 8.417.278.927. 5.173.351.701 3.243.927.226  6.1 Phương tiện vận tải 8.417.278.927 5.173.351.701 3.243.927.226 7 Tổng cộng 48.579.261.074 17.071.104.061 31.508.157.013 7.1 Nhà cửa, vật kiến trúc 2.388.499.566 1.689.066.267 699.433.299 7.2 Thiết bị dụng cụ quản lý 143.182.918 116.302.018 26.880.900 7.3 Phương tiện vận tải 45.906.626.590 15.124.783.776 30.781.842.814 7.4 TSCĐ vô hình 140.952.000 140.952.000 2.1.2. Đánh giá tài sản cố định hữu hình 2.1.2.1 Đánh giá nguyên giá của tài sản cố định hữu hình. * Tài sản cố định hình thành do mua sắm mới: Nguyên giá tài sản cố định hình thành do mua sắm mới được xác định theo giá trị ghi trên hóa đơn GTGT, căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán định khoản như sau: BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211: Nguyên giá Nợ TK1332: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112, BT2: Kết chuyển tăng nguồn vốn tương ứng Nợ TK 414, 431, 441 Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh: Nguyên giá Ví dụ: Ngày 26/06/2006, Công ty mua 01 ô tô Nadibus của công ty XNK vật tư Thăng Long bằng tiền mặt với nguyên giá là 258.965.920đ, thuế giá trị gia tăng 5%, TSCĐ này được mua bằng nguồn vốn xây dựng cơ bản. Kế toán tiến hành định khoản như sau: BT1: Ghi tăng nguyên giá TSCĐ Nợ TK 211: 258.965.920đ Nợ TK1332: 12.948.296đ Có TK 111: 271.914.216đ BT2: Kết chuyển tăng nguồn vốn tương ứng Nợ TK 414: 258.965.920đ Có TK 411- Nguồn vốn kinh doanh: 258.965.920đ * Tài sản cố định hình thành do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao thì nguyên giá được xác định căn cứ theo hồ sơ xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. 2.1.2.2. Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định hữu hình. Tài sản cố định được thể hiện theo nguyên giá trừ hao mòn lũy kế. Nguyên giá tài sản cố định bao gồm các chi phí mà Công ty bỏ ra để có được tài sản cố định tính đến thời điểm đưa tài sản cố định đó vào trạng thái sẵn sàng sử dụng. Các chi phí phát sinh sau ghi nhận ban đầu chỉ được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định nếu các chi phí này chắc chắn làm tăng lợi ích kinh tế trong tương lai do sử dụng tài sản đó. Các chi phí không thỏa mãn điều kiện trên được ghi nhận là chi phí trong kỳ. Khi tài sản cố định được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao lũy kế được xóa sổ và bất kỳ khoản lãi lỗ nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào thu nhập hay chi phí phát sinh trong kỳ. Việc tính khấu hao tức là tính vào chi phí sản xuất phần giá trị hao mòn máy móc thiết bị tạo ra nguồn vốn để tái sản xuất tài sản cố định. Phương pháp tính khấu hao mà Công ty đang áp dụng là phương pháp khấu hao theo đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với hướng dẫn tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính. Số năm khấu hao của các loại như sau: Nhà cửa, vật kiến trúc: 5 – 15 năm Máy móc thiết bị: 6 năm Phương tiện vận tải, truyền dẫn: 6 – 10 năm Thiết bị, dụng cụ quản lý: 4 năm Công ty xác định giá trị còn lại của tài sản cố định để có kế hoạch thay thế, lắp mới, sửa chữa kịp thời phục vụ cho nhu cầu sản xuất. Khấu hao TSCĐ được tính tròn tháng Công thức tính và phân bổ khấu hao như sau: Nguyên giá TSCĐ Số trích khấu hao mỗi năm = Số năm sử dụng TSCĐ Số khấu hao phải trích trong năm Số trích khấu hao mỗi tháng = 12 2.1.3. Chứng từ và thủ tục kế toán tăng giảm tài sản cố định hữu hình Kế toán chi tiết tài sản cố định ở phòng kế toán tài vụ được thực hiện trên các sổ tài sản cố định và thẻ tài sản cố định. + Khi có tài sản cố định tăng thêm thì doanh nghiệp phải tiến hành nghiệm thu, bàn giao tài sản cố định. Đối với tài sản cố định mua sắm thì căn cứ vào đó kế toán phải kiểm tra chứng từ gốc như: Các mã hiệu, ký hiệu, năm sản xuất có phù hợp thực tế không. Có ghi đầy đủ các chỉ tiêu không như bảo hành sau đó mới làm thủ tục và thanh toán tiền trả cho bên bán. Căn cứ vào đó kế toán lập thẻ tài sản cố định. Đồng thời kế toán ghi vào sổ tài sản cố định toàn Công ty. * Các chứng từ bao gồm: - Biên bản giao nhận tài sản cố định - Hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho - Biên bản thanh lý TSCĐ - Thẻ tài sản cố định + Việc giảm tài sản cố định tại Công ty khi thanh lý nhượng bán tài sản cố định thì kế toán căn cứ theo tình hình sử dụng thực tế của tài sản. Các tài sản không có nhu cầu sử dụng thì đề nghị nhượng bán, còn các tài sản sử dụng được mà không bán được đề nghị làm thủ tục thanh lý tài sản cố định. * Chứng từ và thủ tục kế toán tăng tài sản cố định hữu hình + Tài sản cố định hữu hình do mua sắm. Phòng kỹ thuật – vật tư của Công ty có nhiệm vụ theo dõi và kiểm tra hiện trạng TSCĐ tại Công ty từ đó phát hiện ra nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm, trang bị mới TSCĐ trình lên giám đốc. Sau khi được giám đốc phê duyệt (quyết định nguồn vốn đầu tư), phòng kỹ thuật – vật tư tiến hành việc mua sắm: lựa chọn nhà cung cấp và ký kết hợp đồng Trong tháng 06 năm 2006, căn cứ theo quyết định tăng TSCĐ của giám đốc thì hợp đồng kinh tế về việc mua một chiếc ô tô NADIBUS của công ty XNK vật tư Thăng Long được lập với nội dung như sau : CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -----------***---------- HỢP ĐỒNG MUA BÁN Số: 42 HN ngày 26/06/2006 - Căn cứ Pháp lệnh HĐKT của Hội đồng Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 25/09/1989. - Căn cứ Nghị định số 385 HĐBT ngày 07/11/1990 của Hội đồng Bộ trưởng. - Căn cứ vào nhu cầu mua bán phương tiện bốc dỡ của hai bên. Chúng tôi gồm : Đại diện bên mua (gọi tắt bên A): Ông : Nguyễn Trọng Tuấn – Giám đốc Công ty Cổ phần xe khách HN Địa chỉ : Gác 2 bến xe Gia Lâm, Hà Nội Điện thoại : 04.8271923 Fax : 04.71923 – 04.8733780 Mã số thuế : 010010501 – 7 Đại diện bên bán (gọi tắt bên B): Ông : Nguyễn Thế Hưng – Phó giám đốc công ty XNK vật tư Thăng Long Địa chỉ : 28 A4 Phạm Hồng thái Điện thoại : 04.7161087 Fax : 04.7161077 Mã số thuế : 5700365341 Hai bên nhất trí thoả thuận ký HĐ mua bán với các điều khoản sau : ĐIỀU I : Nội dung hợp đồng : Bên B cung cấp cho bên A thiết bị theo danh mục sau : STT Tên hàng – Quy cách Đơn vị Số lượng Đơn giá (đ) Thuế (5%) Thành tiền (đ) 1 Ô tô NADIBUS chiếc 01 258.965.920 12.948.296 271.914.216 ĐIỀU II : Chất lượng hàng hoá bảo hành ĐIỀU III : Phương thức thanh toán : - Trị giá hợp đồng : 271914216 (Hai trăm bảy mốt triệu, chín trăm mười bốn nghìn, hai trăm mười sáu) - Hình thức thanh toán : Bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt - Thời gian thanh toán : Sau khi Bàn giao phương tiện 3 ngày ĐIỀU VI : Điều khoản chung : ĐẠI DIỆN BÊN MUA ĐẠI DIỆNBÊN BÁN (Ký tên, đóng dấu) (Ký tên, đóng dấu) Căn cứ trên hợp đồng đã ký, kế toán làm thủ tục cho cán bộ đi mua. Trong quá trình mua bán, giá mua và mọi chi phí phát sinh đều được theo dõi và tập hợp đầy đủ kèm theo hoá đơn chứng từ. HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 2: (Giao khách hàng) Ngày 26 tháng 6 năm 2006 Mẫu số: 01/GTKT – 3LL 02- B N0 : 072313 Đơn vị bán : Công ty XNK vật tư Thăng Long. Địa chỉ : 28 A4 Phạm Hồng thái Số tài khoản : Điện thoại : 7161087 MS : 0100109000-1 Họ tên người mua hàng : Đơn vị : Công ty vận Cổ phần xe khách Hà Nội Địa chỉ : Gác 2 bến xe Gia lâm Số tài khoản : Hình thức thanh toán : Chuyển khoản MS : 0100109000-7 STT Tên hàng hoá - dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Ô tô NADIBUS Chiếc 01 258965920 258965920 Cộng tiền hàng 258965920 Thuế suất GTGT : 5% Tiền thuế GTGT : 12948296 Tổng cộng tiền thanh toán 271914216 Số tiền viết bằng chữ : Hai trăm bảy mốt triệu, chín trăm mười bốn nghìn, hai trăm mười sáu đồng Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, ghi rõ họ, tên) Căn cứ trên hợp đồng mua bán và hoá đơn (GTGT), hai bên tiến hành giao nhận TSCĐ và lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lâp – Tự do – Hạnh phúc ------------- BIÊN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ (Theo hoá đơn số 072313) Hôm nay, ngày 26/6/2002, hai bên gồm có : Bên A : Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội Địa chỉ : Gác 2 bến xe Gia Lâm. Hà Nội Điện thoại : 04.8271923 Fax : 04.71923 – 04.8733780 Do Bà : Nguyễn Hồng Phương Chức vụ : Kế toán Ông : Phạm Xuân Cường Chức vụ : nhân viên phòng kỹ thuật làm đại diện. Bên B : Công ty XNK vật tư Địa chỉ : 28 A4 Phạm Hồng Thái Điện thoại : 7161087 Fax : 7161077 Do Ông : Trần Đình Chiến Chức vụ : Nhân viên kinh doanh Ông : Vũ Anh Tuấn Chức vụ : Kỹ thuật viên làm đại diện Hai bên cùng ký kết biên bản giao nhận tài sản như sau : Bên B đã bàn giao cho bên A tại địa chỉ 78 Bạch Đằng – Hà Nội : STT Tên, ký mã hiệu Số lượng Thành tiền Ghi chú 1 Ô tô Nadibus 01 271.914.216 kèm theo tài liệu kỹ thuât, sổ bảo hành 1) Tình trạng thiết bị : mới 100%, hoạt động tốt 2) Hai bên không có kiến nghị gì về tình trạng máy, biên bản được thông qua với sự đồng ý của hai bên. 3) Biên bản được lập thành 02 bản, có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 1 bản. Đại diện bên A Đại diện bên B Từ bộ hồ sơ về tăng TSCĐ kế toán sẽ lập “thẻ TSCĐ” đã được thiết kế sẵn trên máy. Từ thẻ này, máy tính sẽ tự kết chuyển và lên “Báo cáo tăng giảm TSCĐ” vào cuối quý. Mẫu thẻ được thiết kế trên máy của công ty như sau : THẺ TSCĐ Mã số thẻ : MA-169 Tên tài sản : Ô tô NADIBUS Nhóm tài sản : 3 Nước sản xuất : Nhật Lý do tăng : mua mới Tài khoản : 2113-12 Ngày tăng : 26/6/2006 Ngày tính khấu hao : 1/7/2006 Tính khấu hao : 1 Tỷ lệ khấu hao : 16,66 TKCP : 6274 Nguyên giá Giá trị KH GTCL Giá trị KH tháng NVNS NVBS 258.965.920 258.965.920 NV vay Cộng 258.965.920 258.965.920 Sau khi thanh toán cho bên B bằng chuyển khoản và hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng, kế toán tiến hành ghi sổ cái TỔNG CTY VẬN TẢI HÀ NỘI CÔNG TY CỔ PHẦN XE KHÁCH HÀ NỘI SỔ CÁI (Tổng hợp phát sinh theo chứng từ) Tháng 6 năm 2006 Tài khoản : 211 : Máy móc thiết bị công ty –BS Dư nợ đầu kỳ : 3.690.825.500 Dư có đầu kỳ : PS nợ : 530.405.304 PS có : 50.431.520 Dư nợ cuối kỳ 4.170.799.284 Dư có cuối kỳ : Số CT Ngày Diễn giải TK đối ứng PS nợ PS có 05 10/06 Phao cẩu số 3 (mua cũ) 112 43.869.700 06 12/06 Máy nén khí (PCN) 111 27.027.000 07 26/06 mua ô tô NADIBUS 112 258.965.920 ... Tổng cộng : 530.405.304 50.431.520 Ngàythángnăm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc * Tài sản cố định hữu hình hình thành do xây dựng cơ bản hoàn thành Trường hợp TSCĐ tăng lên do công trình xây dựng cơ bản hoàn thành, bàn giao và đưa vào sử dụng: CÔNG TY CỔ PHẦN XE KHÁCH HÀ NỘI Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam GARA ÔTÔ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc -------- Biên bản nghiệm thu - Bàn giao xe Hôm nay, ngày 13 tháng 12 năm 2006, tại xưởng sửa chữa bảo dưỡng công ty. Căn cứ hợp đồng ngày tháng năm 200 Chúng tôi gồm có: 1 Ông Phó Đức Khải Đại điện phòng kế hoạch điều độ 2. Ông Bùi Thanh Hà Đại diện cán bộ Gara 3. Ông Lê Quang Khải Đại diện Tổ trưởng tổ sửa chữa 