Khóa luận Hoàn thiện công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Chi nhánh Công ty Cổ phần Dược phẩm Nam Hà

PhiÕu xuÊt kho" vµ "Hãa ®¬n GTGT" theo mÉu cña Bé Tµi chÝnh. Ho¸ ®¬n nµy ®­îc viÕt mét lÇn ba liªn: Liªn 1: L­u (§en) Liªn 2: Giao cho kh¸ch hµng (§á) Liªn 3: Gi÷ l¹i phßng kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø ghi sæ (Xanh) Khi kh¸ch hµng xuèng kho lÊy hµng, thñ kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho ®Ó giao hµng ®ång thêi ghi nghiÖp vô xuÊt hµng vµo thÎ kho. KÕ to¸n c¨n cø vµo ho¸ ®¬n, phiÕu xuÊt kho ®Ó ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh. Chi nh¸nh sö dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn vµ ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ trÞ hµng xuÊt kho lµ ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh. Chi phÝ thu mua ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh nhËp khÈu ®­îc tËp hîp vµo TK 1561. ThuÕ GTGT cña hµng nhËp khÈu th­êng lµ 5%. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n: Qu¸ tr×nh h¹ch to¸n nghiÖp vô tiªu thô hµng nhËp khÈu t¹i Chi nh¸nh ®­îc minh ho¹ b»ng vÝ dô sau. Hîp ®ång mua b¸n hµng ho¸ Sè27/CNDF-DFTC Ngµy 15/03/2002 Bªn b¸n (Bªn A): Chi nh¸nh C«ng ty Cæ phÇn D­îc phÈm Nam Hµ Bªn mua (Bªn B): C«ng ty D­îc phÈm Thµnh C«ng §· cïng nhau tho¶ thuËn nh÷ng ®iÒu kho¶n sau: §iÒu 1: Bªn A b¸n cho Bªn B hµng ho¸ sau: Tªn hµng §¬n vÞ tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ (VN§) Thµnh tiÒn (VN§) Cimetidin 200MG VØ 7.500 1.300 9.750.000 Céng tiÒn hµng: 9.750.000 ThuÕ suÊt GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 487.500 Tæng gi¸ trÞ hîp ®ång: 10.237.500 §iÒu 2: §Þa ®iÓm nhËn hµng T¹i kho Th¸i Hµ cña Chi nh¸nh C«ng ty Cæ phÇn D­îc phÈm Nam Hµ §iÒu 3: Thanh to¸n TrÞ gi¸ hîp ®ång: 10.237.500 VN§ §Æt cäc tr­íc 20% sau khi ký hîp ®ång Thanh to¸n hÕt sau khi nhËn hµng §iÒu 4: C¸c ®iÒu kho¶n kh¸c §¹i diÖn bªn A §¹i diÖn bªn B * Ngµy 20/03: Chi nh¸nh nhËn ®­îc giÊy b¸o Cã cña ng©n hµng C«ng th­¬ng ViÖt Nam vÒ viÖc C«ng ty D­îc phÈm Thµnh C«ng ®Æt tr­íc 20% tiÒn hµng. C¨n cø vµo giÊy b¸o Cã, kÕ to¸n vµo “Sæ chi tiÕt tµi kho¶n - TK 112102” (BiÓu sè 11 – Phô lôc 2). * Ngµy 30/03: Chi nh¸nh giao hµng cho C«ng ty Thµnh C«ng vµ ®­îc C«ng ty nµy thanh to¸n nèt tiÒn hµng. C¨n cø vµo giÊy ®Ò nghÞ xuÊt hµng cña phßng Kinh doanh, kÕ to¸n lËp “PhiÕu xuÊt kho” (t­¬ng tù phiÕu nhËp kho) vµ “Ho¸ ®¬n GTGT” lÊy ®ñ ch÷ ký vµ giao cho kh¸ch hµng liªn 2 (Liªn ®á) khi kh¸ch hµng ®· thanh to¸n tiÒn hµng. C¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT vµ phiÕu xuÊt kho, kÕ to¸n nhËp d÷ liÖu vµo m¸y ®Ó lËp c¸c sæ: Sæ chi tiÕt tµi kho¶n - TK 632 (BiÓu sè 13 – Phô lôc 2) Sæ chi tiÕt tµi kho¶n - TK 5111 (BiÓu sè 14 – Phô lôc 2) Sæ chi tiÕt tµi kho¶n - TK 131 (BiÓu sè 15 – Phô lôc 2) Sè c¸i TK 5111 (BiÓu sè 16 – Phô lôc 2) §ång thêi víi viÖc lËp c¸c sæ chi tiÕt, kÕ to¸n tr­ëng lËp CTGS (BiÓu sè 17 – Phô lôc 2) vµ sæ C¸i TK 632 (BiÓu sè 18 – Phô lôc 2). Tr×nh tù h¹ch to¸n nh­ sau: * Ngµy 20/03: Nî TK 112102: 2.047.500 Cã TK 131: 2.047.500 * Ngµy 30/03: + Ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n: Nî TK 632: 9.005.250 Cã TK 1561: 9.005.250 + Ph¶n ¸nh doanh thu b¸n hµng: Nî TK 131: 10.237.500 Cã TK 5111: 9.005.025 Cã TK 3331: 487.500 + Bªn mua thanh to¸n nèt tiÒn hµng: Nî TK 112102: 8.190.000 Cã TK 131: 8.190.000 MÉu sè: GTKT – 3LL AM/-B Sè: Ho¸ ®¬n (GTGT) Liªn 1: (L­u) Ngµy 27/03/2002 §¬n vÞ b¸n hµng: Chi nh¸nh C«ng ty Cæ phÇn D­îc phÈm Nam Hµ §Þa chØ: 96 Th¸i Hµ, Hµ Néi Sè tµi kho¶n: §iÖn tho¹i: MS: Ng­êi mua hµng: C«ng ty D­îc phÈm Thµnh C«ng §Þa chØ: Sè tµi kho¶n: H×nh thøc thanh to¸n: ChuyÓn kho¶n MS: STT Tªn hµng hãa §V tÝnh Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn (®ång) A B C 1 2 3=1x2 1 Cimetidin 200MG VØ 7.500 1.300 9.750.000 Céng tiÒn hµng: 9.750.000 ThuÕ suÊt thuÕ GTGT: 5% TiÒn thuÕ GTGT: 487.500 Tæng tiÒn thanh to¸n: 10.237.500 ViÕt b»ng ch÷: M­êi triÖu, hai tr¨m ba m­¬i b¶y ngh×n, n¨m tr¨m ®ång ch½n. Ng­êi mua hµng KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ghi râ hä tªn) (Ký, ®ãng dÊu ghi râ hä tªn) PhÇn iii ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nhËp khÈu t¹i chi nh¸nh c«ng ty cæ phÇn d­îc phÈm nam hµ I. ®¸nh gi¸ chung vÒ c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n ho¹t ®éng nhËp khÈu t¹i chi nh¸nh Chi nh¸nh C«ng ty cæ phÇn D­îc phÈm Nam Hµ ®­îc thµnh lËp n¨m 1995 trùc thuéc C«ng ty cæ phÇn D­îc phÈm Nam Hµ. Tuy chØ lµ mét chi nh¸nh nh­ng tõ khi thµnh lËp tíi nay Chi nh¸nh ®· kh«ng ngõng lín m¹nh c¶ vÒ quy m« lÉn chÊt l­îng ho¹t ®éng kinh doanh, thÞ tr­êng ngµy cµng ®­îc më réng. Chi nh¸nh cã mét ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn n¨ng næ, nhiÖt t×nh trong c«ng viÖc, ®Æc biÖt ph¶i kÓ ®Õn ®éi ngò kÕ to¸n cã kinh nghiÖm, tr×nh ®é ®ång ®Òu. ChÝnh nh÷ng yÕu tè ®ã t¹o ®iÒu kiÖn tèt cho ho¹t ®éng kinh doanh cña Chi nh¸nh vµ thuËn lîi cho c«ng t¸c cña kÕ to¸n. Tuy nhiªn, Chi nh¸nh cã mÆt hµng kinh doanh lµ lo¹i hµng ho¸ ®Æc biÖt, liªn quan ®Õn søc kháe cña con ng­êi nªn ho¹t ®éng kinh doanh cña Chi nh¸nh chÞu ¶nh h­ëng kh«ng nhá cña c¸c yÕu tè m«i tr­êng. H¬n thÕ, viÖc Chi nh¸nh ph¶i ®­¬ng ®Çu víi søc Ðp ngµy cµng lín cña thÞ tr­êng còng lµ lý do kh«ng nhá ¶nh h­ëng tíi t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh vµ trùc tiÕp ¶nh h­ëng tíi c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n. §Ó x©y dùng cho m×nh mét h­íng ®i ®óng cã thÓ tiÕp tôc tån t¹i vµ ph¸t triÓn, Chi nh¸nh ®· tù m×nh cè g¾ng v­¬n lªn b»ng nhiÒu h×nh thøc phong phó, c«ng viÖc kinh doanh ngµy cµng tiÕn triÓn. Qua mét thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ t¹i Chi nh¸nh, t«i xin ®­a ra mét sè nhËn xÐt vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nãi riªng trªn c¬ së ®ã ®Ò xuÊt mét sè biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c nµy. 1. ¦u ®iÓm VÒ c«ng t¸c qu¶n lý Nãi chung Chi nh¸nh ®· x©y dùng ®­îc cho m×nh mét m« h×nh qu¶n lý kh¸ khoa häc, phï hîp víi yªu cÇu ®Æt ra cña c¬ quan qu¶n lý cÊp trªn còng nh­ ®· theo kÞp víi sù ph¸t triÓn cña c¬ chÕ thÞ tr­êng. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh gän nhÑ, chøc n¨ng cña tõng phßng/ban ®­îc x©y dùng khoa häc râ rµng, môc tiªu ho¹t ®éng cña tõng phßng phï hîp vµ bæ trî cho môc tiªu chung cña Chi nh¸nh nãi riªng vµ toµn c«ng ty nãi chung lµ kh«ng ngõng ph¸t triÓn, chiÕm lÜnh thÞ phÇn trªn thÞ tr­êng, x©y dùng vµ gi÷ v÷ng uy tÝn cña c«ng ty víi kh¸ch hµng. §Æc biÖt kh«ng cã sù chång chÐo gi÷a c¸c phßng, ®¶m b¶o tÝnh ®éc lËp t­¬ng ®èi cña tõng phßng, mÆt kh¸c t¹o ra sù phèi hîp nhÞp nhµng gi÷a c¸c phßng ®Ó thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh cña Chi nh¸nh. Tuy cã mét quy m« kh«ng lín nh­ng Chi nh¸nh ®· cã quan hÖ ngo¹i th­¬ng víi kh¸ nhiÒu n­íc trªn thÕ giíi nh­ Ph¸p, Mü, Ên §é, Nam TriÒu Tiªn, Singapore... Chi nh¸nh cßn cã mét ®éi ngò c¸n bé kinh doanh nhiÒu kinh nghiÖm cã tr×nh ®é, cã tr¸ch nhiÖm. §Æc biÖt, ®èi víi ®éi ngò c¸n bé kÕ to¸n, Chi nh¸nh ®· lùa chän, tinh gi¶n, ®¶m b¶o ®éi ngò nh©n viªn cã kinh nghiÖm, tr×nh ®é ®ång ®Òu ®Ó cã thÓ hoµn thµnh phÇn viÖc ®­îc giao. Cho ®Õn nay, tÊt c¶ nh©n viªn kÕ to¸n ®Òu sö dông thµnh th¹o m¸y vi tÝnh vµ ®­îc ®µo t¹o nghiÖp vô ®èi víi nh÷ng thay ®æi cña chÕ ®é kÕ to¸n vµ nh÷ng chuÈn mùc kÕ to¸n ban hµnh. VÒ c«ng t¸c kÕ to¸n VÒ lo¹i h×nh tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm kinh doanh vµ tæ chøc hÖ thèng kinh doanh cña m×nh Chi nh¸nh ®· lùa chän vµ ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n tËp trung vµ h×nh thøc nµy rÊt phï hîp víi Chi nh¸nh. ViÖc ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n nµy sÏ cung cÊp th«ng tin kÞp thêi, chÝnh x¸c vÒ ho¹t ®éng kinh doanh cho Ban Gi¸m ®èc nh»m ph¸t huy tÝnh chñ ®éng trong kinh doanh. §ång thêi h×nh thøc nµy cßn gióp Chi nh¸nh t¨ng c­êng vai trß kiÓm so¸t t¹i chç, gi¸m ®èc c¸c ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh. H¬n n÷a, Chi nh¸nh lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp kh«ng ®Çy ®ñ nªn viÖc tæ chøc theo h×nh thøc nµy - mäi chøng tõ vÒ nghiÖp vô ph¸t sinh ®Òu göi vÒ Phßng KÕ to¸n ®Ó ghi sæ, ph¶n ¸nh, cuèi th¸ng lËp b¸o c¸o göi vÒ c«ng ty - lµ phï hîp víi sù ph©n cÊp qu¶n lý t¹i Chi nh¸nh. VÒ bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n cña Chi nh¸nh gän nhÑ, lµm viÖc cã hiÖu qu¶ cao, ph©n c«ng c«ng viÖc trong bé m¸y kÕ to¸n t­¬ng ®èi tèt, phï hîp víi c«ng viÖc vµ ®¸p øng ®­îc c¸c nhu cÇu cña qu¶n lý ®Æt ra. §éi ngò kÕ to¸n cña Chi nh¸nh cã tr×nh ®é nghiÖp vô thµnh th¹o, cã kinh nghiÖm trong nghÒ nghiÖp, cã tr¸ch nhiÖm trong c«ng t¸c, n¨ng ®éng vµ nhiÖt t×nh. KÕ to¸n tr­ëng lµ ng­êi cã kinh nghiÖm trong nghÒ, hiÓu biÕt s©u réng vÒ chÕ ®é tµi chÝnh kÕ to¸n. §éi ngò c¸n bé, nh©n viªn kÕ to¸n nµy lu«n ®­îc t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó båi d­ìng, ®µo t¹o n©ng cao nghiÖp vô cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn míi, lu«n ®­îc tæ chøc h­íng dÉn nh÷ng th«ng t­ míi liªn quan ®Õn c«ng t¸c kÕ to¸n. VÒ hÖ thèng tµi kho¶n sö dông Chi nh¸nh ¸p dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n doanh nghiÖp ban hµnh theo QuyÕt ®Þnh 1141/TC/Q§/C§KT ngµy 1/11/1995 cña Bé tr­ëng Bé Tµi chÝnh cïng víi c¸c v¨n b¶n quy ®Þnh söa ®æi, bæ sung. HÖ thèng tµi kho¶n ¸p dông t¹i Chi nh¸nh phï hîp víi ®Æc ®iÓm, tÝnh chÊt ho¹t ®éng kinh doanh, tr×nh ®é ph©n cÊp qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh cña Chi nh¸nh, ®¸p øng yªu cÇu sö lý th«ng tin trªn m¸y vi tÝnh. Mét sè tµi kho¶n cßn cã sù thay ®æi linh ho¹t phï hîp víi yªu cÇu h¹ch to¸n. Ch¼ng h¹n víi tµi kho¶n 112- TiÒn göi ng©n hµng ngoµi viÖc chi tiÕt theo tõng lo¹i tiÒn (TiÒn VN§ vµ ngo¹i tÖ) th× tõng tµi kho¶n chi tiÕt nµy cßn ®­îc chi tiÕt theo tõng ng©n hµng mµ chi nh¸nh më tµi kho¶n. §èi víi tµi kho¶n 331- Thanh to¸n víi ng­êi b¸n kh«ng chØ chi tiÕt theo tõng ng­êi b¸n trong n­íc, ng­êi b¸n n­íc ngoµi mµ cßn chi tiÕt tíi tõng nhµ cung cÊp mµ Chi nh¸nh giao dÞch mua b¸n. VÒ hÖ thèng chøng tõ HÖ thèng chøng tõ ®­îc sö dông trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n t¹i Chi nh¸nh ®Òu ®­îc lËp theo ®óng mÉu cña Bé Tµi chÝnh ban hµnh, phï hîp víi tõng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý cña nghiÖp vô nµy vµ còng tu©n thñ ®óng theo c¸c thñ tôc ngo¹i th­¬ng vµ th«ng lÖ quèc tÕ. C¸c chøng tõ ®Òu ®­îc kiÓm tra chÆt chÏ trong tÊt c¶ c¸c giai ®o¹n mua, nhËp, b¸n, xuÊt hµng ho¸. Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ®­îc chÆt chÏ, tiÖn lîi cho qu¸ tr×nh sö dông vµ kiÓm tra. VÒ hÖ thèng sæ s¸ch Chi nh¸nh ¸p dông h×nh thøc chøng tõ ghi sæ trong ph¶n ¸nh, ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. H×nh thøc nµy ®¬n gi¶n vÒ quy tr×nh h¹ch to¸n, c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc ph©n ®Òu trong th¸ng, thuËn tiÖn cho viÖc ®èi chiÕu kiÓm tra, phï hîp víi lo¹i quy m« vµ lo¹i h×nh kinh doanh cña Chi nh¸nh. H¬n n÷a h×nh thøc nµy thuËn lîi cho viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y vµo c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n. VÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n Chi nh¸nh ¸p dông ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn trong h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nhËp khÈu lµ rÊt thÝch hîp. Ph­¬ng ph¸p nµy ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin mét c¸ch th­êng xuyªn, liªn tôc, chÝnh x¸c vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng cña hµng ho¸ nhËp khÈu, gióp cho viÖc b¶o qu¶n vµ qu¶n lý hµng ho¸ tèt c¶ vÒ gi¸ trÞ vµ sè l­îng. Trong h¹ch to¸n chi tiÕt hµng tån kho, kÕ to¸n ¸p dông ph­¬ng ph¸p thÎ song song lµ rÊt phï hîp v× Chi nh¸nh cã hÖ thèng kho hµng tËp trung, hµng ho¸ phÇn lín lµ l­u chuyÓn qua kho vµ th­êng ®­îc theo dâi theo tõng l« hµng nhËp khÈu víi gi¸ trÞ lín. Bªn c¹nh ®ã hµng ho¸ nhËp kho vµ xuÊt b¸n theo tõng l« hµng, tõng hîp ®ång nªn Chi nh¸nh ¸p dông ph­¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh trong viÖc x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ xuÊt kho hµng ho¸ lµ ®¬n gi¶n, chÝnh x¸c vµ hoµn toµn phï hîp. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm mµ Chi nh¸nh ®· ®¹t ®­îc th× c«ng t¸c h¹ch to¸n hµng nhËp khÈu cña Chi nh¸nh cßn tån t¹i mét sè nh­îc ®iÓm ®ßi hái cÇn ph¶i ®­îc quan t©m, xem xÐt nh»m kh«ng ngõng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n hµng nhËp khÈu, gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh cña Chi nh¸nh. 2. Nh­îc ®iÓm 2.1. Nh­îc ®iÓm trong viÖc ghi chÐp, h¹ch to¸n kÕ to¸n Thø nhÊt : Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu - HiÖn t¹i Chi nh¸nh ®ang h¹ch to¸n hµng nhËp khÈu (bao gåm c¶ nhËp khÈu uû th¸c vµ nhËp khÈu trùc tiÕp) theo h­íng dÉn t¹i Th«ng t­ sè 100/1998-BTC ngµy 15/07/1998, trªn thùc tÕ Bé Tµi ChÝnh ®· ban hµnh Th«ng T­ 108/2001/TC/BTC ngµy 31/12/2001, H­íng dÉn kÕ to¸n ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu uû th¸c, mÆc dï kh«ng cã sù thay ®æi nhiÒu vÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n nh­ng Chi nh¸nh nªn cËp nhËt th«ng tin vµ thùc hiÖn theo Th«ng t­ míi nµy. - Chi nh¸nh ch­a sö dông tµi kho¶n 151 - Hµng mua ®ang ®i ®­êng ®Ó theo dâi hµng mua ®· thuéc quyÒn së h÷u cña Chi nh¸nh nh­ng ch­a vÒ nhËp kho. Trong ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu th­êng cã t×nh tr¹ng hµng hãa ph¶i vËn chuyÓn sau mét thêi gian míi vÒ ®Õn kho hoÆc gÆp r¾c rèi vÒ thñ tôc h¶i quan ph¶i l­u l¹i t¹i kho c¶ng chê gi¶i quyÕt