Khóa luận Giải pháp nâng cao hiệu quả Hội chợ Triển lãm tại Việt Nam

goµi mµ c«ng ty gèm sø Minh Long cã ®­îc nh÷ng ®¬n ®Æt hµng trÞ gi¸ vµi chôc ngh×n ®«la, c«ng ty DÖt may ThÕ Hßa (200.000 USD), C«ng ty DÖt may Th¸i TuÊn (4 triÖu USD)(1)… vv. 2. Nh÷ng mÆt cßn h¹n chÕ 2.1. VÒ mÆt kh¸ch quan(1) Thêi b¸o kinh tÕ Sµi Gßn sè ra ngµy 6/112003, trang 40 a/ Kh¶ n¨ng tµi chÝnh Tµi chÝnh bao giê còng lµ vÊn ®Ò khã kh¨n ®èi víi nhiÒu doanh nghiÖp võa vµnhá ë ViÖt Nam khi hä muèn tham dù Héi chî TriÓn l·m, nhÊt lµ nh÷ng Héi chî TriÓn l·m ë n­íc ngoµi. TÝnh riªng nh÷ng Héi chî TriÓn l·m trong n­íc mét n¨m ®· lªn tíi trªn d­íi 200 héi chî. Dï chØ tham dù mét sè Ýt trong ®ã th× chi phÝ còng lµ mét kho¶n ®¸ng kÓ, do vËy kh«ng Ýt c«ng ty rÊt muèn qu¶ng b¸ s¶n phÈm vµ h×nh ¶nh m×nh th«ng qua c¸c Héi chî TriÓn l·m lín nh­ng lùc bÊt tßng t©m. Chi phÝ thuª gian hµng trung b×nh cña mét Héi chî TriÓn l·m dao ®éng tõ 5 triÖu tíi 10 triÖu cho 1 gian hµng cì nhá vµ trung b×nh, nÕu mét doanh nghiÖp tham dù kho¶ng 3,4 héi chî mét n¨m th× con sè nµy sÏ kh«ng hÒ nhá chót nµo (ch­a kÓ nh÷ng doanh nghiÖp tham dù hµng chôc Héi chî TriÓn l·m). Víi nh÷ng Héi chî TriÓn l·m n­íc ngoµi, khã kh¨n cµng gÊp béi. MÆc dï ®­îc (1) TrÝch bµi “Chen ch©n vµo Trung Quèc”B¸o Sµi Gßn TiÕp ThÞ sè 23 (ngµy 16/6/2001). nhµ n­íc hoÆc c¸c tæ chøc xóc tiÕn th­¬ng m¹i hç trî nh­ng c¸c doanh nghiÖp vÉn ph¶i tù lo nhiÒu kho¶n. C«ng ty cæ phÇn x©y dùng kiÕn tróc AA (Thµnh phè Hå ChÝ Minh) khi tham dù héi chî hµng thñ c«ng mü nghÖ t¹i Mü ®· ph¶i chi tíi nöa tØ ®ång. §©y còng lµ sè tiÒn mµ nhiÒu doanh nghiÖp chÊp nhËn chi khi tham dù héi chî ë Frankfurt. MÆc dï chi phÝ cao nh­ng kh«ng Ýt c«ng ty chÊp nhËn bá tiÒn ®Çu t­, tuy nhiªn còng kh«ng hiÕm doanh nghiÖp lo sî rñi ro, ch­a nhËn thøc ®­îc hÕt hiÖu qu¶ thu ®­îc so víi sè tiÒn bá ra, do ®ã quyÕt ®Þnh kh«ng tham dù. b. H¹n chÕ vÒ th«ng tin T¹i héi chî hµng xuÊt khÈu C«n Minh, Trung Quèc lÇn thø 9 (6/6 à 10/6/2003) cã quy m« 4.000 gian hµng cña gÇn 1.000 doanh nghiÖp, ViÖt Nam ®­îc b¹n dµnh cho 20 gian miÔn phÝ. VËy mµ cuèi cïng ta chØ cã 5 doanh nghiÖp dù víi 13 gian (kÓ c¶ 2 gian cña ban tæ chøc), bá trèng 7 gian. Theo th«ng tin cña b¸o Sµi Gßn TiÕp thÞ(1) th× dï ®­îc b¹n miÔn phÝ nh­ng c«ng ty Bita’s vµ B¸nh kÑo Biªn Hßa vÉn ph¶i tr¶ cho Vinexad 675 USD/gian. Nguyªn nh©n lµ do tõ n¨m 1998, phÝa Trung Quèc ®· ký tháa thuËn víi Bé Th­¬ng m¹i hµng n¨m miÔn phÝ cho ViÖt Nam 20 gian, ng­îc l¹i ViÖt Nam t¹o ®iÒu kiÖn ­a ®·i cho b¹n tham gia héi chî Expo hµng n¨m cña ViÖt Nam. ChÝ phÝ nµy c«ng ty ®· cã hç trî cho doanh nghiÖp nÕu so s¸nh gi¸ thuª chÝnh thøc cña Ban Tæ Chøc dµnh cho doanh nghiÖp n­íc ngoµi lµ 2.000 USD/gian. Cã viÖc Vinexad thu phÝ dÞch vô ®Ó bï ®¾p ho¹t ®éng cña m×nh nh­ng ®¸ng tiÕc lµ doanh nghiÖp ViÖt Nam kh«ng hÒ ®­îc th«ng tin vÒ viÖc ­u ®·i nµy, chØ ®Õn khi dù héi th¶o míi ®­îc biÕt. Sù viÖc nµy phÇn nµo nãi lªn h¹n chÕ chung cña doanh nghiÖp ViÖt Nam vÒ vÊn ®Ò cËp nhËt th«ng tin, ®iÒu nµy ®· dÉn ®Õn kh«ng Ýt thiÖt thßi trong qu¸ tr×nh tham dù c¸c Héi chî TriÓn l·m khiÕn doanh nghiÖp bá lì nhiÒu c¬ héi xóc tiÕn th­¬ng m¹i quan träng ®­îc ­u ®·i. H¹n chÕ vÒ th«ng tin cßn thÓ hiÖn ë chç nhiÒu doanh nghiÖp kh«ng hÒ n¾m ®­îc héi chî ®ã lÇn tr­íc vµ lÇn nµy cã bao nhiªu doanh nghiÖp tham gia, bao nhiªu kh¸ch tham quan, nh÷ng doanh nghiÖp ®· tham gia ®¸nh gi¸ nh­ thÕ nµo….Tr­íc khi tham dù héi chî, kh«ng Ýt doanh nghiÖp kh«ng cã bÊt cø th«ng tin nµo vÒ héi chî, ®èi t¸c, thÞ tr­êng… dÉn ®Õn hËu qu¶ lµ doanh nghiÖp cã thÓ chän lo¹i h×nh héi chî kh«ng phï hîp, võa tèn tiÒn cña, thêi gian mµ ch¼ng ®em l¹i lîi Ých g×. ViÖc truy cËp Internet chËm, gi¸ l¹i cao…còng gãp phÇn t¹o nªn h¹n chÕ vÒ th«ng tin cho c¸c doanh nghiÖp trong thêi buæi c«ng nghÖ th«ng tin ph¸t triÓn nh­ vò b·o hiÖn nay. 2.2. H¹n chÕ vÒ mÆt chñ quan a. H¹n chÕ vÒ quan ®iÓm, tÇm nh×n Dï r»ng ho¹t ®éng Héi chî TriÓn l·m rÊt ph¸t triÓn trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y nh­ng thùc tÕ lµ sù ph¸t triÓn nµy vÉn thiªn vÒ chiÒu réng h¬n lµ chiÒu s©u, sè l­îng c¸c héi chî t¨ng nh­ng hiÖu qu¶ l¹i gi¶m sót. Sè doanh nghiÖp ViÖt Nam tham dù Héi chî TriÓn l·m ngµy cµng nhiÒu lµ ®iÒu ®¸ng mõng, nh­ng bªn c¹nh ®ã còng tån t¹i thùc tr¹ng lµ sè doanh nghiÖp tham gia theo kÕ ho¹ch, chØ tiªu hoÆc theo phong trµo chiÕm tØ lÖ kh«ng nhá. Cã doanh nghiÖp khi ®­îc ng­êi viÕt pháng vÊn t¹i Héi chî hµng c«ng nghiÖp 2003 r»ng t¹i sao ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ héi chî kh«ng cao nh­ng lÇn tíi vÉn tiÕp tôc tham gia th× ®­îc tr¶ lêi r»ng viÖc tham dù Héi chî TriÓn l·m n»m trong kÕ ho¹ch cña c«ng ty råi, cã hiÖu qu¶ hay kh«ng th× n¨m sau vÉn thÕ. HiÖn t­îng nµy phæ biÕn ë c¸c doanh nghiÖp nhµ n­íc, n¬i mµ l·i chia nhau cßn lç th× nhµ n­íc chÞu, do vËy hä kh«ng mÊy quan t©m ®Õn chi phÝ bá ra vµ thu l¹i ®­îc nh÷ng g×. Còng cã t×nh tr¹ng nhµ tæ chøc lµ c¸c Bé, ngµnh mêi doanh nghiÖp hoÆc quan hÖ gi÷a ng­êi mêi vµ ng­êi tham gia t­¬ng ®èi th©n thiÕt nªn viÖc tham dù Héi chî TriÓn l·m ®­îc coi lµ mét ho¹t ®éng x· giao, ®¸p lÔ, lµm hµi lßng ng­êi mêi. VÒ phÝa nh÷ng doanh nghiÖp t­ nh©n th× l¹i lµ viÖc ch¹y theo phong trµo, thÊy doanh nghiÖp cïng ngµnh tham gia th× còng lµm theo mµ kh«ng c©n nh¾c xem Héi chî TriÓn l·m cã phï hîp víi doanh nghiÖp m×nh hay kh«ng. TÊt c¶ vÊn ®Ò trªn thÓ hiÖn tÇm nh×n h¹n chÕ cña mét sè doanh nghiÖp ViÖt Nam ®èi víi vai trß cña Héi chî TriÓn l·m. Hä kh«ng thùc sù coi ®ã lµ mét kªnh xóc tiÕn th­¬ng m¹i quan träng mµ nÕu biÕt tËn dông triÖt ®Ó th× lîi Ých lµ kh«ng thÓ tÝnh ®­îc. ChÝnh v× sù nhËn thøc h¹n hÑp nh­ vËy ®· dÉn hµng lo¹t vÊn ®Ò vÒ cung c¸ch tæ chøc, s¾p xÕp gian hµng, th¸i ®é víi kh¸ch hµng, qu¸ tr×nh chuÈn bÞ cho Héi chî TriÓn l·m….NÕu nh­ nh÷ng doanh nghiÖp lín nh­ g¹ch §ång T©m, Viglacera, Hßa Ph¸t, Kinh §« kh«ng bá lì c¬ héi ®Ó qu¶ng b¸ m×nh th«ng qua c¸ch bµi trÝ gian hµng Ên t­îng, léng lÉy, ®éi ngò nh©n viªn chu ®¸o, bµi b¶n th× mét sè kh¸c l¹i ch­a chó träng ®Õn bé mÆt doanh nghiÖp tr­íc hµng v¹n kh¸ch tham quan. RÊt nhiÒu doanh nghiÖp ®· tr×nh diÔn bé mÆt nghÌo nµn, s¬ sµi cña gian hµng, th¸i ®é nh©n viªn b¸n hµng th× l¬ ®·ng, döng d­ng… Th¸i ®é cÈu th¶, thiÕu tr¸ch nhiÖm ®èi víi gian hµng còng ®ång nghÜa víi sù thiÕu t«n träng kh¸ch hµng, kh¸ch tham quan còng nh­ c¸c ®èi t¸c vµ hËu qu¶ lµ kh«ng nh÷ng kh«ng thu ®­îc g× mµ ng­îc l¹i h×nh ¶nh, uy tÝn cßn bÞ tôt gi¶m thª th¶m. Sù viÖc nµy kh«ng chØ diÔn ra t¹i nhiÒu Héi chî TriÓn l·m trong n­íc, nã còng bÞ kh«ng Ýt doanh nghiÖp bª y nguyªn ra t¹i nh÷ng Héi chî TriÓn l·m n­íc ngoµi, n¬i mµ lóc ®ã kh«ng chØ ¶nh h­ëng tíi h×nh ¶nh c¸ nh©n doanh nghiÖp nµo mµ ®· cã tÇm t¸c ®éng tíi c¶ mét quèc gia. T¹i nh÷ng héi chî n­íc ngoµi, ng­êi ta cã thÓ dÔ dµng b¾t gÆp nh÷ng gian hµng nhá kho¶ng 20 m2 cña c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam bµi trÝ nghÌo nµn, n»m lät thám gi÷a nh÷ng gian khæng lå réng gÊp 15 – 20 lÇn, trang trÝ léng lÉy, b¾t m¾t. TÊt nhiªn lµ ®iÒu nµy cã phÇn nguyªn nh©n tõ kh¶ n¨ng tµi chÝnh kh«ng cho phÐp nh­ng víi mét diÖn tÝch nhá t­¬ng tù, doanh nghiÖp c¸c n­íc kh¸c ®· ch¨m chót hÕt søc cÈn thËn vµ t¹o cho gian hµng cña hä sù ®éc ®¸o, riªng biÖt, l«i cuèn kh¸ch tham quan. TÇm nh×n h¹n chÕ cña mét sè doanh nghiÖp, sù thiÕu chuÈn bÞ vÒ mäi mÆt ®· gãp phÇn kh«ng nhá t¹o nªn mét “h×nh ¶nh ViÖt Nam luém thuém, nhÕch nh¸c”(1) trong m¾t b¹n bÌ thÕ giíi. b. H¹n chÕ vÒ tinh thÇn ®oµn kÕt Sù ®oµn kÕt cña ng­êi ViÖt Nam nãi chung vµ doanh nghiÖp ViÖt Nam nãi tiªng trong thêi b×nh vÉn lµ mét ®Ò tµi ®­îc c¸c chuyªn gia, d­ luËn bµn c·i, tranh luËn kh«ng ngít. ThËm chÝ, ®· tõng cã tê b¸o n­íc ngoµi nhËn xÐt r»ng tõng c¸ nh©n ViÖt Nam ®øng riªng th× kh«ng thua bÊt cø d©n téc nµo, nh­ng còng nh÷ng c¸ nh©n ®Êymµ lµ mét nhãm th× ch¼ng cßn søc m¹nh g×. Sù ®oµn kÕt ®· lµm nªn ®iÒu thÇn kú qua nh÷ng cuéc chiÕn chèng ngo¹i x©m nh­ng d­êng nh­ ®· kh«ng cßn trong cuéc chiÕn kh¾c nghiÖt trªn th­¬ng tr­êng. §iÒu nµy cµng béc lé râ h¬n qua c¸c Héi chî TriÓn l·m n­íc ngoµi khi chóng ta ®øng trong t­¬ng quan víi doanh nghiÖp c¸c n­íc kh¸c. NÕu nh­ gian hµng c¸c n­íc th­êng ®­îc tËp trung thµnh mét thÓ thèng nhÊt, ®­îc ®Çu t­ kü l­ìng ch¨m sãc tõ h×nh thøc, c¸ch bµi trÝ ®Õn nh÷ng cuèn catalogue, brochure giíi thiÖu, tê r¬i, lÞch qu¶ng c¸o…th× rÊt dÔ nhËn thÊy sù l¹c lâng, ph©n t¸n cña c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam. Theo t¸c gi¶ Kim H¹nh sau lÇn tham dù Héi chî quèc tÕ mïa thu Frankfurt ®· cã bµi ®¨ng trªn b¸o Sµi Gßn(1) TrÝch bµi “Xµi tiÒn Nhµ n­íc ®Ó xóc tiÕn th­¬ng m¹i”, t¸c gi¶ T©n D©n, B¸o Sµi gßn tiÕp thÞ, sè 42/2002 (2) Sè 430/2003 (4/9/2003, trang 25) TiÕp ThÞ(2) th× “vÊn ®Ò lín nhÊt lµ h×nh ¶nh quèc gia”. Tham dù héi chî nµy cã tíi 83 doanh nghiÖp ViÖt Nam-mét con sè kh«ng nhá. Tuy nhiªn, c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam l¹i kh«ng cã h×nh ¶nh chung, kh«ng cã céng lùc, hç trî nhau”. T¹i hall 9 (tßa nhµ 9) cã thÓ nãi kh«ng 1 quèc gia nµo mµ lùc l­îng doanh nghiÖp tham dù l¹i ph©n t¸n, t¶n m¹n, tù ph¸t nh­ ViÖt Nam. Trung Quèc, Th¸i Lan, HongKong vµ ngay c¶ Nepal, Pakistan còng ®Òu cã khu vùc chung trang trÝ tæng thÓ thèng nhÊt, t¹o Ên t­îng m¹nh mÏ. Lín nhÊt lµ Trung Quèc víi khu vùc chung hµng tr¨m gian hµng. Hä biÓu d­¬ng lùc l­îng, lµm næi bËt mµu cê s¾c ¸o vµ uy thÕ quèc gia, hç trî thÕ m¹nh tõng th­¬ng hiÖu riªng cña doanh nghiÖp. Hä cßn lµm nh÷ng chiÕn dÞch qu¶ng b¸ réng kh¾p : pan« trªn c¸c tuyÕn ®­êng ®«ng nhÊt, gi¨ng biÓu ng÷ mêi gäi ®Õn gian hµng t¹i héi chî. ChuyÖn ®øng chung nhau thµnh 1 khèi cña ViÖt Nam ai còng thÊy lµ rÊt nªn bëi thùc tÕ c¸c n­íc ®· cho thÊy lîi thÕ quèc gia cña hä. Tuy nhiªn cã rÊt nhiÒu ý kiÕn kh¸c nhau cña doanh nghiÖp ®¸ng ph¶i suy nghÜ. Doanh nghiÖp ®Æt ra nh÷ng c©u hái ai b¶o ®¶m gom chung 1 chç th× gi¸ thuª gian hµng kh«ng t¨ng, viÖc xÕp gian hµng trang trÝ, qu¶ng b¸ sÏ hiÖu qu¶ vµ c«ng b»ng? Ai ®ñ tin cËy ®Ó tËp hîp doanh nghiÖp?…v.v. Kh«ng ph¶i nhiÒu doanh nghiÖp kh«ng biÕt ®­îc h¹n chÕ vÒ sù thiÕu ®oµn kÕt nh­ng mét phÇn do ch­a cã nhµ tæ chøc nµo ®øng ra gi¶i quyÕt chuyÖn nµy, mét phÇn lîi Ých chung khi t¹o thµnh thÓ thèng nhÊt. Trong ®iÒu kiÖn héi nhËp quèc tÕ, m«i tr­êng c¹nh tranh kh«ng chØ giíi h¹n trong biªn giíi quèc gia th× viÖc tËp trung ®øng l¹i bªn nhau t¹o nªn søc m¹nh lµ ®iÒu kh«ng thÓ thiÕu vµ cã ý nghÜa sèng cßn. Chõng nµo doanh nghiÖp ViÖt Nam kh«ng hiÓu râ vµ thùc hiÖn ®­îc th× chõng ®ã chóng ta ch­a thÓ nãi vÒ kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña c¶ mét nÒn kinh tÕ. c/ H¹n chÕ vÒ tÝnh chuyªn nghiÖp Tr×nh ®é ph¸t triÓn thÊp cña nÒn kinh tÕ ®· ¶nh h­ëng kh«ng nhá tíi tr×nh ®é ph¸t triÓn chung cña c¸c doanh nghiÖp, do vËy tÝnh chuyªn nghiÖp kÐm ®­îc coi lµ mét trong nh÷ng ®iÓm yÕu lín mµ nhiÒu doanh nghiÖp ViÖt Nam m¾c ph¶i. TÝnh chuyªn nghiÖp còng lµ mét c¨n cø ph©n biÖt ®¼ng cÊp gi÷a nh÷ng doanh nghiÖp lín vµ doanh nghiÖp nhá. Ng­êi ta cã thÓ nhËn ra doanh nghiÖp lín hä quan t©m rÊt kü tõ chi tiÕt nhá nhÊt nh»m ®¶m b¶o kh«ng cã bÊt k× sai sãt nµo, trong khi ®ã rÊt nhiÒu c«ng ty ViÖt Nam l¹i coi th­êng. TÝnh chuyªn nghiÖp cµng cao th× uy tÝn cña doanh nghiÖp cµng t¨ng t¹o ®iÒu kiÖn lµm viÖc dÔ dµng cho kh¸ch hµng vµ ®èi t¸c. Trong c¸c Héi chî TriÓn l·m víi sù tham gia cña hµng tr¨m doanh nghiÖp th× ®iÓm yÕu vÒ tÝnh chuyªn nghiÖp cµng béc lé râ. Mét sè doanh nghiÖp dù Héi chî TriÓn l·m nh­ng l¹i kh«ng cã Namecard hoÆc nÕu cã l¹i qu¸ Ýt, catalogue còng vËy. Nh©n viªn ®øng b¸n hµng kh«ng ®øng dËy khi kh¸ch ®Õn gian hµng hái han, tr­a th× ngåi ¨n c¬m la liÖt lµm háng c¶nh quan chung cña gian hµng…§éi ngò nh©n viªn tr×nh ®é cßn t­¬ng ®èi thÊp (chØ thuÇn tóy b¸n hµng), nÕu kh¸ch hµng hái thªm vÒ c¸c th«ng tin cao h¬n th× kh«ng n¾m ®­îc, trong khi hÇu hÕt ®¹i diÖn cña c¸c gian hµng n­íc ngoµi cã chøc vô Ýt nhÊt tõ tr­ëng, phã phßng Marketing cho ®Õn gi¸m ®èc, phã gi¸m ®èc. Khi nh÷ng ng­êi nµy ®ãn tiÕp kh¸ch tham quan th× kh¸ch sÏ cã c¶m gi¸c ®­îc t«n träng, mäi vÊn ®Ò cã thÓ trao ®æi, ®µm ph¸n trùc tiÕp tõ ®ã ®i ®Õn kÝ kÕt hîp ®ång hay b­íc ®Çu thiÕt lËp quan hÖ. Víi ng­êi n­íc ngoµi, hãa ra h×nh ¶nh ViÖt Nam thÓ hiÖn ë nh÷ng ®iÒu ng­êi ViÖt t­ëng lµ nhá vµ kh«ng chó ý, ®ã lµ ®é chuyªn nghiÖp cña c¸c tê r¬i, lµ viÖc ®Õn ®óng giê, cung c¸ch lµm viÖc, nãi n¨ng, lµ c¸ch ph¸t biÓu vµ ph¸t ©m tiÕng anh cña c¸c vÞ quan chøc, doanh nh©n, lµ viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ ®iÒu khiÓn mét cuéc häp…T¹i héi chî GDS, mét héi chî quèc tÕ næi tiÕng vµ cã uy tÝn nhÊt vÒ ngµnh giÇy da t¹i Dusseldorf, §øc th¸ng 9/2002, HiÖp héi giµy da ViÖt Nam ®· tæ chøc ®oµn doanh nghiÖp tham gia kh¶o s¸t thÞ tr­êng vµ tr­ng bµy triÓn l·m t¹i ®©y. MÆc dï vËy, sù thiÕu chuÈn bÞ, th« s¬ trong c¸ch bµi trÝ, nghÌo nµn trong ý t­ëng thÓ hiÖn ®· lµm t­ thÕ ViÖt Nam mÊt h¼n chç ®øng cña m×nh bªn c¹nh sù léng lÉy, hiÖn ®¹i, chuyªn nghiÖp tõ mµu s¾c, ¸nh s¸ng, ®Õn tõng phô liÖu tr­ng bµy nhá nhÆt nh­ sái c¸t, cá c©y…§Õn héi