Khóa luận Hoàn thiện kế toán TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại công ty in Bưu điện

0,0458 0,0542 +0,0084 0,1834 Suất hao phí 0,5013 0,4614 -0,0399 0,0796 Từ bảng phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ cho thấy, doanh thu của công ty đã tăng lên rõ rệt từ 71,9 tỷ đồng lên 140 tỷ đồng, và ta thấy mức tăng này tương đối hợp lý so với sự biến động của TSCĐ đã làm cho sức sản xuất của TSCĐ tăng lên đi. Điều này đồng nghĩa với việc suất hao phí của TSCĐ đã giảm đi, nếu như năm 2002 để tạo ra 1 đồng doanh thu cần 0,5013 đồng nguyên giá thì trong năm 2003 chỉ cần 0,4614 đồng nguyên giá. Chứng tỏ rằng năm vừa qua công ty đã tiết kiệm được 0,0399 đồng nguyên giá TSCĐ để tạo ra 1 đồng doanh thu. Tuy nhiên theo bảng phân tích trên, sức sinh lời của TSCĐ cũng tăng lên từ chỗ năm 2002 cứ 1 đồng vốn bỏ ra để đầu tư TSCĐ thì tạo ra 0,0458 đồng lợi nhuận thì đến năm 2003 đã tạo ra được 0,0542 đồng lợi nhuận. Nhưng có lẽ chỉ tiêu này vẫn còn là quá thấp so với một đơn vị được trang bị nhiều TSCĐ như Công ty in Bưu điện . Như vậy, bằng việc phân tích các chỉ tiêu về hiệu quả sử dụng TSCĐ chúng ta có thể thấy được công tác quản lý và sử dụng TSCĐ tại công ty vận nhìn chung là chưa tốt, chưa khai thác hết khả năng, công suất của TSCĐ mặc dù tình trạng kỹ thuật cũng như cơ cấu đầu tư tài sản của công ty tương đối hợp lý. Qua đây, chúng ta cũng đánh giá được hiệu quả sử dụng vốn cố định của công ty in Bưu điện là chưa cao. Trong đó một phần nguyên nhân là do công tác quản lý và tổ chức hạch toán TSCĐ tại công ty còn tồn tại nhiều nhược điểm. Điều đó đòi hỏi trong những năm tới đây công ty phải không ngừng hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ. Chương III Phương hướng hoàn thiện kế toán TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty in bưu điện. ----------***---------- I - Đánh giá thực trạng kế toán, quản lý và sử dụng TSCĐ của công ty Trải qua 40 năm hình thành và phát triển mặc dù gặp không ít những khó khăn, đến nay Công ty in Bưu điện đã khẳng định vị trí của mình trong nghành Bưu chính viễn thông. Những thành công đó có được là do nhiều nguyên nhân, trong đó phải kể đến sự năng động, hiệu quả trong tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của bộ máy điều hành Công ty cùng với công cụ hỗ trợ hữu hiệu là hệ thống kế toán. Đặc biệt đối với một doanh nghiệp sản xuất thì hạch toán kế toán TSCĐ càng giữ vai trò quan trọng. Trong những năm qua, công tác kế toán TSCĐ của Công ty đã có nhiều thay đổi, bên cạnh những mặt tích cực còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Sau một thời gian tìm hiểu thực tế tại đây, em có một số nhận xét sau : 1) Ưu điểm : F Về công tác kế toán nói chung : Mô hình tổ chức bộ máy kế toán như hiện nay của Công ty là khá hợp lý, thuận tiện cho việc quản lý và điều hành. Việc phân công, bố trí công việc cho các nhân viên là căn cứ vào tính chất nghiệp vụ kinh tế và khả năng, trình độ của mỗi người và tất cả đều được thực hiện dưới sự chỉ đạo, kiểm tra, giám sát của Kế toán trưởng. Trong điều kiện KHCN đang phát triển mạnh mẽ, Công ty cũng đã nhận thức được những lợi ích từ việc ứng dụng tin học vào trong công tác kế toán. Với việc sử dụng phần mềm kế toán MISAVersion 4.5 đã giúp cho việc xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác, góp phần giải phóng sức lao động, tinh giản bộ máy quản lý và nâng cao hiệu quả công việc. Bên cạnh hệ thống máy tính, phòng kế toán Công ty còn được trang bị máy in, máy fax, máy photocopy … nhờ đó các bảng tổng hợp, sổ sách được thực hiện và in ra kịp thời đảm bảo cập nhật thông tin kế toán phục vụ nhu cầu quản lý. Nhìn chung, hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo mà Công ty sử dụng đều tuân thủ theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước ban hành theo Quyết định 1141-TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính ngày 1/11/1995 . Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lý, hợp lệ và được vận dụng theo hình thức “Chứng từ ghi sổ” với ưu điểm là ghi chép đơn giản, thuận tiện cho việc đối chiếu định kỳ giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp, vì thế đảm bảo phản ánh thông tin đầy đủ, trung thực. F Về kế toán TSCĐ : Đặc biệt là trong kế toán TSCĐ, Công ty cũng đã thực hiện phân loại TSCĐ hiện có theo quy định của Nhà nước mà vẫn đáp ứng nhu cầu quản lý riêng của mình. TSCĐ tại Công ty được phân loại theo hình thái biểu hiện kết hợp với tính chất đầu tư, theo công dụng, được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại giúp cho công tác quản lí và hạch toán TSCĐ được thuận lợi và hiệu quả hơn. Do một đặc điểm nổi bật về TSCĐ của Công ty in Bưu điện là sự đa dạng và phức tạp, trong đó, chiếm tỷ trọng lớn là máy móc thiết bị nên Công ty đã sử dụng số hợp đồng để chi tiết cho từng loại tài sản. Một ưu điểm nữa của Công ty là trong công tác kế toán khấu hao TSCĐ: Trong quá trình hạch toán công ty đã áp dụng quy định mới của bộ tài chính về việc xác định thời gian khấu hao. Cụ thể là công ty đã chủ động xác định thời gian khấu hao hợp lý cho từng tài sản căn cứ vào tình hình kinh doanh, tình hình sử dụng và hao mòn của TSCĐ nên đã giúp Công ty hạn chế được ảnh hưởng của hao mòn vô hình cũng như làm tăng tốc độ thu hồi vốn đầu tư. Mặt khác trong toàn bộ TSCĐ hiện nay của công ty thì phần lớn là TSCĐ thuê tài chính. Có thể nói đây là một ưu điểm và lợi thế rất lớn của công ty, bởi vì trong điều kiện kinh tế hiện nay, công ty sử dụng TSCĐ đi thuê tài chính là đã tiết kiệm được vốn đầu tư vào TSCĐ và hạn chế được những rủi ro do nó gây ra. Sử dụng TSCĐ thuê tài chính giúp công ty dễ dàng trong việc huy động vốn vay do đặc thù của việc thuê tài sản vẫn nắm giữ quyền sở hữu pháp lý đối với tài sản nên bên thuê không nhất thiết phải có tài sản thế chấp. Ngoài ra, sử dụng phương thức thuê TSCĐ thuê tài chính còn giúp công ty có thể thực hiện nhanh chóng dự án đầu tư, đảm bảo kịp thời tiến độ sản xuất kinh doanh. Do bên đi thuê có quyền lựa chọn thiết bị với thoả thuận trước về hợp đồng với người cung ứng sau đó mới yêu cầu bên cho thuê tài chính tài trợ nên có thể rút ngắn thời gian đầu tư vào TSCĐ. Và đối với tài sản mà công ty chưa sử dụng có thể cho thuê để tiết kiệm chi phí bảo quản lại đem lại nguồn thu. 2) Nhược điểm : Bên cạnh những ưu điểm nói trên, kế toán TSCĐ tại Công ty in Bưu điện còn tồn tại một số hạn chế sau : Thứ nhất : Hiện tại công ty đang áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” nhưng lại không có sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Như vậy là đã bỏ qua việc hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh, đã lập chúng từ ghi sổ theo trật tự thời gian. Điều này dẫn đến là không thể quản lý chặt chẽ các chứng từ ghi sổ đã lập, không phản ánh được toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, dễ thất lạc hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán tổng hợp. Thứ hai: Nhược điểm lớn của công ty là mặc dù đã có ứng dụng tin học vào hệ thống kế toán nhưng phần hành kế toán TSCĐ lại không hoàn toàn được làm trên phần mềm hiện tại của công ty, có những khâu thì làm ngoài bằng tay, hoặc làm thủ công trên Excel, lại có những phần làm trên phần mềm. Điều đó dẫn đến một thực tế là không thể logic được tất cả các khâu, không có sự thống nhất hợp lý, việc tổng hợp số liệu và kiểm tra đối chiếu rất khó khăn. Ngoài ra việc ứng dụng tin học vào hệ thống kế toán nhưng lại áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” là không hợp lý . Công ty nên thay đổi hình thức ghi sổ này bằng hình thức “Nhật ký chung” vì những ưu điểm do hình thức này mang lại trong việc sử dụng kế toán máy. Thứ ba: Về cách phân loại TSCĐ của Công ty như kể trên vẫn chưa đầy đủ và hợp lý. Trong TSCĐ hữu hình đã phân loại theo công dụng kinh tế nhưng vẫn không đầy đủ vì thiết bị dụng cụ quản lý lại để lẫn cả trong các nhóm TSCĐ khác. Còn phần TSCĐ thuê tài chính cũng không thực hiện phân loại. Công ty chưa tiến hành phân loại theo mục đích sử dụng, Còn theo hình thái biểu hiện, kế toán chỉ phản ánh TSCĐHH mà chưa quan tâm đúng mức đến vai trò và ảnh hưởng của TSCĐVH. Không đề cập đến loại tài sản này trên hệ thống sổ kế toán sẽ dẫn đến sự sai lệch trong các chỉ tiêu phân tích, đánh giá tình hình hoạt động và hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty. Do không xác định được TSCĐVH nên Công ty cũng không có định hướng trong việc xây dựng, bảo tồn và phát triển loại tài sản này. Thứ tư : Kế toán TSCĐ không mở sổ chi tiết cho từng loại TSCĐ mà ghi chung tất cả trên cùng một sổ. Vì vậy mà số liệu máy tính in ra cuối kỳ chỉ là số liệu tổng hợp tăng, giảm mà không cho biết tình hình về một tài sản cụ thể. Ngoài ra kế toán không mở sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng. Vì vậy việc theo dõi quản lý TSCĐ thiếu chặt chẽ, chưa nâng cao được trách nhiệm của các bộ phận cá nhân trong việc nâng cao hiệu quả quản lý TSCĐ. Công ty mới chỉ có mẫu thẻ TSCĐ ở giấy in sẵn ghi chép thủ công mà không có mẫu thẻ trên máy. Thẻ TSCĐ là một chứng từ quan trọng để làm căn cứ hạch toán và cũng là để đối chiếu kiểm tra, do đó không lập thẻ trên máy sẽ gây khó khăn trong việc theo dõi, quản lý TSCĐ. Thứ năm: Liên quan đến tính và trích khấu hao TSCĐ, Công ty sử dụng “Bảng trích khấu TSCĐ” tuy nhiên bảng này rất sơ sài không phản ánh đầy đủ các thông số cần thiết, mà thực chất bảng này chỉ có tính chất liệt kê mức khấu hao trích trong năm mà thôi. Công ty không lập bảng tính và phân bổ khấu hao do đó việc tính và phân bổ khấu hao cho các bộ phận sẽ mất thời gian, dẫn đến sai sót. Thứ sáu: Trong các trường hợp nhượng bán, thanh lý TSCĐ, Công ty không lập "Biên bản hợp hội đồng định giá” mà chỉ căn cứ vào “Quyết định thanh lý” của giám đốc và “Biên bản thanh lý TSCĐ” hoá đơn cùng các chứng từ thanh toán để kế toán ghi giảm tài sản. Thứ bảy: Trong quá trình hạch toán TSCĐ, công ty không sử dụng TK 335 để trích trước chi phí sửa chữa lớn. Điều này làm cho chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của Công ty sẽ tăng lên đột ngột, vì thế thông tin do công tác kế toán cung cấp có thể sẽ giảm bớt độ chính xác vốn có . Công ty vẫn sử dụng TK 142 khi kết chuyển chi phí sửa chữa ngoài kế hoạch và TK 821,721 khi tiến hành thanh lý, nhượng bán TSCĐ mà chưa áp dụng TK 242,711,811 Theo thông tư số 89/2002/TT-BTC. Cụ thể đối với nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán Công ty hạch toán như sau: Xoá sổ TSCĐ : Nợ TK 214 : Giá trị hao mòn luỹ kế Nợ TK 821 : Giá trị còn lại Có TK 211 : Nguyên giá TSCĐ Chi phí thanh lý nhượng bán Nợ TK 821 : Tập hợp chi phí thanh lý, nhượng bán Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112 … Các khoản thu hồi Nợ TK 111, 112, 131, 152 … Có TK 721 : Giá bán (chưa có VAT) Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra II- Một số giải pháp hoàn thiện kế toán TSCĐ Nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tsCĐ Qua quá trình thực tập tại công ty, cùng với sự vận dụng kiến thức đã học em đã nhận thấy tầm quan trọng của việc hạch toán TSCĐ. Cũng như bất kì một doanh nghiệp sản xuất nào tại công ty in Bưu điện, TSCĐ là phương tiện cơ bản tạo ra của cải vật chất đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục. Vấn đề “Làm thế nào để quản lý chặt chẽ TSCĐ và sử dụng có hiệu quả tài sản cố định” là điều mà bất cứ DN nào cũng quan tâm. Vì vậy, hoàn thiện hạch toán TSCĐ không chỉ dừng ở việc thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành mà phải áp dụng linh hoạt cho phù hợp với chế độ kế toán của công ty. Trước yêu cầu trên, em mạnh dạn đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hạch toán TSCĐ tại công ty góp phần làm cho kế toán TSCĐ tại đây có hiệu quả hơn. Là một công ty hạch toán độc lập, việc tăng doanh thu giảm chi phí là yếu tố quyết định sự tồn tại của công ty. Đầu tư mua sắm TSCĐ đúng thời điểm cùng với việc nâng cao hiệu quả sử dụng nó là nhân tố quan trọng để đạt được mục tiêu trên. Do đó công ty phải nâng cao hơn nữa công tác hạch toán kế toán TSCĐ. 1) Hoàn thiện kế toán TSCĐ nhằm tăng cường quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả TSCĐ : a) Về phân loại TSCĐ : Kế toán Công ty nên tiến hành phân loại TSCĐ một cách cụ thể và hoàn chỉnh hơn, việc phân loại theo công dụng hay đặc trưng kỹ thuật phải được thực hiện đối với cả TSCĐHH và TSCĐ thuê tài chính. Nhìn vào cơ cấu tài sản thấy tỷ trọng TSCĐ thuê tài chính của Công ty chiếm đến 61,01% lại bao gồm cả máy móc thiết bị, phương tiện vận tải truyền dẫn, và thiết bị dụng cụ quản lý thế mà Công ty lại không thực hiện phân loại, rõ ràng là một thiếu sót rất lớn. Vì vậy Công ty nên phân loại TSCĐ thuê tài chính thành từng nhóm loại cụ thể theo công dụng hay đặc trưng kỹ thuật như việc phân loại TSCĐHH. Còn theo cách phân loại TSCĐHH