Khóa luận Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức - Hà Tây

thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức đang có nhiều hướng mở rộng các công trình thuỷ lợi hội đồng để công ty ngày càng phát triển hơn nữa trong những năm tiếp theo. * Những chỉ tiêu kinh tế quan trọng của công ty khai thác thuỷ lợi Mỹ Đức đạt được trong một vài năm gần đây. Tính đến ngày 1/1/1993 công ty khai thác thuỷ lợi Mỹ Đức có tổng số vốn pháp định Vốn sản xuất kinh doanh là: 1.905.000.000 đồng. Với: - Vốn cố định: 1.828.000.000 đồng - Vốn lưu động: 77.000.000 đồng Trong tổng số vốn sản xuất kinh doanh thì: Vốn ngân sách nhà nước cấp: 1.811.000.000 đồng Vốn tự bổ sung: 94.000.000 đồng Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty một vài năm gần đây: Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002 Tổng vốn kinh doanh 3.187.313.744 5.425.722.938 7.319.141.970 7.557.290.854 12.829.611.809 Tổng doanh thu 2.921.037.900 3.010.328.286 2.827.125.324 2.511.641.480 2.587.835.289 Tổng lợi tức trước thuế 49.628.858 347.999.618 (170.082.162) (1.380.114.701) (759.172.220) Thuế phải nộp 7.073.000 850.000 850.000 850.000 850.000 Tổng quỹ lương 696.342.558 648.773.100 792.114.611 1.027.377.816 979.315.977 Tổng CB CNV 123 125 137 136 135 Thu nhập bình quân/ tháng. 471.700 472.207 481.821 629.521 604.506 Với đặc thù là công ty khai thác tài nguyên nước nên nhiệm vụ chủ yếu của công ty là vận hành hệ thống tưới, tiêu nước phục vụ sản xuất nông nghiệp cho 22 xã và một thị trấn. Hệ thống tưới tiêu được công ty chia làm 3 cụm, đó là: - Cụm thuỷ nông Quan Sơn: Trụ sở tại hồ Quan Sơn (cầu Dậm, Hợp Tiến,Mỹ Đức) gồm 38 công nhân vận hành 8 trạm bơm. - Cụm thuỷ nông Bạch Tuyết: Trụ sở tại trạm bơm Bạch Tuyết (xã Hùng Tiến, Mỹ Đức) có 34 công nhân vận hành 6 trạm bơm. - Cụm thuỷ nông An Mỹ: Trụ sở tại trạm bơm An Mỹ (xã An Mỹ, Mỹ Đức) có 35 công nhân vận hành 6 trạm bơm. Quy trình vận hành hệ thống tưới, tiêu nước được tiến hành như sau: Ví dụ: Quy trình tưới nước ở trạm bơm An Mỹ. Nước từ trạm bơm An Mỹ Mặt ruộng xã An Mỹ Kênh cấp 3 Kênh cấp 2 Kênh cấp 1(Kênh chính) . Quy trình tiêu nước ở trạm bơm An Mỹ Trạm bơm An Mỹ Kênh cấp 1(Kênh chính) Kênh cấp 2 Kênh cấp 3 Nước từ mặt ruộng xã An Mỹ 2.1.2) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức. Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức là đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập theo nguyên tắc tự chủ về tài chính được nhà nước cấp vốn và cho vay vốn ngân hàng để hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý theo nguyên tắc một cấp. Đứng đầu là giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo bộ máy quản lý cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Bên cạnh giám đốc có 2 phó giám đốc. Đó là: - Phó giám đốc phụ trách về kỹ thuật. - Phó giám đốc phụ trách về hành chính. Hai phó giám đốc có trách nhiệm giúp giám đốc điều hành hoạt động sản xuất của công ty, chịu trách nhiệm về kỹ thuật, sản xuất, chỉ đạo trực tiếp các cụm thuỷ nông, cung ứng vật tư, phụ tùng thay thế, đôn đốc thu thuỷ lợi phí ở các cơ sở. - Phòng kế hoạch, kỹ thuật: gồm 2 người có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và chịu trách nhiệm thiết kế bản vẽ các công trình về tưới, tiêu nội đồng và theo dõi thống kê tình hình sản xuất của công ty. Phòng tổ chức hành chính: gồm 4 người có nhiệm vụ giúp giám đốc quy hoạch về quản lý, sắp xếp, bố trí, điều hành công nhân thực hiện nội quy quy chế của công ty, giải quyết các chế độ chính sách cho công nhân viên chức của công ty. - Phòng kế toán: gồm 4 người có trách nhiệm hạch toán sản xuất kinh doanh, thanh quyết toán các khoản thu nộp của công ty với ngân sách nhà nước, cùng các ban lập kế hoạch quản lý vật tư, bảo hộ lao động cho cán bộ CNV. Đồng thời giám sát mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong công ty, thanh quyết toán chế độ hiện hành, lao động tiền lương, lập báo cáo kế toán thu chi, tình hình thanh toán công nợ của khách hàng và gửi báo cáo tài chính lên cấp trên. Đội sửa chữa công trình: gồm 6 người có nhiêm vụ sửa chữa nhỏ, thay thế máy móc thiết bị hư hỏng, bảo dưỡng định kỳ, nâng cao chất lượng của máy để phục vụ cho sản xuất. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như sau ( xem trang bên) Vẽ sơ đồ quản lý công ty 2.1.3) Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức - Hà Tây. 2.1.3.1, Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức hạch toán tạo ra mối quan hệ có định hướng theo một trình tự xác định giữa các biện pháp kế toán, thông qua nhân tố con người nhằm đảm bảo điều kiện thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và phát huy vai trò của hạch toán kế toán trong hoạt động quản lý. Tổ chức công tác kế toán ở Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức được xây dựng trên cơ sở đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý, tính thống nhất trong hệ thống kế toán quốc gia. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý phù hợp với trình độ quản lý và điều hành công việc nên bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, tức là mọi công việc được tập trung giải quyết ở phòng tài vụ. Bộ máy kế toán tạo mối liên kết chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, tạo điều kiện cho việc cung cấp các thông tin kinh tế kịp thời, số liệu chính xác cho yêu cầu quản lý, đảm bảo tiến độ công việc đều ở các phần hành kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức. Kế toán trưởng Kế toán chi phí và giá thành Kế toán doanh thu Thủ kho, thủ quỹ Kế toán vật tư, tài sản cố định Kế toán công nợ phải thu, phải trả Kế toán tiền lương, các khoản trích theo lương Nhiệm vụ của bộ máy kế toán. - Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm điều hành chung. Cuối niên độ kế toán cùng kế toán tổng hợp lập báo cáo tài chính theo quy định và là người chịu trách nhiệm về toàn bộ vấn đề tài chính trước ban giám đốc của công ty. - Kế toán vật tư, tài sản cố định: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động nhập, xuất vật tư, tài sản cố định, sau đó vào sổ vật tư, sổ tài sản cố định. Cuối tháng kế toán vật tư, tài sản cố định đối chiếu với thủ kho và đối chiếu với kế toán tổng hợp về tình hình vật tư, tài sản cố định. - Kế toán công nợ phải thu, phải trả: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán công nợ phải thu, phải trả với khách hàng, nội bộ công ty. - Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Có nhiệm vụ tính lương và các khoản trích theo lương, các khoản thanh toán với cơ quan thuế, cơ quan quản lý BHXH, BHYT, thanh toán tiền lương, tiền công cho cán bộ CNV. - Thủ kho, thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý thu, chi tiền mặt; xuất, nhập vật tư. - Kế toán doanh thu: Có nhiệm vụ theo dõi và tính tổng doanh thu trong kỳ hạch toán. - Kế toán chi phí và tính giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp các khoản chi phí trong kỳ hạch toán, cuối kỳ kế toán kết chuyển chi phí để tính giá thành. 2.1.3.2, Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý phù hợp với trình độ quản lý và điều hành công việc của công ty. Kế toán của công ty được tổ chức hạch toán theo hình thức “ Chứng từ ghi sổ”. Sổ sách dùng trong công ty với hình thức chứng từ ghi sổ gồm: - Sổ cái: Là sổ phân loại (ghi theo hệ thống) dùng để hạch toán tổng hợp, mỗi tài khoản được phản ánh trên một vài trang sổ cái (có thể kết hợp phản ánh chi tiết). - Chứng từ ghi sổ. - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng. - Bảng cân đối tài khoản: Dùng để phản ánh đầu kỳ, phát sinh trong kỳ và cuối kỳ của các loại tài sản và nguồn vốn. - Các sổ và thẻ hạch toán chi: Dùng để phản ánh các đối tượng cần hạch toán chi tiết (như vật liệu, dụng cụ, tài sản cố định,....). Sơ đồ trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty như sau: Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc (Bảng tổng hợp chứng từ gốc) Ghi chú: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.2/ Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức - Hà Tây. 2.2.1) Chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty khai thác thuỷ lợi Mỹ Đức. 2.2.1.1, Chế độ tiền lương: Hiện nay Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức áp dụng hình thức trả lương cho người lao động theo hình thức tiền lương thời gian, tức là căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của người lao động kế toán tính lương. Cụ thể: Lương tháng = Mức lương tối thiểu (210.000) x Hệ số lương cơ bản Lương tháng (lương cơ bản) Mức lương ngày = 22 Ngoài tiền lương cơ bản Công ty còn có các khoản phụ cấp như: - Phụ cấp trách nhiệm: Dành cho cán bộ kỹ thuật và các tổ trưởng. - Phụ cấp lưu động: Dành cho công nhân chuyên theo dõi các công trình. Mức phụ cấp = Mức lương tối thiểu(210.000đ) x 0,1 (hoặc 0,2) tuỳ theo trách nhiệm mà cán bộ, công nhân đảm nhiệm. Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức áp dụng hình thức trả lương 1 lần vào cuối tháng. 2.2.1.2, Các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ): Công ty áp dụng tính các khoản trích theo lương cho cán bộ CNV theo thông tư 21/BB – TT Liên Bộ Lao Động Thương Binh Xã hội – Tài chính ngày 18/6/1994. Các khoản đó là: * Bảo hiểm xã hội (BHXH) - Cách tính BHXH: ở Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức thực hiện trích 20% tổng quỹ lương cơ bản để lập quỹ BHXH (trong đó 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 5% thu của CNV, người lao động) - Chế độ BHXH trả thay lương: + Chế độ ốm đau: Thời gian người lao động nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau thay tiền lương là: 40 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH dưới 15 năm. 45 ngày trong năm nếu đóng đã đóng BHXH trên 15 năm. 50 ngày trong 1 năm nếu đã đóng BHXH từ 30 năm trở lên. Thời gian cho người lao động nghỉ việc do con ốm đau là: 15 ngày trong 1 năm đối với con dưới 36 tháng tuổi. 12 ngày trong 1 năm đối với con từ 36 đến 72 tháng tuổi. Mức trợ cấp ốm đau trả thay lương bằng 75% của mức tiền lương cơ bản mà người đó đóng BHXH trước khi nghỉ việc. Cụ thể công thức tính BHXH cho chế độ ốm đau: Tiền lương làm căn cứ đóng bhxh của tháng trước khi ốm Mức trợ cấp = x 75% 1 ngày 22 ngày + Chế độ trợ cấp thai sản: áp dụng đối với lao động nữ có thai sinh con không phân biệt số lần sinh con theo điều 11 và điều 12 điều lệ BHXH và hưởng trợ cấp thai sản, trong đó: Thời gian nghỉ việc đi khám thai 3 lần, mỗi lần một ngày. Được nghỉ việc do sảy thai là 20 ngày nếu thai dưới 3 tháng , 30 ngày nếu thai từ 3 tháng trở lên. Thời gian nghỉ đẻ trước và sau khi đẻ là 120 ngày. Mức trợ cấp trong thời gian nghỉ thai sản theo quy định được hưởng trợ cấp bằng 100% mức lương mà người đó đã đóng BHXH trước khi nghỉ. Ngoài ra khi đẻ sẽ được trợ cấp một lần bằng 1 tháng lương. Tổng số tiền lương làm căn cứ tính bhxh của tháng trước khi nghỉ đẻ Mức trợ cấp = x 100% ngày nghỉ khi nghỉ 22 ngày Ngoài ra nếu nữ công nhân nghỉ thai sản không phải đóng BHXH trong thời gian nghỉ thai sản (tức là họ không phải đóng BHXH trong vòng 4 tháng). * Bảo hiểm y tế (BHYT): Thực hiện theo quyết định số 1141 TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức thực hiện trích 3% tổng quỹ lương cơ bản để lập quỹ BHYT (trong đó 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, 1% thu của CNV, người lao động). * Kinh phí công đoàn (KPCĐ): Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức thực hiện trích 2% tổng quỹ lương cơ bản để lập quỹ KPCĐ. Trong đó công ty phải nộp 1,3% tổng quỹ KPCĐ đã lập nộp lên công đoàn cấp trên, còn lại 0,7% công ty để lại làm kinh phí công đoàn của Công ty. 2.2.1.3) Tài khoản hạch toán. Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán tiền lương Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức sử dụng 2 tài khoản chính. Đó là: TK 334 “Phải trả công nhân viên” TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” Trong đó TK 338 được chi tiết: TK 3382 Kinh phí công đoàn TK 3383 Bảo hiểm xã hội TK 3384 Bảo hiểm y tế. TK 3388 Phải nộp, phải trả khác. Ngoài ra, kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác như TK 111, TK 112, TK 622,TK 642.... 