Khóa luận Kế toán khoản phải thu khách hàng và khoản phải trả người bán tại công ty TNHH Cogniplus Interiors

ơn vị các hạng mục cung cấp). Xem Phụ luc Bảng so sánh giá: được xác nhận bởi TP thu mua, TP quản lý dự án, Trưởng ban kiểm soát giá (giữa giá dự toán của công ty và giá của nhà cung cấp, giá nhà cung cấp phải nhỏ hơn hoặc giá dự toán của công ty). Xem Phụ lục Đơn hàng: đầy đủ chữ ký của người đặt hàng (nhân viên phòng thu mua), TP thu mua, trưởng ban kiểm soát giá của công ty, TGĐ và chữ ký xác nhận của bên cung cấp. Xem Phụ lục Hợp đồng : có đủ chữ ký của người đại diện pháp luật của 2 bên tham gia HĐ (thông thường tại công ty những đơn hàng trị giá từ 20 triệu đồng trở lên phải có hợp đồng để ràng buộc trách nhiệm pháp lý giữa các bên). Xem Phụ lục Bảng nghiệm thu hoặc biên nhận giao hàng: chữ ký của TP. PM hoặc Phiếu giao nhận (Delivery Note): được xác nhận bởi 2 bên đơn vị bán hàng và TGĐ C+ (là cơ sở chứng minh việc giao nhận giữa 2 bên). Xem Phụ lục Bảng quyết toán là cơ sở biết được số tiền cần thanh toán nên cần các chữ ký của: nhân viên lập bảng, TP thu mua, xác nhận của nhà cung cấp và ký duyệt của trưởng ban kiểm soát giá. Xem Phụ lục Bảng hoàn thành khối lượng công việc: được phòng PM thực hiện là cơ sở thanh toán cho đội thi công trong quá trình thực hiện công việc. Xem Phụ lục 3.2.2.2. Trình tự lưu chuyển chứng từ: Khi nhận được yêu cầu vật tư cho công trình từ Phòng Quản lý dự án, Phòng thu mua và Phòng dự toán tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, nhận Bảng báo giá,lập Bảng so sánh giá sau đó tiến hành lập Hợp đồng, Đơn đặt hàng và Đề nghị thanh toán (AC01-09) Sau khi hoàn tất các thủ tục Phòng thu mua gửi tất cả bản gốc của các chứng từ hợp lệ trên cho Phòng kế toán lưu trữ và giữ bản photo. Căn cứ vào Đề nghị thanh toán Kế toán phải trả tiến hành lập UNC thành 4 bản được kiểm tra bởi KTT, ký chi bởi TGĐ và gửi ngân hàng đi lệnh ký xác nhận, Kế toán phải trả giữ 1 bản Công việc hoàn tất Phòng quản lý dự án thực hiện bảng nghiệm thu (Biên bản giao nhận) được ký nhận giữa 2 bên mua và bán sẽ gửi qua Phòng thu mua để tiến hành lập Bảng quyết toán và gửi bản 2 gốc cho Phòng kế toán lưu trữ Dựa vào UNC, Hợp đồng, Đơn hàng cũng như Hóa đơn GTGT nhận được mà Kế toán phải thu nhập liệu vào phần mềm tương ứng với thời gian nhận 3.2.3. Tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng: 3.2.3.1. Tài khoản sử dụng: Công ty sử dụng tài khoản 331 “phải trả người bán” để theo dõi công nợ phải trả. Tài khoản này được mở chi tiết như sau: 3311: phải trả ngắn hạn người bán 33111: phải trả ngắn hạn NB hoạt động sản xuất kinh doanh (HĐSXKD) 331111: phải trả ngắn hạn người bán HĐSXKD_theo dõi công nợ VNĐ 331112: phải trả ngắn hạn người bán HĐSXKD_theo dõi công nợ ngoại tệ 33112: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động đầu tư 331121: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động đầu tư (VNĐ) 331122: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động đầu tư (USD) 33113: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động tài chính 331132: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động tài chính (VNĐ) 331131: phải trả ngắn hạn người bán hoạt động tài chính (USD) 3312: phải trả dài hạn người bán 33121: phải trả dài hạn người bán HĐSXKD 331211: phải trả dài hạn người bán HĐSXKD (VNĐ) 331212: phải trả dài hạn người bán HĐSXKD (USD) 33122: phải trả dài hạn người bán hoạt động đầu tư 331221: phải trả dài hạn người bán hoạt động đầu tư (VNĐ) 331222: phải trả dài hạn người bán hoạt động đầu tư (USD) 33123: phải trả dài hạn người bán hoạt động tài chính 331231: phải trả dài hạn người bán hoạt động tài chính (VNĐ) 331232: phải trả dài hạn người bán hoạt động tài chính (USD) Tuy nhiên tại công ty chỉ có theo dõi khoản phải trả ngắn hạn người bán hoạt động sản xuất kinh doanh theo dõi công nợ VND 3.2.3.2. Sổ sách sử dụng: Sổ cái tài khoản . Sổ chi tiết nhà cung cấp. Sổ chi tiết các tài khoản. Sổ chi tiết theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Sổ quỹ tiền mặt. Sổ nhật ký chung. 3.2.4. Minh họa nghiệp vụ: Ngày 04/05/2011 thanh toán 90% khoản mục 1 và 2 trị giá 54.000.000VND [(30.000.000+30.000.000)*90%] theo UNC số 10 đơn hàng ngày 03/04/2011 số Cl1537/PO/VA/25 ký với đội nhân công Lâm Thị Là thực hiện lắp đặt tủ treo, tủ lavabo, tủ bếp… CT Vista trị giá hợp đồng là 87.490.000 VND.Theo UNC số 10 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 54.000.000 Có 11212: 54.000.000 Ngày 05/05/2011 nhận hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số TN/2010N số 0153802 cho đơn hàng ngày 17/01/2011 số Cl1054/PO/VA/14a đặt hàng Công ty TNHH-TM-DV Đỉnh Phú thực hiện công việc ghế văn phòng CT Emivest, trị giá đơn hàng 138.066.500VND (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Theo đơn hàng việc thanh toán sẽ thực hiện bằng chuyển khoản và chia làm 2 lần thanh toán. Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 154200: 125.510.000 Nợ 13311: 12.551.000 Nợ 331111: 138.061.000 Ngày 10/05/2011 thanh toán số tiền còn lại (50.000.000) theo UNC số 22 cho nghiệp vụ 2 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 50.000.000 Có 11212: 50.000.000 Ngày 12/05/2011 nhận được hóa đơn mẫu số 01GTKT-3LL số seri AM/2010N số 05768 cho đơn hàng ngày 05/05/2011 số Cl0587/PO/VA/01a đặt hàng công ty TNHH Thiết kế Hài Hòa thiết kế bản vẽ 3D công trình Suối Tiên trị giá hợp đồng là 5.000.000 (chưa bao gồm thuế GTGT 10%) Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 154300: 5.000.000 Nợ 13311: 500.000 Có 331111: 5.500.000 Ngày 15/05/2011 thanh toán số tiền cho nghiệp vụ thiết kế cho công ty TNHH Thiết kế Hài Hòa theo UNC số 57 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 5.500.000 Nợ 13311: 1.000 Nợ 642780: 10.000 Có 11212: 5.511.000 Ngày 23/05/2011 trả trước 50% giá trị hợp đồng cho đơn hàng ngày 19/05/2011 số Cl1103/PO/VA/01a đặt hàng Công ty TNHH Cơ điện lạnh Thành Tâm thực hiện công việc điện CT Goldora Villa trị giá đơn hàng là 88.506.000 VND (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Theo đơn hàng việc thanh toán sẽ thực hiện bằng chuyển khoản và chia làm 2 lần thanh toán. Số tiền thanh toán đợt này là 80.460.000/2= 40.230.000 VNĐ (Giá chưa thuế), theo UNC số 112 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 40.230.000 Có 11212: 40.230.000 Ngày 23/05/2011 nhận hóa đơn mẫu số 01GTKT-3LL số seri BN/2010N số 02668 cho đơn hàng ngày 23/02/2011 số Cl 1054/PO/VA/32 đặt hàng công ty Quảng cáo Visaco thực hiện cung cấp vật tư logo và bảng hiệu cho công trình Emivest trị giá hợp đồng 12.804.000 bao gồm thuế GTGT 10% Nghiệp vụ được hạch toán: Nợ 154110: 11.640.000 Nợ 13311: 1.164.000 Có 331111: 12.804.000 Ngày 23/05/2011 thanh toán tiền điện văn phòng với số tiền là 1.254.831 đã bao gồm thuế GTGT 10%, theo UNC số 114 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 1.254.831 Có 11212: 1.254.831 Ngày 25/05/2011 nhận hóa đơn mẫu số 01GTKT2/2011 số seri AH/11T số 0447607 cho tiền điện văn phòng tháng 5 Nghiệp vụ được hạch toán: Nợ 642712: 1.140.755 Nợ 13311: 114.076 Có 331111: 1.254.831 Ngày 27/05/2011 thanh toán 52.715.090 VNĐ số tiền bảo hành đến hạn theo đơn hàng số Cl1049/PO/VA/KS/12 ngày 21/09/2010 trị giá 1.054.301.797 (bao gồm thuế GTGT 10%) cho công ty TNHH SX TM DV Đồ Gỗ Nghị Phong thực hiện công việc gỗ công trình Villa Park. Theo UCN số 135 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 331111: 52.715.090 Nợ 642780: 10.000 Nợ 13311: 1.000 Có 11212: 52.726.090 3.2.5.Quy trình ghi sổ: Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ NHẬT KÝ CHUNG Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có A B C D E G H 1 2 30/04 Số trang trước chuyển sang 04/05 PC2VCB10 04/05 T/T đợt 2 cho đội nhân công Lâm Thị Là CT Vísta 1 04/05 Phải trả người bán v 2 331111 54,000,000 04/05 Tiền gửi ngân hang v 3 11212 54,000,000 05/05 MH05009 05/05 Nhận HĐ từ Cty Đỉnh Phú cho CV Ghế CT Emivest 4 05/05 Chi phí thầu phụ v 5 154200 125,510,000 05/05 Thuế GTGT v 6 13311 12,551,000 05/05 Phải trả người bán v 7 331111 138,061,000 10/05 PC2VCB22 10/05 T/T đợt cuối cho CtyTNHH TM DV Đỉnh Phú CT Emivest 8 10/05 Phải trả người bán v 9 331111 50,000,000 10/05 Tiền gửi ngân hàng v 10 11212 50,000,000 15/05 PC2VCB57 15/05 T/T tiền thiết kế cho Cty TNHH Thiết kế Hài Hòa CT Suối Tiên 11 15/05 Phí giao dịch ngân hàng v 12 642780 10,000 15/05 Tiền thuế cho khoản phí ngân hàng v 13 13311 1,000 15/05 Phải trả người bán v 14 331111 5,500,000 15/05 Tiền gửi ngân hang v 15 11212 5,511,000 23/05 PC2VCB112 23/05 T/T đợt 1 CV M&E cho Cty Cơ điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa 16 23/05 Phải trả người bán v 17 331111 40,230,000 23/05 Tiền gửi ngân hang v 18 11212 40,230,000 Số chuyển sang trang sau 287,802,000 287,802,000 Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Nơi mở tài khoản giao dịch: Vietcombank _Tài khoản :11212 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đổi ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày Thu (gửi vào) Chi (rút ra) Còn lại A B C 1 2 3 G 30/04 Số dư đầu kỳ 300,000,000 04/05 PC2VCB10 04/05 T/T đợt 2 cho đội nhân công Lâm Thị Là CT Vísta 331111 54,000,000 246,000,000 10/05 PC2VCB22 10/05 T/T đợt cuối cho CtyTNHH TM DV Đỉnh Phú CT Emivest 331111 50,000,000 196,000,000 15/05 PC2VCB57 15/05 T/T tiền thiết kế cho Cty TNHH Thiết kế Hài Hòa CT Suối Tiên 331111 5,500,000 190,500,000 PC2VCB57 15/05 Phí giao dịch ngân hàng 642780 10,000 190,490,000 PC2VCB57 15/05 Tiền thuế cho khoản phí ngân hàng 13311 1,000 190,489,000 23/05 PC2VCB112 23/05 T/T đợt 1 CV M&E cho Cty Cơ điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa 331111 40,230,000 150,259,000 23/05 PC2VCB114 23/05 T/T tiền điện văn phòng 331111 1,254,831 149,004,169 27/05 PC2VCB135 17/05 T/T đợt cuối CV gỗ cho Cty TNHH TM DV Nghị Phong CT Villa Park 331111 52,726,090 96,278,079 Cộng số phát sinh trong kỳ 203,721,921 Số dư cuồi kỳ  96,278,079 Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp (642) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú Số hiệu Ngày Trang sổ STT dòng Nợ Có 30/04 Số dư đầu kỳ 0 15/05 PC2VCB57 15/05 Phí giao dịch NH 1 2 11212 10,000 25/05 MH05032 25/05 Tiền điện văn phòng 1 5 331111 1,140,755 27/05 PC2VCB135 27/05 Phí giao dịch NH 1 8 11212 10,000 31/05 KC chi phí QLDN 2 10 911 1,160,755 Cộng phát sinh trong kỳ 1,160,755 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Tài khoản: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (154) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú Số hiệu Ngày Trang sổ STT dòng Nợ Có 30/04 Số dư đầu kỳ 0 05/05 MH05009 05/05 Chi phí thầu phụ 2 10 331111 125,510,000 12/05 MH05018 12/05 Chi phí dịch vụ mua ngoài khác 2 15 331111 5,00,000 23/05 MH05029 23/05 Chi phí NVL 2 28 331111 11,640,000 Cộng phát sinh trong kỳ 142,150,000 Số dư cuối kỳ 142,150,000 Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Tài khoản: Thuế VAT được khấu trừ (1331) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có 30/04 Số dư đầu kỳ 0 05/05 MH05009 05/05 Thuế cho tiền hàng của Cty Đình Phú CT Emivest 331111 12,551,000 12,551,000 12/05 MH05018 12/05 Thuế cho tiền thiết kế cho Cty Hài Hòa CT Suối Tiên 331111 500,000 13,051,000 15/05 PC2VCB57 15/05 Thuế giao dịch ngân hàng 11212 1,000 13,052,000 23/05 MH05029 23/05 Thuế mua NVL Cty điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa 331111 1,164,000 14,216,000 25/05 MH05032 25/05 Thuế mua điện ở văn phòng 331111 114,076 14,330,076 27/05 PC2VCB135 27/05 Thuế giao dịch ngân hàng 11212 1,000 14,331,076 Cộng số phát sinh trong kỳ 14,331,076 Số dư cuối kỳ 14,331,076 Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/05/2011-31/05/2011 Tài khoản: Phải trả ngắn hạn người bán (3311) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú Số hiệu Ngày Trang sổ STT dòng Nợ Có 30/04 Số dư đầu kỳ 0 04/05 PC2VCB10 04/05 T/T đợt 2 cho đội nhân công Lâm Thị Là CT Vísta 1 10 11212 54,000,000 05/05 MH05009 05/05 Đặt hàng CV ghế Cty TNHH TMDV Đỉnh Phú CT Emivest 1 16 154200 125,500,000 10/05 PC2VCB22 10/05 T/T đợt cuối cho CtyTNHH TM DV Đỉnh Phú CT Emivest 1 23 11212 50,000,000 12/05 MH05018 12/05 Đặt CT TNHH thiết kế Hài Hòa thiết kế CT Suối Tiên 1 30 154300 5,000,000 15/05 PC2VCB57 15/05 T/T tiền thiết kế cho Cty TNHH Thiết kế Hài Hòa CT Suối Tiên 2 2 11212 5,500,000 23/05 PC2VCB112 23/05 T/T đợt 1 CV M&E cho Cty Cơ điện lạnh Thành Tâm CT Goldora Villa 2 25 11212 40,230,000 23/05 MH05029 23/05 Đặt hàng Cty Quảng cáo Visaco CT Emivest 2 28 154110 11,640,000 23/05 PC2VCB114 23/05 T/T tiền điện văn phòng 2 31 11212 1,254,831 25/05 MH05032 25/05 Tiền điện văn phòng 3 3 642712 1,140,755 27/05 PC2VCB135 27/05 T/T đợt cuối CV gỗ cho Cty TNHH TM DV Nghị Phong CT 3 7 11212 52,715,090 Cộng phát sinh trong kỳ 203,699,921 143,280,755 Số dư cuối kỳ (40,419,166) Ngày 31 tháng 05 năm 2011 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 3.2.6. Sơ đồ tài khoản tổng hợp: 11212 331111 642712 (1) 54.000.000 1.140.755 (9) 13311 (3) 50.000.000 114.076 (9) 154110 (5) 5.500.000 11.640.000 (7) (6) 40.230.000 13311 1.164.000 (7) (8) 1.254.831 154200 125.510.000 (2) 13311 (10) 52.715.090 12.551.000 (2) 154300 5.000.000 (4) 13311 500.000 (4) 3.2.7. Lập báo cáo: Hàng tuần (vào cuối tuần) ngoài các công việc kể trên Kế toán phải trả tiến hành lập bảng Báo cáo đã chi và kế hoạch chi cho tuần sau gửi KTT kiểm tra và dựa vào tình hình thu mà KTT cân đối các khoản chi hợp lý trình GĐTC Cách lập báo cáo đã chi trên Cashlow Tại phần mềm kế toán phải trả sổ các tài khoản 111/112/331 và xuất excel theo đường dẫn: kế toán tổng hợp/ sổ chi tiết tài khoản / tên tài khoản/ thời gian thông tin. Sau khi phần mềm cập nhật xong các dữ liệu tiến hành xuất excel (bên góc trái phần mềm) Tại bảng excel tập hợp các chi phí theo từng đối tượng (khoản chi cho công trình nào hay cho admin) Kiểm tra tại Cashlow nếu số tiền tại đã chi tại Cashlow và bảng excel phải điều chỉnh cho hợp lý (dựa trên số của bảng excel) Cách lập kế hoạch chi: Ngoài Cashlow để theo dõi các đã chi phòng kế toán còn lập bảng kế hoạch chi trên Excel với các cột: tên nhà cung cấp. tên công trình thực hiện, giá trị đơn hàng (VNĐ,USD) số đã trả, đã lập đề nghị thanh toán . Kế toán phải trả dựa trên những hồ sơ chứng từ đã nhận được trong tuần tiến hành lập đề nghị thanh toán nếu lập rồi thì đánh dấu “x” tại cột đã lập kế hoạch thanh toán (để biết đã lập tránh tình trạng trùng lặp), và điền % số đã trả tại cột tương ứng 3.3. Khoản phải thu khách hàng tại công ty: 3.3.1.Nội dung và nguyên tắc hạch toán: 3.3.1.1. Nội dung hạch toán: Khách hàng là tất cả các doanh nghiệp có quan hệ kinh tế với công ty, là đơn vị được công ty cung cấp dịch vụ theo yêu cầu Đặc điểm các khoản phải thu: Đối với những hợp đồng có giá trị lớn để thu được tiền, KH yêu cầu cần có bảng thu tiền theo tiến độ kế hoạch được xác nhận của hai công ty, bảng nghiệm thu từng giai đoạn, hóa đơn GTGT từ công ty. Khi nhận đầy đủ các chứng từ này, KH mới trả tiền. Do đó, việc thu tiền KH trong những trường hợp này lâu và khó khăn hơn. KH hay viện nhiều lý do để trì hoãn việc thanh toán như: chưa đủ chứng từ, giám đốc chưa phê duyệt trả… Để hạn chế việc bị KH chiếm dụng vốn, KT phải thu phải theo sát với phòng quản lý dự án để thu hồi công nợ. Đối với hợp đồng thiết kế, bộ phận thiết kế sẽ làm việc với KH riêng và chỉ thông báo cho bộ phận kế toán biết được đã hoàn thành công việc hay chưa. Khi đã xong số % công việc theo hợp đồng, KT phải thu chỉ tiến hành gửi giấy đề nghị thanh toán cho KH. Các chứng từ cần thiết của hợp đồng thiết kế được lưu giữ tại phòng KT: hợp đồng thiết kế, bản vẽ, bảng hoàn thành tiến độ công việc, bảng thanh lý hợp đồng và hóa đơn. Trong hợp đồng có ghi điều khoản bảo hành công trình, khi nhận bảng quyết toán KT phải thu tiến hành xuất hóa đơn cho KH và ghi lại khoản tiền bảo hành này vào bảng theo dõi nợ phải thu điều này giúp KT phải thu không bỏ sót khoản tiền này. Có những hợp đồng có điều khoản phạt thêm tiền nếu KH trả tiền chậm nhưng hầu như là không. Chính điều này điều này làm cho KH trì hoãn việc trả tiền. 3.3.1.2. Nguyên tắc hạch toán: Giới thiệu công việc của kế toán phải thu theo chương trình ISO: Tùy theo từng hợp đồng mà các điều khoản thanh toán khác nhau vì vậy kế toán phải thu dựa vào các điều khoản này kết hợp với bên thi công để nắm được tiến trình công việc để chuẩn bị những giấy tờ cần thiết để tiến hành yêu cầu thanh toán cũng như lưu trữ đầy đủ và khoa học. Ở mỗi công trình số lượng công việc nhiều ít khác nhau tùy vào độ lớn nhỏ của công trình nhưng dù thực hiện công trình nào thì kế toán phải thu cũng phải tuân thủ các bước sau (theo chương trình ISO mẫu). Giai đoạn 1: tìm kiếm dự án và đề xuất ý tưởng thiết kế. Công đoạn 1: Khách hàng (KH) lựa chọn gói dịch vụ Công đoạn 2: Hai bên thỏa thuận thiết kế Công đoạn 3: Bảng thiết kế được khách hàng chấp nhận. Trong công đoạn này có sự tham gia của kế toán phải thu Kế toán phải thu Khách hàng Chấp nhận bảng thiết kế của công ty (1) Lưu bảng gốc theo tên CT và theo dõi công nợ (1) Phòng Mar gửi cho các phòng ban và thông báo trúng thầu Giai đoạn 2: triển khai thiết kế Công đoạn 1: triển khai thiết kế, chuẩn bị số lượng vật liệu Công đoạn 2: hoàn thành bản vẽ, nhận bảng báo giá công trình Công đoạn 3: Xác nhận số lượng vật liệu của công trình và bảng báo giá của khách hàng thực hiện các hạng mục của công trình Giai đoạn 3: xác nhận thực hiện dự án từ KH. Công đoạn 1: ký hợp đồng với. Trong giai đoạn này có sự tham gia của kế toán phải thu như sau: Kế toán phải thu Phòng Marketing thực hiện hợp đồng Gửi các phòng ban Khách hàng ký kết HĐ (1) Lưu bảng gốc theo tên CT và theo dõi công nợ Tổng giám đốc ký kết HĐ Công đoạn 2: in ra bản vẽ cuối cùng và họp đội dự án Công đoạn 3: Yêu cầu KH thanh toán tiền đợt 1. Trong công đoạn này kế toán phải thu tiến hành gửi giấy yêu cầu thanh toán cho KH như sau: Kế toán phải thu Tổng giám đốc Lập yêu cầu thanh toán Kế toán trưởng (1) Gửi KH và lưu Khách hàng Giai đoạn 4: chuẩn bị thực hiện dự án Công đoạn 1: xét duyệt ngân sách dự án Công đoạn 2: xác định nhà thầu phụ, nhà cung cấp, mua bảo hiểm cho dự án Công đoạn 3: thảo luận với nhà thầu phụ, lập sơ đồ tổ chức dự án. Giai đoạn 5: thi công công trình Công đoạn 1: phòng ISO kiểm tra các hồ sơ chứng từ của công trình Công đoạn 2: bên thi công tiến hành công việc, các bộ phận có trách nhiệm trực tiếp họp báo cáo tiến độ thi công hàng tuần Công đoạn 3: yêu cầu thanh toán đợt 2, đồng thời thanh toán cho nhà thầu cung cấp. Kế toán phải thu P. Quản lý dự án Tổng giám đốc Lập yêu cầu thanh toán Thông báo tiến độ thực hiện CT cho Phòng Kế toán Kế toán trưởng (1) Khách hàng Gửi KH và lưu Công đoạn 4: KH yêu cầu thay đổi thiết kế hoặc phát sinh thêm công việc nếu có thì phải có chữ ký xác nhận của KH. Trong công đoạn này có thể KH yêu cầu thực hiện thêm một số công việc vì vậy sẽ thực hiện hợp đồng cho khoản phát sinh thêm và kế toán phải thu tham gia vào công đoạn này như sau: Khách hàng Kế toán phải thu Yêu cầu công việc phát sinh (1) P. Quản lý dự án làm hợp đồng cho khoản tăng thêm Lưu bản gốc theo tên CT để tiện theo dõi việc thu nợ (1) Giai đoạn 6: nghiệm thu công trình Công đoạn 1:kiểm tra chất lượng trước khi nghiệm thu Công đoạn 2: nghiệm thu tại công trường Công đoạn 3: quyết toán công trình với KH Công đoạn 4: thanh lý hợp đồng và yêu cầu thanh toán Kế toán phải thu Tổng giám đốc P. Marketing (1) Làm bảng thanh lý hợp đồng (kết thúc dự án) Kế toán trưởng Lưu theo CT và lập yêu cầu thanh toán; xuất hóa đơn Khách hàng (1) Giai đoạn 7: kết thúc dự án Công đoạn 1: nghiệm thu, lập bảng quyết toán CT với thầu phụ, nhà cung cấp. Công đoạn 2: làm Báo cáo Lãi/Lỗ công trình Công đoạn 3: đánh giá dự án đã thực hiện Giai đoạn 8: bảo hành Công đoạn 1: giấy chứng nhận bảo hành công trình Công đoạn 2: giấy chứng nhận bảo hành công việc phát sinh thêm Công đoạn 3: ghi nhớ thời hạn thanh toán khoản tiền bảo hành Các bước công việc của kế toán phải thu tại công ty: Không giống như khoản phải trả người bán việc thanh toán chia thành nhiều giai đoạn và thanh toán cho các đối tượng khác nhau; việc thu nợ được thực hiện theo điều khoản ghi trên hợp đồng. Tùy theo giá trị hợp đồng mà điều khoản thanh toán chia số lần thanh toán khác nhau. Thông thường việc số lần thanh toán từ 4 lần trở lên: Đợt 1: ngay sau khi ký kết hợp đồng Đợt 2: hoàn thành % khối lượng công việc Đợt 3: khi nghiệm thu quyết toán Đợt 4: sau thời gian bảo hành. Việc thu nợ được thực hiện ở các lần gần như là tương tự nhau nên được trình bày chung và sẽ có lưu ý nếu có sự khác biệt Cách lưu hồ sơ : hồ sơ được lưu theo năm, tên công trình và theo màu để tiện theo dõi kiểm tra và lục tìm Hóa đơn GTGT: được lưu trong bìa còng và để riêng được kế toán phải thu quản lý vì số lượng hóa đơn ít đặt tên chỗ này là HĐBH Tất cả các hồ sơ liên quan đến KH được lưu chung tại bìa còng theo tên CT, năm thực hiện được đánh dấu màu vòng với tên Client đặt tên chỗ này là KH Các chứng từ ngân hàng được lưu giống khoản phải trả Khoản phải thu KH : Bước 1: sau khi ký kết hợp đồng với KH và nhận được bảng báo giá, đơn hàng Phòng Marketing gửi => hồ sơ qua Phòng Kế toán Đây là khoản thu lần 1, đối với khoản thu lần 2,3,4 Phòng. PM gửi Bảng nghiệm thu hoàn thành khối lượng công việc (+ Bảng quyết toán , Bảng thanh lý hợp đồng khi quyết toán CT) => qua Phòng Kế toán Bước 2: Kế toán phải thu tiến hành kiểm tra sự hợp lệ của các hồ sơ trên tiến hành lập Hóa đơn GTGT , Yêu cầu thanh toán (Payment Claim) và nhập liệu thông tin KH tại Cashflow Cách lập Hóa đơn GTGT (tùy trường hợp theo yêu cầu của KH mà kế toán phải thu tiến hành xuất hóa đơn GTGT hiện hành của Bộ Tài Chính theo từng công đoạn hoàn thành công trình hay một lần duy nhất sau khi nghiệm thu, quyết toán công trình.): mở file Excel mẫu Hóa đơn GTGT điền các thông tin cần thiết: Thông tin KH: tên, địa chỉ, mã số thuế Nội dung dịch vụ cung cấp Số tiền hàng: tiền Việt và tiền Đô (tỷ giá thông thường tại thời điểm lập HĐ) Số tiền thuế In thành 2 bản 1 gửi KH 1 lưu Cách lập Yêu cầu thanh toán: mở file Word mẫu Payment Claim điền số tiền yêu cầu KH thanh toán. In thành 2 bản 1 gửi KH và 1 lưu Cách nhập thông tin KH vào Cashflow: mở Cashflow (file Excel) dựa vào hợp đồng nhập thông tin tại 2 sheet Số thứ tự đại diện cho công trình (1, 2, 3…: số 50: CT Goldora Villa) Tên Khách hàng và công việc thực hiện Sổ tiền theo hợp đồng Bước 3: gửi tất cả hồ sơ cho Kế toán trưởng kiểm tra => Tổng Giám đốc ký nhận Bước 4: gửi HĐ và Yêu cầu thanh toán cho KH và theo dõi tài khoản tiền gửi Ngân hàng tài khoản tại Ngân hàng Vietcombank Bước 5: nhận được tiền tại tài khoản và nhập liệu tại phần mềm Nhập khoản thu theo đường dẫn: phiếu thu/ phiếu thu ngân hàng/ các thông tin sau: Số thứ tự chứng từ Ngày tháng năm chứng từ Tên KH trả tiền và nội dung trả Nhập HĐ vào phần mềm theo đường dẫn: Hóa đơn bán hàng/ Hóa đơn bán hàng/ nhập các thông tin sau: Số chứng từ Ngày tháng năm chứng từ Đồng tiền hạch toán Tên KH thu tiền Nội dung thu tiền Bước 6: lưu chứng từ Hóa đơn GTGT lưu tại bìa còng có tên HĐBH Tất cả hồ sơ còn lại lưu tại bìa còng có tên KH Để theo dõi công nợ phải thu một cách hiệu quả và chặt chẽ, kế toán phải thu phải nắm được các điều khoản thanh toán từng công trình và từng KH. Xử lý chênh lệch ngoại tệ cuối kỳ: Nguyên tắc hạch toán khoản phải thu bằng ngoại tệ: - Ngoại tệ sử dụng là USD và theo dõi nguyên tệ đồng thời trên sổ kế toán chi tiết tài khoản 131-Phải thu KH và tài khoản 007- Ngoại tệ các loại - Khi nhập vào thì sử dụng tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh để phản ánh vào sổ kế toán - Ghi sổ kế toán và lập báo cáo kế toán theo VND và quy đổi USD ra VND - Trong kỳ toàn bộ khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh được đưa vào Doanh thu hoạt động tài chính nếu lãi và Chi phí tài chính nếu lỗ - Cuối kỳ dùng tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo đánh giá lại số dư, tất cả mức chênh lệch tỷ giá được phản ánh vào tài khoản 413 Việc xử lý mức chênh lệch tỷ giá hối đoái khoản phải thu KH vào cuối năm tài chính ( cuối năm dương lịch) được thực hiện như sau: Bước 1 : đăng nhập phần mềm và thực hiện theo đường dẫn: kế toán tổng hợp/ sổ chi tiết tài khoản / tên tài khoản/ thời gian thông tin/ tập hợp Ở tên tài khoản ta nhập tài khoản 131112 Thời gian thông tin: 01/01/2010- 31/12/2010 Bước 2: sau khi phần mềm tập hợp ta xuất dữ liệu ra excel và thực hiện việc phân chia phần chênh lệch theo các khoản mục có nghiệp vụ này Bước 3: tính toán và hạch toán phần chênh lệch Bước 4: khi lập báo cáo tài chính để nguyên số dư nợ (có) không kết chuyển 3.3.2. Hồ sơ, chứng từ sử dụng và trình tự lưu chuyển chứng từ 3.3.2.1. Hồ sơ, chứng từ sử dụng và quy định về tính hợp lệ: Yêu cầu thanh toán (Payment Claim): có chữ ký của TGĐ và mộc của công ty. Xem phụ lục Hóa đơn GTGT: có chữ ký của Kế toán phải thu (người lập), Phó TGĐ (người kiểm tra) Hình 3.6: Hóa đơn bán hàng Hợp đồng với KH: được xác nhận bởi người đại diện pháp luật của hai bên ký kết hợp đồng. Xem Phụ lục Đơn hàng: được xác nhận bởi người đại diện pháp luật của KH, Tổng giám đốc C+ Bảng nghiệm thu với KH: có chữ ký của TP. Quản lý dự án, người đại diện của KH Bảng thanh lý hợp đồng: có chữ ký xác nhận của TGĐ và KH 3.3.2.2. Trình tự lưu chuyển chứng từ: Sau khi đã thỏa thuận và tiến hành ký kết hợp đồng với KH Phòng Marketing sẽ gửi Hợp đồng cho Kế toán phải thu lưu trữ bản gốc là cơ sở tiến hành đòi nợ Dựa vào tiến độ thi công công trình Phòng Quản lý dự án sẽ thông báo (hoặc làm nghiệm thu từng phần với KH) cho Phòng kế toán nắm tình hình và dựa vào điều khoản thanh toán trong Hợp đồng Kế toán phải thu tiến hành lập 2 bản Giấy yêu cầu thanh toán được ký duyệt bởi TGĐ sẽ gửi cho KH 1 bản và lưu lại 1 bản. Đồng thời Kế toán xuất Hóa đơn GTGT thành 2 bản được ký duyệt bởi Phó TGĐ sẽ gửi KH một bản và lưu 1 bản Dựa vào Hợp đồng, Hóa đơn GTGT và Giấy báo có của ngân hàng mà Kế toán phải thu nhập liệu vào phần mềm theo thời gian thích hợp 3.3.3. Tài khoản và sổ sách sử dụng: 3.3.3.1. Tài khoản sử dụng: C+ sử dụng tài khoản 131 để theo dõi khoản phải thu khách hàng và được mở chi tiết như sau: 1311: phải thu ngắn hạn KH 13111: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD 131111: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD_theo dõi công nợ VNĐ 131112: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động SXKD_theo dõi công nợ ngoại tệ 13112: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động đầu tư 131121: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động đầu tư (VND) 131122: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động đầu tư (USD) 13113: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động tài chính 131131: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động tài chính (VND) 131132: phải thu ngắn hạn KH: hoạt động tài chính (USD) 1312: phải thu dài hạn KH 13121: phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD 131211: phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD (VND) 131212: phải thu dài hạn KH: hoạt động SXKD (USD) 13122: phải thu dài hạn KH: hoạt động đầu tư 131221: phải thu dài hạn KH: hoạt động đầu tư (VND) 131222: phải thu dài hạn KH: hoạt động đầu tư (USD) 13123: phải thu dài hạn KH : hoạt động tài chính 131231: phải thu dài hạn KH : hoạt động tài chính (VND) 131232: phải thu dài hạn KH : hoạt động tài chính (USD) Tại C+ chỉ phát sinh khoản phải thu KH ngắn hạn hoạt động SXKD 3.3.3.2. Sổ sách sử dụng: Sổ cái Sổ chi tiết KH Sổ chi tiết các tài khoản Sổ chi tiết theo dõi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Sổ quỹ tiền mặt Sổ nhật ký chung 3.3.4. Minh họa nghiệp vụ: Ngày 05/12/2010 xuất Hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số 0000040 trị giá 45% giá trị hợp đồng là 173.250 USD tỷ giá thanh toán 20.600 VND/USD (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) cho hợp đồng kinh tế số Cl-Everich-12/2010 và lập Yêu cầu thanh toán cho số tiền này gửi cho KH Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ 131112: 3.568.950.000 (173.250*20.600) Có 51131: 3.244.500.000 (157.500*20.600) Có 33311: 324.450.000 (15.750*20.600) Ngày 15/12/2010 xuất Hóa đơn mẫu 01GTKT-3LL số 0000041 trị giá 20% giá trị hợp đồng là 79.200 USD tỷ giá thanh toán là 20.500 VND/USD (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) cho hợp đồng kinh tế số Cl-Emivest-14/2010 và lập Yêu cầu thanh toán cho số tiền trên gửi cho KH Nghiệp vụ được hạch toán như sau: Nợ 131112: 1.623.600.000 (79.200*20.500) Có 51131: 1.476.000.000 (72.000*20.500) Có 33311: 147.600.000 (7.200*20.500) Ngày 17/12/2010 nhận được thanh toán từ Công ty Emivest cho số tiền 79.200 USD với tỷ giá thanh toán là 20.600 Nợ 112221: 1.630.520.000 (79.200*20.600) Có 131112: 1.623.600.000 (79.200*20.500) Có 5152: 7.920.000 (79.200*100) Ngày 20/12/2010 nhận được số tiền bảo hành đến hạn trị giá 5% giá trị hợp đồng là 19.250 USD tỷ giá thanh toán 20.500 VND/USD (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%) theo hóa đơn BH1207 ngày 20/11/2010 cho hợp đồng kinh tế số Cl-Fubon Bank HCM-09/2010 Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 11212: 394.625.000 (19.250*20.500) Có 131111: 394.625.000 (19.250*20.500) Ngày 25/12/2010 nhận được thanh toán từ công ty Everich cho số tiền 173.250 USD với tỷ giá thực tế là 20.560 Nghiệp vụ này được định khoản như sau: Nợ 112221: 3.562.020.000 (173.250*20.560) Nợ 6351: 6.930.000 (173.250*40) Có 131112: 3.568.950.000 (173.250*20.600) Xử lý chêch lệch tỷ giá cuối năm tài chính: Việc xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái được thực hiện theo qui định tại Thông tư số 201/2009/TT-BTC ngày 15/10/2009 của Bộ Tài Chính và công văn số 518/TCT-CS ngày 14/02/2011 của Tổng cục thuế. Tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm 2010 tỷ giá bình quân liên ngân hàng là 20.560 VND/USD. 131112 79.200*20.560 79.200*20.500 (17/12/2010) 173.250*20.560 173.250*20.560 (25/15/2010) Số dư: 79.200*60 => lãi tỷ giá Nghiệp vụ này được hạch toán như sau: Nợ 131112: 4.752.000 (79.200*60) Có 4131: 4.752.000 (Để nguyên số dư trên báo cáo tài chính, đầu năm sau ghi bút toán ngược lại để xoá số dư) 3.3.5. Quy trình ghi sổ: Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ NHẬT KÝ CHUNG Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/12/2010-31/12/2010 Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi Sổ cái STT dòng Số hiệu TK đối ứng Số phát sinh Số hiệu Ngày Nợ Có A B C D E G H 1 2 30/11 Số trang trước chuyển sang 05/12 BH1203 05/12 Hóa đơn bán hàng trị giá 45% gia trị hợp đồng CT Evrich 1 05/12 Phải thu KH v 2 131112 3,568,950,000 05/12 Doanh thu cung cấp dịch vụ v 3 51131 3,244,500,000 05/12 Thuế GTGT phải nộp v 4 33311 324,450,000 20/12 PT2VCB08 20/12 KH thanh toán số tiền bảo hành đến hạn CT Fubon Bank v 5 20/12 Tiền gửi ngân hàng v 6 11212 394,625,000 20/12 Phải thu KH v 7 131111 394,625,000 Số chuyển sang trang sau 3,963,575,000 3,963,575,000 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/12/2010-31/12/2010 Tài khoản: Thuế GTGT phải nộp (3331) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Số dư Ghi chú Số hiệu Ngày Nợ Có Nợ Có 30/11 Số dư đầu kỳ 0 05/12 BH1203 05/12 Thuế GTGT CT Everich (45% giá trị hợp đồng) 131112 324,450,000 324,450,000 15/12 BH1205 15/12 Thuế GTGT CT Emivest (20% giá trị hợp đồng) 131112 147,600,000 472,050,000 Cộng số phát sinh trong kỳ 472,050,000 Số dư cuối kỳ 472,050,000 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/12/2010-31/12/2010 Nơi mở tài khoản giao dịch: Vietcombank _Tài khoản :112221 ĐVT: đồng Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Tài khoản đổi ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày Thu (gửi vào) Chi (rút ra) Còn lại A B C 1 2 3 G 30/11 Số dư đầu kỳ 200,000,000 17/12 PT2VCB05 17/12 KH thanh toán 20% giá trị hợp đồng CT Emivest 131112 1,630,520,000 1,830,520,000 20/12 PT2VCB08 20/12 KH thanh toán số tiền bảo hành đến hạn CT Fubon Bank 131112 394,625,000 2,226,145,000 25/12 PT2VCB12 25/12 Kh thanh toán tiền CT Everich 131112 3,568,950,000 5,795,095,000 Cộng số phát sinh trong kỳ 5,595,095,000 Số dư cuồi kỳ 5,795,095,000 Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/12/2010-31/12/2010 Tài khoản: Doanh thu cung cấp dịch vụ (5113) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú Số hiệu Ngày Trang sổ STT dòng Nợ Có 30/11 Số dư đầu kỳ 0 05/12 BH1203 05/12 Hóa đơn bán hàng trị giá 45% gia trị hợp đồng CT Evrich 1 07 131112 3,244,500,000 15/12 BH1205 15/12 Hóa đơn bán hàng trị giá 20% giá trị hợp đồng CT Emivest 1 20 131112 1,476,000,000 31/12 Kết chuyển doanh thu 1 30 911 4,720,500,000 Cộng phát sinh trong kỳ 4,720,500,000 4,720,500,000 Số dư cuối kỳ Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị: Cty TNHH Cogniplus Interiors SỔ CÁI TÀI KHOẢN Địa chỉ: 239 Điện Biên Phủ, P.6, Q.3, TP.HCM Từ ngày 01/12/2010-31/12/2010 Tài khoản: Phải thu ngắn hạn KH (1311) ĐVT: VNĐ Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Nhật ký chung Tài khoản đổi ứng Số phát sinh Ghi chú Số hiệu Ngày Trang sổ STT dòng Nợ Có 30/11 Số dư đầu kỳ 0 05/12 BH1203 05/12 HĐ bán hàng CT Everich 1 08 51131 3,244,500,000 BH1203 05/12 Thuế GTGT CT Everich (45% giá trị hợp đồng) 1 09 13311 324,450,000 15/12 BH1205 15/12 Thuế GTGT CT Emivest (20% giá trị hợp đồng) 1 19 13311 147,600,000 17/12 PT2VCB05 17/12 KH thanh toán 20% giá trị hợp đồng CT Emivest 2 03 11212 1,623,600,000 20/12 PT2VCB08 20/12 KH thanh toán số tiền bảo hành đến hạn CT Fubon Bank 2 10 11212 394,625,000 25/12 PT2VCB12 25/12 Kh thanh toán tiền CT Everich 2 23 11212 3,568,950,000 Cộng phát sinh trong kỳ 3,716,550,000 5,587,175,000 Số dư cuối kỳ (1,870,625,000) Ngày 31 tháng 12 năm 2010 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 3.3.6. Sơ đồ tài khoản tổng hợp: 51131 131112 11212 (1) 3.244.500.000 3.568.950.000 (5) 33311 (1) 324.450.000 394.625.000 (4) 51131 (2) 1.476.000.000 33311 1.623.600.000 (3) (2) 147.600.000 3.3.7. Lập báo cáo: Ngoài việc nhập liệu trên phần mềm kế toán phải thu còn lập ra file excel để theo dõi khoản phải thu gồm: -Một sheet có tên là Project để theo dõi tất cả các công trình đang còn nợ công ty. Mỗi công trình bao gồm các thông tin: tên công trình, điều khoản thanh toán, thời gian tiến độ thi công, giá trị hợp đồng, ngày phát hành giấy yêu cầu thanh toán, ngày nhận tiền, giá trị mỗi đợt thanh toán, số điện thoại KH. Dựa vào sheet này kế toán biết được cần phải đòi tiền KH nào -Sheet thứ 2 tên là Cashflow: ghi nhận doanh thu, khoản tiền nhận được của KH. Đó là toàn bộ quá trình thu tiền tuy nhiên điều đáng nói ở đây là kế toán phải thu phải ghi nhớ thời gian đến hạn thanh toán, đôn đốc phòng quản lý dự án đưa các chứng từ cần thiết để yêu cầu KH thanh toán theo đúng thời hạn. Song song đó,thường xuyên theo dõi tài khoản của công ty tại ngân hàng Vietcombank quá trình thanh toán của KH, gửi đề nghị thanh toán, gọi điện nhắc nhở nếu quá trình thanh toán chậm trễ và báo cáo với ban giám đốc khi việc chậm trễ là cố tình. Công việc tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không theo dõi tỉ mỉ rất dễ để sót công nợ gây thiệt hại cho công ty. Do việc theo dõi công nợ kỹ lưỡng nên khi kết thúc công trình số nợ phải thu còn lại rất nhỏ và nợ phải thu khó đòi rất ít xảy ra tại công ty. Chương IV: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 4.1. Nhận xét chung: Được thực tập tại công ty em mới nhận thấy rằng công việc của người kế toán có nhiều điểm khác biệt so với những gì đã học, không phải chỉ có những định khoản. Ngoài những định khoản người kế toán còn phải biết lập các bảng excel để theo dõi các công việc phần hành của mình một cách dễ dàng, sắp xếp, luân chuyến và lưu trữ một cách khoa học tiện cho công việc kiểm tra sau này. Qua 5 năm hoạt động, công ty đã hoàn thiện cơ cấu tổ chức rất khoa học: Trong chu trình doanh thu và chi phí, chứng từ được lập và lưu chuyển qua các bộ phận, phòng ban đảm bảo sự kiểm soát nội bộ.Các nhân viên có trình độ chuyên môn, làm tốt nhiệm vụ của mình. Sau thời gian thực tập tại công ty em xin có một số nhận xét và kiến nghị: 4.2. Công tác kế toán: Tuy phòng chỉ có ba người nhưng nhìn chung bộ máy kế toán được tổ chức khoa học hợp lý, đảm bảo được vai trò quản lý tài chính và thực hiện công tác hạch toán kế toán. 4.2.1. Những ưu điểm phòng kế toán đạt được: Phương pháp hạch toán: phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty. Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí, cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn nắm bắt được quy trình thanh toán. Vì vậy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được cập nhật chính xác phản ánh đầy đủ tình hình biến động tài chính của công ty. Hình thức kế toán: Nhật ký chung mà công ty đang áp dụng không chỉ phù hợp quy mô, đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý của công ty mà còn thuận lợi và dễ dàng trong việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Về hệ thống chứng từ, việc lưu chuyển và lưu trữ chứng từ: là một trong những công ty trang trí nội thất tuân thủ và đạt tiêu chuẩn quản lý ISO 9001:2000 do đó việc lập, lưu chuyển và lưu trữ chứng từ rất khoa học và hợp lý, đảm bảo tính kiểm soát nội bộ cao. Để thực hiện tốt các nhiệm vụ đã đặt ra, bộ phận kế toán trong công ty đã xây dựng một hệ thống chứng từ tương đối hoàn chỉnh và hợp lý đảm bảo phản ánh chính xác các thông tin kinh tế được chính xác và phù hợp với những quy định của chế độ kế toán hiện hành. Chứng từ luôn luôn đủ các chữ ký cần thiết trước khi tiến hành. Chứng từ được lưu chuyển qua các phòng ban nên được so sánh đối chiếu nhiều lần, đảm bảo tính kiểm soát nội bộ. Quá trình lưu chứng từ cũng rất hợp lý tuân thủ đúng thủ tục đảm bảo sự phù hợp về mặt pháp lý. Về hệ thống tài khoản: hệ thống tài khoản được thiết lập và sử dụng để theo dõi các khoản nợ một cách khoa học dễ hiểu, dễ kiểm tra phù hợp với các đối tượng thanh toán của công ty và đúng quy định. Việc tuân thủ các nguyên tắc và quá trình hạch toán: việc hạch toán được thực hiện hàng ngày, các thông tin hạch toán được cập nhật chính xác từ các chứng từ của các nghiệp vụ phát sinh. Phương pháp hạch toán được vận dụng linh hoạt. Về sổ sách sử dụng: sổ sách kế toán được phản ánh, ghi chép đầy đủ, khoa học. Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán kiểm tra kỹ lưỡng trước khi lưu sổ. Do công ty áp dụng phần mềm kế toán nên cuối mỗi quý có in lại các sổ để lưu. Điều này công ty đã thực hiện đúng quy định hiện hành. Việc sử dụng phần mềm Pacific giúp công tác kế toán không còn ghi chép thủ công, công việc nhập liệu nghiệp vụ kinh tế trở nên nhẹ nhàng và nhanh chóng. Nhờ việc sử dụng phần mềm và theo dõi việc giao dịch trên ngân hàng trực tuyến nên kế toán thanh toán nhanh chóng biết được việc thanh toán tiền từ KH từ đó lập kế hoạch thu chi hợp lý. Công tác kế toán rất khoa học và phù hợp với quy định của công ty không thể phủ nhận vai trò của người kế toán trưởng, không chỉ giỏi chuyên môn,am hiểu luật định, khả năng làm việc độc lập, sáng tạo trong công việc, có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp và trung thực tạo sự lành mạnh của tài chính công ty. Đó là những điều em nhận thấy được và học hỏi để làm kinh nghiệm trong công việc của mình trong tương lai ở cô kế toán trưởng của công ty Cogniplus Interiors 4.2.2. Những hạn chế: Tổ chức công tác kế toán trong công ty: việc phân công phân nhiệm chưa được hợp lý lắm. Kế toán phải trả hàng ngày thực hiện một lượng lớn công việc rồi còn phải đi ngân hàng thực hiện các giao dịch đồng thời giữ quỹ (số tiền nhỏ) để chi những khoản nhỏ cần thiết. Nếu phân công như vậy thì công việc của người kế toán này quá nhiều quá nặng nè ảnh hưởng đến việc ghi nhận, xử lý các nghiệp vụ không kịp thời dẫn đến sai sót Các nghiệp vụ gần như được thực hiện tự động bằng phần mềm nên nếu chương trình xử lý được tạo lập không chính xác thì sẽ tạo ra thông tin không chính xác. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ cần nhập liệu vào máy một lần là tất cả các tập tin có liên quan (ghi sổ, kết chuyển chi phí…) sẽ được cập nhật. Do đó, khi có một sai sót trong khâu nhập liệu sẽ dẫn đến toàn bộ các dữ liệu có liên quan sẽ bị sai. Việc xử lý chênh lệch tỷ giá cuối kỳ khi lập báo cáo tài chính được thực hiện theo thông tư 201/2009/TT-BTC ngày 15/10/2009 và công văn số 518/TCT-CS ngày 14/02/2011 của Tổng cục thuế là không hợp lý vì đó là thông tư hướng dẫn việc xử lý chêch lệch tỷ giá cuối kỳ khi quyết toán thuế. Còn khi lập báo cáo tài chính phải được thực hiện theo chuẩn mực số 10 sau khi tính lãi lỗ tỷ giá phải kết chuyển vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính Khoản phải thu không trích lập dự phòng. 4.3. Kiến nghị: 4.3.1. Kế toán phải trả người bán: Để giảm bớt công việc cho kế toán phải trả nâng cao tính chính xác và hiệu quả cho nghiệp vụ này kế toán phải trả cần được hỗ trợ khoản đi ngân hàng và chi tiền mặt để tránh những sai sót trong công việc cũng như tính trung thực trong việc chi tiền mặt Các nhà thầu phụ, nhà cung cấp được công ty lựa chọn kỹ càng trước khi ký hợp đồng nên chất lượng công trình luôn được bảo đảm tuy nhiên cũng không tránh khỏi những sơ suất vì vậy nên tăng thêm giá trị của việc bảo hành và đưa vào thành điều khoản thanh toán ở tất cả các hợp đồng. Đối với những công trình cần đúng thời hạn bàn giao cần đưa thêm điều khoản phạt nếu không hoàn thành công việc đúng hạn . Đối với các loại sổ sách trong công ty cần được in đầy đủ hơn để lưu tránh tình trạng các dữ liệu lưu trên máy gặp sự cố mất hết thông tin cần thiết. 4.3.2. Kế toán phải thu Khách hàng: Tại C+ chỉ lập danh sách những KH nợ quá hạn không thấy lập bảng phân tích tuổi nợ. Để theo dõi công nợ phải thu hiệu quả hơn công ty cần lập bảng phân tích tuổi nợ các khoản nợ và thường xuyên đối chiếu công nợ với KH. Mục đích của việc này là theo dõi được tình trạng của các khoản nợ: thuộc KH nào,số tiền còn phải thu, khoản nợ trong hạn hay quá hạn và quá hạn trong khoản thời gian nào => từ đó tiến hành các nghiệp vụ cần thiết: nhắc nhở thanh toán hay tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Mẫu bảng phân tích tuổi nợ kiến nghị Số hóa đơn Ngày hóa đơn Khách hàng Ngày thanh toán Tổng số tiền thanh toán Số đã thu Sổ phải thu Tình trạng nợ Số ngày quá hạn Tổng Tại C+ những khoản tiền bảo hành thường chiếm 5% giá trị hợp đồng và hay xảy ra việc trì trệ thanh toán nhất, vì thường xuyên thực hiện các công trình lớn nên số tiền này cũng không phải là nhỏ. Vì vậy cần phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cho những khoản nợ trễ hạn. Dựa trên bảng phân tích tuổi nợ ta dễ dàng nhận thấy tình trạng của khoản nợ và tiến hành lập dự phòng theo phương pháp sau: Đối với nợ phải thu quá hạn , mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết ... thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp. Sau khi hoàn thành công trình công ty sẽ nhận được thanh toán đầy đủ giá trị còn lại của hợp đồng, tuy nhiên một số khách hàng vô tình hoặc cố ý trì hoãn công việc thanh toán gây khó khăn về mặt tài chính cho công ty. Vì vậy công ty nên đưa vào trong hợp đồng điều khoản phạt thanh toán góp phần làm cho việc thu hồi nợ được tiến hành nhanh chóng Để thu được tiền KH, cần phải có bảng nghiệm thu và quyết toán được ký kết giữa hai bên, thực tế trong nhiều công trình rất lâu sau khi có bảng nghiệm thu thì mới có bảng quyết toán chính điều này làm cho KH trì hoãn việc trả nợ, chiếm dụng vốn của công ty chính vì vậy công ty nên cân nhắc giảm bớt giá trị thanh toán đợt cuối xuống mức thấp hơn góp phần hạn chế rủi ro việc thu hồi nợ. Việc xử lý chênh lệch tỷ giá cuối kỳ khi lập báo cáo tài chính phải được thực hiện theo chuẩn mực sô 10 “ Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá”, sau khi tính toán phần chênh lệch tỷ giá: nếu lãi tỷ giá đưa vào doanh thu hoạt động tài chính nếu lỗ đưa vào chi phí tài chính. Nghiệp vụ xử lý chêch lệch tỷ giá cuối kỳ cần được hạch toán như sau: Nợ 131112: 4.752.000 (79.200*60) Có 4131: 4.752.000 Kết chuyển lãi tỷ giá Nợ 4131: 4.752.000 Có 5152: 4.752.000 KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường nhiều biến động để việc kinh doanh hiệu quả việc giữ chữ tín là rất quan trọng góp phần giữ chân những quan hệ kinh doanh cũ và mở rộng với các đối tác mới do đó quá trình phải thu và phải trả góp phần không nhỏ vào sự thành công đó. Vì quan hệ phải trả người bán và phải thu KH liên quan mật thiết với dòng tiền vào ra trong chu kỳ kinh doanh, do đó nó có ảnh hưởng tới tình hình tài chính của đơn vị vì vậy tổ chức quản lý tốt quan hệ thanh toán cũng có nghĩa là làm tốt công tác tài chính DN. Việc đảm bảo cho hoạt động thanh toán được thực hiện một cách linh hoạt hợp lý và đạt hiệu quả cao sẽ góp phần đảm bảo khả năng thanh toán cho DN đồng thời tận dụng được nguồn tài trợ vốn khác nhau. Do đó phải kiểm soát các quan hệ kinh tế này. Với chức năng thông tin, kiểm tra, hạch toán kế toán giúp DN có được các thông tin cụ thể về số nợ, tổng nợ và tình hình thanh toán với từng đối tượng trong từng khoản phải trả. Hơn thế nữa với các số liệu kế toán nhà quản lý sẽ biết được khả năng thanh toán đối với các khoản phải trả cũng như khả năng thu hồi các khoản phải thu. Từ đó, DN sẽ có những chính sách trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo các khoản công nợ sẽ được thanh toán đầy đủ góp phần duy trì và phát triển MQH kinh doanh tốt với bạn hàng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của DN Bên cạnh đó cũng có thể khẳng định rằng hạch toán kế toán là công cụ quản lý duy nhất đối với các NVTT, khác với các phần hành như tiền mặt, vật tư, hàng hóa hiện hữu trong két, trong kho của DN nhưng sự tồn tại của NVTT chỉ được biểu hiện duy nhất trên chứng từ, sổ sách vì vậy cần có những quyết định giải pháp hiệu quả để quản lý tốt khoản mục này. Để kết thúc bài báo cáo của mình một lần nữa em xin gửi lời cám ơn đến sự giúp đỡ tận tình của kế toán trưởng công ty Nguyễn Thị Thu Nguyệt, hai chị kế toán viên là chị Nhài và chị Khuyên đã giúp đỡ em rất tận tình tạo điều kiện cho em có thể thực hành được công việc của một người kế toán thật sự. Lời sau cùng em chúc cho phòng Kế toán cùng như toàn bộ các phòng ban khác ngày một hoạt động hiệu quả hơn với không khí làm việc vui tươi đưa hình ảnh công ty đến gần với khách hàng hơn. Em xin chân thành cám ơn!TÀI LIỆU THAM KHẢO Chuẩn mực kế toán Việt Nam Quyết định 15/2006/QĐ-BTC TS. Lê Thị Thanh Hà cùng tập thể tác giả trường ĐH Ngân Hàng (2008). Nguyên lý kế toán. Nhà xuất bản Thống Kê Tập thể tác giả trường ĐH Kinh tế (2009). Kế Toán Tài Chính. Nhà xuất bản Giao Thông Vận Tải Tài liệu nội bộ công ty TNHH Cogniplus Interiors Các Website: www.ketoan.com.vn www.tailieu.vn www.thuvienluanvan.com.vn PHỤ LỤC 1A: Màn hình nhập liệu phiếu chi ngân hàng tại phần mềm Đường dẫn: tại phần mềm / phiếu chi / phiếu chi ngân hàng 1B: Màn hình đăng nhập sổ chi tiết công nợ cũng như sổ chi tiết các tài khoản khác tại phần mềm Đường dẫn: tại phần mềm / quản lý công nợ / chi tiết công nợ người bán 1C: Sổ chi tiết công nợ Công ty TNHH TM DV Đỉnh Phú Đường dẫn: vào phần mềm quản lý công nợ/ chi tiết công nợ người bán / nhập tên tài khoản 331 / thời gian 01.01.2010-24.06.2011 / tên người bán: Đỉnh Phú / tên CT thực hiện: Emivest / tập hợp 1D: Màn hình Cash Flow (dùng để lập báo cáo hàng tuần, hàng tháng tại C+) Đường dẫn: file excel / Cash Flow