vµ sè hµng ho¸ ®ã nªn ®­îc theo dâi trªn Tµi kho¶n 151, viÖc nµy rÊt cÇn thiÕt v× nÕu kh«ng cã sù ghi chÐp th×: ¶nh h­ëng 1: Gi¸ trÞ hµng hãa kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh trªn sæ s¸ch kÕ to¸n, ®iÒu nµy ®ång nghÜa víi viÖc gi¸ trÞ tµi s¶n thuéc quyÒn së h÷u cña Chi nh¸nh t¹i c¸c thêi ®iÓm ®· kh«ng ®­îc ghi chÐp, ph¶n ¸nh ®óng trªn sæ s¸ch vµ trªn B¸o c¸o Tµi chÝnh. §Æc biÖt quan träng lµ vµo thêi ®iÓm cuèi kú khi B¸o C¸o Tµi ChÝnh hoÆc kiÓm kª hµng ho¸, sè hµng nãi trªn ®· kh«ng ®­îc ghi chÐp ®óng kú kÕ to¸n mµ ®­îc ghi chÐp vµo kú sau mÆc dï quyÒn së h÷u cña Chi nh¸nh ®èi víi sè hµng ho¸ nãi trªn ®· ®­îc x¸c lËp, ®iÒu nµy kh«ng phï hîp víi c¸c quy ®Þnh nªu ra trong c¸c chuÈn mùc kÕ to¸n ViÖt nam vÒ hµng tån kho. ¶nh h­ëng 2: Kh«ng cã sù qu¶n lý vÒ mÆt vËt chÊt ®èi víi sè hµng nµy, thùc tÕ cuèi kú khi sè hµng nãi trªn vÉn ch­a vÒ th× kÕ to¸n chØ lµm nhiÖm vô duy nhÊt lµ l­u riªng hå s¬ cho sè hµng ®ã mµ kh«ng tiÕn hµnh bÊt cø thñ tôc g× ®Ó kiÓm tra hoÆc theo dâi t×nh tr¹ng hµng ho¸. V× nh÷ng ¶nh h­ëng nãi trªn, Chi nh¸nh nªn thùc hiÖn viÖc theo dâi hµng ®ang ®i ®­êng, ghi chÐp vµo sæ s¸ch ngay khi cã chøng nhËn vÒ viÖc trao quyÒn së h÷u hµng ho¸, vµ ®iÒu nµy rÊt quan träng vµo thêi ®iÓm ngµy 31 th¸ng 12 v× ®©y lµ lóc ph©n ®Þnh gi÷a hai kú kÕ to¸n. T¹i thêi ®iÓm nµy, Chi nh¸nh nªn tæng hîp toµn bé nh÷ng l« hµng ®· ký hîp ®ång mua mµ ch­a vÒ kho ®Ó tiÕn hµnh theo dâi vµ ghi chÐp vµo ®óng n¨m tµi chÝnh ®ã, khi tiÕn hµnh kiÓm kª, ®¬n vÞ còng nªn ph¶n ¸nh c¶ sè hµng nµy trªn B¸o c¸o kiÓm kª vµ ®«n ®èc nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm theo s¸t sù l­u chuyÓn cña hµng ho¸. Thø hai: VÒ h¹ch to¸n theo dâi ngo¹i tÖ Chi nh¸nh kh«ng sö dông TK 007 ®Ó theo dâi ngo¹i tÖ c¸c lo¹i, mÆc dï kÕ to¸n nhËp khÈu sö dông rÊt nhiÒu ngo¹i tÖ c¸c lo¹i. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng vµ ®Æc biÖt víi c¸c c«ng ty xuÊt nhËp khÈu cã quan hÖ kinh doanh víi n­íc ngoµi, viÖc sö dông nhiÒu lo¹i ngo¹i tÖ trong qu¸ tr×nh giao dÞch lµ kh«ng tr¸nh khái, thªm n÷a, tû gi¸ mua b¸n gi÷a c¸c lo¹i ngo¹i tÖ thay ®æi hµng ngµy, nÕu kh«ng theo dâi chi tiÕt c¸c lo¹i ngo¹i tÖ sÏ g©y ra nh÷ng ¶nh h­ëng kh«ng tèt nh­ sau: ¶nh h­ëng 1: V× kh«ng ghi chÐp theo dâi chi tiÕt vÒ ngo¹i tÖ nªn viÖc qu¶n lý rÊt khã kh¨n, h¬n n÷a, kh«ng cã c¬ së ®Ó lËp kÕ ho¹ch mua b¸n ngo¹i tÖ, ®iÒu nµy sÏ dÉn tíi mét hËu qu¶ tiÕp theo lµ sÏ cã lóc Chi nh¸nh kh«ng cã ®ñ ngo¹i tÖ ®Ó thanh to¸n cho nh÷ng hîp ®ång víi n­íc ngoµi v× lý do ngo¹i tÖ trªn thÞ tr­êng khan hiÕm vµ l­îng ngo¹i tÖ dù tr÷ cña Chi nh¸nh kh«ng ®ñ vµ nÕu b¾t buéc ph¶i mua trªn thÞ tr­êng vµo nh÷ng thêi ®iÓm ®ã th× sÏ chÞu thiÖt rÊt nhiÒu vÒ chªnh lÖch tû gi¸. ¶nh h­ëng 2: VÒ nguyªn t¾c kÕ to¸n, cuèi kú, Chi nh¸nh ph¶i ®¸nh gi¸ gi¸ trÞ cña tõng lo¹i ngo¹i tÖ theo ®ång tiÒn ViÖt nam vµ ph¶n ¸nh sù chªnh lÖch lç hoÆc l·i vÒ ®¸nh gi¸ ngo¹i tÖ trªn B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, nÕu kh«ng theo dâi chi tiÕt theo tõng lo¹i ngo¹i tÖ th× chØ cã c¸ch duy nhÊt ®Ó tiÕn hµnh c«ng viÖc nµy lµ ph¶i kiÓm kª quü hoÆc x¸c nhËn sè d­ ngo¹i tÖ theo tõng ®ång tiÒn t¹i ng©n hµng ®Ó cã sè liÖu chi tiÕt vµ ®iÒu nµy rÊt mÊt thêi gian vµ kh«ng mang tÝnh chñ ®éng. Thø ba: VÒ h¹ch to¸n chi phÝ thu mua Chi nh¸nh kh«ng sö dông TK 1562 ®Ó h¹ch to¸n c¸c kho¶n chi phÝ liªn quan ®Õn viÖc thu mua hµng ho¸ nhËp khÈu mµ h¹ch to¸n c¸c kho¶n chi phÝ nµy vµo TK 1561. ViÖc ghi chÐp nµy sÏ kh«ng t¸ch biÖt ®­îc gi¸ vèn cña hµng b¸n trong kú theo tõng chØ tiªu chi phÝ theo yªu cÇu qu¶n lý. Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, ng­êi qu¶n lý doanh nghiÖp cÇn nh÷ng B¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt vµ s©u vÒ tõng ho¹t ®éng kinh doanh, ®Æc biÖt lµ víi gi¸ vèn hµng b¸n, nÕu kh«ng chi tiÕt theo tõng kho¶n môc cô thÓ sÏ kh«ng cã biÖn ph¸p h÷u hiÖu ®Ó gi¶m gi¸ thµnh. NÕu theo dâi riªng biÖt vµ chi tiÕt c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn viÖc thu mua hµng nhËp khÈu th× cuèi mçi th¸ng Chi nh¸nh cã thÓ ph©n tÝch sù biÕn ®éng cña chi phÝ thu mua gi÷a c¸c th¸ng vµ so s¸nh víi gi¸ mua cña hµng ho¸ mua vµo tõ ®ã cã thÓ ®­a ra nh÷ng nhËn xÐt vµ quyÕt ®Þnh ®óng ®¾n ®èi víi ho¹t ®éng nµy, vÝ dô, chi phÝ vËn chuyÓn khai th¸c nguån hµng hiÖn t¹i lµ qu¸ cao, Chi nh¸nh nªn t×m kiÕm mét ®èi t¸c kh¸c ®Ó thùc hiÖn dÞch vô vËn chuyÓn cho m×nh hoÆc cã nh÷ng quy ®Þnh tµi chÝnh hîp lý cho ng­êi ®i khai th¸c nguån hµng. Thø t­: VÒ viÖc lËp dù phßng cho hµng tån kho chËm, lu©n chuyÓn vµ dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho Cã rÊt nhiÒu mÆt hµng cã thêi gian tån kho rÊt l©u tõ mét ®Õn hai n¨m do nhiÒu nguyªn nh©n kh¸c nhau nh­ do mïa vô, do cã mÆt hµng míi thay thÕ nªn viÖc tiªu thô rÊt khã, mÆc dï trong n¨m 2002 sè hµng nµy kh«ng nhiÒu nh­ng theo thêi gian nÕu nh­ kh«ng tiªu thô ®­îc th× sÏ ph¶i ghi gi¶m gi¸ trÞ. Sè hµng nµy ch­a ®­îc Chi nh¸nh lËp dù phßng. Ng­îc l¹i cã rÊt nhiÒu mÆt hµng thêi gian tån kho ch­a l©u nh­ng do sù thay ®æi vÒ nhu cÇu tiªu dïng hoÆc do khuyÕn c¸o vÒ t¸c dông cña chóng ®èi víi søc khoÎ con ng­êi tõ c¸c c¬ quan chøc n¨ng nªn viÖc tiªu thô còng gÆp nhiÒu khã kh¨n vµ dÜ nhiªn lµ gi¸ trÞ cña chóng sÏ gi¶m ®i. Sè hµng nµy chòng ch­a ®­îc Chi nh¸nh lËp dù phßng gi¶m gi¸. Thø n¨m: VÒ hÖ thèng sæ tæng hîp HiÖn t¹i Chi nh¸nh kh«ng cã Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ. Sæ nµy ®­îc sö dông ®Ó ®¨ng ký c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo tr×nh tù thêi gian, qu¶n lý chøng tõ ghi sæ. Chøng tõ ghi sæ lµ c¨n cø ®Ó kÕ to¸n nhËp d÷ liÖu vµo ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n, mçi chøng tõ ghi sæ tËp hîp nhiÒu chøng tõ thu chi trùc tiÕp cã cïng tÝnh chÊt gièng nhau. V× kh«ng cã sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ nªn mçi khi cÇn kiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu ®Çu vµo trªn m¸y víi bÊt kú mét chøng tõ ghi sæ nµo kÕ to¸n cÇn ph¶i lôc l¹i gÇn nh­ toµn bé hÖ thèng chøng tõ cña th¸ng ®ã ®Ó xem xÐt, thay v× chØ xem sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ lµ cã thÓ cã th«ng tin vÒ chøng tõ ghi sæ ®ã. Thø s¸u: VÒ c¸c b¸o c¸o ph©n tÝch b¸n hµng HiÖn t¹i c«ng viÖc kÕ to¸n cña Chi nh¸nh ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y tÝnh, tuy nhiªn phÇn mÒm kÕ to¸n ®ang sö dông hoÆc do tr×nh ®é cña nh©n viªn ch­a khai th¸c hÕt c¸c chøc n¨ng vÒ b¸o c¸o cña ch­¬ng tr×nh hoÆc do h¹n chÕ tõ chÝnh b¶n th©n ch­¬ng tr×nh nªn hÖ thèng b¸o c¸o b¸n hµng rÊt nghÌo nµn ch­a gióp nhiÒu cho Ban Gi¸m §èc trong viÖc ®­a ra quyÕt ®Þnh trong qu¸ tr×nh kinh doanh. 