Khóa luận Kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị

ường hợp nhằm xây dựng dự toán để phục vụ quyết định quản trị thì lấy đơn giá thị trường bởi vì lấy đơn giá thị trường để lập nên định mức giá sẽ giúp cho nhà quản trị có những thông tin sát thực với thị trường hơn nhất là trong những năm qua đặc biệt là trong thời gian qua giá cả của các loại nguyên vật liệu không ngừng tăng lên, điều này sẽ giúp các nhà quản trị có những quyết định đúng đắn và kịp thời. Mặt khác đơn giá do Bộ Xây Dựng quy định năm 1999 thì đã lỗi thời và chỉ nhằm để phục vụ cho việc xây dựng dự toán dự thầu không thích hợp cho việc ra quyết định của các nhà quản trị vì vậy nên ta lấy đơn giá thị trường nhằm xây dựng bảng định mức giá để phục vụ việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Thông tin để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là: - Khối lượng công trình, hạng mục công trình lấy ở phòng kế hoạch của công ty. - Định mức tiêu hao nguyên vật liệu do Nhà nước ban hành. - Đơn giá nguyên vật liệu dự kiến bình quân. Vậy chi phí vật liệu trong đơn giá dự thầu được tính theo công thức: VL = ∑ ĐMVL(i) GVL(i) Trong đó: ĐMVL(i) : định mức vật liệu i GVL(i): giá một đơn vị tính loại vật liệu i theo mặt bằng thống nhất trong hồ sơ mời thầu (giá vật liệu đến chân công trình do nhà thầu tự xác định). Chi phí nhân công trực tiếp. Cơ sở để lập chi phí nhân công trực tiếp là: - Cấp bậc thợ bình quân cho từng loại công việc dựa theo sự biên chế của các tổ, đội đã được kiểm nghiệm qua nhiều công trình. - Đơn giá nhân công được phòng tổ chức hành chính cung cấp. - Định mức ngày công do phòng kế hoạch kỹ thuật cung cấp. Chi phí nhân công trực tiếp được xác định theo công theo công thức: NC = ∑ ĐMNC(i) GNC(i) Trong đó: ĐMNC(i): định mức ngày công của bậc nhân công i GNC(i): đơn giá nhân công theo từng bậc i Chi phí máy thi công. Chi phí sử dụng máy thi công trong đơn giá dự thầu được lập trên cơ sở: - Định mức sử dụng ca máy của từng loại máy do phòng kế hoạch kỹ thuật cung cấp. - Giá dự toán ca máy của từng loại máy do phòng tài chính kế toán lập. Chi phí sử dụng máy thi công được xác định theo công thức: M = ∑ ĐMm(i) Gm(i) Trong đó: ĐMm(i) : định mức sử dụng ca máy của loại máy thứ i Gm(i) : giá dự toán ca máy của loại máy thứ i Chi phí sản xuất chung. Trích bảng tính đơn giá dự thầu cho hạng mục công việc bê tông dầm cầu M450 đá 1* 2 của hạng mục công trình cầu Km 4+76.62 tuyến đường tỉnh 70. Đơn vị tính Định mức Đơn giá (đồng) Thành tiền (1000 đ) A. Vật liệu 1.258.160 - Vữa BT M450 đá 1*2 m3 1,015 622.828 632.171 + Xi măng PC40 Kg 504 828 417.219 + Cát vàng m3 0,4704 40.702 19.146 + Đá dăm 1*2 m3 0,84525 129.889 109.789 + Nước m3 190 3 570 + Phụ gia dẻo hoá Kg 5,04 15.100 76.104 - Vật liệu khác % 0,5 6.322 3.161 B. Nhân công 157.291 Nhân công bậc 4/7 Công 5,1 30.841 157.291 C. Máy thi công 40.476 - Máy trộn 2501 Ca 0,120 108.787 13.054 - Máy đầm dùi 1.5 KW Ca 0,280 42.325 11.851 - Máy đầm bàn 1 KW Ca 0,280 36.753 10.291 - Máy khác % 15,000 352 5.279 Cộng chi phí trực tiếp T VL+NC+M 1.455.927 Chi phí vật liệu VL VL 1.258.160 Chi phí nhân công NC NC*1,46 229.645 Chi phí máy M M*1,07 43.309 Chi phí nhân công chung C NC*64% 100.666 Thu nhập chịu thuế tính trước L (T+C)*6% 93.396 Giá xây lắp trước thuế Z T+C+L 1.649.989 Thuế GTGT đầu ra VAT Z*10% 166.649 Giá tổng hợp sau thuế D Z+VAT 1.833.138 Chi phí khác K D*3,5% 64.160 Đơn giá dự thầu G D+K 1.897.298 Trong đó: Chi phí nhân công chung NC *64% được quy định tại thông tư 09/2000/TT-BXD ngày 17 tháng 7 năm 2000 hay tại thông tư 04/2005/TT-BXD ngày 01 tháng 04 năm 2005. Trích bảng tổng hợp đơn giá dự thầu công trình Cầu Rơ Loang BẢNG TỔNG HỢP ĐƠN GIÁ DỰ THẦU STT HẠNG MỤC CÔNG TRÌNH Đơn vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền Hệ dầm BTCT DƯL L=9m 189.380.976 1 BT Dầm DUL M450 đá 1*2 m3 33,00 1.833.137,69 60.493.544 2 Ván khuôn thép đúc dầm (Dầm bản) m2 204,00 121.014,88 24.687.036 3 Cốt thép dầm d<= 18mm Tấn 1,918 10.870.602,30 20.846.554 4 Cốt thép dầm d>18mm Tấn 0,244 10.870.602,30 2.655.688 5 BT dầm ngang + mối nối M400 m3 3,600 920.980,97 3.315.531 6 Lắp đặt ống nhựa m 172,00 77.456,03 13.322.437 7 Cáp thép dầm DUL kéo trước Tấn 1,736 14.979.702,26 26.004.763 8 Cẩu dầm từ bãi chứa ra vị trí cầu Dầm 10,00 732.570,40 7.325.704 9 Nâng hạ dầm cầu Dầm 10,00 1.146.775,80 11.467.758 10 Kích hạ dầm đặt hoàn chỉnh Dầm 10,00 1.926.196,08 19.261.961 Giai đoạn thi công công trình, hạng mục công trình. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Dựa vào kế hoạch thi công cụ thể vạch ra trong thời gian nhất định cùng dự toán về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp người quản lý vật tư sẽ cung cấp vật tư cho các đội. Các đội có nhiệm vụ kiểm soát việc sử dụng nguyên vật liệu phù hợp với định mức. Vật liệu chính xuất dùng cho các công trình, hạng mục công trình được kế toán hạch toán trực tiếp vào từng đối tượng sử dụng theo giá thực tế của từng loại vật liệu. Hàng ngày, căn cứ vào phiếu xuất kho hay phiếu chi tiền mua vật tư sử dụng trực tiếp cho sản xuất không qua nhập kho kế toán sẽ ghi vào sổ chi tiết TK 152 theo từng loại vật liệu. Quy trình xuất kho vật tư: Người có Thủ kho Trưởng bộ phận Thủ kho Kế toán nhu cầu vật tư cung ứng Đề nghị Lập PXK Ký PXK Xuất kho Ghi sổ xuất vật tư Mỗi bộ phận đều có các báo cáo để theo dõi hoạt động tại bộ phận và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu kế toán quản trị CPNVLTT. Khi xuất nguyên vật liệu, thủ kho và kế toán đều phản ánh vào sổ chi tiết vật tư. Tại kho sổ chi tiết vật tư có thể là các thẻ kho. Việc xuất vật tư phải căn cứ vào định mức vật tư do Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật thực hiện. Khi nhận được vật tư, các bộ phận phản ánh vào bảng kê tình hình thực hiện định mức nguyên vật liệu. BẢNG KÊ TÌNH HÌNH THỰC HIỆN ĐỊNH MỨC NGUYÊN VẬT LIỆU STT Vật tư ĐVT Định mức Thực nhận Đã sử dụng Còn lại Chênh lệch (thực tế và định mức) Ghi chú 1 Xi măng… Tấn 200 200 180 20 +20 2 Cát m3 350 350 360 10 -10 3 Thép Tấn 500 500 500 0 0 …. ……. …… Qua bảng kê tình hình thực hiện định mức nguyên vật liệu trực tiếp ở trên ta có: Kết quả so sánh biến động giữa thực hiện và định mức được đánh giá như sau: Nhìn chung, kết quả âm hoặc bằng 0 tức thực hiện < định mức hoặc thực tế = định mức. Điều này thể hiện tình hình thực hiện định mức NVLTT tốt, đảm bảo thực hiện đúng định mức. Cuối kỳ kế toán sẽ kiểm tra và tiến hành thanh quyết toán với các đội và lên báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP QUÝ I/2007 TK ghi Có TK ghi Nợ TK152 NVL chính TK 152 NVL phụ Tổng cộng TK 621: CPNVLTT 1.389.913.478 94.479.404 1.484.392.882 Cầu Rơ Loang 575.131.615 38.973.910 614.105.525 Cầu Khoá Bảo 814.781.863 55.505.494 870.287.357 Tuy nhiên cũng cần kiểm soát việc mua vật tư về chuyển thẳng đến đội thi công không qua khâu kiểm nghiệm chất lượng vật tư không được đảm bảo dẫn đến chất lượng công trình bị giảm sút. Bên cạnh đó vật tư xuất có thể không dùng hoặc dùng không hết mà vẫn hạch toán toàn bộ vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. 2.2 Chi phí nhân công trực tiếp Đối với công nhân trực tiếp xây lắp công ty trả lương theo khối lượng công việc thực hiện trong tháng. Đơn giá khoán nội bộ do công ty giao khoán với các tổ, đội thi công. Theo đó, cuối tháng căn cứ vào bảng khối lượng công việc hoàn thành được kỹ thuật công trình nghiệm thu xác định, có xác nhận của chỉ huy công trường gửi về phòng tài vụ, kế toán lập bảng tính lương. Trong tháng 3 quý I có khối lượng thực hiện công việc đối với công nhân trực tiếp xây lắp BẢNG NGHIỆM THU KHỐI LƯỢNG THỰC HIỆN THÁNG 03/2007 Công trình, hạng mục công trình ĐVT Khối lượng Đơn giá nhân công Thành tiền Công trình Cầu Rơ Loang 146.060.747,1 Cốt thép CT5 0> 18 Kg 50.142 513 25.722.846 Cốt thép CT5 10 = <0<=18 Kg 9.856 570 5.617.920 Cốt thép CT3 0< 10 m3 113 801 90.513 Đá hộc xếp khan m3 1,2 64.18 7.701,6 Đá xô bổ, đá dăm, sỏi m3 312,26 80.840 25.243.098,4 Đá hộc xây, vữa xi măngM100 m3 1.188,72 75.189 89.378.668,08 Đối với công nhân vận hành máy thi công, công ty áp dụng phương pháp trả lương theo ca máy hoạt động thực tế. Cuối tháng, kế toán sẽ căn cứ vào bảng theo dõi số ca máy hoạt động lập bảng tính lương. Số ca máy hoạt động tại công trình Cầu Rơ Loang BẢNG TỔNG HỢP SỐ CA MÁY HOẠT ĐỘNG THÁNG 03/2007 Công trình, hạng mục công trình ĐVT Số ca Đơn giá Thành tiền Công trình Cầu Rơ Loang Ca 262 19.153.436 Ô tô tải Ca 78 65.976,2 5.146.144 Máy hàn Ca 22 125.333 2.757.326 Máy đào Ca 56 63.571,4 3.559.998 Xe cẩu Ca 64 60.071 3.841.088 Máy ủi Ca 42 91.640 3.848.880 Cuối quý căn cứ vào bảng tính lương của các công trường, kế toán lên bảng tổng hợp lương và phân bổ vào chi phí nhân công trực tiếp từng công trình. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP QUÝ I/2007 TK ghi Có TK ghi Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Tổng cộng Lương công nhân xây lắp Lương thợ vận hành Chi phí nhân công thuê ngoài TK 622: CPNCTT 614.349.828 104.907.118 719.256.946 CT Cầu Rơ Loang 537.396.097 88.199.442 625.595.539 CT Cầu Khoá Bảo 76.953.731 16.707.676 93.661.407 2.3 Chi phí máy thi công. Hiện nay công ty không tổ chức đội thi công cơ giới riêng mà tại mỗi công trường đều có xe máy hoạt động. Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu chi tiền kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 623. Cuối kỳ kế toán lên bảng tổng hợp chi phí máy thi công. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ MÁY THI CÔNG Nội dung CT Cầu Rơ Loang CT Cầu Khoá Bảo Tổng cộng Chi phí vật liệu 93.547.800 3.546.900 97.094.700 Chi phí dụng cụ 16.582.796 1.200.000 17.782.796 Chi phí khấu hao MTC 340.519.420 47.371.507 387.890.927 Dịch vụ mua ngoài Chi phí khác bằng tiền 1.163.545 254.000 1.417.545 TỔNG 451.813.561 52.372.407 504.185.968 Dựa vào hồ sơ tổ chức thiết kế thi công mà công ty bố trí xe, máy thi công phù hợp để kiểm soát chi phí máy thi công. Chi phí sản xuất chung. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán vào sổ chi tiết TK 627. Cuối kỳ kế toán tập hợp chi phí sản xuất chung phát sinh trong kỳ, lập bảng tổng hợp chi phí sản xuất chung. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Nội dung chi phí TK ghi Nợ Số tiền Chi phí nhân viên phân xưởng. Chi phí vật liệu. Chi phí dụng cụ sản xuất Chi phí khấu hao TSCĐ Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác. TK 6271 TK 6272 TK 6273 TK 6274 TK 6277 TK 6278 89.733.064 108.265.591 84.088.288 102.333.052 64.994.318 10.559.504 TỔNG CỘNG 459.964.817 Tại công ty chi phí sản xuất chung cuối kỳ được phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp vào các công trình đang thi công. BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG Công trình Chi phí NCTT Tỷ lệ phân bổ chi phí SXC Chi phí SXC phân bổ Cầu Rơ Loang Cầu Khoá Bảo 625.595.539 93.661.407 0,6395 0,6395 400.068.347 59.896.470 TỔNG 719.256.946 459.964.817 Để kiểm soát chi phí sản xuất chung công ty thực hiện phương pháp là so sánh chi phí sản xuất chung thực tế và kế hoạch theo từng yếu tố chi phí, qua đó phát hiện những biến động bất thường và có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Từ các bảng tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh kế toán lên bảng tổng hợp chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ để làm căn cứ tính giá thành sản phẩm. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ PHÁT SINH TK 621 TK 622 TK 623 TK 627 TỔNG Cầu Rơ Loang 614.105.525 625.595.539 451.813.561 400.068.347 2.091.582.972 Cầu Khoá Bảo 870.287.357 93.661.407 52.372.407 59.896.470 1.076.217.641 TỔNG 1.484.392.882 719.256.946 504.185.968 459.964.817 3.167.800.613 Ở công ty việc xây dựng công trình được quy định tính toán sau mỗi quý và được tiến hành nghiệm thu bàn giao cho chủ đầu tư. Như vậy, sản phẩm xây lắp dở dang chính là tổng chi phí thực tế phát sinh từ khi khởi công đến thời điểm đánh giá sản phẩm dở dang. Theo số liệu tập hợp trong kỳ kế toán lập bảng tính giá thành cho công trình BẢNG TÍNH GIÁ THÀNH Công trình Cầu Rơ Loang Chi phí dở dang đầu kỳ Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ Tổng chi phí phát sinh trong kỳ Tổng giá thành Chi phí NVLTT Chi phí NCTT Chi phí MTC Chi phí SXC 2.829.393.041 614.105.525 625.595.539 451.813.561 400.068.347 2.091.582.972 4.920.976.013 PHẦN III: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG TỔNG HỢP QUẢNG TRỊ. NHẬN XÉT CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY. 1. Nhận xét công tác kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí ở công ty cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị. - Về tổ chức luân chuyển chứng từ: Nhìn chung việc tổ chức luân chuyển chứng từ ở công ty đã thực hiện tốt đáp ứng yêu cầu quản lý chi phí sản xuất của công ty. Tuy nhiên phiếu yêu cầu nguyên vật liệu thường viết tay nên không rõ ràng ảnh hưởng đến kiểm soát chi phí. - Về hạch toán chi phí sản xuất: Công ty đã thực hiện tốt việc tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất. Trên cơ sở chi phí sản xuất được tập hợp cung cấp kịp thời những số liệu về các khoản mục chi phí, cung cấp các báo cáo về chi phí sản xuất cho lãnh đạo theo định kỳ. Tuy nhiên việc xác định đối tượng tập hợp chi phí chưa được chặt chẽ ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí. Để thu nhận và sử dụng thông tin nhanh chóng, kịp thời phục vụ việc ra quyết định tài chính, quyết định đầu tư thì điều quan trọng là phải nhận diện, thu nhận và xử lý các thông tin liên quan đến chi phí. Tuy nhiên tại công ty CPXDTH Quảng Trị thì chỉ mới dừng lại ở việc thu nhận và tập hợp chi phí thông thường (có nghĩa là chỉ mới dừng lại ở việc tập trung phân loại và tập hợp chi phí theo khoản mục, theo yếu tố chi phí) phục vụ cho việc tính giá thành và lập báo cáo chi phí sản xuất một cách đơn giản chứ chưa thực hiện việc phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo yêu cầu kế hoạch, kiểm tra và ra các quyết định kinh doanh, vì vậy các nhà quản trị không có các thông tin về chi phí cố định, chi phí biến đổi, chi phí chìm, chi phí cơ hội ... để có sự lựa chọn phương án kinh doanh có lợi, lựa chọn các dự án, các công trình để thấy được sự biến động của chi phí và tìm cách giảm chi phí nâng cao lợi nhuận. - Về lập dự toán chi phí sản xuất: Công ty chỉ tổ chức lập dự toán chi phí một lần khi đấu thầu mà các yếu tố cấu thành giá luôn biến động do thời gian thi công dài, như vậy sẽ không thể kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ. - Về tổ chức thực hiện: Hiện nay công ty vẫn chú trọng đến kế toán tài chính chưa đi sâu và lĩnh vực kế toán quản trị để cung cấp thông tin cho các nhà quản trị. Công tác kế toán chi tiết tại công ty chỉ mới dừng lại ở việc cung cấp thông tin để lập BCTC. Đối với chi phí QLDN tại công ty chưa có sự phân định chúng thành biến phí và định phí theo mức độ hoạt động ở từng thời kỳ. Ngoài cung cấp những báo cáo về chi phí sản xuất cho lãnh đạo, công ty chưa cung cấp được những bảng phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến biến động chi phí. Như vậy người lãnh đạo công ty sẽ khó khăn trong việc kiểm tra chi phí và ra quyết định. 2. Sự cần thiết tổ chức lại kế toán quản trị thông tin phục vụ kiểm soát chi phí ở công ty. Trong nền kinh tế thị trường mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Muốn vậy nhà quản trị phải quản lý doanh nghiệp một cách có hiệu quả. Để làm được điều này thì nhu cầu thông tin càng trở nên đa dạng và bức thiết. Bởi vì thông tin là “chất kích thích” cho việc quản lý hoạt động. Nếu thiếu thông tin vững chắc thì nhà quản lý sẽ không làm được gì cả. Do đó đòi hỏi các kênh thông tin phải trải dài trong nội bộ doanh nghiệp đảm bảo cho các thông tin được truyền đi, đến những nơi cần thiết. Nếu không có những kênh thông tin nhà quản lý doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thực hiện chức năng của mình như: - Quá trình lập kế hoạch: Các nhà quản trị công ty Cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị thường lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn để xây dựng các mục tiêu cần đạt được và vạch ra các bước thực hiện để đạt mục tiêu. Kế hoạch mà các nhà quản lý lập thường dưới dạng dự toán. Như vậy, dự toán rất quan trọng với nhà quản lý, việc xây dựng kế hoạch hợp lý cho các mục tiêu tương lai trong điều kiện doanh nghiệp vừa chuyển sang công ty cổ phần là vấn đề sống còn của công ty. Để việc lập kế hoạch của nhà quản trị thực hiện tốt, có hiệu quả, hiệu lực, tính khả thi cao thì chúng phải dựa trên những thông tin hợp lý có cơ sở. - Tổ chức thực hiện: Trong chức năng tổ chức thực hiện của các nhà quản lý Công ty Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Quảng Trị thường tìm cách kết hợp tốt nhất nhân tố con người với các nguồn lực sẵn có của công ty để các mục tiêu đề ra sẽ được thực hiện với hiệu quả cao nhất. Để làm tốt chức năng này nhà quản trị cũng cần có nhu cầu về thông tin. Kế toán sẽ cung cấp thông tin cho những tình huống khác nhau của các phương án khác nhau để nhà quản trị có thể xem xét đề ra quyết định đúng đắn nhất trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh sử dụng có hiệu quả hơn 400 nhân viên trong công ty mang lại thu nhập cho những thành viên trong công ty một cách cao nhất. - Quá trình kiểm tra đánh giá: Sau khi triển khai thực hiện kế hoạch thì bước tiếp theo nhà quản lý kiểm tra đánh giá quá trình thực hiện. Phương pháp kiểm tra đánh giá thường sử dụng là phương pháp so sánh. Do vậy nhà quản lý cần được cung cấp những báo cáo thực hiện lập dưới dạng so sánh giữa số liệu thực hiện với số liệu dự toán để nhà quản trị từ đó phát hiện ra những sai lệch giữa kết quả và mục tiêu đề ra. Điều này giúp nhà quản trị nhận diện ra những vấn đề còn tồn tại cần có tác động của nhà quản lý. Xuất phát từ những vấn đề nêu trên cho thấy nhu cầu thông tin của kế toán thật sự quan trọng và có vai trò quan trọng cho nhà quản lý cũng như các bộ phận khác. Do đó vấn đề đặt ra là để có những thông tin thích hợp phục vụ cho nhà quản trị thì cần thiết phải tổ chức lại thông tin tại công ty Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Quảng Trị nhằm cung cấp được những thông tin thích hợp phục vụ cho nhà quản trị. II. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ THÔNG TIN PHỤC VỤ KIỂM SOÁT CHI PHÍ Ở CÔNG TY. Về tổ chức luân chuyển chứng từ. Do địa bàn sản xuất của công ty rất rộng, các công trình ở xa bộ phận quản lý hơn nữa việc thu mua vật tư thường được thực hiện ở nơi thi công công trình nên chứng từ còn chậm ảnh hưởng đến việc quản lý và cung cấp thông tin cho nhà quản lý. Vì vậy, việc đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để làm căn cứ ghi sổ kế toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ về việc kiểm tra, giám sát của kế toán đối với việc ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu là cần thiết nhằm hạn chế được sự thiếu trung thực của việc thu nhận thông tin vào chứng từ. Để hạn chế điều này cần thiết phải tổ chức lại hệ thống thu thập thông tin và yêu cầu các tổ, đội cần chuyển chứng từ về công ty trong vòng ba đến bốn ngày. Trong hoạt động xây lắp công trình, nguyên vật liệu trực tiếp được coi là khoản mục hao phí lớn nhất trong giá thành sản phẩm xây dựng, do vậy kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ngay từ ban đầu là hết sức cần thiết. Khi phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu người có trách nhiệm viết phiếu yêu cầu nguyên vật liệu. Ở công ty phiếu yêu cầu nguyên vật liệu thường viết tay nên không rõ ràng do vậy đề nghị cần có mẫu về phiếu yêu cầu nguyên vật liệu như sau: PHIẾU YÊU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU Ngày yêu cầu: 15 / 02 / 2007 Đội: 3 Mô tả: Công việc: Loại nguyên vật liệu Mã số Đơn vị tính Số lượng Thành tiền A 468 Tấn 50 Chữ ký người yêu cầu Chữ ký người quản lý Ngày 17 / 02 / 2007 Nguyễn Văn A Trần Văn B Nếu được áp dụng tốt các phiếu này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát việc sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả hơn thông qua trung tâm quản lý chi phí. Nếu doanh nghiệp chưa đủ điều kiện để thực hiện các phiếu này cho tất cả các nguyên vật liệu thì áp dụng cho các nguyên vật liệu quan trọng nhất. Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu sẽ được đưa đến phòng Kế hoạch – kỹ thuật để duyệt số lượng nguyên vật liệu xuất kho. Bộ phận này sẽ xem xét và quyết định số lượng nguyên vật liệu xuất kho ghi vào phiếu xuất kho ở cột thực xuất. Để phê chuẩn số lượng nguyên vật liệu xuất kho bộ phận đảm nhiệm sẽ căn cứ vào hồ sơ kỹ thuật và định mức nguyên vật liệu trong dự toán ban đầu. Sau đó, phiếu xuất kho này sẽ được chuyển sang trong phòng Kế toán tài chính. Bộ phận này sẽ xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu xuất kho để xuất nguyên vật liệu. PHIẾU XUẤT KHO Số 24 Họ và tên người nhận: Nguyễn Văn A Lý do xuất kho : Công trường 7- Cầu Rơ Loang ĐT 610 Xuất tại kho : FN 39/ 04 STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng Hoàng Thạch A468 Tấn 50 48 672.727,25 32.290.908 Cộng 32.290.908 Tổng tiền (viết bằng chữ): Ba mươi hai triệu hai trăm chín mươi nghìn chín trăm linh tám đồng y. Thủ trưởng Phụ trách Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị kỹ thuật kế toán (ký) (ký) (ký) (ký) (ký) Thủ kho sẽ theo dõi nguyên vật liệu xuất kho về mặt số lượng. Bộ phận kế toán sẽ theo dõi nguyên vật liệu xuất kho cả về số lượng lẫn giá trị. Ta có trình tự luân chuyển của phiếu xuất kho: Các đội Bảng kê ghi Nợ TK 621 Phiếu yêu cầu nguyên vật liệu phiếu xuất kho Phòng kế hoạch-kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Sổ chi tiết Bảng tổng hợp vật tư Về hạch toán chi phí. Xuất nhiên liệu cho máy hoạt động. Khi xuất nhiên liệu phục vụ cho công tác xây lắp, mặc dù có theo dõi riêng phần nhiên liệu xuất dùng cho hoạt động của máy thi công và phần nhiên liệu cho các hoạt động khác nhưng công ty chưa áp dụng phương pháp dựa vào số ca máy hoạt động thực tế để xác định chi phí nhiên liệu cho máy, điều này ảnh hưởng không tốt đến công tác quản lý vật tư cũng như tính chính xác của công tác hạch toán chi phí sản xuất. Ta biết mỗi loại máy thi công trên hồ sơ thiết kế luôn có định mức tiêu hao nhiên liệu, có thể căn cứ vào đó để xây dựng định mức nhiên liệu cho từng máy. Vì vậy đề xuất hàng tháng kế toán căn cứ nhật trình máy hoạt động theo số ca máy thực tế hoạt động tính ra số nhiên liệu thực tế tiêu hao cho máy. Từ đó công ty áp dụng hình thức khoán nhiên liệu theo ca máy thực tế hoạt động, như thế vừa đảm bảo cho yêu cầu quản lý nhiên liệu góp phần giảm thất thoát nhiên liệu, vừa đảm bảo tính chính xác trong việc tính chi phí. BẢNG TỔNG HỢP NHIÊN LIỆU THEO CA MÁY HOẠT ĐỘNG QUÝ I/2007 Công trình ĐVT Số ca máy Định mức (1/ca) Khối lượng Thành tiền nhiên liệu chính Thành tiền nhiên liệu phụ Tổng cộng Cầu Rơ Loang Ô tô tải Ca 78 24 1.872 13.104.400 3.931.200 17.035.600 Máy hàn Ca 22 5 110 770.000 231.000 1.001.000 Máy đào Ca 56 31,5 1.764 12.348.000 3.704.400 16.052.400 Xe cẩu Ca 64 28 1.792 12.544.000 3.763.200 16.307.200 Máy ủi Ca 42 31,5 1.323 9.261.000 2.778.300 12.039.300 2.2 Tách lương thợ vận hành máy ra khỏi chi phí nhân công trực tiếp. Do tại công trường tiền lương thợ vận hành máy được lập chung trong bảng lương của toàn bộ công trình, khi hạch toán chi phí nhân công kế toán không tách riêng chi phí nhân công vận hành máy nên rất khó kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp cũng như lương thợ vận hành máy. Vì vậy, khi lập bảng lương cần tách riêng lương bộ phận vận hành máy để vừa dễ theo dõi vừa dễ kiểm tra khi cần thiết. Dựa vào bảng tính lương của công trường và bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp ta tách phần chi phí nhân công thợ vận hành máy ra khỏi chi phí nhân công trực tiếp và hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công. Để phản ánh chi phí sử dụng máy thi công công ty nên mở thêm tài khoản cấp 2 là TK 6231 “Chi phí nhân công vận hành máy”. BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ MÁY THI CÔNG Nội dung TK chi tiết CT Cầu Rơ Loang CT Cầu Khoá Bảo Tổng cộng Chi phí nhân công 6231 48.199.442 6.707.676 54.907.118 Chi phí vật liệu 6232 93.547.800 3.546.900 97.094.700 Chi phí dụng cụ 6233 16.582.796 1.200.000 17.782.796 Chi phí khấu hao MTC 6234 340.519.420 47.371.507 387.890.927 Dịch vụ mua ngoài 6237 Chi phí khác bằng tiền 6238 1.163.545 254.000 1.417.545 TỔNG 500.013.003 59.080.083 559.093.086 Ta có chi phí nhân công trực tiếp của quý I/ 2007 BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP QUÝ I/ 2007 TK ghi Có TK ghi Nợ TK 334: Phải trả công nhân viên Tổng cộng Lương công nhân xây lắp Chi phí nhân công thuê ngoài TK 622: CPNCTT 384.349.828 384.349.828 CT Cầu Rơ Loang 337.396.097 337.396.097 CT Cầu Khoá Bảo 46.953.731 46.953.731 2.3 Về hoạch định chi phí. Do công ty lập dự toán chi phí khi đấu thầu và khi trúng thầu chỉ lập lại dự toán cho một số hạng mục có khối lượng lớn như vậy sẽ không kiểm soát chi phí một cách xác thực, các yếu tố cấu thành giá luôn biến động do thời gian thi công kéo dài. Vì vậy, ngoài dự toán lập khi đấu thầu công ty cần lập một dự toán khác, lập trước khi thi công một hạng mục công việc để kiểm soát chi phí trong thi công tốt hơn. Bên cạnh các dự toán tổng thể công ty nên lập các dự toán chi tiết như dự toán nhu cầu nguyên vật liệu, nhân công, máy thi công. Công ty CPXDTH Quảng Trị Địa chỉ: 48 Ngô Quyền – Đông Hà - Quảng Trị BẢNG DỰ TOÁN CHI TIẾT NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU Công trình : Cầu Khoá Bảo Quý I năm 2007 STT Tên, chủng loại, quy cách ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Trong đơn giá Dự toán 1 Xi măng Tấn 164 820.000 134.480.000 134.480.000 2 Phụ gia siêu dẻo Bao 1200 9.856 11.827.200 11.827.200 ..... ...................... TỔNG CỘNG 249.307.200 249.307.200 BẢNG DỰ TOÁN CHI TIẾT NHU CẦU NHÂN CÔNG Công trình: Cầu Khoá Bảo Quý I năm 2007 STT Loại thợ, bậc thợ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Trong đơn giá Dự toán 1 2,5/7 Công 73,12 11.889 869.323,68 1.747.342,57 2 3,0/7 Công 435,15 12.413 5.401.516,95 21.410.100,77 3 3,5/7 Công 3.145,45 12.971 40.799.631,95 161.718.317,2 4 3,7/7 Công 56,425 13.194 744.471,45 2.950.876,38 5 4,0/7 Công 3.457,14 13.529 46.771.647,06 185.389.712,9 TỔNG CỘNG 109.497.145,9 434.016.027 BẢNG DỰ TOÁN CHI TIẾT NHU CẦU MÁY THI CÔNG THEO TỪNG LOẠI MÁY Công trình: Cầu Khoá Bảo STT Loại máy ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Trong đơn giá Dự toán 1 Máy cắt uốn Ca 3,14 39.789 124.937,46 158.655 2 Máy ủi Ca 3,42 669.348 3.391.770,16 4.307.134,9 3 Máy trộn 2501 Ca 17,14 96.272 1.650.102,08 2.095.425,63 4 Máy đầm cóc Ca 19,14 50.170 960.253,8 1.219.405,35 5 Máy khoan Ca 8,24 13.922 114.767,28 145.676,97 6 Ô tô tưới nước Ca 6,14 343.052 2.106.339,28 2.674.794,29 TỔNG CỘNG 19.935.177,56 253.145.247 Khi lập dự toán ngoài những quy định, định mức do Nhà nước quy định công ty cần dựa vào tình hình thi công của những công trình tương tự đã hoàn thành để xây dựng định mức về ngày công và định mức về sử dụng ca máy thực tế của công ty, đơn giá từng thời điểm khi chuẩn bị thi công một hạng mục công việc. Các định mức về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công do Nhà nước quy định, còn chi phí sản sản xuất chung tính trên tỷ lệ chi phí nhân công trực tiếp nên em chỉ lập lại dự toán chi phí sản xuất chung để kiểm soát khoản mục chi phí này một cách chặt chẽ hơn. Chi phí sản xuất chung được lập trên cơ sở: - Định mức thời gian lao động do phòng hành chính lập theo phương án sản xuất thử và bấm giờ, dự kiến không đổi trong năm 2007. - Tổng biến phí sản xuất chung kỳ trước. - Định phí sản xuất chung năm 2006, dự liến không đổi trong năm 2007. - Khối lượng công trình dự kiến thi công trong năm 2007. Phương pháp lập: Chi phí sản xuất chung gồm 2 bộ phận biến phí và định phí, cách lập dự toán cho từng loại chi phí như sau: Lập dự toán biến phí sản xuất chung. Bao gồm chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho bộ phận sản xuất, các khoản trích theo lương trên tiền lương thực trả cho công nhân trực tiếp sản xuất. Biến phí sản xuất chung thay đổi theo số giờ công lao động trực tiếp. Do đó để xác định biến phí sản xuất chung năm 2007 của hạng mục công trình ta đi xác định hệ số biến phí sản xuất chung của công trình tương tự (cầu Khoá Bảo). Hệ số Tổng biến phí SXC của CT cầu Khoá Bảo năm 2006 biến phí = SXC Tổng thời gian lao động trực tiếp của CT cầu Khoá Bảo năm 2006 108.150.657 = = 441.431,25 245 Từ đó điều chỉnh mức độ hoạt động năm 2007 của công trình đường tỉnh 70 về thời gian lao động trực tiếp ta sẽ xác định được chi phí sản xuất chung khả biến. Chi phí SXC khả biến Tổng thời gian Hệ số của CT cầu = lao động x biến phí đường tỉnh 70 năm 2007 SXC = 260 x 441.431,25 = 114.772.126 đ Lập dự toán định phí sản xuất chung. Nhìn chung định phí sản xuất chung chiếm tỷ trọng vừa trong tổng chi phí và thay đổi không đáng kể qua các kỳ mặc dù có sự biến động của mức độ hoạt động. Do đó dựa vào tổng định phí năm 2006 và dự toán % mức biến động định phí nhằm xác định tổng định phí sản xuất chung năm 2006. Định phí sản xuất chung năm 2006 của CT cầu Khoá Bảo là: 101 849 578 đ Định phí sản xuất chung năm 2007 dự kiến không đổi so với năm 2006. Vậy: Dự toán chi phí SXC năm 2007 = Tổng biến phí SXC + Tổng định phí SXC = 114.772.126 + 101.849.578 = 216.621.704 đ BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG NĂM 2007 Chi phí sản xuất Đơn giá Chi phí sản xuất chung Chi phí SXC khả biến Chi phí vật liệu Chi phí công cụ dụng cụ Chi phí khác Chi phí SXC bất biến Chi phí lương nhân viên quản lý Chi phí khấu hao 441.431,25 247.175 115.385 78.872 114.772.126 64.265.500 30.000.000 20.506.625 101.849.578 54.049.578 47.800.000 TỔNG CỘNG 216.621.704 3. Về tổ chức thực hiện. Để kiểm soát chi phí cần phân tích biến động về chi phí. Phân tích chi phí còn chỉ ra khả năng kiểm soát của doanh nghiệp đối với từng loại chi phí, phát hiện những lợi thế cạnh tranh về chi phí để xây dựng các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra, phân tích chi phí sản xuất kinh doanh còn giúp cho doanh nghiệp đánh giá tình hình thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước liên quan đến chi phí, qua đó có những đề xuất đối với các cơ quan Nhà nước để nâng cao hiệu quả chung của ngành. Đối với chi phí sản xuất cần xem xét sự biến động của các khoản mục chi phí, xác định chênh lệch giữa định mức và thực tế. Biến động được gọi là tốt khi chi phí thực tế phát sinh nhỏ hơn chi phí định mức. Ngược lại là biến động không tốt nếu chi phí thực tế phát sinh lớn hơn chi phí định mức. Để nhà quản lý kiểm soát được tình hình thực hiện quyết định của mình ở mỗi bộ phận, mỗi cá nhân bằng việc phân tích đánh giá thường xuyên, liên tục về kết quả đạt được trong từng giai đoạn, từng công việc kế toán quản trị cung cấp những thông tin phản hồi ở các bộ phận, cá nhân về tiến độ thực hiện quyết định qua việc so sánh với chi phí dự toán vào cuối mỗi giai đoạn. Phân tích chi phí có nhiều ý nghĩa trong công tác quản lý chi phí ở doanh nghiệp: - Kết quả phân tích sẽ cho thấy trách nhiệm của từng bộ phận chức năng đối với biến động tổng thể và chi phí ở doanh nghiệp. - Kết quả phân tích còn chỉ ra những lợi thế hoặc bất lợi về chi phí của doanh nghiệp qua đó có những điều chỉnh thích hợp trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, doanh nghiệp có lợi thế về nguồn nhân lực, điều kiện giao thông vận tải với khả năng giảm thấp cước vận chuyển, khả năng hạn chế rủi ro đối với biến động của giá mua nguyên vật liệu… nếu doanh nghiệp phát huy những lợi thế về chi phí sẽ tạo ra khả năng kiểm soát chi phí rất cao và tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. - Kết quả phân tích còn trợ giúp cho việc xây dựng hệ thống định mức “động” của doanh nghiệp. Điều này rất quan trọng đối với biến động của những nhân tố thuộc khả năng kiểm soát của doanh nghiệp. Một định mức “động” sẽ tạo ra quá trình phấn đấu liên tục của người lao động để không ngừng cắt giảm chi phí. 3.1 Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Biến động giá là chênh lệch giữa giá nguyên vật liệu trực tiếp thực tế với giá nguyên vật liệu trực tiếp định mức để thi công công trình. Biến động về giá = Lượng thực tế (giá thực tế - giá định mức) Xem xét sự chênh lệch giữa nguyên vật liệu trực tiếp thực tế với lượng nguyên vật liệu trực tiếp định mức cho phép để thi công một khối lượng công trình nhất định để theo dõi sự biến động về lượng. Biến động về lượng = Giá định mức (lượng thực tế - lượng định mức) Sử dụng bảng phân tích để cung cấp thông tin cho nhà quản lý, bảng phân tích chi phí có thể được lập như sau: BẢNG PHÂN TÍCH BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP Loại vật liệu Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chênh lệch Q1P1 Q1PK QKPK Lượng Giá (đ) Tổng 1 2 3 4 = 2-3 5 = 1-2 6 = 4+5 Xi măng 566.088 565.544,16 565.544,16 0 +543,84 +543,84 Cát vàng 19.790,125 19.792,76 19.746,19 +46,57 -2,635 +43,935 Đá dăm 147.701,106 147.699,55 147.699,55 0 +1,556 +1,556 Nước 362 362 362 0 0 0 Phụ gia dẻo hóa 214.032 214.032 214.344 -312 0 -312 TỔNG 947.973,231 947.430,47 947.695,4 -264,93 +542,761 +277,831 Qua kết quả phân tích cho thấy chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để sản xuất 1m3 vữa BTM400 tăng 277,831 (đồng) so với dự toán do ảnh hưởng của các nhân tố: - Nhân tố lượng: lượng nguyên vật liệu thay đổi làm cho chi phí nguyên vật liệu giảm 264,93 (đồng) trong đó lượng cát vàng tăng 0,001 m3 làm cho chi phí cát vàng tăng 46,57 (đồng), phụ gia dẻo hóa giảm 0,04 kg làm cho chi phí phụ gia giảm 312 (đồng). Ta cần xem xét việc tăng lượng cát vàng hay giảm, lượng phụ gia dẻo hóa có làm ảnh hưởng đến chất lượng của BTM400 hay không. Nếu không có bộ phận sản xuất phải giải trình nguyên nhân cho biến động này. Lượng cát vàng tăng là do trong quá trình thi công công nhân đã không thực hiện đúng các thao tác kỹ thuật theo quy định gây ra việc lãng phí nguyên vật liệu. Lượng phụ gia dẻo hóa giảm là do chất lượng phụ gia tăng nên tiết kiệm được nguyên vật liệu. - Nhân tố giá: giá nguyên vật liệu thay đổi làm cho chi phí nguyên vật liệu tăng 542,761 (đồng) trong đó giá xi măng tăng làm cho chi phí xi măng tăng 543,84 (đồng) do giá thực tế tăng nhưng chưa điều chỉnh trong dự toán, giá cát vàng giảm làm cho chi phí giảm 2,635 (đồng) do cát mua gần nơi thi công nên chi phí vận chuyển giảm, giá của đá dăm tăng làm cho chi phí tăng 1,556 (đồng). Như vậy khi phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chúng ta có thể thấy được những nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến tiết kiệm hay lãng phí nguyên vật liệu qua đó có những biện pháp điều chỉnh thích hợp. 3.2 Đối với chi phí nhân công trực tiếp. Kết quả phân tích biến động về chi phí nhân công cũng cho ta thấy trách nhiệm của các bộ phận có liên quan đến trong sử dụng nguồn lực lao động. Biến động giá Số ngày công Đơn giá lao Đơn giá lao lao động lao động trực tiếp động thực tế động dự toán Hiệu quả sử dụng chi phí nhân công của bộ phận sản xuất được thể hiện qua: Biến động Đơn giá lao Số ngày công lao Số ngày công lao năng suất động dự toán động trực tiếp thực tế động trực tiếp dự toán Theo dự toán ngày công lao động định mức hoàn thành hạng mục công việc bê tông dầm cầu đá 1*2M400 là 4,2 công và đơn giá bình quân là 34.244 đồng. Thực tế số ngày hoàn thành hạng mục công việc là 4 công và đơn giá là 32.622 đồng. Ti : số giờ công định mức và thực tế. Pi : đơn giá nhân công và dự toán. BẢNG PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP Hạng mục công việc Chi phí nhân công trực tiếp Chênh lệch T1P1 T1PK TKPK Tổng Do lượng Do giá Bê tông dầm cầu …. 130.488 136.976 143.824,8 -13.336,8 -6.848,8 -6.488 Tổng Chi phí nhân công trực tiếp để thi công hạng mục công việc bê tông dầm cầu đá 1*2M400 giảm 13.336,8 đồng so với dự toán do ảnh hưởng của các nhân tố: - Nhân tố giá: đơn giá bình quân 1 công lao động giảm 1.622 đồng (từ 34.244 xuống còn 32.622) làm chi phí nhân công trực tiếp giảm 6.488 đồng. Đơn giá tiền lương bình quân giảm do có sự thay đổi về cơ cấu lao động, thay nhân công bậc 4/7 bằng công nhân bậc 3/7 do công ty thấy sử dụng công nhân bậc 3/7 vẫn thi công tốt hạng mục công việc này. Việc thay công nhân bậc cao bằng công nhân bậc thấp hơn sẽ được coi là tốt nếu như năng suất lao động không giảm hoặc tăng, yêu cầu kỹ thuật đối với công việc vẫn bảo đảm. - Nhân tố năng suất: năng suất lao động của công nhân tăng lên vì theo định mức để thi công hạng mục công việc thì cần 4,2 công nhưng thực tế công ty chỉ sử dụng 4 công. Việc giảm 0,2 ngày công giúp công ty tiết kiệm 6.848,8 đồng chi phí nhân công trực tiếp. Vì vậy nếu chất lượng hạng mục công việc không giảm thì việc thay đổi cơ cấu lao động của công ty là hợp lý. Năng suất lao động tăng do: + Trình độ tay nghề của công nhân thành thạo. + Tổ chức quản lý thi công, phân công lao động tốt. + Chính sách tiền lương, thưởng cho người lao động ở công ty là hợp lý. 3.3 Đối với chi phí máy thi công. Để kiểm soát chi phí máy thi công cần phân tích biến động của nó Biến động Số ca máy Đơn giá ca Đơn giá ca giá thực tế máy thực tế máy dự toán Biến động Đơn giá ca máy Số ca máy Số ca máy lượng dự toán thực tế dự toán Số ca máy thực tế của máy trộn 2501 : 0,09 ca, máy đầm dùi 1,5 KW :0,3 ca, máy đầm bàn 1 KW : 0,25 ca đơn giá lần lượt của từng máy là 96.572 đồng, 37.956 đồng, 33.025 đồng. BẢNG PHÂN TÍCH CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN BIẾN ĐỘNG CHI PHÍ MÁY THI CÔNG Máy Chi phí máy Chênh lệch M1P1 M1PK MKPK Tổng Do lượng Do giá Máy trộn 2501 Máy dầm dùi 1,5 KW Máy đầm bàn 1KW 8.691,48 11.386,8 8.256,25 8.664,48 11.236,8 8.131,25 9.145,84 9.364 8.131,25 -454,36 2,022 +125 -481,36 +1.872,8 0 +27 +150 +125 TỔNG 28.334,53 28.032,53 26.641,09 +1.693,44 +1.391,44 +302 Chi phí máy thi công tăng so với dự toán 1.693,44 đồng do ảnh hưởng của các nhân tố: - Nhân tố giá: giá thực tế tăng so với giá dự toán làm chi phí máy thi công tăng 302 đồng do giá nhiên liệu tăng nhưng công ty chưa điều chỉnh dự toán. - Nhân tố lượng: số ca máy thay đổi làm cho chi phí máy thi công tăng 1.391,44 đồng trong đó số ca máy trộn 2501 giảm 0,005 ca làm chi phí máy giảm 481,36 đồng, số ca máy đầm dùi 1,5 KW tăng 0,05 ca làm chi phí máy tăng 1.872,8 đồng, số ca máy đầm bàn 1 KW không thay đổi. 3.4 Đối với chi phí sản xuất chung. Do chi phí sản xuất chung là chi phí hỗn hợp và để làm rõ ảnh hưởng của các nhân tố cần phân tích chi phí sản xuất chung thành biến phí và định phí. Khác với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung có nhiều cách ứng xử khác nhau đối với từng yếu tố chi phí. Chẳng hạn, chi phí vật liệu biến đổi theo khối lượng công trình thi công, chi phí nhân công phục vụ sản xuất thay đổi theo số giờ công lao động trực tiếp… với đặc điểm trên phân tích chi phí sản xuất chung theo cách ứng xử chia thành 2 trường hợp: 3.4.1 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung khả biến. Sự tăng giảm chi phí sản xuất chung khả biến giữa thực tế và kế hoạch có thể do biến động lượng các yếu tố đầu vào sử dụng và biến động giá tương ứng của các yếu tố đó. Phân tích chi phí trong trường hợp này sẽ chỉ ra hướng để có biện pháp thích hợp giảm thấp chi phí ở doanh nghiệp. Do chi phí sản xuất chung khả biến có nhiều khoản mục nên em lập một bảng tính toán tổng hợp các biến động và gọi là báo cáo thực hiện chi phí sản xuất chung khả biến. Trong quý I/ 2007 công ty đã sử dụng 72 ngày công và chi phí sản xuất chung khả biến thực tế ghi nhận là: chi phí vật liệu 15.956.300 đồng, chi phí công cụ 10.000.000 đồng, chi phí khác 5.782.000 đồng. BÁO CÁO THỰC HIỆN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG KHẢ BIẾN QUÝ I/2007 Số giờ công thực tế: 72 công Số giờ công định mức: 70 công Chi phí Đơn giá Chi phí thực tế theo số giờ thực tế Chi phí định mức theo số giờ thực tế Chi phí định mức theo số giờ định mức Biến động giá Biến động lượng PK P1 T1 P1 T1 PK TK PK Chi phí vật liệu 247.175 235.504 16.956.300 17.796.600 17.302.250 -840.300 +494.350 Chi phí công cụ dụng cụ 115.385 138.859 10.000.000 8.307.720 8.076.950 +1.692.280 +230.770 Chi phí khác 78.872 81.555 5.782.000 5.678.784 5.521.040 +103.216 +157.744 TỔNG 441.432 455.948 32.828.256 31.783.104 30.900.240 +1.045.152 +882.864 Theo những tính toán trên ta thấy tổng chi phí sản xuất chung khả biến thực tế tăng so với kế hoạch là 1.928.016 đồng (32.828.256 đồng – 30.900.240 đồng). Trong đó: Chi phí vật liệu giảm : 345.950 đồng Chi phí công cụ, dụng cụ tăng : 1.923.050 đồng Chi phí khác tăng : 838.060 đồng Trong những khoản chi phí này thì chi phí công cụ dụng cụ có mức tác động lớn nhất đến biến động chi phí sản xuất chung khả biến. Biến động chi phí sản xuất chung khả biến ảnh hưởng bởi 2 nhân tố: Biến động giá Giá đơn vị thực tế tăng so với dự toán là 14.516 đồng, tính theo tổng số giờ công thực tế thì chi phí sản xuất chung khả biến tăng 1.045.152 đồng. Trong đó: - Chi phí vật liệu giảm 11.671 đồng làm cho tổng chi phí sản xuất chung khả biến giảm 840.300 đồng. Chi phí vật liệu giảm là do công ty tìm được nguồn cung cấp có giá thấp nhưng nếu chất lượng không tốt thì đơn giá tuy giảm nhưng không phải là tiết kiệm mà xem là lãng phí. - Chi phí công cụ dụng cụ tăng 23.504 đồng / công làm cho chi phí sản xuất chung khả biến tăng lên đáng kể là 1.692.280 đồng. Chi phí công cụ dụng cụ tăng do nhà cung cấp tăng đơn giá nhưng đây là nguyên nhân khách quan và không thường xuyên xảy ra. - Chi phí khác tăng 2.683 đồng / công làm cho chi phí sản xuất chung khả biến tăng 103.216 đồng. Biến động lượng Số ngày công thực tế tăng 2 ngày so với dự toán làm cho chi phí sản xuất chung khả biến tăng 882.864 đồng. Trong đó các chi phí sản xuất chung khả biến chịu ảnh hưởng lần lượt là: Chi phí vật liệu : 494.350 đồng Chi phí công cụ dụng cụ : 230.770 đồng Chi phí khác : 157.744 đồng Số ngày công thực tế tăng là do công ty phấn đấu vượt chỉ tiêu đề ra nhằm hoàn thành công trình trước thời hạn. 3.4.2 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung bất biến. Đối với chi phí sản xuất chung bất biến áp dụng phương pháp so sánh để phân tích. Biến động định phí sản xuất chung thường là do ảnh hưởng về giá phí các yếu tố đầu vào. Trong trường hợp định phí sản xuất chung có biến động lớn thì thường liên quan đến những thay đổi về quy mô hoạt động của đơn vị. BÁO CÁO THỰC HIỆN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG BẤT BIẾN Chi phí sản xuất chung Chi phí thực tế Chi phí dự toán Chênh lệch Lương nhân viên quản lý Khấu hao TSCĐ 54.049.578 47.800.000 54.049.578 47.800.000 0 0 TỔNG CỘNG 101.849.578 101.849.578 0 Để đánh giá, kiểm soát tốt hơn về tình hình thực hiện mục tiêu chi phí đồng thời để đưa ra các quyết định và điều chỉnh các quyết định kịp thời cần phải tổ chức thực hiện tốt các kế hoạch đã đề ra. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh ở công ty nên cần thiết phải tổ chức quản lý theo từng bộ phận, từng đội và phân công trách nhiệm đối với từng cá nhân trong công ty tức là kiểm soát chi phí thông qua trung tâm quản lý chi phí. Trung tâm chi phí là một bộ phận doanh nghiệp được giới hạn theo chức năng và theo các tiêu thức khác nhằm phân bổ chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động ở mỗi trung tâm. Căn cứ vào cơ cấu tổ chức sản xuất và quản lý tại công ty có thể chia thành các trung tâm chi phí theo các lĩnh vực sau: - Trung tâm sản xuất gắn liền với lĩnh vực sản xuất hay thi công công trình. Ở trung tâm này quản lý từ khâu tiếp nhận nguyên vật liệu đến khi công trình hoàn thành phải qua các công đoạn của quy trình thi công. Mỗi công đoạn tổ chức chặt chẽ từng khâu, từng công việc giúp cho việc kiểm soát, đánh giá chi phí được tốt hơn. - Trung tâm quản trị doanh nghiệp gắn liền với lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Đây chính là nơi phát sinh các chi phí nhằm điều hành các hoạt động chung của doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác quản lý nhằm tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Lĩnh vực sản xuất Lĩnh vực quản trị Phòng tài vụ Phòng kế hoạch Phòng tổ chức hành chính Đội thi công cầu Tổ xe máy Xưởng sửa chữa Đội thi công đường CÔNG TY Việc phân chia chi phí ra nhiều trung tâm quản lý chi phí sẽ mang lại những thuận lợi sau: - Cho phép thu thập thông tin về chi phí dễ dàng hơn. - Cung cấp thông tin về chi phí phát sinh ở nhiều bộ phận khác nhau của doanh nghiệp. - Người quản lý của một trung tâm quản lý chi phí nào đó có thể được cấp một khoản ngân sách và thông qua đó có thể kiểm soát chi phí. Việc xác định chi phí nằm trong trung tâm quản lý chi phí giúp xác định được hiệu quả hoạt động của các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp cũng như kiểm soát việc chi tiêu của từng phòng ban hay tổ nhóm. Chẳng hạn trung tâm quản lý chi phí có thể giúp nhà quản lý doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của bộ phận sản xuất vật liệu để từ đó quyết dịnh liệu có nên tự khai thác đá hay thuê bên ngoài làm việc này. 4.Lập báo cáo kế toán quản trị trong quá trình quản lý công ty. BẢNG PHÂN LOẠI CHI PHÍ THEO CÁCH ỨNG XỬ CỦA CHI PHÍ Khoản mục chi phí Tên tài khoản Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp 1.Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621 X 2.Chi phí nhân công trực tiếp 622 X 3.Chi phí sử dụng máy thi công 623 X 4.Chi phí sản xuất chung 627 - Chi phí nhân công quản lý công trình 6272 X - Chi phí vật liệu quản lý công trình 6271 X - Chi phí công cụ dụng cụ quản lý công trình 6273 X - Chi phí khấu hao TSCĐ quản lý công trình 6274 X - Chi phí dịch vụ mua ngoài 6277 X - Chi phí khác bằng tiền 6278 X 5.Chi phí bán hàng 641 X 6.Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 - Chi phí vật liệu QLDN 6421 X - Chi phí nhân công QLDN 6422 X - Chi phí công cụ dụng cụ QLDN 6423 X - Chi phí khấu hao QLDN 6424 X - Chi phí dịch vụ mua ngoài 6427 X - Chi phí khác bằng tiền 6428 X Khi chi phí sản xuất kinh doanh được chia thành yếu tố khả biến và bất biến thì nhân viên kế toán quản trị sẽ vận dụng cách ứng xử của chi phí này để lập ra một báo cáo kết quả kinh doanh và chính báo cáo này sẽ được sử dụng như một báo cáo nội bộ và một công cụ để ra quyết định. 4.1 Tập hợp chi phí theo yếu tố khả biến. STT Bộ phận Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nhân công Biến phí sản xuất chung Biến phí quản lý doanh nghiệp 1 Xây lắp 1.484.392.882 719.256.946 324.135.876 4.257.800 TỔNG CỘNG 1.484.392.882 719.256.946 324.135.876 5.257.800 4.2 Lập báo cáo thu nhập bộ phận theo số dư đảm phí cho công ty trong quý I năm 2007. BÁO CÁO THU NHẬP BỘ PHẬN THEO SỐ DƯ ĐẢM PHÍ Quý I năm 2007 Chỉ tiêu Xây lắp Doanh thu 7.079.736.003 Biến phí 2.533.043.504 Số dư đảm phí 4.546.692.499 Chi phí bất biến thuộc tính 3.067.685.000 Số dư bộ phận 1.479.007.499 Chi phí bất biến chung 1.239.200.000 Thu nhập thuần túy của công ty 239.807.499 Tuy nhiên để có những thông tin đầy đủ hơn, chi tiết hơn thì ta lập báo cáo thu nhập bộ phận cho hoạt động xây lắp như sau: BÁO CÁO BỘ PHẬN THEO SỐ DƯ ĐẢM PHÍ CỦA HOẠT ĐỘNG XÂY LẮP Quý I năm 2007 Chỉ tiêu Tổng cộng Trong đó Cầu Rơ Loang Cầu Khoá Bảo Doanh thu 7.079.736.003 5.105.015.311 1.974.720.692 Biến phí 2.533.043.504 1.858.324.853 674.718.651 Số dư đảm phí 4.546.692.499 3.246.690.458 1.300.002.041 Chi phí bất biến thuộc tính 3.067.685.000 2.354.269.324 713.415.676 Số dư bộ phận 1.479.007.499 892.421.134 586.586.365 Chi phí bất biến chung 1.239.200.000 806.921.512 432.278.488 Thu nhập thuần tuý của hoạt động 239.807.499 85.499.622 154.307.877 Ngoài ra còn có thể thiết lập cho công ty một số mẫu báo cáo kế toán quản trị phù hợp với công ty như sau: BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC HIỆN ĐỊNH MỨC CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG BẤT BIẾN Chi phí sản xuất chung bất biến Chi phí sản xuất chung bất biến theo thực tế Chi phí sản xuất chung bất biến theo kế hoạch Chi phí sản xuất chung bất biến theo định mức Biến động Kế hoạch Số lượng Tổng mức biến động Lương nhân viên quản đốc từng công trình Khấu hao TSCĐ Chi phí bảo hiểm công trình ............ BÁO CÁO GIÁ THÀNH CÁC CÔNG TRÌNH Đối tượng Giá thành đơn vị Tổng giá thành Kế hoạch Thực tế Chênh lệch Kế hoạch Thực tế Chênh lệch 1.Công trình 1 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp -Chi phí nhân công trực tiếp -Chi phí sản xuất chung 2.Công trình 2 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp -Chi phí nhân công trực tiếp -Chi phí sản xuất chung 3.Công trình ... ............ KẾT LUẬN Trong quá trình hình thành và phát triển của mình công ty cổ phần xây dựng tổng hợp Quảng Trị đã trải qua nhiều giai đoạn với nhiều hình thức sở hữu khác nhau, công ty đã cố gắng đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách có hiệu quả hơn. Trong thời gian thực tập tại công ty em nhận thấy thông tin phục vụ cho nhà quản trị cũng như vận dụng kế toán quản trị vào công ty chưa thật sự được quan tâm. Để vận dụng được kế toán quản trị vào công ty phục vụ cho nhà quản lý em đã tìm hiểu về cách lập các báo cáo quản trị tại công ty nhằm đóng góp một số ý kiến chủ quan của bản thân với mong muốn những đóng góp nhỏ của mình đưa kế toán quản trị vào vận dụng được trong công tác kế toán tại doanh nghiệp. Trong quá trình viết đề tài em đã cố gắng rất nhiều song do kiến thức và thời gian hạn hẹp nên đề tài chắc chắn khó tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót trong nhận định vấn đề. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và cô chú, anh chị để em hiểu rõ hơn vấn đề. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn thầy giáo hướng dẫn TS. Lê Đức Toàn cùng các cô chú, anh chị phòng kế toán công ty đã hướng dẫn nhiệt tình giúp em hoàn thành luận văn này. Đà Nẵng, ngày 10 tháng 5 năm 2008 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thanh Thuỷ TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Kế toán quản trị Ths. Nguyễn Minh Phương - Đh Kinh tế quốc dân 2. Hướng dẫn tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp PTS. Phạm Văn Dược - Nhà xuất bản Thống kê 3. Một số thông tư, hướng dẫn của Bộ Xây Dựng 4. Một số luận văn của trường Đại học kinh tế Đà Nẵng. 5. Một số báo cáo, sổ sách của Công ty Cổ phần Xây dựng Tổng hợp Quảng Trị. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN