Khóa luận Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh công ty xây lắp và công nghiệp tàu thủy Miền Trung

ếp 2.2.1. Kiểm soát vật chất Chi phí tiền lương sản xuất sản phẩm chủ yếu phát sinh bao gồm các khoản sau: Tiền lương theo đơn giá sản phẩm, tiền thưởng vận hành an toàn, tiền lương bổ sung chung. Các khoản phụ cấp theo lương : phụ cấp làm ca đêm, phụ cấp độc hại, phụ cấp làm thêm giờ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ,… Chi phí tiền lương không bao gồm các khoản trích nộp theo lương cho người lao động theo quy định của Nhà nước như BHXH, BHYT, KPCĐ. Chi phí tiền lương sản xuất được hạch toán trên TK3341 “ phải trả CBCNV về sản xuất” Các thủ tục KSNB chi phí tiền lương sản xuất sản phẩm Các phòng ban, các bộ phận sản xuất… của từng đơn vị tiến hành giám sát, kiểm tra, chấm công, chấm điểm cho việc hoàn thành công việc của từng cá nhân theo thành tích ABC. Cuối tháng, các phòng ban, các bộ phận sẽ tổng hợp bảng chấm công và bảng tổng hợp thành tích xếp loại cho các CBCNV. Cuối tháng, phòng tổ chức tại công ty sẽ tiếp nhận các bảng chấm công, bảng tổng hợp xếp loại…từ các bộ phận và tiến hành kiểm tra, xác nhận, ký duyệt. Sau đó tiến hành tính lương lập bảng thanh toán tiền lương phải trả chuyển lên phòng kế toán để thanh toán lương cho CBCNV trong đơn vị mình. Phòng tổ chức lao động tại công ty có nhiệm vụ kiểm soát chặt chẽ chi phí tiền lương cho CBCNV và các chế độ liên quan đến người lao động, hạn chế tối đa việc khai khống tiền lương. Kế toán tiền lương tiến hành hạch toán vào máy. Kế toán căn cứ vào bảng thanh toán lương để thanh toán cho các bộ phận. Các bộ phận sau khi nhận tiền phải ký xác nhận vào bảng tổng hợp tiền lương. Thủ quỹ có nhiệm vụ lưu bảng tổng hợp, bảng chi tiết thanh toán lương của các bộ phận. Các bộ phận nhận lương và chi lương cho từng CBCNV. Mỗi CBCNV sau khi nhận lương phải ký xác nhận vào bảng thanh toán lương, bảng này được xem như là một chứng từ và chúng được lưu ở thủ quỹ. Hằng quý, Công ty sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu việc hạch toán tiền lương vào chi phí SXKD trong kỳ tại từng đơn vị với số Công ty duyệt quỹ tiền lương SXKD, bao gồm: tiền lương theo đơn giá (theo hệ số lương cơ bản, hệ số cấp bậc, hề số chức vụ…) tiền lương Công ty cấp bổ sung, tiền lương làm thêm giờ…Nếu chi phí tiền lương sản xuất tại các đơn vị lớn hơn số được duyệt thì các đơn vị sẽ tự xử lý khoản chênh lệch đó. Như vậy, ngoài việc ban hành các thủ tục kiểm soát đối với chi phí tiền lương sản xuất , Công ty còn có những biện pháp giám sát sự chấp hành của các đơn vị. Tuy nhiên, việc giám sát này vẫn còn lỏng lẽo, chưa chặt chẽ cho nên sẽ không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Cụ thể như: các đơn vị biết trước được thời gian Công ty xuống từng đơn vị để kiểm tra là rất ít, nên thay vì phải ký xác nhận vào bảng lương hàng tháng, các CBCNV để dồn vào 3-4 tháng mới ký một lần trước khi có sự kiểm tra của Công ty, và điều này thì Công ty không thể kiểm soát được Ngoài ra, Công ty luôn đặt sự an toàn cho công nhân trong quá trình sản xuất lên hàng đầu. Do đó, Công ty đã đưa ra một số biện pháp quản lý như: yêu cầu tất cả các công nhân trực tiếp sản xuất phải có bảo hộ lao động. *Kiểm soát giá nhân công: Đối với công nhân làm việc theo hợp đồng dài hạn thì đơn giá tiền lương được thống nhất theo mức lương tại Công ty. *Kiểm soát năng suất lao động: Để kiểm soát năng suất lao động tại các phân xưởng, các tổ trưởng là người luôn có mặt tại hiện trường để kiểm tra, giám sát thời gian làm việc của công nhân thông qua bảng chấm công. Cuối tháng sẽ chuyển cho phòng tổ chức xác nhận và chuyển về phòng kế toán. Trường hợp công nhân nghỉ do ốm đau hay các lý do khác phải xin phép tổ trưởng. Công ty thường xuyên kiểm tra đột xuất số công nhân thực tế sản xuất tại phân xưởng để xem xét việc chấm công của các tổ trưởng có trung thực hay không. So sánh số công nhân thực tế với số công nhân theo hợp đồng ở phòng Tổ chức – Hành chính. 2.2.2.Kiểm soát quá trình ghi chép a. Hệ thống kế toán chi tiết Để theo dõi ngày thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH..., để làm căn cứ tính lương, BHXH trả thay lương cho từng công nhân sản xuất. Các tổ sản xuất, các phân xưởng tiến hành chấm công vào bảng chấm công BẢNG CHẤM CÔNG Phân xưởng cơ khí TT Họ và tên Chức vụ Hệ số lương Hệ số CV Tháng 07 năm 2006 Tổng cộng Ghi chú 1 2 3 … 30 31 1 Nguyễn Xuân Đôn Tổ trưởng 3,33 1,3 x x x … x 24 2 Nguyễn Thế Anh Thống kê 3,00 1,2 x x x … x 24 3 Nguyễn Văn Dũng Kỹ thuật 3,00 1,2 x x x … x 24 4 Đoàn Ngọc Trường Tổ trưởng 2,67 1,1 x x x … x 24 5 Trần Thanh Tuấn CN x x x … x 24 6 Phan Cao Chiến CN x x x … x 24 7 Đàm Xuân Mạnh CN x x x … x 24 … … … … … … … … … … Tổng cộng Ngày 31 tháng 08 năm 2007 Người duyệt Phụ trách phòng Người chấm công Để xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của các tổ, phân xưởng sản xuất trong công ty, làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương cho công nhân trực tiếp sản xuất. Bộ phận kỷ thuật tiến hành lập Phiếu xác nhận khối lượng hoàn thành. Trong tháng 08 của quý III có khối lượng công việc hoàn thành của công nhân trực tiếp sản xuất PHIẾU XÁC NHẬN KHỐI LƯỢNG HOÀN THÀNH Ngày 31 tháng 08năm 2007 Tên sản phẩm: Tôn mạ kẽm Đơn vị: Tổ cuốn cuộn TT Hạng mục công việc ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền 1 Cuộn thép lá màu xanh rêu 0.35*1200A Mét 55 41.429 2.278.595 2 Cuộn thép lá màu xanh đỏ 0.35*1200B Mét 1070 46.667 44.838.350 Tổng cộng 47.116.945 Bằng chữ: Người giao việc Người nhận việc Người kiểm tra Người duyêt Từ Bảng chấm công của phân xưởng sản xuất, Bảng thanh toán lương kế toán sẽ lên Sổ chi tiết TK622 SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Từ ngày 01/07/2007 đến ngày 30/09/2007 NGÀY SỐ CHỨNG TỪ HỌ VÀ TÊN DIỄN GIẢI TKĐƯ NỢ CÓ Số dư đầu kỳ 01/07/2007 PC01464821145 Phân xưởng cơ khí Trả lương cho CN sản xuất tôn mạ kẽm 334 21.800.000 21.800.000 09/07/2007 PC454556110 Phân xưởng cơ khí Trả lương cho CN sản xuất tôn mạ kẽm 334 33.393.748 33.393.748 13/07/2007 PC15151566 Phân xưởng cơ khí Trả lương cho CN sản xuất tôn mạ kẽm 334 42.087.980 42.087.980 … … … Cộng phát sinh 409.215.576 409.215.576 Số dư cuối kỳ 0 Lập, ngày… tháng… năm NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN TRƯỞNG Từ sổ Chi tiết tài khoản 622 Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp Định kỳ và cuối kỳ, kế toán lên bảng tổng hợp lương và phân bổ vào chi phí nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Quý III năm 2007 TK ghi Có TK ghi Nợ TK 34: Phải trả công nhân viên Tổng cộng Lương công nhân sản xuất Chi phí nhân công thuê ngoài TK 622: CPNCTT 385.367.829 385.367.829 Sản xuất tôn mạ kẽm 337.829.054 337.829.054 Sản xuất tôn mạ màu 47.538.775 47.538.775 b. Hệ thống kế toán tổng hợp Từ chứng từ gốc kế toán sẽ ghi hàng ngày vào chứng từ ghi sổ CHỨNG TỪ GHI SỔ Số : 01 Ngày 12 tháng 7 năm2007 STT DIỄN GIẢI SỐ HIỆU TÀI KHOẢN SỐ TIỀN GHI CHÚ Nợ Có Tiền lương phải trả cho công nhân tổ cuốn cuộn 622 334 42.087.980 Cộng 42.087.980 Cuối quý, kế toán tổng hợp tại đơn vị căn cứ vào chứng từ ghi sổ để lên Sổ cái TK 622 SỔ CÁI TK622 Quý III/2007 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ 12/07/2007 Tiền lương phải trả cho công nhân tổ cuốn cuộn 334 42.087.980 Cộng phát sinh 42.087.980 Số dư cuối kỳ 42.087.980 2.3 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 2.3.1. Kiểm soát vật chất Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí tổng hợp rất khó kiểm soát. Vì vậy, Ban lãnh đạo yêu cầu các khoản chi phục vụ quản lý phân xưởng phải có chứng từ đầy đủ và hợp lý, phải được xét duyệt của Ban giám đốc, tổ trưởng mới được chi. a.Đối với chi phí NVL, công cụ dụng cụ: Xuất dùng cho bộ phận quản lý phân xưởng được kiểm soát căn cứ vào Giấy đề nghị cấp vật tư do tổ trưởng lập đã được Giám đốc duyệt. Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện giống kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. b.Đối với chi phí nhân viên quản lý phân xưởng : Được kiểm soát căn cứ vào Bảng chấm công, danh sách nhân viên quản lý, bảng tính lương…Việc phân chia trách nhiệm được thực hiện giống kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp c.KSNB về chi phí khấu hao TSCĐ Nội dung chi phí khấu hao TSCĐ: TSCĐ trong công ty rất đa dạng, trải dài ở nhiều khu vực, thành phố, tỉnh, bao gồm nhà cửa, máy móc, phương tiện vận tải…Do đó, việc quản lý, trích khấu hao TSCĐ rất khó khăn. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức khấu hao theo đường thẳng như quy định của Bộ Tài chính và quy định riêng của ngành. Kế toán lập bảng tính khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn và theo loại hình SXKD để làm chứng từ định khoản nghiệp vụ khấu hao. Hệ thống sổ sách ghi chép bằng tay gồm có các loại sau: Sổ chi tiết tình hình hiện có của TSCĐ, sổ chi tiết tình hình tăng giảm TSCĐ trong kỳ, thẻ TSCĐ, mỗi TSCĐ được ghi trên 1 thẻ, chi tiết theo mã TSCĐ, tên, số năm sử dụng, đơn vị tính, quy cách chất lượng, nơi sử dụng, thời gian tăng…, sổ chi tiết TSCĐ tham gia tính khấu hao, các định khoản tăng, giảm TSCĐ, định khoản khấu hao. Các thủ tục KSNB về chi phi khấu hao TSCĐ Trình tự mua sắm TSCĐ tương tự như quá trình mua nguyên vật liệu. Riêng đối với TSCĐ cần kiểm tra giá trị, đặc điểm kỹ thuật của tài sản, chất lượng của tài sản. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan, chứng từ thanh toán. Kiểm tra việc thực hiện quá trình mua sắm, đầu tư, lựa chọn nhà thầu cung cấp, nhà thầu xây dựng, lắp đặt. Kiểm tra việc cập nhật số liệu trích khấu hao vào giá thành với số liệu tổng hợp khấu hao trong chương trình quản lý TSCĐ. Kiểm tra các tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao vào từng loại hình SXKD, kiểm tra tính chính xác, tính hợp lý của các mức trích khấu hao. d/KSNB về chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Công ty quản lý tập trung chi phí SCL tại Công ty, hạch toán kết chuyển TK 335 vào giá thành sản phẩm.Các khoản cấp phát vốn SCL giữa Công ty và đơn vị,kết chuyển chi phí SCL thực hiện tại đơn vị được mở sổ sách theo dõi trên TK 136, 336 về chi phí SCL Các thủ tục KSNB chi phí SCL được thực hiện qua các công việc sau: Kiểm tra, đối chiếu giữa chứng từ, sổ sách với thực tế thực hiện, so sánh, đối chiếu giữa thực tế với kế hoạch, dự toán được duyệt, cụ thể là: Đối chiếu giữa vật tư, thiết bị xuất dùng cho công việc SCL với dự toán, kế hoạch đã được duyệt về số lượng, khối lượng, chủng loại, giá xuất kho. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ xuất kho như: phiếu đề nghị cấp vật tư, phiếu xuất kho. Kiểm tra, đối chiếu vật tư thực tế sử dụng với hồ sơ quyết toán vật tư. Đối chiếu chi phí nhân công với các định mức đã đề ra. Tại các đơn vị, khi tiến hành sửa chữa lớn đều phải tuân theo các thủ tục kiểm soát mà Công ty đã ban hành như sau: Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu dùng trong quá trình SCL: các thủ tục kiểm soát đã được đề cập kỹ ở phần 2.1. Phòng kế toán căn cứ văn bản phê duyệt quyết toán để hạch toán, cập nhật vào máy tính. Cuối mỗi quý, tổng hợp báo cáo công việc SCL lên Công ty. Kế toán Công ty tiền hành rà soát tất cả các công trình hoàn thành, công trình dở dang với kế hoạch sửa chữa lớn đã được duyệt và lập chứng từ ghi sổ hạch toán kết chuyển vào công trình hoàn thành ở yếu tố chi phí SCL trong kỳ của toàn Công ty. Kiểm soát chi phí khác bằng tiền: Kiểm tra, đối chiếu số liệu đưa vào quyết toán với các chứng từ thực tế phát sinh của các chi phí (như:chi phí nghiệm thu, chi phí thiết kế, chi phí quyết toán…) Các đơn vị khi tiến hành công tác SCL dưới sự cho phép của Công ty đều phải thực hiện tất cả các thủ tục như trên.Tuy nhiên, do phạm vi hoạt động của Công ty rộng lớn như vậy nên đã hạn chế sự tiếp cận cũng như kiểm tra, giám sát của Công ty. Do đó, vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau: ở các đơn vị, công tác SCL có trường hợp thực hiện không đúng mục đích, không đúng với dự toán (thay vì sửa chữa lại thực hiện xây dựng mới; hoặc thay vì làm công trình này lại thực hiện sửa chữa công trình khác). Hoặc việc xử lý, kiểm tra, phê duyệt tài liệu, hồ sơ của các đơn vị gởi lên Công ty nhiều khi còn chậm, việc hạch toán, quản lý giá thành nhiều khi không đúng kỳ. e.Đối với các khoản chi bằng tiền, chi cho dịch vụ mua ngoài : Được kiểm soát căn cứ vào Giấy đề nghị của tổ trưởng và các chứng từ liên quan ( phiếu chi, giấy báo nợ, hoá đơn…). 