Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở công ty xây dựng Bưu Điện

tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký-Sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Báo cáo tài chính Sổ nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Nhật ký-Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Ghi chú: c. Chứng từ ghi sổ: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Ghi theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Ghi theo nội dung kế toán trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ gốc đính kèm. Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Ghi chú: d. Nhật ký chứng từ: Nguyên tắc cơ bản của hình thức này là tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên có của các TK, kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ đó theo bên Nợ của TK đối ứng, đồng thời việc ghi sổ kế toán kết hợp chặt chẽ giữa việc ghi theo thời gian và giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết trên cơ sở các mẫu sổ in sẵn, thuận lợi cho việc lập báo cáo tài chính và đưa ra các chỉ tiêu kinh tế cần thiết. Báo cáo tài chính Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Ghi chú: Phần 2: Thực tế công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty Xây dựng Bưu điện. 2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh ở công ty Xây dựng Bưu điện: 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển: Ngày 30/10/1976 Tổng cục trưởng Tổng cục bưu điện đã ký quyết định số 1348/QĐ thành lập công ty Xây dựng nhà Bưu điện, tiền thân của công ty Xây dựng Bưu điện hiện nay. Công ty Xây dựng nhà Bưu điện được thành lập trên cơ sở hợp nhất các đơn vị xây dựng của ngành là: Đội xây dựng nhà bưu điện, Đội sản xuất gạch Tam Đảo thuộc tổng công ty công trình Bưu điện và bộ phận tự làm thuộc ban kiến thiết 1- Cục kiến thiết cơ bản Tổng cục bưu điện. Đến ngày 09/09/1996, căn cứ nghị định số 5 1/CP ngày 01/08/1995 và nghị định số 12/CP ngày 11/3/1996, Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện ra quyết định số 435/TCCB-LĐ thành lập doanh nghiệp nhà nước: “Công ty Xây dựng Bưu điện” đơn vị thành viên của Tổng công ty Bưu chính viễn thông- Mã số 64. Trụ sở chính: Pháp Vân- Thanh Trì- Hà Nội. Kể từ khi thành lập, công ty đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao, góp phần thực hiện thắng lợi các chủ trương lớn của ngành về mở rộng và hiện đại hoá mạng bưu chính viễn thông, xây dựng cơ sở vật chất cho sự phát triển thông tin liên lạc của các tỉnh miền núi, biên giới, hải đảo như xây dựng các trung tâm bưu điện Lai Châu, Sơn La, Tuyên Quang…Trong chiến lược phát triển bưu chính viễn thông của ngành công ty đã tích cực tham gia và hoàn thành nhiều công trình đòi hỏi tiến độ thi công nhanh, chất lượng cao như: Tổng đài quốc tế AXE 103 Hà Nội, Tổng đài quốc tế AXE 105 Đà Nẵng, nhà máy liên doanh sản xuất cáp thông tin, cáp sợi quang… 2.1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty: a. Ngành nghề lĩnh vực kinh doanh: Là một đơn vị xây dựng chuyên ngành bưu điện, hoạt động của công ty nhằm phục vụ đắc lực cho ngành trong công cuộc phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật, phục vụ cho mạng lưới thông tin bưu điện. Ngành kinh doanh chính: - Xây dựng công trình dân dụng, công trình công nghiệp. - Xây lắp thông tin( các công trình ngành bưu chính viễn thông nhóm A) - Kinh doanh xuất nhập khẩu - Khảo sát, tư vấn, thiết kế, xây lắp nội thất. Các ngành kinh doanh khác: - Sản xuất tấm vách, tấm trần, đá ốp - Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm ống nhựa PVC… - Đầu tư kinh doanh nhà ở, xây dựng cơ sở hạ tầng… b. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm xây lắp của công ty có thể tóm tắt qua sơ đồ sau: Chủ đầu tư mời thầu Nhận hồ sơ Lập phương án thi công và lập dự toán Tham gia đấu thầu Hợp đồng mua bán vật tư Hợp đồng thuê nhân công Điều động thuê MTC Vốn Tiến hành xây dựng Nghiệm thu bàn giao xác định kết quả 2.1.3. Đặc điểm hệ thống tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất: 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức sản xuất: Công ty có đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng, trong đó hoạt động xây lắp là chủ yếu. Hiện tại công ty tham gia liên doanh với công ty Kurihara và tham gia vào công ty cổ phần cùng với công ty đầu tư xây dựng Thăng Long. Công ty còn có một chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Các đơn vị thành viên của công ty bao gồm: - Xí nghiệp tư vấn nhà bưu điện và phát triển bưu điện - Xí nghiệp xây dựng nhà bưu điện 1,2. - Xí nghiệp công trình thông tin 1,2,3 - Xí nghiệp xây lắp nội thất - Nhà máy nhựa bưu điện Các xí nghiệp sản xuất của công ty hoạt động theo cơ chế khoán vốn và theo điều lệ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, chủ yếu thi công các công trình do công ty giao và do xí nghiệp tự tìm kiếm. Sơ đồ bộ máy tổ chức và quản lý công ty Xây dựng Bưu điện: Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng kinh tế kỹ thuật Phòng tài chính kế toán thống kê Phòng tổ chức hành chính Phòng đầu tư Ban chỉ huy 03 Ban chỉ huy cáp HP XN tư vấn xây dựng và PT Bưu điện XN xây dựng nhà Bưu điện 1, 2 XN công trình thông tin 1, 2, 3 XN xây lắp nội thất Nhà máy Nhựa Bưu điện 2.1.3.2 Đặc điểm tổ chức và phân cấp quản lý: Là một doanh nghiệp nhà nước, công ty thực hiện việc quản lý theo một cấp. Đứng đầu là giám đốc công ty, chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Hiện tại giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc và các phòng ban chức năng. Ban lãnh đạo gồm có: - Giám đốc công ty: do hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của tổng giám đốc. Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước tổng công ty và trước pháp luật về quyền hạn và nghĩa vụ được quy định. - Phó giám đốc phụ trách kinh tế, kỹ thuật, vật tư, cơ giới. Giúp giám đốc công ty trong lĩnh vực kinh tế, tài chính, cơ giới và kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các phòng ban chức năng gồm có: - Phòng kinh tế, kỹ thuật: lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, điều tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất, quản lý chất lượng công trình, đào tạo sáng kiến cải tạo kỹ thuật để thực hiện các trình tự xây dựng cơ bản, các hợp đồng kinh tế. - Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mưu cho giám đốc trong công tác quản lý, điều hành đảm bảo tính thống nhất liên tục, có hiệu lực trong hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phòng Tài chính kế toán thống kê: tổ chức và chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, thông tin kinh tế, tổ chức hạch toán kinh tế trong nội bộ công ty theo chế độ chính sách của nhà nước về kinh tế tài chính, pháp lệnh kế toán thống kê. - Phòng đầu tư: xây dựng chiến lược kinh doanh trong đổi mới, bổ sung, cải tiến dây chuyền công nghệ… 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán: 2.1.4.1 Bộ máy kế toán: Do đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh đã nêu trên, công ty đã áp dụng mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán. Các chi nhánh và xí nghiệp hạch toán độc lập. Công việc kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh do ban kế toán xí nghiệp đó thực hiện, định kỳ( hàng quý) tập hợp số liệu, lập báo cáo gửi về phòng tài chính kế toán công ty. Các xưởng, đội xây dựng không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Tại đơn vị này, các nhân viên kế toán có nhiệm vụ tập hợp chứng từ ghi chép ban đầu, cuối kỳ báo cáo sổ lên phòng kế toán công ty. Phòng tài chính kế toán gồm 9 người, có nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện việc tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc, theo dõi các khoản chi chung cho toàn công ty và lập các báo cáo kế toán định kỳ. Kế toán trưởng Kế toán phó Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán Ngân hàng Kế toán vật tư và TSCĐ Kế toán Chi phí giá thành Thủ quỹ Thủ kho - Kế toán trưởng: phụ trách phòng tài chính kế toán thống kê, lãnh đạo, chỉ đạo, phân công công việc trực tiếp cho nhan viên kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về các thông tin do phòng kế toán cung cấp. - Kế toán phó: phụ trách công tác kế toán, có nhiệm vụ trực tiếp kiểm tra công tác hạch toán kế toán, thống kê theo nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận. - Kế toán tổng hợp: tổng hợp số liệu, lên báo cáo kế toán theo chế độ hiện hành. - Kế toán thanh toán: phụ trách việc thanh toán, theo dõi các khoản hoàn ứng, tạm ứng, thanh tra nội bộ, tiền lương công nhân, tình hình công nợ trong công ty. - Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm theo dõi mảnh giao dịch với ngân hàng. - Kế toán vật tư : theo dõi tình hình nhập xuất vật tư, thành phẩm. - Kế toán chi phí và giá thành: tổ chức lập và phân tích các báo cáo về chi phí, giá thành sản phẩm. - Thủ quỹ: giữ quỹ và phụ trách việc thu chi tiền mặt. - Thủ kho: quản lý tình hình nhập, xuất kho vật liệu, công cụ, dụng cụ. 2.1.4.2 Hệ thống sổ sách kế toán: Công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên do sử dụng kế toán máy nên quá trình hạch toán có sự khác biệt, được thể hiện qua mô hình sau: Chứng từ gốc Sổ quỹ Máy vi tính 1. Vào chứng từ trong máy 2. Máy tự kết chuyển vào các sổ chi tiết sổ cái có liên quan Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê chứng từ Đính kèm chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Vào máy tính Lập cuối kỳ Đối chiếu Các loại chứng từ gốc phục vụ cho hệ thống sổ chi tiết được sử dụng để nhập vào máy gồm: - Phiếu thu, phiếu chi, giấy thanh toán tiền tạm ứng, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi… - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hoá đơn GTGT, bảng thanh toán khối lượng… - Bảng thanh toán lương và bảo hiểm xã hội, bảng chấm công, hợp đồng giao khoán… Về hệ thống tài khoản kế toán: áp dụng ở công ty được căn cứ vào quyết định số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 và các quyết định sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính. Về hệ thống báo cáo kế toán: bao gồm Bảng CĐKT, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. 2.2. Thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty Xây dựng Bưu điện: Do đặc thù của các doanh nghiệp xây lắp, khi thi công công trình có nhiều yếu tố chi phí phát sinh.Vì vậy mọi công trình trước khi đi vào thi công đều phải lập dự toán thiết kế để các bên xét duyệt và làm cơ sở lập hợp đồng kinh tế, lệnh thi công. Các dự toán công trình xây dựng cơ bản được lập theo từng công trình, hạng mục công trình và được phân tích theo từng khoản mục chi phí. Toàn bộ chi phí của công ty bao gồm: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung Sản phẩm của công ty là các công trình, hạng mục công trình riêng biệt. Tuy nhiên, quy trình sản xuất của công trình và phương pháp hạch toán tương tự nhau. Trong phạm vi bài viết này em xin trình bày quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công trình: “ Công trình Bưu điện Nam Sách” thuộc tỉnh Hải Dương do Xí nghiệp xây dựng nhà Bưu điện thi công năm 2003. 2.2.1. Tổ chức hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Đây là khoản mục chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất của công ty. Đối với công trình “Bưu điện Nam Sách”, tổng chi phí sản xuất là 938.050.008 đồng trong đó chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là 804.243.576 đồng chiếm khoảng 80%. Do áp dụng hình thức khoán nên công ty chịu trách nhiệm cấp vốn cho các xí nghiệp hoạt động. Tại các đội không có kho vật tư riêng mà chủ nhiệm công trình phải trực tiếp tổ chức mua và vận chuyển đến tận chân công trình. Các xí nghiệp sẽ theo dõi qua TK141. Đối với một số vật tư, cán bộ của xí nghiệp sẽ căn cứ vào kế hoạch vật tư dựa trên dự toán khối lượng xây lắp để cung cấp cho từng công trình. Khi có nhu cầu vật tư, chủ nhiệm công trình sẽ mua đưa vào thi công. Mẫu số: 01 GTKT-3LL DE/2003B 0058551 Mẫu 1: Hoá đơn ( GTGT) Liên 2: Giao khách hàng Ngày 28 tháng 11 năm 2003 Đơn vị bán: Công ty Cổ phần Kim Chính Địa chỉ: Aí Quốc- Nam Sách- Hải Dương Số TK:………… Điện thoại:…………. MST: 0800280892 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Minh Tuấn Đơn vị: Xí nghiệp xây dựng nhà Bưu điện Địa chỉ: Pháp Vân- Thanh Trì- HN Số TK:………... Hình thức thanh toán: CK MS: 0100686544-1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Xi măng Hoàng Thạch kg 40.000 681.818 27.272.720 Cộng tiền hàng 27.272.720 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.727.272 Tổng cộng tiền thanh toán 29.999.992 Số tiền bằng chữ: (hai chín triệu chín trăm chín chín ngàn chín trăm chín hai ngàn đồng chẵn) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Cuối mỗi quý, kế toán xí nghiệp căn cứ vào các chứng từ gốc lập bảng kê trừ nợ đối với từng chủ công trình. Mẫu 2: Trích: Bảng kê chứng từ trừ nợ: Nguyễn Minh Tuấn Công trình: Bưu điện Nam Sách- HD Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 141 Ghi nợ các TK Số Ngày TK621 … TK133 76554 58551 82152 11/10 28/11 01/12 Thanh toán tiền mua tấm lợp + úp nóc Thanh toán tiền mua xi măng Thanh toán tiền mua gạch ………. 