Khóa luận Hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần khí công nghiệp và hóa chất Đà Nẵng

ó sự thông đồng của kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Sau khi kiểm tra tính khớp đúng của số liệu, thủ quỹ sẽ kiểm tra lượng tiền trong két sắt nếu số tiền mặt vượt quá 10 triệu thì thủ quỹ trực tiếp đến ngân hàng nộp hết tất cả các khoản tiền đó. Kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu chuyển khoản và ký, có sự kiểm duyệt của kế toán trưởng và công việc này được tiến hành vào cuối mỗi tháng. Kế toán ngân hàng sau khi nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng về số tiền mà thủ quỹ đã nộp sẽ cùng với kế toán tiền mặt và thủ quỹ đối chiếu lần nữa giữa số liệu trên sổ sách với số tiền thực tế đã nộp vào ngân hàng. Họ sẽ lập ra một biên bản đối chiếu tiền mặt và sao ra làm 3 bản, mỗi người giữ một bản để làm chứng từ. Với biện pháp kiểm soát như trên sẽ hạn chế được hành vi gian lận của thủ quỹ khi trực tiếp đến ngân hàng nộp tiền. 2.2.2.2/ Lưu đồ kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền sau (bán chịu) tại công ty: Khách hàng Phòng kinh doanh Thủ kho Kế toán tiêu thụ Kế toán công nợ Ghi sổ theo dõi chi tiết công nợ TK 131 DLập phiếu xuất kho Hợp đồng kinh tế (2 bản) Lập hợp đồng kinh tế Đơn đặt hàng (ĐĐH) Người có nhu cầu mua hàng Duyệt ĐĐH L2 Phiếu xuất kho L3 HĐBH (HĐGTGT) Lập hóa đơn vận chuyển, hóa đơn bán hàng Ghi thẻ kho Hợp đồng kinh tế Giao cho khách hàng Hợp đồng kinh tế N Ghi sổ NK bán hàng D L1 Lập phiếu xuất kho D Hóa đơn vận chuyển L1 HĐBH L2 HĐBH L3 HĐBH (HĐGTGT) L2 Phiếu xuất kho Xét duyệt Không Duyệt Duyệt Duyệt Duyệt Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán chịu hàng hóa tại công ty cũng diễn ra tương tự như chu trình bán hàng và thu tiền mặt trực tiếp về két. Tuy nhiên có những điểm khác sau: a/ Xét duyệt bán hàng chịu: Nhân viên phòng kinh doanh sẽ căn cứ vào chính sách tín dụng của công ty như đã trình bày ở mục 2.2.1.3/ mà có nên cho khách hàng nợ hay không. Đối với các khách hàng truyền thống, trước khi quyết định nhân viên phòng kinh doanh sẽ liên hệ với kế toán công nợ để biết thông tin về tình hình thanh toán của khách hàng với công ty trước đó, xem khách hàng đó còn nợ của công ty bao nhiêu, thanh toán có đúng hạn không. Nếu khách hàng còn nợ công ty thì phòng kinh doanh sẽ yêu cầu khách hàng trả bớt số tiền đó rồi mới cho khách hàng nợ tiếp. Các công việc tìm hiểu khách hàng sẽ do phòng kinh doanh thực hiện. Sau đó, quyết định cuối cùng phải thông qua sự phê chuẩn của trưởng phòng kinh doanh. Đối với những khách hàng mới nhưng vẫn được xem xét cho nợ thì nhân viên phòng kinh doanh sẽ tìm hiểu thông tin về khách hàng như địa bàn hoạt động, loại hình kinh doanh, tình hình tài chính thông qua báo chí hoặc internet. Sau đó mới xem xét về khả năng trở thành khách hàng lớn của công ty mà quyết định cho nợ hay không. Tỷ lệ bán hàng chịu cho những khách hàng mới là rất ít và cần phải có sự phê duyệt đồng ý của trưởng phòng kinh doanh và giám đốc công ty. Biện pháp này giúp công ty hạn chế được các khoản nợ khó đòi, khả năng thu hồi nợ cao từ đó có thể tiếp tục tái đầu tư sản xuất. b/ Sổ sách theo dõi khách nợ, các khoản phải thu: * Sổ sách theo dõi khách nợ: để quản lý khách nợ, kế toán công nợ căn cứ vào hóa đơn bán hàng (Liên 3 - Hóa đơn GTGT) chưa thanh toán để ghi vào sổ theo dõi chi tiết công nợ theo từng đối tượng. Sổ chi tiết này có tác dụng theo dõi tình hình công nợ của một khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định, từ đó có biện pháp thu nợ kịp thời. Ngoài ra, công ty còn sử dụng sổ chi tiết theo dõi công nợ cho tất cả các đối tượng khách hàng để dễ dàng hơn trong việc theo dõi tổng quát tình hình công nợ, phục vụ cho nhu cầu cung cấp thông tin khi cần thiết như gởi lên cho phòng kinh doanh để tìm hiểu khách nợ, cung cấp thông tin cho Ban giám đốc khi có nhu cầu. * Sổ sách để theo dõi các khoản phải thu: gồm bảng tổng hợp TK 131, bảng chi tiết nợ quá hạn TK 131. Riêng bảng chi tiết nợ quá hạn TK 131 giúp kế toán theo dõi những khoản nợ đã quá hạn theo từng nhóm khách hàng (quá bao nhiêu ngày) từ đó có biện pháp truy thu thích hợp. Hằng tháng, kế toán công nợ sẽ gởi biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng. Biên bản được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ một bản làm chứng từ thanh toán. Sau khi lập xong biên bản, kế toán công nợ phải ký nháy bên dưới số liệu để gắn trách nhiệm của mình đối với số liệu đó. Mặt khác, biên bản này phải có sự phê duyệt của kế toán trưởng và phó giám đốc công ty thì mới có giá trị. Nó thể hiện sự kiểm soát của lãnh đạo công ty với công việc của kế toán công nợ. Mục đích của công việc kiểm tra, đối chiếu định kỳ này nhằm xác nhận công nợ với khách hàng đồng thời kiểm tra tính chính xác của số liệu, giúp kế toán điều chỉnh lại những sai sót của mình trong quá trình nhập số liệu. Việc kiểm tra đối chiếu công nợ với khách hàng, đảm bảo độ chính xác của số tiền nợ còn giúp bảo vệ quyền lợi của các bên. Tuy nhiên, một hạn chế ở đây là kế toán công nợ vừa là người làm công việc xác nhận, đối chiếu công nợ với khách hàng. Điều này tạo cơ hội dễ dàng che dấu số liệu sai lệch trong sổ sách vì số liệu đối chiếu với khách hàng là số liệu đúng thực tế. Đơn vị: CTCP Khí CN&HC Đà Nẵng Phòng : Tài chính kế toán SỔ THEO DÕI CHI TIẾT CÔNG NỢ Từ ngày 01/03 năm 2007 đến ngày 31/3 năm2007 Khách hàng: Công ty CP Cơ Khí Xây Dựng Công Trình 623 Nhóm khách hàng: Công ty cổ phần Địa chỉ: 90 Nguyễn Tất Thành, TP Đà Nẵng. Điện thoại: Đến ngày:…………………Dư nợ:…………... STT Ngày tháng Hạn nợ Diễn giải Số tiền Nợ Số tiền Có 01 06/03/07 7 Xuất hợp đồng 637 5.571.140 02 10/03/07 Thu hợp đồng 637 5.571.140 03 14/03/07 7 Xuất hợp đồng 639 3.031.650 04 19/03/07 7 Xuất hợp đồng 642 4.800.000 .... ... ... ...... ..... .... Số phát sinh Số dư Trong đó nợ quá hạn:................ Người lập biểu Kế toán trưởng c/ Tổ chức công tác thu nợ: Để đạt hiệu quả trong công tác thu nợ, phòng kế toán của công ty lập ra tổ công nợ gồm 3 người: kế toán trưởng là tổ trưởng, kế toán công nợ và kế toán tiêu thụ là hai tổ viên. Nhiệm vụ của tổ công nợ này là theo dõi các khoản nợ phát sinh quá hạn dựa vào bảng chi tiết nợ quá hạn TK 131. Sau đó gởi giấy đề nghị thanh toán đến cho khách hàng. Giấy này được photo lại một bản lưu tại phòng kế toán để thống kê lại những khách hàng nào đã được gởi giấy báo và trong thời gian bao lâu nhằm có biện pháp xử lý tiếp theo như tiếp tục gởi giấy báo hay trực tiếp đến truy thu. Đơn vị : Công ty Cổ Phần Khí CN & HC Đà Nẵng Địa chỉ: Đường số 1 - KCN Hoà Khánh - Đà Nẵng GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN Đà Nẵng, ngày 08 tháng 02 năm 2007 Kính gởi: Công ty CP Cơ Khí Xây Dựng Công Trình 623 Để có điều kiện phục vụ khách hàng ngày càng tốt hơn, tạo thuận lợi trong công tác quyết toán và giúp công ty giảm bớt khó khăn về vốn. Kính đề nghị quý khách hàng thanh toán số tiền: 3.031.650 đồng. (Viết bằng chữ): Ba triệu không trăm ba mươi mốt ngàn sáu trăm năm mươi đồng. Nội dung thanh toán: Nợ tiền hợp đồng 639 Đề nghị khách hàng chuyển số tiền trên vào: Tài khoản số:2000311010008. Tại:FTO2000 Chi nhánh NHNN&PTNT TP Đà Nẵng. Rất mong nhận được sự hỗ trợ của khách hàng. Xin chân thành cảm ơn. TL. Giám đốc Công ty CPKCN&HC Đà Nẵng Kế toán trưởng d/ Quản lý, kiểm tra các khoản nợ phải thu khó đòi: Đối tượng khách nợ của công ty khá nhiều nên không thể tránh khỏi những khoản nợ khó đòi. Hằng năm công ty đều trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và cuối mỗi tháng, tổ công nợ sẽ tổng hợp kết quả thu nợ và đưa ra danh sách những khách hàng chưa thu được nợ và phân chia ra từng nhóm theo từng mức độ về khả năng thu hồi, kèm theo lý do không thu hồi được. Danh sách này sẽ được gởi lên cho kế toán trưởng và Ban giám đốc để tìm hướng giải quyết. Qua danh sách này, Ban giám đốc và kế toán trưởng sẽ xem xét việc xóa nợ cho các đối tượng có chứng cứ rõ ràng về khả năng không thể thanh toán được như: có hồ sơ giải thể doanh nghiệp, có giấy xác nhận của địa phương về hoàn cảnh khó khăn hay bằng chứng khách hàng đó đã chết... Khi đó, công ty sẽ lập ra một hội đồng để thẩm định các chứng cứ có liên quan đến các đối tượng được xóa nợ, sau đó mới đưa ra quyết định cuối cùng. Ngoài ra hội đồng còn tìm ra nguyên nhân, các biện pháp khắc phục, hạn chế những khoản nợ khó đòi, làm cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao hơn. Như vậy, việc xóa nợ chỉ được phép khi Ban giám đốc và kế toán trưởng đồng ý và phải dựa trên những bằng chứng xác thực. Điều này sẽ hạn chế được khả năng gian lận từ phía các nhân viên khi đã cố tình biển thủ khoản thanh toán của khách hàng và đưa chúng vào danh sách nợ khó đòi để được xóa nợ. Tuy đã xóa nợ nhưng công ty vẫn theo dõi để tiếp tục tìm biện pháp thu hồi được càng nhiều càng tốt. 2.2..2.3/ Xác định doanh thu bán hàng tại công ty: a/ Xác định doanh thu: Doanh thu bán hàng được kế toán tiêu thụ ghi nhận vào bảng kê TK 511. Hằng ngày hoặc sau một vài ngày, tùy vào số lượng nghiệp vụ bán hàng, khi xuất kho thành phẩm tiêu thụ, kế toán tiêu thụ sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi vào bảng kê TK 511. Đơn vị : Công ty Cổ Phần Khí CN&HC Đà Nẵng Địa chỉ: Đường số 1-KCN Hoà Khánh-Đà Nẵng BẢNG KÊ TÀI KHOẢN 511 Tháng 03 năm 2007 TK Có Tên vật tư Số lượng Ghi Nợ tài khoản sau Doanh thu Thuế suất TK111 TK131 Chưa thuế Thuế VAT 511 CO2 - Thành Lập 500 chai 7.202.397 8.547.884 15.750.263 787.515 5% 511 CO2 - Quãng Ngãi 1000 chai 2.574.761 31.507.212 34.081.973 1.704.112 5% ............. ......... ......... ......... ........ ....... .... Tổng cộng 38.476.473 57.041.771 95.518.244 4.775.912 b/ Theo dõi các khoản giảm giá, chiết khấu, hàng bán bị trả lại: * Theo dõi các khoản chiết khấu, giảm giá, bớt giá: Tại công ty, các trường hợp chiết khấu, giảm giá, bớt giá cho khách hàng khi đến nhận hàng là rất ít do phòng kinh doanh và khách hàng đã thỏa thuận về giá bán trước khi ký hợp đồng mua hàng, trong đó phòng kinh doanh đã giảm giá bán cho khách hàng đến mức có thể. Trừ những trường hợp phải bớt giá cho khách hàng do hàng kém chất lượng nhưng cũng phải liên hệ với phòng kinh doanh rồi mới quyết định. Có như thế phòng kinh doanh mới nắm bắt được đơn đặt hàng nào kém chất lượng và xác định nguyên nhân từ đâu: do khâu nhập lệnh sản xuất sai nội dung quy cách sản phẩm, hay do khâu sản xuất ở phân xưởng. Từ dó, có biện pháp xử lý như rút kinh nghiệm từ nhân viên trong phòng, bắt công nhân sản xuất bồi thường... Như vậy sẽ hạn chế được các trường hợp hàng kém chất lượng, giữ uy tín cho công ty. Vì các trường hợp chiết khấu, giảm giá, bớt giá cho khách hàng rất ít nên công ty không tổ chức hệ thống sổ sách theo dõi mà chỉ yêu cầu nhân viên kế toán lập ra một danh sách các trường hợp chiết khấu, giảm giá, bớt giá vào cuối mỗi tháng và gởi lên cho kế toán tổng hợp để theo dõi. * Theo dõi hàng bán bị trả lại: Tương tự như trên, ở công ty cũng rất ít xảy ra các trường hợp hàng bán bị trả lại nên cũng không có hệ thống sổ sách riêng để theo dõi mà chỉ kê ra một danh sách các đơn đặt hàng bị trả lại. Hàng bán bị trả lại nhập kho khi khách hàng có hóa đơn GTGT về lô hàng đó. Sau đó thủ kho sẽ thông báo cho phòng kinh doanh để tìm nguyên nhân và xử lý bồi thường. Vào cuối mỗi tháng, phòng kinh doanh sẽ tập hợp danh sách hàng bán bị trả lại chuyển lên cho kế toán trưởng. Nhìn chung, hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty khá chặt chẽ, đảm bảo các yếu tố tối thiểu để phục vụ cho việc cung cấp thông tin kịp thời , đầy đủ như hệ thống sổ sách đồng bộ, đầy đủ, trang thiết bị hiện đại như hệ thống máy vi tính có kết nối mạng nội bộ, internet, máy lạnh... Điều này tạo ra một môi trường làm việc tiện nghi, thoải mái, từ đó làm tăng hiệu quả công việc của các nhân viên, giảm bớt các sai sót về số liệu cung cấp. Ngoài ra, ban lãnh đạo công ty đã đề những quy định có tác dụng kiểm soát khá tốt nhằm đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách trung thực nhất, bảo vệ tài sản của công ty đồng thời đảm bảo hiệu quả của hoạt động tiêu thụ. Tuy nhiên, hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ Phần Khí Công nghiệp và Hóa chất Đà Nẵng vẫn còn nhiều hạn chế nhất định. Trong những nguyên nhân đó là số lượng nhân viên văn phòng tại công ty chưa thực sự đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về công việc để có được một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn thiện hơn. Chẳng hạn, một nhân viên kế toán phải kiêm nhiệm nhiều phần hành cùng một lúc, gây ra áp lực công việc lớn làm hiệu quả công việc giảm, hơn nữa dễ dẫn đến các trường hợp gian lận khó phát hiện. Đó cũng là một hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, trong phần 3 của đề tài này sẽ đưa ra các biện pháp khắc phục mang tính tham khảo nhằm phần nào giúp công ty hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền của mình. PHẦN 3: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KHÍ CÔNG NGHIỆP VÀ HÓA CHẤT ĐÀ NẴNG 3.1/ Nhận xét kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty: 3.1.1/ Nhận xét chung hoạt động kiểm soát nội bộ trong công ty: Nền kinh tế ngày càng phát triển và nhất là trong giai đoạn nước ta đã được gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO, đòi hỏi các doanh nghiệp ngày càng phải nâng cao năng lực cạnh tranh, mở rộng qui mô. Muốn vậy, bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải duy trì công tác kiểm tra, kiểm soát trong suốt quá trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình bởi kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý. Nó không chỉ hòa vào một giai đoạn của quá trình mà có thể nói ở đâu có quản lý thì ở đó có kiểm tra, kiểm soát. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố, song quan trọng nhất phải kể đến là công tác tổ chức và thiết lập hoạt động kiểm soát. Mà điều này lại phụ thuộc hoàn toàn vào quan niệm và phong cách điều hành của nhà quản lý. Nếu đơn vị có hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ thì ngăn chặn và phát hiện các gian lận, sai sót trọng yếu cũng như bảo đảm thực hiện được các mục tiêu của đơn vị. Ngược lại, một hệ thống kiểm soát nội bộ mặc dù đã được hình thành nhưng những hoạt động và thủ tục kiểm tra, kiểm soát không được kết hợp lại thành một hệ thống hoàn chỉnh thì nhiều khi các thủ tục và quy trình đặt ra chỉ mang tính hình thức, không phát huy hết hiệu quả thực sự mà người quản lý cần. Qua một thời gian ngắn thực tập với sự giúp đỡ nhiệt tình của mọi người mà đặc biệt là các cô chú phòng kế toán để tìm hiểu và nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty. Bằng những gì tìm hiểu và quan sát trong thời gian thực tập, em nhận thấy hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty được tổ chức khá chặt chẽ biểu hiện ở những mặt sau: - Ban giám đốc công ty là những người gương mẫu, năng động, nhiệt tình, có năng lực quản lý, năng lực chuyên môn rất tốt, đồng thời rất am hiểu về lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là điều kiện rất thuận lợi để ban giám đốc công ty đề ra các thủ tục, chính sách hợp lý, không ngừng củng cố và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm quản lý, kiểm soát ngày càng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình, tạo môi trường làm việc văn minh, lành mạnh. - Lực lượng cán bộ công nhân viên năng động, nhiệt tình, giàu kinh nghiệm, chuyên môn tốt, không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức nghiệp vụ, ý thức làm việc tập thể cao và có sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng giữa các phòng ban với nhau cũng như giữa các phòng ban với Ban lãnh đạo trong việc thực hiện các chiến lược kinh doanh. Chính sự đồng lòng nhất trí và chấp hành nghiêm chỉnh các qui định của Ban lãnh đạo nên hoạt động của công ty luôn diễn ra suôn sẻ, nhất quán và đồng bộ. Đó cũng chính là bằng chứng chứng minh một sự thành công của hệ thống kiểm sáot nội bộ của công ty. - Cơ cấu tổ chức của Công ty theo kiểu trực tuyến chức năng, gọn nhẹ đã phát huy tác dụng của nó trong công tác kiểm soát trực tiếp hoạt động của mọi bộ phận. Việc kiểm soát được thực hiện xuyên suốt từ giám đốc xuống trưởng phòng và đến các nhân viên tạo nên sự nhất quán trong cách thực hiện công việc. Giữa các phòng ban có mối quan hệ ngang dọc tạo thuận lợi để hoàn thành công việc. - Các chính sách, thủ tục ở công ty rất rõ ràng , cụ thể, các quy định ở mọi phòng ban đều được phổ biến rộng rãi qua các văn bản, thông báo để việc thực hiện của mỗi nhân viên đều theo quy củ và nâng cao việc tuân thủ các chính sách, thủ tục. Ở đây, Ban giám đốc công ty có thể giảm bớt công việc kiểm soát của mình bằng cách ủy quyền cho các Phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng. Việc kiểm soát được thực hiện bởi những nhà quản lý có trách nhiệm năng lực từ các phó phòng đến trưởng phòng, từ Phó giám đốc đến Ban giám đốc trong công ty đã hạn chế rất nhiều những gian lận và sai sót có thể xảy ra. - Sự phân chia trách nhiệm cụ thể cho mỗi cá nhân đã nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với công việc mình thực hiện. Bên cạnh đó, chính sách thưởng phạt công minh làm tăng hiệu quả hoạt động của công việc. - Môi trường làm việc thoải mái, tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân và những yêu cầu đạo đức nghề nghiệp cần thiết đã góp phần hạn chế các gian lận, sai sót xảy ra. Từ đó, đã làm giảm đáng kể các hoạt động kiểm soát mà phải có ở các doanh nghiệp khác. - Công ty thường xuyên tổ chức các khóa học tại chỗ để không ngừng cập nhật các thông tư, chuẩn mực kế toán mới, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên. Chính việc huấn luyện, đào tạo, nâng cao đã phát huy kỹ năng và năng lực của nhân viên trong quá trình thực hiện công việc, tạo nên hiệu quả hoạt động và hạn chế nhiều sai sót, giảm được khối lượng công tác kiểm soát cho nhà quản lý. - Bên cạnh đó, cơ sở vật chất kỹ thuật cũng đóng vai trò quyết định đến hoạt động cảu toàn Công ty nói chung cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ nói riêng. Tất cả các phòng ban trong công ty được trang bị máy tính và Công ty đang tiến đến nối mạng nội bộ để tất cả mọi thành viên trong công ty đều có thể cập nhật thông tin về tình hình hoạt động của toàn công ty một cách nhanh chóng nhất. Hơn nữa, với hệ thống máy tính nối mạng này, Ban lãnh đạo có thể chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban trong Công ty đồng thời có thể nắm bắt kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên, vẫn có những sai sót phát sinh từ những điểm yếu của hệ thống: - Một là, những quy định chưa thành văn bản, chỉ tồn tại như một thói quen và các mệnh lệnh được phổ biến qua hình thức truyền miệng. Chính điều này dẫn đến tình trạng, đôi lúc nhân viên thực hiện sẽ quên hoặc không nhớ cụ thể mình sẽ thực hiện theo tiến trình như thế nào thì lúc đó sai sót là điều không thể tránh khỏi. - Hai là, cách tổ chức bộ máy quản lý chưa thật hiệu quả. Đó là kế toán trưởng vẫn chưa tách rời hai chức năng: điều hành hoạt động kế toán, cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính và chức năng đại diện cho Nhà nước giám sát về tình hình tài chính và sự tuân thủ chế độ luật pháp Việt Nam. Trong khi đó, hai chức năng này độc lập và giám sát lẫn nhau. - Ba là, với quy mô tương đối lớn, cơ cấu kinh doanh đa dạng nên khối lượng công việc trong một niên độ rất nhiều. Nhưng công tác kiểm tra, kiểm soát chưa được chú trọng đúng mức trong việc bảo đảm ngăn chặn và hạn chế các gian lận, sai sót.Việc kiểm tra, kiểm kê tuy được thực hiện định kỳ song về cơ bản chỉ mang tính chất hình thức, thủ tục, chưa thực sự có chiều sâu. Bởi lẽ, chỉ khi nào xảy ra sự không cân đối giữa các chứng từ, sổ sách thì mới tiến hành kiểm tra, kiểm kê. Nếu công tác này tiến hành một cách có hiệu quả thì sẽ ngăn chặn các gian lận, sai sót ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh. - Bốn là, thông qua phần thực trạng của Công ty, ta thấy Giám đốc công ty thực sự là người đảm đương quá nhiều công việc. Ngoài chức năng lãnh đạo nói chung, Giám đốc Công ty còn đảm nhiệm chức năng xét duyệt bán chịu là khâu quan trọng nhất trong chu trình bán hàng và thu tiền. Chính vì vậy, nguy cơ trở nên độc đoán giải quyết mọi công việc theo ý muốn chủ quan của riêng cá nhân là khá lớn. Đó là chưa kể đến, sự chồng chéo công việc làm giảm hiệu quả năng suất làm việc. - Năm là, mặc dù Công ty có một đội ngũ công nhân viên có phẩm chất đạo đức tốt, ý thức kỷ luật cao, chấp hành đúng những thủ tục quy định do công ty đề ra. Đây là kết quả của sự nổ lực không ngừng của ban lãnh đạo công ty trong công tác quản lý của mình. Tuy nhiên, vẫn còn một số nhân viên của công ty còn hạn chế và thiếu sức trẻ nên sự năng động trong công việc không cao. 3.1.2/ Nhận xét hoạt động kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền: Nhìn chung, công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được thực hiện tốt thể hiện ở những mặt sau: - Trong chu trình bán hàng và thu tiền Công ty đã sử dụng hệ thống sổ sách với các sổ chi tiết, sổ tổng hợp khá đầy đủ đáp ứng tốt nhu cầu hạch toán, cung cấp thông tin liên quan đến chu trình như theo dõi doanh thu, tình hình công nợ... - Việc phân chia trách nhiệm cho các nhân viên được đề ra một cách cụ thể rõ ràng bằng văn bản, giúp công việc được thực hiện một cách dễ dàng và đạt hiệu quả cao. - Mỗi nhân viên bán hàng đều tuân thủ các bước thủ tục cho từng giai đoạn trong chu trình bán hàng và thu tiền. - Mỗi nhân viên trong quá trình thực hiện công việc bán hàng và thu tiền đều cân nhắc đến hiệu quả hoạt động và lợi ích chung của Công ty. - Mọi hoạt động xảy ra từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc đều được kiểm soát bởi những nhà quản lý, góp phần ngăn chặn sai sót, gian lận ngay từ đầu. - Mỗi nhân viên khi thực hiện công việc bán hàng đều tính đến lợi nhuận tối đa, chi phí tối thiểu sao cho chi phí bán hàng không quá phung phí và bất hợp lý mà kết quả thu được vẫn như mong muốn. - Trong công tác thanh toán, do những qui định nghiêm ngặt về sự hợp lý của chứng từ thanh toán. Cho nên khi tiến hành thanh toán, nhân viên phải kiểm tra, xem xét thận trọng nhằm giảm thiểu sai sót. - Ngoài ra, công ty cũng đã đầu tư trang thiết bị hiện đại để thực hiện chức năng kiểm soát như hệ thống camera tại các phân xưởng sản xuất, giúp theo dõi quá trình làm việc sản xuất đơn hàng của công nhân phân xưởng và sự điều hành của quản đốc phân xưởng. Từ đó, góp phần đảm bảo việc sản xuất đơn hàng đúng chất lượng, đúng thời hạn, đồng thời hạn chế các gian lận biển thủ tài sản của Công ty. Tuy nhiên, qua phần thực trạng của Công ty ta có thể thấy được những mặt yếu của chu trình bán hàng và thu tiền như sau: - Hiện nay, công ty chưa có một chính sách bán hàng tín dụng hay chính sách chiết khấu rõ ràng, cụ thể nhằm thu hút khách hàng đến với công ty. Do đó, khách hàng của công ty chỉ hạn chế trong các khách hàng truyền thống, hoạt động sản xuất kinh doanh chưa có những bước đột phá mới. - Công tác nghiên cứu thị trường và hoạt động Marketing chưa được chú trọng và thực hiện tại công ty. Thị trường không được mở rộng mà có nguy cơ bị thu hẹp, do đó ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và thu nhập của người lao động. Công ty chỉ thụ động chờ đơn đặt hàng mà không thực hiện các cuộc khảo sát, thâm nhập thị trường. Đây là một khó khăn cho công ty vì không có đủ nguồn nhân lực có chuyên môn để thực hiện công việc này. - Công ty chưa có nhân viên chuyên đảm trách công việc tìm hiểu về tình hình của khách hàng. Việc tìm hiểu khách hàng trước khi cho nợ chỉ dừng lại ở việc theo dõi những thông tin về tình hình công nợ của khách hàng do phòng kế toán cung cấp rồi quyết định chứ chưa tích cực tìm hiểu qua sách báo, tạp chí, internet và đưa ra những phân tích, đánh giá một cách bài bản. Hơn nữa, nhân viên thực hiện công việc này vừa phải làm những công việc khác nên hiệu quả của việc tìm hiểu khách hàng không cao, từ đó đưa ra các quyết định sai lầm. Đó là nguyên nhân tại sao các khoản nợ khó đòi hằng năm của công ty vẫn còn khá nhiều. - Hiện nay, công tác hạch toán kế toán tại công ty vẫn được thực hiện một cách thủ công chứ chưa áp dụng phần mềm kế toán. Vì vậy, công việc của kế toán viên tương đối nhiều và cần phải có sự chính xác về từng con số. Do đó, việc sai sót trong quá trình tính toán, ghi sổ là không thể tránh khỏi. - Khi tiến hành xuất kho thành phẩm để bán thì không có sự kiểm tra chất lượng cũng như số lượng xuất có đúng yêu cầu không của một bộ phận độc lập để đảm bảo uy tín của Công ty. Vì vậy, khi xuất kho thủ kho xuất quá số lượng thành phẩm bán là điều rất dễ xảy ra. - Khối lượng hàng bán trong ngày rất lớn, nên việc thanh toán với khách hàng diễn ra liên tục, lượng tiền vào ra trong ngày cũng rất phức tạp. Nhưng Công ty vẫn chưa có hình thức kiểm kê quỹ vào cuối ngày. Đây cũng là một rủi ro tiềm ẩn lớn, có thể gây thất thoát tài chính của Công ty. 3.2/ Ý kiến hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền: Kiểm tra, kiểm soát đã tồn tại từ lâu. Nhưng trong thời điểm hiện nay, nền kinh tế ngày càng phát triển thì kiểm tra, kiểm soát lại càng phát huy tác dụng không những ngăn chặn và phát hiện các gian lận, sai sót mà nâng cao hiệu quả hoạt động. Các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp cổ phần đang dần hoàn thiện và nâng cao hệ thống KSNB và cách thực hiện kiểm soát để nâng cao năng lực cạnh tranh, để có thể đứng vững trên thị trường. Tuy nhiên, nếu xét trên phương diện những nguyên lý chung trong công tác kế toán và KSNB thì những điểm chưa hợp lý trong hệ thống vẫn gây ra những rủi ro kiểm soát. Chỉ một thời gian ngắn nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ và căn cứ vào những chỗ chưa hợp lý trong công tác tổ chức hệ thống, em xin đề xuất những ý kiến cá nhân với hy vọng giúp Công ty phần nào trong công tác hoàn thiện hệ thống KSNB ngày một tốt hơn. 3.2.1/ Đối với hoạt động kiểm soát nội bộ chung trong công ty: - Như đã trình bày ở trên, với cơ cấu kinh doanh đa dạng và quy mô kinh doanh phân tán rộng, hoạt động kiểm tra, kiểm soát đối với các đơn vị thành viên đã không được tiến hành một cách thường xuyên. - Chưa có một bộ phận nào đảm nhiệm việc rà soát lại hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, giám sát quá trình hoạt động của hệ thống này và tham gia góp phần bảo vệ, sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực, ngăn chặn và phát hiện kịp thời mọi hành vi lãng phí, sử dụng tài sản không đúng mục đích hoặc vượt quá thẩm quyền. - Tại Công ty cũng chưa có một bộ phận nào giúp Giám đốc kiểm tra, xác minh độ tin cậy của hệ thống thông tin tài chính, kế toán. Kiểm tra tính chính xác của các báo cáo tài chính trước khi đặt bút ký duyệt. Xuất phát từ những yêu cầu như vậy, chúng ta có thể thấy rằng xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ tại Công ty Cổ Phần Khí Công nghiệp và Hóa chất Đà Nẵng là vấn đề cần thiết và đòi hỏi tất yếu trong xu thế hội nhập kinh tế như hiện nay. Bộ phận kiểm toán nội bộ ở Công ty nên được tổ chức trực thuộc Ban kiểm soát có nhiệm vụ giúp Ban giám đốc có được những thông tin hữu ích, chính xác nhất phục vụ việc đưa ra các quyết định tác nghiệp cụ thể đồng thời chỉ đạo, xét duyệt chu trình, kế hoạch kiểm toán đầu năm, giao chỉ tiêu, nhiệm vụ thực hiện cụ thể. Cán bộ cấp quản lý trung gian Cán bộ cấp quản lý tác nghiệp Kiểm toán nội bộ Giám đốc Công ty Ban kiểm soát Có thể khái quát bộ phận kiểm toán nội bộ trong cơ cấu quản lý của Công ty như sau: Tại phòng kiểm toán nội bộ ở Công ty nên phân thành các chức danh sau: 1. Kiểm toán trưởng: Là người có quyền hành cao nhất trong phòng và báo cáo trực tiếp cho Ban giám đốc Công ty. Chính vì vậy, người này phải hoàn toàn tự chủ, độc lập trong việc thực thi các nhiệm vụ kiểm toán, chịu sự duyệt y về kế hoạch hoạt động của Giám đốc Công ty. 2. Phó phòng kiểm toán (Quản lý kiểm toán): là người làm việc trực tiếp dưới sự hướng dẫn và giám sát của kiểm toán trưởng, phụ trách phòng khi kiểm toán trưởng vắng mặt, chịu trách nhiệm thông báo cho kiểm toán trưởng những vấn đề chủ yếu hay tiến độ của các cuộc kiểm toán. 3. Giám sát viên kiểm toán: Người này làm việc dưới quyền và chịu trách nhiệm cung cấp thông tin cho người quản lý kiểm toán và kiểm toán trưởng về kết quả của các cuộc kiểm toán đã thực hiện, chịu trách nhiệm về việc hoàn thành độc lập các nhiệm vụ công tác được giao và nhận sự giúp đỡ nhiệt tình của cấp trên về các vấn đề lớn, quan trọng trong cuộc kiểm toán. 4. Kiểm toán viên thâm niên: Người này chịu sự giám sát về kỹ thuật, hành chính của giám sát viên kiểm toán, thực hiện các nghiệp vụ được giao, làm việc độc lập trong việc triển khai tiến trình kiểm toán đã được giám sát viên thông qua để đảm bảo tính nhất quán trong các cuộc kiểm toán và theo sở trường chuyên môn nghề nghiệp. 5. Trợ lý kiểm toán: làm việc dưới sự chỉ đạo quản lý của các kiểm toán viên thâm niên, nhận những công việc có chỉ thị đặc biệt về mục đích và về cách tiến hành công việc. Trợ lý kiểm toán viên cũng được các giám sát viên theo dõi chặt chẽ trong quá trình làm việc. Về chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng người trong bộ máy: Trưởng phòng kiểm toán nội bộ có các quyền hành và nhiệm vụ sau: Chủ động điều hành việc xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm toán hàng năm. Tổ chức các cuộc kiểm toán trong nội bộ công ty, đơn vị theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình đã được giám đốc phê duyệt. Bố trí, phân công công việc cho kiểm toán viên và thực hiện các biện pháp đào tạo huấn luyện các kiểm toán viên, đảm bảo không ngừng nâng cao trình độ và năng lực công tác của kiểm toán viên và bộ máy kiểm toán nội bộ. Đề xuất với giám đốc về việc đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với kiểm toán viên nội bộ. Đề nghị tập trung kiểm toán viên ở các đơn vị thành viên hoặc chuyên viên ở các bộ phận liên quan trong công ty để thực hiện các cuộc kiểm toán quy mô lớn khi cần thiết. Kiến nghị thay đổi về chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh. Khi phát hiện có hiện tượng vi phạm pháp luật hoặc những quy định trái với những chủ trương chính sách, chế độ phải có trách nhiệm báo cáo cho các cấp có thẩm quyền và đưa ra các giải pháp để giải quyết kịp thời. Các kiểm toán viên còn lại có chức năng và quyền hạn chung sau đây: Kiểm toán viên nội bộ (KTVNB) thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch kiểm toán đã được giám đốc phê duyệt và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng, người quản lý kiểm toán về chất lượng, tính trung thực hợp lý của báo cáo kiểm toán và những thông tin tài chính kế toán đã được kiểm toán bởi chính mình. KTVNB phải khách quan, đề cao tính độc lập trong hoạt động kiểm toán độc lập tương đối với các nhân viên thuộc các bộ phận khác. Trong quá trình thực hiện công việc, KTVNB phải tuân thủ luật pháp, các nguyên tắc và chuẩn mực nghề nghiệp về kiểm toán, các chính sách chế độ hiện hành của Nhà nước. Đồng thời, phải tuân thủ nguyên tắc giữ bí mật về số liệu, tài liệu được kiểm toán. Qua công tác kiểm toán, kiểm toán viên đưa ra nhận xét, ý kiến đề xuất hay các giải pháp để Giám đốc Công ty có phương hướng nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, hoàn thiện công tác quản lý điều hành Công ty. Đồng thời ngăn ngừa các sai sót, gian lận hay các hành vi làm trái với các chính sách, chế độ của Nhà nước, các thể lệ quy định của Công ty. Ký xác nhận vào các phần của báo cáo kiểm toán do mình thực hiện. Không ngừng học hỏi nâng cao kiến thức chuyên môn và giữ gìn đạo đức nghề nghiệp. Kiến nghị với Giám đốc để xử lý các hành vi cản trở kiểm toán viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Nếu KTVNB cảm thấy áp lực của kế toán trưởng và Giám đốc quá lớn, không đảm bảo tính trung thực của báo cáo kiểm toán nội bộ thì có quyền đề nghị với cấp trên tiến hành can thiệp để công tác kiểm toán được thực hiện một cách khác quan và chính xác hơn. Các tiêu chuẩn tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ cho Công ty: Căn cứ vào tình hình thực tế của Công ty có thể thực hiện theo hai cách: - Tuyển nhân viên kiểm toán từ bên ngoài làm việc hay chọn lọc các nhân viên đủ điều kiện và thực hiện chính sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn. - Việc tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ cho phòng kiểm toán nội bộ ở Công ty có thể thông qua việc chọn lọc và thuyên chuyển các nhân viên ưu tú có đủ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn từ các phòng ban khác, từ dưới các đơn vị thành viên lên. Do đặc thù về quy mô và cơ cấu kinh doanh rộng lớn, việc tuyển chọn này sẽ có ưu điểm: hạn chế bớt chi phí bỏ ra, nhân viên đã quen thuộc, hiểu biết, nắm vững các hoạt động, các nghiệp vụ của Công ty. Nguyên tắc để tuyển chọn kiểm toán viên nội bộ phải hội tụ đủ các điều kiện về đạo đức và chuyên môn theo tiêu chuẩn sau: Có phẩm chất trung thực, khách quan. Cương nghị, độc lập, thận trọng trong công việc. Có kiến thức chuyên môn và kỷ năng cần thiết cho công việc. Có khả năng giao tiếp tốt. Linh hoạt, phản ứng nhanh và giải quyết tình huống tế nhị. Có mối quan tâm đến nghề nghiệp. Có tinh thần không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ. Ngoài việc tuyển chọn nhân viên kiểm toán ở bên trong Công ty, phòng kiểm toán nội bộ có thể tuyển chọn nhân sự của mình qua công tác tuyển dụng từ bên ngoài. Đối tượng thực hiện việc tuyển chọn phải qua một hội đồng phỏng vấn kiểm tra các điều kiện và năng lực chuyên môn kỹ lưỡng. Ưu tiên cho các đối tượng đã được đào tạo và từng trải nghiệm trong lĩnh vực Kiểm toán - Kế toán - Tài chính doanh nghiệp. Bộ phận kiểm toán nội bộ tuy độc lập với tất cả các bộ phận khác nhưng phải trực thuộc sự điều hành của Ban giám đốc. Bởi lẽ: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải đảm bảo tính độc lập với các hoạt động được kiểm toán, không tham gia vào bất cứ các hoạt động nào khác của đơn vị, không bị chi phối hoặc can thiệp khi thực hiện hoạt động kiểm toán và bày tỏ ý kiến của mình trên báo cáo kiểm toán. Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ báo cáo trực tiếp kết quả làm việc của mình cho Ban giám đốc đơn vị chứ không phải cho một đối tượng nào khác, nhất là người ngoài doanh nghiệp. Hơn nữa, để công tác kiểm soát nội bộ ngày càng hữu hiệu hơn thì Ban Giám đốc nên tiến hành công tác soát xét lại hoạt động của hệ thống. Bởi trong thực tế, những quy định có khả năng mất dần hiệu lực. Do đó, nhà quản lý nên có hoạt động soát xét lại quá trình thực hiện của nhân viên để đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống có tuân thủ những quy định thiết kế chưa và có những yêu cầu điều chỉnh kịp thời. Ví dụ: thỉnh thoảng nhà quản lý kiểm tra lại các chứng từ lưu trữ và quan sát cách thực hiện công việc của nhân viên để đánh giá xem nhân viên đó có làm đúng theo quy định không? Như tuần tự thực hiện việc bán hàng, lập hóa đơn và lưu trữ. Hiện nay, Công ty đã trang bị hệ thống camera ở các phân xưởng để kiểm soát hoạt động sản xuất của công nhân. Từ đó, giúp cho việc sản xuất đơn đặt hàng đạt hiệu quả cao và đúng thời hạn. Tuy nhiên, để hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty nên trang bị thêm hệ thống camera ở các phòng ban như phòng kế toán, phòng kinh doanh... và cả ở kho thành phẩm. Biện pháp này có tác dụng rất tốt trong việc kiểm tra sự tuân thủ các quy trình, thủ tục do ban lãnh đạo đề ra của các nhân viên, hạn chế được những gian lận xảy ra. Khi tuyển dụng nhân viên, phòng nhân sự phải cập nhật mới thông tin liên quan tới nhân viên tuyển dụng như lý lịch, mức lương, các khoản bảo hiểm... Ban quản lý cần phải có các tiêu chí, chính sách tuyển dụng rõ ràng bằng văn bản. Điều này có thể tránh được tình trạng có thể tuyển dụng những nhân viên kém năng lực và sẽ dẫn đến chi phí đào tạo lớn, những khoản chi phí không đáng có hoặc những khoản tiền bị phạt do vi phạm pháp luật. Việc tuyển dụng nhân sự cần phải quan tâm đến hai tiêu chí đó là năng lực và phẩm chất. Ngoài ra, trong vấn đề kiểm soát thông tin trên mạng máy tính là cần quan tâm. Ở Công ty, những người quản lý có thể sử dụng hầu hết các tệp tin chính hay chi tiết. Như vậy, sẽ gây ra những tổn thất tài chính do các dữ liệu nhập vào máy sai, cố ý hay các số liệu chưa được duyệt. Cho nên, Công ty nên giới hạn việc sử dụng thông tin của những người quản lý mà chuyển cho các nhân viên có trách nhiệm cụ thể với từng công việc. 3.2.2/ Đối với hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền: Công tác kiểm soát cho chu trình này được thực hiện tốt. Tuy nhiên, theo em vẫn có những sai sót trong hệ thống cần thay đổi để hệ thống kiểm soát nội bộ ngày càng phát huy hiệu quả hoạt động của mình. Sau đây là những kiến nghị về: 3.2.2.1/ Việc quy định khai báo số hiệu tài khoản cho các chi phí bán hàng: Theo em, khi bộ phận bán hàng trong Công ty có yêu cầu tạm ứng và thực hiện khai báo khi thanh toán thì cần phải xem xét đến việc phân loại tài khoản. Mặc dù, trong Công ty đã phổ biến sơ đồ tài khoản nhưng các bộ phận vẫn chưa hiểu rõ về cách phân loại tài khoản. Do đó, khi khai báo vẫn có sai sót nên bộ phận kế toán cần có hướng dẫn cụ thể. Nếu có sai sót, không nhất quán trong cách phân loại thì bộ phận kế toán nên thông báo kịp thời để sau này không mất thời gian cân đối và sửa chữa. Nếu không thì phòng kế toán nên quy định những tài khoản chính liên quan thường xuyên phát sinh ở bộ phận nào đó và mỗi nhân viên sẽ quản lý một số tài khoản nhất định để khi trong bộ phận bán hàng thì họ sẽ giúp những người bán hàng khai báo, làm giảm bớt công việc cho bộ phận kế toán. 3.2.2.2/ Việc ủy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động: Để giảm bớt công việc khổng lồ cho Giám đốc, thiết nghĩ Ban lãnh đạo Công ty nên tiến hành ủy quyền cho những người có trách nhiệm ở hai mức độ: Ủy quyền chung: Liên quan đến việc đưa ra các chính sách thủ tục và những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách: như hạn mức bán chịu (số tiền tối đa có thể bán chịu cho khách hàng). Uỷ quyền cụ thể: Liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. 3.2.2.3/ Thiết lập các chính sách khuyến khích khách hàng, mở rộng thị trường tiêu thụ: Công ty cần có những chính sách mới để thu hút ngày càng nhiều khách hàng đến với công ty như chính sách chiết khấu, chính sách bán hàng tín dụng... Càng hạn chế các khoản tín dụng thì tỷ lệ mất nợ càng thấp. Tuy nhiên, việc bán hàng thực hiện theo chính sách tín dụng rộng rãi sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn và sẽ tạo thêm lợi nhuận cho công ty. Để khuyến khích khách hàng, ban lãnh đạo công ty nên đề ra một chính sách rõ ràng và nhất quán. Có như vậy thì công ty mới chủ động trong việc định giá bán, tìm các biện pháp cắt giảm chi phí để đảm bảo lợi nhuận cho công ty mà vẫn có được những ưu đãi cho khách hàng. Cụ thể như sau: - Khách hàng sẽ được hưởng chiết khấu với tỷ lệ cao từ 2-3% ngay từ lần đặt hàng đầu tiên ở công ty và sẽ cho khách hàng thanh toán chậm kể từ lần đặt hàng thứ hai. Như vậy sẽ thu hút được rất nhiều khách hàng đến với công ty. Tuy nhiên, công ty cũng cần ấn định những thời hạn thiếu nợ đối với từng đối tượng khách hàng (khách hàng mới và khách hàng truyền thống) và thận trọng trong từng quyết định. Đối với khách hàng truyền thống, công ty cũng luôn chủ động chiết khấu cho khách hàng trong mỗi lần đặt hàng và cho khách hàng thanh toán chậm trong thời hạn nhất định. Với các chính sách đó công ty chẳng những giữ chân được khách hàng truyền thống của mình mà còn thu hút ngày càng đông những khách hàng mới đến đặt hàng tại công ty. - Ngoài ra, để mở rộng thị trường công ty cần tuyển thêm đội ngũ nhân viên trẻ có chuyên môn trong lĩnh vực marketing và tổ chức thành một bộ phận marketing riêng biệt chuyên nghiên cứu thị trường, quảng bá hình ảnh công ty, đưa ra các ý tưởng mới. Chỉ có vậy thì mới có thể làm cho hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng khởi sắc, có những bước đột phá mới và đứng vững được trên thương trường. 3.2.2.4/ Việc áp dụng phần mềm kế toán cho tất cả các phần hành nói chung và chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng: Hiện nay, tin học đang xâm nhập vào hầu hết các hoạt động của nền kinh tế nói chung và của hoạt động KSNB nói riêng. Việc sử dụng các kỹ thuật KSNB được hỗ trợ bằng máy tính sẽ giúp cho nhà quản lý có thể sử dụng các thủ tục KSNB có hiệu quả, làm giảm bớt áp lực công việc của kế toán viên, từ đó hiệu quả công việc sẽ cao, thông tin cung cấp mang tính chính xác cao và kịp thời. Nếu công ty áp dụng phần mềm kế toán cho tất cả các phần hành thì sẽ giảm áp lực công việc cho kế toán viên và sẽ không xảy ra các trường hợp sai sót do tính toán, đảm bảo tính chính xác của thông tin cung cấp. Việc áp dụng phần mềm kế toán sẽ đơn giản hóa hơn các thủ tục kiểm soát. Theo đó, kế toán chỉ cần cẩn thận hơn trong khâu nhập liệu vào máy tính vì đó là mấu chốt của tất cả các sai sót trong thông tin cung cấp. Ngoài ra, để hạn chế các gian lận ta cũng chỉ cần tăng cường các biện pháp kiểm soát ở khâu nhập số liệu vào máy. Biện pháp tốt nhất là cần phân chia rõ ràng quyền được đăng nhập vào các phần hành cho từng kế toán viên và xây dựng mật mã để bảo mật thông tin. Theo em Công ty cần áp dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting để kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền Bước 1: Sau khi nhận đơn đặt hàng đã được duyệt, dữ liệu được nhập vào chương trình xử lý đơn đặt hàng, kết quả xử lý là một tập tin nghiệp vụ bán hàng được thiết lập và hóa đơn bán hàng được in ra. Hóa đơn bán hàng được in thành 4 liên, 2 liên gởi cho khách hàng, 1 liên gởi cho bộ phận giao hàng, 1 liên lưu trong hồ sơ. Bước 2: Khi nhận được séc của khách hàng, bộ phận tiếp nhận sẽ chuyển các phiếu báo thanh toán kèm với các bảng kê tổng số tiền đã nhận của các phiếu báo thanh toán về cho bộ phận nhập liệu. Các phiếu này được nhập vào máy và 1 tập tin nghiệp vụ thu tiền được tạo thành, tổng cộng các dữ liệu nhập vào sẽ đối chiếu với bảng kê. Các sai lệch (nếu có) sẽ được điều chỉnh ngay trên tập tin nghiệp vụ thu tiền. Bước 3: Tập tin chủ các khoản phải thu được cập nhật lần lượt qua việc xử lý cả 2 tập tin về nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Kết quả cập nhật dữ liệu của tập tin chủ các khoản phải thu là kết xuất thông báo về công việc đã thực hiện (trên thiết bị trực tuyến), tập tin các khoản phải thu đã được cập nhật và báo cáo lỗi (nếu có). Với chu trình bán hàng và thu tiền trong điều kiện môi trường máy tính trên sẽ giúp cho nhà quản lý có thể nắm bắt kịp thời các thông tin và kiểm soát chặt chẽ các nguồn thông tin đó. Đơn ĐH đã duyệt Xử lý Đơn đặt hàng Tập tin Hóa đơn bán hàng Khách hàng Bảng kê tổng số Phiếu báo thanh toán Nhập liệu Cập nhật hàng ngày Thông báo công việc đã thực hiện Báo cáo lỗi So sánh tổng cộng và sửa chữa Tập tin nghiệp vụ bán hàng Tập tin nghiệp vụ thu tiền Tập tin nghiệp vụ thu tiền đã điều chỉnh Tập tin chủ các khoản phải thu đã cập nhật Tập tin chủ các khoản phải thu Bộ phận nhận thư Liên 4 Liên 1 & 2 Liên 3 Giao hàng 3.2.2.5/ Bầu ra nhân viên chuyên tìm hiểu về khách hàng: Nhân viên này phải nhanh nhẹn, nhạy bén trong vấn đề xét đoán và phải có chuyên môn về phân tích số liệu để dễ dàng phân tích tình hình tài chính của khách hàng. Đối với khách hàng truyền thống, nhân viên này sẽ đảm nhiệm việc liên hệ với phòng kế toán để biết thông tin về tình hình công nợ của khách hàng đó, đồng thời tìm hiểu về tình hình sản xuất kinh doanh của khách hàng đó hiện nay như thế nào thông qua các phương tiện truyền thông như truyền hình, báo chí, internet... hoặc tự đi thăm dò trực tiếp, thu thập số liệu nếu có thể. Điều này sẽ có tác dụng xác minh lại khả năng tài chính của khách hàng đó. Như trường hợp có nhiều khách hàng có uy tín khá tốt trong vấn đề thanh toán với công ty nhưng nếu chỉ dựa vào đó mà quyết định ngay thì chưa đủ vì có thể tình hình kinh doanh của khách hàng đó hiện nay đang có chiều hướng xấu đi. Đối với các khách hàng mới, nhân viên này cũng sẽ tìm hiểu về tình hình kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh có phù hợp với xu thế phát triển của xã hội không, uy tín của khách hàng này như thế nào... Sau khi đã thu thập đầy đủ các thông tin cần thiết, nhân viên này cần lập ra báo cáo về tình hình kinh doanh của khách hàng và đưa ra ý kiến của mình trong báo cáo. Như vậy, dựa vào báo cáo đó trưởng phòng kế hoạch có thể dễ dàng đưa ra những quyết định đúng đắn. 3.2.2.6/ Thiết lập bộ phận kiểm tra hàng hóa trước khi xuất kho: Để tránh việc thủ kho có thể xuất quá số lượng hàng bán thì Công ty nên thêm bộ phận kiểm tra hàng hóa trước khi xuất kho và trong phiếu xuất kho có thêm phần “chữ ký của bộ phận kiểm tra”. Làm như vậy, khi bộ phận kiểm toán thực hiện kiểm toán thì họ sẽ nhanh chóng thấy được công tác kiểm soát nội bộ cho hàng hóa xuất kho được thực hiện tốt, rõ ràng. 3.2.2.7/ Việc hậu kiểm đối với chứng từ thanh toán: Mặc dù, Công ty có kiểm tra các chứng từ thanh toán khi thực hiện thanh toán. Tuy nhiên, Công ty cần có chính sách kiểm tra định kỳ các chứng từ thanh toán để phát hiện ra những sai sót có thể bỏ qua trong lúc bận rộn và việc kiểm tra này sẽ đồng thời hàng tháng (chứ không phải 6 tháng hay 1 năm), đối chiếu với bảng liệt kê các hóa đơn của người mua để xác định các khoản nợ phải thu có phù hợp với hóa đơn hay không và các khoản phải thu thêm là bao nhiêu. Cách kiểm tra chứng từ lưu trữ có thể kiểm tra theo từng mục tiêu kiểm soát để dễ dàng phát hiện sai sót. Chẳng hạn: Nhà quản lý muốn biết các khoản phải thu ghi trên chứng từ có thật hay không, thì nên kiểm tra toàn bộ các phiếu yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho có đính kèm với hóa đơn trong hồ sơ các khoản phải thu không. Để phát hiện được các khoản phải thu này có tồn tại hay không thì nhà quản lý có thể kiểm tra theo hướng từ sổ cái tổng hợp cho đến chứng từ gốc. Nên chọn một số phát sinh bên nợ và bên có trên tổng hợp tài khoản phải thu để kiểm tra xem số liệu đó có nằm trên sổ nhật ký bán hàng (đối với số phát sinh bên nợ) hoặc sổ nhật ký thu tiền (đối với số phát sinh bên có) và có các chứng từ liên quan chứng minh cho các số liệu đó không. Để phát hiện có bỏ sót chứng từ, hóa đơn nào khi ghi sổ không thì nhà quản lý nên kiểm tra theo hướng các chứng từ gốc đến sổ cái tổng hợp. Bằng cách chọn một số chứng từ và kiểm tra xem các số liệu trên các chứng từ đó có nằm ở sổ nhật ký bán hàng, sổ chi tiết và sổ cái tổng hợp các tài khoản phải thu khách hàng. Và đặc biệt, người quản lý nên kiểm tra bảng cân đối tiền gửi ngân hàng và quan sát sự chuẩn bị của nhân viên khi lập bảng cân đối để xác định được liệu số tiền thu được có được ghi chép chính xác và đầy đủ hay không. Ngoài ra vấn đề không chỉ là thực hiện kiểm soát đối với công tác bán hàng và thu tiền mà Công ty nên quan tâm đến khối lượng hàng tồn kho cũng như việc tăng tỷ lệ phần trăm hàng mua trong nước để giảm chi phí sản xuất. Đây là vấn đề cần quan tâm trong công tác sản xuất và tiêu thụ. Bên cạnh đó, mọi hoạt động trong Công ty được vi tính hóa toàn bộ thì một tập tin về đơn đặt hàng, phiếu xuất kho hay lệnh thu tiền cũng nên được lưu lại trong máy để phục vụ cho công việc cân đối số dư sau này. Các chứng từ, sổ sách phải được ghi chép, đóng thành tập cẩn thận, phân loại theo từng danh mục riêng để tiện kiểm tra, kiểm soát. Việc ghi chép phải thực hiện đúng nguyên tắc ghi chép (không tẩy xóa, không ghi chèn dòng, không bỏ cách dòng, có chữ ký của người duyệt). Đặc biệt, trên hóa đơn bán hàng phải có đầy đủ các chữ ký của những người liên quan mới được hạch toán. Đối với công tác lập dự phòng phải thu khó đòi, Công ty đã làm đúng chế độ của Bộ Tài Chính và đã ủy quyền văn bản tổ chức hội đồng đánh giá để xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi được. Để công tác lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi hợp lý, Công ty nên thực hiện đánh giá lại các khoản dự phòng đã được lập thông qua hệ số vòng quay khoản phải thu và từ số ngày bình quân để thu như sau: Hệ số vòng Doanh thu thuần BH&CCDV quay khoản = phải thu Khoản phải thu bình quân Số ngày bình Khoản phải thu bình quân quân để thu = x 360 Doanh thu thuần BH&CCDV Công ty cũng nên thực hiện phương pháp chính để giám sát các cánh bán hàng ở các tỉnh, đó là giám sát từ xa, kiểm tra tại chỗ. Trong đó hoạt động giám sát từ xa được coi là nhiệm vụ trọng tâm và được tiến hành một cách thường xuyên đối với các kho hàng hóa tồn kho cho phép để tiến hành phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của từng kho hàng, qua đó phát hiện những vi phạm quy định về khối lượng hàng tồn kho, quy định về an toàn trong bảo quản hàng hóa nhằm đưa ra các cảnh báo, kiến nghị giúp kho hàng tại các tỉnh khắc phục và chỉnh sửa vi phạm. Bên cạnh đó, Công ty cũng nên tập trung triển khai công tác kiểm tra tại chỗ các kho hàng theo chương trình kế hoạch và kết quả từ hoạt động giám sát từ xa để đánh giá toàn diện hoạt động của các cánh bán hàng. Trên đây là những đề xuất cá nhân mong rằng quá trình thực hiện Công ty có thể hoàn thiện Hệ thống KSNB của mình hơn, bảo đảm sự trung thực và hợp lý của các số liệu trên Báo cáo tài chính. Nói tóm lại, mục đích của việc hoàn thiện các yếu tố đã có và xây dựng thêm một số các yếu tố khác là để góp phần hình thành nên một Hệ thống KSNB hoàn chỉnh, khoa học và đảm bảo hệ thống này hoạt động một cách có hiệu quả đáp ứng được cấp thiết yêu cầu của nhà quản lý. Phát huy hết vai trò của các yếu tố đã có như hiện nay và bổ sung một số biện pháp kiểm soát như đã trình bày ở trên sẽ tạo cho Công ty thực hiện thắng lợi các chỉ tiêu, kế hoạch đã đề ra. Trọng tâm của việc xây dựng là thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ bởi chỉ có bộ phận độc lập này mới đảm nhận nhiệm vụ đặt ra của Hệ thống KSNB. Đồng thời, không chỉ xây dựng cho các hình thức mà Hệ thống KSNB phải thực sự vận hành một cách liên tục qua hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ, qua sự tuân thủ thực hiện quy chế KSNB trên mọi lĩnh vực của Công ty cũng như qua các thủ tục, các biện pháp kiểm soát. Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, hoạt động hữu hiệu sẽ giúp cho Công ty ổn định, tăng trưởng, bền vững trong tương lai. KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công Ty Cổ Phần Khí Công Nghiệp Và Hóa Chất Đà Nẵng đã giúp em có một cái nhìn tổng quát về công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền. Qua việc phân tích hoạt động của hệ thống, ta có thể thấy được những mặt mạnh, những mặt còn tồn tại trong công tác kiểm soát tại Công ty. Tuy nhiên với phương châm ngày càng hoàn thiện hệ thống, chắc chắn rằng Công ty sẽ có kế hoạch phát triển và nâng cao chất lượng công tác tổ chức quản lý. Đặc biệt, là công tác kiểm soát nội bộ nhằm đem lại hiệu quả cao hơn nữa. Do thời gian thực tập ngắn và trình độ chuyên môn còn hạn chế nên em rất mong quý thầy cô, Ban giám đốc cùng các cô chú, anh chị trong Công ty góp ý xây dựng cho việc hoàn thành luận văn này.