Khóa luận Công tác kế toán và phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu ở nhà máy thuốc lá Thăng Long

hất đặc thù riêng đa dạng và phong phú . Đặc biệt nhà máy phải nhập ngoài hai loại Vinataba và Hông Hà thông qua công ty xuất nhập khẩu thuốc lá . Loại sợi cao cấp này đã được chế biến hoàn hảo để cuốn thuốc lá cao cấp nên rất khó bảo quản và giá thành rất cao . Như vậy do có những đặc thù riêng khiến cho công tác quản lý NVL có những điểm riêng biệt . Phải quản lý chặt chẽ NVL sử dụng tiết kiệm , hiệu quả ( đặc biệt là NVL chính ) để giảm chi phí NVL hạ thấp giá thành sản phẩm , tăng lợi nhuận là vấn đề quan trọng đặt ra đối với nhà máy . công tác kế toán NVL là một công cụ đắc lực trong việc quản lý NVL của nhà máy 2.2.2 Phân loại vật liệu ở nhà máy thuốc lá Thăng long. Với khối lượng vật liệu lớn bao gồm nhiều thứ, loại, mỗi loại vật liệu lại có vai trò và công dụng khác nhau, muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác vật liệu thì phải tiến hành phân loại một cách khoa học hợp lý . Căn cứ vào công dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất của nhà máy mà vật liệu được phân thành các loại : - Nguyên vật liệu chính : Đây là đối tượng lao động chủ yếu của nhà máy khi tham gia vào quá trình lao động sản xuất . Nguyên vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm . Bao gồm các loại thuốc lá được phân thành vùng, cấp; ngoài ra còn có sợi thuốc lá nhập ngoại đã được chế biến hoàn chỉnh như sợi Vinataba, Hồng Hà - Vật liệu phụ : Gồm rất nhiều loại, tuy không cấu thành nên thực thể sản phẩm song vật liệu phụ có những tác dụng nhất định và cần thiết . Nếu thiếu nó thì chắc chắn không thể tiến hành quá trình sản xuất ra sản phẩm thuốc lá cho nhà máy . Chẳng hạn như các loại hương liệu để phun vào sợi , để tăng thêm mùi vị, các tinh dầu, hạt giống thuốc lá, các loại giấy cuốn điếu, nhãn, bao - Nhiên liệu: Nhiên liệu chủ yếu nhà máy thường dùng bao gồm các loại xăng A92,A76,xăng công nghiệp , các loại dầu( như dầu Diezel) , mỡ bò, các loại than ( than cốc, than cám ) để phục vụ cho máy móc làm việc hay tạo điều kiện cho lao động , các loại nhiên liệu để ủ sấy, ủ trực tiếp dùng cho sản xuất thuốc lá. -Phụ tùng thay thế sửa chữa : Gồm các loại phụ tùng cần dự trữ để sửa chữa thay thế các loại máy thái , máy cuốn điếu, các loại rubăng, các máy móc thiết bị để sản xuất, các phương tiệ vận tải và tài sản cố điịnh khác như trục bánh xe, vòng bi, bóng đèn pha - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Gồm các loại vật liệu và thiết bị mà nhà máy mua vào phục vụ cho xây dựng cơ bản như : Xây dựng các nhà xưởng, nhà kho - Phế liệu thu hồi : Phế liệu của nhà máy chủ yếu là các đầu vụn thuốc lá sau khi đã cuộn xong cắt hai đầu để đống bao. Các loại sợi thuốc vụn này nhà máy cho đóng gói bán ra thị trường chỉ thu hồi 50% giá trị . 2.2.3 Tổ chức công tác bảo quản NVL ở nhà máy thuốc lá Thăng long . NVL là một lĩnh vực rất quan trọng đối với nhà máy thuốc lá Thăng long. Để quản lý lĩnh vực này ,giám đốc nhà máy đã tổ chức ra 3 phòng chức năng giúp việc trực tiếp . - Phòng kế hoạch vật tư : có nhiệm vụ quản lý vật tư tự lập kế hoạch thu mua , cấp phát cho các phân xưởng sản xuất, xây dựng định mức tiêu dùng NVL và theo dõi đánh giá tình hình sử dụng NVL . - Phòng nguyên vật liệu: Lập kế hoạch thu mua , ký kết hợp đồng cấp phát nguyên liệu . -Phòng KCS : Phòng chuyên kiểm tra các mẫu NVL của các đợn vị cung ứng trước khi ký kết hợp đồng thu mua , các khâu trong quá trình vận động của nó trong nhà máy , từ nhập kho , xuất kho thành phẩm trước khi bán . Cách tổ chức này khá hợp lý và hiệu quả . Trong mỗi kỳ sản xuất theo chỉ thị của giám đốc , phòng kế hoạch vật tư và phòng nguyên liệu sẽ tiến hành xây dựng định mức và kế hoạch nguyên vật liệu.Sau khi được phê duyệt , 2 phòng này kết hợp với phòng KCS đảm bảo thu mua và cấp phát theo đúng số lượng và chất lượng Nhà máy thuốc lá Thăng long có 3 hệ thống kho : hệ thống kho nguyên liệu . phế phẩm do phòng nguyên liệu quản lý, hệ thống kho vật tư do phòng kế hoạch vật tư quản lý và kho thành phẩm do phòng tiêu thụ quản lý .Hệ thống các kho này có chất lượng tương đối tốt , bảo quản theo đúng tiêu chuẩn đặt ra cho mỗi chủng loại . - Với vật tư thì được bảo quản ở điều kiện bình thường , hệ thống thông thoáng toàn bộ vật tư được sắp xếp theo khu vực từng chủng loại và các kệ cách mặt đất 12-20 cm . Điều này đảm bảo cho công tác nhập xuất được dễ dàng thuận tiện . - Đối với nguyên liệu sản suất các mác thuốc thông thường thì được baor quản kho trong điều kiện bình thường ,định kỳ tiến hành đảo kho để tránh phát nhiệt , xuống màu xuống cấp . Với nguyên liệu nhập ngoại thì được bảo quản trong kho lạnh , nhiệt độ từ 20-240C, độ ẩm 60-70%, các thùng sợi phải đặt cách tường , cách cột 50 cm và được xếp trên các bục gỗ cách đất từ 12-20 cm. Tất cả các kho đều được trang bị bình cứu hoả ,hệ thống chiếu sáng , hệ thống quạt thông gió và đảm bảo theo đúng yêu cầu là kho nào cũng có nội quy quy chế rõ ràng .Đội ngũ quản lý kho theo dõi thường xuyên ,nếu phát hiện có dấu hiệu lạ phải xử lý kịp thời . Các kho áp dụng hình thức cấp phát theo nhu cầu sản xuất . Hàng ngày nhân viên chuyên trách của các phân xưởng đến kho đăng ký nhu cầu nguyên vật liêu cho sản xuất trong ngày bộ phận kho căn cứ vào đó cấp phát theo đúng chủng loại và số lượng. Thủ kho phải làm báo nhập xuất tồn NVLtrong ngày gửi lên cho cán bộ thống kê của phòng quản lý . Đến cuối tháng phòng kế hoạch vật tư ,phòng nguyên liệu đối chiếu giữa lượng nguyên vật liệu ghi sổ trên kho và lượng thành phẩm của các phân xưởng sản xuất - nơi trực tiếp sự dụng NVL -để đánh giá công tác sử dụng nguyên vật liệu .Đây là cách cấp phát nhanh để đáp ứng cho nhu cầu sản suất . Các phân xưởng sản xuất của nhà máy: - Phân xưởng sợi:Sử dụng nguyên liệu là lá thuốc , cuộng thuốc để sản xuất sợi thuốc phục vụ cho sản xuất của phân xưởng bao mềm và xuất khẩu . -Phân xưởng bao mềm :Sự dụng sợi thành phẩm của phân xưởng và một số loại vật tự khác để sản xuất các mác thuốc bao mềm như Hoàn Kiếm ,Thăng long , Thủ Đô , Điện Biên -Phân xưởng Dunhill: sản xuất các mác thuốc như Dunhill , Tam Đảo , Thăng Long hộp sắt ,Golden Cúp . Riêng mác thuốc Dunhill thì toàn bộ NVL chính nhà máy phải mua từ phía đối tác là hãng Rothmas , và bán lại thành phẩm cho hãng này chịu trách nhiệm tiêu thụ . -Phân xưởng bao cứng : Ngoài mác Vinataba do Tổng công ty giao, phân xưởng còn sản xuất một số mác thuốc khác như Hồng Hà , Tam Đảo .... 2.2.4 . Đánh giá vật liệu ở nhà máy thuốc lá Thăng long. 2.2.4.1.Nguyên vật liệu nhập kho. Đánh giá vật liệu là sự xác định giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu chân thực, dúng đắn. Nguyên vật liệu của nhà máy nhập từ nhiều nguồn khác nhau và mỗi nguồn có một có một cách tính khác nhau . - Đối với vật liệu mua ngoài thì giá thực tế được tính bằng giá ghi trên hoá đơn cộng khoản chi phí thu mua ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, thuê bãi , thuê kho) . - Giá trị thực tế thực tế của phế liệu thu hồi được tính bằng giá bán thực tế của phế liệu đó trên thị trường . 2.2.4.2. Nguyên vật liệu xuất kho. Việc tính trị giá thực tế của vật liệu xuất dùng được thực hiện trên máy vi tính . Nhà máy sử dụng máy vi tính vào việc hạch toán kế toán nên kế toán vật liệu không dùng giá hạch toán mà dùng giá thực tế . Phương pháp này được thực hiện như sau : Bước 1: Tính giá bình quân thực tế : Trị giá thực tế + Trị giáthực tế VL tồn đầu kỳ VL nhập kho trong kỳ Đơn giá thực tế = bình quân Số lượng + Số lượng VL tồn đầu kỳ VL nhập trong kỳ Bước 2: Sau khi tính được đơn giá thực tế bình quân của từng thứ vật liệu kế toán chi tiết vật liệu áp giá vào phiếu xuất kho cho từng đối tượng sử dụng, trên cơ sở số lượng thực tế xuất kho máy vi tính sẽ tính ra giá trị thực tế vật liệu xuất dùng bằng cách : Gía trị thực tế Đơn giá thực tế Số lượng của NVl xuất dùng = bình quân ´ NVL xuất dùng trong kỳ trong kỳ Như vậy, trong kỳ kế toán chỉ theo dõi về số lượng của từng thứ vật liệu xuất dùng và giá trị của vật liệu nhập kho. Đến cuối kỳ khi đã có đơn giá bình quân kế toán mới tính được giá trị thực tế của vật liệu xuất dùng cho sản xuất . 2.2.5. Công tác kế toán chi tiết xuất dùng vật liệu nhà máy thuốc lá ởThăng Long . 2.2.5.1 . Thủ tục xuất kho vật liệu chính - lá thuốc lá . Căn cứ vào nhu cầu thuốc lá trên thị trường , phòng kế hoạch vật tư lập kế hoạch chế biến sợi thuốc lá theo từng mác thuốc; dựa trên công thức pha chế của phòng kỹ thuật công nghệ, phòng kế hoạch vật tư tiến hành tính toán lượng lá thuốc lá cần thiết xuất kho để chế sợi và lập phiếu xuất kho , sau đó giao cho phân xưởng sợi xuống lĩnh ở kho nguyên liệu . Phiếu xuất kho Mẫu số 6- vt Ngày 10 tháng 3 năm 2002 QĐ liên bộ TCTK-TC Tên đơn vị lĩnh vật tư: Phân xưởng sợi Số 533- LB ngày 1-9-1967 Lý do xuất kho : Sản xuất Thủ Đô Định khoản. Xuất tại kho : Kho nguyên liệu Nợ . Có . Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất Lá thuốc Vùng ABCcấp 1 kg 40 40 Vùng ABC cấp 2 kg 500 500 Vùng ALS cấp 1 kg 1000 1000 Vùng ALS cấp 2 kg 900 900 Vùng ALS cấp 3 kg 3000 3000 Cộng thành tiền Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị Phiếu xuất kho nguyên vật liệu chính được lập làm ba liên : Một liên do thủ kho giữ , một liên ở phân xưởng sợi , một liên ở phòng kế hoạch vật tư . Trên cơ sở phiếu xuất kho phân xưởng sợi cử người xuống lĩnh ở kho nguyên liệu, thủ kho tiến hành xuất kho và ghi vào cột thực xuất , sau đó cả người lĩnh và thủ kho cùng ghi nhận vào chứng từ . Trên cơ sở nhu cầu vật tư cho sản xuất , đại diện ở phân xưởng lập phiếu đề nghị xuất vật tư, trình lên phòng kế hoạch vật tư xem xét và xin xuất vật tư . NMTLTL Phiếu đề nghị xuất vật tư Ngày 7 tháng 3 năm 2002 Đề nghị phòng KHVT cho xuất những VL sau cho đồng chí A PX Dunhill lĩnh Danh điểm vật tư Tên nhãn hiệu quy cách vật tư Số lượng Lý do sử dụng ` 10 Giấy cuốn 1600 021 Sợi thuốc lá 830 5 Tinh dầu bạc hà 6754 1 Sac ca rin 2005 2 Tinh dầu nho 500 1 Tinh dầu cam 430 3 Tinh dầu cà fê 1750 Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật tư, phòng kế hoạch vật tư xem xét, nếu đồng ý sẽ lập phiếu xuất kho . Phiếu xuất kho được lập làm ba liên : Một liên lưu ở phòng kế hoạch vật tư, một liên cho thủ kho giữ, một liên cho người lĩnh giữ . Phiếu xuất kho Mẫu số 6- vt Ngày 7tháng 3 năm 2002 QĐ liên bộ TCTK-TC Tên đơn vị lĩnh vật tư: Phân xưởng sợi Số 533- LB ngày 1-9-1967 Lý do xuất kho : Sản xuất Thủ Đô Định khoản. Xuất tại kho : Kho nguyên liệu Nợ . Có Danh điểm vật tư Tênnhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 10 Giấy cuốn 1600 1600 021 Sợi thuốc lá kg 830 830 5 Tinh dầu bạc hà kg 6754 6754 1 Sac ca rin kg 2005 2005 2 Tinh dầu nho kg 500 500 1 Tinh dầu cam kg 430 430 3 Tinh dầu cà fê 1750 1750 Cộng thành tiền Phụ trách cung tiêu Thủ kho Người nhận Phụ trách đơn vị. Người lĩnh phiếu xuất kho xuống lĩnh ở kho vật liệu . Thủ kho căn cứ vào yêu cầu trên phiếu xuất kho và kiểm tra số lượng tồn kho theo từng thứ vật liệu yêu cầu . Nếu còn đủ sẽ xuất theo yêu cầu, nếu thiếu thì sẽ xuất hết . Sau đó thủ kho ghi vào cột thực xuất lượng vật liệu xuất kho và cùng người lĩnh ký xác nhận vào chứng từ . 2.2.5.2. Kế toán chi tiết xuất vật liệu. Trong quá trình sản xuất vật liệu ở nhà máy rất đa dạng và phong phú, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ kinh tế xuất dùng vật liệu. Do đó kế toán chi tiết xuất vật liệu là một công việc có khối lượng lớn và phức tạp kế toán phải phản ánh sự biến động đó một cách đầy đủ kịp thời , chính xác để ghi sổ . Để hạch toán chi tiết vật liệu kế toán nhà máy áp dụng phương pháp " Sổ số dư " , phương pháp này phù hợp với điều kiện thực tế của nhà máy : Trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán tương đối cao, số lượng nghiệp vụ nhập xuất nhiều Kế toán chi tiết xuất vật liệu thể hiện qua phương pháp này như sau: ở kho : Hàng ngày , căn cứ vào các chứng từ như phiếu xuất kho, thủ kho ghi vào thẻ kho ( ở cột xuất ) , mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho . Sau đó thủ kho tập hợp các phiếu xuất kho lập phiếu giao nhận chứng từ xuất . Định kỳ kế toán xuống lấy phiếu giao nhận chứng từ kèm theo các chứng từ liên quan và làm căn cứ ghi sổ . Cuối tháng, thủ kho tính ra số tồn kho ở mỗi thẻ kho và lập báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư làm căn cứ để phòng kế toán đối chiếu kiểm tra . ở phòng kế toán : Hàng tuần, kế toán vật liệu xuống kho để thu nhận chứng từ . Kế toán kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, cuối tháng lập bảng nhập xuất tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho . Để tính được trị giá thực tế xuất kho vật liệu trên cột xuất trong tháng của bảng tổng hợp nhập xuất tồn, kế toán vào máy số lượng tồn đầu kỳ, giá trị thực tế tồn đầu kỳ; số lượng nhập trong kỳ, giá trị thực tế nhập trong kỳ của từng thứ vật liệu . Máy vi tính sẽ cho đơn giá bình quân. Trên cơ sở đó kết hợp với số lượng vật liệu xuất dùng của từng thứ vật liệu sẽ tính ra giá trị thực tế xuất dùng của từng thứ vật liệu. Để thực hiện việc đối chiếu kiểm tra với kho, kế toán vào sổ số dư số lượng và giá trị tồn cuối kỳ của từng thứ vật liệu và so sánh với số tồn cuối kỳ của từng thứ vật liệu ở bảng báo cáo nhập xuất tồn kho vật liệu do thủ kho gửi lên . Đơn vị Thẻ kho Mẫu số 06-VT Tên kho Ngày lập thẻ Ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ - BTC Tờ số Ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng BTC. Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư : Nhãn Tam Đảo Đơn vị tính Mã số Thứ tự Chứng từ Trích yếu Số lượng Số hiệu Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D 1 2 3 14/12 5/3/2002 Nhập XN in N2 và CN 300000 35/12 8/3 Nhập XN in N2 và CNN2 1000000 9/12 9/3 400000 65/12 15/3 Nhập XN in N2 và CNN2 500000 ---------- ---------- ---------- ---------- ĐM 12/98 15/3 Xuất phân xưởng Dunhill 200500 ĐM 12/98 15/3 Xuất phân xưởng bao cứng 200000 199/12 15/3 Nhập XN in N2 và CNTP 700000 Cộng 29000000 400500 28999500 Trên cơ sở số lượng cuối tháng của từng loại vật tư trên báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư tháng trước và căn cứ vào số lượng ở dòng cộng của mỗi thẻ kho, thủ kho lập báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư . Mỗi loại vật tư được ghi trên một dòng trong đó ghi rõ số tồn đầu tháng, nhập trong tháng, xuất trong tháng và tồn cuối tháng. Báo cáo này sẽ là căn cứ để kế toán đối chiếu kiểm tra . Báo cáo nhập xuất tồn kho vật tư tháng 3 năm 2002 Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Tồn đầu tháng Phát sinh trong kỳ Tồn cuối tháng Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Sl TT Sl TT Sợi Vina 016 kg 70000 100 5000 20 1000 700080 Giấy cuốn 021 kg 50 5 10 40 80 15 Sắt vàng 022 kg 8715.52 2275 22750 2000 20000 8980.52 Keo điếu 027 kg 3000 25 250000 2000 20000000 1025 Nhãn Tam Đảo 098 1000t 532 138 13800 500 50000 70 Tút Tam Đảo 097 500t 90 1005 3015 55 165 1050 Keo Bao 028 kg 1442 1400 3500 2800 7000 42 Thủ kho Phòng KHVT Như trên đã trình bày, kế toán chi tiết vật liệu lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo cả chỉ tiêu và số lượng và giá trị do vật tư sử dụng ở nhà máy nhiều thường xuyên cho nên bảng này chỉ mở cho những vật tư chủ yếu - những vật tư được sử dụng có tính chất thường xuyên trong dây chuyền ché biến thuốc lá . Cách lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư như sau : - Cột tồn đầu tháng : Cơ sở số liệu để ghi vào cột này là số tồn đầu tháng của từng loại vật tư tương ứng trên bảng tổng hợp nhập xuất tháng trước . - Cột nhập trong tháng : Kế toán chi tiết căn cứ vào các phiếu nhập kho vật tư trong tháng, sau đó tập hợp , tính toán tổng lượng và trị giá thực tế nhập kho của từng loại vật tư và khi tương ứng vào cột nhập trong tháng trên bảng nhập xuất tồn kho. - Cột xuất trong tháng : Kế toán chi tiết tập hợp các phiếu xuất kho vật tư trong tháng và tính toán số lượng xuất kho trong tháng của từng lại vật tư . Để tính được trị giá thực tế xuất kho của mỗi loại vật tư , kế toán tính ra đơn giá bình quân theo từng loại dựa trên phương pháp bình quân gia quyền, sau đó nhân với số lượng xuất kho trong tháng của từng loại vật tư tương ứng. - Cột tồn trong tháng : Trên cơ sở số liệu từng loại vật tư đầu tháng , nhập trong tháng và xuất trong tháng , kế toán tính ra số lượng và giá trị thực tế tồn kho cuối tháng. Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho Tháng 3 năm 2002 Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT Sl TT Sl TT Sl TT Sợi Vina 70000 13185353 100 15300546 20353.00 1347850. 700080 15085977 Giấy cuốn 50 434435 5.25 72127.00 40.37 56022.00 15.36 153936 Keo đầu lọc 8715.52 299964 2275.0 196639.00 20087 198973 8980.52 387521 Keo điếu 3000 132543 25.397 55059.05 2009.45 930711 1025.05 43066.00 Nhãn Tam Đảo 532 16765.00 138.45 3492.00 500.20 14089.05 70.00 15721.05 Tút Tam Đảo 90 7099.53 1005.10 795294.10 55.90 5032.00 1050.00 70890.00 Keo Bao 1442 5325.00 1400.00 4942.32 280.05 10650.30 42.01 2287.00 Cộng 15432184 1667458.7 635.57 2256787 794545.84 437896.05 Để đối chiếu kiểm tra với kho , kế toán lập sổ số dư , cơ sở số liệu để ghi sổ số dư là cột tồn cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư . Sổ số dư phản ánh từng loại vật tư tồn kho cuối tháng cả chỉ tiêu và số lượng và giá . Sổ số dư tháng 3 năm 2002. Mã vật tư Tên vật tư Số tồn Số lượng Thành tiền 016 Sợi vina 700080 15085977 021 Giấy cuốn 15.36 153936 027 Keo đầu lọc 8980.52 387521 0 Keo điếu 1025.05 43066.00 080 Túi nilon 70.00 15721.05 098 Nhãn tam đảo 1050.00 70890.00 097 Tút Tam đảo 42.01 2287.00 -------- ----------- ------------ ---------- 098 Cộng 794545.84 437896.05 2.2.6.Kế toán tổng hợp xuất nhà máy thuốc lá Thăng Long. Kết hợp với việc hạch toán chi tiết vật liệu hàng ngày thì kế toán tổng hợp vật liệu là không thể thiếu được . Nhà máy thuốc lá Thăng Long đã hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên để phù hợp với đặc điểm sản xuất , chủng loại vật tư của nhà máy . 2.2.6.1. Tài khoản sử dụng trong kế toán xuất dùng vật liệu. Hệ thống tài khoản ké toán sử dụng để hạch toán xuất dùng vật liệu ở nhà máy thuốc lá Thăng Long như sau : TK152 Nguyên liệu ,vật liệu 1521 Nguyên liệu vật liệu chính 15211 Nguyên liệu chính nội địa 15212 Nguyên liệu chính ngoại nhập 15213 Nguyên liệu nhận gia công 15214 Nguyên liệu nhận do liên doanh 1522 Vật liệu phụ 15221 Hương liệu 15222 Vật liệu bao bì 15223 Vật liệu đóng gói 15224 Vật tư dự trữ sản xuất nông nghiệp 15225 Hạt giống thuốc lá 15226 Con giống thuốc lá 15227 Vật liệu phụ khác 1523 Nhiên liệu 15231 Nhiên liệu dạng lỏng 15232 Nhớt, mỡ, dầu thắng 15238 Than nhiên liệu khác 1524 Phụ tùng thay thế 15241 Phụ tùng thay thế máy móc thiết bị 15242 Phụ tùng thay thế phương tiện vận tải 15248 Phụ tùng thay thế khác 1525 Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản 15251 Vật liệu xây dựng chính 15252 Vật kết cấu 15253 Thiết bị cần lắp 15254 Công cụ khí cụ trong xây dựng cơ bản 15258 Vật liệu khác trong xây dựng cơ bản 1528 Phế liệu 15281 Phế liệu trong sản xuất kinh doanh 15282 Phế liệu trong xây dựng cơ bản Các tài khoản liên quan đến xuất vật tư ở nhà máy thuốc lá thăng long : TK621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp TK622 Chi phí nhân công trực tiếp TK627 Chi phí sản xuất chung TK641 Chi phí bán hàng TK642 Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.2.6.2 . Kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở nhà máy thuốc lá Thăng long . 2.2.6.2.1. Kế toán tổng hợp xuất vật liệu 2.2.6.2.1.1 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu trong nước . Nguyên vật liệu chính nhập trong nước ở nhà máy thuốc lá Thăng long là các loại lá thuốc lá đã được phân thành vùng cấp tuỳ thuộc vào từng đặc điểm đặc trưng cũng như về chất lượng của từng loại lá thuốc lá . Đậy là loại nguyên vật liệu chính được xuất sử dụng cho mục đích chế sợi thuốc lá theo từng mác thuốc đã được lập kế hoạch chi tiết sản xuất trong tháng.Mỗi mác thuốc có một công thức phối chế khác nhau hay nói một cụ thể hơn là tuỳ thuộc vào từng công thức pha chế mà mỗi loại lá thuốc có một tỷ lệ nhất định phù hợp với mác thuốc đó . Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu chính - lá thuốc lá- có nhiệm vụ tập hợp theo số lượng và giá trị từng loại lá thuốc để sản xuất từng loại thuốc lá trong tháng . Sau đó tiến hành phân bổ cho phân xưởng sợi - Phân xưởng A . Cuối tháng, trên cơ sở các phiếu xuất kho ,thẻ kho gửi lên, kế toán ( dựa trên bảng tính đơn giá bình quân gia quyền - biểu số 1 ) để tính ra trị giá thực tế xuất kho của từng loại lá thuốc theo từng vùng cấp , theo từng mác thuốc , trị giá thực tế xuất kho của từng loại lá thuốc lá được tập hợp lập bảng tổng hợp nguyên liệu chính xuất dùng cho sản xuất ( Biểu số 2) . Sau khi lập xong bảng tổng hợp chính dùng cho sản xuất , kế toán căn cứ vào số liệu tổng cộng trị giá thực tế xuất kho nguyên liệu chính . Điều này được biết qua ký hiệu vùng , cấp . Trị giá thực tế xuất kho là cơ sở số liệu ghi vào bảng phân bổ nguyên vật liệu . Do việc chế biến sợi chỉ được thực hiện ở phân xưởng A , cho nên toàn bộ trị giá thực tế nguyên liệu chính xuất dùng ở trên được hạch toán ở phân xưởng A. Trên bảng phân số liệu trên được ghi ở các cột TK15211, TK15212 dòng TK621 ở phân xưởng A . 2.2.6.2.1.1. Kế toán tổng hợp xuất nguyên liệu nhập ngoại và vật liệu khác . Khác với lá thuốc lá với mục đích xuất dùng là chế sợi thuốc , nguyên liệu chính nhập ngoại - sợi thuốc lá và vật liệu khác được xuất dùng với mục đích trực tiếp sản xuất ra thuốc lá hoặc dùng cho các phân xưởng, cho quá trình bán hàng . Cuối tháng, sau khi kế toán đã tính được đơn giá bình quân ( thể hiện trên bảng tính đơn giá bình quân gia quyền ) kế toán sẽ tổng hợp tiến hành áp giá vào các phiếu xuất, kết hợp số lượng xuất kho tính ra trị giá thực tế của từng loại vật tư . Sau đó kế toán tập hợp, phân loại các phiếu xuất theo từng phân xưởng , đối tượng sử dụng và lập bảng kê phiếu xuất vật tư . Bảng kê phiếu xuất vật tư Tháng 3 năm 2002 Phân xưởng : B - Tài khoản Nợ : 6211 Phiếu xuất Nội dung Tài khoản Nợ Tài khoản Có Vật tư xuất kho Đặc điểm xuất Số Ngày Sl Đvt ĐG TT 10 29/3/2002 Tem thuế( Bao mềm) 6211 1521 12745905 1000T 1211540 154422101 1 29/3/2002 Giấy cuốn 26.75 mm 6211 1521 1179900 Kg 3664910 40242273 10 29/3/2002 Sợi thuốc lá 6211 1521 5899500 kg 36649102 216211365 20 29/3/2002 Bóng kính BOPF 6211 1521 3705000 kg 2605467 96540369 Cộng tài khoản Có 1521 5252770026 Cộng tài khoản Nợ 6211 5252770026 Sau khi lập bảng kê phiếu xuất vật tư trên cơ sở số liệu từ các bảng kê này, kết hợp số liệu của bảng tổng hợp nguyên liệu chính dùng cho sản xuất, kế toán tổng hợp lập bảng phân bổ nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ . Bảng này có mẫu số 02. Kết cấu như sau : - Các cột dọc : Phản ánh các loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng . Cơ sở số liệu để ghi vào các cột này là dòng cộng các tài khoản Có từ các bảng kê phiếu xuất theo từng loại vật tư tương ứng. - Các cột ngang: Phản ánh các đối tượng sử dụng . Dòng cộng của bảng phân bổ nguyên vật liệu công cụ dụng cụ được sử dụng để ghi vào dòng vật liệu xuất dùng trong tháng trên bảng kê số 3. Vì nhà máy chỉ hạch toán vật liệu , công cụ dụng cụ theo giá thực tế ( Không theo giá hạch toán ) nên phần tổng hợp giá trị tồn đầu tháng và nhập trong tháng của vật liệu, công cụ dụng cụ được ghi theo giá thực tế . Trên bảng kê số 3 không có phần chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, công cụ dụng cụ cho nên không có hệ số giá . Giá trị tồn kho cuối tháng của vật liệu, công cụ dụng cụ được tính theo công thức sau : Trị giá thực tế VL,CCDC tồn cuối tháng = Trị giá thực tế VL,CCDC tồn đầu tháng + Trị giá thực tế VL, CCDC nhập trong tháng - Trị giá thực tế VL,CCDC xuất trong tháng - Trị giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu tháng được lấy từ trị giá thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ tồn cuối tháng trước trên bảng kê số 3. Trị giá thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ nhập trong tháng được lấy từ các nhật ký chứng từ số 1, 2, 5. - Trị giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong tháng được lấy từ dòng cộng trên bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ . ở nhà máy thuốc lá Thăng long để tính được trị giá thực tế xuất dùng của từng loại vật tư kế toán nhà máy áp dụng phương pháp bình quân gia quyền- bản tính đơn giá bình quân gia quyền. Trên cơ sở số liệu từ bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán ghi sang bảng kê số 4, bảng kê số 5. Số liệu trên bảng phân bổ được ghi sang bảng kê số 4 theo các định khoản sau: ĐK 1: Nợ TK 621: 27721171005 ( PX A: 4767815851 PX B : 3378050999 PX C : 19783568725) Có TK 152: 27721171005. ( CT : 15211: 4130800050 15212: 12575389000 1522 : 11014981595) ĐK 2 : Nợ TK 627 ( 6272) :748743568 ( PX A: 45599460 PX B : 220662425 PX C : 61371780 PX D : 100401829 PX E : 110017304 PX F : 220694770 Có TK 152 : 748743568 ( CT : 1522: 11325424181 1523: 45163604 1524: 67547933) Số liệu trên bảng phân bổ được ghi sang bảng kê số 5 theo các định sau: ĐK 1: Nợ TK 641: 322377360 ( CT: 64121: 1450180 64174: 2190300 64181: 318736880 64182: 22900800) Có TK 152: 322377360 ( CT: 1522: 3189211060 1524: 2190300) ĐK2: Nợ TK 642: 37316792 ( CT: 64231: 31710901 64274:5605891) Có TK 1522: 37316792 ( CT: 1522:30896227 1524:6420571) Sau đó trên cơ sở số liệu trên bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và các bảng kê số 4, bảng kê số 5 được ghi sang nhật ký chứng từ số 7. Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài, sau đây xin trích phần ghi Có các TK 152,153 và phần ghi Nợ các TK 621,627, 641,642 phản ánh các ngiệp vụ xuất dùng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ của nhà máy . Từ nhật ký chứng từ số 7, kế toán tổng hợp lấy số liệu để ghi vào sổ cái các tài khoản 152,153,621,627,641,64 2.2.7. Tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại nhà máy thuốc lá Thăng long. 2.2.7.1. Công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu. Nhà máy thuốc lá Thăng long xây dựng định mức nguyên vật liệu dựa theo phương pháp thống kê kinh nghiệm. Trong điều kiện thực tế của nhà máy, công tác xây dựng định mức nguyên vật liệu dựa vào một số căn cứ sau: - Đặc điểm kinh tế kỹ thuật của sản phẩm : sau khi phòng kỹ thuật công nghệ thống nhất đưa ra các thông số kỹ thuật của sản phẩm và được Giám đốc xét duyệt, phòng kế hoạch vật tư dựa vào đó để lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu. Với các cỡ điếu khác nhau thì mức tiêu hao nguyên vật liệu cũng khác nhau. Điều này được thể hiện qua bảng sau: Tên vật tư ĐVT Mức cho 1000 bao Nguyên vật liệu chính Kg - Cho cỡ điếu 61 nt 18.01 - Cho cỡ điếu 70 nt 20.962 - Cho cỡ điếu 85 nt 25.433 - Cho cỡ điếu 70 đầu lọc mềm nt 20.878 Giấy cuốn nt - Cho cỡ điếu 61 nt 0.83 - Cho cỡ điếu 70 nt 1.036 - Cho cỡ điếu 85 nt 1.253 - Quyết toán vật tư kỳ báo cáo: Cán bộ định mức đối chiếu lượng nguyên vật liệu tiêu hao và sản lượng sản phẩm sản xuất ra của kỳ báo cáo rồi tính ra mức tiêu hao cho từng đơn vị sản phẩm. Đây là căn cứ xây dựng định mức cho kỳ kế hoạch. Sau khi xây dựng, định mức được đưa vào thực hiện và theo dõi. Định kỳ ( thường là 6 tháng) phòng kế hoạch vật tư tiến hành đánh giá công tác sử dụng và tiết kiệm nguyên vật liệu. Một số mức tiêu hao nguyên vật liệu sẽ được điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Đây là một chỉ tiêu động, luôn được đánh giá và sửa đổi nếu cần . Với cách quản lý và sử dụng nguyên vật liệu như vậy, nhà máy đã đạt được một số kết quả tương đối tốt thể hiện qua bảng sau : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu một số loại qua các năm. (Tính cho 1000 bao) Tên vật tư ĐVT 1991 1996 2001 Sợi thuốc lá kg 23.6 22.7 20.6 Bóng kính bao BOPP 117 kg 0.68 0.48 0.38 Nhãn bao Tờ 1200 1150 1030 Tem bao Tờ 1150 1130 1050 Tút bao Tờ 110 106 101.5 Cải tiến định mức nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và giảm giá thành sản phẩm là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu. 2.2.7.2. Tình hình thực tế sử dụng nguyên vật liệu. Do đánh giá được vai trò của nguyên vật liệu và xác định được yêu cầu sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu là tôí quan trọng nên cán bộ công nhân viên nhà máy đã phát huy mọi sáng kiến để tận dụng tối đa nguyên vật liệu. Để phân tích tình hình sử dụng nguyên vật liệu trước hết cần xem xét tình hình thực hiện tiết kiệm nguyên vật liệu của nhà máy trong những năm gần đây Giá trị tiết kiệm nguyên vật liệu qua một số năm . Khoản mục ĐVT 2000 2001 So sánh ( %) 1.Tổng số tiền tiết kiệm Đồng 1843578695 4399213150 238.6 2. Nguyên vật liệu chính. nt 1069245188 2227256605 208.3 3. Vật liệu chủ yếu nt 774333507 2171956545 280.5 Phân xưởng Dunhill nt - 63301315 - Phân xưởng bao cứng nt 17508529 148343571 847.3 Phân xưởng bao mềm nt 45999619 128339697 279.0 Số tiền tiết kiệm tính được bằng cách so sánh thực tế với kế hoạch tiêu hao nguyên vật liệu đặt ra. Tuy đây chỉ là kết quả tương đối nhưng phần nào cũng cho thấy công tác tiết kiệm luôn được nhà máy chú trọng . Để hiểu rõ hơn, chúng ta đi phân tích chi phí NVL chính của nhà máy thuốc lá Thăng Long qua 2 mốc thời gian là 6 tháng đầu năm 2000 và 6 tháng đầu năm 2001. Chúng ta sẽ so sánh chi phí NVL chính giữa thực hiện và kế hoạch cùng thời kỳ và của các thời kỳ khác nhau. Ta có số liệu ở bảng trang sau. Gọi Qo, Q1: Sản lượng kế hoạch và thực hiện 6 tháng đầu năm 2000. q0, q1: Sản lượng kế hoạch và thực hiện 6 tháng đầu năm 2001. M0, M1: Mức tiêu hao NVL kế hoạch và thực hiện 6 tháng đầu năm 2000. m0, m1: Mức tiêu hao NVL kế hoạch và thực hiện 6 tháng đầu năm 2001. P0, P1: Đơn giá NVL đầu năm 2000 và 2001. Trước hết ta phân tích chi phí NVL chính thực hiện so với kế hoạch của 2 thời kỳ. Nhìn vào bảng, ta thấy chi phí cho NVL thực tế của 6 tháng đầu năm 2000 so với kế hoạch đặt ra giảm 1545,82 triệu đồng ( Q1M1P0 - Q0 M0P0). Kết quả này là do ảnh hưởng của các nhân tố sau: - Nhân tố sản lượng sản xuất: óq = Q1M0P0 - Q0M0P0 = 91532,06 - 90647,78 = 884,24 Do sản lượng sản xuất thực tế lớn hơn kế hoạch đặt ra nên chi phí cho NVL tăng lên một lượng là 884,24 triệu đồng. Đây là một dấu hiệu tốt. - Nhân tố định mức tiêu hao NVL: óm = Q1M1P0 - Q1M0P0 = 89101,96 - 91532,06 = - 2430,1 Định mức tiêu hao NVL trên thực tế giảm hơn so với kế hoạch đặt ra đã làm cho chi phí NVL giảm một lượng là 2430,1 triệu đồng. Giả sử giá cả NVL ổn định trong kỳ, mặc dù sản lượng thực tế cao hơn kế hoạch đạt ra là 94000 bao nhưng chi phí cho nguyên liệu chính lại giảm 1545,82 triệu đồng, đó là do sự chênh lệch giữa mức thực hiện và mức kế hoạch. Một cách tương tự, chúng ta có 6 tháng đầu năm 2001 chi phí cho NVL giảm so với kế hoạch 151,85 triệu đồng. Trong đó sản lượng sản xuất tăng đã làm cho chi phí tăng 1199,66 triệu đồng. Nhân tố định mức tiêu hao tác động theo chiều hướng ngược lại làm giảm chi phí một lượng 1351,51 triệu đồng. Tóm lại, công nhân nhà máy không chỉ đảm bảo định mức được giao mà còn giảm mức tiêu hao NVL. Đây là một dấu hiệu đáng mừng nếu công tác lập định mức của nhà máy sát thực tế. Để có thể đánh giá chính xác hơn nữa, chúng ta đi phân tích chi phí NVL giữa 2 thời kỳ đầu năm 2000 và 2001. Theo số liệu bảng trên, ta có chi phí NVL 6 tháng đầu năm 2001 giảm so với đầu năm 2000 là: q1m1P1 - Q1M1P0 = 79944,05 - 89101,96 = - 9157,91 triệu đồng Kết quả này là do ảnh hưởng của các nhân tố: - Tác động của nhân tố sản lượng sản xuất (óq). óq = q1M1P0 - Q1M1P0 = 86437,20 - 89101,96 = - 2664,76 triệu đồng Tổng sản lượng sản xuất thực tế 6 tháng đầu năm 2001 tăng 2989 nghìn bao so với cùng kỳ năm 2000. Nhưng chi phí NVL lại giảm đi 2664,76 trong đó có sự giảm đáng kể về số lượng loại sản phẩm có tỷ trọng NVL cao (Dunhill giảm 3445 nghìn bao). - Tác động của nhân tốđịnh mức tiêu dùng NVL. óm = q1m1P0 - Q1M1P0 = 84804,34 - 86437,2 = - 1632,86 triệu đồng Như vậy định mức tiêu dùng NVL của nhà máy luôn được hoàn thiện. Điều này góp phần làm giảm chi phí NVL xuống là 1632,86 triệu đồng. - Tác động của nhân tố giá cả. óp = q1m1P1 - q1 m1P0 = 799944,05 - 84804,34 = - 4860,29 triệu đồng Giảm NVL giảm mạnh đã làm giảm đáng kể chi phí NVL điều này cho thấy có thể do thị trường NVL thuận lợi hoặc nhà máy đã lựa chọn được nhà cung cấp, tiến hành thu mua tốt. Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm thực hiện tổ chức công tác kế toán và phân tích tình hình sử dụng NVL ở nhà máy thuốc lá Thăng Long. 3.1. Một số nhận xét về tổ chức công tác kế toán và phân tích tình hình sử dụng NVL ở nhà máy thuốc lá Thăng Long. Sau hơn 40 năm xây dựng và trưởng thành, nhà máy thuốc lá Thăng Long đã từng bước hoàn thiện về mọi mặt. Để đứng vững trong nền kinh tế thị trường, nhà máy đã không ngừng đổi mới về công tác quản lý và công tác kế toán. Với hình thức kế toán tập trung như hiện nay đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất và đảm bảo cho kế toán phát huy đầy đủ vai trò và chức năng của mình tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên môn hóa nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Qua thời gian ngắn thực tập tại nhà máy, học hỏi, vận dụng lý luận vào thực tiễn công tác kế toán nhập NVL và phân tích tình hình sử dụng NVL, em xin có một số nhận xét như sau: 3.1.1.Ưu điểm. Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một nhà máy lớn có hoạt động sản xuất kinh doanh cao. Sản phẩm của nhà máy đứng vững trên thị trường, đa dạng, phù hợp thị hiếu của hầu hết mọi giới tiêu dùng trong xã hội với uy tín về chất lượng và giá cả của sản phẩm. Sản phẩm của nhà máy có sức cạnh tranh lớn với các sản phẩm trong cũng như ngoài nước. Đạt được những thành tích đó là nhờ sự cố gắng nỗ lực của nhà máy trong việc không ngừng tăng cường công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, đặc biệt là quản lý yếu tố đầu vào (một yếu tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh) ở các khâu thu mua, sử dụng, dự trữ... cũng như việc tổ chức công tác kế toán nhập NVL. - Việc tổ chức kế toán NVL đảm bảo tính thống nhất về phạm vi, phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan, giữa các nội dung của công tác kế toán vật liệu và các số liệu kế toán phản ánh trung thực, rõ ràng, chính xác tình hình có, tăng giảm và tồn kho vật liệu. Trong quá trình hạch toán luôn đảm bảo luân chuyển chứng từ khoa học hợp lý. Việc đối chiếu, kiểm tra sổ sách tương đối rõ ràng hạn chế việc ghi chép trùng lặp nhưng vẫn bảo đảm đầy đủ nội dung hạch toán. Do đó việc tổ chức kế toán ở nhà máy phù hợp với tính chất của một đơn vị sản xuất kinh doanh có quy mô lớn, sản phẩm đa dạng và phong phú. - Xét về khía cạnh kế toán xuất dùng NVL, mặc dù với một khối lượng vật liệu xuất dùng liên tục, đa dạng về mặt chủng loại nhưng vẫn được kế toán nhà máy phản ánh một cách chính xác số lượng từng loại vật liệu xuất dùng cho các mục đích sử dụng khác nhau. Trị giá NVL xuất dùng được đánh giá đúng đảm bảo cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành chính xác. - Nhà máy có 6 phân xưởng sản xuất ( 4 phân xưởng sản xuất chính) với những nhiệm vụ sản xuất khác nhau. Mỗi phân xưởng đều có các cán bộ thống kê phân xưởng thực hiện nhiệm vụ nhập xuất NVL đầy đủ, kịp thời và chính xác về số lượng cho kế toán NVL, kế toán giá thành. Phòng kế hoạch vật tư cùng Ban giám đốc luôn lập các kế hoạch sản xuất, kế hoạch sử dụng NVL cụ thể nhằm đảm bảo thực hiện sản xuất kinh doanh tiết kiệm hiệu quả. - Hiện nay, nhà máy đang vận dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ - một hình thức kế toán được xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết - phù hợp với đặc điểm tổ chức, quy mô của nhà máy. Điều này đã tạo điều kiện thúc đẩy các phần hành kinh tế tiến hành hiệu quả đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời và đầy đủ phục vụ cho yêu cầu quản lý. - Việc hạch toán hàng tồn kho được nhà máy thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên đảm bảo có độ chính xác cao, cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật tại bất kỳ thời điểm nào. - Đặc biệt, cùng với sự phát triển áp dụng tiến bộ khoa học vào quản lý, nhà máy đã trang bị hệ thống máy vi tính khá đầy đủ như một công cụ quản lý NVL hữu hiệu. Hàng ngày, máy sẽ giúp kế toán tính số NVL nhập xuất tồn kho, giảm khối lượng công việc ghi chép của kế toán. - Nhà máy có một đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ đồng đều, các kế toán viên sử dụng máy vi tính trong từng phần hành kế toán cùng với sự trợ giúp của bộ phận chuyên viên máy tính. Đây thực sự là một ưu điểm lớn của nhà máy trong công tác kế toán quản lý và sử dụng NVL. - Trong quá trình sử dụng NVL, nhà máy đã xây dựng được một đội ngũ làm công tác kế hoạch cũng như giám sát chất lượng NVL có trình độ và kinh nghiệm. - Công tác định mức, phong trào thực hành tiết kiệm cũng như phát huy sáng kiến trong quá trình sử dụng NVL luôn được quan tâm cho đáo. 3.1.2.Nhược điểm. Bên cạnh những ưu điểm nêu trên việc tổ chức quản lý cũng như tổ chức kế toán NVL nói chung và tổ chức công tác kế toán xuất NVL nói riêng ở nhà máy còn có những tồn tại cần được khắc phục sau: - Điều kiện để thực hiện kế toán chi tiết xuất NVL theo phương pháp sổ số dư là doanh nghiệp phải có sổ danh điểm vật liệu khoa học, hợp lý và sử dụng giá hạch toán. nhưng nhà máy hoàn toàn không sử dụng giá hạch toán và sổ danh điểm vật liệu thực chất chỉ là bảng mã hóa ký hiệu tên NVL chưa được khoa học và hợp lý. - Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán chi tiết NVL chưa thống nhất. Nhà máy tách riêng quản lý NVL thuốc lá với các loại NVL khác. Mặc dù để đảm bảo yêu cầu quản lý riêng đối với thuốc lá nhưng việc tổ chức kế toán NVL chưa thống nhất. Kế toán chi tiết NVL có sổ khác, kế toán chi tiết vật liệu sử dụng sổ khác. Điều này gây khó khăn cho việc tập trung số liệu và tổ chức kế toán tổng hợp. Cụ thể là khi lập bảng kê, bảng phân bổ NVL không tập trung, thống nhất gây khó khăn cho công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Định mức sử dụng NVL được xây dựng nhưng vẫn chưa đảm bảo yêu cầu tiên tiến và hiện thực. 3.2. Những đề xuất nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán xuất NVL và phân tích tình hình sử dụng NVL ở nhà máy thuốc lá Thăng Long. Như đã trình bày ở trên, việc tổ chức công tác kế toán xuất dùng NVL ở nhà máy là khá hợp lý. Tuy nhiên còn những tồn tại nhất định cần được hoàn thiện. Sau đây, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến về kế toán xuất NVL. ý kiến 1. Xây dựng sổ danh điểm NVL khoa học hợp lý. Để quản lý NVL có hiệu quả về mặt số lượng cũng như giá trị đối với từng loại NVL trên cơ sở phân loại NVL nhà máy nên xây dựng sổ danh điểm vật liệu khoa học hợp lý hơn. Sổ danh điểm NVL có ý nghĩa rất lớn trong công tác quản lý và kế toán NVL. Nó tạo điều kiện thuận lợi trong việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán một cách khoa học. Sổ danh điểm NVL khi đã mã hóa, ký hiệu các tên NVL là cơ sở thống nhất tên gọi NVL tránh sự nhầm lẫn, đồng thời để thống nhất đơn vị tính, giá hạch toán và phục vụ đắc lực cho kế toán chi tiết NVl. Xây dựng sổ danh điểm NVL phải đảm bảo nguyên tắc là: mỗi loại NVL sử dụng một số trang trong sổ để ghi đầy đủ các nhóm, thứ vật liệu thuộc loại NVL đó. Sổ danh điểm NVL được xây dựng trên cơ sở số liệu của loại, nhóm và đặc tính NVL. Tùy theo số lượng nhóm, thứ NVL mà xây dựng số hiệu gồm 1, 2, 3 chữ số ( số lượng dưới 10 thì sử dụng 1 chữ số, dưới 100 thì sử dụng 2 chữ số...). Đối với nhà máy thuốc lá Thăng Long, NVL nhiều ( lớn hơn 5000 loại) được chia làm 6 loại, mỗi loại gồm nhiều nhóm, bao gồm nhiều thứ NVL. Như vậy NVL của nhà máy thuốc lá Thăng Long được ký hiệu như sau: 1521: Nguyên vật liệu chính. 1522: Nguyên vật liệu phụ. 1523: Nhiên liệu. 1524: Phụ tụng thay thế. 1525: Thiết bị, vật liệu XDCB. 1528: Phế liệu. Trong mỗi loại đó được chia thành nhiều nhóm: VD: 1521: Nguyên liệu chính bao gồm: 1521 - 01: Lá thuốc lá 1521 - 02: Sợi thuốc lá nhập ngoại, bao gồm: 1521 - 02 - 001: Sợi Vinataba 1521 - 02 - 002: Sợi Dunhill Tương tự như vậy, chúng ta có sổ danh điểm NVL như sau: Ký hiệu nhóm NVL Danh điểm NVL Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL ĐVT Đơn giá hạch toán Ghi chú 121 1521 - 01 1521 1521 - 01 1521 - 01 - 001 1521 -01 - 002 1521 - 01 - 003 Nguyên liệu chính Lá thuốc lá Thuốc lá vùng ALS Thuốc lá vùng ABC Thuốc lá vùng BHB Kg Kg Kg Kg 12.000 1521 - 02 1521 - 02 1521 - 02 - 001 1521 - 02 - 002 Sợi thuốc lá nhập ngoại Sợi thuốc lá Vinataba Sợi thuốc lá Dunhill Kg Kg Kg 30.000 1522 1522 - 01 1522 1522 - 01 1522 - 01 - 001 1522 - 01 - 002 Vật liệu phụ Hương liệu Tinh dầu bạc hà Tinh dầu cam Kg Kg Kg Kg 1522 - 02 1522 - 02 1522 - 02 - 001 1522 - 02 - 002 Hóa chất NaCl Sacarin Kg Kg Kg ý kiến 2. Xây dựng giá hạch toán và sử dụng hai loại giá hạch toán và giá thực tế. Trong nhà máy thuốc lá Thăng Long tình hình nhập xuất NVL diễn ra thường xuyên, liên tục gồm rất nhiều loại, thứ có quy cách, kích thước, chất lượng khác nhau được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau, giá mua khác nhau, chi phí thu mua khác nhau cũng như việc xuất dùng cho nhiều đối tượng khác nhau với mục đích khấc nhau. Vì vậy việc sử dụng giá hạch toán đơn vị nhà máy thuốc lá Thăng Long là rất phù hợp và cần thiết. Việc sử dụng giá hạch toán sẽ giảm khối lượng ghi chép, công việc kế toán hàng ngày... và đặc biệt, đó là điều kiện quan trọng để thực hiện kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư tránh ghi chép trùng lắp, tách biệt giữa thủ kho và phòng kế toán ở nhà máy hiện nay. Giá hạch toán NVL nhà máy có thể lấy giá mua ( giá ghi trên hóa đơn) cộng với chi phí thu mua, vận chuyển kế hoạch hoặc lấy giá kế hoạch do nhà máy xây dựng. Với mỗi nhóm NVL cùng đặc tính, chủng loại có một giá hạch toán phù hợp. Giá hạch toán NVL phải được quy định thống nhất trong phạ vi nhà máy và được sử dụng ổn định trong một niên độ kế toán ( từ ngày 1/1 đến ngày 31/12). Giá hạch toán chỉ được sử dụng trong kế toán chi tiết NVL. Vì vậy để ghi chép tổng hợp, kế toán phải tổng hợp giá thực tế của NVL tồn kho đầu tháng và NVL nhập trong tháng. Cuối tháng, kế toán tính chuyển giá hạch toán của NVL xuất kho và tồn kho cuối tháng thành giá thực tế để đảm bảo phản ánh chính xác, trung thực giá trị NVL nhập xuất tồn phục vụ cho kế toán tổng hợp NVL và kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Việc tính chuyển giá hạch toán NVL thành giá thực tế được thực hiện trên Bảng kê số 3. ý kiến 3. áp dụng kế toán máy. Cùng với sự phát triển của KHCN... những yêu cầu đòi hỏi về tổ chức công tác kế toán ngày càng nâng cao. Thực hiên áp dụng kế toán máy là sự phát triển nâng cao trình độ kế toán. chắc chắn trong thời gian tới, việc thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính là một yêu cầu tất yếu đối với tất cả các doanh nghiệp ở nước ta. Tổ chức trang bị và ứng dụng các phương tiện, kỹ thuật tính toán, ghi chép và xử lý thông tin đáp ứng nhu cầu thông tin nhanh chóng kịp thời và chính xác để từng bước cơ giới hóa, nâng cao hiệu quả công tá kế toán là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay. Cũng như các doanh nghiệp khác, nhà máy thuốc lá Thăng Long dã quan tâm trang bị, ứng dụng máy vi tính cho công tác kế toán nhưng thực tế hiệu quả của việc ứng dụng chưa cao, nhiều khi mới chỉ là hình thức đó là do sự chuyển đổi chưa hoàn thiện từ kế toán thủ công sang kế toán máy ( ứng dụng máy vi tính). Để thực hiện tốt công việc này, nhà máy cần tổ chức tốt các nội dung sau: - Tổ chức mua sắm, trang bị phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, quy mô doanh nghiệp và khối lượng, tính chất phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu sắc về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính. Trong điều kiện hiện nay tổ chức đào tạo lại đội ngũ cán bộ kế toán là rất quan trọng, cần có sự quan tâm đúng mức của cán bộ lãnh đạo nhà máy. Việc đào tạo không chỉ bó hẹp ở phạm vi nghiệp vụ chuyên môn mà cả ở trình độ hiểu biết và sử dụng các loại phương tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin khác nhaun để đáp ứng yêu cầu quản lý mới. Trong điều kiện ứng dụng máy vi tính việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần được sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng trình độ của cán bộ kế toán. - Tổ chức việc nhập dữ liệu. Để thực hiện việc xử lý thông tin trên máy vi tính đòi hỏi phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp và thực hiện việc nhập dữ liệu vào từng phân hệ liên quan đến từng nội dung công tác kế toán như phân hệ vật tư, phân hệ tiền công, KPCĐ và bảo hiểm, phân hệ TSCĐ.... - Xây dựng hệ thống mã hóa các đối tượng quản lý, mã hóa chứng từ, mã hóa và quy định nội dung phản ánh từng mã tài khoản. - Xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết với kết cấu đơn giản, ít cột nhiều dòng phù hợp với tổng hợp số liệu và in trên máy. khi chuyển sang xử lý công tác kế toán trên maysvi tính thì hình thức sổ kế toán thích hợp là hình thức sổ Nhật ký chung hoặc hình thức Chứng từ ghi sổ. - Tổ chức thực hiện chương trình trên máy. Kết quả của việc thực hiện chương trình trên máy là in ra các báo biểu ( các sổ kế toán, các báo cáo tài chính...) theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Thực hiện từng bước cơ giới hóa công tác kế toán tiến tói xử lý hoàn toàn công tác kế toán trên máy vi tính đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ và hệ thống không chỉ ở các bộ phận kế toán mà cả ở bộ phận quản lý chức năng khác trong doanh nghiệp là một yêu cầu mới, cấp bách đặt ra trong điều kiện hiện nay nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin một cách chính xác, khách quan, kịp thời. Để đáp ứng yêu cầu đặt ra cần phải thực hiện tốt các nội dung nêu trên, trong đó phải đặc biệt coi trọng nội dung đào tạo đội ngũ cán bộ kế toán về sự hiểu biết và sử dụng máy vi tính kết hợp chặt chẽ với các chuyên gia, các trung tâm máy tính để lập trình phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. ý kiến 4. Hoàn thiện kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư. Xuất phát từ đặc điểm NVL của nhà máy và yêu cầu quản lý công tác kế toán, nhà máy sử dụng phương pháp sổ số dư là phù hợp. Nhưng như phần thực tế đã trình bày ở trên, việc sử dụng phương pháp này còn chưa hoàn thiện. Sổ danh điểm NVL chưa hoàn toàn thống nhất, hệ thống giá hạch toán chưa được xây dựng, việc ghi sổ còn đơn giản, sự kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế toán còn chưa chặt chẽ. Mặt khác công việc ghi chép đều thực hiện vào cuối tháng, không đảm bảo kịp thời số liệu cho kế toán tổng hợp xuất NVL và công tác tính giá thành sản phẩm. Để có sự liên hệ và phối hợp giữa kho và phòng kế toán đồng thời tránh ghi chép trùng lặp, không cần thiết, tiết kiệm lao động trong hạch toán, quản lý NVL có hiệu quả trên cơ sở đánh giá tình hình thực tế nhà máy, hệ thống danh điểm NVL và hệ thống giá hạch toán đã được xây dựng, kế toán chi tiết xuất dùng NVL được hoàn thiện như sau: Tại kho: Hàng ngày, khi nhận các chứng từ kế toán về xuất NVL, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ. Định kỳ khoảng 10 ngày, thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ xuất, sắp xếp và phân loại lại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ xuất trong đó ghi rõ số lượng, số liệu chứng từ của từng nhóm NVL. Phiếu này lập xong đính kèm với Phiếu xuất kho và giao cho kế toán. Tại phòng kế toán: Định kỳ khoảng 10 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho và thu nhận chứng từ ( kiểm tra tính hợp lý hợp pháp và phân loại chứng từ). Sau khi nhận chứng từ ở kho về, kế toán tiến hành hoàn chỉnh chứng từ ( tính giá hạch toán NVL và ghi vào chứng từ). Tổng cộng số tiền của các chứng từ xuất kho được kế toán ghi vào cột chứng từ trên phiếu giao nhận chứng từ xuất. Căn cứ Phiếu giao nhận chứng từ xuất kế toán lập bảng lũy kế xuất. Cuối tháng từ số liệu ở Bảng lũy kế xuất ghi vào cột xuất ở trên Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật tư. Theo kiến nghị này, sơ đồ hạch toán chi tiết xuất dùng NVL như sau: Bảng tổng hợp NXT Sổ số dư Thẻ kho Bảng lũy kế xuất Phiếu giao nhận chứng từ Phiếu xuất kho Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra Sau đây là một ví dụ về hạch toán chi tiết xuất vật liệu theo phương pháp sổ số dư (có số liệu minh họa). Căn cứ vào các phiếu xuất kho vật tư, định kỳ thủ kho nhận phiếu giao nhận chứng từ xuất,ghi cột số lượng và giao cho kế toán vật liệu. Kế toán tiến hành hoàn chỉnh chứng từ và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ xuất(giá hạch toán). Phiếu giao nhận chứng từ xuất (từ ngày 21-31/3/2002) Kho A Số3 STT Số hiệu vật tư Tên vật tư Số lượng Thành tiền Ghi chú 01 15212 - 01 - 001 Sợi vina 92435.00 13238540700 02 1522 - 03- 001 Nhãn Tam Đảo 4467.05 447188335 Sau khi lập phiéu giao nhận chứng từ xuất , Kế toán ghi vào bảng luỹ kế xuất theo định kỳ. ở bảng này kế toán chỉ ghi chỉ tiêu giá trị của từng loại vật tư xuất kho trong tháng. Bảng luỹ kế xuất Tháng 3 năm 2002 Ký hiệu vật tư Số tiền theocác phiếu giao nhận Cộng Số 1( Ngày 1- 10/3) Số 2( Ngày 11 - 20/ 3) Số 3 (Ngày 21 - 31/ 3) 15212 - 01 - 001 13238540700 13238540700 1522 - 03 - 001 447188335 447188335 Cộng 320115430 3218158550 22535850220 25785124180 Trên cơ sở từ bảng luỹ kế xuất, kế toán ghi vào cột xuất trên bảng tổng hợp xuất tồn ( giá hạch toán) Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho Tháng 3 năm 2002 Ký hiệu vật tư Tên vật tư Số tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng 15212- 01- 001 Sợi vina 12939927000 15038816100 13238540700 14740202400 1522 - 03 - 001 Nhãn Tam Đảo 53310620 795251232 447188335 401373514 ... ... ... ... ... ... Cộng 35120389230 41850198054 25785124184 51185363104 Sau khi lập xong bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho, kế toán tính toán trị giá thực tế tồn kho cuối tháng của từng loại vật tư trên sổ số dư ( Thủ kho gửi lên ) theo giá hạch toán. Trên cơ sở số liệu đó đối chiếu với số tồn cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho để kiểm tra tính chính xác của việc theo dõi, ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho vật liệu giữa kho và phòng kế toán. .