hiện nay thì thiết bị dụng cụ quản lý bị lẫn trong nhóm các TSCĐ khác, cần được phân loại riêng thành một nhóm theo quy định chung. Thêm vào đó cũng nên phân loại theo mục đích sử dụng thành 4 loại như sau: + TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh cơ bản: Là những TSCĐ sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. + TSCĐ dùng ngoài sản xuất kinh doanh : Là những TSCĐ dùng cho các hoạt động phúc lợi, an ninh, các hoạt động phụ. + TSCĐ chờ thanh lý, giải quyết: Là những tài sản đã hư hỏng hoặc quá lạc hậu chờ quyết định thanh lý. + TSCĐ chưa dùng hoặc không cần dùng: Là những TSCĐ dùng để dự trữ hoặc không phù hợp với cơ cấu sản xuất kinh doanh của Công ty. Việc không phân loại TSCĐ theo mục đích sử dụng sẽ rất khó khăn để xác định chính xác hiệu quả sử dụng TSCĐ cũng như tỷ trọng đầu tư TSCĐ vào sản xuất kinh doanh thì phải xem lại bảng kê danh mục tài sản và cộng từng bộ phận. Tuy nhiên việc làm này rất mất thời gian và không chính xác. Công ty nên phân loại theo tiêu thức này vì giúp cho nhà quản lý TSCĐ trong và ngoài SXKD. Từ đó giúp cho việc đánh giá phân tích tình hình sử dụng TSCĐ đem lại lợi ích cao nhất. Đồng thời có kế hoạch xử lý những TSCĐ còn tồn tại để kịp thời thu hồi vốn, tái đầu tư TSCĐ. Đồng thời phân loại theo mục đích sử dụng sẽ giúp cho kế toán tiến hành phân bổ khấu hao cho các bộ phận một cách chính xác hợp lý hơn. Mặt khác, Công ty cần có kế hoạch hàng năm cho việc đầu tư, mua sắm TSCĐ sao cho phù hợp với điều kiện kinh doanh cũng như đặc điểm ngành nghề của Công ty. Cần dựa trên nhu cầu sử dụng TSCĐ thực tế để xác định một cơ cấu TSCĐ hợp lý, đặc biệt là cơ cấu đầu tư giữa nhà cửa vật kiến trúc và máy móc thiết bị vì đây là hai loại TSCĐ phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh của Công ty. b) Về hệ thống tài khoản sử dụng để hạch toán: Công ty nên điều chỉnh lại hệ thống tài khoản đang sử dụng theo hệ thống tài khoản thống nhất do Bộ Tài chính mới ban hành. Cụ thể, để phản ánh giá trị quyền sử dụng đất, Công ty sử dụng TK 2131. Khi tập hợp chi phí sửa chữa và phân bổ chi phí cho nhiều năm tài chính thì Công ty sử dụng TK 242. Còn đối với nghiệp vụ thanh lý, nhượng bán, Công ty phải hạch toán như sau: Xoá sổ TSCĐ : Nợ TK 214 : Giá trị hao mòn luỹ kế Nợ TK 811 : Giá trị còn lại Có TK 211 : Nguyên giá TSCĐ Chi phí thanh lý, nhượng bán Nợ TK 811 : Tập hợp chi phí thanh lý, nhượng bán Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331, 111, 112 … Các khoản thu hồi Nợ TK 111, 112, 131, 152 … Có TK 711 : Giá bán (chưa có VAT) Có TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra c) Về hạch toán chi tiết TSCĐ : F Thứ nhất việc chi tiết tài khoản 211 hiện nay là không đầy đủ và rõ ràng. Công ty nên chi tiết cấp 1 đúng như quy định và phải tách thiết bị dụng cụ quản lý riêng như sau: TK 2112: Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2113: Máy móc, thiết bị TK 2114: Phương tiện vận tải, truyền dẫn TK 2115: Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 2118: TSCĐ khác Ngoài ra công ty cũng nên chi tiết TK cấp 2 theo các nhóm TSCĐ phù hợp với mô hình quản lý chung của công ty. Có thể chi tiết cho từng phân xưởng, nhà máy, cho từng đơn vị sử dụng. TK 212 cũng nên chi tiết để tiện theo và quản lý. Vì quy định hiện hành không cụ thể việc chi tiết tài khoản cấp II nên theo thực trạng TSCĐ thuê tài chính tại Công ty có thể chi tiết như sau: TK 2121: Máy móc thiết bị TK 2122 : Phương tiện vận tải truyền dẫn. TK 2123 : Thiết bị dụng cụ quản lý. F Do một đặc điểm nổi bật về TSCĐ của Công ty in Bưu điện là sự đa dạng và phức tạp , vì thế Công ty nên sử dụng mã, số hiệu TSCĐ để quản lý tất cả các TSCĐ của mình. Điều này vừa thuận lợi cho việc theo dõi quản lý vừa dễ tổng hợp kiểm tra đối chiếu và phù hợp khi áp dụng vào kế toán máy. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh, số hiệu tài sản có thể được xây dựng bao gồm 4 nhóm chữ và số như sau: - Nhóm thứ nhất thể hiện TSCĐ thuộc nhóm tài sản khác nhau và được phản ánh trên các tài khoản TSCĐ. Vì vậy được căn cứ vào quy định các nhóm TSCĐ theo danh mục TSCĐ của nhà nước đã ban hành theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ tài chính, và hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp để xác định: + A 2113 - Máy móc thiết bị động lực + B 2113 - Máy móc thiết bị công tác + C 2115 - Dụng cụ làm việc đo lường, thí nghiệm + D 2114 - Thiết bị và phương tiện vận tải + E 2115 - Dụng cụ quản lý + F 2112 - Nhà cửa vật kiến trúc + H 2118 - Tài sản cố định hữu hình khác + H 2131 đến 2138 - Các tài sản cố định vô hình Trong nhóm thứ nhất các chữ cái A,B,C,D… chỉ nhóm TSCĐ phù hợp với danh mục tài sản đã quy định trong quyết định 206, các số 2112- 2138 là các tài khoản cấp 2 phản ánh các TSCĐ trong hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp. - Nhóm thứ 2 xác định TSCĐ thuộc các loại khác nhau trong nhóm. Hiện nay TSCĐ trong công ty bao gồm nhiều loại khác nhau, vì vậy phải quy định mã số cụ thể cho từng loại TSCĐ trong từng nhóm tài sản. Có thể sử dụng dãy số tự nhiên để làm mã số cho từng loại TSCĐ. Ví dụ trong nhóm D2114 - Thiết bị và phương tiện vận tải: + Phương tiện vận tải đường bộ quy định mã 01 + Thiết bị truyền dẫn mã 02 + Thiết bị xếp dỡ mã 03…. - Nhóm thứ 3 xác định TSCĐ được sử dụng ở từng bộ phận trong doanh nghiệp. Với cơ cấu mạng lưới kinh doanh của công ty bao gồm các bộ phận: Văn phòng công ty, các xí nghiệp, các chi nhánh, các nhà máy, các kho… có thể sử dụng các số tự nhiên để quy định mã số cho từng bộ phận có cùng chức năng như sau: + TSCĐ văn phòng: Số 01 + TSCĐ các nhà máy: số 02 + TSCĐ các xí nghiệp: Số 03 + TSCĐ các chi nhánh: Số 04… Sau đó tuỳ thuộc vào số lượng phòng ban, nhà máy… để quy định mã số chi tiết tiếp theo cho từng bộ phận (ví dụ: phòng tổng hợp mã 01, phòng kỹ thuật mã 02…do đó TSCĐ ở phòng tổng hợp, nhóm thứ 3 có mã số 01- 01, phòng kỹ thuật mã số 01- 02…) - Nhóm thứ 4 là nhóm cuối cùng xác định cho từng thứ TSCĐ trong công ty. Để thuận lợi và dễ nhận biết các nhóm, loại, thứ TSCĐ giữa các nhóm mã số được phận định bởi dấu gạch ngang(-) hoặc dấu chấm(.), như vậy số hiệu TSCĐ có dạng sau: ***- *** - *** - *** Ví dụ: Nhà văn phòng công ty có số hiệu: F2112- 01- 01- 01 Trong đó: F - TSCĐ thuộc nhóm nhà cửa vật kiến trúc 2112- TSCĐ được kế toán phản ánh trên sổ tài khoản 2112 01 - TSCĐ thuộc loại 1 trong nhóm 01- TSCĐ thuộc bộ phận