chî tr­íc ngµy khai m¹c 1 ngµy, c¶ ®oµn tËp trung d¸n lªn v¸ch mÊy m¶nh giÊy decal c¾t s½n tõ nhµ, xÕp lªn kÖ nh÷ng mÉu hµng t­îng tr­ng, bªn c¹nh c¸c tê brochure, catalogue.., vËy lµ xong. KÕt qu¶ còng kh«ng l¹: kh¸ch kh«ng quan t©m nhiÒu ®Õn gian hµng ViÖt Nam vµ chuyÕn ®i coi nh­ ®· thÊt b¹i mét phÇn(1). ChÝnh v× tÝnh chuyªn nghiÖp thÊp nªn kh«ng Ýt doanh nghiÖp n­íc ngoµi ®· quyÕt ®Þnh kh«ng lµm ¨n, hîp t¸c víi phÝa ViÖt Nam. Dï r»ng giíi kinh doanh gÇn ®©y (nhÊt lµ giíi kinh doanh phÝa Nam) ®· nç lùc nhiÒu ®Ó n©ng cao tÝnh chuyªn nghiÖp nh­ng ®iÒu nµy vÉn bÞ coi lµ mét h¹n chÕ cña c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam nãi chung. (1) Theo b¸o Sµi gßn TiÕp thÞ sè 42/2002. Ch­¬ng III : gi¶i ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ c¸c Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i t¹i ViÖt Nam I. VÒ phÝa Nhµ n­íc 1. CÊp phÐp cã chän läc Trong nh÷ng n¨m qua, ñy ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi vµ mét sè tØnh thµnh phè trùc thuéc Trung ¦¬ng kh¸c ®· cÊp giÊy phÐp cho kh«ng Ýt C«ng ty t­ nh©n ho¹t ®éng víi chøc n¨ng tæ chøc c¸c Héi chî TriÓn l·m. Môc tiªu lîi nhuËn ®­îc hÇu hÕt c«ng ty nµy ®Æt lªn hµng ®Çu thay v× môc tiªu xóc tiÕn th­¬ng m¹i. V× vËy, nhiÒu cuéc triÓn l·m kÐm chÊt l­îng ®­îc tæ chøc ®· g©y nghi ngê vÒ lo¹i h×nh dÞch vô nµy tõ phÝa kh¸ch hµng. Tham gia c¸c héi chî kÐm chÊt l­îng, c¸c kh¸ch hµng kh«ng ®¹t ®­îc môc tiªu cña m×nh tõ ®ã nhu cÇu tham gia c¸c Héi chî TriÓn l·m kh¸c cña hä sÏ gi¶m bít hoÆc mÊt ®i. Kh«ng nh÷ng thÕ, nh÷ng héi chî nµy cßn khiÕn cho t©m lý cña c¸c kh¸ch hµng kh¸c còng bÞ ¶nh h­ëng vµ t¸c ®éng kh«ng nhá ®Õn ho¹t ®éng cña c¸c trung t©m TriÓn l·m kh¸c. Do ®ã, ®Ó lÊy l¹i sù tin cËy cña kh¸ch hµng, chØ nç lùc cña c¸c c«ng ty triÓn l·m th«i th× ch­a ®ñ mµ cßn ph¶i cã sù kiÓm so¸t cña c¸c c¬ quan cã thÈm quyÒn kh¸c. 2. Gi¶m bít thñ tôc LuËt ph¸p ViÖt Nam quy ®Þnh, ®èi víi mét sè lo¹i s¶n phÈm muèn tham gia Héi chî TriÓn l·m t¹i ViÖt Nam th× tr­íc ®ã ph¶i cã giÊy phÐp ®­îc l­u hµnh. Tuy nhiªn, ®Ó xin ®­îc giÊy phÐp l­u hµnh s¶n phÈm t¹i ViÖt Nam ®ßi hái c¸c c«ng ty ph¶i tr¶i qua rÊt nhiÒu kh©u, nhiÒu cÊp víi chi phÝ kh«ng nhá vµ trong thêi gian dµi. §èi víi c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam, nh÷ng khã kh¨n nµy ®· t¹o ra rÊt nhiÒu bÊt lîi, nh÷ng bÊt lîi nµy cµng râ h¬n nÕu ®ã lµ mét c«ng ty cña n­íc ngoµi. H¬n thÕ n÷a, cã nhiÒu ®¬n vÞ chØ muèn tham gia triÓn l·m ®Ó th¨m dß, giíi thiÖu s¶n phÈm chø ch­a quyÕt ®Þnh th©m nhËp vµ b¸n s¶n phÈm trªn thÞ tr­êng, th× viÖc xin giÊy phÐp l­u hµnh tr­íc khi quyÕt ®Þnh sÏ l­u hµnh lµ ®iÒu tr¸i víi th«ng lÖ b×nh th­êng vµ g©y ra nh÷ng ¶nh h­ëng kh«ng nhá cho ho¹t ®éng Héi chî TriÓn l·m. §¬n cö vÝ dô vÒ héi chî Hãa chÊt d­îc phÈm ®­îc tæ chøc vµo th¸ng 10/2001, trªn thùc tÕ cã rÊt nhiÒu c¸c c«ng ty d­îc phÈm quèc tÕ lín muèn tham gia, nh­ng hä kh«ng thÓ ®¨ng ký chØ v× ch­a cã giÊy phÐp l­u hµnh. C¸c ®¬n vÞ nµy còng kh«ng ®­îc phÐp tham gia ngay c¶ khi hä chØ muèn tr­ng bµy s¶n phÈm, giíi thiÖu chø kh«ng b¸n. Do ®ã cÇn gi¶m bít c¸c thñ tôc phiÒn hµ kh«ng quan träng t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó c¸c c«ng ty ®­îc tham gia tr­ng bµy s¶n phÈm míi cña m×nh 3. Xem xÐt ®iÒu chØnh chÝnh s¸ch thuÕ Theo qui ®Þnh quèc tÕ vµ thÑo qui ®Þnh cña ViÖt Nam th× hµng tham gia triÓn l·m lµ hµng t¹m nhËp t¸i xuÊt do ®ã ®­îc miÔn thuÕ xuÊt nhËp khÈu. Trong tr­êng hîp c¸c ®¬n vÞ tham gia b¸n hµng cña m×nh t¹i héi chî th× hä ph¶i nép thuÕ nhËp khÈu, thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng theo ®óng biÓu thuÕ hiÖn hµnh. Tuy nhiªn, chÝnh s¸ch thuÕ vµ kiÓm hãa cña ViÖt Nam cßn cã mét sè ®iÓm cÇn ph¶i chØnh, söa: - Cã nh÷ng mÆt hµng thuÕ ®­îc ®¸nh theo ph­¬ng ph¸p b×nh qu©n mÆc dï gi¸ trÞ cña chóng cã sù chªnh lÖch rÊt lín. Ch¼ng h¹n nh­ mÆt hµng r­îu, thuÕ nhËp khÈu bÞ ®¸nh 60 000 ®ång/1chai 65 ml bÊt kÓ ®ã lµ lo¹i r­îu g×. §©y lµ ®iÓm kh«ng c«ng b»ng cho c¸c chñ hµng cã hµng hãa tham gia héi chî. - C¸c tµi liÖu, tê r¬i qu¶ng c¸o vµ giíi thiÖu lµ nh÷ng thø kh«ng thÓ thiÕu ®èi víi hÇu hÕt c¸c c«ng ty khi tham gia héi chî. Theo th«ng lÖ th× c¸c n­íc kh«ng ®¸nh thuÕ nhËp khÈu ®èi víi c¸c lo¹i giÊy tê nµy. trong khi ë ViÖt Nam c¸c chñ hµng n­íc ngoµi vÉn ph¶i chÞu thuÕ nhËp khÈu tµi liÖu tê r¬i qu¶ng c¸o nh­ ®èi víi hµng hãa th«ng th­êng. §©y lµ mét ®iÒu bÊt hîp lý. - Trong nhiÒu tr­êng hîp, hµng hãa kh«ng ®­îc kiÓm tra t¹i c¶ng mµ c¸n bé kiÓm hãa sÏ ®Õn tËn kho ®Ó kiÓm nhËn. §iÒu nµy ®· t¹o ra rÊt nhiÒu kÏ hë tiªu cùc võa g©y thÊt thu cho Nhµ n­íc, võa t¹o cho kh¸ch hµng nh÷ng t¹o Ên t­îng kh«ng tèt, ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng cña héi chî. Nªn ch¨ng cÇn cã mét nhãm c¸n bé chuyªn kiÓm tra hµng hãa tham gia Héi chî TriÓn l·m ngay t¹i c¶ng, cã nh­ vËy míi t¹o ®­îc niÒm tin vµ sù an t©m cña kh¸ch hµng tham gia Héi chî TriÓn l·m còng nh­ tr¸nh ®­îc sù truy thu cña Nhµ n­íc. 4. H×nh thµnh c¸c ch­¬ng tr×nh xóc tiÕn th­¬ng m¹i (XTTM) cã träng ®iÓm C«ng t¸c XTTM trong thêi gian qua ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh tùu nhÊt ®Þnh nh­ng còng cã kh«ng Ýt nh÷ng h¹n h¹n chÕ, tiªu biÓu nh­ viÖc tiÕn hµnh c¸c Héi chî TriÓn l·m xuÊt khÈu. Mçi mét Héi chî TriÓn l·m ®Òu cã yªu cÇu riªng nh­ng nãi chung cã thùc tÕ bøc xóc hiÖn nay cÇn ph¶i ®­îc gi¶i quyÕt trong c«ng t¸c nµy lµ viÖc x©y dùng h×nh ¶nh chung cho hµng ViÖt Nam. Nh÷ng lêi phµn nµn vµ sù luém thuém, nhÕch nh¸c cña h×nh ¶nh ViÖt Nam t¹i c¸c Héi chî TriÓn l·m quèc tÕ ph¶i ®­îc chÊm døt b»ng mét chÕ tµi cã hiÖu lùc. Nhµ n­íc kh«ng thÓ ®æ tiÒn ®Ó c¸c ®¬n vÞ mang tªn ViÖt Nam thiÕu chuÈn mùc giíi thiÖu víi kh¸ch hµng nh­ trong thêi gian qua. Nh÷ng qui ®Þnh nghiªm ngÆt ®Ó x¸c ®Þnh sù nghiªm tóc vµ ®Ünh ®¹c cña hµng hãa ViÖt Nam ë c¸c Héi chî TriÓn l·m n­íc ngoµi lµ mét néi dung rÊt cÇn thiÕt vµ cÊp b¸ch trong t×nh h×nh ph¶i ®Çu t­ x©y dùng h×nh ¶nh quèc gia hiÖn nay. §ã ph¶i lµ mét tiªu chÝ b¾t buéc cho mçi tr­êng hîp dïng tiÒn ng©n s¸ch hç trî cho c«ng t¸c XTTM. Bé Tµi chÝnh ®· cã th«ng t­ x¸c lËp ng©n quÜ dµnh cho c«ng t¸c XTTM hµng n¨m ®­îc Ên ®Þnh b»ng 0.25% kim ng¹ch xuÊt khÈu (trõ dÇu th«) cña c¶ n­íc. Theo tÝnh to¸n cña mét chuyªn gia Mü, tØ lÖ hiÖn nay t­¬ng ®­¬ng víi kho¶ng 30 triÖu ®« la Mü. Theo th«ng t­ nµy, ng©n s¸ch nãi trªn ®­îc chi cho c¸c ch­¬ng tr×nh träng ®iÓm quèc gia (gäi t¾t lµ c¸c ch­¬ng tr×nh XTTM) do Bé Th­¬ng m¹i chñ tr× x©y dùng. Ngoµi ra, víi mét sè ®Þa ph­¬ng cã ®iÒu kiÖn lËp quÜ th­¬ng m¹i th× Së Th­¬ng m¹i chñ tr× x©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh cña ®Þa ph­¬ng. Nh­ vËy, ng©n s¸ch cho ho¹t ®éng XTTM cã thÓ sÏ cao h¬n møc 0.25% kim ngh¹ch xuÊt khÈu. §ã lµ ch­a kÓ nguån chi nµy trong thùc tÕ vËn hµnh lµ mét nguån vèn ®èi øng vµ c¸c doanh nghiÖp cßn ph¶i cã nghÜa vô ®ãng gãp cho tõng ch­¬ng tr×nh cô thÓ. Khã cã thÓ nhËn ®Þnh møc ®Çu t­ nh­ vËy lµ nhiÒu hay Ýt tr­íc nhu cÇu lín cña ho¹t ®éng XTTM. Tuy nhiªn, møc chi nµy ®· gÊp ®«i møc vèn khëi nghiÖp cña c¬ quan XTTM Th¸i Lan, mµ ë thêi ®iÓm ®ã, ho¹t ®éng XTTM cña Th¸i ®· lµ rÊt kh¸ råi. VÊn ®Ò ®Æt ra lµ c¸ch chi vµ hiÖu qu¶ cña c¸c kho¶n chi. CÇn cã mét chuÈn mùc nhÊt ®Þnh ®Ó ®¸nh gi¸ vµ tr¶ lêi c©u hái lín : chÝnh s¸ch nµo ®Ó doanh nghiÖp chñ ®éng vµ thÊy cã lîi nhÊt khi tù ®Çu t­ cho xóc tiÕn. Mét vÊn ®Ò mµ hiÖn nay c¸c hiÖp héi nghµnh hµng th¾c m¾c ®ã lµ viÖc tæ chøc nh÷ng Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i trong n­íc ®Ó ®Èy m¹nh xuÊt khÈu th× cã ®­îc hç trî kinh phÝ kh«ng? Theo th«ng tin tõ Côc XTTM th× nh÷ng ho¹t ®éng nµy còng sÏ ®­îc hç trî kinh phÝ nÕu ho¹t ®éng ®ã nh»m môc ®Ých t¨ng tr­ëng xuÊt khÈu vµ n©ng cao chÊt l­îng cña hµng hãa ViÖt Nam; phï hîp víi chiÕn l­îc xuÊt khÈu cña ChÝnh phñ trong tõng thêi k× víi nh÷ng thÞ tr­êng träng ®iÓm, mÆt hµng träng ®iÓm vµ ®­îc thùc hiÖn bëi mét c¬ quan cã n¨ng lùc. Ngoµi ra, nh÷ng Héi chî TriÓn l·m trong n­íc ph¶i cã qui m« Ýt nhÊt 350 gian hµng hoÆc 300 doanh nghiÖp tham gia (®èi víi Hµ Néi vµ TPHCM) hoÆc 250 gian hµng hoÆc 200 doanh nghiÖp tham gia (víi c¸c ®Þa ph­ong kh¸c) hoÆc 150 gian hµng hoÆc 100 doanh nghiÖp tham gia (víi c¸c ®Þa ph­¬ng biªn giíi). Tuy nhiªn, ®¹i diÖn cña c¸c bªn cho r»ng kh«ng nªn ®­a ra nh÷ng qui ®Þnh cøng nh­ thÕ ®Ó hç trî v× nhiÒu khi mét héi chî víi vµi chôc doanh nghiÖp l¹i cã t¸c dông thóc ®Èy xuÊt khÈu víi kim ng¹ch b»ng c¶ tr¨m tÊn g¹o. X¸c ®Þnh hµng hãa vµ thÞ tr­êng träng ®iÓm Hµng hãa träng ®iÓm Thñy s¶n: c¸ ba sa, c¸ tra, c¸ r« phi, c¸c lo¹i t«m nu«i. G¹o ChÌ Cµ phª chÕ biÕn H¹t tiªu chÕ biÕn Rau, qu¶ vµ rau qu¶ chÕ biÕn DÖt may vµo thÞ tr­êng phi h¹n ng¹ch, cat, kh«ng bÞ h¹n ng¹ch, ph¸t triÓn th­¬ng hiÖu ViÖt Nam. Giµy dÐp: Ph¸t triÓn th­¬ng hiÖu ViÖt Nam. S¶n phÈm gç Hµng thñ c«ng mÜ nghÖ Hµng ®iÖn tö, tin häc (bao gåm c¶ phÇn mÒm) S¶n phÈm nhùa, chÊt dÎo,®å ch¬i. S¶n phÈm c¬ khÝ, ®iÖn. ThÞt heo, thùc phÈm chÕ biÕn. VËt liÖu, gèm sø x©y dùng. MÆt hµng kh¸c: mÆt hµng míi xuÊt khÈu lÇn ®Çu; mÆt hµng míi xuÊt khÈu l¹i sau mét thêi gian gi¸n ®o¹n; mÆt hµng chØ xuÊt khÈu kh«ng tiªu thô ®­îc trong n­íc hoÆc chØ xuÊt khÈu ®­îc cho mét n­íc, cÇn më réng sang n­íc kh¸c; mÆt hµng ®Æc biÖt ®ét xuÊt sÏ ®­îc c«ng bè bæ sung. ThÞ tr­êng träng ®iÓm Mü Liªn hiÖp Ch©u ©u NhËt Trung Quèc Nga vµ c¸c n­íc §«ng ©u Hµn Quèc C¸c thÞ tr­êng: Angola, Tanzania, Nigeria, Thæ NhÜ K×, Iran, Iraq, Mexico, Nam Mü, Lµo, Campuchia, óc, New Zealand, vµ c¸c thÞ tr­êng míi hoÆc ®Æc biÖt ®ét xuÊt sÏ ®­îc c«ng bè bæ sung. Nguån: Bé Th­¬ng m¹i – QuyÕt ®Þnh 1335/2003/Q§-BTM ngµy 22-10-2003 Dï vËy, ®Ó chñ tr­¬ng mang tÝnh kh¶ thi cao th× tÝnh minh b¹ch trong thñ tôc hµnh chÝnh vµ viÖc ®èi xö gi÷a c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i ®­îc c¶i thiÖn mét b­íc. Doanh nghiÖp cÇn biÕt tr­íc kÕ ho¹ch ®Ó cã thêi gian chuÈn bÞ, ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm cao nhÊt lµ ai ®Ó liªn hÖ vµ ®­îc ph¶n håi nhanh nhÊt. HiÖn nay vÉn cßn hiÖn t­îng vµo giê chãt kh«ng ®ñ chØ tiªu doanh nghiÖp míi ®­îc th«ng b¸o lÊp vµo chç trèng vµ hoµn toµn bÞ ®éng nªn dï ®­îc hç trî còng ch¼ng mang l¹i lîi Ých g×. §Ó cÊp kinh phÝ xóc tiÕn cÇn xem xÐt qui m« nh­ng quan träng h¬n lµ thÈm ®Þnh râ môc ®Ých cña nh÷ng c¬ quan nµy cã thùc sù lµ lµm nhiÖm vô xóc tiÕn hay chØ lµ ®Çu mèi cung cÊp dÞch vô cho doanh nghiÖp (®«i khi doanh nghiÖp ph¶i tr¶ gi¸ cao h¬n thùc tÕ v× ph¶i gång g¸nh cho c¸n bé cña c¸c c¬ quan nµy). H¬n thÕ n÷a, ®¬n vÞ tæ chøc ph¶i thùc sù cã n¨ng lùc, hiÓu biÕt vµ am t­êng thÞ tr­êng th× míi t­ vÊn vµ hç trî hiÖu qu¶ cho doanh nghiÖp. Cã n¨ng lùc nh­ng ph¶i ®ång thêi lµm ¨n ®óng ®¾n, tr¸nh lËp lê lõa ®¶o ¨n xÐn c¸c kho¶n tµi trî Ýt ái cña Nhµ n­íc. Ho¹t ®éng xóc tiÕn th­¬ng m¹i ®­îc hç trî Th«ng tin th­¬ng m¹i, tuyªn truyÒn xuÊt khÈu vµ lËp trung t©m d÷ liÖu hç trî doanh nghiÖp. T­ vÊn xuÊt khÈu. §µo t¹o n©ng cao n¨ng lùc vµ kÜ n¨ng kinh doanh xuÊt khÈu cho doanh nghiÖp. Héi chî TriÓn l·m hµng xuÊt khÈu. Kh¶o s¸t,t×m kiÕm thÞ tr­êng xuÊt khÈu. (C¸c ho¹t ®éng trªn sÏ ®­îc Nhµ n­íc hç trî 50 % chi phÝ) Qu¶ng b¸ th­¬ng hiÖu quèc gia vµ s¶n phÈm xuÊt khÈu ®Æc tr­ng quèc gia. Chi phÝ ban ®Çu x©y dùng c¬ së h¹ tÇng xóc tiÕn th­¬ng m¹i; lËp kho ngo¹i quan, trung t©m xóc tiÕn th­¬ng m¹i, giíi thiÖu s¶n phÈm xuÊt khÈu trong vµ ngoµi n­íc. Nghiªn cøu øng dông ph¸t triÓn th­¬ng m¹i ®iÖn tö phôc vô xuÊt khÈu. C¸c ho¹t ®éng xóc tiÕn th­¬ng m¹i kh¸c do Thñ t­íng ChÝnh phñ quyÕt ®Þnh. (C¸c tr­êng hîp nµy sÏ ®­îc ng©n s¸ch Nhµ n­íc hç trî 70% kinh phÝ) C¸c doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong lÜnh vùc xóc tiÕn th­¬ng m¹i kh«ng thuéc ®èi t­îng tiÕp nhËn hç trî nµy) Nguån: Th«ng t­ 86/2002/TT- BTC cña Bé Tµi chÝnh II. VÒ phÝa c¸c tæ chøc XTTM, c¸c nhµ tæ chøc Héi chî TriÓn l·m 1. Nhanh chãng x©y dùng h×nh ¶nh, th­¬ng hiÖu hµng ho¸ ViÖt Nam Trë ng¹i lín nhÊt mµ tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp ViÖt Nam trong qu¸ tr×nh héi nhËp kinh tÕ quèc tÕ ®Òu vÊp ph¶i ®ã lµ h×nh ¶nh, th­¬ng hiÖu chung cho hµng ViÖt Nam hÕt søc mê nh¹t. Dï doanh nghiÖp cã cè g¾ng ®Õn ®©u mµ h×nh ¶nh ®Êt n­íc kh«ng ®­îc n©ng cao th× vÉn nh­ muèi bá biÓn. Nhµ b¸o TrÇn C«ng sau lÇn sang §øc ®· kÓ l¹i c©u chuyÖn mét c« g¸i ®i mua n­íc hoa ë chî trêi : “ Sau mét håi chän lùa kÜ cµng, c« thÝch 1 mïi h­¬ng. Hái gi¸ tiÒn. RÊt mÒm. C« gËt ®Çu ®ång ý råi hái thªm n­íc hoa nµy ë ®©u s¶n xuÊt. Nghe tõ ViÖt Nam, c« bá ®i. ”(1). ViÖc x©y dùng h×nh ¶nh ViÖt Nam t¹i n­íc ngoµi sÏ t¹o thuËn lîi rÊt nhiÒu cho viÖc tiªu thô, th©m nhËp vµ ph¸t triÓn thÞ tr­êng. Tuy nhiªn, hiÖn nay ®iÒu nµy ch­a ®­îc quan t©m ®óng møc, vÊn ®Ò tæ chøc cho doanh nghiÖp ViÖt Nam tham dù c¸c Héi chî TriÓn l·m nh­ mét thÓ thèng nhÊt, cïng ®oµn kÕt, hç trî lµ hÇu nh­ kh«ng cã. Tr¸i l¹i, bé mÆt cña ViÖt Nam tr×nh diÔn t¹i nh÷ng Héi chî TriÓn l·m hÕt søc nghÌo (1) TrÝch bµi “Nãi nh÷ng ®iÒu ng­êi kh¸c muèn nghe” trang 55 Thêi b¸o Kinh tÕ Sµi Gßn sè 48/2002. nµn, rêi r¹c, lÎ loi tr­íc sù chuyªn nghiÖp, hoµnh tr¸ng cña c¸c