Khóa luận Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tạo Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn

.Việc so sánh giữa các sổ có thể giúp cho kế toán tìm ra được những sai sót và tìm hiểu nguyên nhân. Đặc điểm của Công ty CP xi măng là có quy mô lớn các nghiệp vụ nhập xuất vật tư diễn ra liên tục. Hàng ngày kế toán xuống kho nhận phiếu nhập, xuất kiểm tra tính hợp lý, đúng đắn chính xác của số liệu ghi chép trên Thẻ kho và ký xác nhận vào Thẻ kho. Kế toán mang phiếu nhập, xuất về phòng kế toán. Tiến hành phân loại NVL, CCDC sau đó sẽ cập nhật các phiếu nhập - xuất vật tư vào máy bằng phần mềm Fast Accouting. Kế toán cần thực hiện các thao tác để cập nhật số liệu như sau: Đối với phiếu nhập Vào phần mềm kế toán bằng tên và mật khẩu đã được đăng ký. Mỗi kế toán có tên và mật khẩu riêng. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phân hệ “Hệ thống” sau đó chọn tiếp phân hệ “ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả”→ chọn mục “Phiếu nhập kho”. Và trên máy xuất hiện giao diện của “Phiếu nhập kho” mà ta cần nhập dữ liệu. Những phần mà ta cần nhập thông tin và dữ liệu gồm có: ▫ Loại phiếu nhập ▫ Số phiếu nhập ▫ Mã khách ▫ Ngày phiếu nhập ▫ Địa chỉ ▫ Tỷ giá VND ▫ Người giao hàng ▫ Diễn giải ▫Mã kho nhập ▫Nội dung •Mã hàng • Tên khách •ĐVT •Số lượng •Giá VND •Tiền VND (Máy sẽ tự tính khi cập nhật 2 cột số lượng và đơn giá) •TK nợ •TK có Sau khi cập nhật xong phiếu nhập vào máy thì chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các báo cáo hàng nhập như : Bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu nhập theo vụ việc… và có thể in bất kỳ thời điểm nào trong năm. VD: Đối với phiếu xuất kế toán cũng thực hiện các thao tác tương tự như đối với phiếu nhập. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phân hệ “Hệ thống” sau đó chọn tiếp phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho”→ chọn mục “ Cập nhật số liệu” →chọn “Phiếu xuất kho” Và trên máy xuất hiện giao diện của “Phiếu xuất kho” mà ta cần nhập dữ liệu. Những phần mà ta cần nhập thông tin và dữ liệu gồm có: ▫ Loại phiếu xuất ▫ Số phiếu xuất ▫ Mã khách ▫ Ngày phiếu xuất ▫ Địa chỉ ▫ Tỷ giá VND ▫ Người nhận hàng ▫ Diễn giải ▫Mã kho xuất ▫Nội dung •Mã hàng • Tên hàng •ĐVT • Tồn kho tức thời •Số lượng •Giá VND •Tiền VND •TK nợ •TK có Riêng phần Giá và phần Tiền VND ta bỏ trống. Vào thời điểm cuối tháng kế toán sẽ tính giá, máy sẽ tự động tính giá NVL, CCDC theo phương pháp đã khai báo và cập nhật Giá và Tiền vào tất cả các phiếu xuất, các báo cáo hàng xuất và các sổ sách có liên quan. Sau khi tiến hành việc cập nhật dữ liệu xong cho phiếu nhập và phiếu xuất, ta chọn mục “Lưu” để lưu lại phiếu mà ta vừa cập nhật. Khi các nghiệp vụ nhập, xuất được cập nhật vào máy thì các nghiệp vụ này cũng được lên cấc sổ chi tiết vật tư, nhật ký chung, lên bảng tổng hợp nhập – xuất - tồn … Như vậy việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn giúp giảm khối lượng công việc một cách đáng kể mà vẫn đảm bảo được yêu cầu, hiệu quả quản lý NVL, CCDC. Kế toán chi tiết NVL, CCDC còn có thể giúp cho các nhà cập nhật thông tin một cách nhanh chóng, chính xác tình hình về NVL, CCDC của Công ty là căn cứ để đưa ra những quyết định hợp lý, đúng đắn, kịp thời với tình hình kinh doanh chung của Công ty. 2.2.4.3. Kế toán tổng hợp NVL, CCDC NVL, CCDC được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tức là theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất tồn kho vật tư cũng như hàng hoá trên sổ kế toán. Đối với đặc điểm kinh doanh của Công ty và quy mô sản xuất lớn, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục với nhiều loại NVL, CCDC thì sử dụng phương pháp này để hạch toán tổng hợp NVL, CCDC là hợp lý và thuận lợi cho công tác kế toán. 2.2.4.3.2. Kế toán tổng hợp nhập NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ♦ Kế toán tổng hợp nhập NVL Nguyên vật liệu trong Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được có từ nhiều các nguồn khác nhau. Đối với đá vôi và đất sét là 2 loại NVL chính được Công ty tự khai thác, phần lớn các loại NVL khác nhập kho là do mua ngoài như: Thạch cao, đá Banzan, xỷ Pirit… Một số loại NVL khác nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến như các phụ tùng cơ khí, bên cạnh đó tại Công ty một số chi tiết máy, bulông…được chế tạo tại xưởng cơ khí phục vụ trực tiếp cho sản xuất. Và nhập kho do xuất ra sử dụng không hết đem nhập lại kho. Do có những đặc thù như trên nên công tác kế toán tại Công ty có một số khác biệt so với các doanh nghiệp khác. Đối với NVL chính là đá vôi và đất sét được Công ty khai thác trực tiếp tại các mỏ cách Nhà máy 3 km. Với đặc điểm là đá vôi và đất sét khai thác được đưa thẳng vào sản xuất sản phẩm mà không nhập kho. Tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình khai thác đá vôi và đất sét được tập hợp vào TK 621 “Chi phí NVL trực tiếp”. Sau đó được kết chuyển vào TK 154 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Đối với những NVL Công ty tự khai thác kế toán tổng hợp NVL không theo dõi trên các sổ sách kế toán mà chỉ theo dõi về mặt số lượng NVL đã được khai thác và đưa vào sản xuất. Trong quá trình khai thác các chi phí thực tế phát sinh, hạch toán quá trình sử dụng các loại NVL này vào sản xuất là do kế toán tổng hợp và tính giá thành thực hiện. Ta có thể khái quát bằng một số định khoản Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình khai thác đá vôi và đất sét Nợ TK 621 Có TK 111, 112, 334... Khi đá vôi và đất sét khai thác được vận chuyển về bộ phận sản xuất sản phẩm: Nợ TK 154 Có TK 621 Sau đó được kết chuyển vào TK 155 “Thành phẩm” làm cơ sở để tính giá thành sản phẩm sản xuất ra trong kỳ. Đối với một số NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến khi xuất NVL và các chi phí thuê ngoài phát sinh được tập hợp vào TK 154. Khi gia công chế biến xong đưa NVL về nhập kho thì được hạch toán bình thường: Nợ TK 152 Có TK 154 Đối với những loại NVL như phụ tùng và một số chi tiết do xưởng Cơ khí của Công ty tự chế biến. Các chi phí phát sinh trong quá trình tự chế biến được tập hợp vào TK 154 và hạch toán bình thường khi nhập kho. Đối với nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài: Đặc điểm của Công ty là số lượng nhập NVL trong kỳ là rất nhiều. Công ty sản xuất kinh doanh với quy mô lớn nên khối lượng nhập và giá trị với mỗi lần nhập mua