văn phòng 01- Mã số của nhà văn phòng theo quy định của doanh nghiệp Số hiệu TSCĐ sau khi được xác định phải được gắn vào từng thứ tài sản để đảm bảo cho việc quản lý, kiểm tra tình hình bảo quản sử dụng, và phục vụ cho quá trình kiểm kê đánh giá lại tài sảnkhi cần thiết một cách thuận lợi. Mặt khác sau khi tài sản đã được đánh số hiệu, trên các chứng từ và sổ kế toán các thông tin phản ánh về tình hình và sự biến động của tài sản cần được ghi rõ số hiệu của tài sản như là yếu tố bổ sung, giúp kế toán kiểm tra và xử lý số liệu được nhanh chóng chính xác. Đồng thời trên thẻ và sổ theo dõi tài sản cố định cũng phải ghi rõ số hiệu của từng TSCĐ đã được xác định. F Hoàn thiện thẻ TSCĐ Theo quan điểm kế toán TSCĐ hiện hành cho phép các doanh nghiệp được lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp với cách thức sử dụng tài sản đem lại lợi ích kinh tế. Để phản ánh được chính xác giá trị của tài sản cũng như tình hình sử dụng và trách nhiệm trong tình hình sử dụng TSCĐ, trên thẻ TSCĐ cần được bổ sung những chỉ tiêu sau: + Thời gian sử dụng dự kiến của TSCĐ + Phương pháp khấu hao áp dụng cho TSCĐ + Người chịu trách nhiệm vật chất đối với TSCĐ Do đó mẫu thẻ TSCĐ của công ty nên được thiết kế lại như sau: Đơn vị:… Địa chỉ:… Thẻ tài sản cố định Số :… Số hiệu tài sản cố định:… Ngày tháng năm lập thẻ Căn cứ biên bản giao nhận TSCĐ số ngày tháng năm Tên, mã kí hiệu, quy cách TSCĐ : Nước sản xuất: Năm sản xuất: Năm đưa vào sử dụng Bộ phận quản lý sử dụng: Công suất (Diện tích) thiết kế : Thời gian dự kiến sử dụng: Phương pháp khấu hao áp dụng: Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị khấu hao luỹ kế Giá trị còn lại Ngày tháng năm Diễn giải Nguyên giá Năm Số khấu hao Khấu hao luỹ kế STT Tên, quy cách, dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Giá trị Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm Lý do đình chỉ: Ghi giảm TSCĐ chứng từ số ngày tháng năm Lý do giảm: Người chịu trách nhiệm Người lập thẻ Kế toán trưởng vật chất F Căn cứ để ghi sổ kế toán là các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nên đối với trường hợp nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ, Công ty nên lập “Biên bản thanh lý TSCĐ” kèm trong bộ hồ sơ TSCĐ giảm để thuận tiện cho việc theo dõi và ghi chép. Mẫu này có thể được lập như sau : Công ty in bưu điện Mẫu số: 03-TSCĐ 564-Nguyễn văn cừ- Gia Lâm -HN Ban hành theo QĐ số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của BTC Biên bản thanh lý TSCĐ Ngày …tháng … năm … Số …………. Nợ :…………….. Có :…………….. Căn cứ quyết định số:.. …ngày…... tháng …. năm .… của ….. ……… …………về việc thanh lý tài sản cố định. I. Ban thanh lý TSCĐ gồm : Ông (bà)……..đại diện …..trưởng ban Ông (bà) …….đại diện……uỷ viên II. Tiến hành thanh lý TSCĐ - Tên, ký mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ………………….. - Số hiệu TSCĐ …….. - Năm sản xuất …. - Năm đưa vào sử dụng: …………… Số thẻ ………………. - Nguyên giá TSCĐ :…………………………….. - Giá trị Hao mòn :……………………………. - Giá trị còn lại của TSCĐ :………………………. III. Kết luận của ban thanh lý TSCĐ ……………………………….. ……………………………… Ngày …. tháng….năm…. Trưởng ban thanh lý (ký, họ tên) IV. Kết quả thanh lý TSCĐ - Chi phí thanh lý TSCĐ :………(viết bằng chữ)……………. - Giá trị thu hồi :……………….(viết bằng chữ)…………….. - Đã ghi giảm (số) thẻ TSCĐ ngày ….tháng….năm…. Ngày …tháng…năm… Giám đốc Kế toán trưởng (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) F Khi hạch toán tăng, giảm TSCĐ ngoài việc lưu tất cả chứng từ có liên quan vào bộ hồ sơ riêng cho mỗi TSCĐ và lập thẻ TSCĐ, kế toán nhất thiết phải vào sổ chi tiết TSCĐ. Công ty không nên dùng “Bảng kê chi tiết TSCĐ” để thay thế vì thông tin trên bảng này mang lại chưa đầy đủ để theo dõi chi tiết. Sổ chi tiết TSCĐ được mở cho từng loại TSCĐ, từng nhóm TSCĐ chi tiết theo yêu cầu quản lý. Mẫu sổ này có thể được lập theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Sổ chi tiết TSCĐ Loại tài sản …… Stt Ghi tăng TSCĐ Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Chứng từ Tên,đặc điểm, ký hiệu Nước sản xuất Tháng năm đưa vào sử dụng Số hiệu Nguyên giá Khấu hao KH đã tính đến khi ghi giảm Chứng từ Lý do giảm SH NT Tỷ lệ (%) KH Mức KH SH NT 1 Cộng Ngoài ra công ty còn nên lập cả sổ chi tiết theo đơn vị sử dụng để quản lý chặt chẽ được việc sử dụng TSCĐ để có biện pháp xử lý kịp thời khi có sai phạm. Mẫu sổ này có thể thiết kế như sau: SCT-TSCĐ Số… Sổ chi tiết TSCĐ theo đơn vị sử dụng Bộ phận sử dụng…. Năm:… Chứng từ Tên TSCĐ đang sử dụng Số hiệu TSCĐ Nguyên giá TSCĐ Khấu hao Người phụ trách hiện vật Giảm TSCĐ Số Ngày Chứng từ Lý do giảm Giá trị còn lại Khấu hao luỹ kế Số Ngày Người lập sổ Kế toán trưởng Sổ chi tiết theo đơn vị sử dụng do kế toán TSCĐ theo dõi, khi có nghiệp vụ TSCĐ phát sinh cùng với việc lập thẻ và vào sổ chi tiết kế toán sẽ tiến hành vào sổ chi tiết theo đơn vị sử dụng. TSCĐ dùng cho đơn vị nào sẽ vào sổ chi tiết TSCĐ dùng cho đơn vị đó, mỗi TSCĐ sẽ được theo dõi trên một dòng của sổ.Cơ sở ghi sổ TSCĐ được căn cứ vào số TSCĐ thực tế đã giao cho các bộ phận, các thẻ TSCĐ và các chứng từ có lên quan khác để ghi cho từng thứ TSCĐ trên sổ. d) Về khấu hao TSCĐ : F Trong kế toán khấu hao TSCĐHH, phương pháp khấu hao mà Công ty áp dụng là phương pháp khấu hao đường thẳng cho tất cả các loại tài sản. Việc áp dụng chỉ một phương pháp khấu hao này là chưa hợp lý vì TSCĐ trong Công ty có nhiều loại nhiều nhóm khác nhau, được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau,mức độ tham gia hay phát huy tác dụng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh cũng rất khác nhau, đồng thời mức độ hao mòn hữu hình và vô hình cũng khác nhau, lợi ích thu được từ chúng cũng khác nhau. Thiết nghĩ phương pháp khấu hao phải phù hợp với lợi ích kinh tế mà tài sản đem lại cho Công ty. Việc hạch toán đúng đắn khoản chi phí này sẽ là căn cứ quan trọng để tạo nguồn bù đắp cho việc tái tạo thiết bị máy móc, cũng đồng thời cho phép tính đúng, tính đủ giá thành sản phẩm sản xuất, xác định chính xác kết quả kinh doanh của Công ty. Theo chuẩn mực kế toán và quy định hiện hành cho phép các doanh nghiệp được lựa chọn các phương pháp trích khấu hao phù hợp với từng loại TSCĐ của doanh nghiệp. Vì vậy thiết nghĩ Công ty cũng nên lựa chọn các phương pháp khấu hao khác nhau cho từng loại TSCĐ thay vì chỉ dùng một phương pháp khấu hao đường thẳng như hiện nay. Công ty có thể tính khấu hao theo hướng như