Khóa luận Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần xi măng Bỉm Sơn

0 2703,90 Tổng cộng 2703,90 2703,90 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Hàng mới, đúng chủng loại yêu cầu, đồng ý nhập kho. Đại diện kỹ thuật Đại diện giao hàng KTTKTC Thủ kho Thống kê Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Căn cứ vào các chứng từ trên sau khi lập “Biên bản kiểm nghiêm” đồng ý nhập kho khối lượng vật tư thì tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho Biểu số 09 CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN Thị xã Bỉm Sơn, Tỉnh Thanh Hoá MẪU SỐ 01-VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 31 tháng 3 năm 2008 Số chứng từ: P208 Nhập của : Chị Hà - Công ty CP thạch cao xi măng Theo HĐ 221B - Nhập thạch cao số 1422B ngày 15 tháng 2 năm 2008 Hoá đơn mua hàng: số 86342 ngày 31 tháng 3 năm 2008 Biên bản kiểm nghiệm số: 254 ngày 31 tháng 3 năm 2008 Nguồn nhập: Nhập vào kho: K12 STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm hàng hóa ĐVT Mã vật tư Số lượng Giá Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập Thạch cao 2115.060501.001 2703,90 Tổng cộng: Nhập ngày 31 tháng 3 năm 2008 PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI GIAO THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng mà chưa ghi đơn giá và thành tiền. Chỉ khi nào kế toán thanh toán nhận được phiếu nhập và dựa vào bảng duyệt giá thì mới ghi vào cột đơn giá và thành tiền. Phiếu nhập kho được lập làm 4 liên trong đó: Liên 1: Lưu tại kho Liên 2: Giao cho thủ kho để vào thể kho sau đó giao cho kế toán vật tư Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán làm căn cứ ghi sổ và thanh toán cho nhà cung cấp. Liên 4: Giao cho người cung cấp. 2.2.1.1.2. Thủ tục xuất kho NVL Tại các phân xưởng sản xuất, phụ trách kỹ thuật xác định nhu cầu NVL cần thiết cho quá trình sản xuất tại đơn vị mình và tập hợp lại đưa cho quản đốc phân xưởng ký nhận. Sau đó gửi bản yêu cầu này lên phòng kỹ thuật hoặc GĐ phê duyệt. Công việc này đòi hỏi nếu giá trị nhu cầu về NVL là lớn. Còn đối với nhu cầu về NVL có giá trị không quá lớn có thể gửi ngay yêu cầu tới bộ phận tổng kho quản lý các loại NVL đó. Riêng đối với NVL, căn cứ vào định mức tiêu hao NVL và lệnh sản xuất của ban lãnh đạo, căn cứ vào yêu cầu, quy định đã được các bộ phận chức năng phê duyệt. Sau đó bộ phận của tổng kho viết phiếu xuất kho cho các loại NVL mà mình phụ trách. CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN Bỉm sơn - Tỉnh Thanh Hoá MẪU SỐ: 02-VT SỐ CHỨNG TỪ: X/TC3 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 31 tháng 3 năm 2008 Họ tên người nhận hàng: Ông Châu Lý do xuất: Sản xuất xi măng bột Xuất tại kho: K12 – Kho phụ gia STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT Số lượng Gía Thành tiền Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Thạch cao 2115.060501.001 2903,9 2903,9 2 Đá bazan 2116.060501.001 17.927,02 17.927,02 TỔNG CỘNG Xuất ngày 31 tháng3 năm2008 THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ PHỤ TRÁCH TỔNG KHO NGƯỜI NHẬN THỦ KHO VIẾT PHIẾU Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Biểu số 10 Phiếu xuất này chỉ ghi chỉ tiêu về số lượng, sau khi cập nhật phiếu xuất này vào máy, đến cuối tháng khi máy tính được giá bình quân trong tháng sẽ tự động cập nhật vào cột giá trị và thành tiền. Công ty có hai loại phiếu xuất : Phiếu xuất và phiếu xuất điều chuyển. Phiếu xuất điều chuyển sử dụng để xuất vật tư giữa các kho với nhau. 2.2.4.2. Kế toán chi tiết NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Với đặc điểm của công tác kế toán và đã có áp dụng kế toán máy một cách rộng rãi vào công tác kế toán. Với hệ thống danh điểm vật tư lên tới hơn 5000 danh điểm NVL với các chủng loại vật tư phong phú thì việc chọn lựa phương pháp hạch toán chi tiết NVL sao cho đảm bảo được yêu cầu hạch toán, yêu cầu về hiệu quả quản lý là hết sức cần thiết. Công ty chọn phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Phương pháp này hoàn toàn thích hợp cho việc ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất diễn ra thường xuyên với công việc kế toán khá lớn. Thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất để ghi “ Thẻ kho”. Thẻ kho được dùng để ghi chép hằng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại NVL về chỉ tiêu số lượng. Đầu năm kế toán mở “Thẻ kho” ghi các chỉ tiêu, nhãn hiệu, quy cách, mã vật tư…ở cùng một kho, sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hằng ngày, mỗi thẻ kho được mở cho 1 loại NVL trong một kho. Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào các chứng từ trên, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ rồi tiến hành ghi vào Thẻ kho ở cột số thực nhập, thực xuất. Kế toán cũng dựa trên chứng từ nhập - xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền (Đối với xuất kho thì cột thành tiền chỉ được ghi ở cuối tháng) vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Thẻ này được mở tương ứng với Thẻ kho. Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” với “Thẻ kho”. Đồng thời kế toán sẽ ghi “Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn” dựa vào “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu”. Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn được theo dõi với từng danh điểm, từng loại NVL để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập xuất. Tuy nhiên với điều kiện hiện nay Công ty đã áp dụng kế toán máy một cách triệt để, sau khi tiến hành nhập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho thì máy tính sẽ tự động tổng hợp số liệu. Khi cần ta có thể in “Thẻ kho” và “Sổ chi tiết” tại bất cứ khoảng thời gian nào và trên đó có đầy đủ các chỉ tiêu cần thiết. Có thể khái quát việc hạch toán theo phương pháp thẻ song song như sau: PHIẾU NHẬP KHO PHIẾU XUẤT KHO THẺ KHO THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP VỀ VẬT LIỆU Sơ đồ 02: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng VD: Sau đây là mẫu thẻ kho của một số NVL chính. Biểu số 20 CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN KHO: KHO 12 – KHO PHỤ GIA MẪU SỐ: 06-VT THẺ KHO NGÀY LẬP THẺ:...01/ 03/2008.............................. TỜ SỐ:...01..................................................... - Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Thạch cao - Đơn vị tính.:....... Tấn............................................ - Mã số: 2115.060501.001 STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Xác nhận kế toán Số Ngày Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 G 01/03 Tồn 01/03 16700 PN P208 31/03 Mua Thạch cao Lào 31/03 2703,900 19403,900 … PX X/TC3 31/03 Sản xuất xi măng bột 31/03 2903,900 16500,00 Tồn 31/03 16500.00 Mục đích của Thẻ kho là theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng nguyên liệu trong từng kho. Làm căn cứ xác định tồn kho và dự trữ đối với từng NVL. Thẻ kho được theo dõi hàng tháng, từ đó xác định số lượng cần mua cho tháng tiếp theo. Biểu số 12 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN THẺ CHI TIẾT VẬT TƯ SỐ THẺ: 02 SỐ TỜ 01 Kho : K12 – Kho phụ gia Tên vật tư: Thạch cao Mã số: 2115.060501.001 ĐVT: Tấn Chứng từ Diễn giải Đơn gía Nhập Xuất Tồn Ngày Số SL TT SL TT SL TT Tồn 01/03 16700 7.622.962.440 31/03 PN P208 Mua Thạch cao Lào 459000 2703,9 1241090100 31/03 PX X/TC3 SX xi măng 456.818,09 2903,9 1.326.554.052 Tồn 31/03 456.818,09 16500 7.537.498.488 Cuối tháng khi tính được giá xuất kho của NVL thì máy sẽ tự động nhập giá trị vào cột Đơn giá và thành tiền ở “Sổ chi tiết vật tư”. Ta thấy rằng số lượng tồn đầu kỳ, cuối kỳ, nhập trong kỳ của Thạch cao giống như giá trị ghi trên “thẻ kho” và giá trị thành tiền giống như trên “thẻ chi tiết vật tư” của Thạch cao. Việc so sánh giữa các sổ có thể giúp cho kế toán phát hiện ra được những sai sót và tìm ra được nguyên nhân. Kết thúc tháng kế toán tổng hợp số liệu và ghi và “Bảng tổng hợp Nhập - xuất - tồn”. Với điều kiện áp dụng kế toán máy thì máy sẽ tự tổng hợp số liệu in ra khi cần thiết. VD: Tổng hợp nhập - xuất - tồn của 1 kho vào tháng 3 năm 2008 (Biểu số 11) Biểu số 11 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN Kho 12 – Kho phụ gia Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ SL GT SL GT SL GT SL GT 1 2114.060501.002 Phiến si lích Tấn 3.500 116.549.989 3.020,71 100.589.643 4.020,71 133.889.637 2.500 83.249.995 2 2116.060501.001 Đá Bazan Tấn 21.215 1.859.950.724 22.006,020 2.018.492.076 17.927,020 1.646.784.508 24.294 2.231.658.292 3 2113.0604.01.002 Quặng sắt Tấn 2.000 114.000.009 1.987,050 118.825.590 3.887,050 226.986.054 100 5.839.545 4 2115.060501.001 Thạch cao Tấn 16.700 7.622.962.440 2.703,9 1.241.090.100 2.903,9 1.326.554.052 16.500 7.537.498.488 Tổng cộng 9.713.463.162 3.478.997.409 3.334.214.251 9.858.246.320 Biểu số 18 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tài khoản 152 – Nguyên liệu,vật liệu Từ ngày 01/03/2008 đến ngày 31/03/2008 Số dư nợ đầu kỳ: 10 186 560 553 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … …. … … … … … 31/03 PN P208 CTY CP Thach cao Xi măng Nhập Thạch cao Lào 331203 1.241.090.100 31/03 PN 26 CTY CP KS XD Phụ gia TH Mua đá Bazan 331203 144.837.903 31/03 PX X/TC3 Xưởng lò Sản xuất Xi măng 621116 1.326.554.052 … ……. … … … … … Tổng phát sinh Nợ: 3 478 997 409 Tổng phát sinh Có: 3 334 214 251 Số dư nợ cuối kỳ: 10 331 343 711 Ngày 31 tháng 3 năm 2008 KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ Đã ký Đã ký Đặc điểm của Công ty CP xi măng là có quy mô lớn, nên các nghiệp vụ nhập xuất vật tư diễn ra liên tục. Hàng ngày kế toán xuống kho nhận phiếu nhập, xuất và kiểm tra tính hợp lý, đúng đắn chính xác của số liệu ghi chép trên thẻ kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Kế toán mang phiếu nhập, xuất về phòng kế toán . Tiến hành phân loại NVL sau đó sẽ cập nhật các phiếu nhập - xuất vật tư vào máy bằng phần mềm Fast Accouting. Kế toán cần thực hiện các thao tác để cập nhật số liệu như sau: Đối với phiếu nhập Vào phần mềm kế toán bằng tên và mật khẩu đã được đăng ký. Mỗi kế toán có tên và mật khẩu riêng. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phân hệ “Hệ thống” sau đó chọn tiếp phân hệ “ Kế toán mua hàng và công nợ phải trả” → Chọn mục “ Phiếu nhập kho”. Và trên máy xuất hiện giao diện của “Phiếu nhập kho” mà ta cần nhập dữ liệu. Sau khi cập nhập xong phiếu nhập vào máy thì chương trình sẽ tự động chuyển số liệu vào các báo cáo hàng nhập như : Bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu nhập theo vụ việc… và có thể in bất kỳ thời điểm nào trong năm. Đối với phiếu xuất kế toán cũng thực hiện các thao tác tương tự như đối với phiếu nhập. Từ giao diện của phần mềm Fast chọn phân hệ “Hệ thống” sau đó chọn tiếp phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho”→ Chọn mục “ Cập nhật số liệu” → Chọn “Phiếu xuất kho” và trên máy xuất hiện giao diện của “Phiếu xuất kho” mà ta cần nhập dữ liệu Riêng phần Giá và phần Tiền VND ta bỏ trống. Vào thời điểm cuối tháng kế toán sẽ tính giá, máy sẽ tự động tính giá NVL theo phương pháp đã khai báo và cập nhật giá và tiền vào tất cả các phiếu xuất, các báo cáo hàng xuất và các sổ sách có liên quan. Sau khi tiến hành việc cập nhật dữ liệu xong cho phiếu nhập và phiếu xuất, ta chọn mục “Lưu” để lưu lại phiếu mà ta vừa cập nhật. Khi các nghiệp vụ nhập, xuất được cập nhật vào máy thì các nghiệp vụ này cũng được lên các sổ chi tiết vật tư, nhật ký chung, lên bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn… Như vậy việc áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán chi tiết NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn đã giúp giảm khối lượng công việc một cách đáng kể mà vẫn đảm bảo được yêu cầu, hiệu quả quản lý NVL. Kế toán chi tiết NVL giúp cho kế toán cập nhập và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, từ đó lập nên các báo cáo kế toán quản trị, cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý để có thể đưa ra những quyết định hợp lý, đúng đắn với tình hình kinh doanh chung của Công ty. 2.2.4.3. Kế toán tổng hợp NVL. NVL được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tức là theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống về tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư cũng như hàng hoá trên sổ kế toán. Đối với đặc điểm kinh doanh của Công ty và quy mô sản xuất lớn, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục với nhiều loại NVL thì sử dụng phương pháp này để hạch toán tổng hợp NVL là hợp lí và thuận lợi cho công tác kế toán. 2.2.4.3.