thường lớn. Với đặc điểm như thế, Công ty cần lựa chọn phương pháp thanh toán thích hợp sẽ tạo thuận lợi cho Công ty trong quá trình thu mua NVL cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất. Nguyên vật liệu mua ngoài nhập kho được mua chủ yếu do hình thức: đó là hình thức thanh toán sau. Do khối lượng và giá trị NVL nhập mua là rất lớn nên với hình thức thanh toán sau đem lại nhiều thuận và phương thức thanh toán này được áp dụng cho nhiều loại NVL chính như: đá bazan, thạch cao, quặng... Và với khối lượng mua lớn như thế thì có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về hoặc hàng và hoá đơn về vào các thời điểm khác nhau. Tuỳ từng trường hợp mà kế toán hạch toán phù hợp. Toàn bộ các định khoản trên đều được định khoản hoàn toàn trên máy. Các ngiệp vụ khác nhau thì được định khoản trên các phần hành khác nhau. VD: Mua hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản thì định khoản khi cập nhật vào “Phiếu nhập kho”, trên “Phiếu nhập kho” có các chỉ tiêu TK có, TK nợ và phần khai báo thuế (TK 133). Do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá nhập kho không bao gồm thuế GTGT VD : Công ty mua thạch cao về sản xuất xi măng theo Hoá đơn GTGT ngày 28 tháng 2 năm 2007 (Biểu mẫu 01) số lượng 2307,90 tấn đơn giá chưa thuế 459.000 đồng /tấn, thuế GTGT 10%. Tổng giá thanh toán là 1.365.199.110 đồng. Công ty chưa trả tiền cho người bán. Trường hợp này hàng và hoá đơn về cùng ngày 28/12/2007 NVL sẽ hạch toán vào TK 152. Kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 152(152115): 1.241.090.100 Nợ TK 133(133100): 124.109.010 Có TK 331 (331203): 1.365.199.110 Sau khi lập phiếu nhập kho, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy trong “Phiếu nhập”. Trong phiếu nhập này có đầy đủ các thông tin. Cụ thể như sau: Sau khi cập nhật các thông tin như mã khách, địa chỉ , số pn, ngày hạch toán(28/02/2007), ngày lập PN (28/02/2007) Mã hàng 2115.060501.001 Tên hàng Thạch cao ĐVT tấn Số lượng: 2307,9 Giá VND 549000 TK Nợ 152115, TK Có 331203 Sau đó tiếp tục cập nhật phần thuế GTGT (10%), máy tính sẽ tự tính được số tiền thuế để tính ra tổng số tiền thanh toán là 1.365.199.110 Sau khi lưu các dữ liệu vừa nhập vào chương trình sẽ tự động ghi vào sổ cái TK 152, 133, 331 và các sổ chi tiết có liên quan. Khi lập “phiếu nhập kho” trường hợp chưa trả tiền người bán như mua thạch cao ngày 28/02/2007 hoặc chuyển khoản như trường hợp mua đá bazan ngày 28/02/2007. Thì TK ghi Có phải là TK 331 để tránh hiện tượng “chứng từ trùng” khi sử dụng kế toán máy. Phòng vật tư phải làm “Giấy đề nghị thanh toán tiền mua Vật tư” và “Giấy đề nghị chuyển tiền” (Đối với hình thức thanh toán bằng chuyển khoản” VD Tiến hành thanh toán bằng chuyển khoản đối với HĐơn mua Đá bazan ngày 28/02/2007: Biểu số 2.17 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Phòng vật tư thiết bị GIÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n tiÒn mua vËt t­ Tên tôi là: Đinh Thành Long Đơn vị: Phòng cung ứng vật tư thiết bị Đề nghị giám đốc và phòng KT- TK – TC thanh toán tiền mua đá phụ gia của : Công ty CP khoáng sản XD phụ gia xi măng Thanh Hoá. Theo hợp đồng số: 11B/XMBS – VT ngày 04 tháng 1 năm 2007 Hoá đơn xuất kho số: 006476 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Phiếu nhập kho số: 26 ngày 28 tháng 2 năm 2007 Biên bản kiểm nghiệm số 222B/ XMBS – KCS ngày 28 tháng 2 năm 2007 Cụ thể là: STT Tên gọi ,quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú Đá phụ gia Hà Bình Tấn 3069,38 47.188 144.837.903 * Các chứng từ kèm theo + 01 hoá đơn GTGT + 01 Phiếu nhập kho + 01 phiếu kiểm tra chất lượng của KCS Tổng giá trị tiền hàng : 144.837.903 đồng Tiền thuế 5 % : 7.240.668 đồng Tổng giá trị thanh toán : 152.078.571 đồng (Một trăm năm hai triệu, không trăm bảy tám ngìn, năm trăm bảy mươi mốt đồng) Hình thức thanh toán: Chuyển khoản Người nhận tiền: Công ty CP khoáng sản XD phụ gia xi măng Thanh Hoá Trả tiền vào tài khoản: 5011 000 000 0366 Tại ngân hàng Đầu tư và phát triển Thanh Hoá Bỉm Sơn, ngày 09 tháng 04 năm 2007 Giám Đốc Trưởng phòng vật tư Người đề nghị Kế toán trưởng Kế toán kiểm tra Biểu số 2.18 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN PHÒNG KT – TK – TC giÊy ®Ò nghÞ chuyÓn tiÒn (Qua ngân hàng) Ghi có TK: 11211 Ghi Nợ TK 331 203 Đề nghị chi trả cho : Công ty CP KS XD và PG xi măng Thanh Hoá Mã khách hàng: CTY 778 Mã hợp đồng: L7011B Số tiền: 152.078.571 Bằng chữ: Một trăm năm hai triệu, không trăm bảy tám nghìn năm trăm bảy mốt đồng Số hiệu tài khoản : 5011 000 000 0366 Tại ngân hàng : Đầu tư và phát triển Thanh Hoá Nội dung chi trả: Thanh toán tiền mua đá bazan Hà Bình Chứng từ kèm theo: 01 Tên kế toán đề nghị: Lê Hữu Phăng Theo dõi TK 331 203 Ngày 09 tháng 4 năm 2007 KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN Đối với phương thức thanh toán bằng tiền mặt thì ngoài “Giấy thanh toán tiền mua vật tư” đề nghị thanh toán bằng tiền mặt là “Phiếu chi”. Phiếu chi được lập theo mẫu mới theo QĐ 15. Đây là 2 hình thức thanh toán chủ yếu khi mua ngoài NVL nhập kho. ♦ Kế toán tổng hợp nhập CCDC Nguồn nhập chính CCDC là thu mua ngoài. Có 1 số CC được Công ty tự chế biến, gia công nhưng với số lượng ít. Đối với nguồn nhập là Công ty tự chế biến thì chi phí phát sinh liên quan trong quá trình chế biến thì được tập hợp vào TK 154. Sau khi hoàn thành nhập kho thì hạch toán bình thường vào TK 153. Trường hợp này hạch toán giống như đối với 1 số NVL tự chế biến. Đối với nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài: CCDC được mua với số lượng tương đối lớn. Tuy nhiên giá trị không lớn như đối với mua NVL. Khi tiến hành mua ngoài CCDC thì có hình thức thanh toán chủ yếu đó là tạm ứng. Khi phòng vật tư có kế hoạch mua CCDC sẽ thông qua bảng duyệt giá của Giám đốc. Và cán bộ vật tư sẽ viết “Giấy đề nghị tạm ứng” xin tạm ứng một khoản tiền phục vụ cho việc thu mua. Sau đó kế toán kiểm tra tính đầy đủ, chính xác, kế toán thanh toán viết “phiếu chi” với Lý do là chi tạm ứng. Cán bộ vật tư cầm phiếu chi gặp thủ quỹ và nhận tiền đi mua vật tư. VD Ngày 14/2/2007 ông Bùi Đức Kế xin tạm ứng để mua 1 số phụ tùng với giá trị là 10.000.000 Kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 141(14100): 10.000.000 Có TK 111(11112): 10.000.000 Định khoản này được định khoản bằng máy ở trên “Phiếu chi” Biểu số 1.19 Công ty CP xi măng Bỉm Sơn PHIẾU CHI Số: 03152 TK nợ :14100 TK Có: 11112 Họ tên người lĩnh:…….Bùi Đức Kế…………… Địa chỉ : ………………Phòng vật tư………….. Lý do chi: …………….Chi tạm ứng…………… Số tiền :……..10.000.000……. Bằng chữ: ………Mười triệu đồng Kèm theo :…………….01 chứng từ gốc………. Ngày 14 tháng 2 năm 2007 Giám đốc Kế toán Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận trưởng tiền Khi tiến hành thu mua CCDC xong và về nhập kho. Cán bộ vật tư cầm các chứng từ liên quan đến phòng kế toán làm thủ tục thanh toán tiền mua vật tư. Kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho viết phiếu “thanh toán tiền tạm ứng” Đối với hình thức mua bằng tiền tạm ứng, căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán vật tư định khoản vào máy bút toán: Nợ TK 153(15311): 8.500.000 Nợ TK 133(133100) 850.000 Có TK 141(14100) 9.350.000 Khoản tạm ứng chi không hết, cán bộ vật tư nộp vào quỹ tiền mặt. Kế toán ghi: (Được định khoản ở “Phiếu thu”) Nợ TK 111(111112): 650.000 Có TK 141(14100) :650.000 Biểu số 2.20 Công ty CP xi măng Bỉm Sơn GIẤY THANH TOÁN TIỀN TẠM ỨNG Ngày 28 tháng 2 năm 2007 Họ tên người thanh toán: Bùi Đức Kế Số: 0125 Địa chỉ: Phòng Vật tư TK Nợ: 15311 TK Có: 14100 Số tiền tạm ứng được thanh toán theo bảng sau: Diễn giải Số tiền I. Số tiền tạm ứng 10.000.000 1.Tiền tạm ứng các đợt chưa thu hết 0 2.Tiền tạm ứng kỳ này 10.000.000 - Phiếu chi số 03152 ngày 14/02/2007 10.000.000 II. Số tiền đã chi Mua phụ tùng 9.350.000 III. Chênh lệch 650.000 1. Số tiền tạm ứng chi không hết(I-II) 650.000 2.Chi quá số tạm ứng (II-I) Ng­êi thanh to¸n kÕ to¸n thanh to¸n kÕ to¸n tr­ëng thñ tr­ëng ®¬n vÞ Để theo dõi tình hình tạm ứng và thanh toán tiền tạm ứng, kế toán có thể mở sổ chi tiết TK 141 cho từng đối tượng. Hình thức mua CCDC thanh toán bằng Tiền mặt và bằng chuyển khoản thủ tục và cách hạch toán tương tự như đối với mua NVL. Hàng ngày Máy sẽ tự tổng hợp số liệu cho lên Nhật ký chung và Nhật ký mua hàng. Nhật ký mua hàng là 1 nhật ký đặc biệt tổng hợp toàn bộ vật tư, hàng hoá mua trong kỳ và tự tổng hợp số liệu hàng ngày. Ta có thể thấy rõ hơn qua biểu sau: Biểu số 2.21 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Sæ nhËt ký mua hµng Từ ngày 01/02/2007 đến ngày 28/02/2007 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK nợ TK có Số phát sinh Ngày Số … …. … …. …. … … 02/02 PN 1A VP Mua vpp nhập kho 133100 331201 3.159.000 02/02 PN 1A VP Mua VPP nhập kho 15311 331201 31.590.000 … … … … .. … … 28/02 PN P208 Ct CP thạch cao xi măng Mua thạch cao Lào 152115 331203 1.241.090.100 28/02 PN P208 CT CP thạch cao xi măng Mua thạch cao Lào 133100 331203 124.109.101 28/02 PN 26 Cty CP ks xd phụ gia TH Mua đá bazan 152116 331203 144.837.903 28/02 PN 26 Cty CP ks xd phụ gia TH Mua đá bazan 133100 331203 7.240.668 … … … … … … … 2.2.4.3.3. Kế toán tổng hợp xuất NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn ♦ Kế toán tổng hợp xuất NVL NVL là yếu tố tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm, giá trị VNL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất tại Công ty xi măng Bỉm Sơn. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường thì đòi hỏi có biện pháp quản lý chặt chẽ cũng như giảm chi phí đên mức tối đa. Trước hết phải xác định đúng đối tượng sử dụng và mục đích sử dụng NVL trong sản xuất. NVL tại Công ty xi măng Bỉm Sơn xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhiệm vụ sản xuất và lệnh sản xuất của ban lãnh đạo. Số lượng xuất các NVL sẽ được ban lãnh đạo phê duyệt . Số lượng xuất này được cụ thể cho từng đối tượng sử dụng NVL là các phân xưởng. Thì tại kho có nhiệm vụ xuất NVL theo đúng số lượng, quy cách, chủng loại ghi trên phiếu xuất . Đối tượng chịu chi phí là các bán thành phẩm của từng công đoạn và thành phẩm của công đoạn cuối. Kế toán nhận được phiếu xuất sẽ tiến hành cập nhật phiếu xuất đó vào máy. Trong điều kiện Công ty áp dụng kế toán máy và áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền cố định theo tháng. Khi cập nhật phiếu xuất Kế toán chỉ cập nhật số lượng NVL xuất kho. Đến cuối tháng kế toán vào chương trình tính giá thì máy sẽ tự động cập nhật đơn gía và toàn bộ trị giá NVL xuất kho vào phiếu xuất kho, sổ chi tiết và các báo cáo liên quan. VD: Với phiếu xuất kho thạch cao ngày 28/02/2007(Biểu số 13) kế toán sẽ định khoản như sau:(Cuối tháng kế toán đã vào chương trình tính giá) Nợ TK 621116: 1.326.554.052 Có TK 152115: 1.326.554.052 Ngoài xuất để sản xuất sản phẩm, NVL xuất chung cho cả phân xưởng và được hạch toán vào TK 627. Và được chi tiết cho từng phân xưởng và từng loại NVL. Ngoài ra còn một số trường hợp xuất NVL như: Xuất phục vụ cho quản lý chung ở Công ty, phục vụ cho bán hàng, xuất cho vay… Toàn bộ phiếu xuất sẽ được cập nhật và lưu vào máy. Máy sẽ tự động phân bổ và tổng hợp số liệu ghi vào Sổ cái TK 152, tổng hợp hàng xuất… Thông thường tại các doanh nghiệp sản xuất, để tập hợp theo dõi chi phí theo đối tượng thì sử dụng “Bảng phân bổ NVL”. Tại Công ty xi măng Bỉm Sơn thì sử dụng Bảng phân bổ chi phí tại các công đoạn. Bao gồm các bán thành phẩm của các công đoạn : bùn, bột, clinker, sét… và thành phẩm xi măng. Thông qua bảng này cho thấy với mỗi công đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất xi măng đối tượng nào sẽ sử dụng loại NVL nào, NVL nào được sử dụng nhiều để quản lý chi phí NVL tại các công đoạn một cách hiệu quả nhất. Có thể thấy rõ qua biểu sau: Toàn bộ các nghiệp vụ nhập - xuất NVL (trừ các loại NVL Công ty tự khai thác) đều được phản ánh và theo dõi trên cùng sổ tổng hợp là Sổ cái TK 152. Trên Sổ cái TK 152 phản ánh toàn bộ số hiện có, tình hình biến động tăng giảm của tất cả các loại NVL mà Công ty nhập và xuất dùng. Các nghiệp vụ nhập được phản ánh ở bên phát sinh Nợ, các nghiệp vụ xuất được phản ánh ở phần phát sinh Có. Sau khi tiến hành lưu nhập dữ liệu và lưu các phiếu nhập thì máy sẽ tự tổng hợp số liệu vào Các nhật ký và Sổ cái. ♦ Kế toán tổng hợp xuất CCDC CCDC trong Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được xuất dùng chủ yếu phục vụ sản xuất chung ở phân xưởng, phục vụ quản lý chung và phục vụ cho công tác bán hàng. Ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, tất cả các CCDC được xuất dùng phân bổ 1 lần duy nhất Đối với CCDC xuất dùng cho sản xuất chung tại các phân xưởng, thì được hạch toán vào TK 627- Chi phí sản xuất chung, hạch toán vào TK 641 nếu phục vụ cho bán hàng, TK 642 nếu phục vụ cho quản lý DN. Xuất dùng CCDC cũng căn cứ vào nhu cầu, kế hoạch sử dụng trong sản xuất và quản lý. Thủ kho căn cứ vào nhu cầu về CCDC đã được phê duyệt và xuất kho theo đúng số lượng, quy cách. Sau đó, kế toán cập nhật phiếu xuất CCDC vào máy, phiếu xuất được lưu, số liệu trên đó sẽ được máy tự chuyển sang Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng và tổng hợp lên Sổ cái TK 153 và các báo cáo khác. VD Đối với phiếu xuất CCDC ngày 21/02/2007 được định khoản( Số liệu sau kho đã tính giá vào cuối tháng Nợ TK 64221 18.320.000 Có TK 15311: 18.320.000 Để thấy rõ hơn về các sổ tổng hợp sử dụng trong hạch toán NVL, CCDC ngoài Nhật ký mua hàng đã trình bày ở trên. sau đây là một số biểu mẫu gồm có : Sổ Nhật Ký, Sổ cái TK 152, Sổ cái TK 153. Sổ Nhật Ký chung được lên hàng ngày từ các phiếu nhập, xuất. Đối với phiếu xuất trị giá hàng xuất sẽ do máy cập nhật vào cuối tháng. Biểu số 2.23 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN Sæ nhËt ký chung Từ ngày 01/02/2007 đến 28/02/2007 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … .. … … 02/02 PN 1A Mua VPP nhập kho 15311 133100 331201 31.590.000 3.159.000 34.749.000 … … 21/02 PX X/QT4 Xuất dùng cho các phòng ban 64221 15311 18.320.000 18.320.000 … .. … … … … 28/02 PN P208 Mua thạch cao Lào 152115 133100 331203 1.242.090.100 124.209.010 1.365.199.110 28/02 PN 26 Mua đá bazan Hà Bình 152116 133100 331203 144.387.903 7.240.668 152.078.571 … … … … … …  Nhìn chung kế toán tổng hợp về NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn về cơ bản cũng giống như đối với các DN sản xuất khác nhưng Công ty có đặc thù là khai thác đá vôi và đất sét tại mỏ đây là 2 NVL chính được khai thác và đưa thẳng vào sản xuất ma không qu nhập kho. Nên toàn bộ công tác kế toán tổng hợp nhập – xuất đá vôi và đất sét không được kế toán theo dõi trên các sổ kế toán mà chỉ theo dõi thông qua việc nhập xuất các nguyên liệu phục vụ quá trình khai thác đá vôi và đất sét. Đối với phế liệu trong sản xuất Công ty sẽ tiến hành nhập kho và chờ bán. Doanh thu bán phế liệu được Công ty hạch toán vào doanh thu bán hàng (TK 51128) Vào cuối năm, Công ty tiến hành kiểm kê các NVL, CCDC trong kho để so sánh với số liệu trên sổ sách. Do với số lượng NVL, CCDC quá lớn chủng loại phong phú nên không có điều kiện tiến hành nhiều hơn. Thời gian tiến hành kiểm kê là vào 31/12. Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL,CCDC hư hỏng mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê. Tài sản thiếu sẽ được hạch toán vào TK 138 chờ xử lý. Và tuỳ từng cách thức xử lý để hạch toán. Trường hợp phát hiện thừa NVL, CCDC Công ty hạch toán vào TK 338 chờ xử lý. Sau đây là biểu mẫu kiểm kê vào cuối năm 2006: Trong điều kiện áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán thì đã tạo được nhiều thuận lợi. Giúp cho công tác kế toán trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất NVL, CCDC sau khi kế toán chi tiết lưu vào máy sẽ tự động ghi lên sổ kế toán tổng hợp. Áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán không những chặt chẽ mà kế toán còn tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc đối chiếu giữa sổ tổng hợp với các sổ chi tiết. Thông qua tìm hiểu kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp NVL, CCDC có thể đối chiếu số liệu dễ dàng giữa các sổ chi tiết với nhau và đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp để từ đó có thể phát hiện những sai sót trong quá trình hạch toán NVL, CCDC. PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN 3.1 Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Sau gần 30 năm xây dựng và phát triển, tiền thân là Nhà máy xi măng Bỉm Sơn. Với sự nỗ lực không ngừng của cán bộ công nhân viên Công ty đã không ngừng phát triển đạt được nhiều thành tích lớn lao trong suốt quá trình từ khi xây dựng hoàn thiện Nhà máy đến khi trở thành doanh nghiệp có quy mô, uy tín hàng đầu trong công nghiệp sản xuất xi măng ở nước ta. Cùng với sự lớn mạnh, mở rộng về cơ sở vật chất, quy mô sản xuất thì trình độ quản lý của Công ty cũng được nâng cao và hoàn thiện để đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng cao. Để có thể phát huy được tiềm năng và lợi thế của mình, Công ty luôn tìm các biện pháp để nâng cao trước hết là nâng cao hiệu quả quản lý đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh. Muốn thế Công ty cần sử dụng các biện pháp, công cụ quản lý khác nhau trong đó tổ chức công tác kế toán là một trong những công cụ hữu hiệu và dễ tác động nhất. Công tác kế toán NVL, CCDC có vai trò quan trọng trong tổ chức công tác kế toán nói chung. Với mục tiêu là sử dụng có hiệu quả với các NVL, CCDC đặc biệt là đối với NVL vì là thành phần quan trọng cấu thành nên thực thể sản xuất. Tổ chức tốt công tác kế toán NVL, CCDC là cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, CCDC, giảm chi phí, hạ giá thành và góp phần hoàn thiện và nâng cao công tác quản lý nói chung. Cũng như các doanh nghiệp khác do nhiều nguyên nhân khác nhau mà công tác kế toán về NVL, CCDC còn nhiều hạn chế, tuy nhiên xét một cách toàn diện, công tác kế toán NVL, CCDC đã đáp ứng được những yêu cầu quan trọng của quản lý. Ưu điểm công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Về bộ máy kế toán và trình độ của kế toán viên: Một trong những ưu điểm lớn về công tác kế toán đó là trình độ chuyên mô của các cán bộ kế toán trong Công ty. Nhìn chung trình độ đào tạo của các kế toán là tương đối đồng đều. Thường xuyên được tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người. Đặc biệt, đây là đội ngũ có kinh nghiệm lâu năm, có những người gắn bó với Công ty từ những ngày thành lập nhà máy. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với quy mô, yêu cầu quản lý, phù hợp với trình độ, khả năng của từng người. Về tổng thể tổ chức công tác nói chung và công tác kế toán NVL, CCDC tuân thủ đúng chế độ kế toán mới ban hành phần nào góp phần nâng cao hiệu quả quản lý. Về chế độ, chính sách liên quan đến hạch toán NVL, CCDC: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của Công ty. Hình thức này thuận tiện cho áp dụng kế toán máy, giúp giảm bớt khối lượng lớn công việc mà vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với khối lượng lớn NVL, CCDC chủng loại phong phú việc áp dụng hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên là hoàn toàn hợp lý. NVL, CCDC được ghi nhận theo giá thực tế, khối lượng tồn kho của NVL, CCDC được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng. Với đặc điểm và yêu cầu quản lý về NVL, CCDC thì các chính sách áp dụng này áp dụng đúng dắn sẽ góp phần nâng cao công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Về áp dụng kế toán máy: Việc áp dụng kế toán máy đã giúp cho công tác kế toán giảm bớt khối lượng công việc, gọn nhẹ quá trình từ xử lý chứng từ, vào sổ sách kế toán và lập các báo cáo. Đặc biệt đối với công tác kế toán NVL, CCDC hiệu quả của kế toán máy lài càng thể hiện rõ. Do hệ thống máy tính được nối mạng trong Công ty , nên khi các nghiệp vụ nhập xuất NVL, CCDC phát sinh bộ phận thống kê tổng kho có nhiệm vụ viết phiếu nhập và lưu vào máy. Khi kế toán muốn cập nhật các phiếu nhập - xuất chỉ cần gọi lại các phiếu đó và định khoản theo đúng nghiệp vụ phát sinh mà không cần nhập lại.Với số lượng nhập xuất thường xuyên và tổng hợp số liệu để vào các sổ sách là một khối lượng kế toán rất lớn. Nhưng với việc áp dụng kế toán máy giúp cho kế toán NVL, CCDC tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức đảm bảo kế toán một cách chính xác cho hơn 5000 danh điểm vật tư tại Công ty. Các phiếu nhập xuất lưu trong máy giúp cho việc vào dữ liệu kế toán thống nhất với thống kê, thủ kho. Không xảy ra sai lệch về mã NVL, số lượng và sự trùng lặp các phiếu nhập xuất. Không chỉ có thế, sử dụng kế toán máy còn cho phép kế toán xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sửa chữa dễ dàng, cho phép in ra các báo cáo, sổ sách tại thời điểm bất kỳ phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời và chính xác. Về hệ thống danh điểm NVL, CCDC Tại Công có tới hơn 5000 các loại NVL, CCDC với chủng loại, quy cách đa dạng, phong phú nên rất dễ bị nhầm lẫn trong quá trình theo dõi, quản lý và hạch toán sự biến động của chúng. Để phục vụ cho công tác kế toán trên máy phát huy được hiệu quả cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý, Công ty đã xây dựng hệ thống danh điểm NVL, CCDC thống nhất trong toàn công ty. Hệ thống danh điểm này được xây dựng và áp dụng bắt đầu từ năm 2004, đây là một cải cách trong công tác kế toán tại công ty. Giúp cho công tác kế toán NVL, CCDC hiệu quả hơn rất nhiều. Về thủ thục nhập - xuất kho NVL, CCDC Với khối lượng NVL, CCDC lớn, chủng loại đa dạng, Công ty đã có nhiều biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, khai thác bảo quản, dự trữ đến xuất dùng. Trong khâu thu mua Công ty đã quy định chặt chẽ các thủ tục khi tiến hành nhập kho. NCL, CCDC khi nhập kho phải có một hội đồng kiểm nghiệm với đày đủ các thành viên đại diện có liên quan.trong đó có một đại diện của phòng kế toán. Khối lượng nhập mua phải căn cứ vào kế hoạch phải có : “Tờ trình mua vật tư”, có “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá”. Đối với 1 số NVL chính cấu thành nên thực thể sản phẩm thì trước khi nhập kho phải tiến hành phân tích các thành phần hoá học của NVL đó, nếu đảm bảo đúng qy định mới được nhập kho. Trước khi kiểm nghiệm NVL, CCDC các thành viên phải căn cứ vào giá đã duyệt, các hợp đồng kinh tế ký kết giữa 2 bên. Với các thủ tục đó cho thấy công tác kế toán NVL, CCDC là chặt chẽ đảm bảo được yêu cầu quản lý. Quá trình xuất dùng NVL, CCDC phải thông qua xét duyệt yêu cầu sử dụng. Đối với NVl phải căn cứ vào định mức tiêu hao tại phòng kỹ thuật, căn cứ vào kế hoạch sản xuất… sau đó bộ phận tổng kho mới được phép viết phiếu xuất kho cho những NVL có giá trị lớn. Còn đối với NVL có giá trị nhỏ và CCDC các thủ tục này chỉ cần thông qua phòng. Nhìn chung có thể thấy công tác kế toán về thủ tục nhập, xuất là chặt chẽ, hợp lý có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng, tạo thuận lợi cho quản lý, theo dõi tổng quát và chính xác biến động của các loại NVL, CCDD cung cấp thông tin kịp thời về tình hình nhập – xuất - tồn kho NVL, CCDC Về phương pháp kế toán chi tiết NVL, CCDC Việc áp dụng phương pháp Thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL, CCDC là phù hợp và phát huy được hiệu quả tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Quá trình hạch toán chi tiết tới từng danh điểm NVL, CCDC tiến hành song song giữa thủ kho và kế toán đảm bảo cho hàng nghìn các loại NVL, CCDC đều được theo dõi thường xuyên về tình hình biến động của chúng, từ đó giúp các nhà quản trị có kế hoạch thu mua và dự trữ chính xác cho từng loại NVL, CCDC. Với những ưu điểm trên thì công tác kế toán NVL, CCDC góp phần hoàn thiện kế toán nói chung trong Công ty, nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử dụng NVL, CCDC cho các quá trình, các mục đích khác nhau. Tuy nhiện, bên cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Những hạn chế này cần được khắc phục để công tác kế toán được cải thiện và dần được hoàn thiện. 3.1.2. .Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Với một khối lượng NVl, CCDC lớn trên 5000 các loại NVL, CCDC khác nhau nên ít nhiều Công ty sẽ gặp phải khó khăn trong quá trình theo dõi và quản lý. Và do một số nguyên nhân khác nên công tác kế toán NVl, CCDC tại Công ty Bỉm Sơn còn có những hạn chế nhất định. Thứ nhất, Công ty CP xi măng Bỉm Sơn trước đây toàn bộ các dây chuyền công nghệ sản xuất đều do Liên Xô trang bị và cung cấp, sau thời gian dài sử dụng, các thiết bị này sẽ bị hư hỏng và số còn lại trở nên lạc hậu không còn phù hợp để sản xuất sản phẩm nữa. Trước đây do các máy móc ngoại nhập thường ít hoặc hiếm các phụ tùng thay thế nên công ty đã tiến hành mua dự trữ để xuất dùng dần phục vụ cho sản xuất cũng như để sửa chữa máy móc, thiết bị. Hiện nay khi các dây chuyền công nghệ đã được thay thế, toàn bộ các phụ tùng và 1 số NVL khác dự trũ không còn cần thiết nữa trở thành NVL tồn kho lâu năm. Số lượng tồn kho này kế toán vẫn phải theo dõi, định kỳ tiến hành kiểm kê và ghi chép trên các sổ kế toán. Do tồn kho lâu năm nên một số NVl đã không còn sử dụng được nữa làm giá trị thực tế giảm đi rất nhiều, mặc dù về số lượng không thay đổi. Hơn nữa, giá trị của các NVL này tương đối lớn, gây cho công ty một khó khăn là vốn bị tồn đọng là khá lớn, làm cho chi phí cơ hội đối với số NVl này là tăng. Không chỉ có thế, mà công ty còn mất chi phí để bảo quản, quản lý, chi phí về nhân công, bến bãi… Rất nhiều các NVL, CCDC từ nhiều năm nay không có sự biến động nào, số lượng, giá trị tại các cột “tồn đầu kỳ” và “tồn cuối kỳ” trên sổ kế toán giữ nguyên, nhưng kế toán NVL vẫn phải theo dõi trên các sổ kế toán, lập báo cáo HTK theo định kỳ, tiến hành kiểm kê như bình thường. Một số loại NVL như : Vòng bi 6017, vòi phun bla… Việc theo dõi, bảo quản các NVL tồn kho lâu năm lại kém chất lượng là không cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn mang lại nhiều hạn chế, vốn bị ứ đọng trong thời gian dài, tốn kém về chi phí bảo quản, tốn thời gian, công sức cho công tác kế toán. Đây là vấn đề công ty cần nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý để thu hồi phần vốn đầu tư ban đầu và giảm bớt công việc kế toán không cần thiết cho kế toán viên. Thứ hai, tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, bộ phận thống kê tổng kho phụ trách phiếu nhập, xuất NVL, CCDC và từng người theo dõi nhóm NVL, CCDC khác nhau. Tại phòng kế toán, từng kế toán lại phụ trách theo dõi tình hình nhập xuất theo kho. Xuất phát từ 2 đặc điểm trên mà trong công tác kế toán NVL, CCDC còn tồn tại một số bất cập. Một số NVL, CCDC có cùng tên gọi, quy cách nhưng do nguồn nhập khác nhau, nên được hạch toán vào TK chi tiết khác nhau. Do việc mã hoá vật tư can cứ vào TK nên với nguồn nhập khác nhau thì mã vật tư cũng khác nhau. VD: Cùng Vật liệu Bạc biên Benla nếu nhập từ mua sắm thì được hạch toán vào TK 152411 với mã NVL là 2411.010204.045 nhưng nếu nhaaphkho bằng nguồn dự trũ đặc biệt thì được hạch toán vào TK 15242 với mã NVL là 242.030404.003. Ở bộ phận thống kê tổng kho chỉ quan tâm đến các mặt hàng, không quan tâm đến các nguồn nhập nên dễ nhầm lẫn khi báo mã vật tư. Ở bộ phận kế toán lại cập nhật theo mã vật tư nên dễ sai lệch khi đối chiếu số liệu giữa kho với kế toán. Mỗi kho do một kế toán vật tư theo dõi nhưng kho lại có nhiều mặt hàng khác nhau do nhiều người của bộ phận thống kê tổng kho theo dõi. VD chú Tâm theo dõi kho phụ tùng, trong kho phụ tùng lại có chú Hiền theo dõi phụ tùng ô tô, chú Lục theo dõi phụ tùng máy mỏ, cô Mai theo dõi phụ tùng máy mỏ… Do đó khi đối chiếu số liệu giữa kế toán với tổng kho, kế toán phải đối chiếu số liệu với từng bộ phận thống kê nên sẽ tốn nhiều thời gian và công sức và dễ nhầm lẫn, sai sót số liệu. Như vậy cần phải có biện pháp phân chia quản lý và theo dõi một cách khoa học hơn thuận tiện đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa tổng kho và bộ phận kế toán. Thứ ba, tại công ty vẫn còn tình trạng một loại NVL được nhập vào ở 2 kho, cả 2 kho này cùng quản lý một loại NVL nên gây khó khăn cho việc hạch toán. VD: Cáp AC95 (mã 2118.102001.012) có trong kho K02 và K03; Que hàn ESAB (mã 2118.104201.016) có trong 2 kho là kho K01 và kho K03; Đồng tấm 6 ly (mã 2118.030705.027) có trong kho K02 và K10. Rõ ràng với tình trạng ở cả 2 kho cùng quản lý 1 loại NVL gây khó khăn trong công tác kế toán, sự quản lý chồng chéo gây sự bất tiện cho kế toán khi xác định tổng giá trị, số lượng tồn kho cũng như theo dõi tình hình biến động nhập - xuất dễ gây nhầm lẫn. Việc đối chiếu giữa thủ kho với kế toán sẽ mất nhiều thời gian, công sức hơn Thứ tư, do bản chất khác nhau nên được phân chia thành NVL và CCDC nhưng tại Công ty vẫn còn một số NVL vừa được theo dõi trên TK 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, lại vừa được theo dõi trên TK 153 “Công cụ, dụng cụ” VD như: Cán thép. Với cùng một loại vật tư lại được theo dõi trên 2 tài khoản có tính chất khác nhau dẫn đến tình trạng không phản ánh đúng số lượng tồn trên sổ sách kế toán với số lượng thực trên thẻ kho và số tiền trên thực tế của loại vật tư này. Đây là 1 sai sót trong phân loại vạt tư tại Công ty hoặc là chưa có sự thống nhất về bản chất của vật tư này khi sử dụng tại công ty. Do đó công ty cần xem xét lại căn cứ hợp lý để xác định đúng bản chất và đưa về theo dõi trên 1 tài khoản hợp lý nhất. Bên cạnh đó, trong phân loại giữa NVL, CCDC còn một số những tồn tại. Một số loại được xếp vào CCDC theo dõi trên TK 153 nhưng thực chất nên xác định là mang bản chất của NVL và theo dõi trên TK 152. VD như Mấm nhôm (mã 311.080201.062) theo dõi trên TK 153 nhưng sử dụng như NVL. Vì thế đây cũng là một hạn chế mà công ty cần xem xét về vấn đề phân loại NVL, CCCD trong công ty. Thứ năm, đầu năm 2004 công ty tiến hành mã hoá lại toàn bộ NVL, CCDC mà công ty đang sử dụng do bộ phận thống kê tổng kho thực hiện. Với hàng nghìn các loại NVL, CCDC mà mỗi loại được mã hoá băng ký hiệu riêng thì việc nhầm lẫn, sai sót khi tiến hành mã hoá là không thể tránh khỏi. Hệ thống danh điểm còn đan xen cả mã cũ và mã mới. Do một số NVL, CCDC được mua dự trữ từ nhiều năm trước vẫn còn sử dụng các mã cũ, khi công ty tiến hành mua mới cùng loại NVL này đưa vào sử dụng và được mã hoã một mã mới mà không biết NVL này còn ở một kho khác nên xảy ra một số tồn tại. VD Một số vật tư có cùng danh điểm nhưng lại mã hoá bằng 2 mã vật tư trên hệ thống danh điểm. Như cùng là con lăn máy lạnh nhưng có 2 mã là 242.035.N1108 và 2411.010204.045. Hoặc cùng một mã vật tư nhưng lại được tạo cho 2 loại vật tư khác nhau. Như mã 241.035.N1240 được mã hoá cho Áp tô mát và cũng mã hoá cho am pe kế. Như vậy xung quanh việc mã hoá NVL, CCDC còn tồn tại nhiều bất cập cần khắc phục kíp thời để nâng cao hiệu quả của công tác kế toán. Thứ sáu, để bảo quản dự trữ NVL, CCDC Công ty có hệ thống kho bãi để có thể đáp ứng với khối lượng vật tư lớn như thế. Có rất nhiều các kho được ký hiệu như K 01, K02…. Việc phân loại quản lý các vật tư trong kho phải thống nhất, hợp lý, ở công ty xi măng Bỉm Sơn có những kho theo dõi cả NVL và CCDC. Nên thống nhất quản lý sắp xếp kho NVL riêng, kho CCDC riêng sẽ hợp lý, thuận tiện hơn trong công tác quản lý và công tác kế toán. Thứ bảy, CCDC khi xuất dùng chỉ phân bổ một lần duy nhất. Trên thực tế có nhiều loại CCDC xuất dùng một lần nhưng lại được dùng cho nhiều kỳ. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến công tác hạch toán và phân bổ chi phí không hợp lý trong kỳ. VD như đinh vít giá trị xuất dùng mỗi lần là tương đối lớn, được hạch toán hoàn toàn voà chi phí của 1 kỳ trong khi lại được sử dụng cho cả kỳ tiếp theo. Điều này phản ánh không đầy đủ và chính xác chi phí thực tế phát sinh trong kỳ. Vì thế, đối với một số loại CCDC khi xuất dùng mà sử dụng cho cả kỳ tiếp theo nên phân bổ cho từng kỳ. Trên đây là một số ưu điểm và một số hạn chế cần được công ty khắc phục, giải quyết nhằm góp phần bổ sung, nâng cao và hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại công ty. 3.2 Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Để nâng cao và hoàn thiện dần công tác kế toán nói chung và kế toán NVl, CCDC nói riêng, ngoài việc duy trì và phát huy những ưu điểm đã có thì bên cạnh đó cần nhanh chóng tìm ra các biện pháp khắc phục những hạn chế đang tồn tại làm ảnh hưởng nhất định đến công tác kế toán tai Công ty. Với đặc điểm kinh doanh, tình hình thực tế, sau thời gian thực tập tại Công ty nhận thức được tầm quan trọng của kế toán NVL, CCDC đối với công tác kế toán nói chung em đưa ra một số kiến nghị sau dựa vào các hạn chế tồn tại cũng như điều kiện, tình hình thực tế của kế toán NVl, CCDC Về tổ chức quản lý NVL, CCDC Như đã trình bày ở phần trên, tổ chức quản lý NVL, CCDC còn tồn tại rất nhiều bất cập. Sự phân chia quản lý có sự khác nhau giữa bộ phận thống kê tổng kho với kế toán NVl, CCDC gây nhiều khó khăn cho việc đối chiếu số liệu giữa tổng kho - kế toán - thủ kho. Để có thể nâng cao được quản lý NVL, CCDC cần có sự phân chia quản lý khoa học tạo hiệu quả hơn so với cách phân chia cũ. Theo cách phân chia cũ: Bộ phận thống kê thủ kho theo dõi vật tư về các loại mặt hàng, còn kế toán theo dõi vật tư theo kho, các vật tư nằm ở các kho và một kho thì có nhiều loại vật tư không thống nhất cho kho CCDC và kho NVL. Điều này làm cho quá trình đối chiếu số liệu trở nên chồng chéo, khó khăn cho cả 2 bên mà không đem lại được hiệu quả về mặt quản lý. Do đó cần phân công lại quản lý của tổng kho và kế toán thống nhất khi theo dõi mặt hàng hoặc cùng theo theo dõi theo chỉ tiêu kho để đơn giản và nâng cao hiệu quả quản lý và đối chiếu số liệu. VD: Sắt thép có ở các kho K01, K02, K11, K12 Theo sự phân công cũ: Bộ phận thống kê: Cô Mai theo dõi sắt thép ở cả 4 kho. Bộ phận kế toán: Chú Tâm theo dõi K01, Cô Nghiên theo dõi K02, Chị Nhung theo dõi K 23, K24 Vòng bi có ở 2 kho K04 và K01 Bộ phận thống kê: Chú Lục theo dõi vòng bi ở cả 2 kho Bộ phận kế toán: Chú Tâm theo dõi K01, Chị Nhung theo dõi K04. Theo như sự phân công trên khi đối chiếu số liệu vào cuối tháng, cô Mai phải đối chiếu số liệu với 4 thủ kho và 4 kế toán. Chú Tâm phải đối chiếu với thủ kho và 2 thống kê tổng kho… Như vậy rõ ràng quá trình đối chiếu phức tạp gây khó khăn và hạn chế trong phát hiện sai sót. Theo em, có thể phân chia quản lý theo cách mới, đó là một kho chỉ bảo quản một loại vật tư, chuyển toàn bộ số NVL, CCDC ở các kho về quản lý tập trung tại một kho. Theo như trường hợp trên, chuyển sắt thép về cùng một kho chẳng hạn kho K01, theo đó chú Tâm theo dõi K01, cô Mai theo dõi toàn bộ sắt thép ở K01, Với cách phân chia mới này, khi tiến hành đối chiếu số liệu chỉ cần chú Tâm, cô Mai và thủ kho K01 đối chiếu sẽ giảm thời gian, công sức kế toán mà hiệu quả được nâng cao lên rất nhiều. Với cách quản lý như trên theo từng mặt hàng trong cùng một kho đồng nhất giữa tổng kho và kế toán không chỉ giảm nhẹ công việc kế toán cho các bên mà còn giúp cho quá trình theo dõi biến động của các NVL, CCDC chính xác, chặt chẽ và dễ dàng hơn. Song trên thực tế, để thực hiện được giải pháp này không phải là đơn giản. Do công ty có nhiều kho, khối lượng NVl, CCDC lớn sự điều chuyển từ nhiều kho sang cùng 1 kho sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn kém. Và cần có kho bài đảm bảo cho bảo quản NVl, CCDC. Để thực hiện được như thế không thể tiến hành ngay mà cần có thời gian để thay đổi, điều chuyển các loại NVL, CCDC. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Hiện nay tại Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là chính xác. Giá trong thời gian gần đây của các loại NVL, CCDC đặc biệt là các loại NVL chính liên tục tăng. Ngày 27/02/2006, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 13/2006/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Vận dụng một cách chính xác quy định này sẽ giúp cho Công ty hạn chế được rủi ro trong kinh doanh. Công ty CP xi măng Bỉm Sơn là doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn nên khối lượng NVL, CCDC sử dụng rất nhiều. Nhập xuất NVL, CCDC diễn ra thường xuyên. Nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài, khi tình hình hiện nay khi giá cả trên thị trường có nhiều biến động nên để hạn chế những rủi ro trong quá trình sản xuất klinh doanh bằng cách bù đắp tổn thất có thể xảy ra bằng nguồn tài chính dự phòng. Khi giá của các loại NVL, CCDC trên thị trường giảm công ty nên lập khoản “Dự phòng giảm giá HTK” phản ánh bằng TK 159 để dự phòng sự biến động giá cả của số NVL, CCDC tồn kho trong công ty.( Trường hợp NVL có giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn so với giá gốc nhưng giá bán sản phẩm dịch vụ được sản xuất từ NVL này không bị giảm giá thì không được trích lập dự phòng giảm giá NVL hay CCDC đó. Cuối kỳ kế toán hàng năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá HTK Số dự phòng giảm giá HTK được lập là số chênh lệch giữa giá gốc HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Đơn giá ước tính có thể bán Đơn giá gốc hàng tồn kho Số lượng HTK Ngày 31/12/N Số dự phòng cần trích lập được xác định - x = Số dự phòng cần trích lập năm N+1 Việc lập dự phòng được tính riêng cho từng NVL, CCDC. Cách lập dự phòng như sau: + Cuối niên độ kế toán (31/12/N) căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho, giá trị thuần có thể thực hiện được để xác định mức lập dự phòng vào chi phí và được tình vào TK 632 – Giá vốn hàng bán. Kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 632 (CT) Có TK 159 + Cuối niên độ kế toán năm sau (31/12/N+1) tiếp tục tính mức dự phòng cần lập cho năm tiếp theo. Nếu khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm: Nợ TK 632 (CT) Có TK 159 Nếu khoản dự phòng phải lập cho năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập: Nợ TK 159 Có TK 632 (CT) Phân bổ CCDC cho các kỳ hạch toán Như đã trình bày ở phần trên, tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn CCDC xuất dùng chỉ phân bổ một lần. Nhưng trên thực tế có rất nhiều CCDC xuất dùng được hạch toán một lần vào chi phí nhưng lại được sử dụng cho nhiều kỳ. Để hạch toán chính xác việc phân bổ CCDC tránh sự chênh lệch về các khoản chi phí có liên quan đến CCDC. Khi CCDC xuất dùng phân bổ 100% thì được hạch toán toàn bộ vào các TK chi phí như TK627, TK641, TK642… Ngoài ra CCDC có thể được phân bổ theo phương pháp phân bổ 50% hoặc phân bổ nhiều lần. + Phương pháp phân bổ 50% Theo