4. Ông Nguyễn Mạnh Quyến Đại diện lái xe 29T – 5645 Đã tiến hành nghiệm thu: - Số xe: 29T – 5645 Nhãn hiệu: NADIBUS Thuộc: Phòng KH điều độ - Sửa chữa tại: Xưởng sửa chữa bảo dưỡng Công ty - Nội dung sửa chữa: Sửa chữa nâng cấp động cơ. Sau khi kiểm tra thực tế, chúng tôi nhận thấy: - Phần kỹ thuật: Toàn bộ vật tư, phụ tùng được mua về đảm bảo đúng chất lượng, mới 100%, đúng chủng loại đã được lắp trên động cơ. Sau khi hoàn thiện tiến hành chạy thử, động cơ hoạt động ổn định ở mọi tốc độ. - Phần tài chính: Có bảng quyết toán và hóa đơn kèm theo. Kết luận: Xe sửa chữa đảm bảo đúng tiến độ thời gian, đảm bảo kỹ thuật chất lượng. Gara đã bàn giao xe 29T – 5645 cho lái xe cùng ngày. Gara ô tô Phòng KH điều độ Lái xe 29T – 5645 Tổ trưởng tổ sửa chữa * Chứng từ và thủ tục kế toán giảm tài sản cố định hữu hình: Các chứng từ làm căn cứ ghi giảm Tài sản cố định gồm: Quyết định thanh lý tài sản Biên bản thanh lý tài sản cố định Biên bản nhượng bán tài sản cố định Hóa đơn GTGT bán ra Và các chứng từ này làm căn cứ để ghi vào thẻ TSCĐ và sổ kế toán chi tiết. Ví dụ : Vào ngày 25/11/2006, Công ty có tiến hành thanh lý Ô tô Transico Theo “Biên bản cuộc họp đề nghị thanh lý” của Phòng vật tư – kỹ thuật gửi lên trình bày về thực trạng ô tô đã cũ, hỏng hóc nhiều, công suất nhỏ, giám đốc công ty duyệt và ra “Quyết định thanh lý”. CÔNG TY CỔ PHẦN XE KHÁCH HÀ NỘI Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------ Quyết định thanh lý tài sản Căn cứ theo Quyết định số 2582/QĐUB ngày 23/6/1999 của UBND thành phố Hà Nội về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước Công ty vận tải hành khách phía Bắc thành Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội. Căn cứ theo Thông tư số 62/1999 TT-BTC ngày 7/6/1999 của Bộ Tài Chính và các quy định hiện hành về việc quản lý vốn và tài sản trong doanh nghiệp Nhà nước Xét đề nghị của phòng TV – KT, xưởng sửa chữa trên cơ sở biên bán đánh giá chất lượng TSCĐ Quyết định Điều 1: Thanh lý tài sản: Ô tô Transico Mã hiệu: Ô tô Transico. Thuộc tài sản do Công ty đang quản lý. Điều 2: Giá bán tài sản là: 47.000.000đ Bằng chữ: Bốn mươi bảy triệu đồng Điều 3: Giao cho phòng TV – KT đơn vị quản lý trực tiếp tài sản và các phòng ban có liên quan thanh lý và làm các thủ tục theo quy định hiện hành. Hà Nội, ngày 13 tháng 11 năm 2006 GIÁM ĐỐC CÔNG TY (Đã ký, đóng dấu) Biên bản thanh lý tài sản cố định Ngày 25 tháng 11 năm 2006 Số: 58 Nợ: .. Có: .. Căn cứ Quyết định số 58/TCKT ngày 15 tháng 10 năm 2006 của Giám đốc Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội về việc quản lý tài sản cố định. I. Ban thanh lý TSCĐ gồm: Ông (Bà): Chu Quế Phong Phòng kế toán Trưởng ban Ông (Bà): Mai thị Tuyết Phòng kỹ thuật Ủy viên Ông (Bà): Trần thị Nhung Đoàn xe 2 Ủy viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng TSCĐ): Ô tô Transico Số hiệu TSCĐ: 05 Nước sản xuất: Liên doanh Hàn Quốc – Việt Nam Năm sản xuất: 1998 Năm đưa vào sử dụng: 1999 Số thẻ TSCĐ: Số 16 Nguyên giá TSCĐ: 670.000.000 đ Giá trị hao mòn đã trích tới thời điểm thanh lý: 670.000.000 đ Giá trị còn lại của TSCĐ: 0 đ III. Kết luận của Ban thanh lý TSCĐ Ô tô xuống cấp nặng, hết niên hạn sử dụng cần phải thanh lý để tái đầu tư sản xuất. IV. Kết quả thanh lý Chi phí thanh lý: 2.200.000 đ Giá trị thu hồi: 47.000.000 đ Đã ghi số thẻ TSCĐ ngày 26 tháng 11 năm 2006. Ngày 26 tháng 11 năm 2006 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG TRƯỞNG BAN THANH LÝ (Đã ký, đóng dấu) (Đã ký) (Đã ký)  HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 3: Lưu nội bộ AI/2006B Ngày 30 tháng 11 năm 2006 0040561 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội Địa chỉ: Gác 2 Bến xe Gia Lâm – Long Biên – Hà Nội Số TK: Điện thoại: Mã số thuế: 010010501-7 Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Sơn Tên đơn vị: Công ty TNHH Hoàng Sơn Địa chỉ: Cổ Nhuế Số TK: Hình thức thanh toán: TM Mã số thuế: 0100801542 STT Tên hàng hóa dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Xe ô tô Transico Chiếc 1 47.000.000 47.000.000 Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ: 47.000.000 đ Thuế suất: 10%. Tiền thuế: 4.700.000 đ Tổng số tiền thanh toán : 51.700.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Năm mươi mốt triệu bảy trăm nghìn đồng chẵn. Người mua hàng (Đã ký) Người bán hàng (Đã ký) Thủ trưởng đơn vị (Đã ký, đóng dấu) Mẫu số: 01-TT QĐ số 15/2006/QĐ-BTC Ngày 10 tháng 12 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Quyển số Số: 8 Nợ: .. Có:. PHIẾU THU Ngày 5 tháng 12 năm 2006 Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Văn Sơn Địa chỉ: Cổ Nhuế Lý do nộp: Thanh toán tiền mua 01 Ô tô Transico. Số tiền: 51.700.000 đ Viết bằng chữ: Năm mươi mốt triệu bảy trăm nghìn đống chẵn. Kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0040561 Chứng từ gốc.. Đã nhận đủ số tiền trên (Viết bằng chữ): . Ngày 5 tháng 12 năm 2006 GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ NGƯỜI LẬP PHIẾU NGƯỜI NHẬN (Đã ký, đóng dấu) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ngày 16 tháng 12 năm 2006 Số: 65 Căn cứ Biên bản giao nhận TSCĐ ngày 13 tháng 12 năm 2006 Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng TSCĐ): Ô tô Transico Số hiệu TSCĐ: 05 Nước sản xuất: Liên doanh Hàn Quốc – Việt Nam Năm sản xuất: 1998 Bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ: Đoàn xe 1 Năm đưa vào sử dụng: 1999 Công suất (diện tích) thiết kế: 29 ghế Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày . Tháng .. năm lý do đình chỉ: ô tô xuống cấp nặng, hết niên hạn sử dụng. Số hiệu Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ chứng từ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 23 13/11 Ô tô 29 ghế 670.000.000 đ 2006 670.000.000 đ Ghi giảm TSCĐ chứng từ số: ngày .. tháng . Năm Lý do giảm: TSCĐ bị hỏng không đáp ứng được nhu cầu sản xuất, đã thanh lý nhượng bán. KẾ TOÁN TRƯỞNG (Ký, họ tên) Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về thanh lý, nhượng bán trong ngày 30/11/2008, kế toán tiến hành ghi sổ cái Tháng 11/2006 Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội SỔ CÁI Tháng 11/2006 Tài khoản 211 : Máy móc thiết bị công ty –BS Dư nợ đầu kỳ : 1.250.324.580 Dư có đầu kỳ : PS nợ : 85.360.400 PS có : 308.935.000 Dư nợ cuối kỳ 1.026.749.980 Dư có cuối kỳ : Số CT Ngày Diễn giải TK đối ứng PS nợ PS có 03 09/11 Mua máy lọc nước ĐL 112 14.000.000 12 31/11 Nhượng bán ôtô Transico 214 811 670.000.000 2.200.000 16 31/11 Mua máy vi tính (t vụ) 111 12.830.000 Tổng cộng : 85.360.400 308.935.000 2.2. Kế toán chi tiết tài sản cố định hữu hình tại phòng kế toán. Khi cần sử dụng đến các loại sổ chi tiết về TSCĐ, kế toán chỉ cần vào phần mềm chọn số chi tiết phù hợp là có thể in ra các số, báo cáo cần thiết. Bảng 2.3: Báo cáo chi tiết TSCĐ TT Tên TS Ngày mua Tháng KH Nguyên giá GT đã KH GT còn lại Nhà cửa vật kiến trúc 0 2,388,499,566 1,689,066,267 699,433,299 1 Nhà xưởng 10/1/1999 0 131,502,000 131,502,000 0 2 SC sân dỗ, nhà xưởng sửa chữa 7/31/2006 120 136,023,238 5,667,500 130,355,738 3 Đường vào sân bãi GL 7/1/2004 110 88,012,818 24,935,900 63,076,918 4 Sân bãi Phúc Xá (01) 1/1/2002 60 240,308,571 150,192,000 90,116,571 5 Sân bãi Phúc Xá (02) 1/1/2004 84 121,755,844 45,658,200 76,097,644 6 Tường rào bến PX 10/1/1999 0 56,006,000 56,006,000 0 7 Sân bãi Gia Lâm 10/1/1999 120 358,065,500 53,078,400 304,987,100 8 Nhà bến xe Gia Lâm 10/1/1999 25 1,005,439,500 999,229,618 6,209,882 9 Nhà 92 - Yên Phụ 10/1/1999 0 39,798,000 39,798,000 0 10 Nhà thường trực 10/1/1999 0 15,930,000 15,930,000 0 11 Nhà kiốt 1/1/2003 36 175,301,095 146,081,649 29,219,446 12 Nhà bến xe 10/1/1999 0 29,357,000 29,357,000 0 Thiết bị dụng cụ quản lý 143,182,918 116,302,018 26,880,900 13 Bàn ghế phòng họp 1/1/2000 0 19,778,000 19,778,000 0 14 Máy photocopy 1/1/2000 0 15,215,400 15,215,400 0 15 Máy photo ST4540S 8/1/2005 36 52,380,900 25,500,000 26,880,900 16 Máy điều hòa 1/1/2000 0 17,110,000 17,110,000 0 17 Máy điều hòa 9/1/2004 20 10,481,818 10,481,818 0 18 Máy vi tính 1/1/1997 0 15,145,000 15,145,000 0 Tổng cộng 48,579,261,074 17,071,104,061 31,508,157,013 2.2.1. Tài khoản sử dụng Để tổ chức kế toán TSCĐ trong công ty kế toán sử dụng các tài khoản: TK 211 – Tài sản cố định hữu hình TK 213 – Tài sản cố định vô hình 2.2.2. Kế toán biến động tăng TSCĐ hữu hình Theo tình hình thực tế doanh nghiệp, doanh nghiệp chỉ đầu tư mua sắm bằng nguồn khấu hao cơ bản. Khi mua TSCĐ xong đưa vào sử dụng kế toán ghi sổ như sau: BT1: Tiền mua TSCĐ và thuế GTGT phải nộp khi mua Nợ TK 211: Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111, 112, 331: Tổng số tiền phải thanh toán BT2: Các khoản chi phí trước khi sử dụng TSCĐ Nợ TK 211 Nợ TK 133 Có TK 11, 112 BT3: Có TK 009 : Nguyên giá TSCĐ Ví dụ: Ngày 26/06/2006, Công ty mua 01 ô tô Nadibus của công ty XNK vật tư Thăng Long bằng tiền mặt với nguyên giá là 258.965.920đ, thuế giá trị gia tăng 5%. Chi phí vận chuyển: 1.100.000đ (đã bao gồm thuế giá trị gia tăng 10%) Kế toán tiến hành ghi sổ như sau: BT1: Tiền mua TSCĐ và thuế GTGT phải nộp khi mua Nợ TK 211: 258.965.920đ Nợ TK 133: 12.948.296đ Có TK 111: 271.914.216đ BT2: Các khoản chi phí trước khi sử dụng TSCĐ Nợ TK 211: 1.000.000đ Nợ TK 133: 100.000đ Có TK 111: 1.100.000đ BT3: Đồng thời ghi Có TK 009 : 258.965.920đ 2.2.3. Kế toán tổng hợp giảm TSCĐ hữu hình ở doanh nghiệp BT1: Nợ TK 214 : Giá trị hao mòn Nợ TK 811: Giá trị còn lại Có TK 211: nguyên giá TSCĐ BT2: Các chi phí phát sinh cho hoạt động thanh lý, nhượng bán Nợ TK 811 Có TK 111, 112 BT3: Phản ánh số thu nhập khác về nhượng bán TSCĐ Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 711 Có TK 3331 Khi TSCĐ giảm xuống do thanh lý kế toán phản ánh các nội dung doanh nghiệp chi thanh lý TSCĐ khi đã khấu hao hết niên hạn sử dụng kế toán ghi sổ như sau: BT1: Ghi giảm TSCĐ Nợ TK 214 Có TK 211 BT2: Các chi phí phát sinh trong khi thanh lý Nợ TK 811 Có TK 111, 112 BT3: Tiền thu được sau khi thanh lý kế toán ghi sổ như sau: Nợ TK 111, 112 Có TK 711 Có TK 3331 Ví dụ: Vào ngày 30/11/2006, Công ty có tiến hành thanh lý Ô tô Transico cho Công ty TNHH Hoàng Sơn với giá: 47.000.000đ (giá trên chưa bao gồm thuế GTGT 10%). Nguyên giá của Ô tô Transico là 670.000.000đ, Giá trị hao mòn đã trích tới thời điểm thanh lý: 670.000.000 đ. Chi phí thanh lý: 2.200.000 đ với số tiền là 47.000.000đ. Công ty TNHH Hoàng Sơn đã thanh toán bằng Tiền mặt. Kế toán tiến hành ghi sổ như sau: BT1: Ghi giảm nguyên giá Nợ TK 214 : 670.000.000đ Có TK 211: 670.000.000đ BT2: Các chi phí phát sinh cho hoạt động thanh lý, nhượng bán Nợ TK 811: 2.200.000đ Có TK 111: 2.200.000đ BT3: Phản ánh số thu nhập khác về nhượng bán TSCĐ Nợ TK 111: 47.000.000đ Có TK 711: 4.700.000đ Có TK 3331: 51.700.000đ TỔNG CÔNG TY VẬN TẢI HÀ NỘI CÔNG TY CỔ PHẦN XE KHÁCH HÀ NỘI SỔ CÁI Tài khoản 211 - TSCĐ hữu hình Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư nợ đầu kỳ: 28.711.494.639 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 