2.2. Nh­îc ®iÓm trong hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé trong qu¸ tr×nh mua vµ tiªu thô hµng nhËp khÈu 2.2.1. Quy tr×nh mua hµng HiÖn t¹i viÖc mua hµng t¹i Chi nh¸nh ®­îc thùc hiÖn bëi c¸c c¸n bé phßng NghiÖp vô (Phßng kinh doanh), thñ tôc mua hµng nh­ ®· tr×nh bµy trong PhÇn II: “Thùc tr¹ng c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nhËp khÈu ...”, môc II, tiÓu môc 1.1 “Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ ”, c¸n bé thu mua khi cã nguån hµng sÏ lËp ph­¬ng ¸n mua göi phßng kÕ to¸n xem xÐt vÒ gi¸ c¶ vµ tr×nh Gi¸m §èc duyÖt. Khi lËp ph­¬ng ¸n mua, th­êng th× c¸n bé khai th¸c nguån hµng chØ t×m hiÓu th«ng tin tõ mét nhµ cung cÊp mµ kh«ng cã sù so s¸nh ®èi chiÕu víi c¸c nhµ cung cÊp kh¸c ®Ó cã ®­îc mét møc gi¸ tèt nhÊt cho cïng mét mÆt hµng hoÆc l« hµng dù ®Þnh mua, Phßng KÕ to¸n khi nhËn ®­îc ph­¬ng ¸n mua còng kh«ng tiÕn hµnh kiÓm tra gi¸ mét c¸ch s¸t sao, ®iÒu nµy chøng tá mét sù kiÓm so¸t vÒ gi¸ mua hµng ch­a chÆt chÏ. Khi tiÕn hµnh thanh to¸n tiÒn mua hµng, cã nh÷ng lóc kÕ to¸n thanh to¸n kh«ng tiÕn hµnh ®èi chiÕu chi tiÕt theo tõng mÆt hµng gi÷a kÕ ho¹ch mua, Ho¸ ®¬n vµ PhiÕu nhËp kho mµ chØ c¨n cø vµo Hîp ®ång mua hµng vµ ho¸ ®¬n tõ nhµ cung cÊp ®Ó thanh to¸n, ®iÒu nµy sÏ dÉn tíi t×nh tr¹ng lµ cã mét sè hµng ho¸ ch­a vÒ nhËp kho hoÆc chñng lo¹i hµng trªn kÕ ho¹ch mua kh¸c víi chñng lo¹i hµng thùc nhËp kho, nh­ vËy chøng tá sù kiÓm so¸t vÒ mÆt thanh to¸n tiÒn hµng ch­a chÆt chÏ. 2.2.2. Quy tr×nh tiªu thô hµng Quy tr×nh b¸n hµng: Dùa trªn yªu cÇu mua hµng tõ kh¸ch hµng, c¸n bé Phßng Kinh doanh tr×nh Phßng KÕ to¸n vµ Gi¸m ®èc phª duyÖt, khi nhËn ®­îc yªu cÇu mua hµng, Phßng KÕ to¸n nªn kiÓm tra cÈn thËn víi kho hµng ®Ó ®¶m b¶o r»ng chñng lo¹i hµng ho¸ do kh¸ch hµng yªu cÇu hiÖn ®ang cã s½n, sau ®ã míi x¸c nhËn víi Phßng Kinh doanh vµ kh¸ch hµng. Cã mét sè tr­êng hîp x¶y ra lµ ®· x¸c nhËn víi kh¸ch hµng nh­ng trªn thùc tÕ chñng lo¹i hµng ®ã kh«ng cã ngay t¹i kho nªn kh¸ch hµng ph¶i chê ®îi vµ kh«ng giao hµng theo ®óng kÕ ho¹ch ®· ®Þnh. Ho¸ ®¬n b¸n hµng; HiÖn t¹i ho¸ ®¬n b¸n hµng ®­îc viÕt dùa trªn phiÕu xuÊt kho, Hîp ®ång mua b¸n hµng, nh×n chung viÖc ph¸t hµnh ho¸ ®¬n, kª khai thuÕ gi¸ trÞ gia t¨ng ®· ®­îc tiÕn hµnh rÊt tèt, tuy nhiªn cã nh÷ng ho¸ ®¬n do viÕt sai hoÆc do hµng bÞ tr¶ l¹i ph¶i huû, kÕ to¸n ®· lËp B¸o c¸o huû ho¸ ®¬n tr×nh c¬ quan thuÕ nh­ng viÖc l­u tr÷ sè ho¸ ®¬n huû nãi trªn ch­a tèt, cßn lén xén, ch­a ®ãng thµnh tËp vµ l­u ë mét ®Þa ®iÓm riªng biÖt. Theo dâi thanh to¸n tiÒn hµng: Cã rÊt nhiÒu kh¸ch hµng theo hîp ®ång ®· ký kÕt ph¶i thanh to¸n cho chi nh¸nh trong vßng tõ 30- 60 ngµy. Tuy nhiªn trªn thùc tÕ cã nhiÒu kh¸ch hµng kh«ng thùc hiÖn thanh to¸n theo ®óng hîp ®ång ®· ký kÕt. §èi víi nh÷ng tr­êng hîp nµy Chi nh¸nh ch­a thùc hiÖn viÖc ®èc thóc thu nî mét c¸ch s¸t sao nh­ ch­a göi th­ yªu cÇu thanh to¸n, ch­a tÝnh l·i tiÒn ph¹t cho nh÷ng kho¶n nî qu¸ l©u hoÆc dõng cung cÊp hµng cho nh÷ng kh¸ch hµng ®ã. §iÒu nµy dÉn ®Õn t×nh tr¹ng lµ sè nî ®äng ngµy cµng t¨ng, ¶nh h­ëng ®Õn luång tiÒn kinh doanh v× ®· bÞ chiÕm dông vèn tõ kh¸ch hµng. Theo dâi tuæi c«ng nî b¸n hµng: Cã rÊt nhiÒu kho¶n nî tõ kh¸ch hµng cã thêi gian t­¬ng ®èi l©u (1 vµ trªn 1 n¨m), tuy nhiªn hµng th¸ng Chi nh¸nh ch­a lËp B¸o c¸o tuæi c«ng nî ®Ó chØ râ thêi gian nî cña mçi kh¸ch hµng lµ bao l©u t¹i cuèi mçi th¸ng ®ã. ViÖc nµy rÊt quan träng v× nÕu kh«ng Chi nh¸nh sÏ kh«ng ph©n tÝch ®­îc c¬ cÊu c«ng nî theo thêi gian vµ khã kh¨n trong viÖc ®èi chiÕu c«ng nî víi kh¸ch hµng. §èi chiÕu c«ng nî víi kh¸ch hµng: HÖ qu¶ tõ nh÷ng viÖc trªn cã mét sè kh¸ch hµng, khi Chi nh¸nh tiÕn hµnh ®èi chiÕu c«ng nî, ®· x¶y ra t×nh tr¹ng sè liÖu vÒ c«ng nî do Chi nh¸nh ghi chÐp kh¸c víi sè liÖu do kh¸ch hµng ghi chÐp. II. c¬ së lý luËn vÒ hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n Trong qu¸ tr×nh kh«ng ngõng c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý th× viÖc c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n lµ mét nhiÖm vô hÕt søc quan träng bëi h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ mét c«ng cô quan träng trong hÖ thèng c«ng cô qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh ®Ó ®Èy m¹nh vµ n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. V× lÏ ng­êi kÕ to¸n trong mét ®¬n vÞ lµ ng­êi n¾m gi÷ th«ng tin cña toµn bé qu¸ tr×nh kinh doanh, c¸c th«ng tin cña ng­êi kÕ to¸n ®­a ra ¶nh h­ëng ®Õn quyÕt ®Þnh cña Ban Gi¸m §èc c«ng ty, trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, nh÷ng th«ng tin ®­a ra ph¶i ®¶m b¶o c¸c tÝnh chÊt nh­ sau: TÝnh chÝnh x¸c: Mäi th«ng tin do ng­êi kÕ to¸n ®­a ra ph¶i ®¶m b¶o chÝnh x¸c vÒ mÆt sè liÖu, vÒ néi dung vµ cã c¬ së. TÝnh kÞp thêi: Th«ng tin do ng­êi kÕ to¸n ®­a ra mÆc dï chÝnh x¸c nh­ng nÕu kh«ng mang tÝnh kÞp thêi th× còng kh«ng cßn t¸c dông. TÝnh b¶o mËt: Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, c¹nh tranh rÊt khèc liÖt, ng­êi kÕ to¸n lu«n ph¶i ®Ò cao nguyªn t¾c b¶o mËt khi cung cÊp th«ng tin, chØ cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt vµ cho nh÷ng ng­êi ®­îc phÐp cã nh÷ng th«ng tin ®ã. TÝnh kh¸i qu¸t vµ c« ®äng/tr×nh bµy râ rµng, dÔ hiÓu: Ban Gi¸m §èc lµ nh÷ng ng­êi lµm viÖc ë cÊp ®é cao, vÜ m« vµ cÇn ®­a ra quyÕt ®Þnh nhanh chãng v× vËy khi cung cÊp th«ng tin ng­êi kÕ to¸n kh«ng nªn cung cÊp th«ng tin qu¸ chi tiÕt, qu¸ ®i s©u vµo nghiÖp vô v× mét lÏ dÓ hiÓu lµ kh«ng ph¶i ng­êi Gi¸m ®èc nµo còng hiÓu s©u vÒ nghiÖp vô kÕ to¸n. Trong nh÷ng n¨m qua chÝnh s¸ch qu¶n lý ngo¹i th­¬ng ë n­íc ta ®· cã sù chuyÓn biÕn kh¸ hoµn thiÖn vµ mang l¹i nh÷ng hiÖu qu¶ tÝch cùc nh­: M¹nh d¹n thay ®æi quan niÖm Nhµ n­íc ®éc quyÒn vÒ ngo¹i th­¬ng, chuyÓn ®æi c¬ chÕ qu¶n lý hµng ho¸, ®æi míi c«ng cô ®iÒu tiÕt ho¹t ®éng nhËp khÈu thay thÕ dÇn c¸c biÖn ph¸p hµnh chÝnh, mÖnh lÖnh b»ng c¸c c«ng cô kinh tÕ. §Ó thóc ®Èy qu¸ tr×nh c«ng nghiÖp ho¸ - hiÖn ®¹i ho¸ ®Êt n­íc, hoµ nhËp víi thÞ tr­êng quèc tÕ, ®­a n­íc ta vµo hµng c¸c n­íc cã nÒn ngo¹i th­¬ng t­¬ng ®èi ph¸t triÓn th× mét trong nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n lµ tiÕp tôc ®æi míi vµ hoµn thiÖn h¬n vÒ c¬ chÕ qu¶n lý nhËp khÈu. Trong qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi sang c¬ chÕ míi, c¸c ho¹t ®éng kinh doanh nãi chung vµ ho¹t ®éng kinh doanh nhËp khÈu nãi riªng ngµy cµng trë nªn phong phó vµ phøc t¹p. ViÖc më cöa nÒn kinh tÕ vµ c¸c cuéc khñng ho¶ng kinh tÕ liªn tiÕp x¶y ra ®· ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu. C¸c chÝnh s¸ch ®iÒu hµnh nhËp khÈu kh«ng ph¶i lóc nµo còng hç trî cho c¸c ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu, tÖ n¹n th­¬ng m¹i g©y khã kh¨n cho c¸c doanh nghiÖp. Thñ tôc hµnh chÝnh cßn nhiÒu phiÒn phøc, tû gi¸ hèi ®o¸i kh«ng æn ®Þnh…g©y kh«ng Ýt khã kh¨n cho c¸c doanh nghiÖp nµy. Trong khi ®ã muèn tån t¹i vµ ph¸t triÓn doanh nghiÖp ph¶i lµm ¨n cã hiÖu qu¶ vµ cã l·i. §Ó ®¹t ®­îc môc tiªu ®ã c¸c nhµ l·nh ®¹o ph¶i