6.749.985 29.999.992 24.827.000 6.136.350 27.272.720 2.257.000 613.635 2.727.272 22.570.000 Cộng 163.053.491 148.487.450 14.566.041 Ngày 31/12/2003 Giám đốc Kế toán trưởng Sau đó kế toán vào Sổ cái TK( Sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản đối ứng) để theo dõi chi phí nguyên vật liệu mỗi công trình. Mỗi công trình được ghi trên một trang sổ. Mẫu 3: Trích: Sổ cái TK621 Công trình: Bưu điện Nam Sách - HD Ngày Số CT Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có … 30/10 BN Vay trả tiền mua sắt các loại 1121 29.283.180 18/12 58585 Thanh toán tiền mua xi măng 331 30.681.810 31/12 44992 Trừ nợ Ô. Tuấn 1411 148.487.450 … 31/12 172 Kết chuyển chi phí NVL. 154 804.243.576 Cộng 804.243.576 804.243.576 Ngày…tháng…năm Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ Sau khi kết thúc một công trình, kế toán ở các xí nghiệp tập hợp các chứng từ gốc cùng các chứng từ có liên quan vào chứng từ ghi sổ. Sau đó kế toán xí nghiệp lập bảng báo cáo tổng hợp về các công trình xí nghiệp đã thi công gửi lên phòng kế toán của công ty. Công ty không mở sổ chi tiết theo dõi phát sinh đối với từng công trình mà chỉ theo dõi tổng hợp chi phí vào cuối năm. Tại xí nghiệp cuối mỗi quý ghi bút toán kết chuyển chi phí nguyên vật liệu trực tiếp vào TK154 và vào các sổ có liên quan nhưng ở công ty đến cuối năm mới tập hợp và kết chuyển luôn. Mẫu 4: Chứng từ ghi sổ Ngày 31/12/2003 Số CTGS: 155 Trích yếu TK ĐƯ Số tiền Nợ Có Nợ Có Trừ nợ Tuấn bằng các chứng từ chi CT: Bưu điện huyện Nam Sách Tạm ứng 1411 204.236.629 Chi phí NVLTT 621 148.487.450 Thuế GTGT được khấu trừ 133 14.566.041 Phải trả công nhân viên 334 30.046.350 …. … Cộng Kèm theo một bảng kê và các chừng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng 2.2.2. Tổ chức hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Trong giá thành sản phẩm xây dựng của công ty, chi phí nhân công đóng vai trò quan trọng đứng thứ hai sau chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Đối với công trình “Bưu điện huyện Nam Sách- Hải Dương”, chi phí nhân công chiếm 46.046.350 đồng. Hạch toán chính xác, đầy đủ chi phí nhân công trực tiếp cung cấp thông tin hữu hiệu cho quản lý tại từng xí nghiệp cũng như tại công ty để có biện pháp tổ chức sản xuất thích hợp. Hiện nay tại các xí nghiệp chủ yếu áp dụng hình thức hợp đồng ngắn hạn theo thời vụ đối với lao động trực tiếp. Tuỳ vào nhu cầu nhân công ở từng công trình trong từng thời kỳ mà xí nghiệp ký hợp đồng ngắn hạn với số lượng công nhân phù hợp. Số công nhân này được tổ chức thành tổ sản xuất phục vụ yêu cầu thi công cụ thể. Mỗi tổ sản xuất do tổ trưởng phụ trách quản lý. Hình thức trả lương cho lao động mà xí nghiệp áp dụng là giao khoán theo từng khối lượng công việc hoàn thành. Hiện nay xí nghiệp đang áp dụng hai hình thức trả lương: hình thức trả lương theo thời gian( tháng) áp dụng cho ban quản lý đội, ban quản lý công trình và hình thức trả lương khoán theo sản phẩm( theo công trình, hạng mục công trình )áp dụng cho công nhân trực tiếp thi công, kể cả công nhân trong danh sách lao động của đơn vị và công nhân thuê ngoài. Tiền lương tại xí nghiệp được hạch toán qua TK334 rồi phân bổ vào TK622. Tiền lương = Hệ số lương x Số ngày làm việc x Đơn giá nhân công Đơn giá nhân công được xác định dựa trên Bảng chấm công và Bảng thanh toán khối lượng công việc hoàn thành. Các loại chứng từ để hạch toán là Bảng chấm công, Bảng chia lương, Bảng thanh toán khối lượng công việc hoàn thành và một số chứng từ liên quan. Tổ trưởng mỗi đội sản xuất sẽ theo dõi tình hình lao động của công nhân để chấm công, cuối tháng lập bảng chấm công nộp cho chủ nhiệm công trình. Mẫu 5: Bảng chấm công Tháng 12 năm 2003 Tổ: Công nhân xí nghiệp XD nhà Bưu điện TT Họ tên Hệ số Ngày trong tháng Tổng hợp công 1 2 … 29 30 31 1 Vũ Triệu Minh 1,3 x x x x x 40,3 2 Trương Văn Sơn 1,3 x x 26 3 Nguyễn Thị Hằng 1,2 x x x 13,2 4 …. … Tổng cộng 290,1 Tổ trưởng Chủ nhiệm công trình Cuối tháng đội trưởng đội thi công cùng các nhân viên kỹ thuật xem xét, đối chiếu khối lượng công việc mà đội đã hoàn thành. Nếu khớp về số lượng, đảm bảo chất lượng thi công thì chủ nhiệm công trình và tổ trưởng cùng ký vào biên bản ngiệm thu kỹ thuật. Việc giao khoán nghiệm thu theo Bảng thanh toán khối lượng. Mẫu 5: Bảng thanh toán khối lượng T12 Công trình: Bưu điện huyện Nam Sách Đơn vị thực hiện: Tổ công nhân XNXD nhà Bưu điện STT Diễn giải Đv tính Khối lượng Đơn giá khoán Thành tiền … 1 Bê tông, gạch vữa lót móng nhà trực ca m3 6,23 40.000 249.200 2 Bê tông móng nhà trực ca m3 17,05 55.000 937.750 3 Xây tường móng nhà trực ca m3 3,56 65.000 231.400 …. …. ….. Cộng 4.359.000 Tổ trưởng Chủ nhiệm công trình Dựa vào Bảng thanh toán khối lượng công việc hoàn thành và Bảng chấm công, chủ nhiệm công trình lập Bảng chia lương cho công nhân, sau đó lập phiếu đề nghị thanh toán gửi về kế toán xí nghiệp để quyết toán. Mẫu 6: Bảng chia lương Tháng 12 năm 2003 Tổ: Công nhân xí nghiệp XD nhà Bưu điện TT Họ tên Số công Đơn giá công Số tiền Tiền tạm ứng Còn thanh toán Ký nhận 1 Vũ Triệu Minh 40,3 15.025 605.000 300.000 305.000 2 Trương Văn Sơn 26 15.025 390.000 318.000 72.000 3 Nguyễn Thị Hằng 13,2 15.025 198.000 92.000 106.000 4 …. … … … … … Phụ cấp cho tổ trưởng 45.000 45.000 Cộng 4.404.000 1.950.000 2.454.000 Ngày 5 tháng 1 năm 2003 Tổ trưởng Chủ nhiệm công trình Cuối quý, kế toán xí nghiệp tập hợp các chứng từ gốc vào Bảng kê chứng từ trừ nợ( giống như Bảng kê chứng từ trừ nợ khi hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp). Sau đó, kế toán xí nghiệp theo dõi chi phí nhân công trực tiếp trên Sổ cái (Sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản đối ứng). Mẫu 7: Trích: Sổ cái TK622 Công trình: Bưu điện huyện Nam Sách- Hải Dương Ngày Số CT Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 31/12 10 Hạch toán chi phí tiền lương 3342 30.046.350 31/12 PK52 Hạch toán CF NCTT Q4 3341 16.000.000 31/12 14 K/c chi phí NCTT 154 46.046.350 Cộng 46.046.350 46.046.350 Ngày… tháng… năm… Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ 2.2.3. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công: Đối với doanh nghiệp xây lắp, việc tăng cường trang bị máy móc kỹ thuật, thiết bị dùng cho thi công xây lắp sẽ giúp công ty giảm được nhiều lao động trực tiếp, tăng năng suất lao động, đẩy nhanh tiến độ thi công. Máy thi công của công ty do tổ máy thi công quản lý. Để có thể chủ động trong thi công, căn cứ vào nhu cầu sử dụng máy của từng công trình và số lượng hiện có của công ty, công ty sẽ tiến hành điều động máy thi công một cách hợp lý. Toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công như: xăng dầu, chi phí bảo dưỡng máy, chi phí nhân viên điều khiển máy…được lái xe thanh quyết toán với xí nghiệp mà máy thi công đó phục vụ. Máy thi công của công ty bao gồm: máy ủi, máy xúc, cần cẩu…Tuy nhiên trong trường hợp máy thi công mà công ty không có hoặc công trình quá xa công ty thì xí nghiệp có thể thuê bên ngoài. * Đối với máy thi công của công ty: Trong quá trình thi công, khi có nhu cầu sử dụng máy chủ nhiệm công trình báo với giám đốc xí nghiệp. Căn cứ vào khả năng đáp ứng của đội máy, giám đốc xí nghiệp sẽ quyết định điều động đội máy phục vụ công trình. Tổ máy thi công có nhiệm vụ điều hành, theo dõi mọi khoản chi liên quan đến việc sử dụng máy như nhiên liệu chạy máy, lương công nhân lái máy, phụ máy, chi phí bảo dưỡng…để lập bảng kê chi phí chạy máy. Bảng kê này là cơ sở để kế toán xí nghiệp vào sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản đối ứng. Máy thi công khi tham gia vào công trình nào kế toán xí nghệp sẽ theo dõi qua bảng tính khấu hao. Máy thi công hoạt động ở công trình nào thì chi phí khấu hao được phân bổ đến công trình đó theo số ca máy thi công. Kế toán xí nghiệp tập hợp chi phí sử dụng máy thi công qua TK623 “Chi phí sử dụng máy thi công” (chi tiết từng công trình). * Đối với máy thi công thuê ngoài: khi cần máy thi công nếu xí nghiệp không có hoặc không phù hợp, chủ nhiệm công trình báo với giám đốc xí nghiệp xin thuê ngoài máy thi công. Khi thuê máy, xí nghiệp thuê trọn gói: cả chi phí nhân viên điều khiển máy và chi phí sử dụng máy. Công ty thường thuê ngoài những loại máy thi công mà hiệu quả sử dụng của nó không cao do sử dụng không hết công suất hay giá trị tài sản cố định của nó quá lớn. Việc thuê máy thi công bên ngoài nhất thiết phải có hợp đồng kinh tế xác định rõ thời gian hoàn thành, khối lượng công việc, số tiền phải thanh toán. Đại diện kỹ thuật xí nghiệp chịu trách nhiệm theo dõi nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, lập Biên bản nghiệm thu công tác xây lắp. Sau đó lập Biên bản thanh quyết toán và thanh lý hợp đồng. Với công trình: “Bưu điện huyện Nam Sách” chi phí sử dụng máy thi công là 49.169.619 đồng. Toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công được khoán gọn cho Bên B: Xí nghiệp vật liệu xây dựng cơ giới Đông Anh. Kế toán xí nghiệp căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn GTGT để vào sổ. Mẫu 8: Mẫu số: 01GTKT-3LL CD/2003B 0090083 Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 10 tháng 11 năm 2003 Đơn vị bán: XN Vật liệu- Cơ giới-XD Đông Anh Địa chỉ: TT Đông Anh - HN TK:……. Điện thoại:…………. MST: 0800280892 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Minh Tuấn Đơn vị: Xí nghiệp xây dựng nhà Bưu điện Địa chỉ: Pháp Vân- Thanh Trì- HN Số TK:………... Hình thức thanh toán: CK MS: 0100686544-1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đv tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 ép cọc BTCT 250x250 m 2244,7 21.904.76 49.169.619 Cộng tiền hàng 49.169.619 Thuế suất GTGT 5% Tiền thuế GTGT 2.458.481 Tổng cộng tiền thanh toán 51.628.100 Số tiền bằng chữ: (năm mốt triệu sáu trăm hai tám ngàn một trăm đồng chẵn) Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Sau đó, chủ nhiệm công trình tập hợp chứng từ liên quan gửi cho kế toán xí nghiệp để lập bảng kê các loại chi phí làm cơ sở vào Sổ cái. Mẫu 9: Sổ cái TK623 Công trình: Bưu điện Nam Sách- tỉnh hải Dương Ngày Số CT Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 10/11 90083 Nhận nợ XN vật liệu cơ giới XD Đông Anh 331 49.169.619 31/12 11 K/c chi phí máy thi công 154 49.169.619 Cộng 49.169.619 49.169.619 Ngày …tháng …năm… Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ 2.2.4. Hạch toán chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là khoản mục chiếm tỷ trọng không nhiều nhưng có ảnh hưởng rất lớn chi phối toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh. Những khoản chi phí này không tham gia trực tiếp vào cấu thành nên thực thể sản phẩm nhưng chúng có vai trò làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra đều đặn. Tại xí nghiệp xây dựng nhà Bưu điện, khoản mục này bao gồm các yếu tố chủ yếu được hạch toán như sau: 2.2.4.1 Chi phí nhân viên quản lý công trình: Chi phí nhân viên công trình bao gồm lương chính, lương phụ và các khoản trích theo lương phải trả cho nhân viên quản lý công trình như: chủ nhiệm công trình, nhân viên quản lý kỹ thuật, nhân viên giám sát thi công… Chứng từ ban đầu để hạch toán tiền lương của ban quản lý đội và ban quản lý công trình là các bảng chấm công. Căn cứ vào bảng chấm công, hàng tháng kế toán xí nghiệp tính ra số lương phải trả cho nhân viên, sau đó lập bảng tổng hợp lương cho nhân viên quản lý. Các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ được tính theo tỷ lệ % quy định hiện hành trên tiền lương nhân viên quản lý xây dựng, công nhân trực tiếp xây lắp, công nhân sử dụng máy thi công. 2.2.4.2 Chi phí vật liệu dụng cụ quản lý: Hạch toán chi phí này tương tự như hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, kế toán căn cứ vào các chứng từ ban đầu về vật liệu, công cụ, dụng cụ do kế toán đội thanh toán cuối quý, kế toán xí nghiệp tập hợp trên chứng từ trừ nợ để theo dõi vào Sổ cái. 2.2.4.3 Chi phí lãi vay: Để thực hiện công trình cần vốn thi công lớn thì công ty tiến hành vay vốn cấp cho các xí nghiệp hoạt động. Hàng tháng các xí nghiệp tính lãi vay để trả công ty. 2.2.4.