30/04 PKT13/04 Xuất trả GTCl xe 29L-3950 811 182,506,000 30/04 PKT13/04 Giá trị đã khấu hao xe 29L-9350 21413 92,894,000 01/05 PKT30/05 Nhập mới 13 xe tuyến Bus 51 411121 11,635,000,000 30/06 PKT25/06 Thanh lý xe 7721, 7590, 1577 21413 195,000,000 25/07 PKT02/07 Phó Đức Khải-NB.CN.005 Cải tạo nâng cấp sân đỗ xưởng SC 141 136,023,238 31/07 PKT19/07 Giá trị CL6083 811 85,792,000 31/07 PKT19/07 Giá trị CL6131 811 40,040,000 31/07 PKT19/07 Xuất GTXL xe 6083 và 6131 21413 140,868,000 31/07 PKT19/07 Thanh lý xe 0888 21413 230,000,000 31/08 PKT21/8 Văn phòng-NB.CP.001 Thanh lý xe 6066 và 0728, 7806 và 7807 21413 918,272,000 30/09 PKT22/09 Văn phòng-NB.CP.001 Nhượng bán xe 29L-8042 21413 149,277,273 31/12 PKT24/12 Xuất trả GTCL xe 6636 811 200,526,000 31/12 PKT24/12 Xuất trả GTCL xe 6636 21413 85,224,000 31/12 PKT30/12 Tổng Cty Cn ô tô-CC.KC.001 Mua 13 xe ô tô bus 331 10,276,190,470 Tổng phát sinh nợ: 22,047,213,708 Tổng phát sinh có: 2,320,399,273 Số dư nợ cuối kỳ: 48,438,309,074 Ngày tháng năm KẾ TOÁN TRƯỜNG NGƯỜI GHI SỔ (Đã ký) (Đã ký) 2.2.4. Kế toán khấu hao hữu hình * Tài khoản kế toán sử dụng: Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng, giảm khấu hao TSCĐ kế toán công ty sử dụng TK 214 – Hao mòn TSCĐ. Bên cạnh đó Công ty còn sử dụng một số tài khoản liên quan như: TK627 (4): Chi phí khấu hao TSCĐ trong sản xuất chung Tk 642 (4): Chi phí khấu hao TSCĐ trong quản lý doanh nghiệp * Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu: + Trưởng hợp công ty định kỳ hàng tháng, quý, năm trích khấu hao TSCĐ thì tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nợ TK 627, 642 Có TK 214 Đồng thời phản ánh tăng vốn khấu hao cơ bản. Ghi đơn vào bên Nợ TK 009 – Nguồn vốn khấu hao. + Trường hợp công ty cho các đơn vị khác vay vốn khấu hao ghi: Nợ TK 128 Nợ TK 228 Có TK 111, 112 Đồng thời ghi Có TK 009 Công ty có sự điều chỉnh một số TSCĐ tăng giá trị hao mòn. + Trường hợp công ty điều chỉnh một số TSCĐ tăng giá trị hao mòn. Nợ TK 412 Có TK 214 + Trường hợp công ty điều chỉnh một số TSCĐ giảm giá trị hao mòn. Nợ TK 214 Có TK 412 Hàng tháng, kế toán TSCĐ tính ra mức khấu hao cần trích trong tháng cho từng loại tài sản theo nguyên tắc được trình bày ở trên. Công việc này do máy tính tự động làm căn cứ vào các số liệu mà kế toán cập nhật vào máy khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng, giảm TSCĐ. Sau khi thực hiện xong thao tác tạo bút toán phân bổ khấu hao, máy sẽ tự động thực hiện bút toán phân bổ khấu hao vào chi phí cho các bộ phận như sau: Phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 12/2006 Bảng 2.4: Phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 12/2006 Tài Khoản Tên tài khoản Chi phí Phát sinh nợ Phát sinh có Diễn giải 642KH Chi phí khấu hao tài sản Chi phí văn phòng 1.500.000 0 Khấu hao TSCĐ Văn phòng 1543116 Khấu hao TSCĐ Chi phí vận tải liên tỉnh 213.244.000 0 Khấu hao TSCĐ trung tâm 627356 Chi phí khấu hao tài sản Chi phí dịch vụ 11.056.900 0 Khấu hao TSCĐ Dịch vụ 21413 Hao mòn phương tiện 0 213.244.000 Hao mòn phương tiện 21414 Hao mòn dụng cụ quản lý 0 1.500.000 Hao mòn dụng cụ quản lý 21411 Hao mòn nhà cửa vật kiến trúc 0 16.640.200 Hao mòn nhà cửa vật kiến trúc 642 Chi phí khấu hao tài sản Chi phí văn phòng 13.830.300 0 Hao mòn dụng cụ quản lý 627365 Chi phí khấu hao tài sản Chi phí vận tải liên tỉnh 4.200.000 0 Khấu hao TSCĐ văn phòng (Nhà Gia Lâm) Cuối kỳ kế toán lên Sổ Cái và trình giám đốc duyệt TỔNG CÔNG TY VẬN TẢI HÀ NỘI CÔNG TY CỔ PHẦN XE KHÁCH HÀ NỘI SỔ CÁI Tài khoản 214 - Hao mòn TSCĐ Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư nợ đầu kỳ: 16.817.212.380 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/12 PKT7/12 Chi phí tuyến Bus 51-CF.BU.001 Trích khấu hao TS bus T12/2006 154326K 107,731,481 31/12 PKT15/12 Chi phí vận tải liên tỉnh -CF.CP.002 Khấu hao TCSĐ trung tâm 1543116 213,244,000 31/12 PKT15/12 Chi phí vận tải liên tỉnh -CF.CP.002 Khấu hao TCSĐ văn phòng (Gia Lâm) 627256K 4,200,000 31/12 PKT15/12 Chi phí dịch vụ-CF.CP.003 Khấu hao TCSĐ dịch vụ 627356K 11,056,900 31/12 PKT15/12 Chi phí văn phòng-CF.CP.001 Hao mòn dụng cụ quản lý 642KH 1,383,300 31/12 PKT15/12 Chi phí văn phòng-CF.CP.001 Khấu hao TCSĐ văn phòng 642KH 1,500,000 31/12 PKT24/12 Xuất trả GTCL xe 6636 2113 85,224,000 Tổng phát sinh nợ: 85,224,000 Tổng phát sinh có: 339,115,681 Số dư nợ cuối kỳ: 16,563,320,699 Ngày tháng năm KẾ TOÁN TRƯỜNG NGƯỜI GHI SỔ (Đã ký) (Đã ký) 2.2.5. Kế toán sửa chữa TSCĐ hữu hình a. Sửa chữa lớn TSCĐ: Việc trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được căn cứ vào kế hoạch chi phí sửa chữa lớn TSCĐ. Nếu chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh cao hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán toàn bộ vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí trong thời gian tối đa là 3 năm. Nếu chi phí sửa chữa lớn thực tế nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí trong kỳ. Hàng tháng kế toán tổng hợp trích trước chi phí sửa chữa lớn vào chi phí trong tháng theo tỷ lệ trích là 8% doanh thu của hoạt động vận tải liên tình trong tháng đó. Còn đối với Bus thì trích 200 đ/Km nhân với tổng hành trình xe chạy trong tháng và hạch toán như sau: Nợ TK 1543116SCL: Đối với vận tải liên tỉnh Nợ TK 15432 SCL: Đối với vận tải Bus Có TK 3351: Tổng số tiền trích trong tháng Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn thì kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc bao gồm Phiếu cho, Biên bản xác nhận trình trạng kỹ thuật, Dự toán vật tư phụ tùng sửa chữa, Quyết toán vật tư phụ tùng sửa chữa, Biên bản nghiệm thu bàn giao và hóa đơn GTGT rồi hạch toán như sau: Nợ TK 3351 Có TK 111 b. Sửa chữa thường xuyên: Hàng tháng căn cứ vào phiếu sửa chữa bảo dưỡng và phiếu xuất kho vật tư phụ tùng sửa chữa bảo dưỡng của Gara chuyển lên, kế toán vào phiếu xuất kho tính vào chi phí sửa chữa thường xuyên như sau: Nợ TK 1543116 SCTX: Với sửa chữa thường xuyên của xe liên tỉnh Nợ TK 154326 SCTX: Với sửa chữa thường xuyên của xe Bus Có TK 1521: Vật tư phụ tùng Đối với nhân công thì cũng căn cứ vào phiếu bảo dưỡng kế toán hạch toán vào chi phí tiền lương: Nợ TK 1543116 SCTX: Với sửa chữa thường xuyên của xe liên tỉnh Nợ TK 154326 SCTX: Với sửa chữa thường xuyên của xe Bus Có TK334: Tiền lương nhân công sửa chữa thường xuyên. Ví dụ: Sửa chữa thường xuyên xe 29S-9657 tháng 12 năm 2006, căn cứ vào phiếu xuất kho và phiếu sửa chữa bảo dưỡng kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 1543116 SCTX: 959.000 đ Có TK 1521: 371.200 đ Có TK 334: 357.800 đ TỔNG CÔNG TY VẬN TẢI HÀ NỘI CÔNG TY CỔ PHẦN XE KHÁCH HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 3351 - Trích trước chi phí sửa chữa lớn Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư nợ đầu kỳ: 255229580 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 26/12 PC677 Chi phí vận tải liên tỉnh -CF.CP.002 Sửa chữa lớn xe 29T-5645 1111 3,100,000 26/12 PC678 Chi phí vận tải liên tỉnh -CF.CP.002 Sửa chữa lớn xe 29T-4358 1111 7,570,600 26/12 PC679 Chi phí vận tải liên tỉnh -CF.CP.002 Sửa chữa lớn xe 29T-9245 1111 5,428,500 27/12 PC684 Chi phí vận tải liên tỉnh -CF.CP.002 Sửa chữa lớn xe 29T-2942 1111 4,405,000 28/12 PKT4/12 Nguyễn Văn Long-NB.CN.003 Sửa chữa, khám và thay thế phụ tùng xe con 141 7,090,000 31/12 PKT6/12 Chi phí tuyến Bus-CF.BU.001 Trích trước SCL bus 51 T12/06 154326S 32,516,055 31/12 PKT18/12 Chi phí vận tải liên tỉnh -CF.CP.002 Lương sửa chữa lớn T12/06 3341 1,072,000 31/12 PKT37/12 Chi phí vận tải liên tỉnh -CF.CP.002 Trích bổ sung SCL năm 2006 sau đối chiếu 1543116 1,778,710 Tổng phát sinh nợ: 28,666,100 Tổng phát sinh có: 34,294,765 Số dư nợ cuối kỳ: -5,628,665 Ngày tháng năm KẾ TOÁN TRƯỜNG NGƯỜI GHI SỔ (Đã ký) (Đã ký) TỔNG CÔNG TY VẬN TẢI HÀ NỘI CÔNG TY CỔ PHẦN XE KHÁCH HÀ NỘI SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản 1543116 SCTX - Sửa chữa thường xuyên Từ ngày 01/01/2006 đến ngày 31/12/2006 Số dư nợ đầu kỳ: 0 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Đối ứng Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/12 PKY18/12 Chi phí vận tải liên tỉnh -CF.CP.002 Nhân công SXTX trung tâm 3341 813,000 31/12 PKT25/12 TT Vận tải hành khách liên tỉnh và DL-NB.CP.002 Phân bổ vật tư SXTX T12/06 1521 2,569,636 31/12 PKT Chi phí vận tải liên tỉnh -CF.CP.002 Kết chuyển sang chi phí Quản lý Doanh nghiệp 6273116S 813,000 31/12 PKT TT Vận tải hành khách liên tỉnh và DL-NB.CP.002 Kết chuyển sang chi phí Quản lý Doanh nghiệp 6273116S 2,569,636 Tổng phát sinh nợ: 3,382,636 Tổng phát sinh có: 3,382,636 Số dư nợ cuối kỳ: 0 Ngày tháng năm KẾ TOÁN TRƯỜNG NGƯỜI GHI SỔ (Đã ký) (Đã ký) PHẦN 3 MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XE KHÁCH HÀ NỘI 3.1. Đánh giá khái quát công tác Kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội. Trải qua hơn 40 năm hình thành và phát triển mặc dù gặp không ít những khó khăn, đến nay Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội đã khẳng định vị trí của mình trong nghành vận tải. Những thành công đó có được là do nhiều nguyên nhân, trong đó, phải kể đến sự năng động, hiệu quả trong tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của bộ máy điều hành Công ty cùng với công cụ hỗ trợ hữu hiệu là hệ thống kế toán. Đặc biệt đối với một doanh nghiệp vận tải thì hạch toán kế toán TSCĐ càng giữ vai trò quan trọng. Trong những năm qua, công tác kế toán TSCĐ của Công ty đã có nhiều thay đổi, bên cạnh những mặt tích cực còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại đây, em có một số nhận xét sau : 1) Ưu điểm : F Về công tác kế toán nói chung : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp như hiện nay của Công ty là khá hợp lý, thuận tiện cho việc quản lý và điều hành. Việc phân công, bố trí công việc cho các nhân viên là căn cứ vào tính chất nghiệp vụ kinh tế và khả năng, trình độ của mỗi người và tất cả đều được thực hiện dưới sự chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của Kế toán trưởng. Trong điều kiện KHCN đang phát triển mạnh mẽ, Công ty cũng đã nhận thức được những lợi ích từ việc ứng dụng tin học vào trong công tác kế toán. Với việc sử dụng phần mềm kế toán được thiết kế riêng phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình đã giúp cho việc xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, góp phần giải phóng sức lao động, tinh giản bộ máy quản lý và nâng cao hiệu quả công việc. Bên cạnh hệ thống máy tính, phòng kế toán Công ty còn được trang bị máy in, máy fax, máy photocopy nhờ đó các bảng tổng hợp, sổ sách được thực hiện và in ra kịp thời đảm bảo cập nhật thông tin kế toán phục vụ nhu cầu quản lý. Nhìn chung, hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo mà Công ty sử dụng đều tuân thủ theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ và được vận dụng theo hình thức “Nhật ký chung” với ưu điểm là ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc đối chiếu định kỳ giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp, vì thế đảm bảo phản ánh thông tin đầy đủ, trung thực. F Về kế toán TSCĐ : Đặc biệt là trong kế toán TSCĐ, Công ty cũng đã thực hiện phân loại TSCĐ hiện có theo đúng quy định của Nhà nước mà vẫn đáp ứng nhu cầu quản lý riêng của mình. TSCĐ tại Công ty được phân loại theo nguồn hình thành, theo đặc trưng kỹ thuật, được đánh giá theo nguyên giá và GTCL giúp cho công tác quản lí và hạch toán TSCĐ được thuận lợi và hiệu quả hơn. Do một đặc điểm nổi bật về TSCĐ của Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội là sự đa dạng và phức tạp, trong đó, chiếm tỷ trọng lớn là phương tiện vận tải nên Công ty đã sử dụng mã để quản lý tất cả các tài sản của mình. Điều này cũng là phù hợp với việc áp dụng kế toán máy. Ví dụ như : Đoàn xe 1: DDX1, Xưởng sửa chữa: XSC .., và kèm theo mã là số thứ tự để chi tiết cho từng loại tài sản. Một ưu điểm nữa của Công ty là trong công tác kế toán khấu hao TSCĐ: Việc áp dụng quy định mới của Bộ Tài chính về chủ động xác định thời gian khấu hao cho từng loại tài sản, thay đổi lại thời gian sử dụng hữu ích khi kết thúc mỗi năm tài chính căn cứ vào tình hình kinh doanh, tình hình sử dụng và hao mòn của TSCĐ thay vì phải giữ cố định thời gian sử dụng đã đăng kí trong 3 năm liên tiếp đã giúp Công ty hạn chế được ảnh hưởng của hao mòn vô hình cũng như làm tăng tốc độ thu hồi vốn đầu tư. 2) Nhược điểm : Bên cạnh những ưu điểm nói trên, kế toán TSCĐ tại Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội còn tồn tại một số hạn chế sau : - Trong những năm gần đây, mặc dù, Công ty có trang bị thêm một số máy móc thiết bị hiện đại nhưng với số lượng 3 máy tính cho phòng kế toán gồm 6 người phải đảm đương một khối lượng lớn công việc như hiện nay là vô cùng thiếu thốn. Điều này đã gây cản trở trong quá trình làm việc khi mà cùng một lúc nhiều người cùng có nhu cầu sử dụng máy dẫn đến tình trạng chờ đợi, lãng phí thời gian. - Về cách phân loại TSCĐ của Công ty như kể trên có nhiều ưu điểm song vẫn chưa đầy đủ. Theo hình thái biểu hiện, kế toán chỉ phản ánh TSCĐHH mà chưa quan tâm đứng mức đến vai trò và ảnh hưởng của TSCĐVH. Trên thực tế, Công ty đã tích luỹ được nhiều loại TSCĐVH như kinh nghiệm , uy tín trên thị trường, đội ngũ lái xe lành nghề Không đề cập đến loại tài sản này trên hệ thống sổ sách kế toán sẽ dẫn đến sự sai lệch trong các chỉ tiêu phân tích, đánh giá tình hình hoạt động và hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty. Do không xác định được hết các TSCĐVH nên Công ty cũng không có định hướng trong việc xây dựng, bảo tồn và phát triển loại tài sản này. - Hiện nay nguồn vốn đầu tư cho TSCĐ tại Công ty chủ yếu là dựa vào nguồn ngân sách cấp và do đơn vị tự bổ sung, chưa mở rộng các phương thức huy động vốn khác. Vì thế mà TSCĐ của Công ty chưa được đầu tư liên tục, điều này thể hiện sự kém linh hoạt trong các phương án đầu tư mới TSCĐ và tăng gánh nặng về nhu cầu tiền mặt khi cần mua sắm TSCĐ. 3.2. Một số ý kiến đề xuất hoàn thiện kế toán TSCĐ nhằm tăng cường quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả TSCĐ. Về qui chế trách nhiệm quản lý TSCĐ trong hệ thống quản lý : Để quản lý chặt chẽ TSCĐ, Công ty cần tiến hành bàn giao, phân cấp quản lý và sử dụng đối với những TSCĐ phục vụ cho hoạt động kinh doanh vận tải cụ thể là các tàu, sà lan.Việc bàn giao trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài sản đối với từng lái xe, phụ xe sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm của họ, hạn chế tình trạng mất mát, hư hại vật chất do công tác bảo vệ yếu kém gây ra. Song song với biện pháp này, Công ty có thể đưa ra các điều kiện để khen thưởng đối với các bộ phận có thành tích bảo quản và sử dụng có hiệu quả TSCĐ đồng thời cũng đề ra các hình thức kỷ luật cho những đơn vị, cá nhân vi phạm . b) Về phân loại TSCĐ : Công ty cần có kế hoạch hàng năm cho việc đầu tư, mua sắm TSCĐ sao cho phù hợp với điều kiện kinh doanh cũng như đặc điểm nghành nghề của Công ty. Cần dựa trên nhu cầu sử dụng TSCĐ thực tế để xác định một cơ cấu TSCĐ hợp lý, đặc biệt là cơ cấu đầu tư giữa máy móc thiết bị và phương tiện vận tải truyền dẫn vì đây là hai loại TSCĐ phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của Công ty. c) Về khấu hao TSCĐ : Trong kế toán khấu hao TSCĐ, phương pháp khấu hao mà Công ty áp dụng là phương pháp khấu hao đường thẳng. Phương pháp khấu hao này chưa phản ánh chính xác giá trị hao mòn phương tiện vào chi phí sản xuất kinh doanh của từng kỳ bởi lẽ chi phí khấu hao phương tiện là một khoản chi phí trực tiếp của hoạt động vận tải mà đặc thù của doanh nghiệp vận tải như Công ty phụ thuộc nhiều vào thời tiết, khí hậu Việc hạch toán đúng đắn khoản chi phí này sẽ là căn cứ quan trọng để tạo nguồn bù đắp cho việc tái tạo phương tiện vận tải, cũng đồng thời cho phép tính đúng, tính đủ giá thành dịch vụ vận tải, xác định chính xác kết quả kinh doanh của Công ty. Vì vậy, một mặt để đảm bảo thực hiện đúng theo chế độ quy định thống nhất của Nhà nước, thì Công ty vẫn tính mức khấu hao trung bình hàng năm theo công thức : Mức khấu hao bình Nguyên giá phương tiện vận tải quân năm của = phương tiện vận tải Số năm sử dụng Nhưng mặt khác, để hạn chế tính chất không ổn định của việc hoạt động có tính chất thời vụ thì Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội cần xác định mức khấu hao tính vào chi phí hoạt động kinh doanh hàng tháng theo phương pháp : Mức khấu hao Tổng mức KH phương tiện phải tính cho trích trong năm của đội vận tải 1000 Tkm Sản lượng vận tải hàng hoá kế hoạch trong năm Hàng tháng căn cứ vào sản lượng vận tải thực tế để tính mức khấu hao phương tiện cho từng đội : Mức khấu hao Mức khấu hao Sản lượng vận tải phương tiện tháng = tính cho 1000 Tkm x thực tế trong tháng của từng đội hàng hoá của từng đội Nếu thực tế trong năm tại Công ty có sự biến động về phương tiện thì phải điều chỉnh lại mức khấu hao theo nguyên tắc: nếu phương tiện vận tải tăng (giảm) tháng này thì tháng sau mới tính (thôi tính) khấu hao. Tuy nhiên để tính khấu hao theo phương pháp trên phụ thuộc vào sản lượng kế hoạch vận tải trong năm. Mà việc xác định sản lượng kế hoạch đó lại mang tính chất chủ quan. Do đó, để có thể vận dụng có hiệu quả phương pháp khấu hao này tại Công ty đòi hỏi phải xác định sản lượng kế hoạch sát với tình hình vận tải thực tế. d) Công tác đánh giá TSCĐVH : Công ty cần xác định TSCĐVH của mình như: quyền sử dụng đất có thời hạn, lợi thế thương mại, uy tín doanh nghiệpvà nhanh chóng đưa vào danh mục TSCĐ và thể hiện trên bảng cân đối kế toán. Có như vậy thì giá trị TSCĐ của Công ty mới được xác định chính xác, đồng thời giúp cho Công ty đánh giá được tầm quan trọng và tập trung phát triển, khai thác giá trị của loại tài sản này. Tuy nhiên, việc xác định giá trị thực tế của các loại TSCĐVH là vô cùng khó khăn. Giải pháp cho vấn đề này là Công ty nên lập Hội đồng định giá TSCĐ vô hình. Hội đồng này ngoài ban lãnh đạo của Công ty còn bao gồm các chuyên viên kiểm toán, chuyên viên định giá tài sản, ...và các cơ quan quản lý cấp trên. Song vấn đề căn bản nhất vẫn là ý thức của Công ty đối với việc xác định, quản lý và hạch toán TSCĐVH của mình. e) Nâng cao trình độ của đội ngũ nhân viên kế toán : Để hoàn thiện hạch toán TSCĐ nói riêng và hạch toán kế toán nói chung thì con người là yếu tố đầu tiên cần quan tâm. Để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như kỹ năng làm việc, kỹ năng sử dụng máy vi tính cho nhân viên kế toán (tránh tình trạng một người phải đảm đương quá nhiều công việc như hiện nay), Công ty cần thường xuyên tổ chức các lớp dưỡng, các khoá đào tạo ngắn hạn không chỉ củng cố nâng cao năng lực cho các nhân viên mà còn trang bị cho họ khả năng phân tích kinh doanh, tổ chức công việc, kỹ năng sử dụng vi tính . Nước ta đang trong quá trình hoà nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, công tác kế toán cũng không nằm ngoài xu hướng đó. Chế độ kế toán cần phải điều chỉnh để phù hợp hơn với thông lệ kế toán quốc tế. Điều này đòi hỏi người làm kế toán phải hiểu sâu về bản chất của từng nghiệp vụ, có khả năng chuyên môn vững vàng để nhanh chóng cập nhật những thay đổi của chế độ và vận dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm riêng của Công ty. Kết luận Trong điều kiện chế độ kế toán nước ta đang từng bước hoàn thiện, việc các doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin và tự điều chỉnh phương pháp hạch toán cho phù hợp với doanh nghiệp mình là cần thiết. Sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội, có điều kiện được tiếp xúc thực tế, đi sâu vào công tác kế toán tại Công ty nói chung, kế toán TSCĐ nói riêng em thấy việc hạch toán này vẫn còn nảy sinh không ít khó khăn phức tạp cần giải quyết. Chỉ khi TSCĐ được đánh giá một cách đầy đủ, được hạch toán một cách chính xác thì thông tin thể hiện trên Báo cáo tài chính mang lại mới trung thực và nhà quản trị mới đưa ra được những quyết định đầu tư đúng đắn và sử dụng vốn một cách có hiệu quả. Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước qui định trên cơ sở phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, em đã tập trung nghiên cứu đề tài “Kế toán Tài sản cố định hữu hình tại Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội” để có điều kiện vận dụng kiến thức đã học vào thực tế, nâng cao trình độ của mình. Nhưng do hạn chế về thời gian cũng như trình độ nên bài viết của em không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo, các cô chú trong phòng Tài vụ của Công ty để bài viết của em được hoàn thiện hơn nữa, đồng thời giúp em có thêm những kiến thức, kinh nghiệm cho tương lai. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo – Tiến sỹ Trần Quý Liên và sự quan tâm giúp đỡ của tập thể các cô chú, anh chị trong phòng tài vụ Công ty Cổ phần xe khách Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt báo cáo thực tập của mình. Danh mục tài liệu tham khảo Chuẩn mực kế toán số 03 Tài sản cố định hữu hình ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ tài chính Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính vê ban hành chế độ quản lý sử dụng trích khấu hao Tài sản cố định. Chế độ Tài chính kế toán theo Quyết định số 15 ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU 1 Danh mục các chữ viết tắt TSCĐ: Tài sản cố định TSCĐ HH: Tài sản cố định hữu hình TSCĐ HH: Tài sản cố định vô hình GTGT: Giá trị gia tăng Danh mục sơ đồ bảng biểu Sơ đồ 1.1: Quy trình quản lý vé Sơ đồ 1.2: Quy trình quản lý lệnh vận chuyển Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức quản lý của Công ty Sơ đồ 1.4: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Sơ đồ 1.5: Hình thức Sổ nhật ký chung Bảng 2.1: Bảng tổng hợp TSCĐ theo nhóm Tài sản và Nguồn vốn Bảng 2.2: Bảng tổng hợp TSCĐ theo Bộ phận và nhóm tài sản Bảng 2.3: Báo cáo chi tiết TSCĐ Bảng 2.4: Phân bổ khấu hao TSCĐ tháng 12/2006