n¾m ®­îc c¸c th«ng tin vÒ ®¬n vÞ m×nh mét c¸ch chÝnh x¸c, kÞp thêi ®Æc biÖt lµ c¸c th«ng tin kÕ to¸n. Víi vai trß quan träng ®ã, kÕ to¸n ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu ®ßi hái ph¶i ®­îc hoµn thiÖn tõ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n ®Õn c«ng t¸c h¹ch to¸n vµ ®©y lµ ®iÒu kiÖn kh«ng thÓ thiÕu nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh nhËp khÈu hµng ho¸ nãi riªng vµ hiÖu qu¶ kinh doanh toµn doanh nghiÖp nãi chung. ViÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n nhËp khÈu nãi riªng cÇn ®¶m b¶o mét sè nguyªn t¾c sau: Nguyªn t¾c thø nhÊt: N¾m v÷ng chøc n¨ng, nhiÖm vô cña h¹ch to¸n kÕ to¸n nãi chung vµ h¹ch to¸n kÕ to¸n nhËp khÈu nãi riªng. V× vËy cÇn ph¶i hoµn thiÖn tõ bé m¸y kÕ to¸n ®Õn c«ng t¸c h¹ch to¸n ®Ó gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ kinh doanh trong ®iÒu kiÖn kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh ngµy cµng gay g¾t. Nguyªn t¾c thø hai: Ph¶i xuÊt ph¸t tõ ®Æc tr­ng cña ngµnh ngo¹i th­¬ng, ®Æc ®iÓm cña ho¹t ®éng kinh doanh xuÊt nhËp khÈu. Môc ®Ých cña ho¹t ®éng nhËp khÈu còng gièng nh­ c¸c ho¹t ®éng kinh doanh kh¸c ®ã lµ tèi ®a ho¸ lîi nhuËn. V× vËy lîi Ých kinh tÕ cña ho¹t ®éng nhËp khÈu lµ ®éng lùc cña kinh doanh. MÆt kh¸c, l­u chuyÓn hµng hãa nhËp khÈu diÔn ra trªn ph¹m vi ®a quèc gia, thêi gian l­u chuyÓn dµi, nhiÒu yÕu tè rñi ro, do ®ã nhiÖm vô cña viÖc hoµn thiÖn h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nhËp khÈu lµ ph¶i lùa chän c¸c ph­¬ng thøc thanh to¸n thÝch hîp, th­êng xuyªn c©n ®èi, kiÓm tra tiÕn tr×nh giao nhËn hµng víi ®èi t¸c kinh doanh. Nguyªn t¾c thø ba: Ph¶i c¨n cø vµo m« h×nh chung trong h¹ch to¸n, nh÷ng quy ®Þnh vÒ ghi chÐp, lu©n chuyÓn chøng tõ cña ®¬n vÞ ®Ó hoµn thiÖn. Ho¹t ®éng nhËp khÈu còng nh­ ho¹t ®éng kinh doanh kh¸c rÊt ®a d¹ng, ë mçi ®¬n vÞ viÖc tæ chøc h¹ch to¸n lµ kh¸c nhau nh­ng cã mét ®iÓm chung nhÊt lµ dùa vµo luËt lÖ, chÕ ®é mµ Nhµ n­íc quy ®Þnh. CÇn ph¶i hiÓu r»ng hoµn thiÖn lµ söa ch÷a sai sãt, nh÷ng yÕu tè ch­a khoa häc ®Ó ®i ®Õn nh÷ng quy ®Þnh ®óng, hoµn thiÖn nh÷ng viÖc ®· lµm trong h¹ch to¸n. §©y lµ qu¸ tr×nh tõ nhËn thøc lµm thay ®æi thùc tÕ tån t¹i tõ thùc tÕ ph¸t huy, bæ sung thªm cho nhËn thøc vµ lý luËn. Nguyªn t¾c thø t­: Ph¶i ®¶m b¶o nguyªn t¾c phôc vô theo yªu cÇu cña h¹ch to¸n kinh doanh, c¸c th«ng tin kÕ to¸n ph¶i nh¹y bÐn, x¸c thùc, phï hîp víi c¬ chÕ thÞ tr­êng vÒ kinh doanh nhËp khÈu hµng ho¸. Nguyªn t¾c thø n¨m: ViÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nhËp khÈu hµng ho¸ nãi riªng ph¶i ®­îc thùc hiÖn tõ cÊp Nhµ n­íc cho ®Õn tõng ®¬n vÞ xuÊt nhËp khÈu. Bªn c¹nh nh÷ng nguyªn t¾c trªn, ®Ó hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n nhËp khÈu hµng ho¸ th× b¶n th©n bé phËn kÕ to¸n nhËp khÈu ph¶i cã nh÷ng ®iÒu kiÖn sau: Bé m¸y kÕ to¸n ph¶i ®­îc x©y dùng mét c¸ch hîp lý. C¨n cø vµo n¨ng lùc, tr×nh ®é vµ kinh nghiÖm cña c¸c nh©n viªn mµ ph©n c«ng c«ng viÖc cho phï hîp, ph¸t huy tèi ®a n¨ng lùc cña tõng ng­êi. Bé m¸y kÕ to¸n ®¶m b¶o khèi l­îng c«ng t¸c kÕ to¸n víi ®Çy ®ñ c¸c chøc n¨ng th«ng tin vµ kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ. §éi ngò c¸n bé, nh©n viªn kÕ to¸n ph¶i hiÓu biÕt kÕ to¸n nghiÖp vô ngo¹i th­¬ng, hiÓu biÕt c¸c chÕ ®é tµi chÝnh, lu«n lu«n häc hái n©ng cao tr×nh ®é. C¸n bé qu¶n lý vµ kÕ to¸n tr­ëng ph¶i am hiÓu chÕ ®é nghiÖp vô, cã kh¶ n¨ng xö lý nhanh nh¹y c¸c t×nh h×nh x¶y ra, cã ãc ph¸n ®o¸n vµ ph©n tÝch, cã kh¶ n¨ng bao qu¸t toµn bé c«ng viÖc kÕ to¸n vµ doanh nghiÖp. C¸n bé nh©n viªn kÕ to¸n ph¶i lµ nh÷ng ng­êi ham viÖc, biÕt nhiÖm vô, vÞ trÝ mµ m×nh ®­îc ph©n c«ng, biÕt c¸ch thùc hiÖn vµ hoµn thµnh nhiÖm vô. KÕ to¸n trùc tiÕp lµm nhiÖm vô kinh doanh nhËp khÈu ph¶i lµ ng­êi cã tr×nh ®é, hiÓu biÕt nghiÖp vô vµ ®Æc biÖt lµ th«ng th¹o tiÕng Anh v× ho¹t ®éng nhËp khÈu liªn quan ®Õn nhiÒu c«ng ty n­íc ngoµi vµ kÕ to¸n th­êng xuyªn ph¶i tiÕp xóc víi c¸c chøng tõ, tµi liÖu b»ng tiÕng n­íc ngoµi (chñ yÕu lµ tiÕng Anh). Do ®ã, kÕ to¸n cã th«ng th¹o tiÕng Anh th× cã thÓ n¾m ®­îc néi dung cña c¸c chøng tõ, tµi liÖu, tõ ®ã ph¶n ¸nh nghiÖp vô mét c¸ch chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ trªn sæ s¸ch kÕ to¸n. KÓ tõ khi Nhµ n­íc thùc hiÖn chÝnh s¸ch më cöa, nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng còng lµ lóc ho¹t ®éng xuÊt nhËp khÈu bung ra m¹nh mÏ. Tuy nhiªn, c¸c chÝnh s¸ch, quy ®Þnh cña Nhµ n­íc th­êng xuyªn ®æi míi nh­ng so víi yªu cÇu thùc tÕ th× vÉn ch­a ®¸p øng kÞp thêi lµm cho c¸c doanh nghiÖp kinh doanh xuÊt nhËp khÈu khã thÝch øng kÞp thêi víi sù thay ®æi ®ã. Do vËy, ®Ó cho c¸c doanh nghiÖp cã ®iÒu kiÖn, c¬ së ®Ó hoµn thiÖn bé m¸y kÕ to¸n, tu©n thñ c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n­íc th× Nhµ n­íc ph¶i ®­a ra c¸c v¨n b¶n h­íng dÉn cô thÓ h¬n. Hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nhËp khÈu ph¶i theo h­íng hiÖn ®¹i ho¸ trong tÝnh to¸n, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cung cÊp th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi vµ ®Çy ®ñ cho l·nh ®¹o. §Ó thùc hiÖn theo h­íng nµy ®ßi hái ®éi ngò kÕ to¸n kh«ng nh÷ng giái vÒ thao t¸c xö lý trªn m¸y tÝnh mµ cßn ph¶i xö dông thµnh th¹o phÇn mÒm kÕ to¸n trong ph©n tÝch, ph¶n ¸nh, xö lý c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ lËp b¸o c¸o ®Þnh kú. III. mét sè ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nhËp khÈu t¹i chi nh¸nh c«ng ty cæ phÇn d­îc phÈm nam hµ Tõ c¬ së lý luËn trªn kÕt hîp víi thùc tÕ t¹i Chi nh¸nh t«i xin ®­a ra mét vµi ph­¬ng h­íng nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nhËp khÈu t¹i Chi nh¸nh nh­ sau: 1. C¸c kiÕn nghÞ vÒ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng ho¸ nhËp khÈu nãi riªng vµ hÖ thèng kÕ to¸n nãi chung: *KiÕn nghÞ thø nhÊt: KÕ to¸n Chi nh¸nh nªn nghiªn cøu Th«ng t­ sè 108/2001/TC/BTC ngµy 31/12/2001 cña Bé Tµi chÝnh ®Ó thùc hiÖn h¹ch to¸n hµng nhËp khÈu theo ®óng víi nh÷ng quy ®Þnh hiÖn hµnh. Chi nh¸nh nªn t¹o ®iÒu kiÖn nhiÒu h¬n n÷a cho ®éi ngò kÕ to¸n cña m×nh tham gia c¸c líp huÊn luyÖn ®µo t¹o vÒ nghiÖp vô do C¬ quan thuÕ hoÆc c¸c C«ng ty kiÓm to¸n tæ chøc ®Ó cËp nhËt th«ng tin trong nghÒ nh»m n©ng cao tr×nh ®é cña nh©n viªn vµ cËp nhËt nh÷ng thay ®æi míi vÒ chÕ ®é kÕ to¸n, tµi chÝnh cña ViÖt nam. HiÖn t¹i Bé Tµi ChÝnh ®· ban hµnh mét sè chuÈn mùc vÒ kÕ to¸n ¸p dông cho mäi lo¹i h×nh doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ, viÖc hiÓu vµ thùc hiÖn theo ®óng nh÷ng h­íng dÉn trong chuÈn mùc kÕ to¸n lµ mét ®iÒu rÊt quan träng. *KiÕn nghÞ thø hai: Chi nh¸nh nªn sö dông TK 151- Hµng mua ®ang ®i ®­êng ®Ó ph¶n ¸nh nh÷ng hµng ho¸ mua mµ cuèi th¸ng vÉn ch­a vÒ nhËp kho. ViÖc sö dông TK 151 sÏ gióp cho Chi nh¸nh theo dâi vµ qu¶n lý hµng ho¸ cña m×nh mét c¸ch chÆt chÏ ®Çy ®ñ h¬n. *KiÕn nghÞ thø ba: VÒ h¹ch to¸n nguyªn tÖ, Chi nh¸nh nªn sö dông TK007 ®Ó theo dâi c¸c lo¹i ngo¹i tÖ kh¸c nhau mµ Chi nh¸nh ®ang dïng. ViÖc sö dông TK007 sÏ gióp cho Chi nh¸nh theo dâi ngo¹i tÖ dÔ dµng, thuËn tiÖn h¬n ®ång thêi gióp cho Chi nh¸nh n¾m b¾t ®­îc sè ngo¹i tÖ tõng lo¹i cßn l¹i bao nhiªu, ph¸t sinh t¨ng, gi¶m bao nhiªu, ®¶m b¶o phôc vô cho c«ng t¸c thanh to¸n tiÒn hµng. Chi tiÕt viÖc sö dông TK 007 nh­ sau: TK007 ®­îc më chi tiÕt cho tõng lo¹i nguyªn tÖ. Khi cã ph¸t sinh t¨ng ngo¹i tÖ, kÕ to¸n ghi: Nî TK007: Chi tiÕt tõng lo¹i nguyªn tÖ Khi cã ph¸t sinh gi¶m vÒ ngo¹i tÖ, kÕ to¸n ghi: Cã TK007: Chi tiÕt tõng lo¹i nguyªn tÖ Chi nh¸nh còng nªn chi tiÕt TK007 theo tiÒn t¹i quü, tiÒn göi Ng©n hµng vµ tõng tµi kho¶n chi tiÕt nµy l¹i chi tiÕt cho tõng ngo¹i tÖ. ViÖc theo dâi chi tiÕt theo tõng nguyªn tÖ sÏ gióp Chi nh¸nh chñ ®éng trong viÖc lËp kÕ ho¹ch mua b¸n ngo¹i tÖ, tr¸nh t×nh tr¹ng ph¶i mua nguyªn tÖ víi gi¸ qu¸ cao ®Ó thanh to¸n hoÆc dù tr÷ qu¸ nhiÒu ngo¹i tÖ kh«ng cÇn thiÕt dÉn ®Õn t×nh tr¹ng vèn kh«ng l­u ®éng th­êng xuyªn, ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ kinh doanh. Chi nh¸nh còng nªn ®¸nh gi¸ gi¸ trÞ c¸c nguyªn tÖ vµo thêi ®iÓm cuèi mçi th¸ng, c¨n cø vµo sè d­ mçi lo¹i nguyªn tÖ hiÖn cã vµ tû gi¸ chuyÓn ®æi cña tõng lo¹i nguyªn tÖ so víi ®ång ViÖt nam do Ng©n hµng Nhµ n­íc ViÖt nam c«ng bè t¹i ngµy cuèi th¸ng ®Ó ®¸nh gi¸, ghi chÐp, ph¶n ¸nh sù chªnh lÖch ph¸t sinh do tû gi¸ vµo c¸c tµi kho¶n liªn quan. *KiÕn nghÞ thø t­: VÒ h¹ch to¸n chi phÝ thu mua: Chi nh¸nh nªn t¸ch biÖt trÞ gi¸ hµng mua vµ chi phÝ thu mua hµng. Nh÷ng kho¶n chi phÝ nh­ chi phÝ bèc dì, vËn chuyÓn, phÝ H¶i quan, phÝ Ng©n hµng, chi phÝ ¨n ë, ®i l¹i cña nh©n viªn ®i nhËn hµng... lµ chi phÝ ph¸t sinh tr­íc khi hµng nhËp vÒ kho, phôc vô cho viÖc nhËp khÈu hµng ho¸ vµ tiÕp nhËn hµng ho¸. Do vËy, sè chi phÝ nµy cÇn phÝ h¹ch to¸n vµo TK 1562 - Chi phÝ thu mua hµng ho¸ vµ ®­îc h¹ch to¸n nh­ sau: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ kÕ to¸n ghi: Nî TK 1562: Chi phÝ thu mua Nî TK 1331: ThuÕ GTGT (nÕu cã) Cã TK 111, 112, 331: Tæng gi¸ thanh to¸n Cuèi kú, kÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n bæ chi phÝ thu mua cho hµng tiªu dïng trong kú vµ hµng tån cuèi kú. Chi nh¸nh nªn sö dông tiªu thøc ph©n bæ ®­îc sö dông phæ biÕn lµ tiªu thøc ph©n bæ theo trÞ gi¸ mua. C«ng thøc ph©n bæ nh­ sau: TrÞ gi¸ hµng tiªu thô trong kú Chi phÝ thu mua ph¸t sinh trong kú Chi phÝ thu mua cña hµng tån ®Çu kú Chi phÝ thu mua ph©n bæ cho hµng tiªu thô trong kú + = x TrÞ gi¸ mua hµng tiªu thô trong kú TrÞ gi¸ mua hµng tån cuèi kú + Sau khi x¸c ®Þnh ®­îc chi phÝ thu mua ph©n bæ cho hµng tiªu thô trong kú, kÕ to¸n ghi: Nî TK 632 Cã TK 156 ViÖc theo dâi riªng rÏ gi¸ trÞ hµng mua vµ c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn mua hµng nh­ trªn ®· nãi ngoµi viÖc gióp lËp nh÷ng b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt gi¸ vèn theo yÕu tè, ngoµi ra nã cßn gióp cho viÖc tÝnh to¸n lç l·i theo tõng mÆt hµng hoÆc nhãm mÆt hµng mét c¸ch chÝnh x¸c h¬n. Trªn thùc tÕ, khi cã yªu cÇu tõ phÝa Ban Gi¸m §èc, kÕ to¸n sÏ ph¶i lËp nh÷ng B¸o c¸o ph©n tÝch lç, l·i theo mÆt hµng ®Ó t×m hiÓu nguyªn nh©n lç/l·i cña Chi nh¸nh, tõ ®ã ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh vµ ®Þnh h­íng míi trong kinh doanh nh­: s¶n phÈm nµo nªn ®­îc ­u tiªn ph¸t triÓn cho kú kinh doanh nµy, kÕ ho¹ch mua vµ b¸n hµng cho s¶n phÈm ®ã ra sao, s¶n phÈm nµo nªn ®­îc thu hÑp l¹i hoÆc c¾t gi¶m chi phÝ thu mua, chi phÝ qu¶ng c¸o, vËn chuyÓn. *KiÕn nghÞ thø n¨m: VÒ viÖc lËp dù phßng cho hµng chËm lu©n chuyÓn vµ hµng gi¶m gi¸: Cuèi mçi kú, kÕ to¸n ®¬n vÞ nªn lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho hiÖn t¹i ®­îc thùc hiÖn theo Th«ng t­ sè 55/2002/TT-BTC cña Bé Tµi ChÝnh, nh­ sau: Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lµ dù phßng phÇn gi¸ trÞ dù kiÕn bÞ tæn thÊt sÏ ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh do gi¶m gi¸ thµnh phÈm. Cuèi niªn ®é kÕ to¸n, khi thÊy gi¸ thÞ tr­êng cña hµng ho¸ thÊp h¬n gi¸ trÞ trªn sæ s¸ch, c¨n cø vµo t×nh h×nh gi¶m gi¸, sè l­îng tån kho thùc tÕ cña tõng lo¹i thµnh phÈm, hµng ho¸ ®Ó x¸c ®Þnh møc dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho theo c«ng thøc sau: Møc dù phßng gi¶m gi¸ hµng ho¸ cho n¨m kÕ ho¹ch = L­îng hµng ho¸ tån kho t¹i thêi®iÓm 31/12 n¨m B¸o c¸o x Gi¸ h¹ch to¸n trªn sæ kÕ to¸n - Gi¸ thùc tÕ trªn t/tr­êng t¹i thêi ®iÓm 31/12 Sè ph¶i lËp dù phßng hoÆc hoµn nhËp gi¶m gi¸ hµng tån kho ®Ó ghi nhËn vµo gi¸ vèn hµng b¸n hoÆc ph¶i hoµn nhËp ghi gi¶m gi¸ vèn hµng b¸n cña n¨m tµi chÝnh. Cuèi niªn ®é kÕ to¸n, c¨n cø vµo t×nh h×nh gi¶m gi¸ cña sè l­îng hµng tån kho thùc tÕ, tÝnh møc trÝch lËp míi hoÆc bæ xung dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho (nÕu sè ph¶i lËp dù phßng n¨m nay lín h¬n sè ®· lËp dù phßng n¨m tr­íc), ghi: Nî TK 632- Gi¸ vèn hµng b¸n Cã TK 159 - Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho HoÆc, tr­êng hîp nÕu sè ph¶i lËp dù phßng n¨m nay nhá h¬n sè ®· lËp dù phßng n¨m tr­íc, kÕ to¸n tiÕn hµnh hoµn nhËp trÞ gi¸ chªnh lÖch gi÷a kho¶n lËp dù phßng ®· lËp cuèi n¨m tr­íc víi kho¶n lËp dù phßng cuèi n¨m nay ghi: Nî TK 159 - Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho Cã TK 632- Gi¸ vèn hµng b¸n *KiÕn nghÞ thø s¸u: VÒ hÖ thèng sæ tæng hîp. Chi nh¸nh nªn më sæ “§¨ng ký chøng tõ ghi sæ” ®Ó ®¨ng ký c¸c chøng tõ ghi sæ ®· lËp theo tr×nh tù thêi gian theo mÉu sau: Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ N¨m 2001 Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Chøng tõ ghi sæ Sè tiÒn Sè hiÖu Ngµy Sè hiÖu Ngµy 0789 31/03 432.212.513 0576 31/02 355.907.390 ... ... .... Céng Céng Ngµy......th¸ng.....n¨m Ng­êi lËp biÓu KÕ to¸n tr­ëng Thñ tr­ëng ViÖc lËp sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ Chi nh¸nh cã thÓ thùc hiÖn trªn m¸y tÝnh b»ng c¸ch thiÕt kÕ thªm vµo phÇn mÒm m¸y tÝnh ®ang sö dông khi ch¹y ch­¬ng tr×nh m¸y sÏ lËp sæ, chuyÓn sè liÖu vµo nh­ c¸c sæ kh¸c. Khi cã Sæ ®¨ng ký chøng tõ ghi sæ th× viÖc ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sè liÖu trong m¸y ch­¬ng tr×nh víi chøng tõ gèc khi cã sai sãt x¶y ra rÊt thuËn lîi, thªm n÷a nã sÏ gióp ng­êi kÕ to¸n trong viÖc kiÓm tra xem ®· nhËp ®Çy ®ñ chøng tõ vµo ch­¬ng tr×nh ch­a, tr¸nh t×nh tr¹ng cã nhiÒu chõng tõ ®· tËp hîp, ®· ®­îc lËp chøng tõ ghi sæ nh­ng do bÞ ®¸nh sè chøng tõ ghi sæ trïng nªn kÕ to¸n ®· kh«ng nhËp d÷ liÖu cho nh÷ng tËp chøng tõ ghi sæ ®ã. *KiÕn nghÞ thø b¶y: VÒ c¸c b¸o c¸o ph©n tÝch b¸n hµng, Chi nh¸nh nªn khai th¸c c¸c tiÖn Ých cña phÇn mÒm kÕ to¸n ®ang sö dông, hµng th¸ng nªn tæng hîp tõ ch­¬ng tr×nh c¸c B¸o c¸o ph©n tÝch vÒ b¸n hµng phôc vô cho c«ng viÖc qu¶n lý nh­: B¸o c¸o