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền: Loại chi phí này bao gồm các khoản: tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, tiền thuê nhà, chi phí lán trại, chi phí thanh toán tiền tàu xe đi lại của nhân viên trong đội, chi phí tiếp khách, giao dịch…chi phí phát sinh vào công trình nào thì hạch toán cho công trình đó. Kế toán dựa vào các chứng từ gốc( Hoá đơn tiền điện GTGT, Vé tàu xe, Phiếu thu, Hoá đơn dịch vụ viễn thông…) để hạch toán. 2.2.4.5 Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận văn phòng, đội được trích theo tỷ lệ quy định theo quyết định 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999. Toàn bộ chi phí khấu hao tính cho công trình này được kế toán tập hợp trên bảng kê chứng từ sau: Mẫu 10 Bảng kê chứng từ Tài khoản 214- Hao mòn tài sản cố định Phát sinh nợ Phát sinh có : 11.554.000 Ngày Số Ct Diễn giải TK Nợ TK Có Phát sinh Chi phí sản xuất chung : Công trình Bưu điện Nam Sách … … 31/10 10 Trích khấu hao tài sản cố định tháng 10/03 (Máy móc thiết bị) 627 214 620.216 31/11 10 Trích khấu hao tài sản cố định tháng 11/03 (Máy móc thiết bị) 627 214 620.216 30/11 11 Trích khấu hao tài sản cố định tháng 11/03 (Nhà cửa, vật kiến trúc) 627 214 1.708.380 …. …. Sau khi tập hợp các loại chi phí sản xuất chung, kế toán phân bổ cho từng công trình mà xí nghiệp đã tham gia thi công. Đối với những khoản chi phí phát sinh trực tiếp cho từng công trình thì kế toán tính thẳng vào chi phí chung của công trình đó. Còn những khoản liên quan đến nhiều công trình kế toán tập hợp lại rồi phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí sản xuất chung phân bổ cho công trình i = Tổng chi phí sản xuất chung x Chi phí nhân công trực tiếp công trình i Tổng chi phí nhân công trực tiếp Theo tiêu thức trên, kế toán tính ra chi phí cho từng công trình. Sau đó kế toán tổng hợp lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung từng công trình để vào sổ cái. Mẫu 11: Sổ cái TK627 Ngày Số CT Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 31/08 84755 Phân bổ chi phí KH TSCĐcho công trình BĐNS 214 11.554.000 18/09 23275 Chi tiếp khách 1411 228.000 … 30/09 PK27 K/c chi phí sản xuất chung 154 14.668.627 09/12 86770 TT tiền thí nghiệm cọc BT 1411 1.150.000 … … 31/12 13 K/c chi phí sản xuất chung 154 11.136.788 Cộng 25.805.415 25.805.415 2.2.5. Tổng hợp chi phí sản xuất, đánh giá sản phẩm dở dang và tính giá thành sản phẩm: Tính giá thành sản phẩm hoàn thành là công tác cuối cùng của quá trình tập hợp chi phí sản xuất. Để tính giá thành được đầy đủ, chính xác cần thiết phải sử dụng phương pháp tính giá thích hợp. Công ty tính giá thành sản phẩm theo phương pháp trực tiếpvì đối tượng tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình. Theo phương pháp này, cuối mỗi quý kế toán tổng hợp tiến hành tính giá thành khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành trong quý. Thành phẩm của giá thành gồm 4 khoản mục: - Nguyên vật liệu trực tiếp - Nhân công trực tiếp - Máy thi công - Sản xuất chung Mẫu sổ cái TK154 như sau: Mẫu 12: Sổ cái TK154 Công trình: Bưu điện Nam Sách- tỉnh Hải Dương Dư nợ đầu kỳ: 0 Phát sinh Nợ: 938.050.008 Phát sinh Có: 884.505.008 Dư nợ cuối kỳ: 53.545.000 Ngày Số CT Diễn giải TKĐƯ PS Nợ PS Có 31/12 12 K/c chi phí nguyên vật liệu 621 804.243.576 31/12 13 K/c chi phí máy thi công 623 49.169.619 31/12 PK30 Phân bổ CF SXC vào Z CT Bưu điện Nam Sách 6271 12.785.048 31/12 14 K/c chi phí nhân công 622 46.046.350 31/12 15 K/c chi phí sản xuất chung 6272 25.805.415 31/12 16 K/c giá vốn 632 884.505.008 Ngày …tháng…năm… Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán ghi sổ Hàng quý, xí nghiệp thanh toán với chủ đầu tư phần khối lượng xây lắp hoàn thành đạt tiêu chuẩn kỹ thuật theo đúng thời điểm giao thầu đến thời điểm đó trước khi thanh toán. Xí nghiệp phải đáng giá được khối lượng xây lắp dở dang cuối quý để xác định được khối lượng xây lắp hoàn thành trong quý. Sau đó tiến hành đánh giá khối lượng xây lắp dở dang cuối quý bằng phương pháp kiểm kê. Phương pháp này được thực hiện như sau: Cuối quý, cán bộ kỹ thuật, chỉ huy công trình và bên chủ đầu tư ra công trình để nghiệm thu khối lượng công trình hoàn thành và dở dang cuối quý. Cán bộ kỹ thuật lập bảng kê khối lượng xây lắp hoàn thành trong quý theo dự toán từng khoản mục gửi về phòng kế toán. Căn cứ vào bảng kiểm kê đó cùng số liệu về tổng chi phí thực tế dở dang cuối quý, chi phí thực tế phát sinh trong quý, kế toán lập ra chi phí thực tế dở dang cuối quý. Từ kết quả tính được kế toán xí nghiệp lập bảng báo cáo chi phí và giá thành sản phẩm cho từng công trình và nộp lên công ty. Mẫu 13: Báo cáo chi phí và tính giá thành sản phẩm Công trình: Bưu điện huyện Nam Sách Khoản mục chi phí Dở dang ĐK P.S trong kỳ Dở dang CK Giá thành thực tế NVLTT 804.243.576 NCTT 46.046.350 Máy thi công 49.169.619 Sản xuất chung 38.590.463 Tổng 0 938.050.008 53.545.000 884.505.008 Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty xây dựng Bưu điện 3.1. Nhận xét chung về công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty xây dựng Bưu điện: 3.1.1. Những ưu điểm đạt được: Qua gần 30 năm cùng với sự trưởng thành và phát triển của ngành Bưu điện Việt Nam, Công ty xây dựng Bưu điện đã không ngừng lớn mạnh và trưởng thành cả về quy mô năng lực cũng như hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công ty đã chủ động nghiên cứu từng bước thực hiện một mô hình quản lý và hạch toán khoa học hợp lý, phù hợp với địa bàn hoạt động cũng như quy mô, đặc điểm của công ty trong nền kinh tế thị trường và có một vị trí vững chắc, có uy tín trên thị trường. Công ty đã luôn cố gắng hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ và kế hoạch của ngành Bưu điện cũng như của Nhà nước đặt ra, từng bước mở rộng lĩnh vực và quy mô kinh doanh để đáp ứng nhu cầu phát triển trong công cuộc công nghiệp hoá- hiện đại hoá đất nước, xứng đáng là một doanh nghiệp tiêu biểu