sau: + Nhà cửa, vật kiến trúc vẫn áp dụng phương pháp khấu hao đường thẳng. + Máy móc thiết bị gắn liền với quá trình sản xuất như những thiết bị máy móc trực tiếp tạo ra sản phẩm có thể tính được theo công suất hoặc theo số ca số giờ làm việc như ở nhà máy in, nhà máy thẻ thì nên hạch toán khấu hao theo sản lượng. Như thế muốn thu hồi vốn nhanh sẽ thúc đẩy doanh nghiệp tăng ca tăng kíp, tăng năng suất lao động để tạo ra nhiều sản phẩm … + Thiết bị dụng cụ quản lý, máy móc thiết bị mà chịu tác động của hao mòn vô hình cao nên áp dụng phương pháp khấu hao theo phương pháp số dư giảm dần có diều chỉnh theo hướng dẫn và quy định mới tại QĐ 206/2003/QĐ- BTC. Đối với TSCĐ thuê tài chính việc trích khấu hao hiện nay là căn cứ vào số tiền gốc phải trả hàng tháng chứ không sử dụng phương pháp trích khấu hao hiện tại của Công ty. Để phù hợp với chuẩn mực và quy định hiện hành công ty nên trích khấu hao theo các phương pháp đã được quy định rất cụ thể theo QĐ 206/2003/QĐ- BTC. F Về hệ thống sổ khấu hao, việc sử dụng “Bảng trích khấu hao TSCĐ” như hiện nay có nhiều thiếu sót. Với việc cho phép các doanh nghiệp được lựa chọn phương pháp khấu hao phù hợp thì Công ty nên lựa chọn và sắp xếp TSCĐ trong doanh nghiệp mình thành từng nhóm TSCĐ có sử dụng phương pháp khấu hao khác nhau và lập thành từng bảng tính và phân bổ khấu hao theo từng tháng, kèm theo đó là một Bảng tổng hợp và trích khấu hao theo tháng của tất cả các TSCĐ hiện đang trích khấu hao tại công ty cũng như của tất cả các phương pháp để có đầy đủ thông tin về việc tính và trích khấu hao. Hệ thống bảng có thể được thiết kế như sau: (Phụ lục II) Lưu ý : Trong QĐ 206/2003 quy định việc trích hoặc thôi trích khấu hao TSCĐ được thực hiện bắt đầu từ ngày (theo số ngày của tháng) mà TSCĐ tăng, giảm, hoặc ngừng tham gia vào hoạt động kinh doanh thay vì thực hiện nguyên tắc tròn tháng như trước đây nên trong bảng tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng phải tính đến mức khấu hao theo ngày. e) Một số vấn đề khác: * Cách hạch toán TSCĐ thuê tài chính như hiện nay tại Công ty theo em chưa hợp lý. Việc ghi nhận tổng số lãi thuê và thuế GTGT của cả hợp đồng theo bút toán: Nợ TK 142 Có TK 342 Về mặt phương pháp tài khoản kế toán thì không sai, tuy nhiên khoản lãi và thuế này Công ty chỉ phải chi trả khi nào đến kỳ thanh toán nên việc treo nó là một khoản chi phí trả trước mà lại đối ứng là một khoản nợ dài hạn thì xem ra không logic và khoa học. Thêm nữa Công ty sử dụng TK 342 để phản ánh Nợ dài hạn nhưng lại không sử dụng TK 315 để phản ánh Nợ dài hạn đến hạn trả. Vì vậy thiết nghĩ để đảm bảo hạch toán đúng, hạch toán đủ lại phù hợp với quy định hiện hành Công ty nên sửa đổi cách hạch toán TSCĐ thuê tài chính theo chuẩn mực kế toán số 06 " Thuê tài sản" đã được quy định tương đối chu toàn. * Đối với hạch toán sửa chữa TSCĐ : Công ty nên trích trước chi phí sửa chữa lớn thông qua TK 335. Theo đó, kế toán sửa chữa lớn TSCĐ được tiến hành theo trình tự sau: + Hàng quý , kế toán tiến hành trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ : Nợ TK 627,642,641 Có TK 335 + Khi phát sinh chi phí sửa chữa, kế toán ghi sổ theo định khoản : Nợ TK 2413: Tập hợp chi phí thực tế phát sinh Có TK liên quan + Khi công việc sửa chữa hoàn thành, kế toán ghi: Nợ TK 335 Có TK 2413: Phần chi phí sửa chữa lớn TSCĐ đã được tập hợp trong quá trình sửa chữa. * Hoàn thiện Báo cáo tăng giảm TSCĐ: Trong báo cáo tăng giảm TSCĐHH và vốn kinh doanh đã nêu trong phần thực trạng của công ty theo em chưa phản ánh đầy đủ các thông số cần thiết về tình hình biến động của TSCĐ trong một năm. Vì vậy cần hoàn thiện báo cáo này cho cả TSCĐHH và TSCĐ thuê tài chính với việc bổ sung các chỉ tiêu về số hiệu TSCĐ, thời gian khấu hao, giá trị hao mòn, giá trị còn lại như sau: Báo cáo tăng giảm TSCĐ Từ tháng 1 đến tháng 12 năm 2003 TSCĐ Thời gian tăng ,giảm Số hiệu TSCĐ Số tháng khấu hao Nguyên giá GTKH GTCL I TSCĐ tăng 1.Máy cắt thẻ 2.Hệ thống PCC ....... Cộng tăng II TSCĐ giảm 1.Xe ôtô 1.25 tấn 2.Xe ôtô tải KIACEIC … Cộng giảm 02/07 08/05 09/03 11/03 60 72 72 72 1815534837 32367237 .... 83546000 161460000 .. 151295320 3146815 .. 83546000 117358276 … 1664248517 29220422 ... 44101724 … 44101724 Ngày31 tháng 12 năm 2003 Kế toán trưởng Người lập biểu * Hoàn thiện việc lập sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo mẫu quy định của Bộ tài chính để ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã lập chứng từ ghi sổ. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm 200N Đơn vị tính:… Chứng từ Diễn giải Tài khoản ghi Số tiền Số Ngày Nợ Có 2) Công tác đánh giá TSCĐVH : Công ty cần xác định TSCĐVH của mình như: quyền sử dụng đất có thời hạn, bản quyền, bằng sáng chế…và nhanh chóng đưa vào danh mục TSCĐ và thể hiện trên bảng cân đối kế toán. Việc hạch toán TSCĐVH phải căn cứ vào "Chuẩn mực kế toán TSCĐVH" ban hành theo Quyết định 149/2001/QĐ- BTC và Thông tư 89/2002/TT-BTC hướng dẫn . Có như vậy thì giá trị TSCĐ của Công ty mới được xác định chính xác, đồng thời giúp cho Công ty đánh giá được tầm quan trọng và tập trung phát triển, khai thác giá trị của loại tài sản này. Tuy nhiên, việc xác định giá trị thực tế của các loại TSCĐVH là vô cùng khó khăn. Giải pháp cho vấn đề này là Công ty nên lập Hội đồng định giá TSCĐ vô hình. Hội đồng này ngoài ban lãnh đạo của Công ty còn bao gồm các chuyên viên kiểm toán, chuyên viên định giá tài sản, ...và các cơ quan quản lý cấp trên. Song vấn đề căn bản nhất vẫn là ý thức của Công ty đối với việc xác định, quản lý và hạch toán TSCĐVH của mình. 3) Về qui chế trách nhiệm quản lý TSCĐ trong hệ thống quản lý : Để quản lý chặt chẽ TSCĐ, Công ty cần tiến hành bàn giao, phân cấp quản lý và sử dụng đối với những TSCĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể. Việc bàn giao trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài sản đối với từng đơn vị sử dụng, từng phân xưởng nhà máy sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm của họ, hạn chế tình trạng mất mát, hư hại vật chất do công tác bảo vệ yếu kém gây ra. Song song với biện pháp này, Công ty có thể đưa ra các điều kiện để khen thưởng đối với các bộ phận có thành tích bảo quản và sử dụng có hiệu quả TSCĐ đồng thời cũng đề ra các hình thức kỷ luật cho những đơn vị, cá nhân vi phạm . Tại công ty in Bưu điện hiện nay TSCĐ đã sử dụng hết mà vẫn còn sử dụng chiếm tỷ lệ khá cao. Công ty cần có