tæ chøc XTTM vµ c¸c C«ng ty Héi chî TriÓn l·m n­íc ngoµi. RÊt nhiÒu doanh nh©n ViÖt Nam tham gia c¸c Héi chî TriÓn l·m quèc tÕ cho biÕt ®i ra ngoµi nh×n thÊy c¸c nhµ tæ chøc XTTM n­íc kh¸c hç trî cho doanh nghiÖp n­íc hä míi thÊy buån cho chuyÖn cña m×nh. Trong khi ng­êi ta qui tô c¸c doanh nghiÖp l¹i, tæ chøc bµi trÝ gian TriÓn l·m quèc gia thµnh mét thÓ thèng nhÊt th× chóng ta l¹i lµm rêi r¹c, m¹nh ai nÊy lo. Hä kh«ng dùng c¸c tÊm v¸ch ng¨n t¸ch biÖt gi÷a c¸c gian, ng­îc l¹i, sù ng¨n c¸ch th­êng chØ cã tÝnh chÊt ­íc lÖ. Khu vùc TriÓn l·m cña hä nh­ m¸i nhµ chung, c¸c doanh nghiÖp gièng nh­ thµnh viªn trong mét gia ®×nh qu©y quÇn bªn nhau. C¸c kh©u tõ thiÕt kÕ, ¸nh s¸ng gian hµng ®Õn tr­ng bµy s¶n phÈm,giíi thiÖu catalogue, qu¶ng c¸o tr­íc, trong vµ sau Héi chî ®Òu ®­îc c¸c chuyªn gia, t­ vÊn thùc hiÖn nªn ph¸t huy ®­îc hÕt thÕ m¹nh, h×nh ¶nh ®Êt n­íc. §iÓm yÕu ®· ®­îc nhËn thøc, ®iÒu quan träng lµ c¸c nhµ tæ chøc Héi chî TriÓn l·m, c¸c ®¬n vÞ XTTM cÇn cã mét ®Þnh h­íng, chiÕn l­îc chung nh»m x©y dùng mét th­¬ng hiÖu cho hµng ViÖt Nam (ch¼ng h¹n nh­ Ban tæ chøc Héi chî Th¹t Lu«ng t¹i Lµo n¨m 2003 cña phÝa ViÖt Nam ®· ®­a ra khÈu hiÖu “ Mét th­¬ng hiÖu, mét hµnh ®éng ” ®Ó th©m nhËp thÞ tr­êng Lµo). Do vËy, ®· ®Õn lóc c¸c bªn cÇn ngåi l¹i víi nhau cïng ®Ò ra biÖn ph¸p kÕt hîp ®­îc søc m¹nh tËp thÓ ®­a h×nh ¶nh mét ViÖt Nam n¨ng ®éng, hiÖn ®¹i ra víi b¹n bÌ thÕ giíi. 2. Coi träng lîi Ých doanh nghiÖp Cã mét sù thËt ®¸ng buån lµ c¸c ®¬n vÞ XTTM, c¸c C«ng ty Héi chî TriÓn l·m ViÖt Nam vÉn ch­a thùc sù coi träng lîi Ých doanh nghiÖp, ch­a coi lîi Ých doanh nghiÖp còng chÝnh lµ lîi Ých cña m×nh. V× vËy, ®· x¶y ra kh«ng Ýt chuyÖn g©y bøc xóc, phÉn né vÒ phÝa doanh nghiÖp bëi c¸c nhµ tæ chøc chØ ch¹y theo môc tiªu th­¬ng m¹i cho b¶n th©n cèt lµm sao thu ®­îc cµng nhiÒu tiÒn cña doanh nghiÖp cµng tèt. Mét sù viÖc ®iÓn h×nh mµ ®Õn nay b¸o chÝ vÉn thØnh tho¶ng nh¾c ®Õn lµ Héi chî th­¬ng m¹i thuéc ch­¬ng tr×nh LÔ héi ViÖt Nam t¹i NhËt B¶n n¨m 2002 do C«ng ty cæ phÇn Héi chî TriÓn l·m quèc tÕ Vinexpo do Côc XTTM uû quyÒn tæ chøc. Theo kÕ ho¹ch göi tr­íc cho doanh nghiÖp, Héi chî sÏ ®­îc tiÕn hµnh tõ ngµy 19/09 ®Õn 23/09/2002 (5 ngµy). ThÕ nh­ng, ®óng ngµy khëi hµnh 17/09, doanh nghiÖp l¹i ®­îc th«ng b¸o b»ng v¨n b¶n r»ng Héi chî sÏ kÕt thóc sím h¬n 2 ngµy. Mµ kh«ng ph¶i doanh nghiÖp nµo còng biÕt, cã nhiÒu gi¸m ®èc c«ng ty khi qua tíi NhËt míi biÕt sù thay ®æi trªn. Ch­a râ héi chî thùc tÕ diÔn ra nh­ thÕ nµo, hiÖu qu¶ hay kh«ng nh­ng ®èi víi doanh nghiÖp viÖc ®Çu t­ c«ng søc, tiÒn cña, thêi gian cho 5 ngµy lµ hoµn toµn kh¸c 3 ngµy. VÊn ®Ò ®Æt ra lµ v× sao ®Õn giê chãt BTC míi ®­a ra th«ng b¸o thay ®æi lÞch trong khi §¹i Sø qu¸n ViÖt Nam t¹i NhËt B¶n ®· ®iÖn b¸o tõ tr­íc ®ã gÇn c¶ th¸ng? Ph¶i ch¨ng nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm muèn ®Æt doanh nghiÖp tr­íc sù ®· råi, kh«ng thÓ tho¸i lui khi lªn m¸y bay? LÞch lµm viÖc ®· khuÊt tÊt ®Õn vÐ m¸y bay l¹i cßn khuÊt tÊt h¬n. VÐ m¸y bay ®­îc b¸n ra víi gi¸ 963 ®« la Mü (®· tÝnh thuÕ). Trong khi ®ã, trªn thùc tÕ gi¸ vÐ cho kh¸ch du lÞch lÎ chØ cã 808 ®« la Mü (®· tÝnh thuÕ). NÕu kh¸ch ®oµn ®Õn 143 ng­êi nh­ ®oµn doanh nghiÖp ViÖt Nam th× gi¸ vÐ chØ cßn tõ 700 ®« la Mü ®æ l¹i. VÒ hiÖu qu¶ th× l¹i cµng tÖ h¹i. Héi chî ®­îc tæ chøc trong mét c«ng viªn ngoµi trêi nh­ng ch¼ng ai biÕt c¶. §Õn tham quan, ngoµi kh¸ch mêi cßn cã nh÷ng ng­êi NhËt t×nh cê ghÐ qua do vµo c«ng viªn tËp thÓ dôc, d¹o ch¬i hay hãng m¸t. C«ng viÖc qu¶ng b¸ râ rµng kh«ng ®­îc chó träng. Cµng hôt hÉng h¬n, sau ngµy khai m¹c th× cã lÖnh thu dän v× cã kh¶ n¨ng x¶y ra m­a b·o. Cßn gian hµng gi¸ 2400 ®«la Mü chØ lµ mét kh«ng gian 9 m2 víi 1 kÖ, 1 bµn, 2 ghÕ, b¶ng tªn c«ng ty vµ … hÕt. ChÝnh v× tæ chøc qu¸ luém thuém, nªn c¸c doanh nghiÖp ®· ph¶n ®èi quyÕt liÖt vµ Vinexpo buéc ph¶i tr¶ l¹i 500 ®« la Mü cña c¸i gäi lµ “ phÝ dÞch vô cho nhµ tæ chøc”(1). N¨m 2003 còng chøng kiÕn hµng lo¹t Héi chî TriÓn l·m tæ chøc mét c¸ch cÈu th¶ t¹i nh÷ng tØnh miÒn Trung. Tr­ëng gian hµng bót bi Thiªn Long t¹i §µ N½ng kh¸ bøc xóc cho biÕt, c¸i mµ doanh nghiÖp cÇn khi bá tiÒn tham gia héi chî chÝnh lµ qu¶ng b¸ s¶n phÈm, tiÕp cËn víi kh¸ch hµng, nh­ng c¸c nhµ tæ chøc l¹i Ýt chó ý tíi ®iÒu nµy. Do lîi nhuËn nªn hä bá chi phÝ qu¶ng c¸o qu¸ Ýt, b¨ng r«n, cê ph­íng chØ loanh quanh khu vùc héi chî. Ng­îc l¹i, gi¸ vÐ vµo cöa qu¸ cao nh­ héi chî hµng tiªu dïng xuÊt khÈu §µ N½ng th¸ng 7 n¨m 2003 lµm h¹n chÕ tÇng líp häc sinh, sinh (1) TrÝch bµi “£ Èm víi xóc tiÕn th­¬ng m¹i” cña t¸c gi¶ Ch¸nh Kh¶i, Thêi b¸o Kinh tÕ Sµi Gßn sè ra ngµy 30/10/2003. (2) TrÝch bµi “ThÊy g× t¹i c¸c héi chî miÒn Trung?” cña t¸c gi¶ TrÇn Minh TÝch, b¸o Th­¬ng m¹i sè 93. viªn vµo héi chî. §iÒu ®ã ®ång nghÜa víi viÖc qu¶ng b¸ s¶n phÈm cña doanh nghiÖp ch­a ®¹t nh­ mong muèn. §ã còng lµ ý kiÕn chung cña c¸c doanh nghiÖp tham gia héi chî miÒn Trung n¨m 2003. §iÒu ®¸ng phª ph¸n h¬n lµ, kh¸ nhiÒu nhµ tæ chøc “coi th­êng” kh©u bè trÝ mÆt b»ng, g©y hiÖu øng ng­îc víi doanh nghiÖp muèn thóc ®Èy ho¹t ®éng xóc tiÕn th­¬ng m¹i. Nh­ bè trÝ hµng v¨n phßng phÈm, ®iÖn m¸y xen kÏ víi gian hµng thùc phÈm, cöa hµng ¨n uèng. Bªn c¹nh c¸c gian hµng v¶i sîi cao cÊp lµ mét lo¹t hµng shop, hµng ®¹i h¹ gi¸... bu«n b¸n theo kiÓu chî trêi. Bªn c¹nh ®ã lµ sù l¹m dông tªn gäi. Mét héi chî Phó Yªn diÔn ra tõ 8/8/2003 nghÌo nµn vÒ chñng lo¹i hµng n«ng nghiÖp, chØ cã vµi lo¹i gièng c©y ¨n qu¶ cña mét chñ c¬ së ë VÜnh Long ®Õn tham dù, cßn l¹i lµ ¸o quÇn giÇy dÐp... l¹i mang tªn lµ “Héi chî th­¬ng m¹i – N«ng nghiÖp – Thñy s¶n”, lµm nhiÒu nhµ n«ng lÆn lén tõ huyÖn miÒn nói S«ng Hinh, Vòng R« vÒ ®µnh thÊt väng(2). Nh÷ng sù viÖc trªn chØ lµ vÝ dô nhá thÓ hiÖn th¸i ®é v« tr¸ch nhiÖm, coi th­êng lîi Ých doanh nghiÖp cña c¸c nhµ tæ chøc. NÕu ®iÒu nµy cßn t¸i diÔn ch¾c ch¾n sÏ mÊt lßng tin, kh«ng nh÷ng thÕ cßn g©y thiÖt h¹i ®Õn nÒn kinh tÕ, lµm mÐo mã h×nh ¶nh quèc gia. Chõng nµo c¸c nhµ tæ chøc ch­a thùc sù coi doanh nghiÖp lµ kh¸ch hµng, lµ ©n nh©n cña m×nh th× chõng ®ã kh«ng thÓ nãi ®Õn mét Héi chî TriÓn l·m cã hiÖu qu¶. 3. N©ng cao tÝnh chuyªn nghiÖp Cïng víi doanh nghiÖp, c¸c nhµ tæ chøc Héi chî TriÓn l·m ph¶i kh«ng ngõng häc hái, n©ng cao tÝnh chuyªn nghiÖp trong hÖ thèng c¸ch thøc tiÕn hµnh thµnh c«ng 1 Héi chî. Sù chuyªn nghiÖp nh­ ®· ph©n tÝch ë c¸c ch­¬ng tr­íc ph¶i b¾t ®Çu tõ nh÷ng chi tiÕt nhá nhÊt : thÎ ra vµo, qui ®Þnh giê ®ãng, më cöa, catalogue, brochure, giÊy mêi, c¸ch ®ãn tiÕp.... C«ng t¸c chuÈn bÞ còng ph¶i ®­îc ®Çu t­ cã chiÒu s©u : Më websie, qu¶ng b¸ réng kh¾p th«ng qua c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng nh­ b¸o, ®µi, b¨ng r«n..., tæ chøc héi nghÞ, héi th¶o, häp b¸o, chØ dÉn, cung cÊp th«ng tin cho doanh nghiÖp.....vv. TÊt c¶ c¸c c«ng viÖc trªn cÇn ph¶i ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch kÜ l­ìng nhÊt, chuyªn nghiÖp nhÊt tr­íc khi Héi chî TrÓn l·m diÔn ra 1 thêi gian ®ñ ®Ó t¸c ®éng lªn c¸c ®èi t­îng môc tiªu nh»m thu hót sù quan t©m cña d­ luËn. Ngoµi ra, ®iÒu mµ doanh nghiÖp chê mong nhiÒu ë BTC lµ lµm sao khai th¸c tèt nhÊt th«ng tin tõ kh¸ch hµng vµ duy tr× mèi quan hÖ l©u dµi sau Héi chî...C¸c cuéc th­¬ng th¶o theo tõng nhãm kh¸ch hµng, kh«ng cÇn nghi thøc lÔ t©n r­êm rµ nh­ng quan träng lµ chuÈn bÞ kü, tËp hîp ®óng nh÷ng néi dung cÇn thiÕt. Mét Héi chî TriÓn l·m chØ diÔn ra trong thêi gian ng¾n, do vËy, ®Ó ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao nhÊt, c¸c nhµ tæ chøc ph¶i nç lùc hÕt m×nh ®Ó n©ng cao tÝnh chuyªn nghiÖp, cã nh­ thÕ míi ®øng v÷ng ®­îc trong ®iÒu kiÖn c¹nh tranh kh¾c nghiÖt nh­ hiÖn nay. III. VÒ phÝa doanh nghiÖp 1. Lùa chän Héi chî TriÓn l·m phï hîp Kh«ng Ýt doanh nghiÖp ®· tham gia nh÷ng héi chî do phÇn lín lµ ®­îc mêi tham gia hoÆc ®­îc dµnh cho nh÷ng lîi Ých hÊp dÉn (th­êng lµ thñ thuËt cña mét sè nhµ tæ chøc). Nh­ng nÕu muèn ®¹t kÕt qu¶ tèt th× nh÷ng tiªu chuÈn nh­ vËy lµ kh«ng ®ñ. §èi víi kh¸ch tham quan vµ nhµ tr­ng bµy th× vÊn ®Ò quan träng hµng ®Çu lµ ph¶i biÕt Héi chî TriÓn l·m mµ m×nh ®Þnh tham gia thuéc lo¹i h×nh nµo. Trªn thùc tÕ, cã v« sè lo¹i h×nh Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i kh¸c nhau. Mçi 1 Héi chî TriÓn l·m l¹i thùc hiÖn 1 môc tiªu marketing kh¸c nhau. C¸c Héi chî TriÓn l·m do ®ã ph¶i ®­îc ph©n tÝch vµ ®¸nh gi¸ mét c¸ch râ rµng, c¨n cø vµo nh÷ng môc tiªu Marketing riªng cña tõng c«ng ty tr­íc khi quyÕt ®Þnh xem cã tham gia hay kh«ng. Cã nhiÒu c¸ch ph©n lo¹i Héi chî TriÓn l·m vµ còng cã mét sè Héi chî TriÓn l·m v­ît ra khái toan tÝnh ph©n lo¹i, kh«ng thÓ ®Þnh nghÜa chóng m¸y mãc vµ cøng nh¾c vËy nªn ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp c©n nh¾c vµ kÕt luËn xem Héi chî TriÓn l·m ®ã cã phï hîp víi doanh nghiÖp m×nh kh«ng. 2. T×m hiÓu th«ng tin 2.1. VÒ kh¸ch tham quan ViÖc thùc sù quan träng ®èi v¬i c¸c doanh nghiÖp khi t×m hiÓu vÒ 1 Héi chî TriÓn l·m tr­íc khi tham gia tr­ng bµy hµng hãa ë ®ã lµ ai sÏ ®Õn xem Héi chî TriÓn l·m. Doanh nghiÖp ph¶i n¾m ch¾c r»ng nh÷ng kh¸ch ®Õn th¨m lµ nh÷ng ng­êi mµ m×nh mong muèn ®­îc gÆp gì, do ®ã cÇn ph¶i : - ¦íc tÝnh møc ®é phï hîp gi÷a sè kh¸ch lùa chän cña doanh nghiÖp víi sè kh¸ch thùc tÕ ®Õn th¨m. - X¸c ®Þnh râ sè kh¸ch ®Õn th¨m cña doanh nghiÖp (®©y lµ yÕu tè cÇn thiÕt trong bÊt k× ch­¬ng tr×nh th«ng tin Marketing nµo nh­ng th­êng bÞ xem nhÑ). - NhËn biÕt nguån gèc, d¹ng kh¸ch ®· ®Õn th¨m Héi chî TriÓn l·m doanh nghiÖp ®Þnh tham gia trong nh÷ng n¨m tr­íc. 2.2. C¸c d÷ kiÖn vÒ tr­ng bµy §Ó ®Þnh gi¸ mét Héi chî TriÓn l·m, cÇn coi träng viÖc thu thËp th«ng tin vÒ nh÷ng doanh nghiÖp tr­ng bµy t¹i héi chî vµ lo¹i s¶n phÈm mµ hä tr­ng bµy, nhÊt lµ nh÷ng s¶n phÈm t­¬ng tù s¶n phÈm cña doanh nghiÖp, c¸c th«ng tin nh­ : - Sè l­îng c¸c nhµ tr­ng bµy lo¹i s¶n phÈm cña doanh nghiÖp. - Sù s¾p xÕp c¸c khu vùc hay hµnh lang s¶n phÈm. 2.3. Nh÷ng th«ng tin quan träng kh¸c - Nh÷ng Héi chî TriÓn l·m c¹nh tranh - Thêi gian khai m¹c, bÕ m¹c - Gi¸ c¶ thuª chç, tiÖn nghi, c¸c dÞch vô dµn dùng, vËn chuyÓn - KÝch th­íc gian hµng trung b×nh Ngoµi ra, c¸c doanh nghiÖp nªn xem xÐt kÜ c¸c vÊn ®Ò sau: LiÖu ®ã cã ph¶i lµ 1 thÞ tr­êng tiÒm n¨ng, hiÖu qu¶ ®èi víi s¶n phÈm cña doanh nghiÖp kh«ng? C¸c s¶n phÈm tr­ng bµy cã ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cña thÞ tr­êng kh«ng? Nh÷ng vÊn ®Ò Marketing vÒ thÞ tr­êng lµ nh÷ng vÊn ®Ò g×? ViÖc tham dù Héi chî TriÓn l·m cã ph¶i lµ biÖn ph¸p tèt nhÊt ®Ó thùc hiÖn môc tiªu cña doanh nghiÖp kh«ng? Nh÷ng môc tiªu ®Æc biÖt cña viÖc tham dù Héi chî TriÓn l·m lµ g×? Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i ®ã cã ph¶i lµ Héi chî TriÓn l·m tèt nhÊt ®Ó tham dù hay kh«ng? §Ó viÖc tham gia hiÖu qu¶ cÇn tèn kÐm bao nhiªu? NÕu tham gia th× kÕt qu¶ thu ®­îc cã t­¬ng xøng víi vèn bá ra hay kh«ng? Doanh nghiÖp ®· s½n sµng ®Çu t­ vÒ tiÒn cña, thêi gian, nh©n sù cho viÖc khai th¸c thÞ tr­êng sau Héi chî TriÓn l·m ch­a? 3. Ên ®Þnh môc tiªu ViÖc Ên ®Þnh môc tiªu râ rµng lµ 1 b­íc cèt yÕu trong viÖc lùa chän 1 Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i vµ trong viÖc ho¹ch ®Þnh. Ên ®Þnh môc tiªu lµ mét qu¸ tr×nh chø kh«ng chØ lµ 1 b­íc ®¬n gi¶n. C¸c môc tiªu Marketing c¬ b¶n lµ : - T×m c¸c nhµ nhËp khÈu hay ®¹i lý. - Hoµn tÊt viÖc chµo hµng cho mét s¶n phÈm trªn thÞ tr­êng míi. - Lµm t¨ng sè l­îng b¸n ra cho nh÷ng s¶n phÈm riªng biÖt. - Chµo b¸n cho mét ngµnh kinh doanh hay mét kh©u th­¬ng m¹i ®Æc biÖt trong thêi gian ®Çu. - Lµm cho ng­êi tiªu dïng quen víi mét s¶n phÈm. - T¹o ra mét h×nh ¶nh ®Æc biÖt cho s¶n phÈm, mét nhµ cung øng, hay cho ®Êt n­íc nãi chung. X¸c ®Þnh nh÷ng môc tiªu sím lµ viÖc quan träng kh«ng chØ ®Ó quyÕt ®Þnh tham gia mét Héi chî TriÓn l·m mµ cßn ®Ó ho¹ch ®Þnh nh÷ng khÝa c¹nh kh¸c nhau cña viÖc tham gia. 4. LËp kÕ ho¹ch tham gia Mét khi ®· cã quyÕt ®Þnh tham gia, c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã rÊt nhiÒu th«ng tin ®Ó ®Þnh kÕ ho¹ch vµ lËp dù ¸n mét c¸ch thµnh c«ng. Hai lo¹i th«ng tin cÇn thiÕt ®ã lµ : - Th«ng tin vÒ b¶n th©n Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i. - Th«ng tin vÒ thÞ tr­êng. Trong ®ã, th«ng tin b¶n th©n Héi chî TriÓn l·m th­êng bao gåm: Stt Th«ng tin vÒ b¶n th©n Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i 1 Tªn Héi chî TriÓn l·m 2 §Þa ®iÓm vµ thêi gian tæ chøc 3 Tªn, ®Þa chØ nh÷ng ng­êi tæ chøc vµ kinh nghiÖm cña hä 4 Lo¹i h×nh vµ chñ ®Þnh cña Héi chî TriÓn l·m 5 TÇn sè xuÊt hiÖn vµ danh tiÕng cña Héi chî TriÓn l·m 6 Nh÷ng lý do ®Ó ®Ò nghÞ tham gia, nh÷ng môc tiªu ®Æc biÖt 7 Nh÷ng s¶n phÈm tiÒm n¨ng vµ triÓn väng thÞ tr­êng 8 Qui m« khu vùc héi chî, chç tr­ng bµy, c¸ch s¾p xÕp 9 Th«ng tin vÒ héi chî tr­íc: sè l­îng doanh nghiÖp tham giavµ ph¶n øng, kh¸ch th¨m. 10 Nh÷ng tiÖn nghi vËt chÊt 11 Kh¶ n¨ng ®¸p øng nh÷ng dÞch vô cña ng­êi b¶n xø 12 Nh÷ng qui ®Þnh vÒ b¶o hiÓm vµ an ninh 13 Thêi h¹n chuÈn bÞ catalogue vµ biÓu gi¸ qu¶ng c¸o 14 Kh¶ n¨ng qu¶ng c¸o b»ng nh÷ng ¸p phÝch bªn trong Héi chî TriÓn l·m 15 Thêi h¹n, c¸ch thøc qu¶ng c¸o trªn b¸o chÝ cña BTC 16 Nh÷ng qui ®Þnh vÒ bao b× hµng triÓn l·m 17 Thêi h¹n chuyÓn giao gian hµng vµ hµng hãa 18 §Þa ®iÓm kh¸ch s¹n vµ gi¸ thuª 19 Nh÷ng dÞch vô bæ sung kh¸c Th«ng tin vÒ thÞ tr­êng bao gåm : Th«ng tin th©m nhËp thÞ tr­êng (biÓu thuÕ, lÖ phÝ, c¸c qui ®Þnh…) Th«ng tin vÒ triÓn väng cña thÞ tr­êng. Th«ng tin vÒ sù c¹nh tranh, ®èi thñ c¹nh tranh Nh÷ng yªu cÇu cña thÞ tr­êng ®èi víi s¶n phÈm (chÊt l­îng, bao b×, kiÓu d¸ng..). Th«ng tin vÒ vËn chuyÓn ( ph­¬ng thøc, gi¸ c¶…) Th«ng tin vÒ c¸c kªnh b¸n hµng vµ ph©n phèi hµng. Th«ng tin vÒ th«ng b¸o vµ qu¶ng c¸o. 5. Nh÷ng c«ng viÖc ph¶i tiÕn hµnh 5.1. LËp kÕ ho¹ch Khi quyÕt ®Þnh tham gia héi chî th­¬ng m¹i, c«ng viÖc ®Çu tiªn vµ quan träng nhÊt lµ v¹ch ra kÕ ho¹ch c«ng t¸c vµ thêi gian biÓu thÝch hîp. §Ó t¹o ®­îc mét kÕ ho¹ch h÷u hiÖu cÇn ph¶i thùc hiÖn s¬ bé nh÷ng b­íc sau: - X¸c ®Þnh nh÷ng c«ng viÖc vµ ho¹t ®éng cÇn thiÕt. - Ph©n ®Þnh tr¸ch nhiÖm tiÕn hµnh tõng c«ng viÖc. - ¦íc tÝnh thêi gian cÇn thiÕt cho mçi c«ng viÖc. - X¸c ®Þnh tr×nh tù (sù nèi tiÕp nhau) cña c¸c c«ng viÖc. Môc tiªu cña viÖc lËp kÕ ho¹ch lµ lµm cho mçi ng­êi liªn quan ®Õn héi chî vµ ng­êi chuÈn bÞ cã kh¶ n¨ng hiÓu râ: m×nh ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸i g×? Bao giê ph¶i b¾t ®Çu c«ng viÖc cña m×nh, thêi h¹n ®Ó lµm xong c¸c c«ng viÖc Êy? Tr­íc hÕt, ph¶i x¸c ®Þnh nh÷ng ho¹t ®éng tr­íc – héi chî nµo cÇn ®­îc tiÕn hµnh ®ång thêi (song song) vµ nh÷ng ho¹t ®éng nµo cÇn ®­îc tiÕn hµnh nèi tiÕp nhau. Mäi khÝa c¹nh cña c«ng viÖc tæ chøc x©y dùng vµ trang trÝ gian hµng còng nh­ gi¶i quyÕt vµ bè trÝ kÞp thêi c¸c thiÕt bÞ tr­ng bµy ®Òu cÇn ®­îc quan t©m chÆt chÏ. 5.2. VÊn ®Ò vËn t¶i Mét kÕ ho¹ch vËn chuyÓn thiÕu ®Çy ®ñ vµ ¸p dông kh«ng ®óng qui ®Þnh sÏ lµm cho hµng hãa kh«ng s½n sµng cho viÖc chuyÓn b»ng ®­êng biÓn vµ cã thÓ ph¶i göi b»ng ®­êng kh«ng víi chi phÝ ®¾t ®á. §èi víi nh÷ng hµng thùc phÈm dÔ háng cã thÓ kh«ng tr¸nh khái viÖc ph¶i di chuyÓn b»ng ®­êng kh«ng ®èi víi s¶n phÈm kh«ng thÓ chuÈn bÞ ®­îc kÞp thêi ®i b»ng ®­êng bé th× ®µnh chÞu; nh­ng ph¶i cè g¾ng hÕt søc ®Ó gi¶m bít ®Õn møc tèi thiÓu viÖc dïng ®­êng kh«ng. TÊt c¶ nh÷ng kiÖn hµng göi ®i ph¶i ®­îc ®¸nh dÊu kÜ l­ìng, chÜnh x¸c ®Ó tr¸nh thÊt l¹c trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn còng nh­ dÔ nhËn biÕt. Tèt nhÊt hµng nªn tíi tr­íc ngµy khai m¹c tõ 3-5 ngµy, ®ã lµ kho¶ng thêi gian hîp lý v× nÕu hµng tíi sím qu¸ sÏ ph¶i chÞu chi phÝ l­u kho, l­u b·i, cßn hµng ®Õn muén th× kh«ng kÞp thêi gian ®Ó tr­ng bµy, trang trÝ gian hµng. VÒ mÆt mua b¶o hiÓm, ph¶i kÝ b¶o hiÓm ®Çy ®ñ nh÷ng rñi ro mÊt m¸t hoÆc h­ háng kh«ng nh÷ng trong qu¸ tr×nh vËn chuyÓn mµ c¶ trong thêi gian héi chî. 5.3. Quan niÖm vÒ viÖc x©y dùng gian hµng Mét Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i lµ 1 ho¹t ®éng diÔn ra trong nh÷ng ®iÒu kiÖn cã h¹n, ®Æc tr­ng tr­íc tiªn bëi sù cã mÆt cña rÊt nhiÒu gian hµng cã cÊu tróc ®Æc biÖt, nh÷ng s¶n phÈm tr­ng bµy, c¸ch s¾p xÕp dµn dùng ®a d¹ng vµ nh÷ng vËt trang trÝ. CÇn ph¶i coi gian hµng tr­ng bµy nh­ lµ 1 c«ng tr×nh vËt chÊt gióp cho nh÷ng nhµ tr­ng bµy ®¹t ®­îc môc tiªu cña m×nh. Do ®ã, 4 chøc n¨ng cèt yÕu cÇn ph¶i ®­îc thùc hiÖn ®Çy ®ñ : - Thu hót sù chó ý cña kh¸ch viÕng th¨m, nh÷ng nh©n vËt quan träng cÇn tiÕp xóc. - tr­ng bµy nh÷ng s¶n phÈm mét c¸ch hÊp dÉn. - Gian hµng ph¶i chøa ®ùng nh÷ng th«ng tin chÝnh x¸c hoÆc lµm cho ng­êi ®Õn th¨m tß mß, suy nghÜ. - §¹t ®­îc yªu cÇu cho phÐp tiÕn hµnh nh÷ng cuéc tiÕp xóc. Gian hµng cÇn ®­îc quan niÖm vµ x©y dùng lµm sao ®Ó cã thÓ ®¶m b¶o thùc hiÖn ®Çy ®ñ nh÷ng chøc n¨ng trªn vµ chi phÝ l¹i ®­îc giíi h¹n nh­ trong dù to¸n ng©n s¸ch. NÕu muèn ®¹t ®­îc mét gian hµng ®¸p øng ®­îc nh÷ng tiªu chuÈn trªn th× cÇn cã ng­êi t­ vÊn chuyªn nghiÖp – nh©n tè gãp phÇn vµo thµnh c«ng cña gian hµng. * Nh÷ng nh©n tè quyÕt ®Þnh ®Õn viÖc dµn dùng gian hµng KÝch th­íc gian hµng. VÞ trÝ gian hµng trong nhµ tr­ng bµy so víi lèi ®i, cÇu thang, lèi ra vµo…vv. Sè l­îng vµ lo¹i h×nh nh÷ng nhµ tr­ng bµy kh¸c nhau, tæng thÓ cña nh÷ng nhµ tr­ng bµy t¹o nªn. Nh÷ng d÷ kiÖn vÒ nh÷ng s¶n phÈm ®­îc tr­ng bµy: sè l­îng, kiÓu d¸ng, kÝch th­íc, träng l­îng… vv. Sè ng­êi ®¹i diÖn vµ nh©n viªn ph¶i tËp hîp ë gian hµng vµo tõng thêi ®iÓm. TÝnh chÊt cña héi chî vµ ®èi t­îng cña gian hµng. Kh¶ n¨ng tr×nh diÔn m¸y mãc hoÆc ph©n ph¸t mÉu hµng. DÞch vô th«ng tin, lÔ t©n. Nh÷ng thiÕt bÞ l¾p ®Æt cÇn thiÕt : ®iÖn tho¹i, ®iÖn, nguån cÊp n­íc vµ tho¸t n­íc th¶i, khÝ nÐn… vv. * Nh÷ng yÕu tè gãp phÇn vµo sù thµnh c«ng cña gian hµng Th«ng th­êng ng­êi ta dµnh cho nh÷ng nhµ tr­ng bµy lùa chän nh÷ng ng¨n tr­ng bµy cã kÝch th­íc ®ång nhÊt hoÆc mét kh¸i niÖm mÉu; ®«i khi cã ng¨n riªng biÖt dïng lµm phßng tiÕp kh¸ch. C¸ch lµm nµy tr¸nh ®­îc nh÷ng tÞ n¹nh, so s¸nh gi÷a nh÷ng nhµ tr­ng bµy vÒ ®Þa ®iÓm ®­îc thuª. Tuy nhiªn, xÐt vÒ mÆt mÜ quan th× nh÷ng gian hµng nµy rÊt kÐm so víi nh÷ng gian hµng thùc thô. Ng­êi ta cã c¶m t×nh h¬n ®èi víi 1 n¬i tho¸ng ®·ng trong ®ã kh¸ch viÕng th¨m cã thÓ tù do ®i l¹i vµ ®­îc dµnh mét kho¶ng diÖn tÝch ®¸ng kÓ ®Ó tr­ng bµy cã lîi thÕ cho mçi s¶n phÈm. Th«ng tin còng ®­îc më réng kh«ng chØ cho riªng c¸ nh©n doanh nghiÖp, s¶n phÈm nµo mµ cho c¶ nhãm, lÜnh vùc c«ng nghiÖp thËm chÝ toµn bé mét n­íc. NÕu kh«ng dµnh ®­îc mét n¬i tho¸ng ®·ng th× ph¶i nhê C«ng ty t­ vÊn chuyªn nghiÖp gióp nh÷ng nhµ tr­ng bµy trong nhãm s¾p xÕp nh÷ng ng¨n tr­ng bµy ®¹t tiªu chuÈn vÒ chÊt l­îng tr×nh bµy nãi chung vµ cã ®­îc d¸ng vÎ bÒ ngoµi hÊp dÉn kh¸ch hµng. CÇn ®Æc biÖt l­u ý: TËp trung sù chó ý cña kh¸ch vµo nh÷ng s¶n phÈm tr­ng bµy, lµm næi bËt nh÷ng s¶n phÈm quan träng nhÊt, t«n gi¸ trÞ cña nh÷ng s¶n phÈm ®ã b»ng c¸ch dïng hÖ thèng chiÕu s¸ng ®Æc biÖt. Kh«ng nªn ®Æt nh÷ng s¶n phÈm kh«ng cã mèi liªn hÖ g× ë c¹nh nhau (vÝ dô : ®­a nh÷ng mÆt hµng thñ c«ng mÜ nghÖ vµo mét Héi chî vÒ chuyªn ®Ò thùc phÈm). §iÒu ®ã sÏ lµm lo·ng sù chó ý cña ng­êi xem. §Æt nh÷ng pan« cã minh ho¹ lín lªn c¸c v¸ch ng¨n vµ nh÷ng mÉu qu¶ng c¸o cã thÓ thÊy râ tõ xa ®Ó cã thÓ truyÒn ®¹t th«ng tin mét c¸ch râ rµng, ®¬n gi¶n vµ cô thÓ. Kh«ng nªn g¾n, d¸n ®Çy lªn v¸ch nh÷ng thø linh tinh kh¸c nh­ nh÷ng tê b­ím vµ ¶nh khæ nhá. ChØ sö dông nh÷ng ¸p phÝch du lÞch khi môc tiªu cèt yÕu lµ ph¸t triÓn du lÞch. Nh÷ng kho¶ng cßn trèng trªn c¸c bøc ng¨n cã thÓ ®­îc sö dông hiÖu qu¶ h¬n nÕu dïng nh÷ng ¸p phÝch chøa th«ng tin liªn quan trùc tiÕp ®Õn môc tiªu th­¬ng m¹i cña viÖc tr­ng bµy. Kh«ng nªn truyÒn tiÕp ©m nh¹c c«ng céng vµo gian hµng nÕu viÖc nµy cã nguy c¬ huû ho¹i bÇu kh«ng khÝ lµm viÖc nghiªm tóc vµ lµm trë ng¹i cho viÖc bµn b¹c c«ng viÖc víi kh¸ch. NÕu ®Þnh dïng video ®Ó giíi thiÖu víi kh¸ch th× ph¶i dÌ chõng kh«ng ®­îc ®Ó viÖc chiÕu video lµm rèi lo¹n nh÷ng cuéc bµn b¹c trao ®æi mua b¸n vµ ph¶i ®¶m b¶o ®Ó kh¸ch ®øng xem kh«ng c¶n trë lèi ®i vµ kh«ng che lÊp c¸c hµng tr­ng bµy. ViÖc vËn hµnh s¶n phÈm ®Ó lµm mÉu vµ nh÷ng cuéc tr×nh diÔn ®«i khi lµ nh÷ng biÖn ph¸p cã hiÖu qu¶ thu hót sù chó ý cña kh¸ch hµng quen biÕt vµ cã thÓ g©y cho hä niÒm tin l©u dµi. S¾p xÕp nh÷ng chç ®ñ ®Ó ®¶m b¶o cho nh÷ng cuéc trao ®æi mua b¸n, kh«ng nhÊt thiÕt lµ n¬i ®ã ph¶i c¸ch biÖt khái phÇn cßn l¹i cña gian hµng. ViÖc l¾p ®Æt nh÷ng v¸ch thÊp, trªn cã g¾n kÝnh ph¶i ®¶m b¶o sao cho ®­îc yªn tÜnh mµ kh¸ch vÉn kh«ng c¶m thÊy chËt chéi. C¸ch l¾p ®Æt nµy cßn cã lîi lµ lµm cho mäi ng­êi ®Òu biÕt lµ c«ng viÖc trao ®æi vÉn ®ang ®­îc tiÕn hµnh. Dù kiÕn mét n¬i ®Ó nh÷ng kh¸ch muèn trao ®æi cã thÓ ®¨ng kÝ lµm viÖc, ®©y lµ mét viÖc quan träng trong dÞp Héi chî. Dµnh mét sè tµi liÖu t­¬ng ®èi ®Ó ph©n ph¸t nh­ng chØ nªn h¹n chÕ trong nh÷ng ng­êi thËt sù cã liªn quan. Thu xÕp mét chç ®Ó cÊt c¸c ®å dïng c¸ nh©n nh­ gi¸ treo ¸o kho¸c, n¬i cÊt cÆp tµi liÖu.... ChØ ®Þnh 1 ng­êi duy nhÊt chÞu tr¸ch nhiÖm ®èi víi ng­êi t­ vÊn. CÇn tr¸nh söa ®æi thiÕt kÕ gian hµng trong giê chãt v× cã nguy c¬ n¶y sinh nh÷ng vÊn ®Ò nh­ chËm tèc ®é x©y dùng gian hµng vµ lµm t¨ng chi phÝ. 5.4. §¸nh gi¸ vµ b¸o c¸o vÒ Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i §¸nh gi¸ cã nh÷ng t¸c dông sau ; QuyÕt ®Þnh xem cã nªn tham gia Héi chî TriÓn l·m t­¬ng tù nh­ vËy trong t­¬ng lai kh«ng? QuyÕt ®Þnh xem cã nªn tr­ng bµy nh÷ng s¶n phÈm t­¬ng tù nh­ vËy hay kh«ng? QuyÕt ®Þnh xem sè tiÒn Êy cã thÓ ®­îc chi dïng mét c¸ch h÷u hiÖu h¬n cho c¸c h×nh thøc qu¶ng c¸o kh¸c hay kh«ng? X¸c ®Þnh ®­îc c¶ nh÷ng thiÕu sãt lÉn nh÷ng c¶i tiÕn cã thÓ cã trong t­¬ng lai vÒ c¸c mÆt lËp kÕ ho¹ch, qu¶ng c¸o, ®å ¸n, thiÕt kÕ gian hµng, biªn chÕ, ®Þnh vÞ trÝ gian hµng, qu¶n lý... Môc ®Ých cña ®¸nh gi¸ lµ c¶i tiÕn c«ng viÖc trong t­¬ng lai. ViÖc ®¸nh gi¸ ph¶i cung cÊp c©u tr¶ lêi cho nh÷ng c©u hái d­íi ®©y : Gi¸ trÞ nh÷ng ®¬n ®Æt hµng ch¾c ch¾n ®· nhËn ®­îc? Gi¸ trÞ nh÷ng ®¬n ®Æt hµng cã thÓ ®­îc ®­a ra trong vßng 12 th¸ng víi t­ c¸ch lµ kÕt qu¶ cña cuéc tr­ng bµy? Cã bao nhiªu tµi kho¶n míi ®· ®­îc më ? Cã bao nhiªu ®Çu mèi tiÕp xóc ®· ®­îc ghi nhËn? Nh÷ng ng­êi nµy ph¶i ®­îc xÕp h¹ng theo tiÒm n¨ng, møc ®é quan t©m cña hä ®èi v¬i doanh nghiÖp vµ s¶n phÈm cña doanh nghiÖp. Sè l­îng ng­êi ®Õn tham quan gian hµng? T×m hiÓu nh÷ng suy nghÜ cña c¸c nhµ tr­ng bµy c¸ biÖt, nh÷ng kh¸ch hµng hiÖn t¹i vµ tiÒm tµng. So s¸nh gi÷a c¸c lÇn tham gia tr­íc ®©y, víi c¸c cuéc tr­ng bµy kh¸c hoÆc víi nh÷ng ph­¬ng thøc tr­ng bµy kh¸c. So s¸nh chi phÝ víi c¸c h×nh thøc qu¶ng c¸o, XTTM kh¸c. CÇn l­u ý chØ nh÷ng thø cïng lo¹i míi ®­îc so s¸nh víi nhau. Tãm l¹i, cÇn tr¸nh nh÷ng ®¸nh gi¸ kh«ng chÝnh x¸c vÒ kÕt qu¶ Héi chî TriÓn l·m. Nh÷ng kÕt luËn cÇn ph¶i nghiªm tóc, c«ng b»ng, v« t­ vµ cã tÝnh chÊt x©y dùng. KÕt luËn Trong nÒn kinh tÕ toµn cÇu hãa nh­ hiÖn nay, kh«ng mét quèc gia nµo cã thÓ ph¸t triÓn mµ cã thÓ ®øng mét m×nh. BÊt cø c¸ nh©n, tæ chøc, doanh nghiÖp nµo cã mong muèn tån t¹i l©u dµi trong c¸c quan hÖ trao ®æi hµng hãa vµ dÞch vô quèc tÕ ®Òu kh«ng thÓ tù giíi h¹n m×nh trong c¸c thÞ tr­êng khu vùc. C¸c quèc gia chÊp nhËn chØ cã mét thÞ tr­êng duy nhÊt: ThÞ tr­êng thÕ giíi. V× thÕ, Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i cã mét vai trß quan träng trong viÖc xóc tiÕn vµ ph¸t triÓn quan hÖ hîp t¸c kinh tÕ – khoa häc kü thuËt vµ th­¬ng m¹i gi÷a c¸c n­íc víi ViÖt Nam vµ ng­îc l¹i gi÷a ViÖt Nam vµ c¸c n­íc kh¸c trªn thÕ giíi. ë n­íc ta hiÖn nay, víi chÝnh s¸ch më cöa nÒn kinh tÕ, nhiÒu thµnh phÇn kinh tÕ ®­îc më réng ho¹t ®éng, mçi chñ thÓ s¶n xuÊt,kinh doanh, dÞch vô ®Òu tËn dông c¸c c¬ héi v­¬n ra tiÕp cËn thÞ tr­êng nh»m tèi ®a hãa lîi nhuËn. Trong nh÷ng ®iÒu kiÖn ®ã, Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i lµ nh÷ng thÞ tr­êng cã liªn quan g¾n bã víi nhau vµ míi ®­îc khai th¸c, cßn Èn chøa nhiÒu tiÒm n¨ng vÒ hiÖu qu¶ kinh tÕ x· héi vµ ®ang cã søc l«i cuèn nhiÒu doanh nghiÖp trong vµ ngoµi n­íc. Tuy nhiªn, ngµnh kinh doanh dÞch vô Héi chî TriÓn l·m nãi chung vµ Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i nãi riªng vÉn ®­îc coi lµ ®iÓm yÕu cña thÞ tr­êng ViÖt Nam. §Ó biÕn Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i thµnh mét ngµnh kinh doanh lín m¹nh, hiÖu qu¶ th× cÇn cã sù nç lùc cña kh«ng chØ mét bªn nµo mµ lµ sù nç lùc, ®oµn kÕt cña c¸c doanh nghiÖp, c¸c nhµ tæ chøc vµ sù hç trî cña Nhµ n­íc. Tãm l¹i, ho¹t ®éng Héi chî TriÓn l·m th­¬ng m¹i ë n­íc ta ®· ®em l¹i hiÖu qu¶ kinh tÕ x· héi vÒ nhiÒu mÆt. Vµ chóng ta, nÕu biÕt khai th¸c vµ sö dông mét c¸ch triÖt ®Ó th× ch¾c ch¾n ho¹t ®éng nµy sÏ gãp phÇn xøng ®¸ng cho sù ph¸t triÓn liªn tôc cho nhu cÇu xuÊt nhËp khÈu, cho viÖc hiÓu biÕt lÉn nhau, vµ t¨ng c­êng quan hÖ kinh tÕ gi÷a ViÖt Nam víi c¸c n­íc kh¸c trªn thÕ giíi. tµi liÖu tham kh¶o gi¸o tr×nh Marketing lý thuyÕt – Tr­êng §¹i häc Ngo¹i Th­¬ng Hµ Néi. Gi¸o tr×nh Marketing quèc tÕ, Tr­êng §¹i häc Kinh tÕ quèc d©n Hµ Néi, NXB Gi¸o dôc 1999. Tõ ®iÓn TiÕng ViÖt 2003 cña ViÖn Ng«n ng÷ häc. Tõ ®iÓn B¸ch khoa ViÖt Nam tËp 2, NXB Tõ ®iÓn B¸ch khoa Hµ Néi 2002. LuËt Th­¬ng m¹i ViÖt Nam, NXB ChÝnh trÞ quèc gia 1997. CÈm nang Hµng ViÖt Nam chÊt l­îng cao 2002. Official catalogue ViÖt Nam EXPO 2003. Kû yÕu héi chî An Giang - Hµ Néi – TPHCM. Tµi liÖu nghiªn cøu vÒ h×nh thøc, c¸ch tæ chøc thùc hiÖn vÒ mÆt ho¹t ®éng “Héi chî TriÓn l·m quèc tÕ“ cña Trung t©m Th­¬ng m¹i quèc tÕ CNUCED/GATT. LuËn v¨n tèt nghiÖp tr­êng §¹i häc Ngo¹i Th­¬ng sè 808 ®Ò tµi “Mét sè vÊn ®Ò tæ chøc vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ cña Trung t©m Héi chî TriÓn l·m ViÖt Nam LuËn v¨n tèt nghiÖp tr­êng §¹i häc Ngo¹i Th­¬ng sè 847 ®Ò tµi “C¸c gi¶i ph¸p n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶ng c¸o vµ Héi chî TriÓn l·m t¹i c«ng ty Vinexad“. B¸o C«ng nghiÖp vµ th­¬ng m¹i sè 42 n¨m 2003. B¸o Lao ®éng ra ngµy 9/4/2001. Thêi b¸o kinh tÕ ViÖt Nam sè 143 ra ngµy 6/9/2003. B¸o Th­¬ng m¹i sè 93 n¨m 2003. B¸o Sµi Gßn TiÕp ThÞ c¸c sè: - N¨m 2002: C¸c sè 23, 28, 37, 40, 41, 42, 44, 45, 50. - N¨m 2003: C¸c sè 1, 15, 16, 28, 33, 34, 36, 40, 42, 43, 45. Thêi b¸o kinh tÕ Sµi Gßn c¸c sè: - N¨m 2002: C¸c sè 17, 45, 48. - N¨m 2003: C¸c sè 11, 12, 43, 36. C¸c sè ra ngµy 20/3, 1/5, 22/5, 12/6, 11/9, 6/11, 9/10. C¸c trang Web Môc lôc