tiªu thô theo nhãm s¶n phÈm, B¸o c¸o ph©n tÝch theo thêi gian (ph©n tÝch so s¸nh gi÷a c¸c th¸ng, c¸c quý víi nhau) hoÆc b¸o c¸o theo khu vùc (B¸o c¸o doanh thu theo tõng QuËn néi thµnh, theo tõng tØnh trong c¶ n­íc hoÆc B¸o c¸o theo tõng n­íc trªn thÕ giíi). NÕu cã ®ñ hÖ thèng b¸o c¸o nh­ trªn Ban Gi¸m §èc sÏ ph©n tÝch ®­îc nguyªn nh©n t¨ng gi¶m doanh thu cho tõng kú, cã biÖn ph¸p ®Ó vùc dËy nh÷ng mÆt hµng hoÆc nh÷ng khu vùc cã doanh thu nhá hoÆc t×m c¸ch ®Èy m¹nh doanh thu ë nh÷ng khu vùc cã tiÒm n¨ng. 2. C¸c kiÕn nghÞ liªn quan ®Õn hÖ thèng kiÓm so¸t néi bé *KiÕn nghÞ thø nhÊt: Quy tr×nh mua hµng, Chi nh¸nh nªn x©y dùng quy tr×nh vÒ c¸c thñ tôc liªn quan ®Õn viÖc mua hµng mét c¸ch khoa häc, tõ lóc nhËn lËp kÕ ho¹ch mua hµng ®Õn khi hµng xuÊt ra khái kho. KiÓm so¸t qu¸ tr×nh mua hµng lµ viÖc sèng cßn quyÕt ®Þnh ®Õn gi¸ thµnh cña s¶n phÈm, mét quy tr×nh liªn quan ®Õn mua hµng Ýt nhÊt ph¶i bao gåm nh÷ng ®iÓm chÝnh sau: LËp kÕ ho¹ch mua hµng: Phßng Kinh doanh hµng th¸ng dùa vµo kÕ ho¹ch n¨m ®· ®­îc duyÖt ph¶i lËp kÕ ho¹ch mua hµng cho th¸ng/quý ®ã, kÕ ho¹ch mua hµng ph¶i thÓ hiÖn c¸c th«ng tin sau: Sè l­îng hµng dù kiÕn mua Chñng lo¹i hµng dù kiÕn mua XuÊt xø cña hµng Gi¸ mua hµng ChÊt l­îng Thêi gian dù kiÕn mua Ph­¬ng thøc mua Xin phª duyÖt kÕ ho¹ch mua hµng: KÕ ho¹ch mua hµng nµy ph¶i ®­îc kiÓm tra bëi Phßng KÕ to¸n trªn ph­¬ng diÖn gi¸ b»ng c¸ch t×m kiÕm th«ng tin vÒ gi¸ t¹i c¸c nguån hµng hoÆc nhµ cung cÊp kh¸c ®Ó so s¸nh (l­u ý lµ chÊt l­îng hµng ho¸ ®Ó so s¸nh ph¶i t­¬ng ®ång), sau ®ã Phßng KÕ to¸n sÏ ph¶i ®èi chiÕu víi Kho hµng xem sè d­ cña c¸c chñng lo¹i trªn nh­ thÕ nµo, ®· cÇn thiÕt ph¶i mua ngay ch­a, kiÓm tra c¸c ®iÒu kiÖn vÒ kho b·i xem cã ®ñ ®iÒu kiÖn ®Ó l­u tr÷ vµ b¶o qu¶n sè hµng ®Þnh nhËp kh«ng, nÕu ®ã lµ nh÷ng l« hµng lín ph¶i lËp kÕ ho¹ch nhËp, kiÓm kª hµng vÒ mét c¸ch chi tiÕt. Sau khi Phßng KÕ to¸n kiÓm tra c¸c yÕu tè nãi trªn, kÕ ho¹ch mua hµng sÏ ®­îc chuyÓn cho Ban Gi¸m §èc xem xÐt vµ phª duyÖt. Thanh to¸n tiÒn mua hµng: Sau khi hµng vÒ nhËp kho, kÕ to¸n thanh to¸n tr­íc khi chuyÓn tr¶ tiÒn hµng cÇn so s¸nh sè hµng thùc tÕ ®· nhËp kho víi sè hµng yªu cÇu thanh to¸n tõ nhµ cung cÊp thÓ hiÖn trªn ho¸ ®¬n vµ Hîp ®ång mua hµng ®Ó ch¾c ch¾n r»ng sè hµng trªn Hîp ®ång, trªn ho¸ ®¬n ®· thùc tÕ ®­îc nhËp vµo kho theo ®óng chñng lo¹i, quy c¸ch, sè l­îng, chÊt l­îng. Trong tr­êng hîp cã sù sai lÖch gi÷a Ho¸ ®¬n, phiÕu nhËp kho vµ Hîp ®ång th× kÕ to¸n cÇn th«ng b¸o ngay cho Thñ kho, ng­êi mua hµng vµ nhµ cung cÊp biÕt ®Ó gi¶i quyÕt, viÖc thanh to¸n lóc nµy chØ ®­îc thùc hiÖn cho nh÷ng sè l­îng hµng thùc tÕ ®· nhËp kho vµ theo ®óng víi yªu cÇu cña Chi nh¸nh. *KiÕn nghÞ thø hai: VÒ quy tr×nh tiªu thô hµng ho¸. Nh­ ®· nãi trong phÇn nh­îc ®iÓm tån t¹i trong quy tr×nh b¸n hµng, ®· cã nh÷ng tr­êng hîp Chi nh¸nh ®· x¸c nhËn ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng nh­ng hµng ®· kh«ng ®­îc giao nh­ kÕ ho¹ch, nguyªn nh©n lµ do viÖc kiÓm tra chÐo vµ phèi hîp gi÷a Phßng KÕ to¸n vµ Kho hµng còng nh­ c¸c bé phËn kh¸c ch­a ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch chÆt chÏ. T­¬ng tù nh­ quy tr×nh mua hµng, Chi nh¸nh cÇn x©y dùng cho m×nh mét quy tr×nh b¸n hµng mét c¸ch khoa häc, chÆt chÏ ®Ó kiÓm so¸t quy tr×nh b¸n hµng tèt h¬n, quy tr×nh b¸n hµng ph¶i bao gåm c¸c ®iÓm chÝnh nh­ sau: Quy ®Þnh vÒ viÖc nhËn ®¬n ®Æt hµng tõ kh¸ch hµng: Phßng kinh doanh khi nhËn ®­îc ®¬n ®Æt hµng tõ kh¸ch hµng ph¶i chñ ®éng liªn l¹c víi Phßng KÕ to¸n ®Ó ch¾c ch¾n r»ng hµng ho¸ mµ kh¸ch hµng yªu cÇu hiÖn ®ang cã. Quy ®Þnh vÒ viÖc kiÓm tra, phèi hîp gi÷a Phßng KÕ to¸n vµ Kho hµng, kÕ to¸n ph¶i thùc tÕ xuèng kho hµng kiÓm tra vÒ chñng lo¹i, chÊt l­îng hµng ho¸ do kh¸ch hµng yªu cÇu ®Ó sau ®ã x¸c nhËn vµo ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch. Quy ®Þnh vÒ c¸c thñ tôc chuyÓn hµng ra khái kho, viÕt ho¸ ®¬n vµ theo dâi thanh to¸n; Hµng ra khái kho cÇn lËp phiÕu xuÊt kho, ghi sæ kho vµ cã ®Çy ®ñ phª duyÖt cña Ban Gi¸m §èc, KÕ to¸n tr­ëng vµ Thñ kho. Thñ kho cÇn yªu cÇu ng­êi mua hµng ký x¸c nhËn vµo phiÕu xuÊt kho ®Ó thÓ hiÖn viÖc chuyÓn giao quyÒn së h÷u hµng ho¸ vµ lµm c¨n cø cho viÖc thanh to¸n. *KiÕn nghÞ thø ba: Ho¸ ®¬n b¸n hµng ®· huû: Chi nh¸nh nªn l­u gi÷ riªng vµ cÈn thËn c¸c ho¸ ®¬n ®· hñy, c¸c B¸o c¸o ho¸ ®¬n huû göi ®Õn c¬ quan thuÕ nªn ®­îc copy mét b¶n vµ l­u tr÷ cïng sè ho¸ ®¬n huû ®ã. Cuèi kú kÕ to¸n, khi C¸n bé thuÕ quyÕt to¸n thuÕ cho Chi nh¸nh th× tÊt c¶ nh÷ng ho¸ ®¬n huû nãi trªn cÇn ®­îc kiÓm tra x¸c nhËn cña C¸n bé thuÕ vµ dïng ®Ó ®èi chiÕu víi phÇn doanh thu ®· ghi gi¶m do viÖc huû ho¸ ®¬n nãi trªn. *KiÕn nghÞ thø t­: Theo dâi thanh to¸n tiÒn hµng/theo dâi c«ng nî víi kh¸ch hµng: Nh­ ®· tr×nh bµy trong phÇn nh­îc ®iÓm trong HÖ thèng kiÓm so¸t néi bé quy tr×nh b¸n hµng, viÖc theo dâi thanh to¸n vµ c«ng nî víi kh¸ch hµng t¹i Chi nh¸nh thùc hiÖn ch­a tèt, cßn nhiÒu nî ®äng, nî qu¸ h¹n vµ ch­a cã biÖn ph¸p thu håi nî. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy, cuèi mçi th¸ng kÕ to¸n phô tr¸ch phÇn thanh to¸n víi kh¸ch hµng cÇn thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc sau: LËp danh s¸ch c«ng nî theo tõng ®èi t­îng kh¸ch hµng: Kh¸ch hµng A, B, C… vµ sè tiÒn chi tiÕt cho tõng ®èi t­îng. Ph©n tÝch tuæi c«ng nî cho tõng ®èi t­îng, theo mÉu sau Tªn kh¸ch hµng Tæng sè c«ng nî Trong ®ã Nî d­íi 30 ngµy Trªn 30 vµ d­íi 60 ngµy Trªn 60 vµ d­íi 90 ngµy Trªn 90 ngµy A B C Khi theo dâi c«ng nî chi tiÕt theo ®é tuæi nãi trªn Chi nh¸nh míi thÊy ®­îc viÖc chiÕm dông vèn cña kh¸ch hµng víi Chi nh¸nh ®ang ë møc ®é nµo vµ nªn cã biÖn ph¸p thu håi nî ra sao. LËp ra quy tr×nh ®«n ®èc vµ thu håi nî vµ ®èc thóc kÕ to¸n thanh to¸n thùc hiÖn nh÷ng quy ®Þnh nµy. Cô thÓ: §èi víi nh÷ng kho¶n c«ng nî ®· qu¸ h¹n thanh to¸n trªn 30 ngµy, kÕ to¸n cÇn göi th­ nh¾c nhë kh¸ch hµng vÒ viÖc tr¶ nî. §èi víi nh÷ng kho¶n nî qu¸ 60 ngµy kÕ to¸n cÇn göi th­ nh¾c nhë lÇn thø hai vµ ë møc ®é cøng r¾n h¬n. §èi víi nh÷ng kho¶n nî trªn 90 ngµy, kÕ to¸n nªn b¾t ®Çu tÝnh l·i ph¹t tr¶ chËm cho sè tiÒn nãi trªn. §èi víi nh÷ng kho¶n nî trªn 1 n¨m Chi nh¸nh nªn xem xÐt viÖc dõng b¸n hµng cho kh¸ch hµng ®ã vµ tËp trung vµo viÖc thu håi c«ng nî. §èi víi nh÷ng kh¸ch hµng cã kh¶ n¨ng r¬i vµo t×nh tr¹ng kh«ng cã kh¶ n¨ng thanh to¸n, Chi nh¸nh nªn yªu cÇu sù hç trî tõ phÝa c¸c C¬ quan chøc n¨ng Nhµ n­íc. LËp ra quy ®Þnh vÒ viÖc thùc hiÖn ®èi chiÕu c«ng nî gi÷a Chi nh¸nh vµ c¸c kh¸ch hµng. ViÖc nµy rÊt quan träng v× cã nhiÒu kh¸ch hµng do HÖ thèng kÕ to¸n kh«ng tèt, viÖc ghi chÐp kh«ng ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c v× vËy sè liÖu trªn sæ s¸ch cña hä vÒ c«ng nî víi Chi nh¸nh cã thÓ kh¸c víi sè liÖu mµ Chi nh¸nh ghi chÐp. NÕu kh«ng cã sù ®èi chiÕu th­êng xuyªn sÏ dÉn ®Õn hiÖn t­îng tranh c·i