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Nguyên vật liệu trong Công ty CP xi măng Bỉm Sơn được nhập từ nhiều nguồn khác nhau. Đối với đá vôi và đất sét là hai loại NVL chính được công ty tự khai thác, phần lớn các loại NVL khác nhập kho là do mua ngoài như: Thạch cao, đá Bazan, xỷ Pirit…Một số loại NVL khác nhập kho do Công ty thuê ngoài gia công chế biến như các phụ tùng cơ khí, bên cạnh đó tại Công ty thì một số chi tiết máy, bu lông… được chế tạo tại xưởng cơ khí phục vụ trực tiếp cho sản xuất. Và nhập kho nếu xuất ra sử dụng không hết. * Đối với NVL chính là đá vôi và đất sét, Công ty khai thác trực tiếp tại các mỏ cách Nhà máy 3 km. Với đặc điểm là đá vôi và đất sét khai thác được đưa thẳng vào sản xuất sản phẩm mà không nhập kho. Nên tất cả các chi phí phát sinh trong quá trình khai thác đá vôi và đất sét được tập hợp vào TK 621 “ Chi phí NVL trực tiếp”. Sau đó được kết chuyển vào TK 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Đối với những NVL Công ty tự khai thác, Kế toán tổng hợp NVL không theo dõi trên các sổ sách kế toán mà chỉ theo dõi về mặt số lượng NVL đã được khai thác và đưa vào sản xuất. Trong quá trình khai thác các chi phí thực tế phát sinh, hạch toán quá trình sử dụng các loại NVL này vào sản xuất là do kế toán tổng hợp và tính giá thành thực hiện. Ta có thể khái quát bằng một số định khoản. Tập hợp chi phí phát sinh trong quá trình khai thác đá vôi và đất sét Nợ TK 621 Có TK 111,112, 334… Khi đá vôi và đất sét khai thác được vận chuyển về bộ phận sản xuất sản phẩm: Nợ TK 154 Có TK 621 Sau đó kết chuyển vào TK 155” Thành phẩm”, làm cơ sở để tính giá thành phẩm sản xuất ra trong kỳ. * Đối với những loại NVL như phụ tùng và một số chi tiết do xưởng cơ khí của Công ty tự chế biến. Các chi phí phát sinh trong quá trình tự chế biến được tập hợp vào TK 154 và hạch toán bình thường khi nhập kho. * Đối với nguồn nhập chủ yếu là mua ngoài: Vì Công ty sản xuất kinh doanh với quy mô lớn nên khối lượng và giá trị mỗi lần nhập mua NVL thường lớn. Với đặc điểm như thế, Công ty cần lựa chọn phương pháp thanh toán thích hợp để tạo thuận lợi cho Công ty trong quá trình thu mua NVL,cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất. NVL mua ngoài nhập kho được mua chủ yếu theo hình thức thanh toán sau. Do khối lượng và giá trị NVL nhập mua là rất lớn nên với hình thức thanh toán sau đem lại nhiều thuận lợi và công ty có thể chiếm dụng vốn của nhà cung cấp trong một thời gian. Phương thức thanh toán này được áp dụng cho nhiều loại NVL chính như: đá bazan, thạch cao, quặng... Và với khối lượng mua lớn như thế thì có trường hợp hàng và hoá đơn cùng về hoặc hàng và hoá đơn về vào các thời điểm khác nhau. Tuỳ từng trường hợp mà kế toán hạch toán phù hợp. Toàn bộ các định khoản trên đều được định khoản hoàn toàn trên máy. Các nghiệp vụ khác nhau thì được định khoản trên các phần hành khác nhau. VD: Mua hàng chưa thanh toán hoặc thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản thì định khoản khi cập nhật vào “Phiếu nhập kho”, trên “Phiếu nhập kho” có các chỉ tiêu TK có, TK nợ và phần khai báo thuế (TK 133). Do Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ nên giá nhập kho không bao gồm thuế GTGT VD : Công ty mua Thạch cao về sản xuất xi măng theo Hoá đơn GTGT ngày 31 tháng 3 năm 2008 (Biểu mẫu 01) số lượng 2307,90 tấn đơn giá chưa thuế 459.000 đồng /tấn, thuế GTGT 10%. Tổng giá thanh toán là 1.365.199.110 đồng. Công ty chưa trả tiền cho người bán. Trường hợp này hàng và hoá đơn về cùng ngày 31/3/2008 NVL sẽ được hạch toán vào TK 152. Kế toán sẽ định khoản: Nợ TK 152 (152115): 1.241.090.100 Nợ TK 133 (133100): 124.109.010 Có TK 331 (331203): 1.365.199.110 Sau khi lập phiếu nhập kho, Kế toán sẽ nhập dữ liệu vào máy trong “phiếu nhập kho”.Trong phiếu nhập này có đầy đủ các thông tin. Cụ thể như sau: Sau khi cập nhật các thông tin như mã khách, địa chỉ , số pn, ngày hạch toán (31/03/2008), ngày lập PN (31/03/2008) Mã hàng : 2115.060501.001 Tên hàng : Thạch cao ĐVT : Tấn Số lượng : 2307,9 Gía VND : 549000 TK Nợ 152115, TK Có 331203 Sau đó tiếp tục cập nhật phần thuế GTGT (10%), máy tính sẽ tự tính được số tiền thuế để tính ra tổng số tiền thanh toán là 1.365.199.110 Sau khi lưu các dữ liệu vừa nhập vào chương trình sẽ tự động ghi vào sổ cái TK 152, 133, 331 và các sổ chi tiết có liên quan. Khi lập “phiếu nhập kho” trường hợp chưa trả tiền người bán như mua thạch cao ngày 31/03/2008 hoặc chuyển khoản như trường hợp mua đá bazan ngày 31/03/2008. Thì TK ghi Có là TK 331( không hạch toán vào TK 112 ngay) để tránh hiện tượng “Chứng từ trùng” khi sử dụng kế toán máy( Sau đó nếu là thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng thì kế toán sẽ hạch toán Nợ TK 331/ Có TK 112). Phòng vật tư phải làm “Giấy đề nghị thanh toán tiền mua Vật tư” và “Giấy đề nghị chuyển tiền” (Đối với hình thức thanh toán bằng chuyển khoản) VD: Tiến hành thanh toán bằng chuyển khoản đối với Hóa Đơn mua Đá bazan ngày 31/03/2008:(Biểu số 13) Biểu số 14 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN PHÒNG KT – TK – TC GIẤY ĐỀ NGHỊ CHUYỂN TIỀN (Qua Ngân hàng) Ghi Có TK: 11211 Ghi Nợ TK 331 203 Đề nghị chi trả cho : Công ty CP KS XD và PG xi măng Thanh Hoá Mã khách hàng : CTY 778 Mã hợp đồng: L7011B Số tiền : 152.079.798 Bằng chữ: : Một trăm năm hai triệu không trăm bảy chín nghìn bảy trăm chín tám đồng Số hiệu tài khoản : 5011 000 000 0366 Tại Ngân hàng : Đầu tư và phát triển Thanh Hoá Nội dung chi trả : Thanh toán tiền mua đá bazan Hà Bình Chứng từ kèm theo : 01 Tên kế toán đề nghị : Lê Hữu Phăng Theo dõi TK 331 203 Ngày 19 tháng 4 năm 2008 Kế toán trưởng KẾ TOÁN Đối với phương thức thanh toán bằng tiền mặt thì ngoài “Giấy thanh toán tiền mua vật tư” chứng từ kế toán đề nghị thanh toán bằng tiền mặt là “Phiếu chi”. Phiếu chi được lập theo mẫu mới theo QĐ 15. Đây là hai hình thức thanh toán chủ yếu khi mua ngoài NVL nhập kho. Hàng ngày máy sẽ tự tổng hợp số liệu cho lên Nhật ký chung và Nhật ký mua hàng . Nhật ký mua hàng là 1 Nhật ký đặc biệt tổng hợp toàn bộ vật tư, hàng hoá mua trong kỳ và tự tổng hợp số liệu hàng ngày. Ta có thể thấy rõ hơn qua biểu sau: Biểu số 15 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN SỔ NHẬT KÝ MUA HÀNG Từ ngày 01/03/2008 đến ngày31/03/2008 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TK Nợ TK Có Số phát sinh Ngày Số … …. … …. …. … … … … … …. …. … … … … … …. …. … … … … … … …. … … 31/03 PN P208 Công ty CP Thạch cao xi măng Mua Thạch cao Lào 152115 331203 1.241.090.100 31/03 PN P208 Công ty CP Thạch cao xi măng Mua Thạch cao Lào 133100 331203 124.109.010 31/03 PN 26 Công ty CP KS XD phụ gia TH Mua đá bazan 152116 331203 144.837.903 31/03 PN 26 Công ty CP KS XD phụ gia TH Mua đá bazan 133100 331203 7.241.895 … … … … … … … 2.2.4.3.2. Kế toán tổng hợp xuất NVL tại công ty CP xi măng Bỉm Sơn NVL là yếu tố tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm, giá trị NVL chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường thì đòi hỏi Công ty phải có biện pháp quản lý chặt chẽ để giảm chi phí đến mức tối đa. Trước hết phải xác định đúng đối tượng sử dụng và mục đích sử dụng NVL trong sản xuất. NVL tại Công ty xi măng Bỉm Sơn thì xuất kho chủ yếu dùng cho sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhiệm vụ sản xuất và lệnh sản xuất của ban lãnh đạo. Số lượng xuất các NVL sẽ được ban lãnh đạo phê duyệt . Số lượng xuất này được cụ thể cho từng đối tượng sử dụng NVL là các phân xưởng. Tại kho có nhiệm vụ xuất NVL theo đúng số lượng, quy cách, chủng loại ghi trên phiếu xuất . Đối tượng chịu chi phí là các bán thành phẩm của từng công đoạn và thành phẩm của công đoạn cuối. Kế toán nhận được phiếu xuất sẽ tiến hành cập nhật phiếu xuất đó vào máy. Trong điều kiện Công ty áp dụng kế toán máy và áp dụng phương pháp giá bình quân gia quyền cố định theo tháng. Khi cập nhật phiếu xuất Kế toán chỉ cập nhật số lượng NVL xuất kho. Đến cuối tháng kế toán vào chương trình tính giá thì máy sẽ tự động cập nhật đơn giá và toàn bộ trị giá NVL xuất kho vào phiếu xuất kho, sổ chi tiết và các báo cáo liên quan. VD: Với phiếu xuất kho ngày 31/03/2008 kế toán sẽ định khoản như sau: (Cuối tháng kế toán đã vào chương trình tính giá) Nợ TK 621116: 1.326.554.052 Có TK 152115: 1.326.554.052 Ngoài xuất để sản xuất sản phẩm, NVL còn xuất chung cho cả phân xưởng và được hạch toán vào TK 627. NVL được chi tiết cho từng phân xưởng và từng loại . Ngoài ra còn một số trường hợp xuất NVL như: Xuất phục vụ cho quản lý chung ở công ty , Phục vụ cho bán hàng, Xuất cho vay… Toàn bộ phiếu xuất sẽ được cập nhật và lưu vào máy. Máy sẽ tự động phân bổ và tổng hợp số liệu ghi vào Sổ cái TK 152, tổng hợp hàng xuất… Thông thường tại các doanh nghiệp sản xuất, để tập hợp theo dõi chi phí theo đối tượng thì sử dụng “Bảng phân bổ NVL”. Tại Công ty Xi Măng Bỉm Sơn thì sử dụng Bảng phân bổ chi phí tại các công đoạn (Biểu số 16). Bao gồm các bán thành phẩm của các công đoạn : bùn, bột, clinker, sét… và thành phẩm xi măng. Thông qua bảng này cho thấy với mỗi công đoạn khác nhau trong quá trình sản xuất xi măng, mỗi một đối tượng sẽ sử dụng những loại NVL gì, số lượng NVL đã sử dụng, để quản lý chi phí NVL tại các công đoạn một cách hiệu quả nhất. Có thể thấy rõ qua biểu sau: (Biểu số 16) Biểu số 16 Công ty CP xi măng Bỉm sơn BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ PHÁT SINH TẠI CÁC CÔNG ĐOẠN Tháng 3 năm 2008 STT Yếu tố chi phí ĐVT Bùn Bột Clinker dây chuyền 1 Clinker dây chyền 2 SL Tiền SL Tiền SL Tiền SL Tiền Sản lượng sản phẩm I CPNVL trực tiếp 1 Thạch cao Tấn 2 Clinker Tấn 3 Phiến silich Tấn 1 392,71 46 377 241 2 628 87 512 396 4 Than cám Tấn 7 699,99 4 030 492 876 11 177 5 850 503 555 5 Quặng Tấn 1 257,62 73 439 045 2 629,43 153 547 009 6 Phụ gia Tấn 7 Bi đạn Tấn 21 050 288 385 000 … …. … …. … … … … … … …. Biểu số 17 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/03/2008 đến 31/03/2008 Chứng từ Diễn giải Tài khoản Số phát sinh Ngày Số Nợ Có … … … .. … … … … … .. … … … … … .. … … … .. … … … … 31/03 PN P208 Mua Thạch cao Lào 152115 133100 331203 1.241.090.100 124.109.010 1.365.199.110 31/03 PN 26 Mua đá bazan Hà Bình 152116 133100 331203 144.837.903 7.241.895 152.079.798 … … … … … … Nhìn chung kế toán tổng hợp NVL tại Công ty TY CP Xi Măng Bỉm Sơn về cơ bản cũng giống như đối với các DN sản xuất khác. Nhưng Công ty có đặc thù là khai thác đá vôi và đất sét tại mỏ. Đây là 2 NVL chính được khai thác và đưa thẳng vào sản xuất mà không qua nhập kho. Nên toàn bộ công tác kế toán tổng hợp nhập – xuất đá vôi và đất sét không được kế toán theo dõi trên sổ kế toán mà chỉ theo dõi thông qua việc nhập xuất các nguyên, vật liệu phục vụ quá trình khai thác đá vôi và đất sét. Đối với phế liệu trong sản xuất Công ty sẽ tiến hành nhập kho và chờ bán. Doanh thu bán phế liệu được Công ty hạch toán vào doanh thu bán hàng (TK 51128) Vào cuối năm, Công ty tiến hành kiểm kê các NVL trong kho để so sánh với số liệu trên sổ sách. Do với số lượng NVL quá lớn, chủng loại phong phú nên không có điều kiện tiến hành nhiều hơn. Thời gian tiến hành kiểm kê là vào 31/12. Trường hợp kiểm kê phát hiện NVL hư hỏng mất mát căn cứ vào biên bản kiểm kê. Tài sản thiếu sẽ được hạch toán vào TK 138 chờ xử lý. Và căn cứ vào quyết định xử lý để hạch toán. Trường hợp phát hiện thừa NVLCông ty hạch toán vào TK 338 chờ xử lý. Sau đây là biểu mẫu kiểm kê vào cuối năm 2007 (Biểu số 19) Biểu số 19 CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN MẪU SỐ : 08 – VT BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO VẬT TƯ, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Kho/ Đơn vị quản lý: Kho phụ gia Thời điểm kiểm kê…Giờ …ngày 31 tháng 12 năm 2007 Ban kiểm kê gồm: Ông, Bà : Lê Hữu Phăng Trưởng ban Ông, Bà: Nguyễn Văn Công Ủy viên Ông, Bà: Lê Thị Mai Uỷ viên Đã kiểm kê cho các mặt hàng dưới đây: STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Theo sổ sách Theo kiểm kê Chênh lệch Phẩm chất Thừa Thiếu SL TT SL TT SL TT SL TT Tốt 100% Kém phẩm chất Mất phẩm chất 152 Nguyên vật liệu 9 680 363 413 9 680 363 413 1 2114.060501.002 Phiến si lích Tấn 6 000 199 799 982 6 000 199 799 982 2 2116.060501.001 Đá Bazan Tấn 30 037 2 814 594 710 30 370 2 814 594 710 3 2113.060401.002 Quặng sắt Tấn 4 300 245 100 019 4 300 245 100 019 4 2115.060501.001 Thạch cao Tấn 14 000 6 420 686 702 14 000 6 420 686 702 Tổng 9 680 363 413 9 680 363 413 Ngày 31 tháng 12 năm 2007 Thủ kho Thống kê Kế toán Kế toán trưởng Trưởng ban kiểm kê Thủ trưởng đơn vị Trong điều kiện áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán thì đã tạo được nhiều thuận lợi. Giúp cho công tác kế toán trở nên dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất NVL sau khi kế toán chi tiết lưu vào máy sẽ tự động ghi lên sổ kế toán tổng hợp. Áp dụng kế toán máy trong công tác kế toán không những chặt chẽ mà kế toán cũng tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc đối chiếu giữa sổ tổng hợp với các sổ chi tiết. Áp dụng kế toán máy vào công tác hạch toán NVL, kế toán có thể đối chiếu số liệu dễ dàng giữa các sổ chi tiết với nhau và đối chiếu sổ chi tiết với sổ tổng hợp để từ đó có thể phát hiện những sai sót trong quá trình hạch toán NVL. PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CP XI MĂNG BỈM SƠN 3.1 Nhận xét và đánh giá khái quát công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Sau gần 30 năm xây dựng và phát triển, tiền thân là Nhà máy xi măng Bỉm Sơn. Với sự nỗ lực của các cán bộ công nhân viên, Công ty đã không ngừng phát triển và đạt được nhiều thành tích lớn lao trong suốt quá trình từ khi xây dựng đến khi trở thành doanh nghiệp có quy mô, uy tín hàng đầu trong ngành công nghiệp sản xuất xi măng ở nước ta. Cùng với sự lớn mạnh, mở rộng về cơ sở vật chất, quy mô sản xuất thì trình độ quản lý của ban lãnh đạo của Công ty cũng được nâng cao và hoàn thiện hơn để đáp ứng được nhu cầu về quản lý. Để có thể tồn tại và phát triển hơn nữa, Công ty luôn tìm các biện pháp để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Muốn thế Công ty cần sử dụng các biện pháp, công cụ quản lý phù hợp, trong đó tổ chức công tác kế toán là một trong những công cụ hữu hiệu và dễ tác động nhất. Công tác kế toán NVL có vai trò quan trọng trong tổ chức công tác kế toán nói chung. Với mục tiêu là sử dụng có hiệu quả với các NVL, vì NVL là thành phần quan trọng cấu thành nên thực thể sản xuất. Tổ chức tốt công tác kế toán NVL là cơ sở để nâng cao hiệu quả sử dụng NVL, giảm chi phí, hạ giá thành, góp phần hoàn thiện và nâng cao công tác quản lý nói chung. Cũng như các doanh nghiệp khác, do nhiều nguyên nhân khác nhau mà Công tác kế toán NVL tại công ty vẫn còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên, xét một cách toàn diện Công tác kế toán NVL tại công ty CPXM Bỉm Sơn đã đáp ứng được những yêu cầu quan trọng trong quản lý. 3.1.1.Ưu điểm trong công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Về bộ máy kế toán và trình độ của kế toán viên: Một trong những ưu điểm lớn về bộ máy kế toán của công ty đó là trình độ chuyên môn của các cán bộ kế toán trong Công ty tương đối đồng đều. Công ty thường xuyên tổ chức đào tạo, bổ sung kiến thức, kỹ năng mới cho từng người. Đặc biệt, đây là đội ngũ có kinh nghiệm lâu năm, có những người gắn bó với Công ty từ những ngày thành lập nhà máy. Bộ máy kế toán được tổ chức phù hợp với quy mô, yêu cầu quản lý, phù hợp với trình độ, khả năng của từng người. Về tổng thể, tổ chức công tác nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng tuân thủ đúng chế độ kế toán mới ban hành, phần nào góp phần nâng cao hiệu quả quản lý. Về chế độ, chính sách liên quan đến hạch toán NVL: Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của Công ty. Hình thức kế toán này phù hợp cho việc áp dụng kế toán máy, giúp giảm bớt khối lượng công việc mà vẫn đảm bảo phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với khối lượng lớn NVL mà chủng loại lại phong phú thì việc áp dụng hạch toán theo phương pháp Kê khai thường xuyên là hoàn toàn hợp lý. NVL được ghi nhận theo giá thực tế, khối lượng tồn kho của NVL được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo từng tháng . Với đặc điểm và yêu cầu quản lý về NVL thì các chính sách áp dụng này áp dụng đúng đắn sẽ góp phần nâng cao công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Về áp dụng kế toán máy: Việc áp dụng kế toán máy đã giúp cho Công tác kế toán giảm bớt khối lượng công việc, gọn nhẹ quá trình từ xử lý chứng từ, vào sổ sách kế toán và lập các Báo cáo. Đặc biệt trong công tác kế toán NVL thì hiệu quả sử dụng kế toán máy lại càng thể hiện rõ. Do hệ thống máy tính trong công ty được nối mạng, nên khi các nghiệp vụ nhập - xuất NVL phát sinh, bộ phận thống kê tổng kho có nhiệm vụ viết phiếu nhập xuất và lưu vào máy. Khi kế toán muốn cập nhật các phiếu nhập - xuất chỉ cần gọi lại các phiếu đó và định khoản theo đúng nghiệp vụ phát sinh mà không cần nhập lại.Các nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên và phải tổng hợp số liệu để vào các sổ sách nên khối lượng công việc của kế toán rất lớn. Áp dụng kế toán máy giúp cho kế toán NVL tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, đảm bảo kế toán phản ánh một cách chính xác cho hơn 5000 danh điểm vật tư tại Công ty. Các phiếu nhập xuất lưu trong máy giúp cho việc vào dữ liệu kế toán thống nhất với thống kê, thủ kho. Không xảy ra sai lệch về mã NVL, số lượng và sự trùng lặp các phiếu nhập - xuất. Không chỉ có thế, sử dụng kế toán máy còn cho phép kế toán xem xét các số liệu, tìm kiếm hay sữa chữa dễ dàng, cho phép in ra các báo cáo, sổ sách tại thời điểm bất kỳ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý, giúp các nhà quản lý ra quyết định kịp thời và chính xác. Về hệ thống danh điểm NVL: Tại Công ty có tới hơn 5000 các loại NVL với chủng loại, quy cách đa dạng, phong phú nên rất dễ bị nhầm lẫn trong quá trình theo dõi, quản lý và hạch toán sự biến động của chúng. Để phục vụ cho công tác kế toán trên, kế toán máy phát huy được hiệu quả cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình quản lý, Công ty đã xây dựng hệ thống danh điểm NVL thống nhất trong toàn công ty. Hệ thống danh điểm này được xây dựng và áp dụng bắt đầu từ năm 2004, đây là một cải cách trong công tác kế toán tại công ty. Giúp cho công tác kế toán NVL hiệu quả hơn rất nhiều. Về thủ tục nhâp, xuất kho NVL Với khối lượng NVL lớn, chủng loại đa dạng, Công ty đã có nhiều biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ từ khâu thu mua, khai thác bảo quản, dự trữ đến xuất dùng. Trong khâu thu mua Công ty đã quy định chặt chẽ các thủ tục khi tiến hành nhập kho. NVL khi nhập kho phải có một hội đồng kiểm nghiệm với đầy đủ các thành viên đại diện có liên quan. Trong đó có một đại diện của phòng kế toán. Khối lượng nhập mua phải căn cứ vào kế hoạch, phải có “ Tờ trình mua vật tư”, có “Bảng đề nghị mức giá mua vật tư hàng hoá”. Đối với một số NVL chính cấu thành nên thực thể sản phẩm thì trước khi nhập kho phải tiến hành phân tích các thành phần hoá học của NVL đó, nếu đảm bảo đúng quy định mới được nhập kho. Trước khi kiểm nghiệm NVL các thành viên phải căn cứ vào giá đã duyệt, các hợp đồng kinh tế ký kết giữa hai bên. Với các thủ tục đó cho thấy công tác kế toán NVL là chặt chẽ, đảm bảo được yêu cầu quản lý. Quá trình xuất NVL phải thông qua xét duyệt yêu cầu sử dụng. Xuất dùng NVL phải căn cứ vào định mức tiêu hao tại phòng kỹ thuật, căn cứ vào kế hoạch sản xuất… sau đó bộ phận tổng kho mới được phép viết phiếu xuất kho cho những NVL có giá trị lớn. Còn đối với NVL có giá trị nhỏ thì các thủ tục này chỉ cần thông qua phòng chức năng. Có thể thấy Công tác kế toán về thủ tục nhập, xuất NVL là chặt chẽ, hợp lý có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng, tạo thuận lợi cho quản lý, theo dõi tổng quát và chính xác biến động của các loại NVL, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho NVL. Về phương pháp kế toán chi tiết NVL: Việc áp dụng phương pháp Thẻ song song trong kế toán chi tiết NVL là phù hợp trong điều kiện công ty tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền như hiện nay. Quá trình hạch toán chi tiết tới từng danh điểm NVL tiến hành song song giữa thủ kho và kế toán đảm bảo cho hàng nghìn các loại NVL đều được theo dõi thường xuyên về tình hình biến động của chúng, từ đó giúp các nhà quản trị có kế hoạch thu mua và dự trữ chính xác cho từng loại NVL. Với những ưu điểm trên thì Công tác kế toán NVL góp phần hoàn thiện kế toán nói chung trong Công ty, nâng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả sử dụng NVL cho các quá trình, các mục đích khác nhau. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm bao giờ cũng tồn tại những hạn chế nhất định. Những hạn chế này cần được khắc phục để công tác kế toán được cải thiện và dần được hoàn thiện. 3.1.2. Những hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn Với một khối lượng NVL lớn trên 5000 các loại NVL khác nhau nên ít nhiều Công ty sẽ gặp phải khó khăn trong quá trình theo dõi và quản lý. Và do một số nguyên nhân nên Công tác kế toán NVL tại công ty CP XM Bỉm Sơn còn có những hạn chế nhất định. Thứ nhất, Nhà máy xi măng Bỉm Sơn khi mới thành lập, toàn bộ các dây chuyền công nghệ sản xuất đều do Liên Xô trang bị và cung cấp, sau thời gian dài sử dụng, các thiết bị này bị hư hỏng, số còn lại trở nên lạc hậu, không còn phù hợp để sản xuất sản phẩm. Trước đây do các máy móc ngoại nhập thường ít hoặc hiếm các phụ tùng thay thế nên công ty đã tiến hành mua dự trữ để xuất dùng dần phục vụ cho sản xuất cũng như để sửa chữa máy móc, thiết bị. Hiện nay khi các dây chuyền công nghệ đã được thay thế, toàn bộ các phụ tùng và một số NVL khác dự trữ không còn cần thiết nữa, trở thành NVL tồn kho lâu năm. Số lượng tồn kho này kế toán vẫn phải theo dõi, định kỳ tiến hành kiểm kê và ghi chép trên các sổ kế toán. Do tồn kho lâu năm nên một số NVL đã không còn sử dụng được nữa làm giá trị thực tế giảm đi rất nhiều, mặc dù về số lượng không thay đổi. Hơn nữa, giá trị của các NVL này tương đối lớn, gây cho công ty một khó khăn là vốn bị tồn đọng là khá lớn, làm cho chi phí cơ hội đối với số NVL này tăng. Không chỉ có thế, mà công ty còn mất chi phí để bảo quản, quản lý, chi phí về nhân công, kho bãi… Rất nhiều các NVL từ nhiều năm nay không có sự biến động nào, số lượng, giá trị tại các cột “tồn đầu kỳ” và “tồn cuối kỳ” trên sổ kế toán giữ nguyên, nhưng kế toán NVL vẫn phải theo dõi trên các sổ kế toán, lập Báo cáo HTK theo định kỳ, tiến hành kiểm kê như bình thường. Một số loại NVL như : Vòng bi 6017, Vòi phun Bla… Việc theo dõi, bảo quản các NVL tồn kho lâu năm lại kém chất lượng là không cần thiết đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty mà còn mang lại nhiều hạn chế như vốn bị ứ đọng trong thời gian dài, tốn kém về chi phí bảo quản, làm tăng khối lượng cho công tác kế toán. Đây là vấn đề công ty cần nhanh chóng đưa ra biện pháp xử lý để thu hồi phần vốn đầu tư ban đầu và giảm bớt khối lượng công việc kế toán không cần thiết cho kế toán viên. Thứ hai, tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, bộ phận thống kê tổng kho phụ trách phiếu nhập, xuất NVL và từng người sẽ theo dõi từng nhóm NVL khác nhau. Tại phòng kế toán, từng kế toán lại phụ trách theo dõi tình hình Nhập - xuất theo kho. Xuất phát từ 2 đặc điểm trên mà trong công tác kế toán NVL còn tồn tại một số bất cập. Một số NVL có cùng tên gọi, quy cách nhưng do nguồn nhập khác nhau, nên được hạch toán vào TK chi tiết khác nhau. Do việc mã hóa vật tư căn cứ vào TK nên với nguồn nhập khác nhau thì mã vật tư cũng khác nhau. VD: Cùng Vật liệu bạc biên Benla nếu nhập từ mua sắm thì được hạch toán vào TK 152411 với mã NVL Là 2411.010204.045 nhưng nếu nhập kho bằng nguồn dự trũ đặc biệt thì được hạch toán vào TK 15242 với mã NVL là 242.030404.003. Ở bộ phận thống kê tổng kho thì chỉ quan tâm đến các mặt hàng, không quan tâm đến các nguồn nhập nên dễ nhầm lẫn khi báo mã vật tư. Ở bộ phận kế toán lại cập nhật theo mã vật tư nên dễ sai lệch khi đối chiếu số liệu giữa kho với kế toán. Mỗi kho do một kế toán vật tư theo dõi nhưng trong kho lại có nhiều mặt hàng khác nhau,do nhiều người của bộ phận thống kê tổng kho theo dõi. VD: Chú Tâm theo dõi kho phụ tùng, trong kho phụ tùng lại có chú Hiền theo dõi phụ tùng ô tô, chú Lục theo dõi phụ tùng máy mỏ… Do đó khi đối chiếu số liệu giữa kế toán với tổng kho, kế toán phải đối chiếu số liệu với từng bộ phận thống kê nên sẽ tốn nhiều thời gian và công sức và dễ nhầm lẫn, sai sót số liệu. Như vậy cần phải có biện pháp phân chia quản lý và theo dõi một cách khoa học hơn, thuận tiện đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa tổng kho và bộ phận kế toán. Thứ ba, tại công ty vẫn còn tình trạng một loại NVL được nhập vào hai kho, cả hai kho này cùng quản lý một loại NVL nên gây khó khăn cho việc hạch toán. VD: Cáp AC95 (mã 2118.102001.012) có trong kho K02 Và K03; Que hàn ESAB (mã 2118.104201.016) có trong 2 kho là kho K01 và kho K03; Đồng tấm 6 ly (mã 2118.030705.027) có trong kho K02 Và K10. Rõ ràng với tình trạng ở cả 2 kho cùng quản lý một loại NVL gây khó khăn trong công tác kế toán, sự quản lý chồng chéo gây sự bất tiện cho kế toán khi xác định tổng giá trị, số lượng tồn kho cũng như theo dõi tình hình biến động nhập - xuất dễ gây nhầm lẫn. Việc đối chiếu giữa thủ kho với kế toán sẽ mất nhiều thời gian, công sức hơn. Thứ tư, trong năm năm qua Công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cho đến thời điểm cuối năm 2007 là hợp lý vì hiện nay giá mua NVL liên tục tăng. Theo thông tin từ Bộ Xây Dựng, năm 2008, có 6 nhà máy xi măng đi vào hoạt động với công suất lên tới 6,6 triệu tấn đó là: Xi măng Công Thanh, Thăng Long, Tây Ninh, Chinfon Hải Phòng và Tuyên Quang. Sự ra đời của các nhà máy xi măng với công suất lớn này sẽ làm cho nhu cầu về NVL tăng mạnh. Nhu cầu về NVL tăng sẽ dẫn đến giá NVL mua vào phục vụ sản xuất tăng theo. Tuy nhiên khi nhu cầu về NVL tăng vọt thì kéo theo đó cũng sẽ xuất hiện rất nhiều nhà cung cấp NVL mới tham gia vào thị trường béo bở này, các nhà cung cấp hiện tại cũng nhanh chóng thay đổi để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường. Biến động này lại sẽ gây ra sự giảm giá về NVL vì cung đã đáp ứng được cầu. Kéo giá NVL về đúng giá trị thực tế. 3.2 Một số kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn. Để nâng cao và hoàn thiện dần công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, ngoài việc duy trì và phát huy những ưu điểm đã có thì bên cạnh đó công ty cần nhanh chóng tìm ra các biện pháp khắc phục những hạn chế đang tồn tại làm ảnh hưởng nhất định đến công tác kế toán tại Công ty. Sau thời gian thực tập tại Công ty, nhận thức được tầm quan trọng của kế toán NVL đối với công tác kế toán nói chung và xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như điều kiện thực tế tại công ty, em xin đưa ra một số kiến nghị sau: 3.2.1 Về tổ chức cồng tác quản lý, theo dõi NVL Như đã trình bày ở trên, tổ chức quản lý NVL còn tồn tại một số bất cập. Sự phân chia quản lý có sự khác nhau giữa bộ phận thống kê tổng kho với kế toán NVL, gây nhiều khó khăn cho việc đối chiếu số liệu giữa tổng kho- kế toán- thủ kho. Để có thể nâng cao được hiệu quả quản lý NVL cần có sự phân chia quản lý khoa học hơn so với cách phân chia cũ. Theo cách phân chia cũ: Bộ phận thống kê thủ kho theo dõi vật tư về các loại mặt hàng, còn kế toán theo dõi vật tư theo kho, các vật tư nằm ở các kho và một kho thì có nhiều loại vật tư không thống nhất cho kho CCDC và kho NVL. Điều này làm cho quá trình đối chiếu số liệu trở nên chồng chéo, khó khăn cho cả 2 bên mà không đem lại được hiệu quả về mặt quản lý. Do đó cần phân công lại quản lý của tổng kho và kế toán thống nhất khi theo dõi mặt hàng hoặc cùng theo dõi theo chỉ tiêu kho để đơn giản và nâng cao hiệu quả quản lí và đối chiếu số liệu. VD: Sắt thép ở các kho K01, K02, K11, K12 Theo sự phân công cũ: Bộ phận thống kê: Cô Mai theo dõi sắt thép ở cả 4 kho. Bộ phận kế toán: chú Tâm theo dõi kho 01, cô Nghiên theo dõi kho 02, chị Hương theo dõi kho 03, Chị Nhung theo dõi kho 04. Vòng bi có ở 2 kho K01 và K04 Bộ phận thống kê: Chú Lục theo dõi vòng bi ở cả 2 kho Bộ phận kế toán: Chú Tâm theo dõi kho K01,Chị Nhung theo dõi K04 Theo như sự phân công trên khi đối chiếu số liệu vào cuối tháng, cô Mai phải đối chiếu số liệu với 4 thủ kho và 4 kế toán. Chú Tâm phải đối chiếu với thủ kho và 2 thống kê tổng kho… Như vậy rõ ràng quá trình đối chiếu phức tạp gây khó khăn và hạn chế trong phát hiện sai sót. Theo em, có thể phân chia quản lý theo cách mới. Đó là một kho chỉ bảo quản một loại vật tư, chuyển toàn bộ số NVL ở các kho khác nhau về quản lí tập trung tại một kho. Theo như trường hợp trên, chuyển sắt thép về cùng một kho chẳng hạn kho K01, theo đó chú Tâm theo dõi K01, Cô Mai theo dõi toàn bộ sắt thép ở kho K01, với cách phân chia mới này, khi tiến hành đối chiếu số liệu chỉ cần chú Tâm (kế toán), Cô Mai (thống kê tổng kho) và thủ kho K01 đối chiếu với nhau. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian, công sức mà hiệu quả được nâng lên rất nhiều. Với cách quản lý như trên, mỗi loại NVL được bảo quản trong cùng một kho, mỗi kế toán theo dõi một kho và một loại NVL, như vậy quá trình theo dõi biến động của các NVL sẽ chính xác, chặt chẽ và dễ dàng hơn. Song trên thực tế, để thực hiện được giải pháp này không phải là đơn giản. Do công ty có nhiều kho, khối lượng NVL lớn, sự điều chuyển từ nhiều kho sang cùng 1 kho sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn kém. Và cần có kho đủ điều kiện về diện tích và không gian đảm bảo tốt cho bảo quản NVL. Để thực hiện được như thế không thể tiến hành ngay mà cần có thời gian để thay đổi, điều chuyển các loại NVL. 3.2.2. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Như đã trình bày trên phần 3.1.2 Hiện nay Công ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Tuy nhiên theo ý kiến của em cuối niên độ kế toán năm 2008 công ty nên xem xét lại vấn đề trích lập dự phòng giảm hàng tồn kho. Năm 2008 có 6 nhà máy xi măng mới đi vào hoạt động, dẫn đến nhu cầu về NVL tăng mạnh, kéo theo sự tăng giá NVL. Nhưng đến cuối năm 2008, đầu năm 2009 giá của NVL có thể sẽ giảm nhiều do cung đã đáp ứng được cầu. Sự thay đổi về giá NVL sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản xuất của sản phẩm. Giá trị NVL tồn kho cuối năm 2008 sẽ được tiếp tục dùng để sản xuất năm 2009. Nếu giá NVL dùng cho sản xuất được xác định cao hơn giá thị trường sẽ làm cho giá sản phẩm sản xuất ra cao, không cạnh tranh được trên thị trường. Nguồn nhập NVL của Công ty lại chủ yếu là mua ngoài, trước tình hình giá cả thị trường có nhiều biến động nên hạn chế những khó khăn trong quá trình sản xuất kinh doanh và xác lập giá bán bằng cách bù đắp tổn thất có thể xảy ra bằng nguồn tài chính dự phòng. Khi giá của các loại NVL trên thị trường có xu hướng giảm công ty nên lập khoản “Dự phòng giảm giá HTK” phản ánh trên TK 159 để dự phòng sự biến động giá cả của số NVL tồn kho trong công ty. Ngày 27/02/2006, Bộ Tài chính đã ban hành Thông Tư số 13/2006/TT-BTC hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Vận dụng một cách chính xác quy định này sẽ giúp cho Công ty hạn chế được rủi ro trong kinh doanh. Cuối kỳ kế toán hàng năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK nhỏ hơn giá trị gốc thì phải lập dự phòng giảm giá HTK. Số dự phòng giảm giá HTK được lập là số chênh lệch giữa giá gốc HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được. Đơn giá ước tính có thể bán Đơn giá gốc hàng tồn kho Số lượng HTK ngày 31/12/N Số sự phòng cần trích lập được xác định: - x = Số dự phòng cần trích lập năm N+1 Việc lập dự phòng được tính riêng cho từng NVL. Cách lập dự phòng như sau: + Cuối niên độ kế toán (31/12/N) căn cứ vào số lượng vật tư tồn kho và giá trị thuần có thể thực hiện được để xác định mức lập dự phòng. Khoản dự phòng này được xem như là một khoản chi phí và được phản ánh trên TK 632 – Giá vốn hàng bán. Kế toán sẽ định khoản như sau: Nợ TK 632 (CT) Có TK 159 + Cuối niên độ kế toán năm sau (31/12/N+1) tiếp tục tính mức dự phòng cần lập cho năm tiếp theo. Nếu khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá đã lập cuối kì kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được trích lập thêm: Nợ TK 632 (CT) Có TK 159 Nếu khoản dự phòng phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng đã lập năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập: Nợ TK 159 Có TK 632 (CT) 3.2.3.Thanh lý NVL tồn kho lâu năm Công ty CP xi măng Bỉm Sơn đang có một khối lượng lớn NVL tồn kho từ rất nhiêu năm, hiện nay không cần sử dụng, mà phần lớn các vật tư này là các phụ tùng dự trữ đặc biệt. Nhằm thu lại lượng vốn tồn đọng đã nhiều năm của công ty đang nằm trong kho NVL Công ty cần tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán số NVL tồn kho lâu năm này. Do Công ty CP xi măng Bỉm Sơn trực thuộc và chịu sự quản lý của Tổng công ty xi măng Việt Nam nên muốn được thanh lí, nhượng bán các NVL này, công ty cần làm thủ tục báo cáo lên Tổng Công ty để được phê duyệt. Ví dụ như phụ lục các NVL cần thanh lý nhượng bán trong bảng dưới đây: Biểu số 20 TỔNG CÔNG TY XI MĂNG VIỆT NAM CÔNG TY XI MĂNG BỈM SƠN BẢNG NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO (Ứ ĐỌNG) Ngày 31/12/2007 STT Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Tồn cuối kì Số lượng Giá trị (VNĐ) 1 2411.022324.008 B/ống mềm cao cấp HD1SNDN 06X315243.103 Cái 2,000 250.000 2 2411.28BI03.005 Bi cát đăng tay lái Cái 9,000 2.2250.000 … … … … … … 10 2411.28BL06.069 Bu lông 16X40 Cái 278,000 5.000.000 11 2411.28BL06.069 Bu lông bẹt 12X60 Cái 986,000 4.976.455 … … … … … … 187 2411.022337.010 Ghi 37.0178000090 Cái 10,000 153.914.980 188 2411.022337.041 Ghi máy lạnh Cái 5,000 55.957.490 … … … … … … 607 2411.2833603.063 Độngcơ 3.12.526T.400 KW Cái 2,000 41.383.800 608 2411.2833603.053 Động cơ ĐA3.800 KW Cái 1,000 187.600.000 … … … … … … Tổng cộng 12.696.098.054 Khi có quyết định phê duyệt của TCT thì giá trị các NVL tồn kho cần được đánh giá lại nhằm xác định giá trị hợp lý của NVL tại thời điểm đánh giá lại do hội đồng hoặc ban đánh giá lại thực hiện. Thường các NVL tồn từ nhiều năm tại công ty đã hao mòn, hỏng hóc, han rỉ nên có giá trị nhỏ hơn giá trị ghi trên sổ kế toán.Căn cứ vào các chứng từ đánh giá lại NVL, kế toán ghi: Nợ TK 412 (4122) Có TK 152 Công ty nên tiến hành thanh lý, nhượng bán các loại NVL này nhằm thu hồi sớm nhất phần vốn đầu tư. Khi xuất kho NVL để bán thì căn cứ vào giá thực tế, kế toán sẽ định khoản vào máy (Trên “phiếu xuất kho”) Nợ TK 632 (6321) Có TK 152 - Số tiền thu được từ việc nhượng bán NVL, kế toán định khoản trên “Hoá đơn bán hàng”: Nợ TK 131 - Số tiền thực thu Có TK 511 - Doanh thu Có TK 333 (33311) - Thuế GTGT Khi thu tiền hoặc nhận giấy báo có của Ngân hàng thì kế toán sẽ cập nhật vào “ Phiếu thu” và “ Giấy báo có”. Để tiến hành thanh lí nhượng bán các NVL tồn kho lâu năm tại Công ty là cũng là vấn đề phức tạp mà từ rất nhiều năm nay chưa được phê duyệt và thực hiện. Tuy nhiên nếu làm được, Công ty không những thu hồi lại được một phần vốn đã đầu tư mà còn giảm bớt được khối lương lớn các công việc cho kế toán trong việc theo dõi, hạch toán và lên các Báo cáo định kỳ cho các định kỳ cho các nguyên vật liệu đó. Đồng thời, công ty còn tiết kiệm được các chi phí trong việc cất giữ, bảo quản,…để giải phóng các kho, tập trung vốn đầu tư, nhân lực, quản lí cho các loại NVL thiết yếu khác. KẾT LUẬN Đối với doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất, thì yếu tố Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào quan trọng nhất quyết định đến chi phí và lợi nhuận của doanh nghiệp. Bài toán đặt ra cho các nhà quản lý là phải lập kế hoạch thu mua, bảo quản, lưu trữ, sử dụng NVL như thế nào để chi phí bỏ ra của doanh nghiệp là thấp nhất và lợi nhuận thu được là cao nhất có thể. NVL cung cấp cho các bộ phận sản xuất phải kịp thời, đầy đủ để đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, giảm thiểu tối đa thời gian bị gián đoạn do thiếu NVL. Công tác kế toán NVL có vai trò quan trọng để có thể thực hiện tốt mục tiêu chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận cho Doanh nghiệp . Trong suốt quá trình thực tập, thông qua tìm hiểu về đặc điểm NVL ở Công ty CP xi măng Bỉm Sơn, sau đó là đi sâu tìm hiểu về chi tiết công tác kế toán NVL. Công tác kế toán NVL tại Công ty tuân theo đúng quy định của Bộ tài chính, các thủ tục liên quan đến quá trình nhập xuất tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu quản lý chung. Bên cạnh những ưu điểm, trong công tác kế toán NVL còn tồn tại một số hạn chế ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả quản lý. Xuất phát từ tình hình thực tế của công ty, vận dụng những kiến thức đã được trang bị trong quá trình học Đại học. Em đã đưa ra một số biện pháp nhằm góp phần khắc phục những hạn chế còn tồn tại làm ảnh hưởng đến công tác kế toán NVL tại Công ty CP Xi măng Bỉm Sơn, để nâng cao và hoàn thiện hơn hiệu quả quản lý thông qua hoàn thiện một trong những công cụ trong quản lý là công tác kê toán Đế có thể khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty CP xi măng Bỉm Sơn”, em xin chân thành cảm ơn các cô chú trong phòng KT – TK – TC, đặc biệt là phòng kế toán vật tư đã tạo điều kiện cung cấp thông tin, hướng dẫn em trong suốt thời gian thực tập. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Phan Quang Niệm đã tận tình hướng dẫn, góp ý kiến để em có thể thực hiện tốt và hoàn thiện Khóa luận tốt nghiệp của mình! Bỉm Sơn, ngày 4 tháng 6 năm 2008 Sinh viên Nguyễn Ngọc Yến 711 Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp - Viện ĐH Mở Hà Nội – PGS.TS Nguyễn Văn Công. Lý thuyết và thực hành kế toán tài chính - Đại Học Kinh Tế Quốc Dân – PGS.TS Nguyễn Văn Công. Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. Chuẩn mực 02 của Việt Nam về hàng tồn kho Tạp chí kế toán hàng tháng của ACCA Sách “ Đối chiếu kế toán Mỹ và kế toán Việt Nam” – TS. Phan Đức Dũng Các tạp chí khác có liên quan: Tạp chí kế toán, Tạp chí kinh tế và phát triển. Các trang Web tìm kiếm : http:// google.com.vn http:// webketoan.com Một số luận văn tốt nghiệp NHẬN XÉT KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP Sinh viên: Nguyễn Ngọc Yến Lớp: K13-KT1 Đề tài: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG BỈM SƠN