2.2.2) Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức. 2.2.2.1, Kế toán chi tiết tiền lương Để hạch toán chi tiết tiền lương kế toán sử dụng những chứng từ kế toán sau: + Bảng chấm công. + Bảng thanh toán lương. + Bảng tổng hợp tiền lương toàn công ty. a) Bảng chấm công: Là chứng từ hạch toán dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ hưởng BHXH... để có căn cứ tính trả lương bảo hiểm. Mẫu bảng chấm công (trang bên) Các ký hiệu bảng chấm công. - Lương sản phẩm: K Lương thời gian: + ốm, điều dưỡng: Ô Con ốm: Cố Thai sản: TS Nghỉ phép: P Hội nghị, học tập: H Nghỉ bù: NB Ngừng việc: N Tai nạn: T Lao động nghĩa vụ: LĐ. Bảng chấm công 1 Bảng chấm công 2 b) Bảng thanh toán tiền lương. Là chứng từ dùng để thanh toán lương và các khoản phụ cấp cho người lao động, đồng thời bảng thanh toán lương còn làm căn cứ để thống kê về lao động tiền lương, giúp kiểm tra việc thanh toán lương cho cán bộ CNV trong Công ty được dễ dàng. Mẫu bảng thanh toán lương của Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức như sau: ( trang bên) Hàng tháng kế toán tiền lương căn cứ vào bảng chấm công để tính lương cho công nhân viên toàn công ty. Để cụ thể hoá em xin trích phần tính lương của ông Tạ Đình Đầm (giám đốc công ty) trong bộ phận văn phòng công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức tháng 1 năm 2003 như sau: Trong tháng 1 năm 2003 số công đi làm của ông Tạ Đình Đầm - Giám đốc công ty là 22 ngày, hệ số lương hiện hưởng của ông là 4,6. Vậy tiền lương của ông Tạ Đình Đầm được tính như sau: Tiền lương cơ bản = 210.000đ * 4.6 = 966.000 đồng Tiền lương ngày = 966.000đ / 22 ngày = 43.909 đồng Bảng thanh toán lương 1 Bảng thanh toán lương 2 c) Bảng thanh toán tiền lương toàn công ty Sau khi đã tính toán tiền lương cho các bộ phận trong Công ty, kế toán tiền lương chuyển “Bảng thanh toán lương” và “Bảng tổng hợp tiền lương toàn công ty” cho kế toán trưởng kiểm tra độ chính xác của các số liệu. Sau khi kiểm tra xong kế toán trưởng duyệt và chuyển sang kế toán thanh toán để lập phiếu chi và kế toán thanh toán lại chuyển phiếu chi cùng “Bảng thanh toán tiền lương” cho thủ quỹ để thanh toán tiền lương cho cán bộ CNV trong Công ty. Mẫu phiếu chi được lập như sau: Đơn vị: Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Phiếu chi Số: 32 Địa chỉ: Thị trấn Tế Tiêu Mỹ Đức Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Nợ: 334 Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Đàn (Thủ quỹ) Địa chỉ: Phòng tài vụ - Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức Lý do chi: Trả tiền lương tháng 1 năm 2003. Số tiền: 78.660.540 đồng. (Viết bằng chữ) Bảy mươi tám triệu sáu trăm sáu mươi nghìn năm trăm bốn mươi đồng chẵn ./. Kèm theo : 9 chứng từ gốc (gồm bảng thanh toán lương các bộ phận và bảng tổng hợp tiền lương toàn công ty). Ngày 31 tháng 1 năm 2003. Thủ trưởng Phụ trách Người lập Thủ quỹ Người đơn vị kế toán phiếu nhận tiền (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.2.2, Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương và BHXH trả thay lương. Để hạch toán chi tiết các khoản trích theo lương và BHXH trả thay lương kế toán sử dụng những chứng từ sau: * Đối với kế toán các khoản trích theo lương kế toán sử dụng chứng từ sau: + Bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ (xem trang bên) Bảng phân bổ BHXH, BHYT, KPCĐ Sau khi tính được BHXH, BHYT, KPCĐ kế toán tiền lương chuyển bảng tính BHXH, BHYT, KPCĐ sang cho kế toán thanh toán để viết phiếu chi nộp BHXH, BHYT, KPCĐ - Phiếu chi nộp KPCĐ như sau: Đơn vị: Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Phiếu chi Số: 33 Địa chỉ: Thị trấn Tế Tiêu Mỹ Đức Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Nợ: 3382 Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Nam Địa chỉ: Công đoàn huyện Mỹ Đức Lý do chi: Nộp 1,3% KPCĐ lên cấp trên. Số tiền: 1.001.556 đồng. (Viết bằng chữ) Một triệu không trăm linh một nghìn năm trăm năm mươi sáu đồng chẵn./. Kèm theo : 1 chứng từ gốc . Ngày 31 tháng 1 năm 2003. Thủ trưởng Phụ trách Người lập Thủ quỹ Người đơn vị kế toán phiếu nhận tiền (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Phiếu chi nộp BHXH như sau: Đơn vị: Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Phiếu chi Số: 34 Địa chỉ: Thị trấn Tế Tiêu Mỹ Đức Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Nợ: 3383 Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Thuỷ Địa chỉ: BHXH huyện Mỹ Đức Lý do chi: Nộp 20% BHXH tháng 1năm 2003. Số tiền: 15.297.409 đồng. (Viết bằng chữ) Mười lăm triệu hai trăm chín mươi bảy nghìn bốn trăm linh chín đồng chẵn ./. Kèm theo : 1 chứng từ gốc . Ngày 31 tháng 1 năm 2003. Thủ trưởng Phụ trách Người lập Thủ quỹ Người đơn vị kế toán phiếu nhận tiền (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Phiếu chi nộp BHYT như sau: Đơn vị: Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Phiếu chi Số: 35 Địa chỉ: Thị trấn Tế Tiêu Mỹ Đức Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Nợ: 3384 Có: 111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Long Địa chỉ: BHYT huyện Mỹ Đức Lý do chi: Nộp 3% BHYT tháng 1năm 2003. Số tiền: 2.298.047 đồng. (Viết bằng chữ) Hai triệu hai trăm chín mươi tám nghìn không trăm bốn bảy đồng chẵn ./. Kèm theo : 1 chứng từ gốc . Ngày 31 tháng 1 năm 2003. Thủ trưởng Phụ trách Người lập Thủ quỹ Người đơn vị kế toán phiếu nhận tiền (Ký tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) * Đối với kế toán BHXH trả thay lương kế toán sử dụng những chứng từ sau: + Phiếu nghỉ hưởng BHXH. + Bảng thanh toán BHXH. + Bảng tổng hợp thanh toán trợ cấp BHXH. a) Phiếu nghỉ hưởng BHXH. Là chứng từ lao động tiền lương được dùng để xác nhận ngày nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn, nghỉ con ốm... của người lao động làm căn cứ để tính trợ cấp BHXH trả thay lương do chế độ quy định. Phiếu này được lập tại trạm xá, bệnh viện hoặc y tế cơ quan khi xảy ra các trường hợp ốm đau, thai sản... cần phải nghỉ việc và được bác sỹ ký cho phép nghỉ và người phụ trách bộ phận ký xác nhận. Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bộ phận: Văn phòng Số: 1 Họ và tên: Nghiêm Thị Hoa Tên cơ quan y tế Ngày khám Lý do Căn bệnh Ngày cho nghỉ Số ngày tbực tế nghỉ Tổng số Từ ngày Đến ngày Bệnh viện Hà Xá Thai sản 104 1/1/2003 1/5/2003 120 Ngày 3 tháng1 năm 2003 Xác nhận của phụ trách đơn vị Y, bác sĩ KCB (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bộ phận: Trạm bơm Phù Lưu Tế Số: 2 Họ và tên: Nguyễn Thị Thinh Tên cơ quan y tế Ngày khám Lý do Căn bệnh Ngày cho nghỉ Số ngày tbực tế nghỉ Tổng số Từ ngày Đến ngày Bệnh viện Hà Xá ốm 08 1/1/2003 9/1/2003 08 Ngày 1 tháng1 năm 2003 Xác nhận của phụ trách đơn vị Y, bác sĩ KCB (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Phiếu nghỉ hưởng BHXH Bộ phận: Văn phòng Số: 3 Họ và tên: Ngô Thị Đàm Tên cơ quan y tế Ngày khám Lý do Căn bệnh Ngày cho nghỉ Số ngày tbực tế nghỉ Tổng số Từ ngày Đến ngày Bệnh viện Hà Xá Thai sản 104 1/1/2003 1/5/2003 120 Ngày 3 tháng1 năm 2003 Xác nhận của phụ trách đơn vị Y, bác sĩ KCB (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) b) Bảng thanh toán BHXH. Căn cứ “Phiếu nghỉ hưởng BHXH” của trung tâm y tế cấp cơ quan BHXH duyệt và thanh toán cho Công ty để trả cho người lao động. Bảng thanh toán hưởng chế độ Số: 1 Họ và tên: Nghiêm Thị Hoa Số năm đã đóng BHXH Số ngày nghỉ được hưởng BHXH Tiền lương tháng đóng BHXH Tiền lương bình quân mỗi ngày % tính BHXH Thành tiền Ghi chú 8 104 373.800 16.991 100% 373.800 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Cán bộ phụ trách chi thuộc Kế toán đơn vị Giám đốc công ty cơ quan BHXH duyệt (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng thanh toán hưởng chế độ Số: 2 Họ và tên: Nguyễn Thị Thinh Số năm đã đóng BHXH Số ngày nghỉ được hưởng BHXH Tiền lương tháng đóng BHXH Tiền lương bình quân mỗi ngày % tính BHXH Thành tiền Ghi chú 31 08 562.800 25.582 75% 153.491 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Cán bộ phụ trách chi thuộc Kế toán đơn vị Giám đốc công ty cơ quan BHXH duyệt (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Bảng thanh toán hưởng chế độ Số: 3 Họ và tên: Ngô Thị Đàm Số năm đã đóng BHXH Số ngày nghỉ được hưởng BHXH Tiền lương tháng đóng BHXH Tiền lương bình quân mỗi ngày % tính BHXH Thành tiền Ghi chú 7 104 340.200 15.464 100% 340.200 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Cán bộ phụ trách chi thuộc Kế toán đơn vị Giám đốc công ty cơ quan BHXH duyệt (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) c) Bảng tổng hợp thanh toán trợ cấp BHXH. Là bảng tổng hợp và thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương cho người lao động đồng thời là căn cứ để lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH. Bảng tổng hợp thanh toán trợ cấp BHXH lập cho từng bộ phận hoặc chung cho toàn công ty, bảng được lập dựa trên các phiếu nghỉ hưởng BHXH. Nếu 1 người trong tháng nghỉ nhiều lần có nhiều phiếu nghỉ hưởng BHXH thì các phiếu đó phải tổng hợp lại để ghi vào 1 dòng trong bảng thanh toán trợ cấp BHXH. Bảng này được lập thành 2 liên, 1 liên ở phòng kế toán làm căn cứ để ghi sổ còn 1 liên gửi về cơ quan BHXH. Bảng tổng hợp thanh toán trợ cấp BHXH 2.2.3) Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức. Để hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương kế toán sử dụng sổ sách, chứng từ kế toán sau: + Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. + Chứng từ ghi sổ. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ cái các tài khoản. + Sổ kế toán chi tiết. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH. * Các nghiệp vụ liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: ở Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức trong tháng 1 năm 2003 có các nghiệp vụ hạch toán lương và các khoản trích theo lương như sau: Tổng số lương và các khoản phụ cấp phải trả công nhân viên trong tháng, kế toán ghi: Nợ TK 622 70.659.540 Nợ TK 642 8.001.000 Có TK 334 78.660.540 Căn cứ vào phiếu chi lương số 32, kế toán ghi: Nợ TK 334 78.660.540 Có TK 111 78.660.540 Căn cứ vào bảng tổng hợp lương toàn công ty trong tháng 1 năm 2003, thu 6% BHXH, BHYT của CNV, kế toán ghi: Nợ TK 111 4.489.054 Có TK 338 4.489.054 Chi tiết: Có TK 3383 3.740.878 Có TK 3384 748.176 Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH, trích 19% BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Nợ TK 622 13.134.043 Nợ TK 642 1.504.230 Có TK 338 14.638.273 Chi tiết: Có TK 3382 1.540.871 Có TK 3383 11.556.531 Có TK 3384 1.540.871 Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng về số tiền BHXH trả thay lương, kế toán ghi: Nợ TK 112 3.723.491 Có TK 338(3388) 3.723.491 Công ty uỷ nhiệm chi thanh toán BHXH trả thay lương cho CNV, kế toán ghi: Nợ TK 338(3388) 3.723.491 Có TK 112 3.723.491 Thu 1% BHYT của đ/c Hoa và đ/c Đàm phải nộp. + Đ/c Hoa: BHYT = 373.800 x 1% = 3.738 + Đ/c Đàm: BHYT = 340.200 x 1% = 3.402 Kế toán ghi: Nợ TK 111 7.140 Có TK 338(3384) 7.140 Thu 6% BHXH, BHYT của đ/c Diên và đ/c Tân vì nghỉ việc không lương. + Đ/c Diên: BHXH = 457.800 x 5% = 22.890 BHYT = 457.800 x 1% = 4.578 + Đ/c Tân: BHXH = 340.200 x 5% = 17.010 BHYT = 340.200 x 1% = 3.402 Kế toán ghi: Nợ TK 111 47.880 Có TK 338 47.880 Chi tiết: Có TK 3383 39.900 Có TK 3384 7.980 Căn cứ phiếu chi số 33 (nộp KPCĐ lên công đoàn cấp trên), kế toán ghi: Nợ TK 338(3382) 1.001.556 Có TK 111 1.001.556 Căn cứ phiếu chi số 34 (nộp BHXH), kế toán ghi: Nợ TK 338(3383) 15.297.409 Có TK 111 15.297.409 Căn cứ phiếu chi số 35 (nộp BHYT), kế toán ghi: Nợ TK 338(3384) 2.298.047 Có TK 111 2.298.047 Trình tự ghi sổ được tiến hành như sau: Chứng từ ghi sổ Số: 16 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền (Đồng) Ghi chú Số Ngày Nợ Có 01 31/1 Lương phải trả CB CNV trực tiếp SX 622 334 70.659.540 02 31/1 Lương phải trả CB CNV gián tiếp 642 334 8.001.000 Cộng 78.660.540 Kèm theo: 02 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chứng từ ghi sổ Số: 17 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền (Đồng) Ghi chú Số Ngày Nợ Có 03 31/1 Chi trả tiền lương và các khoản phụ cấp tháng 1 năm 2003 334 111 78.660.540 Cộng 78.660.540 Kèm theo: 02 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chứng từ ghi sổ Số: 18 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền (Đồng) Ghi chú Số Ngày Nợ Có 04 31/1 Thu 6% BHXH, BHYT của CNV 111 338 4.489.054 05 31/1 Trích 19% BHXH, BHYT, KPCĐ cho bp trực tiếp 622 338 13.134.043 06 31/1 Trích 19% BHXH, BHYT, KPCĐ cho bp gián tiếp 642 338 1.504.230 07 31/1 Thu 1% BHYT của đ/c Hoa và đ/c Đàm 111 338 7.140 08 31/1 Thu 6% BHXH, BHYT của đ/c Diên và đ/c Tân 111 338 47.880 Cộng 338 19.182.347 Kèm theo: 06 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Chứng từ ghi sổ Số: 19 Ngày 31 tháng 1 năm 2003 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền (Đồng) Ghi chú Số Ngày Nợ Có 09 31/1 Nộp KPCĐ 338 111 1.001.556 10 31/1 Nộp BHXH 338 111 15.297.409 11 31/1 Nộp BHYT 338 111 2.298.047 Cộng 18.597.022 Kèm theo: 04 chứng từ gốc. Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.3, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng 1 năm 2003 Chứng từ ghi sổ Số tiền (Đồng) Số hiệu Ngày tháng 16 31/1/2003 78.660.540 17 31/1/2003 78.660.540 18 31/1/2003 19.182.347 19 31/1/2003 18.597.022 Cộng 195.100.449 Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 4.4, Sổ cái các tài khoản. Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Sổ cái TK 334 Tháng 1 năm 2003 ( Đơn vị tính: Đồng) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có Dư đầu tháng 15.000.000 16 31/1 Lương công nhân trực tiếp 622 70.659.540 16 31/1 Lương lao động gián tiếp 642 8.001.000 17 31/1 Trả lương và phụ cấp tháng 1 năm 2003 111 78.660.540 Cộng phát sinh 78.660.540 78.660.540 Dư cuối tháng 15.000.000 Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Sổ cái TK 338 Tháng 1 năm 2003 ( Đơn vị tính: Đồng) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có Dư đầu tháng 182.490 18 31/1 Thu 6% BHXH, BHYT của CNV 111 4.489.054 18 31/1 Trích 19% bộ phận trực tiếp 622 13.134.043 18 31/1 Trích 19% bộ phận gián tiếp 642 1.504.230 18 31/1 Thu 1% của đ/c Hoa và đ/c Đàm 111 7.140 18 31/1 Thu 6% của đ/c Diên và đ/c Tân 111 47.880 19 31/1 Nộp KPCĐ 111 1.001.566 19 31/1 Nộp BHXH 111 15.297.409 19 31/1 BHYT 111 2.298.047 Cộng phát sinh 18.597.022 19.182.347 Dư cuối tháng 767.815 4.5, Sổ kế toán chi tiết. Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Sổ kế toán Chi tiết TK 3382 “ Kinh phí công đoàn” Tháng 1 năm 2003 ( Đơn vị tính: Đồng) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có Dư đầu tháng 0 18 31/1 Trích 2% KPCĐ của bộ phận trực tiếp 622 1.382.531 18 31/1 Trích 2% KPCĐ của bộ phận gián tiếp 642 158.340 19 31/1 Nộp 1,3% KPCĐ lên công đoàn cấp trên 111 1.001.566 Cộng phát sinh 1.001.566 1.540.871 Dư cuối tháng 539.305 Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Sổ kế toán Chi tiết TK 3383 “Bảo hiểm xã hội” Tháng 1 năm 2003 ( Đơn vị tính: Đồng) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có Dư đầu tháng 182.490 18 31/1 Thu 5% BHXH của CNV 111 3.740.878 18 31/1 Trích 15% cho bp trực tiếp 622 10.368.981 18 31/1 Trích 15% cho bp gián tiếp 642 1.187.550 18 31/1 Thu 5% BHXH của đ/c Diên và đ/c Tân 111 39.900 19 31/1 Nộp BHXH 111 15.297.409 Cộng phát sinh 15.297.409 15.337.309 Dư cuối tháng 222.390 Công ty KT.CT.TL Mỹ Đức Sổ kế toán Chi tiết TK 3384 “Bảo hiểm y tế ” Tháng 1 năm 2003 ( Đơn vị tính: Đồng) Ngày tháng ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số Ngày tháng Nợ Có Dư đầu tháng 0 18 31/1 Thu 1% của CNV 111 748.176 18 31/1 Trích 2% BHYT cho bp trực tiếp 622 1.382.531 18 31/1 Trích 2% BHYT cho bp gián tiếp 642 158.340 18 31/1 Thu 1% BHYT cuă đ/c Hoa và đ/c Đàm 111 7.140 18 31/1 Thu 1% BHYT của đ/c Diên và đ/c Tân 111 7.980 19 31/1 Nộp BHYT 111 2.298.047 Cộng phát sinh 2.298.047 2.304.167 Dư cuối tháng 6.120 Chương III phương hướng hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức - Hà Tây 3.1/ Sự cần thiết và yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp. 3.1.1) Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp. Trong sản xuất kinh doanh, tiền lương đóng một vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp không chỉ trên phương diện đòn bẩy kinh tế mà tiền lương còn liên quan trực tiếp tới giá thành sản phẩm, nó là một chỉ tiêu tổng hợp phản ánh chất lượng sản xuất kinh doanh, nó còn là một bộ phận cấu thành nên chi phí sản xuất. Vì vậy, việc tính toán tiền lương cho người lao động sau mỗi kỳ sản xuất và phân bổ khoản tiền lương này vào giá thành sản phẩm và chi phí lưu thông chính xác, tránh hiện tượng lãi giả, lỗ thật là yêu cầu đặt ra đối với công tác quản lý lao động tiền lương của doanh nghiệp. Từ công tác hạch toán tiền lương, BHXH giúp các nhà quản lý biết được tình hình sử dụng lao động, quỹ lương và cách phân phối quỹ lương. Là cơ sở để tính toán chi phí lao động trong giá thành sản phẩm hoặc tính tổng chi phí đã bỏ ra trong quá trình sản xuất. Thông qua các loại sổ sách, chứng từ kế toán về tiền lương, BHXH và các thành phần kinh tế khác giúp cho các nhà quản lý có kế hoạch sản xuất cụ thể cho thời kỳ sau và thông qua đó có biện pháp nhằm hạ giá thành sản phẩm, giảm chi phí để tăng lợi nhuận. Mục đích của các nhà sản xuất là lợi nhuận, còn mục đích của người cung ứng sức lao động là tiền lương. Với ý nghĩa này tiền lương cung cấp sự sáng tạo sức giá trị mới hay đúng hơn là nguồn cung ứng sự sáng tạo sức sản xuất, năng lực của người lao động trong quá trình sản xuất. Hơn nữa, hạch toán tiền lương bhxh tạo điều kiện cho việc kiểm tra kiểm soát của cấp trên trong việc phân phối của doanh nghiệp đảm bảo sự công khai trong việc phân phối này, qua việc tính đúng, tính đủ thanh toán kịp thời tiền lương, tạo cho người lao động tin tưởng chắc chắn vào thành quả lao động của họ, khuyến khích họ làm việc hăng say hơn, phát huy cao nhất tính năng động sáng tạo của mình. Mỗi doanh nghiệp trong xã hội đều có một hình thức, quan niệm và cách thức trả lương khác nhau. Tuy nhiên các doanh nghiệp đều mong muốn có được một cách tính, cách thức chi trả và hạch toán tiền lương phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp mình. Do có sự thay đổi về kinh tế - xã hội, đặc thù sản xuất kinh doanh và nhu cầu của người lao động nên tiền lương ở mỗi doanh nghiệp đều có những tồn tại. Các nhà quản lý doanh nghiệp cũng đang nỗ lực và mong muốn khắc phục những tồn tại đó để hoàn thiện cơ chế tiền lương ở doanh nghiệp mình. Một cơ chế trả lương thích hợp là đảm bảo được phần lớn đời sống cán bộ CNV và xứng đáng với công việc mà người lao động bỏ ra. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có ý nghĩa quan trọng trong công tác hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là rất cần thiết đối với công tác kế toán trong các doanh nghiệp. 3.1.2) Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong các doanh nghiệp. Thực tế cho thấy mỗi doanh nghiệp có đặc thù sản xuất và lao động riêng khác nhau, do vậy việc tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương không hoàn toàn giống nhau, mà sẽ có sự khác nhau tại các doanh nghiệp khác nhau. Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp cần vận dụng linh hoạt các quyết định, nghị định các văn bản quy định về tiền lương của các cấp, các ban ngành liên quan vào hạch toán tiền lương tại doanh nghiệp sao cho phù hợp với cơ cấu, chức năng, quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải phù hợp với chế độ quản lý tiền lương, các khoản trích theo lương và chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước. Mặt khác, việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để các nhà quản lý biết được tình hình sử dụng lao động, quỹ lương và cách phân phối quỹ lương một cách chính xác, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, kiểm soát của cấp trên trong việc phân phối trong doanh nghiệp đảm bảo sự công bằng, tạo cho người lao động tin tưởng chắc chắn vào thành quả lao động của mình. Hơn nữa, trong nền kinh tế thị trường hiện nay lợi nhuận vừa là mục tiêu, vừa là động lực cho các doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh nên việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả để doanh nghiệp có thể giảm chi phí để tăng lợi nhuận, từ đó nâng cao đời sống cho người lao động. 3.2/ Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức. 3.2.1) ưu điểm: Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác quản lý, công tác kế toán tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức, em nhận thấy Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, với nhiệm vụ xuyên suốt quá trình hình thành và phát triển là quản lý và khai thác công trình thuỷ lợi phục vụ tưới tiêu nước cho sản xuất nông nghiệp của 22 xã và 1 thị trấn. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao mặc dù gặp phải không ít khó khăn kể cả khách quan lẫn chủ quan nhưng nhờ sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc nên công ty đã tự khẳng định được mình, hoàn thành nhiệm vụ được giao, tạo việc làm và chăm lo đời sống của người lao động. Về công tác kế toán chung tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức được thực hiện tương đối tốt. Tuy hệ thống tài khoản kế toán của Nhà nước luôn có sửa đổi, bổ sung dẫn đến sự thay đổi về cách hạch toán nhưng kế toán Công ty đã thực hiện đúng chế độ kế toán quy định, luôn có sự sửa đổi, bổ sung kịp thời. Trong quá trình áp dụng chế độ kế toán mới tuy còn gặp nhiều khó khăn do phải tiếp cận với những khái niệm mới, quan điểm mới với những hướng dẫn, quy định chưa thật rõ ràng, cụ thể và ổn định... nhưng bộ máy kế toán của Công ty đã biết vận dụng sáng tạo, có hiệu quả chế độ kế toán mới vào điều kiện cụ thể của Công ty mình. Về bộ máy kế toán của Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức: được tổ chức và phân công nhiệm vụ rõ ràng, mỗi kế toán có trách nhiệm làm một phần hành kế toán cụ thể việc này đã tạo điều kiện cho nhân viên kế toán phát huy tính sáng tạo chủ động, thành thạo trong công việc. Các phần hành kế toán được phối hợp rất khéo léo tạo động lực thúc đẩy quá trình triển khai, khai thác nghiệp vụ đạt hiệu quả và chính xác đúng chế độ. Sổ chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái luôn được ghi chép rõ ràng, hợp logic, đúng chế độ hiện hành. Về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được tiến hành hàng tháng khá nề nếp bởi phòng tài vụ. Các phần việc kế toán được ghi chép đầy đủ là cơ sở đảm bảo cho việc tính lương được chính xác. Hạch toán chi tiết: Cách tính lương cho người lao động của Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức hợp lý và chính xác, bảng chấm công được ghi chép chính xác, rõ ràng; lưu chuyển chứng từ sổ sách theo đúng trình tự quy định đảm bảo tính chính xác số liệu nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc thanh toán lương được thực hiện tương đối tốt, đúng kỳ hạn, chính xác hợp lý thoả đáng cho người lao động. Hạch toán tổng hợp: Sổ sách kế toán tổng hợp như chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ kế toán chi tiết được Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức thiết kế đúng với chế độ kế toán quy định. Cùng với tiền lương là các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) được Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức trích nộp hàng tháng với tỷ lệ trích nộp trên tổng quỹ lương cấp bậc đảm bảo đúng chế độ cho người lao động. 3.2.2) Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm nói trên, do chế độ kế toán chưa được hoàn chỉnh luôn có sự sửa đổi, bổ sung mới nên công tác kế toán nói chung và công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng ở Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức vẫn còn một số vấn đề cần phải hoàn thiện hơn. * Về kế toán tiền lương: Đối với người lao động lương là nguồn thu nhập chủ yếu, trả lương hợp lý, thoả mãn lợi ích người lao động sẽ trở thành đòn bẩy kinh tế khuyến khích tăng năng suất lao động. Chính vì vậy mà Nhà nước ta luôn cố gắng cải thiện mức lương tối thiểu cho cán bộ CNV, người lao động để nó xứng đáng với sức lao động mà họ đã bỏ ra và đáp ứng được nhu cầu cuộc sống của họ. Với sự cố gắng không ngừng nên mức lương tối thiểu của Nhà nước ta trả cho người lao động hiện nay là: 290.000 đồng/ người/ tháng. Nhưng đến tháng 1 năm 2003 Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức vẫn chưa áp dụng mức lương tối thiểu là 290.000 đồng/ người/ tháng mà vẫn áp dụng mức lương là 210.000 đồng/ người/ tháng điều đó làm cho thu nhập của cán bộ CNV không được cải thiện. Mặt khác, chế độ mới về tiền lương theo quy định của Nhà nước vẫn chưa được áp dụng. Hơn nữa Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức áp dụng hình thức trả lương cho cán bộ CNV theo thời gian giản đơn nên việc quản lý thời gian làm việc của người lao động thông qua “Bảng chấm công”. Như vậy, kế toán tiền lương chỉ theo dõi được ngày công làm việc mà không theo dõi được số giờ làm việc thực tế của người lao động. Do đó việc tính, trả lương chưa thật chính xác so với thời gian làm việc thực tế của người lao động. * Về kế toán các khoản trích theo lương: Trong phần phản ánh thanh toán BHXH trả thay lương kế toán vận dụng không đúng đắn hệ thống tài khoản. Nghĩa là khi nhận được thông báo của cơ quan BHXH về khoản BHXH trả thay lương kế toán Công ty thanh toán thẳng cho cán bộ CNV mà không phản ánh trên TK 334. Điều đó làm cho số liệu trên TK 334 không được rõ ràng, chính xác. Trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” của công ty không thể hiện đầy đủ số liệu của TK 338, kế toán công ty chỉ phản ánh 19% BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh mà không phản ánh 6% số BHXH, BHYT phải đóng góp của cán bộ CNV. Theo quy định mới của Nhà nước thì việc trích nộp BHXH, BHYT được tính trên tổng quỹ lương cấp bậc còn KPCĐ được tính trên tổng quỹ lương thực tế. Nhưng đến tháng 1 năm 2003 Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức vẫn chưa thực hiện theo quy định mới mà vẫn tính trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ trên tổng quỹ lương cấp bậc. 3.3/ Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức. Trên cơ sở phân tích về lý luận và từ thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức như sau: 3.3.1) ý kiến thứ nhất: Vận dụng đúng đắn hệ thống tài khoản kế toán trong việc phản ánh thanh toán BHXH phải trả CNV. Hiện nay, ở Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức khi thanh toán BHXH phải trả CNV kế toán Công ty không phản ánh trên tài khoản 334 “Phải trả CNV” mà hạch toán như sau: Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản BHXH trả thay lương kế toán Công ty đã ghi: Nợ TK 112 Có TK 338(3388) Khi thanh toán BHXH trả thay lương cho công nhân viên kế toán lại ghi: Nợ TK 338(3388) Có TK 112 Kế toán Công ty đã hạch toán thẳng BHXH trả thay lương như trên là sai với chế độ kế toán. Theo tôi, công ty phải phản ánh BHXH trả thay lương thông qua tài khoản 334 để số liệu phản ánh trên tài khoản này được đầy đủ, chính xác hơn. Cụ thể: Khi tính BHXH trả thay lương kế toán ghi: Nợ TK 338(3388) Có TK 334 Khi cơ quan BHXH chuyển trả BHXH trả thay lương kế toán ghi: Nợ TK 112 Có TK 338(3388) - Khi thanh toán BHXH trả thay lương cho công nhân viên kế toán ghi: Nợ TK 334 Có TK 112 3.3.2) ý kiến thứ hai: Cần phải vận dụng đúng quy định về chế độ tiền lương của Nhà nước. + Theo quy định của Nhà nước mức lương tối thiểu hiện nay của người lao động là 290.000 đồng/ người/ tháng nhưng đến tháng 1 năm 2003 Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức vẫn áp dụng mức lương tối thiểu là 210.000 đồng/ người/ tháng. Như vậy là sai quy định của Nhà nước, theo tôi, Công ty phải thực hiện theo quy định của Nhà nước tức là áp dụng mức lương tối thiểu cho người lao động là 290.000 đồng/ người/ tháng để tăng thu nhập và cải thiện đời sống cho người lao động. Cụ thể: Với mức lương tối thiểu là 210.000 đồng/ người/ tháng thì chị Nghiêm Thị Hoa có tổng số tiền lương/ tháng là: Lương tháng = 210.000 x 1,78 = 373.800 đồng Nhưng nếu công ty thực hiện theo quy định mới của Nhà nước với mức lương tối thiểu là 290.000 đồng/ người/ tháng thì tổng số tiền lương/ tháng của chị Hoa sẽ là: Lương tháng = 290.000 x 1,78 = 516.200 đồng Như vậy tổng lương/ tháng của chị Hoa sẽ được tăng là: Mức tăng = 516.200 - 373.800 = 142.400 đồng + Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức thực hiện mức lương tối thiểu là 210.000 đồng/ người/ tháng không chỉ ảnh hưởng giảm đến mức lương cơ bản của người lao động mà nó còn ảnh hưởng giảm đến mức phụ cấp của người lao động. Vì mức phụ cấp được tính theo công thức sau: Phụ cấp = Mức lương tối thiểu * Hệ số phụ cấp Cụ thể: Mức phụ cấp trách nhiệm dành cho ông Nguyễn Tiết Dũng nếu tính theo mức lương tối thiểu là 210.000 đồng/ người/ tháng thì phần phụ cấp ông Dũng được hưởng là: Phụ cấp trách nhiệm = Mức lương tối thiểu * Hệ số phụ cấp = 210.000 * 0,2 = 42.000 đồng/ tháng Nhưng nếu Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức thực hiện mức lương tối thiểu cho người lao động là 290.000 đồng/ người/ tháng thì mức phụ cấp trách nhiệm của ông Dũng sẽ cao hơn so với mức lương tối thiểu là 210.000 đồng/ người/ tháng như sau: Phụ cấp trách nhiệm = 290.000 * 0,2 = 58.000 đồng/ tháng Mức tăng = 58.000 - 42.000 = 16.000 đồng/ tháng 3.3.3) ý kiến thứ ba: Cần thể hiện đầy đủ số liệu của TK 338 trên bảng phân bổ tiền lương và BHXH. Trích “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” tháng 1 năm 2003 tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức. STT Ghi có các TK Đối tượng sử dụng TK 334 “Phải trả CNV” TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” TK 335 Lương Các khoản phụ cấp Các khoản khác Cộng có TK 334 KPCĐ 3382 BHXH 3383 BHYT 3384 Cộng có TK 338 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 Bộ phận gián tiếp 7.917.000 84.000 8.001.000 158.340 1.187.550 158.340 1.540.230 2 Bộ phận trực tiếp 69.126.540 1.533.000 70.659.540 1.382.531 10.368.981 1.382.531 13.134.043 Cộng 77.043.540 1.617.000 78.660.540 1.540.871 11.556.531 1.540.871 14.638.273 Trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác” chỉ phản ánh 19% các khoản trích theo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ) tính vào chi phí sản xuất kinh doanh mà không phản ánh 6% BHXH, BHYT phải đóng góp của cán bộ CNV. Điều đó làm cho số liệu TK 338 trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” không đầy đủ. Mặt khác, khi kế toán phản ánh vào sổ cái TK 338 thì số liệu trên sổ cái không khớp với số liệu trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH”. Theo tôi, kế toán Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức phải phản ánh đủ 19% BHXH, BHYT, KPCĐ tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 6% BHXH, BHYT phải thu của cán bộ CNV để số liệu trên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” được chính xác, cụ thể, rõ ràng làm cở sở để kế toán vào sổ cái các tài khoản. Cụ thể, khi lập “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” kế toán lập theo mẫu biểu sau: bảng phân bổ lương (phần kiến nghị) 3.3.4) ý kiến thứ tư: Tính trích đúng đắn các khoản trích theo lương (bao gồm: BHXH, BHYT, KPCĐ) Theo hệ thống các văn bản hiện hành lao động thì việc trích nộp BHXH, BHYT được tính theo tổng lương cấp bậc còn KPCĐ được tính theo tổng lương thực tế. Nhưng ở Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức vẫn trích nộp BHXH, BHYT, KPCĐ theo tổng lương cấp bậc. Như vậy việc trích nộp KPCĐ của công ty đã sai lệch so với quy định hiện hành, điều đó làm ảnh hưởng đến quỹ công đoàn của Công ty. Cụ thể: Nếu trong tháng 1 năm 2003 Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức thực hiện trích nộp KPCĐ dựa trên mức lương thực tế thì tổng số KPCĐ công ty trích nộp là: KPCĐ = 78.660.540 * 2% = 1.573.211 Nhưng công ty lại trích nộp KPCĐ dựa trên tiền lương cấp bậc nên KPCĐ tháng 1 đã trích nộp là: KPCĐ = 77.043.540 * 2% = 1.540.871 Như vậy số KPCĐ trích nộp đã giảm đi một lượng là: Mức giảm = 1.573.211 - 1.540.871 = 32.340 Tuy mức trích nộp KPCĐ chênh lệch không đáng kể nhưng theo tôi Công ty phải thực hiện theo quy định mới của Nhà nước về mức trích nộp KPCĐ, đảm bảo thực hiện đúng chuẩn mực kế toán đã quy định. 3.3.5) ý kiến thứ năm: áp dụng hình thức trả lương hợp lý hơn đồng thời thực hiện việc chấm công nghiêm túc, đảm bảo cơ sở tính trả lương đúng đắn. Hiện nay, Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức áp dụng hình thức trả lương cho cán bộ CNV theo hình thức thời gian giản đơn nên tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào bậc lương và thời gian làm việc thực tế không xét đến thái độ lao động và kết quả công việc. Chế độ trả lương này chỉ áp dụng cho người lao động mà không định mức và tính toán chặt chẽ được hiệu suất làm việc của họ. Mặt khác chế độ trả lương như vậy không khuyến khích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao trước thời hạn. Hơn nữa, áp dụng hình thức trả lương cho cán bộ CNV theo hình thức thời gian giản đơn thì cơ sở để tính lương là bảng chấm công. Nhưng bảng chấm công dùng để ghi chép thời gian làm việc thực tế và vắng mặt của cán bộ CNV theo từng ngày, như vậy kế toán Công ty chỉ theo dõi được ngày công làm việc mà không theo dõi được số giờ làm việc thực tế của cán bộ CNV. Theo tôi, Công ty nên áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho bộ phận gián tiếp sản xuất nhưng kế toán phải quan tâm chặt chẽ tới việc chấm công, nêu rõ trường hợp đi muộn về sớm thậm chí làm việc nửa ngày để đảm bảo sự công bằng cho những người thực hiện nghiêm chỉnh giờ làm việc tại Công ty. Còn bộ phận trực tiếp sản xuất Công ty nên áp dụng chế độ trả lương khoán, hình thức trả lương này có ưu điểm là khuyến khích người lao động hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn, đảm bảo chất lượng công việc thông qua hợp đồng giao khoán. Kết luận Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp là công việc ít nghiệp vụ và đơn giản. Tuy nhiên để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương vừa là công cụ hữu hiệu cho nhà quản lý vừa là chỗ dựa đáng tin cậy cho người lao động thì không phải doanh nghiệp nào cũng làm được. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự kết hợp khéo léo giữa các chế độ tiền lương hiện hành và đặc thù tại đơn vị. Trong điều kiện của một nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, tiền lương trước hết là giá cả sức lao động nên khi xác định tiền lương tối thiểu phải tính đúng và tính đủ. Điều này kế toán phải nắm chắc chức năng và nhiệm vụ của Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải căn cứ vào mô hình chung đặc trưng sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cùng những quy định về ghi chép luân chuyển chứng từ để có hướng hoàn thiện thích hợp. Mặt khác khi hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương cũng như hạch toán các phần hành khác, Kế toán phải cung cấp thông tin một cách kịp thời chính xác nhất cho các nhà quản lý qua đó góp phần quản trị nhân sự đề ra biện pháp tăng năng suất lao động. Nhận thức được tầm quan trọng đó nên em đã mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu phần hạch toán chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức, nhờ sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo TS Nguyễn Viết Tiến cùng các cô, chú trong phòng tài vụ Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức khoá luận tốt nghiệp của em đã hoàn thành với đề tài: “Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức - Hà Tây " Những kiến nghị trong bài là hoàn toàn có căn cứ khoa học, thực tế và có khả năng thực thi. Em hi vọng rằng những kiến nghị này sẽ đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức. Song là một sinh viên nên kiến thức về lý luận và thực tế còn nhiều hạn chế nên khoá luận tốt nghiệp của em không thể tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong nhận được sự góp ý của thầy cô, các cô chú trong phòng tài vụ Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức cùng các bạn để bản khoá luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành sâu sắc đến thầy giáo TS Nguyễn Viết Tiến cùng các cô, chú phòng tài vụ Công ty khai thác công trình thuỷ lợi Mỹ Đức đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn để em hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này. Hà Tây, ngày 10 tháng 7 năm 2003 Sinh viên thực hiện Nghiêm Việt Thư Tài liệu tham khảo Giáo trình lý thuyết và thực hành kế toán tài chính – Nhà xuất bản tài chính. Tổ chức hạch toán kế toán – Bộ Tài chính – Nhà xuất bản thống kê 1998. Chế độ báo cáo tài chính – Bộ tài chính – Nhà xuất bản tài chính Hà Nội. Đổi mới cơ chế chính sách lao động tiền lương – Nhà xuất bản chính trị Quốc gia 1995. Hệ thống các văn bản hiện hành lao động – Việt Nam tiền lương, BHXH (Tổng liên đoàn lao động Việt Nam 1997). Giáo trình kế toán tài chính doanh nghiệp của PGS – TS Phan Trọng Phức; PGS – TS Nguyễn Văn Công (Viện Đại Học Mở Hà Nội). Hệ thống kế toán doanh nghiệp (Vụ chế độ kế toán – Xuất bản 1995) Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh (Trường đại hoạ kinh tế quốc dân do PGS – PTS Phạm Thị Gái chủ biên) Mục lục