Khóa luận Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo thép VNECO.SSM

ợ bởi tiền gửi ngân hàng và tiền vay ngân hàng trong đó vay ngân hàng là chủ yếu. 2.2.5.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM a) Đối với chuyển khoản Đối với thanh toán thông qua chuyển khoản: Chủ yếu là nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán tiền thuê gia công, nộp thuế cho cơ quan Nhà Nước. * Nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp: được thực hiện sau khi quá trình mua hàng xảy ra nên để kiểm soát tốt việc thanh toán này cần có cái nhìn tổng quát về cả quá trình mua hàng. Công tác mua hàng này thực tế do phòng sản xuất kinh doanh thực hiện và chịu trách nhiệm nên mọi chứng từ chứng minh đều phải được trưởng phòng kinh doanh và giám đốc duyệt nhưng vì tính chất quan trọng của nghiệp vụ cũng như số tiền chi trả lớn nên trước khi thanh toán, kế toán cần kiểm tra lại các chứng từ này. Ban đầu phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất hay đơn đặt hàng xem xét nhu cầu vật tư này thực tế cần thiết và cân đối trong kho tránh tình trạng mua nguyên vật liệu không đúng chủng loại, số lượng . Giai đoạn từ lúc đàm phán để gửi đơn đặt hàng cho đến khi đơn đặt hàng đã được nhà cung cấp chấp thuận, trong đó đã đàm phán tất cả các điều kiện giao hàng, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và thông thường thời hạn thanh toán là sau 2 đến 3 tháng. Lưu đồ thể hiện việc kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền thông qua ngân hàng Ngân hàng của công ty Giám đốc và KT trưởng Kế toán tổng hợp KT Ngân hàng Tiền mặt Người có nhu cầu thanh toán Bắt đầu từ nhu cầu chi TGNH 1 Gửi hoá đơn và chứng từ khác Nộp hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và chứng từ hợp lệ Phê duyệt Uỷ nhiệm chi Bảng kê ghi Có TK 112 Giấy báo Nợ Ghi sổ chi tiết TGNH Sổ cái TK 112 2 Xác nhận vào Uỷ nhiệm chi Phê duyệt Lập chứng từ ghi sổ ` Đến thời hạn thanh toán, kế toán ngân hàng tiền mặt sau khi kiểm tra bộ chứng từ: Gồm Hoá đơn và phiếu nhập kho để xem số nguyên vật liệu mua nhập kho có đúng với số ghi trên hoá đơn (về chủng loại, số lượng, đặc tính...) hay không? Kiểm tra các chứng từ có đồng bộ không nhằm tránh hiện tượng nhân viên thu mua sử dụng các chứng từ cũ hay kế toán ngân hàng tiền mặt gian lận thanh toán hai lần cho cùng một lần mua. Sau khi kiểm tra xong kế toán tiền mang bộ chứng từ này sang giám đốc ký duyệt và lập uỷ nhiệm chi Uỷ nhiệm chi gồm có 3 liên: + Một liên giao cho thẳng cho ngân hàng của nhà cung cấp + Liên 2 để thanh toán nội bộ lưu tại kế toán công nợ (đối với bán hàng). Đây cũng là liên sau khi được ngân hàng xác nhận + Liên còn lại lưu tại kế toán ngân hàng, tiền mặt. Thực tế uỷ nhiệm chi ở đơn vị như sau UỶ NHIỆM CHI Số: 347 Chuyển khoản, chuyển tiền thư, điện Lập ngày: 03/01/2007 Tên đơn vị trả tiền: Công ty CPCTKC Phần do NH ghi TK Nợ Thép VECO.SSM Số TK: 100214851002513 Tại ngân hàng: CN NH Công Thương - Đà Nẵng TK Có Tên đơn vị nhận tiền: Công ty DUY SƠN Số TK: 100710101613241 Tại ngân hàng: CN NH Công Thương - Đà Nẵng Số tiền bằng số 331.000.000 Số tiền bằng chữ: Ba trăm ba mươi mốt triệu đồng chẵn Nội dung thanh toán: Mua guyên vật liệu Đơn vị trả tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Ghi sổ ngày Ghi sổ ngày Kế toán Chủ TK Kế toán TP Kế Toán Kế toán TP Kế Toán * Đối với trường hợp công ty phải vay để thanh toán cho nhà cung cấp Sau khi kiểm tra xong, kế toán tiền mang bộ chứng từ này sang kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt và lập Khế ước vay ngân hàng để chuyển trả cho nhà cung cấp. Trên khế ước ghi rõ mục đích vay, số tiền cần vay, thời gian trả... Nếu ngân hàng đồng ý cho vay lúc này kế toán ngân hàng mới lập uỷ nhiệm chi. Thông thường ngân hàng của công ty sẽ chuyển thẳng đến nhà cung cấp thông qua ngân hàng theo khế ước vay. Đồng thời các chứng từ như Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho đều được đóng dấu "Đã cho vay" tránh việc dùng các chứng từ này rút tiền của công ty. Ngay khi tiền được chuyển trả (công ty nhận giấy báo Nợ do ngân hàng chuyển đến) có mẫu như sau: GIẤY BÁO Ngày (Created date): 3/1/2006 (Advice) Ngày HL(Value Date): 3/1/2006 Tên khách hàng(Customer name): Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM Mã số KH(IF No): 100518264 Mã số thuế(Tax Code): 6400100697-1 Chúng tôi xin thông báo (Please advise that) # Chúng tôi đã ghi Nợ tài khoản của Quý khách /đã nhận tiền mặt số tiền như sau: We have debted your account/or received by cash, the follwing amount: Chúng tôi đã ghi Có tài khoản của Quý khách /đã trả tiền mặt số tiền như sau: We have credited your account/or paid by cash, the follwing amount: Nội dung Withdraw (Desciption) TÀI KHOẢN (A/C No) 100214851002513 SỐ THAM CHIẾU (Reference No) CHI TIẾT (Item) SỐ TIỀN (Amount) GHI CHÚ (Remark) Cash (VND) (0:1) VND 331.000.000 Total VND 331.000.000 Số tiền bằng chữ Amount in words Ba trăm ba mươi mốt triệu đồng chẵn WITH DRAW IN VND, LE THI THANH Printed by Luu Thi Ai Tram Thanh toán viên Kiểm soát Giám Đốc (Prepared by) Checked by Khi công ty nhận được giấy báo Nợ là lúc việc thanh toán với khách hàng đã thực hiện xong, kế toán ngân hàng tiền mặt căn cứ vào Uỷ nhiệm chi đã được ngân hàng xác nhận phản ánh đồng thời vào các sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, bảng kê Chi tiền (Có TK 112). Cuối kỳ, kế toán ngân hàng tổng hợp số liệu trên bảng kê ghi Có TK 112 để lập chứng từ ghi sổ sau đó sẽ chuyển cho kế toán tổng hợp làm cơ sở để lên sổ Cái TK112 . b) Đối với tiền mặt Đối với chi tiền mặt tại công ty có một số nghiệp vụ như: Chi trả lương cho cán bộ công nhân viên, Thanh toán tạm ứng, mua nguyên vật liệu trong nước, chi lặt vặt... Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ chi tiền mặt: Người nhận tiền KT ngân hàng Tiền mặt Thủ Quỹ KT Trưởng Giám đốc Kế toán tổng hợp Đề nghị thanh toán Nộp giấy đề nghị thanh toán hoặc các chứng từ hợp lệ Phê duyệt Chi tiền và xác nhận vào phiếu chi Lập phiếu chi Ghi sổ theo dõi tiền mặt Sổ quỹ 2 1 Phiếu Chi Phiếu chi Ký duyệt và định khoản Lập bảng ghi Có TK111 Sổ cái TK 111 Lập CT - GS Thủ tục chi tiền mặt được thực hiện áp dụng tương tự nhau cho các nghiệp vụ chi trả lương, thanh toán tiền hàng. Khi có nhu cầu hoặc đến thời hạn thanh toán, người nhận tiền gửi giấy đề nghị thanh toán hoặc các chứng từ hợp lệ để giám đốc ký duyệt. Các chứng từ gồm: + Đối với nghiệp vụ chi trả lương: Bảng tổng hợp thanh toán lương + Đối với nghiệp vụ chi trả tiền nguyên vật liệu với số lượng ít: Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng thông thường, Phiếu nhập kho. Riêng đối với 2 nghiệp vụ chi tiền tạm ứng (Phiếu tạm ứng) và chi khác ( Hoá đơn GTGT ( nếu có), Biên lai) sẽ được bỏ qua bước này mà do kế toán tổng hợp ký duyệt . Sau đó các chứng từ này được chuyển cho kế toán ngân hàng tiền mặt kiểm tra và lập phiếu Chi. Trước khi viết phiếu Chi kế toán ngân hàng tiền mặt kiểm tra các chứng từ này đã đủ chữ ký duyệt, đối với số tiền lớn phải kiểm tra kỹ có đúng chữ ký không? Phiếu Chi được lập thành 2 liên: Một liên lưu tại kế toán ngân hàng tiền mặt Một liên chuyển cho thủ quỹ. Phiếu Chi được chuyển cho kế toán trưởng xác nhận và định khoản, lúc này thủ quỹ thực hiện việc chi tiền và xác nhận vào phiếu Chi. Sau đó thủ quỹ vào sổ quỹ tương ứng với số tiền ghi trên phiếu Chi còn kế toán ngân hàng tiền mặt cũng vào sổ chi tiết tiền mặt khi phiếu Chi đã có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền . Đồng thời tổng hợp chứng từ gốc và lập bảng kê ghi Có TK 111. Cuối kỳ kế toán tổng hợp căn cứ vào các bảng kê ghi Có TK111(Chứng từ ghi sổ) để tổng hợp lên sổ Cái TK 111. Trên đây là quy trình chung cho các nghiệp vụ chi tiền tuy nhiên tuỳ tính chất của từng nghiệp vụ ít nhiều sẽ có thay đổi. Cụ thể * Trường hợp thanh toán tiền lương: Thông thường công ty phải vay ngân hàng để thực hiện khoản chi trả này. Như vậy sẽ bao gồm 3 nghiệp vụ : + Vay ngân hàng + Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt + Thanh toán lương. + Quy trình vay ngân hàng. Lưu đồ quy trình vay ngân hàng Kế toán Ngân hàng, Tiền mặt Ngân hàng Phòng Hành chính - Nhân sự Kế toán trưởng và Giám đốc Bắt đầu Nhận bảng thanh toán tiền lương Phê duyệt Khế ước vay Xem xét và chấp nhận cho vay Bảng thanh toán lương Giấy lĩnh tiền mặt Xác nhận chi tiền và lập giấy báo Nợ chuyển cho công ty Lập giấy lĩnh tiền mặt Thủ quỹ Đến kỳ hạn trả lương phòng hành chính nhân sự chuyển bảng tổng hợp thanh toán lương đến phòng kế toán ( Tính chính xác của Bảng thanh toán lương này không thuộc sự kiểm soát của kế toán). Bảng tổng hợp thanh toán lương gồm 4 chữ ký: Người lập biểu, Trưởng phòng tổ chức, Kế toán trưởng, Giám đốc công ty. Đây là bảng tổng hợp của 5 bảng lương chi tiết cho các Xí nghiệp và khối văn phòng công ty. Các bảng lương chi tiết có đầy đủ 3 chữ ký của: Người lập, Trưởng bộ phận, Trưởng phòng tổ chức hành chính. Việc tính lương tại các xí nghiệp: Mỗi xí nghiệp có một nhân viên thực hiện việc bấm giờ theo dõi số giờ công của nhân viên và gửi về phòng tổ chức hành chính. Phòng tổ chức hành chính nhân sự thực hiện việc theo dõi nhân sự, xây dựng định mức giờ công, theo dõi thời gian khối lượng công việc, lập bảng lương. Sau khi nhận bảng thanh toán lương có đầy đủ chữ ký từ phòng tổ chức kế toán ngân hàng tiền mặt sẽ chuyển toàn bộ chứng từ này để kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Đồng thời lập khế ước vay tại ngân hàng, trên khế ước vay có cam kết vay với mục đích để trả lương và công ty phải thực hiện chi trả theo đúng mục đích đó. Khi ngân hàng chấp nhận cho vay sẽ đóng dấu "Đã cho vay" vào Bảng thanh toán lương tránh việc cá nhân sử dụng lại chứng từ này để vay tiền, kế toán ngân hàng tiền mặt lập Giấy lĩnh tiền mặt với số tiền bằng số phải trả cho công nhân viên trong kỳ để rút tiền về nhập quỹ tiền mặt để trả lương và nhận giấy báo (Nợ) của ngân hàng về số tiền đã rút. Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM Số: 638 GIẤY LĨNH TIỀN MẶT Ngày 02/12/2006 Phần do ngân hàng ghi Họ tên người lĩnh: Lê Thị Thanh Địa chỉ: Khu CN Hoà Khánh - Đà Nẵng CMND:200105503 ngày 10/8/1993. Nơi cấp CA QN-ĐN TK số:013S-0079 Tại CN NH Công Thương Đà Nẵng Yêu cầu cho rút số tiền bằng chữ: (Hai tỷ không trăm chín mươi bảy triệu bảy trăm ba mươi tám nghìn đồng) Nội dung vay lương kỳ 02 tháng 11 năm 2006 Kế toán trưởng Chủ TK Người lĩnh tiền Thủ quỷ Kiểm soát Giám đốc (Đã nhận đủ) TK ghi NỢ TK ghi CÓ Số tiền bằng số 2.097.738.000 + Quy trình rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt: Các thủ tục được thực hiện như phần trình bày mục thủ tục kiểm soát đối với thu tiền mặt + Quy trình chi tiền thanh toán lương: Các thủ tục được thực hiện như phần trình bày mục thủ tục kiểm soát đối với chi tiền mặt.Tuy nhiên còn có thêm khâu: Trả lương cho công nhân Thủ quỹ tiến hành chi trả lương cho công nhân viên căn cứ theo bảng tổng hợp thanh toán lương đã được duyệt (theo số tiền ghi trên phiếu Chi). Sau đó người phụ trách các bộ phận trực tiếp ký và nhận số tiền tương ứng với số tiền cho bộ phận mình phụ trách trên bảng lương tổng hợp (Hay nói cách khác trên bảng tổng hợp thanh toán lương sau khi chi tiền có đầy đủ 5 chữ ký của 5 bộ phận trong công ty). Sau đó người phụ trách của từng bộ phận thực hiện việc trả lương cho từng phân xưởng, từng tổ, từng nhân viên ký nhận vào các bảng lương chi tiết . Khi trả lương xong giao phiếu Chi và bảng thanh toán lương có chữ ký của người nhận cho phòng kế toán. * Thanh toán tạm ứng Khi nhân viên công tác về tập hợp các hoá đơn GTGT(nếu có) hoặc các hoá đơn tàu xe, nơi trọ...và giấy thanh toán tạm ứng để kế toán ngân hàng tiền mặt kiểm tra các chứng từ này về sự hợp lệ của các hoá đơn GTGT, kiểm tra lại số tiền trên hoá đơn có phù hợp với số tiền trên giấy thanh toán tạm ứng ... Sau đó chuyển đến kế toán trưởng (hoặc phó phòng kế toán) ký duyệt sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ các chứng từ này và thông thường các chứng từ này được ký bởi phó phòng kế toán. Căn cứ vào giấy thanh toán tạm ứng nếu nhân viên tạm ứng thiếu kế toán tiền viết phiếu chi với lý do chi trả tiền tạm ứng thiếu, nếu dư viết phiếu thu với lý do hoàn tạm ứng. 2.2.6 Thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền: * Đối với tiền mặt tại quỹ Đối với Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM lượng tiền mặt tại quỹ chiếm tỷ trọng ít vì vậy công tác kiểm soát như sau: - Thực hiện kiểm kê quỹ nhưng không được công ty thực hiện thường xuyên - Cuối tháng kế toán ngân hàng tiền mặt tổng hợp sổ chi tiết tiền mặt tiến hành đối chiếu với sổ Quỹ. * Đối với tiền gửi, tiền vay ngân hàng Cuối mỗi tháng các ngân hàng sẽ gửi Thư xác nhận số dư tài khoản và sổ chi tiết tài khoản của công ty tại ngân hàng. Cụ thể: Đối với ngân hàng Công thương ĐN THƯ XÁC NHẬN SỐ DƯ Kính gửi: Công ty Cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM Địa chỉ: Khu Công nghiệp Đà Nẵng Chúng tối xin thông báo số dư các tài khoản của Quý khách mở tại Ngân hàng Công Thương, chi nhánh TP Đà Nẵng đến hết ngày 31/12/2006 như sau: TÀI KHOẢN SỐ DƯ GHI CHÚ 10021485 10022513 (USD) *** VNĐ *** 613.99.861 TP Đà Nẵng Ngày 3/1/2007 TL Giám đốc SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT Ngày 3/1/2007 Ngày phát sinh trước31/12/2006 Mã KH: 100518264 Số TK: 10021485 Ngày Dư số Nợ Dư số Có Số dư đầu ngày 3/1/2006 613.999.861 Cộng ngày 331.000.000 Tích luỹ tháng 331.000.000 Tích luỹ năm 331.000.000 Số dư cuối 282.999.861 Cuối quý Kế toán ngân hàng tiền mặt nhận các 2 chứng từ này (Thư xác nhận số dư và sổ kế toán chi tiết) để đối chiếu số tiền có trùng khớp với số dư trên sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng (chi tiết cho TK1126) , nếu có sai lệch sẽ điều chỉnh sổ sách cho phù hợp. SỔ CHI TIẾT TIỀN GỬI TK 1128 (CN Ngân hàng Công Thương) Quý IV/2006 Số CT Ngày CT Nội dung TK Đối ứng Số tiền gửi vào Số tiền rút ra Số dư Số dư đầu kỳ 540.463.011 Nộp tiền vào ngân hàng 1111 15.910.000 Rút tiền trả lương kỳ 2 tháng 1/2005 1111 331.000.000 ..... ..... .......... ......... .......... Tổng cộng 1.821.611.640 960.884.586 Số dư cuối kỳ 1.401.190.065 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO KẾT CẤU THÉP VNECO.SSM 3.1 Nhận xét công tác kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM Đối với nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm (thủ tục kiểm soát được thực hiện) Hạn chế Khoản thu tiền được ghi sổ là số tiền Công ty thực tế nhận được (tính có thật) - Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Cụ thể: Cách ly giữa người giữ tiền (Thủ quỹ) và người ghi sổ (kế toán ngân hàng tiền mặt). - Đối chiếu phiếu thu với các hoá đơn tương ứng. - Nhân viên kế toán cân đối với tài khoản ngân hàng - Người thực hiện cân đối là kế toán ngân hàng tiền mặt.Việc cân đối này được thực hiện rất đơn giản, qua loa bằng cách nhận các chứng từ do ngân hàng gửi đến và điều chỉnh sổ sách nếu có sai lệch Các khoản thu tiền đều được ghi sổ theo số thực tế nhận được (tính đầy đủ) - Tách biệt trách nhiệm giữa người ghi sổ và người quản lý tiền. - Sử dụng giấy báo nhận tiền (giấy lĩnh tiền mặt, giấy báo Có) có xác nhận để làm căn cứ ghi sổ. - Việc đối chiếu giữa các nhân viên không chặt chẽ và không thường xuyên, chỉ được kế toán tổng hợp kiểm tra vào cuối kỳ - Không thực hiện việc gửi báo cáo hàng tháng cho khách hàng Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng đắn Áp dụng một hệ thống tài khoản đầy đủ. Việc chi tiết đối với tài khoản 111 theo từng ngân hàng (như 1112, 1113) là không cần thiết Các khoản thu tiền được phản ánh kịp thời Không tồn tại một nhân viên độc lập thường xuyên kiểm tra việc ghi sổ và nhập quỹ tiền mặt mà việc kiểm tra này được thực hiện vào cuối kỳ do kế toán tổng hợp thực hiện. Các khoản thu tiền được ghi vào sổ chi tiết đúng đắn và được tổng hợp chính xác - Kiểm tra nội bộ dưới hình thức cộng tổng các khoản thu ở sổ Quỹ và đối chiếu với sổ Cái. - Tách biệt trách nhiệm giữa việc ghi sổ chi tiết tiền mặt với ghi sổ chi tiết các khoản phải thu. Kế toán tổng hợp vừa là người lên sổ Cái đồng thời là người đối chiếu với sổ Quỹ. Đối với nghiệp vụ chi tiền Mục tiêu kiểm soát Ưu điểm (thủ tục kiểm soát được thực hiện) Nhược điểm Các khoản chi tiền được sử dụng đúng mục đích hay số tiền được ghi sổ là của: + Hàng hoá và dịch vụ thực tế nhận được + Khoản tiền phải trả cho số nhân viên thực có. - Tách biệt trách nhiệm giữa: + Kế toán công nợ, kế toán ngân hàng tiền mặt và thủ quỹ. + Giữa nhân viên theo dõi chấm công, tính lương và trả lương - Các chứng từ thanh toán đều được kiểm tra trước khi lập phiếu chi . - Việc đối chiếu lẫn nhau giữa các nhân viên không được thực hiện thường xuyên - Phòng tổ chức hành chính vừa thực hiện tuyển dụng, theo dõi nhân sự đồng thời thực hiện tính và lập bảng lương. Như vậy có thể dẫn đến trường hợp tình trạng khai khống số lượng nhân viên, số giờ công. Nghiệp vụ chi tiền mặt được phê chuẩn đúng đắn Các phiếu chi, uỷ nhiệm chi được ký duyệt Tuy nhiên không phải tất cả các nghiệp vụ đều được ký duyệt hoặc không đủ tất cả các chữ ký nhất là những khoản tạm ứng. Các nghiệp vụ chi tiền đều được ghi sổ - Phiếu chi và các chứng từ thanh toán đều được đánh số trước - Tách biệt chức trách nhiệm ghi sổ (kế toán ngân hàng tiền mặt) và trách nhiệm quản lý tiền (thủ quỹ). - Không chuẩn bị bảng cân đối (bảng điều hoà số dư) với ngân hàng. -Việc ghi sổ không được kiểm tra thường xuyên Các nghiệp vụ chi tiền đều được phân loại đúng đắn Như nghiệp vụ thu tiền Như nghiệp vụ thu tiền Các nghiệp vụ chi tiền được đánh giá đúng đắn -Phòng kế toán thanh toán lương theo bảng lương do phòng hành chính lập nhưng quá trình tính toán không được kiểm tra lại. Các nghiệp vụ chi tiền được vào sổ đúng kỳ Không thường xuyên ghi sổ ngay khi phiếu chi và các chứng từ thanh toán được thực hiện mà các chứng từ này thường dồn vào cuối kỳ Các nghiệp vụ chi tiền được phản ánh đúng đắn vào các sổ hạch toán chi tiết tương ứng và chúng được tổng hợp đúng đắn trong sổ hạch toán tổng hợp. Kiểm tra nội bộ dưới hình thức cộng tổng các khoản chi tiền ở sổ Quỹ và đối chiếu với sổ Cái. Đối với số dư vốn bằng tiền: Ưu điểm - Lượng tiền thu về được chuyển đến nơi cất trữ tập trung . - Khu vực của người thu tiền (phòng của thủ quỹ) được tách biệt và ngăn cách ra khỏi văn phòng Nhược điểm: - Không quy định hạn mức tồn quỹ -Hầu như không kiểm kê quỹ chỉ đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi với sổ Cái, sổ chi tiết tiền mặt với sổ Cái. Mọi công việc đối chiếu này đều do kế toán tổng hợp thực hiện nên không mang tính khách quan. 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM Về cơ bản việc kiểm soát vốn bằng tiền ở công ty được thực hiện khá tốt những sai sót hay gian lận xảy ra là do việc đối chiếu không được thực hiện thường xuyên dẫn đến trường hợp : Ban đầu chỉ sai sót, gian lận xảy ra do một nghiệp vụ nhưng không được phát hiện, điều chỉnh kịp thời dẫn đến hậu quả là các sai sót tiếp tục sai theo kiểu "dây chuyền". Nguy hiểm hơn là các chứng từ không phải lúc nào cũng đầy đủ các chữ ký những vẫn được lưu chuyển bình thường điều này là kẻ hở cho gian lận xảy ra. Vì vậy, yêu cầu đối với công tác hoàn thiện là phải làm sao để xác định những khâu đặc biệt cần kiểm soát, cần đối chiếu để thực hiện cho tốt. + Kiểm tra, kiểm soát: Xác định tính hợp lệ , hợp lý của chứng từ + Đối chiếu: Nhằm phát hiện những sai sót trong quá trình ghi chép. Một điều quan trọng nữa là Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM cần có những quy định cụ thể, chính sách kiểm soát bắt buộc các nhân viên phải thực hiện đồng thời có những biện pháp xử lý nếu không thực hiện đúng. Đối với TK 111 công ty không cần chi tiết thành 1111: Tiền mặt rút từ ngân hàng công thương, 1112: Tiền mặt rút từ ngân hàng Nông nghiệp, 1113: Tiền mặt tại quỹ. Tuy việc chi tiết này sẽ biết rõ đó là nguồn tiền rút từ ngân hàng nào nhưng không cần thiết dẫn đến không linh hoạt trong việc sử dụng. Như vậy chỉ cần chi tiết TK 112 để thuận tiện cho việc theo dõi đối chiếu với các ngân hàng (hiện nay công ty đang thực hiện) khi đó theo quan hệ đối ứng vẫn quản lý được. 3.2.1 Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ thu tiền Các thủ tục cần được thiết lập để kiểm tra theo định kỳ các tình trạng của tất cả các khoản thu, những gì xảy ra thường xuyên là các khoản thu này không được xem xét đầy đủ và chưa được quan tâm đúng mức 3.2.1.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt Nếu có điều kiện tương ứng với tiền gửi ngân hàng và tiền mặt nên để 2 người khác nhau phụ trách vì dòng tiền trong công ty luôn dịch chuyển giữa ngân hàng và tiền mặt tồn quỹ, tiền Việt Nam và ngoại tệ. Lưu đồ thể hiện kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền mặt Kế Toán Tổng hợp Người nộp tiền KT Tiền Mặt Thủ quỹ Kế toán trưởng & Thủ trưởng đơn vị Các kế toán liên quan Bắt đầu Nộp các chứng từ có liên quan Ghi vào sổ tiền mặt Ghi vào sổ quỹ Kiểm tra các chứng từ kèm theo thu tiền và xác nhận vào phiếu thu Kế toán trưởng ký duyệt và đinh khoản vào phiếu thu 2 1 Lập phiếu thu Lập bảng kê ghi Nợ TK 111 Phiếu thu Phiếu thu Sổ cái TK 111 Kiểm tra các chứng từ Đ Đ S S Chuyển phiếu thu cho các kế toán phần hành liên quan Lập bảng kê ghi Có hoặc CT -GS Tuy nghiệp vụ thu tiền thường ít xảy ra sai sót nhưng tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM việc nhập quỹ tiền mặt xảy ra với số tiền rất lớn nên cũng cần được kiểm soát chặt chẽ qua các bước Bước 1: Khi nhận các chứng từ liên quan đến từng nghiệp vụ do người nộp tiền chuyển sang kế toán ngân hàng cần kiểm tra sự hợp lệ các chứng từ này. Nếu chứng từ không hợp lệ được trả lại cho người nộp tiền. Đây là bước đầu tiên nếu không kiểm tra dẫn đến viết phiếu thu sai. Riêng đối với trường hợp: Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt thì người nộp tiền cũng đồng thời là thủ quỹ nên khi trước khi lập phiếu thu kế toán tiền mặt phải kiểm tra lại ngày rút tiền trên chứng từ (giấy lĩnh tiền mặt) vì thủ quỹ có thể trì hoãn việc nộp quỹ sau khi rút tiền ngân hàng. Bước 2: Kế toán trưởng kiểm tra lại các chứng từ đồng thời định khoản ngay trên phiếu thu và ký duyệt; nếu không hợp lệ (do kế toán ngân hàng bỏ sót không kiểm tra) sẽ trả lại cho người nộp tiền.Tuy nhiên công ty cần có những quy định cũng như các biện pháp xử lý như khiển trách hoặc cảnh cáo để kế toán ngân hàng có trách nhiệm hơn trong việc kiểm tra các chứng từ. Đây là 2 bước kiểm tra quan trọng nếu mọi sai sót do chứng từ không hợp lệ trách nhiệm thuộc về kế toán trưởng. Quy định việc ghi sổ hằng ngày (không nên để các chứng từ đến gần cuối tháng mới vào sổ) tránh tình trạng nhân viên chiếm dụng tiền của công ty trong 1 khoảng thời gian hay số tiền trên sổ sách quá chênh lệch với số tiền tồn tại két. Việc đối chiếu giữa Sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt cần được thực hiện trong ngày để mọi sai sót phát hiện và điều chỉnh kịp thời. Với những đặc trưng riêng, tiền cần được theo dõi chặt chẽ nên kế toán tiền mặt có thể lập thêm bảng kê ghi Nợ TK 111 đây cũng là cơ sở để cuối kỳ đối chiếu với Sổ Cái. Số tiền tổng cộng trên bảng kê ghi Nợ TK 111 phải trùng khớp với tổng số phát sinh bên Nợ của Sổ Cái TK111 Công việc đối chiếu giữa sổ Quỹ và sổ Cái cũng được thực hiện vào cuối kỳ. Có thể xem đây là bước kiểm soát quan trọng sau cùng của quy trình thu cũng như chi tiền mặt. 3.2.1.2 Đối với thu tiền thông qua ngân hàng NH của công ty KT Tổng hợp Các kế toán có liên quan KT Ngân hàng Đ Kiểm tra đối chiếu chứng từ Nhận được lệnh chuyển tiền do NH khác chuyển trả Chuyển giấy báo Có hoặc các chứng từ có liên quan Nhận giấy báo Có và các chứng từ khác do ngân hàng chuyển đến Giấy báo Có S Ghi sổ chi tiết TGNH Chuyển các chứng từ sang kế toán có liên quan 2 Sổ chi tiết TK tại Ngân Hàng Sổ cái TK 112 Sổ chi tiết (công nợ...) Lập bảng kê ghi Có hoặc CT-GS Lập bảng kê ghi Nợ TK 112 Đ Tương tự như đối với nghiệp vụ thu tiền mặt, nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng cũng được kiểm soát ngay từ khi nhận chứng từ ban đầu. Khi nhận giấy báo Có kế toán ngân hàng cần kiểm tra số tiền trên giấy báo Có của ngân hàng có đúng với số tiền trên hoá đơn về số hàng mà công ty đã bán. Nếu sai về số tiền hoặc sai đối tượng thanh toán kế toán ngân hàng chuyển trả giấy báo Có lại cho ngân hàng. Bước kiểm soát đầu tiên quan trọng này cần được tuân thủ vì là cơ sở ban đầu để vào sổ. Kế toán ngân hàng ngoài việc vào sổ chi tiết tiền gửi còn lập thêm bảng kê ghi nợ TK 112 để thuận tiện cho việc theo dõi và đối chiếu với sổ Cái giống như đối với nghiệp vụ thu tiền mặt. Các chứng từ sau khi được kế toán ngân hàng phản ánh vào sổ chi tiết tiền gửi được chuyển cho các kế toán có liên quan (tương ứng với từng nghiệp vụ) để lập chứng từ ghi sổ . Để kiểm soát tốt thông qua việc đối chiếu với kế toán tiền mặt cũng như phát huy vai trò của kế toán công nợ cần để họ theo dõi cả phần công nợ với khách hàng vì nhiệm vụ theo dõi công nợ với khách hàng hiện nay do kế toán trưởng đảm nhiệm, trong khi công việc này không thuộc vai trò của kế toán trưởng. Như vậy kế toán công nợ ngoài việc lập các chứng từ ghi sổ cho TK 131 còn phải theo dõi ở sổ chi tiết TK131 tương ứng với từng khách hàng. Thường xuyên đối chiếu giữa sổ chi tiết công nợ và sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để theo dõi việc xoá nợ cho khách hàng có được thực hiện không. Như vậy sẽ kiểm tra chéo được việc ghi sổ của các nhân viên Hàng tháng cần gửi các báo cáo cho khách hàng để khách hàng cùng theo dõi tình hình công nợ giữa công ty và khách hàng. Điều này vừa tạo sự tin cậy đối với khách hàng cũng là phương thức kiểm tra khách quan về tính chính xác, kịp thời của việc thanh toán hay chấm dứt thanh toán mà nếu có sai sót sẽ nhận được sự phản hồi từ khách hàng. BÁO CÁO SỐ DƯ CÔNG NỢ Tháng 3 năm 2006 Kính gửi Công ty TNHH TM -DV Hùng Vân Địa chỉ: 75 Phan Chu Trinh - Tp Đà Nẵng Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM chúng tôi xin thông báo tình hình công nợ của Quý công ty từ ngày 1/3/2007 đến hết ngày 31/3/2007 như sau: Số dư đầu kỳ: 8.710.000 đồng Trị giá hàng mua: 27.177.840 đồng Trong đó Ngày Số HĐ Tổng giá thanh toán Ghi chú 10/03/07 0030793 3.507.000 21/03/07 0035402 24.670.840 Số tiền đã thanh toán: 15.500.000 đồng Số tiền còn phải trả: 20.387.840 đồng Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý công ty trong thời gian qua! Ngày 21/03/2007 TL Giám đốc 3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ chi tiền Nghiệp vụ chi tiền là nghiệp vụ quan trọng cả về tính chất cũng như khả năng xảy ra sai sót gian lận rất cao nên các bước cần kiểm tra chặt chẽ. 3.2.2.1 Đối với chi tiền thông qua ngân hàng Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ chi tiền ngân hàng Người có nhu cầu thanh toán Kế toán NH Giám đốc và kế toán trưởng Kế toán liên quan Kế toán tổng hợp Ngân hàng của công ty Bắt đầu từ nhu cầu chi TGNH Kiểm tra hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho và các chứng từ Uỷ nhiệm chi Tập hợp chứng từ ghi Có TK112 và lập CT-GS Đối chiếu Uỷ nhiệm chi và giấy báo Nợ 2 Gửi Hoá đơn và chứng từ khác Phê duyệt Phê duyệt S Lập uỷ nhiệm chi Nhận giấy báo Nợ, ghi sổ theo dõi công nợ Sổ cái TK112 ĐD Ghi sổ chi tiết TGNH Đ Đ Xác nhận vào Uỷ nhiệm chi và lập giấy báo Nợ Đ Giấy báo Nợ Đối chiếu với ngân hàng Nghiệp vụ chi tiền thông qua ngân hàng chủ yếu trong công ty là thanh toán với người bán và hiện nay công tác mua hàng nhập kho đều do phòng kinh doanh thực hiện. Do vậy các chứng từ như đơn đặt hàng do phòng kinh doanh lập cần phải được giám đốc hoặc người có thẩm quyền ký duyệt. Khi đến hạn thanh toán những người có nhiệm vụ thanh toán ( kế toán công nợ ) nộp các chứng từ, kế toán ngân hàng cần kiểm tra, đối chiếu tất cả các chứng từ này. Cụ thể số tiền trên giấy đề nghị thanh toán phải là số tiền phải trả trên hoá đơn do nhà cung cấp chuyển đến; số lượng, chủng loại, mẫu mã trên hoá đơn phải đúng với đơn đặt hàng do phòng kinh doanh lập và phiếu nhập kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, biên bản thừa thiếu (nếu có) của thủ kho. Bước kiểm tra này rất quan trọng không thể kiểm tra chung chung và chỉ cần một chứng từ không khớp nhau kế toán ngân hàng có thể trả lại để kế toán công nợ kiểm tra. Kế toán công nợ với nhiệm vụ ghi nhận nợ và theo dõi chi tiết các khoản nợ theo từng khách hàng cả về số tiền và thời hạn thanh toán. Công việc này hiện nay công ty không theo dõi thường xuyên dẫn đến các khoản nợ thường đến cùng một lúc và không có khả năng chi trả kịp thời gây thiệt hại cho công ty và mất uy tín. Sau khi kiểm tra xong các chứng từ này cần được giám đốc ký duyệt lúc này kế toán ngân hàng mới được lập uỷ nhiệm chi.Trước khi gửi uỷ nhiệm chi đến ngân hàng cần được kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng cần kiểm tra uỷ nhiệm chi được lập đúng với số tiền cần trả không vì khi ngân hàng nhận được uỷ nhiệm chi thì mọi sai sót kế toán trưởng phải chịu mọi trách nhiệm. Bước kiểm soát quan trọng tiếp theo là khi nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng và uỷ nhiệm chi đã được ngân hàng xác nhận. Kế toán ngân hàng cần kiểm tra đối chiếu giấy báo Nợ và uỷ nhiệm chi (2 chứng từ này phải khớp với nhau cả về số tiền và đối tượng thanh toán ) để phản ánh đồng thời vào sổ chi tiết tiền gửi và tập hợp chứng từ bên Có TK 112 để lập chứng từ ghi sổ. Tuy nhiên kế toán công nợ đặc biệt quan tâm đến giấy báo Nợ vì đây là cơ sở để xoá sổ nợ đối với nhà cung cấp nói cách khác việc thanh toán với người bán đã thực hiện xong. Sổ chi tiết công nợ (TK 331) và sổ chi tiết tiền gửi cần được đối chiếu thường xuyên. Vì mỗi nhà cung cấp đều được theo dõi chi tiết đồng thời mỗi ngân hàng cũng theo dõi trên một sổ chi tiết nên có thể thực hiện đối chiếu dễ dàng. 3.2.2.2 Đối với chi tiền mặt Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ chi tiền mặt Người nhận tiền Kế toán tiền mặt Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốc Kế toán tổng hợp S Đề nghi thanh toán Nộp giấy đề nghị thanh toán hoặc các giấy tờ hợp lệ Kiểm tra và phê duyệt Đ Chi tiền và xác nhận vào phiếu chi Lập phiếu chi 1 Phiếu chi Ký duyệt và định khoản Sổ cái TK111 Sổ chi tiết Tiền mặt Sổ quỹ 2 Phiếu chi Lập bảng kê ghi Có TK 111 và lập CT - GS Tại công ty nghiệp vụ chi tiền mặt gồm chi trả lương, chi tạm ứng, chi lặt vặt, đây là những nghiệp vụ rất dễ phát sinh tiêu cực vì vậy cũng cần một thủ tục chặt chẽ. Bước kiểm soát đầu tiên là khi người nhận tiền nộp các giấy đề nghị thanh toán hoặc các chứng từ hợp lệ đến giám đốc ký duyệt. Trước khi ký, giám đốc cần kiểm tra các chứng từ này nếu không hợp lệ phải trả lại vì đây là cơ sở để kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Trước khi viết phiếu Chi kế toán tiền mặt phải kiểm tra: Đối với nghiệp vụ chi tiền tạm ứng: Phiếu tạm ứng của nhân viên công tác cần có chữ ký của giám đốc hoặc người có thẩm quyền duyệt qua. Sau đó kế toán tiền mặt cần xem xét nhân viên tạm ứng đã hoàn tạm ứng đợt trước chưa, nếu chưa thì không nên cho nhân viên này tạm ứng để tránh tình trạng nhân viên công tác nợ quá nhiều làm cho quỹ tiền của công ty bị thâm hụt. Đặc biệt với những khoản tiền lớn cần phải giám định lại chữ ký vì nhân viên có thể giả mạo chữ ký. Sau đó viết phiếu chi, như vậy sẽ đảm bảo các khoản chi tiền đúng mục đích. Bước kiểm soát quan trọng tiếp theo: Mọi phiếu chi cần phải có chữ ký của kế toán trưởng( với trách nhiệm kiểm tra lại các chứng từ đi kèm cùng với phiếu Chi) và Giám đốc công ty vì có thể xảy ra trường hợp người nhận tiền và kế toán tiền mặt gian lận để ghi số tiền lớn hơn so với số tiền đã được duyệt. Trước khi vào sổ tiền mặt kế toán tiền cần kiểm tra phiếu chi đã có đầy đủ các chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, thủ quỹ và người nhận tiền không. Tương tự như nghiệp vụ thu tiền mặt, công việc đối chiếu giữa sổ quỹ và sổ chi tiết tiền mặt cần được thực hiện thường xuyên (tốt nhất là người thứ ba thực hiện công việc này). Đối với trường hợp thanh toán tạm ứng: Trước khi thanh toán kế toán tiền mặt cần kiểm tra các khoản chi của nhân viên đi công tác có phù hợp với quy định của công ty không? Nếu sai thì sẽ không chấp nhận khoản thanh toán này. Thực tế những quy định mà công ty đặt ra đã quá lâu nay không còn được áp dụng nên việc cần làm là công ty phải xây dựng các chính sách và yêu cầu phải thực hiện theo. Trong đó có những quy định về : + Danh mục những khoản được tính vào công tác phí + Quy định cấp được quyền ký duyệt các chứng từ +Thông thường nhân viên sau khi đi công tác thường không hoàn ứng ngay vì vậy cần quy định thời hạn hoàn ứng cụ thể bao nhiêu ngày sau khi hoàn thành công tác và yêu cầu cần phải đệ trình các bản báo cáo chi tiêu thường xuyên. Việc phê duyệt các khoản tạm ứng cũng như thanh toán hiện nay đều do kế toán tổng hợp (phó phòng kế toán ) ký nhưng đây là khoản chi rất dễ gian lận nên cần phải được giám đốc và kế toán trưởng ký duyệt để đúng với trách nhiệm và đồng thời họ là những người có kinh nghiệm phát hiện các gian lận có khả năng xảy ra. Đối với trường hợp thanh toán lương: Hiện nay tại công ty việc tính và lập bảng lương đều do phòng tổ chức hành chính thực hiện nhưng việc kiểm tra tính chính xác các bảng lương này không được thực hiện bởi phòng kế toán. Vì vậy với điều kiện như hiện nay, phòng kế toán cần có nhân viên đảm nhận việc kiểm tra lại các bảng lương đã được lập. Như vậy phòng kế toán phải có danh sách các nhân viên với đầy đủ thông tin và được cập nhật kịp thời những thay đổi về điều chỉnh mức lương, bậc lương, ngày kết thúc hợp đồng ... và những thay đổi này được thông qua bởi cấp có thẩm quyền. Một điều quan trọng nữa đó là nhân viên đó phải hiểu rõ được cách tính lương, thưởng, các khoản khấu trừ .. để khi nhận bảng tổng hợp thanh toán lương từ phòng hành chính phòng kế toán tiến hành kiểm tra được có sự khai khống nhân viên hay việc tính lương đã thực hiện đúng chưa. Ngoài ra để kiểm soát tốt cần phải hoạch định và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch tiền lương. Hằng tháng phòng kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương: Lao động thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, đơn giá tiền lương, hệ số lương ... so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương. Mọi sự khác biệt trọng yếu đều cần được phát hiện kịp thời và điều chỉnh phù hợp. 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền a) Đối với tiền mặt tại quỹ - Công ty cần quy định hạn mức tồn quỹ tiền mặt để đáp ứng nhu cầu chi tiêu thường xuyên, vượt qua giới hạn này đơn vị phải gửi tiền vào ngân hàng. Bởi nếu tiền mặt tại quỹ quá nhiều hoặc quá ít đều không mang lại tính hiệu quả. - Cuối mỗi ngày kế toán tiền mặt và thủ quỹ cần đối chiếu số dư trên sổ tiền mặt với sổ Quỹ. - Định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm kê quỹ nhằm kiểm tra tính trung thực của thủ quỹ và việc ghi chép sổ sách của kế toán tiền mặt. Công việc kiểm kê này được thực hiện bởi nhân viên độc lập với kế toán tiền mặt và thủ quỹ( có thể là kế toán trưởng hoặc nhân viên ở bộ phận khác). Đột xuất nhân viên này đến phòng kế toán niêm phong quỹ, khoá sổ kế toán, xem số dư tiền mặt trên sổ . Tiến hành kiểm tra lượng tiền mặt tồn thực tế trong quỹ. Nếu số tiền trên sổ Quỹ và số tiền thực tế có sự chênh lệch đề nghị người có thẩm quyền (kế toán trưởng) tìm nguyên nhân và xác định trách nhiệm . CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ Hôm nay vào lúc .... giờ, ngày.../..../2007 tại phòng kế toán công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM, chúng tôi gồm có: 1. Bà: Nguyễn Thị Khương Chức vụ: Kế toán trưởng 2. Bà: Lê Thị Thanh Chức vụ: Thủ Quỹ 3. Bà: Phạm Thị An Chức vụ: Kế toán tiền mặt Cùng tiến hành kiểm kê đối chiếu tiền mặt tồn tại quỹ đến ngày .../.../2007 như sau: - Tiền mặt còn tồn trên sổ sách: a đồng - Tiền mặt còn tồn quỹ: b đồng Chi tiết từng loại: Loại 500.000 Số tờ * 500.000đ = Loại 100.000 Số tờ * 100.000đ = Loại 50.000 Số tờ * 50.000đ = Loại 20.000 Số tờ * 20.000đ = b đồng Số tiền bằng chữ:................................................. Qua đối chiếu tiền mặt còn tồn đến ngày .../.../2007 trong thực tế và sổ sách chênh lệch thiếu b-a đồng ( hoặc thừa a-b đồng). Bằng chữ:...................... Biên bản lập xong lúc ... giờ cùng ngày tất cả mọi người đều thống nhất với nội dung trên và đồng ý ký tên dưới đây. Kế toán tiền mặt Thủ Quỹ Kế toán trưởng - Cuối kỳ kế toán cần đối chiếu sổ Cái với sổ Quỹ nếu có sự chênh lệch tiến hành kiểm tra ngược trở lại (hay nói cách khác đối với những khoản có chênh lệch thủ quỹ cần kiểm tra lại các chứng từ đã vào sổ đúng chưa đồng thời kế toán tổng hợp cũng kiểm tra và yêu cầu kế toán liên quan kiểm tra các chứng từ ghi sổ) như vậy những sai sót này không ảnh hưởng đến những kỳ tiếp theo. b) Đối với tiền gửi ngân hàng Trong kỳ kế toán ngân hàng thường xuyên đối chiếu với ngân hàng như là biện pháp để kiểm tra ngân hàng có thu hoặc chi đúng với yêu cầu của công ty không nhưng công việc đối chiếu với ngân hàng vào cuối kỳ cần được thực hiện bởi một người độc lập với kế toán ngân hàng (có thể kế toán tổng hợp đảm nhiệm việc đối chiếu này). Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân ngay nếu không tìm được phải treo tài khoản 1381" Tài khoản thiếu chờ xử lý", tài khoản 3381" Tài khoản thừa thừa chờ xử lý", sang kỳ sau tiếp tục tìm nguyên nhân. Công ty cũng có thể lập Bảng điều hoà số dư ngân hàng để đối chiếu trong trường hợp số dư trên sổ kế toán công ty khác với số dư trên tài khoản ngân hàng vì vào những ngày khoá sổ vẫn phát sinh nghiệp vụ nhưng chưa được phản ánh. Trên thực tế không phải lúc nào số tiền trên sổ tiền gửi và sổ chi tiết tài khoản ngân hàng cũng khớp nhau vì những lý do khách quan nhất là vào những ngày khoá sổ. Công ty Ngân hàng 1) Số dư trên bảng kê ngân hàng 2) Số tiền cộng thêm vào + Tiền mặt gửi ngân hàng(a') + Chi không có thực (b') ................ 3) Số tiền trừ khỏi bảng kê Ngân hàng + Thu không có thực (') ................ 4) Số dư sau đối chiếu (4 = (1) + (2) -(3)) 1) Số dư trên sổ sách công ty 2) Số tiền cộng thêm vào + Thu nhập tiền lãi (a) + Thu khách hàng (b) ................ 3) Số tiền trừ khỏi sổ công ty + Dịch vụ phí ngân hàng + Khoản chiết khấu ................ 4) Số dư sau đối chiếu (4 = (1) + (2) -(3)) 2) (a)(b) Đây có thể là khoản thu nhập tiền lãi, khoản tiền ngân hàng thu của khách hàng nhưng chưa được kế toán vào sổ 2) (a') Đây là những khoản tiền gửi vào ngày khoá sổ của ngân hàng nên chưa được ngân hàng gửi thư xác nhận. 2) (b') Những khoản ngân hàng chi nhầm, đây không phải là khoản chi của công ty. Đối với khoản này sai sót do ngân hàng phải yêu cầu ngân hàng điều chỉnh đồng thời có xác nhận cụ thể. (3)Dịch vụ phí ngân hàng về các khoản chuyển tiền ngân hàng thực hiện cho công ty nhưng kế toán công ty chưa phản ánh. (3') Thu không có thực: Là khoản ngân hàng thu nhầm, thực tế tại đơn vị không xảy ra nghiệp vụ thu tiền này. Sau khi đối chiếu số dư của công ty và ngân hàng phải bằng nhau.Tuy nhiên cần tìm hiểu nguyên nhân các khoản chênh lệch, nếu sai sót do ngân hàng phải yêu cầu ngân hàng điều chỉnh còn nếu về phía công ty cần phải truy cứu trách nhiệm của các nhân viên. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế cơ chế thị trường như hiện nay, các doanh nghiệp nói chung đang đứng trước những cơ hội và thách thức trong môi trường của sự cạnh tranh khốc kiệt cùng với việc hội nhập WTO của Việt Nam. Chính vì vậy hơn bao giờ hết các nhà quản lý khi đưa ra các quyết định tác nghiệp cụ thể cần phải được cung cấp thông tin một cách đáng tin cậy nhanh chóng và kịp thời. Trong đó tiền luôn là một khoản mục rất dễ xảy ra gian lận. Qua nghiên cứu lý luận về KSNB đối với vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp và kết hợp với thực tiễn tại công ty Cổ phần chế tạo kết cấu Thép VNECO.SSM, khóa luận đã đạt được những kết quả sau: Thứ nhất là đã hệ thống được lý luận về KSNB đối với vốn bằng tiền trong các doanh nghiệp. Thứ hai là đã tiến hành khảo sát và đánh giá được thực trạng về KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM. Thứ ba là đã đánh giá được công tác KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty, và từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB đối với vốn bằng tiền tại Công ty. KSNB nói chung và đặc biệt là KSNB đối với vốn bằng tiền là một lĩnh vực khá mới mẽ đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam. Đặc biệt khi vận dụng vào thực tiễn. Do vậy, khóa luận không tranh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định.Với tinh thần cầu thị, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý Thầy cô và các bạn đọc đê khóa luận hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn Thạc sĩ - Nguyễn Trung Lập, các cô chú, anh chị trong phòng Tài chính - Kế toán công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Đà Nẵng, tháng 06 năm 2007 Sinh viên thực hiện Lê Xuân Trọng MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGIỆP…………………………………………1 1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 1 1.1.1 Khái niệm về kiểm tra, kiểm soát 1 1.1.2 Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ 1 1.1.3 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 2 1.1.4 Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 4 1.1.4.1 Môi trường kiếm soát 5 a) Đặc thù về quản lý 5 b) Cơ cấu tổ chức 6 c) Chính sách nhân sự: 6 d) Công tác lập kế hoạch: 6 e) Uỷ ban kiểm toán: 7 f) Các nhân tố bên ngoài 7 1.1.4.2 Hệ thống kế toán 7 a) Lập chứng từ 8 b) Ghi sổ kế toán 8 c) Lập báo cáo tài chính 8 1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát: 9 a) Nguyên tắc phân công, phân nhiệm 9 b) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: 9 c) Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn 10 1.2 Kiểm soát nội bộ về khoản mục vốn bằng tiền 12 1.2.1 Nội dung và đặc điểm của vốn bằng tiền: 12 1.2.2 Các căn cứ, yêu cầu và nguyên tắc KSNB vốn bằng tiền: 12 a) Căn cứ của việc kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền 12 b) Yêu cầu của kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền 13 c) Các nguyên tắc chung của việc KSNB đối với vốn bằng tiền 13 1.2.3 Rủi ro liên quan đến việc thu - chi tiền 14 1.2.4 Kiểm soát nội bộ đối với việc thu tiền: 15 1.2.5 KSNB đối với việc chi tiền: 17 1.2.6 Kiểm soát số dư vốn bằng tiền 19 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VÀ CHẾ TẠO KẾT CẤU THÉP VNECO.SSM……..20 2.1 Khái quát chung về Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 20 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 20 a) Quá trình hình thành công ty 20 b) Quá trình phát triển công ty 21 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty. 22 a) Chức năng 22 b) Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty. 22 2.1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 22 2.2 Công tác kiểm soát vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 23 2.2.1 Môi trường kiểm soát tại Công ty 23 2.2.1.1 Tổ chức bộ máy quản lý 23 a) Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 23 b) Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 24 2.2.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán tại Công ty 26 a) Tổ chức bộ máy kế toán 26 b) Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành 27 c) Hình thức kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ 27 d) Trình tự ghi sổ theo hình thức này được thực hiện như sau: 28 2.2.2 Công tác kế toán vốn bằng tiền 29 2.2.3 Nguyên tắc xây dựng kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 32 2.2.4 Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 32 2.2.4.1 Nội dung chủ yếu của nghiệp vụ thu tiền 32 2.2.4.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 33 a) Đối với tiền mặt 33 b) Thủ tục kiểm soát đối với chuyển khoản 36 2.2.5. Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 38 2.2.5.1 Nội dung chủ yếu của nghiệp vụ chi tiền tại Công ty 38 2.2.5.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 39 a) Đối với chuyển khoản 39 b) Đối với tiền mặt 43 2.2.6 Thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền: 47 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM GÓP PHẦN HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO KẾT CẤU THÉP VNECO.SSM…….........................................................49 3.1 Nhận xét công tác kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 49 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 52 3.2.1 Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ thu tiền 52 3.2.1.1 Đối với nghiệp vụ thu tiền mặt 52 3.2.1.2 Đối với thu tiền thông qua ngân hàng 55 3.2.2 Hoàn thiện kiểm soát nghiệp vụ chi tiền………………….....................57 3.2.2.1 Đối với chi tiền thông qua ngân hàng 58 3.2.2.2 Đối với chi tiền mặt 60 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền 62 a) Đối với tiền mặt tại quỹ 62 b) Đối với tiền gửi ngân hàng 64 KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 1 Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM Mẫu số 02-TT Khu CN Hoà Khánh - Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU THU Quyển số: NH/223 Ngày:12/03/2007 Số :0341 TK Nợ: 111 TK Có : 156 Họ tên người nộp tiền: : Trần Hải Nam Địa chỉ : Công ty TNHH Hải Sơn Lý do nộp : Thu tiền bán hàng Số tiền : 135.000.000 Số tiền viết bằng chữ : ( Một trăm ba lăm triệu đồng) Kèm theo : 1 Chứng từ gốc Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ): Một trăm ba lăm triệu đồng Ngày 12 tháng 03 năm 2007 Người nộp Thủ quỹ PHỤ LỤC 2 Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM Mẫu số 02-TT Khu CN Hoà Khánh - Đà Nẵng (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU CHI Quyển số: NH/223 Ngày:12/03/2007 Số :0341 TK Nợ: 111 TK Có : 156 Họ tên người nhận tiền: : Nguyễn Hoà Nam Địa chỉ : Công ty VSTCO Lý do nộp : Mua nguyên vật liệu Số tiền : 155.000.000 Số tiền viết bằng chữ : ( Một trăm năm lăm triệu đồng) Kèm theo : 1 Chứng từ gốc Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ): ( Một trăm năm lăm triệu đồng ) Ngày 10 tháng 01 năm 2007. Người nhận tiền PHỤ LỤC 3 Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM KCN Hoà Khánh - Liên Chiểu - Đà Nẵng BÁO CÁO QUỸ TIỀN Ngày 22 tháng 02 năm 2006 Số hiệu Diễn Giải TK đối ứng Số tiền Thu Chi Thu Chi Tồn quỹ đầu ngày 412.170.024 134 Thu tiền bán trụ thép 131 25.487.440 150 Chi tiền mua nguyên vật liệu 152 45.642.554 ...... ................................. ........ ................ TỔNG CỘNG 122.435.364 65.450.233 Tồn quỹ cuối ngày: 469.155.155 Kế toán Thủ quỹ PHỤ LỤC 4 HOÁ ĐƠN Mẫu sốL 01 GTKT - 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG CK/2006N Liên 3: Nội bộ Số: 120 Ngày 20 tháng 02 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty CPCTKC Thép VNECO.SSM Địa chỉ: Khu Công nghiệp Hoà Khánh - Đà Nẵng Số tài khoản: 00671008 Điện thoại: 0511.728723 MS: 040080972 Họ và tên người mua hàng: Hoàng Thanh Bình Tên đơn vị: Công ty TNHH DUY SƠN Địa chỉ: 172 Trần Phú - Đà Nẵng Số tài khoản: 0102046049 Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS: 0400510813 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 Tiếp địa T-1 Bộ 10 1.098.214 10.982.140 2 Tiếp địa T-2 Bộ 10 792.931 7.929.310 Cộng tiền hàng: 18.911.450 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.891.145 Tổng cộng tiền thanh toán: 20.902.595 Số tiền bằng chữ: ( Hai mươi triệu chín trăm lẻ hai nghìn năm trăm chín mươi lăm nghìn đồng) Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) PHỤ LỤC 5 BẢNG CÂU HỎI VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Người được phỏng vấn: Nhân viên phòng Tài Chính - Kế toán Câu hỏi Có Không Xây dựng môi trường kiểm soát 1. Quan điểm, phong cách điều hành và tư cách của nhà quản lý cao cấp + Họ có tuân thủ những nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh hay không? + Có phải chỉ chấp nhận rủi ro kinh doanh sau khi đã nghiên cứu kỹ các phương án kinh doanh hay không? + Họ có duy trì mối liên hệ thường xuyên với người quản lý bộ phận hay không? + Họ có thận trọng trong việc trình bày và công bố báo cáo tài chính hay không? ü ü ü ü 2. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức có hợp lý hay không? ü 3. Chính sách nhân sự Chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên có hợp lý hay không? ü 4. Kế hoạch và dự toán Việc lập và thực hiện kế hoạch vó được tiến hành nghiêm túc hay không? ü Đánh giá rủi ro Công ty có quan tâm đến rủi ro hay không? Hệ thống kế toán ü 1. Hệ thống thông tin kế toán có hiệu quả và kịp thời hay không? ü 2. Hệ thông thông tin kế toán có đạt được mục tiêu sau không? + Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật + Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để cho phép phân loại đúng đắn các nghiệp vụ. + Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị. + Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế dã xảy ra để ghi đúng kỳ. + Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần trên báo cáo tài chính ü ü ü ü ü Tổ chức giám sát + Doanh nghiệp có thường xuyên tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp…? + Có xem xét báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động và phát hiện các biến động bất thường hay không? + Doanh nghiệp có thực hiện các cuộc kiểm toán định kỳ hay không? Do kiểm toán viên nội bộ hay kiểm toána viên độc lập thực hiện? ü ü ü PHỤ LỤC 6 BẢNG CÂU HỎI VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI TIỀN Người được phỏng vấn: Nhân viên phòng Tài chính - Kế toán Câu hỏi Trả lời Ghi chú Có Không 1. Doanh nghiệp có phân chia trách nhiệm giữa thủ quỹ và kế toán không ? 2. Các phiếu thu, phiếu chi có đánh số liên tục không ? 3. Thủ quỹ có kiểm tra tính hợp lệ của phiếu thu, phiếu chi trước khi thu hay chi tiền hay không ? 4. Thủ quỹ có đảm bảo rằng luôn ký hoặc đóng dấu xác nhận lên chứng từ không? 5. Cuối ngày có kiểm kê quỹ không? 6. Có dịnh kỳ đối chiếu giữa nhật ký quỹ và sổ quỹ không? 7. Định kỳ có đối chiếu giữa sổ tiền gửi ngân hàng với sổ phụ ngân hàng không? 8. Có các quy định về xét duyệt chi trong doanh nghiệp không ? 9. Các nghiệp kinh tế phát sinh có được dựa trên chứng từ không ? Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ của khoản tiền mặt và TGNH: ü Tốt Khá Trung bình Yếu