của ngành Bưu điện nói chung. Để có được những thành tựu đó đòi hỏi một sự cố gắng, nỗ lực không ngừng của Ban giám đốc, của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty và đặc biệt phải kể đến những đóng góp của bộ máy kế toán trong công ty. Cùng với sự phát triển và lớn mạnh của công ty, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng được củng cố và hoàn thiện. Kế toán đã phát huy được vai trò của mình trong trong quản lý kinh doanh của công ty, trong đó công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng dần được hoàn thiện và đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản lý. Qua thời gian thực tập tại Công ty Xây dựng Bưu điện, dựa vào kiến thức bản thân tiếp thu được tại nhà trường và qua nghiên cứu tình hình thực tế, em nhận thấy công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty đã được những thành công đáng kể: - Về tổ chức bộ máy kế toán: Là một công ty có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, có nhiều xí nghiệp thành viên vì vậy việc tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán sẽ đảm bảo sự chỉ đạo kịp thời, nhạy bén của kế toán trưởng cũng như sự quản lý chặt chẽ của từng xí nghiệp. Đồng thời nó cũng phát huy hết khả năng chuyên môn của bộ phận kế toán xí nghiệp. Về bộ máy kế toán, Công ty đã xây dựng được bộ máy kế toán gọn nhẹ, tổ chức tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên môn vững vàng, được phân công, phân nhiệm rõ ràng. Chính điều này đã tạo ra sự chuyên môn hoá trong công tác kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác kế toán nói riêng và công tác quản lý tài chính nói chung của toàn công ty. Bên cạnh đó, Công ty còn thiết lập Ban kiểm toán nội bộ nhằm kiểm tra, kiểm soát các hoạt động của đơn vị cấp dưới góp phần thúc đẩy hiệu quả mọi hoạt động trong công ty trong đó có hoạt động kế toán. - Về sổ sách kế toán: Phần lớn công tác kế toán được thực hiện bằng máy tính cho nên gần như toàn bộ sổ sách của công ty được lưu trữ trên máy tính do vậy giảm bớt khối lượng tính toán rất nhiều, giúp cho kế toán lập báo cáo nhanh chóng, thuận tiện và chính xác. Mặt khác để bảo toàn dữ liệu và phục vụ cho công tác kiểm tra đối chiếu và tránh lệ thuộc hoàn toàn vào máy tính, đề phòng có rủi ro xảy ra, cuối kỳ công ty còn cho in từ máy tính ra các loại sổ sách để lưu trữ số liệu song song cùng máy tính. Điều này chứng tỏ công ty rất thận trọng trong công tác bảo quản và lưu trữ số liệu theo đúng như chế độ ban hành. - Về hình thức kế toán : Hiện tại Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ. Do đặc điểm sản phẩm của công ty phần lớn là sản phẩm xây lắp nên công ty thường chỉ nhận được hồ sơ, chứng từ sau khi có tạm quyết toán công trình hoặc quyết toán công trình. Việc sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ sẽ phù hợp với công ty khi thực hiện hạch toán cho từng công trình. - Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Công ty đang sử dụng rất nhiều các loại chứng từ khác nhau trong đó có những loại bắt buộc theo mẫu chuẩn Nhà nước quy định. Ngoài ra, Công ty còn tự lập thêm các loại chứng từ khác để phục vụ cho việc hạch toán được rõ ràng, chính xác hơn, từ đó nâng cao tính kiểm tra, kiểm soát trong nội bộ Công ty. Kế toán thực hiện rất nghiêm ngặt việc lập và luân chuyển chứng từ theo như chế độ quy định để đảm bảo tính khách quan và tuân thủ của chứng từ. Chứng từ được lưu trữ một cách khoa học, ngăn nắp, tạo diều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và bảo quản. Phòng kế toán có riêng hẳn một phòng để lưu trữ chứng từ và tuỳ theo từng thời hạn khác nhau theo như chế độ quy định. - Về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản Công ty đang áp dụng tuân thủ theo đúng như chế độ Nhà nước ban hành, kế toán hạch toán đúng theo như nội dung tài khoản. Công ty còn áp dụng linh hoạt việc vận dụng tài khoản phù hợp với đặc điểm của Công ty là cả sản phẩm xây lắp và sản phẩm công nghiệp để đảm bảo độ chính xác của thông tin mà vẫn tuân thủ theo như chế độ. - Về công tác tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm: Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là một hành kế toán rất được Công ty coi trọng. Việc tập hợp chi phí sản xuất hàng tháng giúp cho các số liệu hạch toán ghi chép chính xác, kịp thời, đầy đủ và là cơ sở đảm bảo tính đúng, tính đủ vào giá thành công trình, hạng mục công trình hoàn thành. Việc áp dụng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế của Công ty, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên tình hình biến động của vật tư, tiền vốn… trong quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Với đặc điểm sản phẩm, quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty thì đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kỳ tính giá thành mà Công ty xác định là hợp lý, tạo điều kiện cho việc tính giá thành nhanh gọn chính xác. Việc phân loại chi phí sản xuất theo các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, đáp ứng được yêu cầu hạch toán ở Công ty, phù hợp với chế độ kế toán mới. 3.2.1. Những hạn chế còn tồn tại: Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nói chung và công tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty vẫn còn một số những vấn đề cần nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện. - Về hệ thống sổ sách và phương pháp ghi sổ: Công ty hiện đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng có nhiều biến tướng. Đúng ra theo trình tự chung thì kế toán phải lập chứng từ ghi sổ trước, sau đó đăng ký số hiệu trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ rồi từ đó mới vào sổ cái. Nhưng do áp dụng kế toán máy do vậy chứng từ gốc sau khi được nhập dữ liệu vào máy được tổng hợp theo các bảng kê tài khoản ( mẫu tương tự như bảng kê của hình thức nhật ký chứng từ nghĩa là ghi Nợ (Có) một tài khoản và ghi Có (Nợ) các tài khoản khác có liên quan). Từ bảng kê đó, số liệu được chuyển vào các sổ chi tiết, sổ cái có liên quan ( ở công ty sổ cái được sử dụng để theo dõi chung cho cả sổ chi tiết và sổ tổng hợp). Mặt khác, cuối tháng hoặc cuối quý, căn cứ vào các bảng kê chứng từ, kế toán ghi định khoản và lập chứng từ ghi sổ để lưu trữ các chứng từ gốc đã vào sổ cái. Sau đó các chứng từ ghi sổ được dăng ký số hiệu trên Sổ dăng ký chứng từ ghi sổ nhằm giúp cho việc bảo quản và theo dõi chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên do số hiệu của chứng từ trên sổ cái là số hiệu của chứng từ gốc chứ không phải là số hiệu đã được đăng ký của chứng từ ghi sổ nên khiến cho việc bảo quản và tìm kiếm chứng từ khi cần gặp khó khăn. Ngoài ra do hạch toán không đúng theo nguyên tắc của hình thức chứng từ ghi sổ nên dẫn tới việc lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ không đúng với ý nghĩa là sổ đăng ký số hiệu của chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ cái. Hơn nữa, một tác dụng khác nữa của Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là để đối chiếu số liệu với Bảng cân đối số phát sinh. Tuy nhiên ở Công ty sổ này không được dùng để đối chiếu số liệu với bảng cân đối số phát sinh. Mà căn cứ để đối chiếu lại là Bảng tổng hợp chi tiết (Bảng này được lập cuối kỳ, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian). Bên cạnh đó trong hệ thống sổ sách của công ty hiện nay vẫn chưa sử dụng các báo cáo của kế toán quản trị. - Về hệ thống TK sử dụng: TK sử dụng tại công ty hiện nay chưa thực sự đúng với chuẩn mực ban hành của Bộ tài chính. Hệ thống TK cấp hai( tiểu khoản của TK623 và TK627 ) chưa được áp dụng thống nhất tại công ty và tại các xí nghiệp trực thuộc. - Về kế toán chi phí sử dụng máy thi công: Hiện nay tại các xí nghiệp xây dựng thuộc công ty vẫn chưa có sự đồng nhất trong việc sử dụng TK623 “Chi phí sử dụng máy thi công”. Đối với công trình nào chi phí sử dụng máy thi công nhiều, kế toán tập hợp vào TK623, còn với công trình nào phát sinh ít chi phí sử dụng máy thi công, toàn bộ chi phí được tập hợp vào TK627. Theo chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp được Bộ Tài chính ban hành tại quyết định 1864/1998 QĐ-BTC ngày 16/12/1998 đã bổ sung thêm TK623 “Chi phí sử dụng máy thi công”, gồm các khoản: chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ sản xuất, chi phí khấu hao máy, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền cho xe, máy thi công. Do vậy công ty nên theo dõi TK623 theo từng khoản mục chi phí sử dụng máy trong giá thành. - Về công tác đánh giá sản phẩm dở dang: Hiện nay việc xác định chi phí khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ và đầu kỳ ở xí nghiệp xây dựng nhà Bưu điện được thông qua giá trị xây lắp dở dang theo dự toán. Do xác định như vậy dẫn đến việc tính giá thành thực tế công trình mag tính chất ước tính, không chính xác. Từ đó dẫn đến việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh chưa đúng. - Về kế toán chi phí khấu hao tài sản cố định: Việc trích khấu hao tài sản cố định được công ty đăng ký với Cục Quản lý vốn và tài sản Nhà nước theo thời gian là năm và có thể đến hết năm công ty vẫn đảm bảo trích đủ số khấu hao nhưng xét riêng từng công trình, hạng mục công trình cần phải có tiêu thức phân bổ khấu hao cho phù hợp. Việc tính không đủ, không đúng chi phí khấu hao tài sản cố định vào chi phí sản xuất sẽ làm cho giá thành sai lệch, ảnh hưởng đến quyết định của nhà quản lý. Thêm nữa Bộ tài chính ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định nhưng chưa được công ty áp dụng. Trên đây là một số ưu nhược điểm của công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm nói riêng ở Công ty Xây dựng Bưu điện. Từ thực tế tiếp xúc với công tác kế toán cùng với những kiến thức tiếp thu được trong học tập và nghiên cứu em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở Công ty Xây dựng Bưu điện. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Xây dựng Bưu điện: ý kiến 1: Đối với hệ thống sổ sách và phương pháp ghi sổ: Hệ thống sổ sách trong máy tính của Công ty như đã nói ở trên do có sự kết hợp giữa hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp ( sổ cái) nên một mặt không phát huy được tác dụng của chứng từ ghi sổ (vì chỉ căn cứ trên chứng từ gốc để vào sổ cái) mặt khác còn làm mất đi tính kiểm tra giữa hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Tuy nhiên do đây là đặc thù của phần mềm kế toán máy áp dụng tại Công ty nên để khắc phục được nhược điểm nói trên cần phải có thời gian nghiên cứu thêm cả về vấn đề công nghệ phần mềm kế toán lẫn cả phương pháp hạch toán, từ đó tìm ra tìm ra một hình thức ghi sổ tối ưu vừa đáp ứng được yêu cầu theo đúng như chuẩn mực vừa phù hợp với đặc điểm thực tế của Công ty (Bởi vì theo như trình tự ghi sổ hiện nay công ty đang thực hiện thì phù hợp với hình thức nhật ký chung hơn, do với hình thức nhật ký chung hệ thống sổ chi tiết và sổ tổng hợp đều lấy từ các chứng từ gốc hàng ngày. Tuy nhiên một vấn đề đặt ra là hình thức chứng từ ghi sổ lại phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty). Bên cạnh đó, như đã nói ở trên, hiện tại Công ty chưa sử dụng báo cáo kế toán quản trị. Báo cáo kế toán quản trị là báo cáo tổng hợp các hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ của từng xí nghiệp để cung cấp thông tin về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cho các nhà quản trị doanh nghiệp. Báo cáo này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc kiểm soát chi phí và đánh giá hoạt động sản xuất của từng xí nghiệp. Vì vậy kế toán công ty nên sớm sử dụng báo cáo này nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong Công ty. ý kiến 2: Đối với hệ thống TK sử dụng: Hiện nay tại công ty cũng như tại các xí nghiệp trực thuộc, các khoản mục chi phí đều được chỉ hạch toán vào tài khoản cấp I, không chi tiết đến tài khoản cấp II, kể cả TK 623, 627. Đây là hai khoản mục chi phí bao gồm nhiều loại chi phí phát sinh khác nhau như chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao... Theo quyết định 1864/1998/QĐ/BTC ban hành ngày 26/12/1998 dùng cho các doanh nghiệp xây lắp thì các TK 623, 627 được chi tiết làm 6 tài khoản cấp 2: 6231 : Chi phí nhân công sử dụng máy 6232 : Chi phí vật liệu 6233 : Chi phí dụng cụ sản xuất 6234 : Khấu hao máy thi công 6237 : Chi phí dịch vụ mua ngoài 6238 : Chi phí bằng tiền khác 6271 : Chi phí nhân viên 6272 : Chi phí vật liệu 6273 : Chi phí dụng cụ sản xuất 6274 : Chi phí khấu hao TSCĐ 6277 : Chi phí dịch vụ mua ngoài 6278 : Chi phí bằng tiền khác Theo em, kế toán công ty và xí nghiệp nên chi tiết các khoản mục chi phí phát sinh theo yếu tố. Việc chi tiết các khoản mục chi phí sẽ tạo điều kiện thuận lợi khi kiểm tra đối chiếu một số yếu tố chi phí trong từng khoản mục cũng như để công tác kiểm toán được tiến hành dễ dàng hơn, tránh phiền toái. ý kiến 3: Đối với kế toán chi phí sử dụng máy thi công: Chi phí sử dụng máy thi công là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng đáng kể trong giá thành và có xu hướng ngày càng tăng. Vì vậy công ty cần theo dõi và quản lý chi phí này ở mọi công trình có phát sinh đến chi phí sử dụng máy thi công. Tuỳ thuộc vào hình thức sử dụng máy thi công tại từng đội xây lắp để hạch toán cho phù hợp. Thêm vào đó, ở công ty việc hạch toán chi phí thuê ngoài máy thi công vào TK 623 là không đúng với chế độ ban hành của Bộ Tài chính về hạch toán kế toán trong doanh nghiệp xây lắp. ở công ty nếu chủ nhiệm công trình thuê máy thi công thì khi nhận được chứng từ có liên quan kế toán xí nghiệp ghi: Nợ TK 623 Nợ TK 133 Có TK 141 Còn ở công ty thì toàn bộ chi phí liên quan đến sử dụng máy thi công ở các xí nghiệp không kể là thuê ngoài hay sử dụng máy thi công của công ty đều hạch toán vào TK 623. Theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC ban hành ngày 16/12/1998 đối với các đơn vị sử dụng máy thi công thuê ngoài thì toàn bộ chi phí này sẽ được tập hợp vào TK 627 (6277-Chi tiết chi phí sử dụng máy thi công). Như vậy công ty nên mở thêm TK cấp 2 là TK 6277 để theo dõi đối với chi phí thuê máy thi công. Việc làm này không làm thay đổi cơ cấu chi phí theo khoản mục trong giá thành sản phẩm xây lắp nhưng có thể dễ dàng quản lý từng khoản chi phí nào do sử dụng máy thi công của đơn vị và khoản chi phí nào do thuê máy thi công từ bên ngoài. ý kiến 4: Đối với công tác đánh giá sản phẩm dở dang: Đánh giá sản phẩm làm dở có ỹ nghĩa rất quan trọng trong việc tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm. Tại công ty xây dựng nhà Bưu điện cũng đã xác định chi phí dở dang cuối kỳ theo công thức nhưng giá trị dự toán của khối lượng xây lắp là ước tính, không chính xác. Do xác định chi phí dở dang cuối kỳ không có căn cứ, không chính xác dẫn đến việc tính giá thành thực tế của công trình cũng không chính xác. Để khắc phục nhược điểm này, cuối quý công ty cần tiến hành kiểm kê khối lượng xây lắp dở dang và được bên chủ đầu tư chấp nhận. Sau khi có giá trị khối lượng xây lắp dở dang, kế toán tiến hành xác định chi phí thực tế khối lượng xây lắp dở dang cuối kỳ của công trình. ý kiến 5: Về kế toán khấu hao tài sản cố định: Theo quyết định số 206 QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định có nhiều những quy định mới, công ty nên xem xét và sớm đưa vào thực hiện. Do tiêu chuẩn xác nhận tài sản cố định có nhiều thay đổi nên đối với những tài sản cố định dùng cho thi công hiện đang ghi sổ của công ty nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận quy định là tài sản cố định hữu hình phải chuyển sang công cụ dụng cụ, kế toán phải ghi giảm tài sản cố định hữu hình và tính chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ: Nợ TK 214 - Hao mòn tài sản cố định Nợ TK 627 - Giá trị còn lại ( nếu nhỏ) Nợ TK 142, 242 - Giá trị còn lại ( nếu lớn) Có TK 211 - Nguyên giá tài sản cố định hữu hình Đối với trường hợp giá trị còn lại lớn, từng kỳ tiến hành phân bổ: Nợ TK 627 - Phần giá trị được phân bổ trong kỳ Có TK 142, 242 - Phần giá trị được phân bổ trong kỳ ý kiến 6: Đối với hệ thống giá dự toán: Giá thành dự toán được xác định trên cơ sở định mức chi phí ban hành và đơn giá dự toán. Giá thành dự toán là cơ sở hình thành giá đấu thầu của công ty, là căn cứ để ghi nhận doanh thu. Nhưng chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất chỉ lấy giá dự toán làm thước đo chứ không phụ thuộc vào giá dự toán. Như vậy nếu công tác xác định giá dự toán không tốt sẽ dẫn đến tình trạng chi phí bỏ ra lớn hơn doanh thu ghi nhận. Trong trường hợp này công ty bị lỗ. Do đó có thể thấy xác định giá dự toán là công việc hết sức quan trọng đối với hoạt động cả công ty. Trên thực tế đây cũng là công việc hết sức khó khăn do giá cả thị trường không ổn định. Để công tác xác định giá dự toán chính xác hơn, thực hiện vai trò định hướng cho việc đầu tư vốn và các yếu tố đầu vào em xin đề xuất là công ty nên xây dựng hệ thống định mức trên cơ sở điều kiện tổ chức sản xuất, kỹ năng kỹ thuật công nghệ hiện có của mình. Đồng thời đơn giá dự toán phải được xác định trên cơ sở giá cả thị trường tại thời điểm lập dự toán và tại địa bàn thi công công trình do công ty chủ yếu thi công công trình ở đâu thì tiến hành mua vật tư và thuê nhân công cũng tại địa bàn đó. Kết luận Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ngày càng giữ vai trò quan trọng trong công tác hạch toán ở các doanh nghiệp. Chi phí sản xuất gắn liền với hiệu quả sử dụng vật tư, tiền vốn và tài sản trong doanh nghiệp. Vì vậy hoàn thiện quá trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm ở doanh nghiệp sản xuất nói chung và ở Công ty Xây dựng Bưu điện nói riêng là cần thiết, xuất phát từ yêu cầu thực tiễn. Ngoài ra tập hợp chi phí chính xác còn đóng vai trò quan trọng trong công việc quản lý tình hình cấp phát vốn và sử dụng vốn một cách có hiệu quả - một vấn đề nan giải đối với sự tăng trưởng kinh tế nước ta hiện nay. Nhận thức được tầm quan trọng của đề tài này, qua thời gian thực tập tai công ty Xây dựng Bưu điện em đã tìm hiểu công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty. Kết hợp với những kiến thức lý luận đã tiếp thu ở nhà trường, em xin đưa ra những ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty. Đây là một đề tài khó, phức tạp, lại thực hiện trong một thời gian ngắn nên khó tránh khỏi thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý kiến giúp đỡ của thầy cô để chuyên đề được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với cô giáo Phạm Thị Hoa, người đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ phòng TC-KTTK của công ty Xây dựng Bưu điện đã nhiệt tình giúp đỡ em về mọi mặt trong thời gian em thực tập tại công ty. Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2004 Sinh viên Lê Thị Phương Thuý mục lục