phương pháp này khi xuất dùng CCDC kế toán tiến hành phân bổ 50% giá trị CCDC vào chi phí của kỳ hạch toán. 50% để trên TK242 chờ đến kỳ hạch toán sau: Nợ TK627, TK 641, TK 642.. Nợ TK242 Có TK 153 + Phương pháp phân bổ nhiều lần: Theo phương pháp này, căn cứ vào giá trị của CCDC và thời gian sử dụng hoặc số lần sử dụng dự kiến để tính ra mức phân bổ cho một kỳ hoặc một lần sử dụng. Giá trị CCDC xuất dùng Số kỳ hoặc số lần sử dụng = Mức phân bổ giá trị CCDC trong 1 lần sử dụng dungjNowj Nợ TK 242 Có TK 153 Sau đó căn cứ vào mức phân bổ nói trên, định kỳ kế toán sẽ phân bổ giá trị của CCDC vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Nợ TK627,641,642… Có TK 242 Đối với từng loại CCDC mà có phương pháp phân bổ thích hợp, phán ánh đúng các chi phí thực tế phát sinh trong kỳ của Công ty. 3.2.4.Thanh lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho lâu năm Công ty CP xi măng Bỉm Sơn đang có một khối lượng lớn NVL,CCDC tồn kho từ rất nhiêu năm, hiện nay không cần sử dụng mà phần lớn các vật tư này là các phụ tùng dự trữ đặc biệt. Nhằm thu lại lượng vốn tồn đọng đã nhiều năm của công ty đang nằm trong kho NVL, CCDC công ty cần tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán ngay. Do Công ty CP xi măng Bỉm Sơn trực thuộc và chịu sự quản lý của Tổng công ty xi măng Việt Nam nên muốn được thanh lý, nhượng bán các NVL, CCDC này, công ty cần làm thủ tục báo cáo lên TCT để được phê duyệt. Ví dụ như phụ lục các NVL, CCDC cần thanh lý nhượng bán trong bảng dưới đây: Biểu số 3.1 TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM CÔNG TY XI MĂNG BỈM SƠN BẢNG NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO (Ứ ĐỌNG) Ngày 31/12/2006 STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Tồn cuối kỳ Số lượng Giá trị 1 2411.022324.008 B/ống mềm cao cấp HD1SNDN 06x315243.103 Cái 2,000 250.000 2 2411.28BI03.005 Bi cát đăng tay lái Cái 9,000 2.2250.000 … … … … … … 10 2411.28BL06.069 Bu long 16x40 Cái 278,000 5.000.000 11 2411.28BL06.069 Bu long bẹt 12x60 Cái 986,000 4.976.455 … … … … … … 187 2411.022337.010 Ghi 37.0178000090 Cái 10,000 153.914.980 188 2411.022337.041 Ghi máy lạnh Cái 5,000 55.957.490 … … … … … … 607 2411.2833603.063 Độngcơ 3.12.526T.400 KW Cái 2,000 41.383.800 608 2411.2833603.053 Động cơ ĐA3.800 KW Cái 1,000 187.600.000 … … … … … … Tổng cộng 12.696.098.054 Khi có quyết định phê duyệt của TCT thì giá trị các NVL, CCDC tồn kho cần được đánh giá lại nhằm xác định giá trị hợp lý của NVL, CCDC tại thời điểm đánh giá lại do hội đồng hoặc ban đánh giá lại thực hiện. Thường các NVL tồn từ nhiều năm tại công ty đã hao mòn, hỏng hóc, han rỉ nên có giá trị nhỏ hơn giá trị ghi trên sổ kế toán.Căn cứ vào các chứng từ đánh giá lại NVL, kế toán ghi: Nợ TK 412 (4122) Có TK 152 Công ty nên tiến hành thanh lý, nhượng bán các loại NVL này nhằm thu hồi sớm nhất phần vốn đầu tư. Khi xuất kho NVL để bán thì căn cứ vào giá thực tế, kế toán sẽ định khoản vào máy (Trên “phiếu xuất kho”) Nợ TK 632 (6321) Có TK 152 - Số tiền thu được từ việc nhượng bán NVL, kế toán định khoản trên “Hoá đơn bán hàng”: Nợ TK 131 - Số tiền thực thu Có TK 511 – Doanh thu Có TK 333(33311) - Thuế GTGT Khi thu tiền hoặc nhận giấy báo có của Ngân hàng thì Kế toán sẽ cập nhật vào “Phiếu thu” và “Giấy báo có”. Để tiến hành thanh lý nhượng bán các NVL, CCDC tồn kho lâu năm tại Công ty là vấn đề cũng phức tạp mà từ rất nhiều năm nay chưa được phê duyệt và thực hiện .Tuy nhiên nếu làm được, Công ty không những thu hồi lại được một phần vốn đã đầu tư mà còn giảm bớt được khối lương lớn các công việc cho kế toán trong việc theo dõi, hạch toán và lên các báo cáo định kỳ cho các nguyên vật liệu đó. Đồng thời, công ty còn tiết kiệm được các chi phí trong việc cất giữ, bảo quản,…để giải phóng các kho,tập trung vốn đầu tư , nhân lực , quản lý cho các loại NVL, CCDC thiết yếu khác. KÕt luËn Đối với doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất công tác kế toán NVL, CCDC đòi hỏi từ khâu bắt đầu xác định nhu cầu, đến thu mua, bảo quản, dự trữ, xác định nhu cầu xuất dùng. Đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra một cách liên tục thì NVL cung cấp phải kịp thời, chính xác và đầy đủ. Công tác kế toán NVL, CCDC có vai trò quan trọng để có thể thực hiện tốt mục tiêu tiết kiệm chi phí, góp phần hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Trong suốt quá trình thực tập, thông qua tìm hiểu về đặc điểm NVL, CCDC ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn sau đó là đi sâu tìm hiểu về chi tiết công tác kế toán NVL, CCDC, nhìn chung công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty là tuân thủ đúng quy định của Bộ tài chính, các thủ tục liên quan đến quá trình nhập xuất là tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu quản lý chung. Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác kế toán NVL, CCDC còn tồn tại một số hạn chế ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả quản lý. Công tác kế toán là một trong những công cụ quản lý hết sức quan trọng vì thế, những hạn chế này cần được khắc phục, tìm các biện pháp để có thể giảm bớt và loại bỏ. Xuất phát từ tình hình thực tế của Công ty cũng như kiến thức đã được trang bị ở nhà trường em đã đưa ra một sô biện pháp để khắc phục và hạn chế những tồn tại làm ảnh hưởng đến công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Góp phần nâng cao và hoàn thiện hơn hiệu quả quản lý thông qua hoàn thiện một trong những công cụ của nó - công tác kế toán. Đế có thể hoàn thành khoá luận tốt nghiệp với đề tài “ Hoàn thiện công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn”, em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong phòng KT – TK – TC đặc biệt là phòng Kế toán vật tư đã tạo điều kiện cung cấp thông tin, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo – TS. Trần Thị Nam Thanh đã hướng dẫn, góp ý kiến để em có thể thực hiện tốt và hoàn thiện khóa luận. Và em hi vọng với đề tài khoá luận của mình cùng với các kiến nghị sẽ góp một phần nhỏ để nâng cao hiệu quả công tác kế toán NVL, CCDC đây cũng là mục tiêu chính của đề tài mà em lựa chọn. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng trong bài khóa luận này em không thể tránh được những sai sót và hạn chế. Kính mong các thầy cô giúp em đưa ra những nhận xét để em hoàn thành được khoá luận tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn!