Khóa luận Kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Nhựa Hà Nội

ng vËt liÖu phô tïng, tiÖn khu«n mÉu… kÕ to¸n lËp phiÕu xuÊt kho vµ ®­îc viÕt lµm 3 liªn: mét liªn ®Ó l¹i phßng Tµi vô, mét liªn giao cho thñ kho, mét liªn ®Ó ng­êi vËn chuyÓn hµng ho¸ gi÷. C«ng ty Nhùa Hµ Néi phiÕu xuÊt kho Liªn 1(L­u) Sè 18/12 Ngµy 27 Th¸ng 12 N¨m 2002 Ng­êi nhËn hµng: C¬ khÝ Ngäc Phong Lý do xuÊt kho: XuÊt gia c«ng T¹i kho: Phô tïng TT Tªn s¶n phÈm, hµng ho¸ M· sè §VT Sè l­îng §¬n gi¸ Thµnh tiÒn Yªu cÇu Thùc xuÊt 1 Trôc m¸y ghÐp FA 302-07002 C 01 01 1.540.000 1.540.000 Sè tiÒn viÕt b»ng ch÷ : (Mét triÖu n¨m tr¨m bèn m­¬i ngh×n ®ång) . Ng­êi nhËn hµng (Ký, hä vµ tªn) Thñ kho (Ký, hä vµ tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä vµ tªn) 2.2.4.2. KÕ to¸n chi tiÕt nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi. HiÖn nay, t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn, vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p ghi thÎ song song tøc lµ khi ph¸t sinh mét nghiÖp vô kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu, ®ång thêi t¹i kho vµ t¹i phßng kÕ to¸n cïng tiÕn hµnh lËp thÎ theo dâi sè ph¸t sinh. Theo ph­¬ng ph¸p nµy kÕ to¸n thùc hiÖn h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn, vËt liÖu trªn c¬ së c¸c chøng tõ sau: PhiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho, b¸o c¸o tån kho. Sæ s¸ch ®­îc sö dông chñ yÕu lµ: Sæ tæng hîp nhËp xuÊt tån kho nguyªn, vËt liÖu. Tr×nh tù h¹ch to¸n chi tiÕt nguyªn, vËt liÖu nh­ sau: T¹i kho : H»ng ngµy, c¨n cø vµo phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt nguyªn, vËt liÖu thñ kho tiÕn hµnh ph©n lo¹i cho tõng thø nguyªn, vËt liÖu. Trªn c¬ së ®èi chiÕu sæ thùc nhËp, thùc xuÊt thñ kho ghi vµo thÎ kho, cét sè l­îng. Mçi chøng tõ nhËp, xuÊt nguyªn, vËt liÖu ®­îc ghi vµo mét dßng cña thÎ kho. ThÎ kho ®­îc më cho tõng lo¹i nguyªn, vËt liÖu, cô thÓ thÎ kho cña h¹t PP trong th¸ng 12/2002 nh­ sau: BiÓu sè 1 (Xim xem trang bªn) Cuèi kú thñ kho ph¶i tiÕn hµnh tæng céng sè nhËp - xuÊt, tÝnh ra sè tån kho vÒ mÆt l­îng theo tõng lo¹i nguyªn, vËt liÖu. LËp b¸o c¸o tån kho cña nguyªn, vËt liÖu göi cho bé phËn kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu ®Ó ®èi chiÕu. B¸o c¸o tån kho nguyªn, vËt liÖu Th¸ng 12/ 2002 §VT: Kg STT Tªn vËt t­ Bao (thïng) L­îng (kg) 1 Bét PVC 86 2650 2 H¹t PP 164 44 1700 3 H¹t PP 2126 64 1970 4 H¹t PP 4540 121 7975 5 H¹t PP 600F 35 1400 6 H¹t PP J440 1 25 7 H¹t PEHD 8354 136 14500 8 H¹t PEHD 2415 54 3000 9 H¹t PMMA 883 23 1421 10 H¹t PMMA 946 12 1000 11 H¹t APS 6 640 12 H¹t PSGP 1254 4 485 13 H¹t PSGP 2314 1 195 14 PhÈm mÇu 13 2413 15 ….. Céng 2106134893 Thñ kho KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä vµ tªn) (Ký, hä vµ tªn) T¹i phßng kÕ to¸n KÕ to¸n sö dông thÎ kho (do kÕ to¸n lËp) ®Ó theo dâi t×nh h×nh nhËp- xuÊt- tån kho trªn c¬ së c¸c phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt nhËn ®­îc. KÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c phiÕu nhËp xuÊt ®Ó ®èi chiÕu víi thÎ kho cña thñ kho råi ký x¸c nhËn vµo thÎ kho. ThÎ kho cña kÕ to¸n ®­îc më cho tõng lo¹i vËt liÖu. ThÎ nµy còng ph¶n ¸nh t×nh h×nh nhËp - xuÊt - tån kho theo c¶ chØ tiªu sè l­îng vµ gi¸ trÞ. Tuy nhiªn, thÎ nµy kh«ng theo dâi th­êng xuyªn t×nh h×nh nhËp xuÊt tån trong th¸ng mµ chØ ph¶n ¸nh mét lÇn vµo cuèi th¸ng tæng sè nhËp xuÊt råi tÝnh ra sè tån kho cuèi th¸ng. ThÎ nµy cã néi dung t­¬ng tù nh­ thÎ kho cña thÎ kho lËp, chØ kh¸c lµ theo dâi c¶ vÒ mÆt gi¸ trÞ, ®©y chÝnh lµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu. Cô thÓ c¨n cø vµo c¸c phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi sæ chi tiÕt nguyªn, vËt liÖu. Cô thÓ ta trÝch sè liÖu trong sæ chi tiÕt nguyªn, vËt liÖu h¹t PP trong th¸ng 12/2002. BiÓu sè 2 (Xin xem trang bªn) §Ó thùc hiÖn viÖc ®èi chiÕu gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt, kÕ to¸n ph¶i c¨n cø vµo c¸c thÎ kÕ to¸n chi tiÕt ®Ó lËp b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vÒ mÆt gi¸ trÞ cña tõng lo¹i nguyªn, vËt liÖu. Sè liÖu cña b¶ng nµy ®­îc ®èi chiÕu víi sè liÖu cña phÇn kÕ to¸n tæng hîp ®ång thêi sè liÖu trong phÇn sè l­îng nguyªn, vËt liÖu tån cuèi kú trong b¶ng tæng hîp nhËp- xuÊt- tån dïng ®Ó ®èi chiÕu víi b¸o c¸o tån kho cuèi kú cña thñ kho. NÕu sè liÖu trong c¸c b¶ng ®èi chiÕu khíp ®óng th× chøng tá viÖc ghi chÐp sæ s¸ch cña c¸c bé phËn theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng lµ chÝnh x¸c. NÕu cã chªnh lÖch th× thñ kho vµ kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu ph¶i ®ång thêi tiÕn hµnh kiÓm tra ®Ó t×m ra nguyªn nh©n. B¶ng tæng hîp nhËp – xuÊt – tån nguyªn, vËt liÖu cã mÉu nh­ sau: BiÓu sè 3 (Xin xem trang bªn) 2.2.5 KÕ to¸n tæng hîp t×nh h×nh biÕn ®éng nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi. HiÖn nay C«ng ty Nhùa Hµ Néi ®ang vËn dông h×nh thøc kÕ to¸n NKCT vµ h¹ch to¸n nguyªn, vËt liÖu tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn. §©y lµ h×nh thøc ghi sæ ®­îc x©y dùng trªn nguyªn t¾c kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt, ®¶m b¶o c¸c mÆt kÕ to¸n nµy ®­îc tiÕn hµnh song song vµ viÖc sö dông sè liÖu, kiÓm tra sè liÖu ®­îc th­êng xuyªn. Do ®ã, kÕ to¸n ®­îc tiÕn hµnh kÞp thêi, nh¹y bÐn víi yªu cÇu qu¶n lý, t¹o mét lèi lµm viÖc míi cã tÝnh rµng buéc lÉn nhau. Cô thÓ nguyªn, vËt liÖu ®­îc h¹ch to¸n theo tr×nh tù ghi chÐp sæ s¸ch kÕ to¸n tæng hîp nh­ sau: 2.2.5.1 C¸c TK sö dông : T¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi nguyªn, vËt liÖu ®­îc h¹ch to¸n trªn c¸c tµi kho¶n : +TK 152 - Nguyªn liÖu, vËt liÖu TK 1521: Nguyªn, vËt liÖu chÝnh TK 1522: VËt liÖu phô TK 1523: PhÕ liÖu thu håi +TK 133 (1331): ThuÕ GTGT ®­îc khÊu trõ +TK 331: Thanh to¸n víi ng­êi b¸n +TK 241: X©y dùng c¬ b¶n +TK 112: TiÒn göi ng©n hµng +TK 111: TiÒn mÆt +TK 141: T¹m øng +TK 154: Chi phÝ SXKD dë dang +TK 621: Chi phÝ NVL trùc tiÕp. TK6211: NVL trùc tiÕp cho ph©n x­ëng nhùa 1. TK6212: NVL trùc tiÕp cho ph©n x­ëng nhùa 2. TK6213: NVL trùc tiÕp cho ph©n x­ëng l¾p r¸p vµ hoµn thiÖn. TK62151: Ph©n x­ëng tiÒn xö lý nguyªn, vËt liÖu. TK62152: Ph©n x­ëng c¬ khÝ. TK62155: Söa ch÷a th­êng xuyªn +TK 627: Chi phÝ s¶n xuÊt chung +TK 642: Chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp +TK 641: Chi phÝ b¸n hµng 2.2.5.2 HÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n sö dông t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi. §Ó phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý nguyªn, vËt liÖu ë C«ng ty, c«ng t¸c kÕ to¸n tæng hîp vËt liÖu ®· sö dông c¸c mÉu sæ: + Tæng hîp ph¸t sinh Nî TK1521, TK1522, TK1523 + Tæng hîp ph¸t sinh Cã TK 1521, TK1522, TK1523 + B¶ng kª sè 3 + B¶ng ph©n bæ sè 2 + Sæ chi tiÕt TK 331 + NKCT sè 5 2.2.5.3 KÕ to¸n tæng hîp nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi. A/ KÕ to¸n tæng hîp nhËp nguyªn, vËt liÖu: Nguyªn, vËt liÖu do mua ngoµi T¹i C«ng ty nguyªn, vËt liÖu khi mua vÒ ph¶i cã ho¸ ®¬n vµ ph¶i qua kh©u kiÓm tra chÊt l­îng. NÕu thÊy ®óng, ®ñ c¶ vÒ chÊt l­îng vµ sè l­îng còng nh­ gi¸ trÞ th× míi lµm thñ tôc nhËp kho. Khi nguyªn, vËt liÖu nhËp kho ph¶i kiÓm tra chÝnh x¸c sè thùc nhËp vµ lÇn l­ît tiÕn hµnh c¸c thñ tôc nh­ viÕt phiÕu nhËp kho, vµo thÎ kho ®Ó ®¶m b¶o cho viÖc ghi sæ cña kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu. Nguyªn, vËt liÖu cña C«ng ty phÇn lín lµ mua ngoµi vµ th­êng mua cña mét sè nhµ cung cÊp mang tÝnh chÊt b¹n hµng l©u dµi, th­êng xuyªn, sè l­îng lín. ChÝnh v× ®Æc ®iÓm nµy mµ khi C«ng ty cã nhu cÇu mua nguyªn, vËt liÖu th× c¨n cø vµo b¸o gi¸ mµ c¸c C«ng ty b¹n hµng göi ®Õn vµ ®· ®­îc Gi¸m ®èc duyÖt, C«ng ty cö ng­êi ®i liªn hÖ mua hµng vÒ vµ th­êng thanh to¸n b»ng uû nhiÖm chi. Khi mua ®­îc nguyªn, vËt liÖu C«ng ty th­êng thuª ngoµi vËn chuyÓn vµ thanh to¸n ngay b»ng tiÒn mÆt hoÆc sö dông «t« riªng ®Ó vËn chuyÓn. Trong th¸ng khi nguyªn, vËt liÖu vÒ nhËp kho c¨n cø vµo ho¸ ®¬n GTGT kÕ to¸n ghi nh­ sau. VÝ dô : C¨n cø vµo ho¸ ®¬n ngµy 1 th¸ng 12 n¨m 2002, mua vËt liÖu cña C«ng ty vËt t­ ho¸ chÊt- Bé th­¬ng m¹i. H¹t LLD PE814 Sè l­îng: 1032kg §¬n gi¸: 10.700®/kg H¹t PSGD 150 Sè l­îng: 432kg §¬n gi¸: 13.600®/kg Gi¸ ch­a thuÕ : 16.917.600 ThuÕ 10% : 1.691.760 Tæng thanh to¸n : 18.609.360 Gi¶ sö C«ng ty ch­a thanh to¸n, nhËp kho ngµy 2/12 kÕ to¸n ghi : Nî TK 1521 : 16.917.600 Nî TK 1331 : 1.691.760 Cã TK 331 : 18.609.360 (C«ng ty vËt t­ ho¸ chÊt- Bé th­¬ng m¹i) Thùc tÕ ngµy 1/12/ 2002 phßng Tµi vô ®· t¹m øng cho anh Hoµng V¨n Th«ng 20.000.000® ®Ó ®i mua sè hµng trªn vµ thanh to¸n chi phÝ vËn chuyÓn sè nguyªn, vËt liÖu tren vÒ kho hÕt 200.000®. NghiÖp vô nµy sÏ minh ho¹ cho tr×ng tù h¹ch to¸n d­íi ®©y: Trong qu¸ tr×nh thu mua vËt t­, c¸c nh©n viªn cung tiªu khi cÇn thiÕt sÏ lµm giÊy t¹m øng tiÒn mÆt hoÆc sÐc ®Ó chi tr¶. NÕu ®­îc sù ®ång ý cña Gi¸m ®èc phô tr¸ch khèi vµ Tr­ëng phßng th× nh©n viªn cung tiªu sÏ ®­îc giao t¹m øng, kÕ to¸n viÕt phiÕu chi. Nî TK 141: 20.000.000 Cã TK 111: 20.000.000 Khi mua hµng b»ng tiÒn t¹m øng vÒ nhËp kho kÕ to¸n ghi Nî TK 152:16.917.600 Nî TK 133(1331): 1.691.700 Cã TK 141: 18.609.360 Chi phÝ thu mua chñ yÕu lµ chi phÝ vËn chuyÓn vÒ nhËp kho, kho¶n nµy kÕ to¸n theo dâi riªng ®Ó tÝnh vµo gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt dïng trong th¸ng, kÕ to¸n ghi: Nî TK 152: 200.000 Cã TK 141: 200.000 Sè t¹m øng ®­îc diÔn gi¶i trªn phiÕu thanh to¸n t¹m øng MÉu 04-TT. NÕu chi kh«ng hÕt t¹m øng ng­êi nhËn t¹m øng kh«ng nép l¹i cho kÕ to¸n mµ chuyÓn sang ®ît sau. Thùc tÕ c¸n bé kÕ to¸n thanh to¸n t¹i C«ng ty kh«ng sö dông sæ chi tiÕt mÉu quy ®Þnh mµ x©y dùng mét mÉu sæ phï hîp c¸ch qu¶n lý cña kÕ to¸n vµ ®¬n gi¶n h¬n. Mçi ®èi t­îng t¹m øng (th­êng lµ c¸c nh©n viªn cung øng nguyªn, vËt liÖu) ®­îc theo dâi trªn mét trang sæ dïng cho c¶ n¨m víi c¸c chØ tiªu: Ngµy th¸ng, sè chøng tõ, néi dung t¹m øng, TK ®èi øng, Nî Cã. Cuèi th¸ng kÕ to¸n míi tÝnh tæng céng cho tõng ®èi t­îng ®Ó ph¶n ¸nh vµo NKCT sè 10 TK 141, mçi ng­êi ghi trªn 1 dßng NKCT. Sæ chi tiÕt t¹m øng ( Hoµng V¨n Th«ng) N¨m 2002. §VT: ®ång Ngµy th¸ng Chøng tõ DiÔn gi¶i TK ®èi øng Sè PS Ghi chó (ch÷ ký) SH NT Nî Cã … …. 01/12 1 1/12 Mua NVL 111 20.000.000 Th«ng 01/12 2 1/12 NVL nhËp kho 152 16.917.600 Th«ng 01/12 3 1/12 ThuÕ GTGT 1331 1.691.700 Th«ng 01/12 4 1/12 CphÝ vËn chuyÓn 152 200.00 Th«ng 01/12 5 1/12 Hoµn t¹m øng 111 1.190.640 Th«ng …. ….. …. 31/12 Céng 1.230.000 Ng­êi lËp (Ký, hä vµ tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä vµ tªn) §Ó theo dâi quan hÖ thanh to¸n víi ng­êi cung cÊp. C«ng ty sö dông sæ chi tiÕt TK 331. §©y lµ sæ dïng ®Ó theo dâi chi tiÕt c¸c nghiÖp vô nhËp vËt liÖu vµ qu¸ tr×nh thanh to¸n cña C«ng ty víi ng­êi b¸n. Trªn sæ chi tiÕt nµy, phÇn ghi Cã TK 331, ghi nî TK 152. KÕ to¸n thanh to¸n víi ng­êi b¸n sö dông gi¸ thùc tÕ ®Ó theo dâi. KÕt cÊu sæ chi tiÕt TK 331: Sæ nµy ®­îc më ®Ó theo dâi chi tiÕt tõng ng­êi b¸n hµng cho C«ng ty. Mçi ®èi t­îng b¸n hµng ®­îc më trªn mét sè trang nhÊt ®Þnh, tuú theo møc ®é mua b¸n nh÷ng kh¸ch lÎ kh«ng th­êng xuyªn ®­îc ph¶n ¸nh chung trªn mét tê sæ. + Cét phiÕu nhËp : Ghi sè phiÕu nhËp vµ ngµy th¸ng; + Cét chøng tõ thanh to¸n : Ghi sè chøng tõ vµ ngµy th¸ng; + Cét diÔn gi¶i : Ghi nghiÖp vô ph¸t sinh vµ tªn vËt liÖu mua vµo; + Cét TK ®èi øng : Ghi nh÷ng tµi kho¶n ®èi øng víi TK 331; + Cét phÇn nhËp thÓ hiÖn vÒ l­îng, tiÒn cña vËt liÖu mua vµo; + Cét phÇn thanh to¸n: Ph¶n ¸nh sè tiÒn C«ng ty ®· thanh to¸n cho ng­êi b¸n. C¬ së sè liÖu ghi vµ c¸ch ghi sæ : C¨n cø vµo ho¸ ®¬n c¸c chøng tõ mua hµng kÕ to¸n ph©n lo¹i xem ®èi t­îng vµ tiÕn hµnh ghi vµo trang sæ cña ®èi t­îng ®ã. KÕ to¸n ghi sè phiÕu nhËp, ho¸ ®¬n vÒ nghiÖp vô ph¸t sinh vµ khèi l­îng gi¸ trÞ vËt liÖu ®· thùc tÕ nhËp kho vµo phÇn nhËp cña trang sæ. C¨n cø vµo chøng tõ thanh to¸n, kÕ to¸n thanh to¸n ph©n lo¹i ®èi t­îng thanh to¸n víi ®èi t­îng nµo ®Ó tiÕn hµnh ghi vµo trang sæ cña ®èi t­îng ®ã sè tiÒn thùc tÕ ®· thanh to¸n vµo phÇn thanh to¸n. KÕ to¸n ghi b¨ng bót to¸n: Nî TK 331 Cã TK 111, 112 VÝ dô: Ngµy 12/12/2002 C«ng ty tr¶ b»ng uû nhiÖm chi cho C«ng ty xuÊt nhËp khÈu §µ N½ng. Sè tiÒn lµ 110.000.000® t¹i Ng©n hµng Ngo¹i th­¬ng Hµ Néi vÒ sè Bét PVC ®· nhËp tõ th¸ng tr­íc. Khi cã giÊy b¸o nî cña Ng©n hµng kÕ to¸n ghi: Nî TK 331: 110.000.000 (Chi tiÕt: C«ng ty xuÊt nhËp khÈu §µ N½ng) Cã TK 112: 110.000.000 §Ó theo dâi t×nh h×nh c«ng nî víi ng­êi b¸n ®­îc chÆt chÏ, cø cuèi th¸ng kÕ to¸n tiÕn hµnh céng sæ theo tõng ®ît thu mua nguyªn, vËt liÖu, tÝnh ra sè d­ cuèi th¸ng ®Ó thÊy ®­îc sè nî cuèi th¸ng lµ bao nhiªu ®Ó tõ ®ã cã kÕ ho¹ch tr¶ nî. Sè d­ cuèi th¸ng ph¶i tr¶ = Sè d­ ®Çu th¸ng ph¶i tr¶ + Sè tiÒn ph¶i tr¶ trong kú - Sè tiÒn ®· thanh to¸n Cô thÓ ta trÝch sæ chi tiÕt thanh to¸n víi ng­êi b¸n – C«ng ty xuÊt nhËp §µ N½ng ®Ó minh ho¹. BiÓu sè 4 (xin xem trang sau) Cuèi th¸ng c¨n cø vµo sè liÖu ë sæ chi tiÕt TK 331, kÕ to¸n ghi vµo NKCT sè 5. NKCT sè 5 ®­îc më ra víi môc ®Ých tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh thanh to¸n víi ng­êi b¸n cña toµn doanh nghiÖp lµm c¬ së ghi sæ C¸i TK 331. C¨n cø vµo sè liÖu dßng céng trong Sæ chi tiÕt TK 331 cña tõng ng­êi b¸n ®Ó ghi vµo c¸c cét t­¬ng øng trong NKCT sè 5. Sau khi ghi song NKCT sè 5, kÕ to¸n ph¶i céng NKCT sè 5 ®Ó lÊy sè liÖu ghi sæ C¸i TK 331. VÝ dô: C¨n cø vµo sè liÖu ë Sæ chi tiÕt TK 331 C«ng ty xuÊt nhËp khÈu §µ N½ng kÕ to¸n ghi vµo NKCT sè 5 : - D­ cã ®Çu th¸ng : 818.866.255 Cét ghi cã TK 331 (Nî TK 1521) : 103.013.470 Cét ghi cã TK 331 (Nî TK 1331): 10.301.347 - Céng cét cã TK 331 sè tiÒn lµ : 113.314.817 Sè tiÒn C«ng ty Nhùa Hµ Néi ph¶i tr¶ cho C«ng ty xuÊt nhËp khÈu §µ N½ng lµ 113.314.817®. - PhÇn theo dâi thanh to¸n ghi Nî TK 331 sè tiÒn lµ 302.645.880 - Cét sè d­ ®­îc tÝnh nh­ sau: Sè d­ cuèi th¸ng = Sd­ ®Çu th¸ng + Sè tiÒn ph¶i thanh to¸n - Sè tiÒn ®· thanh to¸n = 818.866.255 + 113.314.817 – 302.645.880 = 629.526.192 BiÓu sè 5 (xin xem trang sau) §ång thêi kÕ to¸n tiÕn hµnh ph¶n ¸nh thanh to¸n cho ng­êi b¸n th«ng qua viÖc ghi sæ NKCT sè 1 hoÆc NKCT sè 2. - NhËt ký chøng tõ sè 1: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn Cã TK 111 “TiÒn mÆt” ®èi øng víi bªn Nî c¸c TK liªn quan nh­ TK 152, TK 112, TK 331…, c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc nh­ phiÕu chi, c¸c ho¸ ®¬n thanh to¸n…®Ó ghi. Cuèi th¸ng kÕ to¸n thanh to¸n kho¸ sæ NKCT sè 1 ®Ó ghi sæ C¸i vµ ®èi chiÕu sè d­ quü tiÒn mÆt víi Thñ quü. BiÓu sè 5.1 NhËt ký chøng tõ sè 1 Ghi cã TK 111 – TiÒn mÆt Th¸ng 12/ 2002 §VT: ®ång STT DiÔn gi¶i Ghi Cã TK 111 / Ghi Nî TK kh¸c TK 112 TK 1521 TK 331 … Céng Cã TK 111 1 Tõ 01- 10/ 12 515.120.310 11.550.880 187.004.500 887.220.689 2 Tõ 11- 20/ 12 750.120.000 1.147.000 172.304.507 900.253.044 3 Tõ 21- 31/ 12 200.150.000 1.670.000 215.010.000 657.473.000 Céng 1.465.390.310 15.367.800 574.314.507 2.424.946.733 Ng­êi lËp (Ký, hä vµ tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä vµ tªn) Gi¸m ®èc (Ký, hä vµ tªn) NhËt ký chøng tõ sè 2: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh bªn Cã TK 112 “TiÒn göi ng©n hµng” ®èi øng víi bªn Nî c¸c TK kh¸c nh­ TK 111, TK 152, TK 331…KÕ to¸n thanh to¸n c¨n cø vµo c¸c giÊy b¸o Nî cña Ng©n hµng ®Ó ghi sæ. Cuèi th¸ng kÕ to¸n kho¸ sæ NKCT sè 2, x¸c ®Þnh tæng sè ph¸t sinh bªn Cã TK 112 vµ c¸c TK ®èi øng.Dßng céng NKCT sè 2 dïng ®Ó ghi sæ C¸i TK 112. BiÓu sè 5.2 NhËt ký chøng tõ sè 2 Ghi cã TK 112 – TiÒn göi ng©n hµng Th¸ng 12/ 2002 §VT: ®ång STT DiÔn gi¶i Ghi Cã TK 112 / Ghi Nî TK kh¸c TK 112 TK 1521 TK 331 … Céng Cã TK 112 1 Tõ 01- 10/ 12 30.705.031 800.000.000 1.159.793.099 2 Tõ 11- 20/ 12 200.000.000 120.987.000 1.210.676.000 1.613.222.800 3 Tõ 21- 31/ 12 350.000.000 105.700.000 323.019.307 828.485.636 Céng 550.000.000 257.392.031 2.323.695.307 3.699.501.535 Ng­êi lËp (Ký, hä vµ tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä vµ tªn) Gi¸m ®èc (Ký, hä vµ tªn) §Ó tæng hîp ph¶n ¸nh ®óng ®¾n kÞp thêi, chÝnh x¸c nguyªn, vËt liÖu nhËp kho, kÕ to¸n tæng hîp ®­îc tiÕn hµnh trªn c¬ së c¸c phiÕu nhËp kho vËt liÖu. C¨n cø vµo c¸c phiÕu nhËp kho nguyªn, vËt liÖu kÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n lo¹i chøng tõ theo tõng lo¹i nguyªn, vËt liÖu vµ ghi vµo b¶ng tæng hîp ph¸t sinh Nî TK 1521, TK1522, TK1523. B¶ng tæng hîp ph¸t sinh Nî TK 152 cã kÕt cÊu : + Cét sè phiÕu + Cét ngµy th¸ng + Cét TK ghi Cã nh÷ng tµi kho¶n ®èi øng víi TK 152 + Cét ®¬n gi¸: §¬n gi¸ thùc tÕ nhËp nguyªn, vËt liÖu + Cét sè bao + C¸c cét ph¶n ¸nh tªn c¸c lo¹i vËt liÖu nhËp kho: ë TK1521 cét nµy bao gåm c¸c cét : Cét thùc c©n, cét gi¸ trÞ. + Cét tæng céng: Tæng sè tiÒn trong phiÕu nhËp ®ã. Hµng ngµy khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô nhËp nguyªn, vËt liÖu kÕ to¸n ph©n lo¹i chøng tõ cña nguyªn, vËt liÖu chÝnh riªng vµ ghi vµo sæ tæng hîp ph¸t sinh Nî TK 152. T­¬ng tù nh­ vËy kÕ to¸n ghi sæ tæng hîp vËt liÖu phô, sæ tæng hîp nhiªn liÖu. MÉu sæ tæng hîp ph¸t sinh Nî TK 1521 nh­ sau: BiÓu sè 6(Xin xem trang sau) Sau khi hoµn thµnh viÖc lËp c¸c b¶ng tæng hîp PS Nî TK1521, 1522, 1523, cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp sè liÖu l¹i ®Ó ghi vµo sæ Tæng hîp TK 152 vµ B¶ng kª sè 3. B/ KÕ to¸n tæng hîp biÕn ®éng gi¶m nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi: Qu¶n lý nguyªn, vËt liÖu kh«ng nh÷ng chØ qu¶n lý t×nh h×nh thu mua, b¶o qu¶n, dù tr÷ vËt liÖu mµ cßn ph¶i qu¶n lý c¶ viÖc xuÊt dïng vËt liÖu. §©y lµ kh©u qu¶n lý cuèi cïng rÊt quan träng tr­íc khi vËt liÖu chuyÓn toµn bé gi¸ trÞ cña nã vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm. KÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu cÇn theo dâi ®­îc gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu xuÊt dïng lµ bao nhiªu, sö dông vµo môc ®Ých g×, ë ®©u. §Ó ph¶n ¸nh kÞp thêi vµ tÝnh to¸n ph©n bæ chÝnh x¸c, ®óng ®èi t­îng, gi¸ thùc tÕ xuÊt dïng kÕ to¸n tæng hîp ph¶i ®­îc tiÕn hµnh trªn c¬ së c¸c chøng tõ xuÊt kho vËt liÖu: PhiÕu xuÊt kho, ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho. C¨n cø vµo chøng tõ xuÊt vËt liÖu ®· thu nhËn ®­îc kÕ to¸n tiÕn hµnh ph©n lo¹i chøng tõ kÕ to¸n xuÊt nguyªn, vËt liÖu theo tõng lo¹i, tõng nhãm nguyªn, vËt liÖu vµ tõng ®èi t­îng sö dông, theo tõng lo¹i vËt liÖu. Thùc tÕ t¹i C«ng ty c«ng viÖc nµy ®­îc thùc hiÖn trªn c¸c b¶ng tæng hîp PS Cã TK 1521, TK 1522, TK 1523. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp PS Cã TK 1521, TK 1522, TK 1523 ®Ó ghi vµo sæ Tæng hîp 152 vµ B¶ng kª sè 3. MÉu sæ tæng hîp ph¸t sinh Cã TK 1521 nh­ sau: BiÓu sè 7(Xin xem trang sau) Cuèi th¸ng sau khi kÕ to¸n ®· tæng hîp sè PS Nî, PS Cã cña TK 1521, TK 1522, TK 1523 kÕ to¸n tiÕn hµnh ghi sæ Tæng hîp TK 152. Tõ biÓu 7.1, 7.2, 7.3 vµ 8.1, 8.2, 8.3 sæ Tæng hîp TK 152 cña th¸ng 12/ 2002 nh­ sau: BiÓu sè 8.1 (Xin xem trang sau) BiÓu sè 8.2(Xin xem trang sau) T¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi nguyªn, vËt liÖu xuÊt kho chñ yÕu sö dông cho viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm. Ngoµi ra nguyªn, vËt liÖu cßn ®­îc xuÊt kho cho c¸c yªu cÇu kh¸c cña doanh nghiÖp nh­: Thuª ngoµi gia c«ng, qu¶n lý doanh nghiÖp, xuÊt b¸n. Trong ®iÒu kiÖn nguyªn, vËt liÖu xuÊt dïng cho s¶n xuÊt s¶n phÈm ®­îc coi lµ mét trong nh÷ng yÕu tè cÊu thµnh nªn chi phÝ s¶n xuÊt vµ tÝnh vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm. Bëi vËy kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty ph¶i ph¶n ¸nh kÞp thêi viÖc xuÊt nguyªn, vËt liÖu, tÝnh to¸n vµ ph©n bæ chÝnh x¸c ®óng ®èi t­îng sö dông theo gi¸ thùc tÕ nguyªn, vËt liÖu xuÊt dïng kÕ to¸n ph¶i ®­îc tiÕn hµnh trªn c¬ së cña chøng tõ theo tõng nhãm, tõng thø, lo¹i nguyªn, vËt liÖu ®Ó tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt dïng. §Ó tiÕn hµnh c«ng viÖc nµy kÕ to¸n sö dông b¶ng kª sè 3 "TÝnh gi¸ thùc tÕ nguyªn, vËt liÖu". §Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh xuÊt vËt liÖu, kÕ to¸n sö dông TK 1521, TK1522, b¶ng kª sè 3, b¶ng tæng hîp ph¸t sinh Cã TK 1521, TK1522 vµ b¶ng ph©n bæ sè 2. T¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi viÖc nhËp - xuÊt nguyªn, vËt liÖu diÔn ra th­êng xuyªn vµ ®Òu ®­îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ. C«ng viÖc nµy ®­îc thÓ hiÖn ë b¶ng kª sè 3. BiÓu sè 9(Xin xem trang sau) Thùc tÕ t¹i C«ng ty trong c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu chØ ®­îc tÝnh gi¸ theo gi¸ thùc tÕ. Nh­ ®· tr×nh bµy ë phÇn ®¸nh gi¸ nguyªn, vËt liÖu, gi¸ trÞ thùc tÕ xuÊt dïng ®­îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ nhËp tr­íc xuÊt tr­íc, nhËp sau xuÊt sau theo sè nguyªn, vËt liÖu tån kho. Sau khi tÝnh ®­îc gi¸ thùc tÕ cña nguyªn, vËt liÖu xuÊt kho cho tõng ®èi t­îng sö dông theo lo¹i vËt liÖu, nhãm vËt liÖu kÕ to¸n tiÕn hµnh tæng hîp ghi sæ kÕ to¸n vµ sau ®ã vµo b¶ng ph©n bæ sè 2. T¹i C«ng ty kÕ to¸n tæng hîp xuÊt vËt liÖu ®­îc ph¶n ¸nh trªn nhiÒu sæ s¸ch kÕ to¸n, gi¸ trÞ cña vËt liÖu xuÊt kho ®­îc ph¶n ¸nh trªn b¶ng ph©n bæ nguyªn, vËt liÖu (B¶ng ph©n bæ sè 2). Råi tõ ®ã lµm c¨n cø ®Ó ghi vµo b¶ng kª sè 4,5, 6, NKCT Tõ c¸c sè ph¸t sinh cã TK152 . C¨n cø vµo sè liÖu tæng céng trªn b¶ng tæng hîp ph¸t sinh cã TK1521, TK1522, TK1523 kÕ to¸n ghi sè liÖu vµo b¶ng ph©n bæ nguyªn, vËt liÖu. BiÓu sè 10(Xin xem trang sau) Cuèi th¸ng c«ng viÖc cuèi cïng cña kÕ to¸n tæng hîp nguyªn, vËt liÖu lµ viÖc ghi sæ C¸i TK 152. Trong kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu kÕt cÊu sæ c¸i nh­ sau: Sæ C¸i tµi kho¶n mµ C«ng ty sö dông lµ sæ C¸i theo mÉu cña h×nh thøc kÕ to¸n NKCT. Sæ C¸i ®­îc më cho c¶ n¨m, mçi tê sæ ®­îc më cho mét tµi kho¶n trong ®ã ph¶n ¸nh ph¸t sinh Nî, ph¸t sinh Cã vµ sè d­ cuèi th¸ng. C¬ së sè liÖu vµ ph­¬ng ph¸p ghi: + Sè d­ ®Çu n¨m: C¨n cø vµo sè d­ cuèi th¸ng 12 ë sæ c¸i n¨m tr­íc. + Sè ph¸t sinh Cã cña mçi tµi kho¶n ®­îc ph¶n ¸nh trªn sæ c¸i theo tæng sè lÊy tõ NKCT ghi cã tµi kho¶n ®ã. + Sè ph¸t sinh Nî ®­îc ph¶n ¸nh chi tiÕt theo tõng tµi kho¶n ®èi øng Cã lÊy tõ NKCT liªn quan (sè 5, sè1, sè2, sè10…) BiÓu 11(Xin xem trang sau) C/ KiÓm kª vµ dù tr÷ nguyªn, vËt liÖu tån kho: Tæng kiÓm kª hµng tån kho nguyªn, vËt liÖu trªn sæ s¸ch víi sè tån kho thùc tÕ ®­îc tiÕn hµnh vµo cuèi n¨m tr­íc khi lËp b¸o c¸o quyÕt to¸n do ban kiÓm kª cña C«ng ty tiÕn hµnh. C«ng t¸c kiÓm kª ®­îc tiÕn hµnh toµn diÖn trªn c¶ hai mÆt sè l­îng vµ chÊt l­îng cña tõng lo¹i vËt liÖu theo tõng kho. §Þnh kú C«ng ty tiÕn hµnh kiÓm kª song khi cã nh÷ng sù kiÖn bÊt th­êng kÕ to¸n tr­ëng cïng kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu xuèng kho kiÓm tra hoÆc C«ng ty tæ chøc cuéc kiÓm kª ®Þnh kú tuú møc ®é träng yÕu cña chªnh lÖch sai sãt. Khi tiÕn hµnh kiÓm kª C«ng ty thµnh lËp Ban kiÓm kª do thñ tr­ëng C«ng ty l·nh ®¹o, kÕ to¸n tr­ëng cã tr¸ch nhiÖm h­íng dÉn, gióp ®ì vÒ nghiÖp vô cho nh÷ng ng­êi tham gia kiÓm kª. Tr­íc khi kiÓm kª kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu cÇn ph¶i hoµn thµnh viÖc ghi sæ kÕ to¸n vµ nhÊt thiÕt ph¶i cã thñ kho tham gia. KÕt qu¶ kiÓm kª ®­îc ph¶n ¸nh trªn biªn b¶n kiÓm kª tån kho, sæ s¸ch sè l­îng tån kho thùc tÕ vµ sè chªnh lÖch (nÕu cã). C¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm kª héi ®ång kiÓm kª ra quyÕt ®Þnh xö lý ®ång thêi kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu dùa trªn c¸c quyÕt ®Þnh ®ã ®Ó tiÕn hµnh ghi sæ. Tuy nhiªn ë C«ng ty Nhùa Hµ Néi chªnh lÖch gi÷a sæ s¸ch vµ thùc tÕ lµ kh«ng ®¸ng kÓ, hao hôt cuèi n¨m n»m trong ®Þnh møc. Do diÖn tÝch c¸c kho chøa cña C«ng ty ®ång thêi theo dâi chuçi thêi gian nhiÒu n¨m trë l¹i ®©y gi¸ nguyªn, vËt liÖu kh«ng cã biÕn ®éng lín nªn C«ng ty Nhùa Hµ Néi kh«ng trÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸. Bªn c¹nh ®ã, thêi h¹n cho mçi hîp ®ång s¶n xuÊt cho kh¸ch hµng dµi (Ýt nhÊt lµ 1 th¸ng ®èi víi c¸c hîp ®ång lín) vµ C«ng ty cã nhiÒu b¹n hµng cung cÊp nguyªn, vËt liÖu c¶ trong vµ ngoµi n­íc. Bëi c¸c lý do thuËn lîi trªn nªn C«ng ty chØ nhËp nguyªn, vËt liÖu víi sè l­îng nhÊt ®Þnh theo c¸c dù to¸n cña hîp ®ång s¶n xuÊt vµ kÕ ho¹ch trong th¸ng, cuèi kú l­îng tån kho Ýt. §©y còng lµ lý do gi¶i thÝch t¹i sao C«ng ty Nhùa Hµ Néi kh«ng lËp c¸c kÕ ho¹c dù tr÷ nguyªn, vËt liÖu trong kho. Ch­¬ng 3 Mét sè ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu t¹i c«ng ty nhùa hµ néi 3.1 Mét sè nhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c qu¶n lý, h¹ch to¸n vµ sö dông nguyªn, vËt liÖu t¹i c«ng ty nhùa hµ néi. C«ng ty Nhùa Hµ Néi lµ mét ®¬n vÞ s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm nhùa cho tiªu dïng vµ c¸c phô kiÖn cña mét sè s¶n phÈm cho c¸c c«ng ty kh¸c theo ®¬n ®Æt hµng. Tuy víi quy m« s¶n xuÊt kh«ng lín l¾m nh­ng C«ng ty lu«n cè g¾ng trong qu¶n lý vµ s¶n xuÊt lµm sao sè l­îng s¶n phÈm ngµy mét t¨ng nh­ng chÊt l­îng vÉn ®¶m b¶o, hµng ®­îc giao ®óng thêi gian nh­ ®· ký trong hîp ®ång víi c¸c b¹n hµng. Lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc khi b­íc vµo mét nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng s¶n xuÊt hµng ho¸ ®Çy s«i ®éng, ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn nh­ ngµy nay C«ng ty ®· nç lùc v­ît qua rÊt nhiÒu khã kh¨n. Trong sù ®i lªn cña C«ng ty cã sù gãp phÇn kh«ng nhá cña toµn thÓ CBCNV trong C«ng ty. Vµi n¨m trë l¹i ®©y, s¶n phÈm cña C«ng ty ®· chiÕm lÜnh ®­îc nhiÒu thÞ phÇn trªn thÞ tr­êng, thÞ tr­êng cña C«ng ty hiÖn nay tr¶i réng dµi tõ B¾c vµo Nam. Bªn c¹nh ®ã, C«ng ty còng ®· tiÕn hµnh trang bÞ thªm nhiÒu m¸y mãc hiÖn ®¹i, bè trÝ l¹i c¬ cÊu s¶n xuÊt, qu¶n lý cho phï hîp h¬n. Cïng víi sù ®i lªn cña C«ng ty lµ sù ph¸t huy, hoµn thiÖn m×nh h¬n cña bé phËn Gi¸m ®èc, ban qu¶n lý C«ng ty trong ®ã cã bé phËn phßng KÕ to¸n Tµi vô nãi chung vµ cña nh©n viªn kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu nãi riªng. C«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu ®· kh«ng ngõng c¶i tiÕn, hoµn thiÖn vÒ mäi mÆt gãp phÇn thóc ®Èy qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña C«ng ty. 3.1.1 Mét sè ­u ®iÓm trong c«ng t¸c qu¶n lý, kÕ to¸n vµ sö dông NVL cña C«ng ty. Bé m¸y kÕ to¸n cña C«ng ty ®­îc tæ chøc hîp lý, ho¹t ®éng cã nguyªn t¾c phï hîp víi tr×nh ®é vµ kh¶ n¨ng cña tõng c¸n bé kÕ to¸n. Nh×n chung viÖc vËn dông chÕ ®é kÕ to¸n míi ë C«ng ty t­¬ng ®èi nhanh, c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu vÒ c¬ b¶n ®· ®¶m b¶o tèt c¸c yªu cÇu h¹ch to¸n, sæ s¸ch cña Nhµ n­íc, hÖ thèng sæ s¸ch kÕ to¸n ®Çy ®ñ, chi tiÕt vµ râ rµng. VÒ c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn, vËt liÖu, C«ng ty ®· tæ chøc ®­îc mét bé phËn chuyªn ®¶m tr¸ch c«ng t¸c thu mua vËt liÖu trªn c¬ së c©n ®èi gi÷a kÕ ho¹ch vµ nhu cÇu s¶n xuÊt, c«ng t¸c nµy ®­îc ban qu¶n lý vËt liÖu ®¶m tr¸ch. Cô thÓ trong c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn, vËt liÖu nh­ sau: - VÒ kh©u thu mua: C«ng t¸c qu¶n lý ®­îc tiÕn hµnh trªn c¶ mÆt chÊt, sè l­îng, quy c¸ch chñng lo¹i còng nh­ gi¸ c¶ trªn thÞ tr­êng… ®¶m b¶o kÞp thêi cho kÕ ho¹ch s¶n xuÊt. §éi ngò ®¶m tr¸ch c«ng viÖc nµy lµ c¸c c¸n bé thu mua vËt liÖu, ®ã lµ nh÷ng ng­êi cã tr×nh ®é hiÓu biÕt vÒ chÊt l­îng nguyªn, vËt liÖu còng nh­ vÒ thÞ tr­êng mÆt hµng nµy. - VÒ kh©u dù tr÷ b¶o qu¶n: C«ng ty x¸c ®Þnh l­îng vËt t­ dù tr÷ ®¶m b¶o phô vô kÞp thêi, ®Çy ®ñ cho nhu cÇu s¶n xuÊt cña C«ng ty mµ kh«ng g©y ø ®äng vèn. §ång thêi c«ng t¸c an ninh, b¶o vÖ nghiªm ngÆt tr¸nh t×nh tr¹ng mÊt m¸t nguyªn, vËt liÖu vµ phßng chèng ch¸y næ. - VÒ kh©u sö dông: VËt liÖu xuÊt ra ®­îc sö dông ®óng môc ®Ých, b¶o ®¶m tiÕt kiÖm chi phÝ nguyªn, vËt liÖu trong gi¸ thµnh s¶n phÈm. ViÖc ¸p dông kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn lµ phï hîp víi t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu, kh¾c phôc viÖc ghi chÐp trïng lÆp, ®¸p øng kÞp thêi yªu cÇu qu¶n lý vµ h¹ch to¸n. HÖ thèng chøng tõ: ViÖc sö dông chøng tõ, tr×nh tù lu©n chuyÓn chøng tõ, tr×nh tù vµo sæ ®· ®¶m b¶o chøng tõ ®­îc lËp ra cã c¬ së thùc tÕ vµ c¬ së ph¸p lý cao. Gióp cho c«ng t¸c gi¸m s¸t t×nh h×nh nhËp- xuÊt- tån nguyªn, vËt liÖu ®­îc kÞp thêi, cung cÊp c¸c th«ng tin kinh tÕ cÇn thiÕt cho c¸c bé phËn liªn quan. 3.1.2 Mét sè nh­îc ®iÓm trong c«ng t¸c qu¶n lý, kÕ to¸n vµ sö dông nguyªn, vËt liÖu cña C«ng ty. VÒ viÖc qu¶n lý vËt liÖu: VÞ trÝ ®Þa lý cña C«ng ty Nhùa Hµ Néi n»m trªn phè Hai Bµ Tr­ng, mét phè trung t©m cña Thñ §« Hµ Néi. §èi víi c¸c doanh nghiÖp kinh doanh th­¬ng m¹i th× ®©y qu¶ lµ mét may m¾n, song víi mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt mÆt hµng nhùa nh­ C«ng ty l¹i cã kh«ng Ýt khã kh¨n. Tõ kh©u mua nguyªn, vËt liÖu, th«ng th­êng vËt liÖu ®­îc mua sè l­îng lín th× gi¸ sÏ thÊp h¬n nh­ng do kho b·i chËt nªn C«ng ty kh«ng thÓ dù tr÷ ®­îc nhiÒu nhÊt lµ khi gi¸ thÊp. §ång thêi trong néi thµnh, giao th«ng còng ngÆt nghÌo h¬n v× vËy nguyªn, vËt liÖu ®­îc vËn chuyÓn phøc t¹p h¬n, tèn kÐm h¬n. §©y còng lµ ®iÓm bÊt lîi trong viÖc s¶n xuÊt, tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ xuÊt hµng tiªu thô. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, C«ng ty cÇn ®Õn rÊt nhiÒu c¸c lo¹i vËt t­ kh¸c nhau trªn thùc tÕ C«ng ty vÉn ch­a sö dông" Sæ danh ®iÓm vËt liÖu" víi quy ®Þnh m· cña tõng lo¹i ®Ó t¹o ®iÒu kiÖn theo dâi vËt t­ ®­îc râ rµng, chÆt chÏ, thuËn lîi cho viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y vµo kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu. C¸ch tÝnh gi¸ nguyªn, vËt liÖu ViÖc tÝnh gi¸ vËt liÖu theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc, nhËp sau xuÊt sau (FIFO) chØ thÝch hîp trong giai ®o¹n gi¸ c¶ nguyªn, vËt liÖu kh«ng cã biÕn ®éng. Trong nh÷ng th¸ng qua, chiÕn tranh Mü- Ir¾c ®· khiÕn cho gi¸ cña c¸c nguyªn, vËt liÖu nhùa trªn thÕ giíi vµ trong n­íc ta t¨ng nhanh, khiÕn cho gi¸ thµnh s¶n phÈm cña C«ng ty biÕn ®éng m¹nh, ¶nh h­ëng tíi qu¸ tr×nh tiªu thô s¶n phÈm cña C«ng ty. H¬n n÷a, C«ng ty cã trªn 300 lo¹i nguyªn, vËt liÖu kh¸c nhau, hµng ngµy t×nh h×nh nhËp – xuÊt diÔn ra liªn tôc víi sè l­îng lín, nhá nªn viÖc sö dông ph­¬ng ph¸p gi¸ nhËp tr­íc xuÊt tr­íc, nhËp sau xuÊt sau trë nªn khã phøc t¹p. Bëi lÏ mçi lÇn nhËp, xuÊt nguyªn, vËt liÖu kÕ to¸n ph¶i më sæ tra sè l­îng, gi¸ tõng danh ®iÓm vËt liÖu, c«ng viÖc nµy ®ßi hái tèn nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc. øng dông tin häc C«ng ty còng ®· øng dông mét phÇn kÕ to¸n trªn m¸y nh­ng ch­a ®ång bé míi chØ cã kÕ to¸n vÒ tiÒn l­¬ng, tiªu thô thµnh phÈm cßn kÕ to¸n vÒ nguyªn, vËt liÖu th× nh©n viªn ®¶m tr¸ch c«ng viÖc nµy ph¶i lµm song song cïng lóc võa lµm thñ c«ng, võa nhËp sè liÖu vµo m¸y ®Ó l­u tr÷. Trong ®iÒu kiÖn C«ng ty hiÖn ch­a cã phÇn mÒm vÒ kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu nªn ch¨ng kÕ to¸n cÇn t×m ra h­íng tËn dông c¸c chøc n¨ng c¬ b¶n cña m¸y vi tÝnh trong kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu ®Ó ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt mµ vÉn tiÕt kiÖm thêi gian, c«ng søc còng nh­ tiÒn b¹c. Sè l­îng m¸y vi tÝnh cßn Ýt,víi 2 chiÕc m¸y vi tÝnh cho c¶ Phßng Tµi vô gåm 6 ng­êi lµm viÖc ®«i khi ®· gÆp nhiÒu khã kh¨n nhÊt lµ vµo cuèi kú h¹ch to¸n c«ng viÖc dån l¹i nhiÒu. 3.2 Mét sè ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi. Qua mét thêi gian thùc tËp vµ t×m hiÓu t¹i C«ng ty, em ®· rót ra ®­îc nh÷ng kinh nghiÖm bæ Ých trong c¸c nghiÖp vô chuyªn m«n. Sau khi t×m hiÓu vÒ mét sè ®iÓm cßn khã kh¨n trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty, em xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn nh­ sau ®Ó C«ng ty th¹m kh¶o: 3.2.1 ý kiÕn 1: LËp sæ danh ®iÓm vËt liÖu vµ øng dông tin häc trong viÖc sö dông sæ danh ®iÓm vËt liÖu ®Ó lËp c¸c sæ tæng hîp. Sæ danh ®iÓm vËt liÖu lµ sæ tËp hîp toµn bé c¸c lo¹i vËt liÖu cña C«ng ty ®· vµ ®ang sö dông, trong sæ theo dâi trong tõng nhãm, tõng lo¹i vËt liÖu mét c¸ch chÆt chÏ. Mçi lo¹i, nhãm vËt liÖu ®­îc quy ®Þnh mét m· riªng, s¾p xÕp mét c¸ch cã trËt tù, thuËn tiÖn cho viÖc t×m kiÕm khi cÇn thiÕt. H¬n n÷a cßn cÇn tiÕn hµnh t¹o lËp mét bé m· vËt t­ thèng nhÊt, x©y dùng sæ danh ®iÓm vËt liÖu lµm c¬ së cho viÖc qu¶n lý vµ kÕ to¸n trªn m¸y. Nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông cña Sæ danh ®iÓm vËt liÖu, ta øng dông tin häc trong viÖc lËp hÖ thèng sæ danh ®iÓm. §iÒu nµy cã nghÜa lµ ta sÏ x©y dùng mét ch­¬ng tr×nh d÷ liÖu vÒ sæ danh ®iÓm vËt liÖu trªn mµ h×nh Access. Trong khu«n khæ cña kho¸ luËn em kh«ng ®Ò cËp ®Õn qu¸ tr×nh x©y dùng hÖ thèng sæ trªn ch­¬ng tr×nh Access mµ chØ ®Ò cËp ®Õn cë së lËp vµ tr×nh tù sö dông hÖ thèng Sæ danh ®iÓm trong viÖc tra cøu, t×m kiÕm cïng øng dông cña nã trong viÖc x©y dùng c¸c sæ tæng hîp kh¸c. a/ Cë së lËp vµ mÉu Sæ danh ®iÓm vËt liÖu: Sæ danh ®iÓm vËt liÖu khi lËp ph¶i x©y dùng mét bé m· vËt liÖu chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ kh«ng trïng l¾p cã dù tr÷ ®Ó bæ sung m· vËt liÖu míi thuËn tiÖn vµ hîp lý. C«ng ty cã thÓ x©y dùng bé m· dùa trªn c¸c tiªu chuÈn sau: - Lo¹i vËt liÖu - M· vËt liÖu cho mçi lo¹i vËt liÖu - Quy c¸ch mçi thø vËt liÖu. Thùc tÕ C«ng ty cã thÓ ph©n thµnh c¸c nhãm vµ ®Æt m· sè nh­ sau: VËt liÖu chÝnh: 1521 Bét PVC: 1521-1 H¹t PP : 1521-2 H¹t PEHD: 1521-3 ................... VËt liÖu phô: 1522 PhÈm mÇu ®á : 1522-1 PhÈm mÇu xanh :1522-2 Keo d¸n : 1522-3 ....................... Nhiªn liÖu:1523 X¨ng :1523-1 DÇu: 1523-2 Phô tïng thay thÕ: 1524 Nhãm phô tïng vÒ c¬ khÝ: D©y C«roa, vßng bi, long ®en, èc vÝt...:1524-1 Nhãm phô tïng vÒ phôc vô m¸y: DÇu, mì, chæi lau, giÎ lau m¸y.....:1524-2 PhÕ liÖu thu håi: 1525 PhÕ liÖu PX 1: 1525-1 PhÕ liÖu PX 2: 1525-2 ....... MÉu Sæ danh ®iÓm vËt liÖu nh­ sau: Khi ®· lËp ®­îc sæ danh ®iÓm vËt liÖu nh­ trªn, bao gåm tªn c¸c nhãm nguyªn, vËt liÖu nh­: nhãm h¹t PP, nhãm h¹t PEHD…. C«ng ty Nhùa Hµ Néi víi h¬n 300 lo¹i nguyªn, vËt liÖu kh¸c nhau nªn viÖc sö dông Sæ danh ®iÓm vËt liÖu t­ëng r»ng sÏ kh«ng tiÕn bé h¬n c¸ch qu¶n lý tr­íc lµ mÊy. Song t×m hiÓu hÖ thèng tªn gäi cña nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty em thÊy cã ®Æc ®iÓm lµ cã nhiÒu nguyªn, vËt liÖu kh¸c nhau trong mét nhãm, thÝ dô nh­: Nhãm h¹t PP (M· danh ®iÓm: 1521-2) gåm: + H¹t PP 164 + H¹t PP 2126 + H¹t PP J440…. Nhãm h¹t PEHD (M· danh ®iÓm :1521-3) gåm: + H¹t PEHD 5502 + H¹t PEHD 6200 + H¹t PEHD 5818…. Tõ ®Æc ®iÓm nguyªn, vËt liÖu nh­ vËy, em cã thÓ x©y dùng mÉu sæ danh ®iÓm vËt liÖu cho tõng nhãm lo¹i nguyªn, vËt liÖu trong sæ danh ®iÓm trªn ®Ó cô thÓ dÇn vµ khoa häc khi truy t×m mét lo¹i nguyªn, vËt liÖu nµo ®ã khi cÇn thiÕt. Do thêi l­îng kh«ng nhiÒu nªn ë ®©y em chØ x©y dùng mÉu h×nh sæ danh ®iÓm vËt liÖu cho lo¹i h¹t PP “ Sæ danh ®iÓm h¹t PP” lµm vÝ dô. (Xin xem trang bªn) b/ ¦u ®iÓm cña viÖc sö dông hÖ th«ng sæ danh ®iÓm vËt liÖu trong viÖc lËp c¸c mÉu sæ tæng hîp: Gióp cho c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu ®­îc dÔ dµng, thuËn tiÖn ®Æc biÖt tõ sæ danh ®iÓm khi ®· ®­a ra ®­îc nh÷ng m· vËt t­ lµ c¬ së ®Ó thèng nhÊt tªn gäi tr¸nh nhÇm lÉm, phôc vô nhanh chãng kÞp thêi vµ thuËn tiÖn khi ¸p dông kÕ to¸n m¸y mµ vÉn tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ mua phÇm mÒm kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu. Khi ®· sö dông sæ danh ®iÓm vËt liÖu th× viÖc tÝnh gi¸ thµnh hay kiÓm tra viÖc qu¶n lý nguyªn, vËt liÖu sÏ trë nªn dÔ dµng h¬n víi hÖ thèng m¸y vi tÝnh. Sæ danh ®iÓm vËt t­ ®­îc sö dông thèng nhÊt cho toµn doanh nghiÖp ®¶m b¶o cho c¸c bé phËn trong ®¬n vÞ phèi hîp chÆt chÏ trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu. Thay v× sö dông mÉu sæ nhËp xuÊt tån nguyªn, vËt liÖu kiÒng cµng nh­ tr­íc ®©y rÊt khã kh¨n trong viÖc t×m kiÕm nguyªn, vËt liÖu nµo ®ã khi cÇn, ta ®· chia nhá khoanh vïng vËt liÖu cÇn t×m kiÕm ngay tõ ban ®Çu nªn hiÖu qu¶ cao h¬n bëi tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian vµ c«ng søc.Víi c¸c phÐp tÝnh vµ c¸c lÖch tÝnh trªn m¸y vi tÝnh, viÖc sö dông kÕt hîp Sæ danh ®iÓm vËt liÖu víi c¸c sæ ghi chÐp kh¸c ta sÏ dÔ dµng h¬n trong viÖc t¹o lËp c¸c sæ tæng hîp ®Ó võa ®¬n gi¶n khi sö dông mµ võa chi tiÕt ®Çy ®ñ. Cô thÓ ta cã mÉu “B¶ng tæng hîp nhËp- xuÊt- tån NVL n¨m 2002” nh­ sau: B¶ng phô lôc 1(Xin xem trang sau) T­¬ng tù nh­ viÖc sö dông Sæ danh ®iÓm vËt liÖu, chØ cÇn kÝch ®óp chuét tr¸i vµo « cã m· danh ®iÓm: 1521-2. Ta cã B¶ng tæng hîp nhËp- xuÊt- tån vÒ c¸c lo¹i h¹t PP cô thÓ trong nhãm h¹t PP . B¶ng phô lôc 2 (Xin xem trang sau) Nh­ vËy víi Sæ danh ®iÓm vËt liÖu c«ng viÖc cña kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu trë nªn ®¬n gi¶n rÊt nhiÒu. ThÝ dô, khi cÇn t×m hiÓu, kiÓm tra sè liÖu cña lo¹i h¹t PP 5722E1. KÕ to¸n vµo M· danh ®iÓm: 1521-2 ®Ó vµo hÖ thèng b¶ng tªn c¸c nhãm h¹t PP. Sau ®ã, kÕ to¸n vµo m· danh ®iÓm 1521-2-5 vµ nh×n cét ghi chó cã ký hiÖu E1, ta cã ®­îc th«ng tin vÒ h¹t PP 5722 E1. ViÖc kiÓm tra c¸c lo¹i nguyªn, vËt liÖu kh¸c còng t­¬ng tù c¸c b­íc nh­ trªn. 3.2.2 ý kiÕn 2: Sö dông ®¬n gi¸ h¹ch to¸n ®Ó tÝnh gi¸ xuÊt kho nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi. Trong C«ng ty Nhùa Hµ Néi t×nh h×nh nhËp xuÊt nguyªn, vËt liÖu diÔn ra th­êng xuyªn nªn viÖc dïng ®¬n gi¸ nhËp tr­íc xuÊt tr­íc, nhËp sau xuÊt sau sÏ khiÕn cho viÖc x¸c ®Þnh gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu cuèi th¸ng sÏ gÆp khã kh¨n, dÉn ®Õn viÖc ph©n bæ nguyªn, vËt liÖu trong th¸ng kh«ng thuËn lîi. NhÊt lµ trong thêi kú gi¸ nguyªn, vËt liÖu cã nhiÒu biÕn ®éng nh­ nh÷ng th¸ng ®Çu n¨m 2003 võa qua (gi¸ cña c¸c lo¹i nguyªn, vËt liÖu nhùa ®· t¨ng tõ 1,2 ®Õn 1,5 lÇn) dÉn ®Õn sù bÊt æn ®Þnh kh¸ lín vÒ gi¸ s¶n phÈm cña C«ng ty. V× vËy, ®Ó ®¶m b¶o yªu cÇu c«ng t¸c h¹ch to¸n, kÕ to¸n chi tiÕt nguyªn, vËt liÖu C«ng ty nªn sö dông ®¬n gi¸ h¹ch to¸n ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt hµng ngµy t×nh h×nh nhËp- xuÊt- tån kho nguyªn, vËt liÖu. §ång thêi, viÖc sö dông c¸ch tÝnh gi¸ h¹ch to¸n sÏ phÇn nµo gi¶m bít ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc ghi chÐp, h¹ch to¸n cña kÕ to¸n vËt liÖu ®ång thêi t¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra cña kÕ to¸n còng nh­ kh¾c phôc nh÷ng khã kh¨n vÒ gi¸. §Ó sö dông ®¬n gi¸ h¹ch to¸n trong c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu, kÕ to¸n cÇn ph¶i tæng hîp ®­îc ®­îc gi¸ thùc tÕ còng nh­ sè l­îng cña vËt liÖu tån kho ®Çu th¸ng, vËt liÖu nhËp kho trong th¸ng. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tÝnh hÖ sè gi¸ h¹ch to¸n cña nguyªn, vËt liÖu xuÊt kho vµ tån kho thùc tÕ ®Ó ®¶m b¶o ph¶n ¸nh tæng hîp nguyªn, vËt liÖu vµ tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt, phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn, vËt liÖu. ViÖc tÝnh chuyÓn gi¸ h¹ch to¸n cña nguyªn, vËt liÖu xuÊt kho thµnh gi¸ thùc tÕ ®­îc tiÕn hµnh trªn b¶ng kª sè 3. TÝnh gi¸ thùc tÕ ®­îc tiÕn hµnh theo tr×nh tù sau: + TÝnh hÖ sè chªnh lÖch gi÷a gi¸ thùc tÕ vµ gi¸ h¹ch to¸n (H) H = Gi¸ thùc tÕ NVL tån ®Çu k× + Gi¸ thùc tÕ NVL nhËp trong k× Gi¸ h¹ch to¸n NVL tån ®Çu k× + Gi¸ h¹ch to¸n NVL nhËp trong k× HÖ sè chªnh lÖch cña nguyªn, vËt liÖu cã thÓ ®­îc tÝnh cho tõng lo¹i nguyªn, vËt liÖu Gi¸ trÞ nguyªn, vËt liÖu xuÊt kho trong th¸ng ®­îc tÝnh nh­ sau: Gi¸ thùc tÕ NVL xuÊt kho trong th¸ng cho tõng bé phËn cho tõng ph©n x­ëng = Gi¸ h¹ch to¸n cña NVL xuÊt kho trong th¸ng x HÖ sè gi¸ NVL VÝ dô, trong viÖc tÝnh gi¸ cña h¹t PGHI H«ng K«ng Gi¸ thùc tÕ tån kho ®Çu kú: 15.000®/kg Gi¸ thùc tÕ nhËp trong kú: 18.000®/kg Gi¸ h¹ch to¸n tån ®Çu kú: 14.000®/kg Gi¸ h¹ch to¸n nhËp trong kú: 16.500®/kg Gi¸ h¹ch to¸n xuÊt kho: 16.500®/kg - Gi¸ thùc tÕ cña h¹t PSHI Hång K«ng theo ®óng ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc, nhËp sau xuÊt sau trong kú sÏ cã biÕn ®éng tõ 15.000®/kg lªn 18.000®/kg. BiÕn ®éng 3.000®/kg h¹t nhùa PSHI lµ mét con sè rÊt ®¸ng kÓ (t¨ng 0,2%), ®iÒu nµy dÉn ®Õn gi¸ thµnh cña mçi s¶n phÈm nhùa ph¶i t¨ng tõ 2-5%. - Gi¸ thùc tÕ cña h¹t PSHI Hång K«ng theo ph­¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n ®­îc tÝnh nh­ sau: 33.000 15.000 + 18.000 TÝnh hÖ sè 30.500 14.000 + 16.000 chªnh lÖch : H= = = 1,08 Gi¸ thùc tÕ xuÊt kho: 16.500 x 1,08 = 17.820®/kg Theo ph­¬ng ph¸p nµy møc chªnh lÖch gi¸ æn ®Þnh h¬n khi gi¸ c¶ thÞ tr­êng biÕn ®éng do c¸c yÕu tè kh¸ch quan. NÕu sö dông ®¬n gi¸ h¹ch to¸n th× møc gi¸ t¨ng cña h¹t PSHI trong tr­êng hîp nµy lµ: 18.000 – 17.820 = 180®, t¨ng 0,01% con sè nµy nhá h¬n c¸ch tÝnh gi¸ theo ph­¬ng ph¸p nhËp tr­íc xuÊt tr­íc rÊt nhiÒu. C¸ch tÝnh tæng gi¸ trÞ xuÊt trong kú cña c¶ TK 152 theo ph­¬ng ph¸p tÝnh gi¸ nµy ®­îc thÓ hiÖn trªn B¶ng kª sè 3 (Xin xem trang sau) ¦u ®iÓm: Víi c¸ch tÝnh gi¸ theo ph­¬ng ph¸p nµy, gi¸ cña nguyªn, vËt liÖu sÏ kh«ng chÞu nhiÒu biÕn ®éng do c¸c yÕu tè kh¸ch quan. Sù æn ®Þnh vÒ gi¸ sÏ dÉn ®Õn sö æn ®Þnh vÒ gi¸ thµnh s¶n phÈm cña C«ng ty trong kho¶ng mét thêi gian dµi. §iÒu nµy gãp phÇn t¹o nªn thµnh c«ng trong c¸c chiÕn l­îc tiªu thô s¶n phÈm cña C«ng ty vµ bé phËn kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu sÏ cã nhiÒu thuËn lîi h¬n. 3.2.3 ý kiÕn 3: ý kiÕn vÒ viÖc sö dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n NhËt ký chung thay cho h×nh thøc sæ NhËt ký chøng tõ t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi. HiÖn nay C«ng ty Nhùa Hµ Néi ®ang ¸p dông h×nh thøc kÕ to¸n "NhËt ký chøng tõ" ®©y lµ h×nh thøc kÕ to¸n ®­îc sö dông t­¬ng ®èi phæ biÕn ë c¸c doanh nghiÖp. H×nh thøc NKCT cã ­u ®iÓm lµ qu¶n lý chÆt chÏ c«ng viÖc ghi chÐp khi cã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh bëi mang tÝnh kiÓm tra ®èi chiÕu cao nªn cung cÊp th«ng tin chÝnh x¸c, sím ph¸t hiÖn ra c¸c sai sãt so víi h×nh thøc ghi sæ kh¸c song ®©y còng lµ mét trong nh÷ng nguyªn nh©n g©y bÊt hîp lý trong ®iÒu kiÖn hiÖn t¹i cña C«ng ty sè l­îng nh©n viªn kÕ to¸n cßn Ýt (Phßng Tµi vô cã 6 ng­êi). Bªn c¹nh ®ã do kÕt hîp nhiÒu mÆt nªn kÕt cÊu sæ phøc t¹p kh«ng thuËn tiÖn cho viÖc tin häc ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n. ViÖc tin häc ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n ®Ó phï hîp víi yªu cÇu thùc tÕ lµm gi¶m bít sè l­îng sæ s¸ch kÕ to¸n, c«ng t¸c h¹ch to¸n nhanh h¬n, chÝnh x¸c h¬n, cung cÊp th«ng tin cho c¸c nhµ qu¶n lý th­êng xuyªn vµ nhanh h¬n. ChÝnh v× thÕ ®Ó cã thÓ vËn dông ®­îc m¸y vi tÝnh vµo c«ng t¸c kÕ to¸n cã hiÖu qu¶ h¬n C«ng ty nªn lùa chän h×nh thøc kÕ to¸n kh¸c phï hîp h¬n thay cho h×nh thøc kÕ to¸n nhËt ký chøng tõ mµ C«ng ty ®ang ¸p dông. Em xin m¹nh d¹n ®­a ra ý kiÕn C«ng ty nªn lùa chän h×nh thøc kÕ to¸n " NhËt ký chung". §Æc ®iÓm chñ yÕu cña h×nh thøc nµy lµ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc c¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc hîp lÖ ®Ó ghi theo thø tù thêi gian vµ néi dung nghiÖp vô kinh tÕ theo ®óng mèi quan hÖ kh¸ch quan gi÷a c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n vµo sæ nhËt ký chung sau ®ã míi ghi vµo sæ C¸i. * HÖ thèng sæ kÕ to¸n. Sæ NhËt ký chung. Sæ C¸i. C¸c thÎ, sæ kÕ to¸n chi tiÕt. * Tr×nh tù ghi sæ: + H»ng ngµy c¨n cø vµo chøng tõ gèc hîp lÖ lËp ®Þnh kho¶n, ghi NKC sau ®ã míi ghi vµo sæ C¸i. + Tr­êng hîp sö dông NK ®Æc biÖt th× còng c¨n cø vµo chøng tõ gèc hîp lÖ ghi vµo NK ®Æc biÖt cuèi th¸ng tõ NK ®Æc biÖt ghi vµo sæ C¸i. + C¸c chøng tõ cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt ®ång thêi ghi vµo sæ kÕ to¸n chi tiÕt. + LËp b¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt tõ c¸c sæ chi tiÕt. + C¨n cø sæ c¸i lËp b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n + KiÓm tra ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a sæ c¸i vµ b¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt. + Tæng hîp sè liÖu lËp b¸o c¸o kÕ to¸n. Cã thÓ tãm t¾t b»ng s¬ ®å sau: S¬ §å Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc NhËt ký chung Sæ NK ®Æc biÖt Sæ NKC Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o kÕ to¸n Chøng tõ gèc Ghi hµng ngµy §èi chiÕu Ghi cuèi th¸ng Sæ (ThÎ) chi tiÕt B¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt *¦u ®iÓm khi ¸p dông h×nh thøc NKC: Nh­ vËy, so víi kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu theo h×nh thøc NKCT nÕu sö dông h×nh thøc NKC th× c«ng viÖc ghi chÐp sæ s¸ch sÏ ®¬n gi¶n vµ cô thÓ h¬n rÊt nhiÒu: - ViÖc ghi sè liÖu cña c¸c biÕn ®éng ph¸t sinh vµo sæ NKC t­¬ng tù nh­ ®Þnh kho¶n nªn kh«ng mÊy khã kh¨n. §ång thêi viÖc ph¶n ¸nh sè ph¸t sinh theo thêi gian sÏ gióp kÕ to¸n theo dâi, kiÓm tra khi ®èi chiÕu víi c¸c ho¸ ®¬n, chøng tõ gèc thuËn tiÖn. Cßn NKCT chØ dïng më cho mét tµi kho¶n hoÆc cã thÓ më cho mét sè tµi kho¶n cã néi dung kinh tÕ gièng nhau, cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi nhau. V× vËy mµ sè l­îng NKCT sÏ rÊt nhiÒu (Cã 10 mÉu NKCT vµ cã 10 B¶ng kª) nªn viÖc ghi chÐp, qu¶n lý chøng tõ sÏ vÊt v¶ h¬n. - Sö dông h×nh thøc NKCT kÕ to¸n ph¶i lËp b¶ng kª viÖc nµy kh«ng cã khi sö dông h×nh thøc NKC. -Víi viÖc ghi sæ NhËt ký chung cã sö dông song song víi sæ danh ®iÓm vËt liÖu th× c«ng viÖc kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu trë nªn ®¬n gi¶n rÊt nhiÒu víi c¸c phÇn mÒm kÕ to¸n cã s½n. Trªn ch­¬ng tr×nh Excell víi sæ NKC vµ sæ Danh ®iÓm vËt liÖu ta cã thÓ dïng c¸c c«ng thøc, lÖnh tÝnh ®Ó lËp ra B¶ng b¸o c¸o tån kho cuèi kú, B¶ng tæng hîp NhËp- XuÊt- Tån … (§· lËp cho ý kiÕn 1). Mét sè mÉu sæ cho h×nh thøc kÕ to¸n NKC : Ngoµi c¸c sæ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n nh­ h×nh thøc NKCT ( Sæ chi tiÕt TK 111, Sæ chi tiÕt TK 152…), h×nh thøc NKC cã 2 mÉu sæ chñ yÕu lµ Sæ NhËt ký chung vµ Sæ C¸i. MÉu sæ NhËt ký chung nh­ sau: C«ng ty Nhùa Hµ Néi MÉu sè: S05- SKT/DNN Ban hµnh theo QuyÕt ®Þnh sè 1177 TC/Q§/C§KT ngµy 23/12/1996 cña Bé Tµi chÝnh Sæ NhËt ký chung Th¸ng 12/ 2002 §VT: ®ång Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i TK Nî TK Cã Sè ph¸t sinh Ghi chó SH NT 1 2 3 4 5 6 7 8 1/12 3/12 8/12 12/12 12/12 17/12 ….. 22/12 26/12 1 2 3 4 5 11 12 2/12 8/12 12/12 12/12 17/12 22/12 25/12 Sè d­ ®Çu th¸ng Mua NVL chÝnh Mua NVL phô Mua lÎ Thanh to¸n Thanh to¸n …. Thanh to¸n Thanh to¸n 1521 1521 15211521… 1521 1331 1522 1522 1521 331 331 331 331 331 331 331 3313331 … 112 112 111 331 331 112 112 111 111 112 192.287.100 818.866.255 1.840.398.362 69.216.231 103.013.470 10.301.347 9.880.790 13.104.000 37.500.000 98.325.471 302.645.880 9.880.790 5.294.000 25.850.000 Cty Ho¸ chÊt Cty §· N½ng Cty T. Phong CtyTh¨ng Long Cty §µ N½ng CtyTh¨ng Long Anh Th¾ng Cty Ho¸ chÊt Cty §· N½ng CtyTh¨ng Long Anh Th¾ng Anh Th¾ng … …. Céng chuyÓn sang trang sau 1.284.532.260 Ngµy31 th¸ng12 n¨m 2002 Ng­êi ghi sæ (Ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Gi¸m ®èc (Ký, hä tªn, ®ãng dÊu) §èi víi c¸c ®èi t­îng cã sè nghiÖp vô ph¸t sinh nhiÒu, ®Ó ®¬n gi¶n vµ gi¶m bít khèi l­îng ghi sæ C¸i, kÕ to¸n cã thÓ më c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt (NhËt ký chuyªn dïng) ®Ó ghi c¸c nghiÖp vô liªn quan ®Õn ®èi t­îng ®ã. §Þnh kú hoÆc cuèi th¸ng, tuú thuéc khèi l­îng nghiÖp vô ph¸t sinh, kÕ to¸n tæng hîp c¸c sæ NhËt ký ®Æc biÖt, lÊy sè liÖu ®Ó ghi vµo sæ C¸i c¸c tµi kho¶n liªn quan sau khi ®· lo¹i trõ sè trïng l¾p do mét nghiÖp vô ®­îc ghi ®ång thêi vµo nhiÒu sæ NhËt ký ®Æc biÖt. C¸c ®èi t­îng th­êng ®­îc lËp NhËt ký ®Æc biÖt nh­: NhËt ký thu tiÒn (ghi Nî TK 111, 112 theo tõng lo¹i tiÒn), NhËt ký chi tiÒn (ghi Cã TK 111, 112 theo tõng lo¹i tiÒn), NhËt ký mua hµng (ghi Nî TK 152, 153, 156...®èi øng víi bªn Cã TK 331), NhËt ký b¸n hµng (ghi Cã TK 511, 512 ®èi øng víi bªn Nî TK 131). Cô thÓ vÝ dô nh­ ta lËp sæ NhËt ký thu tiÒn, NhËt ký chi tiÒn cña C«ng ty Nhùa Hµ Néi trong th¸ng 12/ 2002: Sæ nhËt kÝ thu tiÒn N¨m:2002 §VT: ®ång Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Ghi Nî TK Ghi Cã c¸c tµi kho¶n Sè hiÖu Ngµy 112 131 141 ... Tµi kho¶n kh¸c Sè tiÒn Sè hiÖu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 05/12 08/12 22/12 … 1 2 3 05/12 08/12 22/12 Sè trang tr­íc chuyÓn sang Rót TGNH Thu cña K. hµng Thu t¹m øng ..... Céng chuyÓn sang trang sau 111 111 112 111 8070000 11125463 217800970 572694500 180000 300000 ..... 12431540 15365400 Ngµy 31th¸ng 12 n¨m 2002 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc ®¬n vÞ (KÝ, hä tªn) (KÝ, hä tªn) (KÝ, hä tªn) sæ nhËt kÝ chi tiÒn N¨m:2002 §VT:®ång Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Ghi Cã TK Ghi Nî c¸c tµi kho¶n Sè hiÖu Ngµy 152 331 141 ... Tµi kho¶n kh¸c Sè tiÒn Sè hiÖu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 01/12 08/12 12/12 17/12 1 2 3 08/12 12/12 16/12 Sè trang tr­íc chuyÓn sang Mua NVL Thanh to¸n nî Chi t¹m øng ... Céng chuyÓn sang trang sau 111 111 112 111 9880790 19257368 98325471 18924182 100000 100000 ... 2987632 5986240 Ngµy 31th¸ng 12 n¨m 2002 Ng­êi ghi sæ KÕ to¸n tr­ëng Gi¸m ®èc ®¬n vÞ (KÝ, hä tªn) (KÝ, hä tªn) (KÝ, hä tªn) Sau khi ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh theo thêi gian vµo sæ NhËt ký chung hoÆc sæ NhËt ký ®Æc biÖt, kÕ to¸n lÊy sè liÖu ®Ó ghi vµo sæ CÊi. Sæ C¸i lµ sæ kÕ to¸n tæng hîp dïng ®Ó ghi chÐp c¸c nghiÖp vô kinh tÕ - tµi chÝnh trong niªn ®é kÕ to¸n. Mçi tµi kho¶n ®­îc më trªn mét trang sæ riªng. Sæ C¸i më cho c¶ 2 bªn Nî, Cã cña TK (cßn gäi lµ b¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh). Sau khi ®èi chiÕu sè liÖu gi÷a c¸c sæ s¸ch, kÕ to¸n tiÕn hµnh lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. VÒ nguyªn t¾c cã c¸c quan hÖ c©n ®èi sau: Tæng sè ph¸t sinh Nî (hoÆc Cã) cña tÊt c¶ c¸c TK ph¶n ¸nh trªn sæ NhËt ký = Tæng sè ph¸t sinh Nî (hoÆc Cã) cña tÊt c¶ c¸c TK ph¶n ¸nh trªn sæ C¸i = Tæng sè ph¸t sinh Nî (hoÆc Cã) cña tÊt c¶ c¸c TK ph¶n ¸nh trªn b¶ng c©n ®èi TK Tæng sè d­ nî (hoÆc cã) cuèi kú cña tÊt c¶ c¸c TK ph¶n ¸nh trªn sæ C¸i = Tæng sè d­ nî (hoÆc cã) cña tÊt c¶ c¸c TK ph¶n ¸nh trªn b¶ng c©n ®èi TK Sau ®©y lµ 1 sè sæ C¸i trong th¸ng 12/2002 t¹i c«ng ty Nhùa Hµ Néi: C«ng ty Nhùa Hµ Néi Sæ C¸i N¨m: 2002 Tªn Tµi kho¶n: TiÒn mÆt Sè hiÖu: 111 §VT: ®ång Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang sæ NKC Sè hiÖu TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè hiÖu Ngµy th¸ng Nî Cã 1 2 3 4 5 6 7 8 05/12 08/12 11/12 22/12 1 2 3 4 04/12 08/12 10/12 22/12 Sè trang tr­íc chuyÓn sang ... Céng chuyÓn sang trang sau 112 131 112 141 99412645 8070000 187245000 187000 …. 68927500 1643957562 542687000 Ngµy….th¸ng….n¨m….. Ng­êi ghi sæ (Ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Gi¸m §èc (Ký, hä tªn) C«ng ty Nhùa Hµ Néi Sæ C¸i N¨m: 2002 Tªn Tµi kho¶n: TiÒn göi ng©n hµng Sè hiÖu: 112 §VT: ®ång Ngµy th¸ng ghi sæ Chøng tõ DiÔn gi¶i Trang sæ NKC Sè hiÖu TK ®èi øng Sè ph¸t sinh Sè hiÖu Ngµy Nî Cã 1 2 3 4 5 6 7 8 03/12 17/12 26/12 1 2 3 03/12 17/12 26/12 Sè trang tr­íc chuyÓn sang ..... Céng chuyÓn sang trang sau 152 331 331 …. 12472000 103013470 302645880 25850000 6995015352 4149467330 Ngµy.…th¸ng….n¨m…. Ng­êi ghi sæ (Ký, hä tªn) KÕ to¸n tr­ëng (Ký, hä tªn) Gi¸m §èc (Ký, hä tªn) Bªn c¹nh ®ã, hiÖn nay phßng Tµi vô cña C«ng ty cã 6 ng­êi víi 2 m¸y vi tÝnh vµ ®ang x©y dùng mét phÇn mÒn kÕ to¸n riªng phï hîp víi tr×nh ®é n¨ng lùc vµ c«ng viÖc qu¶n lÝ cña C«ng ty. ChÝnh v× vËy C«ng ty nªn ®Èy nhanh viÖc ¸p dông toµn bé b»ng kÕ to¸n m¸y. Bëi v× khi sö dông kÕ to¸n m¸y c¸c phÇn mÒm ®· ®­îc cµi ®Æt s½n cã thÓ tù ®éng kÕt chuyÓn sè d­ sè ph¸t sinh vµo c¸c TK t­¬ng øng mét c¸ch nhanh chãng. Ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng ho¸ toµn bé qu¸ tr×nh xö lý, l­u tr÷, b¶o qu¶n chøng tõ. NhiÖm vô cña kÕ to¸n lµ chØ viÖc nhËp sè liÖu tõ c¸c chøng tõ gèc vµo m¸y sao cho chÝnh x¸c. ViÖc h¹ch to¸n b»ng m¸y vi tÝnh sÏ gi¶m bít khèi l­îng ghi chÐp, kh¶ n¨ng chÝnh x¸c cña c¸c sè liÖu kÕ to¸n cao. kÕt luËn §èi víi mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt nh­ C«ng ty Nhùa Hµ Néi, ®Ó cã ®­îc thµnh c«ng trong nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh hiÖn nay thËt kh«ng ®¬n gi¶n chót nµo. Ngµy cµng nhiÒu c¸c doanh nghiÖp ra ®êi d­íi nhiÒu h×nh thøc kh¸c nhau ®iÒu nµy dÉn ®Õn søc c¹nh tranh gi÷a c¸c doanh nghiÖp trªn thÞ tr­êng cµng lín, v× vËy gi¸ thµnh s¶n phÈm ®· trë thµnh mét yÕu tè quan träng trong c¹nh tranh. Nguyªn, vËt liÖu lµ mét trong ba yÕu tè c¬ b¶n kh«ng thÓ thiÕu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm ë bÊt kú mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt nµo. T¹i c«ng ty Nhùa Hµ Néi, chi phÝ NVL chiÕm tØ träng kh¸ lín trong gi¸ thµnh s¶n phÈm (kho¶ng 50-60% tuú lo¹i s¶n phÈm). ChÝnh v× vËy c«ng t¸c kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu cã ý nghÜa rÊt lín ®èi víi c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh cña C«ng ty. Th«ng qua viÖc ®i s©u ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh qu¶n lý vµ sö dông vËt liªu mµ c«ng t¸c kÕ to¸n tµi chÝnh nãi chung vµ kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu nãi riªng cña C«ng ty ®· cã nhiÒu biÖn ph¸p h÷u hiÖu nh»m ngµy mét hoµn thiÖn h¬n. Qua mét thêi gian thùc tËp t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi, dùa trªn nh÷ng kiÕn thøc ®· tÝch luü ®­îc tõ nhµ tr­êng vµ sù gióp ®ì tËn t×nh cña c¸c CBCNV phßng Tµi vô cña C«ng ty. Em ®· nhËn thøc râ ®­îc mèi quan hÖ mËt thiÕt vµ nh÷ng ®iÓm kh¸c nhau gi÷a kiÕn thøc lý luËn ®· ®­îc häc ë tr­êng víi thùc tÕ trong ho¹t ®éng h¹ch to¸n kinh tÕ cô thÓ lµ kÕ to¸n NVL t¹i C«ng ty vµ thÓ hiÖn trong b¶n kho¸ luËn tèt nghiÖp nµy. B¶n kho¸ luËn ®· ®¹t ®­îc nh÷ng thµnh c«ng chÝnh sau ®©y: - HÖ thèng ho¸ ®­îc nh÷ng lý luËn c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu. -Tr×nh bµy ®­îc thùc tr¹ng kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu cña C«ng ty Nhùa Hµ Néi. -Trªn c¬ së nh÷ng nhËn xÐt cña nh­îc ®iÓm vÒ kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty Nhùa Hµ Néi ®· ®Ò xuÊt 3 kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn viÖc kÕ to¸n nguyªn, vËt liÖu t¹i C«ng ty. Do thêi gian thùc tËp, nghiªn cøu còng nh­ kh¶ n¨ng vµ kinh nghiÖm thùc tÕ cã h¹n, cho nªn kho¸ luËn nµy kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Em rÊt mong nhËn ®­îc sù ®ãng gãp cña thÇy c« gi¸o, c¸c c« chó c¸n bé trong C«ng ty ®Ó bµi viÕt hoµn thiÖn h¬n. Mét lÇn n÷a, em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù h­íng dÉn tËn t×nh cña thÇy gi¸o- TS. Phan Träng Phøc, c¶m ¬n sù chØ b¶o cña c¸c CBCNV phßng Tµi vô C«ng ty Nhùa Hµ Néi cïng c¸c b¹n ®· gióp ®ì em hoµn thµnh bµi kho¸ luËn tèt nghiÖp nµy. Hµ Néi, ngµy 10 th¸ng 7 n¨m 2003. Sinh viªn Xu©n Thu HiÒn