biện pháp để quản lý và sử dụng tốt các TSCĐ này. Như: Đầu kỳ công ty nên tiến hành tổ chức kiểm kê đánh giá thực trạng của TSCĐ đã hết thời gian khấu hao, nếu còn sử dụng tốt công ty cần tăng cường chế độ quản lý hiện vật và tăng cường công suất sử dụng để sớm có kế hoach thay thế. Còn đối với TSCĐ đã quá cũ, quá lạc hậu thì công ty cần mạnh dạn thanh lý để hạn chế chi phí sản xuất, hạn chế nguy cơ mất an toàn lao động cũng như mất cơ hội đầu tư trang thiết bị mới . Đặc biệt công ty cũng nên đưa nội dung phản ánh thực trạng về mặt kỹ thuật, công nghệ, tính năng, tác dụng của TSCĐ đã khấu hao hết nguyên giá mà vẫn còn sử dụng vào trong báo cáo thuyết minh tài chính của doanh nghiệp. Công ty cũng cần tổ chức các cuộc hội nghị phân tích đánh giá hiệu quả của việc tiếp tục hay không tiệp tục sử dụng TSCĐ này để có quyết định kịp thời. * Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định tức là nâng cao hiệu quả đồng vốn bỏ ra để đầu tư TSCĐ. Vậy vấn đề đặt ra là tăng cường quản lý và sử dụng TSCĐ. -Về công tác quản lý TSCĐ: Để nâng cao hiệu quả quản lý tránh tình trạng hư hỏng mất mát TSCĐ, công ty cần lập phương án sử dụng TSCĐ đặc biệt là máy móc thiết bị. Công ty cần phân loại TSCĐ theo nhóm đã sử dụng, chưa sử dụng, cần thanh lý để tận dụng hết hiệu quả của TSCĐ. Công ty cũng nên giao TSCĐ cho từng bộ phận quản lý để nâng cao tinh thần trách nhiệm của từng bộ phận . - Cần kết hợp phân tích kết quả kinh doanh và kế toán quản trị vào công tác kế toán TSCĐ. Phân tích các chỉ tiêu đánh giá tình hình sử dụng TSCĐ cho biết được thực trạng tình hình quản lý TSCĐ ở các bộ phận từ đó có các quyết định kinh doanh phù hợp. - Lựa chọn đúng đắn phương án đầu tư mua sắm TSCĐ, đây là công việc hết sức quan trọng vì nó ảnh hưởng đến hiệu quả của đồng vốn cố định đầu tư.TSCĐ được đầu tư đúng đắn, đảm bảo chất lượng kỹ thuật sẽ làm tăng năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. - Cần nhanh chóng xử lý TSCĐ bị lạc hậu hư hỏng vì khi TSCĐ bị ứ đọng sẽ dẫn đến doanh nghiệp bị chậm luân chuyển vốn cố định, dẫn đến thiệt hại do vốn cố định mất cơ hội đầu tư. Ngoài ra việc ứng dụng tiến bộ khoa học : Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế toán MISA. Tuy nhiên đây là phần mềm được công ty mua ngoài do đó còn nhiều điểm chưa phù hợp, nhất là hệ thống bảng tổng hợp trong hạch toán TSCĐ không được khai thác và ứng dụng triệt để. Trong niên độ kế toán mới công ty nên hợp tác với một công ty phát triển phần mềm để thiết kế một phần mềm riêng cho công ty để đảm bảo phù hợp với đặc trưng kế toán của mình. Hơn nữa, công ty lại có địa bàn hoạt động rộng với các chi nhánh và văn phòng cả ở Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, các xí nhiệp và nhà máy ở cách xa nhau nên việc quản lý khó khăn. Công ty nên lập một mạng thông tin nội bộ không chỉ ở công ty mà với cả các chi nhánh , khi đó việc trao đổi thông tin sẽ nhanh chóng tạo ra sự ăn khớp trong quản lý góp phần tạo cho công ty một xu hướng phát triển bền vững. Trên đây là một số đề xuất mà tôi mạnh dạn đưa ra nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán TSCĐ của công ty trên cơ sở đó không ngừng nâng cao hiệu quả quản lý, sử dụng TSCĐ nói riêng và hiệu quả SXKD nói chung tại Công ty in Bưu điện. Hy vọng rằng, cùng với việc nâng cao hoạt động của công tác kế toán TSCĐ, hiệu quả quản lý, sử dụng TSCĐ và hiệu quả hoạt động nói chung, trong những năm tới Công ty sẽ không ngừng phát triển và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. 4) Kiến nghị với cơ quan Nhà nước về chế độ kế toán TSCĐ : Chế độ kế toán nước ta cho đến thời điểm này đã tương đối chu toàn do một quá trình áp dụng và sửa đổi lâu dài đặc biệt là sự ra đời của hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tuy nhiên cùng với sự phát triển kinh tế xã hội đất nước với xu hướng hoà nhập vào nền kinh tế khu vực, thế giới thì hầu hết các lĩnh vực nói chunh và chế độ kế toán nói riêng không thể không có sự hoàn thiện, sửa đổi cho phù hợp với xu hướng chung ấy. Đây cũng chính là lý do để tôi mạnh dạn nêu ra phần kiến nghị với Nhà nước F Về tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ : Chuẩn mực kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC có qui định tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ là: những tài sản có thời gian sử dụng ước tính trên một năm và phải có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành ( ³ 10.000.000 đồng theo QĐ206/2003 ngày 12 tháng 12 năm 2003). Giới hạn chi tiết về thời gian sử dụng và giá trị tối thiểu của tài sản như vậy chỉ tiện cho công tác quản lý Nhà nước nhưng không thoả mãn nguyên tắc trọng yếu của kế toán, không hoàn toàn phù hợp đối với mọi loại hình doanh nghiệp. Ví như đối với các doanh nghiệp có vốn hoạt động lớn thì 10 triệu đồng không phải là khoản mục trọng yếu. Nếu tất cả tài sản trong doanh nghiệp có giá trị trên 10 triệu đồng đều là TSCĐ thì công tác quản lý TSCĐ sẽ rất phức tạp, việc tính khấu hao tốn nhiều thời gian và công sức, đồng thời hệ thống sổ, báo cáo chi tiết sẽ rất cồng kềnh, phức tạp trong khi tính chất sử dụng và vai trò của chúng đối với sản xuất chỉ nên xếp vào công cụ dụng cụ. Vậy chăng, Nhà nước nên qui định theo hướng như sau: + Tiêu chuẩn là TSCĐ theo quy định hiện hành vẫn có hiệu lực áp dụng đối với các doanh nghiệp thuộc sở hữu Nhà nước (doanh nghiệp Nhà nước) + Quy định giá trị để phân biệt TSCĐ và CCDC bằng một tỷ lệ nào đấy ví dụ: giá trị tài sản với tổng vốn kinh doanh hay tổng tài sản của doanh nghiệp thay vì là một số cụ thể như hiện nay. + Quy định điều kiện giá trị tài sản thoả mãn là tài sản cố định áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế là: có giá trị phù hợp với tính chất sử dụng và vai trò của chúng đối với sản xuất. Đồng thời nhà nước có thể ban hành quy định danh mục TSCĐ trong các doanh nghiệp mang tính chất quy định chung, nhằm phục vụ cho mục tiêu quản lý vĩ mô. + Cho phép các doanh nghiệp khác được quyền tự xây dựng tiêu chuẩn cụ thể về giá trị và danh mục TSCĐ, đồng thời phải có văn bản báo cáo với cơ quan quản lý chức năng. Tiêu chuẩn về giá trị của tài sản không được thay đổi trong suốt thời gian doanh nghiệp tồn tại và hoạt động. + Cơ quan thuế có thể đưa ra các quy định về giá trị tài sản là cơ sở tính thuế để áp dụng trong quá trình tính thuế của các doanh nghiệp. F Thực hiện đánh giá lại TSCĐVH trong các doanh nghiệp : Theo chuẩn mực quốc tế IAS (38) về kế toán TSCĐVH có 2 phương pháp đánh giá sau ghi nhận ban đầu là: Phương pháp chuẩn: Theo phương pháp này sau ghi nhận ban đầu TSCĐVH được phản ánh theo nguyên giá trừ (-) KH luỹ kế tức là GTCL (giá trị ghi sổ), sẽ được ghi giảm xuống mức giá trị có thể thu hồi khi xảy ra giảm giá trị tài sản. Phương pháp thay thế: Theo phương pháp này doanh nghiệp được tự đánh giá lại TSCĐ khi có sự biến động của giá thị trường. Phương pháp này thường áp dụng ở nước có nền kinh tế thị trường phát triển . Thực tế trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay việc đánh giá lại tài sản chỉ mới được thực hiện theo phương pháp chuẩn . Điều đó xuất phát từ nền kinh tế nước ta là nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà nước nên việc đánh giá lại tài sản chỉ được tiến hành khi có sự quyết định của Nhà nước và phải lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số khấu hao luỹ kế của TSCĐVH và phản ánh kịp thời vào sổ kế toán. Ngoài ra việc chỉ áp dụng một phương pháp chuẩn cho công tác đánh giá lại TSCĐVH còn do nguyên nhân chúng ta chưa có đủ chuyên gia có khả năng định giá tài sản, và mọi tài sản chưa được niêm yết trên thị trường ... Hiện nay và trong tương lai, các doanh nghiệp Việt Nam đang hoạt động trên thị trường và chịu sự điều tiết của các qui luật kinh tế thị trường trong đó có qui luật cạnh tranh. Kết quả của quá trình này có thể có doanh nghiệp bị phá sản giải thể, có doanh nghiệp bị thôn tính sát nhập hợp nhất với doanh nghiệp khác hoặc có doanh nghiệp ngày càng mở rộng qui mô, chuyển đổi hình thức sở hữu từ một sang nhiều chủ sở hữu, có doanh nghiệp đủ điều kiện để tham gia vào thị trường chứng khoán…trong những trường hợp đó việc đánh giá lại TSCĐ phải vận dụng nhiều phương pháp khác nhau tuỳ vào từng trường hợp cụ thể. Trong xu hướng hội nhập với kinh tế thế giới để khắc phục thực trạng trên, Nhà nước cần có các phương hướng đào tạo đội ngũ chuyên gia có khả năng thẩm định, kiểm tra và có biện pháp quản lý tài sản chặt chẽ. Từ đó việc vận dụng các quan điểm, phương pháp khác nhau trong quá trình đánh giá tài sản cố định cho phép kế toán phản ánh đúng thực tế về tình hình hiện có, sử dụng tài sản cố định trong từng doanh nghiệp. Đồng thời vẫn không phá vỡ các nguyên tắc kế toán trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Phát huy hiệu quả của kế toán trong quản lý hoạt động kinh doanh. F Về giá trị thu hồi ước tính của TSCĐ : Giá trị thu hồi ước tính của TSCĐ là chỉ tiêu nói lên số tiền có thể thu hồi được khi tiến hành thanh lý (hay nhượng bán) những tài sản đã hết khấu hao. Nhưng trong công thức xác định mức trích khấu hao theo quy định hiện hành (QĐ 206/2003) thì lại không tính đến giá trị thu hồi. Mức khấu hao bình Nguyên giá TSCĐ quân năm của TSCĐ Thời gian sử dụng Nhưng trên thực tế, có rất nhiều TSCĐ khi thanh lý, nhượng bán sẽ thu hồi được (hoặc bán được) với một số tiền lớn ví dụ như nhà cửa, ôtô, phương tiện … nếu không tính đến giá trị thu hồi tức là đã gián tiếp làm cho mức khấu hao được hạch toán vào chi phí sản xuất cao hơn thực tế. Hơn nữa một trong những đặc điểm cơ bản của tài sản cố định dù là tài sản có cũ, lạc hậu ,hư hỏng…tới mức nào thì vẫn còn là một lượng giá trị “cố định” có thể thu hồi được, kể cả trong truờng hợp 100% hình thái vật chất của tài sản được thu hồi dưới dạng phế liệu. Không tính đến giá trị thu hồi như vậy làm cho cách tính đơn giản hơn, loại bỏ một yếu tố ước tính nhưng theo tôi việc không đưa giá trị giá trị thu hồi vào công thức xác định mức khấu hao là chưa phù hợp bởi lẽ: + Giá trị thu hồi là cái vốn có của TSCĐ, việc sử dụng giá trị thu hồi sẽ làm cho TSCĐ không bao giờ được phép khấu hao hết nguyên giá. Ví dụ một TSCĐ có nguyên giá 105 triệu đồng, giá trị thu hồi ước tính 5 triệu, thời gian sử dụng 10 năm, mức khấu hao một năm là 10 triệu ((105 - 5) / 10) sau năm thứ 10 nếu TSCĐ vẫn còn sử dụng tại doanh nghiệp thì doanh nghiệp có thể không phải chịu khấu hao nhưng giá trị còn trên sổ kế toán vẫn là 5 triệu đồng, điều đó không những hợp lý mà còn có tác dụng tăng cường trách nhiệm quản lý của doanh nghiệp đối với TSCĐ, đồng thời nếu có hiện tượng mất mát làm hư hỏng… TSCĐ do các yếu tố chủ quản của con người thì sẽ dễ dàng trong việc xác định trách nhiệm vật chất, bắt bồi thường đối với người phạm lỗi. + Việc sử dụng chỉ tiêu giá trị thu hồi còn có tác dụng trợ giúp đắc lực cho quản trị tài chính khi tiến hành công tác thanh lý TSCĐ, nó sẽ được hạch toán vào phần chi (ghi nợ TK811) để so sánh với phần thu do thanh lý (ghi có TK711) giúp ta xác định số lãi (lỗ) khác do thanh lý TSCĐ đem lại hợp lý hơn chế độ kế toán cũ. + Theo chế độ kế toán của các nước tiên tiến, kể cả kế toán Mỹ, người ta vẫn đưa giá trị thu hồi vào công thức xác định mức khấu hao ngay cả khi sử dụng các phương pháp khấu hao nhanh hay khấu hao theo sản lượng thì giá trị thu hồi được coi là một chỉ tiêu giới hạn để khống chế tổng mức khấu hao luỹ kế của TSCĐ. Qua những nội dung nêu trên đã thấy được việc cần thiết phải đưa giá trị thu hồi vào công thức tính toán xác định và trích khấu hao TSCĐ. Tuy nhiên việc ước tính giá trị thu hồi như thế nào cho hợp lý thì chuẩn mực kế toán chưa quy định cụ thể. Như vậy đây là một bài toán cần phải có lời giải đáp bằng cách nghiên cứu hướng dẫn của cơ quan chức năng Nhà nước (tài chính, thuế…) và tổ chức thực hiện ở các doanh nghiệp. Thiết nghĩ nên có quy định hướng dẫn về giá trị thu hồi đối với từng loại hoặc nhóm tài sản cụ thể: Ví như những tài sản có giá trị lớn (từ 20 triệu trở lên) thì bắt buộc phải tính đến giá trị thu hồi, còn những tài sản có giá trị nhỏ (từ 10 đến 20 triệu) thì có thể không bắt buộc phải tính đến giá trị thu hồi, bởi vì giá trị này nhỏ cũng không ảnh hưởng đáng kể đến mức khấu hao. Mặt khác theo chế độ kế toán của các nước tiên tiến trên thế giới (như kế toán Mỹ), người ta vẫn đưa giá trị thu hồi (được gọi là “giá trị tận dụng”) vào công thức xác định mức khấu hao cho cả phương pháp khấu hao trung bình, khấu hao theo sản lượng và khấu hao nhanh. Và giá trị thu hồi ở đây được coi là chỉ tiêu giới hạn để khống chế tổng mức khấu hao luỹ kế của TSCĐ. Khi đó công thức xác định mức khấu hao bình quân năm (theo pp đường thẳng) sẽ là: Mức khấu hao bình Nguyên giá TSCĐ - Giá trị thu hồi (ước tính) quân năm của TSCĐ Thời gian sử dụng Kết luận Trong điều kiện chế độ kế toán nước ta đang từng bước hoàn thiện, việc các doanh nghiệp phải thường xuyên cập nhật thông tin và tự điều chỉnh phương pháp hạch toán cho phù hợp với doanh nghiệp mình là cần thiết. Sau một thời gian thực tập tại in Bưu điện, có điều kiện được tiếp xúc thực tế, đi sâu vào công tác kế toán tại Công ty nói chung, kế toán TSCĐ nói riêng em thấy việc hạch toán này vẫn còn nảy sinh không ít khó khăn phức tạp cần giải quyết. Chỉ khi TSCĐ được đánh giá một cách đầy đủ, được hạch toán một cách chính xác thì thông tin thể hiện trên Báo cáo tài chính mang lại mới trung thực và nhà quản trị mới ra được những quyết định đầu tư đúng đắn và sử dụng đồng vốn bỏ ra một cách có hiệu quả. Do đó, việc hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ theo đúng chế độ kế toán do Nhà nước qui định trên cơ sở phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, em đã tập trung nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện kế toán TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định tại công ty in Bưu điện” để có điều kiện vận dụng kiến thức đã học vào thực tế để nâng cao trình độ của mình. Nhưng do hạn chế về thời gian và trình độ nên bài viết không tránh khỏi những sai sót. Rất mong các thầy cô giáo và các bạn đóng góp ý kiến. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo PGS.TS Lê Gia Lục và sự quan tâm giúp đỡ của tập thể cán bộ phòng kế toán công ty in Bưu điện đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành bài khoá luận này. Hà Nội, ngày 14 tháng 05 năm 2004 Sinh viên Đặng Thị Chi mục lục Lời mở đầu chương I: Lý luận chung về kế toán tài sản cố định và vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản cố định trong các doanh nghiệp 1 I. Những vấn đề cơ bản về TSCĐ 1 1) Khái niệm, đặc điểm và tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ 1 2) Phân loại và đánh giá TSCĐ 2 II. Quy trình kế toán TSCĐ 12 1) Kế toán tăng giảm TSCĐ 12 2) Kế toán khấu hao TSCĐ 15 3) Kế toán TSCĐ thuê ngoài và cho thuê 19 4) Kế toán sửa chữa TSCĐ 22 III. Vấn đề quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ 24 1) Quản lý và sử dụng TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng 24 2) Biện pháp nâng cao hiệu quả sư dụng TSCĐ 27 chương II: Thực trạng kế toán tscđ và hiệu quả sử dụng tscđ tại công ty in bưu điện 30 I. Khái quát chung về tình hình sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty 30 1) Quá trình hình thành và phát triển 30 2) Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh 33 3) Đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD và quy trình công nghệ 37 4) Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 38 II.Tình hình thực tế về kế toán TSCĐ tại công ty in Bưu điện 45 1) Đặc trưng về TSCĐ của Công ty 45 2) Chứng từ và tổ chức kế toán tăng, giảm TSCĐHH trên hệ thống chứng từ kế toán 48 2.1 Trường hợp TSCĐ HH tăng 48 2.2 Trường hợp TSCĐHH giảm 54 3) Trình tự kế toán khấu hao TSCĐ 58 4) Trình tự kế toán sửa chữa TSCĐ 60 5) tổ chức kế toán TSCĐ thuê tài chính 64 III. Hiệu quả sử dụng TSCĐ của Công ty in Bưu điện 70 1) Tình hình trang bị và sử dụng TSCĐ 70 2) Phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ tại công ty in Bưu điện 74 chươngIII: phương hướng hoàn thiện kế toán TSCĐ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng tscđ tại công ty in Bưu điện 77 I. Đánh giá thực trạng kế toán, quản lý và sử dụng TSCĐ của công ty in Bưu điện 77 1) Ưu điểm 77 2) Nhược điểm 79 II. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán TSCĐ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ 82 1) Hoàn thiện kế toán TSCĐ nhằm tăng cường quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả TSCĐ 82 2) Công tác đánh giá TSCĐVH 95 3) Về quy chế trách nhiệm quản lý TSCĐ trong hệ thống quản lý 95 4) Kiến nghị với cơ quan Nhà nước về chế độ kế toán TSCĐ 98 Kết luận Công ty in bưu điện SCT-TSCĐ 564-nguyễn văn cừ-gia lâm-hà nội Số:………. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Theo phương pháp sản lượng) Tháng…..năm …. TT Số hiệu tscđ Tên tài sản Ngày sử dụng Nguyên giá Sản lượng theo công suất thiết kế Mức KH bình quân trên một đơn vị sản lượng Sản lượng hoàn thành trong tháng Tiền trích TK phân bổ Luỹ kế trích Còn lại (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)=(5)/(6) (8) (9)=(8)*(7) (10) (11) (12)=(5)-(11) Tổng cộng Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Công ty in bưu điện SCT-TSCĐ 564-nguyễn văn cừ-gia lâm-hà nội Số:………. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Theo phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh) Tháng ….. năm….. STT Số hiệu tScđ Tên tài sản Ngày sử dụng Nguyên giá GTCL đầu tháng Thời gian sử dụng Hệ số điều chỉnh Tỉ lệ KH theo PP đường thẳng Mức khấu hao TK phân bổ Luỹ kế Giá trị còn lại cuối tháng (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)=((1)/(7))*100 (10)=(6)*(8)*(9) (11) (12) (13)=(6)-(12) Tổng cộng Người lập biểu Kế toán truởng Giám đốc Công ty in bưu điện SCT-TSCĐ 564-nguyễn văn cừ-gia lâm-hà nội Số:………. Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ (Theo phương pháp đường thẳng) Tháng … năm … STT Số hiệu TSCĐ Tên Tài sản Nguyên giá Thời gian sử dụng Số ngày sử dụng trong tháng Mức khấu hao theo ngày Mức khấu hao TK phân bổ Luỹ kế trích Giá trị còn lại (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)=((4)/(5)/12)/30 (8)=(6)*(7) (9) (10) (11)=(4)-(10) Tổng cộng Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc Công ty in bưu điện SCT-TSCĐ 564-nguyễn văn cừ-gia lâm-hà nội Số:………. Bảng tổng hợp trích và phân bổ khấu hao Tháng ….. năm…… Tên tài sản Nguyên giá P.P khấu hao Mức khấu hao Chi tiết theo bộ phận 627 641 642 Nhóm I: Nhà cửa vật kiến trúc 01.Nhà điều hành … …. Tổng cộng nhóm I Nhóm II: Máy móc thiết bị 01.Máy in ROTAK … …. …… Tổng cộng Tổng cTy Bưu chính viễn thông Biểu 01/bcdnl Công ty in bưu điện Báo cáo tăng giảm TSCĐHH Và vốn kinh doanh năm 2003 ĐVT:Đồng TT Tên tài sản Ngày tháng Tổng số nguyên giá TSCĐ Chia theo nguồn hình thành Ngân.sách TBS Cty TCT Đ.chuyển Vay khác Nguồn KHCB I TSCĐ tăng 1 Máy in ROTAKEK MINIPRINT 08/9/03 217.914.126 217.914.126 .. .. .. .. .. Tổng cộng TSCĐHH tăng 10.099.660.489 10.099.660.489 II TSCĐ giảm Ô tô tải Huyndai 1.25 tấn 10/11/03 83.546.372 83.546.372 ... .. .. Tổng cộng TSCĐHH giảm 646.481.386 163.300.000 473.784.584 9.396.802 III Nguồn vốn kinh doanh 1 Vốn cố đinh 2 Vốn lưu động Kế toán trưởng Người lập biểu