vÒ tÝnh chÝnh x¸c cña sè liÖu cña mét trong hai bªn vµ sÏ mÊt rÊt nhiÒu thêi gian trong viÖc ®èi chiÕu l¹i chøng tõ gèc, ho¸ ®¬n Hîp ®ång mua b¸n, khã kh¨n h¬n nÕu nh÷ng kho¶n c«ng nî kÐo dµi trong nhiÒu n¨m th× l­îng chøng tõ gèc cÇn ®èi chiÕu, kiÓm tra l¹i sÏ lµ mét ®èng khæng lå vµ cã thÓ sÏ kh«ng thùc hiÖn ®­îc. Trong qu¸ tr×nh ®èi chiÕu c«ng nî víi kh¸ch hµng, kÕ to¸n Chi nh¸nh còng cÇn l­u ý mét ®iÒu r»ng cã thÓ sù kh¸c biÖt sè liÖu do yÕu tè thêi gian ghi chÐp, cã tr­êng hîp khi Chi nh¸nh ®· xuÊt hµng, ®· ghi nhËn c«ng nî trªn sæ s¸ch cña m×nh nh­ng do ®Õn cuèi th¸ng kh¸ch hµng vÉn ch­a nhËn ®­îc hµng nªn ch­a ghi c«ng nî v× vËy tr­íc khi göi sè liÖu c«ng nî cho kh¸ch hµng cÇn ghi chó nh÷ng l« hµng võa xuÊt gÇn nhÊt ®Ó kÕ to¸n cña kh¸ch hµng tiÖn theo dâi vµ ®èi chiÕu. Vµo ngµy 31/12 hµng n¨m lµ thêi ®iÓm kÕt thóc n¨m tµi chÝnh viÖc ®èi chiÕu c«ng nî víi c¸c kh¸ch hµng cã sè d­ c«ng nî lín lµ b¾t buéc vµ cÇn yªu cÇu kh¸ch hµng ký x¸c nhËn sè d­ nãi trªn. Biªn b¶n ®èi chiÕu vµ x¸c nhËn c«ng nî cã thÓ lËp theo mÉu sau: Chi nh¸nh c«ng ty cæ phÇn d­îc phÈm Nam Hµ §Þa chØ: 96 Th¸i Hµ- Hµ néi BI£N B¶N X¸C NHËN C¤NG Nî Tªn kh¸ch hµng: C«ng ty TNHH A Th­a quý kh¸ch hµng, theo sæ s¸ch kÕ to¸n cña chóng t«i, t¹i thêi ®iÓm 31/12/2002, quý kh¸ch hµng cßn nî chóng t«i sè tiÒn lµ: 1.000.000 ®ång, chi tiÕt theo c¸c ho¸ ®¬n vµ Hîp ®ång mua b¸n hµng ho¸ nh­ sau: Hîp ®ång sè Ho¸ ®¬n sè Sè tiÒn HD01/01 3569 200.000 HD01/02 9957 300.000 HD01/03 4724 500.000 ___________ Tæng céng 1.000.000 ®ång §Ò nghÞ quý kh¸ch hµng x¸c nhËn sè d­ c«ng nî trªn. Ngµy 5/1/2003 Gi¸m §èc (Ký vµ ®ãng dÊu) PhÇn dµnh cho x¸c nhËn cña kh¸ch hµng Chóng t«i ®ång ý víi sè d­ c«ng nî trªn ___________ Chóng t«i kh«ng ®ång ý víi sè d­ c«ng nî trªn, lý do nh­ sau (nªu râ lý do) Ngµy ______________ Gi¸m ®èc (kh¸ch hµng) (Ký vµ ®ãng dÊu) *Nh÷ng kiÕn nghÞ kh¸c: VÒ bé m¸y kÕ to¸n. Bé m¸y kÕ to¸n t¹i Chi nh¸nh ®· ph¸t huy ®­îc n¨ng lùc cña nh©n viªn kÕ to¸n, nh­ng do sè l­îng c¸n bé kÕ to¸n Ýt nªn kÕ to¸n viªn ph¶i kiªm nhiÖm nhiÒu nhiÖm vô nh­ kÕ to¸n tr­ëng (kiªm kÕ to¸n tæng hîp) võa theo dâi c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ng­êi b¸n trong n­íc, n­íc ngoµi vµ ng­êi mua n­íc ngoµi, l¹i kiªm ®èi chiÕu tæng hîp sè liÖu. Cßn kÕ to¸n c«ng nî võa h¹ch to¸n c¸c nhiÖm vô nhËp khÈu hµng ho¸, võa theo dâi c¸c nghiÖp vô thanh to¸n c«ng nî víi ng­êi mua trong n­íc. Nh­ vËy, tr¸ch nhiÖm cña kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n c«ng nî lµ qu¸ nÆng nÒ, g©y ¶nh h­ëng kh«ng nhá tíi c«ng t¸c kÕ to¸n ®Æc biÖt lµ viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu sÏ kh«ng ®¹t hiÖu qu¶ cao. V× vËy, theo t«i Chi nh¸nh nªn t¸ch ra nh­ sau: KÕ to¸n tæng hîp: ChÞu tr¸ch nhiÖm kiÓm tra, ®èi chiÕu, tæng hîp lËp b¸o c¸o vµo cuèi th¸ng, cuèi kú. KÕ to¸n xuÊt, nhËp khÈu: Theo dâi c¸c nghiÖp vô nhËp khÈu vµ xuÊt khÈu hµng hãa. KÕ to¸n thanh to¸n: Theo dâi c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ng­êi b¸n trong n­íc, n­íc ngoµi vµ c¸c nghiÖp vô thanh to¸n víi ng­êi mua trong n­íc còng nh­ n­íc ngoµi. VÒ c«ng t¸c qu¶n lý vµ c«ng t¸c kinh doanh. Chi nh¸nh nªn c¶i tiÕn vµ hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý h¬n n÷a, n©ng cao chÊt l­îng cña c«ng t¸c qu¶n lý, lu«n lu«n tæ chøc ®µo t¹o, båi d­ìng ®Ó n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô cho c¸c nh©n viªn trong Chi nh¸nh ®Ó ®¸p øng ®­îc yªu cÇu míi. §Ó gi¶m hao hôt, mÊt m¸t hµng ho¸, tµi s¶n cña Chi nh¸nh, cÇn nghiªn cøu c¶i tiÕn kü thuËt c«ng nghÖ, hÖ thèng kho hµng. Bé m¸y qu¶n lý cña Chi nh¸nh còng cÇn ph¶i ®æi míi vµ kh«ng ngõng hoµn thiÖn c«ng t¸c kinh doanh. Tr­íc hÕt lµ kh©u tæ chøc vµ b¶o qu¶n hµng ho¸, Chi nh¸nh ph¶i dùa vµo qu¸ tr×nh ph©n tÝch kÕt qu¶ kinh doanh quý tr­íc, n¨m tr­íc ®Ó lËp kÕ ho¹ch mua hµng mét c¸ch hîp lý tr¸nh viÖc mua hµng qu¸ nhiÒu, tiªu thô Ýt dÉn ®Õn viÖc ø ®äng, sè vßng lu©n chuyÓn nhá g©y nªn chi phÝ b¶o qu¶n cao, hµng ho¸ bÞ h­ háng qu¸ h¹n. TiÕp ®Õn cÇn ®Èy m¹nh kh©u tiªu thô, gi÷ lÊy thÞ tr­êng truyÒn thèng vµ tiÕp tôc t×m kiÕm, khai th¸c thÞ tr­êng míi. Chi nh¸nh cÇn t×m hiÓu, n¾m b¾t ®­îc c¸c th«ng tin trªn thÞ tr­êng mét c¸ch nhanh chãng ®Ó ®¶m b¶o æn ®Þnh nguån hµng phôc vô cho kh¸ch vµ giµnh ®­îc lîi thÕ nhÊt ®Þnh so víi c¸c ®èi thñ kh¸c trªn thÞ tr­êng. kÕt luËn C¬ chÕ thÞ tr­êng t¹o m«i tr­êng thuËn lîi, t¹o sù tù chñ trong kinh doanh cho c¸c doanh nghiÖp song c¬ chÕ thÞ tr­êng còng t¹o ra sù c¹nh tranh gay g¾t. §Ó cã thÓ ®øng v÷ng, c¸c doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ nãi chung cÇn kh«ng ngõng t×m tßi, ®æi míi vµ hoµn thiÖn tæ chøc qu¶n lý vµ nhÊt lµ hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n. §Ó x¸c ®Þnh ®­îc thùc chÊt cña ho¹t ®éng kinh doanh nhËp khÈu hµng ho¸ th× c«ng t¸c kÕ to¸n ph¶i ph¶n ¸nh ®óng ®¾n, kh¸ch quan, kÞp thêi toµn bé ho¹t ®éng nhËp khÈu. XuÊt ph¸t tõ nh÷ng th«ng tin kÕ to¸n, nh÷ng sè liÖu chÝnh x¸c, kÞp thêi ng­êi l·nh ®¹o cã thÓ ®­a ra c¸c biÖn ph¸p qu¶n lý ®óng ®¾n vµ kÞp thêi. ChÝnh v× vËy, viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nhËp khÈu ®Ó thÝch øng víi yªu cÇu qu¶n lý trong c¬ chÕ míi cã tÇm quan träng ®Æc biÖt. NhËn thøc ®­îc tÇm quan träng nãi trªn cña c«ng t¸c kÕ to¸n hµng nhËp khÈu, kÕt hîp víi kiÕn thøc ®· häc ®­îc ë tr­êng vµ ®ît t×m hiÓu thùc tÕ ë Chi nh¸nh C«ng ty Cæ phÇn D­îc phÈm Nam Hµ, cïng víi sù h­íng dÉn cña c« gi¸o §µo Thu Giang, cña c¸c c« chó, anh chÞ trong Phßng kÕ to¸n ®Õn nay t«i ®· hoµn thµnh Kho¸ luËn tèt nghiÖp víi ®Ò tµi “Hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n l­u chuyÓn hµng ho¸ nhËp khÈu t¹i Chi nh¸nh C«ng ty D­îc phÈm Nam Hµ”. Qua qu¸ tr×nh t×m hiÓu, t«i ®· tr×nh bµy c¸c vÊn ®Ò vÒ kÕ to¸n nhËp khÈu hµng ho¸ tõ c¬ së lý luËn, thùc tr¹ng ®Õn nh÷ng tån t¹i vµ ph­¬ng h­íng hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n nhËp khÈu t¹i Chi nh¸nh. PhÇn I: Kho¸ luËn tr×nh bµy c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh nhËp khÈu vµ lý luËn vÒ kÕ to¸n nhËp khÈu hµng ho¸. PhÇn II: Kho¸ luËn tr×nh bµy thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n c¸c nghiÖp vô nhËp khÈu hµng ho¸ t¹i Chi nh¸nh trªn c¬ së c¸c chøng tõ, sæ s¸ch. PhÇn III: Kho¸ luËn nªu ra nh÷ng ­u nh­îc ®iÓm trong ho¹t ®éng nhËp khÈu hµng ho¸ vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nghiÖp vô nhËp khÈu cña Chi nh¸nh tõ ®ã ®­a ra mét sè ph­¬ng h­íng nh»m hoµn thiÖn c¸c c«ng t¸c nµy. Do thêi gian t×m hiÓu thùc tÕ vµ kinh nghiÖm cña b¶n th©n cßn h¹n chÕ nªn Kho¸ luËn kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt, kÝnh mong ®­îc sù ®ãng gãp ý kiÕn quý b¸u cña c¸c thÇy c« gi¸o, nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c kÕ to¸n vµ b¹n ®äc ®Ó Kho¸ luËn nµy ®­îc hoµn thiÖn h¬n.