2.3.2. Kiểm soát quá trình ghi chép a. Hệ thống kế toán chi tiết Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán sẽ vào sổ chi tiết TK 627. Cuối kỳ, kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ và lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Quý III/2007 TT Nội dung chi phí TK ghi Nợ Số tiền 1 Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng TK 6271 89.375.000 2 Chi phí vật liệu TK 6272 45.389.000 3 Chi phí công cụ dụng cụ TK 6273 43.028.000 4 Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6274 18.965.000 5 Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6277 25.025.000 6 Chi phí bằng tiền khác TK 6278 9.438.697 Tổng cộng 231.220.697 Tại Công ty, chi phí sản xuất chung cuối kỳ được phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp vào các sản phẩm sản xuất BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Quý III/2007 HMCT Chi phí NCTT Tỷ lệ phân bổ chi phí SXC Chi phí SXC phân bổ Sản xuất tôn mạ kẽm 337.829.054 0,6 202.697.432 Sản xuất tôn mạ màu 47.538.775 0,6 28.523.265 Tổng cộng 385.367.829 231.220.697 b. Hệ thống kế toán tổng hợp Hàng ngày, kế toán tổng hợp lên chứng từ ghi sổ. Sau đó, kế toán chi phí lên Sổ Cái TK627 SỔ CÁI TK 627 Quý III/2007 Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu kỳ Chi phí nhân viên quản lý phân xưởng 334 89.375.000 Chi phí vật liệu 152 45.389.000 Chi phí công cụ dụng cụ 153 43.028.000 Chi phí khấu hao TSCĐ 214 18.965.000 Chi phí dịch vụ mua ngoài 331 25.025.000 Chi phí bằng tiền khác 338 9.438.697 Cộng số phát sinh 231.220.697 Số dư cuối kỳ 231.220.697 Nhận xét về kiểm soát nội bộ tại công ty 1.Ưu điểm: 1.1.Môi trường kiểm soát 1.1.1. Môi trường bên trong: a. Cơ cấu tổ chức tại công ty Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng. Bộ máy gọn gàng, khoa học, có sự phân công, phân cấp chặt chẽ, rạch ròi (Minh hoạ:Sơ đồ Bộ máy quản lý, mục III.1).Tại Công ty, có sự phân định trách nhiệm cụ thể giữa các thành viên trong Ban giám đốc. Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc, các phòng ban thuộc khối văn phòng Công ty đều được xác định rõ ràng (vấn đề này đã được nhắc đến ở mục III.2). Mỗi đơn vị trực thuộc Công ty đều có Ban giám đốc đơn vị, các phòng. Mỗi đơn vị xây dựng quy chế phân công, phân nhiệm của đơn vị mình dưới sự chỉ đạo của Giám đốc đơn vị. Điều này tạo thuận lợi cho các nhà quản lý dễ dàng chỉ đạo công việc cũng như việc truy cứu trách nhiệm trong các trường hợp sai phạm. b. Chính sách nhân sự Công ty đã có một chính sách nhân sự hợp lý, cụ thể là việc xây dựng và ban hành quy chế phân phối tiền lương một cách công khai, dân chủ. Những chính sách trên đã khiến cho người lao động làm việc một cách nhiệt tình, công hiến hết khả năng trí tuệ cũng như tâm huyết của mình cho Công ty. Nhìn chung, mức thu nhập của CBCNV trong Công ty là tương đối khá và ổn định, đây cũng là một yếu tố góp phần nâng cao tính trung thực, liêm chính, lòng nhiệt tình và ý thức trách nhiệm với công việc. c. Quan điểm, phong cách của người lãnh đạo Tư cách, phẩm chất đạo đức của người lãnh đạo đã được trình bày trong mụcB.I.1.2.3.Điều này là một trong những yếu tố góp phần vào sự thành công của công ty như hiện nay. d. Công tác kế hoạch hoá Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra một cách thuận lợi và giảm thiểu chi phí.Việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc nó trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. 1.1.2. Môi trường bên ngoài Công ty nằm ở trung tâm thành phố nên rất thuận lợi cho việc vận chuyển, kinh doanh, giao dịch với khách hàng. Nhà cung cấp là những công ty có uy tín và làm ăn lâu dài với công ty. 1.2. Hệ thống kế toán Công ty áp dụng hình thức “ Chứng từ ghi sổ” đã giúp công ty giải quyết công việc một cách linh hoạt, chính sách đảm bảo đầy đủ các yêu cầu, nguyên tắc cơ bản trong công tác hạch toán. Bộ máy kế toán khá ổn định trong việc phân công vai trò trách nhiệm rõ ràng, các nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn và năng lực khá vững vàng luôn nắm bắt được những biến động của thị trường. Mỗi nhân viên đều có tinh thần trách nhiệm cao đảm bảo chi công tác kế hoạch tại công ty. Phòng kế toán tại công ty được trang bị hệ thống máy tính đầy đủ để khắc phục công tác kế toán, nên công tác kế toán tại công ty hoạt động rất tốt và có hiệu quả, số liệu sổ sách kế toán được phản ánh kịp thời. Số liệu kế toán hiện nay được xử lý bằng máy vi tính nên số lượng công việc có phần nhanh hơn, giúp cho thời gian làm việc được rút ngắn lại. Nhờ có tổ chức bộ máy kế toán có trình độ, năng lực vững vàng nên công tác kế toán tại công ty luôn hoàn thành nhiệm vụ đề ra một cách tốt đẹp nhất. Chứng từ luôn được lập ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Nội dung phản ánh vào chứng từ ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu. Chứng từ được lập nhanh chóng, chính xác, kịp thời bảo đảm phản ánh tình hình hoạt động SXKD của của các đơn vị. Khâu lập chứng từ được thực hiện riêng theo từng loại chứng từ như: Chứng từ vốn kinh doanh, chứng từ nộp tiền điện, chứng từ vay vốn, chứng từ cấp phát vốn đầu tư XDCB,.... 2.Nhược điểm: 2.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát tại Công ty nhìn chung rất tốt, mô hình tổ chức quản lý đa dạng, phù hợp với quy mô họat động SXKD rộng lớn trên khắp miền Trung, quan điểm quản lý cũng như năng lực điều hành của Lãnh đạo, của cán bộ quản lý rất phù hợp, công tác tổ chức nhân sự nhất quán.Tuy nhiên,vẫn còn một số nhược điểm như: Công tác lập kế hoạch, lập dự toán, lập phương án SXKD còn chưa sát với thực tế . Hằng năm, Công ty nhận được kế hoạch SXKD,kế hoạch tài chính do Tổng Công ty giao, trên cơ sở đó Công ty sẽ giao lại kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc. Việc xây dựng kế hoạch, dự toán, lập phương án SXKD tùy thuộc vào tình hình thực tế của từng địa bàn, phương hướng phát triển và các định mức của Nhà nước cũng như các Ngành ban hành. Tuy nhiên, có một số định mức đã quá cũ, quá lạc hậu như định mức dịch vụ mua ngoài, định mức chi phí khác bằng tiền, định mức vật liệu cho 1 sản phẩm…dẫn đến công tác lập kế hoạch chưa sát với tình hình thực tế, bắt buộc chi phí phải thực hiện theo định mức, quyết toán không phù hợp. Chưa có những quy định về quản lý, về quy trình thực hiện công tác sửa chửa thường xuyên, TSCĐ, xử lý sự cố…từ khâu lập phương án, lập dự trù vật tư đến khâu thực hiện, xuất dùng vật tư cũng như thu hồi vật tư. Do đó, có nhiều khi thực hiện công tác sửa chữa nhưng không lập dự trù chi tiết vật tư dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát vật tư, bộ phận kế toán và bộ phận vật tư không thể kiểm soát được số lượng cũng như thời gian thu hồi vật tư công trình, làm căn cứ quyết toán vật tư xuất dùng và làm cơ sở để hạch toán giảm giá thành sản phẩm. Nhiều khi thực hiện công tác sửa chữa nhưng không lập dự trù chi tiết vật tư dẫn đến khó khăn trong việc kiểm soát vật tư cũng như giá thành, làm giảm tính hữu hiệu của công tác kiểm kê hàng tồn kho. Hiện nay, Công ty vẫn chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ nên việc kiểm tra, kiểm soát công tác kế toán ở Công ty chưa chặt chẽ, kiểm soát chi phí SXKD vẫn chưa đạt hiệu quả cao. Do đó, một yêu cầu cần thiết nhất hiện nay mà Công ty phải thực hiện đó là: +Cần xây dựng lại các định mức cho phù hợp với tình hình thực tế. +Phải xây dựng các quy định về quản lý và thực hiện công tác SCTX TSCĐ, xử lý sự cố. +Nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ tại Công ty để nâng cao hơn nữa hiêu quả công tác KSNB về chi phí. 2.2. Hệ thống kế toán 2.2.1. Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ Công tác kiểm soát chứng từ theo hai bước kiểm soát ban đầu và kiểm soát lại tại Cơ quan Công ty và tại các đơn vị trực thuộc Công ty không được thực hiện một cách đồng bộ và liên tục. Khâu kiểm soát lại thường chỉ được thực hiện vào những ngày cuối kỳ kế toán, điều này không kiểm soát lại được tính chính xác, hợp lý, hợp lệ thuộc tính chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trên các định khoản kế toán mà các kế toán viên đã lập, dẫn đến các báo cáo kế toán, báo các quản trị tài chính của đơn vị thiếu chính xác. Một vài mẫu chứng từ kế toán được xây dựng chưa phát huy hết chức năng kiểm soát hoạt động. Ngoài ra, các chứng từ kế toán được mở một cách tùy ý, không có tính liên tục dẫn đến các chứng từ dễ bị thất lạc, bỏ sót, rất khó kiểm soát. Nhìn chung, tại cơ quan Công ty cũng như tại các đơn vị trực thuộc đều có sự phối hợp tốt giữa các phòng ban trong việc quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số vấn đề chưa hợp lý trong việc phối hợp, luân chuyển các chứng từ, cụ thể như: Khi công việc sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên, xử lý sự cố…hoàn thành, việc quyết toán vật tư xuất dùng thường chậm trễ, vật tư thu hồi nhập kho chậm hoặc không nhập kho. Do đó, gây ảnh hưởng đến giá vật tư cũng như yêu cầu quản lý vật tư, ảnh hưởng đến giá thành công việc sửa chữa và công tác hạch toán kế toán. Một số văn bản của Công ty yêu cầu việc điều động vật tư từ đơn vị này sang đơn vị khác, hoặc trong cùng một đơn vị nhưng đến phòng tài chính chậm hơn so với phiếu xuất cho nên đã dẫn đến những sự nhầm lẫn trong việc hạch toán. Công tác tổ chức, luân chuyển chứng từ phục vụ cho công tác kiểm soát chưa phát huy hết vai trò kiểm soát trong việc xác nhận tính chính xác, đầy đủ của các chứng từ liên quan, việc đối chiếu số liệu cũng chưa thực hiện một cách toàn diện, một số chứng từ vẫn chưa được hoàn thiện. Các báo cáo kế toán chưa phát huy hết vai trò phân tích chi phí, chưa có các thông tin phản ảnh sự biến động giữa chi phí thực tế phát sinh với kế hoạch hoặc dự toán để từ đó có thể xác định được những nguyên nhân ảnh hưởng tới những sự biến động trên, đó cũng là cơ sở để các nhà quản lý có thể tìm ra các giải pháp ngăn ngừa, hạn chế tối đa sự biến động và đưa ra các biện pháp quản lý chi phí có hiệu quả hơn. Quá trình phối hợp, luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận chưa được thực hiện một cách nhuần nhuyễn, kịp thời. Chính vì thế, cần phải bổ sung thêm một số báo cáo phục vụ cho công tác kiểm soát cũng như hoàn thiện thêm một số chứng từ, một số mẫu sổ sách tập hợp chi phí SXKD tại Công ty. Như vậy, công tác KSNB tại Công ty chắc chắn sẽ đạt hiệu quả cao hơn. 2.2.2. Hệ thống sổ sách kế toán Các loại sổ sách đang áp dụng tại Công ty nhìn chung tương đối phù hợp. Tuy nhiên, vẫn còn một số mẫu sổ kế toán được thiết kế chưa hợp lý, chưa đáp ứng nhu cầu quản lý chi phí như: Bảng quyết toán vật tư còn thiếu sự xác nhận của một số bộ phận trực tiếp liên quan Chưa xây dựng mẫu sổ theo dõi các loại công cụ, dụng cụ áp dụng thống nhất trong toàn Công ty, nên mỗi đơn vị quản lý theo các phương pháp khác nhau, tự thiết kế cho mình một mẫu sổ riêng và tổ chức ghi chép không thống nhất. Cụ thể như ở Kontum, Đăclăc, … cho đến nay vẫn chưa thể thiết kế mẫu sỗ ghi chép trên máy tính, các đơn vị này vẫn còn ghi chép bằng tay để theo dõi công cụ, dụng cụ trong khi các đơn vị còn lại đã thiết kế mẫu sổ và ghi chép trên máy tính và định kỳ in sổ theo dõi để kiểm tra và phục vụ công tác kiểm kê. Như vậy, công tác kiểm tra, kiểm soát gặp nhiều khó khăn, việc quản lý còn nhiều bất cập, mất mát, quên không theo dõi, kiểm kê không phản ánh chính xác, ảnh hưởng đến giá trị phân bổ vào giá thành 2.3.Thủ tục kiểm soát Như đã đề cấp ở các phần trên, phạm vi hoạt động của Công ty trải dài trên khắp các tỉnh thành miền Trung, Tây nguyên. Với phạm vi hoạt động rộng lớn như vậy nên công tác quản lý, hạch toán và kiểm soát còn gặp nhiều khó khăn. Các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu phát sinh ở các đơn vị, Công ty chỉ việc tổng hợp số liệu và lập các báo cáo, do đó công việc diễn ra rất khẩn trương, tốn nhiều thời gian và không thể tránh khỏi những thiếu sót, việc số liệu không trùng khớp thường xuyên xảy ra ảnh hưởng đến thời gian cũng như tính chính xác của các báo cáo được lập. Đồng thời,công tác kiểm tra, kiểm soát tình hình thực tế của Công ty với các đơn vị còn rất hạn chế. Quá trình kiểm tra này chỉ diễn ra mỗi năm từ 1 đến 2 lần trong khoảng thời gian từ 2 đến 3 ngày, với một thời lượng như vậy thì việc kiểm tra, kiểm soát còn rất qua loa, điều này sẽ làm cho các đơn vị dễ dàng luồng lách, đối phó. Hằng năm, đoàn kiểm tra Công ty sẽ tiến hành đi đến tất cả các đơn vị trực thuộc khắp miền Trung để đối chiếu, xem xét sự hợp lý của các số liệu mà các đơn vị nộp lên. Tuy nhiên, do thời gian hạn chế như vậy nên việc kiểm soát chỉ thực hiện trên cơ sở chọn mẫu, chưa đảm bảo độ chính xác cao. Một vấn đề đáng quan tâm hơn nữa đó chính là năng lực của các cán bộ thuộc đoàn kiểm tra, vẫn có những cán bộ chưa nắm vững được công việc được phân công dẫn đến chất lượng kiểm tra, kiểm soát chưa cao, chưa phản ảnh đúng thực trạng công tác hạch toán và quản lý chi phí SXKD tại các đơn vị cũng như những khó khăn của họ. Công tác kiểm soát, giám sát tại Công ty cũng như tại các đơn vị trực thuộc vẫn chưa được thực hiện một cách đầy đủ. Cụ thể như việc kiểm soát lại trước khi ký duyệt các phương án, các chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, định khoản kế toán chưa được chú trọng và chưa thực hiện nghiêm túc. Các chứng từ ghi sổ hầu như chỉ được ký một lần vào cuối năm tài chính thay vì ký ngay khi lập xong từng chứng từ ghi sổ hoặc khi ký duyệt các phương án sữa chữa, việc kiểm tra, xem xét nội dung cũng như hiệu quả của phương án chưa được thực hiện kỹ lưỡng.Việc đối chiếu số liệu cấp phát, thu nộp giữa Công ty và các đơn vị không thực hiện thường xuyên. Trách nhiệm xử lý kết quả kiểm tra, kiểm soát chưa được quan tâm cao. Giám đốc Công ty, Giám đốc các đơn vị cũng như lãnh đạo các bộ phận liên quan chưa quan tâm đến việc chỉ đạo khắc phục những nhược điểm rút ra từ các báo cáo kiểm toán, báo cáo thẩm tra quyết toán…, chưa có biện pháp khen thưởng, xử phạt đúng mức. Một số thủ tục kiểm soát vật tư còn nhiều thiếu sót. Công ty chưa ban hành quy chế quản lý cụ thể đối với việc mua sắm và sử dụng vật tư phát huy được hết vai trò kiểm soát như việc theo dõi, quản lý vật tư thực tế xuất kho cho mượn. Cụ thể như khi xuất kho vật tư cho mượn, thủ kho sẽ theo dõi trên một sổ riêng, không cần lập phiếu xuất kho, không ghi giảm giá trị vật tư trên sổ sách kế toán cho nên phòng vật tư không theo dõi được số lượng cũng như hiện trạng vật tư thực tế tồn kho, vật tư cho mượn. Hoặc các thủ tục mua sắm vật tư, hàng hóa cũng như việc lựa chọn nhà thầu cung cấp không chặt chẽ. Chẳng hạn như, theo quy định của Công ty thì việc lực chọn nhà thầu phải được thực hiện thông qua hình thức đấu thầu. Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp đơn vị thực hiện không làm theo quy định này, điều đó đã làm ảnh hưởng đến chất lượng vật tư , hàng hóa. Nhìn chung, công tác KSNB chi phí SXKD tại Công ty còn nhiều hạn chế dẫn đến tình trạng thất thoát nhiều vật tư, tài sản. Một số thủ tục kiểm soát vẫn chưa đạt hiệu quả cao như kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí điện, nước, điện thoại…Do đó, cần thiết phải giải quyết một số vấn đề sau: Công ty cần tăng cường công tác kiểm tra đối với các đơn vị trực thuộc (nhất là các đơn vị). Cần phải quan tâm hơn nữa trách nhiệm xử lý kết quả kiểm tra, kiểm soát. Công ty cần xây dựng thêm một số thủ tục kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu, chi phí dịch vụ mua ngoài… II. Nhận xét về công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty 1. Ưu điểm 1. 1.Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công ty cũng đã ban hành các thủ tục kiểm soát đối với chi phí nguyên vật liệu. Làm cơ sở cho việc thực hiện không những ở trong công ty mà còn áp dụng đối với các đơn vị thành viên. Nhờ đó mà công tác kiểm soát được thống nhất Công ty có quản lý về mặt lượng, mặt giá trị. Phương pháp xác định giá nhập, giá xuất phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty. Quản lý vật liệu theo từng đối tượng sử dụng, từng chủng loại, từng phân xưởng, từng địa điểm, từng sản phẩm. Công ty có áp dụng nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm Thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát việc nhập, xuất vật liệu; việc hạch toán phân bổ giá trị vật liệu vào giá thành đúng quy định , tiêu thức phân bổ có nhất quán . Kiểm tra việc cập nhật số liệu vào chương trình máy, quy trình hạch toán và phương pháp tính giá hàng tồn kho thống nhất, có phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, phù hợp với các quy định để nhằm đảm bảo tính giá thành một cách chính xác. 1.2.Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Việc kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp sản xuất tại công ty tương đối chặt chẽ. Chỉ tồn tại một số nhược điểm không nghiêm trọng sẽ được trình bày ở phần 2.2. 1.3.Kiếm soát chi phí sản xuất chung Đây là một khoản mục rất phức tạp nhưng công ty đã biết phân loại đúng chi phí và phân công phân nhiệm cụ thể tránh tình trạng công việc chồng chéo. Sử dụng hệ thống tài khoản và các báo cáo về khoản mục này hợp lý Thực hiện trên cơ sở các định mức đã được công ty xây dựng 2.Nhược điểm 2.1. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Công ty mua nguyên vật liệu từ nhà cung cấp dựa trên mối quan hệ quen biết lâu nay. Đây cũng là một hạn chế vì như thế công ty có thể sẽ không mua được nguyên vật liệu có giá thấp hơn nhưng chất lượng vẫn đảm bảo Chưa có công tác tiếp cận thị trường để có thể tìm ra những nguyên vật liệu có thể thay thế với chi phí thấp hơn nhưng chất lượng sản phẩm vẫn không thay đổi. Đối với một số vật tư xuất dùng không hết thì không được quản lý chặt chẽ và thường không được phản ánh vào sổ sách Chưa kiểm soát chặt chẽ ở khâu sử dụng nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu còn lãng phí do ý thức của công nhân chưa cao. Chưa kiểm soát số lượng vật tư còn lại cuối kỳ 2.2.KIểm soát chi phí nhân công trực tiếp Việc chấm công ở các bộ phận cũng như ở các phòng ban chỉ mang tính hình thức chưa đi sát với thực tế và chưa theo dõi một cách đầy đủ Bảng chấm công theo quy định là phải để nơi công khai cho người lao động có thể xem số ngày làm thực tế trong tháng của mình được theo dõi như thế nào? Có đúng không? Nhưng thực tế Bảng chấm công do tổ trưởng của các bộ phận chấm công và giữ cuối tháng mới công bố. 2.3.Kiểm soát chi phí sản xuất chung Do phạm vi hoạt động của Công ty rộng lớn như vậy nên đã hạn chế sự tiếp cận cũng như kiểm tra, giám sát của Công ty. Do đó, vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau: ở các đơn vị, công tác sửa chửa lớn TSCĐ có trường hợp thực hiện không đúng mục đích, không đúng với dự toán (thay vì sửa chữa lại thực hiện xây dựng mới; hoặc thay vì làm công trình này lại thực hiện sửa chữa công trình khác). Hoặc việc xử lý, kiểm tra, phê duyệt tài liệu, hồ sơ của các đơn vị gởi lên Công ty nhiều khi còn chậm, việc hạch toán, quản lý giá thành nhiều khi không đúng kỳ. Nhìn chung, công tác KSNB chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác ở Công ty cũng như ở các đơn vị thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên,vẫn chưa xây dựng định mức một số khoản chi phí như điện, điện thoại…để tăng cường hơn nữa việc quản lý chi phí. Ngoài ra, có một số khoản chi phí khác bằng tiền phát sinh thường xuyên như chi phí cho các buổi họp hành, chi phí thuê thiết bị, thuê khách sạn…mặc dù không có hóa đơn hoặc hóa đơn không ghi ngày, không ký nhận tiền…mà Lãnh đạo đơn vị, kế toán trưởng vẫn ký phiếu chi, kế toán định khoản và hạch toán vào chi phí SXKD điện trong kỳ. Việc kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ gốc trước khi lập phiếu chi, chứng từ ghi sổ…còn qua loa, chiếu lệ ảnh hưởng đến việc xác định các chi phí hợp lý, hợp lệ. Việc hạch toán vật tư xuất dùng cho công tác sửa chửa thường xuyên, xử lý sự cố…vào giá thành sản phẩm chưa chính xác do khi có yêu cầu sử dụng vật tư, phòng vật tư lên phiếu xuất, phòng kế toán định khoản và hạch toán thẳng vào giá thành dẫn đến việc xuất thừa vật tư cũng được tính vào giá thành, làm cho giá thành trở nên cao hơn so với thực tế phát sinh. III. Kiến nghị hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ tại công ty Xây Lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung. 1.Hoàn thiện môi trường kiểm soát 1.1.Công tác kế hoach hoá Đối với các định mức, cần phải xây dựng sát với thực tế hơn, nên xóa bỏ các định mức đã quá cũ, quá lạc hậu…để có thể lập kế hoạch, dự toán được phù hợp với thực tế hơn cũng như áp dụng các định mức vào việc thực hiện chi phí, quyết toán chính xác hơn. Các định mức chi phí vật liệu, định mức chi phí dịch vụ mua ngoài, định mức chi phí khác bằng tiền…cho 1 sản phẩm nên được xây dựng bằng phương pháp thống kê việc sử dụng thực tế các loại chi phí qua nhiều năm liên tục, kết hợp với phương pháp chuyên gia nhận định tình hình thực tế các mặt hoạt động SXKD, yếu tố lạm phát, trược giá để đưa ra được định mức cho từng loại chi phí . Cần phải xây dựng các quy định, quy chế quản lý, xây dựng các quy trình thực hiện công tác sửa chửa thường xuyên TSCĐ, xử lý sự cố…từ khâu lập phương án, lập dự toán, dự trù vật tư đến khâu thực hiện, quyết toán cũng như thu hồi vật tư. Có như vậy thì việc cải tiến công tác lập kế hoạch, dự toán mới thực hiện được. 1.2.Thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ Để nâng cao hơn nữa hiệu quả trong công tác KSNB chi phí SXKD tại Công ty , nhất thiết nên thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ. Bởi thông qua kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho doanh nghiệp xác nhận tính đúng đắn, tính hợp pháp của các tài liệu, số liệu kế toán, báo cáo quyết toán …của doanh nghiệp. Nó chỉ ra những sai sót, khuyết điểm trong việc thực hiện các chính sách, chế độ tài chính kế toán của Nhà nước, những quy định của pháp luật. Kiểm toán sẽ trực tiếp giúp cho công tác quản lý, công tác chuyên môn nghiệp vụ tài chính kế toán của doanh nghiệp đi vào nề nếp, tự đánh giá lại, rút kinh nghiệm để có những biện pháp chỉ đạo và thực hiện tốt hơn. Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận chức năng giúp Giám đốc Công ty xác nhận, kiểm tra và đánh giá toàn bộ kết quả hoạt động SXKD của các đơn vị thành viên và của toàn Công ty. Bộ phận này có những nhiệm vụ cụ thể như sau: Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt là sự tuân tủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính kế toán, quy định, quyết định của Giám đốc. Kiểm tra sự phù hợp, hiệu quả của hệ thống KSNB. Phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, sử dụng vốn và tài sản. Đề xuất những kiến nghị và biện pháp xử lý các sai phạm, cũng như đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện hệ thống quản lý, điều hành của các đơn vị thành viên cũng như của Công ty. Phối hợp và làm việc trực tiếp với các đơn vị kiểm toán độc lập khi Công ty ký hợp đồng với các đơn vị đó. Lập kế hoạch kiểm toán các đơn vị thành viên trong Công ty. Xây dựng kế hoạch và kiểm toán hàng năm đối với các mặt hoạt động trong đơn vị. Với các nhiệm vụ trên, bộ phận kiểm toán nội bô sẽ góp phần rất tích cực trong việc KSNB về chi phí SXKD ngày càng hoàn thiện và hiệu quả hơn. 2. Hoàn thiện hệ thống kế toán 2.1.Hoàn thiện một số chứng từ liên quan đến việc phát sinh chi phí SXKD Các mẫu chứng từ được Công ty thiết kế và áp dụng thống nhất tại Công ty cũng như tại các đơn vị. Nhìn chung, các chứng từ đã được tổ chức tốt, tuy nhiên vẫn còn một số chứng từ chưa hoàn hảo và chúng cần phải được hoàn thiện hơn để phục vụ tốt công tác kiểm soát Tất cả các chứng từ đều phải được đánh số liên tục, có như vậy mới giúp cho việc kiểm soát được thực hiện chặt chẽ hơn. Bởi một khi sự liên tục của chứng từ bị gián đoán thì ta có thể dể dàng phát hiện những nghi ngờ và dựa vào đó chúng ta sẽ tìm hiểu lý do khiến một số chứng từ bị thất lạc. IV.Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty 1. Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Cần tăng cường các biện pháp quản lý chặt chẽ đối với các loại nguyên vật liệu. Ban hành quy chế quản lý đối với công tác mua sắm và sử dụng vật tư. Cụ thể như sau: Đối với công tác mua sắm vật tư: Xuất phát từ tình hình thực tế, các đơn vị lập kế hoạch mua sắm vật tư của năm kế hoạch nộp về Công ty cùng với những hồ sơ liên quan đến việc lập kế hoạch như: nhu cầu vật tư dự phòng cho sản xuất, xử lý sự cố đột xuất, hoặc kế hoạch sản xuất, sửa chữa...Từ đó, Công ty sẽ tổng hợp trình Tổng Công ty duyệt. Trên cơ sở kế hoạch vật tư mà các đơn vị lập, phòng vật tư Công ty phối hợp với các phòng chức năng Công ty tổ chức thẩm tra, tổng hợp, lập kế hoạch mua sắm trình Giám đốc Công ty duyệt. Thời gian thực hiện mua sắm vật tư phải theo qui định trong kế hoạch đấu thầu đã phê duyệt. Những loại vật tư thiết bị có khối lượng, giá trị lớn nằm trong kế hoạch sản xuất kinh doanh, sửa chữa lớn và xây dựng cơ bản…nhất thiết phải tổng hợp từ nhiều đơn đặt hàng để tiến hành phân chia theo từng đưn đặt hàng và lựa chọn hình thức mua sắm cho phù hợp (đấu thầu, chào giá cạnh tranh…). Tuyệt đối không được xé lẻ để tố chức mua sắm trực tiếp không thông qua đấu thầu, trừ các trường hợp mua sắm vật tư do nhu cầu cấp bách để khắc phục, xử lý sự cố, khắc phục hậu quả bão lụt….Công ty nên trực tiếp thực hiện công tác mua sắm, sau đó sẽ cấp lại cho các đợn vị sử dụng. Có như vậy, việc quản lý công tác mua sắm vật tư sẽ được thực hiện chặt chẽ hơn. Vật tư thiết bị mua sắm nhất thiết phải đúng chủng loại, số lượng trong kế hoạch đã được duyệt. Trường hợp thay đổi về chủng loại, số lượng phải làm văn bản nêu rõ lý do thay đổi được cấp thẩm quyền phê duyệt bổ sung trước khi mua sắm. Kế hoạch đấu thầu mua sắm phải được thực hiện nghiêm túc, nếu mua sắm bằng hình thức đấu thầu, chào giá cạnh tranh phải thực hiện theo đúng thủ tục và trình tự quy định như phải có kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, mở thầu, xét chọn và báo cáo kết quả đấu thầu, thương thảo, ký kết hợp đồng… Doanh nghiệp nên áp dụng cách thức đòi ít nhất 3 báo giá từ 3 nhà cung cấp độc lập nhau mỗi khi mua hàng về để tránh sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và nhà cung cấp để báo với giá cao. Sử dụng các phương pháp hay hệ thống quản trị vật tư tiên tiến như hệ thống quản lý tự động bằng máy tính, hệ thống tồn kho đúng thời điểm. QUY TRÌNH KIỂM SOÁT MUA NVL Bộ phận sản xuất Kế toán Bộ phận kho Ban kiểm nghiệm vật tư Bộ phận kho Báo cáo vật tư tồn kho Phiếu đề nghị mua vật tư Ghi sổ và lưu hồ sơ Nhập kho và ký phiếu Kiểm tra và nhận vật tư Bộ phận vật tư Nhà cung cấp Đàm phán và đặt hàng Giao hàng và Hoá đơn Đối với quá trình xuất vật tư: Xuất vật tư trong nội bộ đơn vị: Sau khi thực hiện xong công tác mua sắm, phòng Vật tư của Công ty sẽ tiến hành cấp vật tư cho các đơn vị theo kế hoạch đã được duyệt. Tại các đơn vị, hàng tháng hoặc hàng quý, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, thiết kế dự toán được duyệt, định mức tiêu hao và khả năng thực hiện. Các bộ phận trong nội bộ đơn vị phải có kế hoạch sử dụng vật tư lập giấy đề nghị cấp vật tư để bộ phận Vật tư làm thủ tục cấp phát cho các bộ phận sử dụng. Trường hợp xuất kho vật tư ngoài kế hoạch thì phải có sự phê duyệt của thủ trưởng đơn vị kể cả trường hợp xuất vật tư để xử lý sự cố thì cũng phải được thủ trưởng đơn vị phê duyệt để đáp ứng yêu cầu giải quyết khắc phục sự cố nhanh nhất, sau khi kết thúc sự cố đơn vị phải làm lại đúng thủ tục quy định. Tất cả vật tư đưa ra khỏi kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ, nghiêm cấm hiện tượng đã ký nhận vật tư, phiêú xuất kho đã giao cho thủ kho nhưng chưa nhận vật tư mà gởi kho. Trường hợp vật tư đã lập phiếu xuất kho nhưng cần thiết phải điều chỉnh do các nguyên nhân ghi chép sai sót, nhầm lẫn về danh điểm, đơn vị tính, giá cả…thì bộ phận vật tư tại các đơn vị có trách nhiệm điều chỉnh phiếu xuất kho. Việc điều chỉnh phiếu xuất kho phải được thực hiện như sau: nếu nhầm lẫn được phát hiện trong tháng thì điều chỉnh trực tiếp phiếu xuất kho đó, nếu nhầm lẫn được phát hiện khác tháng thì bộ phận vật tư tại đơn vị cần căn cứ các chứng cứ chứng minh sự nhầm lẫn để lập phiếu xuất vật tư điều chỉnh, phiếu này phải được lưu cùng với phiếu xuất đã nhập. Đơn vị tính áp dụng cho vật tư phải thống nhất trong tất cả các loại chứng từ. Vật tư nhâp kho bằng đơn vị tính nào thì khi xuất phải bằng đơn vị tính đó. Định kỳ thường xuyên kiểm kê, đánh giá lại vật tư tồn kho, phải xác định mức dự trữ hợp lý của từng loại vật tư tránh tình trạng dự trữ vượt định mức, gây ứ đọng vốn. Đối với một số vật tư tồn đọng lâu ngày, không có nhu cầu sử dụng nữa thì nên giải quyết thanh lý để thu hồi vốn. Các vật tư sử dụng thừa cần phải quản lý chặt chẽ khâu hoàn nhập lại kho, tránh tình trạng thất thoát, chiếm đoạt của những người có liên quan. Công ty cần theo dõi số lượng vật tư còn lại cuối kỳ : + Nếu vật tư không cần sử dụng nữa thì tiến hành lập phiếu nhập kho + Nếu vật tư còn sử dụng tiếp thì bộ phận sử dụng lập phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ thành 2 bản ( 1 bản giao cho phòng vật tư, 1 bản giao cho phòng kế toán) Đơn vị:.... Bộ phận: ..... PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày tháng năm Số:.... Bộ phận sử dụng: STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH PHẨM CHẤT VẬT TƯ MÃ SỐ ĐVT SỐ LƯỢNG LÝ DO: CÒN SỬ DỤNG HAY TRẢ LẠI Phụ trách bộ phận sử dụng (ký, họ tên) Xuất vật tư cho mượn Xây dựng một số quy định đối với vấn đề xuất kho vật tư cho mượn tránh tình trạng khi kiểm kê thì không đúng với số lượng ghi trên sổ sách. Cụ thể như khi xuất kho vật tư cho mượn, cần yêu cầu thủ kho phải lập phiếu xuất kho, ghi giảm giá trị vào sổ sách…không nên theo dõi trên một sổ riêng, như vậy sẽ thuận lợi hơn trong công tác quản lý vật tư QUY TRÌNH XUẤT KHO VẬT TƯ Báo cáo nhu cầu vật tư Tổ trưởng tổ sản xuất Phiếu yêu cầu vật tư Phân xưởng trưởng Kiểm tra và xác nhận Phòng kinh doanh Ký duyệt Giám đốc Phiếu xuất kho Phòng kinh doanh Kiểm tra và ký duyệt Kế toán trưởng Ký duyệt Giám đốc Xuất kho Thủ kho Ghi sổ và lưu trữ Kế toán vật tư 2. Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp tại các tổ sản xuất phát sinh phụ thuộc vào các yếu tố: Thời gian làm việc của một ngày công, năng suất lao động…Đây là những yếu tố rất khó kiểm soát. Vì vậy, khi thực hiện quá trình kiểm soát loại chi phí này cần thiết phải xây dựng các thủ tục kiểm soát chặt chẽ. Kiểm soát đối với chi phí tiền lương Kiểm soát thông qua kế hoạch lao động- tiền lương Một cách hữu hiệu để kiểm soát chi phí tiền lương là hoạch định và theo dõi việc thực hiện các kế hoạch tiền lương. Hàng tháng, phòng kế toán sẽ tổng hợp, so sánh chi phí tiền lương thực tế với các cơ sở tính lương : lao động thực tế tại từng bộ phận, thời gian làm việc, đơn giá tiền lương, hệ số lương,…, so sánh chi phí tiền lương thực tế với kế hoạch tiền lương. Mọi sự khác biệt trọng yếu đều cần được phát hiện kịp thời. Kiểm soát thông qua việc phân công, phân nhiệm trong công tác về lao động- tiền lương Một vấn đề quan trọng khác là phải phân công, phân nhiệm giữa các chức năng để giảm bớt khả năng sai phạm. Thường cần phân chia các chức năng sau : theo dõi nhân sự, theo dõi thời gian và khối lượng công việc, lập bảng lương, thanh toán lương và ghi chép về tiền lương. KSNB thông qua việc đối chiếu số liệu trên sổ sách với chứng từ Đối chiếu tên và mức lương (hệ số lương cơ bản, hệ số chức vụ) trên bảng lương của từng phân xưởng, chi nhánh, từng phòng ban trong doanh nghiệp, với hồ sơ nhân viên tại bộ phận nhân sự. Đối chiếu số giờ công, ngày công trên bảng lương với các thẻ thời gian, bảng chấm công của các bộ phận sử dụng lao động. Kiểm tra việc tính toán trên bảng lương. So sánh tổng tiền lương trên bảng lương với số liệu trên phiếu chi, bảng kê chi lương. Kiểm tra các bảng kê chi tiết chi lương cho từng bộ phận, từng cá nhân có ký nhận lương hay không. Kiểm tra việc phân bổ chi phí tiền lương vào chi phí sản xuất trong kỳ KSNB đối với các khoản trích theo lương Kiểm tra việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, đúng đối tượng các nghiệp vụ liên quan đến các các khoản trích theo lương. Kiểm soát thông qua việc so sánh số liệu tính dồn trên các tài khoản phản ánh các khoản trích theo lương của kỳ này so với các kỳ trước để phát phát hiện những sai phạm hoặc bất hợp lý về các khoản trích theo lương. Đối chiếu số liệu đã tính các khoản trích theo lương với các căn cứ, các tỷ lệ quy định để trích các khoản này. 3.Hoàn thiện chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là một khoản mục chi phí tổng hợp bao gồm nhiều yếu tố chi phí như: chi phí nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí vật tư, công cụ dụng cụ, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dịch vị mua ngoài và chi phí bằng tiền khác có liên quan trực tiếp đến việc quản lý quá trình sản xuất. Đối với tiền lương của nhân viên quản lý phân xưởng được thanh toán theo thời gian thực tế làm việc thông qua bảng chấm công và bảng thanh toán lương. Đối với chi phí vật tư sử dụng cho quản lý phân xưởng được kiểm soát tương tự như khoản mục chi phí NVL trực tiếp. Đối với chi phí khấu hao TSCĐ, căn cứ vào lượng TSCĐ sử dụng cho sản xuất, vào sổ chi tiết TSCĐ và phương pháp tính khấu hao, hàng tháng kế toán sẽ lập bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và ký duyệt, sau đó ghi sổ kế toán và lưu hồ sơ. Lập kế hoạch mua sắm Khâu mua sắm TSCĐ Xét duyệt Bộ phận KTNB kiểm tra Tổ chức mua sắm Tổ chức tiếp nhận Kiểm tra chất lượng TSCĐ Lưu hồ sơ Khâu thanh lý TSCĐ Yêu cầu thanh lý Kiểm tra hiện trạng Xét duyệt Bộ phận KTNB kiểm tra xét duyệt Tổ chức thanh lý Lưu hồ sơ Đối với chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác phục vụ cho quản lý phân xưởng, Công ty cần xây dựng định mức chi phí, cơ chế khoán chi nội bộ hợp lý, phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị để tạo động lực tăng cường công tác kiểm soát, đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí, tự quyết và tự chịu trách nhiệm của Ban quản lý phân xưởng. Nghiệp vụ phát sinh Kiểm tra thực tế Kiểm tra chứng từ Ghi sổ sách kế toán Bộ phận KTNB kiểm tra tính khớp đúng Lưu chứng từ KẾT LUẬN Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung là một trong những Công ty có quy mô hoạt động rộng lớn, chính vì thế mà công tác KSNB cần phải được quan tâm và thực hiện tốt, đặc biệt là KSNB về chi phí SXKD.Qua thời gian thực tập tại Công ty, nhận thấy được hệ thống KSNB về chi phí SXKD đã được tổ chức, thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả.Tuy nhiên, vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định.Với kiến thức tích lũy được trong quá trình học tập cũng như sự tìm hiểu tình hình thực tế ở Công ty,Khoá luận đã nêu ra được cơ sở lý luận về kiểm soát, thực trạng công tác KSNB cũng như những giải pháp nhằm khắc phục những bất cập, tồn tại và hoàn thiện hơn nữa hệ thống KSNB về chi phí SXKD tại Công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung, góp phần làm cho Công ty có thể thích ứng với tình hình hiện nay, với xu hướng phát triển của Công ty. Với sự hạn chế về kiến thức, khoá luận sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô để khoá luận được hoàn thiện hơn. Để hoàn thành được khoá luận này, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của GV Th.S Nguyễn Thị Hoài Thương cũng như sự giúp đỡ từ các anh chị phòng Kế toán của công ty Xây lắp và Công Nghiệp Tàu Thuỷ Miền Trung Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Vân PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sách “Kiểm Toán “ - Trường ĐHKT TP Hồ Chí Minh Sách “ Kiểm toán tài chính” – Nhà xuất bản thống kê Sách “ Kiểm toán và thực hành”- Nhà xuất bản tài chính Giáo trình “ Kiểm toán nội bộ” – GV Th.s Nguyễn Thị Khánh Vân Giáo trình “ Kiểm toán nội bộ” – GV Th.s Nguyễn Thị Hồng Minh Giáo trình “ Kế toán tài chính doanh nghiệp “ – GV Th.s Nguyễn Phi Sơn NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN BẢNG TÍNH KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH QUÝ III/2007 TT TÊN TSCĐ Thời gian bắt đầu sử dụng Nguyên giá đầu quý Hao mòn luỹ kế Giá trị còn lại Thời gian khấu hao Mức khấu hao quý 1 Máy hàn điện 400A 1997 16.000.000 5.190.000 10.810.000 8 500.000 2 Máy trộn TZ200 1998 25.500.000 11.333.335 14.166.665 10 637.500 3 Máy dựng hình thuỷ lực 2000 490.000.000 15.600.000 474.400.000 13 9.423.077 4 Bể mạ nhúng XNXL 1997 150.000.000 114.000.000 36.000.000 12 3.125.000 5 Máy doa ngang Nhật 1999 92.150.000 7.849.667 84.300.033 10 2.303.750 6 Palang điện 2001 22.000.000 2.760.000 19.240.000 8 687.500 7 Xe Mêkông 1998 264.550.000 62.300.015 203.249.985 15 4.409.167 8 Máy phay gỗ CP-LAZ 2000 9.671.702 967.170 8.704.532 5 483.585 9 Máy cán V200 1999 13.500.000 1.890.000 11.610.000 5 675.000 10 Dàn máy dựng góc chạy doa 2002 78.000.000 10.920.000 67.080.000 8 2.437.500 11 Máy biến thế TAKAOKA 2000 50.128.571 7.018.000 43.110.571 10 1.253.214 12 Máy vi tính Samsung 1999 9.840.000 3.345.600 6.494.400 5 492.000 13 Máy in laser 2003 5.460.000 1.856.400 3.603.600 5 273.000 .......................................................... cộng 1.226.800.000 244.170.086 982.770.086 26.700.293 BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Ngày 20 tháng 3 năm 2005 Ban giao nhận TSCĐ : Ông Phạm Hoài Nam Chức vụ: Giám đốc Đại diện bên giao : Ông Trần Quang Tuấn Chức vụ: Giám đốc Công ty Xây Lắp&CNTT Miền Trung Địa chỉ giao nhận TSCĐ: Công ty Xây Lắp&CNTT Miền Trung STT Tên TSCĐ Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất Năm nhập Năm đưa vào sử dụng Đơn vị (GT) Số lượng Thành tiền Tài liệu ký thuật số Số FX Ngày xuất 01 Máy uốn tôn 77.600.000 01 77.600.000 Y2002/04 14/3/2003 Tổng cộng 77.600.000 77.600.000 (Số tiền bằng chữ : Bảy mươi bảy triệu sáu trăm ngàn đồng y) Bên Nhận Bên Giao Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY GIÁM ĐỐC P.GĐ NỘI CHÍNH P.GĐ KINH DOANH P.GĐ KỸ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÒNG KẾ HOẠCH KINH DOANH CT CP Xây Dựng VINA SHIN CT CP Cơ Điện Lao Bảo CT XD công Trình thuỷ bộ Miền Trung CT Đầu Tư xây dựng MAC SHIN CO CT Xây lắp và CN Tây Nguyên CN TP Hồ Chí Minh CN Hà Nội CT kinh Doanh Và xây lắp CN CP CT GT Vina Shin CT MTV Tôn Liên Chiểu CT TNHH Cơ điện và XL CNTT CT CP Điện Chiếu Sáng ĐN CT T.v thiết kế MAC SHINCO